Upload
others
View
20
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA PH
GESTIÓN 2019
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA
29 de febrero de 2020
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P.H.
NIT: 900.161.507-7
2
TABLA DE CONTENIDO
ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y CONTROL ............................................................................................... 3
CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2019¡Error! Marcador no
definido.
PROCEDIMIENTO PARA LAS DELIBERACIONES DE LA ASAMBLEA ..................................................... 4
CONTRATOS VIGENTES CON EL CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA ......................................... 5
INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 2019 ...................................................................................... 6
ASUNTOS LEGALES ................................................................................................................................... 6
CARTERA MOROSA ................................................................................................................................. 6
COBRO JURIDICO.................................................................................................................................... 6
GESTION DE MANTENIMIENTO………………………………………………………................................7-9
APOYO TECNOLOGICO………………………..…………………………………………………………….10
EVENTOS Y MEDIOS MAGNETICOS…………………………………………………………………………11
CONVIVENCIA ....................................................................................................................................... 12
SEGURO ZONAS COMUNES .................................................................................................................. 13
GESTION AMBIENTAL ............................................................................................................................. 14
INFORME REVISOR FISCAL……………………………………………………………………………… 15-18
INFORME CONTABLE ....................................................................................................................... .20-28
PROYECTO PRESUPUESTO 2020……………………………………………………………………………29-30
PODER .................................................................................................................................................... .31
3
ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y CONTROL
EQUIPO ADMINISTRATIVO
Representante Legal
Claudia Fernanda Botero
Administradora Delegada
Liliana García
Contadora
Vivian Sánchez
Revisor Fiscal
Efraín Ramírez Tenjo
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 2019
Presidente
Carlos Hurtado
Vicepresidente
Juan Ramírez
Vocales
Jeannette Devis
Elba Umbarila
Josefina Porto
Rafael Cortes
Gustavo Mahecha
María Paula Mendoza
Adriana Haya
Carlos Contreras
COMITÉ DE CONVIVENCIA
María Eugenia Carrascal
Fabiola Lasso
Felipe Polania
4
5
PROCEDIMIENTO PARA LAS DELIBERACIONES DE LA ASAMBLEA
Con el objetivo de organizar y agilizar la Asamblea, se propone el siguiente procedimiento:
Uso de la palabra:
1. La persona que desee hacer uso de la palabra debe dirigirse al Presidente de la Asamblea,
quien la concederá o negará y justificará su decisión.
2. Antes de hacer uso de la palabra, el propietario/apoderado deberá identificarse con su nombre
y número de apartamento.
3. Al hacer uso de la palabra, el propietario/apoderado deberá dirigirse a la Asamblea y no a
alguien en particular.
4. El propietario/apoderado deberá hablar respetuosamente en forma breve, clara y concisa y
sobre un tema específico. Evitará controversias, así como el uso de un lenguaje agresivo y
violento.
5. La única persona que puede interrumpir a quien está hablando es el Presidente, cuando ésta se
salga del tema y viole el reglamento de la Asamblea.
6. Favor no llevar niños
Medio para el uso de la palabra: Los asistentes pueden solicitar la palabra al Presidente de la
Asamblea en forma escrita o levantando la mano.
Intervenciones: cada intervención tiene una duración máxima de tres minutos y sólo puede tratar
un tema a la vez y una participación por tema.
Aclaraciones: El Presidente solicitará las aclaraciones del caso a la persona más indicada para
hacerlo. La intervención de esta persona no será mayor de tres minutos.
Moción de orden: El Presidente, por solicitud de la Asamblea o sí mismo, podrá solicitar a los asistentes
las mociones de orden que considere pertinentes.
Intervención de directivos: el Presidente dará la palabra al Administrador, a los miembros del
Consejo de Administración o al Revisor Fiscal cuando lo solicite la Asamblea o cuando lo considere
necesario para aclarar un tema específico.
Esperamos que las recomendaciones anteriores sean aceptadas por los asistentes para un rápido y
armonioso desarrollo de la Asamblea.
CONTRATOS VIGENTES CON EL CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA
SERVICIO EMPRESA
VIGILANCIA SEGURIDAD APOLO LTDA.
SERVICIOS GENERALES SOINSER LTDA
MANTENIMIENTO ASCENSORES OTIS ELEVATOR COMPANY COLOMBIA SAS
MANTENIMIENTO DE MOTOBOMBAS WÁTER PROOF SAS
MANTENIMIENTO DE PLANTA ELÉCTRICA PLANTAS ELÉCTRICAS HERNANDO INFANTE
MANTENIMIENTO DE JARDINES FPV JARDINERÍA
INSTRUCTOR GIMNASIO MARLON OLIVEROS
MANTENIMIENTO EQUIPOS GIMNASIO MAURICIO RAMÍREZ
ADMINISTRACIÓN NATIONAL HOLDING SERVICE EAT
CONTABILIDAD VIVIAN SANCHEZ
REVISORÍA FISCAL EFRAÍN RAMÍREZ
PÓLIZA DE SEGUROS ÁREAS COMUNES AXA COLPATRIA AGENTE MARTHA MEDINA
6
INFORME DE GESTION 2019
La Administración y el Consejo de administración presenta a los copropietarios las actividades
realizadas en el año 2019, se dividen para su análisis en:
➢ GESTION ADMINISTRATIVA
➢ GESTION DE MANTENIMIENTOS
➢ GESTION FINANCIERA
El presente reporte se encuentra avalado por el Consejo de Administración quien estuvo al tanto de
todas las gestiones
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
ASUNTOS LEGALES
❖ Actualización de los documentos legales de la personería jurídica en cabeza de la
Representante Legal la señora Claudia Fernanda Botero en la Alcaldía de Usaquén.
❖ Actualización de la firma digital (DIAN) y del RUT.
❖ Presentación y pago mensual de retenciones en la fuente
❖ De acuerdo al mandato de la Asamblea extraordinaria del día 07 de agosto de 2019, se
realizó el cambio de Banco Av. Villas a Banco Davivienda.
❖ Los recursos del fondo de imprevistos se han administrado según los lineamientos de la ley 675
y el Reglamento de Propiedad horizontal.
❖ El Conjunto Lombardía cuenta con el software contable SISCO, con el módulo de NIIF
incluido, debidamente licenciado y actualizado.
❖ La póliza de zonas comunes se renovó con la aseguradora AXA COLPATRIA a través de Casa
Lima Seguros, asesora Martha Claudia Medina obteniendo un valor agregado para el
conjunto de $1´000.000 y/o la implementación de la ley 1266 del 2018 (habeas data)
CARTERA MOROSA
A cierre del año 2019 se presentó una cartera total de $ 33.838.129
Se realizó acercamientos con los deudores y se implementaron estrategias para el logro de acuerdos
de pago como las siguientes:
✓ Sello Rojo de advertencia cobro Jurídico
✓ Envío de comunicados con el estado de cuenta y aviso de cobro jurídico.
Acuerdos de Pago
A continuación se relacionan los acuerdos firmados durante el 2019
Apartamento valor
111 $ 2.676.400
515 $ 1.500.000
414 $ 2.493.900
$ 6.670.300
7
Cobro Jurídico
Los siguientes son los apartamentos que se encuentran en cobro jurídico:
GESTION DE MANTENIMIENTOS
Apartamento Deuda al 31 Diciembre
714 $ 4.743.390
1007 $ 6.339.513
402 $ 4.784.900
$ 15.867.803
Equipo Empresa
Motobombas
Wáter Proff: Mensualmente se realiza el mantenimiento preventivo de las
motobombas: En el mes de octubre, se presentó la ruptura de unas de las
motobombas, lo cual causo que el cuarto se inundara lo cual causo que las
tres motobombas se quemaran. Debido a la magnitud de la emergencia fue
necesario comprar dos motobombas y se reparó la tercera. En este momento
tenemos la reclamación ante la aseguradora para el pago del siniestro.
Tanques de Agua
Potable
WATER PROOF: Dando cumplimiento a la normatividad vigente, el tanque de
Agua potable se lava dos veces al año, se lavó en el mes de enero de 2020
Cajas de agua
Negras
R.R Impermeabilizaciones. Proveedor Rodrigo Ramos: En el mes de agosto
se realizó lavado y sondeo de las cajas de aguas negras y se realizó la
limpieza a la caja principal.
Cajas de Aguas
Lluvias
Water Proff. : realizo el mantenimiento a las cajas de aguas lluvias y se revisó
el buen funcionamiento de las bombas.
Fumigación
Fumigaciones y Servicios, en el mes de abril se colocó trampas para los
roedores en los sótanos, Se realizó dos fumigaciones en áreas comunes, en
los meses de junio, diciembre y enero de 2020 se realizó el respectivo
refuerzo.
Extintores F.A. Extintores América del sur. Anualmente se hace el mantenimiento y
recarga de los extintores, se realiza recarga en el mes de febrero de 2020
Aseo
Soinser S.A. Presta el servicio de aseo y todero. Desde el mes de junio de
2019, con contrato a un año, se ha realizado brigadas de aseo en los
parqueaderos, plazoletas, se realizo la pintura del parque de los niños,
primeros pisos de las torres , la recepcion se esta pintando cada dos meses.
8
Seguridad
Electrónica
ADS: proveedor Edwin Amaya: Se realizó la instalación completa del sistema
IP en una nueva central de monitoreo, contamos con conectividad análoga
de 24 cámaras y 55 cámaras IP de 3 MP, se instaló cámara en el cuarto de
bombas, administración y bunker, en el puesto de entrada vehicular se instaló
sistema espejo de cámaras, se instaló el control de acceso peatonal, donde
se entregó pines de proximidad a los residentes, se arregló la cerca eléctrica
perimetral.
Zonas Verdes
FPV Jardinería: Mensualmente se hace el mantenimiento de los jardines, se
abona la tierra, se quita la maleza, se poda los prados y jardines, se compró
dos volquetas de tierra abonadas las cuales se regaron en el jardín de la
entrada y parte posterior del conjunto.
Sistema de Gestión
en Salud y seguridad
en el trabajo.
Durante el año 2019 se ha trabajado con los proveedores exigiendo los
requisitos del cuidado de los trabajadores, para el ingreso se solicita eps, arl
, Si se requiere trabajos en alturas se solicita el correspondiente certificado,
se llena el ATS, el personal de administración cuenta con las 50 horas
exigidas por el SGSST
Ascensores
OTTIS Elevador Company Colombia: Se realizó mensualmente el
mantenimiento de los equipos, se ha realizado reuniones con los directivos
para corregir fallas, donde han acatado nuestras peticiones para el
mejoramiento en el servicio. En este momento los cinco ascensores se
encuentran certificados.
Vigilancia
Apolo: La empresa de vigilancia Apolo ha cumplido con las diferentes labores
que se le ha solicitado, en épocas de vacaciones, navideñas paros y eventos
ha enviado personal de apoyo.
Puertas de Acceso Proveedor ADS: Efectúa el mantenimiento preventivo de las puertas cada seis meses,
se cambió un circuito anti remanente y se cambió la bisagra de la puerta principal
Gimnasio
• Proveedor, Mauricio Ramírez: Trimestralmente se hace el
mantenimiento de los equipos del gimnasio, se lubrican y colocan
soldaduras a los equipos que lo requieran.
• Se compró lazos, barra de mancuerna individual, una bolsa de
poder, un rack para discos, rodillo de espuma, soporte abdominal,
set de bandas resistencia, una barra sencilla para pared
• Se realizó pintura general del gimnasio.
Se continúa el contrato con el instructor MARLON OLIVEROS profesional en
cultura física
9
SGSST(sistema de
gestión de salud y
seguridad trabajo)
Para el mes de marzo del año 2020 se realizará la auditoria anual, exigida por
la norma según Decreto 1443 de 2014
Otros Se realizaron los siguientes trabajos:
• Se pintó las bancas de las áreas comunes
• Se pintó los salones comunales
• Se pintó el parque de los niños
• Se pintó los salones comunales
• Se cambiaron las cortinas del salón por sand blasting
• Se lavó el tanque de agua potable
• Se cambiaron las cortinas de los salones y se remplazaron por sand
blasting
• Se colocaron bandejas en los parqueaderos que presentaban
humedades.
• Se ha realizado pintura en los apartamentos que presentaban
humedades a nivel de tuberías rotas.
• Se instaló cámaras en el cuarto de bombas y la administración.
• Se realizaron las cubiertas de las torres 1,2 y 5 Se compró
implementos para el gimnasio, el botiquín de primeros auxilios portátil.
• Se están implementando clases de zumba
• Se realizó la instalación de bandejas y cubiertas en los parqueaderos.
• Se realizó el cambio de banco AV Villas A banco Davivienda
• Se realizaron dos fumigaciones
Recursos humanos/
capacitaciones.
• La empresa de aseo Soinser: realizo 6 capacitaciones al personal de aseo
sobre seguridad en el trabajo, manejo de insumos de aseo, señalización,
riesgos y prevenciones.
• También capacito a los toderos en curso de alturas, instalaciones hidro
- sanitaria y eléctricas.
• La empresa de Vigilancia Apolo realizo 6 capacitaciones al personal de
vigilancia y líderes sobre, medidas de seguridad, convivencia,
comportamiento, atención al público.
• Por otra parte, se situó en carteleras información como:
• Folletos informativos con relación a la seguridad en época de vacaciones
• Folletos informativos para evitar la llamada millonaria
• Folletos informativos de la utilización de los pines
• Folletos informativos de reciclaje
Folletos informativos de eventos como la feria empresarial, perros,
basuras, cigarrillo y ruido.
10
APOYO TECNOLOGICO
INFORME FINANCIERO DEL PROYECTO DE MEDIOS TECNOLOGICOS.
A continuación detallamos el valor aportado por cada una de las partes para el proyecto de CCTV y el saldo con el que
se cuenta a la fecha.
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
11
Eventos.
MEDIOS MAGNETICOS.
Los medios magneticos son presentados ante la
Dian y la Super intendencia de Industria y
comercio.
CELEBRACIÓN DIA DE LA
MADRE
Como reconocimiento y homenaje a las madres del conjunto se ofreció un pequeño obsequio a cada una de ellas.
HALLOWEEN
Se realizó una fiesta para los niños del conjunto el día 26 de octubre Se ofreció refrigerios y sorpresas. Contamos con variedad de inflables. Sea la oportunidad para agradecer a todo el personal de mantenimiento, seguridad, administración, y al Consejo de administración por la valiosa colaboración en la organización del evento.
NAVIDAD
Se procedió a realizar la decoración del Conjunto, se realizó en la plazoleta del conjunto, un evento donde se observó que hubo una gran acogida por parte de los residentes, se invitó a un grupo musical de son cubano, se entregaron velas y se colocó bolsas con arena, se ofreció canelazo, lechona, buñuelos y natilla.
BONOS NAVIDEÑOS.
Se presupuestó un aporte de $ $ 70.000 pesos para cada uno de los colaboradores del conjunto, se realizó un desayuno de trabajo a todo el personal. Se colocó una urna en la recepción. Agradecemos a todas las personas que tan amablemente hicieron su aporte voluntario, para el bono navideño de los colaboradores de Lombardía.
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
12
CONVIVENCIA.
Normas de Convivencia.
Durante el año 2019, se tuvo una convivencia enmarcada dentro de los parámetros normales de una
población de más de 800 habitantes, la copropiedad siempre se ha caracterizado por ser una
comunidad tranquila, sin embargo se han presentado varias quejas por ruido a altas horas de la
noche, el arrojo de colillas de cigarrillo y cenizas en las áreas comunes, la falta de conciencia de los
residentes en el reciclaje de basuras y el tema más difícil es la falta de cuidado de algunos residentes
propietarios de animales domésticos, quienes permiten que deambulen sueltos por toda a
copropiedad, haciendo sus necesidades por todo lado, incluso en los ascensores, sótanos, escaleras,
sin nadie que se responsabilice en recoger los excrementos, no hay conciencia de respeto hacia los
otros, recordemos que vivimos en una comunidad, pilar más importante de respeto hacia los demás.
Según la ley 1801 de 2016, por el cual se expide el nuevo Código Nacional de
Policía y convivencia son conductas objeto de medida correctiva:
Artículo 124.Numeral 3 al 9
Omitir la recogida de los excrementos de los animales por parte de sus tenedores
o propietarios, o dejarlos abandonados después de recogidos, cuando ello ocurra
en el espacio público o en áreas comunes.
Multa General Tipo 1
4SMLDV 100.000 pesos aproximadamente
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
13
CONTABILIDAD
Los estados financieros se entregaron mes a mes, para su revisión, análisis por parte de revisoría
fiscal y aprobación por el consejo de Administración.
REVISOR FISCAL
De acuerdo a lo aprobado en la Asamblea General Ordinaria de 2019 se reeligió al señor
Efraín Ramírez, quien realizo la respectiva auditoria del año 2019 presentando los informes
mensuales y recomendaciones, de acuerdo con lo establecido en las normas contables,
financieras y de propiedad horizontal.
SEGURO ZONAS COMUNES Y RECLAMACIONES
En lo referente al seguro de la Copropiedad se renovó la póliza para el periodo del 30 de septiembre de
2019 al 05 de septiembre de 2019 con la aseguradora CHUBB SEGUROS COLOMBIA S.A.S con la
siguiente cobertura.
VALORES
AREA COMUN 36.400.637.974
CIMIENTOS 5.065.452.286
MUEBLES Y ENSERES 59.505.282
EQUIPO ELECTRICO Y ELECTRONICO 81.756.192
MAQUINARIA, HERRAMIENTAS Y EQUIPOS 1.025.366.406
DINEROS 5.000.000
RESPONSABILIDAD CIVIL
EXTRACONTRACTUAL
500.000.000
DIRECTORES Y ADMINISTRADORES 300.000.000
VALOR ASEGURADO 42.632.718
COSTO DE LA POLIZA 46.426.153
Se hace reclamación a la aseguradora por pérdida de cheque por un valor de $17.850.000 sale favorable
así:
Total,
recuperado
$ 17.021.884
Deducible $ 828.116
✓ Deducible Asumido por la empresa Outsourcing
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
14
GESTION AMBIENTAL
Recuerde que los colores en el reciclaje son fundamentales a la hora de ayudarnos a diferenciar los
tipos de residuos que podemos colocar en ellos.
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
15
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
16
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
17
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
18
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
19
INFORME CONTABLE
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
20
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
21
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
22
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
23
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
24
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
25
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
26
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
27
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
28
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
29
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
30
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P. H. Personería Jurídica 2998 del 4 de julio de 2007 – Nit: 900.161.507-7.
31
PODER
Bogotá D. C., 29 de febrero de 2019
Señores
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS
CONJUNTO RESIDENCIAL LOMBARDÍA P.H.
Ciudad.
Respetados señores:
El (los) suscrito (s) ________________________________________________ con c.c.
___________________________________de _________________________. En mi (nuestra) calidad de
propietario (s) del inmueble _______________, concedo (concedemos) poder especial amplio
y suficiente al señor (a) __________________________________ identificado con la c.
c.___________________________ para que asista con voz y voto en mi (nuestro) nombre a la
Asamblea General Ordinaria a celebrarse el día 29 de febrero de 2020 a las 8:00 am. En el
salón social del Conjunto o en su segunda convocatoria. Mi (nuestro) apoderado (a)
participará con voz y voto en las decisiones de la Asamblea Ordinaria en la proporción que
corresponde al índice de copropiedad de mi (nuestra) unidad privada. Para constancia se
firma en __________________ a los _______ del mes de ________________del 2020.
Propietario(s)
Firma: ___________________________ Firma: ___________________________
Nombre: _________________________ Nombre: _________________________
Teléfono: ________________________ Teléfono: ________________________
Apoderado
Acepto: __________________________
Nombre: _________________________
Teléfono: ________________________