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PLAN DE ACCIÓN 2016
CONCEJO DE MEDELLÍN
PROCESO:
GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVA
(GEC)
PLAN DE ACCIÓN PROCESO VINCULANTE
CONCEJO DE MEDELLÍN GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVA
Código: F-GEC-001
Versión: 06 Fecha: 18/02/2013
Página 1 de 1
LÍNEA. Procesos internos-Financiera y valor agregado
OBJETIVO ESTRATÉGICO:
*Más y mejores servicios que promueven la innovación la eficacia del sistema de gestión Integral. *Reconocimiento social y gestión financiera eficiente.
OBJETIVO ESPECÍFICO:
• Fortalecer y dinamizar el sistema de gestión Corporativo del Concejo Municipal. • Implementar la Gestión del Riesgo como parte de la gestión corporativa • Fortalecer y modernizar los procesos, misional, estratégico y de apoyo de la Corporación • Potenciar las fuentes y usos de recursos presupuestales y financieros y proyectar logros y retos de gestión para lograr mayores impactos en la sociedad.
PROYECTO (RESULTADO):
Gestión organizacional
VIGENCIA: 2016
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Efectuar revisión del Sistema de Gestión Corporativo.
Una revisión por la dirección al año
PC, información general (insumos revisión por la dirección), Talento humano
01 de enero de 2016
31 de enero de 2016
Secretario General
Representante
Dirección.
Realizar auditoria de seguimiento. NTC GP 1000 e ISO 9001
Certificados de calidad renovados
$ 6.000.000 1 de
Septiembre de 2016
30 de octubre de 2016
Secretaria General
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Mejoramiento del SGC
Sistema mejorado
$ 10.000.000 Julio de 2016 15 de
diciembre de 2016
Representante de la Dirección
Formular el Plan Estratégico Corporativo 2016-2019
Plan estratégico Corporativo 2016-2019 formulado y aprobado.
$ 15,000,000, PC, información general, Talento humano
Febrero de 2016
30 de junio de 2016
Secretario General
Representante
Dirección.
Elaboración y posterior ajuste de planes de acción de acuerdo al Plan Estratégico institucional
Todos los planes elaborados
$4,000,000, Plan estratégico, PC, Talento humano
1 de enero de 2016
30 de enero de 2016 y
ajuste a julio de 2016
Secretaria General,
Subsecretaria de Despacho.
Seguimiento semestral a los planes de acción
Evaluados todos los planes de acción semestralmente
$4,000,000, Plan estratégico, PC, información general, Talento humano
1 al 31 de julio de 2016 y 1 al 30 de enero de
2017
31 de julio y 31 de enero
de 2016
Subsecretaría de Despacho
Actualizar el mapa de riesgos de la entidad.
Una actualización anual
$5,000,000, Mapa de riesgos, Comité Directivo
1 de agosto de 2016
30 de septiembre
de 2016
Secretario General
Jefe oficina de Control Interno. Representante
Dirección. Comité Directivo
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Seguimiento al presupuesto
Presupuesto con seguimiento periódico
SAP, PC, Informes de ejecución presupuestal, Talento humano
5 de enero de 2016
30 de diciembre de
2016
Secretario General, Analista
presupuestal
Elaborar el pre-proyecto de presupuesto.
Pre-proyecto de presupuesto
SAP, PC, Informes de ejecución presupuestal, Talento humano
01 de septiembre de
2016
30 de septiembre
de 2016
Secretario General, Analista
presupuestal
Seguimiento a la contratación
Toda la contratación revisada y aprobada por el comité de contratación.
PC, solicitudes de contratación, Talento humano.
13 de enero de 2016
15 de diciembre de
2016
Secretario General, Abogado
contratación, Subsecretaria de
Despacho, Lideres de programa.
PROCESO:
DEBATE TEMÁTICO PÚBLICO
(DTP)
PLAN DE ACCIÓN PROCESO VINCULANTE
CONCEJO DE MEDELLÍN GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVA
Código: F-GEC-001
Versión: 06 Fecha: 18/02/2013
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LÍNEA. Satisfacer los requerimientos de los entes públicos y privados, receptores de los servicios y la acción pública del Concejo
OBJETIVO ESTRATÉGICO:
Satisfacción de Expectativas de los Interesados
OBJETIVO ESPECÍFICO:
Instrumentos de Seguimiento y Control Político
PROYECTO (RESULTADO):
Seguimiento al trámite de los proyectos de acuerdo y a la ejecución de los acuerdos aprobados
VIGENCIA: 2016
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Realizar seguimiento a los proyectos de acuerdo radicados durante la respectiva vigencia y que no han sido tramitados.
Realizar un (1) seguimiento al año, a los proyectos de acuerdo radicados durante la respectiva vigencia y que no han sido tramitados.
Proyectos de acuerdo radicados, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos de apoyo
Octubre de 2016
Octubre de 2016
Presidente
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Realizar seguimiento a la ejecución de los acuerdos aprobados durante la vigencia anterior
Todos los acuerdos aprobados en la vigencia anterior con seguimiento
Acuerdos aprobados en la vigencia anterior, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos de apoyo
Agosto de 2016 Noviembre
de 2016
Comisión Accidental
Especial de Seguimiento a los
Acuerdos
PLAN DE ACCIÓN PROCESO VINCULANTE
CONCEJO DE MEDELLÍN GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVA
Código: F-GEC-001 Versión: 06 Fecha: 18/02/2013
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LÍNEA. Satisfacer los requerimientos de los entes públicos y privados, receptores de los servicios y la acción pública del Concejo
OBJETIVO ESTRATÉGICO:
Satisfacción de Expectativas de los Interesados
OBJETIVO ESPECÍFICO:
Promover Formación, Comunicaciones y Orientación
PROYECTO (RESULTADO):
Participación Ciudadana
VIGENCIA: 2016
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Desarrollar el programa Aula Abierta
Realizar 4 eventos de aula abierta
Contrato con operador, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos de apoyo
Mayo de 2016 Diciembre de
2016 Presidente
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Conformar comisiones accidentales para el estudio de problemáticas de la Ciudad e inquietudes de la comunidad
Comisiones accidentales conformadas y en operación
Reglamento Interno, comisiones accidentales aprobadas y designadas, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos
Enero de 2016 Diciembre de
2016
Presidente y concejales
coordinadores
Identificar el nivel de participación de la comunidad en las sesiones plenarias y en los eventos de Aula Abierta
Informe del nivel de participación de la comunidad en las sesiones plenarias y en los eventos de Aula Abierta, después de cada período ordinario de sesiones
Actas de Plenaria, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos de apoyo
Marzo de 2016
Diciembre de 2016
Presidente
Realizar encuestas aleatorias sobre satisfacción de la comunidad frente a su participación, tabulación de las mismas y socialización de resultados
Participación de la comunidad en programa de Aula Abierta evaluada en cuanto a su satisfacción, una vez al año
Encuestas de satisfacción del cliente, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos de apoyo
Junio de 2016 Diciembre de
2016 Presidente
PLAN DE ACCIÓN PROCESO VINCULANTE
CONCEJO DE MEDELLÍN GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVA
Código: F-GEC-001 Versión: 06 Fecha: 18/02/2013
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LÍNEA. Satisfacer los requerimientos de los entes públicos y privados, receptores de los servicios y la acción pública del Concejo
OBJETIVO ESTRATÉGICO:
Satisfacción de Expectativas de los Interesados
OBJETIVO ESPECÍFICO:
Espacios de Discusión Incluyentes
PROYECTO (RESULTADO):
Control Político
VIGENCIA: 2016
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Realizar los debates de acuerdo a las proposiciones aprobadas
Programar y llevar a cabo debates de control político (Citaciones e Invitaciones) al 60% de las proposiciones aprobadas
Reglamento interno, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos de apoyo
Enero de 2016 Noviembre
de 2016 Presidente
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Desarrollar observatorio de Políticas Públicas
Observatorio de Políticas Públicas Desarrollado
Equipo Interdisciplinario de Concejales, Contrato con Universidades, soporte tecnológico y logístico, recursos humanos de apoyo
Marzo de 2016
Noviembre de 2016
Concejales que conforman equipo interdisciplinario
PROCESO:
EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA GESTIÓN
(EMG)
PLAN DE ACCIÓN PROCESO VINCULANTE
CONCEJO DE MEDELLÍN GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVA
Código: F-GEC-001 Versión: 06 Fecha: 18/02/2013
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LÍNEA. Procesos Internos
OBJETIVO ESTRATÉGICO:
Más y mejores servicios que promueven la innovación, la eficiencia, la eficacia del sistema de gestión Integral
OBJETIVO ESPECÍFICO:
• Fortalecer y dinamizar el sistema de gestión Corporativo del Concejo Municipal. • Implementar la Gestión del Riesgo como parte de la gestión corporativa • Fortalecer y modernizar los procesos, misional, estratégico y de apoyo de la Corporación • Establecer mecanismos de articulación entre las unidades de apoyo y la estructura administrativa. • Fortalecer el programa de control interno que contribuya a la gestión del desempeño organizacional y al uso eficiente y eficaz de los recursos corporativos.
PROYECTO (RESULTADO): Gestión organizacional
VIGENCIA: 2016
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Auditorías Internas
Cuatro (4) Auditorías
Internas en el período
Plan de Auditoría,
Capacitación, Equipo auditor
30 de enero de 2016
16 de diciembre de
2016
Jefe Oficina de Control Interno, equipo auditor, Secretario Gral.
Representante de la Dirección.
EMG
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Auditorías Externas Una Auditoría externa en el
período Auditor externo
1 de septiembre de
2016
30 de octubre de 2016
Jefe Oficina de Control Interno. Auditor externo. Rep. Dirección
Seguimiento al Plan de Mejoramiento
Cuatro (4) evaluaciones al
Plan de Mejoramiento en
el año
Informe trimestral,
ISOLUCION, Reuniones de
Comité Directivo.
30 de enero de 2016
31 de diciembre de
2016
Secretario General
Jefe oficina de Control Interno. Representante
Dirección. Comité Directivo
Hacer dos informes anuales de seguimiento al mapa de riesgos.
Evaluar la implementación de las acciones preventivas y de las directrices y estrategias del
Concejo Municipal
Mapa de riesgos Capacitación
Comité Directivo
30 de junio y 31 de
diciembre de 2016
15 de julio y 31 de
diciembre de 2016
Secretario General, Jefe de
Oficina de Control Interno,
Representante de la Dirección
Realizar jornadas de capacitación en control interno,
MECI, principios de la función pública y
código de ética
3 capacitaciones al año
Aula, facilitador, equipos técnicos,
refrigerios, memorias
26 de abril de 2016
15 de diciembre de
2016
Jefe oficina de control interno
Campaña institucional de
Autocontrol, Autorregulación y autoevaluación
Campañas cuatrimestral
con actividades diferentes
Medios de comunicación
internos, apoyo logístico,
mecanismos de socialización
3 de febrero de 2016
15 de diciembre de
2016
Jefe oficina de control interno
PROCESO:
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
(GTH)
PLAN DE ACCIÓN PROCESO VINCULANTE
CONCEJO DE MEDELLÍN GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVA
Código: F-GEC-001 Versión: 06 Fecha: 18/02/2013
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LÍNEA. Aprendizaje y crecimiento
OBJETIVO ESTRATÉGICO:
Hacer Gestión de Conocimiento, que sustente la labor constitucional y legal del Concejo y del Concejo
OBJETIVO ESPECÍFICO:
Desarrollado un programa de Gestión Humana y de Conocimiento, que fortalece las competencias de los servidores y servidoras del Concejo y que mejora el clima laboral.
PROYECTO (RESULTADO):
Bienestar laboral- sistema municipal de capacitación- Gestión integral del talento humano.
VIGENCIA: 2016
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Formular, aprobar, e implementar un plan de desarrollo de competencias
Plan elaborado y cumplido en un 100%
$70.000.000 Estudio de Brechas Manual de funciones, Talento Humano
19 de enero de 2016
15 de diciembre de
2016
Subsecretaria de Despacho
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Formular, aprobar, adoptar e implementar un plan de mejoramiento del Clima organizacional
Plan elaborado y cumplido en un 100%
Plan elaborado de acuerdo a los resultados de la medición del clima, Talento Humano
10 de Febrero de 2016
30 de noviembre de
2016
Subsecretaria de Despacho
Formular, aprobar, e implementar el programa de Bienestar laboral e incentivos
Plan formulado y cumplido en un 100%
Fuentes de información: Encuesta de Bienestar, evaluación de desempeño, planes de mejoramiento individual, Talento Humano
19 de enero de 2016
30 de noviembre de
2016
Subsecretaría de Despacho
Formular, aprobar, e implementar el plan de salud ocupacional
Plan formulado y cumplido en un 100%
Talento Humano Enero 15 de
2016
15 de diciembre de
2016
Subsecretaria de Despacho- Psicólogo contratista
Realizar todas las acciones necesarias para garantizar la entrega de créditos del programa de Vivienda vigencia 2016
Todos los créditos entregados cumpliendo la normatividad vigente
$300,000,000 Escrituras, PC, Talento Humano
15 de enero de 2016
10 de diciembre de
2016
Subsecretaria de Despacho -Contadora contratista programa de vivienda
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Ofrecer programas de capacitación a los concejales de la ciudad
Capacitar al 25% de los concejales de la ciudad
$160,000,000 Resolución capacitación concejales, normatividad vigente, Talento Humano
Febrero 2 de 2016
Diciembre 20 de 2016
Secretario General- Subsecretaria de Despacho
Realizar jornadas informativas con contratistas de la entidad, para facilitar su articulación con la dinámica institucional
2 jornadas de inducción
Salón, video beam, PC, Talento Humano
Febrero 1 de 2016
Marzo 31 de 2016
Subsecretaría de Despacho-
Profesional de enlace
Realizar Jornada de reinducción a los funcionarios de la entidad
Jornada de reinducción
Salón, video beam, PC, Talento Humano
Febrero 1 de 2016
Junio 30 de 2016
Subsecretaría de Despacho
PROCESO:
COMUNICACIONES Y RELACIONES
CORPORATIVAS
(CRC)
PLAN DE ACCIÓN PROCESO VINCULANTE
CONCEJO DE MEDELLÍN GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVA
Código: F-GEC-001 Versión: 06 Fecha:
18/02/2013 Página 1 de 1
LÍNEA: Más y mejores relaciones con la administración pública, el sector privado, la sociedad civil y la comunidad en general.
OBJETIVO ESTRATÉGICO:
Cumplir los requerimientos y contribuir a la satisfacción de las expectativas de los entes públicos y privados, receptores de los servicios y la acción pública del Concejo.
OBJETIVO ESPECÍFICO:
• Promover espacios de formación, comunicaciones y orientación que contribuyan al reconocimiento, liderazgo y cultura política de la ciudadanía. • Generar espacios de discusión incluyentes que promuevan y fortalezcan la efectiva democracia deliberativa. • Implementar instrumentos adecuados de seguimiento, evaluación e interacción entre el Concejo, la administración pública y la Ciudadanía, que mejoren su relacionamiento y satisfagan sus expectativas y requerimientos.
PROYECTO (RESULTADO):
Partes interesadas
VIGENCIA: 2016
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Desarrollar el componente de
comunicación digital del plan de
comunicaciones
Incrementar el 30% del número de seguidores, alcance viral y
retroalimentación en relación con
el año 2015.
Talento humano, internet, recursos
técnicos
Febrero de 2016
Diciembre 15 de 2016
Líder de Comunicaciones
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Desarrollar el componente de comunicación
interna del plan de comunicaciones
Cumplir en un 90% el plan
Talento humano, recursos técnicos,
carteleras, pantallas
informativas
Enero de 2016
Diciembre 31 de 2016
Comunicadora
Desarrollar el componente de comunicación
externa del plan de comunicaciones
Cumplir en un 90% el plan
Talento humano, internet, recursos
técnicos
Enero de 2016
Diciembre 31 de 2016
Líder de Comunicaciones
Producción y emisión de los programas de televisión del
Concejo
100% de los programas contratados
Presupuesto, contrato, talento
humano.
Febrero de 01 2016
Noviembre 30 de 2016
Líder de Comunicaciones
Hacer documento de análisis de la medición de la
encuesta Medellín cómo vamos, con base en las cifras
referentes al Concejo
Un documento elaborado y
comparado con los resultados de otros concejos de ciudades
capitales
Encuesta Medellín cómo vamos, Talento
humano de comunicaciones
Noviembre 1 de 2016
Noviembre 30 de 2016
Líder de Comunicaciones
PROCESO:
LOGÍSTICA CORPORATIVA
(LC)
PLAN DE ACCIÓN PROCESO VINCULANTE
CONCEJO DE MEDELLÍN GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVA
Código: F-GEC-001 Versión: 06 Fecha: 18/02/2013
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LÍNEA. APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO ORGANIZACIONAL
OBJETIVO ESTRATÉGICO: MODERNIZAR ESTRUCTURA INSTITUCIONAL
OBJETIVO ESPECÍFICO: Optimizar y mejorar la capacidad física, logística y operativa del Concejo de Medellín
PROYECTO (RESULTADO):
Dotación y adecuación de oficinas/ mantenimiento vehículos
VIGENCIA: 2016
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor
Mantenimiento de los 30 vehículos y 3 motos
$ 340.000.000 Marzo de 2016 31 de
Diciembre de 2016
Líder de Programa y técnico de transporte (Unidad de Servicios
Generales)
Realizar el mantenimiento de las instalaciones físicas del Concejo
Cumplir por lo menos el 80% del plan de mantenimiento
$ 120.000.000 Febrero de
2016
31 de Diciembre de
2016
Líder de Programa (Unidad de Servicios
Generales)
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Realizar la adquisición de los materiales y suministros necesarios para el Concejo
Adquisición del 80% de los materiales y suministros solicitados
$ 150.000.000 Febrero de
2016
31 de Diciembre de
2016
Líder de Programa y profesional
Universitario (Unidad de Servicios
Generales)
Adquisición de muebles para oficinas
Dotar de muebles las oficinas que lo requieran
$ 40.000.000 Junio de 2016 31 de
Diciembre de 2016
Líder de Programa y secretaria (Unidad de Servicios
Generales)
Actualizar cartera de todo el personal de la entidad y concejales/as.
Cartera actualizada de 77 empleados/as y 21 concejales
Contratista de apoyo
Marzo de 2016 15 de
Diciembre de 2016
Líder de Programa (Unidad de Servicios
Generales)
PROCESO:
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
(GI)
PLAN DE ACCIÓN PROCESO VINCULANTE
CONCEJO DE MEDELLÍN GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVA
Código: F-GEC-001 Versión: 06 Fecha: 18/02/2013
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LÍNEA 4 APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO ORGANIZACIONAL
OBJETIVO ESTRATÉGICO:
CONSOLIDAR CAPACIDADES
OBJETIVO ESPECÍFICO:
Disponer de un sistema integral de documentación, información e investigación de referencia, como herramienta de conservación y consulta de discusiones, decisiones y conocimiento que recibe y genera el Concejo Municipal
PROYECTO (RESULTADO):
GESTION DOCUMENTAL Y GESTION BIBLIOGRAFICA
VIGENCIA: 2016
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Mejorar la gestión documental con la
aplicación de nuevas tecnologías
de acuerdo a las normas
establecidas
Identificar e implementar las actividades del PGD adoptado,
que sean posibles de
cumplir durante el 2016
Programa de Gestión
Documental, Procedimiento de
Gestión Documental y el Decreto 2609 de
2012
15 de febrero de 2016
30 de noviembre de 2016
Técnica administrativa de
Archivo
Implementar en ORFEO, los
requerimientos identificados por el administrador
ORFEO, procedimientos,
PQRD
15 de febrero de 2016
30 de noviembre de 2016
Auxiliar administrativo de
Archivo
Presentar informe al Comité de
Archivo relacionado con la aplicación de
la TRD, para transferencia secundaria
TRD, normatividad,
manual de gestión
documental, contratista de
apoyo a la gestión
15 de febrero de 2016
30 de abril de 2016
Técnica administrativa de
Archivo
Implementar al 100% la
nomenclatura de los archivos
en la red corporativa
Manual de gestión
documental, red corporativa
15 de febrero de 2016
30 de junio de 2016
Técnica administrativa de
Archivo
Organización física de
expedientes
Expedientes, normas, recurso
humano, contrato interadministrativo
01 de junio de 2016
30 de noviembre de 2016
Técnica administrativa de
Archivo
Revisar las tablas de retención
documental
Tablas de retención
documental, normatividad,
procesos y procedimientos, recurso humano
01 de julio de 2016
30 de noviembre de 2016
Líder de Programa Unidad
de informática
Formulación plan de
conservación documental y
plan de preservación digital ( SIC)
Acuerdo 006 de 2014 del AGN,
procesos corporativos,
normas técnicas, recurso humano
01 de abril de 2016
30 de noviembre
2016
Líder de Programa Unidad
de informática
Mejorar la gestión bibliográfica a
través de actualización de
material, recursos y la difusión de los
servicios
Adquisición de material
bibliográfico (100 libros) y
renovación de 6 suscripciones
Estudio de necesidades, presupuesto,
bases de datos, proveedores,
correo electrónico
2 de Febrero de 2016
30 de noviembre de 2016
Profesional universitaria Biblioteca
Realizar análisis de información a
400 ítems
Material, base de datos
2 de febrero de 2016
30 de noviembre de 2016
Profesional universitaria Biblioteca
Analizar la pertinencia del
software bibliográfico y
presentar informe al comité de
gestión bibliográfica
software bibliográfico,
ofertas de software en el
marcado
01 de abril de 2016
31 de mayo de 2016
Profesional universitaria Biblioteca
Realizar limpieza del material
documental y bibliográfico
Material documental en
adecuadas condiciones de
limpieza
Material documental y bibliográfico, contrato con proveedor
15 de febrero de 2016
30 de noviembre de 2016
Líder de Programa Unidad
de informática, Profesional universitaria Biblioteca,
Técnica administrativa de
archivo
PLAN DE ACCIÓN PROCESO VINCULANTE
CONCEJO DE MEDELLÍN GESTIÓN ESTRATÉGICA CORPORATIVA
Código: F-GEC-001 Versión: 06 Fecha: 18/02/2013
Página 1 de 1
LÍNEA 4 APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO ORGANIZACIONAL
OBJETIVO ESTRATÉGICO:
MODERNIZAR ESTRUCTURA INSTITUCIONAL
OBJETIVO ESPECÍFICO:
FORTALECER LA INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA
PROYECTO (RESULTADO):
MODERNIZACION TECNOLÓGICA
VIGENCIA: 2016
ACTIVIDAD METAS
TRAZADAS
RECURSOS REQUERIDOS (HUMANOS,
MATERIALES, FINANCIEROS)
FECHA DE INICIO
FECHA LOGRO
RESPONSABLE (DEPENDENCIA,
PERSONA) OBSERVACIONES
Fortalecer la infraestructura
tecnológica
Realizar diagnóstico de necesidades de
tecnologías
Profesional universitario,
formato diagnóstico, computador
2 de enero de 2016
28 de febrero de 2016
Líder de Programa Unidad
de informática
Ejecutar las tareas correspondientes a
2016 de la estrategia Gobierno
en Línea
Realizar diagnóstico del
estado de gobierno en línea en la
corporación
Manual y lineamientos de
gobierno en línea, SGC
01 de abril de 2016
17 de junio de 2016
Líder de Programa Unidad
de informática