Conhecendo a nova ferramenta do Grupo Empreza

1. O que é o Protocolo?2. Como funciona?3. Quais osb?4. Telas5. Perguntas frequentes

O Protocolo é um programa via Internet desenvolvido para centralizadas as requisições enviadas ao RH Operacional e Financeiro/Administrativo;

O Protocolo é um módulo adicionado ao PropoWeb (software de gestão comercial e relacionamento com clientes) e será acessado por colaboradores do Grupo Empreza Goiânia e “pessoas chave” nas filiais;

O objetivo do Protocolo é minimizar o uso de emails e centralizar as solicitações de serviços do RH Operacional e Financeiro/Administrativo.

O Gerente ou Supervisor abrirá um protocolo solicitando um serviço ao RH Operacional ou Financeiro;

O software Protocolo enviará a solicitação diretamente para o responsável pelo serviço*, que tem um prazo limite para ser feito;

O responsável pelo serviço tomará as devidas providências, enviará feedback e concluirá o protocolo, enviando automaticamente uma mensagem para o solicitante

*Serviços gerenciados pelo Protocolo – RH Operacional e Financeiro

Redução na troca de emails Facilidade na localização e situação

sobre o andamento das solicitações (protocolo)

Notificação automática ao concluir um protocolo

Centralização e fácil localização de protocolos

Foco no acompanhamento e gestão em tempo real dos protocolos

Visualização de

protocolos por status

Como é feito o acesso ao Protocolo? O acesso ao Protocolo é feito através do endereço http://protocolo.grupoempreza.com.br e requer

que você tenha email e senha previamente cadastrados pelo Departamento de Tecnologia do Grupo Empreza.

Por que devo usar o Protocolo? O Protocolo é software via Internet que facilitará a solicitação dos serviços ao RH Operacional e

Financeiro, facilitando a execução e acompanhamento dos serviços tanto pelo solicitante quanto pelo responsável. Ao invés de você enviar email para o departamento e requisitar um serviço a partir de agora você deverá abrir um protocolo através do endereço http://protocolo.grupoempreza.com.br

Como abrir um protocolo? Este procedimento é muito simples. Acesse http://protocolo.grupoempreza.com.br informando seu

email e senha. Em seguida, clique no botão "Novo Protocolo" e preencha as informações necessários (qual departamento, qual é o projeto que se refere o protocolo, qual filial, processo e outros detalhes). Por último, clique botão "Salvar".

Ao clicar em "Salvar" será enviado um email para o responsável pelo processo informando que você abriu um novo protocolo.

Como faço para acompanhar os protocolos que eu criei? O acompanhamento dos protocolos que você abrir (ou que você é responsável) poderá ser feito

através do menu "Caixa de Entrada" onde você verá os protocolos por situação: Em andamento (está sendo 'executado'), Atrasados (prazo limite para execução estourado), Resolvido (já finalizados) e Cancelados.

Preciso enviar uma mensagem para o responsável de um determinado protocolo, como fazer? A mensagem é enviada através do botão Feedback. Durante o trâmite do protocolo (da abertura até a

resolução) é possível que você envie feedback para o responsável e outros interessados. É semelhante a troca de emails, porém, de forma mais centralizada. Com o feedback é possível você saber se o destinatário leu ou não sua mensagem enviada (você aprenderá como ver isso em breve). Todos os feedback que você receber serão mostrados no menu "Feedback e Protocolos".

O que é o menu "Feedback e Protocolos"? Este menu é que indica todos novos feedback ou protocolos (no caso dos responsáveis por processo) que

estão disponíveis para você tomar conhecimento e que ainda não foram lidos por você. É semelhante a maneira que o Outlook trata os emails lida e não-lidos.

Preciso anexar um documento ao protocolo. É possível? Sim. No momento que você criar um novo protocolo você pode anexar qualquer o documento. É importante

citar que você pode anexar documentos quando dar feedback. Todos os anexos ficarão disponíveis no detalhamento do protocolo.

Quando o responsável pelo protocolo finalizá-lo eu serei avisado(a)? Sim. O responsável pelo protocolo ao finalizar (Resolver ou Cancelar) ativará automaticamente um alerta por

email avisando sobre a resolução do protocolo. Você poderá acompanhar também através do menu "Resolvidos".

Preciso localizar um protocolo pelo número. É possível? Como faço? É possível sim. Use o campo "Busca", no lado superior direito de qualquer página da Caixa de Entrada e digite

o número do protocolo. Você também poderá localizar protocolos usando o nome do responsável, projeto, código do cliente ou código do funcionário. Basta digitar no campo de busca e clicar no botão "Encontrar".

Entre em contato com Leonardo Matos: leonardo.ti@empreza.com.br

62 3237-3440

Vitor Nogueira – vitor@yoursoft.com.br