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Situation
• Courrier électronique dominant – Information
– Action
– Communication
• Lié à notre réseau de contacts – Professionnel
– Personnel
– Social
• Lié à notre agenda
• Lié à notre liste de tâches
• Pense-bête
© Kaeon sa, Suisse & CT-
Interactive sprl, Belgique,
© Tous droits réservés.
• Contenu créé en 2008, 2009, 2010, 2011, 2012
par
• Alex Huart Kaeon sa
Belvédère 40
CH 20205 Chez le Bart
Suisse
• Circulation et distribution limitées aux personnes
inscrites aux “Business Transformation
Workshop” de Microsoft Belgium & Luxembourg
• Questions: [email protected]
Combien d’emails par jour
(in-out) ?
• Temps de traitement moyen = 2 minutes
• 20 emails = 40 minutes: acceptable
• 120 emails = 240 minutes = 4 heures !!!
• Outlook 2003:
– basé sur un modèle créé en 1996…
© Kaeon sa,2011
Switzerland
Interface évolue
• Simultanéité
– Ecran principal plus complet en 2010
– Pas d’aller retour pour l’essentiel
• Ergonomie
– Menus plus lisibles
– Organisation plus logique
– Personnalisation
Le temps = ressource rare
• Perdu…
• Procrastination
• Manque de maîtrise technologique
• Manque de méthode et d’organisation
• Habitude, Peur du changement
• RE: Refaire, relire, reprendre…
• Paresse…
Méthode
• Minimiser les interruptions
• Agenda astucieux
• Discussions focalisées
• Ne pas superviser
• Faire valoir vos objectifs
• Réunion = exception
– Remplacer par du collaboratif écrit
– Agenda clair, orienté action
– Limite de temps
Outlook = un outil
• Pas une méthode de gestion du temps !
• Outil créé pour fonctionner avec: – Un PC et Un Serveur (Exchange)
– Un SmartPhone (Windows Phone+ Office Mobile, …)
– Internet (Outlook Web Access)
– Un serveur de fichiers (SharePoint)
• Peut vous aider…
– à gérer votre temps …
Horreur technologique
• Gratuit
– Avec un nom de domaine
– Avec un abonnement Internet
• Facile
• Client email d’un service POP
– Technologie archaïque (198x)
2 écrans = 100% des ennuis
• Synchronisation imparfaite entre le client (Outlook)
et LES serveurs (pop + smtp)
– Multiples versions de la vérité
– Emails envoyés stockés uniquement sur le PC d’origine
• Mot de passe = EN CLAIR
– Capturé facilement par les robots SPAM
– Confidentialité = aucune
• Fichier PST «en balade»
Outlook + POP
• Contacts non partageables
• Agendas non partageables
• Tâches non partageables
• Notes non partageables
Pertes de temps ENORMES
1. Les fichiers PST sont différents
ordinateur par ordinateur
2. Pas de réconciliation des données entre
plusieurs PST
3. Pas de synchronisation à 2 voies avec un
SmartPhone ou un Webmail
4. Fichiers de grande taille = instables
5. Pas de partage d’information
Exchange ?
• Serveur évolué qui CENTRALISE
– mail, contacts, agenda, tâches, notes
• Acheter
– Serveurs Windows
• Louer «Exchange» -> Office365
– Payer à l’usage «le cloud»
– Abonnement annuel par utilisateur
• payable par mois
Outlook + serveur Exchange
• Une seule version de la vérité
– sur le serveur
• Plusieurs façons de la consulter
– Outlook sur PC
– Outlook Web Access (Internet)
– SmartPhone
– …
DEMO: OUTLOOK, OUTLOOK
WEB ACCESS, SMARTPHONE
Une seule version de la vérité: plusieurs visualisations.
Ce que nous avons appris
1. Tous les Outlook ne sont pas les mêmes en
terme de fonctionnalités et d’ergonomie
2. Outlook s’utilise avec un serveur Exchange
(plusieurs si version 2010)
3. Outlook est un outil pour organiser son courrier
électronique, ses contacts, son agenda, ses
tâches et ses petites notes volantes
4. Outlook n’est pas une méthode de gestion du
temps !
Méthode FAST©
• Faire
• Archiver
• Supprimer
• Transférer
© Kaeon sa, Suisse & CT-Interactive sprl, Belgique,
Un email
• Action pour vous = maintenant ou tâche – Impact business
• important (€)
• relationnel (service)
• Information – Classement automatique
• Newsletters
• Copie pour info
– Supprimer (si on peut la retrouver facilement ailleurs …)
• Ne vous concerne pas = Supprimer
• Pas maintenant = Tâche
AGIR TOUT DE SUITE
• Faire (maintenant ou plus tard)
• Archiver (hors de ma vue, pas de ma
recherche)
• Déléguer (-> suivre une tâche)
• Supprimer (pas de valeur)
On perd un temps fou …
• A relire du mail que l’on a déjà lu
• Dans une grande boîte mail
• A (re)trouver son information
Un mauvais génie …
• Le drapeau !!!
• Pour faire plus tard ce que l’on aurait pu
faire maintenant ?
• Pour se rappeler qu’il faudra le faire un
jour ? (mais qu’on a pas envie)
Remplacer le drapeau
par une TACHE
• Drapeau avec bouton droit = Tâche
• Echéance
• Archiver l’email
Utiliser les catégories
• Code couleur automatique
– Projets
– Personnes
– …
• Permet de filtrer le mail
• Permet de ne pas être interrompu sauf par
une catégorie particulière
Archiver automatiquement
• Information, newsletters etc
• Copies pour info
• Listes de distribution
• Purge automatique des emails non traités
après 30 jours vers le dossier «Archives»
Interface email en 2010
• Vue par conversation
• Ignorer, nettoyer
• Menus très lisibles et paramétrables
• Recherches performantes
Outlook: tri par conversation
• Un email -> 4 personnes
• 4 réponses dissociées en 2003/2007
• Une conversation en 2010 !
• Bonus:
– Supprimer les conversations inutiles
– Supprimer les messages sans valeur
– Règles “Quick Steps / Actions Rapides”
Miracle
• Vue très claire des projets (couleurs)
• Vue très claire des actions à faire
• Volume “Radar” de votre courrier est limité
• Retrouver dans les archives
– outil de recherche
Le SPAM
• SPAM = viagra, casino …
• Se doter d’un bon filtre (pas gratuit)
• Faire confiance au filtre
• On ne relit pas son SPAM dans la crainte
d’un faux positif ! (Si c’est important, il
téléphonera très vite !)
• Faire régler son filtre anti-spam (€)
• Liste blanche ;-)
Le courrier indésirable
• Pas du SPAM, donc passera le filtre
(SCL)
• Publicité sollicitée directement ou
indirectement
• Amis “spécial humour”
• Newsletters
• Facebook, LinkedIn …
• REGLE + Folder = hors radar
La poubelle
• Se gère toute seule pour minimaliser
l’espace disque
• Utile pour retrouver ce que l’on a effacé
par erreur, mégarde, urgence …
• INUTILE et INEFFICACE de la vider !!!
Aligner les technologies
• Ne pas perdre du temps avec les logiciels
• Outlook
• Exchange
• SharePoint
• Windows
– 7
– Phone 7
– Serveur version 2010
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La valeur d’une version
• Pas les fonctionnalités
• La VITESSE avec laquelle vous effectuez
votre travail
• Homogénéité
Le prix du temps
99 % d’efficacité
• 38*(52-10)= 1596
• 1% = 16 heures
• 24 minutes par semaine
• 5 minutes par jour
Le prix du temps
• Employé: 53 € / heure
• 16*53 = 848 €
• Le prix de la tranquilité
absolue Microsoft en
PME
MATHEMATIQUES
Si vous envoyez un email avec PJ à 5 personnes qui vous le
renvoient modifié, le document final est réalisé en un A/R.
Combien y a-t-il de documents au total ?
1: original dans “Documents”
1: email vers les 5 dans “Envoyés”
5: dans “Réception”
5: détacher la PJ -> “Documents”
5: créer la réponse ->”Documents”
5: email dans “Envoyés”
5: email dans “Réception”
5: détacher les PJ -> “Documents”
1: créer le document final “Documents”
1: email final -> 5 dans “Envoyés”
5: dans “Réception”
5: détacher la PJ -> “Documents”
Comprendre et compter …
C’est pourquoi
Microsoft a inventé
SharePoint
Outlook & SharePoint
• Principe: pas d’email avec pièce jointe si
on peut faire autrement
• Espace de travail collaboratif
• Alerte sur modification
SharePoint Workspace Les nouveaux dossiers partagés qui se synchronisent
automatiquement
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Les contacts
• Employés & ouvriers
– Global Address List Exchange
• Fournisseurs, clients, etc = en commun
– Liste SharePoint (synch automatique Outlook)
– Responsable identifié
• Privé, restreint …
– Contacts d’Outlook
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Les tâches
• Liées aux emails
• Permet de suivre la délégation de travail
• Permet de gérer l’utile mais pas urgent
• Assigner une date d’échéance
– Les faire sortir des oubliettes
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Les Notes
• Equivalent au Post-It
• Equivalent au bloc note
• Outil de recherche en plus
• Information déstructurée à retrouver
rapidement
• Prise de note à la volée
• Enregistreur (dictaphone) sur téléphone
portable
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Règles simples
• Fixer les objectifs (QUOI et POURQUOI)
– Court, Moyen, Long Terme
– Projets
• Fixer les priorités (COMMENT)
– A: (facturable)
– B: (aide à facturer)
– C: (tout le reste)
• Commencer par (A) le plus important (QUAND)
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Décider = Choisir
• Ne pas décider = aussi un choix =>
– procrastination (demain)
• Etre réaliste
– STOP: conditionnel, passé, si…alors…
– FOCUS: maintenant
• Besoins
– Professionnels
– Emotionnels
– Physiques
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Vos objectifs
• Travail individuel
• Feuille blanche
• Imprimez-la et affichez-la
• 3-5-7
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Votre meilleur ennemi
• Socialisation (au mauvais moment)
• Indulgence personnifiée
• Etre occupé (mais ne pas produire)
• Focalisé sur les détails (et les choses sans
importance …)
• Rêve “Si …, alors …“
• Google …
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Priorité A
• Pas drôle
– (préfèrerais faire autre chose)
• JEU:
– Commencer la journée
– Abattre un maximum de A1 en 20 minutes
– Pause 10”
– Abattre un maximum de A1 en 20 minutes
• Bénéfice:
– de bonne humeur après 1 heure !
• Fonctionne aussi avec l’admin ;-)
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Planifier: agenda
• Objectifs: court, moyen, long
• Fixer: mes 3 objectifs importants sont …
• Assigner du temps dans l’agenda = assigner
une couleur à des plages de temps
“stratégiques”
– Ex: réservé à l’étude, à la santé, à l’administration
– Ex: identifier le lieu de travail
– Ex: identifier le type de projet
– …
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Ajouter tous les rendez-vous
structurels dans le calendrier
• Définir sa journée de travail
• Définir son mode de planification
– Jour / Semaine 5 / Semaine 7 / Mois
• Rendez-vous périodiques
• Afficher les congés légaux
• Afficher le numéro des semaines
• Découverte des options d’Outlook
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Rendez-vous périodiques
• Santé: marcher 30 minutes par jour
– Planifier automatiquement dans le calendrier
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Régler son échelle de temps
• «précision» de l’agenda
• 15 minutes
• 30 minutes (défaut)
• …
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Déléguer …
• Donner des droits sur son calendrier
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Calendrier des ressources
• Salles de réunion
• Projecteurs
• Navettes…
• …
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Ce que nous avons appris
1. Régler notre calendrier en fonction de
notre organisation du temps
2. Inclure le structurel planifié
3. Inclure les ressources planifiables
4. Déléguer & Partager
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Mise en Place
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Logiciels – Infrastructure – Données – Emails – Agendas …
Conseils – Employés – Clients – Fournisseurs …
Accès, confidentialité, antivirus / malware, antispam,
catastrophes & accidents, erreurs humaines…
Accessibilité 24h sur 24, de n’importe où …
Vitesse des échanges up & down
Outlook = outil, pas une
méthode FAST© = une méthode
• FAIRE: maintenant
• ARCHIVER: quand c’est fait
• SUPPRIMER: pas critique
• TRANSFERER: pas pour moi ou pas
maintenant
© Kaeon sa,2011
Switzerland FAST © est une méthode de Kaeon sa, Neuchâtel
L’importance du PC de
production !
Un cordonnier mal
chaussé a mal aux pieds.
© Kaeon sa,2011
Switzerland
Logiciels
• Windows 7 Entreprise
• MS Office 2010 Professionnal +
• CALs (connexions serveurs)
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Vous préférez que
1. Logiciels soient liés aux PC
2. Logiciels soient liés aux Employés
3. Logiciels soient liés à l’Entreprise
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Avantages Entreprise
• Multi-langue
• Sécurisation avancée (PC portables)
• Software Assurance (Option)
– MS Office sur 5 postes par utilisateur
– Toutes les virtualisations supportées
– Masterisation
• Contrat 3 ans payable selon l’usage
annuel et mensualisable
• Prix par PC et par mois © Kaeon sa, Suisse & CT-
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Le prix de la performance
PC/mois 1. 30€
2. 40€
3. 50€
4. 60€
5. 70€
6. 80€
7. 90€
8. 100€ © Kaeon sa, Suisse & CT-
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Prochaine Etape Logique
• Voir un partenaire Microsoft CERTIFIE
– Quand
– Combien
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