Cómo implementar

Scrumen 6 pasos

Índi

ce1. Introducción

2. ¿Qué es Scrum?

3. Beneficios de implementar Scrum

3.1 Para profesionales 3.2 Para organizaciones

4. Principios de Scrum

4.1 Control empírico de procesos 4.2 Auto Organización 4.3 Colaboración 4.4 Priorización basada en valor 4.5 Time Boxing

5. Proceso de Scrum

6. Implementación de Scrum en 6 pasos

6.1.0 ¿Para qué quiero Scrum? 6.1.1 ¿Qué es lo que quiero lograr? 6.2.0 Ser experto en scrum 6.3.0 Concientiza a tus líderes 6.4.0 Define el propósito 6.5.0 Evalúa y desarrolla equipos

6.5.1 ¿Cómo se conforman los equipos en Scrum 6.6.0 Prepara el entorno

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IntroducciónLa guía de “cómo implementar Scrum en 6 pasos” se ha desarrollado para dar una visión más amplia del marco de trabajo Scrum, una de las ramas de la filosofía “Agile”

La adopción de agile en las empresas ha sido hasta de un 61% según “Statement of agile” un estudio creado por la empresa “Collab.net”. El crecimiento exponencial de la implementación en las metodologías ágiles ha sido debido a su gran éxito, pues el 95% de las organizaciones que lo agregaron a sus procesos tuvieron resultados inesperados, lo que ha llevado a expandirse no solo a las áreas de tecnología, sino también a todas las partes de la organización.

Agile responde a las necesidades globales de acuerdo a los cambios no contemplados en la implementación de un proyecto, pues da resultados inmediatos. Uno de los marcos de trabajo que dio vida a “Agile” ha sido Scrum. Actualmente el framework más utilizado de agile.

Scrum es sin duda la metodología ágil más popular para la realización de proyectos de cualquier tipo, está centrada en el cliente y en la conformación de un equipo autodirigido, scrum al paso del tiempo se hace cada vez más sólido debido a la solución de las necesidades empresariales

El éxito de Scrum se mide cuando los productos o proyectos dan los resultados esperados desde el primer intento, así seas el mejor Project Manager entregar proyectos que agreguen valor a tu cliente desde las primeras entregas es un gran resultado, cuando logras escalar esto a toda tu organización los resultados se vuelven sorprendentes.

Usar metodologías ágiles es lo que catapultó a empresas como: Google, Amazon, Facebook, Motorola, Nokia, Sony, Adobe, SAP, Bank of America, 3M, entre muchas más, todas son ejemplos de escalamiento de Scrum de forma exitosa, haciéndolas más rentables en su sector.

La guía básica creada por KZI-Kaizenia es dirigida a personas que se encargan de la dirección de proyectos e implementación procesos en organizaciones. El objetivo es lograr que haya un mejor entendimiento de Scrum y que se pueda implementar de manera óptima.

Sólo el 5% de las organizaciones logra escalar exitosamente prácticas ágiles sin una capacitación óptima.

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¿Qué es Scrum?Scrum es el marco ágil de gestión de proyectos más popular en el mundo en lo que a metodologías ágiles  se refiere. Toma su nombre del Rugby, una jugada de reinicio, la cual se disputa la pelota para posteriormente volverla a poner en juego en apoyo de todo el equipo por ambos bandos.

Un proyecto Scrum  implica un esfuerzo colaborativo para crear un nuevo producto, servicio u otro resultado, tal como se define en la declaración de la visión del proyecto.

Los proyectos se ven afectados por las limitaciones de tiempo, costo, alcance, calidad, recursos, capacidades organizacionales y otras limitaciones que los hacen difícil de planificar, ejecutar, gestionar y finalmente tener éxito.

Sin embargo, la exitosa implementación de los resultados de un proyecto terminado le proporciona beneficios importantes a una organización.

Con esta metodología  se asegura transparencia en la comunicación y crea un ambiente de responsabilidad colectiva y progreso continuo. Este Framework, tal como se define en la guía SBOK® (Scrum Body Of Knowledge), está estructurado de tal manera que apoya el desarrollo del producto y servicio en todo tipo de industrias y proyectos sin importar su complejidad.

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Beneficios de ScrumPara profesionales:

• Forma a profesionales como lideres serviciales y crea las bases de un Management 3.0.

• Crea una cultura de colaboración y transparencia a lo largo de un proyecto.

• Te mantiene productivo con la posibilidad de obtener un mejor sueldo.

• Te ayuda a la entrega de proyectos hasta en un 67% más rápido.

• Colocarte como líder de cambio en las organizaciones.

Para organizaciones:

• Mejorar la calidad de sus productos, proyectos y servicios.

• Reducción de costos en sus productos/servicios.

• Equipos productivos, motivados y autoorganizados.

• Agilizar el Time To Market entre un 30% a 70%.

•Reducir defectos entre un 25% a 75%.

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1. Control de proceso empírico:

Esto se refiere a que cada sprint o cada iteración del proyecto tiene sus propios retos y por ende requiere de su propia forma de control. A diferencia de Waterfall, otro marco para la realización de proyectos, en Scrum el proceso empírico se basa principalmente en la experiencia del equipo a método de prueba y error, falla pronto, pero aprende rápido, son unas de las constantes de este principio para llevar el control del proyecto en esta metodología.

Este principio tiene 3 pilares que son:

• Transparencia.• Inspección.• Adaptación.

2. Autoorganización:

Quien asuma que la autoorganización no funciona para llevar a cabo proyectos de gran importancia, es porque no ha visto los beneficios de tener un equipo autoorganizado. Aunque suene a que depende del equipo, verdaderamente depende del Scrum Master lograr que un equipo sea autoorganizado por lo cual involucra un gran reto.

En este caso la responsabilidad del proyecto no recae sólo en el Project Manager o Scrum Master, no existen héroes, sino, todo un conjunto de especialistas que brindan soluciones a lo largo de un proyecto.

Los principios de la autoorganización son:

• Compromiso.• Responsabilidad.• Entorno Innovador.

3. Colaboración:

Scrum es la jugada de Rugby en la cual todo el equipo empuja a llevar el balón a la línea de meta del rival, en un proyecto es lo mismo, sino existe una colaboración real por parte de algún individuo del proyecto, todo el equipo se ve afectado al término de un Sprint o es el obstáculo para pasar a otra actividad.

Para llevar a cabo una buena colaboración nos enfocamos en 3 pilares:

• Conciencia.• Articulación.• Apropiación.

Scrum se rige por medio de seis principios básicos, mismos que funcionan como base para una aplicación e implementación exitosa.Por ningún motivo deben de olvidarse ya que, si uno de estos principios falla, se pierde la esencia de la metodología ágil.

Los principios de Scrum son los siguientes:

Principios de Scrum

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4. Priorización basada en valor:

un equipo en Scrum debe tener la culturización de entregar el máximo valor posible constantemente a lo largo de un proyecto, quién valida la calidad es el Product Owner, básicamente el responsable de decidir si una tarea o un entregable cuenta con la calidad necesaria para agregar valor al cliente. Otra tarea del Product Owner es el que prioriza las actividades con ayuda del todo el equipo.

Principios de la priorización basada en valor:

• Entregar el máximo valor conforme al riesgo.• La incertidumbre.• La capacidad.

5. Time Boxing:

el único recurso que no se puede renovar en un proyecto, negocio o como persona es el TIEMPO. Por ello el respeto del tiempo es vital para llevar a cabo correctamente la metodología, entendiendo que el uso correcto del mismo contribuye al cumplimiento de los objetivos en Scrum se determinan ciertos valores de tiempo a lo largo de cada proceso.

Las limitaciones de tiempo se traducen a lo largo de las reuniones en Scrum, las cuales te colocamos con sus asignaciones de tiempo tal cual lo marca la Guía SBOK:

6. Desarrollo Iterativo:

El desarrollo incremental y repetitivo es la clave de los entregables de Scrum, desde el primer Sprint el Product Owner debe estar enfocado en la entrega de valor, por ello, siempre el siguiente Sprint debe agregar valor al producto o servicio que ya se tenía.

Los principios del desarrollo iterativos son:

• Productos incrementales.• Periodos mínimos de tiempo.

Reunión Bloque de Tiempo Duración de un Sprint

Reunión de retrospectiva del Sprint

Reunión de revisión del Sprint

Reuniones de planificación del Sprint

Daily Stand Up o reunión diaria

1 a 6 semanas

4 hrs. por cada 4 semanas de Sprint

4 hrs. por cada 4 semanas de Sprint

8 hrs. por cada 4 semanas de Sprint

15 minutos

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El proceso de Scrum comienza con una reunión de socios los cuales crean la visión del proyecto. Una vez realizado esto se procede a la búsqueda de los roles como son el Scrum Master, el Product Owner y los Developers.

Al término de la selección de los “core roles” el “Product Owner” crea la lista priorizada de pendientes los cuales son una lista de requerimientos, previamente por importancia en el entregable, estos se crean al nivel de historia de usuario.

Un sprint comienza con una reunión de planificación, dicho evento tiene una duración de 8 horas por cada 4 semanas de Sprint, una incorrecta planeación tendrá repercusiones directas en los tiempos del entregable es por ello que debe tomar un día de esfuerzo por todo el equipo, un sprint puede durar de 1 hasta 6 semanas.

Durante dicho sprint se lleva a cabo el Daily Stand Up, este evento informa al equipo las actividades por realizarse y las que están concluidas, crea colaboración y transparencia.

Cuando concluye el Sprint se crea la reunión de revisión del Sprint en la cual se proporciona una demostración de los entregables al Product Owner y a las personas interesadas o relevantes en el proyecto. Así mismo, se aseguran de que cumplan con la calidad con base a los criterios de aceptación predefinidos, cuando esto ocurre el proceso del sprint termina al llevar a cabo la retrospectiva del Sprint, una reunión donde el equipo presenta formas para mejorar los procesos y el rendimiento a medida que avanzan al siguiente sprint.

Estos pasos se repiten de forma iterativa por cada Sprint a lo largo de un proyecto.

Proc

eso

de S

crum

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ProjectBusiness Case

Project VisionStatement

PrioritizedProduct Backlog

Sprint Backlog Accepteddeliverables

Release Schedule

Sprint1-6 weeks

DailyCreate

Deliverables

Project Vision Meeting

Release Planning Meeting

Sprint Planning MeetingSprint Review Meeting

Retrospect Meeting

Daily StandupMeeting

El proceso de Scrum comprende5 FASES y 19 PROCESOS

FA

SES Y PROCESOSDE

SCRUM

Iniciación

Planificacióny Estimación

1. Creación de la visión del proyecto.2. Identificar al Scrum Master e involucrados en el proyecto.3. Formación del equipo Scrum.4. Desarrollo de épicas.5. Creación de la lista priorizada de pendientes del producto. 6. Realizar el plan de lanzamiento del producto.

7. Elaborar user estories.8. Aprobar, estimar y asignar estas user estories.9. Elaboración de tareas. 10. Estimar tarea.11. Elaboración de la lista de pendientes del Sprint.

Revisióny retrospectiva

15. Convocar a Scrum of Scrums.16. Demostración yvalidación del Sprint.17. Retrospectiva del Sprint.

Lanzamiento18. Envió de entregables.19. Retrospectiva del proyecto.

Implementa-ción

12. Crear entregables.13. Llevar a cabo las reuniones diarias.14. Mantenimiento de la lista priorizada de pendientes. 9

Ahora que conoces los 6 principios de la metodología Scrum, sabes sus beneficios y has visto las fases y los procesos vamos a ayudarte en esta guía a implementar la metodología dentro de tu organización.

Con estos 6 pasos para nada es difícil siempre y cuando los sigas al pie de la letra. Cabe mencionar que necesitas una preparación de fondo en la metodología y puedas revisar por ti mismo el sustento de los beneficios que anteriormente comentábamos.

A través de esta guía paso a paso tu podrás potencializar las diferentes áreas con la adaptación de sus herramientas, así mismo, si te acabas de certificar y no sabes como implementarla tenemos esta guía para llevarla a tu organización.

Implementación de Scrum

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Debes definir el objetivo para implementar SCRUM y realizarlo de forma SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Realista y Trazable).

Visualiza que es lo que quieres lograr con Scrum para después desarrollar los principios en las personas e ir implementando los procesos en ellas.

Para comenzar es importante que sepas que el implementar el marco ágil no lo puedes lograr simplemente por intuir de manera empírica, es decir que intuyas sin datos o el conocimiento necesario y un objetivo claro del porque y como aplicar Scrum, ya que así hay un alto rango de probabilidad de que fracases.

Es sumamente indispensable conocer de manera efectiva el marco de trabajo para tener la capacidad de implementarlo.

¿Qué es lo que quiero lograr?

Scrum nos ayuda a entregar proyectos con alto valor para los clientes. Se utiliza para gestionar a nuestro equipo y hacer que estos se comprometan con la organización y en la obtención de sus objetivos.

Si lo que deseamos es innovar en nuestros productos para ser más rentables en el mercado, el Framework toma como base los principios de Agile en el que crear prototipos e interacciones es preferible a desarrollar procesos y que estas se adapten a sus herramientas.

Las organizaciones se empeñan en aplicar esta metodología ágil sin un claro objetivo, es por ello que primeramente debemos definir el por qué queremos implementar este método. Algunas de las razones más comunes en las cuales hemos ayudado a implementar este marco son:

• Nuestros clientes nos están solicitando trabajar en este framework. • Nuestros colaboradores están empeñados en trabajar bajo este framework. • NO terminan sus proyectos a tiempo, tienen un costo mayor al establecido o cuando estos se terminan no agregan el valor esperado por el cliente. • Trabajas en ambientes de muchos cambios y la turbulencia es constante (ambientes VUCA). • Deseas tener un equipo comprometido y autogestionado. • Deseas entregar resultados rápidamente y herramientas para liderar equipos bajo el rol de líder servicial.

S M A R T

SPECIFICESPECIFICO

¿QUÉ?

MEASURABLEMEDIBLE

¿CUÁNTO?

ATTAINABLEALCANZABLE

¿CÓMO?

REALISTICREALISTA

¿CON QUÉ?

TIMETIEMPO

¿CUÁNDO?

Paso 1: ¿Para qué quiero Scrum?

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Para poder implementar una nueva forma de gestión en los equipos de trabajo, es necesario tener no sólo habilidades técnicas sino también habilidades suaves (softskills) que nos ayudan a lograr nuestro objetivo más rápido

Como hemos visto en Scrum hay tres roles distintos que son los principales de la metodología, llamados “core roles”. Todos ellos te habilitan para ser un experto en Scrum.

Hay varios métodos para lograr desarrollar habilidades Scrum, siempre se debe considerar el practicar y estudiar, con casos prácticos y reales. Dentro de Kaizenia manejamos cursos denominados “laboratorios presenciales” se hacen prácticas funcionales para la implementación óptima de Scrum.

Para conocer más información da clic aquí

La implementación de scrum debe tener un objetivo claro y personas que se desarrollen bajo los principios de agilidad, las herramientas y procesos de Scrum.

Es muy importante medir los alcances que una organización tiene. Es preferible crear nuestra matriz de medición y con base a esto, ver en qué situación se encuentra la empresa.

Situación Bottom Up: es el comienzo de la implementación de pequeños grupos de trabajo para maximizar los resultados, primero en pequeños grupos de la organización.

Esta etapa tiene como ventaja que puedes practicar y desarrollar los procesos de Scrum, sin embargo, escalarlo a otras áreas te va a involucrar muchísimo mayor esfuerzo.

Tendrás que concientizar a partir de tus beneficios los alcances que se tienen con Scrum y de ahí escalarlo a los directores y Take Desicions que nos ayuden a promover el trabajar sobre este marco ágil.

Top Down: es cuando la decisión viene por órdenes de directores o gerentes que desean maximizar sus resultados. En esta fase no debes busca convencer a los altos mandos de usar la metodología, pero sí de combatir la resistencia en las personas que no desean adaptarse a estos marcos.

Si bien de esta forma resulta un poco más sencillo comenzar a trabajar en scrum, si tenemos un fallo tendrá mayor repercusión en nuestra organización.

Nuestra recomendación es, ir adaptando el marco; puedes ir aplicando los procesos de Scrum pero llegará el punto en que puedes ir aplicando los procesos y herramientas de otras metodologías como Kanban, XP, Design Thinking, Lean Startup entre otras.

¿Quieres conocer más sobre estas metodologías?

Paso 2: Ser experto en Scrum

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El mayor impedimento que tiene Scrum se encuentra en la cultura organizacional.

Si no hay una educación dentro de las empresas de lo que trata Scrum y sus beneficios, especialmente con los líderes de las organizaciones. Es más difícil que los proyectos a realizar bajo este marco de trabajo puedan tener los resultados deseados, es de suma importancia comenzar a “educar” sobre Scrum para que el método pueda escalonar dentro de la jerarquía organizacional y no haya impedimentos para adoptarla

Si no tienes el apoyo te recomendamos concientizarlos a través de conocer lo siguiente:

Se empático: habla con ellos, interésate por sus problemas y conoce que les mueve (entregar mayor utilidad en la organización, reducir tiempos en sus procesos, trascender en la organización). En ocasiones creemos que nuestros directores son otro tipo de personas, pero es nuestra responsabilidad el conocerlos.

Habla su idioma: si a tus líderes les interesa generar mayor utilidad debes de hablarle de los beneficios de Scrum al realizar proyectos, si a tu líder le interesa tener visibilidad de sus proyectos y de los equipos háblales de las herramientas y estimación de tareas.

Atiende a sus preocupaciones con sinceridad: no sobre comprometas tiempos de entrega o infles los resultados si aún no conoces estos mismos, háblales en resultados tangibles, así como decirle que SI y que NO es Scrum.

Por ello es muy importante conocer efectivamente el marco de trabajo.

Más allá de comprometer entregables o de cumplir objetivos, definir el propósito en Scrum se basa en crear resultados deseados tangibles. No es lo que dices que vas a hacer, sino es hacer lo que dices.

Se basa en crear valor constante, pero de forma iterativa e incremental sin tener un producto al 100%, buscar que este genere un valor a sus clientes y con base a los comentarios ir añadiendo módulos que agreguen valor a tus productos o servicios.

Con esto no queremos decir que por entregar algo sea de mala calidad, sino todo lo contrario, cada entrega que tú le hagas al cliente debe ser funcional y capaz de darnos una visión de lo que se desea.

Paso 3: Concientiza a tus lideres Paso 4: Define el proposito

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Los especialistas coinciden en que el éxito de agile radica en el buen funcionamiento de los equipos de trabajo. Para realizar la transición hacia Agile, los líderes deben aprender y practicar una nueva forma de pensar y una serie de habilidades para aplicarlas en el diseño de una nueva arquitectura y cultura organizacional.

Los proyectos están desarrollados por personas para ser usados o dar un beneficio a otras personas. Absolutamente todo requiere del factor humano: máquinas, procesos, automatización, etc. nada de esto funcionaría si no hubiera humanos de por medio.

Agile y Scrum funcionan por la gran comunicación que existe entre las personas (comunicación efectiva), son roles que cada uno de ellos acepta e inmediatamente apropia de sus tareas, responsabilidades y del hace del proyecto como suyo. Así mismo, los Scrum Masters encargados de hacer que la metodología se cumpla, deben de desarrollar a sus equipos y empoderarlos para que cada vez sean más y mejores decisiones las que un equipo de Scrum tome.

El liderazgo en Scrum se enfoca en el liderazgo servicial, al no haber jerarquías esto da resultados inmediatos ya que todos se encuentran en el mismo nivel organizacional que después de pasar la etapa de “storming” dentro de la conformación de equipos en Scrum.

¿Cómo se conforman los equipos en scrum?

Los equipos ágiles encarnan el “nosotros” en lugar de el “yo”. Nada es más satisfactorio que compartir la aventura de crear algo que sea realmente significativo con compañeros de equipo. El objetivo de los equipos en Agile es que sistemáticamente logren una ejecución disciplinada y la innovación continua.

Los equipos ágiles son como personas, les toma tiempo crecer y desarrollarse, un modelo de conformación de equipos comúnmente utilizado en el contexto Agile es el propuesto por Bruce Tuckman que establece las siguientes fases:

Paso 5: Evalúa y desarrolla equipos

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El objetivo de este paso es “el entorno”, es decir la organización se encuentre en óptimas condiciones para adoptar Scrum como su marco de trabajo sin obstáculos.

Tenemos que preparar a la gente, se refiere a brindar el conocimiento, educar sobre lo que significa implementar la metodología en las organizaciones, ya que hay personas que no saben o no pueden lograr entender del todo el método, entonces es necesario preparar el terreno, como puede ser; el compartir conocimiento sobre Agile y Scrum

Precisamente como lo hace esta guía, la cual brinda educación para las personas y así pueda ser más fácil que los miembros del equipo entienden la filosofía y método Scrum, para que después resulte más fácil implementar de manera exitosa en las empresas y/u organizaciones.

Es importante identificar a miembros del equipo que tengan miedo al cambio y a los nuevos métodos. ¿Por qué les da miedo implementar nuevos procesos? Se debe resolver esta problemática ¿cómo? Puedes proporcionar al equipo información, ejemplos de casos de éxito, incluso regalar esta guía de “Como implementar Scrum en 6 pasos” puede resultar de gran valor para poner un entorno óptimo y cuando tengas el contexto idóneo, es el momento de aplicarlo.

Y claro ¿por qué no? Certificar a los miembros de la organización, recuerda que la inversión en conocimiento y distribución del mismo es la mejor manera de asegurar un futuro de éxito en la organización.

“Eres millonario al transmitir el conocimiento”(Diego Ochoa)

Paso 6: Prepara el entorno

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