Check-list accueil des nouveaux collaborateurs

SOCIAAL FONDS V .D . BETONINDUSTRIE FONDS SOCIAL DE L ’ INDUSTRIE DU BÉTON

K.B./A.R. 15.3.1982 – B.S./M.B. 20.5.1982

Check-list pour l’accueil des nouveaux collaborateurs

Encadrer de nouveaux venus nécessite du temps et de l’énergie. Un accueil chaleureux a toutefois des retombées positives sur l’ensemble de la société ! Mieux encore, il contribue à véhiculer une image positive de l’employeur auprès du grand public.

Le nouveau collaborateur est davantage motivé, il prend confiance en lui et s’intègre plus rapidement. Plus vite un collaborateur travaille de façon autonome et en toute sécurité, plus la motivation professionnelle et la joie qui l'animeront seront grandes.

Le b.a.-ba de la joie se compose de trois éléments :

Autonomie : pouvoir travailler en toute autonomie Implication : se sentir lié aux autres Compétences : bien faire ce que l’on fait

Comment accueillir au mieux un nouveau collaborateur ? Check-list

En fonction des activités et de la taille de votre organisation, certains points seront plus pertinents que d’autres.

Avant l’engagement : Liste : établissez au préalable une liste de tous les points à régler et rassemblez tous les dépliants

et documents dans une farde séparée que vous remettrez au nouveau collaborateur. Pensez aux tenues de travail, aux badges d’accès ou aux clefs, à l’armoire personnelle dans les vestiaires, à l’adresse électronique, à la fiche du poste de travail…

Annonce : informez vos collaborateurs et la délégation syndicale de l’arrivée d’un nouveau membre du personnel. N’oubliez surtout pas de prévenir le service de sécurité !

Délégation : impliquez vos collaborateurs dans l’accueil et expliquez-leur ce que vous attendez d’eux. Demandez-leur par exemple de s’occuper de leur nouveau collègue pendant les pauses.

Parrain/Marraine : réfléchissez à l’éventuelle désignation d’un « parrain » ou d’une « marraine ». Il s’agira d’un collègue expérimenté qui accordera une attention toute particulière à l’intégration du nouveau collaborateur au cours des premiers jours et semaines.

Programme : composez un programme pour faire connaissance et établissez un programme de formation. Pensez à tous les certificats nécessaires pour pouvoir travailler en toute sécurité et en étant productif.

Source : www.vdab.be

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Le premier jour de travail

Visite guidée : faites le tour de la société avec le nouveau collaborateur, présentez-lui les différents départements et leurs activités. N’oubliez surtout pas de lui montrer les endroits plus importants tels que le lieu de rassemblement en cas d’incendie, les postes PSCA, les sorties de secours…

Prise de contact : organisez une prise de contact avec les collègues et prévoyez aussi un moment avec la délégation syndicale.

Règlement de travail et contrat : parcourez le règlement de travail et le contrat de travail du nouveau venu. Exemple : durée du travail, conditions de travail, numéros de téléphone utiles, procédure à suivre en cas de maladie, méthode pour demander congé, consignes de sécurité…

Information : donnez des informations sur les projets importants, l’accessibilité de la société en transports en commun, le covoiturage, les possibilités de parking, l’abri à vélos… N’ayez pas peur de vous répéter, cela permettra au nouveau collaborateur de mieux assimiler les informations.

Documents : remettez-lui des documents intéressants : un organigramme avec un aperçu clair et simple des processus et de la structure de la société, des publications ou brochures pour situer la société (historique, ambitions de la société…), consignes de sécurité…

Lieu de travail : assurez-vous que le nouveau collaborateur découvre son poste de travail et qu’il puisse déjà commencer à travailler, avec ou sans surveillance. N’oubliez surtout pas de lui remettre la fiche du poste de travail !

Ensuite Évaluation : quelques semaines plus tard, demandez au nouveau collaborateur s’il s’est déjà

adapté à son nouvel environnement. Donnez-lui l’occasion de poser des questions sur ce qu’il ne connaît pas encore ou qui n’est pas clair.


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Préparation de l’accueil

Mettre en ordre les documents liés à l’engagement

Préparer les documents nécessaires le premier jour de travail

Annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur à son supérieur direct

Annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur à ses collègues/aux membres de son département

Annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur à la délégation syndicale

Annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur au conseiller en prévention

Désigner une personne qui coordonnera l’accueil le premier jour de travail

Préparer un document à faire signer par le nouveau collaborateur qui reconnaît ainsi avoir participé au programme d’accueil

Dimona : déclaration électronique par le biais de laquelle l’entrée en service d’un collaborateur est communiquée à la sécurité sociale

Communication à propos du nouveau collaborateur

Date de l’entrée en service

Département dans lequel le nouveau collaborateur est engagé

Fonction et contenu de la tâche

Information sur le déroulement et le planning exact de la procédure d’accueil

Nom et fonction de la personne qui va coordonner l’accueil le premier jour de travail

Nom du parrain/de la marraine


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Le premier jour de travail

Explication sur le contenu du job et le département où travaillera le nouveau collaborateur

Discussion à propos du contrat de travail :

Administration du personnel

Salaire précis et explication à propos de la fiche de salaire

Horaire

Congés et vacances annuelles

Maladie

Chômage (temporaire)

Service social

Trajet domicile-lieu de travail, déplacements professionnels, abonnement social

Explication à propos de la C.C.T. légale qui doit être appliquée

Explication à propos des règles pratiques :

Horaire et pause

Localisation et utilisation du réfectoire

Utilisation des toilettes et des vestiaires

Accès au téléphone et utilisation

Pauses cigarettes/réserve de boissons

Prise de contact avec le supérieur direct et les collègues

Prise de contact avec la délégation syndicale


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Carrière et formation

Explication à propos de la formation interne/« on the job »

Explication à propos des compétences et aptitudes liées à la fonction

Possibilités de formation :

Formations obligatoires et attestations nécessaires

Formations possibles

Accords au sujet de la formation : demande, indemnité, déplacement, absence à la formation…

Programme de formation personnel :

Planning et timing

Contenu du programme

Évaluation


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Sécurité et santé

Prise de contact avec le conseiller en prévention

Prise de contact avec le responsable des problèmes techniques

Informations et mesures relatives à la sécurité

Entrées et sorties, sorties de secours

Protection, contrôle d’accès, système de badges…

Extincteurs

PSCA

Signalisations

Produits dangereux

Machines

Équipements de protection

Mesures spécifiques

Explication à propos du service externe de prévention et de protection au travail et du médecin du travail

Service des réclamations en cas de harcèlement (sexuel)


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Informations et instructions à propos du bien-être au travail (pensez aussi à faire signer le document)

Explication et documents éventuels au sujet de l’examen médical et des attestations nécessaires

Instructions en cas d'accident, d'accident de travail ou de maladie

Explication à propos des principales mesures liées à la sécurité et à la santé : analyse des risques, produits dangereux, exposition aux risques spécifiques…


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Concertation entre la direction de la société et les collaborateurs

Explication à propos des informations, des communications et des concertations :

Informations pour le personnel

Concertation et organes de concertation

Entretiens de fonctionnement et/ou d’évaluation

Explication à propos des principales C.C.T. sectorielles

Explication à propos des principales modalités d'application de la législation sociale (intersectorielle)


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Organisation de la société et des activités

Produits et nature de la production

Organisation pratique au sein de la société

Explication à propos de la direction et de la gestion

Exigences liées à la fonction :

Méthode de travail

Matériaux

Ligne de production

Exigences en matière de quantité et de qualité

Manière de noter et de contrôler les prestations

Explication/Instructions sur l’exécution du travail, les méthodes de travail, les activités d’acclimatation et l’encadrement

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