MFS3103 Form and Reporting System

e-Document

Chapter 5

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส หมายถง การรบสงขอมลขาวสารหรอหน งสอผ านระบบสอสารดวยวธการทางอ เลกทรอนกส สามารถเรยกดไดจากเครอขายคอมพวเตอรและ อนเทอรเนตทกททกเวลา ภายใตระบบรกษาความปลอดภย เพมประสทธภาพในการสอสารภายในหนวยงานใหสะดวกรวดเรว และสามารถตรวจสอบตดตามสถานะเอกสาร การด าเนนเรองเอกสารผานระบบสารบรรณโดยใชเวลาสนลง

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ใชสถาปตยกรรมแบบ Multi Tiers Architecture บนพนฐานของเทคโนโลย Microsoft .NET ทใหบรการขอมลและสารสนเทศผาน Web services ซงท าใหระบบสามารถใหบรการผานเครอขาย Internet ไดอยางเตมประสทธภาพ น ามาซงรองรบการบรการเอกสารใหแกทกๆหนวยงานและทกๆบคลากรในองคกร ทงการใหบรการผานสถานงาน (Workstation / Client / Back office) ผาน Web Browser และ E-Mail

เอกสารกระดาษจ านวนมาก

ถกแปลง

จดเกบ

Electronic files

ปรบเปลยนรปแบบการคนหา

Database

ขนตอนการท างานของระบบเอกสารอเลกทรอนกส

File System

• ระบบยงอ านวยความสะดวกในการขยายเครองแมขาย เพอการใหบรการจดเกบเอกสาร (Document/Storage server) เพอความคลองตวในการกระจายเอกสาร โดยกระบวนการท างานทงหมดจะ ถกควบคมโดยเครองแมขาย (Application Sever) เพอการยนยนวากระบวนงานของทงระบบจะเปนไปในทศทางเดยวกน และเพมความมนใจวาระบบจะด าเนนตอไป โดยไมขนอยกบความผดพลาดของเครองผใชงานเครองใดเครองหนง

เพอใหเขาใจรายละเอยดการท างานของระบบสารบรรณอเลกทรอนกสมากขน จงขอยกตวอยางกรณศกษาของ 2 หนวยงาน ดงตอไปน เพอประกอบการศกษา ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสของกองทพอากาศ ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสของมหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทา

ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส มงเนนเพอการเพมประสทธภาพการท างาน และลดตนทนในดานการบรหารงานเอกสาร •ชวยบนทกความจ า ดานทะเบยนเอกสารรบเขา-สงออก ระหวางหนวยงาน

เพอประสานงานทงภายในกองทพอากาศ /ภายนอก• สามารถตดตามผลการด าเนนงาน ตามทสงการไดอยางสะดวกม

ประสทธภาพ•สามารถสงการ /อนมตทางระบบอเลกทรอนกสได /สามารถแนบไฟล

เอกสาร ดวยการ Scan

ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส มงเนนเพอการเพมประสทธภาพการท างาน และลดตนทนในดานการบรหารงานเอกสาร • สามารถจดสงไฟลเอกสาร (Attach) ใหหนวยงานทเกยวของไดหลายๆ

หนวยพรอมกนเพอความสะดวกรวดเรวในการสงการ การเวยนเอกสาร และด าเนนงาน• ลดการใชงานกระดาษ (ไมไดเลกใช) เพอประหยดงบประมาณ / ลดการใช

ตนไมเพอผลตกระดาษ และถอเปนการอนรกษสงแวดลอม พรอมชวยลดภาวะโลกรอน

ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส มงเนนเพอการเพมประสทธภาพการท างาน และลดตนทนในดานการบรหารงานเอกสาร • ลดการรอ เพอขอเขาพบผบรหาร

• เพอสรางระเบยบการจดการเอกสาร อยางเปนระบบ และเปนมาตรฐานเดยวกน•การน าเทคโนโลยสารสนเทศ มาชวยสนบสนนการตดสนใจผบรหาร และการ

ปฏบตงานของเจาหนาท พรอมเสรมสรางภาพลกษณใหม ททนสมยใหองคกร

ประเภทของหนงสอทปฏบตในระบบงาน • หนงสอเวยน / หนงสอเพอทราบ สงเรองผานระบบ พรอมเอกสาร

อเลกทรอนกส • หนงสอเพอด าเนนการ / หนงสอเพออนมต สงเรองผานระบบ พรอมเอกสาร

อเลกทรอนกส หรอ เดนเรองควบคกบเอกสารตนฉบบ •หนงสอลบ ไมน าเรองหนงสอลบเขาสระบบ และไมสงเปนเอกสาร

อเลกทรอนกส ใหเดนเรองดวยเอกสารตนฉบบ (ปดผนก) เหมอนเดม

การเชอมตอกบระบบงานอน ๆ • เขาระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ดวยรหสหนงเดยว (Single Sign On)

ผานการลงทะเบยนของระบบ e-Mail และสงขอมลผานระบบ e-Mail ของกองทพอากาศ • รองรบการยนยนตวตน ส าหรบขนตอนการสงการตางๆ โดยท างานผาน

ระบบ PKI (CA) ของกองทพอากาศ• สงขอมลใหกบระบบหนงสอเวยนอเลกทรอนกส ดวยเทคโนโลย RSS Feed

การพฒนาในอนาคต

น าระบบลายเซนอเลกทรอนกส (Digital Signature) มาใช โดยจะใชใบรบรองอเลกทรอนกส (Certificate Authority-CA) ในการเขารหส/ถอดรหสลบ (Encryption/Decryption) และการลงลายมอชอดจทล (Digital Signature) กบขอมลทกระท าการรบสงระหวางกน การใชระบบการอานลายนวมอ เพอยนยนความเปนเจาของ และใชลายเซนดจตอล เพอลงนามหรอสงการไวกบเอกสารแนบ รวมถงการรบ-สงหนงสอระหวางหนวยงานภาครฐ ตามมาตรฐาน ICT:TH e-GIF

หนาจอ Login เขาสระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ของกองทพอากาศ

หนาหลกแสดงรายงานระบบงานตางๆ ของระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส

ระบบเอกสารอเลกทรอนกส (e-Document)ของมหาลยราชภฏสวนสนนทาถอเปนสอกลางโดยการ "สราง-

สง-ลงนามเอกสารอเลกทรอนกส " ในระบบทงหมด ซงจะท าใหบคลากรทกคนสามารถตดตามเอกสารไดแบบ Real Time

และในอนาคตยงสามารถขยายไปใชงานกบการเบก-จายเงน หรอ เชอมโยงกบระบบบรหารทรพยากรองคกร (ERP) ของมหาวทยาลยฯ ทใชงานอยในปจจบนได

หนาจอระบบเอกสารอเลกทรอนกส

โดยมระบบการท างานระบบยอยดงน •ระบบสราง-สง/เวยน-ลงนามเอกสารอเลกทรอนกส •ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส•ระบบตเอกสารอเลกทรอนกส•ระบบกระดานขาวและประชาสมพนธ •ระบบจองทรพยสนอเลกทรอนกส •ระบบนดหมายและประชมอเลกทรอนกส

ระบบสราง-สง/เวยน-ลงนามเอกสารอเลกทรอนกส - สามารถบนทกการรบ-สงหนงสอภายในและภายนอกผใชงานสามารถบนทกรายละเอยดหนงสอ ไดแก เลขทหนงสอ วนทของหนงสอ เลขทอางถง (ถาม)

- เลขทะเบยนหนงสอรบ-สงทระบบก าหนดใหอตโนมต เรอง/รายละเอยดจาก ถง ความเรงดวน ความส าคญเอกสาร เชน ลบ ลบมากลบทสด โดยก าหนดตามสทธของผใชงาน ระบบจะบนทกวนเวลาพรอมวนทในการลงรบ สามารถก าหนดระยะเวลาการด าเนนงานกบหนงสอ

- สามารถก าหนดหมวดหนงสอ เปน ระเบยบ, ค าสง, ประกาศตางๆ เปนตน

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเปนระบบจดเกบส าเนาเอกสารของใหเปน Digital และสามารถ

เรยกดไดจากเครอขายคอมพวเตอรและ Internet ทกททกเวลา ภายใตระบบรกษาความปลอดภย เพมประสทธภาพในการสอสารภายในมหาวทยาลยใหคลองตว สะดวกรวดเรว และบรรลวตถประสงคในเรองการสอสารนนๆ สามารถตรวจสอบตดตามสถานะเอกสาร การด าเนนเรองเอกสาร ผาน ระบบสารบรรณโดยใชเวลาสนลง

ระบบตเอกสารอเลกทรอนกสหนงสอทด าเนนการแลวเสรจ และตองการจดเกบเพอเปนเอกสารอางอง

ผใชงานสามารถเลอกเรองทปดงานแลวเกบเขาสระบบตเอกสารอเลกทรอนกสไดทนท จะจดล าดบความส าคญเอกสาร โดยขอมลทบนทกและเอกสารแนบจากการสแกน หรอโอนไฟลขอมลเชอมโยงกบฐานขอมลระบบตเอกสารไดอตโนมต

ซงเปนการลดขนตอนการท างาน ผ ใชงานสามารถตงชอต เอกสารอเลกทรอนกสเหลานน เปนชอหมวดความรทงหมวดหลกและหมวดยอยตามวตถประสงคการใชงานไดโดยตรง ซงองคความรเหลานสามารถก าหนดสทธใหบคคลเขาไปใชงานแบบสาธารณะหรอทวไป และเฉพาะกลมกได

ระบบกระดานขาวและประชาสมพนธ เปนระบบทจดท าขาวประชาสมพนธเพอเผยแพรในระบบส านกงาน

อเลกทรอนกส (e-Office) หรอ ลงคแบบอตโนมตเพอปอนขาวประชาสมพนธ (Auto-Feed) ไปยงเวบไซตของมหาวทยาลย

โดยระบบรองรบทงการรบขาวทสแกนจากหนงสอพมพ หรอ การสรางหรอจดท าขาวประชาสมพนธเองแบบงาย หรอ แบบซบซอนทจดท าเปนแบบเวบไซตขาวประชาสมพนธขนาดใหญ ทรวมการจดท าขาวจากหลายๆ หนวยงานเพอประชาสมพนธในประเภทขาวทแตกตางกนได ประกอบดวยฟงกชนการใชงานดงน

ระบบกระดานขาวและประชาสมพนธ • การสรางขาวประชาสมพนธอเลกทรอนกส เปนระบบส าหรบการสรางและจดท าขาวประชาสมพนธแบบอเลกทรอนกส ทสามารถรองรบการจดท าขาวในรปแบบหนาเวบเพจ มาตรฐานทม Template มาตรฐานใหเลอกใช และแสดงขาวผานระบบส านกงานอเลกทรอนกส (e-Office) หรอ ลงคไปแสดงบนเวบไซตขององคกรทตองการได

ระบบกระดานขาวและประชาสมพนธ • การแลกเปลยนขาวอเลกทรอนกส เปนระบบ Editor แบบซบซอนทใชในการบรหารและปรบปรงขาวประชาสมพนธอเลกทรอนกสในรปแบบของเวบไซตได โดยมการวางบลอคของขาวยอยและเมนในแตละหนา โดยม Template ใหเลอกใชหลายแบบ สะดวกในการใหผดแลระบบปรบปรงและก าหนดสทธหรอกระจายงานไปใหเจาหนาทผเกยวของชวยด าเนนการไดหลายคน หรอ จากหลายหนวยงาน โดยเจาหนาผดแลระบบหรอเจาหนาทดาน IT ไมตองด าเนนการเองแตเพยงผเดยว

ระบบจองทรพยสนอเลกทรอนกส เปนระบบทชวยอ านวยความสะดวกในการใหบรการการจองใช

ทรพยสนตางๆ เชน หองประชม รถยนต/ยานพาหนะ หรอ อปกรณตางๆ ทมอยจ านวนจ ากด

เพอใหองคกรสามารถใชประโยชนจากทรพยสนเหลานนไดอยางมประสทธภาพ และลดความสบสน หรอ ซ าซอนในการจองใชงาน ระบบรองรบทงการใหการจองแบบอตโนมต ประกอบดวยฟงกชนการใชงานดงน

ระบบจองทรพยสนอเลกทรอนกส

•ระบบจองประชมอเลกทรอนกส เปนระบบส าหรบอ านวยความสะดวกในการจองหองประชม ทผจอง หรอ ผดแลหองประชมสามารถจะทราบไดในทนทวา หองประชมใดถกจองและ/หรอวางในวนใดบาง สามารถท าไดทงแบบอตโนมต•ระบบจองรถยนตอเลกทรอนกส โดยแบบฟอรมสามารถเชอมโยงกบทะเบยน

ทรพยสน (จากระบบพสดอเลกทรอนกส) และผทเกยวของ เชน พนกงานขบรถ เพอความสะดวกในการจายรถ รวมทงในการเบกจายคาใชจายตางๆดวย ซงการอนญาตใหจองสามารถท าไดทงแบบอตโนมต คอ รถยนต/ยานพาหนะ/ทรพยสนวางสามารถจองไดเลยทนท หรอ ตองผานการจดการโดยเจาหนาทดแลทรพยสนนนๆ

ระบบนดหมายและประชมอเลกทรอนกส ระบบนบรหารเวลาในการนดหมายและจดการเอกสารการประชม

เพอใหบคลากร สามารถรสถานะของตารางเวลาวางของบคคลทเกยวของ โดยระบบจะอ านวยความสะดวกในการนดหมายบคคลเพอรวมประชม หรอ รวมกจกรรมทตองท างานเปนหมคณะ

โดยการนดหมายน มท งสวนท เปน "การบนทกนดสวนบคคล" ทเจาหนาทแตละทานสามารถบนทกขอมลนดหมาย หรอ กจกรรม หรอ ภารกจของตนเอง และระบบทนดหมายทตองสมพนธกนกบบคคลอนทตองรวมกจกรรมดวยกน ซงตองมวนวางตรงกน หรอ ยนยนนดกอนทจะด าเนนการ ประกอบดวยฟงกชนการใชงานดงน

ระบบนดหมายและประชมอเลกทรอนกส • ระบบนดหมายอเลกทรอนกส การนดหมายทงเปนรายบคคลและเปนกลม

หรอหมคณะ โดยสามารถตรวจสอบวนวางของแตละบคคลได โดยแสดงวนนดหมายไวบนทงปฏทนรายบคคลและปฏทนของบคคล และสามารถแจงเตอนเมอถงวนนดหมาย• ระบบเอกสารประชมอเลกทรอนกส (e-Meeting Document System)

การท าหนงสอเชญประชมทงเปนหนงสออเลกทรอนกสภายในและภายนอก การสรางแบบฟอรมการบนทกการประชมแบบอตโนมต และการออกรายงานการประชมไดในทนททบนทกการประชมผานแบบฟอรมอเลกทรอนกสแลวเสรจ โดยระบบนจะท างานเชอมโยงกบระบบนดหมายอเลกทรอนกส ระบบมอบหมายงานอเลกทรอนกส และระบบจองหองประชมอเลกทรอนกส

คณสมบตและลกษณะเดนในการใชงานของระบบ•การเขาใชงานระบบพรอมบนทกเวลาเขา-ออก ตามเวลาปจจบน •การสราง-สงเอกสารอเลกทรอนกสและลงรบเอกสารกระดาษทสแกนเขาใชงานในระบบได• ลงนามดจทลและสงการไดทงเอกสารอเลกทรอนกสทสรางในระบบและทแสกนจากกระดาษ•สงผาน e-Workflow แบบตอเนองตามเสนทางทตงคาไวลวงหนา และสง-รบระหวางองคกรได

คณสมบตและลกษณะเดนในการใชงานของระบบ (ตอ)• เปดอานเหนเอกสารฉบบลาสดพรอมผลปฏบตการ/สงการในทนท โดยไมตองเสยเวลาตดตาม•ตดตามงาน/เอกสารในระบบไดทกขนตอน/ทกฉบบอยางละเอยดหากไดรบสทธ•การตงคาการใชงานแบบยดหยนไดเอง และรองรบการเปลยนแปลงโครงสรางหนวยงานและบคลากร

สรประบบสารบรรณอเลกทรอนกส•การใชเทคโนโลยสารสนเทศเขามาชวยในการพฒนาระบบงาน ซงลกษณะส าคญ

ของระบบ คอ จะตองสามารถบรหารจดการเอกสารไดอยางเปนระบบ เอกสารทสรางขนดวยระบบจะตองถกตองตามหลกของระเบยบงานสารบรรณ มการรกษาความปลอดภยทงสวนเอกสารและการลงนาม สามารถเขาใชระบบไดทกททกเวลาผานระบบเครอขายอนเทอรเนต ภายใตระบบรกษาความปลอดภย • เพมประสทธภาพในการสอสารภายในองคกร ใหคลองตว สะดวกรวดเรว และ

บรรลวตถประสงคในเรองการสอสารนนๆ สามารถตรวจสอบตดตามสถานะเอกสาร การด าเนนเรองเอกสาร ผาน ระบบสารบรรณโดยใชเวลาสนลง

•จงอธบายถงการใชระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส วามความคลายคลง และแตกตางจากระบบงานสารบรรณทวไปอยางไร•จงอธบายถงประโยชนของระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส•จากการศกษาตวอยาง ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส ของทงสอง

องคกร จงวเคราะหความคลายคลง และแตกตางของระบบงานทงสอง พรอมทงแสดงความคดเหนของนกศกษา•นกศกษาคดวาควรจะน าระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส มาใชในองคกร

ใดบาง และเพราะเหตใด จงอธบาย