Introducción.

Balance general

Para entender lo que es el balance general nos introduciremos en la vida de la señora Claudia Silva. Ella es la dueña de jabones “copito”, su emprendimiento lleva un año y ya han pasado muchas cosas, ha vendido productos, ha tenido que contratar más gente, ha innovado con productos que no existían en el mercado, ha comprado vehículos, ha contraído deudas, han aumentado los insumos que necesita, y ha incorporado a una socia. Todo esto ha generado dudas a Claudia: ¿en que se transformó mi capital?, ¿Cuánto tengo?, ¿Cuánto debo?, ¿Cuánto vale lo que tengo? Para solucionar sus dudas, Claudia ha decidido contratar a un contador.

El contador muestra a Claudia un balance general y le explica las partes que componen este; comienza explicándole lo que ha sucedido este ultimo año con su negocio; ella ha vendido productos, (caja, activo circulante). Activo circulante: Es el activo que posee Claudia y los recursos que puedan ser vendidos, o consumidos para producir bienes dentro de un año.

Adquirió un vehículo con un crédito a 2 meses, Activo Fijo: son bienes tales como edificios, terrenos, maquinarias, vehículos, etc. Cuyo objetivo es ser utilizado en las operaciones de la empresa. Pasivo Circulante: son todas las deudas de Claudia, y que deberán pagarse en fechas delimitadas dentro del plazo de un año.

Mejoró su producción al comprar una máquina para hacer jabones con un crédito a 3 años. Pasivo a largo plazo: son todas aquellas deudas contraídas por la empresa a más de 1 año plazo.

Este año registro la marca Copito. En este momento tiene en bodega 2000 jabones y mucha materia prima. (Existencia y activo circulante); paga mensualmente a sus dos trabajadoras contratadas y por supuesto los impuestos por sus ventas. (Remuneraciones, impuesto al valor agregado IVA, pasivo circulante). También debe contar que está el capital propio y el de la socia recientemente integrada. (Patrimonio)Patrimonio: son los fondos o recursos iníciales y/o

posteriores aportado por los dueños, así como las utilidades generadas que han decidido mantener en la empresa. Finalmente le explica a la señora Claudia que la suma de estas cosas es el

balance y tiene una foto muy clara de su empresa el día de hoy.

Activos.

Son el conjunto de recursos, bienes y derechos de propiedad de la empresa, los créditos otorgados a terceros (los que deben) y el destino que se le ha dado al dinero que ha entrado a la empresa.

Los activos se dividen en 3 tipos:

Activos circulantes: Es el efectivo y recursos que se espera sean convertidos en dinero, vendidos o consumidos dentro de un año.

Existencias: Representan las mercaderías del giro comercial, de propiedad de la empresa. Depósitos a plazo: Representas a aquellos depositados en bancos e instituciones

financieras a plazos e intereses determinados. Pago previsional mensual: Representa el monto de los pagos mensuales (provisionales) a

cuenta de los impuestos que se deben pagar en la declaración anual de la renta. Banco: Representa el total de efectivo disponible en la(s) cuenta (s) bancaria (s). Cuentas por cobrar: Representa el monto que se le adeuda a la empresa, por operaciones

que no son propias del giro. Clientes: Representa el monto pendiente de cobrar resultante de las ventas propias del

giro. Caja Fuerte: Representa el monto total de los ingresos o cheques recibidos diariamente.

Es el dinero que esa físicamente en la empresa, en la caja fuerte. Documentos por cobrar: Son los recursos que pueden convertirse en dinero mediante su

venta o consumo dentro de un año.

Activos fijos: Son bienes tales como edificios, terrenos, maquinarias, vehículos, etc. Cuyo objetivo es ser utilizado en las operaciones de la empresa.

Terreno: Costo de los terrenos adquiridos exclusivamente para el giro de la empresa, incluyendo los gastos que se originan por la compra de los mismos.

Edificios: Costo total de edificios de propiedad de la empresa, destinados al giro.

Herramientas: Costo de útiles e instrumentos de propiedad de la empresa, que se utilizan junto con la maquinarias para transformar las materias primas en productos terminados.

Activos para leasing: Bienes físicos que se arriendan por un pago periódico y un tiempo determinado, al término del cual el arrendatario tiene la opción de comprar el bien, devolverlo o renovar contrato.

Vehículos: Costo total de vehículos de propiedad de la empresa, destinados al giro de la misma.

Maquinas y equipos: Costo de maquinarias y equipos nuevos o usados, incluyendo fletes y costo de instalación.

Maquinas de oficina: costo de las maquinas de oficina, tales como computadores, maquinas de escribir, calculadoras y otras.

Muebles y útiles: Costo de mobiliario de oficinas y útiles, adquiridos sin ánimo de enajenarlos.

Otros Activos: Son aquellos bienes y recursos que no pudieron ser clasificados en los rubros anteriores y que tienen una duración limitada por ley, por reglamentación gubernamental, o por su naturaleza y que podrían ser consumidos en el plazo de un año.

Marcas y patentes: Representan adquisiciones de invento, procedimientos o sistemas y marcas a otras personas, a fin de ser utilizadas por la empresa.

Gastos de organización y puesta en marcha: Representa la parte adeudada a la empresa por operaciones distintas a las ventas del giro y por transacciones efectuadas con terceros que se efectuaran a mas de un año.

Deudores varios largo plazo: Gastos inherentes a la constitución y/o reorganización de la empresa, necesarios para llevar a efecto la operación.

Cuenta obligada de socios: Representa el monto de valores o bienes por enterar a cuenta del socio de una sociedad de responsabilidad limitada.

Pasivos.

Son las cantidades que la organización adeuda a terceros, exceptuando a los propietarios.

Pasivo Circulante: Son todas aquellas deudas que la empresa ha contraído, en el normal desarrollo de su negocio, y que deberán pagarse en fechas definidas dentro del plazo de un año.

Banco: Representa los montos adeudados a bancos e instituciones financieras. Gastos: Monto pendiente adeudado por la empresa respecto de operaciones no

propias del giro. Proveedores: Monto pendiente adeudado por la empresa por la adquisición de

mercaderías propias del giro comercial. Documentos: Monto de documentos pendientes de pago a corto plazo.

Acreedores: Monto de las obligaciones a menos de un año, que no provienen de operaciones comerciales de la empresa.

AFP: Monto de obligaciones previsionales con las AFP. Salud: Monto destinado a salud. Accidentes: Monto provisionado por el seguro social contra riesgos de accidentes

en el trabajo. Cuentas por pagar: Remuneraciones liquidas provisionadas y no canceladas.

Pasivo Largo Plazo: Son todas aquellas deudas contraídas por la empresa a más de un año plazo.

Banco: Montos adeudados a bancos o instituciones financieras por préstamos con vencimiento superior a un año.

Centro de copias: Monto de documentos pendientes de pago a largo plazo. Acreedores: Monto de obligaciones a largo plazo que no provienen de

operaciones comerciales de la empresa. Indemnizaciones: monto provisionado para indemnizaciones.

Patrimonio.

Son los fondos o recursos iniciales y/o posteriores aportado por los dueños, así como las utilidades generadas que estos han decidido mantener en la empresa, y las utilidades del ejercicio (las del periodo) antes de que los dueños decidan que van a hacer con ellas.

Cuentas de patrimonio.

Capital: Representa el aporte liquido de los dueños que constituyen la sociedad y los derechos que tienen los dueños sobre los activos de la empresa.

Revalorización capital propio: Monto de la revalorización de capital propio inicial, su aumento y disminuciones producida por la corrección monetaria (inflación).

Utilidad acumulada: Refleja los montos acumulados de utilidades (pérdidas) obtenidas en balances anteriores, que aun no han sido distribuidos o capitalizados (absorbidos).

Utilidad del ejercicio: Es el resultado final de los ingresos y gastos operacionales y no operacionales del último año.

Actividad balance general.

Estado de Resultado.

Don Pedro es dueño de Ventanil, empresa dedicada a la fabricación, venta e instalación de ventanas. Para saber que pasa en su empresa, el realiza un informe de estado de resultado mensual, el cual está compuesto por los gastos e ingresos de Vantanil. A continuación, acompañaremos a Don Pedro en la elaboración del informe correspondiente a este mes. A comienzos de este mes debió pagar todas las cuentas de luz, agua, gas, etc., en esta misma semana acordó la venta de 60 ventanas con marco de aluminio y 30 con marco de madera; a la semana siguiente fue a instalar dichas ventanas. Uno de sus bienes regalones “la chanchita”, mes a mes se alimenta de buen combustible. Por otro lado, don Pedro retiró los dineros de la empresa que el mismo había invertido un año atrás. La tercera semana del mes, él y dos de sus empleados viajaron por negocios al sur, por lo que tuvo que darles un viático. Como todos los mese tuvo que pagar la cuota correspondiente al aviso en las Paginas Amarillas. Un día llego y ya no quedaban útiles de aseo ni de oficina, ante lo cual mando a su ayudante a comprarlos. Para pagar estos útiles tuvo que usar la línea de crédito de la cuenta corriente de la empresa, por lo que también hubo que pagar los intereses y comisiones por gastos bancarios. Finalmente, como todo fin de mes, Don Pedro pagó los sueldos de sus 5 empleados, incluidas colación, movilización y gratificaciones.

Como vemos, todas estas acciones, gastos e ingresos, entre otros, conforman un estado de resultados. Te invitamos a revisar este modulo, en el que conoceremos un estado de resultados y su utilidad.

Ingresos.

Es el valor de los bienes y derechos obtenidos por la empresa, durante cierto periodo, por la venta de bienes o prestaciones de servicio.

Existen dos tipos de ingresos:

Ingresos de explotación: Comprenden las ventas provenientes del giro de la empresa.

Ventas: Representa el monto de las ventas propias de la empresa. Comisiones: Es la remuneración por la acción de poner de acuerdo a un comprador y un

vendedor, es propia de los servicios de corretaje. Servicios: Representa el monto de los ingresos por servicios prestados. Intereses: intereses a favor.

Ingresos fuera de explotación: Son los ingresos que obtiene la empresa de forma ocasional y que no tienen relación con su actividad ordinaria o giro de la empresa.

Ingresos financieros: Comprende los ingresos que obtendrán por la inversión de recursos financieros, es decir, aquellos obtenidos por la empresa de sus depósitos.

Utilidad en venta de activos: Representa la utilidad producida en la enajenación de activos al ser su valor de venta neto actualizado.

Otros ingresos fuera de explotación: Corresponde a los ingresos que se percibirán por derechos, regalías y utilidades en ventas de activo fijo.

Gastos.

Es el valor de los recursos empleados o consumidos (bienes, derechos o servicios) durante cierto periodo, con el objeto de generar los ingresos correspondientes al mismo periodo.

Existen tres tipos de cuentas de gastos:

Costos de explotación: Corresponde al costo de los productos terminados y vendidos. Es el costo de producir un bien o servicio.

Sueldos: Dinero pagado en periodos iguales, que reciben los empleados que están directamente involucrados en la fabricación o prestación del giro de la empresa.

Gratificaciones: Representa las partes de las utilidades con que el empleador beneficia el sueldo del trabajador.

Colaciones: Representa el monto adicional a su remuneración otorgado al trabajador para su colación.

Movilizaciones: Representa el monto asignado a locomoción. Mantenimiento de activos: Representa el monto gastado en el mantenimiento de activos.

Gastos fuera de explotación: Son gastos generados por la empresa de manera ocasional que no tienen relación con su actividad ordinaria o giro de la empresa.

Intereses pagados: intereses a cargo de la empresa, pagados por operaciones financieras.

Comisiones y gastos bancarios: monto por servicios prestados, por operaciones fiancieras realizadas por la empresa.

Intereses por impuestos y Leyes Sociales: Intereses pagados por retraso en las fechas de declaración y pago de impuestos y leyes sociales.

Pérdida por venta de activos: Representa la perdida producida en la venta de activos fijos al ser su precio de venta menor que el valor registrado contable.

Corrección monetaria: Es reflejar el efecto de la inflación a los diversos rubros del balance y estado de resultados con el fin de que se expresen en monedas de igual poder adquisitivo.

Impuesto a la renta: comprende el gasto tributario por concepto de impuesto a la renta.

Gastos de administración y ventas: Son los gastos derivados de las operaciones de ventas realizadas. Es el costo equivalente al traspaso (acción de venta), coordinación y dirección del bien o servicio producido, al cliente.

Honorarios: Representa el monto pagado a profesionales independientes por la prestación de servicios.

Sueldos empleados administrativos: Dinero pagado en periodos iguales, que reciben los empleados que no están directamente involucrados en la fabricación o prestación del giro de la empresa.

Viáticos: monto determinado para gastos por viajes y otros adicionales pagados por el empleado, necesarios para la actividad de la empresa.

Publicidad: Gasto para promover los productos que la empresa vende. Consumos básicos: Representa el monto cancelado por concepto de gastos de luz, agua,

gas y teléfonos. Gastos generales: Esta cuenta incluye gastos como: café, azúcar, papel higiénico, regalos y

atenciones a empleados, patente municipal, etc. Combustibles: Representa el monto de gastos en combustibles, necesarios para el

transporte. Materiales de oficina y aseo: monto de gasto en materiales de oficina y aseo. Depreciación: Cuota anual que corresponde aplicar a los activos fijos físicos utilizados en

el negocio al término de cada ejercicio.

Resultado.

Es la diferencia entre los ingresos y los gastos en un periodo determinado. De esta diferencia se desprenden las utilidades y las perdidas.

Utilidad: Si el resultado es positivo, se llama utilidad, lo que trae como consecuencia un aumento del patrimonio.

Perdida: Si es negativo, el resultado se llama Pérdida, la cual se traduce en una disminución del patrimonio.

Registro Contable.

Al hablar de registro contable, nos referimos a la cuenta que registra el monto pendiente adeudado por la empresa por la adquisición de mercaderías propias del giro comercial. En otras palabras, es una cuenta del Pasivo, donde se contabilizan las deudas que la empresa tiene con sus proveedores por compras que ha realizado y que todavía no ha pagado.

Se contabilizan exclusivamente operaciones relacionadas con la actividad típica de la empresa, es decir, con el giro de la empresa. Por ejemplo, si la empresa compra un inmueble, el pago aplazado de éste no se contabilizará en “proveedores”, sino que en “otros acreedores”.

Por Factura se entiende como el documento que el vendedor entrega al comprador, acreditando que ha realizado una compra por la cantidad reflejada en la misma. Recoge la identificación de las partes, producto y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario, el total y el IVA como crédito fiscal.

Pago de Factura: La factura puede pagarse al momento que se recibe, en un día determinado o fechas que fijen las partes. Si no se establece un plazo determinado, se entiende que debe ser pagada dentro de los 30 días siguientes a su recepción.

Requisitos factura.

No tiene que haber sido reclamada. Su pago debe ser actualmente exigible, es decir, que no haya un plazo pendiente y que no

esté prescrita. El plazo de prescripción es de un año a partir del vencimiento del plazo estipulado en la factura.

Debe constar que se recibieron las mercaderías o que se prestó el servicio. Debe constar quien es el comprador o beneficiario. Se debe identificar el receptor de las mercaderías o servicio.

SII: El servicio de impuestos internos define factura como documentos tributarios que los comerciantes envían usualmente a otro comerciante, con el detalle de la mercadería vendida, su precio unitario, el total del valor cancelable de la venta y, si corresponde, la indicación del plazo y forma de pago del precio.

Importante: Se sugiere mantener cuentas individuales de los proveedores, a fin de mantener un óptimo control y poder llevar a efecto los pagos en las fechas correspondientes.