CENTRO DE TIC Unidad de Desarrollo de Software …upec.edu.ec/images/stories/MANUALES SI/16.15 Manuales...Portafolio Institucional - Módulo De Gestión Proyectos De Vinculación Versión:1.0

Universidad Politécnica Estatal del Carchi

CENTRO DE TIC

Unidad de Desarrollo de Software

Portafolio Institucional

Módulo de Gestión Proyectos de Vinculación

Director de Proyecto

Manual de Usuario

Versión 1.0

2018

Portafolio Institucional - Módulo De Gestión Proyectos De Vinculación Versión:1.0

Manual de Usuario de Director de Proyecto Fecha:27/07/2018

Confidencial Universidad Politécnica Estatal del Carchi Página 2 de 34

Historial de Revisiones del documento

[Se detalla la información de los participantes que intervinieron en la creación, y actualización del documento]

Fecha Versión Descripción Elaborado por Firma

27/07/2018 1.0 Elaboración del manual de usuario.

Ing. Andrea Guevara - Programador

Aprobaciones [Se detalla la información de los participantes que intervienen en la revisión, y aprobación del documento]

Fecha Versión Revisado por Firma Aprobado por Firma

27/07/2018 1.0 Msc. Luis García – Director del Departamento de Vinculación con la Sociedad

Msc. Andrés Guerrero – Director del Centro de TIC UPEC.




Contenido

A. MANUAL DE USUARIO __________________________________________________ 4

A.1. Presentación. ______________________________________________________________ 4 A.1.1. ¿Qué es el Módulo de Gestión de Proyectos de Vinculación? _______________________________ 4 A.1.2. ¿Qué agentes intervienen? ___________________________________________________________ 4 A.1.3. Ingreso al Portafolio Institucional _____________________________________________________ 5 A.1.4. Autentificación de Usuario ___________________________________________________________ 5 A.1.5. Menú Principal ____________________________________________________________________ 6 A.1.6. Menú de Acciones _________________________________________________________________ 8

A.1.6.1. Columnas ____________________________________________ ¡Error! Marcador no definido. A.1.6.2. Filtro _______________________________________________ ¡Error! Marcador no definido. A.1.6.3. Datos _______________________________________________ ¡Error! Marcador no definido. A.1.6.4. Filas por Pagina _______________________________________ ¡Error! Marcador no definido. A.1.6.5. Formato _____________________________________________ ¡Error! Marcador no definido.

A.2. Funcionalidades del Portafolio Académico. ____________________________________ 14 A.2.1. Mantenimiento ___________________________________________________________________ 14

A.2.1.1. Fase de Postulación ___________________________________________________________ 14 A.2.1.1.1. Registro Proyecto para Postular ____________________________________________ 15 a. Nuevo Proyecto. _______________________________________________________________ 16 b. Nueva Actividad. ______________________________________________________________ 16 c. Cancelar. _____________________________________________________________________ 17 d. Guardar Cambios. _____________________________________________________________ 17 e. Suprimir. _____________________________________________________________________ 17 f. Objetivos. ____________________________________________________________________ 17 g. Contenidos. ___________________________________________________________________ 18 h. Línea de Vinculación. __________________________________________________________ 19 i. Línea de Investigación. _________________________________________________________ 19 j. Campos de Conocimiento. ______________________________________________________ 20 k. Entidades Cooperantes. _________________________________________________________ 21 l. Participantes. _________________________________________________________________ 21 m. Proyecto de Investigación Vinculados. ____________________________________________ 24 n. Beneficiarios. _________________________________________________________________ 25 o. Presupuesto. __________________________________________________________________ 26 p. Reporte. ______________________________________________________________________ 27 q. Gantt.- _______________________________________________________________________ 27

A.2.2. Ejecución de Proyectos de Vinculación - Director _______________________________________ 28 a. Resultados. ___________________________________________________________________ 29 b. Impactos. _____________________________________________________________________ 30 c. Reporte. ______________________________________________________________________ 31 d. Gantt.- _______________________________________________________________________ 32 Evidencias de la Actividad Documentos. - ______________________________________________ 32 Evidencias Ejecución del Presupuesto de la Actividad. - __________________________________ 33

A.2.3. Proyectos de Vinculación Finalizados _________________________________________________ 34




A. MANUAL DE USUARIO

A.1. Presentación.

A.1.1. ¿Qué es el Módulo de Gestión de Proyectos de Vinculación?

Permite registra la información de los proyectos de vinculación, cumpliendo las fases de

postulación y ejecución.

A.1.2. ¿Qué agentes intervienen?

Este apartado contiene los usuarios que intervienen en el módulo, cuyos agentes dependerán

de la actualización y evolución del sistema.

Rol Definición del Rol Actividades a realizar en el sistema

Administrador del

Módulo

Personal que tendrá acceso al

ingreso y actualización de

información de convocatorias

y de proyectos de vinculación.

• Registro de información de

convocatorias.

• Habilita el sistema para el

proceso de registro de proyectos

de vinculación para postular de

acuerdo con las fechas de la

convocatoria.

• Registro y actualización de

información de proyectos

postulados, aprobados.

• Revisión y aprobación de

proyectos postulados

• Seguimiento de proyectos:

Realiza el registro de evidencias,

presupuesto ejecutado,

resultados, e impactos de los

proyectos aprobados.

• Finaliza los proyectos aprobados.

Docentes, Empleados

y Trabajadores,

Director de Proyecto.

Personal que realiza la

postulación de proyectos • Registro y actualización de

información de proyectos para

postular de acuerdo con las

fechas de la convocatoria.




Director de Proyecto Personal que realiza la

postulación y registro de

evidencias de los proyectos

aprobados.

• Realiza el registro de evidencias,

presupuesto ejecutado,

resultados, e impactos de los

proyectos aprobados en la fase de

ejecución.

Este manual corresponde a los usuarios que tienen el rol de Docentes, Empleados y

Trabajadores, Director de Proyecto.

A.1.3. Ingreso al Portafolio Institucional

Ingreso al Sistema

a) La aplicación está ubicada en el Portal Web de la Universidad Politécnica Estatal del

Carchi.

b) Mediante el navegador web ingresar a la página www.upec.edu.ec.

c) Hacer clic en la opción Portafolio ubicado en la parte derecha inferior.

Gráfico A.1 Acceso al Portafolio Institucional UPEC

A.1.4. Autentificación de Usuario

a) Se presenta a continuación la pantalla para acceso al sistema.

b) Debe ingresar el usuario y la contraseña de acceso.

c) Clic en el botón Iniciar Sesión

http://www.upec.edu.ec/




Gráfico A.2 Login Ingreso

A.1.5. Menú Principal

Gráfico A.3 Menú Principal

Para ingresar al menú, se debe hacer clic sobre el cuadro Gestión Proyectos Vinculación.




Gráfico A.4 Gestión Proyectos Vinculación

Se encontrará el siguiente menú dados por las siguientes opciones:

• Mantenimiento

Gráfico A.5 Menú Principal

Las pantallas del sistema contienen la siguiente barra de herramientas dadas por:

Gráfico A.6 Barra de herramientas

Botón Cancelar. - permite cancelar la acción del formulario que se está realizando.

Gráfico A.7 Botón Cancelar

Botón Eliminar. - permite eliminar el registro indicado.




Gráfico A.8 Eliminar

Botón Guardar. - permite guardar la información del registro indicado.

Gráfico A.9 Guardar

Botón Nuevo. - permite crear un nuevo registro de la información indicada.

Gráfico A.10 Nuevo

A.1.6. Menú de Acciones

El menú de Acciones se muestra en un informe interactivo.

Gráfico A.11 Ajustes

El botón acciones contiene las siguientes funciones.




A.1.6.1. Seleccionar Columnas

Permite establecer tamaño, ordenamiento y la visualización a las columnas del informe

interactivo.

Gráfico A.12 Columnas

A.1.6.2. Filtro

Permite filtrar la búsqueda de información por medio de parámetros de consulta.

Gráfico A.13 Filtros

A.1.6.3. Filas por Página

Define el número de registros que se mostrarán por página.




Gráfico A.14 Filas por Página

Gráfico A.15 Numero de registros

El menú Formato permite personalizar la visualización del informe. Contiene los siguientes

submenús:

Gráfico A.16 Numero de registros

El menú Formato Permite personalizar la visualización del informe. Contiene los siguientes

submenús:

Ordenar. - Se utiliza para cambiar las columnas por las que se ordena y determina si ordenar en

sentido ascendente o descendente. También puede especificar cómo se manejan los valores nulos:

el valor por defecto, mostrarlos siempre al final o mostrarlos siempre al principio. La ordenación

resultante se muestra a la derecha de las cabeceras de columna del informe.




División de Control. - Se utiliza para crear un grupo divisorio en una o varias columnas. Obtiene las

columnas del informe interactivo y las muestra como un registro maestro.

Resaltar. - Permite definir un filtro. Las filas que cumplen los criterios de filtro se resaltan según las

características asociadas al filtro. Las opciones incluyen:

➢ Nombre sólo se utiliza para la visualización.

➢ Secuencia identifica la secuencia en la que se evaluarán las reglas.

➢ Activado identifica si la regla está activada o desactivada.

➢ Tipo de Resaltado identifica si la fila o la celda debe estar resaltada. Si se selecciona Celda, se

resalta la columna a la que se hace referencia en Condición para Resaltar.

➢ Color de Fondo es el nuevo color para el fondo del área resaltada.

➢ Color del Texto es el nuevo color para el texto del área resaltada.

➢ Condición para Resaltar define la condición del filtro.

Calcular. - Permite agregar columnas calculadas al informe. Pueden ser cálculos matemáticos (por

ejemplo, NBR_HOURS/24) o funciones estándar de Oracle aplicadas a columnas existentes. Algunas

se muestran como ejemplo, pero también se pueden utilizar otras (como TO_DATE)). Las opciones

incluyen:

➢ Cálculo Permite seleccionar un cálculo definido previamente para editarlo.

➢ Cabecera de Columna es la cabecera para la nueva columna.

➢ Máscara de Formato es una máscara de formato de Oracle que se debe aplicar a la columna (por

ejemplo, S9999).

➢ Cálculo es el cálculo que se debe realizar. Dentro del cálculo, se hace referencia a las columnas

mediante los alias mostrados.

Agregar. - Las agregaciones son cálculos matemáticos que se realizan en una columna. Las

agregaciones se muestran detrás de cada división de control y, al final del informe, dentro de la

columna en la que están definidos. Las opciones incluyen:

Agregación: Permite seleccionar una agregación definida previamente para editarla.

Función es la función que se debe ejecutar (por ejemplo, SUM, MIN).

Columna se utiliza para seleccionar la columna a la que se aplica la función matemática. Sólo

se muestran las columnas numéricas.




Gráfico. - Puede definir un gráfico por informe guardado. Después de definirlo, puede cambiar entre

las vistas de gráfico e informe mediante los enlaces que hay debajo de la barra de búsqueda. Las

opciones incluyen:

➢ Tipo de Gráfico identifica el tipo de gráfico que se debe incluir. Seleccione un gráfico de barras

horizontales, de barras verticales, de tarta o de líneas.

➢ Etiqueta Permite seleccionar la columna que se debe utilizar como etiqueta.

➢ Título del Eje para Etiqueta es el título que se mostrará en el eje asociado a la columna

seleccionada como etiqueta. No está disponible para gráficos de tarta.

➢ Valor Permite seleccionar la columna que se debe utilizar como valor. Si la función es COUNT, no

se tiene que seleccionar ningún valor.

➢ Título del Eje para Valor es el título que se mostrará en el eje asociado a la columna seleccionada

como valor. No está disponible para gráficos de tarta.

➢ Función es una función opcional que se debe realizar en la columna seleccionada como valor.

➢ Ordenar Permite ordenar el juego de resultados.

Agrupar por. - Puede definir un informe Agrupar por informe guardado. Una vez definido, puede

cambiar entre las vistas de agrupación e informe utilizando los enlaces que se encuentran bajo la

barra de búsqueda. Para crear un informe Agrupar por, se seleccionan:

➢ Las columnas en las que realizar la agrupación (se pueden seleccionar hasta 3 columnas)

➢ Las columnas para agregar, junto con la función a realizar (media, suma, recuento, etc.)

➢ Las columnas que desea utilizar para la ordenación (se pueden seleccionar hasta 3 columnas

junto con las opciones de dirección y ordenación de valores nulos)

A.1.6.4. Flashback

Las consultas de flashback permiten visualizar los datos tal como existían en un punto en el tiempo

anterior.

A.1.6.5. Guardar Informe

Guarda el informe personalizado para su uso en el futuro. Se proporcionan un nombre y una

descripción opcional y el público (es decir, todos los usuarios con acceso al informe principal por

defecto) podrá acceder al informe. Puede guardar cuatro tipos de informe interactivo:




• Principal por Defecto (sólo desarrolladores). El informe principal por defecto es el primero que

se muestra. No se puede cambiar el nombre de estos informes ni se pueden suprimir.

• Informe Alternativo (sólo desarrolladores). Permite a los desarrolladores crear varios diseños de

informe. Sólo los desarrolladores pueden guardar, cambiar el nombre o suprimir un informe

alternativo.

• Informe Público (usuario final). El usuario final que lo creó puede guardarlo, suprimirlo o

cambiarle el nombre. Los demás usuarios pueden visualizarlo y guardar el diseño como otro

informe.

• Informe Privado (usuario final). Sólo el usuario que creó el informe puede visualizarlo, guardarlo,

suprimirlo o cambiarle el nombre.

Si guarda informes personalizados, se muestra un selector de informes en la barra de búsqueda a la

izquierda del selector de filas (si está activada esta función).

A.1.6.6. Restablecer

Restaura los valores por defecto del informe.

A.1.6.7. Ayuda

Se presenta solución a algunos errores comunes dentro del sistema.

Gráfico A.17 Ayuda




A.1.6.8. Descargar

Permite descargar el juego de resultados actual. Los formatos de descarga son diferentes

según la instalación y la definición del informe, pero pueden ser CSV, HTML, Correo

Electrónico.

Gráfico A.18 Descargar

A.2. Funcionalidades del Portafolio Académico.

A.2.1. Mantenimiento

Contiene las fases de los proyectos de vinculación:

Gráfico A.19 Mantenimiento

A.2.1.1. Fase de Postulación

Se realiza el registro y actualización de información de proyectos para postular de acuerdo con las

fechas de la convocatoria.




A.2.1.1.1. Registro Proyecto para Postular

a. En este formulario se registra los proyectos en estado postulado, dados por la siguiente

información:

Gráfico A.20 Proyectos postulados-Director

b. En la siguiente pestaña podrá revisar los proyectos postulados, se consulta por

convocatoria.

Gráfico A.21 Resumen de Proyectos postulados-Director

• Para editar el proyecto ingresado en el sistema, clic en el icono , automáticamente

el sistema mostrará el registro para su edición en el formulario en la pestaña (a), como

muestra la siguiente pantalla:




Gráfico A.22 Proyectos Postulados

Clic en el botón guardar después de realizar el cambio respectivo.

En la parte superior se encuentra los siguientes botones.

Gráfico A.23 Menú Botones

a. Nuevo Proyecto.

Permite crear un proyecto.

Gráfico A.24 Nuevo Proyecto

b. Nueva Actividad.

Permite agregar una actividad al proyecto.

Gráfico A.25 Nueva Actividad




Gráfico A.26 Actividades

c. Cancelar.

Permite cancelar la modificación de un proyecto.

Gráfico A.27 Botón Cancelar

d. Guardar Cambios.

Permite guardar los cambios realizados dentro de una actividad.

Gráfico A.28 Botón Guardar

e. Suprimir.

Permite eliminar un proyecto cumplimiento las especificaciones técnicas.

Gráfico A.29 Suprimir

f. Objetivos.

Permite ingresar o modificar el objetivo general y los objetivos específicos del proyecto.

Gráfico A.30 Objetivos

• Para agregar nuevos objetivos clic “Agregar Objetivos Generales al Proyecto”




• Para guardar clic en el botón “Guardar”

• Seleccionar el Objetivo General y agregar sus objetivos específicos.

• Para agregar nuevos objetivos específicos clic “Agregar Objetivos Específicos”


Gráfico A.31 Objetivos

g. Contenidos.

Permite ingresar o editar la justificación y el problema del proyecto.

Gráfico A.32 Contenidos

Seleccionar el indicador e ingresar su descripción. A continuación, guardar con el botón




Gráfico A.33 Plan Contenido.

h. Línea de Vinculación.

Permite ingresar las líneas / sublíneas de vinculación del proyecto.

Gráfico A.34 Botón Línea Vinculación

• Ingresar la información dado los siguientes campos:

Línea de Vinculación: Seleccionar la linea

• Para agregar nuevos objetivos específicos clic “Agregar Objetivos Específicos”


Gráfico A.35 Plan Línea de Vinculación

i. Línea de Investigación.




permite ingresar las líneas / sublíneas de investigación del proyecto.

Gráfico A.36 Botón Línea Investigación

Gráfico A.37 Línea de Investigación

j. Campos de Conocimiento.

permite ingresar los campos de conocimiento (líneas /sublineas) en que se basa el proyecto.

Gráfico A.38 Botón Campo Conocimiento




Gráfico A. 39 Campo Conocimiento

k. Entidades Cooperantes.

permite ingresar entidades o instituciones cooperantes del proyecto.

Gráfico A.40 Botón Entidades

Gráfico A.41 Entidades

l. Participantes.

permite ingresar los participantes involucrados en el proyecto.




Gráfico A.42 Botón Participantes

Para el ingreso de los participantes se distribuyen por dependencias, distributivo, estudiantes,

empleados y / o trabajadores.

En los campos de las pantallas mostrara una lista similar a la presentada a continuacion para

seleccionar la información:

Gráfico A. 43 Seleccionar Datos

• Dependencias. - Se registra las dependencias académicas o administrativas de la

UPEC.




Gráfico A.44 Participantes

• Distributivo. – Se registra los docentes pertenecientes al distributivo de trabajo que

trabajaran en el proyecto de la dependencia seleccionada en la anterior pantalla.

Gráfico A. 45 Distributivo

• Estudiante. – se ingresa la información que integran el proyecto de la dependencia

seleccionada en la pantalla de dependencias.




Gráfico A.46 Estudiantes

• Empleados y Trabajadores. – se ingresa los empleados y/o trabajadores que integran

el proyecto de la dependencia seleccionada en la pantalla de dependencias

Gráfico A.47 Empleados y Trabajadores

m. Proyecto de Investigación Vinculados.

permite ingresar los proyectos de investigación que integran al proyecto de vinculación y los

participantes involucrados en el proyecto de investigación:

Gráfico A.48 Botón Proyecto Investigación




Gráfico A.49 Proyectos de Investigación Vinculados

n. Beneficiarios.

Se registra los beneficiarios del proyecto de vinculación:

Gráfico A. 50 Botón Beneficiarios




Gráfico A. 51 Beneficiarios

o. Presupuesto.

Permite ingresar el presupuesto del proyecto, ingresando las instituciones participantes con

su fuente de financiamiento, además la partida presupuestaria.

Gráfico A. 52 Botón Presupuesto




Gráfico A.53 Presupuesto

p. Reporte.

Permite dar un reporte detallado.

Gráfico A. 54 Botón Reporte

q. Gantt.-

Permite mostrar el proyecto mediante un gráfico de gantt.

Gráfico A. 55 Botón Grantt




Gráfico A.56 Grantt

A.2.2. Ejecución de Proyectos de Vinculación - Director

Esta fase es realizada por el Director del Módulo.

Permite realizar el proceso de ejecución de los proyectos de vinculación aprobados a cargo

del Director del Proyecto. La opción contiene dos pestañas, mostrando en la Pestaña de

Resumen los proyectos de vinculación aprobados de una convocatoria seleccionado.

En el formulario siguiente se hace el proceso de ejecución de los proyectos aprobados dadas

en las opciones detalladas.

a. Proyectos de Vinculación

En el formulario se ingresa y se actualiza la información de los proyectos, especificado en

los siguientes campos:

Gráfico A.57 Proyectos Vinculación Ejecución Director




b. Resumen de Proyectos de Vinculación

Muestra un listado de los proyectos de una convocatoria seleccionada, mostrando los

proyectos aprobados.

Gráfico A.58 Listado Proyectos

• Para registrar la información de los proyectos de vinculación ingresado en el sistema, clic

en el icono , automáticamente el sistema mostrará el registro para su edición en el

formulario en la pestaña Proyectos de Vinculación (a).

En la parte superior se encuentra los siguientes botones.

Gráfico A.59 Menú Botones

a. Resultados.

Permite ingresar los resultados del proyecto de vinculación.

Gráfico A. 60 Botón Resultados

La opción contiene dos pestañas:

a.1. Resultados

En el formulario los resultados dados por los siguientes campos:




Gráfico A.61 Resultados

a.2. Resumen de los Resultados

Muestra los resultados del proyecto que han sido ingresados.

Gráfico A.62 Resultados

• Para editar los resultados ingresados en el sistema, clic en el icono ,

automáticamente el sistema mostrará el registro para su edición en el formulario en la

pestaña Resultados (a.1).

b. Impactos.

Permite ingresar los impactos del proyecto de vinculación.

Gráfico A. 63 Botón Impactos

La opción contiene dos pestañas:




b.1. Impactos

En el formulario los impactos dados por los siguientes campos:

Gráfico A.64 Impactos

b.2. Resumen de los Impactos

Muestra los impactos del proyecto que han sido ingresados.

Gráfico A.65 Resumen Impactos

• Para editar los impactos ingresados en el sistema, clic en el icono ,

automáticamente el sistema mostrará el registro para su edición en el formulario en la

pestaña Impactos (b.1).

c. Reporte.

Permite dar un reporte detallado.

Gráfico A. 66 Botón Reporte




d. Gantt.-

Permite mostrar el proyecto mediante un gráfico de gantt.

Gráfico A. 67 Botón Grantt

Gráfico A.68 Grantt

Evidencias de la Actividad Documentos. -

Permite ingresar los documentos de las evidencias de la actividad del proyecto.

Seleccionar en el árbol la actividad del proyecto que va a realizar el ingreso de los

documentos de las evidencias de la actividad.

Gráfico A. 69 Seleccionar Actividad

En la parte superior se encuentra los siguientes botones para ingresar información

Gráfico A.70 Menú Botones Evidencias de la Actividad




Clic en el botón siguiente para ingresar los documentos de las evidencias de la actividad.

Gráfico A.71 Registro de Evidencias Documento de la Actividad

En el formulario se registra los documentos de las evidencias de la actividad, especificando

los siguientes campos:

Gráfico A.72 Evidencias Documento Actividad

Evidencias Ejecución del Presupuesto de la Actividad. -

Permite ingresar la ejecución del presupuesto de la actividad del proyecto.

Seleccionar en el árbol la actividad del proyecto que va a realizar el ingreso de la ejecución

de presupuesto.

Gráfico A. 73 Seleccionar Actividad

En la parte superior se encuentra los siguientes botones para ingresar información




Gráfico A.74 Menú Botones de la Actividad

Clic en el botón siguiente.

Gráfico A.75 Botón Registro de Ejecución Presupuestaria

En el formulario se registra la ejecución del presupuesto de la actividad, especificando los

siguientes campos:

Gráfico A.76 Ejecución del Presupuesto de la Actividad

A.2.3. Proyectos de Vinculación Finalizados

En el formulario se muestra todos los proyectos finalizados seleccionando la convocatoria.

Gráfico A.77 Proyectos Vinculación Finalizados

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