Chefens kommunikativa uppdrag Dag 1 - goteborg.se...Prioritera det som är särskilt viktigt för din verksamhet och dina medarbetare för att skapa relevans 2. Översätt övergripande

Chefens kommunikativa uppdrag Dag 1

Stadsdelsförvaltningen Centrum, 11 mars 2015

Eva Willstrand Åsa Helldén Ruocco Tina Fors

© Nordisk Kommunikation

Skapa möjligheter att använda kommunikation som ett strategiskt verktyg för styrning, ledning och måluppfyllelse.

Stra

tegi

Ge sektorernas chefer ett bättre kommunikationsstöd.

Aktivitet

Aktivitet

Aktivitet

Aktivitet Ex: •  Kommunikationsutbildning •  Kommunikationsplaner •  Budgetfilm •  Chefsmöten •  Chefsbrev •  Intranät

Ex: •  Kommunikationsstöd i ledningsgruppen •  Kommunikationsplanering vid förändringar •  Goteborg.se •  Centrumliv

Stra

tegi

MÅL

Centrumborna ska veta vilket stöd och hjälp de kan få, ha kunskap om planerade förändringar och beslut som berör dem samt ges möjlighet att kunna påverka och ha inflytande över sin vardag.


Om Nordisk Kommunikation AB

•  Effektiv, strategisk, medveten och modern kommunikation

•  Fokus på strategisk intern kommunikation och kommunikativt ledarskap

•  Analyser och undersökningar, rådgivning, utbildning och föreläsningar

•  Forskning och praktisk erfarenhet

•  Grundare professor Sven Windahl - 1993


Detta kommer vi att prata om under utbildningen

•  Hur kommunikation kan bidra till verksamhetens mål

•  Hur formulera rätt budskap, välja rätt kanal och rätt tidpunkt för kommunikationen

•  Hur anpassa budskap och kanal utifrån målgruppens sammansättning och behov


•  Kommunikativt ledarskap •  Kommunikativa förmågor •  Kommunikationsplanering

•  Kommunikationsplanering forts. •  Formulera budskap •  Retorik och presentationsteknik

•  Effektiva möten •  Dialog för ägarskap och handling •  Gästföreläsare

Dag 1

Dag 2

Dag 3

Hemuppgift: Be kollega och/eller medarbetare reflektera över hur du kommunicerar i vardagen, utifrån bilden ”Ledarens kommunikativa förmåga”.

Hemuppgift till nästa gång: Pröva att formulera och presentera ett budskap.


Förväntningar

•  Vilka förväntningar har ni på utbildningen?

•  Vad vill ni ha med er efter avslutad utbildning?

Samtala två och två.


90 %


Från informationsspridning till meningsskapande

•  Fokus på att information och kommunikation ska ge önskade effekter

•  Mötet mellan medarbetare och chefer präglas av samtal och dialog kring verksamhetens mål och utveckling

•  Kommunikation är ett honnörsord och ska bidra till engagemang i organisationens gemensamma mål

•  Betoning på meningsskapande kommunikation för att gemensam förståelse, röd tråd och helhetsperspektiv

•  Chefen är den viktigaste kommunikationskanalen och ledningen roll är att stödja cheferna i deras kommunikationsuppdrag

•  Kommunikativ förmåga bland alla aktörer i organisationen


Nya tider, nya organisationer

Mindre av: Mer av:

Regelstyrning Mål- och värdestyrning

Hierarki Nätverk och projektgrupper

Stabilitet Ständig förändring

Chefen som expert och kontrollant Chefen som visionär och coach

Chefen som initierar och bestämmer

Medarbetarna är ansvarstagande, delaktiga och självständiga


Tänk relation i stället för information – mycket oftare!

www.vinco.se


Hur skapa engagemang?

Roger D’Aprix (1982): Communicating for Productivity


Reflektionsövning: Var lägger ni er tid?

•  Skapa goda relationer som leder fram till det ni vill uppnå?

•  Informera utan att riktigt veta vad effekten blev?

•  Vad behöver ni göra för att eventuellt förflytta er från informationsspridare till relationsbyggare?

I par + reflektion 5 min


Effekter av gott engagemang på jobbet

•  27 % lägre sjukfrånvaro än oengagerade

•  51 % högre vinst

•  12 % högre kundvärden

•  12-18 % högre produktivitet

Källa: Gallup Management Journal, The Economics Of Wellbeing, 2010


En kommunikativ ledare engagerar medarbetare i dialog, ger och söker återkoppling, involverar medarbetare i beslutsfattandet, och uppfattas som öppen och närvarande.

Mittuniversitetet CORE:s definition av kommunikativt ledarskap

(CORE = Communication Organization Research Education)

Kommunikativt ledarskap


3,29

3,91 4,08

3,53 3,41 3,61 3,56

3,74 3,38 3,24

3,56 3,31

3,59

4,16

4,80 4,67 4,32 4,26

3,51 3,82

4,24

3,75 3,49

3,95 3,71 3,62

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

5

Nöjd Viktigt

Kommunikationskanaler

Personliga kanaler/aktörer Mekaniska kanaler


Chefen är den viktigaste kommunikationskanalen

•  Medarbetarna vill först och främst ha information från sin närmaste chef.

Varför då?

•  Den närmaste chefen ses ofta som pålitlig.

•  Chefen är ”en av oss”.

•  Chefen fungerar som opinionsledare.

•  Chefen kan svara på: ”Vad betyder detta för mig/oss?”


Chefens viktigaste kommunikationsuppgifter

1.  Prioritera det som är särskilt viktigt för din verksamhet och dina medarbetare för att skapa relevans

2.  Översätt övergripande budskap och vad de innebär så att de blir begripliga och meningsfulla

3.  Tydliggör den ”röda tråden” mellan övergripande budskap och hur det påverkar för att visa hur det hänger ihop och skapar sammanhang

4.  Använda dialog för att involvera och skapa engagemang

Källa: Simonsson, 2002. Den kommunikativa utmaningen


Sälja in behovet av förändring

Förankra ramar för, och målet med, förändring

Skapa förändrings-vilja och trygghet

Föra dialog om ”vad innebär det för mig?”

Förändrings-arbete

Coachning och team-utveckling

Lyssna och visa intresse

Vara synlig och tillgänglig

Ge individuell och kollektiv feedback

Föra dialog om hur medarbetaren kan utvecklas

Visioner, mål och

strategier

Teckna attraktiva framtidsbilder

Skapa gemensamma historier och retorik

Föra dialog om visioner och mål

Tydliggöra hur medarbetare kan bidra

Lösa problem och

utveckla processer

Sätta klara mål och följa upp

Synliggöra utmaningar

Svara på frågor och visa var information finns

Skapa nätverk för lärande och utveckling

Chefens/ledarens kommunikationsroller (sid 7 boken)

Ledare

• Förändringskommunikation • Planera sin kommunikation • Skapa dialog

• Feedback • Coaching • Kommunikations-

kontrakt • Utvärdera sin

kommunikation

• Kommunikationssystem • Effektiva möten • Nyhetsbrev • Mål och resultatåterkoppling

• Översätta och kommunicera strategiska budskap

• Storytelling/berättelse


Ledarens kommunikativa förmågor - går att träna upp


Reflektera över hur du kommunicerar som chef (ca 10 min)

1.  Gå till bilden: Förväntningar på ledarens kommunikativa förmåga.

2.  Värdera hur viktiga förmågorna är i din chefsroll.

3.  Bedöm sedan hur nöjd du är med din egen kommunikativa förmåga.

4.  Räkna ut skillnaden mellan viktighet och nöjdhet för varje förmåga. Du har nu fått en tydligare bild av vad du behöver förbättra.

5.  Reflektera över resultatet; dina styrkor, svagheter och möjligheter att förbättras.

Du sätter betyg på en skala från 1 till 5.

Reflektion?


Framgångsrika organisationer behöver medarbetare som…

•  tar en aktiv roll i kommunikationen

•  bidrar till utveckling, nytänkande och ständiga förbättringar

•  genom engagemang och handlingskraft bidrar till verksamhetens värdeskapande och måluppfyllelse


Medarbetarens kommunikativa förmågor


Reflektion: Tydliga förväntningar

•  Detta ställer krav på att förväntningarna på chefernas och medarbetarnas kommunikationsansvar har tydliggjorts.

•  Hur ser det ut hos er?

Fundera först individuellt, diskutera sedan i par.

Gemensam reflektion


Uppdelning i grupper och rumshänvisning

•  Grupp 1, Vinga: UTB (Åsa och Jessica)

•  Grupp 2, Trubaduren: IFO-FH (Tina och Sofie)

•  Grupp 3, Viken: ÄO-HS (Eva och Malin)

Planera din kommunikation för bästa effekt

Sid 31 i boken



Modell för kommunikationsplanering




Övning: Bakgrunden till att vi ska kommunicera

Du behöver ha en bakgrund kring caset som ska kommuniceras. •  Varför det är som det är? Hur ser bakgrunden ut? Läs igenom underlaget och diskutera i gruppen. Enas om bakgrunden. Beskriv i punktform.




Att nå fram …

•  Vem ska vi kommunicera med?

•  Är det en person, en grupp eller många grupper?

•  Varför ska de ta till sig vårt budskap?

•  Vilken kunskap har de om ämnet, liten eller stor?

•  Hur intresserade är de av budskapet?

•  Hur kommer de att reagera på budskapet?

•  Svagt intresse och/eller negativt förhållningssätt till budskapet ställer särskilt stora krav på kommunikationen


Viktiga frågor att besvara

1.  Varför ska vi genomföra förändringen?

•  Vad är målet med förändringen – den attraktiva framtidsbilden?

•  Vad är orsaken till förändringen?

2.  Hur ska förändringen genomföras?

3.  Hur blir jag och mina närmaste kollegor konkret berörda? Vad ska jag göra annorlunda?

4.  Vad är tidsplanen?

5.  Vem är ansvarig för genomförandet?

6.  Var kan jag läsa/höra mer?


‘Champions’

Acceptans

Förståelse

hög

låg

låg hög

Lojala Ambassadörer

Ointresserade Skeptiker

Anpassa dina budskap beroende på vilken grupp du riktar dig till


Vilka är de viktiga målgrupper/aktörerna i din kommunikation?

Interna Externa

Mycket viktiga

Mindre viktiga

Viktiga


Övning: Definiera och prioritera era målgrupper/aktörer

Vilka individer/grupper vill ni fokusera på i kommunikationen av caset?

•  Vilka är era målgrupper?

•  Prioritera med stöd av målgruppstavlan.

•  Resonera kring era prioriteringar och därefter gemensam reflektion kring val av målgrupper.




Vilken effekt vill vi uppnå i kommunikationen med målgrupperna?


Ambitionstrappan som stöd för att skapa effekt Olika kanaler har olika förutsättningar

Effekt: Engagemang, ägarskap, handling

Effekt: Kännedom, förståelse och kunskap

Ingen effekt, rykten, spekulation

Ingen information

intranät, e-post

Muntlig information

Muntlig information

med möjlighet att ställa

frågor

Dialog:hur och varför?

Dialog:hur, varföroch sätta

mål

Tryckt info,

(Gissa) Veta (Kunskap)

Känna (Attityd)

Göra (Beteende)

Effekt:


Övning: Utforma kommunikationsmål

Vilka effekter vill ni uppnå i kommunikationen med era ”mycket viktiga” målgrupper? Vad ska de veta, känna, göra?

•  Resonera om vilken effekt ni vill skapa hos max tre ur den ”mycket viktiga” målgruppen.

•  Formulera kommunikationsmål (veta, känna, göra) för den/de målgrupperna.

•  Därefter gemensam reflektion kring val av kommunikationsmål.


Exempel: Flytt av förskolan Blomman

Verksamhetsmål: Förskolan Blomman flyttar till nya lokaler på beslutad dag med minimal negativ påverkan på verksamheten

Behov: att verksamheten och flytten fungerar för såväl medarbetare som barn och deras familjer

Exempel på kommunikationsmål Målgrupp barnens föräldrar: (VETA) Känner till var den nya förskolan ligger och när flytten sker (KÄNNA) Ser fördelar med de nya lokalerna (GÖRA) Väljer förskolan Blomman för sina barn även i fortsättningen Målgrupp medarbetare: (VETA) Vet hur flytten går till (KÄNNA) Är positiva till flytten (GÖRA) Medverkar aktivt i flytten på ett bra sätt


Exempel på handlings-/kommunikationsplan (steg 5)

Tidpunkt Aktivitet Kanal Målgrupp Syfte/mål Ansvariga Status

14 jan Kl.13

14 jan (Pågår till slutet av feb)

24 jan

25 feb

28 feb

1 mars

Stormöte Möte Alla medarbetare Ge grundläggande kunskap om förändring

Länspolismästare, informationschefen

Lokal bokad. Bilder och manus klart

Uppdrag till chefer att hålla dialoger i sina arbetsgrupper, t.ex. på APT

Mail (bilder och manus som bilaga

Alla chefer

Mötena ska ge medarbetarna tillfälle att prata om förändringen och ställa frågor

Ledningsgruppen följer upp att dialoger hålls i resp. organisation. Ledningsgruppen följer upp att dialoger hålls.

Bilder och manus klart. Mejl ska skrivas och skickas.

Dags att ”knyta ihop säcken”


Sammanfattning av dagen

•  Kännetecken för kommunikativa organisationer

•  Det vinner man på genom att utveckla sin kommunikation

•  Chefen är den viktigaste kommunikationskanalen

•  Värdet av kommunikativa ledare OCH medarbetare

•  Meningsskapande kommunikation och engagemang

•  Kommunikativa förmågor

•  Kommunikationsplanering

•  Ambitionstrappan – skapa effekt med kommunikation

•  Kommunikationsmål


Hemuppgift Be kollega och/eller medarbetare reflektera över hur du kommunicerar i vardagen, utifrån bilden ”Ledarens kommunikativa förmåga”.


Min handlingsplan

1.  Några aha-upplevelser? 2.  Några idéer om hur du kan stärka dig som ledare med hjälp av

strategisk kommunikation? Tips! Skriv ner några punkter i din ”handlingsplan”. Minst tre saker du ska: •  börja göra, •  sluta göra, •  förändra •  och/eller göra mer av.

Documents

Chefens kommunikativa uppdrag Dag 1 - goteborg.se...Prioritera det som är särskilt viktigt för din verksamhet och dina medarbetare för att skapa relevans 2. Översätt övergripande