移住相談会・セミナーの手引き€¦ · 〇メールマガジン〇ホームページ、snsでの情報発信など【災害の影響に伴う開催中止について】

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移住相談会・セミナーの手引き( )

2018.4

２．会場利用時間

４．会場案内

５．利用可能備品一覧

１．開催までのスケジュール

３．会場の予約方法／注意事項

６．セミナーの企画／企画例

７．チラシの作成／作成例

1

P.7

P.8

P.2

P.4-6

P.9-10

P.11-12

東京交通会館８Ｆセンター内セミナースペース

８．センターで行えるPR活動 P.13-17

９．セミナー当日の流れ

P.3

P.18


セミナー開催までのスケジュール

※チラシの到着が遅れると集客は困難になります。はやめの完成を心がけてください。

2

４ヶ月前３ヶ月前２ヶ月前１ヶ月前２週間前前日

会場予約 ●

企画・講師調整 ●

チラシ作成 ●

ＰＲ活動（チラシ配布/ＨＰ・月刊誌・新聞掲載）

●

ＰＲ活動（ダイレクトメール発送）

●

受付票・アンケート作成 ●

会場レイアウト作成 ●

プレゼン資料・進行マニュアル作成 ●

申し込み名簿共有 ●

当日配布物準備 ●

荷物郵送 ●


※10:00～18:00の時間帯においてのみ、有料（¥10,000/時間〔税別〕)にて対応可能です。（＊開催２ヶ月前の時点で、希望時間帯に

会場利用予約がない場合に限る）

会場利用時間の延長・繰り上げ会場利用時間の繰り下げ

会場利用時間

3

土曜日１部セミナーのスケジュール例

集合・準備 11:30～12:30受付開始 12:30セミナー 13:00～15:30片付け・退出 15:30～16:00

日曜１部（10：30～15：00）は、開催２ヶ月前の時点で同会場２部の利用予約がない場合に限り、１時間うしろへ繰り下げて11：30～16：00 を利用時間とすることができます。(無料)適用ご希望の場合は、開催日２ヶ月前以降にご相談ください。

・集合～準備・撤収時間を含めた利用時間です。・利用時間前にお越しになっても利用時間になるまで準備開始できません。＊お待ちいただけるスペースが限られるため、利用開始時刻での集合にご協力をお願いいたします。

※注意※

11:30 （セミナー開始：12:00以降） 10:30 （セミナー開始：11:00以降）

～～

16:00 15:00

16:30 （セミナー開始：17:00以降） 15:30 （セミナー開始：16:00以降）

～～

21:00 20:00

2部

火曜日～土曜日

1部

日曜日


会場の予約方法－１

・ふるさと回帰支援センターホームページ内の「会員用MYページ」にて4ヶ月前の同日より予約申請可能です。（8/1のご予約オープン日＝4/1）

・複数団体からお申込みがあった場合、調整のうえ決定します。申請～結果が出るまで、概ね1週間程度です。

・ブース出展特典に、4ヶ月以上前に会場予約できる「優先予約枠」があるため、ご予約オープン日の時点で会場が埋まっている場合もあります。ご了承ください。

①会員用MYページにログイン

（会員IDとパスワードは入会時にご案内しております）

②「セミナー予約」をクリック

（ログイン後、左側メニュー画面に表示されます）

4

③カレンダーの希望日時をクリック

カレンダーは4ヶ月分表示されます。

〇－空きあり×－空きなし灰色－予約不可

（日曜はブース出展団体及び団体正会員のみ予約可能）


会場の予約方法－２

5

⑥ （後日）センターよりメールにて「確定」「落選（※）」をご案内します

申請後、概ね1週間以内にご連絡します。

確定すると、MYページトップとカレンダーに下のように表示されます。

④ 「申請」をクリック

一度に3枠まで「申請」の状態にすることができます。

⑤ カレンダーに「申請」が表記されたことを確認

この時点ではまだ予約は確定しておりません。

▼カレンダー▼

▼MYページトップ▼

セミナー予約申請は随時受け付けています。他日程での開催を検討し、会員ページより再度予約申請をお願いします。

（※）落選の場合

キャンセル

予約確定前に限り、ＭＹページからキャンセルが可能です。カレンダーの「申請」(上記⑤参照)を押すと表示される「取り消し」をクリックしてください。


注意事項

確定後は、やむを得ない理由を除きキャンセルはできません。やむを得ずキャンセルする場合、予約確定連絡後２週間以内のみ、電話連絡にて承ります。ですので会場の仮押さえを目的とした予約申請はご遠慮ください。既に告知が始まっている場合は事前申込者へのお詫びや周知を含め、各方面に多大な迷惑をかけてしまいます。

【キャンセルに伴うペナルティ等】※主催者様の事情によるキャンセルは、次回以降のセミナー会場予約時の調整における優先度が下がるほか、既にダイレクトメールの発送などを行っている場合は中止をお知らせする案内発送等の実費相当分を請求する場合がございます。

【ご注意下さい】情報発信後にキャンセルした場合、当日の対応をお願いします！⇒特に紙媒体での情報発信については、中止のお知らせができません。開催当日、中止と知らずに来訪された参加者への対応を主催団体様（1名～2名）にお願いしております。例えば、〇田舎暮らしの本（田舎へGO!) 〇東京新聞〇メールマガジン〇ホームページ、SNSでの情報発信など

【災害の影響に伴う開催中止について】台風や大雪などの災害の影響で、やむを得ず直前に開催中止とする場合、セミナーの開催枠は未消化扱いとなります。中止を検討する際はセンターへ事前にご相談ください。また余裕をもって事前予約のお客様への連絡やホームページ、SNSによる周知を徹底してください。

予約確定後のキャンセルについて

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会場案内

名称 - セミナースペースA

セミナースペースB

場所 - 東京交通会館８階（認定NPO法人ふるさと回帰支援センター内）

広さ - 76.5㎡

収容人数 - 40名程度（関係者を除く）

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センター受付・出入口10:00～18:00

18:00以降出入口

2部セミナー開催時、18:00以降は専用出入口を利用して頂きます。


利用可能備品一覧

備品数仕様

長机 10 W1800×D600

椅子 50 その他足長の丸椅子３脚もあり

パーテーション 8 W940×H1750（ホワイトボード・磁石付）

のぼり 1 ポール、台

バインダー 40 A4サイズ（別途、鉛筆あり）

ブラックボード（入口設置用） 1 W450×D500×H1020・専用ポスカ１式

テレビ 1 三菱 LCD-65LS1 65インチ HDMI接続

ブルーレイ・DVDプレーヤー 1 パイオニア BDP-180

ポータブルスピーカー（マイク付） 1 マイク2本 (有線1本、無線１本)

ノートPC ※1 1 Windows7 Microsoftoffice2013

プロジェクター

※2

BENQ W1080ST+／TAXAN KG-PS303WS

スクリーン 100インチ

キッズコーナー一式（マット2.5畳分スポンジ積み木・絵本など玩具）

有料一式¥7,000 単品マット¥3,000 玩具¥4,000（全て税抜）

※2 キッズコーナー・プロジェクター、スクリーンについて・所有は1式のみのため、ご利用の際は早めにご連絡ください。・保育士の手配をご希望の場合は、業者（有料）の紹介が可能です。ご相談下さい。

※1 PC持込の場合・HDMI接続端子があるかご確認ください。・Windows用接続ケーブル（１本）あり・無線LAN利用可（有線は利用不可）

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セミナースペースA・Bそれぞれ、以下の数の備品が利用可能です。※一部有料備品の扱いには十分にご注意ください。破損時には修理費等を請求させていただく可能性がございます。

（参考）コピー機利用について（有料：現金精算）・白黒（片面）¥10/枚・カラー（片面）¥30/枚

ブラックボードセンター入口に設置


セミナーの企画

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テーマ・ターゲット決定

首都圏では毎日さまざまな場所で、移住イベントが開催されています。そんな中、移住希望者から選ばれるためには、内容や発信方法を工夫する必要があります。

地域の特色や歴史・文化・風土・気候などを生かした「その地域ならでは」のイベントの企画をお待ちしています！

＜企画決定の流れ＞

セミナーのテーマとターゲットを決めるためには、まず地域の現状を認識することが大切です。地域の強み・弱み、その地域での暮らし方などを把握しましょう。そのうえで、どんな人に何を伝えたいかを考え、テーマ・ターゲットを絞っていきましょう。

開催形式決定企画内容ゲストPR方法

告知スタート※開催日

1ヶ月半～2ヵ月前

セミナー／座談会／個別相談会／ワークショップなど

先輩移住者や地元の人の“リアルな話”が人気です！

メディア／SNS／ダイレクトメール／ホームページなど

決定


セミナーの企画例

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良い例

ポイント①テーマ・ターゲットが絞られている

ポイント②その地域ならではの魅力を感じる具体的な内容になっている

ポイント③テーマ・ターゲットにあわせた移住実践者などがスピーカーとして登壇する

漠然とした「田舎暮らし

セミナー」

移住希望者は、「どんな地域のイベントなのか」「誰の、どんな話を聞けるのか」を見て、参加する移住イベントを決めています。漠然とした内容では、数ある移住イベントの中で埋もれてしまいます！

是非、具体的な内容を持ってチャレンジしてください。

○○ △△さん

（チラシ例）


チラシの作成【お願い】記載内容確認のため、チラシは印刷前に担当相談員にデータをお送りください。・１ヶ月半～2ヵ月前には完成させましょう！わかりやすく、思わず手にとりたくなるようなチラシをお待ちしています！・センターが共催であることを示すため、以下２点を必ず記載してください。記載場所、2フォントサイズについては、指定はありません。

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□セミナータイトル □開催日時□開催場所：認定NPO法人ふるさと回帰支援センター

（東京交通会館８階）□地域情報、写真 □ゲストスピーカー情報、写真□参加費 □主催、共催※1□定員 □問合せ先、申込み先※2□個人情報の取り扱いについて □申し込み締め切り※3

※1 チラシには、業務委託を受けている民間企業名を掲載するのはご遠慮ください。※2 申し込み段階で氏名・連絡先以外の質問事項（個別相談予約時間帯の選択など）がある場合は、複数の申し込み先を用意せず、一本化してください。事前情報の共有漏れにつながります。※申込み期日を設ける場合は、開催日直前をおすすめします。

チラシに盛り込む項目

【必須項目】 ※電話にてご確認願います。

①「東京オフィス2018年第〇回ふるさと暮らしセミナー」②「共催：認定NPO法人ふるさと回帰支援センター」

○○ △△さん ●● ▲▲さん

①②

（チラシ例）


チラシの作成例

①セミナータイトル

・内容が伝わりやすいものに。・大きい文字で見やすく記載しましょう！

②開催日時

・大きい文字で、見やすく。・センターではラックに立てて配架するため、チラシ上部に記載すると目に留まりやすいです！

③イメージ写真

・テーマにあった写真をお願いします。・観光写真ではなく「その地域での暮らし」の見える写真が好評です。

④地域の説明

・市町村名や地域名だけでなく、県名も忘れずに！・地図やふりがなもつけるとより親切です。

⑤ゲストスピーカー情報

・「どんな人のどんな話を聞けるか」が、セミナー選びに大きく影響します。・プロフィールや顔写真などで具体的に紹介しましょう。

〔センター内での配架イメージ〕

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認定NPO法人ふるさと回帰支援センター

○● ▲△

認定NPO法人ふるさと回帰支援センター


センターで行えるPR活動①

センターでは下記のようなPRのお手伝いが可能です。

【自治体・団体様へのお願い】アンテナショップをはじめとした都内関連店舗へのチラシの設置や、所有名簿登録者へのダイレクトメールの送付、ターゲットにあわせたメディアの利用、また、セミナーのゲストや先輩移住者等からのSNS（Ｆacebook等）での発信も有効です。さまざまなところから情報発信を行うことが大切です！

チラシ

センター利用者へ配布

ＨＰ

センターホームページ、Webマガジン

Furusatoに掲載

雑誌

月刊誌「田舎暮らしの本」

（宝島社）のセミナー一覧に掲載

メールマガジン

センターが配信するメルマガに掲載

ＤＭ

ダイレクトメール郵送(有料¥160/通)

※一部無料特典有

新聞

東京新聞広告枠掲載（有料・先着順）※一部無料特典有

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センターで行えるPR活動②

チラシが完成次第、センターの担当相談員へ郵送してください。

＊送付枚数については、担当相談員と相談してください。

・入口ラックへ設置し、来場者へ紹介します。

・他地域のセミナー参加者にも、

「ふるさと回帰支援センターの資料」として配布します（写真参照）。写真：セミナー参加者に

配布する資料一式

チラシ

センター利用者へ配布

ＨＰセンターの

ホームページへ掲載

＊担当相談員が掲載作業を行います。

チラシが完成次第、PDFデータおよびPowerPoint（またはWord等テキストが読み込みできる

状態のもの）データを送ってください。

・掲載済みの他サイトがあれば、そのURLもご送付ください。

・サムネイル画像も掲載できます。参考となるような画像データ（1～2枚）を送ってください。

・HPには「申込みフォーム注）」がつきますので、センターでも参加の予約を受け付けます。

注）個別相談やセンター外でのセミナーについては、ご利用できません

メールマガジン

センターが送信するメルマガに掲載

・「ふるさと暮らしセミナー通信」（毎月１日発行）にて、

おおむね該当月10日～翌月10日までのセミナー情報を発信します。

・「ふるさと回帰支援センター通信」（毎月第3木曜発行）

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センターで行えるPR活動③

【お願い】

・必ず開催すると確定しているものを掲載してください。

掲載は見送ることも可能です。

注）掲載後のキャンセルは、当日対応をお願いしております。

・掲載に向け、セミナー開催の２～３ヶ月前からセミナータイトルの

確認を行います。担当相談員へ早めの情報提供をお願いします。

（タイトル未定の場合は、掲載できない場合もあります。）

・【掲載スケジュール】 ※月により前後します。

（対象：２ヵ月後末までの開催イベント）

＜毎月24日～31日頃＞セミナー開催団体へタイトル確認⇒入稿（初回）

＜翌月 7日～11日頃＞初校到着⇒相談員にて初校確認⇒初校戻し（最終）

雑誌

月刊誌「田舎暮らしの本」

（宝島社）のセミナー一覧に掲載

参考:「田舎暮らしの本」（宝島社）「田舎へGO！」のページ

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「田舎暮らしの本」（毎月３日発売）の

「田舎へGO！」ページに、

センターでのセミナー情報一覧を掲載しています。


センターで行えるPR活動④

・センターでデータベース化した相談者・セミナー参加者の情報を

利用して、ダイレクトメールを送付できます（有料 ¥160/通）。

・セミナーのテーマやターゲットにあわせて、より興味を持っていただけそうな方にお送りしています。送付先や発送数等については、テーマやターゲットに合わせた送付条件で抽出できる件数に限りがあるので、ご相談のうえ決定していきます。

・一通のダイレクトメールに同封できるのは、チラシ２枚以内と送付状（必須）です。*センター共催のイベントを、１ヶ月以内に複数回開催する場合は、受取手の負担軽減のため、３枚以上のチラシの同封を承ることができます。３枚以上のチラシの送付をご希望の場合はご相談ください。

【※無料発送特典について】

・ブース出展団体には無料発送特典があります（ Aコース 100通/回・Bコース 30通/回）。・無料発送特典の適用は、最大でAコース10回、Bコース３回です。ただし、利用しなかった分を他のセミナーに繰り越して利用することはできません。無料発送特典の適用は、センター内（東京交通会館8F）で開催されるセミナーに限ります。

※送付先は、移住希望地域／年代／家族構成等で絞り込むことが可能です。まずは担当相談員へご相談ください。

ＤＭ送付依頼

どのような方に送るか、相談員と相談

↓

送付先・発送数について

相談・決定

↓

＜開催1～1ヵ月半前＞

センターにチラシ着

＜発送希望日1週間前までに＞

写真：ダイレクトメールのイメージ

ＤＭ

ダイレクトメール郵送

有料¥160/通※一部無料特典有

【送付スケジュール（目安）】

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センターで行えるPR活動⑤

首都圏の『地元紙』として、地域に密着した情報を

提供している「東京新聞」へ広告掲載ができます。

・申込先：広報担当 [email protected]

・最終締切：開催日２週間前※

※先着順の受付のため、早めのお申込をおすすめします。

・提供いただく資料：チラシのPDFデータ

※ブース出展A、Bコースの無料掲載特典の適用は、センター内で開催されるセミナーに限ります。

掲載面東京新聞夕刊ふるさとダイジェスト

掲載日毎週木曜日（祝日変動有り）

スペース縦40mm×横60mm（1枠）

広告費用¥10,000（税込）/枠（１回につき２団体まで掲載可能）※ブース出展Ａ・Ｂコースは無料掲載特典あり

新聞

東京新聞広告枠掲載（有料・先着順）※一部無料特典有

【掲載スケジュール（目安】

１枠

ｾﾝﾀｰ地図

１枠・掲載の申込

・ＰＤＦデータ送信

～開催日

2週間前

東京新聞代理店より広告データ到着、当日中追加修正受付

金曜日

（午前）

修正ご確認

～校了

土曜日

～火曜日

（午前）

掲載木曜日

↓

↓

↓

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mailto:[email protected]


セミナー当日の流れ

受付では、ふるさと回帰支援センターからの資料（他地域のセミナー情報など）も配布しています。P.3参照

〔お願い〕セミナー開始の際、参加者へセンター記録用に写真撮影を行う旨のご案内をお願いします！（例）「セミナー中、記録用の写真撮影を行います。

写真は背後から撮りますが、気になるという方はお知らせください。」※個人的な撮影（セミナー参加者など）は禁止しております。

会場入り

会場設営、段取りの確認

火曜～土曜第１部 11：30～／第２部 16：30～日曜 10：30～／ 15：30～

受付開始セミナー開催後片付け

荷物発送について

・返送する荷物がある場合、原則着払いで、ふるさと回帰支援センターにてお預かりします。・ただし、電子機器類や貴重品等は、お預かりできません。ご自身でお持ちください。・梱包用ガムテープを各自で持参してください（養生テープでの梱包は禁止です）。伝票：必要な際は、事前にお知らせください。伝票にはなるべく詳しく品名をお書きください。

未記入の場合や「～等」という曖昧な記載の場合、宅配業者に引き取ってもらうことができません。梱包：しっかりと行ってください。梱包がゆるい場合も宅配業者は引き取ってくれません。発送：翌営業日（土日の開催の場合、翌週火曜以降の営業日）となります。あらかじめご了承ください。

※当日は主催自治体の担当者が必ず１人は参加願います。（やむを得ず参加できない場合、東京事務所の方など代理の方の参加を必ず願います。）

※センターには待機スペースがありません。左記時間以降に会場入りするようお願いします。

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