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¿Cómo auditar los procesos de la Compañía? Primera parte
31/08/2011
En el trabajo realizado en la planeación de auditoría, identificamos:
1) Transacciones significativas y los procesos que las inician, procesan y registran
2) Riesgos de negocio que tienen implicaciones significativas en los estados financieros y los controles que los mitigan
3) Riesgos de fraude y los controles que los mitigan
Para cada uno de estos tres puntos el Auditor debe entrar a evaluar los procesos que los administran (transacciones significativas) y los controles que los mitigan (Riesgos de negocio y Riesgos de fraude)
En este artículo iniciaremos con los procesos que inician, procesan y registran las transacciones significativas. Recordemos, una transacción significativa se refiere a los movimientos contables reflejados en los estados financieros que surgen por intercambio de valor entre la entidad y un ente externo. Ejemplo, ventas.
Para un mejor entendimiento las clasificamos y agrupamos por procesos:
Proceso que administra las transacciones significativas
Cuentas afectadas en los estados financieros
Proceso de ventas, cuentas por cobrar y recaudos
Ventas, Cuentas por Cobrar, Impuestos y Disponible
Proceso de compras, cuentas por pagar y pagos
Inventarios, Gastos, Cuentas por pagar, impuestos y Disponible
Proceso de administración de inventarios y propiedad, planta y equipo
Inventarios, costo de ventas, propiedad, planta y equipo y depreciación.
Proceso de nómina Gastos de personal, nómina por pagar, impuestos y disponible
Las siguientes son las fuentes en donde el Auditor puede encontrar información para documentar los procesos:
- Organigramas que identifiquen los puestos y responsabilidades
- Entrevistas con los dueños de los procesos
- Manuales de procedimientos
- Políticas relacionadas con el proceso
- Observación de las actividades del proceso
- Inspección de información producida por el proceso
- Informes de auditorías internas y/o externas
- Revisión de las cartas de recomendaciones del Auditor del año anterior
Para el logro de nuestro análisis de los procesos, consideraremos el desarrollo de las siguientes actividades, así:
a. Entendimiento del proceso
b. Identificación de los riesgos y controles del proceso
c. Selección de los controles relevantes a los que se les realizarán las pruebas
d. Evaluación de los controles
e. Diseño de las pruebas de auditoria relativas a la eficacia operativa de controles
a. Entendimiento del proceso
Es indispensable que el Auditor entienda y documente las actividades que inician, procesan y registran las transacciones significativas. Ejemplo:
Transacción significativa:
Proceso de ventas, cuentas por cobrar y recaudos
Actividades (Cada actividad se debe describir de forma resumida)
Recibo de la orden del cliente:
Extracción de los artículos del inventario:
Se envía la mercancía al cliente y se genera el informe de ventas:
Se factura al cliente:
Se registran los asientos en el mayor general:
b. Identificación de los riesgos y controles del proceso
Del buen entendimiento del proceso dependerá la identificación de riesgos y los controles que los mitigan. En la identificación de riesgos es importante que considere los factores que pueden incrementar los riesgos, tales como la calidad del personal, experiencias pasadas en la obtención de objetivos, complejidad de una actividad, distribución geográfica de las actividades, entre otras.
Ejemplos de riesgos de procesos:
Transacción significativa:
Proceso de ventas, cuentas por cobrar y recaudos
Riesgos
- Que se efectúen ventas a clientes ficticios
- Que se registren ventas y no se envíe la mercancía
- Que se envíe la mercancía y no se registre el ingreso.
- Que las transacciones se registren en un monto incorrecto.
- Que las transacciones no se clasifiquen correctamente.
Cuando hemos identificado los riesgos del proceso, procedemos a identificar los controles que los mitigan. La forma más fácil de identificar si se trata de un control es verificar si lo que se está evaluando corresponde a revisión, verificación, aseguramiento a través de sistemas, reconciliación, contraseñas, reportes de error, mapeo de cuentas, etc.
Aquí finalizamos la primera parte del tema, ¿Cómo auditar los procesos de la Compañía? en nuestro próximo artículo continuaremos con este tema.
n el artículo anterior definimos que para auditar los procesos de la Compañía que
administran transacciones significativas debemos realizar las siguientes actividades:
a. Entendimiento del proceso
b. Identificación de los riesgos y controles del proceso
c. Selección de los controles relevantes a los que se les realizarán las pruebas
d. Evaluación de los controles
e. Diseño de las pruebas de auditoria dirigidas a probar la eficacia operativa de
controles
a. Entendimiento del proceso
Es indispensable que el Auditor entienda y documente las actividades que inician,
procesan y registran las transacciones significativas en los estados financieros.
b. Identificación de los riesgos y controles del proceso
Con base en el entendimiento del proceso se deben identificar riesgos que amenacen
la integridad, existencia, exactitud y revelación de las transacciones significativas.
Ejemplos:
Transacción significativa:
Proceso de ventas, cuentas por cobrar y recaudos
Riesgos
- Que se efectúen ventas a clientes ficticios (Existencia de las ventas)
- Que se envíe la mercancía y no se registre el ingreso (Integridad de las ventas).
- Que las transacciones se registren en un monto incorrecto (Exactitud de las
ventas)
Identificados los riesgos procedemos a identificar los controles que nos ayudan a
mitigar esos riesgos
Los controles pueden ser manuales o automatizados y preventivos o detectivos.
Los siguientes son los tipos de controles más comunes:
Categoría
de control
Tipo de
controlDescripción Ejemplos
Autorización Manual
La aprobación de
transacciones
ejecutadas de acuerdo
con las políticas y los
procedimientos
generales o
específicos de la
gerencia.
Aprobación manual designada
Límites de Autorización
Documentación Soporte
Reportes de
Excepción /
Manual Revisar reportes del
sistema para
Revisar todas las ediciones hechas por empleados a archivos
Categoría
de control
Tipo de
controlDescripción Ejemplos
Edición
monitorear errores o
entradas y seguimiento
a su resolución.
maestros.
Revisar ventas que excedan el límite de crédito de los clientes.
Indicadores
Clave de
Desempeño
Manual
Análisis de
interrelaciones,
tendencias, y revisión
de desempeño de
indicadores
Análisis de Presupuesto vs real
Reportes Gerenciales
Métricas y análisis de tendencias
Revisión
GerencialManual
Involucramiento de la
gerencia en revisión de
transacciones y
supervisión de staff.
Revisión por un segundo empleado o gerente
Inclusión en la información a Junta
Reconciliación Manual
Comparación de
diferentes grupos de
datos, destacar
diferencias y su
correspondiente
seguimiento.
Reconciliación de Bancos
Reconciliación estado de proveedores.
Segregación
de FuncionesManual
Separación de
funciones y
responsabilidades
para autorización de
transacciones, registro
de transacciones, y
mantenimiento de
custodia.
El Procesador de facturas de gastos es diferente al de pagos.
El aprobador de términos de Crédito es diferente del aprobador de nuevos clientes.
Configuración
y Mapeo de
Cuentas.
Automático
Grupo de “Switches”
para asegurar los
datos contra
procesamiento
inadecuado.“Switches”
relacionados
direccionamiento de
transacciones al libro
mayor.
Grupos de Autorización
Facturas asignadas al libro mayor solo si esta tiene un número de proyecto asignado
Interface Automático
Transferencia de datos
de una base de datos
a otra.
Auxiliares a Libro Mayor
Nómina a Libro Mayor
Acceso al
Sistema
Automático Derechos de acceso
otorgados a un usuario
El acceso al sistema de
nómina esta limitado a
Categoría
de control
Tipo de
controlDescripción Ejemplos
individual dentro de un
ambiente de
procesamiento de IT.
empleados del
departamento de nómina.
c. Selección de los controles relevantes a los que se les realizarán las
pruebas
Para el desarrollo de las pruebas a los controles se deberán identificar los controles
relevantes, esta selección se deberá hacer teniendo en cuenta que el conjunto de los
controles seleccionados permiten prevenir, detectar y corregir un error, de acuerdo al
objetivo tanto del proceso, como de la auditoria. Teniendo en cuenta que las
compañías normalmente cuentan con un gran número de controles, nosotros
procedemos a seleccionar los controles que consideramos tienen las siguientes
características:
Los más eficientes de probar
Los que mitigan más número de riesgos.
Los que cubren un mayor número de aseveraciones
