Operational and

Strategy Review Meetings

By :Shinto Kurantil Ambarepi 0411 430 25Dwi Mukti Kusumawijaya 0411 430 38Dyah Isnaini Puspitasari 0411 430 41Ricko Mardinsyah 0411 430 44Wahyu Ediningtias 0411 430 48

Chapter Eight

Dyah Shinto Wahyu Dwi Ricko

ContentManagement meetings to monitor, learn, act, and adapt

• Case Study NYPD Compstat Meeting• Case Study : 3B

Operational Review Meetings

• Frequency of Strategy Review Meeting• Attendees of Strategy Review Meeting• Agenda for Strategy Review Meetings

Strategy Review Meeting

• Observation on the HSBC

Case Study : HSBC Rail

Case Study : Ricoh

Summary

THE MANAGEMENT SYSTEM

Management meetings to monitor, learn, act, and adapt

Operational Review meetings untuk memeriksa kinerja departemen, fungsional, dan keuangan dan mengatasi masalah-masalah mendesak yang harus dipecahkan.

Strategy Testing and adapting meeting mendiskusikan mengenai bagaimana menjalankan strategi dan apakah asumsi dasar tetap berlaku dalam data yang ada dan disimpulkan langkah-langkah strategis.

What for?Untuk menilai kinerja jangka

pendek dan merespon dan menanggapi masalah yang baru

muncul dan membutuhkan perhatian segera.

Who?Peserta berasal

dari satu departe

men, fungsi, atau

proses

Anggota tim dari disiplin yang sama dapat

menerapkan

keahlian pengalaman, dan budaya secara

bersama sama, untuk

menganalisis dan

memecahkan

masalah operasion

al

When?+ 1

bulan sekali

di akhir bulan (tutup buku).

Pada perkembangannya ORM

dilakukan 1-2 x

seminggu atau perhari untuk

departemen

tertentu.

HowDitentukan oleh :

siklus operasi departemen dan

bisnis

seberapa cepat manajemen

menanggapi data operasional

masalah taktis lain yang terus muncul

Example:Sales

people bertemu

untuk membah

as penjuala

n, problem,

dan peluang pelangga

n.

Tenaga pemasar

an bertemu

untuk membah

as rencana

atau hasil dari iklan

terbaru dan

kampanye

promosi.

OPERATIONAL REVIEW MEETINGS (ORM)singkat, fokus, dan berorientasi pada tindakan

Case study: NYPD CompStat Meetings

• Terpilih pada November 1993. • mantan pengacara AS• memiliki reputasi sebagai pejuang tangguh melawan

korupsi dan kejahatan terorganisir.

Rudolph Giuliani, walikota new York

•Bratton berjanji untuk mengurangi kejahatan kekerasan di new York sebesar 40 persen dalam tiga tahun.

William Bratton, polisi komisaris boston,

komisaris NYPD.

•Rekan Barton dari boston•Menangani strategi pengendalian kejahatan.

Jack maple, wakil komisaris

•Kepolisian lebih tegas, otoritas devolving kepada komandan polisi lokal, dan dapat mendorong semangat.

Hasil pemerintahan

•Tidak ada data tentang efektivitas kejahatan yang mereka lawan. •Selama ini NYPD hanya menyusun statistik kejahatan dengan kuartalan, sesuai dengan peraturan FBI.Hambatan

• Mengumpulkan data kejahatan mingguan dari masing-masing daerah pusat.

• Mengembangkan sistem otomatis untuk menampilkan peta insiden kejahatan di seluruh kota. Sistem ini kemudian disebut Comp Stat.

Mengumpulkan bahan

yang membuat

ORM berjalan

• Apa usaha penanggulangan,

• Apa yang berhasil, apa yang tidak

• Apa yang komandan polisi harapkan,

• Tindakan apa yang diambil.

Memahami bagaimana komandan

polisi menanggap

i data kejahatan

Case study: NYPD CompStat Meetings

Case Study: 3 B Chemical Plant

About the company• Contoh operational review meeting pada sektor swasta yang inovatif terjadi

di departemen 3B, suatu unit hydrocarbon cracking dari perusahaan kimia di Texas Eastman.

• Perusahaan telah membuat komitmen yang mendalam untuk pendekatan total quality pada three-prongen system, teamwork , performance management, dan statistic quality control

• Dalam lingkungan ini, chemical-engineer departement manager telah mengembangkan Daily income untuk operator di departemennya, 3B cracking unit.

Benefit of Daily Income Statement• Sistem yang ada sudah dapat mengukur jumlah input yang digunakan

(hydrocarbon feedstock, energy, cooling water, mesin) dan jumlah output yang diproduksi (ethylene, propylene, dan beberapa oleh-produk) secara terus menerus.

• Mengukur kualitas output yang dihasilkan.

…..cont’dHow to create Daily Income

Statement• Dengan mengestimasi biaya dari input

dan memperkirakan nilai dari output yang dihasilkan

• Manajer memperhitungkan biaya modal dengan memperkirakan pembayaran hipotek harian(dihitung dengan menggunakan perkiraan nilai penggantian aset digunakan, biaya divisi modal, dan masa manfaat yang diharapkan) yang mewajibkan perusahaan agar membayar kembali untuk penggunaan aset.

• Operator mungkin telah menemukan konsep penyusutan yang jelas, tetapi mereka semua tahu betul mengenai pinjaman untuk membayar aset seperti mobil, truk, rumah, dan pertanian keluarga

(hal 232)

……cont’dAbout the innovation• Dalam inovasi cerdas, manajer departemen diberi hukuman untuk poor-

quality production. Karyawan memperoleh pendapatan penuh dari of output product produksi jika output masih dalam batas kendali statistik (+ 3 δ).

• Harga output berada di luar batas kontrol, tetapi masih 50 percent penalty). output yang dapat digunakan menerima penalti 100 persen, laporan laba rugi mencatat pendapatan untuk output yang memiliki parameter kritis di luar spesifikasi dinilai.

• 3B cracking unit mengimplementasikan komponen manajemen kinerja yang mengidentifikasi area utama untuk mendorong perbaikan dan telah mengembangkan langkah-langkah di setiap area untuk menilai seberapa baik tim kerja karyawan sedang melakukan misinya.

• Fokus yang intens pada pengukuran dan kualitas statistikyang baik pada teknologi informasi. Setiap dua sampai empat jam, para dashboard, dari mengamati tentang parameter operasi fisik, throughput, dan kualitas.

Excellent operational review meetings• Short, frequent, data driven• Fokus pada departemental, penyelesaian masalah, dan pembelajaran• Meeting ini tidak mereview atau bertanya tentang strategi

STRATEGY REVIEW MEETINGS

Members of a business unit’s leardeship team secara bersama sama menghadiri

untuk memantau dan mendiskusikan kemajuan strategi unit.

Masalah operasional yang sangat significant dan lintas fungsional, tidak

boleh dibahas pertemuan, karena mereka biasanya akan menjadi subjek dari

pertemuan.

Peserta biasanya tidak mempertanyakan keabsahan

strategi, tetapi bertanya mengenai upaya, penyebab, dan

bagaimana menetapkan tanggung jawab untuk mencapai

hasil yang ditargetkan.

Memerlukan kehadiran seluruh anggota dan

komitmen untuk memulai dan mengakhiri pertemuan tepat waktu.

STRATEGY REVIEW

MEETINGSFrequency of

Strategy Review Meeting

Bulanan

Biasanya

dijadwalkan tiap bulan, namun tidak ada

konsensus

mengenai waktu

tsb.

Pertemuan triwulanan

Karena strategi adalah komitmen jangka panjang,

pertemuan triwulanan mungkin

memadai untuk meninjau progrees

dari strategi.

Pertemuan kuartalan

Menghemat waktu perjalanan untuk tim

eksekutif yang tersebar, meskipun kemudian akan membutuhkan setidaknya satu hari

untuk melakukan diskusi aktif tentang

isu-isu dari setiap map untuk tujuan strategis.

Attendees of Strategy Review

Meeting

Peserta harus mencakup anggota komite eksekutif

organisasi (EC), yang terdiri dari :

Pemimpin Senior dari seluruh manajemen dalam

perusahaan.

Kelompok ini mewakili semua konstituen dalam organisasin dan memiliki kekuatan untuk membuat

keputusan penting.

Agenda for Strategy Review

Meetings

Operational review meetings tidak hanya dihabiskan untuk mendengarkan report

presentation saja Selain itu peserta juga membahas tentang

isu yang berkembang, menyelesaikan masalah, dan membahas tujuan action plan.

Bill Catucci’s Experience as President AT&T Canada

• Cattuci merasa frustasi menetukan langkah strategi baru perusahaan karena dalam meeting tiap kepala eksekutif fokus pada permasalahan dan performance kerja devisi mereka sendiri. Cattuci ingin dalam rapat mereka dapat membahas isu strategis perusahaan secara menyeluruh.

• Cattuci membuat terobosan setiap eksekutif kepala untuk membahas 4 strategi di tiap rapat, yaitu:

1. Bisnis baru dan perkembangannya2. Proses bisnis dan produktivitas3. Pengembangan profesional4. Strategi management

• Strategi cross-funcional ini berfungsi untuk membangun kedekatan antar devisi dan membantu menyelesaikan permasalahan secara koheren.

Case Study : HSBC Rail About the company• HSBC Rail adalah unit operasi

dari HSBC group yang bergerak dalam bidang pembelian, leasing, mengelola lokomotif dan mobil untuk UK dan sistem rail road negara lainnya.

Strategy Map of HSBC Rail• HSBC strategy map dibagi

menjadi 4 themes,yaitu:1. Capital efficiencies2. Customer relationship

management,3. Operational excellence4. Learning and growth

HSBC Rail’s meeting• HSBC Rail strategi mengadakan rapat

sebulan sekali selama 2,5 jam. • SMO (Strategi Management Officer)

mengumpulkan data dan melaporkan hasil strategi tiap devisi di dalam rapat.

• Data yang masuk akan diklasifikasikan menurut kode warna yang telah disepakati.

• Kode warna yang dipakai oleh HSBC Rail :1. Green : objek telah diterima, theme owner

butuh justifikasi yang kuat untuk mendapatkan green assement.

2. Amber (sawo matang): keadaan terkendali, namun target belum tercapai.

3. Red : perusahan telah keluar jalur. Manajemen perlu memberi perhatian lebih pada situasi ini

4. Grey : objective belum dikerjakan.

Case Study : HSBC Rail Pembahasan dalam Meeting• Setiap sesi theme memuat tentang evaluasi dan komentar dari pemilik theme

mengenai performance gap yang terjadi, dan tindakan apa saja yang telah mereka lakukan.

• Meeting bulanan membahas mengenai high-level overview perusahaan, dan membahas status dari tiap theme dan mendiskusikannya dengan secara mendalam.

Agenda for Strategy Review Meeting– Jadwal meeting ini dibuat agar pembahasan meeting dapat terarah dan lebih

efisien. (Hal 243)

Case Study : Ricoh’s Meeting Structure

After Using BSC• Ricoh merupakan salah 1 contoh

perusahaan dengan struktur strategy meeting yang baik.

• Ricoh melakukan strategy review meeting berkala setiap bulan dan setiap kuartal. – Mereka membahas strategy review,

eksplorasi, penyelidikan yang mendalam, dan pengambilan keputusan.

– Mereka melakukan cross-functional, dimana memfokuskan pada performance, assement, gap analysis, dan consideration terhadap penyebab utama.

– SPO (Strategy Planning Office) menyiapkan dan memfasilitasi tiap meeting.

Before Using BSC• Meeting manajemen

hanya mengcover kemajuan terhadap target keuangan

• Hanya ada diskusi kecil dan mempertanyakan terjadi, apakah target yang dibuat, melebihi, atau tidak terjawab

Management meeting changed

Strictly financial

Holistic strategy review

SUMMARYTujuan Operational Review meetings

Agar perusahaan selalu dalam “track” yang benar

Meningkatkan performa perusahaan.

Menjadi panutan untuk implementasi di masa datang.

Untuk menyelesaikan problem yang muncul dan mempelajari data operasi proyek

Karakteristik

Operational

Review

meetings

Tiap meeting mempunyai fungsi masing-masing, dilakukan dengan frekuensi, agenda, topik yang berbeda.

ORM memiliki karakteristik departemental, functional, atau process-based.

Peserta

Biasanya meeting didatangi oleh orang yang ahli pada isu yang sedang didiskusikan.

Meeting diikuti oleh beberapa departemen, dari senor executive, owner theme, manager (cross functional).

Waktu

Meeting biasa dilakukan setelah proyek selesai dikerjakan..

Strategy Review Meeting biasa dilaksanakan bulanan atau kuartal

Manfaat

Strategy

Review

Meeting

:

Mengkomunikasikan tujuan perusahaan antar departemen. Sehingga tiap departemen dapat bekerja secara koheren.

Mengetahui masalah yang terjadi, mencari solusi, belajar dari data yang ada, dan memformulasikan langkah selanjutnya.