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CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA MACARENA NIT. 900.294.769-0 WWW.tmacarena.com

Crear una comunidad mejor requiere trabajo en equipo, compañerismo y colaboración. 1 Calle 53 No. 9-D-73 Tel. 3316104 WWW.tmacarena.com

e-mail: [email protected] Barranquilla, Atlántico – Colombia

Barranquilla, 1 de marzo de 2017.

Señores:

COPROPIETARIOS.

Conjunto Residencial Torres de la Macarena.

Ciudad.

REFERENCIA: INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE MAYO A DICIEMBRE DE 2016

Como Representante Legal y Administrador del Conjunto Residencial Torres de la Macarena doy gracias por la confianza

que me ha otorgado la comunidad de ser su administrador. Desde el mes de mayo del 2016 en que fui nombrado en el

cargo, el cual lo he asumido con el mayor empeño y entusiasmo, dando estricto cumplimiento a las obligaciones que

contempla el Reglamento y Ley de Propiedad Horizontal. En razón de coordinar el trabajo con el Consejo de

Administración se sesionó en muchas ocasiones, y se tomaron decisiones y alternativas de solución con mucha

honestidad en cada uno de los temas que se propusieron siempre en bien de la Copropiedad.

La Administración es un trabajo en conjunto: primero con el Consejo de Administración, ya que ellos son un apoyo y una

base inicial para ir solucionando y gestionando los proyectos, problemas y necesidades del conjunto, segundo Los

Copropietarios, gracias a sus contribuciones se pueden realizar las obras necesarias para que el Conjunto cada día sea

mejor, porque son Ustedes quienes aprueban y colaboran con el cumplimiento del Reglamento, y son los forjadores de

la convivencia, la paz y cordialidad entre todos, tercero Los Trabajadores de Aseo y Mantenimiento, ya que ellos son los

hacen con empeño que día tras día el Conjunto este aseado y en condiciones óptimas para el disfrute de Ustedes,

cuarto, La Vigilancia, Son las personas encargadas de velar por la seguridad de cada uno de Ustedes en sus bienes y

persona, quinto El Contador y Revisor Fiscal, son el apoyo para la Administración y el Consejo en la toma de decisiones

financieras, velan para que todo se realice bajo las normas contables, y para que los resultados obtenidos sean los

mejores , por eso doy GRACIAS a todos que de una u otra manera hacen para que la labor que me encomiendan sea

cumplida, tendiendo cada vez hacia metas positivas y de progreso. A continuación describo el desarrollo de mi gestión

administrativa del periodo comprendido entre mayo y diciembre de 2016.

PLANEACION ESTRATEGICA Inicialmente, realicé los diagnosticos Administrativo y Técnico – Operativo identificando todos los aspectos y factores

relevantes a tener en cuenta en la planeación estrategica del segundo semestre dela año 2016. Este informe se le

presentó al Consejo de Administración en las primeras reuniones del mes de mayo y se aprobó por unanimidad su

ejecución para lo cual se facultó al administrador para recuperar la cartera vencida a fin de poder dasarrollar las

inversiones, reparaciones y mantenimientos locativos.

(Ver informe anexo: Matrices)

ASPECTOS LEGALES

DEMANDAS: Al día de hoy el Conjunto Residencial Torres de la Macarena no tiene ninguna demanda ni proceso

judicial en su contra.

INSCRIPCION DE REPRESENTACION LEGAL: Desde que el señor Gustavo Martínez fungía como Administrador y

Representante Legal del Conjunto, ninguna otra administración cumplió con este requisito de estricto

cumplimiento haciendo incurrir a la copropiedad en ilegalidades, riesgos y nulidades relativas, en el mes de junio

de 2016 Obtuve la resolución emanada por la Secretaria de Control Urbano de la Alcaldía Distrital de Barranquilla

que me certifica como representante legal de la Copropiedad.

INSCRIPCIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN. De la misma manera sucedió con los Consejos de

Administración anteriores quienes tampoco se inscribieron ante el ente facultado por la Alcaldía para tal fin. En la

misma resolución se registró debidamente el actual Consejo de Administración.




COEFICIENTES DE COPROPIEDAD: En el conjunto residencial desde que se inició la Tercera Etapa las

administraciones responsables de cada vigencia incurrieron por omisión en decremento del patrimonio del

conjunto porque no se distribuía el Presupuesto de Gastos en los Coeficientes de Copropiedad definidos en el

Reglamento de Propiedad Horizontal. A partir de este año se corrigió esta acción e iniciamos la elaboración de las

cuentas de cobro teniendo en cuenta el factor porcentual descrito legalmente para cada unidad privada.

CAMBIO DE REPRESENTACIÓN LEGAL EN BANCOS: Las cuentas de AVVILLAS Corriente y de Ahorros estaban

registradas por Gustavo Martínez, quien concedió un poder y una carta de autorización a los administradores

posteriores a él y anteriores a mí para que firmaran en las dos cuentas con la firma autorizada del Consejo de

Administración.

QUERELLAS: Se interpusieron dos querellas ante la Inspección de Policía Urbana N°3 de Barranquilla. Una para

gestionar el retiro de los vehículos abandonados en los parqueaderos comunes del conjunto y la otra para

salvaguardar el patrimonio y convivencia del conjunto con los copropietarios de los apartamentos de la torre, de los

cuales uno partió la puerta de vidrio de la entrada peatonal y unas barandas de la piscina.

RECLAMACIÓN A MARVAL: Se radicó un derecho de petición donde se solicitó a la constructora el cumplimiento en

la entrega de requerimientos necesarios para la copropiedad tanto en documentos como en equipos y áreas

comunes. Así mismo se le dio poder al abogado Oscar de Alba para iniciar el proceso de reclamación de la Planta de

Emergencia de 100 KVA, tal cual como lo describe el Reglamento de Propiedad Horizontal del Conjunto en la

Primera Etapa.

CARTERA

Durante el periodo comprendido entre diciembre de 2015 y diciembre 2016 se recuperó la suma de $ 24.333.348.

Se excluyen los intereses de mora y las costas de procesos juridicos para que las cifras puedan ser compartaivas en

igualdad de variables y condiciones.

Los intereses de Mora que comenzaron a cobrar incrementan la cartera comparativamente con el año anterior.

El comportamiento ha sido decrecente aun cuando cada mes aumenta el número de apartamentos entregados por

la constructora.




Cartas de Cobro pre jurídico. Se elaboraron tres cartas de cobro pre jurídico, Se hizo un convenio de recuperación

de la cartera morosa con el abogado Oscar de Alba por un periodo determinado, posteriormente se hizo un

contrato con la empresa Prestigio SAS especializada en la recuperación de cartera.

Recaudatόn. Se desarrolló durante el mes de Octubre el Recaudatón con el objetivo de incentivar la recuperación

de la cartera.

Restricciones: Uso de Parqueaderos, Piscina, Salones Sociales. Se realizaron restricciones de uso de los

parqueaderos comunes a los carros registrados e identificados con chip de los apartamentos que se encuentran en

mora. Así mismo se realizaron las restricciones de uso de la piscina y alquiler de los salones sociales.

Llamadas telefónicas. Se realizaron llamadas telefónicas de recordatorio de pago y de cobro pre jurídico.

Datafono. Se consiguió gratuitamente la instalación de un Datafono en la oficina de administración, para brindar

comodidad a los copropietarios y residentes. En el mes de Octubre se recaudaron por este medio $5.695.797

Punto de Pago Electrónico. Se consiguió con AVVillas la activación del punto de pago electrónico en la página de

Internet del conjunto.

Acuerdos de Pago:

Cobro Jurídico. Se le entrego la cartera al abogado Oscar de Alba, a quien se le dio en anticipo $50.000 para costas

iniciales de los procesos, este monto fue cargado a cada apartamento. En estos momentos se están solicitando los

certificados de tradición y posteriormente le estaré entregando los poderes de cada uno debidamente

autenticados. A continuación se relacionan los apartamentos y copropietarios traslados a cobro judicial:

Reuniones de Control. Se realizan reuniones de control y seguimiento de recuperación de cartera.

Posters de promocion. Se elaboraron posters promocionando el pago con datafono,recaudaton y pagina de

Internet.

PAGINA DE INTERNET

Se elaboró la página del conjunto con el dominio: www.tmacarena.com , la cual está funcionando

correctamente, tiene las siguientes caracteristicas:

1. Cartelera. En esta sección se publicarán todos los afiches, fotos y descripciones de los eventos del conjunto.

2. Clasificados. En esta sección se pueden comprar, vender, alquilar y publicar culaquier servicio por un modico costo

para que la pagina sea autosotenible.

3. Organización. En esta sección se informa acerca de los órganos de dirección y documentos relevantes de propiedad

horizontal: Ley 675, Reglamento de Propiedad Horizontal, Manual de Convivencia y Nuevo Código de Policía.

4. Administración. Esta sección permite ofrecer un servicio integral de manera permante, tiene los siguientes

componentes:

1.1. Pagos en Linea: A traves de esta herramienta se realiza una conexión directa con el punto de pago

electronico de AVVillas del conjunto.

1.2. Administración en Linea: A traves de esta aplicación se accede a la plataforma administrativa del conjunto

donde todos los usarios podran:

http://www.tmacarena.com/




Gestionar PQR de manera sistematizada (Quejas, Reclamos, Sugerencias), garantizando los tiempos de

respuesta y permite medir los indicadores de gestión del servicio.

Ver y descargar los estados de cuenta, recibos de caja, Paz y Salvos y documentos contbales.

Ver y descargar todos los documentos pertenecientes a la Asambleas Generales de Copropietarios.

Ver y descargar Las Actas de Consejo.

Ver y descargar los informes del Revisor Fiscal.

Ver la ejecución presupuestal y estados financieros.

Ver y descargar la cartera con cortes mensuales.

Reservar los salones sociales.

Ver y descargar todas las circulares y documentos administrativos.

Solicitud de Registro. Através de esta opción los residentes del conjunto pueden solicitar el registro en

Administración en Línea.

A continuación se ilustra con unos pantallazos la descripción de la pagina y aplicaiones en linea:




CONTABILIDAD

En la contabilidad y en la preparación de los Estados Financieros, se han aplicado las normas contables de general

aceptación establecidas en Colombia, en concordancia con el Decreto 2649 de 1993, la contabilidad se registra bajo

el sistema de causación y acorde a la normatividad vigente al Régimen de Propiedad Horizontal.




Los registros contables se efectúan mediante el sistema de procesamiento de datos a través del software contable

WORD OFFICE Propiedad Horizontal, y están protegidos por las leyes de Colombia, utilizando el sistema de

causación y el plan único de cuentas.

La Copropiedad es propietaria de una Licencia de uso de dicho aplicativo.

Se realizaron reuniones semanales con el contador Gonzalo Aguirre con el objetivo de revisar, controlar y planificar

todos los menesteres propios de la contabilidad.

El contador entregó el informe contable para su respectiva revisión por parte del Revisor Fiscal en el rango de

tiempo acordado mensualmente.

Se realizaron las recomendaciones contables del Revisor Fiscal descritas en los informes financieros mensuales.

El recaudo y contabilidad están sistematizadas a 31 de diciembre de 2016.

La RETEFUENTE, se pagó en la fecha indicada todos los meses del año 2016.

Se realizaron jornadas especiales para revisar estados de cuentas según solicitud de los copropietarios,

inmobiliarias o inquilinos.

Se canceló la renovación anual de WORD OFFICE para continuar con el soporte técnico anual.

Caja Menor. Se implementaron las políticas recomendadas por el Revisor Fiscal.

Se presentó el informe de los gastos ejecutados no presupuestados aprobados por el Consejo de Administración

con sus debidos soportes e informes contables de los libros auxiliares donde se describe en detalle cada rubro.

BANCOS

Se designó la Cuenta de Ahorros de AVVillas para el manejo del Fondo de Imprevistos de la Copropiedad.

Se reactivó una Cuenta de Ahorros de Bancolombia que se encontraba inactiva desde hacía varios años.

Se gestionó el cambio de representación legal en todas las cuentas bancarias.

Se actualizó la información del Portal empresarial del conjunto de AVVILLAS.

Se gestionó la activación del PSE de AVVILLAS en la Página del Conjunto.

Se gestionó la activación gratuita del DATAFONO en la oficina de Administración y se hicieron los convenios con

REDEBAN y RED MULTICOLOR.

SEGUROS DE ÁREAS COMUNES

Se hizo el avalúo real de las áreas comunes por parte de la Sociedad de Ingenieros.

Se revalorizó la póliza según el avalúo real y se difiere en el mismo crédito de Finanseguros.

Se hizo la reclamación y se consiguió el pago de la indemnización Para arreglo de Canaletas por $ 3.600.000, este

dinero fue transaferido directamente a la cuenta del conjunto.

CONVENIOS

Movistar. Se gestionó el pago de 2 cuentas de cobro, una por un valor de $ 4.833.360 del año 2015 y la del año

2016 por un valor de $ 4.027.780, estos dineros pertenecen al pago retroactivo por el uso de consumo de energía

de la zona común.

Estación de Taxis 3868686. Se celebró un convenio con esta empresa de $200.000 mensuales los cuales tenían la

destinación de apoyar a las actividades de convivencia del conjunto. Tuvo una duración de tres meses debido a que

no era rentable para la empresa prestadora del servicio debido al número de servicios diarios que prestaban en la

copropiedad.

COMUNICADOS INTERNOS

Se elaboraron y enviaron a las unidades 23 circulares informativas para generar un mejor bienestar en el conjunto:

CIRCULAR 1. PROYECTO DE MEJORAMIENTO INTEGRAL 2016. B. USO DE LOS PARQUEADEROS.

CIRCULAR 2. RECORDATORIO DEL DEBER DE PAGO DE EXPENSAS COMUNES Y OTROS.




CIRCULAR 3. CAMBIO DE LA EMPRESA DE SEGURIDAD Y NORMAS DE USO DE PARQUEADEROS COMUNES.

CIRCULAR 4. BUENAS PRACTICAS DE USO DE PARQUEADEROS COMUNES.

CIRCULAR 5. ADQUICISIÓN DE CHIP O TAG RFID DE CONTROL DE INGRESO VEHICULAR.

CIRCULAR 6. CENSO DE COPROPIETARIOS Y RESIDENTES JUNIO DE 2016.

CIRCULAR 7. RESTRICCION DE PARQUEADEROS COMUNES A DEUDORES MOROSOS.

CIRCULAR 8. REPARACIÓN DEL SISTEMA ELÉCTRICO Y DE ILUMINACIÓN DE LAS ÁREAS COMUNES.

CIRCULAR 9. BUENAS PRACTICAS DE USO DE PARQUEADEROS COMUNES.

CIRCULAR 10. BUENAS PRACTICAS DE USO DE LA PISCINA.

CIRCULAR 10 B. FUMIGACIÓN AREAS COMUNES.

CIRCULAR 11. BUENAS PRACTICAS DE USO DE LA PISCINA.

CIRCULAR 12. INSTALACION DEL CHIP RFID DE CONTROL DE INGRESO VEHICULAR.

CIRCULAR 13. CARTERA MOROSA.

CIRCULAR 14. REUNION PARA GENERAR BIENESTAR Y SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS DE CONVIVENCIA EN EL

CONJUNTO.

CIRCULAR 15. ADQUICICISON DE CHIP RFID DE CONTROL DE INGRESO VEHICULAR.

CIRCULAR 16. FESTIVAL DE MASCOTAS.

CIRCULAR 17. JARDINOTON.

CIRCULAR 18. CONTROL BIOMETRICO.

CIRCULAR 19. NORMAS BASICAS DE CONVIVENCIA.

CIRCULAR 20. INSTALACIÓN DE CHIP PARA MOTOS.

CIRCULAR 21. PAGINA DE INTERNET Y APLICACION DE ADMINISTRACION ONLINE.

CIRCULAR 22. LA PÓLVORA NO ES UN JUEGO DE NIÑOS… NI DE ADULTOS.

CIRCULAR 23. APRENDAMOS A CONVIVIR – PORQUE TU FAMILIA SE LO MERECE.

POSTERS ELECTRONICOS Se realizaron 45 posters digitales para promocionar eventos, dar comunicados relevantes de la copropiedad, informar y

gestionar la educación y convivencia de la comunidad, estos posters se enviaron por correo electrónico y por Whatsapp.

BASE DE DATOS VIRTUAL El conjunto tiene en funcionamiento la base de datos virtual de copropietarios y residentes, herramienta que fue

elaborada gratuitamente por el copropietario Nelson Guerra. La información y su manejo son responsabilidad de la

administración ya no lo tiene la empresa de seguridad, los vigilantes solo tienen la opción de buscar la información que

se les permite para el control de las porterías del conjunto.

GESTION DE GARANTIAS Y RECLAMACIONES CON MARVAL Se le presentó un derecho de petición a la constructora solicitándole la gestión de aspectos necesarios para la

copropiedad.

Se han realizado ocho reuniones con la arquitecta e ingenieras encargadas de la obra para hacer seguimiento de los

puntos solicitados en el derecho de petición.

Marval ha realizado el cerramiento parcialmente en vidrio del area contigua a la ofina de administración donde se

planea construir la sala de juntas y ampliación de la oficina de administración.

Marval entregó 20 extintores contra incendios.

Marval entregó la polisombra para la zona de motos.

Se estan haciendo las prubeas del sistema de citofonia de las torres pertenecientes a las etapas nuevas.

Marval realizó los trabajos de mejoramiento del sistema de desague de aguas lluvias del conjunto.

Está pendiente que Marval entregue todos los trabajos realizados en ese mejoramiento y adicionalmente deben

entregar arreglados Y/o corregidos: La terminación del cerramiento en vidrio del segundo piso de la oficina, Rejas

de alcantarillas, Trabajo eléctrico en la subestación 2, Retiro de escombros de trabajos realizados, Solución al

problema que se presenta por la acumulación de aguas lluvia en el trabjo realizado en el exterior de la torre 32 y

33, entre otros.




Impermeabilización del techo Shut de basura principal y el sellamiento de la puerta que da al interior del conjunto

con la adecuación de ventanas adicionales para la recolección de la basura.

Reductor de Velocidad en la entrada del conjunto (Sitio donde hacen falta baldosas).

Parque Ecológico con grama artificial y máquinas de hacer ejercicio. Se gestionó que la constructora le diera al

conjunto este parque.

Reclamación de Planta de Emergencia Eléctrica de 100 KVA. Se le dio poder al abogado Oscar de Alba con el

objetivo de iniciar el proceso de reclamación ya que el Reglamento de Propiedad Horizontal (Primera Etapa) estaba

incluida la planta eléctrica respectiva y en la siguiente reforma la quitaron del documento.

Cámaras de seguridad. Estamos gestionando la posibilidad de que la constructora nos pueda dar un aporte en la

instalación de algunas de las cámaras de seguridad que requiere el conjunto.

GESTION DE RETIRO DE VEHICULOS ABANDONADOS La Asamblea General Ordinaria dio la aprobación para que se gestionara el restiro de los vehículos abandonados en

los parqueaderos comunes del conjunto.

Las medidas implementadas dieron

resultado. Solo quedaban 2 vehiculos sin

retirar del conjunto:

Samurai GYK 753 DE RIOACHA.

Chevrolet Sprint NBQ 296 DE NEIVA.

En días pasados uno fue reparado y el otro

retirado del conjunto.

Se colocaron avisos en los vidrios

panorámicos de los vehiculos informando

que se enconyraban en proceso de ser

removidos por las autoridades

competentes.

Se interpuso una querella en la Inspección

de Policia Urbana.

Se Presentó un derecho de petición a la Secretaria de Movilidad para que suministrarn la información de los

propietarios de cada vehiculo con el objeto de que el inspector de policia pueda proceder con el retiro de los

vehiculos.

Se hizo una campaña con las fotos de los vehiculos ´para identificar los propietarios.

REUNIÓN INFORMATIVA Se realizó el martes de 2 de agosto de 2016, con la participación de 78 personas inscritas en la planilla de asistencia. Se

consiguió el objetivo de informar a la comunidad de la gestión desarrollada por la administración e en el primer

trimestre de su vigencia.

CONVIVENCIA

SEMINARIO MACARENA EJEMPLAR:

o El día 18 de Agosto de 2.016 a las 7: 30 p.m. se brindó una capacitación a la comunidad

Macarenense con el objetivo de socializar temas concernientes e importantes sobre

propiedad horizontal los cuales se encuentran contemplado bajo el marco legal pertinente.

o Dicha capacitación fue por el señor Horacio Torres, lider y director de APH - Propiedad

Horizontal de Barranquilla. Se entregó certificados a los asistentes.




o Entre los temas a tratados: PARQUEADERO, AREAS COMUNES, TENENCIA RESPONSABLE DE

MASCOTAS, CONSERVACION DE LA FACHADA (Tendederos en los balcones), FRAUDES

ELECTRICOS Etc.

o Para esta actividad nos apoyaron los siguientes proveedores:

o Mundo Piscina: Donación de refrigerios.

o Estación de Taxis 3868686: Donación de refrigerios.

o Axa Colpatria: Donación de 4 chips o códigos de barra.

o Ganda Mantenimiento: Diagnostico y Mantenimiento de 1 computador.

o Participaron aproximadamente 90 personas y se consiguió el obejtivo planeado de sensibilizar

a la comunidad para hacer de Torres de la Macarena un Conjunto Ejemplar.

o A los asistentes se les entregó un certificado de participación.

FESTIVAL DE MASCOTAS “CONCIENCIA ANIMAL”:

o Esta actividad se realizó día sábado 27 de Agosto de 2.016 a las 2:30 de la tarde en el salón

Victoria, con la asistencia y el apoyo de las siguientes entidades y funcionarios públicos:

o Dra. Luz Stella Ordoñez gerente de la Sociedad Protectora de Animales y Veterinario de da la

Clinica MIS MASCOTAS con charlas pedagógicas sobre Tenencia Responsable de Mascotas.

o Comandante de la Policía Ambiental y Ecológica Int. Ever González Gil, quien

brindóinformación referente a la Ley 746 de 2002 sobre razas potencialmente peligrosas, Ley

1774 correspondiente a Maltrato Animal.

o Escuadrón de Carabineros presentó su Show Canino.

o MAC POLLO

o CLARO UNE

o GABRICA

o CLINICA VETERINARIA MIS MASCOTAS

o El objetivo de la actividad se cumplió de crear la conciencia en toda la comunidad de la buena

tenencia de las Mascotas.

o Se premió a las Mascotas mejor disfrazadas y mejor mantenidas y saludables.

o Adicionalmente, en horas de la mañana se realizó una jornada de vacunación gratuita por

parte de la Secrearia de Salud del Distrito de Barranquilla.

JARDINOTÓN: El domingo 25 de Septiembre se relaizó la actividad ecológica de embellecimiento y cuidado de las

areas verdes del conjunto residencial. Participaron Familias, niños y residentes en general quienes con los

trabajadores realizaron las actividades programadas.

PARTIDOS DE LA SELECCIÓN COLOMBIA: Se proyectaron en el Salon Social Victoria dos partidos de la selección

Colombia, siendo un espacio e integración para la comunidad de residentes del conjunto.

ESCUELA DE MICRO FUTBOL: Se está desarrollando satisfactoriamente para los niños menores de 14 años en

convenio con la Fundación Futbol con Corazón.

ESCUELA DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA: Se inició con la coordinación de la Policia Nacional la

Escuela de Seguridad y Convivencia Ciudadana, en estos momentos hay un promedio de 25 participantes. Se

decidió democraticamente realizarla todos los martes a las 7:30 PM. Esta escuela otorga un certificado a los

participantes. Después de terminar la escuela se espera poder conformar el frente de seguridad del Conjunto.

DECORACIÓN Y NOVENA DE NAVIDAD: Une le ofreció al administrador un plan de beneficios; los cuales fueron

cedidos al conjunto para poder realizar los trabajos de iluminación y decoración en la Navidad 2016. El comité de

Convivencia se encargó de la coordinación de las novenas con apoyo de la Admiistración.

CIRCULARES. Se han repartido circulares que invitan a la buena convivencia y cumplimiento de las normas.

CARTAS. Se han elaborado cartas de llamados de atención.

MULTAS Y SANCIONES. Se estableció el mecanismo para el procedimiento e implementación de multas y sanciones.

PISCINA. Las normas de buen uso de la piscina se están haciendo cumplir de manera favorable.




SEGURIDAD

• Cambio de la empresa de Seguridad: Después de un proceso de selección de varias ofertas presentadas, El

Consejo de Administración del Conjunto Residencial Torres de la Macarena Seleccionó a la empresa Axis Security de una manera clara y transparente como consta en el acta suscrita. Esta empresa reúne todos los requisitos y demostraron tener la experiencia suficiente en el manejo de seguridad de Multifamiliares (con la problemática similar a los parqueaderos insuficientes). Se contratan 2 servicios 24 horas y un servicio nocturno 12 horas, todos armados. Se comprobó que han sabido regular y controlar el cumplimiento de las normas establecidas para el buen uso de los parqueaderos en los conjuntos donde prestan sus servicios. Adicionalmente por el contrato suscrito a un año ofrecieron los siguientes valores agregados fundamentales para el mejoramiento del servicio de seguridad:

o Instalación de cercado eléctrico, para el cerramiento perimetral de la copropiedad, sensor izado, con alarma, soportes, instalación y puesta en funcionamiento.

o Control de acceso vehicular mediante Tag Adherible (Chip de identificación Vehicular). o Controles de rondas, con 20 estaciones. o Electroimanes para portería peatonal, activar tipo exclusa. o 2 monitores de 28”

Equipos de comunicación para los vigilantes, administración y operarios de servicios generales.

• ENCUESTA. Se realizo una encuesta con una muestra de 289 apartamentos aleatoriamente, donde el 80 % aprueba el servicio y cambio de empresa de seguridad.

1. CERRAMIENTO ELECTRICO. Como califica usted el cerramiento electrico perimetral que protege todo el

entorno del conjunto?

DESCRIPCION CALIFICACION %

MALO 2 1%

REGULAR 20 7%

BUENO 174 60%

EXCELENTE 82 28%

EN BLANCO 11 4%

TOTAL 289 100%

2. CONTROL DE INGRESO VEHICULAR ELECTRÓNICO. Como Califica usted la implementación del control de

ingreso vehicular electrónico con el cual se impedirá el ingreso de vehiculos de apartamentos morosos y solo

se permitará el ingreso de un vehiculo por apartamento?


MALO 26 9%

REGULAR 44 15%

BUENO 131 45%

EXCELENTE 74 26%

EN BLANCO 14 5%

TOTAL 289 100%




3. VIGILANTES: Como Califica usted al equipo de vigilantes que prestan el servicio de seguridad?

4. PARQUEADEROS: Como Califica usted las medidas que se han tomado para usar adecuadamente los

parqueaderos comunes?

5. MOTOS: Como Califica usted las zonas que se han asignado para estacionar las motos de los residentes?

6. PISCINA: Como Califica usted las medidas que se han tomado para controlar el ingreso de bañistas a la piscina?

Impidiendo el ingreso de los morosos y dando la exclusividad de uso a los residentes.


MALO 10 3%

REGULAR 32 11%

BUENO 153 53%

EXCELENTE 94 33%

EN BLANCO 0%

TOTAL 289 100%


MALO 43 15%

REGULAR 63 22%

BUENO 127 44%

EXCELENTE 42 15%

EN BLANCO 14 5%

TOTAL 289 100%


MALO 21 7%

REGULAR 32 11%

BUENO 162 56%

EXCELENTE 60 21%

EN BLANCO 14 5%

TOTAL 289 100%


MALO 33 11%

REGULAR 43 15%

BUENO 144 50%

EXCELENTE 50 17%

EN BLANCO 19 7%

TOTAL 289 100%




7. ILUMINACIÓN: Como Califica usted los cambios que se han desrrollado en el sistema de iluminación de

conjunto? Implementando luces LED.

8. SEGURIDAD: Como Califica usted en general el servicio de seguridad prestado por AXIS SECURITY?

9. SEGURIDAD: En su opinión el servicio de seguridad ofrecido actualmente por AXIS SECURITY mejoró o

empeoró en comparación por el ofrecido por PROYECTAMOS?

COMITÉ DE SEGURIDAD:

Se realizaron reuniones periodicas con el objetivo de reforzar y mejorar las deficiencias o falencias en las actividades

diarias y también reconocer o incentivar el buen desempeño del equipo de seguridad.

SISTEMA RFID VEHICULAR:

Estan instalados 300 Chips.

Se requieren comprar 70 Chips adicionales para poder instalarlos en los carros blindado y nuevos

residentes del conjunto.

Herney Velasquez, Tecnico especialista fue un apoyo fundamental para la implementación y

mantenimiento del sistema.

CONTROL BIOMETRICO:


MALO 29 10%

REGULAR 46 16%

BUENO 138 48%

EXCELENTE 65 22%

EN BLANCO 11 4%

TOTAL 289 100%


MALO 5 2%

REGULAR 36 12%

BUENO 153 53%

EXCELENTE 75 26%

EN BLANCO 20 7%

TOTAL 289 100%


MEJORO 231 80%

EMPEORO 18 6%

EN BLANCO 40 14%

TOTAL 289 100%




Están registrados 700 residentes.

Se realizaron los trabajos de reparación y manteniiento necesarios para el correcto funcionamiento de las

puertas.

Se compraron los elementos requeridos para la instalación.

Se esta terminando de instalar el equipo.

En estos mometos no hay una persona disponible para el registro de los residentes; porque el Consejo de

administración ordeno la cancelación de este servicio.

SISTEMA RFID MOTOS:

Se está haciendo el censo o registro actualizado de las motos del conjunto en la recepeción

Se hizo una circular indicando el proceso de registro y consecucción de los chips.

Se consiguieron los chips electronicos que funcionan en la interperie.

Se requieren comprar 170 chips electronicos.

PARQUEADERO:

Se ha mejorado considerablemente el uso de los parqueaderos comunes. Hace falta tomar decisiones en

Asamblea General con respecto a propuestas tales como: Pico y Placa y/o Alquiler de Parqueaderos.

Se han repartido circulares y volantes para que los conductores de motos estacionen bien sus vehiculos

en las zonas descritas. Así mismo se estan tomado fotos y enviando cartas de llamado de atención por

motos mal parqueadas.

Se adecuaron tres zonas especiales y demarcadas par motos. En la contigua a la pared de SAO se instaló

un techo con Polisombra.

Se demarcaron zonas de no parqueo en las vias de circulación.

CITOFONO VIRTUAL:

Se consiguió una demostración gratuita de un sistema de citofonia virtual IP que brindaría al conjunto la

solución al problema que se tiene con la carencia de este servicio de comunicación con los apartamentos

y sus residentes.

Cada apartamento puede registrar hasta 5 numeros telefonicos y un correo electronico.

El sistema comunica en orden de registro a cada telefono registrado.

El valor estimado es de $30.000 el año por apartamento.

CERRAMIENTO EN RECEPCIÓN: Se requiere garantizar con un cerramiento el espacio de la recepción y documentos

WHATSAPP Y CELULAR EN PORTERÍA. Se implemento esta herramienta para aminorar la problemática del no

tenereun medio de comunicación con los apartamentos y residentes.

RONDAS CONSTANTES ( CHECK LIST). Seelaboró un formato de seguimiento y control para realizar en las noches en

todas las áreas comunes.

CAMARAS DE SEGURIDAD: A continuación se detalla el diagnostco de las cámaras de seguridad del conjunto. Hay

daños por la mala calidad del cableado que se utilizo para instlación, camaras de mala calidad y por daños de

personas que realizan conexiones fraudulentas en las áreas comunes.

Las cámaras que dan con la 9D en la esquina necesitan nuevo cableado eléctrico.

Las cámaras que están en el pasillo torre 3 y 4 estan dañadas.

Las cámaras que dan con la 10 en la esquina necesitan nuevo cableado eléctrico.

Las cámaras que están en la torre 10 estan dañadas hay que cambiarlas.

Las cámaras que dan con la pared de sao necesitan nuevo cableado eléctrico.

Las cámaras que están en la torre 16 estan dañadas hay que cambiarlas.

Las cámaras que están en la piscina esta dañada hay que cambiarlas.




• El servicio de seguridad y todos los aspectos presentados en este informe se han podido desarrollar por contar con

la valiosa colaboración de los asistentes: Celina Sanchez, Katherine Puerta y el del apoyo de Herney Velasquez en

la implementación de toda la técnologia.

ASEO, MANTENIMIENTO Y JARDINERIA CAMBIO DE LA EMPRESA DE ASEO Y JARDINERÍA: Después de un proceso de selección el Consejo de

Administración del Conjunto Residencial Torres de la Macarena Seleccionaron a la empresa INTEGRASEO, quienes

reunieron todos los requisitos y demostraron tener la experiencia suficiente en el manejo de aseo y jardinería de

Multifamiliares. Se contratan (incluyendo los materiales e insumos de aseo) Siete (7) Operarios de Tiempo

Completo incluyendo en estos Un (1) Jardinero distribuidos de la siguiente forma: De lunes a sábado 7 operarios.

Los dominicales y festivos, ocho (8) horas por Un (1) Operario. Adicionalmente por el contrato suscrito a un año

ofrecieron los siguientes valores agregados fundamentales para el mejoramiento del servicio de aso y jardinería:

Supervisión Constante, Brigadas de aseo completamente gratis con personal externo, Capacitaciones a

los Operarios, Flexibilidad en el Horario de Trabajo, Programación de Turnos, Cronograma de Actividades,

Brigadas y Jornadas Especiales de Trabajo. 2 Pares de Radio y Brigada de remoción y aseo en todas las

torres. Dotación para jardinería: Machete, Tijera, Guadaña, Nylon, Bomba Fumigadora, Lima.

COMITÉ DE ASEO. Se realizan reuniones periodicas de comité con el objetivo de realizar seguimiento y control a las

actividaes programadas.

CHECK LIST DEL SERVICIO. Se realiza una lista de Chequeo del servicio.

GESTIÓN DE IMPLEMENTOS. Se gestionó con la empresa Integraseo: un Guadañadora nueva, Una máquina

sopladora(Para limpieza de hojas), Tijeras Nuevas.

BOMBILLOS. Colocación de bombillas dañadas en puntos fijos.

ARREGLOS. Se realizan trabajos de mamposteria y trabajos de manteninimiento menores en las areas comunes de

del conjunto.




JARDINERA PRINCIPAL. Se hizo un muro de protección al jardín principal del conjunto para lo que se consiguió con

Marval los materiales requeridos.

ENCUESTA. Se realizo una encuesta con una muestra de 236 apartamentos aleatoriamente, donde el 91 % aprueba

el servicio y cambio de empresa de aseo y mantenimiento.

1. ASEO DE LA RECEPCIÓN. Como califica usted el aseo del area de recepción ?

2. ASEO DE LAS AREAS COMUNES. Como Califica usted el aseo de las áreas comunes del conjunto?

3. ASEO DE SU TORRE. Como Califica usted el aseo de su torre ?


MALO 2 1%

REGULAR 19 8%

BUENO 154 65%

EXCELENTE 59 25%

EN BLANCO 2 1%

TOTAL 236 100%


MALO 7 3%

REGULAR 24 10%

BUENO 146 62%

EXCELENTE 59 25%

EN BLANCO 0%

TOTAL 236 100%


MALO 4 2%

REGULAR 26 11%

BUENO 114 48%

EXCELENTE 89 38%

EN BLANCO 3 1%

TOTAL 236 100%




4. CUARTOS DE BASURA. Como Califica usted la limpieza que se hace en los cuartos de basura?

5. JARDINERIA. Como Califica usted los trabajos de jardineria que se hacen en el conjunto?

6. MANTENIMIENTO: Como Califica usted los mantenimientos que se estaán realizando en las áreas comunes.

7. ASEO, MANTENIMIENTO Y JARDINERIA. En su opinión el servicio de ASEO, MANTENIMIENTO Y JARDINERIA

ofrecido actualmente por INTEGRASEO mejoró o empeoró en comparación por el ofrecido por GC SERVICIOS?


MALO 17 7%

REGULAR 45 19%

BUENO 137 58%

EXCELENTE 31 13%

EN BLANCO 6 3%

TOTAL 236 100%


MALO 7 3%

REGULAR 21 9%

BUENO 134 57%

EXCELENTE 72 31%

EN BLANCO 2 1%

TOTAL 236 100%


MALO 3 1%

REGULAR 29 12%

BUENO 131 56%

EXCELENTE 59 25%

EN BLANCO 14 6%

TOTAL 236 100%




GESTION TÉCNICA

Triple AAA. Se gestionó el cambio de la válvula externa de 4 pulgadas sin costo para la copropiedad. Estaba dañada

por el timepo de uso según el informe técnico.

Lavado y Mantenimiento del Tanque de Agua Subterraneo. Despues de más de 4 años se realizó el lavado y

mantenimiento del tanque de agua subterraneo , el cual debe realziarse semestralmente. Se realizó un diganostico

para que en los proximos mantenimientos se pueda impermeabilizar.

Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Motobombas. Se han realizado los mantenimientos preventivos y

correctivos necesraios para garantizar el abastecimiento de agua a todos los apartamentos.

Reparación, Mantenimiento y Cambio de Canaletas de Aguas Lluvia. Debido a que el día 13 de junio de 2016 se

presentaron unos daños en varias canaletas por la tempestad presentada se gestinó con la aseguradora Axa

Colpatria el pago de la reparación de los daños ocasionados. La aseguradora seleccionó la cotización de la empresa

Monoptero despues de un riguroso trámitey estudio. El deducible que corresponde a un salario minimo debe ser

canceladdo por el conjunto.

Reparaciones de Fugas de Agua. En distintas partes de las áreas comunes del conjunto se presentaron fugas de

agua, las cuales fueron repradas en su debido momento. La de mayor trscendencia fue en el primer piso de la Torre

17, la cual se pudo solucionar despues de varios dias de trabajos especializados.

Mantenimiento de los registros de alcantarillado. En dos oportunidades se realizaron los trabjos de

mantenimiento de los registros de alcantarillado por parte de un técnico especializado en estos trabajos. Muchos

de los registros estaban tapados por pañales y desechos de toda clase, es necesario que la comunidad se

concientice y utilice bien los sifones de desague y servicios sanitarios.

Gestión de Soluciones a los problemas que presenta el sistema de recolección y desague de aguas lluvia por parte

de la constructora. Se gestionó con Marval la solución a los problemas que se presentan de inundaciones en los

primeros pisos de las torres cunado llueve abundantemente. La constructora realizó los trabajos necesarios, hasta

el momento está funcionando, solo falta darle solución al sistema que instalaron en la salida de agua a la calle a la

altura de la torre 33.

Cambio de Boya del tanque de agua subterranea. Debido al desgaste por el uso se cambió la boya de tanque.

Sistema eléctrico y Luminarias. Se han realizado todas las acciones oredenadas por el Consejo de Administración

correspondientes a cambiar las lamparas dañadas por luces LED, a continuación presente el diadgnostico que se

realizó el día 26 de octubre de 2016 donde se evidencia que muchas de las lamparas no funcionan porque

dependián de la subestación que está enel area de costrucción de Marval, la constructora las independizo y para

poderlas activar el electricista hizo un trabajo de prevención con unos contactores especiales, para proteger que las

usuales conexiones fraudulentas no ocasionaran un daño grande en la subestación 1 del conjunto.

Se han realizado trabajos de reparación de los sistemas electricos que se han visto afectados constantemente por los

cortos y daños ocasionados debidos a las sobrecargas de los sistemas y conexiones fraudulentas. Se ha vuelto un


MEJORO 215 91%

EMPEORO 11 5%

EN BLANCO 10 4%

TOTAL 236 100%




problema grave y costoso, ya que se hacen las reparaciones y a los pocos dias vuelven a reconectarse. Actualemente se

está presentando un problema urgente de resolver porque cualquier persona o especialmente los niños se podrian

electrocutar por que la energia positiva esta retornando a las lamaparas de las áreas comunes.

Se sellaron los registros para hacer más difcil las reconexiones de las acometidas del área común.

Arreglo de cerramiento y puerta del salón social Victorias. Se realizaron los trabajos correctivos autorizados por el

Consejo de Administración concernientes a reparar los daños en el cerramiento y puerta del salon social Victorias

que son dañados constantemente por los niños y jovenes residentes en el conjunto.

Parqueaderos. Se pintaron señales en el piso para dar un mejor uso a los parqueaderos comunes del conjunto. Se

determinaron las tres zonas especiales para Motos, colocando bolardos para impredir el ingreso de carros a esas

zonas. Se ha mejorado significativamente en cuanto al uso de los de los parqueaderos y zonas de circulación.

En el segundo semestre de 2016 desarrollé mi gestión de administración de manera integral con innovación,

recuperamos la cartera para poder realizar los trabajos de mantenimiento y técnicos requeridos para el mejoramiento y

bienestar de la copropiedad

Seguimos trabajando para generar en Torres de la Macarena bienestar y una mejor comunidad. Macarenamente,

Pablo Pión Tarazona

Administración.

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CONJUNTO RESIDENCIAL TORRES DE LA … · hacen con empeño que día tras día el Conjunto este aseado y en condiciones óptimas para el disfrute de Ustedes, ... quien concedió un