City of Aurora, Illinois  

Request for Proposals 13‐09: 

  

Computer Consultant for the Evaluation, Procurement and 

Implementation of a Public Administration and Public Safety Enterprise 

Resource Planning (ERP) System 

 

PROPOSALS DUE   

March 27, 2013 2:00 p.m. on 

 City Clerk’s Office 

44 E Downer Pl, 2nd Floor 

Aurora, Illinois   

  

 

  

 CITY OF AURORA 

REQUEST FOR PROPOSAL 13‐09 

COMPUTER CONSULTANT FOR THE EVALUATION, PROCUREMENT  AND IMPLEMENTATION OF A PUBLIC ADMINISTRATION  

AND PUBLIC SAFETY ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) SYSTEM  

The City of Aurora  invites proposals  for  the  anticipated hire of  a  Computer  Consultant  for  the Evaluation, Procurement  and  Implementation of  a Public Administration  and Public  Safety Enterprise 

Resource Planning (ERP) System for the Information Technology Department.  Sealed Proposals will be received at the office of the City Clerk, 44 East Downer Place, Aurora, Illinois 60507, until 2:00 p.m., CST, Wednesday, March 27, 2013 to determine proposals for the anticipated above named purchase.   Attached  please  find  specifications  and  other  pertinent  documents  necessary  for  you  to respond to this Request for Proposal (RFP).  Each proposal must be placed in an envelope, sealed, and clearly marked on the outside: “Proposal for Computer Consultant for the Evaluation, Procurement and Implementation of a Public 

Administration and Public Safety Enterprise Resource Planning (ERP) System”.  DO NOT SEND OR DELIVER PROPOSALS to the Purchasing Office.   Any Proposer who owes the City money may be disqualified at the City’s discretion.   

Inquiries and/or questions pertaining specifications of the Request for Proposal package shall 

be completed in writing to Ted Beck, Chief Technology Officer, at tbeck@aurora‐il.org  by 3:00 pm 

CST, Monday, March 11, 2013.  Questions may not be communicated by the telephone.  

Questions received after this date will not receive a response.  A response to questions will be 

posted to the City’s Website at www.aurora‐il.org/finance/purchasing/bid_invitation by 12:00 

pm CST, Friday, March 15, 2013. 

    i 

Purchasing Division  Finance Department  44 E. Downer Place  Aurora, Illinois 60507‐2067(630) 256‐3550  FAX (630)256‐3559

Esther L. Phillips Director of Purchasing 

 

Esther L. Phillips 

  

 

The City of Aurora  reserves  the  right  to  reject  any or  all Proposals, or parts  thereof,  and  to waive  any  technicality,  informality  or  irregularity  in  the  Bids  received,  and  to  disregard  all nonconforming or conditional Proposals or counter‐proposals and  to hold  the best Proposals for ninety (90) days from the opening date set forth above.  The City further reserves the right to award the Proposal to the lowest responsible Proposer whose offer best responds in quality, fitness and capacity to the requirements of the proposed Work or usage and therefore is in the best interest of the City.                  

 CITY OF AURORA  

                

Esther L. Phillips Director of Purchasing  

 

ii

  

 

TABLE OF CONTENTS 

1.     INTRODUCTION .................................................................................................................…       2 

1.1  Brief Overview of the Project ...............................................................................       2 

1.2  The City of Aurora ................................................................................................       3 

2.     PROJECT DESCRIPTION ...................................................................................................       8 

2.1   Project Goals and Objectives ..............................................................................       8 

2.2   Project Scope of Work ........................................................................................        9 

3.     PROPOSAL REQUIREMENTS .............................................................................................      10  

3.1   Evaluation Process and Selection Criteria ................................................................      10 

   3.2   Proposal Content ........................................................................................................      11 

  3.3  Submission Deadline…………………………………………………………………………………………………..   13 

  3.4  Inquiries………………………………………………………………………………………………………………………. 13 

4.     STANDARD PROVISIONS ……………………….............................................................................      14 

   4.1   Termination Provision ..................................................................................................     14 

4.2  Proprietary Information ...............................................................................................     14 

4.3  Confidentiality .............................................................................................................      15 

4.4 Termination Due to Non‐Appropriation of Funds..........................................................     15 

5.    GENERAL CONDITIONS…………………………………………………………………………………………………………….   16 

6.    VENDOR APPLICATION PACKET……………………………………………………………………………………………….    17 

ATTACHMENTS / EXHIBITS 

Exhibit A – Contractor Description Form ………………………………………………………………………………………..  18 

Exhibit B – RFP Selection Evaluation Form ……………………………………………………………………………………..  19 

Appendix A – Vendor Application Packet 

 

Page 1

  

CITY OF AURORA REQUEST FOR PROPOSAL 

13‐09 COMPUTER CONSULTANT FOR THE EVALUATION, PROCUREMENT  

AND IMPLEMENTATION OF A PUBLIC ADMINISTRATION  AND PUBLIC SAFETY ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) SYSTEM 

 

1.  INTRODUCTION 

1.1     Brief Overview of the Project 

The City of Aurora is soliciting proposals from qualified consultants to provide consulting services in the 

area of Public Administration Enterprise Resource Planning (ERP) Systems, and Public Safety Computer 

Assisted Dispatch/Records Management Systems (CAD/RMS). The selected Consultant will assist the City 

in conducting a needs assessment for both a Public Administration ERP system and a full suite of Public 

Safety Computer Aided Dispatch and Records Management Systems including mobile data applications. 

The City’s existing ERP platforms are  comprised of Public  Safety, CAD  (computer aided dispatch) and 

RMS  (records  management  system)  –  provided  by  EnRoute  Emergency  Systems  and  Public 

Administration provided by SunGard Public Sector‐Local Government. These  systems have  served  the 

City of Aurora well  since  they were originally purchased  in  the  early 90’s.   Both  enterprise  software 

platforms have experienced  significant upgrades along  the way.   Over  the  lifespan of both platforms 

they have been interfaced with a number of third party systems.   

This City’s increasing reliance on these platforms has made it more difficult to fully evaluate their ability 

to  effectively  and  efficiently meet  the  City’s  current  and  future  needs.    Since  both  platforms were 

developed independently of each other the City also lacks the level of integration between the disparate 

systems  that  is  necessary  for  effective  management  across  both  platforms.    Although  a  tighter 

integration between systems  is highly desirable, ultimately  the City desires  to purchase best of breed 

systems with the highest level of integration possible. Integration is only one of many criteria that need 

to be weighted and scored as part of a future RFP. 

The City is seeking consulting assistance with the following project phases: 

Phase 1: 

Full needs assessments based on existing platforms for both Public Admin and Public Safety.  The City’s 

intent  is  to  issue simultaneous Requests  for Proposals  for a strategic upgrade of both platforms.   This 

does  not  necessarily  mean  that  both  systems  will  be  fielded  simultaneously.    At  a  minimum,  the 

following topics should be addressed during this phase: 

 

Page 2 

  

 

a) What are  the  strengths and weaknesses of  the City’s existing platforms?   What  features  and 

functions should be retained and which should be added to both systems? 

b) Where does integration between the two platforms allow for higher efficiency and appropriate 

transparency? 

c) Evaluate  and  document  potential work  flow  related  efficiency  gains  across  all  divisions  and 

departments. (This will become more apparent as products are reviewed and scored.) 

d) What efficiency gains are garnered by the availability of common database platforms? 

e) Evaluate overall City staffing implications across the City Departments based on higher levels of 

interoperability and system capability  

Phase 2: 

Assist internal staff with the preparation and fielding of an RFP (Request for Proposal) for both platforms 

Phase 3: 

Assist the City in developing a scoring methodology for the RFP responses.  Assist the City with scoring 

the proposals that are gathered during Phase 2.   Members of the consulting firm will be available as a 

“sounding board” and a non‐voting member of the evaluation team. 

Phase 4: 

Assist the City  in the development of an overall  implementation plan and timelines as well as possibly 

managing  the  chosen  vendor(s)  during  project  implementation.    Evaluate  the  prioritization  of  one 

system replacement over the other and estimate the durations for both projects. 

The initial winner of this RFP will be awarded a contract for Phase 1 items initially. If the work performed 

during the first phase meets the City’s expectations and needs for both quality and timeliness, the City 

of Aurora will consider  the winning consultant  for  subsequent phases.   The additional phases are not 

guaranteed as part of the first award. 

1.2     About the City of Aurora 

The City of Aurora is located approximately 40 miles West of Chicago. The City of Aurora is the second‐

largest  city  in  Illinois with  a  rapidly  growing  population  of  approximately  198,000.   Aurora  currently 

encompasses approximately 46 square miles.  Aurora is bisected by the Fox River and its corporate limits 

encompass areas within four Illinois counties including Kane, DuPage, Kendall and Will.   

The City of Aurora currently has just under 1,000 employees that report to over 50 City facilities.  The 

Public Administration ERP system that is currently provided by SunGard Public Sector is common across 

all City Departments and Divisions.  The Public Safety System provided by EnRoute Emergency Systems is  

 

 

Page 3 

  

provided to employees both sworn and civilian for both the Aurora Police Department and the Aurora 

Fire Department. The City of Aurora also provides dispatch services to the City of North Aurora Police 

Department and the North Aurora Fire Protection District. 

Descriptions of existing ERP platforms: 

Current Public Administration Enterprise Platform 

Current Product Versions: 

SunGard Public Sector NaviLine Municipal application software. 

eCommerce through SunGard Public Sector  

SunGard Modules: 

• COGNOS QRep report writer w/Catalogs for all SunGard applications 

• Work Orders/Facilities Management 

• Accounts Receivable and Loans 

• Procurement Cards 

• DMS ‐ Print Services 

• Special Assessments 

• Human Resources 

• Cash Receipts 

• General Management and Budget Accounting 

• Purchasing & Inventory 

• Accounts Receivable 

• Payroll/Personnel 

• Land/Parcel Management 

• Building Permits 

• Occupational/Business Licenses 

• Code Enforcement 

• Utility Billing 

• Asset Management 

• One Point POS 

• Planning Zoning & Engineering 

• Click2Gov (eCommerce) for Utility Billing 

• Click2Gov (eCommerce) for Building Permits 

• Click2Gov (eCommerce) for Parking Tickets 

• Click2Gov (eCommerce) for Planning Zoning & Engineering 

• Click2Gov (eCommerce) for Case Management 

• Click2Gov Wireless for Building Permit inspection field reporting 

• Sixty‐six (66) custom system modifications specific to City of Aurora needs 

 

 

Page 4 

  

3rd Party Systems and SunGard Business Partners that Interface: 

• Selectron ‐ Voice Response Interface (VRI) for Utility Billing % Building Permits 

• Selectron – VRI Credit Card Interface for Utility Billing 

• API – Imaging/Document Management for Financials, Utilities, Building Permits 

• Vermont Systems – Recreation/Golf Point Of Sale interface to Cash Receipts & Accounting 

• ESRI – GIS/Mapping 

• Automated Merchant Systems – Credit card processing 

• InfoSend – Water bill production and mailing 

• Various banking applications  that require standard  financial system  file  formats  (i.e. ACH, EFT, 

etc.) 

• State of Illinois Local Debt Recovery (LRP) program 

• Active Network customer service system (311) 

• AutoCAD 

• Acom Form Template Software 

• Andre Ambulance Billing 

Growth Plans: 

• Considering Employee Self‐Serve online information access for employees. (TBD) 

• AdComp Systems Group ‐ Purchase a bill payment kiosk for after‐hours bill payment (2013) 

• ParkMobile – Parking Management (TBD) 

• Quatred‐ Parking Enforcement (2013) 

• EZlinks Golf Course Point of Sale, and Tee Time reservation system (TBD) 

• Integration with iPads and other mobile platforms (2013) 

• Fire Department Time Keeping to Payroll Automation (TBD) 

• Integrated Food & Beverage Tax System – Currently Home Grown (TBD) 

• Water & Sewer Work Orders – Currently Home Grown 

Other Benefits: 

• Online & Phone support for unlimited number of users 

• Ability to submit and vote on software enhancements 

• Dedicated Customer Service Rep 

• Availability of international and regional users’ groups that allow networking and problem 

solving between customers.  There are a total of eight networking/training events held 

throughout the year. 

• 24/7 System Support 

 

Current Public Safety Enterprise Platform 

Current Product Versions: 

•  EnRoute Emergency Systems, CAD & Records Systems   

Page 5 

  

EnRoute Modules in Use: 

• Police, Fire and Ambulance Computer Aided Dispatch & Calls for Service Tracking 

• CAD Mapping 

• Police Field Based Reporting 

• Police & Fire iStatus (Provides light data queries of the CAD/RMS systems to mobile devices) 

• Fire Mobile Data Terminals 

• Fire mobile Routing and Mapping of Calls 

• NFIRS Electronic Fire Reporting 

• Alarm Billing 

• Evidence Tracking 

• Field Contact Records 

• DUI Records 

• Bike Registrations 

• Vehicle Records 

• Offense Records Management 

• Arrest Records Management 

• Citation Records Management 

• Accidents Records Management 

• Business Registry 

• Case Management 

• UCR Reporting 

• Fleet Vehicle & Inventory Records Management 

• Personnel Records Management 

• Property Records Management 

• Community Police Activities Tracking 

• Employee Training & Certification Tracking 

• Gun Registration 

• Warrant Records Management 

• BOLO’s 

• Sex Offender Registration 

• Gang Records Management 

• Pawn Shop Records Management 

• Narcotics Case Management 

• Fire Personnel Scheduling 

• Fire/EMS Activity Reporting 

• Occupancy & Fire Inspections Records Management 

• Hydrant & Hoses Inspections & Inventory Records Management 

• Hazardous Materials Database 

• Numerous Custom Modifications as Required by the Police & Fire Departments 

 

Page 6 

  

3rd Party EnRoute Business Partners that Interface: 

• Identix TP3500 & TP3800 Livescan  

• 1mage Document Imaging 

• Dynamic Imaging Systems Booking Photo Capture   

• State of Illinois LEADS/NCIC Criminal Records Access 

• State of Illinois ‐ IWIN Mobile Data Terminal Interface 

• Zetron Fire Station Alerting 

• ESRI ‐ GIS/Mapping 

Growth Plans: 

Police: 

• Mobile Field Based Citation Reports 

• Mobile Field Based Accident Reports 

• Mobile Access to Authorized Police Records Management Data 

• Mobile Arrest Photos 

• Field Based Fingerprint Scanning 

• License Plate Recognition 

• Data Warehouse & Dashboard Features for CAD/RMS Data 

• User Generated Mapping of Records Management System Data 

• Citizen On‐line Reporting 

• Support of National Data Sharing Standards (NDEX, GJXDML, NIEM) 

• Compstat Based Reporting and Data Extraction 

• Jail Management  

• Fully integrated document imaging and photo imaging solutions 

• Personnel Scheduling 

• False Alarm Billng 

• Interface to City Payroll System  

• Mobile Routing and Mapping of Calls 

• Ability  to  Share  Data  between  Public  Safety  and  Public  Administration  Enterprise 

Systems 

• Database of Persons Banned from Trespassing 

• Interface to IAPro Internal Affairs Case Management System 

• Ability to segregate and Restrict Access to Juvenile vs. Adult Records 

Fire: 

• Enhanced Data Query and Reporting Capabilities 

• Automatic Vehicle Location 

• Ability  to  Share  Data  between  Public  Safety  and  Public  Administration  Enterprise 

Systems (Payroll, Inspections Information, Permits, etc.) 

Page 7 

  

 

• Personnel Scheduling 

• Data Warehouse & Dashboard Features for CAD/RMS Data 

• Mobile Access to Authorized Fire Records Management Data 

• User Generated Mapping of Fire Records Management System Data 

• Fire Investigations Case Management 

• Equipment Inventory Tracking & Maintenance 

• Employee Training & Education Tracking 

• Ladder Inspection Records 

• Daily Activity Logging 

Other Benefits: 

• 24/7/365 Online & Phone support for Mission Critical & Life Safety Applications and Interfaces 

 

2.  PROJECT DESCRIPTION 

2.1     Project Goals and Objectives 

The City of Aurora  is soliciting proposals from qualified consultants to assist with project management 

activities, expertise in the design, implementation, quality assurance, coordination, performance testing, 

system cutover, and acceptance stages of the related systems.  

The City seeks an independent consultant which has demonstrated an ability to be vendor agnostic.  The 

City  intends  to  select  an  objective  vendor  that will make  recommendations  for  the  selection  of  ERP 

systems based on merit. 

Consultants must possess demonstrated expertise (subject matter knowledge and relevant experience) 

with Public Administration ERP Systems CAD/RMS and MDC systems.   Specifically, the Consultant must 

possess demonstrated subject matter expertise and hands‐on experience in the following areas: 

• Public Administration ERP Systems 

• Parking Enforcement 

• Administrative Hearings 

• Parks and Golf 

• eCommerce 

• Financial Suite 

• Community Development Suite 

• Utilities Suite 

• Land Management Suite 

 

Page 8 

  

• Computer Aided Dispatch, Records Management Systems, and Mobile Data Computer systems; 

• Access to law enforcement and criminal justice databases; 

• Crime analysis tools; 

• Data conversion; 

• Automatic Vehicle Location (AVL) systems; 

• Custom interfaces to third‐party applications and/or systems; and 

• Custom integration of third party applications and/or systems into CAD/RMS and MDC; 

• IT staffing analysis. 

The Consultant will advise the City of Aurora on how the desired systems can interface between each 

other and to third party applications.  Such applications include electronic citation systems, LEADS/NCIC, 

electronic fingerprinting systems, mug shot imaging systems, personnel scheduling and payroll systems, 

GIS systems, ESRI Maps, Microsoft Office applications, LRP, external Banking and Financial systems, etc. 

The City requires the Consultant to provide functional process mapping of several key Public Safety and 

Public Administration divisions’ work  flows as  they pertain  to  their respective ERP systems. For public 

safety, the key divisions are the  following: Records, 9‐1‐1 Dispatch Telecommunications, Evidence and 

Booking.    For Public Administration  the key divisions are Community Development, Utilities, Finance, 

GIS/Land Management; with several subdivisions within these departments.   

2.2     Project Scope of Work 

The  scope of  the  services  to be provided by  the Consultant  includes, but  is not  limited  to,  the areas 

delineated  below.    Consultant  should  identify  how  their  qualifications  (training,  experience, 

certifications, etc.) will serve to meet these requirements.     The Consultant must be able to hire on an 

as‐needed basis,  the professional  services of  subject matter experts  (sub‐consultant) with  specialized 

expertise  in areas  that may be  required of  the projects being  supported, but not  in  the Consultant’s 

cache of expertise.  One example of this is the expertise of a technical writer.   

The City seeks the following services and knowledge from the chosen Consultant in conjunction with this 

scope of work: 

1. With Regard to General Public Safety Subject Matter Expertise, the Consultant is expected to:  

 

• Provide  expert  technical  advice  in  the  area of CAD/RMS  and MDC  systems,  including 

technical issues across existing platforms and technologies that support these systems. 

• Lend its knowledge regarding the current landscape of the public safety dispatch system 

industry,  system  implementation,  and  system  operations  and  maintenance  without 

having to excessively research and develop background knowledge. 

• Provide  guidance  for  law  enforcement  system deployment, operations,  access  to  law 

enforcement and criminal justice databases. 

• Lend  its  knowledge  on  the  role  of  the  City  Police  and  Fire  Departments  within  the 

overall public safety community and city, county, state and national initiatives. 

 

Page 9 

  

 2. With Regard to Specific Computer Aided Dispatch Computer Aided Dispatch/Records 

Management Systems and Mobile Data Computer Network Expertise, the Consultant is 

expected to: 

 

• Lend  its  knowledge  and  experience  in  the  definition  of  features,  functions  and 

technology for CAD/RMS and MDC solutions. 

• Provide project management support, quality assurance and implementation oversight. 

• Support  the development of Memoranda of Agreement  (MOA) with outside agencies 

regarding the sharing of CAD/RMS information. 

• Support  the  implementation of  the mobile data communication system  for Police and 

Fire owned/operated platform. 

• Provide knowledge transfer regarding CAD/RMS and MDC to City staff. 

 

3. With Respect to Third Party Applications, the Consultant is expected to: 

 

• Provide  the expertise  required  to  support CAD/RMS and MDC  interfaces  to State and 

Federal systems. 

• Provide the expertise required to support the integration of third party applications into 

the  desired  CAD/RMS  and  MDC  and  public  administration  systems. 

 

4. With Respect to General Subject Matter Expertise required for Public Administration, the 

Consultant is expected to provide its knowledge and insights regarding: 

 

• All aspects of governmental financial accounting, and banking practices 

• Financial areas include: Revenue and Collections, Fixed Assets, Accounting, and Parking 

Enforcement 

• Utility  billing.    Specific  knowledge  in  the  area  of  water  utilities,  including  water 

production, billing, and maintenance.   This  includes SCADA  systems, as well as meter 

inventory and maintenance 

• Community Development practices  for municipal planning, building permits, and code 

enforcement 

• Public works and Engineering applications 

• Human Resources Management 

 

3.  PROPOSAL REQUIREMENTS 

3.1     Evaluation Process and Selection Criteria 

All  proposals meeting  the  requirements  of  this  RFP  shall  be  reviewed  and  rated  by  a  Department 

evaluation committee according to the following criteria:  

a. Firm’s qualifications, experience, and references 

b. Project organization, personnel, and staffing 

Page 10 

  

a. Work plan, management, and timeline 

b. Rates, fees, and budget control 

c. Quality and responsiveness of the proposal 

(See Exhibit B) 

Selected proposers may be contacted  to arrange  in‐person  interviews with  the evaluation committee.  

The  evaluation  committee  will  make  the  final  recommendation  for  selecting  the  consultant.    All 

recommendations  are  subject  to  the  approval  of  the  City’s  Chief  Technology  Officer  prior  to  being 

submitted to City Council for final approval. 

Proposers  are  advised  that  any  information  submitted  as  part  of  this  request  for  proposal  becomes 

public information and may be released without further notification.  Any information that the proposer 

considers confidential should not be submitted with the proposal. 

The right to reject any and all proposals shall, in every case, be reserved, as shall the right to waive any 

informality in the proposal when to do so would be to the advantage of the City. 

3.2     Proposal Content 

The following items shall be included in your proposal: 

1. Cover Transmittal Letter ‐ Provide a narrative which introduces the firm and team high lighting 

the special strengths of the firm to perform the work requested in this RFP.  The letter should be 

signed by an authorized principal of the proposing consulting firm. 

 

2. Firm  Qualifications,  Experience  and  References  ‐  Provide  a  narrative  describing  the  firm’s 

qualifications  to  perform  the  project work,  including  past  (relevant)  experience  and  at  least 

three  client  references, with  contact  names  and  information.    Include  information  regarding 

your  firm’s experience  involving  the size and  level of complexity of  the proposed project with 

particular emphasis on any prior experience  in a  law enforcement environment.   Qualifications 

and experience for proposed sub‐consultants should also be included. 

 

3. Project Experience and History – Include a list of similar Federal, State, and/or Municipal Needs 

Analysis projects.  The history should include: 

 

a. Customer Name 

b. Project Name 

c. Award Amount 

d. Award Date 

e. Completion Date 

f. Reference Contact 

g. General Description of Project 

 

Page 11 

  

4.  

 

5. Organization, Personnel and Staffing ‐ Provide a brief description of all key personnel and 

technical staff (including vendors, partners or subcontractors) to be involved and their 

relationship to the services to be provided. 

 

• Include names,  titles,  licenses,  certificates,  fields of  expertise,  and  relevant  state  and 

local area experience for all proposed personnel and staff. 

• Identify the Project Manager for the proposed services. 

• Complete resumes should be provided as part of an appendix to the proposal. 

• Provide  an  organization  chart  which  depicts  the  organization  of  the  project  team, 

including reporting relationships to the Department’s Project Manager and supervision 

of project team staff. 

• Indicate  the  on‐site  availability  for  project manager  as well  as  other  staff  during  the 

lifetime of the project. 

 

6. Work Plan ‐ Provide a narrative which shows your firm’s understanding of the project’s 

requirements and documents a logical technical approach to the project scope of work.  Include 

a general work plan as well as the proposed approach to undertaking the scope of work 

described earlier in this RFP. The narrative should include industry “best practices” used in your 

intended analysis. 

 

• Using the scope of work presented in this RFP, propose a work plan detailing major tasks 

and subtasks and the work to be conducted in each.  For each task, detail the number of 

hours by staff level and the hourly rate for each staff level.  Extrapolate the total cost for 

each major task and for each staff level for a total project cost. 

• If specific project team members or vendors are critical to specific tasks, identify where 

they will be utilized and/or committed. 

• Include the results and deliverables expected from each major task. 

• Identify appropriate assumptions and  considerations  that  could  impact  the  scope and 

timeline for completing each task. 

• Provide a detailed equipment list for each application area with associated costs. 

• Provide a detailed list of estimated expenses by category. 

• Identify  related  considerations  and  assumptions  for  these  expenses. 

 

7. Project Management and  Invoicing  ‐ Describe how your firm  intends to manage all aspects of 

the work to be performed, including schedules for completion of tasks/subtasks, procedures for 

scheduling  and  cost  control.    The  Project  management  proposal  must  include: 

 

• Kick off meeting. 

• Regularly scheduled project team meetings. 

Page 12 

  

 

• Written progress reports. 

• Issue/risk management techniques. 

• Invoicing system  to support all work conducted and all associated equipment  invoices 

and packing slips. 

 

8. Exhibit A – Completion of Exhibit A located on page 18 of the RFP. 

  

9. Timeline requirements 

• Proposals due on March 27, 2013 at 2:00 p.m. 

• Anticipated consultant P.O. released by May 29, 2013. 

• Needs assessment completed by August 30, 2013. 

• ERP Product RFP issued by October 25, 2013. 

 

10. Task Timelines ‐ Based upon the proposed project approach and work plan, provide a detailed 

project  schedule  that  illustrates  the  duration  of  each  task/subtask  and  identifies  results  and 

deliverable milestones. 

11. Cost  ‐  Provide  pricing  and  cost  information  for  the  project.    Include  a  separate  hourly  rates 

schedule of fees for all proposed team members and a total project cost.   Also provide pricing 

for any proposed equipment, software, or hardware costs and any other related expenses  for 

the project. Discuss any budget control measures of your  firm and proposed  sub‐consultants. 

Consultant  shall  indicate  what  percentage  of  their  total  project  cost  is  directly  related  to 

administration fees.  

3.3     Submission Deadline 

Proposals must be received by the City of Aurora no later than 2:00 p.m., Wednesday, March 27, 2013.  

Postmarks posting times in lieu of delivery will not be accepted.  Proposals must be delivered to: 

City of Aurora Attn: City Clerk 

44 E. Downer Place Aurora, IL 60507 

 Submit an original, plus four (4) full copies of your proposal and all supporting documentation. 

3.4     Inquiries 

In order to maintain consistency in the RFP process, questions regarding this RFP must be submitted via 

email on or before 3:00 p.m., March 11, 2013.  All questions will be answered through an addendum 

and posted to the City’s Website at www.aurora‐il.org/finance/purchasing/bid_invitation by 12:00 pm 

CST, Friday, March 15, 2013. 

 

Page 13 

  

 

Written questions must be submitted via e‐mail with a subject line of “RFP 13‐09 Computer Consultant 

for the Evaluation, Procurement and Implementation of a Public Administration and Public Safety 

Enterprise Resource Planning (ERP) System” to: 

Ted Beck, Chief Technology Officer 

City of Aurora 

tbeck@aurora‐il.org 

NO questions will be taken or answered verbally. 

 

4  Standard Provisions 

4.1     Termination Provision 

The  performance  of  the  selected  Consultant will  be  continually  evaluated  by  the  City.    The  City will 

conduct  performance  evaluations  at  the  City’s  discretion.  

 

The Chief Technology Officer, in his sole discretion, shall be able to terminate and cancel all or any part 

of the Agreement it enters into with the selected Consultant for any reason upon giving the Consultant 

ten (10) days’ notice in writing of its election to cancel and terminate the Agreement.  It is agreed that 

any Agreement entered into shall not limit the right of the City to hire additional Consultants to perform 

the services described in the Agreement either during or after the term of the Agreement.  

4.2     Proprietary Information 

1. Selected  consultant,  involved  employees,  and  subs will  be  required  to  sign  a  non‐disclosure 

agreement. 

 

2. Writings,  (including,  without  limitation,  drawings,  specifications,  estimates,  reports,  records, 

reference  material,  data,  charts,  documents,  renderings,  computations,  computer  tapes  or 

disks, submittals and other items of any type whatsoever, whether in the form of writing, figures 

or delineations), which  are obtained,  generated,  compiled or derived  in  connection with  this 

Agreement (collectively hereafter referred to as "property"), are owned by City as soon as they 

are developed, whether  in draft or  final  form.   City has  the  right  to use or permit  the use of 

property and any  ideas or methods  represented by such property  for any purpose and at any 

time without  compensation  other  than  that  provided  in  this  Agreement.  Consultant  hereby 

warrants and represents that City at all times owns rights provided for  in this section free and 

clear of all third‐party claims whether presently existing or arising in the future, whether or not  

 

Page 14 

  

 

presently known. Consultant need not obtain for City the right to use any idea, design, method, material, equipment or other matter which is the subject of a valid patent, unless such patent is owned  by  Consultant  or  one  of  its  employees,  or  its  Sub‐consultant  or  the  Sub‐consultant's  employees,  in  which  case  such  right  shall  be  obtained  without  additional  compensation.  Whether  or  not  Consultant's  initial  proposal  or  proposals made  during  this  Agreement  are accepted by City, it is agreed that all information of any nature whatsoever connected with the Scope of Work, regardless of the  form of communication, which has been or may be given by Consultant,  its  Sub‐consultants  or  on  either’s  behalf,  whether  prior  or  subsequent  to  this Agreement becoming effective, to the City, its boards, officers, agents or employees, is not given in confidence.   Accordingly, City or  its designees may use or disclose such  information without liability of any kind, except as may arise under valid patents. 

 3. If research or development is furnished in connection with this Agreement and if, in the course 

of  such  research  or  development,  patentable  work  product  is  produced  by  Consultant,  its 

officers, agents, employees, or Sub‐consultants, the City shall have, without cost or expense to 

it, an irrevocable, non‐exclusive royalty‐free license to make and use, itself or by anyone on its 

behalf,  such  work  product  in  connection  with  any  activity  now  or  hereafter  engaged  in  or 

permitted by City.  Upon City's request, Consultant, at its sole cost and expense, shall promptly 

furnish or obtain  from  the appropriate person a  form of  license  satisfactory  to  the City.    It  is 

expressly understood and agreed that, as between City and Consultant, the referenced  license 

shall arise  for City's benefit  immediately upon  the production of  the work product, and  is not 

dependent  on  the  written  license  specified  above.    City  may  transfer  such  license  to  its 

successors  in  the  operation  or  ownership  of  any  real  or  personal  property  now  or  hereafter 

owned or operated by City. 

4.3   Confidentiality 

The  data,  documents,  reports  or  other materials  which  contain  information  relating  to  the  review, 

documentation,  analysis  and  evaluation  of  the  work  described  in  this  Agreement  and  any 

recommendations made by Consultant relative thereto shall be considered proprietary and confidential 

and shall not be reproduced, altered, used or disseminated by Consultant or its employees or agents in 

any  manner  except  and  only  to  the  extent  necessary  in  the  performance  of  the  work  under  this 

Agreement.    In  addition,  Consultant  is  required  to  safeguard  such  information  from  access  by 

unauthorized  personnel.  All  Consultants,  their  employees  and  their  subcontractors  shall  sign  a  non‐

disclosure agreement prior to commencement of work. 

4.4   Termination Due to Non‐Appropriation of Funds 

This Agreement  is subject to the provisions of the City Code which, among other things, precludes the 

City from making any expenditure of funds or incurring any liability, including contractual  commitments, 

in excess of the amount appropriated thereof. 

 

Page 15 

  

 

The City Council,  in awarding  this Agreement,  is expected  to appropriate sufficient  funds  to meet  the 

estimated expenditure of  funds  through  the current  fiscal year and  to make  further appropriations  in 

each  succeeding  fiscal  year  during  the  life  of  the  Agreement.    However,  the  City  is  under  no  legal 

obligation to do so. 

The City, its boards, officers, and employees are not bound by the terms of this Agreement or obligated 

to make payment  thereunder  in any  fiscal year  in which  the City Council does not appropriate  funds 

therefore. The Consultant is not entitled to any compensation in any fiscal year in which funds have not 

been appropriated for the Agreement by the City. 

Although the Consultant is not obligated to perform any work under the Agreement in any fiscal year in 

which  no  appropriation  for  the  Agreement  has  been  made,  the  Consultant  agrees  to  resume 

performance of the work required by the Agreement on the same terms and conditions for a period of 

sixty (60) days after the end of the fiscal year if an appropriation therefore is approved by the City within 

that 60 day period.  The Consultant is responsible for maintaining all insurance and bonds during this 60 

day period until the appropriation is made; however, such extension of time is not compensable. 

If  in any  subsequent  fiscal  year  funds are not appropriated by  the City  for  the work  required by  the 

Agreement, the Agreement shall be terminated. However, such termination shall not relieve the parties 

of liability for any obligation previously incurred.  

5  General Conditions  

1. Selection will be made by  the evaluation committee and  is subject  to approval by  the Aurora 

City Council.   The successful Consultant will be required to enter  into a written agreement  in a 

form acceptable to the city. 

2. The  evaluation  committee  and  the  City  of Aurora  reserve  the  right  at  any  time  and  for  any 

reason to cancel this professional services agreement procurement process, to reject any or all 

proposals,  or  to  accept  an  alternative  proposal.    The  evaluation  committee  and  the  City  of 

Aurora reserve the right to reject any non‐responsive proposals.  The Evaluation committee may 

seek clarification on a proposal at any time. 

3. The city reserves the right to waive any  irregularity,  informality, or technicality  in the selection 

process, if it is deemed in the city’s best interest to do so. 

4. All costs related to the preparation of the Request for Proposal and any related activities are the 

sole responsibility of the proposing firm.  The city assumes no liability for any costs incurred by 

firms throughout the entire selection process. 

5. All  Request  for  Proposals,  including  attachments,  supplementary  materials,  renderings, 

sketches, addenda, etc., shall, upon submission, become the property of the city, and will not be 

returned to the submitting firm. 

Page 16 

  

 

6. The firm’s written services agreement shall  include a statement of  indemnification to hold the 

evaluation committee, the city,  its officers, agents and employees, and each of them harmless 

from any and all  lawsuits,  claims, demands,  liabilities, damages and  losses  including all  costs, 

expenses and attorney’s fees  incurred  in connection therewith, for or on account of any  injury 

to any person, or any death at any time resulting from such injury, or any damage to property, 

which may arise or which may be alleged  to have arisen out of or  in connection with, or as a 

result  of  any  negligence  of  the  firm  in  performing  the  work  covered  by  this  RFP  or  any 

subsequent agreement. 

7. Qualified  Consultant  must  have  the  following:  commercial  general  liability,  professional 

liability/errors  and  omissions  insurance  coverage  with  minimum  limits  of  $1,000,000  per 

occurrence  and  $2,000,000  aggregated  coverage  are  required.    The  City  of  Aurora must  be 

named as a primary, non‐contributory additional insured and a certificate of insurance provided 

to  the  city prior  to  the  commencement of work.    In addition,  they  should have  the  required 

statutory workers compensation and auto  liability policies  in place and provide a Certificate of 

Insurance evidencing said policies. 

 

8. Consultant must also be willing in service agreement to defend and indemnify the City of Aurora 

against all third‐party claims or causes of action against the city arising out of the firm’s willful or 

wanton misconduct or gross negligence  in  the performance of  their  services on behalf of  the 

city. 

9. Equal Employment Opportunity Clause, Section 6.1 of the  Illinois Department of Human Rights 

Rules and Regulations shall be a material term of any agreement resulting from this RFP. 

10. In case of default by the professional services firm, the evaluation committee and the city may 

procure  the  services  from  other  sources  and  hold  the  firm  responsible  for  any  excess  cost 

resulting there from. 

11. The  selected  Consultant will  be  exclusively  responsible  for  all  services  scheduled  during  the 

development of a Scope of Services.  The evaluation committee will consider the firm to be the 

sole  point  of  contact  with  regard  to  contractual  matters  that  relate  to  this  project  which 

includes the payment of any and all charges resulting from an agreement.  Subcontracts will be 

permitted only upon specific, written permission of the city. 

12. Failure to read the RFP and comply with its instructions will be at the proposing firm’s own risk. 

13. Corrections  and/or  modifications  to  submittals  received  after  the  completion  of  the  firm’s 

scheduled presentation will not be accepted. 

6  Vendor Application Packet 

All Proposers are required to complete and submit with  their RFP the attached City of Aurora Vendor 

Application Packet.  See Attachment A. 

Page 17 

  

EXHIBIT A 

Contractor Description Form 

PRIMARY CONSULTANT 

Business Name: ______________________________    

Owner’s Ethnicity: _______ Gender ______   

Group: SBE    VSBE   MBE   WBE    OBE  (Please check all that apply) 

Primary NAICS Code: ___________ 

Address: ______________________________________________________________ 

City/State/Zip: __________________________________________________________ 

Telephone:  (  ) ___________________    FAX:   (  ) ____________________ 

Contact Person/Title: ____________________________________________________ 

Email Address: _________________________________________________________ 

SECONDARY CONSULTANT 

Business Name: ______________________________   Award Total:   $  ____________ 

Services to be provided: __________________________________________________ 

Address: ______________________________________________________________ 

City/State/Zip: __________________________________________________________ 

Telephone:  (  ) ___________________    FAX:   (  ) ____________________ 

Contact Person/Title: ____________________________________________________ 

Email Address: _________________________________________________________ 

Description of Expertise &/or Work to be Performed by Subcontractor: 

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________ 

SECONDARY CONSULTANT 

Business Name: ______________________________   Award Total:   $  ____________ 

Services to be provided: __________________________________________________ 

Address: ______________________________________________________________ 

City/State/Zip: __________________________________________________________ 

Telephone:  (  ) ___________________    FAX:   (  ) ____________________ 

Contact Person/Title: ____________________________________________________ 

Email address: _________________________________________________________ 

Description of Expertise &/or Work to be Performed by Subcontractor: 

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________ 

 

 

Page 18

  

 

EXHIBIT B 

RFP SELECTION EVALUATION FORM 

PROJECT:   Public Administration and Public Safety Systems Computer Consultant 

SCORING GUIDELINES:  Rater’s Score:   (Range 0‐5) ‐ 0=not included/non responsive; 1=Marginal 

Abilities, Serious Deficiencies; 2=Adequate with Minor Deficiencies; 3=Adequate, Standard‐Acceptable; 

4=Well Qualified; 5=Exceptionally Well Qualified 

Weighing Factor:   Input using a range of 1 through 6, with 1 being of relative lower importance and 6 

being relative highest importance.    You may use each number (1 through 6) more than once; however, 

in establishing weights, the total of all the weighing factors (A –E) must equal 20.   Example: 

3+2+6+4+5=20 or 3+3+3+6+5=20 Weighted Score= Rater’s Score multiplied by (x) Weighing Factor. 

Totals should be calculated for each criterion. Total score = Sum of all weighted scores. 

Firm Name  Evaluated By  Date 

     

 

Criteria    Rater’s Score 

Weighing Factor 

Weighted Score 

A. Firm Qualifications, Experiences, References 

How long has the company been in business (10)? Has the company done similar work (20)?  Level of expertise in subject matter areas (20)? 

  50   

B. Organization, Personnel, and Staffing 

Qualification and experience of proposed personnel for requested services (10)?  On‐site availability of team and project manager (20)?  Locally based firm or team (20)? 

  50   

C. Work Plan, Management, and Timeline 

Quality of proposed work plan to meet project requirements (20)?  Quality of project management and timeline (20)? 

  40   

D. Rates, Fees, and Budget Control 

Competitive rates and fees proposed (20)?  Are proposed budget management, fees, and staff hours proposed clearly defined (20)? 

  40   

Quality, and Responsiveness of the Proposal 

Is the proposal clear and understandable (20)?  Does the proposal meet all of the RFP requirements (40)? 

  60   

  Maximum points possible = 1,200    240    

 

Page 19 

  

 

APPENDIX A 

 

Vendor Application Packet