Upload
brianearl
View
93
Download
9
Embed Size (px)
Citation preview
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
1
CCASH FLOWASH FLOW MANAGEMENT:MANAGEMENT:Planning, Preparation & AnalysisPlanning, Preparation & Analysis
1818--19 19 MaretMaret 2014, Hotel 2014, Hotel BalairungBalairung -- JakartaJakarta
Professional Instructor:Dono Prihadi, M.Ed.
Day 1Day 1
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
2
1. Memperoleh pemahaman tentang dasar-dasar pengelolaan arus kas yang efektif termasuk mengoptimalkan modal kerja.
2. Mengembangkan pengalaman praktis tentang bagaimana mengelola arus kas dan mengoptimalkan modal kerja untuk dapat diterapkan di lingkungan kerjanya.
3. Meningkatkan kemampuan peserta dalam melakukanpengendalian cash (controling cash management).
4. Secara keseluruhan pelatihan ini akan meningkatkan kualifikasi, kompetensi, dan peranserta Anda dalam merumuskan/menjalankan kebijakan perusahaan
ObjectivesObjectives
Learning Objectives1. Operational Cash Management.2. Strategic Cash Management Objectives and
Decisions3. Cash Management and Working Capital
Management4. Controlling Cash Management
A. Identification of Fraud in Managing CashB. Fraud Prevention and Control in Managing Cash.
6. Calculating Short Term & Long Term Fund7. Cash Flow Analysis8. Cash Management in Investment Decisions
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
3
Review : Cash Management Function
Session 1.
Pengertian Dasar
Corporate Cash Flow Management, padadasarnya berkaitan dengan seluruh fungsimanajemen (planning, organizing, actuating, controlling, evaluating) dalam keberadaandana tunai atau cash untuk menjalankanseluruh kegiatan suatu unit usaha ataukorporasi, baik untuk jangka pendek maupunjangka panjang, termasuk pengendalian faktor faktor yang mempengaruhinya, dimanamanajemen kas ini pada akhirnya banyakdikaitkan dengan pengertian Kapasitas Kas.
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
4
lanjutan
Kapasitas kas adalah tersedianyauang cash pada suatu waktu tertentu, yang terdiri atas keseluruhan kas yang tersedia dalam neraca ditambah dayakonservasi pinjaman yang dimilikiperusahaan.
Daya konservasi pinjaman merupakannilai uang yang dapat dipinjam olehperusahaan dari berbagai sumber yang dimilikinya.
lanjutanPT.A. PT. B.
Kas Rp. 70 jt Rp. 30 jt A/R Rp. 100 jt Rp. 100 jt Inventory Rp. 30 jt Rp. 20 jt Harta Lancar Rp. 200 jt Rp. 150 jt Daya Konversi
Pinjaman Rp. 80 jt Rp. 150 jt Kapasitas Kas Rp. 280 jt Rp. 300 jt
Catatan : Kapasitas Kas PT B lebih baikdari PT. A.
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
5
lanjutan Faktor-faktor utama yang menentukan Kapasitas kas :
1. Struktur Aktiva, tergantung kegiatan usaha perusahaan
a.Manufaktur : modal tertanam dalam aktiva tetap, danatau A/R
a.Distributor : banyak modal tertanam dalam inventorib.Pemasok : modal lebih banyak tertanam dalam A/Rc.Asuransi : modal banyak tertanam melalui
penempatan di perusahaan lain, dan cadangana.Bank : banyak dipinjamkan di perusahaan
nasabahnya.b.Konstruksi : modal banyak tertanam dalam barang
dalam proses dan piutang, dan lainnya.
lanjutan2. Struktur Pembiayaan, terkait dengan Debt
Equity Ratio, disini ditetapkan rasio yang paling aman bagi suatu unit usaha.
3. Lingkungan Ekonomi, sampai sejauh manaperusahaan bertahan menghadapi situasiturun naiknya kondisi umum perekonomiandalam jangka pendek maupun jangkapanjang.
4. Lingkungan Keuangan, terutama terkaitdengan kebijakan pemerintah dalam regulasikeuangan, seperti pajak, tingkat bunga, peranlembaga keuangan, Birokrasi dan sebagainya.
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
6
Motif Memiliki Kas1. Untuk Mendukung Transaksi Perusahaan, terkait
dengan kelancaran operasi perusahaan pada satuanwaktu tertentu, dengan demikian ada saldo kasminimum yang harus selalu tersedia.
2. Untuk Berjaga-Jaga, berkaitan dengan cadangan(reserve) atau saving, dan lainnya, yang bisa terkaitdengan pengertian cadangan yang sebenarnya, ataumemang harus dicadangkan menyangkut sifat usahatersebut.
3. Untuk Transaksi yang bersifat Spekulatif, tidak semuaperusahaan melakukanya, tetapi dapat dikatakansebagai usaha meningkatkan nilai uang ataupendapatan, misal membeli saham, membelipersediaan pada saat harganya murah, take over perusahaan lain, dan sebagainya.
Pola Operasi Mempercepat penerimaan kas dan
pengkonsentrasian dana (melakukan berbagaikebijakan yang mendorong pihak lain mempercepat pembayaran, misal penawaranpotongan tunai-diskon, transfer, payment point pada bank on line system, dan lainnya).
Perancangan pembayaran dan ataumempertahankannya (mengembangkan dasarberpikir mempercepat penagihan danpengaturan jadwal pembayaran)
Proyeksi Cash Inflow dan Cash Outflow Forecasting (taksiran langsung, penyesuaianlaba bersih, diferensiasi modal kerja, danlainnya)
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
7
lanjutan Investasi atas idle cash kelebihan kas (misal melalui
investasi jangka pendek seperti : deposito berjangka, commercial paper, dan lainnya, melalui suatu analisaresiko yang prudent dan akurat)
Pelaporan Saldo Kas (saldo cash statement, misalposisi kas harian, mingguan atau bulanan, dilihat darilaporan dana yang tersedia, rekonsiliasi bank, dananalisa rekening)
Pemantauan sistem cash flow (bagaimanamanajemen kas mempengaruhi fungsi lain misalkeputusan diskon, angsuran, penjualan kredit, berbagai cara pembayaran, dan lainnya)
Masalah yang dihadapi Koordinasi dengan fungsi lain (berkaitan dengan
informasi sistem operasi dan penjadwalan) Peran manajemen tingkat atas (menyangkut berbagai
keputusan yang berkaitan dengan cash in dan cash out) Berbagai faktor internal (misal yang berkaitan dengan
skala usaha, desentralisasi manajemen, kebijakaninvestasi, dan lainnya)
Berbagai faktor eksternal (misal regulasi perbankannasional maupun internasional, sistem kliring, fasilitasover draft, mempertahankan pembayaran pelanggan, dan lainnya)
Berbagai faktor lainnya (misal mempertahakan rate of return tertentu, pembayaran hutang, kemampuanmeminjam, ekspansi jangka pendek, dan lainnya)
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
8
Prinsip Aplikasi dan OptimalisasiCash Flow
Session 2.
Why Cash is Important Cash is important
Cash is resources Profit vs. Cash (Profitabilitas vs Likuiditas) Scheduling A/R and A/P
Facts Cash Management is finance responsibility One of the finance performance is measured
from the ability to provide fund/cash. Cash is affected by operation decisions Other functions have low cash awareness Finance is sits in box
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
9
Cash is KING !!! Profitabilitas kaitannya dengan indikator usaha dan
catatan akuntansi. Likuiditas adalah kemampuan untuk menyediakan kas
untuk memenuhi kewajiban tepat waktu dan menjaminkelangsungan perusahaan (jangka pendek).
Profit vs. Cash Profitability belum berarti cash sufficiency Perusahaan dapat saja profit tapi insolvency
Cash and Profits bergerak tidak searah Gap antara cash outflow dan cash inflow Pencatatan profit dan cash tidaklah sama
Bisnis dapat gagal bukan karena tidak profit tetapikarena cash
Perusahaan pasti memiliki cash (terlihat pada neraca) tapi belum tentu sehat
Cash - Optimalisation Optimalisation
Mengelola cash agar tidak kelebihan dan kekurangan Trade off antara risk of insolvency dan potential profit
Fungsi finance bukan hanya Matching antara cash in dan cash out
Manage cash out dan cost Kesesuaiannya dengan perencanaan dan analisa varians
Cash dan cost berasal dari seluruh fungsi Pendekatan
Perlu pendekatan Strategic dan Tactical Kreatif melihat cash in dan cash out sebagai
bagian yang terintegrasi dengan operasi usaha
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
10
Lima Konsep dalam Strategic Cash Management
Effective Collection
Analisa Customer Collection Strategy
Reduce Idle Fund
Effective InventoryOptimalisasi AssetMinimum Cash
Delaying payment
Procurement StrategyWeekly Payment Grow the business
Reducing Cost
Cash Conversion Cycle
Cash
PurchasedMaterials
Inventory
Account Receivable
Collections
Sales Manufacturing
Purchasing
As quickly as possibleAs slowly as possible
Internal Cash flow atau Cash flow operation dapatmenutup kebutuhan fund !!!
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
11
Cash Flow From Operation (CFFO)
PENTING DI EVALUASI !!! Cash di balance sheet positif belum menunjukan
kondisi sebenarnya Kecukupan margin untuk menutup modal kerja
terutama pada saat kenaikan bisnis (sales daninvestasi)
CFFO yang negative menunjukan ketidakcukupaninternal cash flow
Pertumbuhan sales cenderung membutuhkan modal kerja Perusahaan membutuhkan bridging fasilitas modal kerja
lanjutan
Net Income + Depresiasi+ Amortisasi
+/- Account Receivable(A/R Naik, Negatif Cash Flow)
+/- Inventory(Inventory Naik. Negatif Cash Flow)
Cash Flow From Cash Flow From OperationOperation
+/- Account Payable(A/P Turun, Positif Cash Flow)
ApaApa yang yang menyebabkanmenyebabkan CFFO CFFO
negatifnegatif ? ?
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
12
Perlu di Evaluasi Apakah sumber pendanaan terbesar dari CFFO
Menunjukan sustainability cash flow Cash flow inflows come primary from asset sales, borrowing,
equity of offering Sign of weakness, especially cash come from asset sales,
borrowing or equity offering
CFFO dibagi Net Income + Non Cash Charges (operational) Working Capital
Perbandingan pertumbuhan Sales dan Operating Income terhadap pertumbuhan CFFO
CFFO materially lags behind net income Quality of earning may be suspect Expenditure for working capital may have been too high
lanjutan
Strategy Procurement dalam mengelola Payable & Inventory
Strategic Security
Strategic Critical
Tactical Acquisition
Tactical Profit
Relative cost (nilai pembelian)
Ris
k
or
ex
po
su
re
PreferredKey Customer
Not PreferredNot
key customer
Low High
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
13
Procurement Strategy Sangat tergantung jenis usaha yang dijalankan,
perlu ada penyesuaiaan tersendiri Buyer
Risk or Exposure High (tinggi) Supplier sedikit, material tidak ada bisnis terhenti,
mandatory (safety & regulation) Low (rendah) Supplier banyak, ada produk pengganti &
material/jasa tidak ada bisnis tetap jalan Relative cost
High pembelian banyak Low pembelian sedikit
Supplier Prefer customer memberikan profit dan volume, bisnis
tergangu apabila kehilangan customer
Procurement Strategy Kondisi supplier dan buyer
High exposure & bukan key customer Akan menerapkan aktual pembayaran yang cepat Dapat memaksa terms
Low exposure & Key customer Lebih toleran terhadap pembayaran Mengikuti terms yang diterapkan perusahaan
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
14
Procurement Strategy Benefit of consolidation volume & pemataan
Meningkatkan share bisnis supplier Supplier dapat volume order lebih besar, economic
scale tercapai, harga bisa turun Mau melakukan investasi jika dibutuhkan Long-term
relationship Adanya proses screening, pemilihan supplier Bisa menentukan perusahaan yang dapat ditunda
pembayarannya Menentukan strategi kontrak (L-T & S-T contract),
blanket atau beli putus Supplier sediki tapi handal
Maintaining vendor files lebih sedikit dan data lebih akurat Pembayaran hanya ke beberapa supplier
Managing Excess Cash Tentukan apakah the excess merupakan temporary or
permanent Temporary cash
Reduce the interest burden Short term and liquid asset for temporary
Permanent cashReduce interest burden (short or long term debt)Material that potentially has price increaseShort term and liquid asset for temporaryAsset that bring value added
Could improve quality, productivity, cost, and efficiency Financing cash shortage
Short term facilities for short term requirements Long term facilities for long term requirement
Minimum Patty Cash Bank Floating
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
15
Teknik Analisa Cash Flow
Session 3.
Cash Flow Analysis-Report Memperlihatkan Sources dan Uses dana
Menjelaskan kemana profit Apakah secara internal cash flow mencukupi Mengapa perusahaan membutuhkan
pinjaman Bagaimana perusahaan mendanai investasi Bagaimana hutang dapat dibayar etc.
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
16
Jenis Laporan Cash Flow
1.Laporan Internal untuk pengelolaandan pengendalian (dapat harian, mingguan, dan bulanan)
2.Laporan Internal untuk perencanaan(dapat tahunan, tiga bulanan, atautergantung kebijakan manajemen)
3.Laporan Eksternal (tergantungpermintaan dengan pihak eksternal, dan tergantung sifat hubungannya)
Comparative danCommon Size analysis
Comparative Horizontal Analysis (Year to year
change analysis) Perbedaan antara beberapa periode
pelaporan dalam nilai dan persentase Menunjukan pertumbuhan account
tertentu
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
17
lanjutan
Common Size Perbandingan account terhadap account
tertentu Account asset dibandingkan dengan total
asset Account Liabilities dibandingkan dengan
Total liabilities Account Rugi Laba dibandingkan dengan
net sales Menunjukan komposisi account tertentu
lanjutan
Analisa vertical dan horizontal Analisa vertical menganalisa perubahan
struktur dari balance sheet dan income statement
Biasanya perubahan tidak secara drastis Horizontal merefleksikan perubahan,
expense, revenue, profit, working capital
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
18
ARUS KAS DIRINCI MENURUT KEGIATAN
a. Kegiatan operasional
b. Kegiatan investasi
c. Kegiatan pendanaan
Menjual barang/jasaMembeli barang
Membayar gaji dst.Membeli aktiva tetapMembeli investasiMenjual AT/ investasi dst.
Menerbitkan saham
Menerbitkan obligasiMembayar divident dst
lanjutan
Operating Cash Flow WC account, Net income, Depreciation
Financing Cash Flow- Pinjaman bank jangka
panjang, saham baru, DividenTunai, capital
Investing Cash FlowFixed Asset, Investasi anakperusahaan, marketable securities
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
19
Cash Flow Analysis Direct Method
Direct Method Calculation
Direct Method pada dasarnya sama denganlaporan Rugi Laba yang disusun berdasarkancash basis
Memperhitungkan Cash Inflow dan Cash Outflow untuk mendapatkan surplus atau defisit
Last year cash sebagai beginning cash Surplus atau defisit dijumlahkan untuk
menghitung available cash Jika tidak ada berbagai kewajiban, maka
available cash merupakan ending cash atausaldo kas akhir.
Cash Flow Analysis Indirect Method
Indirect Method Calculation
Last year cash sebagai beginning cash Tentukan source of fund dan uses of funds
Net income + non cash charges sebagai sources of fund Dividend sebagai uses of fund Hitung seluruh movement balance sheet items (current year dikurangi
last year) Klasifikasikan sources and uses of fund
Assets Liabilities and EquityIncrease Uses of funds Sources of fundsDecrease Sources of funds Uses of funds cash, retained earnings tidak diklasifikasikan Perhitungan untuk plant and equipment
Purchase (sale) P&E = Net P&E current + Depreciation Current Last year Net P&E
Beginning cash + Sources Uses = Ending Cash
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
20
Penjualan Piutang Kas Hutang gaji Biaya gaji
xxxx
Menjualbarang
secara kredit
xxxx
Menerimauang
Menunjukkanadanya ArusKas masuk
xxxx
Mencatatbiaya
xxxx
Mengeluarkan uang
Menunjukkanadanya ArusKas Keluar
Kesimpulannya
arus kas masuk dan arus kas keluardapat ditentukan dengan
memperhatikan account pendapatandan biaya/beban
pendapatan danbiaya/beban
Laporan labarugi
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
21
Kapan munculnya Biaya Penyusutan aktiva tetap ?
Pada saat menyesuaian buku besar
AccountAccount DebitDebit KreditKreditBiaya penyusutan 4.500.000
Akumulasi Penyusutan 4.500.000
Penyusutan tidak mengakibatkan adanyaKas masuk atau kas keluar
Apa yang menyebabkan adanya Kas masuk
Penjualan barang dagangan tunai
AccountAccount DebitDebit KreditKreditKas 4.500.000
Penjualan 4,500.000
Kas Penjualan
4.500.000 4.500.000
Penjualandilaporkan di Lap. Laba rugi
Besarnya kas masukdari penjualan dapatdlihat di lap. laba rugi
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
22
Penjualan barang dagangan secara kredit $ 3,000Diterima piutang $ 2,500
AccountAccount DebitDebit KreditKreditPiutang
Penjualan
Piutang Penjualan
3,000 3,000
3,000
3,000 Kas
Piutang
2,500
2,500
Kas
2,500 2,500
Kas masuk = Penjualan + Piutang awal - Piutang akhir
Kas masuk = 3,000 + 0 - 500 = 2,500
BENTUK LAPORAN
METODE LANGSUNG
METODE TIDAKLANGSUNG
ARUS KAS DARI OPERASIONAL DIRINCI
SESUAI RINCIAN DALAM LAPORAN LABA
RUGI
ARUS KAS DARI OPERASIONAL TIDAK
DIRINCI SESUAI RINCIAN DALAM LAPORAN LABA
RUGI
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
23
APA YANG SAMA ANTARA BENTUK LANGSUNG DAN TIDAK LANGSUNG ?
ARUS KAS DARI KEGIATAN INVESTASI
ARUS KAS DARI KEGIATAN
PENDANAAN
Aliran kas yang berasal dari kegiatan operasi :Laba bersih menurut laporan laba rugi Rp. 90.500,00Ditambah : Biaya depresiasi Rp. 18.000,00
Penurunan persediaan kantor Rp. 8.000,00Kenaikan hutang jangka pendek Rp. 16.800,00Kenaikan hutang biaya Rp. 1.200,00 + Rp. 44.000,00
Rp.134.500,00Dikurangi :
Kenaikan biaya dibayar dimuka Rp. 1.000,00Kenaikan piutang usaha Rp 9.000,00Penurunan hutang pajak Rp. 1.500,00Laba penjualan aktiva tetap Rp. 30.000,00
Rp. 41.500,00Aliran kas bersih dari kegiatan operasi Rp. 93.000,00Aliran Kas yang berasal dari kegiatan investasi :Kas masuk yang berasal dari penjualan investasi Rp. 75.000,00Kas keluar untuk membeli peralatan Rp.157.000,00Aliran kas keluar neto untuk kegiatan investasi ( Rp. 82.000,00)
Aliran Kas dari kegiatan Keuangan :Kas yang diterima dari penjualan saham Rp.160.000,00Dikurangi :
Kas untuk membayar dividen Rp. 23.000,00Kas untuk membayar obligasi Rp.125.000,00
Rp.148.000.00Aliran kas masuk neto dari kegiatan keuangan Rp. 12.000,00Kenaikan kas Rp. 23.000,00Saldo Kas pada awal tahun Rp. 26.000,00Saldo kas pada akhir tahun Rp. 49.000,00
===========
PT. ABCLaporan Arus Kas
Untuk tahun yang berakhir 31 Desember 2000
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
24
Aliran kas yang berasal dari kegiatan operasi :Kas yang diterima dari pelanggan Rp.951.000,00Dikurangi :
Kas untuk membeli persediaan Rp.555.200,00Kas untuk membayar biaya operasi Rp.259.800,00Kas untuk membayar bunga Rp. 14.000,00Kas untuk membayar pajak Rp. 29.000,00
Rp.858.000,00Aliran kas masuk bersih dari kegiatan operasi Rp. 93.000,00Aliran Kas yang berasal dari kegiatan investasi :Kas masuk yang berasal dari penjualan investasi Rp. 75.000,00Kas keluar untuk membeli peralatan Rp.157.000,00
Aliran kas keluar neto untuk kegiatan investasi (Rp. 82.000,00)
Aliran Kas dari kegiatan Keuangan :Kas yang diterima dari penjualan saham Rp.160.000,00Dikurangi :
Kas untuk membayar dividen Rp. 23.000,00Kas untuk membayar hutang obligasi Rp.125.000,00
Rp.148.000,00Aliran kas masuk neto dari kegiatan keuangan Rp. 12.000,00Kenaikan kas Rp. 23.000,00Saldo Kas pada awal tahun Rp. 26.000,00Saldo kas pada akhir tahun Rp. 49.000,00
=============
PT. ABCLaporan Arus Kas
Untuk tahun yang berakhir 31 Desember 2000
DATA APA YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYUSUN
LAPORAN ARUS KAS ?
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
25
DATA YANG DIGUNAKAN
1. LAPORAN LABA RUGI
2. NERACA AWAL DAN AKHIR TAHUN
3. DATA TAMBAHAN
LAPORAN ARUS KAS METODE LANGSUNG
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
26
ARUS KAS DARI KEGIATAN OPERASIONAL
ARUS KAS MASUK DARI :1. Penjualan barang atau jasa
2. Penjualan Trading Securities3. Pendapatan bunga dan divident
ARUS KAS KELUAR UNTUK :1. PEMBELIAN BARANG DAGANGAN dan TS2. PEMBAYARAN BIAYA OPERASIONAL 3. PEMBAYARAN PAJAK
KasArus Kasmasuk
daripenjualan
Arus Kaskeluaruntukbiaya-biaya
LaporanLaba rugi
Disusun dengan dasarakrual
Ada Penjualan yang belumditerima uangnya dan adabiaya belum dibayar tapi sudahdilaporkan di Laba Rugi
Pendapatan danbiaya yang di income statement /Lap Laba
rugi perludisesuaiakan
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
27
ARUS KAS MASUK DARI :PENJUALAN BARANG ATAU JASA
PENJUALAN TIDAK SELALU SAMADENGAN ARUS KAS MASUK
PENJUALAN YANG DILAPORKAN DI LAPORAN LABA RUGI DIKOREKSI DENGAN PERUBAHAN
SALDO PIUTANG DAGANG/USAHA
KARENA PENJUALAN DI LAPORAN LABA RUGI DISUSUN DENGAN DASAR ACCRUAL
BAGAIMANA CARA MENGOREKSI ?
atau
Penjualan + Piutang awal Piutang akhir- =Arus kas masuk dari pelanggan
Penjualan - Kenaikan Piutang atauDitambah penurunan piutang
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
28
PT. ABCNeraca
Per 31-12-2001
Kas XXPiutang 1,000
PT. ABCLaporan laba rugi
Tahun 2002
Penjualan 100,000HPP 70,000
PT. ABCNeraca
Per 31-12-2002
Kas XXPiutang 900
Laba Kotor 30,000
Penjualan 100,000 Piutang 31-12-2001 1,000 +
101,000 Piutang 31-12-2002 900 -Arus Kas masuk dari pelanggan 100,100
Laporan Arus KasTahun 2002
Arus Kas dari Kegiatan Operasional :- Arus Kas masuk dari pelanggan $ 100,100
ARUS KAS KELUAR UNTUK KEGIATAN OPERASIONAL
1. PEMBELIAN BARANG DAGANGAN
2. PEMBELIAN TRADING SECURITIES
3. PEMBAYARAN BIAYA OPERASIONAL
4. PEMBAYARAN PAJAK
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
29
Arus kas keluar untuk pembelian barang
Dibeli Disimpan Dijual
TimbulHutang baru
dibayar
Timbulpersediaan
Timbul HargaPokok
penjualan
Kas keluar ditentukandengan memperhatikan
ARUS KAS KELUAR UNTUK :PEMBELIAN BARANG DAGANGAN
Tak ada saldoPersediaan dan
hutang ( awal danakhir tahun)
Ada 3 kemungkinan
saldo Persediaandan hutang (awal
sama denganakhir tahun)
saldo Persediaan dan hutang(awal tak sama dengan saldo
akhir tahun)
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
30
TIDAK ADA PERSEDIAAN DAN HUTANG
MAKAHARGA POKOK PENJUALAN SAMA
DENGAN ARUS KAS KELUARUNTUK PEMBELIAN BARANG
SEMUA BARANG YANG BELI TELAH DIBAYARDAN BARANGNYA TELAH DIJUAL SEMUA
ADA PERSEDIAAN DAN HUTANG TAPI SALDONYA TIDAK BERUBAH
MAKAHARGA POKOK PENJUALAN SAMA
DENGAN ARUS KAS KELUARUNTUK PEMBELIAN BARANG
SEMUA BARANG YANG BELI TELAH DIBAYARDAN BARANGNYA TELAH DIJUAL SEMUA
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
31
ADA PERSEDIAAN DAN HUTANG TAPI SALDONYA BERUBAH
MAKAHARGA POKOK PENJUALAN TIDAK SAMA
DENGAN ARUS KAS KELUARUNTUK PEMBELIAN BARANG
TIDAK SEMUA PEMBELIAN TELAH DIBAYARDAN TIDAK SEMUA BARANG YANG DIBELI
TELAH DIJUAL
BAGAIMANA CARA MENGOREKSI ?
atau
HPP + Kenaikan persediaan dandikurangi kenaikan hutang
HPP + Persediaanakhir
- Persediaanawal
+ Hutangawal
- Hutang akhir
= Arus kas keluar ke pemasok/pembelianbarang
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
32
ARUS KAS UNTUK PEMBAYARAN BIAYA OPERASIONAL
Perhatikan Biaya yang dilaporkan di Laporan Laba rugi
Tak mempengaruhi arus kas
tahun ini
Terkaitdenganhutangbiaya
TerkaitdenganPrepaid Expense
TakTerkaitdenganPrepaid Expense
danhutangbiaya
Biaya depresiasi
Lap LabaRugi
Biaya gaji
Neraca Hutanggaji
Biaya sewa
Sewa dibayardimuka
Biaya iklan
BIAYA YANG TIDAK MEMPENGARUHIARUS KAS
CONTOHBIAYA DEPRESIASI DAN
AMORTISASI
TIDAK DILAPORKAN DALAM LAPORAN ARUS KAS METODE LANGSUNG
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
33
BIAYA YANG TERKAIT DENGAN HUTANG BIAYA
DI LAPORAN LABA RUGI TERDAPAT BIAYA GAJI DAN DI NERACA ADA
HUTANG GAJI
Arus kas keluar untuk membayar gaji =Biaya gaji + Hutang gaji awal - Hutang gaji akhir
Pengendalian Likuiditasdan Analisa Rasio
Analisa ratio Benchmarking dengan perusahaan sejenis Historical Analysis Perlu memahami kondisi bisnis dan faktor eksternal yang
mempengaruhi
Current ratio Menunjukan apakah perusahaan memiliki tekanan untuk
membayar kewajibannya Pahami faktor utama yang menyebabkan perubahan current
ratio Current Ratio 1, mendekati 1 2, terlalu tinggi idle Kaitkan dengan Comparative dan comparison apakah ada
pertumbuhan yang significant (dapat dikaitkan denganpertumbuhan sales)
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
34
lanjutan Account Receivables Days
Sales meningkat, A/R ikut meningkat dengan tingkatpertumbuhan yang + sama.
Pertumbuhan A/R yang lebih tinggi dibandingkandengan sales
Poor collection Extended Credit terms
A/R days mendekati credit terms rata-rata kecustomer
Peningkatan persentase komposisi A/R terhadaptotal asset menunjukan kualitas collection
A/R meningkat dan inventory meningkat tanpa diikutipertumbuhan A/P- kesulitan keuangan
lanjutan Inventory Days
Sales meningkat, Inventory cenderung meningkat Pahami porsi kenaikan inventory material, wip
atau FG Inventory days normalnya konstan Pertumbuhan inventory yang lebih tinggi dari sales,
cogs atau A menunjukan Obsolete Safety stock yang tinggi Terlalu banyak membeli atau memproduksi
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
35
lanjutan Payables Day
A/P days mendekati credit terms yang diberikansupplier
Kenaikan porsi A/P days dari total liabilities ataukenaikan inventory
Indikasi keterlambatan pembayaran Credit term yang lebih panjang dari supplier
Kenaikan A/P menunjukan kebutuhan fund di masayang akan datang
lanjutan Gross Profit Margin & Operating Income Margin
Pertumbuhan gross profit margin & operating income margin, normalnya lebih tinggi dari pertumbuhan sales
Kenaikan gross profit diatas sales growth Menjual product dengan margin rendah Kenaikan material, labor atau manufacturing overhead Inefficiency
Kenaikan margin yang diikuti oleh kenaikan CFFO, menunjukan sustainable growth
Operating Income Margin lebih besar dari Net Income Margin Sumber laba yang sustainable dari operation Other income yang tinggi harus diabaikan
Cermati faktor utama kenaikan Operating Expenses Perbandingan antara support (biaya admin) dan spending
(biaya sales dan marketing)
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
36
lanjutan
Debt Ratio Menunjukan seberapa besar pinjaman untuk mendanai asset Debt ratio Max pinjaman + 75% dari total fixed asset (tergantung
CFFO) Kenaikan debt ratio, menunjukan potensial permasalahan
dimasa yang akan datang
Ratio Analysis Ratio Analysis
Liquidity Ratio Menunjukan kemampuan perusahaan dalam memenuhi kewajibanjangka pendeknya (termasuk bagian dari kewajiban jangka panjangyang jatuh tempo periode ini)
Leverage RatioMenunjukan sejauh mana perusahaan dibiayai oleh hutang (dana daripihak luar)Menunjukan indikasi tingkat keamanan dari pihak pemberi pinjaman
Efficiency RatioMenunjukan kemampuan dan efektivitas menejemen dalam mengelolasumber-sumber yang dimiliki
Profitability Ratio Ratio yang menunjukan kemampuan perusahaan mencetak laba. Bagiinvestor, ratio ini menunjukan tingkat pengembalian dalam investasi
Coverage RatioMengukur kemampuan perusahaan dalam memenuhi kewajibankreditnya dengan sumber dana yang diperoleh dari bisnis
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
37
lanjutanRatio Formula Arti
Liquidity Ratio
Current Ratio Current Asset / Current LiabilitiesKemampuan membayar liabilities dengan current asset. Margin safety (liquiditas)
Quick Ratio (Current Asset Inventory) / Current LiabilitiesTingkat liquiditas tanpamemperhitungkan inventory
Cash Ratio (Cash + Marketable)/ Current LiabilitiesMengukur kemampuan jaminan asset yang likuid terhadap kewajiban
Efficiency Ratio
Average Collection Period
Account Receivable * 360 / Annual Credit Sales
Seberapa cepat credit accounttertagih
Payable Days Accounts Payable * 360 / Annual COGS Rata-rata pembayaran ke supplier
Inventory Days Inventory* 360 / COGS Berapa lama inventory ada di gudang
Fixed Asset Turnover Sales / Fixed Asset
Banyaknya sales yang dihasilkan darifixed asset
Total Asset Turnover Sales / Total Asset
Banyaknya sales yang dihasilkan daritotal asset
Ratio Formula ArtiLeverage Ratio
Debt Ratio Total Liabilities / Total Asset Porsi asset yang didanai oleh pinjaman
Debt to Equity Total Liabilities / Total Equities Sejauh mana modal sendiri menjaminseluruh kewajiban
Profitability Ratio
Gross Profit Margin Gross Profit / Net Sales
Mark up dari COGS. Kemampuanperusahaan meminimize biaya produksi
Operating Profit Margin Net Operating Income / Net Sales
Kemampuan perusahaan mengcoverbiaya operasional
Net Income Margin Net Income / Net Sales
Profit yang dapat diutilisasi untukinvestment ataupun shareholder
Return on Total Asset ( R.O.I) Net Income / Total Asset
Efektifitas dalam mengutilisasi asset menjadi profit
Return on Equity Net Income / Common Equity Efektifitas dalam mengutilisasi equity menjadi profit
Coverage Ratio
Time Interest Earn EBIT/ Interest
Kemampuan perusahaan menutupbiaya bunga
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
38
lanjutanRASIO LAINNYA : Operating Cash Flows/Net Sales
Mengukur cash efisiensi. Jumlah cash flow yang dihasilkan dari sales yang dihasilkan
Operating Cash flows/operating income Cash yang dihasilkan dari operating income
Reinvestment Ratio = Purchase of Fixed Assets /operating cash flows
Berapa besar cash flow yang digunakan untuk capital expenditures
Debit Payment from operating cash flows = Total Debt / operating cash flows
Berapa lama operating cash flow dapat menutup hutang
Contoh : Kasus 1-Industri. 2000 2001
Cash 9,000 500 Account Receivable 12,500 16,000 Inventory 29,000 45,500 Total Current Assets 50,500 62,000
Land 20,000 26,000 Building and equipment 70,000 100,000 Less : allowance for depr. 28,000 38,000 Total Fixed Assets 62,000 88,000 TOTAL ASSETS 112,500 150,000
Account Payable 10,500 22,000 Short Term Loan 17,000 47,000 Total Current Liabilities 27,500 69,000
Long Term Debt 28,750 22,950
Common Stock 31,500 31,500 Retained Earning 24,750 26,550 TOTAL LIABILITY & EQUITY 112,500 150,000
Balance Sheet2000 2001
Sales 125,000 160,000 Cost Of Good Sold 75,000 96,000 Gross Profit 50,000 64,000
Operating Expenses Fixed cash operating Exp. 21,000 21,000 Variable operating exp 12,500 16,000 Depretiation 4,500 10,000 Total Operating Expenses 38,000 47,000
Earning before interest and taxes 12,000 17,000 Interest 3,000 6,100 Earning before taxes 9,000 10,900 Taxes 4,500 5,450 Net Income 4,500 5,450 Dividen 3,650 Retained Earning 1,800
Income Statement
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
39
lanjutan2000 2001
Liquidity RatioCurrent Ratio 1.84 0.90 Current Asset / Current Liabilities
Efficiency RatioAverage Collection Period 36 36 Account Receivable * 360 / Annual Credit SalesInventory Days 139 171 Inventory* 360 / COGSAccount Payable Days 50 83 Accounts Payable * 360 / Annual COGS
Leverage RatioDebt Ratio 0.50 0.61 Total Liabilities / Total EquitiesDebt to equity ratio 1.00 1.58 Total Liabilities / Total Asset
Profitability AnalysisOperating Profit Margin 9.6% 10.6% Net Operating Income / Net Sales
Coverage RatioTime interest earned 4.0 2.8 EBIT/ Interest
Ratio Analysis
2000 2001 Comparative 2000 2001
Cash 9,000 500 -94% 8% 0%Account Receivable 12,500 16,000 28% 11% 11%Inventory 29,000 45,500 57% 26% 30% Total Current Assets 50,500 62,000 23% 45% 41%
Land 20,000 26,000 30% 18% 17%Building and equipment 70,000 100,000 43% 62% 67%Less : allowance for depr. 28,000 38,000 36% 25% 25% Total Fixed Assets 62,000 88,000 42% 55% 59%TOTAL ASSETS 112,500 150,000 33% 100% 100%
Account Payable 10,500 22,000 110% 9% 15%Bank Notes 17,000 47,000 176% 15% 31% Total Current Liabilities 27,500 69,000 151% 24% 46%
Long Term Debt 28,750 22,950 -20% 26% 15%
Common Stock 31,500 31,500 0% 28% 21%Retained Earning 24,750 26,550 7% 22% 18%TOTAL LIABILITY & EQUITY 112,500 150,000 33% 100% 100%
2000 2001 Comparative 2000 2001
Sales 125,000 160,000 28% 100% 100%Cost Of Good Sold 75,000 96,000 28% 60% 60% Gross Profit 50,000 64,000 28% 40% 40%
Operating Expenses Fixed cash operating Exp. 21,000 21,000 0% 17% 13% Variable operating exp 12,500 16,000 28% 10% 10% Depretiation 4,500 10,000 122% 4% 6% Total Operating Expenses 38,000 47,000 24% 30% 29%
Earning before interest and taxes 12,000 17,000 42% 10% 11% Interest 3,000 6,100 103% 2% 4%Earning before taxes 9,000 10,900 21% 7% 7%Taxes 4,500 5,450 21% 4% 3%Net Income 4,500 5,450 21% 4% 3%
Balance Sheet
Income Statement
Common Size
Common Size
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
40
lanjutanCash Flow Direct Method
STATEMENT OF CASH FLOWBeginning Cash 9,000
Sources of Fund
Net Income 5,450 10%Depreciation 10,000 18%Increase account payable 11,500 20%Increase Short term loan 30,000 53%
56,950 100%
Uses of Funds
Increase Account Receivable 3,500 5%Increase Inventory 16,500 25%Decrease LT Debt 5,800 9%Dividen 3,650 6%Land 6,000 9%Building and equipment 30,000 46%
65,450 100%
Ending Cash 500
lanjutanCash Flow Indirect MethodSTATEMENT OF CASH FLOWBeginning Cash 9,000
Cash Flow From Operation
Net Income 5,450 Depreciation 10,000 Increase account payable 11,500 Increase Account Receivable (3,500) Increase Inventory (16,500)
6,950
Cash Flow From Financing Activities
Increase bank note 30,000 Decrease LT Debt (5,800) Dividen (3,650)
20,550
Cash Flow From Investing Activities
InvestasiLand (6,000) Building and equipment (30,000)
(36,000)
Ending Cash 500
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
41
Thn II Thn I
PENJUALAN BERSIH 17,559 12,913
HARGA POKOK PENJUALAN (14,284) (10,150)
LABA KOTOR PENJUALAN 3,275 2,763
BIAYA OPERASIONAL - Biaya Umum dan Admin (246) (221) - Biaya Penjualan (582) (567)
(828) (788)
LABA OPERASIONAL 2,447 1,975
PENDAPATAN (BIAYA) LAIN-LAIN - Pendapatan Lain-lain 11 20 - Biaya Lain-lain (691) (379)
(680) (359)
LABA BERSIH 1,767 1,616
PT PROFIT TERUS Tbk.Perhitungan Rugi/Laba
Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31 December Thn II & Thn IDalam Jutaan Rupiah
Contoh : Kasus 2-Industri.
lanjutan
Thn II Thn I Thn II Thn I
AKTIVA KEWAJIBAN LANCAR Utang Bank 3,005 2,178
AKTIVA LANCAR Utang Dagang 1,939 2,179 Kas dan Bank 19 13 Biaya masih harus dibayar 4 0 Piutang dagang 4,586 3,216 4,948 4,357 Piutang karyawan 10 13 Persediaan 2,643 2,323 MODAL Biaya bayar di muka 69 90 Modal Saham 100 100
7,327 5,655 Laba ditahan 5,456 3,869 Laba tahun berjalan 1,767 1,616
INVESTASI 7,323 5,585Saham di PT Sumber Rejeki 38 38
TOTAL KEWAJIBAN & MODAL 12,271 9,942AKTIVA TETAPTanah 1,290 1,287Bangunan, Mesin, Inventaris 4,052 2,538 - Akumulasi depresiasi (781) (424)
4,561 3,401
AKTIVA LAIN-LAIN - Uang muka pembelian mesin 339 848 - Uang muka lain-lain 6 0
345 848
TOTAL AKTIVA 12,271 9,942
PT PROFIT TERUS Tbk.Neraca
Per 31 December Thn II & Thn IDalam Jutaan Rupiah
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
42
lanjutan
Thn II Thn I
Liquidity RatioCurrent Ratio 1.48 1.30 Current Asset / Current LiabilitiesQuick Ratio 0.95 0.76 (Current Asset Inventory) / Current LiabilitiCash Ratio 0.004 0.003 (Cash + Marketable)/ Current Liabilities
Efficiency RatioAvg. Collection Period (days) 94 90 Account Receivable * 360 / Annual Credit SaInventory Days 67 82 Inventory* 360 / COGSPayable Days 49 77 Accounts Payable * 360 / Annual COGS Asset Turnover 1.43 1.30 Sales / Total AssetFixed Asset Turnover 3.8 3.8 Sales / Fixed Asset
Leverage RatioDebt to Equity Ratio 68% 78% Total Liabilities / Total EquitiesDebt Ratio 40% 44% Total Liabilities / Total Asset
Profitability RatioGross Profit Margin 19% 21% Gross Profit / Net Sales Operating Profit Margin 14% 15% Net Operating Income / Net SalesNet Income Margin 10% 13% Net Income / Net Sales Return on Total Asset ( R.O.I) 14% 16% Net Income / Total Asset Return on Equity 24% 29% Net Income / Common Equity
Coverage RatioTime Interest Earned 3.6 5.3 EBIT/ Interest
RATIO ANALYSISPT PROFIT TERUS Tbk.
% growth % of sales % of salesThn II from Thn I Thn I
PENJUALAN BERSIH 17,559 36% 100% 12,913 100%
HARGA POKOK PENJUALAN (14,284) 41% -81% (10,150) -79%
LABA KOTOR PENJUALAN 3,275 19% 19% 2,763 21%
BIAYA OPERASIONAL - Biaya Umum dan Admin (246) 11% -1% (221) -2% - Biaya Penjualan (582) 3% -3% (567) -4%
(828) 5% -5% (788) -6%
LABA OPERASIONAL 2,447 24% 14% 1,975 15%
PENDAPATAN (BIAYA) LAIN-LAIN - Pendapatan Lain-lain 11 -45% 0% 20 0% - Biaya Lain-lain (691) 82% -4% (379) -3%
(680) 89% -4% (359) -3%
LABA BERSIH 1,767 9% 10% 1,616 13%
PT PROFIT TERUS Tbk.Perhitungan Rugi/Laba
Comparative dan Common Size Analysis
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
43
% growth % of % of % growth % of Thn II from Thn I total asset Thn I total asset Thn II from Thn I total asset Thn I
AKTIVA KEWAJIBAN LANCAR Utang Bank 3,005 38% 24% 2,178
AKTIVA LANCAR Utang Dagang 1,939 -11% 16% 2,179 Kas dan Bank 19 46% 0% 13 0% Biaya masih harus dibayar 4 (N/A) 0% 0 Piutang dagang 4,586 43% 37% 3,216 32% 4,948 14% 40% 4,357 Piutang karyawan 10 -23% 0% 13 0% Persediaan 2,643 14% 22% 2,323 23% MODAL Biaya bayar di muka 69 -23% 1% 90 1% Modal Saham 100 0% 1% 100
7,327 30% 60% 5,655 57% Laba ditahan 5,456 41% 44% 3,869 Laba tahun berjalan 1,767 9% 14% 1,616
INVESTASI 7,323 31% 60% 5,585Saham di PT Sumber Rejeki 38 0% 0% 38
TOTAL KEWAJIBAN & MODAL 12,271 23% 100% 9,942AKTIVA TETAPTanah 1,290 0% 11% 1,287 13%Bangunan, Mesin, Inventaris 4,052 60% 33% 2,538 26% - Akumulasi depresiasi (781) 84% -6% (424) -4%
4,561 34% 37% 3,401 34%
AKTIVA LAIN-LAIN - Uang muka pembelian mesin 339 -60% 3% 848 9% - Uang muka lain-lain 6 (N/A) 0% 0 0%
345 -59% 3% 848 9%
TOTAL AKTIVA 12,271 23% 100% 9,942 100%
PT PROFIT TERUS Tbk.Comparative dan Common Size Analysis
Per 31 December Thn II & Thn I
FUND FLOWS STATEMENT - PT PROFIT TERUS
Beginning Cash 13 Additional Fixed Asset - Net Thn II 4,561
Operating Cash Flow - Plus Depreciation 357Cash in flow - Minus Net Thn I (3,401) - Net Income 1,767 Investment in Fixed Asset 1,517 - Depreciation 357 - Piutang Karyawan 3 - Biaya dibayar di muka 21 - Biaya masih harus dibayar 4
2,152Cash out flow - Acc. Receivable (1,370) - Persediaan (320) - Hutang dagang (240)
(1,930)Operating Cash Flow 222
Financing Cash FlowHutang Bank 827Dividen (29)Financing Cash Flow 798
Investing Cash Flow - Investment in Fixed Asset (1,517) - Other Asset 503Investing Cash Flow (1,014)
Changes in Cash Flow 6
Ending cash flow 19
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
44
Risk Management
Session 4.
Pengendalian Kas
Berkaitan dengan berbagai Resiko yang dapat timbul dalam pengelolaan Kas.
Pengendalian Kas mengembangkan suatumanajemen resiko yang terukur dan sudahdapat diprediksi sebelumnya.
Pengendalian kas, memahami berbagaitipe resiko, manajemen resiko internal maupun eksternal.
Secara khusus, manajemen resiko yang berkaitan dengan Fraud-kecurangan.
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
45
Risk Type Market
Respon dan pergerakan market Perubahan life style di cigarette market Hypermarket & one stop shopping concept
Credit Ketidakmampuan customer membayar
Insolvency, bankrupt Financial & Liquidity
Unsustainable leverage Kemampuan membayar, cash shortage
Operation Risiko yang berkaitan dengan operasional Fraud, unintentional losses, product defect etc
Event Change in political, legal, regulatory environment, natural disaster
Technology risk System malfunction, hackers, no backup data
Concentration Single or limited number of supplier, customer, investment, product
Risk Management Customer risk
Creditworthiness Insolvency problems External problems Mengurangi risk
Analisa customer sebelum terjadi penjualan Financial analysis Trade Reference & Visit
Monitor faktor yang mempengaruhi bisnis customer Incentive sales tidak hanya berdasarkan pencapaian sales Transaction control
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
46
lanjutan Control
Adanya approval dari credit/recivable Analisa Credit bagi customer baru atau permintaan diatas
credit limit Analisa historical payment bagi existing customer Control terhadap credit limit, periodic review, by system Approval berjenjang sesuai dengan jumlah order Order dalam sales order form Review year end shipment untuk mengetahui premature
shipment Autorisasi return goods dan review sales return untuk
mngontrol kualitas sales Control by system
lanjutan Preventive
Bank Guarantee Insurance (business interruption) Standing instruction
Tagihan dari klien customer ke perusahaan Customer yang beresiko tinggi
C.O.D, DP
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
47
lanjutan Operation Fraud
Kecurangan laporan keuangan Penyalahgunaan asset
Kecurangan Cash Kecurangan persediaan dan asset lainnya
Korupsi Conflict of interest, bribery, illegal gratutity,
economic extortion (pemerasan)
Analisa Fraud-Kecurangan Cash
Skimming kecurangan "off book'. uang dicuri sebelum dicatat dalam pembukuan sehingga tidak ada jejak audit (audit trail) yang ditinggalkannya. Tidak mencatat penjualan. Pegawai menjual barang/jasa kepada konsumen, menerima
pembayarannya tetapi tidak membuat catatan atas penjualantersebut.
Mencatat penjualan lebih rendah dari seharusnya, Mencuri check yang diterima melalui pos, dan Skimming jangka pendek, (mengambil uang tersebut hanya
untuk sementara waktu atau beberapa hari saja) Ditutupi dengan
Menghancurkan atau mengubah bukti awal transaksi, menyembunyikannya lewat lapping, mencuri atau mengubah
laporan akun, dan mencatat catatan akuntansi yang salah,
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
48
lanjutan Cash Larceny
Pengambilan secara sengaja kas milik pemberi kerja, tanpa seijin dan bertentangan dengan keinginan pemberi kerja.
Kecurangan ini meliputi: Pencurian kas yang diterima
Mencuri dalam jumlah kecil secara berulang-ulang, Mencuri dari kas register rekan sekerja, Meninggalkan check pribadi untuk mengganti uang
yang dicuri, Melalui transaksi pembalik, seperti memproses
pembatalan/refund fiktif,
lanjutan Memalsukan perhitungan kas; dengan cara
menjumlah total register namun mencatatnya dalam jumlah yang yang salah agar tidak ada selisih dengan kas yang ada. Untuk itu, pegawai yang bertugas menerima kas seharusnya tidak diberi tugas untuk memverifikasi jumlah kas dalam registernya.
Menghacurkan strook detail register. Pencurian kas perusahaan Pencurian kas dari simpanan bank
perusahaan
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
49
lanjutan Billing Scheme (Kecurangan dalam
penagihan) Membuat tagihan melalui shell company
(Invoicing via shell company). Membuat Tagihan melalui perusahaan yang
bukan rekan (Invoicing via accomplice vendors), yang dapat dilakukan dalam bentuk
Pay-and-return Overbilling, atau meninggikan tagihan pemasok.
Pembelian Pribadi dengan dana perusahaan (Personal purchases with company funds),
lanjutan Payroll Fraud (Kecurangan dalam
pembayaran gaji / upah) Pegawai fiktif (Ghost Employees) Memalsukan informasi waktu kerja dan tarif
gaji. Kecurangan Komisi
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
50
lanjutan Expense Reimbursement scheme
(Kecurangan dalam permintaanpenggantian biaya) Mischaracterized expenses Overstated expense reports Fictitious expense schemes & Multiple
reimbursement
lanjutan Management
Mengurangi tekanan situasional yang menimbulkan kecurangan
Hindari penetapan target keuangan yang tidak mungkin dicapai,
Tetapkan prosedur akuntansi yang jelas dan seragam tanpa pengecualian.
Mengurangi pembenaran melakukankecurangan memperkuat integritas pribadipegawai. Manajer harus memberi contoh
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
51
lanjutan Mengurangi kesempatan melakukan kecurangan,
Pelihara catatan akuntansi yang akurat dan lengkap, Pantaulah secara hati-hati transaksi bisnis dan hubungan
pribadi pemasok, pembeli, agen pembelian, agen penjualan, dan pihak-pihak lain yang berhubungan dengan unit keuangan.
Tetapkan sistem pengamanan fisik aset organisasi, Lakukan pemisahan fungsi diantara pegawai, Pelihara catatan personalia yang akurat termasuk pengujian
latar belakang pegawai baru, Ciptakan hubungan kepemimpinan dan pengawas dalam
kelompok untuk menjamin penerapan prosedur akuntansi,
lanjutan Skimming, manajer harus mengkomunikasikan
kebijakan dan prosedur pengendalian atas jurnal penjualan dan akses terhadap general ledger. Prosedur pengendalian biasanya mencakupbeberapa hal berikut: Pemisahan fungsi yang tepat dan prosedur
pengendalian terhadap akses general ledger harusdipatuhi,
Transaksi harus dicatat secara tepat, baik jumlah, tanggal kejadian, dan dalam akun yang benar,
Pengamanan yang tepat untuk menjamin akses fisikterhadap sistem akun,
Verifikasi terhadap akun, dan rekonsiliasi secaraindependen.
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
52
lanjutan Pencegahan terhadap cash larceny dapat
dilakukan dengan: Pemisahan fungsi yang tepat, Melakukan pemindahan pegawai (rotasi) dan
memberikan kewajiban untuk mengambil cuti, Melakukan penghitungan kas secara
mendadak dan prosedur pengawasan, Pengamanan fisik kas.
lanjutan Pencegahan Billing Scheme dapat dilakukan
dengan: Memberikan pelatihan kepada pegawai bagian
pembelian mengenai etika secara menyeluruh, Pegawai bagian pembelian diberikan kompensasi
atau dibayar dalam jumlah yang mencukupi untukmengurangi motif dan pembenaran terjadinyakecurangan,
Dokumen yang tepat untuk pembelian diberipranomor dan dikendalikan secara baik,
Prosedur pemberian persetujuan yang tepat harusditetapkan dan dipatuhi,
Pemisahan fungsi antara bagian pembelian danbagian yang membayar,
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
53
lanjutan Saluran komunikasi (hotline) yang menampung komplain dari
pegawai dan pemasok, Kebijakan dan prosedur penawaran harus direview secara
menyeluruh, bila memungkinkan lakukan pelelangan yang kompetitif. Setelah proses lelang selesai, kirimkan berita kepadapeserta lelang, baik pemenang maupun peserta yang kalah.
Pencegahan terhadap Payroll scheme diantaranyadilakukan dengan: Pemisahan fungsi yang tepat dalam prosedur pembayaran gaji /
upah, Melakukan analisis dan resiew secara periodik terhadap
pembayaran upah / gaji. Pencegahan terhadap expense scheme diantaranya
dilakukan dengan mewajibkan pelaporan biaya danmelakukan review secara detail terhadap laporanpengeluaran biaya.
Analisa Red Flag Red Flag atau sinyal merah adalah suatu
kondisi yang harus diperhatikan yang akanmendorong terjadinya suatu kecurangan.
Dalam kaitan dengan Red Flag, kecurangandapat terjadi karena :
1.Adanya Situational PressureMisal karena adanya kebutuhan dan alasanrasional orang lain boleh mengapa saya tidakboleh
2. Adanya OpportunityMisal karena posisi atau jabatan, ataukekuasaan, dan sebagainya
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
54
I. SITUATIONAL PRESSURE RED FLAGS
1.1. PERSONAL
A. Financial Pressures1. High personal Debts2. Severe illnesses in family3. Inadequate income and / or living beyond means4. Extensive stock market speculation creating indebtedness5. Loan shark involvement6. Excessive gambling7. Heavy expenses incurred by involvement with other women
/men8. Undue family, peer, company , or drugs causing
indebtednessB. Revenge Motives
1. Perceived inequities ( e.g. underpaid, poor job assignment )2. Resentment of superiors3. Frustration, usually with job
1.2. COMPANY
A. Financial Pressures1. Unfavorable economic conditions within the industry2. Heavy investment or losses3. Lack of sufficient working capital4. Success of the company dependent on one or two product ,
customers or transactions5. Excess capacity6. Severe obsolescence7. Extremely high debt8. Extremely rapid expansion through new business or product
lines9. Tight credit, high interest rates and reduced ability to acquire
credit10. Pressure to finance expansion through current earnings rather
than through debt or equity11. Profit squeeze ( cost and expenses rising higher and faster
than sales and revenues )
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
55
12. Difficulty in collecting receivables13. Unusually heavy competition ( Including low priced import )14. Existing loan agreements with little flexibility and tough
restrictions15. Progressive deterioration in quality of earnings16. Significant tax adjustment by the IRS17. Long term financial losses18. Unusually high profits with a cash shortage19. Urgent need for favorable earnings to support high price of stock, meet earnings,
forecast, etc20. Need to gloss over a temporary bad situation and maintain management position
and prestige21. Significance litigation, especially between stockholders and management22. Unmarketable collateral23. Significant reduction in sales backlog, indicating future sales decline24. Long business cycle25. Existence of revocable and possibly imperiled licenses necessary for the
continuation of business26. Suspension or delisting from a stock exchange27. Fear of merger
II. OPPORTUNITY RED FLAG
2.1. PERSONAL
A.Personally Developed Opportunities1. Very familiar with operations
(Including cover-up capability)2. In a position of trust3. Close association with achorts,
suppliers, and other key people
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
56
B. Firm Environment That faster And / Or Create Opportunities1. A firm in which there are no annual vacations of executives2. A firm in which there are no rotations or transfers of key
employees3. A firm that does not use adequate personnel4. A firm that which there is an absence of explicit and uniform
personnel policies5. A firm that does not maintain accurate personnel records of
dishonest acts or disciplinary actions for such things as alcoholism and / or drugs abuse
6. A firm that has no documented code of ethics7. A firm that has does not require executive disclosures and
examinations8. A firm that has weak leadership9. A firm that has dishonest management and /or environment10. A firm that has dominant top management ( one or two
individuals )
11. A firm that is always operating in a crisis12. A firm that pays no attention to details13. A firm in which there is too much trust in key employees14. A firm which there are relatively few interpersonal relationship15. A firm that does not have viable dissatisfaction and grievance
outlets16. A firm that lacks personnel evaluations17. A firm that does not have operational productivity measurements
and evaluations
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
57
2.2. COMPANYA. Nature of Firm
1. A firm that has related party transactions2. A firm that a very complex business
structure3. A firm that does not have an effective
internal auditing staff4. An Extremely large an decentralized firm5. A highly computerized firm6. A firm that has inexperienced people in key
positions
B. Relationship with Outside Parties1. A firm that uses several different auditing firms2. A firm that is reluctant to give auditors needed data3. A firm that changes auditors often4. A firm that hires an auditors who lacks exercise5. A firm that changes legal counsels6. A firm that is reluctant to give accounting information to its
legal counsels7. A firm that has several different legal counsels8. A firm that uses several different banks, none of which can see
the entire picture9. A firm that has continuous problem with various regulatory
agencies
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
58
C. Accounting Practices1. A firm that has large year end and unusual transactions2. A firm in which many adjusting entries are required at time
of the audit3. A firm that supplies information o auditors at the last
minute4. A firm that has a poor internal control system or does no
enforce internal control procedures5. A firm that has un duty liberal accounting records6. A firm that has poor accounting records7. A firm that has inadequate staffing in the accounting
department
BALANCE SHEET ISSUES
Session 5.
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
59
Financing Cost of equity dan cost of debt
Cost of debt lebih murah dari equity ? Semakin banyak hutang semakin baik
Loan interest bearing financial risk Analysis Loan
Maksimum loan + 70% - 80% dari asset yang bankable
Debt ratio jumlah hutang vs. jumlah capital Interest coverage earning yang dihasilkan
lebih tinggi dari after-tax cost of debt.
Financing (Liabilities Management)
Current Asset
45 %
Fixed Asset
55 %
AssetCurrent
Liabilities (tanpaST Loan) 9 %
ST Loan 15 %
LT Loan 26 %
Equity 50 %
41 %
80 % x 55% = 44 %
118
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
60
Return on Equity & Financial Leverage
Tujuan perusahaan maksimalkan shareholder Mana yang lebih baik hutang atau modal sendiri
Financial leverage akan menghasilkan benefit apabila earning yang dihasilkan lebih tinggi dari after-tax cost of debt.
Profitability dan credit risk akan mempengaruhi return to shareholder ROCE (return on common equity) mengukur kinerja perusahaan
menghasilkan earning dari common shareholder ROCE = Net income available to common stock/Common shareholder
equity
LoanYear Asset
2001 150,000 1,000,000 1,000,000 0 15% 0 150,000 15%2002 300,000 2,000,000 1,000,000 1,000,000 15% 100,000 200,000 20%2003 450,000 3,000,000 1,000,000 2,000,000 15% 300,000 150,000 15%2003 450,000 3,000,000 1,000,000 2,000,000 15% 400,000 50,000 5%
Interest charges
Income Available to Common Shareholder
Return on Common
Equity (ROCE)
Financial Leverage
Earning before interest
Common Shareholder
Equity
Return on Asset (ROA)
Working Capital Requirements Perhitungan berdasarkan sales plan atau
estimasi Short cut
Working capital days = Inventory days + A/R days A/P daysWorking capital requirements = WC days X COGS/COGM daily
Fund dibutuhkan WC + Overhead
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
61
Likuiditas Bagaimana mengontrol likuiditas- cash
Rolling forecast Daily atau monthly
Dikembangkan Sistem Informasi Likuiditas Control faktor yang mempengaruhi cash
Working capital Cash yang bersifat rutin berdasarkan monthly bills Cash yang bersifat tidak rutin Cash dari key aktivitas
SISTEM INFORMASI KEUANGAN UNTUK PENGENDALIAN LIKUIDITAS
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
62
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
63
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
64
Day Day 22
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
65
Effective Collection Kasus Industri Manufaktur-
dilakukan penyesuaian untuk industri lain.
Session 6.
Realitas Credit terms terlalu pendek, produk tidak dapat dijual,
Credit term terlalu panjang, profit akan berkurang Perusahaan idealnya memiliki terms yang seimbang
antara terms dari customer dan supplier & kecukupanmargin
Receivable dipersepsikan tanggungjawab finance Sales dapat incentive, finance dapat collection Kualitas Receivable sangat tergantung dari kualitas
sales
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
66
Credit Analysis Credit Terms
Norma industry Bargaining Power Margin, Cash vs. Cost of money Persaingan
Credit Limits Tujuan untuk mengurangi tingkat resiko Analisa kredit limit
Berdasarkan kebutuhan customer Berdasarkan history permintaan customer Tergantung tingkat resiko Permintaan harus dianalisa
Estimasi penjualan customer Kapasitas penyimpanan
Aplikasi/Order
New Customer Existing Customer
Order > C.L (Credit Limit) Order < C.L
Low ExposureHigh ExposureLow Exposure
High Exposure
Check HistoryPembayaranReferensi
Referensi Analisa Lap KeuVisit dan referensi
lanjutan
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
67
Credit evaluation Analisa kuantitatif
Laporan keuangan & proforma Audited Financial Statement Unaudited Financial Statement
Analisa kualitatif Mengevaluasi kondisi perusahaan, persaingan dan industry Judgment keterkaitan dengan tujuan perusahaan Non financial factors Menjawab
Kemauan membayar Kemampuan bersaing pada saat ini Kemampuan untuk terus bertahan dalam bisnisnya Tingkat resiko pengaruh dari faktor eksternal Kemampuan menejemen mengelola perusahaan
lanjutan
Non Financial Factors Character
Kemauan membayar, walaupun tidak mampu Relationship with buyer
Memiliki hubungan yang lama, perhatikan pola pembayaran danpermintaan besar yang mendadak
Perubahan key management team member Payment history Profit margin vs. credit term
Product/jasa dengan margin yang kecil, credit sangat berpengaruh Status of product
Produk tidak terjual, jasa tidak ada yang beli Status of sales goals
Sales budget tidak tercapai, ingin meningkatkan sales Customers corporation Future Potential Business Growth
lanjutan
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
68
Referensi Siapa saja customer dan trend industry ? Referensi dari vendor/supplier yang lain Referensi dari petugas pajak Referensi dari bank, BI (Biro Kredit on going
process)
lanjutan
lanjutan Premises tours
Warehouse, plant, office Kesempatan untuk
Memahami kondisi bisnis, mengevaluasi laporan keuangan Memahami proses produksi atau operasional
Beberapa contoh Kunjungan ke warehouse
Apakah banyak kegiatan loading dan unloading ? Apakah banyak area yang kosong ? Memahami komponen/item material yang tinggi ? Berapa turnover? Apakah level inventory finished good cukup tinggi ? Apakah warehouse terawat dan dalam susunan yang rapi ?
Kunjungan ke proses produksi Bagaimana proses produksi ? Apakah ada mesin yang tidak bekerja ? Bagaimana proses quality control ? Kerapihan dan kebersihan ?
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
69
Ultimate Goals of Collection Meyakinkan bahwa client, customer dan
distributor membayar tagihan tepat waktu Perusahaan dapat berkembang
Perusahaan memilih client, customer dandistributor yang tepat (high creditworthy)
Effective dan efficient collection approach
Collection Goal & Strategy Collection berbeda dengan credit dan receivable Collection Goals
Mengkoleksi account yang sudah overdue denganbiaya serendah mungkin, dengan tetapmempertahankan customer relationship
Collection Strategy Menggunakan pendekatan service untuk mengetahui
ketidakmampuan membayar dan memberi pelajaranakibatnya apabila tidak dibayar.
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
70
Collection Process Mencari penyebab keterlambatan sehingga dapat
mencari solusi efektif yang menguntungkan semua pihak Meyakinkan bahwa customer tetap harus membayar dan
konsekuensinya jika tidak membayar. Minta customer untuk menentukan tanggal pembayaran.
Selalu dikonfirm dengan tertulis dan kirim dan mintaapprove. Atau kirim ke atasan
Menganalisa apakah tanggal pembayaran yang barucukup realistis
Menentukan tindakan yang akan dilakukan apabila tetaptidak membayar.
lanjutan Apabila customer ingkar janji terhadap waktu
pembayaran yang sudah dijadwal ulang, gunakan pendekatan lebih keras (teleponatau surat). Hubungi manager atau tingkatjabatan yang lebih tinggi.
Apabila belum juga berhasil, dapatdiasumsikan bahwa customer tidak ada usahauntuk membayar.
Reminder lewat mass media, court dll
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
71
lanjutanLocating
Apabila customer tidak dapat dihubungi Memiliki no telepon setiap kontak person Kunjungan ke perusahaan Apabila tidak dapat dihubungi juga, konsultasi
dengan pihak legal atau lawyer untuk langkahselanjutnya
lanjutan
Selalu mengingatkan customer sebelum jatuhtempo
Menggunakan pendekatan service untukmengetahui ketidakmampuan membayar danmemberi pelajaran akibatnya apabila tidakdibayar.
Menggunakan pendekatan yang aggresifapabila pendekatan service gagal
Mengerti apakah customer memiliki beban yang lain.
Memprioritaskan untuk receivable yang paling lama over due nya
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
72
lanjutanDay Past Due Collection Action
D 7 Reminding Call + Statement of AccountD + 0 Call for asking paymentD + 2 Call for remindingD + 8 Call + Reminder LetterD + 15 Call + Warning LetterD + 30 Call + Last Warning LetterD + 45 Call + VisitD + 60 Warning of Legal Action + AgencyD + 75 Legal ActionD + 90 Withdraw bank guarantee + Court
Collection Customer contact card
Tujuan Mengupdate proses collection Audit trail untuk proses review dan action yang akan diambil (surat,
visit, legal) Mengetahui apakah, customer ingkar janji Isi contact card
Data customer (contact person, telp, hp, address) Tgl 19/10/07, talk to Mr Dino, invoice 7777,8888, Due 40 & 60 days.
Promise to pay at 18/10/07 check not yet received. Next, to visit
Monitoring the quality of daily collection Collection calls merupakan the heart of collection Meningkatkan kinerja dengan monitoring melalui daily collection
sheet Data berisi Date, Customer Name, Number of call made,
Balance, Past Due, Comments Beguna untuk memonitor dan membuat target call
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
73
lanjutan Kapan dan bagaimana pembayaran dapat dilakukan ? Faktor apa yang menyebabkan keterlambatan
pembayaran Apakah kompetitor juga mengalami hal yang sama ? Apakah ada penurunan bisnis, karena faktor apa ? Dapatkah dibuat schedule pembayaran per
minggu/bulan ? Apa rekomendasi untuk menyelesaikan masalah
pembayaran ? Apakah ada kemungkinan untuk meminjam atau
modal ? Dokumentasi perjanjian (sebaiknya disiapkan
formatnya, tinggal isi yang perlu)
lanjutan Collection Letters
Fungsi konfirmasi, memaksa dan bersifat legal Surat terbagi
Konfirmasi discount, waktu pembayaran Reminder
If your payment for account listed below is in the process please accept our thanks, otherwise, please send your remittance now, or let us know if there are any reasons for delay
Warning .has been outstanding for days, we will immediately freeze shipment and apply ..% penalty
Last Warningwe will now considering to legal action
Tingkatan surat tergantung kebijakan dan payment history
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
74
Maximum - 3 Syllable Words- 15 to 20 words sentences- 3 sentence paragraphs
No Jargon - Your account is now in bucket two- It is now charged off status
Never State - Our records indicate - We believe ..
Be Direct - You (what they did not do)- Clearly state what they need to do- By when- If they do not, what will happen
Underline - Key words
Best Practice Clearly define account ownership Utilize collection call stratification Payment pattern Discount policy for delinquent Outsource collection Doubtful debt small balance Automate & standard dunning letters Implement customer order exception Pre-approve Customer Credit Add receipt signature to invoice Automate & standard dunning letters
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
75
lanjutan Bed-debt warning signals
Terlambat pembayaran dan tidak menepati janji Giro mundur dan ketidakcukupan dana Keluhan pembayaran dari beberapa vendor Hasil laporan keuangan terlambat Fixed asset revaluation Perubahan opini dari auditor Perubahan yang signifikan pada liquidity Adanya pengurangan shift, mesin yang tidak berjalan Adanya write-off account receivable Kehilangan customer (terutama sales diatas 10% dari total) Apabila family business, ada member yang keluar terutama leader
Collection Tips Collection Tips
Tidak ada yang instan dalam proses menagihinvoice yang overdue
Bina hubungan baik dengan penentu pembayaran Sebaiknya surat dikirim melalui fax atau email Untuk kasus tertentu, pendekatan yang lebih
keras dapat dilakukan di awal Top management harus tetap di kontak
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
76
Best Practice Cost Reduction
Session 7.
Cost ReductionReluctancies of Doing Cost Reduction
1. Dipersepsikan sebagai Dirty Jobs2. Sales lebih prestigious3. Lack of time4. Dont know where to begin
Facts of life Finance yang memiliki cost awareness Finance dipersepsikan sebagai support function Cost dihasilkan dari dept. lain Bonus berdasarkan sales
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
77
Cost Reduction Cost Reduction
Proses mengevaluasi produk atau jasa dan mengelolaprosesnya sehingga menghasilkan hasil yang diinginkandengan biaya lebih rendah
Memaksimalkan hasil dengan menggunakan sumber dayaserendahnya
Creating the greatest benefit at the lowest cost while still performing the desired task
Proses yang berkesinambungan
ProsesInput Output
Cost Reduction Cost Reduction Program
Secara total dan terintegrasi, Lintas fungsi dan departemen
Melibatkan : Komitmen management Seluruh karyawan Seluruh bagian/departemen Melibatkan supplier
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
78
Frame Work
DefineUnitsand outputs
DevelopCost Saving
Ideas
EvaluateFeasibilitiesOf ideas
FormulateActionsplans
1 2 3 4
5 Actions 6 Monitor
Organization Structure
Steering Committee
Core Team Project
Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
79
Cost Reduction Steering Committee
Menentukan area danjadwal
Menyetujui proses Menentukan personel
yang telibat Memotivasi Menyelesaikan
permasalahan lintasdepartemen
Menyetujui idea cost reduction, implementasi
Core Team Menentukan action
plan Coaching Mengevaluasi ide cost
reduction, mengontroldan menindaklanjutike steering committee
Melihat hubungandengan tujuanperusahaan
Memfasilitasiimplementasi
Understandable
Increased efficiency
Increased efficiency of organization
Increased efficiency of procedures
Increased ability to meet production requirement
Optimized capacityutilization
Internal taskallocation
Outsourcing
Streamlining
Training
Standardization
Investment
Organizational Assistance
Flexible work sharingPersonnel exchange
Transfer activities toMore productive dept.
Purchase instead of internalproductionReduce number of decisionmakers
Standard form, letter, reports
Software training
Reduce bottleneck
Form easy to file
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
80
Unacceptable IdeasUnacceptable ideas1. Bertentangan
dengan tujuan/misiperusahaan
2. Tidak jelasimplementasinya
3. Tidak bisadiverifikasi
4. Tidak praktikal5. Menambah
komplikasi
Contoh1. Kurangi quality2. Stop discussion
once decision have been made
3. Reduce sickness4. Shorten phone calls5. Move the whole
investigation units to other location
Best Practice Cost Reduction Strategic Procurement Outsourcing Overhead Value Analysis Dissatisfier vs. Satisfier
Dissatisfier Tidak ada konsumen kecewa tapi jika ada konsumen tidak
meresa puas
Satisfier Tidak ada konsumen tidak merasa kecewa, jika ada merasa
puas
Kaizen (continues improvement) Total Productive Maintenance
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
81
Best Practice Cost Reduction Ringkas/seiri, Rapi/seiton, Resik/seiso,
Rawat/seiketsu, Rajin/shitsuke
Best Practice Cost Reduction
Manufacturing Waste Overproduction Transportation Waktu Menunggu Proses yang tidak perlu Persediaan berlebih Pergerakan yang tidak
perlu
Jasa/Service Error in documents Transport of documents Mengerjakan yang tidak
diperlukan/dipesan Menunggu proses
selanjutnya Process steps & approval Unnecessary motion Backlog work
Seven deadly sins
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
82
Best Practice Cost Reduction Head office/building cost Siapa yang harus di H.O (Back & front office) Information technology Electronic Banking Systems Integrated system Mengurangi overtime Entertainment Kebutuhan training
Cash Budget
Session 8.
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
83
Budgeting Budget
Sebagai guidance, bukan sekedar angka pro-forma financial statement. Mengacu pada aktivitas
Budget dibuat berdasarkan kondisi eksternal, assumsi, tujuan perusahaan, strategi dan aktivitas(tactical plan)
Tidak ada model yang baku Budgeting cycle yang lama (+ 3 bulan) Kadang bersifat top down Top management hanya melihat top line dan bottom
line Dibuat berdasarkan forecast dan base last period
Budgeting Best PracticeMission
Industry Competitive Company
Objective
Strategy 2 Strategy1 Strategy 3
Tactical/Initiative
Tactical/Initiative
Tactical/Initiative
Tactical/Initiative
Financial Analysis / Monitoring
Assumptions
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
84
Analisa Cash Budget
Dalam Penyusunan Cash Budget, perlu selalu dianalisis dan dievaluasisecara lebih terinci tentang berbagai perubahan penerimaan kas (CASH INFLOW) dan pengeluaran Kas (CASH OUTFLOW), sebagai berikut :
(1).Sektor Penerimaan Kas, yang pada umumnyaberasal dari:
a). Penjualan Tunaib). Penagihan Piutangc). Penjualan Aktiva Tetapd). Penerimaan Lain-Lain (Non Operating), seperti
Penghasilan Bunga, Penghasilan Sewa, Penghasilan Deviden, Loan, Setoran Saham, dan lainnya.
lanjutan
(2).Sektor Pengeluaran Kas, yang padaumumnya berupa beban-beban (costs atauexpenses) biaya, seperti:
a). Pembelian Tunaib). Pembayaran Utangc). Pembayaran Upah Tenaga Kerja Langsungd). Pembiayaan Biaya Overheade). Pembayaran Biaya Administrasi/Gajif). Pembayaran Biaya Penjualan
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
85
g). Pembelian Aktiva Tetaph). Pembayaran Lain-Lain (Non Operating),
seperti pembayaran Biaya Bunga, Pembayaran Biaya Sewa dan sebagainya.
i). Harap diperhatikan mengenai beban pajakpertambahan nilai PPN, dankemungkinan adanya restitusi PPN.
Faktor yang Mempengaruhi Cash Flow==============================
(1). Faktor-faktor yang mempengaruhi ArusPenerimaan Kas (CASH INFLOW), antara lain :
a. Pilihan transaksi penjualan secara tunaiatau kredit, akan berpengaruh terhadapbesar kecil Penerimaan Kas.
b. Persaingan yang lebih ketat akanmemaksa perusahaan untuk lebih banyakmelakukan transaksi secara kredit, sehingga memperkecil pula penerimaan kas.
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
86
c. Competitive Advantage yang yang cukupkuat, maka berpeluang memaksakanpenjualan tunai, penerimaan kas naik.
d. Term of Payment yang ditawarkan, sepertidiskon yang cukup menarik akanmendorong pembeli melakukan pembelian-pembelian tunai, kas bertambah.
e.Kebijakan perusahaan dalam penagihanPIUTANG, penagihan yang aktif mempercepatpenerimaan kas.
f. Rencana perusahaan, misal dimasa datanguntuk melakukan penjualan aktiva tetap, makaakan memperbesar penerimaan kas, demikianjuga adanya penerimaan kas dari sumber lain-lain (non-operating), seperti PenghasilanBunga, Penghasilan Sewa, PenghasilanDividen, dan sebagainya.
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
87
(2) Faktor-faktor yang mempengaruhi PengeluaranKas (CASH OUT), antara lain:
a. Fluktuasi Pembelian raw material dansejenisnya, dari waktu ke waktu.
b. Persaingan diantara supplier/vendor, dimanapersaingan yang lebih ketat meningkatkantransaksi penjualan secara kredit, sebaliknyapersaingan yang lunak akan memperbesartransaksi pembelian tunai oleh perusahaan.
c. Bargaining Power perusahaan terhadap supplier, bilamana cukup kuat, maka perusahaan lebih dapatmemaksakan pembelian secara kredit, sehinggaakan memperkecil pengeluaran kas.
d. Term of paymen yang menarik dari supplier, akanmendorong perusahaan untuk melakukan pembelian-pembelian secara tunai, sehingga akan memperbesarpengeluaran kas.
e. Budget Upah Tenaga Kerja Langsung, semakin besarupah tenaga kerja langsung yang akan dibayar, akansemakin besar pula pengeluaran kas yang akandilakukan.
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
88
f. Pengeluaran berbagai biaya, seperti Biaya Overhead, biaya pembelian aktiva tetap, biaya pemasaran, biayaadministrasi dan gaji, tergantung kepada kondisinyaakan mempengaruhi besar kecilnya pengeluaran kas.
i. Pengeluaran kas perusahaan untuk keperluan lain-lain (non-operating), seperti biaya bunga, biaya sewa, pajak, dan sebagainya, berpengaruh terhadap posisikas.
lanjutanAtas dasar pengalaman dan data historis, makaperusahaan jelas harus terus melakukan perbaikan atasberbagai kebijakan bisnisnya untuk mempertahankanposisi arus kasnya paling tidak memenuhi persyaratancash minimum yang diperlukan perusahaan per bulannya, dan beberapa kebijakan utama yang perludiperhatikan, antara lain :
Kebijakan Penjualan secara Kredit Kebijakan Penanganan Piutang Kebijakan Penagihan Kebijakan Cost Reduction untuk non value added
activities Dan lainnya
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
89
CONTOH : Proyeksi Cashflow / Cash Budget.
Dalam Penyusunannya, maka ditetapkan terlebih dahulu :- Rencana Penerimaan Kas atau ARUS KAS MASUK (AKM) atau CASH INFLOW
- Rencana Pengeluaran Kas atau ARUS KAS KELUAR (AKK) atauCASH OUTFLOW
Budget Penjualan PT. OPTIMIS-industri manufaktur, tahun 2007 adalahRp. 71.330.000Budget Penjualan tersebut, berdasarkan proyeksi usaha akan terjualper triwulan, sebagai berikut :Triwulan I 30% x Rp. 71.330.000 = Rp. 21.399.000Triwulan II 20% x Rp. 71.330.000 = Rp. 14.266.000Triwulan III 15% x Rp. 71.330.000 = Rp. 10.699.500Triwulan IV 35% x Rp. 71.330.000 = Rp. 24.965.500
100% Rp. 71.330.000
a. Rencana Penerimaan, sebagai berikut :- Piutang tahun 2006 adalah sebesar Rp. 7.300.000,- yang akanditerima pada Triwulan I/tahun 2007
- Penerimaan dari hasil penjualan diperkirakan sebagai berikut :70% diterima pada triwulan yang bersangkutan20% akan diterima pada triwulan yang berikutnya10% akan diterima pada triwulan yang kemudian
b. Rencana Pembayaran untuk Pembelian BahanBudget pembelian bahan baku (4) Rp. 14.194.800Budget pembelian bahan bahan pembantu (6)Rp. 4.252.000Budget pembelian Rp. 18.446.800
Pembayaran untuk pembelian triwulan yang bersangkutan adalah 70% dan 30% triwulan berikutnya.
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
90
d. Biaya lain lain yang juga mengikuti prosentase penjualan adalah :- Tenaga kerja tidak langsung Rp. 4.900.000 (6)- Penerangan & Power Rp. 1.357.000 (6)- Reparasi Rp. 2.417.000 (6)- Pajak Upah Rp. 720.000 (6)- Lain lain Rp. 344.500
Rp. 9.738.500
Triwulan I 30% x Rp. 9.738.500 = Rp. 2.921.550Triwulan II 20% x Rp. 9.738.500 = Rp. 1.947.700Triwulan III 15% x Rp. 9.738.500 = Rp. 1.460.775Triwulan IV 35% x Rp. 9.738.500 = Rp. 3.408.475
e. Asuransi (6) dibayar triwulan ke III sebesar Rp. 387.000,-f. Pajak dibayar tiap bulan rata rata Rp. 100.000,-
Untuk sejumlah Rp. 1.200.000,-Untuk setiap triwulan Rp. 300.000,-
g. Biaya administrasi untuk biaya biaya :- Gaji Officers & Executives- Gaji Pegawai Umum- Biaya Pos- Biaya listrik dan lain lainnya; adalah sebesar Rp. 6.000.000,-Yang berarti, tiap bulan sebesar Rp. 500.000,- berarti setiap triwulansebesar Rp. 1.500.000,-
h. Biaya penjualan (marketing expenses) untuk biaya biaya :- Advertising- Gaji dan komisi salesman- Telephone & telegraph- Biaya pos dll sebesar Rp. 6.000.000,-Setiap triwulan sebesar Rp. 1.500.000,-
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
91
i. Pengeluaran untuk pembelian mesin mesin dan gedung gedunguntuk saham 2006 tidak ada.
J. Saldo kas awal Rp. 2.000.000,- dantetap dipertahankan Rp. 2.000.000,-
k. Biaya penyusutan untuk tahun 2006, yaitu :- Gedung - gedung Rp. 4.600.000,-- Mesin - mesin dan peralatan Rp. 4.730.000,-
Total Rp. 9.330.000,-
Tidak dimasukkan ke dalam cash budget, karena biaya penyusutanadalah beban biaya yang benefit non kas.
PT. XWORK SHEET CASH BUDGET
TAHUN 2007
URAIAN TRIWULAN I TRIWULAN II TRIWULANIII TRIWULAN IVPENJUALAN 21.339.000 14.266.000 10.699.500 24.965.500
PENAGIHAN :
- TRIWULAN PERTAMA PENJUALAN (70%) 14.937.300 9.986.200 7.489.650 17.475.850
- TRIWULAN KEDUA PENJUALAN (20%) 4.267.800 2.853.200 2.139.900
- TRIWULAN KETIGA PENJUALAN (10%) 2.133.900 1.426.600
- PIUTANG TAHUN LALU 7.300.000
TOTAL PENERIMAAN 22.237.300 14.254.000 12.476.750 21.042.350
PEMBELIAN 5.534.040 3.689.360 2.767.020 6.456.380
PEMBAYARN :
- TRIWULAN PERTAMA PEMBELIAN (70%) 3.873.828 2.582.552 1.936.914 4.519.466
- TRIWULAN KEDUA PEMBELIAN (30%) 1.660.212 1.106.808 830.106
- HUTANG TAHUN LALU 2.500.000
TOTAL PEMBAYARAN PEMBELIAN 6.373.828 4.242.764 3.043.722 5.349.572
www.paramudya.com
Cashlow Management
2014 Paramudya Consulting
92
PT. XCASH BUDGET UNTUK TAHUN 2007
URAIAN TRIWULAN I
TRIWULAN II
TRIWULAN III
TRIWULAN IV
PENERIMAAN/ ARUS KAS MASUK 22.237.300 14.254.000 12.476.750 21.042.350
PENGELUARAN/ ARUS KAS KELUAR
- PEMBELIAN 6.373.828 4.242.764 3.043.722 5.349.572
- PEMBAYARAN UPAH 5.748.360 3.832.240 2.874.180 6.706.420
- BIAYA MARKETING 1.500.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000
- BIAYA ADMINISTRASI 1.500.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000
- BIAYA LAIN-LAIN (ADA RINCIANNYA) 2.921.550 1.947.700 1.460.775 3.408.475
- BIAYA ASURANSI 387.000
- BIAYA PAJAK 300.000 300.000 300.000 302.000
TOTAL ARUS KAS KELUAR 18.343.738 13.322.704 11.065.677 18.766.467
SURPLUS (DEFISIT) KAS PER TRIWULAN 3.893.562 931.296 1.411.073 2.275.883
SALDO AWAL 2.000.000 5.893.562 6.834.858 8.235.931
SALDO KAS TERSEDIA/ SALDO KAS AKHIR 5.893.562 6.834.858 8.245.931 10.511.814
SALDO KAS MINIMUM ( Yang Diinginkan) (2.000.000) (2.000.000) (2.000.000) (2.000.000)
SURPLUS (DEFISIT) KAS 3.893.562 4.824.858 6.235.931 8.511.814
CATATAN : SALDO KAS TERSEDIA MENJADI SALDO KAS AKHIR, JIKA TIDAK ADA KEWAJIBAN LAIN.
- - - -
SekianSekianTerima kasih atas partisipasi Anda dalam pelatihan ini, dan Sampai berjumpa kembali pada pelatihan kami berikutnya.