INDICE

CONTROL Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

CdigoPG-01

Revisin0

Fecha01-05-2012

INDICE

Pg.

21OBJETIVO

22ALCANCE

23RESPONSABILIDADES

34DEFINICIONES

45MODO OPERATIVO

6 REFERENCIAS..67 ANEXOS 69 HISTORIAL DE MODIFICACIONES6

Realizado por:Revisado por:Aprobado por:

CargoAsesor en Prevencin de Riesgos. Representante de GerenciaRepresentante de Gerencia

Firma

1 OBJETIVOEl objeto de este procedimiento es establecer las pautas para controlar, modificar, distribuir, reponer y eliminar los documentos del Sistema de Gestin sometidos a control, asegurando que las ediciones actualizadas de los documentos apropiados estn disponibles en todos los puntos en que se realizan las operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestin de Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Comunidad de la empresa AS&OL Ltda2 ALCANCE

El presente procedimiento se aplica a los documentos desarrollados para el Sistema de Gestin Integrado de AS&OL Ltda3 RESPONSABILIDADES

Gerente General, es responsable de:

Aprobar las modificaciones al Manual del Sistema de Gestin

Aprobar las modificaciones que sean requeridas de acuerdo a auditorias internas y revisiones del Sistema de Gestin

Representante de Gerencia, es responsable de:

Revisar el Manual del Sistema de Gestin

Revisar y Aprobar los procedimientos operativos (generales y especficos) Aprobar los instructivos de trabajo.

Encargado de sistema de Gestion.

apoyar en la elaboracin de los procedimientos operativos ( generales y especficos), en conjunto con los responsables revisar instructivos de trabajo la revisin y coordinacin de las solicitudes de modificaciones, de los diferentes niveles de documentacin. La distribucin, reposicin, codificacin, control, archivo y eliminacin de la documentacin Encargados de rea. usuario de los documentos antes mencionados, son responsables de:

Enviar las propuestas de modificacin al Encargado del Sistema

Mantener actualizada la documentacin del sistema, en el rea de su responsabilidad. Realizar procedimientos operativos o instructivos propios con apoyo del encargado del sistema 4 DEFINICIONES

Copia controlada: procedimiento de distribucin controlado, de modo que asegura que es la ltima versin del documento (oficial), mediante documento de acuse de recibo. Puede ser de origen interno o externo Copia no controlada: procedimiento de distribucin no registrado, de carcter informativo. En caso de que se precise hacer uso de una copia no controlada para alguna actividad, deber consultarse previamente al Encargado del Sistema cual es la revisin vigente. Documento Obsoleto : documento obsoleto, mantenido en archivo por periodo de tiempo preestablecido ( generalmente asociado al original) que se mantiene como antecedente histrico del sistema

Memorando interno: Facsmil, correo electrnico, carta.

Documento Original documento del sistema que ha sido oficializado, la cual se obtienen copias para su distribucin. Memorando interno : facsmile , correo electrnico, carta.

Realizadores: Personal que realiza los documentos.

5 MODO OPERATIVO

5.1 Elaboracin, revisin y aprobacin de un documento

La documentacin del Sistema de Gestin AS&OL Ltda es elaborada, revisada y aprobada por la Gerencia. Una vez revisado y aprobado el documento por las personas autorizadas (firmas), este se constituye en un documento oficial. Los documentos originales, cuya custodia es de responsabilidad del Encargado del Sistema.5.2 Distribucin y almacenamiento de documentos. Una vez aprobado un documento, ste es distribuido formalmente por el Encargado del Sistema a los integrantes de la Lista Maestra de Documentos Controlados (anexo 1).

5.3 Eliminacin

El encargado del sistema Al momento de entregar copia actualizada de los documentos que hayan experimentado algn cambio, procede a retirar los documentos obsoletos para su destruccin. Solo se mantendr una copia magntica de la versin anterior a la vigente.5.4 Revisin de Documentos

La revisin de la documentacin involucrada en el Sistema de Gestin, es responsabilidad del Encargado del Sistema y se realiza anualmente para revisar el estado de la documentacin, vigencia, nmero de revisin, etc., o cuando sea necesario.

6 REFERENCIASNo aplica

7 ANEXOS

Anexo 1: Lista Maestra de Documentos Controlados

8 rEGISTROS

CdigoNombreAlmacenamientoMantencinLugarResponsable

R1/PG-06Lista Maestra de DocumentosElectrnico

PapelIndefinidoGerencia Gerencia

9 HISTORIAL DE MODIFICACIONES

RevisinFechaDescripcin de la ModificacinResponsable

Anexo 1:

Lista Maestra Documentos Controlados CdigoNombre del Documento Estado N Rev.Fecha de AprobacinNmero de Copias

GGRGESCPJA

Nomenclatura : GG : GERENTE GENERAL RG : REPERSENTANTE DE GERENCIA

ES : ENCARGADO SISTEMA

CP : CORRDIANDOR DE PRODUCCION

JA : JEFE ADMINISTRATIVA :

O : DOCUMENT ORIGINAL

C : COPIA CONTROLADA.

R 1 /PG-06

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