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公文線上簽核與檔案管理系統
操作手冊-總發文
V 1.0
英福達科技股份有限公司 編印
中華民國 101年 9月
文件修訂記錄
版次 修訂說明 備註 日期
V1.0 定版 101/09/28
目 錄
第一章 總發文作業 .................................................................. - 1 -
第一節 待發文登記 ............................................................ - 1 -
第二節 發文繕校作業 ........................................................ - 1 -
第三節 發文附件修改作業 ................................................. - 6 -
第四節 多址分文 ............................................................. - 15 -
第五節 發文清單 ............................................................. - 17 -
第六節 發文登記作業 ...................................................... - 18 -
第二章 送歸檔作業 ................................................................ - 20 -
第一節 補發文 ................................................................. - 20 -
第二節 送歸檔 ................................................................. - 22 -
公文線上簽核與檔案管理系統 總發文
- 1 -
第一章 總發文作業
已決行之公文送到總發文進行發文作業(狀態「待發文登記」)。若發
文登記人員察覺公文有遺漏、缺件…等問題,亦可將文退回承辦人處理。
完成發文繕校後,進行多址分文作業,確認受文者傳遞方式(電子
交換、電子公布欄、紙本),並將紙本發文的正式公文及附件列印出來。
繕校完成後進行發文登記並對外正式發文。
第一節 待發文登記
收到主管決行後送發文或承辦人送發文的公文後,接下來就要進
行發文作業(稿轉函作業),處理狀態「待發文登記」。首先,要先對
收到的公文進行檢查。
操作步驟:
請 並檢查公文內容,是否需退回承辦人處理(資料不齊或有誤
需退回原承辦單位補齊),若需退回請點選 執行退文。若無需
退回,接著進行發文繕校作業。
第二節 發文繕校作業
當收到的公文,經檢查無缺漏後,就可進行發文繕校作業;可利
用雙文件檢視的功能比對公文內容。
操作步驟:
步驟1: 在「待處理公文」中可以看到處理狀態為「待發文登記」的
公文線上簽核與檔案管理系統 總發文
- 2 -
公文。請先 後,並點選文號開啟簽核畫面。
步驟2: 於簽核畫面,在卷宗資訊下方點選文稿,接著在點選 ,
進入公文製作畫面。
公文線上簽核與檔案管理系統 總發文
- 3 -
步驟3: 當公文製作視窗開啟後,系統會自動把公文內容帶入,在此
可以針對內容修改。
步驟4: 點選 雙文件檢視(右上角)。
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步驟5: 出現「選取文件檢視」視窗。
步驟6: 點選左邊的「函 ×××××××××× (簽稿)」,右邊會出現各版本
的公文稿,選擇要比對的版本的公文稿。
公文線上簽核與檔案管理系統 總發文
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備註:採線上簽核的公文,主管批示或會辦意見…等會記錄
留存,可利用版本導覽查閱,但相關批示意見不會在
清稿後的版本中。
步驟7: 出現雙文件檢視畫面,進行繕校核對文稿。
備註:若要關閉雙文件檢視,可點選右上角 按
公文線上簽核與檔案管理系統 總發文
- 6 -
鈕。
第三節 發文附件修改作業
當已經待執行發文登記的公文,若需要修改發文附件的相關資
訊,此公文必須在總發文人員的「待處理公文」資料夾中,而且處理
狀態必須為「待發文登記」才可以進行發文附件修改。
本節將對附件的新增、刪除、修改,操作分「發文電子附件」及
「發文實體附件」兩項說明;請先依下列步驟找到處理狀態為「待發
文登記」的公文。
操作步驟:
步驟1: 請先在「待處理公文」資料夾中點選需要修改的公文,並且
處理狀態為「待發文登記」。
步驟2: 點選公文文號開啟簽核畫面後,進行附件的新增、刪除、修
改,操作說明如下。
一、 發文電子附件修改
操作步驟:
公文線上簽核與檔案管理系統 總發文
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步驟1: 請在左邊卷宗資訊點選「承辦附件」。
備註:電子發文附件限制 2 MB,整份卷宗可上傳附件限制
10 MB。
步驟2: 若一開始承辦附件或收文附件為 0 件,會出現附件管理畫
面。(若附件非 0 件,請至下一步驟操作)
步驟3: 若一開始有承辦附件或收文附件,會出現附件清單。可點
選承辦附件或收文附件下方的附件檔案;如果該附件為電
子檔案形式,則會多一個下載檢視的按鈕可直接下載檢視
附件內容。
(一)新增發文電子附件:
步驟1: 點選 按鈕。
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步驟2: 出現上傳附件畫面,選擇媒體型式為「電子文件」。
步驟3: 點選瀏覽選擇要上傳的檔案。
備註:若檔案大小為 0 kb 則無法上傳。
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步驟4: 系統會自動帶入附件的名稱。
步驟5: 輸入附件說明,確認無誤後,點選 即可。
(二)刪除附件:
在附件清單中,勾選()要刪除的來文附件後,點選
按鈕。
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(三)替換發文電子附件:
如果發現該電子附件檔與本文不相干要替換時,可以上傳同檔名
的檔案覆蓋。
步驟1: 在卷宗資訊點選要覆蓋的附件,系統會出現「是否下載
開啟電子附件」的提示訊息,選否。
步驟2: 出現附件管理頁面。
步驟3: 點選瀏覽,找到正確的附件且相同檔名的檔案(檔案名
稱需與欲替換的檔案名稱一致)。
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步驟4: 點選 ,系統自動會更換電子附件。
步驟5: 上傳成功後,卷宗資訊會顯示該檔案被替換的紀錄。
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二、 發文實體附件資訊修改
操作步驟:
步驟1: 請在左邊卷宗資訊點選「承辦附件」。
步驟2: 若一開始承辦附件或收文附件為 0 件,會出現附件管理畫
面。(若附件非 0 件,請至下一步驟操作)
步驟3: 若一開始有承辦附件或收文附件,會出現附件清單。可點
選承辦附件或收文附件下方的附件檔案;如果該附件為電
子檔案,則會多一個下載檢視的按鈕可直接下載檢視附件
內容。
(一)新增實體收文附件
步驟1: 點選 按鈕。
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步驟2: 出現上傳附件畫面,選擇媒體型式為實體型式,並輸入單
位件數。確認無誤後,按 。
步驟3: 新增成功後,可於卷宗資訊見到該筆資訊。
(二)刪除實體收文附件
步驟1: 在卷宗資訊點選要刪除的實體附件。
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步驟2: 出現附件管理介面,點選 即可。
(三)修改實體發文附件資訊
步驟1: 在卷宗資訊點選要修改的實體附件。
步驟2: 出現附件管理介面,修改相關資訊確認無誤後,點選
即可。
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第四節 多址分文
當公文進行發文繕完成後,接著進行多址分文,確認發文方式(電
子交換、電子公布欄、紙本)並將紙本發文的正式公文列印出來。之
後交給發文登記人員進行發文登記,正式對外發文。
操作步驟:
步驟1: 發文繕校完成後,接著請點選 按鈕。
步驟2: 出現多址分文視窗,可選擇「批次作業」、「單筆作業」,若有
附件則會多出「附件管理」。
有附件的公文:在批次作業下,可以看到右下角有附件資訊,
上方也會出現「附件管理」的按鈕可以切換。
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無附件的公文:在批次作業下,可以看到右下角「無附件」
訊息,上方也不會出現「附件管理」的按鈕可以切換。
步驟3: 在此可調整發文方式(紙本、電子交換)、發文附件…等。
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步驟4: 多址分文檢查無誤後,點選確定系統便會上傳發文檔案,並
且列印出紙本寄送公文。此外,系統會在發文日期欄位中,
帶入當天日期(可修改日期)。紙本發文會將受文者及郵遞區
號、地址帶入稿面供列印。
第五節 發文清單
當公文進行完多址分文後,可在卷宗資訊找到發文清單,對所有
行文機關及發文方式(紙本、電子交換…等)進行詳細的檢視。
操作步驟:
多址分文後,重新開啟該份卷宗,可發現多了發文資訊。可點選「發
文清單」,可以檢視發文的內容。
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第六節 發文登記作業
當公文經發文繕校人員繕校、多址分文後,並列印發文檔後,請
於公文管理系統中,執行發文登記作業。若有無法進行電子交換的公
文,則需加註原因。
操作步驟:
步驟1: 點選 。
步驟2: 請先確認發文資訊等相關欄位。如發文方式為紙本,請再挑
選無法電子發文原因。最後點選 即完成發文登記作
業。
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第二章 送歸檔作業
發文人員完成「發文登記」作業後,公文狀態變更為「待存查」。發
文人員於「待處理公文」資料夾,需執行送歸檔作業,系統才會將公文
送往檔案室歸檔。
建議可等 5 日之後確定公文受文者已收到公文即可送檔案室(加按鈕
圖示)歸檔,若受文者無收到,可再進入公文執行「發文繕校」重新「發
文登記」。
備註:依機關檔案管理手冊所述,承辦單位或文書單位應將辦畢案
件於 5 日內逐件依序彙齊後,併同歸檔清單送交檔案管理單
位或人員辦理歸檔。
第一節 補發文
當公文已發文完成,若公文的受文者有反應未收到公文時,可再
系統上進行補發文的作業,補發給未收到的公文受文者。
操作步驟:
步驟1: 將處理狀態「待存查」公文,請先 並把文點開。
步驟2: 進行發文繕校。於簽核畫面,在卷宗資訊下方點選稿(稿簽),
接著在點選 ,進入公文製作畫面。
備註:若要重新繕校,請參考 0 第二節 發文繕校作業。
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步驟3: 再進行多址分文勾選()要補發文的受文者,點選確定。
步驟4: 接著在簽核畫面,點選 。
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步驟5: 出現發文登記視窗,確認資料無誤後,點選 即可。
第二節 送歸檔
發文人員完成「發文登記」作業後,回到發文人員「待處理公文」,
公文狀態變更為「待存查」。當發文剛成後,約五日後確認公文受文者
已收到公文。發文人員即可將公文執行送歸檔作業,系統才會將公文
送往檔案室歸檔。
操作步驟:
步驟1: 請在「待處理公文」資料夾中 並勾選()要送歸檔
的文,點選 。
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步驟2: 按下送歸檔按鈕,系統出現送件訊息後按下確定即可。