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Annexes au rapport final
Collaboration intersectorielle avec le milieu afin de rejoindre une clientèle très
vulnérable
CSSS La Pommeraie
Annexes au rapport final / Projet LEGG
2
Liste des annexes
1. Plan de communication
2. Plan de pérennisation
3. Bilan du plan de réalisation du projet legg
ANNEXE 1
Annexes au rapport final / Projet LEGG
3
Plan de communication 2014
Collaboration intersectorielle avec le milieu afin de rejoindre une clientèle très
vulnérable – CSSS La Pommeraie
1) Mise en contexte :
Le CSSS La Pommeraie est le 9e territoire en importance en Montérégie quant à la taille de sa population, le 2e quant à sa superficie et 22 % de sa clientèle est anglophone. Les intervenants du milieu constatent que les jeunes et les familles anglophones utilisent très peu les services offerts dans la mission CLSC du CSSS. Aussi, il y a sous-représentation de la clientèle anglophone dans les services psychosociaux de 1re ligne du CSSS, alors qu’il existe une surreprésentation au Centre jeunesse de la Montérégie de cette même clientèle.
Le CSSS La Pommeraie a décidé de sonder ces personnes, par le biais de formulaires et d’entrevues avec des personnes significatives du milieu et des clients vulnérables. Les résultats de ce portrait permettront de mieux comprendre les motifs précis de la sous-fréquentation des services, de cibler les besoins exprimés et d’émettre des recommandations afin d’ajuster les services offerts en conséquence. Ce projet est réalisé en collaboration avec le milieu, tout particulièrement avec le Centre de pédiatrie sociale Main dans la Main. Suite aux recommandations, des plans d’action seront élaborés pour les familles anglophones très vulnérables du territoire et pour les services ambulants du Centre de pédiatrie sociale Main dans la Main.
2) Objectifs généraux :
Publiciser le projet LEGG auprès des différents publics cibles;
Faire connaître la préoccupation du CSSS La Pommeraie de mieux répondre aux
besoins de sa clientèle anglophone vulnérable;
Faire comprendre les possibilités d’utiliser le même processus pour d’autres projets
au sein du CSSS La Pommeraie ou pour d’autres établissements.
3) Principaux publics cibles :
Conseil d’administration du CSSS La Pommeraie;
Les gestionnaires du CSSS La Pommeraie;
Les intervenants jeunesse du CSSS La Pommeraie;
Les organismes communautaires et les partenaires jeunesse dans le RLS;
La population et particulièrement la population anglophone du RLS.
ANNEXE 1
Annexes au rapport final / Projet LEGG
4
4) Enjeux :
Comme tous les projets LEGG, il s’agit d’un projet expérimental bâti en partenariat
et appelé à évoluer rapidement. Il est donc nécessaire de préciser les attentes des
parties impliquées;
Le projet doit se terminer à l’intérieur d’un an et des mises à jour doivent être faites
à des étapes précises;
Il importe de donner suite aux plans d’action qui seront élaborés;
Une partie des communications est adressée à une clientèle très vulnérable, déjà
difficile à rejoindre par les canaux de communication traditionnels. De plus, il y a un
aspect délicat à la communication, car il faut éviter d’étiqueter des personnes ou
des communautés.
5) Axes de communication – messages clés :
Une approche novatrice élaborée dans un esprit de responsabilité populationnelle;
Le processus de ce projet LEGG peut facilement être repris, réutilisé et transféré à
d’autres projets ou problématiques;
Le CSSS La Pommeraie se préoccupe d’adapter ses manières de faire à sa clientèle
anglophone très vulnérable pour mieux la rejoindre et la soutenir;
Le projet ne pourrait se réaliser sans le partenariat avec le Centre de pédiatrie
sociale Main dans la Main et les organismes communautaires jeunesse du milieu.
6) Stratégies de communication :
Informer au fur et à mesure les parties prenantes et les acteurs clés;
Rappeler les objectifs du projet;
Impliquer les partenaires de la communauté.
ANNEXE 1
Annexes au rapport final / Projet LEGG
5
7) Activités de communication :
Activités Publics cibles Responsables Échéance
Présentation du projet au conseil d’administration du CSSS La Pommeraie
Membres du conseil d’administration
Johanne Fleurant, Dir. des services généraux de 1re ligne
Mai 2014
Présentation du projet au comité de direction du CSSS La Pommeraie
Directeurs Johanne Fleurant, Dir. des services généraux de 1re ligne
Avril 2014
Présentation du projet à l’assemblée des gestionnaires
Gestionnaires Johanne Fleurant, Dir. des services généraux de 1re ligne
Mai 2014
Présentation du projet à l’Association des Townshippers
Membres de l’Association des Townshippers
Johanne Fleurant, Dir. des services généraux de 1re ligne
Nathalie Haman, chargée de projet
Février 2014
Septembre 2014
Présentation du bilan de mi-parcours à l’Agence
Comité directeur du LEGG
Johanne Fleurant, Dir. des services généraux de 1re ligne
Nathalie Haman, chargée de projet
Avril 2014
Présentation des résultats du sondage dans les 5 tables de développement des communautés*
Membres des tables de développement des communautés
Benoit F. Bouffard, coord. à la santé des communautés
Décembre 2014
Présentation des résultats aux gestionnaires de la direction des services généraux de première ligne du CSSS La Pommeraie
Gestionnaires de la direction des services généraux de première ligne du CSSS La Pommeraie
Nathalie Haman, chargée de projet
Jade Ducharme, travailleuse sociale au projet
Johanne Fleurant, Dir. des services généraux de 1re ligne
Septembre 2014
ANNEXE 1
Annexes au rapport final / Projet LEGG
6
Présentation des résultats au Centre de pédiatrie sociale Main dans la Main
Membres du conseil d’administration
Nathalie Haman, chargée de projet
Jade Ducharme, travailleuse sociale au projet
Dr Anne Rouleau, Centre de pédiatrie sociale
Septembre 2014
Article dans le journal interne du CSSS La Pommeraie
Médecins et employés du CSSS La Pommeraie
Julie Constantineau Agente d’information
Septembre 2014
Article dans le Webzine Connivence de l’Agence
Réseau montérégien Julie Constantineau Agente d’information
Septembre 2014
Article dans le i-média de l’AQESSS
Réseau de la santé et des services sociaux
Julie Constantineau Agente d’information
Septembre 2014
Communiqué de presse aux médias locaux pour présentation, explication et diffusion du projet
Population, usagers et clientèle anglophone
Julie Constantineau Agente d’information
Septembre-
octobre 2014
Présentation du bilan de fin de parcours à l’Association des Townshippers
Membres de l’Association des Townshippers
Nathalie Haman, chargée de projet
Septembre 2014
Présentation du bilan de fin de parcours à l’assemblée des gestionnaires
Gestionnaires du CSSS La Pommeraie
Johanne Fleurant, Dir. des services généraux de 1re ligne
Décembre 2014
Présentation du bilan de fin de parcours à l’Agence
Comité directeur du LEGG
Nathalie Haman, chargée de projet
Johanne Fleurant, Dir. des services généraux de 1re ligne
17 novembre
2014
*Les tables de développement des communautés sont composées de représentants des
organismes communautaires, du milieu municipal, du milieu scolaire, des établissements
régionaux (CRDI, CJM, CMR) et du secteur privé.
ANNEXE 2
Annexes au rapport final / Projet LEGG
7
Plan de pérennisation du projet :
Collaboration intersectorielle avec le milieu
afin de rejoindre une clientèle en très grande vulnérabilité
Cadre conceptuel de la pérennisation d’un projet
CONCEPT-CLÉ BUT VISÉ ACTIVITÉ GÉNÉRALE
Maintien des
effets positifs du
changement
introduit
Mettre en place et
alimenter un système
de monitorage des
effets.
Monitorage continu des effets de l’initiative de
changement/programme.
Institutionnalisation
Intégrer les activités de
l’initiative de
changement aux
activités régulières de
l’organisation.
Intégration des activités dans une structure
organisationnelle après la fin de la période initiale de
« projet ».
Renforcement des
capacités
Partager et diffuser les
connaissances et
l’expertise.
Formation des intervenants et acteurs pour le bon
fonctionnement du programme, et partage et diffusion
des connaissances et habiletés tirées de la réalisation de
l’initiative de changement.
Adaptation de: Shediac-Rizkallah MC et Bone LR (1998). Planning for the sustainability of community-based health programs: conceptual frameworks and future directions for research, practice and policy. Health Education Research: Theory & Practice: 13(1): pp. 87-108.
ANNEXE 2
Annexes au rapport final / Projet LEGG
8
Canevas METTRE EN PLACE ET ALIMENTER UN SYSTÈME DE
MONITORAGE DES EFFETS
MOYEN FRÉQUENCE /
ÉCHÉANCIER RESPONSABLE INDICATEUR
Élaborer, avec le Centre de pédiatrie sociale, le plan d’action pour la réalisation de la clinique ambulante suite aux recommandations du sondage dans la communauté.
Automne 2014 – aux 3 mois
jusqu’à déploiement
Nathalie Haman, chargée de projet Dre Anne Rouleau, Centre de pédiatrie sociale
Un plan d’action est rédigé. Les échéanciers sont respectés.
Préciser, avec le comité de déploiement, une méthode pour évaluer l’impact de la mise en place de la clinique ambulante (après 6 et 12 mois d’implantation).
Automne 2014
Nathalie Haman, Chargée de projet Dre Anne Rouleau, Centre de pédiatrie sociale
Deux évaluations sont réalisées.
ANNEXE 2
Annexes au rapport final / Projet LEGG
9
INTÉGRER À L’ORGANISATION LES
ACTIVITÉS DU PROJET
MOYEN FRÉQUENCE /
ÉCHÉANCIER RESPONSABLE INDICATEUR
Révision annuelle du plan d’accès pour la clientèle anglophone du CSSS en y intégrant des objectifs pour la clientèle visée.
Annuellement
Direction générale Johanne Fleurant, Directrice des services généraux de 1re ligne
Le plan d’accès est révisé annuellement.
Mise en place d’un plan d’action dans la direction des services généraux de première ligne afin de rejoindre la clientèle visée, en tenant compte des résultats de l’étude.
Automne 2014
Johanne Fleurant, Dir. des services généraux de 1re ligne
Un plan d’action est rédigé. Les échéanciers sont respectés. Une évaluation des résultats est réalisée à tous les 6 mois. Un plan d’action est rédigé annuellement.
Mise en place d’actions dans les 5 pôles du territoire pour la clientèle visée via les tables de développement des communautés.
Automne 2014 – annuellement
par la suite
Benoit F. Bouffard, Coordonnateur en
santé des communautés
Un objectif est inscrit dans le plan d’action de chaque pôle.
ANNEXE 2
Annexes au rapport final / Projet LEGG
10
PARTAGER ET DIFFUSER LES
CONNAISSANCES ET L’EXPERTISE
MOYEN FRÉQUENCE /
ÉCHÉANCIER RESPONSABLE INDICATEUR
Partager au comité de direction et au comité des gestionnaires de l’établissement, la méthodologie utilisée pour sonder les clientèles et identifier des secteurs où le processus pourra être utilisé dans le futur.
Décembre 2014 Johanne Fleurant, Dir. Des services généraux de 1re ligne
Les 2 rencontres seront réalisées.
Présentation de la méthodologie et des recommandations du projet à l’Association des Townshippers.
Septembre 2014 Nathalie Haman, chargée de projet
La rencontre aura été réalisée.
Présentation aux organismes communautaires du territoire de la méthodologie et des recommandations du projet aux organismes communautaires via les tables de développement des communautés.
Automne 2014
Benoit F. Bouffard, Coordonnateur en santé des communautés.
Les 5 pôles auront eu la présentation.
Communiquer avec les participants consultés lors des focus group, et planifier des rencontres individuelles afin de leur partager les recommandations.
Automne 2014 Jade Ducharme, travailleuse sociale au projet
Le nombre de personnes rejointes.
Lorsque le projet LEGG sera terminé, nous aurons les recommandations du projet à
mettre en place. Le plan de pérennisation actuel sera bonifié afin de s’assurer que les
recommandations soient mises en place.
ANNEXE 3
Annexes au rapport final / Projet LEGG
11
BILAN DU PLAN DE RÉALISATION
DU PROJET LEGG
Collaboration intersectorielle avec le milieu
afin de rejoindre une clientèle très vulnérable
NOVEMBRE 2014
ANNEXE 3
Annexes au rapport final / Projet LEGG
12
Objectif
Prendre connaissance de la littérature existante sur l’accès aux services par des personnes
vulnérables de la langue anglaise.
Indicateur
Bilan de la littérature sur l’accès aux services
par des personnes vulnérables de langue anglaise
Processus
Résultats
- Rechercher la littérature pertinente avec
l’aide d’un expert en transfert de connaissances de l’Agence;
- Lecture et résumé; - Document d’analyse des écrits.
La lecture des documents nous a permis d’identifier :
Quelques facteurs de risque concernant la clientèle anglophone. Quelques pistes de solutions basées sur des données probantes. Cette étape nous permet d’identifier des hypothèses, de s’assurer d’avoir une bonne compréhension de la problématique ou de la clientèle à l’étude. Nous permet d’identifier les partenaires les plus pertinents à impliquer dans la démarche.
Défi :
- Identifier les sources les plus pertinentes dans un délai raisonnable. Dans notre cas, 3 semaines. - Difficulté d’accès à de la documentation. L’inscription à des centres de documentation est à considérer.
ANNEXE 3
Annexes au rapport final / Projet LEGG
13
Objectifs
Documenter la trajectoire des personnes en très grande vulnérabilité de notre territoire,
particulièrement les familles de langue anglaise.
Prendre connaissance de l’information disponible sur la population concernée de notre territoire.
Indicateur
Dépôt d’une analyse des données populationnelles
Processus Résultats
- Consulter la démarche IDC du territoire; - Consulter les données de l’enquête sur
les enfants 0-5 ans pour notre territoire (projet COLIBRI);
- Analyser la trajectoire de la clientèle
vulnérable dans les services du CSSS (via I-CLSC);
- Identifier les municipalités à consulter.
Analyse des données populationnelles
Méthodologie dans le but de déterminer les municipalités
où la proportion d’anglophones très vulnérables se
retrouve.
- Indice de défavorisation matérielle (selon une échelle croissante de 1 à 3);
- Indice de défavorisation sociale (selon une échelle
croissante de 1 à 3); - Pourcentage de la population anglophone dans les
différentes municipalités; - Taux de signalement.
Les municipalités retenues pour les sondages auprès des
personnes significatives dans les milieux.
Municipalités Population IDC
Matérielle -
Sociale
Population
d’expression
anglaise
Bedford 2615 3 – 3 22,4 %
Stanbridge E. 835 3 – 1 53,3 %
St-Armand 1165 2 – 2 43 %
Lac-Brome 3085 1 – 3 55,9 %
Brome 280 3 – 1 80,4 %
Sutton (village) 1075 1 – 3 41,3 %
Cowansville
(centre) 8315 2 – 3 14,3 %
ANNEXE 3
Annexes au rapport final / Projet LEGG
14
Objectifs
Bâtir un outil validé pour sonder les communautés.
Consulter les personnes significatives dans les communautés qui sont en contact avec la clientèle
en très grande vulnérabilité afin de connaître leur perception des besoins de cette population et
la façon de les rejoindre.
Indicateur
Canevas d’entrevue pour les groupes de discussion
Processus
Résultats
- Lecture et consultation de
documentation sur la méthodologie des entrevues qualitatives. (Annexe 14)
- Bâtir un canevas d’entrevues en lien avec les points forts des lectures.
- Identifier 4 thèmes à aborder lors des groupes de discussion.
- Formuler les questions.
- Valider avec un expert de l’Agence.
- Valider le questionnaire avec nos
partenaires (CPSC).
- Corriger et adopter la version finale.
Les groupes de discussion auprès de personnes
significatives
4 thèmes :
- Communauté mobilisée, unie et engagée (pour comprendre le tissu social des communautés).
- Ressources, besoins des familles vivant en contexte de très grande vulnérabilité (connaissances des services et les besoins des familles).
- Accessibilité aux services (vérifier la perception des gens sur les freins à l’utilisation des services).
- Centre de pédiatrie sociale en communauté (valider cette pratique, clinique ambulatoire).
Méthodologie :
- Le même canevas d’entrevue dans les 6 communautés;
- Enregistrement des discussions pour en faire des résumés, des grilles d’analyse.
ANNEXE 3
Annexes au rapport final / Projet LEGG
15
Nous avons décidé que 6 groupes devaient être rencontrés même si après 3 groupes, nous n’avions
plus accès à de nouvelles informations. Toutefois, étant donné que nous étions dans une approche
intersectorielle, la démarche de consulter l’ensemble du territoire était nécessaire. Nous faisions ainsi
connaître à l’ensemble du territoire notre préoccupation pour la clientèle à l’étude – ce qui sera utile
lors de l’élaboration des plans d’action.
Le choix des personnes interrogées a été sujet à discussion avec l’équipe de pilotage. L’équipe de
pilotage était composée d’organisatrices communautaires qui connaissaient bien les milieux. Elles ont
pu discuter avec les partenaires du milieu et identifier des personnes significatives dans le milieu.
L’utilisation du groupe de discussion est une méthode fiable et reconnue. Elle permet des discussions
structurées et est réalisée dans le respect des participants – ce qui est souhaité dans une collaboration
intersectorielle.
ANNEXE 3
Annexes au rapport final / Projet LEGG
16
Objectif
Analyser les données des groupes de discussion avec une méthodologie validée.
Indicateur
Adoption d’une grille de codification pour les groupes de discussion.
Réalisation de la codification des données.
Processus
Résultats
- Bâtir une grille de codification en
respectant les thèmes du canevas d’entrevue de groupe.
- Valider notre grille auprès d’un expert de
l’Agence.
- Réaliser une première codification en équipe (2 – 3) pour valider la classification des informations.
- Bonifier la grille de codification en
ajoutant les items selon les informations des différents résumés.
- Faire une revue des premiers résumés
pour codifier les items ajoutés.
- Production d’un document synthèse contenant les résultats des groupes de discussion, classifiés par item.
- Données organisées de façon à pouvoir en tirer des recommandations en ajoutant des citations sous les différents items (utilisation d’une couleur différente pour chaque communauté).
- Chaque résumé prenait 3 heures à réaliser.
Dans ce cas-ci, nous avions choisi une démarche structurée afin d’être le plus objectif possible dans
l’analyse des résultats. Nous voulions prendre une distance entre l’information véhiculée depuis
plusieurs années sur la clientèle visée.
Avec 6 groupes de discussion, il y avait beaucoup de contenu à analyser. La grille permet d’analyser
objectivement l’ensemble des résumés de lecture.
ANNEXE 3
Annexes au rapport final / Projet LEGG
17
Objectifs
Bâtir un outil fiable pour consulter les familles.
Consulter les personnes en très grande vulnérabilité afin de connaître leurs besoins et leur
perception des ressources.
Indicateur
Canevas d’entrevue individuelle
Processus Résultats
- Revoir l’ordre des 4 thèmes à aborder;
- Formuler les questions;
- Valider avec nos partenaires (CPSC);
- Corriger et adopter la version finale;
- Rechercher les candidats à rencontrer pour réaliser l’entrevue avec l’aide des personnes significatives qui étaient présentes aux groupes de discussion;
- Demander aux personnes significatives de contacter les candidats potentiels pour obtenir leur accord;
- Contacter les candidats et prendre
rendez-vous dans le lieu de leur choix;
- S’assurer que l’animateur puisse faire l’entrevue dans la langue souhaitée (anglais);
- S’assurer de ramener la discussion en lien avec le canevas d’entrevue et respecter le temps alloué (1 h);
- Remercier les candidats pour leur participation;
- Réaliser les résumés de chacune des entrevues (ou faire le verbatim). Notre choix s’est arrêté sur les résumés.
Les entrevues individuelles auprès des familles
identifiées.
4 thèmes :
- Ressources, besoins des familles vivant en contexte de très grande vulnérabilité (connaissance des services et les besoins des familles);
- Accessibilité aux services (vérifier la perception des gens sur les freins à l’utilisation des services);
- Communauté mobilisée, unie et engagée (pour comprendre le tissu social des communautés);
- CPSC (valider cette pratique, clinique ambulatoire).
Méthodologie :
- Le même canevas d’entrevue dans les 4 familles; - Enregistrement des discussions pour en faire des
résumés, des grilles d’analyse.
ANNEXE 3
Annexes au rapport final / Projet LEGG
18
Dans le cadre de la responsabilité populationnelle, nous avions un intérêt à discuter avec la clientèle
visée. Notre processus s’est réalisé en entonnoir : la revue de littérature qui nous a soutenus dans
l’élaboration de notre questionnaire pour les groupes de discussion, l’analyse des groupes de discussion
nous ont permis l’élaboration d’un questionnaire plus précis pour la clientèle visée. Nous avons pu être
plus précis dans notre grille d’entrevue.
De plus, nous étions en contact avec une clientèle vulnérable, difficile à rejoindre. Nous voulions nous
assurer de couvrir les points les plus pertinents.
Le contact avec la clientèle visée était également nécessaire afin de valider certaines hypothèses suite
aux groupes de discussion – bien que nous avons faites des entrevues auprès de seulement 4 familles.
Au départ, nous aurions souhaité approcher 10 familles, mais nous n’avons pas réussi à en identifier
autant. Chaque entrevue prend environ 5 heures de travail (résumé des entrevues et codification).
ANNEXE 3
Annexes au rapport final / Projet LEGG
19
Objectif
Dégager des recommandations selon les résultats du projet LEGG.
Indicateur
Adoption des recommandations visant à mieux desservir
les familles vivant en contexte de très grande vulnérabilité du RLS
Processus
Résultats
- Bâtir les recommandations à l’aide des
résultats les plus significatifs; - Valider auprès des partenaires (CPSC);
- Valider auprès du comité de pilotage;
- Présentation des recommandations : o Aux partenaires (Townshippers +
CPSC), o Comité de gestion, o Comité de pilotage.
- Recommandations générales présentées sous 3 volets :
Communauté
Services
Intervention
- Recommandations spécifiques aux partenaires;
- Recommandations spécifiques au CSSS-CLSC; - Recommandations spécifiques au CPSC.
L’utilisation d’une grille de codification facilite l’élaboration des recommandations. Les éléments qui
sont revenus le plus souvent dans les groupes de discussion, les éléments qui ont été confirmés par les
familles rencontrées, les éléments qui étaient en lien avec la revue de littérature et les hypothèses de
départ.