Celso Lima nº 6

Boaventura Soares nº 4

Introdução

O que são

secretários ?

Tarefas de

secretariado

Requisitos de um

secretário

Glossário

Um secretário

precisa de ter…

Tipos de

secretariado

Bibliografia

Introdução

• Com este trabalho nós temos como objetivo

aprender um pouco mais sobre a profissão

que possivelmente pretendemos seguir.

Esperemos que

gostem !!

O que são secretários ?

Os secretários são os profissionais responsáveis pelas diversas tarefas

administrativas necessárias ao correcto funcionamento de uma

administração, serviço ou escritório.

Podem também preparar processos para a chefia, compilando a

documentação e a informação necessárias, transmitir

decisões, providenciar reuniões de trabalho e redigir as suas actas, tirar

fotocópias, receber e classificar correspondência e documentos, efectuar a

marcação de viagens e assegurar a ligação entre os profissionais que

secretariam e o resto dos elementos da organização.

Tarefas de

secretariado

Processar.

Dactilografar

Traduzir relatórios

Cartas e actas

Atender telefonemas

Receber visitantes

Marcar encontros e

entrevistas

Contactar clientes

Preencher impressos

Enviar documentos através de fax e

correio

manter diversos ficheiros e dossiers.

Compila a documentação e a

informação necessárias,

Transmitir decisões,

Providenciar reuniões de trabalho

Redigir as suas actas

Tirar fotocópias,

Receber e classificar correspondência

e documentos,

O QUE UM

SECRETÁRIO

PRECISA DE TER:

Maturidade Emocional (aceitando uma crítica ou um trabalho

rejeitado)

Boa memória;

Iniciativa (uma das qualidades mais procuradas, ter resposta

rápida em situações para resolver)

Inteligência (inteligência para adaptar-se às novas

situações, inteligência para resolver novas etapas)

Critério;

Espirito de cooperação;

Espírito de Adaptação

Requisitos de um

secretario?Os requisitos que lhes são exigidos têm evoluído:

Antes

O perfil profissional dos secretários é mais abrangente

e o seu trabalho é menos supervisionado. É

fundamental, por isso, que os secretários de hoje

tenham uma forte capacidade de organização e

planeamento, um raciocínio concreto e lógico bastante

desenvolvido, um apurado sentido prático e a

faculdade de saber agir perante situações novas e

imprevistas. Um espírito criativo e de iniciativa pode

também ajudar a resolver muitos dos problemas que

surgem no seu dia-a-dia. É importante, ainda, possuir

um forte controlo emocional, pois as situações de

pressão e de frustração são comuns e o trabalho de

secretariado é, por natureza, rotineiro.

Exigia-se apenas que um secretário fosse

simpático e de confiança e que soubesse

atender telefonemas, tomar notas e

receber pessoas.

Actualmen

te

Assistente de Direcção- A sua missão inclui tarefas importantes de recolha, selecção, tratamento e difusão da informação, planificação, gestão do tempo que envolvem um nível de responsabilidade elevado

Assessor(a) de Direcção e Administração – estuda, analisa e recomenda medidas a implementar no domínio da sua especialidade, num departamento comercial, industrial, governamental. Analisa dossiers e outros dados para verificar se os objectivos pretendidos são alcançados, redige os respectivos relatórios.

Secretariado Geral – o secretariado de gestão é um órgão composto por vários elementos que age em nome da direcção e que estabelece a comunicação entre este órgão e todos os existentes na empresa.

Secretária Executiva – Resolve questões administrativas de pormenor, inclusivamente de carácter confidencial. A titular do cargo atua com uma margem de autonomia e iniciativa bastante grande, o que requer um grau elevado de conhecimentos, competência e prática de secretariado.

Secretariado Descentralizado – as suas funções

distribuem-se por várias pessoas com igual formação e

responsabilidade , quer dos vários departamentos

existentes na empresa, quer do secretariado de direcção.

Bibliografia

http://secretariando.wordpress.com/2009/07/15/niveis-de-

secretariado/

http://www.cpsecretariado.pt/

http://www.iscap.ipp.pt/pls/profissional-de-secretariado.html

http://media.wix.com/ugd//a7c062_3d8c11bf594e0b7371a369bb7

57cf4ef.pdf

Conclusão

• Gostamos de fazer este trabalho… Assim ficamos a saber

algo sobre o profissional de secretariado…