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PROCESO PROTECCIÓN
MANUAL DE USUARIO PARA EL TRÁMITE EN LÍNEA DE RESTITUCIÓN INTERNACIONAL Y REGULACIÓN
INTERNACIONAL DE VISITAS
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MANUAL DE USUARIO PARA EL TRAMITE EN LÍNEA DE RESTITUCIÓN INTERNACIONAL Y
REGULACIÓN INTERNACIONAL DE VISITAS
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Tabla de contenido
1. OBJETIVO ........................................................................................................ 4
2. ALCANCE ........................................................................................................ 4
3. DEFINICIONES ................................................................................................ 4
4. DESARROLLO ................................................................................................. 4
4.1. Consideraciones Generales ................................................................... 4
4.2. Iconos de navegación ............................................................................. 5
4.3. Inicio del Sistema ................................................................................... 5
4.4. Pantalla de selección del formulario. ...................................................... 7
4.5. Recuperar el diligenciamiento del formulario. ......................................... 7
4.6. Comenzar el diligenciamiento del formulario de Restitución Internacional ............................................................................................................... 8
4.7. Comenzar el diligenciamiento del formulario de Regulación de Visitas 19
4.8. Descarga del formulario diligenciado. ................................................... 29
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 31
6. CONTROL DE CAMBIOS .............................................................................. 31
Tabla de Imágenes
Imagen 1. Pantalla de Inicio .................................................................................... 6
Imagen 2. Pantalla Selección Formulario ................................................................ 7
Imagen 3. Pantalla Recuperar el diligenciamiento del formulario. ........................... 7
Imagen 4. Información Datos Persona Natural........................................................ 9
Imagen 5. Información Datos Persona Juridica ..................................................... 10
Imagen 6. Pantalla de Información Datos Identificación del Niño, Niña o Adolescente afectado ......................................................................... 11
Imagen 7. Información Datos de Identificación de la Madre del Niño, Niña o Adolescente ........................................................................................ 12
Imagen 8. Información Datos Identificación del Padre del Niño, Niña o Adolescente ........................................................................................................... 13
Imagen 9. Información Estado Civil de los Padres del Niño, Niña o Adolescente . 14
Imagen 10. Información de la persona que presuntamente trasladó o retiene de manera ilícita al niño, niña o adolescente .......................................... 15
Imagen 11. Información Datos de Preguntas Abiertas ......................................... 16
Imagen 12. Información de la persona a la que debe ser entregado el niño, niña o adolescente ........................................................................................ 17
Imagen 13. Pantalla de Carga de Documentos ..................................................... 18
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Imagen 14. Información Datos Persona Natural .................................................... 20
Imagen 15. Información Datos Persona Juridica ................................................... 21
Imagen 16. Datos Identificación del Niño, Niña o Adolescente afectado .............. 23
Imagen 17.Información Datos Identificación de la Madre del Niño, Niña o Adolescente ........................................................................................ 24
Imagen 18.Información Datos Identificación de la Padre del Niño, Niña o Adolescente ........................................................................................ 25
Imagen 19. Información Datos Estado Civil de los Padres del Niño, Niña o Adolescente ........................................................................................ 26
Imagen 20. Información Datos de Preguntas Abiertas .......................................... 27
Imagen 21. Pantalla De Carga De Documentos.................................................... 29
Imagen 22.Formulario en PDF. ............................................................................. 30
Imagen 23.Plantilla correo electrónico con información sobre la solicitud ............. 31
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1. OBJETIVO
Describir de manera secuencial los pasos que debe seguir el usuario para el
diligenciamiento de los formularios de solicitud de los tramites de Restitución
Internacional y Regulación Internacional de Visitas.
2. ALCANCE
Inicia con la descripción de los tramites Restitución Internacional y Regulación
Internacional de Visitas y finaliza con la descripción del registro de información en
cada una de las pantalla de los formularios.
3. DEFINICIONES
• Restitución Internacional: Es la solicitud que se adelanta para el retorno al país
que se considera la residencia habitual de un niño, niña o adolescente, cuando
ha sido trasladado o retenido de manera ilícita; se adelanta a través de la
Autoridad Central y Autoridades competentes del país donde el menor de edad
se encuentra, es allí donde se resolverá si debe retornar al país que lo requiere.
• Regulación Internacional de Visitas: Es la solicitud que se adelanta para
hacer efectivo el derecho de visitas por parte de sus titulares en los casos
previstos en los Convenios Internacionales.
Los dos procesos aplican para niños, niñas o adolescentes menores de dieciseis
(16) años, retenidos o sustraídos ilícitamente en Colombia o en país extranjero.
4. DESARROLLO
4.1. Consideraciones Generales
o El aplicativo se encuentra en funcionamiento en ambiente de producción,
ingresando a través de la URL:
https://sim.icbf.gov.co/SeacOnline/Page/seaconline/SolicitudRestitucionRegulacio
n/list.aspx
o Para una mejor navegación dentro del aplicativo, se sugiere utilizar los
navegadores Internet Explorer o Google Chrome.
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o Todos los campos que tienen asterisco (*), son datos obligatorios que deben
ser diligenciados para que el sistema permita guardar la información
correctamente.
o Si algún dato del formulario no se diligencia de manera correcta, el sistema
mostrará un mensaje de alerta en color rojo “Campo Requerido”:
o Habilitar ventanas emergentes en el navegador seleccionado.
4.2. Iconos de navegación
El usuario debe tener en cuenta los siguientes iconos de navegación, con el fin
de garantizar una buena navegación dentro del sistema:
Icono Descripción Modo de
Operación
Ayuda: a través de este icono podrá consultar ayuda sobre la pantalla que esté trabajando actualmente.
Ayuda
Consultar: este icono permite al usuario ejecutar consultas. El resultado dependerá de los criterios de búsqueda seleccionados por el usuario, en cada uno de los módulos.
Consultar
Guardar: permite guardar un registro por primera vez o actualizar los cambios cuando se realice una edición.
Guardar
Verificar: este botón se utiliza para confirmar una información diligenciada en cierto campo.
Aprobar
Ver: permite al usuario habilitar búsqueda de información previamente registrada.
Ver
Pdf: permite visualizar el detalle de la información registrada. Detalle
4.3. Inicio del Sistema
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Imagen 1. Pantalla de Inicio
En la Pantalla de Inicio (Imagen 1) se visualiza:
- Logo , al seleccionarlo visualiza la descripción de los procesos de Restitución Internacional y Regulación Internacional de Visitas .
- Componente idioma, se sitúa en la parte superior derecha de la pantalla, allí se podrá seleccionar el idioma en el que desea diligenciar el formulario: inglés o español.
Asi mismo, encontrará los siguientes campos:
- Lista desplegable para seleccionar la Autoridad Central Requerida - Lista desplegable para seleccionar la Autoridad Central Requirente - Campo para diligenciar la fecha de nacimiento del niño, niña o adolescente. - Captcha de verificación. - Casilla de verificación para autorización para el tratamiento de sus datos
personales - Casilla de verificación para aceptar los términos y condiciones de uso del
servicio en línea para el diligenciamiento del formulario restitución internacional y regulación de visitas, los cuales podrá revisar dando click en el campo que describe esta solicitud.
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4.4. Pantalla de selección del formulario.
Imagen 2. Pantalla Selección Formulario
En esta pantalla (Imagen 2) se visualiza la lista desplegable con las opciones
de los formularios a diligenciar:
- Restitución Internacional
- Regulación de Visitas
Botones:
- Comenzar diligenciamiento del formulario
- Recuperar el diligenciamiento del formulario
4.5. Recuperar el diligenciamiento del formulario.
Imagen 3. Pantalla Recuperar el diligenciamiento del formulario.
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En el caso de que el usuario ya haya ingresado y guardado información sobre
una solicitud, podrá ingresar de nuevo al formulario registrando:
- Su ID de aplicación
- Su tipo de documento
- Su número de documento de identificación es
Una vez registrada la información, podrá seleccionar cuaquiera de los dos
botones que aparecen en la Imagen 3:
- Aceptar para realizar la búsqueda del formulario guardado previamente
- Cancelar para regresar a la pantalla de selección de formulario.
4.6. Comenzar el diligenciamiento del formulario de Restitución
Internacional
Para iniciar el diligenciamiento del formulario deberá seleccionar en el campo
Tipo Persona el tipo de persona solicitante, bien sea Natural o Jurídica.
• Persona Natural
Al seleccionar Persona Natural encontrará los siguientes campos, tal cual como
se visualiza en la Imagen 4:
- Tipo de Documento
- Número de Documento
- Nacionalidad
- Fecha de Nacimiento
- Primer Nombre
- Segundo Nombre
- Primer Apellido
- Segundo Apellido
- Sexo
- País Nacimiento
- Departamento Nacimiento
- Municipio Nacimiento
- Ocupación
- Dirección
- Teléfono
- Correo Electrónico
- Parentesco o relación con el
niño, niña y adolescente
- Presenta Apoderado
Una vez registrada la información dar click en los botones:
- Guardar
- Continuar
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Imagen 4. Información Datos Persona Natural
• Persona Jurídica
Si selecciona Persona Juridica encontrará los siguientes campos, tal cual como
se visualiza en la Imagen 5:
- Tipo Persona - Entidad - Tipo de Documento - Número de Documento - País
- Departamento - Municipio - Dirección Actual - Teléfono - Correo Electrónico
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Una vez registrada la información dar click en los botones:
- Guardar
- Continuar
Imagen 5. Información Datos Persona Juridica
• Información del niño, niña o adolescente
Una vez registrada la información del solicitante se deberán ingresar los datos
de identificación del Niño, Niña o Adolescente afectado.
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Imagen 6. Pantalla de Información Datos Identificación del Niño, Niña o Adolescente afectado
En esta pantalla (Imagen 6) encontrará los siguientes campos:
- Tipo de Documento - Número de Documento - Nacionalidad - Fecha de nacimiento - Primer Nombre - Segundo Nombre - Primer Apellido - Segundo Apellido - Sexo
- País Nacimiento - Departamento Nacimiento - Municipio Nacimiento - Dirección Residencia
Habitual - Dirección Actual - Teléfono - Señales Particulares –
Otras Nacionalidades
Una vez registrada la información dar click en los botones:
- Guardar - Continuar
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• Datos de Identificación de la Madre del Niño, Niña o Adolescente
Imagen 7. Información Datos de Identificación de la Madre del Niño, Niña o Adolescente
En esta pantalla (Imagen 7) encontrará los siguientes campos:
- Tipo de Documento - Número de Documento - Nacionalidad - Fecha de nacimiento - Primer Nombre - Segundo Nombre - Primer Apellido - Segundo Apellido
- Sexo - País Nacimiento - Departamento Nacimiento - Municipio Nacimiento - Ocupación - Dirección Actual - Correo electrónico
Una vez registrada la información dar click en los botones:
- Guardar
- Continuar
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• Datos de Identificación del Padre del Niño, Niña o Adolescente
Imagen 8. Información Datos Identificación del Padre del Niño, Niña o Adolescente
En la pantalla (Imagen 8) encontrará los siguientes campos:
- Tipo de Documento - Número de Documento - Nacionalidad - Fecha de nacimiento - Primer Nombre - Segundo Nombre - Primer Apellido - Segundo Apellido
- Sexo - País Nacimiento - Departamento Nacimiento - Municipio Nacimiento - Ocupación - Dirección Actual - Correo electrónico
Una vez registrada la información dar click en los botones:
- Guardar - Continuar
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• Información sobre el Estado Civil de los Padres del Niño, Niña o
Adolescente
Imagen 9. Información Estado Civil de los Padres del Niño, Niña o Adolescente
En esta pantalla (Imagen 9) encontrará una lista desplegable para seleccionar
el estado civil de los padres del Niño, Niña o Adolescente.
Una vez registrada la información dar click en los botones:
- Guardar - Continuar
• Información de la persona que presuntamente trasladó o retiene de
manera ilícita al niño, niña o adolescente.
En este espacio encontrará los siguientes campos, tal cual como se visualiza en
la Imagen 10:
- Tipo de Documento - Número de Documento - Nacionalidad - Primer Nombre - Segundo Nombre - Primer Apellido - Segundo Apellido - Sexo
- País Nacimiento - Departamento Nacimiento - Municipio Nacimiento - Ocupación - Dirección Actual - Señales Particulares – Otras
Nacionalidades
Una vez registrada la información dar click en los botones:
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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
- Guardar - Continuar
Imagen 10. Información de la persona que presuntamente trasladó o retiene de manera ilícita al niño, niña
o adolescente
• Preguntas Abiertas
En este espacio (ver Imagen 11) podrá responder cada una de las siguientes
preguntas diligenciando en el cuadro de texto máximo 1.000 caracteres:
- Otras personas que puedan otorgar información que permita localizar al Niño, Niña o Adolescente.
- Actuaciones que involucran a las partes, y/o al niño, niña o adolescente en la solicitud (denuncias, trámites, procesos judiciales y extrajudiciales)
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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
- Circunstancias de modo, tiempo y lugar del traslado o retención ilícita del niño, niña o adolescente (breve narración de los hechos).
Una vez registrada la información dar click en los botones:
- Guardar - Continuar
Imagen 11. Información Datos de Preguntas Abiertas
• Informacion de la persona a la que debe ser entregado el niño, niña y
adolescente.
En esta pantalla (Imagen 12) encontrará los siguientes campos:
- Tipo de Documento - Número de Documento - Nacionalidad - Primer Nombre - Segundo Nombre - Primer Apellido
- Segundo Apellido - País Nacimiento - Departamento Nacimiento - Municipio Nacimiento - Ocupación - Dirección Actual
Una vez registrada la información dar click en los botones:
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- Guardar - Continuar
Imagen 12. Información de la persona a la que debe ser entregado el niño, niña o adolescente
• Pantalla de carga de documentos
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Imagen 13. Pantalla de Carga de Documentos
En esta pantalla (Imagen 13) se visualiza la descripción de cada uno de los
documentos que se deben cargar:
- Formulario Haya debidamente diligenciado, (si es diligenciado en letra
manuscrita, debe ser clara y legible). Es muy importante aportar la mayor
cantidad de datos de posible ubicación y/o contacto del niño, niña o
adolescente, tales como teléfonos, dirección, ubicación de familiares, que
permitan la localización del menor de edad.
- Escrito de motivación del solicitante, a través del cual, de manera detallada y
precisa, explique las razones por las cuales aplica a una solicitud de
Restitución Internacional.
- Copia autentica o en caso contrario fotocopia del documento de Registro de
nacimiento del niño, niña o adolescente (en caso de tener doble nacionalidad
es prudente aportar copia de ambos documentos).
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- Copia del documento de identidad del aplicante (en caso de tener más de
una nacionalidad adjuntar copia de cada uno los documentos de identidad).
- Copia del permiso de salida del país del niño, niña o adolescente.
- Copia del documento de identidad de quien sustrajo o retiente ilícitamente al
niño, niña o adolescente (no es obligatorio).
- Fotografías recientes del niño, niña o adolescente y de la persona que
presuntamente sustrajo o retiene al menor de edad.
- Se recomienda aportar la mayor cantidad de documentos que acrediten la
residencia habitual del niño, niña o adolescente como: certificación y/o
documentos que acrediten la vinculación educativa, vinculación a salud, a
clases extraescolares (arte, deporte, cultura) copia de carné de vacunas y
demás documentos que acrediten la residencia.
- Documentos que regulen la custodia y cuidado personal del niño, niña o
adolescente.
- Si la solicitud va dirigida a otro país de no habla hispana, absolutamente
todos los documentos (incluyendo documentos de identidad); deben ser
traducidos al idioma oficial del país requerido o a uno de los idiomas oficiales
del Convenio (inglés o francés). No se requiere una traducción oficial, pero
se recomienda una buena traducción. (Artículo 23 y 24 del Convenio Haya
de 1980).
- Demás documentos de interés. (artículos 7 y 8 del Convenio de la Haya de
1980.
Botones:
- Cargar documentos
- Adjuntar
- Guardado Parcial
- Finalizar
4.7. Comenzar el diligenciamiento del formulario de Regulación de Visitas
• Datos Persona Natural
Al seleccionar Persona Natural encontrará los siguientes campos, tal cual como
se visualiza en la Imagen 14:
- Tipo Persona - Tipo de Documento
- Número de Documento - Nacionalidad
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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
- Fecha de Nacimiento - Primer Nombre - Segundo Nombre - Primer Apellido - Segundo Apellido - Sexo - País Nacimiento - Departamento Nacimiento
- Municipio Nacimiento - Ocupación - Dirección - Teléfono - Correo Electrónico - Parentesco o relación con el
niño, niña y adolescente - Presenta Apoderado
Botones:
- Guardar
- Continuar
Imagen 14. Información Datos Persona Natural
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• Datos Persona Juridica
Si selecciona Persona Jurídica encontrará los siguientes campos, tal cual como
se visualiza en la Imagen 15:
- Tipo Persona - Entidad - Tipo de Documento - Número de Documento - País
- Departamento - Municipio - Dirección Actual - Teléfono - Correo Electrónico
Botones:
- Guardar
- Continuar
Imagen 15. Información Datos Persona Juridica
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¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!
Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
• Información Datos Identificación del Niño, Niña o Adolescente
afectado
En este espacio (Imagen 16) encontrará los siguientes campos:
- Tipo de Documento - Número de Documento - Nacionalidad - Fecha de nacimiento - Primer Nombre - Segundo Nombre - Primer Apellido - Segundo Apellido - Sexo
- País Nacimiento - Departamento Nacimiento - Municipio Nacimiento - Dirección Residencia
Habitual - Dirección Actual - Teléfono - Señales Particulares – Otras
Nacionalidades
Botones:
- Guardar
- Continuar
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¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!
Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
Imagen 16. Datos Identificación del Niño, Niña o Adolescente afectado
• Datos de Identificación de la Madre del Niño, Niña o Adolescente
En este espacio (Imagen 17) encontrará los siguientes campos:
- Tipo de Documento - Número de Documento - Nacionalidad - Fecha de nacimiento - Primer Nombre - Segundo Nombre - Primer Apellido - Segundo Apellido
- Sexo - País Nacimiento - Departamento Nacimiento - Municipio Nacimiento - Ocupación - Dirección Actual - Correo electrónico
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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
Botones:
- Guardar
- Continuar
Imagen 17.Información Datos Identificación de la Madre del Niño, Niña o Adolescente
• Información Datos de Identificación del Padre del Niño, Niña o
Adolescente
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¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!
Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
Imagen 18.Información Datos Identificación de la Padre del Niño, Niña o Adolescente
En este espacio (Imagen 18) encontrará los siguientes campos:
- Tipo de Documento - Número de Documento - Nacionalidad - Fecha de nacimiento - Primer Nombre - Segundo Nombre - Primer Apellido - Segundo Apellido
- Sexo - País Nacimiento - Departamento Nacimiento - Municipio Nacimiento - Ocupación - Dirección Actual - Correo electrónico
Botones
- Guardar
- Continuar
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Versión 1 Página 26 de
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¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!
Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
• Información Datos Estado Civil de los Padres del Niño, Niña o
Adolescente
Imagen 19. Información Datos Estado Civil de los Padres del Niño, Niña o Adolescente
En esta pantalla (Imagen 19) encontrará una lista desplegable para seleccionar
el estado civil de los padres del Niño, Niña o Adolescente.
Botones:
- Guardar
- Continuar
• Información Datos de Preguntas Abiertas
En este espacio (ver Imagen 20) podrá responder cada una de las siguientes
preguntas diligenciando en el cuadro de texto máximo 1.000 caracteres:
- Otras personas que puedan otorgar información que permita localizar al Niño,
Niña o Adolescente.
- Actuaciones que involucran a las partes, y/o al niño, niña o adolescente en la
solicitud (denuncias, trámites, procesos judiciales y extrajudiciales)
- Propuesta de visitas
Botones:
- Guardar
- Continuar
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Imagen 20. Información Datos de Preguntas Abiertas
• Pantalla de carga de documentos.
En esta pantalla (Imagen 21) se visualiza la descripción de los documentos que
se deben cargar:
- Formulario Haya debidamente diligenciado, (si es diligenciado en letra
manuscrita, debe ser clara y legible). Es muy importante aportar la mayor
cantidad de datos de posible ubicación y/o contacto del niño, niña o
adolescente, tales como teléfonos, dirección, ubicación de familiares, que
permitan la localización del menor de edad.
- Escrito de motivación del aplicante, a través del cual, de manera detallada y
precisa, explique las razones por las cuales aplica a una solicitud de
Restitución Internacional.
- Copia autentica o en caso contrario fotocopia del documento de Registro de
nacimiento del niño, niña o adolescente (en caso de tener doble nacionalidad
es prudente aportar copia de ambos documentos).
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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
- Copia del documento de identidad del aplicante (en caso de tener más de
una nacionalidad adjuntar copia de cada uno los documentos de identidad).
- Copia del permiso de salida del país del niño, niña o adolescente.
- Copia del documento de identidad de quien sustrajo o retiente ilícitamente al
niño, niña o adolescente (no es obligatorio).
- Fotografías recientes del niño, niña o adolescente y de la persona que
presuntamente sustrajo o retiene al menor de edad.
- Se recomienda aportar la mayor cantidad de documentos que acrediten la
residencia habitual del niño, niña o adolescente como: certificación y/o
documentos que acrediten la vinculación educativa, vinculación a salud, a
clases extraescolares (arte, deporte, cultura) copia de carné de vacunas y
demás documentos que acrediten la residencia.
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PROCESO PROTECCIÓN
MANUAL DE USUARIO PARA EL TRÁMITE EN LÍNEA DE RESTITUCIÓN INTERNACIONAL Y REGULACIÓN
INTERNACIONAL DE VISITAS
M2.P 05/10/2020
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Imagen 21. Pantalla De Carga De Documentos
4.8. Descarga del formulario diligenciado.
Una vez se termina con el diligenciamiento de la información, se selecciona la
opción guadar y/o finalizar, se habilita la opción descarga del formulario Haya,
que se encuentra en el boton pdf en la pantalla de carga de documentos.
Al seleccionar el botón pdf, el documento se visualiza tal cual como se muestra
en la Imagen 22.
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Imagen 22.Formulario en PDF.
El Sistema envía correo electrónico al registrado en la información Datos
Persona Natural o Información Datos Persona Jurídica, en el correo se visualiza
la siguiente información.
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Imagen 23.Plantilla correo electrónico con información sobre la solicitud
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
- G6.P Guía para Realizar Trámites de Restitución Internacional Regimen Internacional de Visitas Adopciones.
6. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción del cambio
N/A N/A N/A