Construcción y Operación de Indicadores de Gestión … · Administrativa y Procesos Estrategia de la Unidad Administrativa •Cada Unidad Administrativa define la estrategia que

Dirección General de Modernización Administrativa y Procesos

Construcción y Operación de Indicadores de Gestión en la

Secretaría de la Función Pública

20 de mayo de 2008


Contenido

A. Objetivo y alcance

B. Conceptos y definiciones

C. Método de operación


A. Esquema de planeación y alineación de la

Secretaría de la Función Pública


Alineación de la Estrategia

• Como parte del ejercicio de Planeación de la Secretaría, anualmente se llevan a cabo Sesiones de Planeación Estratégica, en las que se revisa y ajusta la estrategia de cada unidad administrativa.

• Dichas sesiones, tienen la finalidad de alinear la estrategia individual con la estrategia colectiva de la Secretaría, para atender los requerimientos de la Sociedad

Misión y Visión de la SFP

Compromisos y estrategiasgubernamentales

Objetivo Estratégico

Estrategia UA



Procesos Proyectos

Estrategia UA

Procesos Proyectos

Estrategia UA

Procesos Proyectos


Ejemplo de alineación

Ejemplo

Objetivo - Mejorar mi salud

Línea Estratégica 1 – Control de Peso

Línea Estratégica 2 – Incremento de la actividad física

Línea Estratégica 3 – Hábitos saludables

Proceso 1.1 Controlar alimentación

Indicador 1.1.1 Peso en Kg.

Meta 1.1.1 75 Kg.

Indicador 1.1.2 Calorías ingeridas

Meta 1.1.2 1800 Calorías / día


Beneficios de la alineación

La alineación facilita a la Unidad Administrativa la visualización de la relación entre lo que desea conseguir (enfoque), sus acciones (implementación) y los resultados

obtenidos. De esta forma puede establecerse el principio de causalidad para desarrollar una Planeación Estratégica

efectiva.

Beneficios obtenidos del ejercicio:

• Despliegue de una estrategia congruente

• Disposición para trabajar en equipo para obtener

resultados

• Visión compartida y un propósito común


Insumos Ejecución Evaluación

Esquema de alineación en la SFP

Misión

Visión

Macroprocesos

Objetivos

ObjetivosIndicadores

Objetivo

Proyectos

Indicadoresprocesos

PrioridadesEstratégicas

Programas Gubernamentales

Ali

ne

ació

n

ReglamentoInterior

Manual deOrganización

Indicadoresproyectos

CompromisosInstitucionales

Objetivos

SECRETARÍA

SUBSECRETARIA /OFICIALÍA MAYOR

DIRECCIÓN GENERAL /JEFATURA DE UNIDAD

Procesos

Indicadores Subsecretaría

Indicadores SecretaríaG

en

era

ció

n d

e v

alo

r / L

og

ro d

e re

su

ltad

os


Estrategia de la Unidad Administrativa

• Cada Unidad Administrativa define la estrategia que le permitirá contribuir al logro de los objetivos estratégicos.

• Igualmente, define los indicadores que permitirán dar seguimiento al cumplimiento de dicha estrategia.

ObjetivoDefine en forma clara y específica los resultados esperados

por cada Unidad Administrativa

ProcesosDefinen de que manera el valor agregado de nuestros

procesos impacta en el logro de los resultados

Proyectos

Establecen los proyectos que mejorarán el

desempeño de los procesos o incidirán en el logro del

objetivo

Indicadores estratégicos

Permiten dar seguimiento al logro de los resultados


Tablero de Indicadores

El Tablero de Control Estratégico (TCE) permite dar seguimiento al avance de los procesos y proyectos por

medio de indicadores con el fin de conseguir los resultados esperados.

Ventajas y Beneficios:

• Identificar desviaciones con respecto a la meta original

• Tomar decisiones e implementar acciones oportunas para la corrección del rumbo

• Monitoreo efectivo de los inductores (factores críticos de éxito) para el logro de las metas

• Comunicar las estrategias de forma concreta y traducidas en acciones a todas las Unidades Administrativas


Construcción de Indicadoresy establecimiento de Metas

• Los indicadores establecen parámetros y patrones

(variables)

• Las acciones (procesos y proyectos) inciden en el

comportamiento de los parámetros buscando su

control

• La meta define el valor cuantificable al que se

debe llevar el parámetro (resultado)

• El logro de la meta del indicador (resultado - control

del parámetro) debe evidenciar el logro del

objetivo (operativo o estratégico)

Procesosy Proyectos

Indicadores Metas Logros


Tipo de Indicadores

Los indicadores se clasificaron en dos tipos:

Estratégicos: Miden el logro de los objetivos, impacto

en el cumplimiento del objetivo de la Unidad.

Operativos: Miden el desempeño de la unidad en

términos de eficiencia como tiempos y volumen.

Generalmente se asocian a los procesos y pueden

clasificarse en indicadores de entrada, de gestión y

de salida.


Ejemplo: enfoque del tablero

Ejemplo: Escudería

Automovilismo

• Los indicadores más detallados

son llevados en los pits

• Los indicadores que lleva el

dueño de la escudería son

una consecuencia o

concentrado de los indicadores

detallados

•Rendimiento del Combustible•Velocidad por vuelta•Presión de las llantas

•Puntos en el campeonato•Carreras Ganadas•Patrocinios logrados


El Tablero de Control Estratégico de la Secretaría de la Función Pública constituye el repositorio de todos los indicadores que la

Dependencia necesita para proveer información tanto de manera interna a los responsables de las Unidades, como externa a las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, y a la

sociedad en general.

SPC

ABG

MIDO

METAS

PRESIDENCIALES

PNCCTDA

METAS

PRESUPUESTARIASPRIORIDADES

ESTRATÉGICAS

SPC

ABG

MIDO

METAS

PRESIDENCIALES

PNCCTDA

METAS

PRESUPUESTARIASPRIORIDADES

ESTRATÉGICAS

Universo de Indicadores


B. Conceptos y definiciones

Definiciones de algunos conceptos utilizados en el ejercicio

de planeación y en el TCE


Conceptos

Misión

Visión

Objetivos

Procesos

Proyectos

¿Cual es la razón de ser, el motivo de la existencia de la SFP?

¿Hacia dónde se dirige la Secretaría con el cumplimiento de la misión?

¿Cuál es el resultado esperado por la Unidad para el cumplimiento de

la estrategia?

¿Cuáles son las actividades que debe desempeñar la Unidad para

lograr el objetivo?

¿Qué proyectos apoyan a mis procesos o directamente

contribuyen al logro del objetivo?

ObjetivoEstratégico

¿Cuál es el resultado esperado por la Secretaría para el cumplimiento

de la misión y visión?

Indicadores

Indicadores

Indicadores

Metas

Metas

Metas

¿Cómo puedo establecer un

parámetro para la medición del

objetivo?

¿Qué compromiso cuantificable debo adquirir

para el logro del objetivo?


Definición del Objetivo

El objetivo define en forma clara y específica los resultados esperados por cada Unidad Administrativa

Características del objetivo:

•Alineados – Debe estar alineados con los objetivos del PND y las atribuciones en el Reglamento

Interior

•Orientados a resultados – Deben dar la idea de logro o resultados

•Medibles – Se debe poder cuantificar su progreso

•Alcanzables – Debe ser posible lograrlo en un cierto lapso de tiempo

•Retadores – Debe significar un compromiso

Insumos a considerar:•Misión y Visión de la SFP•Reglamento Interior (atribuciones)•Macroproceso asociado a la unidad

Preguntas a realizar:¿Qué resultado debo lograr para contribuir al logro de la misión y visión de la SFP?

¿Cuáles son las atribuciones con las que cuento para lograr el resultado?¿Cómo se relaciona mi objetivo con las demás unidades de la Secretaría?


Redacción de objetivosSintaxis

(“¿Qué?”)

MEDIANTE

(“¿Cómo?”)

Define los resultados que se pretenden lograr, o fin último de la Unidad

Administrativa

Define las actividades o instrumentos concretos para

alcanzar los resultados

OBJETIVO ESTRATÉGICO


EjemploCoordinación General de Órganos de Vigilancia y Control

• ¿Está alineado? Contribuye con el objetivo de Prevenir y abatir prácticas de

corrupción e impunidad, e impulsar la mejora de la calidad en la gestión pública.

• ¿Es medible? Se evalúa por el sistema MIDO.

• ¿Es retador? Se compromete a garantizar la contribución de los OICs.

• ¿Está enfocado a resultados? El resultado es el garantizar la contribución.

Resultados esperados

(“¿Qué?”)

MEDIANTE

De que manera se van a alcanzar

(“¿Cómo?”)

Garantizar que los Órganos de Vigilancia

y Control contribuyan a reducir los riesgos

de corrupción y transparentar la

Administración Pública Federal, así como a

eficientar la operación de ésta

una adecuada relación con las dependencias,

entidades, órganos desconcentrados y la

Procuraduría General de la República, con un

enfoque preventivo del control, una correcta

vigilancia de la gestión pública y una efectiva

aplicación de medidas correctivas


ProcesosLos procesos son el conjunto de actividades que desarrolla la Unidad para lograr el resultado

planteado en el objetivo

Características de los procesos:

•Alineados – Debe estar alineados con el objetivo de la Unidad, sus atribuciones en el Reglamento

Interior y el Macroproceso de la Secretaría.

•Generan valor – Todo proceso debe tener como salida un producto o entregable con valor agregado

para el cliente y contribuir en el logro de los objetivos de la Unidad y de la Secretaría

•Medibles – Todo proceso deberá ser medible en cuanto a su desempeño (eficiencia, efectividad) y en

cuanto a su salida (producto, entregable).

•Permanentes – Los procesos son un conjunto de actividades diseñadas para que su producto de

cumplimiento a las atribuciones y objetivo de la unidad, por lo que su operación es permanente hasta que

alguna de estas condiciones cambie.

•Están encadenados – Las salidas de los procesos se convierten en los insumos de otros procesos para

generar una Cadena de Valor de procesos que atraviesa (encadena) a toda la organización más ábarcando

varias funciones y Unidades Administrativas

Preguntas para la validación de procesos:

¿Qué entregables debo producir para dar cumplimiento al objetivo de la Unidad y qué

actividades debo realizar para producirlo?

¿Cuál es el valor del entregable producido y con qué otros procesos tanto internos (dentro de la

Unidad), como externos (Otras unidades, dependencias, sociedad) se conecta?

Insumos a considerar:

Objetivo de la Unidad – Reglamento Interior (atribuciones) – Macroproceso asociado a la unidad


Visión de procesos

PP E S C

Proveedores Entradas Proceso Salidas Clientes

Criterios de calidad

Un proceso es una serie de actividades coordinadas diseñadas para lograr un producto o entregable con valor agregado.

¿Quién provee el

insumo

disparador del

proceso?

¿Cuál es el

insumo

disparador del

proceso?

¿Qué actividades

lleva a cabo la

unidad para

producir el

entregable?

¿Cuál es el

entregable o

producto del

proceso?

¿Quién recibe el

beneficio del

producto?

¿Cuáles son las características que debe cumplir el producto para satisfacer a mi cliente?

(Criterios de calidad)


EjemploTrámite y resolución de inconformidades*

Proveedores Entradas Proceso Salidas Clientes

¿Quién provee el

insumo

disparador del

proceso?

¿Cuál es el insumo

disparador del proceso?

¿Qué actividades lleva

a cabo la unidad para

producir el entregable?

¿Cuál es el

entregable o

producto del

proceso?

¿Quién recibe el

beneficio del

producto?

• Inconformes.

•Convocante.

•Terceros

Interesados.

•Organismos

Públicos y

privados

• Inconformidad

• Informe de 24 Hrs.

• Informe circunstanciado

•Dictámenes Técnicos

•Escrito desahogo del

Derecho de audiencia

•Documentos Diversos

1.Recepción de

documentación

2.Integración del

expediente

3.Proyección y resolución

4.Notificación

Resolución:

•Nulidad total

•Nulidad Parcial

•Declaración

relativa a lo

infundado

•Inconformes.

•Convocante.

•Terceros Interesados.

•Organismos Públicos

y privados

¿Cuáles son las características que debe cumplir el producto para satisfacer a mi cliente? (Criterios de calidad)

Tiempo promedio de resolución, tiempo promedio de notificación, porcentaje de resoluciones confirmadas

* Elementos tomados del Manual de la Calidad de la Dirección General de Inconformidades

• ¿Está alineado? Contribuye con el objetivo de la unidad dentro del marco establecido por la normatividad.

• ¿Genera valor? Cumple con las expectativas del cliente y contribuye al objetivo de la Unidad.• ¿Es medible? Se mide tanto la calidad del producto como el desempeño del proceso• ¿Es permanente? El proceso cumple con las atribuciones de la unidad y el objetivo de la misma, por lo

que su operación es continua.• ¿Se conecta con otros procesos? El proceso forma parte de la cadena de valor de la SFP y se

relaciona con otras unidades de la SFP


Cadena de valor de la SFP

Procesos de Apoyo

Procesos Sustantivos

Atender FiscalizarSancionar

NormarMejorar

Profesionalizar

Establecer la cultura de la legalidady la rendición de cuentas

Coordinar la política de transparencia y de rendición de cuentas

Comunicar

Coordinar los Órganos de Vigilancia y Control

Administrar patrimonio

Asuntos legales

Contraloría Interna

Administrar recursos y proveer servicios


Proyectos

Un proyecto es una serie de actividades realizadas para el logro de un producto o

servicio que se ejecutan una sola vez dentro de un marco temporal predefinido

Características• Alineados – Debe estar alineados con el objetivo de la Unidad, con los procesos y con el Reglamento

Interior y el Macroproceso de la Secretaría.

• Finitos. Son esfuerzos temporales, con fechas de inicio y término definidas

• Generan valor – Todo proyecto debe tener al final del mismo un producto o entregable con valor

agregado para el cliente y contribuir en el logro de los objetivos de la Unidad y de la Secretaría

• Medibles – Todo proyecto deberá ser medible en cuanto a su desempeño (tiempo) y en cuanto a su

salida (producto, entregable).

Insumos a considerarObjetivo y procesos del área – Reglamento Interior (atribuciones)

Preguntas para la validación de proyectos:

¿Los entregables apoyan el cumplimiento del objetivo y dan cumplimiento a las

atribuciones de la Unidad?

¿Este esfuerzo es temporal?

¿Termina cuando se haya producido el resultado planeado?


1. Planeación deficiente

2. Líder del proyecto inapropiado

3. Falta de apoyo ejecutivo

4. Mala definición del alcance

5. Cambio no controlado

6. Programación inadecuada del trabajo

7. Equipo de trabajo inapropiado

8. Falta de control de costos

9. Insuficiencia de recursos

10. Falta de incentivos y penalizaciones

11. Deficiente Administración de Información

12. Carencia de análisis de riesgos

Sin Administración de Proyectos

Con Administración de Proyectos se incrementa el control sobre la obtención de los beneficios esperados

¿ Fin ?

TiempoInicio

Causas principales por las que fracasan los proyectos


Preparación

Definición Planeación Organización

Control

Acción (MS Project)

Definición Proyectos

Ejecución

¿Cuál es el objetivo?

¿Qué resultado se

busca?

¿Quiénes son los

responsables?

¿Cuáles son el

tiempo y fechas?

¿Cuáles son las

etapas del proyecto?

¿Cuáles son las

tareas a desarrollar

para lograr el

resultado?

¿Cuál es el resultado

esperado

(entregables) en

cada tarea y etapa?

¿Qué condiciones

deben cumplirse

para que el proyecto

tenga éxito?

¿En qué orden se

ejecutarán las

tareas?

¿Cuáles son las

fechas para

desarrollarlas?

¿Quién será el

responsable de cada

actividad?

¿Qué recursos

materiales o

financieros requiere

cada actividad?

¿Cómo se le dará

seguimiento al

proyecto?

Documentación en la

herramienta (MS

Project)

Seguimiento en la

herramienta (MS

Project)


Fase

Definición

Planeación

Organización

Control

Objetivo Acción (MS Project)

Administración de proyectosGuía rápida *

Ejecución

Determinar objetivos y resultados esperados 1. Dar nombre del proyecto

¿Qué vamos a hacer? 2. Definir fecha de inicio y término

¿Qué resultados vamos a obtener? 3. Definir calendario general de trabajo (días festivos)

¿Qué beneficios vamos a conseguir?

Definir a los responsables de los resultados

Definir calendario del proyecto

Definir las etapas del proyecto 1. Definir etapas del proyecto

Definir las tareas y entregables (productos) 2. Definir tareas a detalle por fase

Desagregar tareas a detalle 3. Definir entregables (productos)

Identificar hitos 4. Definir hitos

Factores de éxito en el proyecto

Establecer duración y precedencias 1. Establecer la duración de cada tarea en días y no en fechas

Duración de cada actividad 2. Definir actividades predecesoras (vínculos) : FC, CC, FF, CF

Dependencia entre actividades 3. Definir equipo de trabajo (recursos)

Establecer responsables por tarea 4. Definir responsable por cada actividad

Asignar recursos humanos y materiales a las tareas 5. Establecer disponibilidad del recurso en el proyecto (%)

¿Quién lo va a hacer? 6. Definir calendario laboral por recurso (plan de vacaciones)

¿Recursos materiales o financieros? 7. Asignar recurso por tarea (responsable)

Definir las reglas del juego con el equipo de trabajo 8. Guardar “Línea de Base” (fijar proyecto)

¿Cómo y cuando se va a dar seguimiento?

¿Cuándo nos vamos a reunir?

Registrar avance de las actividades 1. Actualizar % de avance por tarea (0 ó 100%)

Documentar entregables de las actividades 2. Vincular entregables (documentos)

Dar seguimiento a la ejecución del proyecto 1. Ver avance: “Gantt de seguimiento”

Tomar acción previsoras o correctivas 2. Corregir: ajustar duración y/o asignar más recursos

* Curso básico de administración de proyectos (DGMAP)


Indicadores, inductores y metas

Los Indicadores son elementos que nos permiten medir el logro de un resultado, el

avance de un proyecto y nos alertan si existe una desviación entre lo que

planeamos y lo que estamos consiguiendo para hacer correcciones y tomar acciones

Preguntas para el identificar inductores y construir los inductores:

¿Qué debe estar sucediendo para evidenciar que se cumple con el objetivo o resultado de

lo que quiero medir (inductor)?

¿Cómo puedo medir el inductor?

Insumos a considerar:Resultados esperados del elemento a medir – Objetivo de la Unidad – Inductores del elemento a medir

Características:• Medibles. Todo indicador debe contar con una meta cuantitativa que permita medir su avance y su

resultado

• Alineados. Los indicadores deben alinearse con el resultado esperado con el elemento a medir: Objetivo,

Proceso o Proyecto

• Efectivos. Los indicadores deben proveer información suficiente para la toma de decisiones del Objetivo,

proceso o proyecto. Adicionalmente, el cumplimiento de las metas debe asegurar el logro del Objetivo,

proyecto o proceso

• Estratégicos / Operativos. Los indicadores estratégicos miden el logro, fin último del elemento a medir,

los indicadores operativos miden el esfuerzo, cantidad de trabajo realizado para alcanzar dicho logro.


Construcción de Indicadores estratégicos

1. Identificar el logro requerido para el cumplimiento

del objetivo (Resultado último esperado)

OBJETIVOResultado esperado: Erradicar el Sarampión de la República Mexicana



2. Identificar las variables específicas que indicarán

que se está logrando el resultado (Inductores)


INDUCTOR Disminución de los casos de Sarampión en México



3. Establecer el mecanismo de medición del factor de

éxito (INDICADOR)



INDICADOR Número de casos nuevos identificados cada mes



4. Definir un parámetro cuantitativo para el para el

mecanismo de medición (metas a lograr)




META 0 Casos al mes



5. Elaborar el programa con las actividades a desarrollar

para lograr las metas (plan de acción, PROCESOS y

PROYECTOS)




META 0 Casos al mes

PLAN DEACCIÓN

Proceso: Erradicar enfermedades endémicasProyecto: Campaña de vacunación contra el Sarampión



Como en la definición de los elementos estratégicos,

la alineación y el esquema causa – efecto se

mantienen durante la definición de indicadores




META 0 Casos al mes

PLAN DEACCIÓN

Proceso: Erradicar enfermedades endémicasProyecto: Campaña de vacunación contra el Sarampión

Ali

ne

ació

n Eje

cu

ció

n


Ficha técnica

Posteriormente, para cada indicador definido, se deberá establecer una

ficha técnica conformada por la siguiente información:

– Descripción del indicador. Descripción sobre el sentido general del

indicador.

– Fórmula. Algoritmo de cálculo para obtener el valor del indicador.

– Unidad de medida. Unidades en las que será evaluado el indicador.

– Periodicidad. Frecuencia de medición del indicador (mensual, bimestral,

trimestral, semestral o anual).

– Valor inicial. Valor al inicio del año en el caso de los indicadores

acumulados.

– Proveedor. Se refiere a quién califica el indicador. Puede ser una instancia

externa, o la misma Unidad Administrativa.

– Responsable del seguimiento.

– Relación con el Reglamento Interior. Artículo y Fracción del Reglamento

Interior que dan sustento al indicador.


C. Método de Operación

Criterios y fórmulas de calificación, de acuerdo a los

diferentes tipos de indicadores.


Elementos de evaluación

• Cada tipo de indicador es evaluado mediante:

GRADO DE AVANCE: Evalua si estamos

llevando a cabo las acciones necesarias

para cumplir con la meta.

RESULTADOS: Muestra los resultados

obtenidos durante el año de acuerdo a la

meta programada.


Grado de avance

Para evaluar el grado de avance se requiere elaborar un programa

de trabajo*, con las etapas y tareas requeridas

para cumplir con el indicador.

* Se cuenta con una Plantilla de trabajo en MS Project para dar seguimiento a

los programas de trabajo.


Evaluación del grado de avance

El programa de trabajo se califica de acuerdo al cumplimiento

o retraso de las fechas programadas para cada actividad.

Si la tarea está concluida

Si la tarea no está concluida, pero está en tiempo

Si la tarea muestra un retraso de hasta el 20% de la duración

Si la tarea muestra un retraso mayor al 20% de la duración

SEMÁFOROS


Resultados

Para evaluar los resultados, se debe establecer una

programación, es decir, el calendario de resultados

esperados a lo largo del año.

Programación

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

TOTAL

Criterios de programación:

– Programar tomando en cuenta la meta

sobresaliente

– Programar de manera mensual, para dar

un seguimiento continuo a los resultados.


Evaluación de resultados

Los resultados se evalúan de

acuerdo al avance real,

comparado con la programación.

Programación Real

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

TOTAL

Para evaluar los resultados, se debe establecer una programación, es

decir, el calendario de resultados esperados a lo largo del año.


Tipos de indicadores en el TCE

Dentro del Tablero, se consideran cuatro tipos de indicadores:

I. Sumatoria(Numérico)

II. Promedio(Porcentaje)

IV. Fecha

Son indicadores cuyo valor a lo largo del año es incremental, es decir, se acumula mes con mes.

Ej. Porcentaje de servidores públicos de la APF registrados en el RUSP

Son indicadores que muestran un desempeño estándar durante el año, es decir, se promedia todos los meses.

Ej. Tiempo promedio de ocupación de vacantes

Son indicadores cuya meta es el cumplimiento en un mes determinado. Generalmente asociado con indicadores de proyecto.

Ej. Fecha de entrega del Programa Anual de Capacitación

III. Calificación(SnapShot)

Son indicadores cuyo valor es independiente del resultado anterior, como puede ser el caso de una encuesta.

Ej.


Evaluación de resultadosI. Indicador Sumatoria (Numérico)

Ejemplo.

Porcentaje de servidores públicos de la APF

registrados en el RUSP

Programación

Enero 0

Febrero 5

Marzo 5

Abril 10

Mayo 10

Junio 10

Julio 15

Agosto 15

Septiembre 10

Octubre 10

Noviembre 5

Diciembre 5

TOTAL 100%

Mes con mes se acumula el valor del indicador

para cumplir la meta al final del año.


Evaluación de resultados II Indicador Promedio (Porcentaje)

Ejemplo.

Tiempo promedio de utilización de vacantes

Programación

Enero 30

Febrero 30

Marzo 30

Abril 30

Mayo 30

Junio 30

Julio 30

Agosto 30

Septiembre 30

Octubre 30

Noviembre 30

Diciembre 30

TOTAL 30

Durante el año, el indicador muestra un

comportamiento estándar, o bien, una tasa de desempeño

estándar.


Evaluación de resultados III Indicador Calificación (SnapShot)

Ejemplo.

…

Programación

Enero

Febrero

Marzo 8

Abril

Mayo

Junio 8.5

Julio

Agosto

Septiembre 9

Octubre

Noviembre

Diciembre 9.5

TOTAL 9.5

El indicador presenta la última calificación presentada, y es

independiente de la calificación anterior.


Evaluación de resultadosIV Indicador Fecha

Ejemplo.

Entrega del Programa Anual de Capacitación

Programación

Enero

Febrero 29/02/2008

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

TOTAL Febrero

La meta consiste en cumplir en un mes

determinado.


Criterios de calificación del indicador

Tanto el grado de avance como el resultado se consideran

para generar una calificación para cada indicador

Grado de Avance en el programa de

trabajo

Semáforo Calificación

Concluido 10

En tiempo 8

Retraso de 20% en alguna actividad 7

Retraso mayor al 20% en la actividad 5

Resultado real VS metas Semáforo Calificación

Igual o mayor al sobresaliente 10

Entre satisfactorio y sobresaliente 9

Igual al satisfactorio 8

Entre mínimo y satisfactorio 7

Igual al mínimo 6

Menor al mínimo 5


Criterios de calificación del indicador

Ambas evaluaciones se

consideran para determinar

la calificación y semáforo

general del indicador, de

acuerdo a los criterios

mostrados a continuación.

ResultadoPrograma de

TrabajoCalif. Semáforo

10 10 10

10 8 9

10 7 7

10 5 5

9 10 9

9 8 9

9 7 7

9 5 5

8 10 8

8 8 8

8 7 7

8 5 5

7 10 7

7 8 7

7 7 7

7 5 5

6 10 6

6 8 6

6 7 6

6 5 5

5 10 5

5 8 5

5 7 5

5 5 5


Ejemplo I.

Porcentaje de servidores públicos de la APF registrados en el

RUSP

Programación Real

Enero 0 0

Febrero 5 5

Marzo 5 5

Abril 10 8

Mayo 10 7

Junio 10

Julio 15

Agosto 15

Septiembre 10

Octubre 10

Noviembre 5

Diciembre 5

TOTAL 100% 25%

Programación Real Semáforo Calificación

30% 25% 7

Entonces, al mes de mayo los resultados son:

Min Sat Sob

80% 90% 100%

Min Sat Sob

24% 27% 30%

Las metas anuales son:

De acuerdo a la programación, las metas al mes de mayo son:

Evaluación de resultados I. Indicador Sumatoria (Numérico)


Ejemplo II.

Tiempo promedio de utilización de vacantes

Programación Real

Enero 30 26

Febrero 30 37

Marzo 30 33

Abril 30 45

Mayo 30 29

Junio 30

Julio 30

Agosto 30

Septiembre 30

Octubre 30

Noviembre 30

Diciembre 30

TOTAL 30 34


30 34 9

Entonces, al mes de mayo los resultados son:

Min Sat Sob

60 45 30

Min Sat Sob

60 45 30

Las metas anuales son:

Las metas al mes de mayo son:

Evaluación de resultados II Indicador Promedio (Porcentaje)


Ejemplo III.

Entrega del Programa Anual de Capacitación

Programación Real

Enero 31/01/2008

Febrero 29/02/2008

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

TOTAL Enero Febrero


Enero Febrero 8

Los resultados son:

Min Sat Sob

Marzo Febrero Enero

Las metas son:

Evaluación de resultados IV Indicador Fecha


Evaluación global

• La calificación general de cada indicador se pondera con respecto al total de indicadores, para obtener la Calificación Total de la Unidad Administrativa, misma que es mostrada mediante un tacómetro.

CalificaciónPonderación

Sem Calif

Indicador 1 9 35%

Indicador 2 9 30%

Indicador 3 5 15%

Indicador 4 8 10%

Indicador 5 7 10%


Consideraciones especiales• Si algún indicador carece de Programación o Plan de Trabajo* el semáforo aparecerá en

gris y la calificación será cero.

• Si algún indicador corresponde a un proyecto que aún no ha comenzado (programado para iniciar en una fecha futura) se representará el semáforo con un reloj y por lo tanto considerará en el cálculo de la calificación de la Unidad sino hasta que comience el proyecto.

• Cuando el indicador a concluido se desplegará una paloma del color correspondiente al valor del resultado que se haya obtenido y si el valor del resultado es el mínimo o menor a este, el símbolo será de tache rojo

CalificaciónPonderación Calculo

Sem Calif

Indicador 1 9 35% 3.15



Indicador 4 0 10% 0

Indicador 5 0 5% 0

Indicador 6 - 1% -





Documentación soporte

• Para cada indicador, se requiere integrar la siguiente

documentación soporte:

¿Qué tareas necesito llevar a cabo para lograr el resultado?

¿Qué evidencia tengo del resultado alcanzado?

¿Qué información adicional a la ficha técnica se requiere precisar para entender el indicador?

¿Qué voy a medir?

INDICADOR

Presentación ejecutiva

Plan de trabajo

Evidencia de resultados

+


Muchas Gracias

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[email protected]

mailto:[email protected]

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