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aprender a como realizar una presentación para las partes interesadas de un proyecto
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Habilidades para Hacer Presentaciones
Todo sobre las presentaciones
El objetivo de las presentaciones
Una presentación puede ser una manera poderosa de comunicar su mensaje a un grupo
y de involucrarse en un diálogo bilateral. Los ejecutivos utilizan las presentaciones con
el objetivo de:
Persuadir a los asistentes para que tomen un determinado curso de acción
Transmitir información
Adaptar la información para cumplir con las necesidades de determinado público
Ofrecer un foro para la discusión de ideas controversiales o retadoras
Descubrir cómo reaccionan las personas ante una situación o idea
Lograr un compromiso o alineamiento
Involucrar a las personas en la solución de problemas
Tipos de presentaciones
Con nuestras palabras gobernamos el mundo.
–Napoleón Bonaparte
Existen muchos tipos de presentaciones, cada uno diseñado para satisfacer necesidades
específicas. Algunos ejemplos son:
Ventas: Señala los beneficios y las características de un producto o servicio; da
al público una razón para comprar
Persuasión: Proporciona razones para apoyar una idea o camino
Informe de avance: Detalla el avance de un proyecto, un grupo de trabajo o
ventas de productos.
Demostración de un producto: Muestra cómo funciona un producto
Plan o estrategia de negocios: Bosqueja el próximo plan de una organización o
articula las metas de la empresa
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No utilice una presentación para bombardear al público con un cúmulo de información
detallada. Las personas recuerdan pocos detalles. Puede usar una presentación para
informar al público sobre un cambio o una iniciativa de envergadura, pero recurra a la
comunicación escrita al entregar los detalles. De esta manera, su propósito determina
el tipo de presentación que elija.
Sentar las Bases para su Presentación
Defina su objetivo
Idea Clave
El objetivo de su presentación es el resultado que quiere obtener: deliberar, convencer,
dar feedback, persuadir o vender. El objetivo debe guiar el desarrollo de la presentación.
Comience por plantearse las siguientes preguntas: "¿Cuál es el propósito de esta
presentación?". "¿Qué quiero que mi público haga como resultado?"
Más específicamente, pregúntese lo siguiente:
¿Quiero informar, persuadir o vender?
¿Quiero que el público entienda, aprenda o actúe? Observe la diferencia entre
presentar un presupuesto para que el público lo entienda y hacerlo para que la
audiencia se pronuncie mediante un voto
¿Quiero que la audiencia se comprometa?
Incluya ejemplos y detalles que le ayudarán a lograr su objetivo. Todo lo que sea
superfluo, distraiga o interfiera debe omitirse.
Su objetivo también le ayuda a determinar lo siguiente:
Si hacer o no la presentación
Si hacerla o no a este determinado público y en estas circunstancias particulares
Qué va a decir y cómo
Cuál debe ser el seguimiento
Posibles objeciones
Su objetivo orienta el desarrollo de su presentación. ¿Cuáles son las preguntas
esenciales que usted debe preguntarse? ¿Cómo puede asegurarse de que va en la
dirección correcta?
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Conozca a su audiencia
Idea Clave
Una presentación es un diálogo interactivo entre usted y su público. Mientras más
comprenda a su audiencia le será más fácil personalizar su presentación. Asegúrese de
que pueda responder las siguientes preguntas:
¿El tema es polémico, conocido o nuevo (o una combinación) para su audiencia?
¿Quiénes constituyen la audiencia y cómo se relacionan con su tema?
¿Cuán informados están sobre el tema? ¿Qué necesitan saber al respecto?
¿Qué esperan del evento? ¿De su presentación?
¿Están acostumbrados a cierto tipo de presentaciones?
¿Qué saben de usted? ¿Qué más necesitan saber? ¿Qué opinan de usted?
¿Por qué asisten? ¿Vienen por decisión propia o por obligación?
¿Es posible que se entusiasmen? ¿Que sean corteses? ¿Apáticos? ¿Hostiles?
¿Hay otros obstáculos, historia pasada o expectativas que usted necesite tomar
en cuenta?
Maximice el impacto de su presentación al aprender más acerca de su audiencia.
Asegúrese de tener respuestas a estas preguntas vitales.
Comprender el contexto de la presentación
Ninguna presentación sucede en el vacío. El contexto de su presentación jugará un papel
importante respecto a cómo será recibida, de modo que debe estar atento a lo
siguiente:
¿Es la situación formal o informal?
Al dar la presentación, ¿los asistentes habrán recién terminado de comer, beber,
trabajar, descansar o de hacer alguna actividad? ¿Estarán cansados o alertas?
¿Cuándo fue el último descanso?
¿Quién hablará antes que usted? ¿Quién viene después de usted? ¿Cómo podría
esto afectar la reacción de la audiencia?
¿Es usted el primer o el último expositor del programa? ¿Del día? ¿De la mañana
o de la tarde?
¿Se espera que responda preguntas o que deje copias de su presentación?
¿Cuánto tiempo tendrá para hacer su presentación? ¿Puede entregar su mensaje
en ese lapso?
¿Requerirá el entorno físico de la sala que usted adapte su presentación de
alguna forma?
¿Qué control tendrá usted sobre el entorno físico?
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Preparación a fondo
Perspectiva Personal
Estaba particularmente encantada con la invitación para realizar una presentación a un
grupo de CEO Asiáticos en Bangkok, Tailandia.
Miré el programa y pensé: "Tengo un lugar privilegiado”. El orador de apertura iba a ser
el Primer Ministro de Malasia. “¡Qué maravilloso! Sigo a un primer ministro”. Esto es un
verdadero halago. Preparé mi material habitual. Se me pidió que hablara sobre la
competitividad global y qué cosas hacían que las empresas fueran de clase mundial. Yo
estaba lista.
Mientras escuchaba el discurso del Primer Ministro, su mensaje se tornó cada vez más
candente y anti-occidental. En ese momento el Primer Ministro estaba recogiendo votos
políticos contrastando los “valores asiáticos” con los “valores occidentales”. Yo
simplemente no me di cuenta del efecto que estaba teniendo en el público. Cuando
comencé mi presentación no tomé en cuenta seriamente los puntos que tenía en mi
contra. Sí, yo era mujer, no obstante estaba bien calificada, pero también era
norteamericana y no me había percatado de la desventaja que eso significaba para mí
en ese momento. Dado que la mayoría de mis experiencias e historias eran
estadounidenses, traté de desviar la atención de ese hecho al comenzar mi presentación
con una broma acerca de que ellos eran expertos sobre Asia y yo una experta en
empresas estadounidenses. Pero nadie se rió, y debí haber comprendido mi situación
en ese entonces. Fue el peor discurso de mi vida. Yo nunca había tenido una mala
recepción de un público y me encontraba muy nerviosa y preocupada por mi
presentación. De esa experiencia he aprendido algunas lecciones que ahora dirigen todo
lo que hago: es mejor conocer al público, saber quiénes más van a presentar y conocer
el contexto de las otras presentaciones. Si usted no conoce el contexto y acaba de entrar
a una reunión preparado para hacer lo que mejor sabe hacer, aún así puede fallar,
incluso si lo suyo es muy, muy bueno y usualmente bien recibido. Yo no había pasado
suficiente tiempo pensando en el contexto. Bueno, créanme, ahora lo hago. Soy
inexorable cuando se trata de preparación y de pensar acerca de quién será la audiencia.
Ahora quiero saber quiénes son y cuáles son sus puntos de vista. También quiero saber
quién más estará presentando y cuál es el objetivo de la presentación. Estoy hablando
de una minuciosa preparación. Siempre he sido una persona muy preparada y no quiero
sonar casual, pero ahora me fijo más en el contexto. Ese discurso fue hace casi diez años
y ahora me aseguro de estar mejor preparada.
La preparación detallada y la investigación son fundamentales para dar un discurso
exitoso. Es fundamental tomarse el tiempo para investigar a la audiencia, a los otros
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oradores del evento y el contexto del evento de antemano, porque la falta de
preparación podría costarle muy caro a su llegada.
Rosabeth Moss Kanter
Profesora de Administración de Empresas de Harvard Business School
Rosabeth Moss Kanter es una reconocida profesora de Harvard Business School (posee
la posición de Catedrática Ernest L. Arbuckle) y autor de varios best seller, cuya visión
estratégica y práctica ha guiado a los líderes de las pequeñas y grandes organizaciones
por más de 25 años.
Ex editora de Harvard Business Review (1989 - 1992) y consultora para grandes
corporaciones y gobiernos de todo el mundo sobre estrategia, innovación y liderazgo
para el cambio. Ha sido incluida en la lista de las “50 mujeres más poderosas del mundo"
(Diario Times de Londres), ubicada en el top 10 de la lista anual de los “50 pensadores
de negocios más influyentes en el mundo" (Accenture y Thinkers 50), y nombrada una
de las 9 "estrellas de rock de los negocios" (American Way).
Es autora y co-autora de 16 libros con traducciones a 17 idiomas. Su más reciente éxito
de ventas, Confidence: ¿How Winning Streaks & Losing Streaks Begin & End (# 1 Business
Week y New York Times best-seller de negocios) describe la cultura y la dinámica de las
organizaciones permanentemente exitosas, comparadas con aquellas en declive, y
cómo manejar los reveses ya sea en negocios, salud, educación, deportes,
organizaciones comunitarias o países.
Su clásico y muy premiado libro, Men & Women of the Corporation, fue una fuente de
información e ideas para un sinnúmero de individuos y organizaciones acerca de las
carreras corporativas y los factores individuales y organizacionales que pueden
contribuir para el éxito. Un vídeo de dibujos animados llamado, A Tale of ‘O’: On Being
Different, una de las herramientas de diversidad más ampliamente utilizada y un libro
relacionado llamado, Work & Family in the United States, fueron los fundamentos para
establecer una agenda política (en 2001, una coalición de centros crearon el Premio
Rosabeth Moss Kanter, proporcionado a la mejor investigación sobre ese tema).
Su premiado libro, When Giants Learn to Dance, mostró a muchas empresas alrededor
del mundo la manera de dominar las nuevas condiciones de la competencia en los
albores de la era de la información mundial.
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Decida qué va a decir
Etapas de Preparación
Muchos de nosotros hemos experimentado el bloqueo de que sabemos qué decir, pero
no sabemos cómo ponerlo en palabras. Por lo general, la forma más fácil de proceder es
dividir el trabajo en etapas
Etapa 1: Defina el mensaje clave. ¿Qué quiere que las personas recuerden y qué
acción quiere que realicen? Este mensaje fluye directamente de su objetivo.
Puede presentar diversos argumentos, ideas y datos que lo sustenten, pero sólo
un mensaje clave.
Etapa 2: Luego, identifique los argumentos que respaldan su mensaje. Evite el
exceso de detalle pero asegúrese de hablar sobre algo más que sólo de datos. Es
importante identificar y referirse a los fundamentos emocionales de su mensaje.
¿Por qué motivo debería interesarse el público?
Etapa 3: Finalmente, identifique cuándo es importante conseguir la
participación, las reacciones, el acuerdo o el convencimiento del público.
Revise y afine sus ideas
Todo cambia un poco en cuanto es expresado en voz alta.
–Hermann Hesse
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Después de generar un conjunto inicial de ideas sobre qué decir, usted está listo para
revisarlas y refinarlas. Considere lo siguiente:
¿El mensaje clave que seleccionó realmente es el más importante? ¿Apoya los
objetivos de la presentación?
¿Los argumentos que usted reunió son comprensibles para todos los niveles de
su audiencia?
¿Su contenido convencerá a su audiencia a estar de acuerdo con usted?
¿Son explícitas las conexiones lógicas?
¿Qué argumentos es necesario desarrollar?
¿Qué argumentos contrarios necesitará usted neutralizar?
Luego, pregúntese qué otra cosa puede hacer o decir que logre persuadir a su público.
Quienes persuaden con eficacia utilizan argumentos que combinan la lógica y la
emoción. Su capacidad de persuasión es en gran medida producto de su entusiasmo,
credibilidad y convicción personal en el tema.
Recuerde: Debe incluir sólo aquellos detalles que persuadan. Los detalles superfluos
distraerán a los oyentes de lo que usted quiere que escuchen, procesen y recuerden. Si
no está seguro del impacto que puede tener una idea, omítala. Sea simple
Perspectiva Personal
En una organización internacional grande y diversa, la comunicación dentro de la misma
debe basarse en declaraciones muy breves y sencillas. Si una organización tiene gente
trabajando en la oficina de mensajería en Moscú, en terreno en Beijing o en el medio
oeste de Estados Unidos, entonces esas personas tienen que ser capaces de entender
qué es lo que la organización está tratando de lograr.
La forma en que normalmente se manifiesta esto, es a través de una declaración de la
misión corporativa o una declaración de objetivos. He visto declaraciones de misión de
hasta doscientas palabras y cuando me involucré con KPMG, tratamos de averiguar lo
que podríamos decir a la gente que les permitiera identificarse con la organización. Que
no sólo lo vieran como un lugar para venir a trabajar y recoger su sueldo al final del mes,
sino como un lugar donde ellos, como individuos pertenecientes a la organización,
tenían algo que aportar.
Así que convertimos la declaración de la misión en una muy simple, diciendo que KPMG
es la firma mundial de contabilidad que convierte el conocimiento en valor para
beneficio de nuestra gente, nuestros clientes y la sociedad en que vivimos. Así de simple.
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También las mismas palabras pueden significar cosas diferentes para distintas personas
y mientras más palabras se usen, más probabilidad hay de que existan malentendidos.
Me tomó mucho tiempo comprender que, aunque usted puede tener una organización
que habla y entiende muy bien lo que dice, algunas personas dentro de la misma pueden
interpretar las palabras de manera diferente. Así que mientras más simple y conciso sea
su mensaje, será mejor para usted. .
La simplicidad en la comunicación es clave, sobre todo en las grandes organizaciones.
Tenga en cuenta que las personas pueden interpretar las mismas palabras de manera
diferente, así que es importante mantener la comunicación concisa para evitar la
posibilidad de un malentendido.
Lord Sharman
Presidente, Aegis Group
Lord Sharman se incorporó a Peat Marwick Mitchell (después llamado KPMG) como
ejecutivo en el año de 1966. Trabajó en una serie de oficinas en el extranjero antes de
ser nombrado socio en la sede de Londres en 1981.
Desde 1987 fue responsable del marketing del grupo a nivel nacional y tres años más
tarde se encargó de las operaciones en Londres y el sudeste. En el periodo de 1991-94,
fue Presidente de KPMG Management Consulting a nivel mundial. En 1994 fue
nombrado socio senior.
También se desempeñó como miembro del Comité Ejecutivo Internacional y del Consejo
Europeo. En 1997 fue nombrado Presidente de KPMG International y se retiró de la
empresa en septiembre de 1999.
Actualmente es Presidente del Grupo Aegis y Presidente diputado no ejecutivo de Group
4 Securicor. Además Lord Sharman es miembro de los consejos de administración de
Aviva, Reed Elsevier y el Grupo BG.
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Organice su presentación
Introducción
Cuando ya dispone del material básico para su presentación, necesita organizarlo. Una
presentación bien organizada hará que el esfuerzo de atención de la audiencia
disminuya al mínimo, aumentando la probabilidad de que usted cumpla con su objetivo.
Durante la introducción, recurra a un “anzuelo”—un comentario, una pregunta, una
historia relevante, una declaración o un ejemplo—para conseguir el interés y la atención
de su público.
La introducción también le sirve para hacer lo siguiente:
Definir el propósito de la presentación.
Establecer su credibilidad. Pregúntese: “¿cuáles de mis calificaciones
impresionará a este público en particular?” y resáltelas. O, si es apropiado, haga
que otra persona con autoridad y credibilidad anuncie su presentación.
Describir la importancia del tema para el público: ¿de qué les sirve?
Señalar de antemano y en forma muy breve los puntos principales que abordará.
Exposición de una necesidad o un problema
La segunda parte de su presentación es la exposición de una necesidad o un problema.
Aquí usted debería hacer lo siguiente:
Dejar en claro a su audiencia por qué debería interesarse en su mensaje
Desarrollar una necesidad o un problema específico que usted y la audiencia
resolverán juntos.
Incorporar argumentos pertinentes, ejemplos y una variedad de materiales de
apoyo para mantener el interés sin desviar la atención del tema.
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Involucrar a los miembros del público pidiéndoles sugerencias y abordando sus
necesidades y problemas.
Evaluar la aceptación pidiendo feedback, si es apropiado.
La solución
La tercera parte de su presentación, la solución, deja en claro a la audiencia cómo piensa
usted que se debe resolver el problema o responder a la necesidad. Aquí hará lo
siguiente:
Ayudará a la audiencia a visualizar los beneficios de la solución
Involucrará a la audiencia en el desarrollo de un camino para avanzar
Expresará su solución en términos de las necesidades de la audiencia
Se cerciorará de que la urgencia de su solución coincide con la necesidad
Llamado a la acción
Idea Clave
Para concluir, usted necesita hacer un fuerte llamado a la acción. Aquí debería hacer lo
siguiente:
Reiterar el mensaje clave de la presentación
Integrar los puntos presentados en la introducción con los comentarios de cierre
Recomendar la acción
Sugerir un acuerdo
Obtener un compromiso o la aceptación
Entregar una conclusión final
Una de las maneras más eficaces para concluir su presentación es con un llamado a la
acción. Aprenda cómo estructurar una conclusión que sea sólida y convincente.
Duración
¿Cuánto debe durar una presentación? Muchas veces, usted debe ajustar su
presentación a un horario que han programado otros.
Por ejemplo, tal vez le otorguen treinta minutos para dar una presentación de ventas a
un comprador. En otras situaciones, usted controla el tiempo y puede determinar la
duración óptima de su presentación.
Las pautas a continuación son útiles para ambas situaciones:
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Haga que su presentación dure el tiempo necesario para transmitir su mensaje
clave en forma clara y completa.
Haga que dure sólo lo suficiente para que sea clara y esté completa en el tiempo
asignado.
Es mejor presentar menos puntos y presentarlos bien. La mayoría de los adultos
recuerdan alrededor de cinco puntos, generalmente no menos de tres y no más
de siete.
Si no dispone del tiempo necesario para conseguir que el público comprenda o
acepte una idea, resérvela para otra presentación.
Terminar la charla antes de tiempo es mejor que no terminarla o que terminarla
a la carrera.
Piense en qué puede eliminar si le recortan su tiempo.
Deje tiempo para preguntas al final como una gentileza básica.
El uso de apoyos visuales
El poder de los apoyos visuales
Cada persona tiene un estilo preferido para aprender, pero la mayoría responde mejor
a los apoyos visuales que sólo a la palabra hablada. Tome en cuenta los siguientes
hallazgos de investigaciones realizadas:
Las personas adquieren 75 por ciento de lo que saben por la vista, 13 por ciento
a través del oído y 12 por ciento a través del olfato.
Una imagen es tres veces más eficaz para transmitir información que las palabras
por sí solas.
Las palabras y las imagines juntas son seis veces más eficaces que las palabras
solas.
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Use apoyos visuales para ayudar a su público ha:
Mantenerse atento
Recordar los datos
Comprender ideas, relaciones o entornos físicos
Señalar que usted está cambiando de tema
Elija los medios apropiados
Hay muchos medios visuales, tales como las transparencias, las diapositivas digitales, los
rotos folios y el material impreso. Al seleccionar alguno de estos medios, usted debe
tomar en cuenta la flexibilidad, el costo y cuán apropiado es para su presentación.
Ventajas y Desventajas de los medios
Medio Ventajas Desventajas
Diapositivas Fáciles de crear,
actualizar y transportar
No siempre se proyectan
con claridad
La tecnología puede
fallar; debe tener un
conjunto de
transparencias de
respaldo
Material
impreso para
entregar
Útiles para
presentaciones breves e
informales
Proporciona espacio para
tomar apuntes y puede
conservarse para
consultas posteriores
Puede contener
antecedentes
complementarios
Puede convertirse en el
punto focal de la
audiencia, desviando su
atención de la
presentación
Puede distraer si se
distribuye durante la
presentación.
Rota folios Flexibles
Fáciles de crear
Estimulan la interacción
No son eficaces para
grupos grandes
Difíciles de transportar
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Transparencias Flexibles
Fáciles de crear
Permiten luz en la sala
para mantener el
contacto visual
Adecuadas tanto para
situaciones formales
como informales
Puede ser incómodo
poner y sacar las
transparencias
Tecnología antigua
Apoyos visuales eficaces
No todos los medios visuales mejoran una presentación. Para que sean eficaces, los
apoyos visuales deben:
Ser simples
Usar gráficos, íconos y símbolos para reforzar o comunicar un concepto
Utilizar palabras clave, no oraciones completas
Emplear un sólo concepto por diapositiva o página
Contener de 3 a 6 ideas por hoja de rota folio
Usar color, cuando sea posible, pero no en exceso
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Ensayo
Ensaye hasta que esté listo.
Idea Clave
¿Cuándo le gustaría conocer los puntos débiles, las partes tediosas y los excesos de
detalles de su presentación? ¿Antes o después de darla? Ensaye para descubrir y
corregir estos problemas por adelantado. Para aprovechar al máximo su ensayo:
Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usará en el evento real.
Ensaye la presentación completa cada vez que practique.
Ensaye en voz alta, y si es posible, frente a un amigo o colega. De lo contrario,
practique con una grabadora de cinta o video.
Ensaye hasta que la presentación no suene como si la hubiera memorizado.
Concéntrese en el tema y en su deseo de comunicarlo, no en sus apuntes.
El ensayo es la clave para poder ofrecer una presentación exitosa.
Prepárese física y mentalmente
La entrega de una presentación eficaz requiere una preparación mental y física. Por
ejemplo:
Visualícese dando una presentación exitosa. Repita para sí mismo afirmaciones
positivas como “Estoy relajado y listo”.
Use técnicas de respiración y ejercicios para liberar la tensión a fin de disminuir
el estrés.
Pregúntese: “¿Qué es lo peor que podría suceder?” y luego prepárese para esa
posibilidad.
Acepte el nerviosismo como algo natural y no intente contrarrestarlo con
alimento, cafeína, drogas o alcohol antes de la presentación.
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Supere el temor a dar una presentación
Incluso los oradores profesionales se ponen nerviosos. La clave para una presentación
exitosa está en cómo manejar el miedo. Considere las siguientes tácticas para ayudarle
a superar el temor:
Ensaye su presentación y apréndasela a fondo.
Ocúpese de conocer a los asistentes en forma individual, ya sea por teléfono
antes de la presentación o en persona a medida que ingresan a la sala.
Anticipe las preguntas y objeciones que tengan más probabilidad de surgir.
Prepárese tanto física como mentalmente.
Presentar eficazmente
Dirija su presentación
Una vez que se encuentre en la sala con su audiencia y ya preparó sus mensajes, sus
materiales y su persona, usted puede concentrarse en hacer la presentación lo más
interesante posible. Usted logrará el mejor desempeño si se expresa de manera eficaz,
proyecta una imagen positiva y mantiene a su audiencia involucrada.
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He aquí algunas sugerencias:
Haga su presentación en tono conversacional.
No hable a partir de un libreto. Use sus apuntes sólo en caso necesario.
Evite usar jerga o términos que pueden ser desconocidos para el público.
Mire a su audiencia y establezca contacto visual. Evite estar detrás del podio, si
puede hacerlo.
Cuando desee control o más participación o bien incorporarse al grupo, camine
entre el público.
Observe a la audiencia en busca de claves no verbales respecto de su reacción.
Emplee gestos de manera relajada y normal y no haga sonar las llaves o monedas
en sus bolsillos.
Respire. Eso lo ayuda a relajarse y disminuye el uso de palabras de relleno como
“eem” “este” y “aaa".
Elija cuidadosamente sus palabras
Perspectiva Personal
Si considero lo que hasta ahora ha aprendido en términos del impacto que pueden tener
las palabras una vez que llegue a una posición de poder, cualquiera que sea, y la gente
esté empezando a prestarle atención a lo que dice, entonces usted necesita convertirse
en una persona muy sensible y pensar lo siguiente: 'Si yo fuera el oyente y tomara en
cuenta todo lo que he oído de forma absolutamente literal, ¿qué estaría escuchando?'
Usted casi necesita decir en su mente las palabras sin ponerles emoción alguna—porque
en su mente les está dando un matiz, sea éste gracioso, casual o “off the record”—debe
pensar en ellas como si fueran una declaración que pudiera estar en primera plana en
el diario de mañana.
Usted tiene que preguntarse: "Si yo estuviera en primera plana en el diario TIME: 00:49],
¿estaría muy avergonzado? y segundo, ¿me estaría lamentando de lo que dije?”
Entre más poderoso se convierta un líder, habrá más gente que estará pendiente de
cada una de sus palabras. Como consecuencia de ello, los líderes deben tener cuidado
con lo que dicen para evitar posibles confusiones y problemas.
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Paul Anderson
Presidente y CEO, Duke Energy
El Sr. Anderson comenzó su carrera en Ford Motor Company, ocupando diversos cargos
en las áreas de marketing, ingeniería de producto, finanzas y manufactura desde 1969 a
1972. Fue Gerente de Planificación entre 1972 y 1977 y posteriormente se unió a
PanEnergy.
Los siguientes años, el Sr. Anderson ocupó varios roles de liderazgo dentro de la
empresa, los cuales lo llevaron a convertirse en Presidente y CEO.
Cuando PanEnergy se fusionó con Duke Power en 1997, pasó a ser Presidente y Director
de Operaciones de Duke Energy durante un año, después de haber jugado un papel clave
de liderazgo durante la fusión.
Luego, en 1998 se trasladó a BHP donde fue director general y CEO hasta 2001, cuando
la empresa se fusionó con Billiton. Posteriormente se convirtió en Director General y
CEO de BHP Billiton Ltd., (compañía listada en Australia) y BHP Billiton PLC (compañía
listada en el Reino Unido) y trabajó ahí hasta su retiro de la empresa en julio de 2002.
El Sr. Anderson regresó a Duke Energy como Presidente y CEO en noviembre de 2003.
También participa en el consejo de administración de Qantas Airways.
Utilice su voz
Para utilizar su tono de voz de la mejor manera, considere lo siguiente:
Mantenga un tono natural y conversacional.
Hable con volumen suficientemente alto para que todos lo escuchen, en caso de
no tener un micrófono. Pruebe la acústica del lugar cuando ensaye.
Utilice un micrófono para cuando hable frente a un grupo o en espacio grande,
y ensaye para encontrar el volumen adecuado del micrófono.
Evite hablar demasiado rápida o lentamente. Practique con una grabadora o
frente a un colega para obtener feedback.
Sea expresivo. No hable en forma monótona. Suba y baje el tono de su voz para
expresar su idea.
Enuncie y pronuncie las palabras con claridad.
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Proyecte una imagen positiva
Su confianza en su mensaje y su compromiso con éste se reflejan en su postura y en su
lenguaje corporal. Para optimizar su eficacia, cerciórese de hacer lo siguiente:
Proyecte confianza a través de su vestuario y presencia.
Asegúrese de que sus expresiones faciales transmitan interés en el público. Si
está demasiado nervioso para mirar a todo el público, concéntrese en algunas
personas.
Mantenga contacto visual con miembros de la audiencia.
Mantenga a la audiencia interesada
Asegúrese de que haya terminado de hablar antes de que su audiencia haya
terminado de escuchar.
–Dorothy Sarnoff
La mayoría de los oradores deben enfrentar a uno o varios participantes difíciles: los que
dejan de prestar atención, los agotados o los que están tan ocupados que están
pensando en otros asuntos urgentes. Es probable que las personas que calcen con estas
descripciones no escuchen lo que usted tenga que decir a menos que tome medidas
para captar su atención y mantenerla
Para mantener un alto nivel de atención de su audiencia:
Cambie lo que está haciendo. Por ejemplo, haga una pausa repentina o cambie
su tono de voz.
Proponga una votación a mano alzada
Agregue humor
Use analogías y ejemplos vívidos
Incorpore historias personales
Emplee datos estadísticos convincentes y testimonios expertos
Utilice apoyos visuales, como las ilustraciones, tablas y gráficos eficazmente
Haga una pregunta
Las preguntas provenientes de la audiencia pueden involucrar a los oyentes y al mismo
tiempo ofrecerle a usted la oportunidad de entregar más detalles en las áreas que les
interesan. No obstante, es esencial estar bien preparado para las preguntas que le
formulen.
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Cómo manejar las preguntas
Anticipe las preguntas
Hay quienes piensan que cuando no hay preguntas se debe a que la presentación ha
sido todo un éxito. Sin embargo, si sus oyentes están involucrados y están trabajando
con usted, lo más probable es que tengan preguntas. Anticipe las preguntas centrándose
en las preocupaciones de sus oyentes y de cómo su presentación podría interesarlos.
Ensaye su charla con alguien más y pídale que le presenten las preguntas que pudieran
tener.
¿Cuándo debe responder a las preguntas?
Muchos expositores prefieren dejar las preguntas para el final de la presentación. Esto
les permite terminar la charla dentro del tiempo especificado y estar seguros de que la
audiencia cuenta con una visión completa. Si elige este método:
Haga una clara transición a su sesión de preguntas y respuestas.
Mantenga el control de la sesión de preguntas y respuestas, repitiendo la
pregunta y dando la respuesta a todo el grupo y no sólo a la persona que planteó
la interrogante.
Algunos expositores también responden a las preguntas durante su presentación, ya
que consideran que así mantienen al público involucrado y además, obtienen feedback
inmediato respecto de cuán bien los miembros de la audiencia entienden el mensaje.
Use este método con cuidado porque puede hacerle perder el control de su charla.
Finalmente, otros oradores responden preguntas en momentos específicos durante la
presentación lo que les ayuda a conocer las reacciones o ideas de su público. Sin
embargo, si elige este método, asegúrese de establecer esos momentos de antemano y
marcarlos en su presentación a fin de no olvidar que debe detenerse para responder
preguntas.
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¿Cómo debe de manejar las preguntas?
Idea Clave
Es muy común que el éxito de toda su presentación será juzgado por lo bien que maneje
la sesión de preguntas y respuestas. Tome en cuenta los siguientes consejos:
Antes de su presentación, anticipe las posibles preguntas y argumentos que
pudieran surgir. Determine cómo las va a responder.
Cuando surjan preguntas durante su presentación, no las niegue o pase por alto.
Si sabe la respuesta, dela en forma clara y concisa.
Si no sabe la respuesta a una pregunta, recomiende una fuente, ofrezca obtener
la respuesta o pregunte si alguien del público puede contestarla.
Trate de mantener un tono positivo y de ayuda. Evite mostrarse a la defensiva.
Siempre repita la pregunta. Esto muestra a la audiencia que usted entiende la
pregunta, le da tiempo para pensar en una respuesta además de asegurarse que
su audiencia escucha bien la pregunta, puesto que usted está frente a ellos.
Si las preguntas empiezan a perturbar el flujo de su presentación, anótelas en
una pizarra blanca o en un rota folio y respóndalas al final de la reunión.
Cuando esté listo para terminar la sesión de preguntas y respuestas, avise a su
audiencia que está cerca del final diciendo lo siguiente, “dos preguntas más y
con esto cerramos.”
Trate de responder preguntas provenientes de todas las audiencias. Evite que
una sola persona domine la sesión de preguntas y respuestas.
Es común que el éxito de toda su presentación será juzgado por cuán bien maneje la
sesión de preguntas y respuestas.
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Haciendo Presentaciones Grupales
Asignar oradores
A menudo usted deseará que otros colaboren con su presentación. Tal vez esté
presentando los resultados de un trabajo grupal o sienta que la presencia y experiencia
de los demás le ayudará a alcanzar su objetivo.
Usted debe asignar a los oradores ya sea por áreas de especialidad o conforme a sus
fortalezas y debilidades para hacer presentaciones.
Por ejemplo, las personas que se destacan por sus destrezas para hacer presentaciones
son los mejores candidatos para abrir y cerrar la charla, momentos en que la persuasión
es más importante. Asimismo, pueden ser muy eficaces durante las franjas horarias
dificultosas, como antes y después de almuerzo y al final del día.
Si es posible, organice un ensayo grupal antes de la presentación a fin de que cada
persona sepa lo que los otros van a presentar.
Flujo de la presentación
Una presentación grupal típica, fluye de la siguiente manera:
El primer orador presenta a los demás brevemente e introduce el tema.
Cada uno de los oradores que sigue hace una transición al próximo anunciando:
"Ahora June se referirá a. . ."
El último orador resume la presentación completa.
Un orador se encarga de todas las transiciones.
Planifique la manera en que el grupo responderá las preguntas. Cada expositor debe
estar preparado para responder preguntas en un área determinada y estar atento por si
otro expositor necesita ayuda. Si es posible, evite que todos los expositores comenten
todas las preguntas.
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Coordinación de los apoyos visuales
Los apoyos visuales pueden presentar desafíos logísticos para una presentación grupal.
Una planificación especial puede garantizar que dichos apoyos realcen su mensaje en
lugar de distraer al público. A fin de hacer una presentación lo más perfectamente
integrada posible, siga estas pautas:
Disponga de una persona que no sea el expositor para manejar los apoyos
visuales durante la presentación (a menos que el expositor prefiera hacerlo).
Si otra persona está manejando los apoyos visuales, es necesario ensayar para
poder lograr una sincronización.
Cerciórese de que todas las diapositivas o transparencias tengan el mismo
formato.
Si los oradores emplean medios diferentes, coordínelos para lograr una
transición sin problemas.
Ponga a prueba su Presentación
Antes de la presentación
Poner a prueba la presentación es importante para comprender el impacto que tendrá.
Antes de la presentación final, ensaye frente una audiencia de prueba y luego solicite su
feedback. Reúna a personas que tengan un perfil similar al de su audiencia real.
Por ejemplo, si va a hacer una presentación a expertos en el tema, incluya a uno en su
audiencia de prueba.
Ponga a prueba tantas características de su presentación como pueda: los apoyos
visuales, la lógica, y demás.
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Durante la presentación
Durante la presentación, busque señales que le ayudarán a medir la reacción del público.
El lenguaje corporal puede indicar interés o aburrimiento: ¿Están los oyentes asintiendo
con la cabeza mostrando que están de acuerdo o están sentados con los brazos
cruzados? Sus preguntas pueden ayudarle a identificar las áreas de su presentación que
necesitan aclaración.
Si es posible, lleve a una persona de su equipo para que tome notas para usted sobre la
reacción del público o también usted puede tomar notas inmediatamente después de la
presentación para aprovechar que los hechos están frescos en su mente. En muchas
situaciones es conveniente preguntar directamente a la audiencia cómo va todo. Por
ejemplo, "¿Tiene sentido lo que hemos visto hasta ahora?"
Después de la presentación
Por cada discurso que usted da, hay en realidad tres. El que ensaya, el que dio y el
que desearía haber dado.
–Dale Carnegie
Después de la presentación, evalúe su eficacia de forma global. Pida feedback por parte
de participantes confiables. Tenga en cuenta lo que salió bien y lo que es necesario
mejorar. Pregúntese lo siguiente:
¿Alcanzó su objetivo? ¿Logró la venta? ¿Logró persuadir a la audiencia a adoptar
su recomendación?
¿El público parecía interesado y atento?
Si usted va a hacer la presentación de nuevo, ¿qué cambios puede hacer para
mejorarla?
¿Qué lecciones aprendió acerca de su presentación?
Crear y ofrecer una presentación es un proceso que, como cualquier otro proceso,
puede perfeccionarse. Al encontrar los defectos, identifique su causa raíz. Una vez
conocidas las causas raíz, puede tomar las medidas correctivas.
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Pasos
Pasos para desarrollar una presentación
1. Defina sus objetivos.
¿Cuál es el propósito de mi presentación? ¿Qué quiero que mi público
haga como resultado? Su objetivo determina qué y cómo decirlo.
Evalúe su propósito. ¿Quiere informar, persuadir o vender? ¿Quiere que
el público entienda, aprenda o actúe? ¿Cuándo y cómo quiere que su
audiencia actúe?
Sea explícito y detallado en la definición de sus objetivos. Mientras más
lo sea, es más probable que crea una presentación que respalde dichos
objetivos. Por ejemplo: “Quiero que la audiencia solicite que sus
subordinados participen en el desarrollo del sistema piloto en Q1."
2. Conozca a su audiencia.
Determine antes de la presentación el nivel de conocimiento de su
audiencia, su interés y posicionamiento y la capacidad de llevar a la
acción ciertos aspectos de su presentación.
Asegúrese de saber qué puede interesar a su audiencia. Es fundamental
mantener a su audiencia centrada en su presentación.
Si usted no está familiarizado con el grupo, pregunte al organizador de
las presentaciones que le provea de algunos antecedentes. Si es posible,
intente ponerse en contacto con al menos una persona que encaja con
las características de audiencia.
3. Seleccione una estrategia que corresponda a su objetivo.
Por ejemplo, realizar una venta requerirá de una postura persuasiva
como hablar sobre las características y beneficios del producto y realizar
comparaciones de los datos competitivos.
Incluya cualquier información que le ayude a conseguir su objetivo. Todo
lo que sea superfluo, distraiga o interfiera debe omitirse.
4. Ajuste su presentación a su audiencia.
Por ejemplo, una presentación para un grupo técnico con poder de
decisión, debe contener más detalles cuantitativos que una presentación
a un grupo menos técnico de ejecutivos de nivel más bajo.
Cuando hay un público mixto, sea explícito al abordar las diferentes
perspectivas para así mantener a todos interesados. Por ejemplo diga:
"Esto afectará a los ejecutivos de producto de ésta forma... y a los
ingenieros de ésta otra..."
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Cuando es probable que el público sea hostil, comience enfatizando las
preocupaciones que usted tiene en común con su audiencia. De ser
posible convierta lo negativo en algo positivo.
Para energizar a un público apático, cansado o que tiene hambre,
empiece con un comentario que sorprenda o una ilustración vívida.
Pasos para crear una presentación
1. Realice una sesión de Brainstorming.
2. Identifique su mensaje y los hechos que lo sustentan.
3. Seleccione la cantidad de puntos que justifiquen su argumento a la audiencia
dentro del tiempo estipulado para la presentación.
Es mejor presentar menos puntos y hacerlo bien.
Si no dispone del tiempo necesario para conseguir que el público
comprenda o acepte una idea, resérvela para otra presentación.
Si no está seguro cuánto puede durar su presentación, prepare material
extra como datos estadísticos, analogías o ejemplos que puedan omitirse
en caso que se dé cuenta que está llegando al final del tiempo estipulado.
4. Organice sus argumentos.
Para mantener a su audiencia enfocada en el propósito, deje en claro, en
todo momento, por qué debería interesarse en su mensaje.
Coloque los puntos más relevantes al principio o al final. No oculte sus
mejores ideas.
En la introducción, deje saber hacia dónde se dirige y qué es lo que quiere
probar o demostrar.
Durante la descripción del problema o la necesidad, apoye sus puntos
principales con ejemplos, apoyos visuales y anécdotas.
En intervalos apropiados, resuma lo que ha expuesto hasta el momento
y qué hará a continuación.
Para el cierre, presente sus conclusiones y haga un fuerte llamado a la
acción.
5. Elabore una lista de las preguntas u objeciones posibles y decida cómo las
responderá en caso de que surjan.
6. Prepare sus apoyos visuales y material de apoyo. Estos materiales pueden
ayudar a su audiencia a:
Recordar hechos.
Comprender ideas, relaciones o entornos físicos.
Señalar cuando va a cambiar el tema
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Pasos para la práctica y la evaluación
1. Ensaye.
Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usted utilizará en el evento
real.
Ensaye la presentación completa cada vez que practique, incluyendo
cómo va a pararse y moverse y cómo va a hacer uso de los apoyos
visuales.
Ensaye en voz alta hasta que la presentación no suene como si la hubiera
memorizado.
Concéntrese en el tema y en su deseo de comunicarse con el público y no
en sus apuntes.
Si la presentación es para un grupo experto, usted puede grabar en video
su ensayo para evaluarlo más detalladamente.
2. Obtenga feedback previo a su presentación.
Ensaye su presentación con una audiencia de prueba y luego solicite su
feedback. Reúna a personas que tengan un perfil comparable al de su
público objetivo. Por ejemplo, si va a hacer una presentación a expertos
en el tema, incluya a uno experto en su audiencia de prueba.
Ponga a prueba tantas características de su presentación como pueda:
los apoyos visuales, la lógica, etc.
¿Qué impacto puede causar en este grupo?
3. Evalúe el proceso de su presentación mientras se está llevando a cabo.
Busque señales por parte del público que le indiquen interés o
aburrimiento.
Si es posible, pida a una persona de su equipo que tome notas para usted
sobre la reacción del público.
Tome notas inmediatamente después de la presentación mientras éstos
temas relevantes aún están frescos en su mente.
Tome nota de las preguntas hechas por su público. Éstas pueden indicar
las áreas de su presentación que necesitan aclaración.
En ocasiones es apropiado preguntar directamente a la audiencia cómo
va la presentación.
4. Evalúe su presentación una vez terminada.
Evalúe la eficacia general de su presentación. ¿Alcanzó su objetivo? ¿El
público parecía interesado y atento? Tenga en cuenta lo que salió bien y
lo que es necesario perfeccionar.
Pida feedback por parte de participantes confiables.
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Si usted va a hacer la presentación de nuevo, ¿qué cambios puede hacer
para perfeccionarla?
¿Qué lecciones generales aprendió acerca de cómo hacer una
presentación?
5. Reflexione sobre lo que ha aprendido y utilice su nuevo conocimiento para
perfeccionar su próxima presentación.
Consejos
Consejos para crear una presentación
Identifique el objetivo de su presentación. Guiará todo lo que haga.
Aprenda todo lo que pueda acerca de su audiencia, sus sesgos y sus expectativas.
Aborde su tema desde la perspectiva de la audiencia.
Adapte su presentación para acomodarse al contexto: el entorno físico, hora del día y
algún evento significativo en curso que pueda afectar a su público.
Consejos para la organización de una presentación
Mantenga clara la lógica de su presentación en todo momento.
Exponga los puntos más relevantes al principio o al final. No oculte sus mejores ideas.
En la introducción, deje saber hacia dónde se dirige y qué es lo que quiere probar o
demostrar.
En ciertos momentos específicos, resuma lo que ha expuesto hasta el momento y qué
hará a continuación.
Resuma sus puntos principales y presente sus conclusiones en el cierre.
Consejos para crear apoyos visuales
Exponga una sola idea y no más de seis líneas por diapositiva.
Sea selectivo con sus palabras.
Utilice imágenes cuando sea posible.
No use escritura vertical.
No use más de dos tipos de tamaño de letra por página.
Utilice viñetas y no números para los ítems que no llevan secuencia.
Use mayúsculas y minúsculas. Los títulos y acrónimos siempre se escriben en mayúscula.
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Consejos para presentar eficazmente
No hable a partir de un libreto. Use apuntes.
Mire a su audiencia y establezca contacto visual.
Cuando desee control o más participación, o bien incorporarse al grupo, camine entre
el público.
No haga tintinear llaves o monedas en sus bolsillos.
Emplee gestos de manera relajada y normal.
Use su voz eficazmente.
Manténgase centrado en su mensaje y en su público.
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Herramientas
Hoja de trabajo “Planificación preliminar”
30
Hoja de trabajo “Características de la audiencia”
31
Hoja de trabajo “Contexto de la presentación”
Hoja de trabajo “Breve descripción de la presentación”
32
Hoja de trabajo “Logística”
33
Hoja de trabajo “Objeciones”
