CHƯƠNG 4fit.hnue.edu.vn/~thodx/data/tindc/5_Word2010_103.pdf · 2018-08-28 · MỤC TIÊU Quản lý và tổ chức văn bản dài và có cấu trúc để vận dụng trong

CHƯƠNG 4

BỘ XỬ LÍ VĂN BẢN (MS WORD)

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI

Support

Full name: TS. Đặng Xuân Thọ

Mobile: 091.2629.383

Email: [email protected]

Website: http://fit.hnue.edu.vn/~thodx/

Khoa CNTT - ĐHSPHN

2

MỤC TIÊU

Quản lý và tổ chức văn bản dài và có cấu trúc để

vận dụng trong các công việc như:

Viết chuyên đề môn học

Viết khoa luân tốt nghiệp

Soạn giáo án

…..

Khoa CNTT - ĐHSPHN 3

NỘI DUNG

4.1 Màn hinh làm việc

4.2 Định dạng văn bản

4.3 Định dạng nâng cao

4.4 Chen đôi tương đăc biệt

4.5 Bảng biểu

4.6 Trộn văn bản

4.7 Tạo mục lục và tham chiếu tự động


4.1 Man hinh lam viêc

Thanh tiêu đề Thẻ Home

Con trỏ soạn thảo

Thanh trạng thái

Thanh

thước

kẻ



Các thẻ lệnh trên thanh Ribbon (dải lệnh): File

Home

Insert

Page Layout

…

Các lệnh trong một thẻ được chia thành các nhóm. Ví dụ: Thẻ Home gồm các nhóm lệnh Clipboard, Font, Paragraph, Styles, Editing.



Thẻ Home

Hầu hết mỗi nhóm lệnh đều có một mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải được gọi là nút mở hộp thoại (Dialog Box Launcher). Khi nháy chuột vào nút này sẽ mở ra hộp thoại tương ứng với nhóm lệnh.

Một số nút lệnh có hình mũi tên nhỏ trỏ xuống phía bên phải. Khi nháy chuột vào mũi tên này sẽ mở ra một danh sách các lựa chọn tương ứng.


4.2 Đinh dang văn ban

1. Tổng quan:

Các thành phần văn bản trong Word gồm: Chữ (font),

đoạn (paragraph), chỉ mục (Bullets, Numbering) và trang

(page)

Mỗi thành phần co quy định về định dạng riêng

Lệnh định dạng:

Chữ: Home\Font

Đoạn: Home\Paragraph

Chỉ mục: Home\Paragraph

Lệnh định dạng trang: Page Layout\Page Setup,

Insert\Header & Footer



2. Định dạng chư

Khơi đông bô go tiếng việt (Vietkey hoăc Unikey)

Chọn kiêu go Telex

Chọn bảng ma tương ưng:

Unicode: Times New Roman, Arial, go chữ hoa giữ

Shift hoăc bât sáng Capslock

TCVN3: .VnTime, .VnTimeH, .VnArial, .VnAristote

Lưu y: Chon bang ma trươc khi đánh chư



2. Định dạng chư (tiếp)

Cách 1: Sử dụng các nút lệnh trong nhom Font trên thẻ

Home

Chọn

phông chữ Chọn cỡ

chữ

Chọn kiêu

chữ Chọn màu

chữ

Chọn tô

màu



2. Định dạng chư

Cách 2: Nháy chuôt vào mũi tên nhỏ ơ goc dưới bên phải tại

nhóm Font trong thẻ Home đê mơ hôp thoại Font

Chọn font

Chọn kiêu

font

Chọn kích

cỡ font

Chọn màu

font

Vùng xem

trước kết quả

Hiệu ưng

ảnh hương

lên chữ

Các kiêu

gạch chân

Qui định font đa

chọn trơ thành

măc định cho

lần sau



3. Định dạng đoạn Căn biên đều, chọn khoảng cách đoạn, khoảng cách dòng phù hợp

Dùng lệnh: Nháy chuôt vào mũi tên mơ hôp thoại tại nhom Paragraph trong thẻ Home đê mơ hôp thoại Paragraph

Các kiêu

căn biên

Đô lệch của

đoạn so với lề

trái và phải Dòng đầu,

“thân” đoạn

tiến (lùi)

bao nhiêu Khoảng cách của

đoạn so với đoạn

trên và dưới

Ngắt dòng

và trang

cơ sơ outline

Khoảng cách

giữa các dòng

trong đoạn Qui định chi tiết

về tab



3. Định dạng đoạn (tiếp) Đưa văn bản qua trái, qua phải

Hà Nội, ngày…. tháng….năm 20…

Người đăng ký

(Ký và ghi rõ họ tên)

Hà Nội, ngày…. tháng….năm 20…

Người đăng ký

(Ký và ghi rõ họ tên)

Căn

giữa

Di chuyên cả

khối sang

phải



3. Định dạng đoạn (tiếp)

Tạo khung viền và làm nền cho đoạn

- Bước 1: Chọn đoạn văn cần tạo khung

- Bước 2: Mơ hôp thoại Borders and Shading: nháy chuôt vào mũi tên

nhỏ của nút lệnh Border trong nhom Paragraph trong thẻ Home

Đô đâm của

đương

Màu nền cho

đoạn

Chọn kiêu

đương



4. Định dạng chi mục

Đánh dấu đầu dòng:

Chọn các đoạn cần đánh dấu

Nháy chuôt tại mũi tên nhỏ của nút lệnh Bullets trong nhom Paragraph (thẻ Home)

Chọn môt

kiêu bullets

Tạo ra môt kiêu

đánh dấu mới

Qui định

font

Dùng kí

tự khác

trong

bảng

Symbol

Dùng

hình ảnh



4. Định dạng chi mục

Đánh sô tự động đầu dòng: Chọn các đoạn cần đánh dấu

Nháy chuôt tại mũi tên nhỏ của nút lệnh Numbering trong nhom Paragraph (thẻ Home). Nháy vào Define new number format… đê tạo ra môt kiêu đánh số tự đông mới.

Chọn môt

kiêu bullets

Qui định font

Xem trước

định dạng

đánh số

Chọn kiêu

số



4. Định dạng chi mục (tiếp) Đánh chỉ mục nhiều mưc:

Nháy chuôt vào mũi tên nhỏ của nút lệnh Multilevel List

Nhấn phím Tab đê chuyên đến mưc chỉ mục sâu hơn

Tạo môt kiêu

chỉ mục mới

Chọn môt kiêu đánh

chỉ mục



5. Định dạng trang Định dạng trang: nháy chọn thẻ Page Layout, nhóm Page Setup

Lề trái, phải, trên dưới đúng qui định, đúng khổ giấy

Định dạng lề Chọn hướng

giấy Chọn khổ giấy

Nháy chuôt đê

mơ hôp thoại

Page Setup


4.3 Đinh dang nâng cao

1. Chia cột

Khi nào cần chia côt trong văn bản? (Bài báo theo chuẩn IEEE, trình bày theo trang web, vì lí do trình bày,...)



1. Chia cột (tiếp)

Lệnh Page Layout \ Page Setup \ Columns...

Nút lệnh

Columns

Chọn kiêu

chia côt

Điều chỉnh

đô rông của

côt

Chọn số côt

cần chia

Xem trước

kết quả chia

côt



1. Chia cột (tiếp) Soạn thảo văn bản co chia côt: hình, bảng vẫn thuôc trong côt



1. Chia cột (tiếp) Soạn thảo văn bản co chia côt: hình ảnh thuôc giữa hai côt, hoăc hình ảnh

làm nền (back ground)



2. Tạo chư cái lơn đầu đoạn



2. Tạo chư cái lơn đầu đoạn

Đăt con trỏ trong đoạn

Nháy chuôt vào mũi tên vào nút lệnh Insert\Text\ Drop Cap

Chọn

kiêu

chữ lớn

Đô cao

của

chư

Chọn

phông

chữ lớn



3. Tô bóng mơ

Thẻ Home\Font\Text Highlight Color


Continue…



4. Định dạng Tab



4. Định dạng Tab (tiếp)

B1: Làm xuất hiện hôp thoại Tabs Nháy kép chuôt trên thước xuất hiện hôp thoại Tabs

B2: Clear all

B3: Đăt vị trí dừng cho Tab tại Tab stop position

B4: Chọn kiêu canh lề cho chữ sau dấu Tab tại

Alignment

B5: Chọn kiêu Tab tại Leader

B6: Chọn Set

B7: Quay lại bước 3 nếu muốn đăt thêm Tab

B8: Chọn Ok



4. Định dạng Tab (tiếp)

B2:

B3:

B4:

B5:

B6:

B8:



5. Định dạng trang

Chèn tiêu đề đầu trang (Header) và

cuối trang (Footer)

Chọn thẻ Insert, nhom Header &

Footer

Nháy vào mũi tên nhỏ trong nút

lệnh Header, Footer, nháy chọn môt

kiêu tiêu đề phù hợp

Tiêu đề trên Tiêu đề dưới Chèn số trang



5. Đinh dang trang Thẻ Header & Footer Tools\Design




Chèn STT trang bằng lệnh Insert\Page Numbers ...

Xác định vị trí xuất hiện số trang




Nháy chọn Format Page Numbers… đê mơ hôp thoại Page Number Format




Chèn chú thích ơ chân trang

Lệnh Refference \Insert Foot notes


4.4 Chen đôi tương đăc biêt

1. Chen ký tự và biểu tương đăc biệt

, , , , , …

Đăt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn chọn

Insert\Symbol\



2. Chen công thức toán hoc

Insert\Equation



3. Chen ảnh

Insert\Picture: Chèn ảnh từ file

Insert\Clip art: Chèn ảnh nghệ thuât

Thẻ Picture Tools



4. Ve hinh

Insert\Shape



4. Ve hinh (tiếp)

Lệnh: Insert\Smart Art



4. Ve hinh (tiếp)

Thẻ SmartArt Tools\Design

Thẻ SmartArt Tools\Format



5. Chen chư nghệ thuật

Nháy vào nút lệnh Word Art trong thẻ Insert


4.5 Bang biêu

Tông quan

Các thao tác làm việc vơi bảng

Chèn bảng

Thao tác trên bảng

Định dạng bảng

Các phép tính đơn giản trong bảng

Sắp xếp dữ liệu trong bảng


4.5 Bang biêu

1. Chen bảng:

Nút biêu tượng Insert Table

2. Thao tác trên bảng

Chèn, xoa dòng, côt, ô

Thay đổi kích thước dòng và côt

Hòa nhâp ô; Tách ô và Tách bảng

Thêm hoăc xoa môt số đương kẻ trong bảng

Chia ô goc (tiêu đề) trong bảng theo đương chéo


4.5 Bang biêu

3. Định dạng bảng

Thẻ Table Tools\Design

Thẻ Table Tools\Layout


4.5 Bang biêu

4. Các phep tinh đơn giản trong bảng

Mỗi ô trong bảng co môt tọa đô: B2, B3, C2, C3, …

Các phép tính đơn giản: công, trừ, nhân, chia

Đưa con trỏ về ô chưa kết quả, sau đo chọn lệnh:

Table Tools\Layout\Formula Nhâp công thưc


4.5 Bang biêu

4. Các phep tinh đơn giản trong bảng

Tinh tổng:

Ô B5 chưa tổng côt B: Nhâp công thưc =SUM(ABOVE)

hoăc =SUM(B2:B4)

hoăc =B2+B3+B4

Ô F2 chưa tổng hàng 2: Nhâp công thưc =SUM(LEFT)

hoăc =SUM(B2:E2)

hoăc =B2+C2+D2+E2

Tinh giá trị trung binh:

Ô B6: Nhâp công thưc =AVERAGE(B2:B4)

Ô G2: Nhâp công thưc =AVERAGE(B2:E2)


Continue…


4.5 Bang biêu

5. Săp xếp dư liệu trong bảng

Sắp xếp các hàng trong bảng theo môt côt nào đo

Dữ liệu trong côt co cùng môt kiêu: Text, Number hoăc Date

Nếu dữ liệu ơ các hàng trong môt côt khác kiêu thì chỉ được sắp

xếp theo kiêu Text


4.5 Bang biêu

5. Săp xếp dư liệu trong bảng

Các bươc săp xếp:

1/ Chọn các hàng cần xếp

2/ Dùng lệnh: Table Tools\Layout\Sort

Chọn sắp xếp theo kiêu dữ liệu nào: Text, Number hay Date

Chọn thư tự sắp xếp: Ascending: tăng dần Descending: giảm dần

Chọn

côt

cần

sắp

xếp Chọn kiêu

dữ liệu


4.5 Bang biêu

6. Chen đồ thị

B1: Đăt con trỏ tại vị trí cần chèn đồ thị, nháy chuôt vào nút lệnh

Chart trong thẻ Insert.

B2: Chọn môt mẫu đồ thị trong hôp thoại Insert Chart

B3: Nhâp dữ liệu cho đồ thị trong trang bảng tính Excel


4.5 Bang biêu

6. Chen đồ thị


4.5 Bang biêu

6. Chen đồ thị


4.6 Trôn văn ban

Tư liệu nguồn:

Word, Excel Tư liệu mẫu

Word

Tư liệu kết quả sau khi

trôn thư

53

4.6 Trôn văn ban

1. Một sô quy định trươc khi trộn văn bản:

Phải co 2 file

File thư nhất: Bảng chưa tư liệu nguồn không co tên bảng, tạo

trong Word hoăc Excel

File thư 2: Chưa tư liệu mẫu, tạo trong Word

Sau khi trôn: xuất hiện tệp đa được trôn lưu tệp


4.6 Trôn văn ban

2. Ba bươc chinh để trộn văn bản

Bươc 1: Soạn thảo tư liệu nguồn trên Word hoăc Excel


4.6 Trôn văn ban

2. Ba bươc chinh để trộn văn bản (tiếp)

Bươc 2: Soạn thảo tư liệu mẫu trên Word


4.6 Trôn văn ban

2. Ba bươc chinh để trộn văn bản (tiếp)

Bươc 3: Tiến hành trôn thư. Sử dụng thẻ Mailings


4.6 Trôn văn ban Chi tiết cách thực hiện

B1: Nháy vào nút lệnh Select Recipients đê chọn

danh sách nguồn.

B2: Đăt con trỏ soạn thảo tại nơi cần chèn, nháy

vào nút lệnh Insert Merge Field đê chọn môt

trương phù hợp.

B3: Lăp lại bước 2 cho đến khi chèn đủ thông tin

B4: Nháy vào nút Preview Results đê xem kết

quả mẫu.

B5: Nháy vào nút Finish & Merge đê xuất kết quả

trôn ra máy in hoăc ra môt tệp văn bản.


4.7 Tao muc luc va tham chiêu tư đông

1. Tao muc luc tư đông

Xác định mưc cho các tiêu đề

Chèn mục lục tự đông

2. Tham chiêu tư đông

Cho hệ thống hình vẽ

Cho hệ thống bảng

Cho hệ thống “caption” khác



a) Xác đinh mức cho các tiêu đề

Cách 1: Sử dụng Outline

- Nháy chọn thẻ View, chọn lệnh Outline để chuyển về chế độ

xem Outline

- Xác định mức cho từng tiêu đề

Xác định mưc

cho tiêu đề



a) Xác đinh mức cho các tiêu đề

Cách 2: Sử dụng định dạng theo Heading

Định dạng tiêu đề theo Style Heading 1, Heading 2, …

theo đúng phân cấp.

Heading 1 định dạng cho tiêu đề mưc cao nhất

Heading 2 định dạng cho tiêu đề mưc thư hai



b) Tao muc luc

- Nháy chọn thẻ View, đánh dấu vào ô Navigation

Pane để xem tiêu đề ở khung Navigation bên trái.

- Tạo mục lục theo các bước:

- B1: Đăt con trỏ soạn thảo tại vị trí cần chèn mục lục

- B2: Nháy chuôt chọn References\Table of

Contents\Table of Contents

- B3: Chọn môt mẫu mục lục trong danh sách hoăc nháy

chọn Insert Table of Contents đê mơ hôp thoại Table

of Contents, định dạng cho mục lục và nháy nút OK.



b) Tao muc luc

Show page numbers: hiện thị số trang bên phải tiêu đề.

Right align page numbers: số trang được đặt sát lề phải trang.

Tab leader: chọn kiểu gạch ngang từ tiêu đề đến số trang.

Use hyperlinks instead of page numbers: các tiêu đề trong mục lục có liên kết đến nội dung trong tệp văn bản.

Formats: các kiểu mẫu mục lục.

Show Levels: số mức tiêu đề trong mục lục.



b) Tao muc luc

Cập nhật mục lục

Nháy chọn References/Table of Contents/Update Table.

Xuất hiện hôp thoại Update Table of Contents.

Khi chỉ thay đổi số trang, tiêu đề không đổi thì chọn Update

page numbers only

Khi co thay đổi tiêu đề trong mục lục thì chọn Update entire

table.

Nháy chọn nút OK đê thực hiện câp nhât.



Mục đích, y nghĩa: Tạo các tham

chiếu đến hệ thống Caption (cho

bảng, hình vẽ, …).



Lệnh chèn caption: References\Caption\Insert Caption

Tạo môt

caption

mới Qui định chỉ

số của

Caption

Chọn caption

cho đối tượng

Tạo bảng tham chiếu tự động: References\Captions\Insert Table of figures


Thank you!

Documents

CHƯƠNG 4fit.hnue.edu.vn/~thodx/data/tindc/5_Word2010_103.pdf · 2018-08-28 · MỤC TIÊU Quản lý và tổ chức văn bản dài và có cấu trúc để vận dụng trong