CENTRO DE ELECTRICIDAD, ELECTRÓNICA Y …grupogics.co/wp-content/uploads/2016/12/3_Manual_Procedimiento… · ELECTRÓNICA Y TELECOMUNICACIONES - CEET MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (I+D+i)

Macroproceso: Investigación, Desarrollo e innovación

Manual de Procedimientos

Versión:1

Fecha: 12-12-2013

CENTRO DE ELECTRICIDAD,

ELECTRÓNICA Y TELECOMUNICACIONES - CEET

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (I+D+i)

Autores

Gina Lorena Varón Rondón

Sonia Elizabeth Cárdenas Urrea

Evelin Garnica Estrada

Versión [1.0]

Fecha: Diciembre 12 de 2013

Bogotá – Colombia

Tabla de contenido

1. SISTEMA DE I+D+I DEL CEET



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Fecha: 12-12-2013

2. PR1 - GESTIÓN DE RECURSOS

3. PR2 - CREAR UN GRUPO DE I+D+I

4. PR3 - CREAR UNA LÍNEA DE I+D+I

5. PR4 - REVISIÓN DE PRODUCTOS BIBLIOGRÁFICOS

6. PR5 - CREAR UN NUEVO COMITÉ ORGANIZATIVO DE I+D+I

7. PR6 - CAMBIOS EN LINEAMIENTOS DE I+D+I

8. PR7 - SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE INVESTIGADORES

9. PR8 - VINCULACIÓN DE INVESTIGADORES EXTERNOS

10. PR9 - FORMACIÓN DE INVESTIGADORES

11. PR10 - RECONOCIMIENTOS A INVESTIGADORES

12. PR11 - INCENTIVOS A LOS INVESTIGADORES

13. PR12 - PRESENTACIÓN DE PROYECTOS

14. PR13 - SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

15. PR14 - GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DE PRODUCTOS DE PI (PROPIEDAD INTELECTUAL

16. PR15 - ASIGNACIÓN DE TITULARIDAD

17. PR16 - EJECUCIÓN DE LA I+D+I FORMATIVA

18. PR17 - GESTIONAR ARTICULACIÓN CON TERCEROS

19. PR18 - GESTIONAR ARTICULACIÓN DE I+D+I CON DISEÑO CURRICULAR

20. PR19 - ACUERDO PARA COMERCIALIZAR PRODUCTOS

1. Sistema de I+D+i del CEET



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El Sistema de I+D+i esta conformado por tres capas de elementos que interactuan generando aristas que llevan insumos como entradas y salidas a los procesos directivos, misionales y administrativos, de acuerdo con la función de cada uno. Las capas son la arquitectura del sistema, sus constituyentes; mientras que los procesos son su forma de operación.

Gráfico 1. Capas y procesos del Sistema de I+D+i del CEET

Primera capa – procesos directivos

Proceso administrativo. Apoya la documentación, posicionamiento y visibilidad de la I+D+i.

La primera capa del Sistema de I+D+i, propone los procesos de direccionamiento estratégico para su implementación. Estos procesos se encargan de definir los conceptos más generales sobre investigación, innovación y desarrollo y de señalar el norte de la formación investigativa en el CEET.

La Subdireccion con su equipo directivo y el coordinador de I+D+i (lideres de formacion y disen o curricular, y los directores de los grupos de investigacion) conforman el Comite de I+D+i. Este equipo es el encargado de definir los lineamientos estratégicos del Sistema de I+D+i para su implementación y desarrollo.



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Gráfico 2. Primera capa: procesos directivos.

Segunda capa – procesos misionales: La segunda capa del sistema de I+D+i, se encarga de definir los procesos misionales con base en el direccionamiento estratégico (primera capa). El coordinador de I+D+i se encarga de liderar los procesos misionales del Sistema de I+D+i, trabajando en equipo con los investigadores e instructores de los diferentes programas.



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Gráfico 3. Segunda capa – procesos misionales

Tercera capa – procesos administrativos La tercera capa del sistema de I+D+i, reune los procesos administrativos que apoyan la ejecucion de los misionales, en ese sentido se refieren fundamentalmente a la administracion de la I+D+i. El responsable de direccionar los procesos administrativos es el Coordinador de I+D+i; mientras que los directores de cada grupo ejecutan las acciones de documentacion de la produccion, las alianzas con las empresas, los derechos de autor y reportan los indicadores de seguimiento y evaluacion al Sistema de I+D+i al coordinador. Para algunos procedimientos especializados sera requerido un experto (gestionar las patentes en Colombia y en el extranjero). Este equipo esta apoyado por las personas del area administrativa.



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Gráfico 4. Tercera capa – procesos administrativos



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2. PR1 - Gestión de Recursos A continuación se describe el proceso para la Gestión de Recursos, que busca seleccionar la mejor alternativa de financiación para los proyectos que lo requieran. 2.1 Diagrama



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2.2 Actividades

1. Genera Presupuesto. El Grupo de Investigación o el líder de línea genera el presupuesto del grupo, mediante el Formato de Presupuesto diligenciado.



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2. Identifica Posibles fuentes de financiación. El Grupo de Investigación o el líder de línea identifican las posibles fuentes de financiación.

3. Solicitud de Apoyo. El Grupo de Investigación o el líder de línea presenta la solicitud al comité de I+D+i mediante el Formato de Presupuesto.

4. Formato Correcto. El Comité de I+D+i revisa si la documentación presentada esta en el formato adecuado y contiene los datos necesarios para la evaluación. 1.1. Si no cumple con las condiciones, pasa a la actividad 1. 1.2. Si cumple con las condiciones, pasa a la actividad 5.

5. Aprueba Respaldo. El Comité de I+D+i evalúa si se aprueba el respaldo al proyecto. 5.1. Si no se aprueba, finaliza el procedimiento. 5.2. Si se aprueba, pasa a la actividad 6.

6. Es Convocatoria. El Comité de I+D+i evalúa si el proyecto es resultado de una convocatoria. 6.1. Si no es convocatoria, pasa a la actividad 10. 6.2. Si es convocatoria, pasa a la actividad 7.

7. Enviar a Convocatoria. El Grupo de Investigación o el líder de línea realiza el envío del proyecto a la convocatoria.

8. Proyecto Aprobado. El Grupo de Investigación o el líder de línea espera los resultados de la convocatoria. 8.1. Si no fue aprobado, pasa a la actividad FIN. 8.2. Si fue aprobado, pasa a la actividad 9.

9. Ejecutar Proyecto. El Grupo de Investigación o el líder de línea inician la ejecución del proyecto.

10. Envía a Contratación. El Comité de I+D+i envía al área de contratación del SENA para su evaluación.

11. Cumple con requisitos establecidos. El área de contratación del SENA revisa si el proyecto cumple con los requisitos establecidos. 11.1. Si no cumple, pasa a la actividad FIN. 11.2. Si cumple, pasa a la actividad 12.

12. Aprueba Proyecto. La empresa evalúa si aprueba el proyecto.

12.1. Si no se aprueba, pasa a la actividad 13.



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12.2. Si se aprueba, pasa a la actividad 14.

13. Presentar modificaciones a propuesta. El Área de Contratación del SENA evalúa las modificaciones presentadas por la empresa.

14. Realizar Modificaciones a Propuesta. El proponente realiza las modificaciones

necesarias recomendadas por el área jurídica del SENA. 15. Formalización de Apoyo. La empresa realiza la formalización de apoyo al proyecto.

16. Ejecutar Proyecto. Se inicia la ejecución del Proyecto.



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3. PR2 - Crear un grupo de I+D+i A continuación se describe el proceso para la creación de un nuevo grupo de I+D+i.

3.1 Diagrama



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3.2 Actividades

1. Presenta Solicitud. El Grupo de Investigación o el líder de línea presenta la solicitud de creación del Grupo de Investigación, mediante el Formato de Colciencias diligenciado.

2. Documentación Completa. El Comité de I+D+i revisa si la documentación

presentada esta en el formato de Colciencias y contiene los datos necesarios para la evaluación. 2.1. Si no esta completa, pasa a la actividad 1. 2.2. Si esta completa, pasa a la actividad 3.

3. Cumple con condiciones de Evaluación. El Comité de I+D+i evalúa si el nuevo grupo cumple con las condiciones necesarias para la creación de acuerdo al Checklist de evaluación. 3.1. Si no cumple con las condiciones, pasa a la actividad 1. 3.2. Si cumple con las condiciones, pasa a la actividad 4.

4. Sustentación de Propuesta. El Director del Grupo, sustenta la propuesta de creación ante el comité de I+D+i.

5. Se aprueba creación. De acuerdo a la sustentación y evaluación previas, el comité de I+D+i toma una decisión sobre la creación del grupo. 5.1. Si no se aprueba, pasa a la actividad 1. 5.2. Si se aprueba, pasa a la actividad 6.

6. Envía a Dirección General para avalar grupo. El comité de I+D+i envía a Dirección General un correo solicitando el aval del grupo.

7. Emite Resolución de la Creación del Grupo. El subdirector del centro emite la resolución de la creación del nuevo grupo.

8. Registra el grupo en GrupLAC. El Director del Nuevo Grupo hace el registro en GrupLAC.

9. Envía Notificación y Genera Socialización. El director del Nuevo Grupo, envía una notificación de la creación y genera una socialización para introducir e incentivar a instructores, investigadores y aprendices a ser parte de este.



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4. PR3 - Crear una línea de I+D+i

A continuación se describe el proceso para Crear una Línea de Investigación dentro de un grupo de investigación establecido.

4.1 Diagrama



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4.2 Actividades



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1. Presenta Solicitud. El Grupo de Investigación o el líder de línea presenta la

solicitud de creación de la línea de Investigación, mediante el Formato de Colciencias diligenciado.

2. Documentación Completa. El Comité de I+D+i revisa si la documentación

presentada esta en el formato de Colciencias y contiene los datos necesarios para la evaluación. 2.1. Si no esta completa, pasa a la actividad 1. 2.2. Si esta completa, pasa a la actividad 3.

3. Cumple con condiciones de Evaluación. El Director del Grupo evalúa si cumple con las condiciones necesarias para la creación de acuerdo al Checklist de evaluación. 3.1. Si no cumple con las condiciones, pasa a la actividad 1. 3.2. Si cumple con las condiciones, pasa a la actividad 4.

4. Sustentación de Propuesta. El Grupo de Investigación o el líder de línea, sustenta la propuesta de creación con el comité de I+D+i.

5. Se aprueba creación. De acuerdo con la sustentación y evaluación previas, el comité de I+D+i toma una decisión sobre la creación del grupo. 5.1. Si no se aprueba, pasa a la actividad 1. 5.2. Si se aprueba, pasa a la actividad 6.

6. Emite Resolución de la Creación de la Línea. El subdirector del centro emite la resolución de la creación de la nueva línea.

7. Registra en GrupLAC. El Director del Nuevo Grupo hace el registro en GrupLAC.

8. Envía Notificación y Genera Socialización. El director del Nuevo Grupo, envía una notificación de la creación y genera una socialización para introducir e incentivar a instructores, investigadores y aprendices a ser parte de este.

5. PR4 - Revisión de Productos Bibliográficos



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A continuación se describe el proceso para la revisión y publicación de producción bibliográfica.

5.1 Diagrama



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5.2 Actividades

1. Identifica y selecciona medio de publicación. Los investigadores, co-investigadores y aprendices deben identificar el medio para la publicación de artículos, libros, resúmenes, reseñas, entre otras producciones bibliográficas.

2. Escribe documento de acuerdo a términos de publicación. Una vez identificado

el medio de publicación se debe analizar los términos de la misma para escribir el documento de acuerdo con los lineamientos de formato y estilo.

3. Solicita revisión. Los investigadores, co-investigadores y aprendices deben remitir el documento finalizado al Comité Editorial solicitando la revisión del mismo para determinar el cumplimiento de los lineamientos del medio de publicación.

4. Cumple con los parámetros. El comité Editorial revisa el documento de acuerdo a los lineamientos de formato y estilo. 4.1 Si el comité no aprueba el cumplimiento de los parámetros de publicación, se

pasa a la actividad No.5. 4.2 Si el comité aprueba el cumplimiento de los parámetros de publicación, se pasa a

la actividad No.6.

5. Ajustar documento. Si aún no se ha cumplido con los lineamientos, se deben realizar los ajustes correspondientes. Después de esto, se pasa a la actividad 3, para solicitar nuevamente la revisión del texto.

6. Envía documento a medio de publicación. El comité editorial envía el documento

al medio de publicación a nombre del grupo de investigación y del centro dentro de las fechas correspondientes de envío de documentos.

7. Emite confirmación de recibido del documento. El medio de publicación envía una notificación al Comité Editorial de la recepción del documento.

8. Publica resultados. De acuerdo a las fechas de revisión y selección de documentos, el medio de publicación presenta los resultados de selección.

9. Acepta. El medio de publicación debe notificar la aceptación del documento. 9.1 Si el medio de publicación no acepta el documento, se pasa a la actividad No.1. 9.2 Si el medio de publicación acepta el documento, se pasa a la actividad No.10.

10. Actualiza el CVLAC. El investigador debe actualizar el CVLAC con los datos correspondientes al documento y medio de publicación.



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11. Actualiza GrupLAC. El director de grupo es responsable de agregar la nueva

producción bibliográfica al sistema nacional de ciencia y tecnología mediante el GrupLAC.

6. PR5 - Crear un nuevo comité organizativo de I+D+i

A continuación se describe el proceso para Crear un comité diferente a los establecidos en el reglamento de I+D+i.

6.1 Diagrama



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6.2 Actividades

1. Presenta Solicitud. El director de grupo o el líder de I+D+i presenta la solicitud de creación de comité, mediante el Formato de creación de comité diligenciado.



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2. Documentación Completa. El Comité de I+D+i revisa si la documentación presentada esta en el formato de creación de comité y contiene los datos necesarios para la evaluación. 2.1. Si no esta completa, pasa a la actividad 1. 2.2. Si esta completa, pasa a la actividad 3.

3. Cumple con condiciones de Evaluación. El Comité de I+D+i evalúa si cumple con las condiciones necesarias para la creación de comité de acuerdo al Checklist de evaluación. 3.1. Si no cumple con las condiciones, pasa a la actividad 1. 3.2. Si cumple con las condiciones, pasa a la actividad 4.

4. Se aprueba creación. De acuerdo a la evaluación previa, el comité de I+D+i toma una decisión sobre la creación del comité. 4.1. Si no se aprueba, finaliza el procedimiento. 4.2. Si se aprueba, pasa a la actividad 5.

5. Emite Resolución de la Creación del Comité. El subdirector del centro emite la resolución de la creación del nuevo comité.

6. Ajuste a documentación de reglamento y otros. El Comité de I+D+i realiza los ajustes en la documentación de reglamento y en los documentos necesarios.

7. Divulgación de Creación. El Comité de I+D+i , envía una notificación de la creación del comité y de la modificación de los documentos.

7. PR6 - Cambios en lineamientos de I+D+i A continuación se describe el proceso para realizar cambios en los lineamientos establecidos de I+D+i.



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7.1 Diagrama

7.2 Actividades



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1. Existen modificaciones en lineamientos de Dirección General. El líder de I+D+i

o los Directores de Grupo revisan si existen modificaciones en los lineamientos de la Dirección General del SENA en el tema de I+D+i. 1.1. Si no hay modificaciones, pasa a la actividad 2. 1.2. Si hay modificaciones, pasa a la actividad 3.

2. Presenta solicitud modificación. El líder de I+D+i o los Directores de Grupo

presentan la solicitud de modificación de los lineamientos de I+D+i, mediante el Formato de modificación diligenciado.

3. Modifica los lineamientos. El Comité de I+D+i modifica los lineamientos de I+D+i

de acuerdo a los lineamientos de Dirección General.

4. Ajusta la documentación de reglamento y otros. El Comité de I+D+i ajusta la documentación del reglamento y otros documentos de acuerdo a las modificaciones realizadas.

5. Divulga o socializa las modificaciones. El Comité de I+D+i divulga y socializa las modificaciones realizadas con instructores, grupos de investigación y aprendices en general.

6. Emite Resolución con las modificaciones. La subdirección del centro emite resolución con las modificaciones realizadas.

7. Documentación Completa. El Comité de I+D+i evalúa si la documentación presentada esta en el formato adecuado y contiene los datos necesarios para la evaluación. 7.1. Si no esta completa, finaliza el procedimiento. 7.2. Si esta completa, pasa a la actividad 8.

8. Cumple con condiciones de evaluación. El Comité de I+D+i revisa si las modificaciones cumplen con las condiciones necesarias para la creación de acuerdo al checklist de evaluación. 8.1. Si no cumple con las condiciones, finaliza el procedimiento. 8.2. Si cumple con las condiciones, pasa a la actividad 9.

9. Se aprueban modificaciones. El Comité de I+D+i revisa si se aprueban las

modificaciones. 9.1. Si no se aprueban, finaliza el procedimiento. 9.2. Si se aprueban, pasa a la actividad 3.



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8. PR7 - Selección y vinculación de Investigadores A continuación se describen las etapas que se deben realizar para vincular un instructor como investigador de I+D+i.

8.1 Diagrama



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8.2 Actividades

1. Solicita Investigador según perfil. El director del grupo y el director de línea realizan la solicitud escrita, dirigida a la subdirección para vincular un investigador de acuerdo a las necesidades de los proyectos o cuando lo consideren necesario.

2. Aprueba. La subdirección recibe la solicitud de parte del director de grupo.

2.1 Si la subdirección aprueba la solicitud, se pasa a la actividad No.3. 2.2 Si la subdirección no aprueba la solicitud se finaliza el procedimiento.

3. Convoca instructores. La coordinación académica debe publicar la convocatoria

para selección y vinculación de investigadores ante la comunidad de instructores; teniendo en cuenta el formato Criterios para la solicitud de investigadores. F07_1_Criterios_Convocatoria

4. Recibe hojas de vida. La coordinación académica recibe las hojas de vida de los

instructores que se postulen a la convocatoria. 5. Consolida información en bases de datos. El director de grupo debe consolidar la

información de las hojas de vida, generando una base de datos con la siguiente información de las personas postuladas (Nombre, Teléfono, e-mail, línea y Hoja de Vida). F07_2_BD_Instructores

6. Ejecuta y evalúa las pruebas de selección. El director del grupo y el director de

línea son los responsables de ejecutar y evaluar las pruebas de acuerdo al formato CheckList_ingreso.xls

7. Selecciona instructor. El director del grupo y el director de línea seleccionan el

nuevo investigador de acuerdo a los resultados de la evaluación. 7.1 Si selecciona instructor, se pasa a la actividad No 8. 7.2 Si no selecciona instructor, se retorna a la actividad No.3.

8. Descarga de tiempo de instructor. Una vez seleccionado el investigador, la

coordinación académica debe realizar la asignación de 20 horas para las actividades de investigación.

9. Acta de compromiso. El investigador debe firmar el acta de compromiso de

permanencia en el grupo.



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10. Vincular GrupLAC. Para formalizar la vinculación, el director de grupo es

responsable de agregar al investigador al sistema nacional de ciencia y tecnología mediante el GrupLac.

9. PR8 - Vinculación de investigadores externos A continuación se describen las etapas que se deben realizar para vincular un experto externo como investigador de I+D+i. Este tipo de vinculación no requiere contrato.

9.1 Diagrama



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Fecha: 12-12-2013

9.2 Actividades



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Fecha: 12-12-2013

1. Solicita experto externo. El director del grupo ó el director de línea manifiestan la

necesidad de vincular un experto externo de acuerdo a los requerimientos del proyecto o cuando lo consideren necesario.

2. Realiza invitación. El director del grupo ó el director de línea realizan la invitación

por medio escrito formal para vincular al experto externo. La invitación debe tener el aval de la subdirección.

3. Pertenece a institución externa. El experto externo puede pertenecer a una

institución externa. 2.1 Si pertenece a una institución, se pasa a la actividad No.4. 2.2 Si no pertenece a una institución externa, se pasa a la actividad No.5.

4. Acepta. La institución externa recibe la invitación con el fin de que autorice la

descarga de tiempo del investigador externo. 4.1 Si la institución y el experto avalan la participación, se pasa a la actividad No.6. 4.2 Si la institución y el experto no avalan la participación, se pasa a la actividad No.1.

5. Acepta. El investigador externo recibe la invitación con el fin de participar al

interior del grupo de I+D+i. 5.1 Si acepta la invitación, se pasa a la actividad No.6. 5.2 Si no acepta la invitación, se retorna a la actividad No.1.

6. Acta de compromiso. Para formalizar la vinculación del investigador externo es

necesario firmar el acta de compromiso indicando las actividades que desarrollará en el grupo.

7. Hace informe de vinculación de experto externo. El director del grupo debe

realizar un informe de la vinculación del investigador externo reportando las horas de trabajo y las actividades a desarrollar, este informe debe estar dirigido a la subdirección.

8. Recibe informe de vinculación de experto externo. La subdirección recibe el

informe de vinculación.



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Fecha: 12-12-2013

10. PR9 - Formación de investigadores Se describe el proceso para que los investigadores realicen procesos de formación y actualización.

10.1 Diagrama



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Fecha: 12-12-2013

10.2 Actividades

1. Identifica necesidades. El director del grupo, a través de diferentes dinámicas (reunión con el grupo, instrumento, indagación, entrevista a los investigadores, análisis de la evaluación de proyectos, solicitud directa de los investigadores, entre otros), identifica las necesidades de formación de los miembros del grupo. 1.1 Si el director de grupo ha identificado las necesidades de formación, se pasa a la actividad No.3. 1.2 Si no es el director quien identifica las necesidades de formación, se pasa a la actividad No.2.

2. Presenta necesidad de formación. Los investigadores que han identificado sus propias necesidades de formación diligencian el Formato Necesidades de Formación F09_1_Necesidades_Formación y lo presentan el director del grupo.

3. Recibe solicitud. El director del grupo recibe la solicitud de las necesidades de

formación del investigador y evalúa la pertinencia de la misma. 4. Existe Oferta interna: El Director del grupo revisa si hay oferta interna

relacionada con las necesidades de formación de los investigadores. 4.1 Si el director de grupo identifica que existe oferta interna (Convocatorias de formación al interior del SENA), se pasa a la actividad No.5. 4.2 Si el director de grupo no identifica oferta interna, se pasa a la actividad No.7

5. Solicita autorización para aplicar a oferta interna. El director del grupo envía la solicitud a la subdirección para obtener el permiso correspondiente para aplicar la convocatoria.

6. Autoriza la solicitud. La subdirección recibe la solicitud.

6.1 Si la subdirección autoriza, se pasa a la actividad No.8. 6.2 Si la subdirección no autoriza, se pasa a la actividad No.4 con el fin de buscar otra convocatoria interna o una oferta externa.

7. Busca oferta externa. El investigador debe buscar la oferta externa en otra entidad para suplir las necesidades de formación.

8. Valida carga horaria. El director del grupo debe validar la jornada y cantidad de

horas en las que el investigador estará en formación.



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Fecha: 12-12-2013

8.1 Si la formación interrumpe el horario de trabajo del investigador, se pasa a la actividad No.9. 8.2 Si la formación no interrumpe el horario de trabajo del investigador, se pasa a la actividad No.10.

9. Recibe autorización. La coordinación académica recibe la autorización de parte de la subdirección para que este informada sobre las actividades de formación que realiza el investigador.

10. Ejecuta formación. El investigador debe presentarse a las actividades de

formación. 11. Termina formación. El investigador debe asistir a la formación y culminar con las

actividades correspondientes. 11.1 Si el investigador termina la formación, se pasa a la actividad No.12. 11.2 Si el investigador no termina la formación, se finaliza el procedimiento.

12. Registra en CVLAC. El investigador debe actualizar el CVLAC registrando la formación.



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11. PR10 - Reconocimientos a Investigadores Se describe el proceso para que los investigadores apliquen a las menciones como reconocimiento por su labor en I+D+i en el CEET anualmente.

11.1 Diagrama



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Fecha: 12-12-2013

11.2 Actividades

1. Presenta resultados de I+D+i. Los investigadores, co - investigadores y aprendices que hagan parte de un grupo de I+D+i deben diligenciar el Formato



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para aplicar a reconocimientos, este formato será revisado por un Comité Evaluador que esta conformado por pares técnicos internos y externos del SENA. 1.1 Si el Comité Evaluador decide que los investigadores, co - investigadores y aprendices cumplen con los criterios de Investigador destacado en las diferentes categorías, se pasa a la actividad No.2. 1.2 Si el Comité Evaluador decide que los investigadores, co - investigadores y aprendices no cumplen con los criterios, se finaliza el proceso.

2. Selecciona investigador destacado. El Comité Evaluador selecciona los investigadores destacados por cada una de las categorías (Al investigador inventor, al investigador más innovador, al investigador más productivo, al co-investigador más productivo, al aprendiz más productivo).

3. Publica resultados en el blog. El Comité Evaluador debe divulgar los resultados

obtenidos en el blog del centro por medio del encargado de gestión del blog del grupo.

4. Recibe notificación. La subdirección recibe el comunicado de los investigadores

destacados. 5. Recibe mención de honor según categoría. En el marco del evento anual de

Socialización de I+D+i en el Centro, se realiza el reconocimiento a los investigadores destacados.

12. PR11 - Incentivos a los Investigadores



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Fecha: 12-12-2013

Se describe el proceso para que los investigadores soliciten apoyo para (Participar en eventos y capacitaciones de Investigación).

12.1 Diagrama



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Fecha: 12-12-2013

12.2 Actividades

1. Solicita apoyo. Los investigadores pueden solicitar apoyo para llevar a cabo actividades de I+D+i. La solicitud se realiza directamente al director del grupo.

2. Evalúa solicitud. El director de grupo analiza la viabilidad de la solicitud dada por

el investigador. 3. Viaje e inscripción a evento. Se reconoce como incentivo el apoyo económico y

permiso para viajar y realizar la inscripción a un evento. 3.1 Si la solicitud es el apoyo para viajar e inscripción a un evento, se pasa a la actividad No.7. 3.2 Si no, se pasa a la actividad No.4.

4. Viaje. Se reconoce como incentivo el apoyo económico y permiso para viajar para participar como ponente en un evento. 4.1 Si la solicitud es el apoyo para viajar, se pasa a la actividad No.7. 4.2 Si no, se pasa a la actividad No.5.

5. Inscripción a evento. Se reconoce como incentivo el apoyo económico y permiso

para la inscripción a un evento para participar en calidad de ponente o expositor. 5.1 Si la solicitud es el apoyo la inscripción a un evento, se pasa a la actividad No.7. 5.2 Si no, se pasa a la actividad No.6.

6. Capacitación o transferencia. Se reconoce como incentivo el apoyo económico y permiso para asistir a una capacitación o transferencia. 6.1 Si la solicitud es el apoyo para asistir e inscribirse a una capacitación o transferencia, se pasa a la actividad No.7 6.2 Si no, se reevalúa la solicitud, retorna a la actividad No.2.

7. Solicita apoyo. El Director de grupo realiza la solicitud de forma escrita o verbal a la subdirección para la respectiva autorización.

8. Aprueba la solicitud. La subdirección debe recibir la solicitud.

8.1 Si la subdirección aprueba la solicitud, se pasa a la actividad No.9. 8.2 Si la subdirección no aprueba la solicitud, se finaliza el procedimiento.

9. Recibe apoyo. El investigador recibe el apoyo correspondiente a la solicitud. 10. Publica resultados en el blog. El director del grupo debe divulgar los resultados

obtenidos en el blog del centro por medio del encargado de gestión del blog del grupo.



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13. PR12 - Presentación de proyectos Se describe el proceso para presentar nuevos proyectos de investigación ante el grupo.

13.1 Diagrama



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Fecha: 12-12-2013

13.2 Actividades

1. Diligencia formato de presentación de proyectos. Los investigadores deben realizar la propuesta del proyecto de acuerdo al Formato F12_1_Presentacion_Nuevo_Proyecto.

2. Realiza presentación de propuesta. Los investigadores deben presentar la

propuesta ante el Comité de Selección y Evaluación de Proyectos de I+D+i. 3. Propuesta viable. El comité de selección y evaluación de proyectos de I+D+i

evalúa la propuesta. 3.1 Si la propuesta no es viable, se finaliza el procedimiento. 3.2 Si la propuesta es viable, se pasa a la actividad No.4.

4. Necesita ajustes. El comité evalúa y decide si la propuesta requiere ser ajustada. 4.1 Si requiere ajustes, pasar a la actividad No.5. 4.2 Si no requiere ajustes, pasa a la actividad No.7.

5. Presenta recomendaciones para ajustar propuesta. El Comité de Selección y Evaluación de Proyectos de I+D+i debe informar a los investigadores los ajustes y recomendaciones que deben hacer a la propuesta.

6. Hace Ajustes. De acuerdo a las recomendaciones dadas, los investigadores

deben ajustar la propuesta y realizar nuevamente la presentación de la propuesta.

7. Registra proyecto en CVLAC. El Investigador tiene el aval para registrar el

proyecto en CVLAC. 8. Registra proyecto en GRUPLAC. El director del grupo actualiza el GRUPLAC

vinculando el nuevo proyecto.



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14. PR13 - Seguimiento de proyectos Este procedimiento muestra las actividades para realizar el seguimiento de los proyectos de I+D+i.

14.1 Diagrama



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14.2 Actividades



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1. Presenta cronograma. Los investigadores deben realizar la planeación del

proyecto con cada una de las Etapas y actividades de acuerdo con el Formato F13_1_Cronograma.

2. Fin de Cronograma. El Comité de seguimiento de proyectos determina la

finalización del cronograma del proyecto de acuerdo al plan de actividades. 2.1 Si se finalizó el cronograma, se finaliza el procedimiento. 2.2 Si no se finalizó el cronograma, se pasa a la actividad No.3.

3. Realiza seguimiento continuo del cronograma. El Comité de seguimiento de proyectos I+D+i debe monitorear continuamente el desarrollo de cada de una las actividades proyectadas.

4. Cumplimiento de actividades según cronograma. El Comité de seguimiento

de proyectos determina el cumplimiento de cada una de las actividades. 4.1 Si se cumple con las actividades de acuerdo a lo proyectado en el cronograma, se sigue haciendo el seguimiento de las actividades hasta su finalización. 4.2 Si no se cumple con las actividades de acuerdo a lo proyectado en el cronograma, se pasa a la actividad No.5.

5. Revisa en detalle las actividades no realizadas. El Comité de seguimiento indaga con profundidad de detalle sobre las razones por las cuáles no se cumplieron las actividades.

6. Presenta recomendaciones a investigador. El Comité de seguimiento debe

realizar sugerencias de apoyo para ajustar el cronograma y continuar con el proyecto.

7. Recibe recomendaciones y ajusta cronograma. Los investigadores reciben las

sugerencias y ajustan la planeación para continuar con el desarrollo del proyecto.

8. Realiza Bitácora del proyecto. Los investigadores deben documentar cada una

de las actividades realizadas desde la fase de inicio hasta la culminación del proyecto, debe utilizar el Formato F13_2_Bitacora_Proyecto.

9. Realiza informes. Los investigadores deben realizar informes semestrales con

los avances del proyecto, resaltando la producción y evidencias del mismo. Se debe emplear el Formato F13_3_Informe_ Semestral.



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10. Revisa informes y consolida informe general. El Director de grupo debe

revisar los informes generados por cada investigador y consolidar los resultados para obtener un informe general de grupo con una periodicidad semestral. Se debe emplear el Formato F13_4_ Informe_General.

11. Registra productos en CVLAC. El Investigador debe registrar la producción

generada en el CVLAC. 12. Registra productos en GRUPLAC. El director del grupo actualiza el GRUPLAC

vinculando los productos y los asocia al proyecto correspondiente.



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15. PR14 - Gestión y seguimiento de productos de PI (Propiedad Intelectual) A continuación se describe el proceso para hacer gestión y seguimiento de los productos de propiedad intelectual.

15.1 Diagrama



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15.2 Actividades

1. Presenta Solicitud Producto a Patentar. El líder de I+D+i, los Directores de Grupo

o los investigadores presentan la solicitud del producto a patentar en el Formato de solicitud.

2. Cumple lineamientos de PI. El Comité Ética y PI evalúa si la solicitud cumple con

los lineamientos de PI SENA de acuerdo al Checklist del reglamento. 2.1. Si no cumple, pasa a la actividad 1. 2.2. Si cumple, pasa a la actividad 3.

3. Asigna Titularidad. El Comité Ética y PI remite la información necesaria al

procedimiento de asignar titularidad.

4. Se necesita experto. El Comité Ética y PI evalúa si hay necesidad de contratar un experto para el tema de patentes nacionales o internacionales. 4.1. Si no es necesario, pasa a la actividad 7. 4.2. Si es necesario, pasa a la actividad 5.

5. Contratar experto. El Comité Ética y PI realiza la contratación de un experto en el

tema de patentes.

6. Presenta solicitud de patente. El experto realiza la solicitud de patente ante las entidades requeridas.

7. Se aprueba patente. El Comité Ética y PI evalúa si se aprueba la patente de acuerdo a las revisiones previas. 7.1. Si no se aprueba, finaliza el procedimiento. 7.2. Si se aprueba, pasa a la actividad 8.

8. Presenta patente. El investigador o director de grupo, realiza la solicitud de patente ante las entidades requeridas.

9. Realiza seguimiento. El Comité Ética y PI realiza seguimiento del proceso de adjudicación de la patente.



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10. Patente Adjudicada. El Comité Ética y PI revisa si la patente fue adjudicada. 10.1. Si no fue adjudicada, pasa a la actividad 10. 10.2. Si fue adjudicada, pasa a la actividad 11.

11. Registra en CVLAC. El investigador realiza el registro, en CVLAC. 12. Registra en GrupLAC. El director de grupo realiza el registro de la patente, en

GrupLAC.

16. PR15 - Asignación de titularidad A continuación se describe el proceso para Asignación de Titularidad, el cual pretende asignar la titularidad de los productos de PI.

16.1 Diagrama



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16.2 Actividades



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1. Presenta Solicitud Producto de PI. El líder de I+D+i, los Directores de Grupo o los

investigadores presentan la solicitud del producto de PI para que se asigne su titularidad y los derechos del producto en el Formato de solicitud.

2. Es financiado por el SENA. El Comité Ética y PI evalúa si la fuente de financiación

del proyecto. 2.1. Si no fue financiado por el SENA, pasa a la actividad 4. 2.2. Si fue financiado por el SENA, pasa a la actividad 3.

3. Asigna Titularidad al SENA. El Comité Ética y PI autoriza la cesión de derechos al

SENA.

4. Es financiado por un tercero. El Comité Ética y PI evalúa si la el proyecto fue financiado por el SENA. 4.1. Si no fue financiado por un tercero, pasa a la actividad 6. 4.2. Si fue financiado por un tercero, pasa a la actividad 5.

5. Asigna Titularidad a un tercero. El Comité Ética y PI autoriza la cesión de

derechos a un tercero.

6. Es trabajo conjunto. El Comité Ética y PI evalúa si la el proyecto fue financiado por el SENA. 6.1. Si no fue financiado por el SENA y un tercero, pasa a la actividad 8. 6.2. Si fue financiado por el SENA y un tercero, pasa a la actividad 7.

7. Asigna co-titularidad a SENA y a un tercero. El Comité Ética y PI autoriza la

cesión de derechos al SENA y a un tercero.

8. Es propiedad del autor. El Comité Ética y PI evalúa si la el proyecto fue financiado por el SENA. 8.1. Si no es propiedad del autor, pasa a la actividad FIN. 8.2. Si es propiedad del autor, pasa a la actividad 9.

9. Asigna Titularidad al autor. El Comité Ética y PI autoriza la cesión de derechos al

autor.

10. Comunicar al autor. El Comité Ética y PI realiza una comunicación al autor sobre la asignación de la titularidad.

11. Cesión de derechos, licencias, patentes y diseños . El Comité Ética y PI y los

investigadores realizan la cesión de derechos, licencias, patentes y diseños.



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12. Registra en CVLAC. El investigador realiza la documentación en CVLAC de la

patente.

13. Registra en GrupLAC. El director de grupo realiza la documentación en GrupLAC de la patente.



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17. PR16 - Ejecución de la I+D+i formativa A continuación se describe el proceso para Ejecución de la I+D+i formativa, el cual busca acercar al aprendiz en los procesos de investigación formativa a través de las diferentes modalidades contempladas en el reglamento de I+D+i.

17.1 Diagrama



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17.2 Actividades

1. Es invitación de instructor, investigador o semillero. El director de la investigación revisa si es producto de una invitación de un instructor, investigador o semillero al aprendiz para formar un proyecto de investigación. 1.1. Si no hubo invitación, pasa a la actividad 3. 1.2. Si hubo invitación, pasa a la actividad 2.

2. Invitación de acuerdo a las competencias investigativas del aprendiz. Si el

instructor o investigador identifica competencias investigativas en el aprendiz, se realiza la invitación a formar un proyecto de investigación.

3. Presenta propuesta. El aprendiz presenta una propuesta de trabajo de

investigación en el Formato Presentar Propuesta I+D+i formativa.

4. Documentación completa. El Director del proyecto de I+D+i evalúa si la documentación es adecuada y esta completa. 4.1. Si no esta completa, pasa a la actividad 3. La línea del no dele salir del vértice del

rombo. 4.2. Si esta completa, pasa a la actividad 5.

5. Cumple con criterios de selección. El Director del proyecto de I+D+i evalúa si el

proyecto cumple con los requerimientos de ejecución de I+D+i, de acuerdo al reglamento de I+D+i. 5.1. Si no cumple, se regresa a la actividad 3. Ojo origen de la línea 5.2. Si cumple, pasa a la actividad 6.

6. Asigna Director. El Director del proyecto de I+D+i asigna un director para realizar

el seguimiento del proyecto. El cual seguramente será el director del proyecto o uno de los investigadores del proyecto.



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7. Desarrolla proyecto. El aprendiz desarrolla el proyecto, con el acompañamiento

constante de su director.

8. Realiza acompañamiento y seguimiento. El Director o tutor asignado realiza acompañamiento del proyecto y le sirve de soporte al aprendiz, de acuerdo al reglamento de I+D+i.

9. Evaluación del proyecto. El Director del proyecto de I+D+i, realiza la evaluación del proyecto, de acuerdo a los establecido en el reglamento de I+D+i.

10. Generar Bitácora. El Director del proyecto de I+D+i genera y actualiza la bitácora

del proyecto.

18. PR17 - Gestionar articulación con terceros A continuación se describe el proceso para Gestionar Articulación con terceros, con el fin de gestionar el acercamiento Sena-empresa en proyectos de I+D+i.

18.1 Diagrama



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18.2 Actividades



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1. Solicitud Gestión de la Articulación. Los investigadores o grupos presentan la

solicitud de Gestión de la Articulación con un tercero por medio del Formato de solicitud de Gestión.

2. Documentación completa. El Comité de I+D+i evalúa si la documentación es adecuada y esta completa. 2.1. Si no esta completa, pasa a la actividad 1. 2.2. Si esta completa, pasa a la actividad 3.

3. Cumple con criterios de selección. El Comité de I+D+i evalúa si el proyecto

cumple con los criterios de selección de la articulación con terceros, de acuerdo al reglamento de I+D+i. 3.1. Si no cumple, pasa a la actividad 1. 3.2. Si cumple, pasa a la actividad 4.

4. Se aprueba propuesta. El Comité de I+D+i evalúa si se aprueba la propuesta.

4.1. Si no se aprueba, pasa a la actividad 1. 4.2. Si se aprueba, pasa a la actividad 5.

5. Gestiona articulación, convenio o contrato. El Comité de I+D+i gestiona la

articulación, el convenio o el contrato aprobados.

6. Reunión de Socialización. Se realiza en caso de ser necesario una reunión de socialización con la empresa.

7. Se articula con objetivos. La empresa evalúa si el proyecto cumple o se articula con

sus objetivos. 7.1. Si no se articula, pasa a la actividad 1. 7.2. Si se articula, pasa a la actividad 8.

8. Generar propuesta o Acuerdo. La empresa genera una propuesta o acuerdo marco

para la articulación.

9. Enviar a análisis a área de contratación. El Comité de I+D+i envía la propuesta al área de contratación SENA para su análisis.

10. Cumple con requisitos establecidos. El área de contratación SENA verifica si el acuerdo o contrato cumple con los requisitos y políticas del SENA. 10.1. Si no cumple, pasa a la actividad 11. 10.2. Si cumple, pasa a la actividad 12.



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11. Presentar Modificaciones. El área de contratación SENA presenta las modificaciones necesarias al contrato o convenio.

12. Se perfecciona articulación, convenio o contrato. El Comité de I+D+i y la

empresa perfeccionan el convenio o contrato.

13. Inicia ejecución. Los investigadores y grupos inician la ejecución de la articulación, convenio o contrato.



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19. PR18 - Gestionar articulación de I+D+i con diseño curricular A continuación se describe el proceso para Gestionar Articulación de I+D+i con Diseño Curricular, con el fin de tomar los resultados de investigación e incluirlos en el diseño curricular de los programas de formación.

19.1 Diagrama



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19.2 Actividades

1. Propone proyectos de I+D+i. Los investigadores o grupos presentan propuestas de proyectos de I+D+i.

2. Documenta avances de I+D+i. Los investigadores documentan los avances de I+D+i a lo largo del desarrollo del proyecto.

3. Comparte Avances a Diseño Curricular. Los investigadores comparten los

avances con Diseño Curricular.



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Fecha: 12-12-2013

4. Proyecto a articular. Diseño Curricular realiza una evaluación de los proyectos presentados, verificando cual se puede incluir en Diseño Curricular. 4.1. Si no hay un proyecto a articular, pasa a la actividad FIN. 4.2. Si hay un proyecto a articular, pasa a la actividad 5.

5. Incorpora Proyecto en Programas de Formación. Diseño Curricular incorpora el

proyecto a los programas de formación vigentes.

6. Desarrolla Proyecto en la Formación. El instructor desarrolla el proyecto del plan de formación con sus aprendices.

7. Comparte resultados y experiencias con investigadores. El instructor comparte

los resultados y experiencias de la inclusión del proyecto en la formación con los investigadores.

8. Reunión de Sensibilización, eventos de divulgación tecnológica o cursos de

extensión. Los investigadores, Diseño Curricular y los instructores realizar una reunión para sensibilizar a los instructores y aprendices sobre las investigaciones realizadas y la experiencia de su desarrollo en el aula de clase.

20. PR19 - Acuerdo para comercializar productos Se describe el proceso para realizar el acuerdo de comercialización de productos terminados con la articulación del sector productivo.

20.1 Diagrama



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20.2 Actividades 1. Realiza estudio de mercado. Los investigadores deben realizar la investigación

de mercado para justificar la comercialización de los productos con el fin de



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Fecha: 12-12-2013

hacerse una idea sobre la viabilidad comercial. El estudio de mercado debe contener el análisis del consumidor, la competencia, la estrategia comercial y el modelo de negocio.

2. Presenta producto terminado para comercializar. Los investigadores

realizan la presentación del producto junto con el estudio de mercado al Comité de seguimiento de proyectos.

3. Avala producto. El Comité de seguimiento toma la decisión de avalar el

producto. 3.1 Si el producto es avalado por el Comité, se pasa a la actividad No.6. 3.2 Si el producto no es avalado por el Comité, se pasa a la actividad No.4.

4. Presenta recomendaciones y sugerencias. El Comité de seguimiento debe realizar recomendaciones y sugerencias de carácter técnico.

5. Recibe recomendaciones y ajusta producto. Los investigadores reciben las

sugerencias y realizan los ajustes correspondientes. 6. Realiza Pruebas de Concepto. Los investigadores deben realizar una

implementación del producto, con el propósito de verificar que el concepto y funcionalidad brindan utilidad al sector objetivo.

7. Realiza propuesta. Los investigadores deben realizar una propuesta de forma

escrita formal dirigida al Aliado del Sector Productivo con quién se vaya a realizar el acuerdo de comercialización.

8. Revisa propuesta y hace recomendaciones. El área jurídica del Centro debe

revisar en detalle la propuesta del Acuerdo de comercialización. 9. Presenta propuesta a empresa aliada. Los Investigadores con el respaldo del

Comité de seguimiento realizan la presentación directamente a la empresa de forma escrita formal y si es posible de forma verbal.

10. Rechaza propuesta. La empresa aliada evalúa la propuesta.

10.1 Si la empresa aliada rechaza la propuesta, se finaliza el procedimiento. 10.2 Si la empresa aliada acepta la propuesta, se pasa a la actividad No.11.

11. Hace contrapropuesta. La empresa aliada puede realizar modificaciones a la propuesta.

11.1 Si la empresa aliada acepta la propuesta pero realiza una contrapropuesta, se pasa a la actividad No.12.



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11.2 Si la empresa aliada acepta la propuesta pero no realiza una contrapropuesta, se pasa a la actividad No.13.

12. Hace ajustes. La empresa aliada en común acuerdo con los investigadores realizan ajustes a la propuesta. Luego el área jurídica revisa nuevamente la propuesta.

13. Acuerdo de Propiedad Intelectual y Comercialización. Una vez aprobada la

propuesta por todas las partes, se realizan los acuerdos correspondientes a la propiedad intelectual e industrial y comercialización.



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21. PR20 - Servicios técnicos y consultorías Se describe el proceso para ofrecer servicios técnicos y realizar consultorías al sector productivo.

21.1 Diagrama



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21.2 Actividades

Actividades:

Si se presenta un requerimiento externo de parte del sector productivo para realizar un servicio técnico o una consultoría, se pasa a la actividad No.1.

1. Genera acuerdos de actividades y contrato. Se debe realizar el acuerdo de trabajo con la empresa interesada en recibir el servicio o consultoría.

2. Presenta servicios de consultoría y asesorías. Los investigadores pueden presentar el portafolio de servicios y ofrecerlos al sector productivo.

2.1 Si la empresa acepta, se pasa a la actividad No.1. 3. Presenta cronograma de trabajo. Una vez se tengan los acuerdos de trabajo se

presenta la planeación de actividades con etapas y resultados claros y concretos. 4. Realiza seguimiento. El Comité de seguimiento de proyectos realiza el

monitoreo del cronograma para garantizar el cumplimiento de las actividades. 5. Ejecuta servicio técnico o consultoría. Los investigadores hacen el servicio

técnico o consultoría de acuerdo a la planeación dada anteriormente. 6. Hace evaluación de satisfacción. Una vez terminadas las actividades, la

empresa realiza una evaluación de satisfacción. 7. Hace plan de mejoramiento. De acuerdo a los resultados de la evaluación de

satisfacción los investigadores se hace un plan para mejorar en los aspectos críticos si es necesario.

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