Computer says yes

Computer says no

De impact van digitalisering en digitale dienstverlening op de informatiehuishouding

Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012

Computer says no?


Koning of Bedelaar, mini symposium, 6 feb 2012

D i g

i t

a l i s

e r

i n

g

?

D i g

i t

a l i s

e r

i n

g

?

“Weet jij hoe dit zit, en kun je er voor zorgen dat het stuk retour komt?”

Computer says no

Computer says no

Computer says no



Computer says no yes



Missie

Beleid en uitgangspunten

Processen

Functionaliteit

Applicaties

Metadata en data


Missie


Processen

Functionaliteit

Applicaties

Metadata en data

Missie

Een missie geeft richting stelt een kader voor alle onderliggende niveaus

Voorbeelden

Het Stadsarchief Amsterdam ontsluit zijn archieven en collecties uitsluitend, maar

dan wel volledig en uniform, op vijf hoofdkenmerken en twee

contextgegevens, zodat zijn archieven en collecties op deze vijf kenmerken en twee

contextgegevens volledig toegankelijk zijn voor gebruikers


Easy Jet: iedereen laten vliegen

We want to use the internet to facilitate historical research; Everybody should be able

to use all archival collections at home 24 / 7

Een missie geeft aan waar je voor staat

Missie


Processen

Functionaliteit

Applicaties

Metadata en data


Voorbeeld bij missie digitalisering

Grootschalig

Gestroomlijnd werkproces

Projectmatige aanpak

Leverancier onafhankelijk

Gebruiker stelt prioriteiten

Lage kosten voor gebruiker

Korte levertijd voor gebruiker

Kwaliteitsnorm is afgestemd op doel digitalisering (raadplegen documenten)


Er moet een inventaris zijn

Alle objecttypen

Missie


Processen

Functionaliteit

Applicaties

Metadata en data

Processen

Processen uitschrijven


Geeft grip op de zaak

Maakt afhankelijkheden zichtbaar

Het plaatje moet kloppen

Vertaling abstracte zaken naar eigen werkelijkheid

Kan confronterend zijn (spaghetti plaatjes zijn geen goed teken)

Missie


Processen

Functionaliteit

Applicaties

Metadata en data

Processen


He?

Ah!

Missie


Processen

Functionaliteit

Applicaties

Metadata en data


Aanvraag klant (1)

Aanvragen ordernnr (2)

Foutafhandeling orders (3)

Scanning originelen (5)

Procedure vermissing (6)

Procedure openbaarheidsbeperking toekennen (8)

Procedure copyright toekennen (9)

Scannen en datamanagement (11)

Verwerking scans (12)

Verwerking objecten / inname DBD (14)

Herstel (13)

Export data (14)

Export metadata (16)

Import data (15)

Import metadata (17)

Materiële zorg(restauratie / nietjes) (7)

Werkprocessen die een relatie hebben met digitaliserenRood = werkprocessen digitalisering specifiek / Blauw = algemene werkprocessen / Groen = extern

Afgerond

Logistiek: transport en opslag originelen (10)

Ophalen originelen

Beoordelen originelen

Transrportklaar maken originelen

Retourontvangst originelen

Retourontvangst originelen

Terugzetten in depot

Scancontroles

Selectie aanvragen

Bevestigen / annuleren aanvraag

Afronding aanvraag

tijd

Missie


Processen

Functionaliteit

Applicaties

Metadata en data


Materiele voorbereiding

Registratie bestandsnamen

Scope

Project digitalisering aanmaken

Einde

Orderbonmaken

Selectielijst te digitaliseren

Import scans raadpleegsysteem

PVA Project

Ophalen originelen in

depot

Transport originelen

Transportklaar maken

ScanningData

mamagement

Transport scans

Controle Herstel

Plaatsen in ontvangstdepot

Controle Herstel

Inname scans in bewaardepot

Transport originelen

Originelen retour depot

Ordernummers genereren

Foutrapport

Import metadata in raadpleegsysteem

Missie


Processen

Functionaliteit

Applicaties

Metadata en data


Selectie te digitaliseren

maken

Export inventaris Archiefbank

Materiële zorg

VerpakkenPlaatsen in depot

Inventarisator verpakt zelf

Einde

Selectielijst te digitaliserenmaken

Selectiecriteria digitalisering

opzetten door conservering

Verwerving

Coördinator aanwinsten

Conservering / logistiek

Digitalisering

Gegevensbeheer

Document / rapportage

Verpakken

Inventarisator

A. Verwerken aanwinst

Planning overzicht digitalisering

toevoegen

Bepalen Collectie

Toevoegen aan groeicollectie

Nieuwe collectie aanmaken

Basisregistratie aanwinst ABS

AVO dossier maken

Regelen auteursrecht

Aanwinst inventariseren

< 10 > 10

Project verwerking aanwinst opstarten

Projectsheet aanwinstmaken

Fysieke overdracht aanwinst

Standaardproces digitaliseren


Scope

Beschrijven voor Beeldbank

Project digitalisering aanmaken

Export Archiefbank

Einde

Orderbonmaken

Originelen plaatsen in depot

Export Beeldbank

Selectielijst te digitaliseren

Projectsheetaanwinst

C. Digitaliseren

Import scans raadpleegsysteem

Ophalen originelen in depot

Projectsheetdigitaliseringmaken

B. Regelen rechten

Rechten geregeld

toevoegen

Vindplaatsen

maken

Registratie vindplaatsen in

ABS

Coördinator rechten

Eindcontrole project aanwinst

Richtlijnen conservering

beeld

D. Beschrijven beeldbank

toevoegen


Missie


Processen

Functionaliteit

Applicaties

Metadata en dataTelefoondeskTelefoondesk

GebruikerGebruiker

Praktische informatiePraktische informatieBeeldbank contactBeeldbank contact

beeldbank@

ReproshopReproshopACB correctie

beschrijvingenACB correctie

beschrijvingen Helpdesk Gegevensbeheer

Helpdesk Gegevensbeheer

Beeldbank HelpdeskBeeldbank Helpdesk

Monique PetersMonique Peters

Informatie HelpdeskInformatie Helpdesk

Team E-brief Team E-brief Archiefbank HelpdeskArchiefbank Helpdesk

Archiefbank@ Informatie@ Hvisser@ Rvandriel@ Mponte@

ColofonColofonTarievenTarievenContactContact

Verwerving@

VerwervingVerwerving


Pkroesen@ Mesveld@

Archiefbankintroductie


Mpeters@

Peter KroesenPeter Kroesen Marcel EsveldMarcel Esveld

Hoe werkt ArchiefbankHoe werkt

Archiefbank

Hans VisserHans Visser

Secretariaat@

Hoe werken Indexen

Hoe werken Indexen

Probleem meldenProbleem melden

SecretariaatSecretariaatMark PonteMark PonteRob van DrielRob van Driel

OnderwijsOnderwijs

Onderwijs@ Educatie@

ProgrammaProgramma

Hsnel@ Groepsronleidingen@

Meino SchraalMeino Schraal

HerkomstonderzoekHerkomstonderzoek

Harmen SnelHarmen Snel

BezoekersraadBezoekersraad Bij binnenkomstBij binnenkomst

@Rondleidingen

?


Missie


Processen

Functionaliteit

Applicaties

Metadata en dataTelefoondeskTelefoondesk

GebruikerGebruiker

Praktische informatiePraktische informatieBeeldbank contactBeeldbank contact

beeldbank@

ReproshopReproshopACB correctie

beschrijvingenACB correctie

beschrijvingen Helpdesk Gegevensbeheer

Helpdesk Gegevensbeheer

Beeldbank HelpdeskBeeldbank Helpdesk

Monique PetersMonique Peters

Informatie HelpdeskInformatie Helpdesk

Team E-brief Team E-brief Archiefbank HelpdeskArchiefbank Helpdesk

Archiefbank@ Informatie@ Hvisser@ Rvandriel@ Mponte@

ColofonColofonTarievenTarievenContactContact

Verwerving@



Pkroesen@ Mesveld@



Mpeters@

Peter KroesenPeter Kroesen Marcel EsveldMarcel Esveld

Hoe werkt ArchiefbankHoe werkt

Archiefbank

Hans VisserHans Visser

Secretariaat@

Hoe werken Indexen

Hoe werken Indexen

Probleem meldenProbleem melden

SecretariaatSecretariaatMark PonteMark PonteRob van DrielRob van Driel

OnderwijsOnderwijs

Onderwijs@ Educatie@

ProgrammaProgramma

Hsnel@ Groepsronleidingen@

Meino SchraalMeino Schraal

HerkomstonderzoekHerkomstonderzoek

Harmen SnelHarmen Snel

BezoekersraadBezoekersraad Bij binnenkomstBij binnenkomst

@Rondleidingen

?

Missie


Processen

Functionaliteit

Applicaties

Metadata en data

Functionaliteit


Koppelt processen aan applicaties

Ter ondersteuning van uitvoering processen

Niet andersom!

Breng voor bouw applicaties gewenste functionaliteit in kaart

?

D i g

i t

a l i s

e r

i n

g

?

Workflowmanagement

D i g

i t

a l i s

e r

i n

g

Geaumatiseerde koppeling en registratie bestanden

Voorbeeld scenario scans registreren in beheeromgeving

Selectiebestand Beheersysteem

Eerste 6#: ordernr

Laatste 6#: serienr

Orderbon

Bestandsnaam

Scannen

A20758000001

A20758000002

A20758000003

Bereik

A20758000001 – A20758999999

Archief 195Inv nr 836

Order: A20758

A20758000004

A20758000005

Scan rapport

A20758000001

A20758000002

A20758000003

A20758000004

A20758000005

12 tekens


Import

Scripting

Scripting

Scripting

Scripting

Scripting

Scripting

Architectuur:

Aanpasbaar

Uitbreidbaar



Inbesteden Uitbesteden

Geen zwart-wit verhaal!

Investeer in kennis, zodanig dat je een volwaardig gesprekspartner bent

Weet wat je wil



KissKeep It Simple, Stupid

Eenvoud is een voorwaarde voor betrouwbaarheid(Edsger Dijkstra)


Voorbeeld

http://stadsarchief.amsterdam.nl/archieven/archiefbank/inventaris/30602.nl.html


Maak keuzes met beleid, niet omdat iedereen het doet

Houd altijd je eigen missie voor ogen


Filesize

Format Compression Type Resolution Color Avg 500.000 %

TIFF No --- 300 dpi 24 bits 22,1 Mb 11 Tb 100%

JPEG

Qua (ps) 12 Lossy 300 dpi 24 bits 7,5 Mb 3,7 Tb 34%


Qua (ps) 4 Lossy 200 dpi 24 bits 255 Kb 124 Gb 1,1%


JPEG2000

Part 1 Lossless 300 dpi 24 bits 12 MB 6 Tb 55%

Part 6 Lossy 300 dpi 24 bits 120 Kb 59 Gb 0,5%

Voorbeeld: keuze opslagformaten scans


Filesize



JPEG





JPEG2000





Filesize



JPEG





JPEG2000




Size does matter!


BigThink

Actsmall


Computer says yes



Documents

Computer says yes