Componentes Puesto de Trabajo Recepcion

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MD / 0100134

1981p

COMPONENTES

DEL PUESTO

DE TRABAJO

RECEPCION



CONTENIDO

INTRODUCCION 5

OBJETIVO TERMINAL 7

Compo ne n te . del Puest o

de Trabajo 9

Conmutador. Teléfono Se-

eretetial, Teléfono Directo 10

Escritorio 12

Si lla 13

Sal. de Recibe U

Directorios Td t(óniros U

A'lt'nda 15

Talonario de Recades 16

fi chas en Bla nro 17

Papelera de Piso 17

~ I de Esc rihi r ,. ~ 1 t > S apara la .\!aquín. 17

PRUEBA FI NAL IH

BIBlIOCRAFIA 20



INTRODUCCION

En laUnidad anterior aprendió ustedloqueesuna

recepcionista y la atención adecuada qu e debe

d érsele ta nto al público externo como al inter no.

En ésta aprenderá cuá les son los componentesdel

puesto de trabajo de una recepcionista y sus

características. Es conve niente que los estudie

con especial cuidado. pues esto le ayudará en la

comprensión y aprendizaje de las siguientes

un idades de esle módulo de RECEPCION.

5



".--- --- - - - - - - - ,

OBJETIVO TERMINAL

Al fina li zar el estudio de esta Unidad. usted se rácapazde reconocer (marcando) lascaraclerÍ5t icu

de los elemen tos que componen el peeetcde trabejode la eecepcicníeta, sin m a r de mo r.

)



COMPONENTES DEL PUESTO DE TRABAJO

Por cuan to esta Unidad consta de un solo lema ,no encontrará usted cbjetivoe intermedios;

simplemente la Unidad tiene un solo objetivo. el

termina!.

Se puede decir que un pues lo de trabajoes aquel

que ocupa una persona en unaempresa con lodos

los elementos necesarios para cumplir con las

(unciones específicas asignadas .

•

•

•

La RECEPCION es un puesto de trabajo muy

importante en una empresa PU t'lI. romo se vio en

la Unidad anterjor, donde el PUBLICO S ( '

forma la prirnf'fa ¡magro de Ja emprf'Sa .

•

Ccnmutador.jeléfono

eecretanel o teléfono

directo.

Escritorio y silla

Sala de recibo

Directorios telef6nicos

Agenda

Talonar io de recados

Fichas en blanco

Pape lera de piso

Ademb :

Por lo lanlo. la RECEPCIONISTAdebe tene r un

complete conocimiento de los elementos qu e

{'ampollen su puesto de Irabajo.

EsIOS son:

-

•

Máquina de escribir

Mesa para la máquina

los ,los últimos r 1 t ' m t ' l u ~ pueden o no estar en laRECEI'CIO\'. Esto r1t'pt'lU lt· lit' la urf(an ilal'ióll

"lU' 1t' Ilf(a la empn-sa.

9



CONMUTADOR. TEL EFONOSECR ETARIAL.TELEFONUDIRECTO

El manejo de cualquiera de ellos es lan

importante y de especial cuidado, que se tralaráen una Unidad apar le

Aquí se mostrarán ekunos modelo s <Ir cada UIIO

de ellos . r Uf'SIO que exis ten muchas marras yva ried ad de estilos.

Conmutado r

El conmu tador es un aparato telefón ico qu e

permi te trasladara lasdiversasdependenciasde la

empresa las llamadasque llegan defuera. Através

de él se pueden también efectua r llamadas externas

desde cualquier dependencia. Actúa,pues, como

unaespec ie de cenlral teléfo nica.

Es te sis tema de conmutación lr lefónit'a l'S

utilizado por gran des empresas o m p r t en

expansi ón .

Con 1'1 propósito lle 'lile usted rcmu-uce a

familiar iu Tse con estos eparatos.]c prcSl'JllamOS

en seguida algun os de los empleados por las

em presas colombianas:

Teléfono Sefrl'tarial

Es un apa rato que además de prestar el servic io

telefón ico normal. permite a la sec retaria o a la

recepcionista comunicarse internamente con su

jefe o con otras dependenciasde laempresa. Para

ello dispone de una se rie de teclas, por lo cua l

puede considerarse un conmutador pequeño.

Es ideal pa ra empresas medianas dond e puede

absorber la totalidad de l tráfico telefónico,

brind ando alta economía ygran funcionalid ad en

sus comumcacrcne s.

10

Tamb ién es especialmente apio como eqUi-

po complementario en empresas que posean

conmutador.

Elteléfono secretaria] se conoce también con el

nombre de aparato intercomunicador.

La transferencia de una llamada a la p t ' f o n a o

depende ncia so lici tada se hace marcando la

extensión correspondiente, Tal marcación se

efectúa medianil' teclas o a través de un disco,

según 1'1 estilo del teléfono secretarial.



INTERCOollJN1CAOQR

CON TECL ASINTERCOW lJH tCAOOR

CON DISCO

TelHu llu l l i n '('l l1

[.. (,llrl;fullo romún \' ('orr il"lIh·. ,1' U....) en la-,

residencias. ('11 la of n-ina o neeo-io. roneetado <1

una linea o rumo d,'ri\"J"ióll .

11

~ l l l ~ 11"1" fonll" \il'lll'll 1'11 ,Ilf..r..nh'.. l·ulnr,'" v

....Iiln.. IJa ra unnouizar ron la tl("('orat'itm '11 1" 'ot"

h ' I1 /=J .



Un 1{'IHu llo llirt'dO(It, ( ' a f a d ( ' r í ~ i ( ' a ~ U ' l ( '' ~ 11D1GITEL2000, ( · I l ~ ' I ' I l I I b f i , , I t , ~ son:

Pl 'rmitl ' lJ.W lar sin ue-esidad ¡JI'

' ¡ , -oIg'j r•

I . J 1 a r n : l I l a ~ se- ft'(' illl' lI pU f amplifil'a¡lor,

St' plwdt' rontrolnr ,,1volumen.

Pos!'!' timbn-s musi.uh-s ¡Jf' Ji·

" , 1 ~ lonalidad,,,

IX HIJ'O HIO

Deht' st-r Ilt'lju l'Íi u par,t . v no h ~ l a " l l i t t ' la

organización tlt'l sitio tll' u.dojo. ,A continuacióncaracterts tices. "" modelo v

Gt'Il t'ral llll ' r1 11 la tra-ulos es-ntorios

) ' St' pll l,th' uliliz,lf para t'(llorar lisias,

¡'all'ndarins o datos lIt, con-nmc

rensulta.

COlsla .h- una ,'ajilb IJara ¡'olm'ar

láp it'!'s. J ' ( l l i g r a r { J ~ . d il's y nlljd us

J-I I"lllt'lius. En t' l interior SI' eohnuu

la a¡!t'n,!<¡ y los objet:», dt , fn'¡'ut'lIleUso,

12



• Cavetas I ' T

Ill' arlll'r,lo ron l'lmlHI"ln 1 I 1 I ~ 1 ira

11 iZjui"rlla o J la derecha. En la

superior s,' rulcrun los ( ) r ( )!I· I, 'flll1 in Js, r-u la itl fI'Tiur olrosollj"tos ,'O IllO la [und;1o [or ru ,1,' 11

máquina tl t' l's.'ribir. si "lb fOll lJUrw

uno 01 1' Jo s ' n ,J,.J I 'Ill 'S[U ,1"

trabajo.

SIU.A

D,'lu' . - r ¡Ó rat oria ygradua hlf' paralllle se aju stea

[a altura l'ff"'isa. •It' tal manera qut' la espalda

quede recta. .-\ ronunuación puede usted

n h ~ t ' T \ ' a r algunos rnodt'llIs ronla imli ,'arión stlbrt'

Dando vuelta a este tom illo sepuede subiro bajar

e] asien to y graduar l'l t'sr'llrlar.

Los rodarhiues n' la silla le facilitan el

desplaz

amient oha

sta la máquina deescribir,

siésta integra su pU'slo de trabajo.

13

d,ínJe está ubicado el dispositivo qUI' permite

r a d l l a r l a s Los lJ i.,s .11"...n m a n t ' r l ' planos

~ ( ) I ' f f 1'1 piso .

Aqu í se H'O cla ramente los resortes que sirven

para graduar la si lla. El de debajo gradúa la

altura: pi rl r l lado t'l espalda r ). el de atrás la

resis tencia de éste al apoyar la espalda,



S\L\ DE RECIBO

La sala de recibo o j U t " ~ de mUt"Lb I",ca

recepci ón debe ser dI' un ..stilo sencillo. SoJ,r.. la

" I '

m-sa de nlllru deben colocar o-ni... r u -i 1...

I.. i l o l t " t ..vi-ta-, lIt" illlt-rf" gen-ral.

DIRECWRIOS T E O ~ I r : u S

Se deben tener l"1de la ciud ad l el de la t'rnpr,''''Iromo mímm o.

14



Ü la ~ u í a qut' propon-iouan alllla lnll'lI lt' lasempresas dro It'IHoll O!O , 1011 los lI<lI1h rl"li.

direcciones \. números 1t'If'fónin> ,1,' los

suscriptores. La s. pa rlMdel dirt'dorin 1t'It'fóni<'Oson:

1. N ú m t ' r o ~ dt' los teléfonos para lIalllallas

urgentes.

2. Números n' los telé fonos 11 .. las Empr..sasMuniC"ipalt's. par3 reclamos.

3, Reglamento para publicaciones en ti Direclor io. En su m ículo nümerc2sedeecribe elorden como aparecen los nombres de los suscriptores (personales yde empresas).

;;. Tar ifas " in,li, 'aliUls Il;Ir .;l b rp Ilislalwia ,

h. á ~ l l a s I 'UII Ius uUIllI'rI"l'.las , l i r ' 1 ' l ' ' ' ).

los I l ílllll 'rtIS h,I.,rillli"lIs 11", SI!\I ·ril'lur,... ylISlIarltls,

a. Irllli";lI"illlll 'l> ,'olbuhar las a á ~ i n

amar illas.

h. Il1Il il'l' .

r. Usla ,l., susniplorM romerrial-s.

illlluslria l.... '! profMio na lf"l.

Directorio TddónÍl'o de la empreslI

Es la /tu la qul' con tiene los nombres de los

Departamentos y seccio ne con sus respect ivosnúmeros telefémcos dirt'tto5.·sUSextensiones ylos nombres de los jefes.

Si la I'mprl'Y no la proporciona. I'5ta guía debeser I'laborada por la recepcionista. qu ien debe,ademh. mantenerla aClualiuda.

~ D•

Esla especie de libro vi ene encuadernada y se

uliliu por lo general para anotar las citas y lasactividades que necesiten recordarse conenticipeci én.

IS



T A L O DE RECADOS

Son formas impresa s para registrar las llamadas o

visitas qut> recibe la sec retaria o la recepcionista

para el persona l .1 ' la emprt'Sa. cuando és te

encuentre ausent.. en 1'1momento en que 1'

sol ici ta.

Los sigu it'ntt""o -on los da tos qut' contiene 1'1

formulario. 10" r-uales deben llenarse ron le tra

legible.

J. Razón social.

2. Nombre dI' la persona a quien dehe entre

garse el mensa je. Se escribe después de la

palabra impresa PARA.

3. Fecha y hora de la visi ta o llamada.

4. Xcmbrede la pt'rsona que so lic ita al emplea

do. su empresa, el cargoque desempeñayel

número de su teléfono.

5. Dos cesillae para marcar con "X" si la

persona hasidosolici teda perscnalotelefé ni

cemente. Pueden aparecer otras cuillu

correspondientes a mensajes frecuentes

(volverá. por favor llamarle. elc.).

6. El recado, despu és al' la pa labra Impn:::>4

t E ~ S A . l E

i . Nombre de la persona que recib ió el meno

saje .

"URTIEMBRES QU ITO LTDA.

DI POrt, d. De lo l I l ~ t l I

Ollom6 por . .l ir_ OYlIII'MÍ o Ilolllono Ov,-..4 l)""VIIIO o •.,.10 ORlr towor Ilo....rl, OOUloro . . . .MENSAJE :

011 ""fono F_ - - " "

16



CU RT IEMBRES aU ITO LTDA.P«, ;fs; V

S¡Wtl,#ftI/ ¿v/ .Í1

!lo po1'" u j;; De lo , mpl'lta :Wu,J l;;t'1",:'¿;I: W /f'L

OLlam6 por teli lono OV01"'tró O 1101"011' Ovol...,.á

o 'l í IlO o n f" OPor 10'f0l' 1I0mar1 . OOuitrl ..ItMENSAJE: I4Q¡ la, 1:' J., ' ~ I / I I / ¡ "J :.10 !M.

" ; ; ! 7 "ilO. r7r'n tnoll}{) !?I/.? .5",,18'?

FICIASF\ RL\\CO

Son fl ' I ' (H lt · " dI" I'JIU-I 1'11 bl anco de

aprox imadanU'lIll ' lo rm ,J e- l a r ~ n por 6 111.' ancho.

( ) n " ' o r l l - si rven para anotar datos que

soliciten los vis itantes vdeberán tene rse a mano

ron el fin dI" evita r pérd ida de tiempo.

l' II'EI.EI¡ I DE 1'150

Deb- t ' J W f ~ l cT r I"a JI ..»r itorio paradepositar allí tl lS rr-..¡,luo" dI' pap-lcr¡a y lo..

d-má .. malt'rial"s t1 '·sl·rhahll's.

IIAQUINADEESCRmm yMESAPARA

LA IIAQUINA

Si la orgunización de la rmpresa det ermina

qur la n'(, l'lll' iollislJ dt'hr elabo rar algunos

trabajos mccauogr éflcos. la máqu ina y la

mesa harán parte del puesto de trabajo.

17



RECUERDE,

L. R E C E P C I O ~ I S T Adebe vela r por la

organ ización ycuidadodelodos los elementos que

integran su puesto de

trabajo.

EJERCICIO

1. i l t · l o mu ..1l1"!i 1II....•....rul' JI.:lra la ofl!aniz;¡ ·l'ión .1"1 Ilm ....l.. ,l. , lrahaju .1· la R,"·q wiu.

l I . : a .

••

b.

c.

d.

••

l.

2. Escriba t

usted put'd

fónico:

••

b.

c.

d.

••

PRUEBA FINAL

c.b. Dir« torio telefónico .

d.

c. Direc torio alf.bélico .

d. Agenda alfabél ica.

Le. detenidamente las siguientes afirmaciones y

marque con una "X" l. correcta según el caso.

l. La Bula que proporcionan las empresas de

telMonos se llama:

l . Agenda ttlefónica.

.1B

2. De las fichas en blanco se puede decir que :

a. Se pueden unluer para dejar recados.

b. En ellas se efect úan anotaciones para

recordarlas con antelación a la fecha.

Sirven pa ra anotar las cosa. de rut ina.

Se anolan da tos que sol ici ten los visi·

'anles.



3. EJ escritorio 11. la r" 'rprion isla ,1.1.. s-r:

.1, Cra ll,lr ron ~ a v r l b

h. Peq ue ño ron ¡.ta \,r- las.

1 " Graml .. ¡,:avt'las,

, ' t

q ' ¡

P . /

• '1

SV!SlndSn

19

El runm u1;"lll llr lOS ufi1 izolllu m j ~ '1 111" 10110 por

rnl l'f1""d' :

1". (;rarlll ,·s.



BlBlIOGRAFIA

División JI:' Comercio v. n 'jr ia!', SE.' ,\. SERIE

l IETODIC\ DE RECE/'CIO\. I'J68.

Divi si ón de Come rcio ,. Servicios. SE \' :\ .

Hecep-i én. GL: JA PARA El. I \STR t r.TOR .

Docum-ruc ISS r . ~ .

Divis ión de Programa-ió n Dillál' lif'a. - \Reo-p -ión, U\ ID:\D ['; AUTOFOR \ IATI\'.-\S.

Ni7 .

10

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