CÔNG TÁC CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃChứng thực, về ngữ nghĩa, là chứng nhận, xác nhận giấy tờ, sự việc là có thật,

đúng với thực tế. Về mặt pháp lý, là việc các cơ quan quản lý hành chính nhà nước xác thực tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính…

Lịch sử phát triển quy định pháp luật về chứng thực của Nhà nước ta từ khi giành được chính quyền (Cách mạng Tháng Tám năm 1945) đến nay cho thấy hoạt động chứng thực có sự thay đổi khá phức tạp cả về tên gọi và thẩm quyền 1.

Thực hiện chủ trương tách bạch về bản chất giữa hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực của Nghị quyết số 49/NQ/TW ngày 2/6/2005 của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020, ngày 29/11/2006, tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội khoá XI, Quốc hội đã thông qua Luật Công chứng (có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2007), trong đó quy định rõ về chức năng của công chứng là công chứng các hợp đồng, giao dịch, đồng thời tiến hành một bước xã hội hoá công chứng. Tiếp theo đó, ngày 18/5/2007, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ra đời nhằm bảo đảm tính đồng bộ trong hoạt động công chứng, chứng thực.

Theo quy định pháp luật hiện hành, hoạt động chứng thực được thực hiện theo quy định của 2 văn bản pháp luật chính là: Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực 2 và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký 3, bao gồm 03 loại hình chứng thực: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch. Thẩm quyền thực hiện thuộc về Ủy ban nhân dân cấp xã và Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Thực tế cho thấy hoạt động chứng thực là hoạt động thường xuyên của Ủy ban nhân dân cấp xã, gắn với đời sống sinh hoạt, học tập và công tác của hầu hết mọi người dân. Hoạt động chứng thực có yêu cầu tiến hành hàng ngày, có số lượng

1 Thời kỳ từ 1945-1986, chứng thực là hoạt động thị thực giấy tờ của Ủy ban nhân dân theo quy định của Sắc lệnh số 59/SL ngày 15-11-1945; hoạt động trước bạ việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất của Uỷ ban kháng chiến hành chính các cấp theo quy định của Sắc lệnh số 85/SL ngày 29/02/1952; hoạt động công chứng, thị thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Toà án, Công an, Cơ quan địa chính, nhà đất. - Thời kỳ từ 1987-2007: hoạt động chứng thực được đồng nhất hóa với hoạt động công chứng theo quy định của Thông tư số 574/QLTPK ngày 10-10-1987 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện các việc công chứng nhà nước; Nghị định số 45/HĐBT ngày 27-2-1991 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước; Nghị định số 31/CP ngày 18-5-1996 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước; sau đó có sự tách biệt về tên gọi theo thẩm quyền theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8-12-2000 về công chứng, chứng thực. - Từ năm 2007 đến nay, hoạt động chứng thực mới được coi là hoạt động độc lập, phân biệt một cách cơ bản với hoạt động công chứng cả về tên gọi, tính chất và thẩm quyền.2 Còn hiệu lực một phần – phần về hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch của Ủy ban nhân dân3 Được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 25/01/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực.

1

lớn, nên chiếm một phần khá lớn thời gian tác nghiệp của công chức Tư pháp – hộ tịch cấp xã, do đó việc xây dựng các mô hình giải quyết tình huống chứng thực một cách điển hình, khoa học và hiệu quả, sẽ là một trong các phương thức giúp công chức Tư pháp – hộ tịch cấp xã giải quyết tốt nhiệm vụ chứng thực của mình, rút ngắn thời gian tác nghiệp, hạn chế đến mức thấp nhất sai sót, đồng thời nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp xã.

I. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ CHỨNG THỰC1. Chứng thực bản saoMột trong các hình thức chứng thực phổ biến và thường gặp nhất đối với cả

cơ quan nhà nước và người dân là chứng thực bản sao. Đây là cách nói rút gọn của hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính.

“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

1.1. Thẩm quyền chứng thực bản saoTrước đây, Nghị định số 75/2000/QĐ-CP quy định thẩm quyền chứng thực

bản sao từ bản chính do Phòng Công chứng và UBND cấp huyện thực hiện. Do số lượng Phòng Công chứng tại mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương còn ít ỏi, nhất là tại các tỉnh điều kiện kinh tế, xã hội còn gặp nhiều khó khăn; quy trình thực hiện tại UBND cấp huyện còn phức tạp, chưa thuận lợi cho người dân, nên ở nhiều địa phương đã gây ra hiện tượng quá tải, xếp hàng, chen lấn, chờ đợi để thực hiện công chứng bản sao, gây bức xúc cho người dân.

Với quan điểm chuyên nghiệp hóa, theo chức năng, nhiệm vụ, mỗi cơ quan chỉ làm một việc, tăng cường phân cấp thẩm quyền cho chính quyền cơ sở để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dân, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định phân cấp theo hướng:

- Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài.

- Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.

Sau hơn 1 năm thực hiện Nghị định 79/NĐ-CP, để giải quyết những khó khăn, vướng mắc, bất cập của một số quy định trong Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Bộ Tư pháp đã kịp thời ban hành Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, trong đó hướng dẫn thẩm quyền chứng thực đối với một số tình huống cụ thể như:

+ Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài (ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài...) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Uỷ ban nhân dân cấp xã.

+ Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặc chủ yếu bằng tiếng nước ngoài có xen một số từ bằng tiếng Việt (ví dụ: Văn bằng, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam trong đó có ghi tên người Việt Nam bằng tiếng Việt...) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Phòng Tư pháp cấp huyện.

2

+ Đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài) thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọn chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã

Sau hơn 4 năm thực hiện Nghị định 79/NĐ-CP/NĐ-CP và Thông tư số 03/2008/TT-BTP, việc phân định thẩm quyền chứng thực cho Ủy ban nhân dân cấp xã – cơ quan hành chính nhà nước có số lượng lớn nhất, gần với người dân ở cơ sở nhất đã giải quyết việc chứng thực “xếp hàng” trước đây, tạo điều kiện thuận lợi về thủ tục, thời gian, chi phí chứng thực bản sao cho người dân. Tuy nhiên, việc phân cấp giữa Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã còn cứng nhắc, khiên cưỡng, chưa hợp lý, chưa tạo thuận lợi cho người dân có yêu cầu chứng thực trong trường hợp cá nhân, tổ chức có yêu cầu chứng thực giấy tờ, văn bản vừa bằng tiếng Việt vừa bằng tiếng nước ngoài, xen kẽ tiếng nước ngoài hoặc một bộ hồ sơ có cả giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì phải đến hai cơ quan là Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã để yêu cầu chứng thực, đồng thời cũng góp phần giảm tải cho công chức Tư pháp – hộ tịch cấp xã, vì vậy Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 25/01/2012 sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã giao cho Phòng Tư pháp cấp huyện thêm thẩm quyền chứng thực như Ủy ban nhân dân cấp xã, tức là được thực hiện: chứng thực bản sao từ bản chính đối với giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài và song ngữ. Như vậy, quy định này là thực chất chỉ "trả lại" thẩm quyền chứng thực của UBND cấp huyện đã được quy định tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP của Chính phủ về công chứng, chứng thực trước đây cho Phòng Tư pháp cấp huyện.

1.2. Trình tự, thủ tục chứng thực bản saoTheo quy định tại Điều 13, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, trình tự, thủ tục

thực hiện chứng thực bản sao được thực hiện như sau:a) Người yêu cầu chứng thực xuất trình các giấy tờ cần chứng thực bao

gồm: Bản chính và bản sao cần chứng thực.- “Bản chính”, theo quy định tại khoản 1 Điều 2 của Nghị định số

79/2007/NĐ-CP “là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao”.

Tuy nhiên, trong thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng... ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bị hỏng được cấp lại... Những bản chính cấp lại, đăng ký lại này thay thế và có giá trị như bản chính cấp lần đầu, cũng là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Do vậy, Thông tư số 03/2008/TT-BTP đã hướng dẫn bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm những loại sau:  

+ Bản chính cấp lần đầu;+ Bản chính cấp lại;+ Bản chính đăng ký lại.

3

- "Bản sao" là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính.

Như vậy, có nhiều hình thức của bản sao, có thể là bản chụp nguyên dạng (cả về nội dung, hình thức) của bản chính, có thể là bản viết tay, đánh máy, in vi tính, miễn là bảo đảm nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính cần chứng thực (nguyên vẹn nội dung).

Người yêu cầu chứng thực có thể tạo bản sao tại địa điểm chứng thực, tại nhà hoặc bất cứ địa điểm nào khác, nhưng cần lưu ý bảo đảm số lượng bản sao phù hợp với nhu cầu của mình và chất lượng bản sao không bị nhòe, mờ, dễ bay chữ.

Do tính chất của việc chứng thực bản sao từ bản chính, chỉ cần có bản sao và bản chính, nên người đi chứng thực có thể là người có yêu cầu chứng thực (chủ nhân của giấy tờ, văn bản), cũng có thể là người khác được ủy quyền (nhờ) làm thay, việc ủy quyền này không cần thể hiện bằng văn bản. Đồng thời việc chứng thực cũng không phụ thuộc vào nơi cư trú, địa giới hành chính, người có yêu cầu chứng thực có thể tới bất kỳ UBND cấp xã/Phòng Tư pháp cấp huyện nào để thực hiện yêu cầu của mình, không phụ thuộc vào việc có cư trú tại địa bàn của xã, huyện đó hay không.

b) Người thực hiện chứng thực, sau khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực, phải kiểm tra tính hợp pháp của bản chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh; nếu người yêu cầu chứng thực không chứng minh được thì từ chối chứng thực.

Sau đó, người thực hiện chứng thực đối chiếu bản sao với bản chính4, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực.

Khi chứng thực bản sao từ bản chính người thực hiện chứng thực phải ghi rõ cụm từ “chứng thực bản sao đúng với bản chính", ngày, tháng, năm chứng thực, ghi số chứng thực, ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực.

Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ "BẢN SAO" vào chỗ trống phía trên bên phải, nếu bản sao giấy tờ, văn bản có có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ, phần chứng thực được thực hiện tại trang cuối cùng của giấy tờ, văn bản.

1.3. Địa điểm và thời hạn thực hiện việc chứng thực bản sao- Về địa điểm thực hiện chứng thực, Điều 15 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP

quy định rõ: Việc chứng thực bản sao phải được thực hiện tại trụ sở của cơ quan có thẩm quyền chứng thực (Ủy ban nhân dân cấp xã/Phòng Tư pháp cấp huyện). Không có trường hợp ngoại lệ cho việc chứng thực bản sao như đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

- Về thời gian thực hiện việc chứng thực: Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cũng quy định rõ: Cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày, như vậy là việc chứng thực phải bảo đảm phục vụ nhân dân bất kỳ thời điểm nào người dân có nhu cầu trong ngày làm việc của cơ quan hành chính nhà nước, không được chia lịch tiếp nhận yêu cầu chứng 4 Việc đối chiếu này phải bảo đảm đối chiếu từng bản sao với bản chính, kể cả trong trường hợp số lượng bản sao nhiều

4

thực theo ngày hoặc giờ làm việc. Do đó, Phòng Tư pháp, UBND cấp xã phải bố trí 01 cán bộ làm công tác chứng thực thường xuyên trực, tiếp nhận yêu cầu chứng thực của người dân.

- Về thời hạn giải quyết yêu cầu chứng thực: Nếu việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 2 ngày làm việc.

Việc xác định số lượng lớn tùy theo sự nhận định, đánh giá và kỹ năng của cán bộ thực hiện chứng thực, nhưng thường được coi là số lượng lớn trong các trường hợp sau:

+ Giấy tờ, văn bản là bản chính cần chứng thực có số lượng trang lớn (vài chục trang trở lên);

+ Số lượng giấy tờ, văn bản cần chứng thực quá nhiều (hàng chục, hàng trăm loại giấy tờ, văn bản);

+ Số lượng bản sao giấy tờ, văn bản theo nhu cầu của người có yêu cầu chứng thực quá lớn (có thể 01 loại giấy tờ nhưng lấy hàng chục, hàng trăm bản);

Do nguyên tắc phải đối chiếu từng bản sao với bản chính, nên với số lượng lớn như vậy, phụ thuộc vào kỹ năng đối chiếu của người thực hiện chứng thực, không thể giải quyết ngay trong buổi làm việc, việc cần thêm thời gian đối chiếu, bảo đảm sự chính xác là cần thiết.

1.4. Các trường hợp không được chứng thực bản saoĐể tránh xảy ra tiêu cực, có cơ sở để xác định trách nhiệm của người thi

hành công vụ (người thực hiện chứng thực) đối với văn bản đã được chứng thực, Điều 16 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính, bao gồm:

a) Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo Để xác định được giấy tờ, văn bản nào là cấp sai thẩm quyền, đòi hỏi người

thực hiện chứng thực và cán bộ tiếp nhận phải có hiểu biết chung về pháp luật để nắm bắt được thẩm quyền cấp một số loại giấy tờ, văn bản cơ bản. Đối với văn bản giả mạo, thì việc xác định cũng là rất khó khăn vì việc giả mạo giấy tờ hiện nay khá tinh vi, mắt thường khó (nếu không muốn nói là không thể) phát hiện được, trong khi đó điều kiện để trang bị máy móc (máy soi, đèn chiếu tia cực tím) cho tất cả các cơ quan chứng thực là rất không khả thi. Đòi hỏi người thực hiện chứng thực phải có kinh nghiệm và được bồi dưỡng một số kỹ năng chuyên sâu, đặc biệt là kỹ năng phát hiện giấy tờ giả bằng mắt thường.

b) Bản chính đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung.

Tất cả các trường hợp giấy tờ, văn bản là bản chính, dù được cấp hợp lệ, nhưng lại có sự tẩy xóa, sửa chữa, có thể dùng bút xóa, hóa chất, hoặc thêm, bớt đi nội dung (dù chỉ là một nét chữ, một con số) hoặc giấy tờ, văn bản qua thời gian, do được cấp quá lâu, nay đã bị cũ nát, mờ, nhòe, mất chữ không thể xác định được đầy đủ nội dung thì đều không được chứng thực bản sao. Trừ trường hợp sự sửa chữa, thêm, bớt đó đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận (cơ quan có thẩm

5

quyền cấp hoặc đính chính đã thực hiện ghi chú hoặc đóng dấu xác nhận sự sửa chữa, thêm, bớt đó).

c) Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật.

Tùy theo tính chất và quy định của ngành, đơn vị, một số giấy tờ, văn bản thuộc diện không được phổ biến một cách đại chúng (ví dụ: tài liệu của cơ quan ghi rõ “Lưu hành nội bộ”, tài liệu có độ mật …) thì đều thuộc diện người thực hiện chứng thực phải từ chối khi nhận được yêu cầu.

d) Đơn, thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

đ) Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.

2. Chứng thực chữ ký 2.1. Khái niệmChứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ

ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.Bản chất của việc chứng thực chữ ký là chứng thực hình thức: Cơ quan nhà

nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký trên một giấy tờ, văn bản đúng là chữ kỹ của người đã được đặc định bởi các yếu tố nhân thân nêu trong lời chứng (họ và tên, Giấy CMND), cơ quan nhà nước không xác nhận bất kỳ nội dung nào trong giấy tờ, văn bản đó.

2.2. Thẩm quyền chứng thực chữ kýViệc chứng thực chữ ký cũng thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà

nước ở cơ sở, đó là UBND cấp xã và Phòng Tư pháp cấp huyện. Cũng tương tự và phù hợp với thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 04/2012/NĐ-CP thì thẩm quyền chứng thực chữ ký được phân cấp khá rõ như sau:

- Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ;

- UBND cấp xã chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.2.3. Trình tự, thủ tục chứng thực chữ kýa) Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình: - Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác (là

các giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, trong đó có ghi rõ các thông tin về họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi cư trú và có ảnh, được in hoặc đóng dấu giáp lai vào giấy tờ đó) để chứng minh về nhân thân của mình;

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu sẽ ký vào đó và đề nghị cơ quan có thẩm quyền chứng thực.

b) Người thực hiện chứng thực kiểm tra, đối chiếu nhân thân của người có yêu cầu chứng thực, bảo đảm người yêu cầu chứng thực đúng là người được cấp CMND, Hộ chiếu, giấy tờ tùy thân khác đã xuất trình; kiểm tra giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào.

Sau khi người yêu cầu chứng thực ký trước mặt người thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực ghi rõ địa điểm chứng thực, số chứng thực; ngày,

6

tháng, năm chứng thực; số giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp; khẳng định rõ bằng lời chứng “chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực”; sau đó ký và ghi rõ họ, tên, chức vụ và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực”. Trường hợp giấy tờ, văn bản có nhiều tờ thì phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ, phần chứng thực được ghi tại trang cuối cùng của giấy tờ, văn bản.

2.4. Chứng thực chữ ký người dịchChứng thực chữ ký người dịch là hoạt động chứng thực chữ ký có tính chất

đặc biệt, thể hiện ở các đặc điểm sau đây:- Thứ nhất, chứng thực chữ ký người dịch giới hạn ở đối tượng có yêu cầu

chứng thực – phải là người dịch. Người dịch ở đây hiểu theo nghĩa hẹp – là người làm nhiệm vụ chuyển ngữ các văn bản, giấy tờ để chứng thực, không phải là người dịch theo nghĩa rộng của các lĩnh vực ngoại ngữ, văn học, ngoại giao.

Theo quy định của các văn bản pháp luật hiện hành về chứng thực thì chưa có quy định nào định ra khái niệm người dịch, chỉ có quy định về điều kiện, đó là người dịch phải thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch. Theo hướng dẫn của Thông tư số 03/2008/TT-BTP thì thông thạo tiếng nước ngoài, tức là có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên hoặc có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên tại nước ngoài về thứ tiếng nước ngoài cần dịch (Ví dụ: Người dịch tiếng Nga phải là người tốt nghiệp cử nhân trở lên đối với chuyên ngành ngoại ngữ tiếng Nga hoặc là người đã học và có bằng cao đẳng trở lên tại Nga hay một nước khác nhưng ngôn ngữ sử dụng trong quá trình đào tạo và ghi trong văn bằng tốt nghiệp phải là tiếng Nga).

- Thứ hai, giấy tờ, văn bản mà người dịch ký vào để đề nghị chứng thực không phải là văn bản gốc do người dịch lập ra, mà là văn bản phái sinh, được người dịch chuyển ngữ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại: từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài. Do đó, khi chứng thực chữ ký phải kèm theo bản sao của bản gốc (văn bản được dịch), người dịch phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch, xác nhận việc đó trong bản dịch, người thực hiện chứng thực chỉ chứng thực chữ ký, không chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.

- Thứ ba, về thẩm quyền, chỉ Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch, UBND cấp xã không có thẩm quyền này.

- Thứ tư, về hình thức, trang đầu tiên của bản dịch phải được ghi rõ chữ "BẢN DỊCH” vào chỗ trống phía trên bên phải, nếu bản dịch có từ hai trang trở lên thì phải đánh số trang theo thứ tự và phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ. Phần chứng thực (bao gồm lời chứng của người dịch và lời chứng của người chứng thực) được ghi tại trang cuối cùng của văn bản dịch.

3. Chứng thực hợp đồng, giao dịchTheo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì Ủy ban nhân dân cấp

huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch do công chứng viên thực hiện theo quy định của Luật Công chứng. Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 đã hướng dẫn việc từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng, theo đó, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cần thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa

7

phương; căn cứ vào tình hình phát triển của tổ chức hành nghề công chứng để quyết định giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện

Tuy nhiên, do mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng, các Văn phòng Công chứng) chưa “phủ sóng” được hết các vùng, miền trong cả nước, đặc biệt là các vùng sâu, vùng xa, vì vậy, nhiều tỉnh, thành phố trong cả nước chưa thể thực hiện được việc chuyển giao chứng thực hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng. Do đó, ngoài việc thực hiện trách nhiệm về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã tại một số địa phương vẫn thực hiện chứng thực một số loại hợp đồng, giao dịch.

3.1. Thẩm quyền của UBND cấp huyệnUBND cấp huyện thực hiện chứng thực các loại hợp đồng, giao dịch sau:- Hợp đồng, giao dịch về nhà ở tại đô thị (theo quy định tại khoản 3 Điều 93

Luật Nhà ở);- Hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng

(theo quy định tại điểm d, Khoản 1 Điều 22 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP);- Văn bản thỏa thuận di sản, văn bản khai nhận di sản (theo quy định tại điểm

đ, Khoản 1 Điều 22 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP);Khác với thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

(theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì thẩm quyền này được phân cấp trực tiếp cho Phòng Tư pháp, Trưởng phòng/Phó trưởng phòng Tư pháp ký và đóng dấu của Phòng Tư pháp), thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch thuộc về UBND cấp huyện, Trưởng phòng Tư pháp chỉ thực hiện việc chứng thực hợp đồng, giao dịch theo ủy quyền của Chủ tịch UBND cấp huyện (khi thực hiện chứng thực, Trưởng Phòng Tư pháp ký văn bản chứng thực với tư cách “thừa ủy quyền”, ghi chức vụ của mình và đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp huyện).

3.2. Thẩm quyền của UBND cấp xãUBND cấp xã thực hiện chứng thực các loại hợp đồng, giao dịch sau:- Hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản theo quy định của Thông tư liên

tịch 04/2006/TTLT-BTNMT-BTP (hợp đồng, giao dịch về bất động sản mà bên có bất động sản là hộ gia đình, cá nhân) và Luật Nhà ở (hợp đồng, giao dịch về nhà ở tại nông thôn theo quy định tại khoản 3 Điều 93);

- Di chúc, văn bản từ chối nhận di sản (theo quy định tại điểm a, Khoản 1, Điều 24 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP);

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký chứng thực hoặc ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký chứng thực.

3.3. Địa điểm, thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch* Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại trụ sở Ủy ban nhân

dân cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, trừ các trường hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở:

a) Việc chứng thực di chúc của người mà tính mạng bị cái chết đe dọa do bệnh tật, tai nạn hoặc người bị bại liệt, người già yếu không thể đi lại được;

b) Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch khác của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại liệt, người già yếu không thể đi lại được hoặc có lí do chính đáng khác không thể đến trụ sở Ủy ban nhân dân;

8

Mọi trường hợp đều phải ghi lại địa điểm chứng thực, riêng việc chứng thực được thực hiện ngoài giờ làm việc thì phải ghi thêm giờ, phút mà người thực hiện ký vào văn bản chứng thực.

* Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 3 ngày làm việc đối với hợp đồng đơn giản, không quá 10 ngày làm việc đối với hợp đồng phức tạp, không quá 30 ngày làm việc đối với hợp đồng đặc biệt phức tạp, kể từ khi thụ lý.

3.4. Trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịcha) Trường hợp hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn- Người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch phải nộp một bộ hồ sơ, gồm

các giấy tờ sau: + Dự thảo hợp đồng, giao dịch; + Bản sao giấy tờ tùy thân; + Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ

thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kí quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó (trừ trường hợp chứng thực di chúc trong trường hợp tính mạng bị đe dọa thì không phải nộp những loại giấy tờ này).

- Người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực; xác định năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu chứng thực. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật, người yêu cầu chứng thực có đủ năng lực hành vi dân sự thì thụ lý, ghi vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch. Nếu hợp đồng không thể thực hiện được trong ngày thì ghi phiếu hẹn cho người yêu cầu chứng thực.

Người thực hiện chứng thực kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch: nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì người thực hiện chứng thực phải chỉ rõ cho người yêu cầu chứng thực để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không sửa chữa thì người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực.

Người yêu cầu chứng thực tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc người thực hiện chứng thực đọc cho người yêu cầu chứng thực nghe, nếu người yêu cầu chứng thực đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch; người thực hiện chứng thực ký tắt vào từng trang của hợp đồng, giao dịch, trừ trang cuối ký đầy đủ; ghi lời chứng, họ tên, chức vụ và đóng dấu vào hợp đồng.

b) Trường hợp hợp đồng, giao dịch chưa được soạn thảo sẵnVề cơ bản, trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch trong trường hợp

này cũng tương tự như việc chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn, chỉ khác là người yêu cầu chứng thực cung cấp các nội dung của hợp đồng trước người thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu chứng thực đã cung cấp; nếu nội dung cung cấp không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì soạn thảo hợp đồng, giao dịch (hợp đồng dân sự thông dụng và các hợp đồng phổ biến trong lĩnh vực kinh tế, thương mại thì phải theo mẫu quy định).

3.5. Các trường hợp không được thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch

9

Nhằm tránh việc lợi dụng nhiệm vụ, quyền hạn để trục lợi cá nhân, Điều 39 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP đã quy định các trường hợp người có thẩm quyền chứng thực không được thực hiện chứng thực, cụ thể:

- Trường hợp biết hoặc phải biết yêu cầu chứng thực hoặc nội dung công chứng, chứng thực trái pháp luật, đạo đức xã hội;

- Việc chứng thực liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha, mẹ đẻ, cha, mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, cha mẹ nuôi; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông bà nội, ông bà ngoại; anh chị em ruột, anh chị em vợ hoặc chồng, anh chị em nuôi; cháu là con của con trai, con gái, con nuôi.

Khi từ chối thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do từ chối bằng văn bản.

4. Chứng thực điểm chỉ- Việc chứng thực điểm chỉ nhằm được thực hiện trong trường hợp người yêu

cầu chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Trình tự, thủ tục chứng thực điểm chỉ thực hiện tương tự như trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch đã nêu ở phần trên, lưu ý phải bảo đảm nguyên tắc việc điểm chỉ của người yêu cầu chứng thực phải được thực hiện trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không thể điểm chỉ bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điềm chỉ bằng hai ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi điểm chỉ phải ghi rõ việc điểm chỉ bằng ngón nào, của bàn tay nào.

- Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:

+ Chứng thực di chúc;+ Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch;+ Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực (trong trường hợp qua xem xét

các giấy tờ người yêu cầu chứng thực xuất trình mà thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu chứng thực hoặc người yêu cầu chứng thực ít khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu chứng thực).

II. MỘT SỐ VƯỚNG MẮC, HẠN CHẾ, KHÓ KHĂN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC HIỆN NAY

1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực tản mạn, chưa hoàn thiện, thiếu quy định điều chỉnh, gây khó khăn cho cả người thực hiện chứng thực và người có yêu cầu chứng thực

Hiện nay, việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thực hiện theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; Nghị định số 04/2012/NĐ-CP; Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch của UBND cấp huyện, cấp xã lại thực hiện theo một số quy định của Nghị định 75/2000/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT ngày 13/6/2006 của liên Bộ Tư pháp, Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất. Ngoài ra, hoạt động chứng thực còn chịu sự điều chỉnh của một số văn bản

10

luật chuyên ngành như Luật Đất đai, Luật Nhà ở ... (tổng cộng có 43 văn bản các loại). Các quy định pháp luật điều chỉnh hoạt động chứng thực tản mạn ở nhiều văn bản, có hiệu lực pháp lý khác nhau, thuộc nhiều chuyên ngành, vừa chồng chéo, vừa thiếu tính hệ thống, thống nhất, gây khó khăn cho cả người có yêu cầu chứng thực, cơ quan tiếp nhận văn bản cần chứng thực và cơ quan thực hiện chứng thực.

Thực tế hiện nay, còn có nhiều loại việc chứng nhận hành chính khác có tính chất tương tự như chứng thực (không thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 79/2007/NĐ-CP), do các văn bản pháp luật chuyên ngành khác yêu cầu chứng nhận nhưng không quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục chứng nhận (nếu có cũng không đầy đủ, rõ ràng) như: xác nhận Lý lịch cá nhân, xác nhận hồ sơ vay vốn, kê khai thu nhập, hoàn cảnh gia đình, xác nhận việc có mặt ở nơi cư trú, xác nhận địa điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh ...; để tạo điều kiện và giải quyết nhu cầu chính đáng của người dân, UBND cấp huyện, cấp xã vẫn vận dụng linh hoạt quy định pháp luật, thực hiện theo thủ tục chứng thực chữ ký. Cần xem xét, ban hành văn bản điều chỉnh loại việc chứng thực này để đảm bảo cơ sở và giá trị pháp lý của hành vi chứng thực, cũng như trách nhiệm pháp lý của người chứng thực.

Đối với hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính, thực tế vẫn có những loại giấy tờ có tính chất như bản chính, nhưng về hình thức do tính lịch sử hoặc do biểu mẫu mang tính đặc thù nên không hoàn toàn phù hợp các loại bản chính thông thường, nhưng cũng không thuộc các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính (ví dụ: một số giấy tờ được cấp từ thời kỳ trước đóng dấu vuông hoặc dấu màu xanh; giấy tờ, thẻ chứng nhận thành viên do một số tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội cấp đóng dấu vuông hoặc chỉ đóng dấu treo mà không có họ tên, chức vụ người ký cấp; một số giấy tờ ghi là Phó bản – không phải bản chính, cũng không phải bản sao …), nếu thực hiện chứng thực thì không bảo đảm cơ sở pháp lý (vì không phải là bản chính thuộc diện được chứng thực), nhưng nếu không chứng thực thì gây khó khăn, phiền hà cho người dân vì không thể có các bản sao chứng thực để nộp cho cơ quan, tổ chức có yêu cầu.

Theo quy định pháp luật hiện hành, việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký chỉ là chứng thực về hình thức, người thực hiện chứng thực không phải chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản chứng thực. Nếu thực hiện đúng nguyên tắc này sẽ dẫn đến trường hợp giấy tờ, văn bản chứng thực có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội nhưng vẫn được chứng thực, dẫn đến những ảnh hưởng không nhỏ đến quyền, lợi ích của những người có liên quan, đến chính vai trò quản lý của chính quyền cơ sở là bảo đảm việc tuân thủ pháp luật của các tổ chức, cá nhân; nhưng nếu người thực hiện chứng thực kiểm soát nội dung giấy tờ, văn bản thì sẽ ảnh hưởng đến thời gian giải quyết việc chứng thực, thậm chí phải thêm thủ tục (trong trường hợp chứng thực bản sao giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài). Bởi vì, người thực hiện chứng thực không thể biết hết các ngoại ngữ, do đó để hiểu nội dung của giấy tờ, văn bản đó phải yêu cầu thực hiện việc dịch giấy tờ, văn bản ra tiếng Việt trước khi chứng thực bản sao từ bản chính.

Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực hợp đồng, giao dịch đều có quy định về các trường hợp không được chứng thực, nhưng chưa có quy định tương ứng cho việc chứng thực chữ ký, khó khăn cho người thực hiện chứng thực khi từ chối việc chứng thực. Các quy định hướng dẫn thế nào là văn bản, giấy tờ bằng tiếng

11

Việt, giấy tờ, văn bản song ngữ cũng chưa có hoặc chưa rõ ràng nên việc chứng thực liên quan đến giấy tờ, văn bản đa ngữ (từ 3 thứ tiếng trở lên), dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng các dân tộc Việt ít người ra tiếng quốc ngữ … chưa có cơ sở pháp lý để thực hiện một cách thống nhất.

2. Thẩm quyền chứng thực chưa thực sự phù hợp yêu cầu thực tế- Theo quy định của Điều 5 Nghị định 79/2007/NĐ-CP và Nghị định

04/2012/NĐ-CP thì thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong văn bản, giấy tờ bằng tiếng nước ngoài và văn bản, giấy tờ song ngữ thuộc về Phòng Tư pháp cấp huyện. Nhưng bản chất chứng thực là chỉ xác thực về hình thức, người chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản, giấy tờ chứng thực, chủ yếu là kỹ thuật đối chiếu và xác định nhân thân người có chữ ký cần chứng thực – việc này tương tự như đối với văn bản, giấy tờ bằng tiếng Việt; do đó, việc không phân cấp thẩm quyền này cho UBND cấp xã vừa chưa triệt để trong cải cách hành chính, vừa chưa tạo điều kiện tốt nhất cho người dân - vẫn phải di chuyển quáng đường dài hơn, tới cấp huyện để chứng thực. Thực tế, cho thấy hiện tại do số lượng giấy tờ, văn bản song ngữ chiếm tỷ lệ khá lơn (hầu hết văn bằng, chứng chỉ đều là song ngữ), nên người dân đã tập trung về cấp huyện để chứng thực cả văn bản song ngữ và giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt đồng thời, nên dẫn đến tình trạng quá tải tại các Phòng Tư pháp.

- Quy định về trần giá ngạch động sản thuộc thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch của UBND cấp huyện là 50 triệu ( Điều 22 Nghị định 75/2000/NĐ-CP) hiện nay không còn phù hợp thực tế, giá cả thị trường đã có nhiều thay đổi sau hơn 10 năm, nhiều tài sản là động sản có giá trị trên 50 triệu đồng là đối tượng giao dịch thường xuyên của người dân (như một số loại xe máy, ti vi ...), nếu theo quy định trên thì người có yêu cầu lại phải đến tổ chức công chứng thực hiện hợp đồng, giao dịch, vừa gây phiền hà, tốn kém cho người dân (chi phí đi lại nhiều hơn, phí công chứng cao hơn lệ phí chứng khá nhiều), vừa không phù hợp tính chất của giao dịch, cần sửa đổi mức trần cho phù hợp và có thể phân cấp cho UBND cấp xã chứng thực loại hợp đồng, giao dịch này.

- Ủy quyền về bản chất cũng là một loại hợp đồng, giao dịch, do đó chỉ có thể thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND cấp huyện. Tuy nhiên, thực tế cho thấy ủy quyền thực hiện nhiều công việc đơn giản, thực hiện một lần, không có thù lao, không phát sinh việc chuyển dịch quyền sở hữu (như ủy quyền làm thủ tục hành chính, đăng ký hộ tịch, lấy bưu phẩm, lĩnh hộ lương hưu, lấy giấy tờ …) là loại hình ủy quyền khá phổ biến, tần suất lặp lại cao, nên phân cấp cho UBND cấp xã – là cơ quan gần với người dân, gần với nơi phát sinh yêu cầu ủy quyền nhất và biết rõ về người có yêu cầu cũng như sự việc – thực hiện việc chứng thực giấy ủy quyền sẽ hợp lý, thuận lợi và giảm chi phí một cách tốt nhất cho người dân. Hiện tại, một số loại giấy tờ cũng đã được UBND cấp xã tại một số nơi vận dụng thực hiện theo thủ tục chứng thực chữ ký cho người dân (như giấy ủy quyền lĩnh lương hưu, giấy chứng nhận mua bán xe …)

3. Thủ tục chứng thực một số trường hợp chưa phù hợp với cơ chế một cửa, gây khó khăn cho cơ quan chứng thực và cá nhân, tổ chức có yêu cầu chứng thực.

12

Theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông (áp dụng theo Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ) thì cá nhân, tổ chức có yêu cầu chỉ phải đến một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính. Tuy nhiên, thực hiện nguyên tắc ký trước mặt người chứng thực theo quy định của Nghị định 79/2007/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực chữ ký, sau khi nộp hồ sơ ở bộ phận “Một cửa” lại phải đến gặp Trưởng/Phó trưởng Phòng Tư pháp cấp huyện, Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã để thực hiện việc ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực, làm sai lệch mục đích và nguyên tắc “Một cửa”, gây khó khăn và lãng phí về thời gian đối với người có yêu cầu chứng thực.

4. Quy định về ghi số chứng thực, lưu sổ, hồ sơ chứng thực chưa thống nhất, chưa được thực hiện nghiêm túc ở một số địa phương.

- Việc chứng thực phải được vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực tương ứng để quản lý, nhưng hiện tại không có quy định hướng dẫn rõ về cách ghi số chứng thực, dẫn đến mỗi nơi ghi số theo một cách, có nơi mỗi ngày chỉ ghi một số chứng thực cho tất cả các trường hợp; nhiều nơi ghi số chứng thực theo lượt người đến chứng thực - một người dù yêu cầu chứng thực nhiều loại giấy tờ khác nhau (VD học bạ, bằng tốt nghiệp, hộ khẩu…) thì cũng chỉ có một số chứng thực, vừa không thống nhất, vừa khó thống kê, quản lý.

- Mặt khác, nội dung mẫu sổ chứng thực chưa đầy đủ, không phục vụ được công tác theo dõi, thống kê, đặc biệt là về số lượng bản sao và lệ phí phải nộp, gây khó khăn cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát, tạo kẽ hỡ thất thoát nguồn thu ngân sách.

- Đối với việc lưu trữ hồ sơ, cùng là việc chứng thực nhưng chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực hợp đồng giao dịch đều có quy định về việc lưu trữ bản lưu, còn chứng thực chữ ký không có quy định này. Thực tế, các loại việc chứng thực chữ ký hiện nay khá đa dạng, có nhiều việc liên quan đến tài sản có giá trị lớn hoặc vấn đề phức tạp, kéo dài cần lưu trữ hồ sơ để đáp ứng yêu cầu quản lý. Nếu không có quy định, dẫn đến việc các địa phương triển khai thực hiện không đồng bộ, gây hiểu lầm đối với người dân.

5. Sự phối hợp giữa các ngành, các cấp chưa đồng bộ, một số cơ quan, ban, ngành chưa có cơ chế thực hiện nghiêm túc quy định của Nghị định 79/2007/NĐ-CP, đặc biệt là quy định tại Điều 6, nhiều cơ quan tiếp nhận giấy tờ, văn bản không chấp nhận bản chụp để đối chiếu với bản chính mà buộc đương sự phải nộp bản sao có chứng thực, một số cơ quan thì vẫn yêu cầu xuất trình bản chính hoặc yêu cầu bản sao từ sổ gốc giấy tờ hộ tịch mặc dù đã có bản sao chứng thực, làm tăng số lượng việc chứng thực không cần thiết, gây lãng phí tiền của, thời gian, gây phiền hà, sách nhiễu đối với người dân, làm giảm hiệu lực quy định pháp luật.

13

III. MÔ HÌNH HÓA CÁCH THỨC THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC

Để giúp người thực hiện chứng thực (tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện) có thể nắm được trình tự, thủ tục thực hiện các loại hình chứng thực một cách cơ bản nhất, từ đó triển khai thực hiện một cách thống nhất, hiệu quả, tránh các sai sót, trên cơ sở quy định pháp luật hiện hành (giả định là tại các cơ quan thực hiện chứng thực đều triển khai thực hiện cơ chế “một cửa”), chuyên đề này khái quát và mô hình hóa các bước của hoạt động chứng thực như sau:

1. Chứng thực bản sao từ bản chínhBước 1: Tiếp nhận yêu cầu, nhận bản chính do đương sự xuất trình, kèm

theo số lượng bản sao tương ứng, ghi nhận số lượng bản mà người có yêu cầu muốn được cấp đối với từng loại bản chính giấy tờ, văn bản;

Bước 2: Chuyển yêu cầu chứng thực (bản chính + bản sao) cho người có thẩm quyền chứng thực; người thực hiện chứng thực kiểm tra tính hợp pháp của bản chính (đối chiếu các quy định về những loại văn bản, giấy tờ là cơ sở để chứng thực và kiểm tra văn bản, giấy tờ có thuộc những trường hợp không được chứng thực không); nếu không phủ hợp thì từ chối chứng thực, chuyển bộ phận “Một cửa” trả hồ sơ cho người có yêu cầu (trường hợp phát hiện giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo thì phải lập biên bản tạm giữ, kiểm tra, làm rõ và xử lý theo quy định pháp luật), nếu phù hợp thì thực hiện bước 3.

Bước 3: Đối chiếu từng bản sao với bản chính;Bước 4: Ghi lời chứng (“chứng thực bản sao đúng với bản chính”, chữ

‘BẢN SAO” vào chỗ trống phía trên bên phải của trang đầu tiên) theo quy định, ngày thực hiện, ký, ghi rõ họ tên, chức vụ.

Bước 5: Văn thư vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực, đóng dấu (lưu ý giáp lai đối với bản sao có nhiều tờ); lưu lại một bản theo quy định.

Bước 6: Thu lệ phí, trả kết quả (bản chính + số lượng bản sao theo yêu cầu).

14

2. Chứng thực chữ kýBước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu (nhận giấy tờ, văn bản do

người yêu cầu chứng thực xuất trình), ghi rõ số lượng bản cần chứng thực chữ ký. Người tiếp nhận phải kiểm tra giấy tờ tùy thân xem thông tin, nhận dạng của người yêu cầu chứng thực chữ ký có đúng với giấy tờ tùy thân xuất trình không. Nếu không đúng thì có quyền từ chối tiếp nhận.

Bước 2: Chuyển yêu cầu chứng thực cho người thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào. Về nguyên tắc, người thực hiện chứng thực chữ ký không phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, giấy tờ nhưng vẫn phải kiểm tra nội dung văn bản, giấy tờ đó, nếu nội dung văn bản, giấy tờ đó vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội thì có quyền từ chối chứng thực; nếu là hợp đồng, giao dịch thì từ chối chứng thực chữ ký, hướng dẫn đương sự tới cơ quan có thẩm quyền làm thủ tục công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Bước 3: Người yêu cầu ký trước mặt người thực hiện chứng thực (lưu ý kiểm tra lại giấy tờ tùy thân của người ký).

Bước 4: Ghi lời chứng, ngày thực hiện, ký chứng thực, ghi rõ họ tên, chức vụ.

Bước 5: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực, đóng dấu (thực hiện việc lưu trữ).

Bước 6: Chuyển bộ phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết quả.

15

Người có yêu cầu chuẩn bị: - Bản chính (hợp lệ);- Bản sao (số lượng tương ứng với yêu cầu).

Bộ phận “Một cửa”Tiếp nhận, ghi rõ số

lượng bản sao

Người thực hiện chứng thựcKiểm tra bản chính, đối chiếu bản sao với bản chính, ghi lời chứng, ngày thực hiện, ký, ghi rõ họ tên,

chức vụ

Từ chối chứng thực

Từ chối chứng thực

Thu lệ phí, trả kết quả

Văn thư vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực,

đóng dấu, lưu

Chuyển trả kết quả

Người có yêu cầu chuẩn bị: - Giấy tờ tùy thân của mình;- Giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký (số lượng tương ứng với nhu cầu)

Bộ phận “Một cửa”Tiếp nhận, ghi rõ số

lượng bản theo yêu cầu

Người thực hiện chứng thực kiểm tra văn bản, giấy tờ chứng thực,

cho người yêu cầu chứng thực ký trước mặt, ghi lời chứng, ngày thực

hiện, ký, ghi rõ họ tên, chức vụ

Từ chối chứng thực

Từ chối chứng thựcThu lệ phí, trả kết quả

Văn thư vào sổ theo dõi, ghi số chứng thực,

đóng dấu, lưuChuyển trả kết quả

3. Chứng thực hợp đồng, giao dịcha) Trường hợp hợp đồng, giao dịch đã soạn thảo sẵnBước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu Hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau: Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

Bản sao giấy tờ tùy thân của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kí quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó (trừ trường hợp chứng thực di chúc trong trường hợp tính mạng bị đe dọa thì không phải nộp những loại giấy tờ này).

Nếu thành phần hồ sơ yêu cầu chứng thực đầy đủ thì thụ lý. Nếu hợp đồng không thể thực hiện được trong ngày thì ghi phiếu hẹn cho người yêu cầu chứng thực.

Bước 2: Chuyển hồ sơ cho người thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực; kiểm tra nhận dạng và năng lực hành vi dân sự của các bên có yêu cầu chứng thực; kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch. Nếu một trong các bên tham gia hợp đồng, giao dịch không đủ năng lực hành vi dân sự thì từ chối chứng thực. Nếu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đủ năng lực hành vi dân sự, tự nguyện thì hướng dẫn sửa dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế), trường hợp người yêu cầu chứng thực không sửa chữa thì người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực.

Bước 3: Thông qua nội dung hợp đồng, giao dịch đã hoàn chỉnh với các bên yêu cầu chứng thực. Trường hợp các bên đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì hướng dẫn các bên ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng, ký tắt vào từng trang của hợp đồng, ký đầy đủ vào trang cuối, ghi rõ họ tên, chức vụ.

Bước 4: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi, ghi số hợp đồng, giao dịch, đóng dấu, lưu trữ.

Bước 5: Chuyển bộ phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết quả cho người có yêu cầu.

16

17

Người có yêu cầu chuẩn bị: - Bản sao giấy tờ tùy thân;- Dự thảo hợp đồng, giao dịch;- Bản sao giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng tài sản

Bộ phận “Một cửa”Tiếp nhận, kiểm tra thành phần hồ sơ

Người thực hiện chứng thựcKiểm tra nhận dạng, năng lực hành

vi dân sự, chỉnh sửa dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu cần)

Từ chối chứng thực

Từ chối chứng thực

Thu lệ phí, trả kết quả

Thông qua dự thảo hợp đồng, giao dịch; hướng dẫn các bên

ký, ghi lời chứng, ký, ghi rõ họ tên, chức vụ

Chuyển trả kết quả Văn thư vào sổ theo dõi, ghi số hợp đồng, giao dịch

b) Trường hợp hợp đồng, giao dịch chưa được soạn thảo sẵnBước 1: Bộ phận “Một cửa” tiếp nhận yêu cầu Hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau: Bản sao giấy tờ tùy thân của

các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kí quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó (trừ trường hợp chứng thực di chúc trong trường hợp tính mạng bị đe dọa thì không phải nộp những loại giấy tờ này).

Trường hợp thành phần hồ sơ yêu cầu đầy đủ thì thụ lý. Nếu hợp đồng không thể thực hiện được trong ngày thì ghi phiếu hẹn cho người yêu cầu chứng thực.

Bước 2: Chuyển hồ sơ cho người thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực; kiểm tra nhận dạng và năng lực hành vi dân sự của các bên có yêu cầu chứng thực; Nếu một trong các bên tham gia hợp đồng, giao dịch không đủ năng lực hành vi dân sự thì từ chối chứng thực. Nếu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đủ năng lực hành vi dân sự và đều tự nguyện thì soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo thông tin mà các bên yêu cầu cung cấp.

Bước 3: Chỉnh lý và thông qua nội dung hợp đồng, giao dịch với các bên yêu cầu chứng thực. Nếu các bên đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì hướng dẫn các bên ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng, ký tắt vào từng trang của hợp đồng, ký đầy đủ vào trang cuối, ghi rõ họ tên, chức vụ.

Bước 4: Chuyển văn thư vào sổ theo dõi, ghi số hợp đồng, giao dịch, đóng dấu, lưu trữ.

Bước 5: Chuyển bộ phận “Một cửa” thu lệ phí, trả kết quả cho người có yêu cầu.

(Mô hình cũng qua các bước tương tự như chứng thực hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn).

18

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ luật Dân sự năm 20052. Luật Đất đai3. Luật Nhà ở4. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công

chứng, chứng thực5. Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao

từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký6. Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 25/01/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ

sung Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

7. Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực;

8. Thông tư số 03/2001/TP-CC ngày 14/03/2001 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực;

9. Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/08/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

10. Thông tư số 19/2011/TT-BTP ngày 31/10/2011 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số quy định về thủ tục hành chính của Thông tư số 05/2008/TT-BTP, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/08/2008, Thông tư số 01/2010/TT-BTP;

11. Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT ngày 13/6/2006 của Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất;

12. Thông tư liên tịch số 92/2008/BTC-BTP ngày 17/10/2008 của Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực;

14. Thông tư liên tịch số 62/2013/BTC-BTP ngày 13/05/2013 của Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí chứng thực hợp đồng, giao dịch.

15. Báo cáo tổng kết công tác chứng thực (số 103/BC-BTP ngày 11/3/2013 của Bộ Tư pháp)

16. Tài liệu: Hỏi – đáp về công chứng, chứng thực (Hội đồng PHCTPBGDPL thành phố Hồ Chí Minh – tháng 8/2007)

17. Kết luận thanh tra công tác hộ tịch, chứng thực trên địa bàn thành phố Hà Nội năm 2013 (Thanh tra Bộ Tư pháp)

18. Một số bài nghiên cứu về công tác chứng thực trên báo Pháp luật, tạp chí Dân chủ và Pháp luật, tạp chí Luật học.

19