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CIMA / DEINF / CADASTRO DE ALUNOS
NÚCLEO DE GESTÃO DA REDE ESCOLAR E MATRÍCULA
• Orientações Gerais
• Visando a facilitar e a agilizar o processo de atendimento das solicitações recebidas pela
CIMA/DEINF/Cadastro de Alunos, estamos definindo alguns fluxos de informações e
padronizando os dados que devem constar das solicitações enviadas à nossa equipe.
a) Todas as solicitações devem ser encaminhadas, primeiramente, para a Diretoria de Ensino ou Secretaria Municipal de Educação para análise e posterior envio à CIMA/ DEINF/Cadastro de Alunos.
b) Após realizada a análise, caso seja necessário o envio, a DE ou Secretaria Municipal de Educação deverá “dar um de acordo” e encaminhar o material por:
e-mail ao técnico responsável pelo atendimento da DE/ SME
c) A escola deve conferir se as solicitações foram corretamente efetuadas. Caso ocorra qualquer problema, é necessário retornar a solicitação pelos mesmos meios descritos nos itens a e b.
CIMA/DEINF/CADASTRO DE ALUNOS
Orientações Gerais
Matrícula ou inscrição de novo aluno – Sistema não permite (homônimo ou nome comum)
É necessário realizar as consultas disponíveis no Sistema de Cadastro de Alunos (02.1.1 - Consultar Ficha do Aluno - Por R.A., 02.1.2 - Consultar Ficha do Aluno - Por Nome Fonética, 02.1.3 - Consultar Ficha do Aluno - Por Nome Completo, 02.1.6 - Consultar Ficha do Aluno - Por Nome da Mãe, 02.1.7 - Consultar Ficha do Aluno - Por Nome do Pai E 02.1.8 - Consultar Ficha Do Aluno - Por R.G. Civil) para se certificar de que o aluno que se deseja cadastrar não possui RA. Utilizar os campos da Certidão de Nascimento e os registros de matrículas em anos passados, que porventura existam no histórico do aluno, como referência. Depois de efetuadas as consultas disponíveis e ainda assim o RA do aluno não for localizado, enviar um documento no padrão do detalhado ao lado solicitando a inclusão da matrícula do aluno:
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Data: ____/_____/_____
Para: CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Assunto: Solicitação de Cadastro e Matrícula de Aluno (homônimo)
Informamos que ao tentarmos efetuar no Cadastro de Alunos a matrícula do aluno
________________________________________ o Sistema apresenta um aluno homônimo e não
permite sua matrícula ou inscrição.
Por isso, enviamos em anexo cópia da: ( ) da Certidão de Nascimento, ( ) da Ficha de Cadastro, (
) do RG Civil para:
a) ( ) que sua matrícula seja incluída na classe nº ______________________, no número de
chamada _______________, a partir da data de ______/______/______;
b) ( ) que sua inscrição seja efetivada na escola nº ______________________,, no tipo de ensino
____________ e série _______.
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
(Nome do Aluno)
(Número da Classe)
(Nº da Chamada) (data da matrícula)
(código CIE)
Orientações Gerais
Alterar dados do aluno em RAs fechados pela Segurança Pública
Constatado que um aluno tem algum dado
incorreto na sua ficha de cadastro (RA) o
procedimento de correção é utilizar a opção
3.3.3 (Alterar ficha do aluno – por RA) e efetuar
as correções.
Em alguns casos, pode ocorrer do Sistema de
Cadastro apontar que o RA já foi emitido pela
Secretaria de Segurança Pública como RG Civil
e não permitir a alteração da ficha. Nesta
situação, a escola de posse de cópia do RG do
aluno e/ou da Certidão de Nascimento, deve
enviar a solicitação de alteração/correção
conforme detalhado no documento ao lado.
Caso o RG civil tenha sido emitido com erro
deve-se orientar o aluno a tirar uma segunda
via do RG junto à Secretaria de Segurança
Pública.
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Data: ____/_____/_____
Para: CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Assunto: Solicitação de Correção de Ficha do Aluno – RA fechado pela Secretaria de Segurança Pública
Solicitamos a correção da Ficha do Aluno RA _______________________, nome
________________________________________ tendo em vista que o Sistema de Cadastro de
Alunos não disponibiliza para correção, pois o RA já foi emitido como RG Civil.
Por isso, enviamos em anexo cópia da: ( ) da Certidão de Nascimento, ( ) do RG Civil
para que sejam efetuadas a correção nos seguintes campos:
_____________________________________________________________.
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
(Nome do Aluno)
(RA / Dig / UF)
(quais os campos que necessitam de correção)
Orientações Gerais
Efetuar matrícula no ano corrente com matrícula em série superior em anos anteriores
Caso seja identificado que a matrícula do aluno foi incluída na classe incorreta em anos anteriores ou o aluno está sendo matriculado em série inferior à que já cursou, é necessário formular uma solicitação de inclusão da matrícula do ano letivo em curso, conforme modelo sugerido ao lado.
Nesses casos, além da solicitação é necessário enviar um parecer circunstanciado da Supervisão de Ensino, esclarecendo e justificando a solicitação.
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Data: ____/_____/_____
Para:CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Assunto: Solicita inclusão de matrícula em série inferior
Solicitamos a inclusão da matrícula do aluno RA ______________________________ nome
_________________________________________, a partir de _____/_____/_____ na classe
__________________________, número da chamada ____________, tendo em vista que consta
matrícula em série superior em ano letivo anterior.
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
(RA/Dig/UF)
(Nome Completo do Aluno)
(nº da classe) (nº da chamada)
Orientações Gerais
Efetuar matrícula de aluno sem idade mínima para o tipo de ensino/série.
Na tentativa de inclusão da matrícula do aluno se o Sistema apresentar a mensagem “Aluno sem idade mínima para o tipo de de ensino/série” é necessário, primeiramente, confirmar se a série pretendida está correta.Caso esteja correto é necessário enviar solicitação de inclusão da matrícula do ano letivo em curso, conforme modelo sugerido ao lado, além dos documentos escolares (histórico, por exemplo) que comprovem o direito do aluno em cursar a série pretendida. Excetuam-se os ingressantes no 1º ano do EF, para os quais deve ser obedecido a Del. CEE 73/2008.
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Data: ____/_____/_____
Para: CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Assunto: Solicita inclusão de matrícula sem idade mínima para o tipo de ensino/ série
Solicitamos a inclusão da matrícula do aluno RA ______________________________ nome
_________________________________________, a partir de _____/_____/_____ na classe
__________________________, número da chamada ____________, tendo em vista que o Sistema
informa que o mesmo não possui idade mínima para o tipo de ensino/ série.
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
(RA/Dig/UF)
(Nome Completo do Aluno)
(nº da classe) (nº da chamada)
Orientações Gerais
Duplicidade de RA
Quando identificada duplicidade de RA no Sistema de Cadastro de Alunos, enviar solicitação de regularização conforme modelo sugerido ao lado.
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Data: ____/_____/_____
Para: CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Assunto: Duplicidade de RA
Solicitamos a regularização da seguinte duplicidade de RA, identificada no Sistema de Cadastro de
Alunos:
Nome ________________________________________, RA _______________ na classe Nome
Nome ________________________________________, RA _______________ na classe Nome
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
Observações:
1. Se o Aluno possuir matrícula no ano letivo nos dois RA’s é necessário informar a matrícula
correta;
2. A avaliação do RA a ser mantido será realizado pelo técnico do DEINF;
3. Após a migração da(s) matrícula(s) e exclusão de RA, a escola deve fazer as correções
necessárias pela opção 3.3.3
(Nome Completo do Aluno) (RA/Dig - UF)
(Nome Completo do Aluno) (RA/Dig - UF)
Orientações Gerais
Reclassificação
Quando requerida uma reclassificação de mais de uma série no Sistema de Cadastro de Alunos, enviar solicitação de regularização conforme modelo sugerido ao lado.Deve acompanhar a solicitação o parecer circunstanciado favorável do Supervisor da Escola e o “de acordo” do Dirigente e Ensino.
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Data: ____/_____/_____
Para: CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Assunto: Reclassificação de Aluno
Solicitamos a regularização da seguinte reclassificação de RA, no Sistema de Cadastro de Alunos:
Nome ________________________________________, RA _______________ na classe Nr
para
a classe ______________________, Nr ___________da Escola _______________________
a partir de ______________________.
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
(Nome Completo do Aluno) (RA/Dig - UF)
(Nr da classe) (Chamada) (Nome da Escola e cód. CIE)
(Data da Reclassificação)
Orientações Gerais
Ordem Judicial / Liminar
Quando requerida uma inclusão de um aluno através de Ordem Judicial / Liminar no Sistema de Cadastro de Alunos, enviar solicitação de regularização conforme modelo sugerido ao lado.Com cópia da Ordem Judicial / Liminar
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Data: ____/_____/_____
Para: CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Assunto: Ordem Judicial / Liminar
Solicitamos a regularização da seguinte inclusão através de Ordem Judicial / Liminar, no Sistema de
Cadastro de Alunos:
Nome ________________________________________, RA _______________ na classe Nr
Através de:
Ordem Judicial / Liminar _________________________________________________________
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
(RA/Dig - UF) (Nome completo do Aluno)
(Nr. da Ordem Judicial / Liminar)
Orientações Gerais
Cancelamento Compatibilização(só para Capital)
Quando requerida um cancelamento da compatibilização de um aluno no Sistema de Cadastro de Alunos, enviar solicitação de regularização conforme modelo sugerido ao lado.
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO
(Timbre do Estado ou da Prefeitura Municipal)
Data: ____/_____/_____
Para: CIMA / DEINF / Cadastro de Alunos
Assunto: Cancelamento de Compatibilização
Solicitamos a regularização do seguinte cancelamento de compatibilização, no Sistema de Cadastro de
Alunos:
Nome ________________________________________, RA _______________ e ___________________
Motivo _________________________________________________________________________________
Atenciosamente,
Carimbo e Assinatura
(Escola ou Diretoria Regional ou Secretaria Municipal de Educação)
Observação:
Essa solicitação será encaminhada para análise e autorização da CGEB.
(RA/Dig - UF) (Nome completo do Aluno) (código CIE da Escola)
OBRIGADA