Upload
gabrusu
View
249
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Confluence
Citation preview
Conquer your document chaos.
Confluence realizeaz gestionarea unitar a documentelor
conform unor nivele de securitate asociate, asigurnd i
garantnd protecia i confidenialitatea datelor. Drepturile de
acces la informaii sunt stabilite conform nivelelor de clasificare
a documentelor, a rolurilor (funciilor) pe care le dein utilizatorii
i a nivelului de securitate asociat utilizatorului. Mai mult,
Confluence ofer suport pentru controlul accesului, la nivel de
document sau chiar la nivel de cmp.
Toate operaiile asupra documentelor sunt jurnalizate, cu acces
la jurnale doar pentru utilizatorii autorizai.
Documentelor din sistem le pot fi adugate ataamente de orice
tip i rezoluii (inclusiv vocale), odat cu circularea acestora prin
sistem. Se asigur pstrarea tuturor versiunilor succesive ale
unui document i nregistrarea automat a informaiilor despre
autorul fiecrei versiuni, data i ora la care acestea au fost
realizate. UTI Confluence ofer suport pentru definirea de
taxonomii de documente cu definire dinamic, n scopul regsirii
facile a informaiilor prin intermediul explorrii ieharhice multi-
criteriale, prin definirea de tipuri i organizarea acestora n
categorii de documente, n funcie de gradul de clasificare,
problematic sau de alte criterii.
Pe baza acestor categorii, modificrile n aceste documente vor
fi semnalate automat ctre utilizatorii interesai.
Confluence creaz un spaiu virtual de lucru colaborativ, n
care utilizatorii au posibilitatea de a partaja documente, iar
rezultatele lucrului colaborativ pot fi pstrate centralizat ntr-o
bibliotec organizat pe categorii multiple, cu drepturi de acces
pe rol sau individual.
Managementul documentelor
Confluence lucreaz cu o schem de securitate multi-
nivel cu acionare att preemptiv ct i reactiv pentru
gestiunea accesului la funcionaliti i la date.
Obiectele pentru care nu exist acces de vizualizare
(meniuri, destinatari pe flux, documentele gsite n urma
unei cutri) nu sunt vizibile.
Orice tentativ de executare a unei operaii sau de acces la
date este verificat n raport cu drepturile utilizatorului curent
logat n aplicaie Drepturile de acces sunt asociate rolurilor
din sistem (utilizatori cu funcii i responsabiliti). Unui rol i
se vor asocia drepturi de acces pe tip document, atribute ale
documentelor, operaii, grad de clasificare (prioritar).
n funcie de specificul activitii (de funcie i de
responsabiliti), unui rol i se asociaz drepturi de acces pe
tipuri de documente, simultan cu asocierea de drepturi pe
operaii i pe domenii.
Aplicaia permite administratorului s fie la curent cu
operaiile efectuate de ctre orice utilizator din sistem i s
tipreasc rapoarte referitoare la acestea.
, ,
Administrare
Modulul de registratur asigur conformitatea cu Legea
182/2002, privind protecia datelor clasificate.
Numerotarea documentelor se face n regim automat, semi-
automat sau manual, dup o schem flexibil de
numerotare. Se pstreaz evidena, pe tipuri, a registrelor
(ex. personale, de tranzit, unice, etc.), fiecare registru
primind un identificator unic, precum i evidena explicit a
documentelor fiecrui utilizator, evidena explicit a
documentelor pe nivele de clasificare (neclasificat/secret de
serviciu/etc).
Registrele sau documente din registru sunt arhivate la
trecerea duratei de pstrare n sistem; sistemul realizeaz
automat nchiderea de registru la sfrit de an i deschiderea
la nceput de an.
Registratur`
Managementul structurii organizatorice
w Editare de tipuri de ierarhii
w Editare de drepturi de acces ale unui rol ntr-o ierarhie
w Editare de uniti i structuri organizatorice, cu vizualizarea
grafic a acestora
w Cutare rapid a persoanelor n aceste structuri
Managementul utilizatorilor
w Editarea/inactivarea utilizatorilor
w Editarea rolurilor de sistem sau agregate
w Asocierea rolurilor de sistem/agregate unui utilizator
w Crearea de grupuri de utilizatori care au un anumit rol
funcional n sistem
w Delegare de roluri de la un utilizator la altul, pe o perioada de
timp determinat
w Personalizarea interfeei n funcie de rolurile i drepturile
asociate utilizatorului
w Asocierea unui utilizator cu un certificat digital pentru
autentificare securizat
Confluence pune la dispoziia utilizatorului un spaiu de
lucru propriu, n care acesta primete sarcinile de lucru,
schimb informaii i colaboreaz. Sarcinile de lucru primite n
cutia potal proprie sunt ordonate n funcie de preferinele
utilizatorului sau de prioritate. Utilizatorii sunt notificai despre
cererile de a colaborare la redactarea documentelor, sau de
iminena sau depirea termenului limit al unei sarcini de
prelucrare a documentului pe flux. Odat aceast sarcin
ndeplinit, sistemul permite vizualizarea parcursului ulterior al
documentelor procesate, monitorizarea etapelor i a
persoanelor care intervin n proces.
Toate componentele spaiului personal de lucru - documente,
sarcini, mesaje, sunt ordonate i filtrate conform preferinelor
utilizatorului.
Mesagerie organiza]ional`
C`utare
w Posibilitatea de a realiza cutri avansate bazate pe expresii
regulate sau pe baz de metainformaii asociate
documentului, cu calcularea automat a relevanei
rezultatelor i sortarea acestora, precum i cutare full-text
n textul ataamentelor binare uzuale (MS Office, Adobe
Acrobat, HTML)
w Acces la rezultate pe baza drepturilor utilizatorului stabilite
pentru tipul respectiv de document
Ergonomie
w Design modern, plcut, ergonomic, funcional dar simplu
de utilizat la nivelul interfeei cu operatorul
w Aplicaie Web, accesibil utilizatorilor obinuii, cu abiliti
minime de operare a unui browser
w Feedback vizual, valori implicite acolo unde este cazul,
ghid contextual, mesaje sugestive n caz de erori
Confluence ofer suport pentru definirea de fluxuri de lucru,
respectnd standardele internaionale ale WFMC.
Prin intermediul acestor fluxuri se pot modela procesele de
business ale organizaiei, prin definirea activitilor asociate, a
participanilor la flux i a tranziiilor dintre activiti.
Fluxurile sunt create n funcie de clasa documentului i de
nivelul de securitate corespunztor.
Se asigur astfel, posibilitatea direcionrii dinamice a unui
document n cadrul unui flux precum i, n acelai context, se
asigur trasabilitatea documentelor n flux prin urmrirea
parcusului unui document i evidenierea modificrilor de-a
lungul fluxului.
Procesele de lucru n cadrul fluxului electronic includ informaii
precum prioritatea sau durata maxim permis de execuie;
activitile ce fac parte dintr-un proces se definesc pe baza
unor abloane de activiti predefinite, editabile, cu aciuni
editabile.
Pe parcursul operrii, este evideniat istoricul fluxului cu
istoricul tuturor aciunilor, mpreun cu informaia schimbat,
deciziile luate, marca temporal a acestora i persoanele
implicate.
Confluence ofer o abordare proactiv pentru prevenirea
dificultilor i blocajelor pe flux: rapoarte asupra ncrcrii
utilizatorilor implicai n activitile de flux, n vederea
distribuirii adecvate a sarcinilor, prin delegare de roluri;
vizualizarea fluxurilor de lucru finalizate sau a celor aflate n
lucru, cu precizarea punctelor n care se gsete un flux la un
moment dat; fluxuri ad-hoc (trasee excepionale decise de
utilizator n urma unei aciuni curent executate pe flux).
Sarcina analitilor care modeleaz fluxurile este facilitat prin
funcionalitile de vizualizare grafic a fluxurilor definite n
sistem, duplicare de flux, pentru reutilizarea fluxurilor n
vederea crerii rapide de fluxuri noi care s rspund
schimbrilor organizaiei sau particularitilor diverselor uniti
ale acesteia.
Confluence ofer analitilor de business att suportul
pentru definirea de fluxuri verticale, pe baza poziiei
persoanelor n ierarhia organizaional, ct i cel pentru
definirea de fluxuri orizontale, ca mod de colaborare a
diferitelor persoane dintr-o organizaie, pe baza domeniilor de
competen.
ndeplinirea sarcinilor curente este solicitat utilizatorului prin
alerte la apropierea i dup expirarea duratelor limit, iar
eventualele blocaje sunt ntmpinate prin aciuni alternative,
la expirarea acestora.
Managementul fluxurilor de lucru
The good old paper-clip... What memories!
SECURE WORKFLOW AUTOMATION
Managementul documentelor i fluxurilor de lucru electronice este un domeniu de maxim interes pentru mediul guvernamental
sau de afaceri actual, orientat spre atingerea unui model al societii informaionale complete. Securitatea i controlul sunt
necesiti de prim rang ale sistemelor informatice actuale, iar lipsa lor se exprim n pierderi evidente.
Se cer sisteme flexibile organizate riguros, medii operaionale complexe, agile i sigure. Este critic ca informaia s fie disponibil: cui, cnd i cum trebuie. UTI Confluence a fost construit pe baza acestei abordri. Centrat n jurul organizaiei, pe
care o modeleaz n detaliu, pe multiple criterii (organizare instituional pe nivele ierarhice, schem funcional, taxonomii de competene), Confluence permite configurarea unui sistem de acces bazat pe roluri, care confer drepturi de acces la
informaii i aciuni. Fiecare utilizator primete, n sistem, dreptul i responsabilitatea de a ndeplini sarcini conforme cu fia
postului.
Care este atunci progresul fa de activitatea uzual? Calitatea rezultatelor organizaiei.
UTI Confluence utilizeaz un concept avansat de fluxuri de lucru bazate pe activiti, n conformitate cu standarde
internaionale, net superior conceptului curent implementat n produse de referin pe pia, de tip document-based, permind
o modelare fidel a celor mai complexe procese de business, pstrnd nivelul de accesibilitate i fineea detaliilor.
Prin instrumentele grafice de elaborare a fluxurilor de informaii, prin capabilitile de lucru colaborativ cu biblioteci de
documente, prin granularitatea sistemului de drepturi i permisiuni, prin capacitatea de integrare cu sisteme profesionale de arhivare i ncheind cu elementele de securitate avansat - Confluence este un sistem complet.
Divizia Tehnologia Informaiei i Comunicaii
Constructiv:
wNeed basis simplitate i ghidare pentru utilizatorii ne-
tehnici, complexitate i flexibilitate pentru utilizatorii avansai
wCirculaia informaiei este
securizat n mod implicit,
partajarea informaiei explicit
Funcional:
wAutomatizarea sarcinilor
repetitive, pentru productorii de
informaie
wTablouri de bord, alerte i
indicatori asupra activitii
sistemului, pentru decideni
wMonitorizare exhaustiv i ci de
intervenie n timp real asupra
obstacolelor, pentru
administratori
w mbinarea comunicrii ierarhice
cu comunicarea orizontal
wFluxuri concepute ca trasee
predefinite i regulate, dar i
mecanisme de urgen i mecanisme de
excepie
wTrasarea implicit a oricrei aciuni in
sistem
wDelegare de roluri
Tehnic
wBaz tehnic solid, tehnologie modern (J2EE), aplicaie
web, independent de platforma hardware sau software
wConformitate cu cele mai noi standarde WFMC
wSecuritate exhaustiv prin implementarea nativ a
mecanismelor de criptare i semntur digital bazate pe
infrastructuri cu chei publice PKI
wOpiuni avansate de direcionare n cadrul tranziiilor pe flux:
tranziii tip join/split, grzi de ieire/intrare controlate de
operatori logici, tranziii condiionate de activiti anterioare,
restricionarea destinatarilor n funcie de apartenena la grup
de lucru
Business
wTranziia de la maniera tradiional de lucru cu documente pe
suport hrtie la cele electronice (paperless office)
wSuport special pentru organizaiile cu standarde ridicate de
securitate
wDezvoltat, promovat i ntreinut pe baza unei metodologii
stricte de asigurare a calitii conforme cu standardul ISO
9000:2000, precum i cu standarde profesionale n domeniu
(PM, software engineering)
wAdoptarea produsului duce la creterea productivitii muncii
i totodat la mbuntirea calitii proceselor din organizaie
Avantaje competitive
wSistem robust multi-nivel
wControlul accesului n sistem (pe baz de certificate
digitale X.509)
wLimitarea accesului la funcionaliti (prin acordarea de
drepturi specifice)
wControlul accesului la documente
wDrepturile de acces la informaii sunt stabilite conform
rolurilor (funciilor) pe care le dein utilizatorii i a
nivelului de securitate asociat utilizatorului
wSuport pentru controlul accesului nu numai la nivel de
document, ci pn la nivel de cmp din document
wAcces la fluxuri restricionat printr-un mecanism de
drepturi i roluri
Semntur digital
wOperaiile confideniale sunt semnate de utilizator i
contrasemnate de server prin semntur electronic
wSe furnizeaz o recipis care asigur ne-repudierea
datelor
Securitate
wW3C Worl Wide Web Consortium
w J2EE - Java 2 Enterprise Edition
wWfMC Workflow Management Coalition
wSQL Structured Query Language
Standardizare
UTI SYSTEMS S.A.
Divizia Tehnologia Informaiei i Comunicaii
Fiabilitate
Securitate
Disponibilitate
Gestiune flexibil` a fluxurilor
Monitorizare a proceselor
Lucru colaborativ facil
Versionare, trasabilitate
Ergonomie, utilizare intuitiv`
SECURE WORKFLOW AUTOMATION
UTI SYSTEMS S.A.
UTI
GR
UP
Punct de lucru: Str. Nicolae Filipescu, Nr. 39-41, Sector 2, 020961 Bucureti, Romnia
Telefon: +40 21 20 12 335; 20 12 609; Fax: + 40 21 316 75 84
www.uti.ro; e-mail: [email protected] Premiul Cel mai bun produs de Document Management "
- Binary 2005
Management securizat al documentelor Management securizat al documentelor
Page 1Page 2