事例カタログ コミュニケーション基盤導入事例

導入実績豊富な富士通のサポートでスムーズな利用定着化を実現千代田化工建設株式会社様 導入事例

千代田化工建設株式会社 様

http://www.fujitsu.com/jp/services/application-services/application-development-integration/global-communication/

　 　

導入商品 コミュニケーション基盤（Office 365、定着化支援サービス）

■ 社内コミュニケーション手段の見直しと再構築

■ コミュニケーション基盤の保守の負担を軽減

■ 社員へのスムーズな新しいコミュニケーション基盤の

　利用定着化

■ 従来のメール中心のコミュニケーション手段を再構築。　内容や用途に応じて利用者がコミュニケーション手段　を使い分けたことにより、コミュニケーションが活性化、　さらに、知りたい情報やドキュメントへの素早いにアクセス が可能に

■ オンプレミスのコミュニケーション基盤をクラウド化する ことにより、基盤保守作業を軽減し、保守費用の削減を実現

■ 全社員が利用するコミュニケーション基盤の導入・利用 定着化ノウハウを保有していた富士通の手厚い導入時の　教育支援と丁寧なアフターサポートにより、スムーズに　社員への利用定着化に成功

課　題 効　果

　北米～アジア～中東までグローバルに展開、プラント・エンジニアリング業界を最先端で牽引する千代田化工建設株式会社様（以下、同社）。同社は 2013 年、グローバルも含めた社内コミュニケーション手段の見直しを図った。オンプレミスでの運用に限界を感じていたこともあり、クラウドによる整備を決定。企業利用で信頼性の高いMicrosoft Office 365 が採用された。すでに自社でのグローバル導入ノウハウを保有していた富士通の支援により、様々な施策で定着化を推進。富士通の手厚い導入時教育と丁寧なアフターサポートで、懸念されていた社員の大きな混乱もなく、2015年運用を開始した。

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クラウドによる整備でサーバ保守の負担軽減に期待　タスクフォースから上申があった同時期、IT 運用側でも新たな手法の検討が進められていた。同社がコミュニケーション基盤としていたシステムのサポート切れを 2 年後に控えていたためである。

「メールは絶対に止められない重要な基幹システムで、当時、サーバに対しても厳重な管理が求められていました。しかしオンプレミスでの運用となると、24 時間体制での管理担当者の配置から、更新対応まですべて自社でやらなければなりません。その作業負担を軽減するためにクラウドを導入したいと考え始めていました」と、運用の責任者である IT サービスセンター IT サービスセンター長 保坂 成利氏は振り返る。

社員側からの上申、運用面の課題等、様々な状況を整理し ITセクションは、クラウドによる整備、メール以外のコミュニケーション手段や SNSの利用を社内に提案した。

「今後グローバルへの展開を見据えると、日本にサーバを置きそこにアクセスさせるというよりも、クラウドでの整備のほうが良いのではないかと感じていました」と、IT マネジメント全体を統括する、ITマネジメントユニット コーポレート ICTセクション SL 北沢 浩之氏は語る。

クラウド化に対する不安も綿密な調査と、富士通の紹介で導入済み企業を何社も見学したことで、セキュリティ面についても信頼に足ると判断。新システム導入による利便性向上、コミュニケーション効率化への期待が膨らんだ。プロジェクトに関わるメンバーの念頭にはすでに、企業利用で信頼性の高い Office 365 があったため、社内検討の場において大きな障壁もなくこれに決定。時代に後押しされた、ある意味自然な流れの中での選択だった。

メール中心のコミュニケーションからの脱却　国内に 8 カ所、海外に 20 カ所の主要関係会社を持つ千代田化工建設株式会社。以前からグローバルも含めた国内外約 6,000 人の社員のコミュニケーションはメールを多用する傾向にあった。最も大きな問題は、重要な承認プロセスから社員同士の簡易的な連絡まで、内容の重要度・優先度を問わず多くのメールが行き交い、煩雑さを極めていたことだった。特に多忙な社員については、日に数百通ものメールに目を通さなければならなかった。この業界では 1 案件に 5 年以上携わるのは特別なことでなく、またそれを超えて何年も前の業務について外部から問い合わせを受けることも多々あるため、どこかで見切りをつけてメールを削除してしまうことは難しい。メールはクライアント PCに膨大に蓄積されていくばかりであった。

「これを問題として提起したのが、コミュニケーション改善活動の一環として組織された“業務コミュニケーションツール利用改革検討タスクフォース”でした」と、Office 365導入プロジェクトのチームリーダーである、IT マネジメントユニット コーポレート ICT セクションの梶原 俊生氏は語る。

メンバー十数人から成るこのタスクフォースにおいて、メール中心のコミュニケーションが様々な不具合を生んでいることが指摘された。当時 LINE や SNS など、個人向けコミュニケーションツールのサービスが開始され、利用者も急激に増加し、このような便利さを業務に採り入れることはできないかという意見も寄せられた。こうして改善を要望する意見書がタスクフォースでまとめられ、経営側へ上申された。

導入の背景

千代田化工建設株式会社ITマネジメントユニットコーポレートICTセクション梶原 俊生 氏

導入の経緯

千代田化工建設株式会社ITサービスセンターITサービスセンター長保坂 成利 氏

千代田化工建設株式会社ITマネジメントユニットコーポレートICTセクションSL北沢 浩之 氏

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導入の経緯

富士通採用でトラブルのない移行を目指す 　

富士通採用については、人材が豊富でサービス内容が広範囲にわたっていたことだと、梶原氏は語る。「とにかくトラブルなく移行することが今回の導入の最大の目標。その点、富士通が自社グループ内での導入実績とノウハウを保有していたことも信頼性が高く、最も大きな決め手となりました。コスト的にリーズナブルだったことにも好感が持てました」（梶原氏）。

半年の準備期間の後、国内のヘッドオフィスを皮切りに、海外は、頻繁なコミュニケーションを必要とする拠点から順次展開。国内外 6 千人を対象としたシステム移行は、富士通の支援を得て 8 カ月で完了した。

「時間をかけ、きっちりと設計したドキュメンテーションができており、後々、私たちが本コミュニケーション基盤を引き継いだ時にも使えるようなものになっていたことに感謝しています。どういうセットアップが必要か、どういう決め事をしておかなければいけないかなど、私たちではわからなかったことが網羅されており、非常に助かりました」と、業務側の責任者である ITサービスセンターインフラ統括 統括 TM 都筑 守氏は語る。梶原氏も、「ネットワーク系の ADFS（Active Directory フェデレーション サービス）の設計と構築には、本当に助けられました」と言葉を続けた。

導入の経緯

千代田化工建設株式会社ITサービスセンターインフラ統括 統括TM都筑 守 氏

グループ導入経験が活きた手厚い利用者の定着化支援　導入時教育やサービスデスクへのサポートといったコミュニケーション基盤を使う利用者の定着化支援の面でも、富士通の導入実績とノウハウが非常に活きた。単なる導入に止まらず、コミュニケーション基盤を活かしきるには「社員の利用定着化」が大きなポイントとなる。多くの利用者に使ってもらう仕組み作りのために、教育専門のメンバーが推進チームの一員となって計画から実施までを担当、体系化されたトレーニングと各種マニュアル、ツールを最大限に活用する提案がなされた。サービスインを目前に控えた 2014 年 11 月、まずは現場推進者に向けた教育が必要との富士通の提案により、各部門の現場推進者に向けた Outlookと Skype for Businessのトレーニングを開催。3回で計 220名の対象者 が参加した。さらにサービスイン直後の翌年 1月には、利用者向け説明会を開催。11日という短期間に、国内 3カ所で計 15回開催。延べ 950人が参加し、業務シーンに沿った利用方法を学んだ。活用マニュアル（日本語版／英語版）および 2種類のクイックマニュアルもすべて富士通がオリジナルで作成。基本操作マニュアルの中からスケジュール設定、Skype会議への参加等重要部分を抜き出し、音声・動画キャプチャー・テロップで構成した動画マニュアルも利用者に好評で、これを元とした英語版も現地で作成され、活用されているという。

「Skype for Business、Outlookを中心とした 4種類、１本約 10分の動画マニュアルを作成、説明会後にポータルサイトに公開し、社員に見てもらうよう促しました。とはいえ移行直後はどうしてもサービスデスクへの問い合わせが増えてしまったため、サポートは非常に大変だったと思います」（都筑氏）。

当時社内サービスセンターのサポートデスクには常時 3～ 4名の社員が常駐しており、彼らの教育も富士通に依頼した。さらに Office 365 サービスイン前後には富士通から担当者が派遣され、導入関連の問い合わせにも対応した。

「サービスインまで時間のない中、サポートデスク社員の教育も社内でやっていたら、とても間に合わなかったと思います」（保坂氏）。

「富士通のサポートがなければサービスデスクを率いるバックルームは大変なことになっていたはず。富士通には非常にお世話になったと感謝しています」（梶原氏）。

情報漏えい対策とICT資産管理の機能の豊富さが導入の決め手

千代田化工建設株式会社

神奈川県横浜市西区

みなとみらい四丁目6番2号みなとみらいグランドセントラルタワー

https://www.chiyoda-corp.com/

代表取締役社長　澁谷　省吾

1948年1月20日

433億96百万円

(2016年3月31日現在)

5,866名（連結）1,573名（単体）

(2016年3月31日現在)

本 社 所 在 地

ホ ー ム ペ ー ジ

代 表 者

設 　 　 　 立

資 　 本 　 金

従 業 員 数

お客様プロフィール

導入の効果と今後の展望

コミュニケーション効率改善を実現

　サービスインから2年が経過した現在、メールを重視したコミュニケーションから、メールも活用しつつ、IM（インスタントメッセージ）や Yammer（社内 SNS）等の導入とそれらの使い分けにより、コミュニケーション効率が向上した。簡易的な社員同士の連絡は IM、社内情報共有は Yammer、エビデンスを残す必要のある重要度の高い内容はメール、と切り分けられて、情報の優先順位が明確になるとともに、社員は知りたい情報に素早くアクセスできるようになった。これによってメールは、正式なエビデンスを残すためのツールとして特化できているという。またスケジュールや Skype for Business による在席状況確認等も日々の業務の効率化に貢献し、今ではなくてはならないものになりつつある。「Outlook で、メールに加えて会議招集や会議室予約を一体的に管理でき、業務効率は上がっていると感じます」（梶原氏）。「海外とのやりとりが多く、以前は時差を計算してから連絡していました。それでも本人が不在ということも多かった。Skype for Business のステータスによる在席確認は、相手が世界のどこにいても電話取次なく、リアルタイムでダイレクトに本人とつながることできる。リアルタイムでコミュニケーションを取りたい相手が、現時点で連絡が受けられる状況にあるのかが、わかるのが便利ですね」（北沢氏）

さらなるコミュニケーション効率化を目指して　　すでに対象の90％、約6千人への導入を完了した同社。今後は残る10％の社員への導入を進めつつ、クラウドストレージサービスの導入、BYODによるコミュニケーション拡大に積極的に取り組みたいと話す。BYODの導入に向け、システム面でのトライアルを行なっている。BYODが実践され、現在クライアント側にあるデータをクラウドストレージサービスに集約できると、場所やデバイスを問わない働き方も可能になってくる。2018年以降には、社員のスマートフォンで内外線での通話ができるようになっているはず、と梶原氏は語る。加えて北沢氏は、Office 365をさらに効率的に使用できるよう社員へのリテラシー向上教育を継続して行っていく計画があることを語った。「自ら設定をカスタマイズして効率良く使用している社員もいれば、デフォルト設定のまま使っている社員もいる。初めて利用する社員も多いツールだけに、効果的な使い方は我々が率先して情報提供していく必要があるでしょう。自社・他社ともに導入経験豊富な富士通であれば、こういったリテラシー向上教育についての前例やノウハウを保有しているので、今後も期待しています」（北沢氏）。同社の、構築した新しいコミュニケーション基盤を活用し、全社員のコミュニケーション効率化は、今まさにスタート地点に立ったばかりだ。富士通はこれからも、その取り組みを全力でサポートしていく。

コミュニケーション基盤の運用保守の負担を軽減

　懸案事項であったコミュニケーション基盤の運用保守面においても、クラウドを選択したことにより作業負担軽減を実現した。「オンプレミスによるコミュニケーション基盤の運用およびそれに関する人的コスト、5～6年に1度必要だったシステム切替に関するイニシャルコストまでを考えると、数千万円単位でのコスト削減といえるのではないでしょうか」（保坂氏）。セキュリティ面でも改善が見られた。海外には社員が数人という小規模の拠点もあり、常時 IT管理者を置くことが難しかったため、その管理やセキュリティ意識の統一化に常々懸念を抱いてきた。しかしクラウドによる整備を実現した今は、国内外を統一したセキュリティレベルで一括管理でき、万一の海外での不具合にも迅速に対応できるようになったという。

事 業 内 容エネルギー、化学、医薬品、バイオ、ＦＡ等のプラント・施設およびこれらの環境保全に関する計画、設計、機器調達、試運転、運転・保全管理コンサルティング並びにトレーニング、研究開発・技術サービス、プロジェクトマネジメント

事例カタログ コミュニケーション基盤導入事例

2017年 4月Copyright 2017 FUJITSU LIMITED

●このカタログには、環境に配慮した用紙、植物油インキ、有害な廃液を出さない水なし印刷方式を採用しています。

お問い合わせ先

富士通コンタクトライン （総合窓口） 0120-933-200　受付時間 9:00～ 17:30（土・ 日 ・ 祝日を除く）富士通株式会社 〒 105-7123 東京都港区東新橋 1-5-2 汐留シティセンター

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