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LE SFIDE DA AFFRONTARE:
COMUNICARE IL ROTARY
Un’opportunità per continuare a crescere
Riflessioni, indicazioni e suggerimenti operativi
Distretto 2071, Anno Rotariano 2013/2014
Premessa
Al fine di migliorare l'immagine pubblica,
la consapevolezza all'interno dei club e l’aumento
dell’effettivo,
il Rotary International ha deciso di promuovere e
valorizzare la propria comunicazione.
.
Infatti, nonostante le attività, quali la campagna “END POLIO NOW” - il numero dell’effettivo è ormai stabile da anni su 1.200.000 soci
- la notorietà è elevata, ma spesso legata a vissuti negativi
(snobismo, sette, massoneria).
Il piano strategico RI
Per rispondere agli obiettivi presentati, il RI ha
messo a punto un piano strategico di sviluppo,
articolato su tre punti chiave, di cui uno è
rappresentato dalla Comunicazione.
1. Sostenere e rafforzare il club.
2. Focus e incremento dell'azione umanitaria.
3. Migliorare l’immagine pubblica e la
consapevolezza Uniformare l’immagine e la consapevolezza del
marchio.
Pubblicare l’azione di servizio.
Promuovere i valori fondamentali.
Enfatizzare l’azione professionale.
Incoraggiare i Club a promuovere le opportunità di
networking e le attività più riconosciute.
RICERCHE INTERNAZIONALI HANNO EVIDENZIATO
CHE I CLUB CHE HANNO ALLINEATO I PROPRI PIANI A QUELLI DEL RI,
HANNO MIGLIORATO LA PROPRIA IMMAGINE
CON MANTENIMENTO/CRESCITA DELL’EFFETTIVO.
Il Piano Strategico da global a local
Dal momento che anche a livello locale sono state riscontrate le stesse
problematiche internazionali,
il Rotary International ha invitato i singoli distretti ad adottare le linee internazionali e
dotarsi di personalità e competenze specifiche all'interno del club affinché possa
essere migliorata l'immagine degli stessi.
I club devono ideare piani di comunicazione e affidare a persone competenti il
compito di traghettare i club verso una comunicazione migliore.
Il Distretto 2071 risponde
Il Distretto 2071 condivide le linee indicate dal RI, le sue motivazioni ed
obiettivi.
Pertanto si fa promotore di una campagna di sensibilizzazione sui temi
della comunicazione, dal branding all’advertising, dai social network alle
relazione interpersonali.
L’incontro di oggi rappresenta il primo passo in questa direzione.
LET’S COMMUNICATE
Cosa deve fare il Comunicatore?
• - diffondere la cultura della comunicazione nel club;
• - individuare i target cui rivolgersi;
• - creare interesse intorno all'attività del Rotary attraverso ogni mezzo disponibile
(incoraggiare i rotariani a indossare il distintivo),
• reclamizzare gli eventi del club, sponsorizzare eventi speciali, organizzare
esposizioni da mostrare localmente, ecc.
• - costruire un efficiente sistema di relazione con i soci, i media, le istituzioni, gli
opinion leader, la comunità in generale;
• - agire in base alle risorse disponibili e, se necessario, reperirne di nuove.
•
PER FARE QUESTO OGNI CLUB DEVE PREVEDERE NEL
PROPRIO ORGANICO LA FIGURA DEL “COMUNICATORE”
MA SOPRATTUTTO DEVE TRASMETTERE…
L’ORGOGLIO
DI APPARTENERE AL
ROTARY
Come lo deve fare:
• - adottando e diffondendo un comportamento sia individuale che di
Club coerente con la “mission" del Rotary; [no autoreferenzialismo,
profilo basso ma autorevole, elevato senso del "service", vera utilità
delle azioni, piacevolezza dell'appartenenza, ecc.l
• - contribuendo a un corretto sviluppo dell'effettivo;
• - creando le condizioni per un sempre migliore collegamento tra il
club e la comunità,
La comunicazione
Perché comunicare
A chi comunicare
Che cosa comunicare
Come comunicare
Con che mezzi comunicare
Perché comunicare
Per accrescere la notorietà del Rotary nelle aree del distretto.
Per veicolare i valori del Rotary.
Per condividere le azioni di servizio a favore delle comunità interessate.
Per mantenere l’effettivo, attraverso la crescita del senso di appartenenza dei soci.
Per aumentare l'effettivo, attraverso una maggiore capacità di attrazione.
A chi comunicare Ai Soci per spronarli e renderli più orgogliosi ed attivi.
Alle Comunità per renderle partecipi dell’esistenza e delle attività.
Ai Giornalisti/Opinion Leader per fare da cassa di risonanza ai club e alle loro iniziative.
Alle Istituzioni per accrescere credibilità, affidabilità ed efficacia nelle attività di
partnership/fund-raising.
A titolo esemplificativo:
Autorità di governo
Comunità economico-finanziarie locali
Organizzazioni civili, umanitarie, educative, sanitarie, religiose
Università e SCUOLA
Servizi sociali.
Che cosa comunicare Il Rotary e il suo mondo.
I valori e gli ideali del Rotary: Il servire
L’amicizia
La diversità e il pluralismo
L’Integrità
La Leadership
Le attività internazionali: Polio Plus
Programmi umanitari
(aiuti alle zone disastrate, sovvenzioni distrettuali semplificate, sovvenzioni 3-H, sovvenzioni paritarie)
Le iniziative locali (raccolta natalizia, premi, borse di studio, servizio per gli anziani,
educazione alimentare presso scuole, operazione “cuore giovane”).
Come comunicare In linea con le linee guida internazionali sull’utilizzo del marchio, la comunicazione
interna, istituzionale, pubblicitaria e web.
In modo continuativo, rilevante e interessante.
Utilizzando tutti i possibili mezzi a disposizione: dalle riunioni ai media tradizionali,
dagli eventi al web e ai social media.
Coerentemente con i target: utilizzando il linguaggio più adatto alla situazione e al
referente.
Fonte: www.rotary.org
Come comunicare Le linee guida internazionali sull’utilizzo del marchio
www.rotary.org/it/mediaandnews/multimedia/graphics/Pages/ridefault.aspx
ESEMPI NON CORRETTI DI UTILIZZO DEL LOGO
Con quali mezzi comunicare Strumenti di comunicazione interna: le spillette, i bollettini, i notiziari, le e-mail, i
comunicati stampa, le riviste distrettuali.
Strumenti di advertising classica: stampa, affissioni, cinema, radio.
Il sito Internet.
I social network.
Eventi e manifestazioni.
Esempio: spillette
I notiziari/le riviste
In copertina devono essere ben visibili i marchi
interessati: RI, distretto e RC di appartenenza.
Le pubblicazioni devono contenere il maggior
numero possibile di informazioni ed essere di
facile lettura.
Il formato suggerito è un A4 verticale
(foliazione variabile).
I colori sono quelli istituzionale e per ile
immagini si suggerisce la quadricromia.
L’impaginato deve garantire la leggibilità con
un buon rapporto tra immagini e testo.
Il materiale fotografico dovrebbe evidenziare gli
interventi a favore del territorio e evitare le
immagini troppo autocelebrative.
I notiziari/le riviste gabbia grafica suggerita
Fonte: www.rotary.org
I bollettini suggerimenti
Le ultime tendenze, suggeriscono rendicontazioni a 24/48 ore dalle riunioni, con
formato e-mail/twitter e bollettino mensile esaustivo sulla vita dei club nel periodo
di riferimento.
Comunicati stampa
Il modo più semplice per redigere un
comunicato stampa è quello di seguire la
regola delle 5W. (Who, Where, When, What,
Why).
Il formato deve essere A4 verticale su
carta intestata del Club.
Il testo deve essere a blocchetto su 1
colonna da 160 mm, per un massimo di 30
righe.
L’intestazione deve contenere la data
dell'evento,
il luogo e l'eventuale ospite/relatore; a
seguire una breve descrizione dell'evento.
Le fotografie devono avere una
risoluzione di stampa di 300 dpi e devono
essere preferibilmente di formato 200x150
mm.
Advertising classico internazionale
Le campagne internazionali puntano sulla pulizia e l’immediatezza del
messaggio.
In genere sono costruite su un testimonial a colori, con il marchio in alto a
destra e una breve body copy.
I formati variano in relazione al mezzo e ai budget disponibili.
Stampa Stampa Web
Advertising classico nazionale: coerenza
Il sito web
Il RI suggerisce per i siti local di riproporre la matrice del sito internazionale,
che è stato recentemente rinnovato, con una parte pubblica di impatto
emotivo per attrarre anche i non rotariani e una parte privata con accesso
riservato ai soci.
Il sito web 2071
I Social Media
I più diffusi sono:
You Tube
Come mettere in pratica i suggerimenti RI?
Condividere con i club le istanze internazionali, le logiche e gli obiettivi.
Fare cultura di comunicazione secondo le linee guida internazionali.
Creare un team dedicato che sappia mettere in pratica le indicazioni fornite e
condivise.
Istituire dei momenti comuni di condivisione delle attività svolte e delle comunicazioni
a supporto.
Confrontarsi con il distretto e, attraverso questo, con il panorama italiano.
Conclusioni
La presentazione odierna si proponeva di:
Condividere le indicazioni fornite dal RI.
Sensibilizzare i club su tale argomento.
Fornire prime linee guida operative sugli strumenti di comunicazione in essere.
Aprirsi a commenti e istanze.
In una parola:
PRO MUOVERE il Rotary
GRAZIE DELL’ATTENZIONE
Igor Carpita
Antonella Fascetti,
Cesare Andrisano
