Communicatievisie 2019 - Nederweert...H5 Beleidsprocescommunicatie 11 5.1 Van buiten naar binnen 11 5.2 Verbinden 11 5.3 Community management 12 5.4 Massaal online 12 H6 Corporate

Communicatievisie 2019

‘Van roeptoeter naar verbindingsofficier’

Auteur: Cluster Communicatie, oktober 2018

INHOUDSOPGAVE

Aanleiding

Samenvatting 1

H1 Kaders 2

1.1 Gemeentelijke missie en visie 2

1.2 Wettelijke kaders 2

1.3 Bestuurlijke en ambtelijke kaders 2

1.4 Visie op Bedrijfsvoering 3

1.5 Samen groots, samen doen 3

H2 Ontwikkelingen 4

2.1 Van buiten naar binnen 4

2.2 Verbinden 4

2.3 Community management 5

2.4 Massaal online 5

H3 Externe communicatie 6


3.2 Verbinden 7



H4 Interne communicatie 10


4.2 Verbinden 10



H5 Beleidsprocescommunicatie 11


5.2 Verbinden 11



H6 Corporate communicatie 13


6.2 Verbinden 13



H7 Media communicatie 15


7.2 Verbinden 15



H8 Crisiscommunicatie 16

AANLEIDING

Zoals in de Visie 2018 al beschreven, zijn communicatiebeleidsplannen met een lange

levensduur niet meer van deze tijd. Natuurlijk varen we niet elk jaar een volledig nieuwe koers;

met koerswijzigingen en aanvullingen zorgen we steeds voor een actuele visie. In deze Visie

geven we aan welke kijk we hebben op Communicatie in 2019. Aan planningen en

taakverdelingen geeft het cluster Communicatie vorm in separate plannen en planningen.

Het vertrekpunt en de eindbestemming van Communicatie veranderen niet: In opdracht van het

college voert het cluster Communicatie regie. Het cluster bestaat uit allround

communicatiefunctionarissen die vanuit hun perspectief de externe en interne communicatie

van en met de gemeente regisseren, coördineren, faciliteren en initiëren. Uitgangspunt is een

eigentijdse en solide communicatieaanpak, waarbij klanten en doelgroepen voortdurend

centraal staan met als doel: tevreden inwoners en ondernemers, die zich gekend, gehoord en

betrokken voelen.

- 1 -

SAMENVATTING

Van roeptoeter naar verbindingsofficier

Het is geen nieuws: De wereld verandert steeds sneller. En daarmee ook de rol van

(overheids)communicatie. Voorheen was de afdeling Communicatie de ‘roeptoeter’ van de

organisatie. Ze waren op de wereld om de boodschap van de gemeente te verpakken en

vervolgens via de traditionele kanalen over te brengen aan inwoners, bedrijven, pers en andere

doelgroepen. Gechargeerd gezegd: Communicatie zond, de doelgroepen ontvingen.

Inwoners en ondernemers hebben tegenwoordig een andere, actievere rol. Ze zijn nu onder

meer ook partner en ‘ínfluencer’ en willen gehoord worden. Internet en social media versterken

deze positie. Ook de gemeente heeft een andere rol gekregen, door onder meer de 3D’s en de

transitie naar een participatiegemeenschap. We zien vier belangrijke ontwikkelingen: 1) van

buiten naar binnen denken en communiceren, 2) verbinden, 3) community management en 4)

massaal online. Dit alles vraagt om een heroriëntatie en herpositionering van de

communicatiefunctie en van de gemeentelijke ‘gereedschapskist’.

De veranderende rol van gemeentelijke dienstverlening & communicatie

Gemeentelijke communicatie is een complex en verbindend proces geworden waarin met

daarin taken als informatiebehoeften signaleren, informatie vergaren, informatie interpreteren,

informatie differentiëren, informatie delen en informatie regisseren. Communicatie vervult

steeds meer de rol van verbindingsofficier.

Ontwikkelingen in taakvelden

Het cluster Communicatie is actief in zes taakvelden: externe communicatie, interne

communicatie, beleidsprocescommunicatie, corporate communicatie, media communicatie en

crisiscommunicatie. Binnen de eerste vijf taakvelden staan de volgende eerdergenoemde

ontwikkelingen in 2019 centraal: van buiten naar binnen denken en communiceren, verbinden,

community management en focus op online communicatie: massaal online. Crisiscommunicatie

is in mindere mate onderdeel van deze visie. Daarin is het beleid van de Veiligheidsregio

leidend.

Samen groots, samen doen, samen communiceren

Hoewel communicatiebeleid een verantwoordelijkheid blijft van de medewerkers van het cluster

Communicatie, is het communiceren zélf een taak van de hele organisatie. Cluster

Communicatie heeft hierbij een signalerende, adviserende, coördinerende, regisserende en

verbindende functie.

- 2 -

H1 KADERS

1.1 Gemeentelijke missie en visie

Nederweert is een plattelandsgemeente, die zich kenmerkt door een unieke ligging in een

prachtige landelijke omgeving. Inwoners, medewerkers en bestuurders zijn daadkrachtig en

trots op de leefomgeving. Betrokkenheid, creativiteit en een actief verenigingsleven zorgen

ervoor dat mensen zich verantwoordelijk voelen voor elkaar. Bestuurders, medewerkers,

inwoners, vrijwilligers en ondernemers staan open voor initiatieven en samenwerking,

(gemeente)grensoverschrijdend.

We zijn een autonome organisatie die toegerust is op haar wettelijke taken. We geloven in een

moderne vorm van dienstverlening waarbij we digitale middelen maximaal gebruiken. Daarbij

doen we een beroep op de eigen verantwoordelijkheid van de burger, maar we laten niemand

buiten de boot vallen. Waar nodig en mogelijk werken we samen met andere overheden en

partners. Onze medewerkers zijn omgevingsbewust en proactief en hebben kennis van het

werken met digitale systemen en - netwerken en zijn bereid hierin te investeren.

1.2 Wettelijke kaders

Een aantal nieuwe en vernieuwde wetten heeft rechtstreeks invloed op de manier waarop we

communicatie vormgeven en inzetten, zoals de Algemene Verordening Gegevensbeheer, de

Wet Hergebruik Overheidsinformatie, de Wet Generieke Digitale Infrastructuur, de Wet Digitale

Overheid, de Europese standaard EN 301 549, de Wet Digitale Toegankelijkheid en de Wet

Modernisering Elektronisch Berichtenverkeer. Als algemeen kader geldt de bestuurlijke en

ambtelijke koers van de gemeente Nederweert, waarbij we oog en oor hebben voor de

(informatie)behoeften van en initiatieven uit de samenleving. We gaan met onze doelgroepen in

gesprek en zorgen voor eigentijdse, heldere en begrijpelijke communicatie afgestemd op de

verschillende doelgroepen

1.3 Bestuurlijke en ambtelijke kaders

Er is een nieuw coalitieakkoord. Uiteraard nemen we de daar beschreven kijk op communicatie

mee in de Visie 2019. Ook interne ambities en ontwikkelingen zorgen voor bewegingen. De

ambitie van Nederweert is om een zelfstandige en krachtige gemeente te blijven, die op

bepaalde terreinen actief de samenwerking opzoekt (samenwerking ICT NML, samenwerking

Bedrijfsvoering, RUD, samenwerking 3D’s etc.) We versterken de komende jaren onze rol als

regiegemeente. We zoeken ook intern meer de samenwerking op. We zien steeds meer

synergie tussen taakvelden. Clusters, teams en afdelingen gaan meer samenwerken.

1.4 Visie op bedrijfsvoering

Medewerkers van de afdeling Bedrijfsvoering zijn in de eerste plaats kenniswerkers en

vaklieden die zich richten op de ondersteuning van de primaire processen. Het belang van een

goede dienstverlening aan burgers en ondernemers staat voorop. Ze zijn betrokken en

respectvol, gericht op het oplossen van vraagstukken van anderen.

Cluster Communicatie heeft naast het ondersteunen van de primaire processen ook een directe

- 3 -

externe taak, gelegen in haar wettelijke verplichting en haar communicatieve taak om informatie

tijdig, transparant, betrouwbaar en consistent met de buitenwereld te delen.

1.5 Samen groots, samen doen!

Om Nederweert te positioneren als een gemeente waar

het aantrekkelijk wonen, werken en recreëren is, is in 2012

het visueel concept Samen groots! ontwikkeld. Er is

gekozen voor de positionering die bij ‘Missie en Visie’ beschreven staat.

In 2014 werd aan de pay-off ‘Samen groots!’ de zinsnede ‘samen doen!’ toegevoegd. Sindsdien

is de officiële pay-off van de gemeente ‘Samen groots, samen doen! Het beeldmerk bleef

onveranderd.

- 4 -

H2 ONTWIKKELINGEN

Aan het einde van elk jaar evalueren we de lopende visie en actualiseren we deze voor het

nieuwe jaar. Voor de komende jaren zien we vier belangrijke ontwikkelingen, die grote impact

hebben op de visie en werkwijze van (onder meer) Communicatie. We bespreken deze

ontwikkelingen in dit hoofdstuk en geven er in de volgende hoofdstukken invulling aan per

communicatie-taakveld.

2.1 Van buiten naar binnen

Een belangrijke ontwikkeling is het meer naar ‘van-buiten-naar-binnen’ denken en werken. Dat

is een organisatiebrede ontwikkeling, waarvan de impact momenteel sterk ervaren wordt bij

Communicatie. In 2018 zijn al stappen gemaakt in deze denkwijze en de vertaalslag hiervan op

de communicatie-aanpak. In 2019 wordt deze werkwijze verder ingebed. Communicatie levert

actief een bijdrage om deze grondhouding te verankeren in de organisatie. Een heroriëntatie en

herpositionering van de communicatiefunctie – onder meer door de nieuwe taken en de

groeiende samenhang met Dienstverlening, Participatie en Data - en van de communicatie

‘gereedschapskist’ is hier onlosmakelijk mee verbonden.

2.2 Verbinden

Het motto voor 2019 is: Verbinden! Zoals de

titel van deze visie al zegt, Cluster

Communicatie verandert ‘van roeptoeter

naar verbindingsofficier’. Ook in de titel van

het coalitieakkoord is ‘verbinden’ terug te

vinden. Verbinden is iets van de hele

organisatie. We zijn er al een tijdje mee

bezig. Maar in 2019 zetten we een aantal

belangrijke stappen. We willen als gemeente

een ‘Gemeente 3.0’ zijn. Dat is een

organisatie waarin verbinding centraal staat.

De Gemeente 3.0 maakt in hoge mate

gebruik van het sociaal kapitaal – kennis, kunde, capaciteit - dat aanwezig is binnen en buiten

de grenzen van de gemeente. Wanneer zoveel mensen verbonden zijn via onder meer social

media, aan elkaar en aan organisaties, is kennis nooit ver weg. Steeds meer zijn mensen

bereid hun kennis, kunde en tijd te delen. Dit biedt volop kansen en mogelijkheden voor de

gemeente voor burgerparticipatie en overheidsparticipatie, en ook voor communicatie.

Niet alleen zijn er steeds meer verbindingen met externe doelgroepen, ook ontstaan intern

steeds belangrijkere verbindingen. Denk hierbij onder meer aan de toenemende synergie van

bepaalde uitgangspunten en taken van Communicatie, Dienstverlening en

Informatiemanagement. Ook de samenwerking opzoeken en kennis delen met collega’s uit de

regio komt steeds vaker voor. Consistente communicatie met behoud van een eigen ‘couleur

locale’ blijven ook dan gewaarborgd.

- 5 -

2.3 Community management

Een community is ‘een gemeenschap van gelijkgestemde mensen‘. Iets specifieker: een on- of

offline platform waar mensen met een of meerdere gemeenschappelijke belangen of interesses,

op regelmatige basis samenkomen om te praten, ideeën en ervaringen te delen en samen te

werken aan projecten‘. Het gaat om een verbondenheid van mensen, met als gemene deler

dromen, idealen en ideeën. Community management gaat over het faciliteren van de

communicatie van een groep mensen en het stimuleren van hun onderlinge contact. Daarmee

bouw je aan je sociaal kapitaal.

Communities – zowel online als offline - bieden enorme communicatiekansen. Ze sluiten perfect

aan bij de eerder genoemde ontwikkelingen ‘van buiten naar binnen’ en ‘verbinden’.

Communities lenen zich bij uitstek om een sterke verbinding te realiseren met specifieke

doelgroepen. De boer op gaan, je buurten en verenigingen kennen, rollen en verhoudingen

zoeken, participeren: we zijn er al mee aan de slag, zelf maar ook als coach voor anderen in de

organisatie.

2.4 Massaal online

Nederland is ‘massaal online’. De cirkeldiagrammen hieronder geven aan dat we in 2017 alleen

maar méér zijn gaan doen: we mailen meer, we Googlen meer, we nemen meer diensten online

af, we delen meer data etc. En alle verwachtingen zijn dat internet blijft groeien. We leven

steeds digitaler. Ruim 90% van de Nederlanders is dagelijks online. Burgers en bedrijven

verwachten informatie en diensten online te kunnen vinden en afhalen. Voor overheden geldt

dat in 2020 alle diensten die digitaal aangeboden kúnnen worden, daadwerkelijk online staan.

Uitgangspunt is ‘digitaal, tenzij…’.De ambitie hierbij is dat 80% van de dienstverlening van

overheden in 2020 digitaal gaat. Om vergaande digitalisering snel te realiseren wordt landelijk

vastgesteld welke diensten alleen nog digitaal aangevraagd kunnen worden (wetgeving). Voor

burgers die geen gebruik kunnen maken van internet organiseren overheden een vangnet in de

vorm van bijvoorbeeld specifieke fysieke dienstverlening.

Wat gebeurt er in 1 internetminuut?

- 6 -

H3 Externe Communicatie

Informatie op een begrijpelijke en transparante manier naar de buitenwereld brengen is wettelijk

gezien het belangrijkste doel van overheidscommunicatie: voldoen aan het recht van de burger

op informatie van de overheid. Als eerste overheid geven we invulling aan onze

verantwoordelijkheid. Door transparant te zijn over het onderwerp, de boodschap, over wie

geïnformeerd of betrokken is en met wie we het gesprek aangaan. Informatie draagt er toe bij

dat bestuur, management, medewerkers, burgers, instellingen, bedrijven, belangengroepen en

bezoekers op de hoogte (kunnen) zijn van wat de gemeente Nederweert van plan is, wat dat

betekent en of en hoe hij of zij daar invloed op kan uitoefenen. Cluster Communicatie adviseert

bestuur en organisatie over communicatievraagstukken.

Het cluster Communicatie zet minder in op uitvoering en meer op bewustmaking en het in

beweging zetten van anderen. Dat krijgt onder meer vorm door waar dit van toepassing is de

dialoog aan te gaan bij informatie- en communicatieverzoeken. Ook het wijzen van mensen op

hun eigen mogelijkheden en verantwoordelijkheden is hier een voorbeeld van. Het cluster biedt

hulp in de vorm van (communicatie)kennis, zonder zelf het heft in handen te nemen. Uiteraard

geldt dit niet voor informatie- en communicatieverzoeken waarbij cluster Communicatie wél in

lead blijft, zoals verplichte overheidscommunicatie (WOB, bekendmakingen etc.),

persvraagstukken en PR-aangelegenheden.

De in hoofdstuk 2 benoemde ontwikkelingen integreren we op de volgende manier in onze

externe communicatie.


Signalering (via social media, media,

omgeving, organisatie) en interpretatie van

informatiebehoeften. Is er behoefte aan

informatie of duiding, dan volgt er een

doordachte communicatieboodschap. Zo is de

communicatie in overeenstemming met de

behoeften van de doelgroepen.

Een schijnbare tegenstrijdigheid is dat (ook)

een intern initiatief nodig is om de van-buiten-naar-binnen gedachte verder vorm te

geven: door een doordachte contentstrategie wordt ‘buiten’ betrokken en komt de

dialoog / de interactie op gang. Cluster Communicatie gaat aan de slag met

contenteigenaarschap: wie is verantwoordelijk voor welke inhoud en hoe geeft hij deze

verantwoordelijkheid vorm?

Het Gemeente Contact blijft een informatie- en PR-middel en krijgt nog meer een

‘gezamenlijk karakter’. Cluster Communicatie onderzoekt aan welke informatie behoefte

is en speelt hierop in.

Bekendmakingen plaatsen we sinds 2013 niet meer in het Gemeente Contact. Dit

gebeurt via het digitale kanaal (gemeentelijke website en overheid.nl). In 2019

verandert de digitale publicatie in verband met gewijzigde wetgeving. Momenteel wordt

onderzocht of het digitaal publiceren aansluit bij de behoeften van burgers.

- 7 -

De website wordt vernieuwd, waarbij het gedrag (statistieken) en de wensen

(taakprestatietesten, polls, enquêtes) van de gebruikers uitgangspunt zijn. De website

krijgt een nog belangrijkere plek in de ‘klantreis’

Elke maand maakt cluster Communicatie een uitgebreide analyse van de statistieken

van de website. Op basis hiervan worden het aanbod en de vindbaarheid van de

digitale informatie voortdurend aangepast.

De functie van de communicatieparagraaf in B&W- en MT-voorstellen verandert; Cluster

Communicatie vraagt voortaan om – al dan niet met ondersteuning - na te denken wát

men met communicatie wil bereiken en wie men hierbij denkt te gaan betrekken (i.p.v.

sec een beschrijving van het in te zetten middel / instrument).

3.2 Verbinden

Waar traditionele communicatie zich op slechts enkele hoofdmiddelen richtte, hebben

we nu te maken met een speelveld van meer dan 20 kanalen. Het inzetten op en

verbinden van deze kanalen vraagt kennis. Deels ligt en blijft die expertise bij het

cluster Communicatie, deels dient deze kennis te worden ontwikkeld en deels is

samenwerking nodig om deze expertise op te halen, te delen en te gebruiken.

WhatsApp is een van de nieuwe communicatiemiddelen die een plek krijgen in het

gemeentelijke communicatielandschap. Dit doet Communicatie samen met

Dienstverlening. Het KCC zorgt voor beantwoording van WhatsApp; Communicatie

adviseert en coacht hierbij.

Er komt een ‘Team Online’. Hier komen alle disciplines van online communicatie om

multichannel samen, om kennis te delen over en regie te voeren op klantcontact,

communicatie en interactie.

In Team Online en op andere terreinen speelt het verzamelen, interpreteren en vertalen

van data (statistieken, analyses, rapportages etc.) een belangrijke rol. Doel hiervan is

betere kennis van onze doelgroepen en dus onder meer betere en meer proactieve

communicatie.

- 8 -

Het Gemeente Contact leent zich uitstekend voor het leggen van verbindingen. Door de

komst van digitale nieuwssites is het Gemeente Contact niet hét communicatiemiddel

om het nieuws als eerste te brengen, maar is er meer aandacht voor

achtergrondartikelen en het zorgen voor verbinding. De gemeentelijke

communicatiedoelen blijven uiteraard leading.

De Raadsvergaderingen worden live uitgezonden, waardoor ze toegankelijker worden.

Zelfredzaamheid, eigen verantwoordelijkheid, burgerparticipatie en burgerbetrokkenheid

passen bij de nieuwe rol van de burger. Verwachtingsmanagement, begeleiden en

motiveren zijn de functies die de overheid hierbij dient te vervullen. Behalve cluster

Communicatie hebben onder meer de bedrijfscontactfunctionaris en de leefbaarheid-

coördinator een verantwoordelijkheid bij het signaleren van onderwerpen waarbij

burgerparticipatie / burgerbetrokkenheid nodig of gewenst is. Cluster Communicatie is

zelf ook alert op initiatieven vanuit de bevolking en staat open voor overheidsparticipatie

Het cluster informeert burgers over hun mogelijkheden om te participeren, en waar dat

van toepassing is ook over de noodzaak ervan.

De gemeente staat klaar voor burgers die willen participeren: het cluster Communicatie

staat open voor hun initiatieven, door hulp en ondersteuning te bieden en door ze in

contact te brengen met de juiste mensen.

Waar het cluster behoefte aan overheidsparticipatie signaleert, onderzoeken de

medewerkers actief de mogelijkheden om hier vorm aan te geven.


Cluster Communicatie brengt in kaart welke relevante communities er zijn (op

internetfora, op platformen, in real life).

Het cluster verdiept zich in de mogelijkheden om te participeren: met welk doel en in

welke rol is participatie in een community nuttig?

Het cluster creëert zelf relevante communities en neemt dan met name de rol van

community manager: regisseur, stimulator, facilitator.

3.4 Massaal online

Digitale communicatie staat voorop. Er is

aandacht voor de mogelijkheid om digitale

communicatie te personaliseren. Andere

vormen van communicatie, zoals gedrukte en

mondelinge communicatie blijven bestaan. Bij

de keuze voor het communicatiekanaal is het

belangrijk rekening te houden met de wensen

van de doelgroepen, maar tevens om ze te

overtuigen van de voordelen van digitale

communicatie. De keuze om informatie in de

basis digitaal aan te bieden, betekent opnieuw

dat mensen zelf initiatief en

verantwoordelijkheid moeten nemen. Deze

- 9 -

verandering wordt zorgvuldig onder de aandacht gebracht.

De gemeentelijke website is hét digitale communicatiemiddel van de gemeente. In 2019

wordt de website vernieuwd (zie paragraaf 3.1).

In 2018 is stevig ingezet op het uitbreiden van de digitale dienstverlening. In 2019 is er

aandacht voor optimalisatie: meer aandacht voor de klantreis en klantervaring

(usability), uitbreiding van de e-formulieren en optimalisatie van het proces.

Gemeentelijke digitale informatie moet toegankelijk zijn: in 2020 voldoet de website aan

de toegankelijkheidseisen (Wet Digitale Toegankelijkheid).

Actieve sturing op eigenaarschap van content. Wat online gepubliceerd staat, moet te

allen tijde correct, compleet en actueel zijn.

De website gaat steeds meer mogelijkheden bieden voor gepersonaliseerde

communicatie: er zijn al abonnementsmogelijkheden op bekendmakingen en

nieuwsbrieven. In de toekomst is er ook gepersonaliseerde informatie over bijvoorbeeld

vergunningaanvragen, legitimatiebewijzen etc. via de website. Wannéér dit mogelijk

wordt, is mede afhankelijk van de transitie naar zaakgericht, digitaal werken.

In schriftelijke communicatie wordt waar mogelijk en nuttig verwezen naar de digitale

communicatiemiddelen.

In 2018 is planmatig gestart met Facebook. In 2019 gaan deze taken deels naar

Dienstverlening (KCC). Cluster Communicatie blijft community manager, maar verricht

minder uitvoerende taken. Het KCC neemt geleidelijk webcare op zich.

Social media krijgt een belangrijke positie bij het informeren of tippen van doelgroepen,

met daarbij vaak een link naar een toelichtend artikel op de gemeentelijke website.

Voor folders en brochures kiezen we voor digitaal, tenzij een papieren versie beter past

bij de communicatiedoelgroep.

- 10 -

H4 Interne Communicatie

Interne communicatie behelst alle intentionele communicatie die plaatsvindt tussen

medewerkers. Interne communicatie is ook een instrument om doelen te verwezenlijken. Cluster

Communicatie focust op laatstgenoemde functie van interne communicatie. Strategische interne

communicatie is essentieel voor een goed functionerende bedrijfscultuur, voor effectiviteit en

flexibiliteit en voor het vormgeven van het in- en externe imago. Met interne communicatie

informeren we medewerkers over interne aangelegenheden. Daarnaast faciliteren we

medewerkers zodat ze hun werk goed kunnen uitvoeren, ‘richten’ we medewerkers door inhoud

en tone of voice en (ver)binden we medewerkers aan de organisatie en aan elkaar door

betrokkenheid en eenheid te stimuleren. Cluster Communicatie zorgt voor informeren en

faciliteren. Het MT heeft in met name in het richten en (ver)binden een belangrijke, vaak

initiërende rol.


Ook in onze interne communicatie geldt de van-buiten-naar-binnen visie. ‘Buiten’ is dan de

organisatie, ‘binnen’ is het cluster Communicatie:

Cluster Communicatie brengt in kaart aan welke interne communicatie de organisatie

behoefte heeft, om hier vervolgens de interne communicatie op af te stemmen.

4.2 Verbinden

Interne verbindingen zijn nodig, onder meer om externe verbindingen te doen slagen:

De richtende en bindende functie van interne communicatie wordt nader ingevuld, door

/ met het managementteam.

We zoeken elkaar meer op, delen informatie en stellen gezamenlijke doelen. Voor

Communicatie geldt vooral een toenemende verbintenis met Dienstverlening,

Informatiemanagement (data) en Participatie (o.a. de wijkmanagers).

Communicatie ondersteunt het MT en versterkt de interne communicatie met het

visueel concept van het Kwaliteitsplan (Plan van Grootsheid)


Op interne communities richten we ons in 2019 nog niet. Wellicht is dit wel een ambitie voor

2020.

4.4 Massaal online

Interne communicatie verloopt in principe zoveel mogelijk digitaal. Het onderzoek om de interne

communicatiebehoefte te peilen, zal hier nadere invulling aan geven.

- 11 -

H5 Beleidsprocescommunicatie

Beleidsprocescommunicatie is communicatie in het hart van het beleid. Effectieve

beleidsprocescommunicatie begint aan de voorkant, bij het opvangen en interpreteren van

signalen en vervult gedurende het gehele proces een belangrijke functie. Het wordt daarmee

een essentieel en integraal onderdeel van het beleidsproces. Vroeger werd communicatie over

beleid aan het eind van het beleid ingezet om vastgesteld beleid of resultaten van beleid te

communiceren. Dat willen we niet meer. Beleidsprocescommunicatie staat hoog op de

communicatieagenda in 2019.


Factor C krijgt een structurele rol. Dit doen we samen met de organisatie. Factor C is

een bewezen methodiek om communicatie in het hart van beleid te positioneren.

Kenmerkend voor deze methode is:

o Doelgroepen zijn leidend voor de communicatie.

o Geen communicatie zonder te weten wat er speelt (via onder meer

omgevingsanalyses: omgeving gestructureerd in kaart brengen en

krachtenveldanalyses: nadenken over rollen, kennis en posities).

o Communicatie is niet van Communicatie, de hele organisatie neemt een rol

hierin.

5.2 Verbinden

Door verbindingen te zoeken, te creëren en te verstevigen wordt beleid steeds meer een

gezamenlijk resultaat:

Reputatiemanagement krijgt structureel aandacht; elke bestuurder maakt samen met

Communicatie een ‘routekaart’. Deze routekaart duidt de huidige en de gewenste

positie van elke bestuurder plus de rol van communicatie om tot deze gewenste positie

te komen.

De B&W besluitenlijst mét de achterliggende rapportages worden in de toekomst

openbaar gemaakt via de website. Daarmee geven we meer uitleg over en duiding aan

een besluit.


Cluster Communicatie gaat actief zoeken naar waardevolle communities die een rol

kunnen spelen bij beleidsprocescommunicatie.

5.4 Massaal online

We zoeken ook bij beleidsprocescommunicatie steeds meer online contact met betrokkenen:

Is er sprake van nieuw beleid of van belangrijke wijzigingen in bestaand beleid, dan

wordt vooraf geanalyseerd hoe belanghebbenden hierbij betrokken kunnen worden. Het

digitale kanaal krijgt daarbij altijd een expliciete rol.

- 12 -

Cluster Communicatie ondersteunt bestuurders bij hun digitale uitingen (advies,

coaching).

Steeds vaker gaan we meningen over beleidskwesties online opgehaald, via flitspolls,

A/B-peilingen etc.

Het cluster zorgt voor online publicatie van B&W-stukken plus relevante onderliggende

stukken.

Het clustert verbetert de digitale communicatie over Beleid & Projecten op onze

website.

- 13 -

H6 Corporate Communicatie

Corporate communicatie gaat over het ‘branden’ van de gemeente, zowel extern als intern.

Succesvolle corporate communicatie zorgt ervoor dat identiteit en imago zo veel mogelijk in

overeenstemming zijn. Corporate communicatie is dus eigenlijk een ‘laagje’ dat over alle

communicatie heen gelegd wordt.

Meer dan binnen welk taakveld ook, is communicatie bij corporate communicatie ‘iets van de

hele organisatie’: Corporate communicatie richt zich vooral op de communicatie en het gedrag

van bestuurders en medewerkers in contacten met derden.


De van-buiten-naar-binnen-gedachte richt zich bij corporate communicatie vooral op

omgevingssensitiviteit van medewerkers en hun (re)actie op signalen van buiten:

Cluster Communicatie onderzoekt het imago van de gemeente. Door een goed beeld

van ons imago worden we in staat gesteld deze te beïnvloeden.

Het MT richt zich op het (door)ontwikkelen van omgevingssensitiviteit bij collega’s.

Cluster Communicatie heeft (vervolgens) een stimulerende en coachende rol voor de

organisatie bij het delen van en reageren op signalen uit de omgeving.

We gebruiken resultaten van onderzoeken en peilingen (zoals Waar staat je gemeente)

bij onze corporate communicatie.

6.2 Verbinden

Een goede relatie met de belanghebbenden van de organisatie bouw en ouderhoud je door

verbindingen te leggen en te verstevigen. Verbinden via corporate communicatie gebeurt onder

meer op de volgende manieren:

Effectieve corporate communicatie is alleen mogelijk als er interne verbintenis is. Men

moet begrijpen welke impact elke vorm van communicatie kan hebben op het imago

van de gemeente. Het MT zet in op bewustwording hiervan, het cluster Communicatie

ondersteunt hierbij.

Het cluster zet het traject ‘Heldere

Taal’ voort. Duidelijke,

transparante schriftelijke

communicatie met de juiste tone of

voice zorgt voor begrip. En begrip

draagt bij aan verbinding.

- 14 -


Bij de rol die de gemeente in een community speelt en bij elke actie die medewerkers in

een community doen, is aandacht voor de manier waarop dit ons imago beïnvloedt.

6.4 Massaal online

Digitale communicatie draagt bij aan ons gewenste imago (inhoud, tone of voice, vorm)

en voldoet aan de huisstijl.

- 15 -

H7 Media Communicatie

Cluster Communicatie is intermediair tussen media en organisatie en treedt op als eerste

adviseur en woordvoeder voor organisatie en bestuur waar het persaangelegenheden betreft. In

het ‘Persbeleid’ is het volledige persbeleid verwoord, zoals dat is in 2016 is opgesteld door

cluster Communicatie en vastgesteld door B&W.


Ook in media contacten ligt meer nadruk op de van-buiten-naar-binnen-gedachte:

Het cluster Communicatie start met systematische monitoring van wat de lokale en

regionale pers publiceert. Door analyses te maken van publicaties in lokale en regionale

pers, kan communicatie beter afgestemd worden op de beelden en verwachtingen van

‘buiten’.

7.2 Verbinden

Cluster Communicatie onderhoudt de relatie met lokale en regionale pers en benadert

de pers proactief.

Het cluster zorgt voor ondersteuning van bestuurders bij hun media-uitingen door

middel van mediatraining, maar ook door coaching en feedback bij mediacontacten en

–uitingen.


Communities gebruiken de media om informatie te vergaren en steeds vaker ook om

informatie mee te delen. Cluster Communicatie is daar alert op en neemt waar mogelijk

de rol van influencer en / of autoriteit.

7.4 Massaal online

In onze mediacommunicatie kiezen we voor digitaal, tenzij een andere vorm van

communicatie beter past bij ons communicatiedoel.

- 16 -

H8 Crisiscommunicatie

Cluster Communicatie heeft een verantwoordelijkheid in crisiscommunicatie. We maken

onderdeel uit van de Veiligheidsregio Limburg Noord (VRLN). Vanaf 2014 is in de

Veiligheidsregio’s de Oranje Kolom ingericht. Sindsdien werken we volgens de nieuwe

cursusstructuur met processen Bevolkingszorg en een andere invulling van sleutelfuncties over

drie niveaus: bovenlokaal niveau (regionaal, 15 gemeenten), interlokaal niveau (7 Midden-

Limburgse gemeenten) en lokaal niveau (gemeente).

We gaan hier niet in op de vier ontwikkelingen die we in de andere vijf taakvelden verankeren,

omdat we in crisiscommunicatie het beleid van de VRLN volgen. In het toevoegen van couleur

locale en bij specifieke adviessituaties is cluster Communicatie wel leading. Uiteraard adviseert

het cluster het bestuur ook bij crises die niet grootschalig van aard zijn, maar wel (grote) impact

kunnen hebben.

Documents

Communicatievisie 2019 - Nederweert...H5 Beleidsprocescommunicatie 11 5.1 Van buiten naar binnen 11 5.2 Verbinden 11 5.3 Community management 12 5.4 Massaal online 12 H6 Corporate