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A SSO CI ATI O N C A N A D I EN N E D ES CO U RTI ERS EN REEE

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Association Canadienne des courtiers en REEE

Cours de perfectionnement à l’intention des directeurs de succursale

© 2014, Association Canadienne des courtiers en REEE

Tous droits réservés. Aucune partie de cette publication ne peut être reproduite, stockée ou transmise sous aucune forme que ce soit électronique, mécanique, photocopie ou autre, sans le consentement préalable écrit de l’Association Canadienne des courtiers en REEE. Les demandes de ce consentement écrit doivent être faites à l’ACCREEE, 50 Burnhamthorpe Road West, Suite 1000, Mississauga, ON, L5B 4A5

mai 2014


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Table des matiÈres1.Introduction .......................................................................................................................... 6

1.1 Les obligations de supervision du distributeur .......................... 6

1.2 À qui s’adresse ce cours ? ..................................................... 7

1.3 Exigences du cours .............................................................. 8

1.4 De quoi ce cours traite-t-il ? .................................................. 9

1.5 Conseils utiles ....................................................................10

2.Cadre réglementaire .......................................................................................................11

2.1 La réglementation de l’industrie des valeurs mobilières ............11

2.2 Ce qu’englobe la législation des valeurs mobilières ..................14

2.3 De quoi la législation sur les valeurs mobilières est-elle constituée ? ..............................................................17

2.4 Codification des règlements et des politiques sur les valeurs mobilières ..............................................................18

2.5 Les réglementations importantes pour les distributeurs de plan de bourses d’études .....................................................19

2.6 Se tenir à jour de la législation des valeurs mobilières en vigueur.........................................................................21

2.7 Code de déontologie des pratiques commerciales de l’ACCREEE ....22

2.8 Les politiques et procédures du distributeur ...........................24


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3.Les structures de supervision ......................................................................................28

3.1 La personne désignée responsable (PDR) ...............................29

3.2 Le chef de la conformité (CdlC) ............................................30

3.3 Le service de la conformité du siège social .............................32

3.4 Les officiers régionaux de la conformité .................................33

3.5 Directeurs de succursale ......................................................35

3.6 Les connaissances et les compétences du superviseur .............36

3.7 L’intérêt d’une supervision efficace ........................................37

4.Les questions d’inscription pour les superviseurs ...............................................39

4.1 Le recrutement et la sélection ..............................................39

4.2 Les obligations de l’inscription/certification .............................41

4.3 La dispense fondée sur la mobilité du client ..........................43

4.4 Les formulaires de demande d’inscription .............................45

4.5 La Base de données nationale d’inscription .............................49

4.6 L’inscription dans plusieurs territoires de compétence ..............51

4.7 Les représentants à temps partiel .........................................53

4.8 La double certification .......................................................55

4.9 Le maintien de l’inscription ..................................................57

4.10 Les résiliations .................................................................59

4.11 Les transferts d’inscription .................................................60

4.12 Le personnel non inscrit .....................................................62


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5.La supervision de l’ouverture d’un compte ...........................................................65

5.1 Les nouvelles demandes d’inscription ..................................65

5.2 Connaître votre client ..........................................................66

5.2.1 L’identité du client .....................................................67

5.2.2 La réputation du client ...............................................67

5.2.3 Objectifs, situation financière et tolérance au risque .......69

5.3 Divulgation de la relation .....................................................72

5.4 L’examen des nouvelles demandes d’inscription ......................73

5.5 La mise à jour des renseignements du client ..........................75

5.6 Les transferts de compte du client ........................................76

5.7 La confidentialité des renseignements sur le client ..................78

6.La supervision de l’activité du compte ....................................................................81

6.1 La convenance ...................................................................81

6.2 Le suivi de l’activité du compte ............................................84

6.3 Les transactions suspectes ...................................................86

6.3.1 Les activités suspectes ..............................................86

6.3.2 Les transactions suspectes, les règles contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ....86

6.4 Activités de publicité et de marketing ....................................88

6.4.1 Les politiques relatives à la publicité ............................88

6.4.2 Les données relatives au rendement ............................90

6.4.3 Les programmes de télémarketing ...............................91


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6.4.4 Courriels et médias sociaux .......................................92

6.4.5 Les ententes d’indication de clients ..............................95

6.5 Les conflits d’intérêts ..........................................................98

6.6 Les vérifications de conformité ...........................................101

7.Formation et développement .................................................................................. 105

7.1 Les programmes de formation continue ...............................105

7.2 La formation sur la divulgation ...........................................107

7.3 Les réunions avec les représentants en plans de bourses d’études 109

8.Les plaintes des clients et les enquêtes ................................................................ 111

8.1 Les plaintes des clients ......................................................111

8.2 Les enquêtes internes .......................................................113

8.3 Les enquêtes réglementaires ..............................................115

9.La tenue de registres/dossiers .................................................................................. 117

9.1 L’obligation de tenir des registres ........................................117

9.2 Communiquer avec le siège social ......................................119

Annexe A: Code de déontologie des pratiques commerciales ........................... 121

Annexe B: Formulaire de transfert de rÉgime ............................................................ 137


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Introduction1

1. Introduction

1.1 Les obligations de supervision du distributeurChaque distributeur inscrit au Canada est tenu par la loi de mettre en place, de maintenir et d’appliquer un système de contrôles et de supervision pour :

• Assurer que l’entreprise et ses agents se conforment à la législation sur les valeurs mobilières, et

• Gérer prudemment les risques liés à l’activité.

Chaque distributeur met en place un système de contrôle et des protocoles de supervision au moyen de politiques et de procédures écrites auxquelles tous les membres du personnel et les représentants en plans de bourses d’études doivent se conformer. Le distributeur nomme également des officiers de conformité, des directeurs de succursale et d’autres superviseurs dont le travail est de surveiller les activités du distributeur et d’assurer que les règlements et ses politiques soient suivis.

Le rôle et les responsabilités des superviseurs constituent le point essentiel auquel s’attache ce cours.


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Introduction1

1.2 À qui s’adresse ce cours ?Ce cours a été élaboré par l’Association Canadienne des courtiers en REEE (l’ACCREEE), pour les personnes qui sont recrutées pour des fonctions de supervision par les distributeurs de plan de bourses d’études.

Le cours a été reconnu par les autorités de réglementation des valeurs mobilières de chaque province et territoires en tant que préalable pour tout officier provincial de conformité ; il est fortement recommandé pour les officiers régionaux de la conformité, les directeurs de succursale et autre personnel de supervision.

Les candidats qui participent à ce cours doivent avoir déjà terminé le Cours de perfectionnement à l’intention des représentants en plans de bourses d’études de l’ACCREEE (le CPIRPBE), et avoir une expérience pratique significative dans le secteur financier.


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Introduction1

1.3 Exigences du coursQuelques faits importants que vous devez connaître avant de commencer :

• Il s’agit d’un cours d’enseignement individuel géré par l’ACCREEE

• Pour le réussir, vous devez obtenir un résultat d’au moins 80 % lors de l’examen final de deux heures.

• Vous devez vous préparer à consacrer un temps non négligeable (dans la plupart des cas, de 15 à 20 heures) à l’étude et à la révision de la documentation.

• L’examen final doit être passé dans les trois mois suivant l’inscription au cours.

• Un entraînement à l’examen est également disponible en ligne sur le www.reeeadc.com, dans le menu « Service aux étudiants ». Il donne plus de poids aux concepts importants et vous aidera à comprendre ce que vous avez besoin de savoir pour réussir le cours.

• Les frais d’inscription, les détails de l’inscription et les procédures de l’examen se trouvent au sein d’un document intitulé « Procédures d’inscription et de dispense », vous pouvez l’obtenir auprès de L’ACCREEE ou du service des inscriptions de votre entreprise.

http://www.respdac.com



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Introduction1

1.4 De quoi ce cours traite-t-il ?L’objectif de ce cours est d’assurer que les chefs de conformité, les officiers régionaux de la conformité, les directeurs de succursale et les autres superviseurs comprennent leurs responsabilités en matière de réglementation et l’importance d’une supervision efficace. Vous aborderez :

• Les fonctions : les structures de supervision des distributeurs de plans de bourses d’études.

• Les règles : le cadre règlementaire des distributeurs de plans de bourses d’études.

• Les responsabilités des officiers de conformité, des directeurs de succursale et des autres superviseurs.

• Le recrutement et l’inscription des représentants en plans de bourses d’études.

• Les responsabilités de supervision pour l’ouverture des comptes.

• La surveillance de l’activité des comptes, comprenant les règles de convenance, l’examen des comptes et la divulgation des transactions suspectes ou inappropriées.

• La supervision des représentants en plans de bourses d’études et du personnel: la formation, les pratiques de marketing, les ententes de recommandation, la divulgation et la tenue des dossiers.

• La gestion et le traitement des conflits d’intérêts, des plaintes des clients, des enquêtes et de la discipline interne.


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Introduction1

1.5 Conseils utilesPLUS D’INFO EN ligne. Cette icône indique s’il existe des liens vers des sites Internet auxquels vous pouvez

accéder pour obtenir une information plus détaillée ou consulter des mises à jour.

RÉVISION DU CPIRPBE : Cet icône indique l’endroit où vous pouvez trouver davantage d’informations sur un sujet particulier dans le Cours de perfectionnement à l’intention des représentants en plans de bourses d’études de l’ACCREEE (CPIRPB). Un exemplaire imprimé du cours doit se trouver dans votre bureau. Vous pouvez également le trouver en ligne au www.reeeadc.com.

LISEZ LA RÈGLE : Cet icône vous renvoie à la section correspondante de la législation (principalement le Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d’inscriptions et les obligations continues des personnes inscrites «ci-après R. 31-103»).

? LISEZ LES DIRECTIVES : Cela vous renvoie à la section correspondante des politiques (principalement les Instructions générales du R. 31-103), qui constituent une interprétation des règles fournie par les autorités de réglementation des valeurs mobilières.

Ce cours a été conçu pour servir de guide de référence ; gardez-le à proximité lorsque vous aurez passé l’examen. Vous pouvez trouver les documents du cours accompagnés de documents de référence supplémentaires, en ligne sur www.reeeadc.com, dans le menu Services aux étudiants.





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Cadre réglementaire2

2. Cadre réglementaire

2.1 La réglementation de l’industrie des valeurs mobilièresL’industrie des valeurs mobilières est l’un des secteurs les plus réglementés de l’économie. Il est assujetti aux lois sur les valeurs mobilières, au droit fiscal, aux lois sur la protection de la vie privée, aux règles sur le télémarketing, la Loi canadienne anti-pourriel, aux règlements contre le blanchiment d’argent et le terrorisme, et à une foule d’autres obligations légales.

Historiquement, la réglementation sur les valeurs mobilières et sur les placements était de compétence provinciale, mais des débats sont en cours depuis de nombreuses années pour constituer un organisme national de réglementation des valeurs mobilières au Canada. En 2009, le gouvernement fédéral a mis en place le Bureau de transition vers un régime canadien de réglementation des valeurs mobilières, dont le mandat est de favoriser l’établissement d’une autorité de réglementation des valeurs mobilières au niveau national.

PLUS EN LIGNE : www.csto.ca


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À l’heure actuelle, chaque province et territoire au Canada possède son propre cadre législatif afin de réglementer la distribution et la vente des valeurs mobilières, y compris les plans de bourses d’études. Cette législation comprend en principe :

• Une Loi sur les valeurs mobilières,

• Des réglementations sur les valeurs mobilières, et

• Divers formulaires, ordonnances, règlements, notices d’interprétation et politiques.

Elle est totalement administrée et mise en application par une commission des valeurs mobilières provinciale ou territoriale, ou par une autorité en valeurs mobilières.

Au Québec, la Chambre de la sécurité financière vient également encadrer la pratique des activités des représentants en plans de bourses d’études.

Les 13 autorités de réglementation en valeurs mobilières provinciales ou territoriales du Canada se sont réunies pour constituer les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM), une association informelle menant des efforts de coopération et de coordination.

La législation sur les valeurs mobilières est semblable dans tout la Canada. Son but est de protéger les investisseurs, et ceci est réalisé en poursuivant quatre objectifs généraux :


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• S’assurer que les investisseurs disposent de tous les renseignements nécessaires pour prendre des décisions d’investissement éclairées.

• Établir des règles justes pour les marchés de capitaux.

• Établir des qualifications et des normes d’éthique pour les personnes inscrites/certifiées pour conseiller les investisseurs ou pour transiger en leur nom.

• Protéger l’intégrité des marchés de capitaux et la confiance des investisseurs.

RÉVISION DU CPIRPBE : Pour de plus amples détails au sujet de la régulation de l’industrie des valeurs mobilières, révisez le chapitre 13 du Cours de perfectionnement à l’intention des représentants en plans de bourses d’études de l’ACCREEE : « La réglementation en valeurs mobilières au Canada ».


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2.2 Ce qu’englobe la législation des valeurs mobilièresLes distributeurs de plans de bourses d’études et leurs représentants doivent respecter les exigences particulières de la législation sur les valeurs mobilières de chaque province ou territoire où ils exercent leur activité. Les législations sur les valeurs mobilières régissent les éléments suivants :

• L’inscription / la certification : Quiconque œuvre dans ce secteur d’activité ou négocie, conseille ou souscrit des valeurs mobilières, ou des contrats de change doit être inscrit/certifié par la ou les commissions des valeurs mobilières avant d’entreprendre ces activités ou doit être en mesure de prouver une exemption à l’exigence de l’inscription / certification.

• La divulgation : Cela englobe divers domaines

• Quiconque distribue des titres doit fournir aux investisseurs un document détaillé de divulgation – un prospectus – lequel décrit l’investissement, ou doit être en mesure de compter sur une exemption précise de prospectus. Tous les distributeurs membres de l’ACCREEE distribuent actuellement leurs valeurs mobilières au moyen d’un prospectus.

» La Distribution est la vente par un émetteur de ses propres titres ou la vente de titres détenus ou contrôlés par un « actionnaire majoritaire ».

ʴ Un actionnaire majoritaire est une personne, ou un groupe de personnes agissant de concert, qui détiennent suffisamment de droits de vote pour influer matériellement sur le contrôle d’un émetteur.


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» Tous les émetteurs assujettis doivent déclarer au public en temps opportun toute information financière ou commerciale importante.

ʴ Un émetteur assujetti est une compagnie, une fiducie ou un partenariat qui distribue des valeurs mobilières en vertu d’un prospectus.

» Les initiés avérés des émetteurs assujettis doivent déclarer régulièrement leur activité commerciale.

ʴ Une personne est reconnue comme initié d’un émetteur assujetti lorsqu’elle exerce les fonctions de chef de la direction ou cadre supérieur de l’émetteur assujetti, ou qu’elle exerce un contrôle ou a la propriété de plus de 10 % des actions de cet émetteur comportant un droit de vote.

» Les règles du cours acheteur : règles propres aux offres publiques d’achat et aux offres publiques de l’émetteur.

ʴ Une offre publique d’achat est une offre d’acquisition d’au moins 20 % des actions d’une société. Une offre publique de l’émetteur a lieu lorsqu’un émetteur propose de racheter certaines de ses propres valeurs mobilières.

• Règlementation : Les règles qui établissent les normes et/ou les principes directeurs pour les ventes et les pratiques commerciales qui concernent les distributeurs en plans de bourses d’études (et autres).

Les règles particulières comprennent :

» Les exigences relatives au capital minimal pour les distributeurs,

» Les exigences relatives à la tenue de registres,


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» Les obligations relatives à la supervision,

» Les pratiques commerciales interdites,

» Les obligations de « Connaissance du client » et de « convenance de la vente »,

» Les dispositions relatives aux conflits d’intérêts,

» Les obligations relatives à la divulgation au client, et

» L’interdiction des pratiques trompeuses ou injustes, dont les représentations mensongères, les transactions entre initiés et les manipulations du marché.

• Les enquêtes : Les autorités de réglementation des valeurs mobilières ont le plein pouvoir d’enquêter sur une présumée conduite fautive relative au marché, de vérifier les inscriptions, et d’astreindre à la tenue de registres et à témoigner. Au Québec, la Chambre de la sécurité financière a également un pouvoir d’enquête quant au respect de la déontologie et de l’éthique professionnelle des représentants.

• Les sanctions : Les autorités de réglementation des valeurs mobilières peuvent imposer des sanctions, dont des amendes importantes et des suspensions, pour une conduite fautive sur le marché. Les tribunaux quant à eux ont le pouvoir d’imposer des peines d’emprisonnement et/ou des amendes envers ceux qui enfreignent la loi.


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2.3 De quoi la législation sur les valeurs mobilières est-elle constituée ?• La Loi sur les valeurs mobilières est la loi provinciale ou territoriale qui

réglemente l’achat et la vente d’actions, d’obligations et d’autres titres. Dans la plupart des provinces ou territoires de compétence, la Loi sur les valeurs mobilières est organisée en parties ou chapitres distincts, chacun des chapitres s’attachant à un sujet particulier : du fonctionnement de l’autorité de réglementation provinciale, aux devoirs et obligations des distributeurs inscrits et des représentants en plans de bourses d’études.

La réglementation sur les valeurs mobilières est constituée de règles émanant de la Loi sur les valeurs mobilières. Elle est généralement organisée sous la forme de chapitres comme ceux qui sont présentés dans la Loi sur les valeurs mobilières. En Ontario par exemple, il y a un chapitre, ou une partie, de la Loi (le Chapitre XI) et une partie de la Réglementation générale (Partie V) qui se concentrent sur les exigences d’inscription.

• Les Règlements sont des règles adoptées par les autorités en valeurs mobilières.

» Les Règlements nationaux s’appliquent dans tout le pays.

» Les Normes multilatérales s’appliquent dans certaines provinces ou certains territoires, mais pas dans la totalité.

» Les Règlements locaux s’appliquent dans une province ou un territoire en particulier.

• Les Instructions générales fournissent les directives sur l’interprétation et l’application des règles édictées par un règlement.


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2.4 Codification des règlements et des politiques sur les valeurs mobilièresUn système de codification à cinq chiffres organise les règlements et les politiques par sujets. Il y a neuf sujets principaux, indiqués par le premier chiffre du règlement ou de la politique :

1. La procédure et les thèmes reliés

2. Les intervenants avérés sur le marché des capitaux (organismes d’autoréglementation, opérations de change et de marché)

3. L’obligation d’inscription et les questions reliées (distributeurs, conseillers et autres détenteurs de permis)

4. Les exigences de la distribution (exigences et dispenses du prospectus)

5. Les obligations en cours pour les émetteurs et les initiés (divulgation continue)

6. Les offres d’achat publiques et transactions spéciales

7. Les transactions de valeurs mobilières en dehors d’une province ou territoire de compétence

8. Les fonds de placements

9. Les produits dérivés

http://www.lautorite.qc.ca/fr/procedures-sujets-connexes-pro.html

http://www.lautorite.qc.ca/fr/marches-capitaux-certains-participants-pro.html

http://www.lautorite.qc.ca/fr/inscriptions-sujets-connexes-pro.html

http://www.lautorite.qc.ca/fr/placement-valeurs-pro.html

http://www.lautorite.qc.ca/fr/obligations-permanentes-emetteurs-inities-pro.html

http://www.lautorite.qc.ca/fr/offres-publiques-operations-particulieres-pro.html

http://www.lautorite.qc.ca/fr/operations-valeurs-exterieur-territoire-pro.html

http://www.lautorite.qc.ca/fr/operations-valeurs-exterieur-territoire-pro.html

http://www.lautorite.qc.ca/fr/fonds-investissement-pro.html

http://www.lautorite.qc.ca/fr/derives-vm-pro.html


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Le deuxième chiffre représente une sous-catégorie du sujet principal et le troisième représente le type de document (Règlement d’application pancanadienne ou multilatérale, avis des ACVM, énoncé de principe ou document de discussion des ACVM, règlement ou décision générale d’application locale et instruction générale ou annexe s’y rapportant, avis local, règlement de mise en œuvre, etc.).

2.5 Les réglementations importantes pour les distributeurs de plan de bourses d’étudesCertaines des exigences essentielles pour le fonctionnement au quotidien des distributeurs, des superviseurs et des représentants en plans de bourses d’études se trouvent dans :

• Le Règlement 31-102 sur la Base de données nationale d’inscription (avec l’Instruction complémentaire relative au Règlement 31-102)

• Le Règlement 31-103 sur les Obligations et dispenses d’inscription et les obligations continues des personnes inscrites (avec l’Instruction générale relative au Règlement 31-103)

• Le Règlement 33-109 sur les Renseignements concernant l’inscription (avec l’Instruction générale relative au Règlement 33-109)

• Règlement C-15 sur les Conditions préalables à l’acceptation des prospectus de bourses d’études ou plans de bourses d’études


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• Règlement 81-106 sur l’information continue des fonds d’investissement (avec l’Instruction générale relative au Règlement 81-106)

• Règlement 81-107 sur le Comité d’examen indépendant des fonds d’investissement (avec l’Instruction générale relative au Règlement 81-107)

• Règlement 41-101 sur les obligations générales relatives au prospectus (avec l’Instruction générale relative au Règlement 41-101)

Vous rencontrerez souvent ces derniers et d’autres règlements importants tout au long de ce cours.

À propos du Règlement C-15 : Avant l’adoption du système national de codification, les règlements publiés par les autorités de réglementation présentaient une numérotation séquentielle. La plupart des anciens règlements ont été mis à jour et à nouveau numérotés, mais quelques-uns des anciens règlements restent en vigueur (au mois de mai 2014), dont le Règlement C-15. Ce règlement est présentement en cours de révision et sera complètement aboli pour être remplacé (46-102 - plans de bourses d’études) lorsque la révision aura été complétée.


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2.6 Se tenir à jour de la législation des valeurs mobilières en vigueurLes lois sur les valeurs mobilières au Canada sont complexes. Elles sont souvent modifiées pour correspondre aux nouveaux produits de placement, aux nouveaux services financiers et aux nouvelles préoccupations sur la protection des investisseurs. En tant que superviseur, devez comprendre les lois importantes et les règlements importants qui vous concernent, ainsi que votre distributeur et les personnes que vous supervisez. Vous devez également vous tenir informé des changements apportés aux lois et aux règlements, et savoir où trouver les politiques ou les règles spécifiques. Votre distributeur soutiendra aussi vos efforts pour vous tenir à jour au sujet de la législation sur les valeurs mobilières.

Les lois sur les valeurs mobilières, les règlements et les politiques sont disponibles en ligne sur les sites Internet des autorités de réglementation en valeurs mobilières provinciales et territoriales. Vous devez déjà avoir à votre disposition un accès à ces ressources en ligne et savoir comme y naviguer. Il serait également judicieux de conserver une copie papier de la législation appropriée sur les valeurs mobilières dans votre bureau, pour vous y référer facilement.

PLUS EN LIGNE : Les autorités de réglementation des valeurs mobilières provinciales publient les règlements sur leur site Internet. Voici un lien vers le R. 31-103 : http://www.lautorite.qc.ca/fr/reglementation-vm-corpo.html

http://www.lautorite.qc.ca/fr/reglementation-vm-corpo.html


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2.7 Code de déontologie des pratiques commerciales de l’ACCREEE Le Code de déontologie des pratiques commerciales de l’ACCREEE régit la conduite des distributeurs, membres de l’ACCREEE, et de leurs représentants lorsqu’il s’agit de traiter avec le public, les souscripteurs (potentiels, existants et anciens), les autres fournisseurs de REEE, les gouvernements provinciaux et le gouvernement fédéral, et les agences de réglementation. Les distributeurs membres et les représentants sont tenus de se conformer au code. (Au Québec, les représentants doivent également respecter le Règlement sur la déontologie dans les disciplines de valeurs mobilières.)

Le Code de déontologie des pratiques commerciales peut être consulté à l’Annexe A.

Certains des principes directeurs essentiels du code comprennent :

• Les Membres se comporteront, en tout temps, de manière coopérative et responsable avec les autres membres de l’association, les concurrents du secteur des services financiers, les clients potentiels, les autorités de réglementation et les autres parties prenantes de l’industrie des REEE.

• Les membres s’efforceront, en tout temps, de gérer leurs activités en respectant les règlementations fédérales et provinciales, et participeront activement au développement de la règlementation qui gouverne les plans de bourses d’études collectifs et les procédures administratives.


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• Les membres n’essaieront pas d’attirer ni de solliciter les représentants des équipes de vente des autres membres dans le but de recruter leur personnel ou leurs représentants en plans de bourses d’études.

• Les déclarations publicitaires et promotionnelles des membres seront toujours avérées et exactes.

• Les membres n’utiliseront pas de méthodes trompeuses, mensongères ou agressives de sollicitation de clients, qui pourraient être considérées comme de piètre pratique commerciale.

Le code couvre également les normes de conduite spécifiques comme :

• Agir dans le meilleur intérêt des clients

• Les compétences des représentants en plans de bourses d’études et des superviseurs,

• Gérer les conflits d’intérêts,

• La publicité et la sollicitation par téléphone et la publicité,

• Les obligations relatives à la divulgation, et

• Les relations avec les autres membres de l’ACCREEE.

Les superviseurs des entreprises membres de l’ACCREEE doivent être familiarisés avec les dispositions du code, et s’efforcer de faire respecter celles-ci par tout le personnel et les représentants en plans de bourses d’études. Si vous participez à ce cours en tant que superviseur d’une entreprise qui est membre de l’ACCREEE, des questions sur la connaissance du code seront comprises dans l’examen final de ce cours.


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2.8 Les politiques et procédures du distributeurTous les distributeurs de plan de bourses d’études ont mis en place des politiques et procédures internes qui couvrent un large éventail de normes de fonctionnement et de déontologie — allant du traitement des nouvelles affaires, au recrutement du personnel en passant par les pratiques commerciales et les devoirs de supervision.

Ces politiques sont conçues, en partie, pour mettre en place un système efficace de conformité. Le Règlement 31-103 comprend l’exigence d’un système de conformité efficace, et l’Instruction générale 31-103 explique la règle de manière plus détaillée.

Le Règlement 31-103 :11.1 Les examens de conformité

Une entreprise enregistrée doit mettre en place, maintenir et appliquer des politiques et des procédures qui établissent un système de contrôle et de supervision adéquat pour :

(a) assurer raisonnablement que l’entreprise et que chaque individu agissant en son nom se conforment à la législation sur les valeurs mobilière, et

(b) gérer les risques liés à leurs activités conformément à des pratiques prudentes dans les affaires.

Instruction générales relative au règlement 31-103 :

Mettre en place un système efficace de conformité est essentiel pour une entreprise enregistrée, afin qu’elle préserve cet enregistrement. Il fournit une assurance raisonnable que l’entreprise respecte, et continuera à respecter, toutes les exigences édictées par le droit des valeurs mobilières et les règles


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des OAR [organismes d’autorégulation], et qu’elle gère le risque conformément à des pratiques commerciales prudentes. Un système de conformité doit comprendre des contrôles internes et des systèmes de contrôle raisonnablement susceptibles d’identifier la non-conformité dès son apparition et un système de supervision permettant à l’entreprise de remédier à une conduite non conforme au moment voulu.

Les responsabilités de la personne désignée responsable sont exposées à la section 5.1 et celles du Chef de la conformité à la section 5.2. Cependant, la conformité n›est pas de la seule responsabilité d›une personne en particulier ou d›un service de l›entreprise, mais plutôt une responsabilité de l›ensemble de l’entreprise et une partie intégrale des activités de celle-ci. Chacun dans l’entreprise doit comprendre les normes de conduite de sa fonction. Cela comprend le conseil d’administration, les associés, la direction, les employés et les agents, qu’ils soient inscrits ou pas. Le fait d’avoir une PDR [personne désignée responsable] et un CdlC [chef de la conformité] ; et dans les entreprises plus importantes, un service de conformité et d’autres personnels de supervision ; n’empêche pas toute personne dans l’entreprise d’être obligée de rendre compte des problèmes de conformité et d’en assurer le suivi. Un système de conformité doit identifier les personnes qui remplaceront la PDR ou le CdlC en son absence.

Un système de conformité efficace comprendra :

• Un système de contrôles internes bien conçu, pour identifier et gérer les risques auprès de l’entreprise et de ses clients,

• Des politiques et des procédures détaillées,


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• Une supervision suivie des activités entreprises au nom du client, et

• Un contrôle systématique des activités de l’entreprise et de l’efficacité de ses systèmes de conformité.

Les politiques et procédures d’un distributeur n’énuméreront pas chacun des règlements qui s’appliquent au distributeur et à son personnel, mais devront :

• Identifier les contrôles internes qu’utilise le distributeur pour assurer la conformité et la gestion du risque,

• Mettre en oeuvre les normes de conduite attendues de la part des superviseurs, des représentants en plans de bourses d’études et du reste du personnel qui fait des affaires au nom du distributeur,

• Expliquer les procédures à suivre et les formulaires à utiliser lors des affaires conduites au nom du distributeur,

• Expliquer qui est censé accomplir des fonctions importantes, et à quel moment et de quelle manière ces fonctions doivent être effectuées.

• Établir des procédures pour contrôler et appliquer les normes du distributeur,

• Se mettre régulièrement à jour, et

• Être facilement accessible au personnel du distributeur.

Les distributeurs développent également des politiques pour se conformer aux autres législations. Par exemple, la législation fédérale contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, et la législation fédérale sur la protection


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de la vie privée exigent que les distributeurs développent et appliquent des politiques écrites pour assurer la conformité à ces lois.

La conformité avec les politiques et les procédures internes d’un distributeur est en général une des conditions du parrainage d’un distributeur. Il est essentiel que tous les représentants en plans de bourses d’études et les membres du personnel, en particulier les superviseurs, comprennent les politiques et procédures, et les appliquent en permanence.

La plupart des politiques adoptées par votre distributeur sont la conséquence d’obligations légales. Pour des raisons évidentes, ces politiques ne peuvent pas être abolies ou modifiées par votre distributeur.

D’autres politiques peuvent avoir été développées pour traiter les risques liés aux affaires ou pour mettre en place des procédures de fonctionnement plus efficaces. Votre distributeur peut modifier ces politiques à sa seule discrétion, en particulier pour les cas où il considère que cela peut être approprié et ne pas contrevenir à ses intérêts ou aux intérêts de son personnel, de ses représentants en plans de bourses d’études, ou de ses clients. Le manuel des politiques de votre distributeur peut mettre en place des procédures à suivre lorsqu’une modification de politique ou de procédure est demandée. Lorsque l’exonération d’une politique est fournie, il faut conserver un dossier de la décision et des raisons qui l’ont suscitée.

Le défaut d’établir, de maintenir et d’appliquer des politiques et procédures appropriées peut conduire à des sanctions réglementaires et entraîner une poursuite judiciaire civile contre le distributeur ou son personnel.


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Les structures de supervision3

3. Les structures de supervision

Les distributeurs ont une certaine flexibilité pour concevoir un système qui correspond le mieux à leur modèle d’activité, leur structure organisationnelle et leur fonctionnement.

Chaque distributeur est tenu de nommer une Personne désignée responsable (PDR) et un Chef de la conformité (CdlC) pour exécuter et contrôler sa conformité et ses systèmes de supervision. La plupart des distributeurs confèrent également des responsabilités de supervision aux autres personnes qui travaillent au niveau régional ou dans une succursale.


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3.1 La personne désignée responsable (PDR)Chaque distributeur doit nommer une PDR qui doit :

• Superviser les activités du distributeur qui sont destinées à assurer la conformité du distributeur et de toute personne agissant en son nom avec la législation des valeurs mobilières, et

• Promouvoir la conformité du distributeur et de son personnel avec la législation des valeurs mobilières.

Le PDR est en général le chef de la direction du distributeur ou son équivalent.

LISEZ LA RÈGLE : R. 31-103, articles 5.1 et 11.2

http://www.canlii.org/fr/qc/legis/regl/am-2009-04-2009-go-2-4768a/derniere/am-2009-04-2009-go-2-4768a.html


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3.2 Le chef de la conformité (CdlC)Chaque distributeur doit nommer un chef de la conformité qualifié et inscrit qui doit :

• Mettre en place et maintenir les politiques et procédures du distributeur pour s’assurer de la conformité du distributeur et de son personnel avec la législation des valeurs mobilières.

• Contrôler la conformité du distributeur et de son personnel, et

• Présenter au conseil d’administration, au moins annuellement, un rapport évaluant la conformité du distributeur et de son personnel avec la législation des valeurs mobilières.

• Rendre compte de la non-conformité. Le chef de la conformité doit rendre compte le plus tôt possible à la PDR de toute circonstance indiquant que le distributeur, ou toute personne agissant en son nom, peut ne pas être conforme à la législation des valeurs mobilières, dans la mesure ou cette non-conformité constitue un risque de préjudice envers un client ou les marchés de capitaux, ou si cette circonstance s’inscrit dans le cadre d’une non-conformité. Ces rapports de non-conformité doivent être effectués même lorsque le manquement a été corrigé.

• Réagir face à la non-conformité. Lorsqu’un cas de non-conformité est déclaré, les autorités de réglementation s’attendront, de la part du distributeur, à une réaction immédiate et à l’application des mesures correctives nécessaires.


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Le chef de la conformité sera, en général, un cadre ou un associé du distributeur et doit avoir réussi le Cour sur le commerce des valeurs mobilières au Canada (CCVM), le Cours à l’intention des associés, administrateurs et dirigeants (AAD) ou l’examen d’admission des chefs de la conformité, ainsi que ce cours.

Un chef de la conformité ne peut remplir les fonctions d’un chef de la conformité à moins d’avoir « la scolarité, la formation et l’expérience qu’une personne raisonnable jugerait nécessaires pour exercer cette charge avec compétence » (extrait du R. 31-103, article 3.4 (2)).

Veuillez noter que des normes de perfectionnement semblables s’appliquent aux personnes, y compris les représentants en plans de bourses d’études, inscrits en vertu de la loi des valeurs mobilières. Ces personnes ne peuvent exercer une activité exigeant l’inscription, à moins qu’elles possèdent la scolarité, la formation et l’expérience qu’une personne raisonnable jugerait nécessaires pour exercer cette charge avec compétence.

LISEZ LA RÈGLE : R. 31-103, articles 3.4, 3.8, 5.2 et 11.3



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3.3 Le service de la conformité du siège socialLe service de la conformité du siège social, habituellement dirigé par le chef de la conformité du distributeur, a la responsabilité de s’assurer au quotidien que le distributeur et son personnel se conforment à la législation des valeurs mobilières et aux autres lois et aux politiques, aux procédures et aux normes de conduite mises en place par le distributeur.

En règle générale, le personnel de la conformité du siège social sera impliqué dans :

• Le contrôle de l’activité des comptes clients,

• L’examine et la gestion des plaintes des clients,

• Le contrôle des modifications apportées aux obligations réglementaires et de la mise à jour des politiques internes de conformité.

• La surveillance des activités de supervision des officiers provinciaux de la conformité, des directeurs de succursale et des autres superviseurs, et

• Le traitement des mesures disciplinaires internes.

Dans la plupart des cas, le service de la conformité du siège social comptera beaucoup sur les officiers régionaux de la conformité et les directeurs de succursale pour la supervision et la conformité de première ligne dans chaque région.


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3.4 Les officiers régionaux de la conformitéEn vertu du R. 31-103, les distributeurs ont davantage de discrétion pour développer des systèmes de supervision conçus précisément pour correspondre aux besoins de leur activité. La nomination d’officiers provinciaux de la conformité n’est plus une obligation réglementaire, bien que la plupart des distributeurs continuent de nommer un personnel-cadre responsable de la conformité, responsable d’une région en particulier. Ces officiers régionaux de la conformité font partie d’un système de conformité hiérarchisé qui traite la supervision au niveau du siège social, dans les régions et dans chaque succursale.

RÉVISION DU CPIRPBE : Tableau 8.1 Structure de supervision des distributeurs de plan de bourses d’études le chapitre 8 présente un survol de la structure de supervision hiérarchisée de la plupart des distributeurs de plans de bourses d’études.

Habituellement, les officiers régionaux de la conformité rendent compte au chef de la conformité et une large autorité leur est conférée pour faire appliquer et respecter les politiques du distributeur, et pour s’assurer que la réglementation est suivie. Leurs devoirs et responsabilités seront définis par les politiques et procédures de votre distributeur. Ils sont en principe responsable de :

• Surveiller les activités commerciales du distributeur dans le territoire de compétence,

• S’assurer que les représentants en plans de bourses d’études sont bien supervisés, en général par un directeur de succursale désigné ou un superviseur local,


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• S’assurer que les politiques et les procédures du distributeur sont respectées par tout le personnel dans le territoire de compétence,

• S’assurer que le personnel du distributeur prépare et conserve correctement les dossiers de conformité et d’affaires que le distributeur est tenu de conserver,

• S’assurer que les plaintes des clients dans la région sont correctement enregistrées, examinées et traitées en temps opportun,

• Organiser à intervalles réguliers des vérifications programmées ou impromptues au sein de la succursale pour contrôler et évaluer la conformité de cette succursale et de son personnel sur une base suivie, et

• Surveiller les efforts de conformité et de supervision des directeurs de succursale et des autres superviseurs de la région.


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3.5 Directeurs de succursaleAvant l’introduction du R. 31-103, chaque distributeur était tenu par la loi de nommer des directeurs de succursale pour superviser les activités du distributeur au sein de chaque établissement. Les directeurs de succursale devaient respecter des obligations particulières quant aux compétences et à l’expérience, et étaient spécifiquement inscrits en tant que directeurs de succursale.

Alors que les directeurs de succursale ne constituent plus une obligation légale pour chaque établissement, la plupart des distributeurs continuent à nommer des directeurs de succursale (ou des superviseurs ayant les mêmes responsabilités), et à compter sur eux en tant que rouage essentiel de leur système de supervision.

Dans la plupart des cas, chaque représentant en plans de bourses d’études sera supervisé par un directeur de succursale ou directeur d’agence nommé. Ces superviseurs seront chargés des responsabilités décrites dans les politiques et les procédures du distributeur, et ils rendront compte des problèmes de supervision et de conformité à un cadre responsable de la supervision ou un officier régional de la conformité.

Les directeurs de succursale sont responsables de la supervision de première ligne au jour le jour, des activités du distributeur dans un bureau de succursale ou un secteur particulier.


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3.6 Les connaissances et les compétences du superviseurLes superviseurs sont tenus d’avoir de nombreuses compétences, afin de surveiller efficacement les activités du distributeur. Ils doivent :

• Avoir une connaissance approfondies de l’industrie et de solides compétences de gestion.

• Posséder les compétences et l’expertise pour bâtir les affaires du distributeur et satisfaire efficacement aux besoins des souscripteurs.

• Être en mesure de susciter la motivation et de gagner la confiance et la coopération du personnel et des représentants en plans de bourses d’études.

• Avoir une solide connaissance de la réglementation qui s’applique aux distributeurs de plans de bourses d’études et leurs représentants.

• Avoir une connaissance approfondie des politiques et des procédures de leur distributeur et du Code de déontologie des pratiques commerciales de l’ACCREEE.

• S’engager fortement au maintien des normes déontologiques les plus élevées et au service des meilleurs intérêts du distributeur et de ses clients.

• Comprendre les implications à long terme des mesures prises pour la conformité et les affaires.

• Travailler en étroite collaboration avec le personnel et les autres superviseurs pour assurer une supervision efficace des opérations du distributeur.


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• Conserver de manière adéquate les registres des affaires et les registres sur la conformité et les activités de supervision.

• Gérer le temps efficacement.

3.7 L’intérêt d’une supervision efficaceLe but de la supervision est de protéger les intérêts du distributeur, de son personnel et de ses clients. Cela s’effectue en s’assurant que les affaires sont menées conformément à la loi et aux politiques du distributeur, et en s’assurant que les clients sont traités de façon juste, honnête, et de bonne foi.

Parfois, les représentants en plans de bourses d’études considèrent la supervision diligente des officiers de la conformité et des directeurs de succursale comme un obstacle aux affaires. En réalité, une supervision efficace favorise la protection des représentants en plans de bourses d’études vis-à-vis des responsabilités juridiques et réglementaires, et préserve la réputation et le statut du distributeur, pour que les représentants en plans de bourses d’études puissent faire fructifier plus facilement leurs affaires.

Dans l’industrie des services financiers, la réputation d’un distributeur et de son personnel constitue une part importante de la réussite de ce distributeur et de ses représentants en plans de bourses d’études. Une réputation solide est un bien inestimable qui prend beaucoup de temps à construire, mais qui peut être très vite compromis. La protection de cette réputation doit rester l’objectif essentiel de chacun.


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Un système de conformité et de supervision efficace participe d’autre part également aux profits à long terme, y compris en aidant le distributeur et ses représentants en plans de bourses d’études à éviter les coûts exorbitants découlant de poursuites civiles des clients ou de mesures disciplinaires de la part des autorités de réglementation.

Engager les représentants en plans de bourses d’études et le reste du personnel à « se rallier » au programme de conformité d’un distributeur est une partie essentielle d’une supervision efficace. Pour aboutir à ce ralliement, les superviseurs doivent être en mesure d’expliquer pourquoi les règles et les politiques ont été développées, et pourquoi elles doivent être suivies.

Certaines des politiques et procédures de votre distributeur sont adoptées pour assurer que l’entreprise et son personnel se conforment aux obligations de la loi. D’autres sont adoptées parce qu’elles abordent des risques particuliers liés à l’activité, parce qu’elles fournissent des services ou des processus voulus par les clients, ou parce qu’elles normalisent les processus d’amélioration d’efficacité et la réduction des coûts.

Vous n’êtes peut-être pas familier avec l’historique de chaque loi ou de chaque politique, mais vous pouvez être certain que ces dernières ont été développées depuis longtemps pour régler un problème particulier ou pour correspondre à objectif d’affaires particulier.

Les chapitres qui suivent couvrent certains des éléments clés de la plupart des systèmes de conformité et de supervision des distributeurs, et abordent les responsabilités des superviseurs dans chaque secteur.


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Les questions d’inscription pour les superviseurs4

4. Les questions d’inscription pour les superviseurs

4.1 Le recrutement et la sélectionPour fonctionner avec succès, les distributeurs de plans de bourses d’études ont besoin d’un personnel et de représentants en plans de bourses d’études compétents. Le recrutement, la sélection, la formation et la supervision d’un personnel qualifié sont des éléments essentiels du succès d’un distributeur.

Les directeurs de succursale et les autres superviseurs doivent comprendre les politiques et procédures du distributeur pour recruter à la fois le personnel certifié et non certifié, et doivent être familiers avec la législation qui traite des normes et des pratiques qui concernent l’emploi.

PLUS EN LIGNE : Les informations sur la législation en matière de normes d’emploi au Canada sont : http://www.travail.gc.ca/fra/normes_equite/index.shtml


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Il existe plusieurs manières de rechercher et de recruter du personnel qualifié. Cherchez auprès de votre distributeur et dans votre expérience passée pour déterminer quelles sont les méthodes les plus efficaces. Identifiez les qualifications et les compétences nécessaires pour le poste (comme la scolarité, l’expérience, les compétences interpersonnelles et les connaissances techniques) avant d’entamer votre programme de recrutement.

Quelques questions à ne pas oublier :

• Le processus de sélection doit être conçu pour évaluer objectivement les compétences et les qualifications de chaque candidat, ainsi que les probabilités de réussite de ce candidat.

• Les représentants en plans de bourses d’études potentiels doivent être à la fois convenables pour le distributeur et les autorités de réglementation des valeurs mobilières. Les critères de sélection doivent être conçus pour filtrer les facteurs indésirables, afin que seuls les candidats convenables soient en mesure d’obtenir la certification.

• Les candidats à des postes commerciaux ne peuvent pas participer à des activités de commerce ou de conseiller tant qu’ils n’ont pas été officiellement certifié dans leur province ou territoire de compétence.


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4.2 Les obligations de l’inscription/certificationLa loi sur les valeurs mobilières exige que toute personne engagée dans les transactions de titres ou qui agit comme conseiller en valeurs mobilières détienne un certificat dans chaque province ou territoire où elle exerce ses activités. Il existe certaines dispenses à cette exigence d’inscription/certification, mais ces exemptions sont très limitées et ne s’appliquent pour ainsi dire jamais aux représentants des distributeurs de plans de bourses d’études (voir paragraphe 4.3).

Pour obtenir et conserver une certification au Canada, les représentants en plans de bourses d’études doivent être en mesure de correspondre aux exigences de cette certification. Les autorités de réglementation évaluent cette aptitude au moyen de trois critères : la compétence, l’intégrité et la solvabilité.

• La compétence : Un représentant en plans de bourses d’études doit comprendre ses devoirs et ses responsabilités en tant que personne certifiée, les politiques et procédures qu’il est tenu de suivre, et la structure, les particularités et les risques des produits qu’il proposera ou recommandera à ses clients. La réussite au Cours de perfectionnement à l’intention des représentants en bourses d’études de l’ACCREEE constitue un préalable à la certification/l’obtention de la licence. Mais elle n’est pas le seul gage de la compétence. Les représentants en plans de bourses d’études potentiels auront besoin la plupart du temps d’une formation complémentaire abordant les produits qu’ils vendront, les politiques et les procédures du distributeur, et le Code de déontologie des pratiques commerciales de l’ACCREEE. Les stagiaires sont censés réussir un examen avalisé par le distributeur confirmant leur niveau des connaissances.


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En définitive, la compétence d’un représentant en plans de bourses d’études est jugée sur le fait qu’il possède ou non la scolarité, la formation et l’expérience qu’une personne raisonnable jugerait nécessaires pour exercer cette charge avec compétence.

LISEZ LA RÈGLE : R. 31-103, article 3.4

• L’intégrité : Les représentants en plans de bourses d’études doivent également être honnêtes et se conduire avec intégrité. Les superviseurs impliqués dans la sélection des nouveaux représentants en plans de bourses d’études doivent prendre attentivement en compte les renseignements fournis dans la demande de certification (par exemple ; les anciennes mesures disciplinaires, les condamnations ou poursuites civils), ainsi que les informations obtenues des références du candidat indiquant qu’il ne correspond peut-être aux normes d’intégrité attendues. Dans certains cas, des renseignements pertinents peuvent être disponibles auprès d’autres associations professionnelles (par ex. : les corporations d’assureurs ou d’agents immobiliers, les autorités de réglementation des fonds communs de placement) desquels le candidat a été membre.

• La solvabilité : Un particulier ayant un historique de faillite ou d’insolvabilité peut ne pas convenir à un poste où il fournit aux autres des conseils financiers ou de placement. De plus, une personne confrontée à des problèmes financiers peut être plus susceptible de « survendre » aux clients ou d’inciter les clients à des transactions financières inappropriées afin d’augmenter ses revenus. En tant que superviseur, vous devez être conscient de ces risques et prendre les mesures nécessaires pour surveiller de plus près la conduite des représentants en plans de bourses d’études qui peuvent avoir des difficultés financières.


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LISEZ LA RÈGLE : R. 31-103, articles 3.4, 3.7.

? LISEZ LES DIRECTIVES : IG 31-103, article 1.3

4.3 La dispense fondée sur la mobilité du client Une dispense de certificat/de licence qui peut être d’une grande valeur pour les distributeurs et les représentants en plans de bourses d’études est la « dispense en raison de la mobilité du client ». Elle permet aux représentants en plans de bourses d’études de continuer à servir les clients qui déménagent dans un autre territoire de compétence. Tous les distributeurs ne permettent pas aux représentants en plans de bourses d’études de compter sur la dispense en raison de la nature limitée de l’exemption et des coûts administratifs et réglementaires importants qui sont engagés.

Cette dispense est décrite dans l’IG 31-103 :

« La dispense fondée sur la mobilité prévue à l’article 2.2 [du règlement 31-103] permet aux personnes physiques inscrites de continuer à agir comme courtier ou conseiller avec un client qui déménage dans un autre territoire sans s’y inscrire. L’article 8.30 [Dispense fondée sur la mobilité – sociétés] offre une dispense analogue aux sociétés inscrites.

C’est le déménagement du client, et non de la personne inscrite, dans un autre territoire qui ouvre droit à la dispense. La personne physique peut maintenir ses relations avec un maximum de cinq clients “admissibles” par territoire. Le client, son conjoint et leurs enfants sont chacun un client admissible.



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La personne physique ne peut bénéficier de la dispense que si elle et la société qui la parraine remplissent les conditions suivantes:

• Elles sont inscrites dans leur territoire principal

• Elles n’agissent à titre de courtier, de placeur ou de conseiller dans l’autre territoire que dans la mesure où elles peuvent l’exercer dans leur territoire principal selon leur inscription

• Elles se conforment aux dispositions de la partie 13 [Relations des personnes physiques et des sociétés avec les clients]

• Elles agissent avec honnêteté, bonne foi et loyauté dans leurs relations avec leurs clients admissibles

• La société qui parraine a informé le client admissible que la personne physique et, le cas échéant, la société sont dispensées de s’inscrire dans l’autre territoire et ne sont pas assujetties aux obligations de la législation en valeurs mobilières de ce territoire.

Dès que possible après que la personne physique se prévaut de la dispense pour la première fois, sa société qui parraine doit déposer le formulaire prévu à l’Annexe 31-103A3, Dispense fondée sur la mobilité (l’« Annexe 31-103A3 ») dans l’autre territoire. »

Les directeurs de succursale et les autres superviseurs doivent avoir mis en place des procédures pour gérer les changements d’adresse et déterminer les situations où les clients ont déménagé dans un autre territoire de compétence. Dans ces cas, le superviseur doit agir immédiatement pour assurer que le compte continue à recevoir un service par une personne ayant une inscription appropriée ou une dispense d’inscription.


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4.4 Les formulaires de demande d’inscription Le stagiaire qui a réussi l’examen et que le distributeur souhaite inscrire en tant que représentant en plans de bourses d’études doit remplir un formulaire de demande d’inscription, le Formulaire 33-109A4 – Inscription d’une personne physique et examen d’une personne physique autorisée.

PLUS EN LIGNE : Le formulaire 33-109A4 se trouve sur le site http://www.lautorite.qc.ca/files/pdf/formulaires-professionnels/val-mob/33-109a4-2009.pdf

LISEZ LA RÈGLE : Règlement 33-109 : Renseignements d’inscription.

Quelques faits importants au sujet des formulaires de demande d’inscription

• Les erreurs font perdre du temps : Les formulaires de demande d’inscription comprennent des questions au sujet de l’identité du postulant, sa scolarité, ses emplois et son dossier réglementaire, civil et ses antécédents criminels. Des erreurs dans la rédaction d’une demande entraînent forcément des retards dans le traitement.

• La précision est essentielle : L’omission de fournir des réponses complètes aux questions entraînera généralement le rejet de la demande. Répondre aux questions de façon malhonnête constitue un délit et peut faire l’objet de poursuites judiciaires.

• Les superviseurs doivent vérifier les demandes : En tant que superviseur, vous devez prendre l’habitude de vérifier les demandes d’inscription pour vous assurer de connaître vos représentants en plans de bourses d’études et


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vous convaincre que les formulaires d’inscription ont été dûment remplis avec exactitude.

Chaque distributeur doit faire des efforts raisonnables pour assurer que les renseignements soumis sur le formulaire d’inscription sont exacts et remplis conformément au R. 33-109.

Votre distributeur aura mis en place des politiques particulières en matière de recrutement des nouveaux représentants en plans de bourses d’études. Il est de votre responsabilité de vous familiariser avec tous les aspects des procédures de recrutement et d’inscription de votre distributeur.

PLUS EN LIGNE : Le R. 33-109 se trouve sur le site de l’Institut canadien d’information juridique : www.iiroc.ca/French/ComplianceSurveillance/Registration/Documents/NRDForm33109F1_fr.pdf


Vous devez vous attendre à ce que les autorités de réglementation des valeurs mobilières conduisent un examen détaillé de toute demande divulguant des éléments tels que :

• Des refus antérieurs par des agences gouvernementales ou des organismes d’autorégulation d’accorder à un postulant une inscription ou une licence/certificat pour transiger des produits financiers ou pour autrement transiger avec le public.

Les organismes d’autorégulation sont des entités non-gouvernementales qui représentent les personnes inscrites qui sont membres de l’organisation et sont responsables de la règlementation des opérations, des normes de pratique et de la conduite professionnelle de ses membres et de leurs représentants afin de protéger les investisseurs et l’intérêt public. Les organismes d’autorégulation comprennent des organisations comme :


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l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières (OCRCVM-IIROC) et l’Association canadienne des courtiers en valeurs mobilières (ACCOVAM–MFDA) Le Québec, compte également la Chambre de la sécurité financière parmi ces organismes.

• Des sanctions disciplinaires prononcées contre le postulant par toute commission des valeurs mobilières, organisme d’autorégulation, ou toute agence de réglementation semblable.

• Condamnations criminelles ou quasi criminelles passées.

• Faillites ou arrangements avec les créanciers.

• Tout jugement civil ou toute saisie-arrêt.

L’inscription d’une personne n’entrera pas en vigueur tant que sa demande n’aura pas été examinée et approuvée par les agences de la réglementation concernées. Aucune activité commerciale ne peut être entreprise tant que l’inscription n’est confirmée.

Tout changement subséquent dans les renseignements d’inscription fournis aux autorités de réglementation (par les distributeurs ou les représentants en plans de bourses d’études) doivent être apportés rapidement, habituellement dans les 10 jours, à l’aide du Formulaire 33-109A5 – Modification des renseignements concernant l’inscription. Parfois, les représentants en plans de bourses d’études ne sont pas au courant de ces obligations, ou les négligent. En tant que superviseur, vous devez rappeler régulièrement cette obligation aux personnes sous votre supervision, et vous devez agir promptement lorsque vous êtes informés que les renseignements d’une personne ont été modifiés, ou le seront dans un proche avenir.

http://www.iiroc.ca/English/Pages/home.aspx

http://www.mfda.ca/

http://www.mfda.ca/


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LISEZ LA RÈGLE : R. 33-109, articles 3.1, 3.2 et 4.1.

PLUS EN LIGNE : Le R. 33-109 est consultable sur le site de l’Institut canadien d’information juridique : www.iiroc.ca/French/ComplianceSurveillance/Registration/Documents/NRDForm33109F1_fr.pdf

N’oubliez pas que les représentants en plans de bourses d’études doivent s’assurer de remplir un formulaire 33-109A5 lorsque se produisent des changements aussi banals que leur adresse résidentielle ou leur emploi (par ex. : la succursale dans laquelle ils travaillent). Une divulgation est également demandée pour les éléments suivants :

• Des changements dans les activités externes ou d’emploi, y compris lorsque cela affecte les représentants en plans de bourses d’études qui bénéficient d’un double certificat, ou un changement dans la compagnie d’assurance vie qui les commandite ou l’agence générale qui les administre,

• Des mesures disciplinaires infligées par les autorités des valeurs mobilières ou autres autorités de réglementation (notamment la Chambre de la sécurité financière au Québec),

• L’obtention ou le refus d’une licence pour vendre de l’assurance, de l’immobilier, etc.,

• De nouvelles actions civiles ou accusations au pénal contre la personne

• Des procédures de faillite ou une insolvabilité,

• Des ordonnances de saisie-arrêt et des jugements.


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4.5 La Base de données nationale d’inscriptionLa Base de données nationale d’inscription (BDNI) est un système Internet qui permet aux distributeurs de transmettre en ligne l’information relative à l’inscription. L’utilisation de la BDNI est obligatoire pour toutes les demandes d’inscription des personnes, pour les changements apportés à l’inscription et pour les résiliations d’inscriptions. La transmission électronique permet de filtrer les erreurs avant que les demandes ne parviennent aux autorités de réglementation. Il accélère le débit de l’information et permet aux détenteurs de permis de soumettre une seule demande pour s’inscrire dans plusieurs territoires de compétence.

En tant que superviseur ou directeur de succursale, vous devez comprendre et mettre en application les politiques et procédures de votre distributeur concernant l’accès et l’utilisation du système de la BDNI.

Les procédures et les formulaires nécessaires à la BDNI sont décrits dans le Règlement 33-109.

PLUS EN LIGNE : Un Manuel de l’usager de la BDNI détaillé est disponible sur le site www.nrd-info.ca.

Formulaires de la BDNI :

• Formulaire 33-109F1 – Avis de cessation de relation avec une personne physique inscrite ou autorisée

• Formulaire 33-109F2 – Modification ou radiation de catégories de personnes physiques

• Formulaire 33-109F3 – Établissements autres que le siège social


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• Formulaire 33-109F4 – Inscription d’une personne physique et examen d’une personne physique autorisée

• Formulaire 33-109F5 – Modification des renseignements concernant l’inscription

• Formulaire 33-109F6 – Inscription d’une société

• Formulaire 33-109F7 – Rétablissement de l’inscription d’une personne physique inscrite ou de la qualité de personne physique autorisée

PLUS EN LIGNE : Les formulaires du R. 33-109 peuvent être consultés à l’adresse http://www.nrd-info.ca/regulation/reg_index.jsp?lang=fr.

Lorsqu’un distributeur est inscrit comme participant à la BDNI, il doit nommer un «représentant autorisé de la société » (RAS) qui, à son tour nomme d’autres représentants autorisés de la société (RAS) qui sont autorisés à soumettre des demandes d’inscription au moyen de la BDNI au nom du distributeur et de ses représentants en plans de bourses d’études.

Les formulaires de demande d’inscription remplis doivent être révisés par l’un des RAC de votre distributeur. Seuls les RAS ont le droit de soumettre des demandes d’inscription au moyen de la BDNI. Lors d’une soumission en ligne, votre distributeur effectue le paiement des frais à la BDNI, par transfert de fonds électronique.


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4.6 L’inscription dans plusieurs territoires de compétenceLa majorité des représentants demande l’inscription uniquement dans leur province de résidence, mais les inscriptions dans plusieurs territoires de compétence deviennent de plus en plus monnaie courante. Ils doivent consulter leur distributeur, s’ils songent à s’inscrire dans plus d’une province ou territoire. Si l’inscription dans plusieurs territoires de compétence est une possibilité proposée par votre distributeur, le représentant en plans de bourses d’études devra acquitter les frais annuels d’inscription qui s’appliquent dans chacun des territoires de compétence et devra se conformer aux lois et règlements propres à chacun des territoires de compétence où il exercera ses activités.

Pour en savoir plus, consultez l’Instruction générale 11-204 relative à l’inscription dans plusieurs territoires de compétence.

L’inscription dans plusieurs territoires de compétence peut constituer un défi, à la fois pour les représentants en plans de bourses d’études et les superviseurs. Par exemple, un représentant en plans de bourses d’études qui assure un service, à la fois pour des clients en Ontario et au Manitoba, devra connaître les règlements des deux provinces et s’y conformer. La loi des valeurs mobilières de ces provinces est très semblable, mais pas identique. Il peut exister également d’autres lois différentes dans les deux provinces relatives à la protection du consommateur.


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Si le représentant en plans de bourses d’études est supervisé par un seul directeur de succursale, ce directeur de succursale devra connaître les règles importantes des deux provinces.

La structure de supervision de votre distributeur peut exiger que les activités exercées par le représentant en plans de bourses d’études en Ontario soient supervisées par une personne différente de celle qui supervise celles du Manitoba. Cette structure comporte certains avantages, mais elle peut susciter davantage de défis pour chacun des superviseurs lorsqu’il s’agit de dresser un tableau complet des activités du représentant en plans de bourses d’études. Dans ce cas, comme dans la plupart des autres, l’efficacité de la supervision dépendra des compétences et de la solidité du jugement des directeurs de succursale impliqués.


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4.7 Les représentants à temps partielL’inscription de représentants à temps partiel est une possibilité dans plusieurs régions du pays, sous réserve de la position de votre autorité locale de la réglementation sur ce sujet et des politiques établies par votre distributeur. Les directeurs de succursale devraient consulter leur officier régional de la conformité pour s’assurer que l’inscription/la certification des représentants en plans de bourses d’études est dûment appuyée par le distributeur, et autorisée dans chacun des territoires de compétence respectifs.

Les représentants en plans de bourses d’études à temps partiel doivent maintenir le niveau de connaissances nécessaire pour offrir des conseils professionnels et objectifs à leurs clients. Ils doivent être en mesure d’identifier de manière appropriée et de gérer (ou d’éviter) tout conflit d’intérêts potentiel pouvant découler de leur autre emploi, et ils doivent être capable de régler le risque de confusion parmi les clients qui, à n’importe quel moment, ne sauraient plus au nom de quel employeur agit le représentant en plans de bourses d’études.

Pour de plus amples renseignements sur l’identification et le traitement des conflits d’intérêts, voir au chapitre 6.


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En tant que superviseur, vous devez vous assurer que tout inscrit à temps partiel sous votre supervision :

• Consacre suffisamment de temps à ses activités de représentant en plans de bourses d’études afin de maintenir un niveau adéquat de connaissance des produits qu’il vend et des règlements et des politiques régissant sa conduite,

• Fournit aux clients un niveau de service adéquat,

• N’exerce pas d’emploi ou d’occupation entrant en conflit avec ses obligations à titre de représentant en plans de bourses d’études ou ne donnera pas prise à un conflit d’intérêts ingérable, et

• Informe ses clients de manière adéquate au sujet des distributeurs ou des entités qu’il représente lors d’une transaction particulière.


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4.8 La double certification Plusieurs territoires de compétence autorisent les personnes à détenir un certificat en valeurs mobilières et un certificat en assurances. Votre distributeur sera en mesure de vous conseiller sur sa politique à l’égard de double certification. Lorsque les gens postulent pour une double certification, les autorités locales de réglementation peuvent imposer des conditions particulières quant à l’inscription ou des obligations de supervision supplémentaires pour le distributeur.

Les représentants qui projettent de garder une double certification/licence devront satisfaire aux obligations de compétence et de conduite de chaque inscription, et devront peut-être effectuer une demande auprès de plus d’un organisme de réglementation. Ils devront également en général fournir avec leurs demandes d’inscription une déclaration écrite confirmant que le distributeur en plans de bourses d’études sait que la personne cherche à obtenir un double certificat.

Une personne ayant un double certificat doit déclarer sa situation professionnelle auprès de tous les organismes de réglementation impliqués et doit mettre à jour ses renseignements d’inscription si sa situation professionnelle change.

Une personne qui détient un double certificat, par exemple en tant que représentant en plans de bourses d’études et agent d’assurance, sera considérée par les autorités de réglementation des valeurs mobilières comme un représentant en plans de bourses d’études à temps partiel.

En tant que superviseur d’un représentant en plans de bourses d’études ayant un double certificat, vous devez être conscient de :


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• L’éventualité d’une confusion de la part des clients au sujet de l’entreprise avec laquelle ils font affaires pour chaque transaction, et de la nécessité d’informer les clients que les représentants en plans de bourses d’études agiront au nom de votre distributeur pour les activités liées aux valeurs mobilières, et d’une autre entité pour d’autres services ou transactions.

• La nécessité pour le représentant de toujours tenir des dossiers distincts pour ses clients en valeurs mobilières et pour ses clients en assurance. Ces dossiers ne doivent pas être mélangés.

• L’obligation de n’utiliser les renseignements du client que pour ce pour quoi ils ont été fournis. Par exemple, des renseignements obtenus d’un client pour satisfaire aux exigences « Connaître votre client » d’un représentant en plans de bourses d’études ne peuvent pas être utilisés par ce représentant comme une base commerciale pour vendre au client des produits d’assurance, à moins que celui-ci n’ait consenti à l’avance de façon expresse et par écrit à une telle utilisation.

• L’éventualité d’un conflit d’intérêts découlant du double emploi d’un représentant, y compris la possibilité que divers systèmes de rémunération puissent constituer un incitatif pour les clients de l’assurance à acquérir des valeurs mobilières, ou vice-versa.

La double certification peut représenter des avantages pour les représentants en plans de bourses d’études, les distributeurs et les clients, mais elle peut également entraîner des frais supplémentaires, des obligations réglementaires, et des défis de supervision qu’il faut gérer correctement.


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4.9 Le maintien de l’inscriptionLorsqu’une inscription est accordée, il s’agit en général d’une inscription permanente, pourvu que les inscrits continuent à verser les droits d’inscription annuels, maintiennent leur relation avec un distributeur commanditaire (dont l’inscription doit également être en règle), et ne sont pas jugés inaptes pour le parrainage du distributeur ou à l’inscription par les autorités de réglementation.

Dans tous les territoires de compétence, les droits d’inscription sont dus le 31 décembre de chaque année et sont soumis par l’intermédiaire du distributeur, puis par le système de la BDNI. Les directeurs de succursale sont censés être familiers avec la politique de renouvellement d’inscription de leur distributeur.

Si l’inscription du distributeur est suspendue par les autorités de réglementation, l’inscription de chaque représentant en plans de bourses d’études agissant en son nom est également suspendue ou révoquée en vertu de la législation des valeurs mobilières.


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Si un représentant en plans de bourses d’études n’a plus l’autorité d’agir dans cette fonction au nom de son distributeur (par exemple si le représentant a été résilié ou suspendu par le distributeur, ou transféré vers un poste non inscrit chez ce distributeur), l’inscription du représentant en plans de bourses d’études est suspendue automatiquement jusqu’à ce qu’elle soit rétablie ou révoquée.


Dans chaque territoire de compétence, les autorités de réglementation des valeurs mobilières ont l’autorité de suspendre ou d’annuler l’inscription d’une personne en raison d’une faute professionnelle ou si l’autorité juge que cette personne ne correspond plus aux critères de l’inscription (du fait d’un manque de compétence, d’intégrité ou de solvabilité). Cette autorité est utilisée en principe après une audience, mais, dans certaines circonstances, les autorités de réglementation peuvent suspendre l’inscription d’une personne sans audience.



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4.10 Les résiliationsLes distributeurs doivent informer rapidement les autorités de réglementation chaque fois que l’engagement d’un représentant en plans de bourses d’études est résilié, à la suite de sa démission ou de son congédiement. Un Formulaire 33-109A1 – Avis de cessation de relation avec une personne physique inscrite ou autorisée doit être rempli dans les 10 jours suivant l’événement. Dans l’avis de cessation de la relation, le distributeur doit indiquer les motifs de la cessation de la relation et fournir des détails relatifs à tout problème non résolu concernant les clients, les politiques internes ou la réglementation.

PLUS EN LIGNE : Le formulaire 33-109A1 se trouve sur le site de l’OCRCVM : www.iiroc.ca/French/ComplianceSurveillance/Registration/Documents/NRDForm33109F1_fr.pdf


Les anciens représentants en plans de bourses d’études ont le droit de recevoir un exemplaire de tout formulaire 33-109A1 rempli relativement à une résiliation du parrainage de leur ancien distributeur, dans les 10 jours suivant la demande.

Lorsqu’un représentant en plans de bourses d’études met fin à sa relation avec un distributeur, son inscription est suspendue automatiquement.


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4.11 Les transferts d’inscriptionLorsqu’un représentant en plans de bourses d’études quitte un distributeur pour un autre, le distributeur quitté envoie un avis de cessation de la relation et le représentant en plans de bourses d’études envoie un formulaire de transfert de l’inscription (Formulaire 33-109A7) par l’intermédiaire du RAS du nouveau distributeur.

Il arrive souvent que le rétablissement de l’inscription auprès d’un nouveau distributeur se fasse automatiquement, à condition de remplir plusieurs exigences. L’inscription sera rétablie au jour où le formulaire 33-109A7 aura été rempli, pourvu que :

• Le formulaire soit soumis dans les 90 jours qui suivent le départ de chez le premier distributeur,

• Le représentant en plans de bourses d’études n’ait pas été démissionnaire, congédié ou tenu de démissionner suite à un soupçon d’activité criminelle ou de violation de la législation sur les valeurs mobilières, et

• Qu’il n’y ait pas de modification des renseignements que la personne a fournis précédemment, relativement à la divulgation réglementaire, criminelle, civile ou financière.

Plus dé détails au sujet du processus de transfert et de rétablissement, se trouvent à l’article 2.3 du R. 33-109.

Lorsque le représentant en plans de bourses d’études a cessé sa relation avec un distributeur, il n’est plus autorisé à négocier des valeurs mobilières ou à donner


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un conseil financier, jusqu’à ce que son inscription soit rétablie avec un autre distributeur. Il ne peut pas solliciter ou accepter des souscriptions, conseiller les clients sur des placements, transférer des comptes ou faire de la publicité sur ses services jusqu’à la prise d’effet du rétablissement.

En tant que superviseur, vous devez agir avec diligence lors du traitement des transferts. Vous devez rester pleinement conscient de tous les antécédents du représentant qui rejoint votre distributeur, et devez vous assurer que les renseignements au dossier des autorités de réglementation sont exacts et à jour. Cela impliquera en général un examen de la demande d’inscription de la personne (Formulaire 33-109A4), de son formulaire de rétablissement d’inscription (Formulaire 33-109A7) et de l’avis de cessation de la relation (Formulaire 33-109A1) de son (ses) précédent(s) distributeur(s). Les superviseurs des distributeurs membres de l’ACCREEE doivent également s’assurer que le transfert d’un représentant d’un autre membre n’est pas la conséquence d’incitations ou de sollicitations qui enfreignent avec Code de déontologie des pratiques commerciales de l’ACCREEE.


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4.12 Le personnel non inscritLes membres du personnel non inscrits constituent également un élément essentiel à la réussite du distributeur et de ses succursales. Ils accomplissent des tâches essentielles et des fonctions de soutien comme :

• La comptabilité, la gestion des technologies de l’information et des ressources humaines,

• L’administration de bureau,

• Le traitement des documents,

• Le soutien au secrétariat et à la tenue des dossiers, et

• L’assistance à la direction et aux représentants en plans de bourses d’études.

Le personnel non inscrit ne peut pas « négocier » ou « conseiller » des titres. Ces clauses sont très largement définies dans la législation des valeurs mobilières. « Négocier » inclut non seulement la vente d’un titre, mais aussi la réception par un détenteur de permis d’un ordre d’achat ou de vente d’un titre, et n’importe quel acte, publicité, sollicitation, conduite ou négociation en vue d’une transaction, directement ou indirectement. Une personne « conseille » des valeurs mobilières si elle s’engage dans, ou revendique exercer, l’activité de conseiller les autres sur le placement, l’achat ou la vente de valeurs mobilières.


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Cela signifie que le personnel non inscrit ne peut pas :

• Faire des recommandations de placement ou conseiller des placements,

• Solliciter des affaires de la part de souscripteurs potentiels, et

• Participer activement à des présentations commerciales, même en présence d’un représentant en plans de bourses d’études certifié.

• Le personnel non inscrit peut entre autres choses :

• Fixer les rendez-vous pour les représentants en plans de bourses d’études,

• Distribuer du matériel de marketing,

• Contacter des souscripteurs pour signaler des erreurs sur leur formulaire demande d’inscription ou autres formulaires,

• Donner de l’information sur le statut des conventions du souscripteur et transmettre des devis sur la valeur actuelle des conventions,

• Référer des clients potentiels aux représentants en plans de bourses d’études pour de plus amples discussions, et

• Envoyer par la poste des prospectus, des rapports annuels ou du matériel de marketing/ventes aux clients potentiels.


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En tant que superviseur du personnel non inscrit, vous serez responsable de vous assurer qu’il se conforme aussi aux exigences de la législation sur les valeurs mobilières aux politiques et procédures de votre distributeur. Il est important que ce personnel bénéficie d’une formation continue adéquate et qu’il comprenne les choses qu’il peut ou ne pas faire.

Du fait du rôle intégral qu’il joue dans le fonctionnement du distributeur, le personnel non inscrit peut aussi constituer une ressource irremplaçable pour les superviseurs, pourvu que ce personnel soit informé du type de renseignements qui devraient être portés à l’attention du superviseur.


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La supervision de l’ouverture d’un compte5

5. La supervision de l’ouverture d’un compte

5.1 Les nouvelles demandes d’inscription En tant que premier document de la relation avec le souscripteur, le formulaire d’ouverture de compte contient des informations importantes permettant de constituer le compte et d’assurer qu’il existe une documentation appropriée de toute souscription.

Il est en général de la responsabilité du directeur de succursale de :

• Vérifier et d’approuver l’ouverture de tous les nouveaux comptes des clients,

• Soumettre les nouvelles inscriptions au siège social de son distributeur conformément aux politiques mises en place, et

• S’assurer que tout le personnel de la succursale et les représentants en plans de bourses d’études se conforment aux procédures adéquates pour obtenir et enregistrer des renseignements adéquats au sujet de chaque souscripteur.

Un exemplaire du formulaire de demande d’inscription doit être conservé à la succursale pour s’y reporter ultérieurement.


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5.2 Connaître votre clientChaque représentant en plans de bourses d’études et chaque distributeur a le devoir de traiter le client de manière équitable, honnêtement en toute bonne foi. Cela demande une solide compréhension de la situation de chaque client et de ses besoins en placements.

La législation des valeurs mobilières de chaque territoire de compétence exige que les représentants en plans de bourses d’études fassent preuve de diligence pour connaître les faits essentiels relatifs à chacun des souscripteurs. Cette règle « Connaître votre client » (CVC) est l’une des règles les plus importantes de l’industrie des valeurs mobilières. Elle est définie dans le R. 31-103

R. 31-103, article 13.2(2)

“(2) La personne inscrite prend des mesures raisonnables pour

(a) établir l’identité et, si la personne inscrite a des doutes sur le client, effectuer une enquête diligente sur la réputation de ce dernier,

(b) déterminer si le client est initié à l’égard d’un émetteur assujetti ou de tout émetteur dont les titres sont négociés sur un marché, [voir la remarque ci-dessous]

(c) disposer de renseignements suffisants sur tous les éléments suivants pour être en mesure de s’acquitter de ses obligations en vertu de l’article 13.3 [convenance]… :

(i) les besoins et les objectifs de placement du client ;


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(ii) la situation financière du client ;

(iii) la tolérance au risque du client, et

(d) établir la solvabilité du client, si la société inscrite lui consent un crédit en vue de l’acquisition de titres.

Note : Le paragraphe 13.2 (7) dispense les distributeurs de plan de bourses d’études et leurs représentants de l’obligation de déterminer si leurs clients sont les initiés d’un émetteur assujetti, pourvu que le distributeur et ses représentants en plans de bourses d’études négocient uniquement des plans de bourses d’études auprès de ces clients.

5.2.1 L’identité du clientLes distributeurs de plan de bourses d’études sont en général dispensés des dispositions de vérification de l’identité des clients de la législation fédérale contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Mais, la législation des valeurs mobilières oblige ces distributeurs à « établir l’identité » de leurs clients. La législation ne précise pas les mesures à prendre pour établir l’identité d’un client, mais les politiques de votre distributeur indiqueront les procédures à suivre.

5.2.2 La réputation du clientLa réputation d’un client peut être essentielle à l’évaluation de sa probabilité de correspondre aux obligations contractuelles et du degré de supervision exigé concernant le compte de ce client.


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Les distributeurs et les représentants en plans de bourses d’études sont censés être les gardiens de l’intégrité des marchés de capitaux. Les autorités de réglementation des valeurs mobilières attendent de tous les inscrits qu’ils soient diligents et attentifs à ne pas faciliter une conduite qui puisse discréditer le marché ou du distributeur.

Des enquêtes raisonnables doivent être effectuées si le distributeur, un superviseur ou un représentant en plans de bourses d’études ont des raisons de penser que le client n’a pas une activité ou une réputation financière solide. Des problèmes peuvent survenir de différentes façons. Par exemple :

• Un client peut interagir avec un représentant d’une manière qui semble problématique ou peu franche.

• Le représentant en plans de bourses d’études peut être personnellement informé d’une certaine faute du client dans le passé.

• Les informations peuvent provenir d’autres sources, ou même d’une simple enquête en ligne révélant que le client a pu être impliqué par le passé dans des transactions sujettes à caution.

• Des inquiétudes peuvent survenir avec le temps, en fonction de la façon dont le client exploite le compte.

Le fait que des questions surviennent au sujet de la réputation client ne signifie pas que le distributeur ne peut pas faire des affaires avec ce dernier (bien que dans certains cas, le distributeur ou le représentant en plans de bourses d’études puisse décider du contraire pour se protéger). Le représentant en plans de bourses d’études est obligé de faire des enquêtes plus approfondies au sujet du client ou à partir d’autres sources, soit pour régler les problèmes, soit pour déterminer quelles


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sont les mesures à prendre le cas échéant pour assurer le respect de la loi, et pour protéger le distributeur et l’intégrité du marché des capitaux.

Au minimum, votre distributeur et les autorités de réglementation s’attendront à un niveau de supervision accrue des clients pour lesquels existent des inquiétudes quant à leur réputation, à une supervision diligente de toute transaction inhabituelle proposée pour ces comptes.

5.2.3 Objectifs, situation financière et tolérance au risqueComprendre les besoins, les objectifs, la situation financière et la tolérance au risque de chaque client constitue une part essentielle de la connaissance du client. Sans cette compréhension, les représentants en plans de bourses d’études ne seront pas en mesure d’assurer que les recommandations conviennent au client, et les superviseurs ne seront pas en mesure d’exercer convenablement leur fonction de supervision de l’activité du compte.

La tenue de dossiers détaillés des renseignements CVC de chaque souscripteur :

• Constitue une obligation juridique,

• Est obligatoire pour que le représentant en plans de bourses d’études puisse formuler des recommandations de placement convenables, et

• Est obligatoire pour permettre au directeur de succursale et au distributeur de superviser correctement l’activité des comptes des souscripteurs.

Les renseignements CVC doivent être recueillis et correctement documentés par le représentant en plans de bourses d’études. Le formulaire de demande ou


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d’inscription de votre distributeur fournira l’exemple à suivre lors de la collecte et de la documentation des renseignements CVC.

En tant que directeur de succursale, votre objectif est de vous assurer que vous, vos représentants en plans de bourses d’études et votre distributeur comprenez qui est le client, ce que le client veut réaliser, ce que le client peut se permettre, et quel risque le client veut et peut prendre. Tous ses facteurs sont importants pour déterminer la « convenance » de tout placement par le client.

Il est important de maintenir des dossiers clairs et à jour des renseignements CVC, car cela permet aux représentants en plans de bourses d’études et au distributeur de démontrer qu’ils connaissent leurs clients et qu’ils ont une assise solide sur laquelle baser leurs conseils de placement.

Les renseignements CVC peuvent varier légèrement d’un distributeur à l’autre, mais ils doivent comprendre au moins les éléments suivants :

• Le nom complet, l’adresse personnelle et le numéro de téléphone du souscripteur,

• Les renseignements professionnels, comme l’employeur, l’intitulé de l’emploi et l’adresse de l’employeur,

• Les renseignements personnels du souscripteur, dont la date de naissance, le numéro d’assurance sociale et tout autre renseignement exigé par l’Agence du revenu du Canada,

• Les dossiers qui précisent de quelle manière l’identité du souscripteur a été établie,

• Les informations financières qui concernent le souscripteur, comme l’emploi, le revenu familial, la valeur nette,


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• Les informations qui résument clairement les objectifs de placement du client,

• Les informations qui résument clairement la volonté du client et sa capacité de tolérer le risque lié aux fonds qui se trouvent sur leur compte, et

• La signature du souscripteur.

Les clients potentiels peuvent être curieux de la nécessité de la divulgation de tels renseignements CVC et peuvent même être récalcitrants, du moins au début, à les donner. Les représentants en plans de bourses d’études devraient recevoir une formation sur la manière d’aborder les clients récalcitrants. La plupart des clients seront coopératifs si vous les rassurez sur le fait que :

• Les renseignements sont essentiels pour que le distributeur et le représentant en plans de bourses d’études leur donnent un conseil approprié, et pour s’assurer que le client est admissible à cotiser à ce régime.

• La connaissance de son client est une exigence de la loi des valeurs mobilières.

• Établir l’identité du client est une obligation réglementaire.

• La législation ne donne pas au client le droit de refuser l’une ou l’autre de ces exigences.

• Les distributeurs sont tenus, en vertu de la loi et de leurs propres politiques, de respecter la confidentialité des renseignements.


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5.3 Divulgation de la relationLes dispositions du R. 31-103 exigent que tous les distributeurs fournissent à leurs clients « les informations qu’un investisseur raisonnable jugerait importantes au sujet de la relation du client avec le courtier ».


La portée des informations concernant la divulgation de la relation est décrite en détail dans le R. 31-103. Elle doit être transmise aux nouveaux clients avant la première acquisition ou vente pour le client, et avant que le distributeur conseille au client d’acheter, de vendre ou de conserver un titre. S’il y a un changement important dans les informations fournies au client, le distributeur doit prendre les mesures raisonnables pour aviser promptement le client des changements.

Votre distributeur possédera les politiques et les documents de divulgation conçus pour respecter les obligations de divulgation de la relation. En tant que superviseur, vous jouez un rôle important pour assurer que les représentants en plans de bourses d’études sous votre supervision comprennent cette obligation et s’y conforme en fournissant les documents de divulgation les plus actualisés que le distributeur aura préparés.



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5.4 L’examen des nouvelles demandes d’inscriptionChez la plupart des distributeurs, le directeur de succursale est responsable de l’examen et de l’approbation des formulaires de demandes d’inscription des nouvelles affaires, avant de les soumettre pour traitement au siège social.

L’examen doit s’assurer que :

• Tous les renseignements CVC ont été obtenus et sont enregistrés lisiblement,

• Les renseignements CVC paraissent exacts et ont une cohérence interne,

• La souscription proposée est prudente et convient au souscripteur, à la lumière de la situation financière et personnelle, des objectifs de placement et de la tolérance au risque de ce dernier,

• L’identité du client a été établie conformément aux politiques du distributeur.

• L’acceptation de l’inscription représente une pratique d’affaires solide, à la fois pour le souscripteur et le distributeur, et que

• Le directeur de succursale et le représentant en plans de bourses d’études ont respecté toutes les politiques et procédures lors du traitement de la souscription.

Un formulaire de demande d’inscription devrait n’être approuvé que lorsque le directeur de succursale est convaincu que la documentation du compte et la transaction proposée sont conformes aux politiques du distributeur et aux obligations réglementaires.


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Le directeur de succursale doit immédiatement faire des enquêtes supplémentaires si une inscription :

• Est incomplète,

• Contient des renseignements qui ne semblent pas cohérents, ou

• Propose une transaction qui semble ne pas convenir.

Dans certains cas, il serait plus prudent que le directeur de succursale communique directement avec le client pour résoudre les questions relatives aux renseignements de ce dernier ou de la convenance de la transaction.

Chaque distributeur doit tenir des dossiers permettant de documenter la conformité et les mesures de supervision prises par l’entreprise, conformément au R. 31-103 (article 11.5). Pour cette raison, il est essentiel qu’il y ait un dossier sur l’approbation du directeur de succursale au sujet de chaque décision d’inscription. Cela est normalement effectué par la signature de la demande d’inscription par le directeur de succursale, avant son traitement.

Si le directeur de succursale ou un autre superviseur décide de la nécessité de faire des enquêtes plus poussées avant l’approbation (ou le rejet) d’une demande d’inscription, il est essentiel qu’ils conservent un dossier des enquêtes effectuées, des réponses reçues et des mesures prises.


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5.5 La mise à jour des renseignements du clientLe R. 31-103 (article 13.2(4)) oblige tous les courtiers agréés (c’est à dire les distributeurs et les représentants en plans de bourses d’études) à prendre les mesures raisonnables pour tenir à jour les renseignements CVC de chacun de leurs clients. Pour être à jour, les renseignements CVC doivent suffisamment correspondre aux dernières informations sur le client, afin de soutenir la détermination de la convenance.

Les politiques du distributeur exigeront toujours que les renseignements CVC soient immédiatement mis à jour lorsque le client informe le distributeur ou le représentant en plans de bourses d’études des changements importants dans les renseignements CVC. Certains distributeurs possèdent des procédures de mise à jour des renseignements CVC qui obligent les représentants à communiquer avec chaque client à une fréquence annuelle pour confirmer que les renseignements CVC au dossier sont toujours exacts. Dans d’autres cas, les distributeurs exigeront que les clients soient interrogés au sujet d’éventuels changements des renseignements CVC, au moment d’une nouvelle recommandation ou d’une nouvelle transaction.

En tant que superviseur, vous aurez vraisemblablement des responsabilités particulières pour vous assurer du respect des procédures de mises à jour des renseignements CVC de votre distributeur. Des dossiers doivent être conservés pour confirmer que des procédures raisonnables de mise à jour ont été appliquées à chacun des comptes.


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5.6 Les transferts de compte du clientLes comptes des souscripteurs sont parfois transférés d’un représentant en plans de bourses d’études à un autre, d’une succursale à une autre, ou d’un distributeur à un autre. Ces transferts peuvent se produire pour de nombreuses raisons, dont le déplacement des souscripteurs ou des représentants en plans de bourses d’études, ou des changements dans la situation du souscripteur.

Chaque convention transférée d’un représentant en plans de bourses d’études à un autre chez un même distributeur doit être évaluée soigneusement. La préoccupation principale est d’assurer que le nouveau représentant en plans de bourses d’études est familier avec la situation personnelle et financière du souscripteur. Les informations originelles obtenues sur le formulaire de demande d’inscription des nouvelles affaires et les mises à jour subséquentes doivent être examinées et mises à jour par le nouveau représentant en plans de bourses d’études au moment du transfert. Des dossiers doivent être conservés pour démontrer que le processus d’examen et de mise à jour des renseignements CVC a été effectué.

Lorsqu’un souscripteur transfère une convention d’un distributeur à un autre, celle-ci doit faire l’objet d’un examen plus rigoureux de la part du représentant en plans de bourses d’études et du directeur de succursale qui la reçoivent. Pour le distributeur qui la reçoit, la convention devient un nouveau compte et elle exige un nouvel examen minutieux, comme tout autre nouveau compte.

L’Association Canadienne des courtiers en REEE (l’ACCREEE) a favorisé l’élaboration d’un nouveau formulaire de divulgation normalisé, utilisable lors d’un transfert entre deux distributeurs en plans de bourses d’études. Un exemplaire


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du Formulaire de divulgation de transfert de régime se trouve à l’Annexe B. Ce formulaire est conçu pour assurer une documentation adéquate de la transaction et une divulgation appropriée au souscripteur.

En tant que directeur de succursale, vous devez vous assurer que le formulaire est rempli et signé par le représentant en plans de bourses d’études et le souscripteur au début du transfert du régime. Vous devez également être conscient des exigences du Code de déontologie des pratiques commerciales de l’ACCREEE au sujet des transferts. Un transfert se produisant plus de 60 jours après l’inscription du client peut ne pas être dans les meilleurs intérêts du client étant donné l’abandon éventuel des frais déjà versés et des intérêts accumulés. En conséquence, les distributeurs membres de l’ACCREEE et leurs représentants en plans de bourses d’études ne doivent pas promouvoir de tels transferts, d’un membre à un autre. Si un client souhaite entamer un transfert, le membre qui le reçoit doit s’assurer que le client comprend et accepte les conséquences financières et les coûts du transfert et qu’il signe le formulaire de divulgation de transfert.


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5.7 La confidentialité des renseignements sur le clientLes distributeurs et leur personnel son responsables de la protection de la vie privée de leurs clients. Comme la plupart des autres entreprises et agences gouvernementales, ils sont assujettis à la législation sur la vie privée, comme la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), qui définit les obligations particulières pour la collecte et le traitement des renseignements personnels des clients. La nouvelle Loi canadienne anti-pourriel est entrée en vigueur le 1er juillet 2014 et a modifiée des dispositions de la LPRPDE quant à la protection du commerce électronique.

PLUS EN LIGNE : Consulter l’annexe 1 de la Loi sur la Protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) : http://www.priv.gc.ca/leg_c/leg_c_p_f.cfm

Pour les distributeurs, les lignes directrices de la législation canadienne sur la protection de la vie privée sont les suivantes :

• Un distributeur est tenu responsable des renseignements personnels qui lui sont confiés, et il doit nommer une personne responsable de la conformité du distributeur à la législation sur la vie privée.

• Un distributeur doit développer des politiques et procédures et fournir à son personnel une formation pour protéger les renseignements personnels des clients.


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• Un distributeur peut recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels seulement aux fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis (par ex. : permettre au distributeur de fournir des services et des conseils à ses clients), et ces fins doivent être divulguées aux clients lorsque ces renseignements sont recueillis.

• Les renseignements personnels doivent être recueillis avec la connaissance et le consentement du client, sauf dans des circonstances limitées définies par la législation.

• Les renseignements personnels ne peuvent être divulgués à quiconque sans la connaissance et le consentement préalable du client, sauf dans des circonstances limitées, définies par la législation (dont la plupart sont des raisons juridiques, médicales ou de sécurité).

• Les distributeurs doivent avoir des politiques assurant que les renseignements personnels sont seulement conservés le temps de satisfaire aux besoins du client et aux exigences de la législation des valeurs mobilières et autres législations.

• Les renseignements personnels doivent être protégés par des mesures de protection physiques, organisationnelles et technologiques appropriées.

• Les courtiers et les représentants ne peuvent pas envoyer de messages électroniques commerciaux sans le consentement du destinataire, y compris des courriels, des messages de réseaux sociaux, des messages texte, etc.

• Les courtiers et les représentants ne peuvent pas recueillir des adresses électroniques sans autorisation, par exemple, il est interdit d’aller sur un site Internet et rechercher les informations des contacts de personnes pour les utiliser à des fins marketing.


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• Les courtiers et les représentants ne peuvent pas utiliser des informations fausses ou trompeuses en ligne dans le cadre de la promotion de produits ou de services.

En tant que superviseur, vous serez censé assurer la mise en place des contrôles appropriés au sein de votre bureau, afin de protéger la confidentialité des dossiers des souscripteurs, et assurer et que les représentants en plans de bourses d’études qui vous rendent compte sont conscient de la législation sur la vie privée et des politiques de confidentialité de votre distributeur, et qu’ils s’y conforment.

Souvenez-vous que les représentants à temps partiel sont tenus de garder en lieux sûrs les dossiers concernant leurs clients en plans de bourses d’études, et de les séparer des dossiers de leurs autres clients (par ex. : les clients d’assurance et de planification financière). Cette obligation est régulièrement contrôlée par les autorités de réglementation des valeurs mobilières.


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La supervision de l’activité du compte6

6. La supervision de l’activité du compte

6.1 La convenanceLa « règle de convenance » est l’une des règles les plus importantes de l’industrie des valeurs mobilières.

Le R. 31-103, article 13.1 affirme :

(1) La personne inscrite prend des mesures raisonnables, avant de faire une recommandation à un client, d’accepter d’un client une instruction d’achat ou de vente de titres, ou d’effectuer l’achat ou la vente de titres pour le compte géré d’un client, pour s’assurer que l’achat ou la vente convient au client.

(2) La personne inscrite qui reçoit du client des instructions lui demandant d’acheter, de vendre ou de conserver des titres qu’elle estime raisonnablement ne pas convenir au client doit l’en informer et n’effectuer l’opération que si celui-ci maintient ses instructions.


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Cette obligation s’applique à la fois au distributeur et au représentant en plans de bourses d’études impliqués dans la transaction. Elle impose le devoir de conseiller convenablement le client, que la transaction soit sollicitée ou de l’entière initiative du client.

Pour qu’une transaction soit convenable, elle doit être cohérente par rapport à la situation financière, les objectifs de placement et la tolérance au risque du client.

Pour respecter leurs obligations de convenance, les représentants en plans de bourses d’études doivent connaître leurs clients, et ils doivent également connaître les produits qu’ils vendent. Ils doivent en particulier connaître :

• La structure et les particularités des produits,

• Les avantages et les risques potentiels, et

• Les frais et dépenses auxquels les clients seront confrontés.

Ils doivent comprendre suffisamment toutes ces informations pour les expliquer clairement et de manière exacte à leurs clients.

Votre distributeur aura mis en place des politiques précisant les devoirs des directeurs de succursale et des autres superviseurs pour assurer que les transactions conviennent au client. Lorsqu’en tant que superviseur vous approuvez une demande d’inscription, vous confirmez que les renseignements CVC semblent complets et raisonnables, et qu’en fonction de ces informations, vous reconnaissez que la transaction proposée convient au client.


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Dans l’industrie des plans de bourses d’études, des inquiétudes quant à la convenance surviennent souvent en ce qui concerne :

• L’abordabilité : l’inscription proposée est-elle prudente étant donnés le revenu, l’âge et la situation financière du souscripteur ?

• L’admissibilité : existe-t-il des raisons de s’inquiéter au sujet de l’admissibilité du souscripteur à la cotisation au régime, ou pour le souscripteur ou le bénéficiaire à tirer pleinement profit des avantages potentiels du régime ? Le souscripteur a-t-il un numéro d’assurance sociale temporaire (commençant par 9) qui pourrait avoir des conséquences sur le REEE ou sur sa capacité à recevoir des subventions si ce numéro d’assurance n’est pas renouvelé ?

• La convenance : à la lumière de la situation du souscripteur et du bénéficiaire, le régime proposé est-il le plus approprié (en matière de barème ou termes des cotisations, de frais, de risques et de profits potentiels) pour répondre aux besoins du souscripteur ?

S’il vous semble qu’une transaction ne conviendra pas à un souscripteur, vous ne devez pas approuver la demande d’inscription ou l’ajustement du régime tant que vos inquiétudes ne sont pas réglées. Vous pouvez demander des informations supplémentaires au représentant en plans de bourses d’études et au souscripteur. Ou, vous pouvez choisir de discuter en détail de la transaction proposée avec les cadres supérieurs de supervision. Quelles que soient les mesures que vous prendrez, vous devez vous assurer de conserver un dossier de vos activités de supervision : les enquêtes effectuées, les réponses reçues et les mesures prises.

Dans certains cas, les clients prendront des décisions concernant leur placement de bourses d’études sans le conseil d’un représentant en plans de bourses d’études


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certifié. Les représentants en plans de bourses d’études doivent comprendre qu’ils ont le devoir de conseiller aux clients d’éviter les transactions qui ne semblent pas leur convenir. Lorsqu’un représentant en plans de bourses d’études ou un superviseur avertit un client qu’une transaction ne lui convient pas, il doit s’assurer que ce conseil est clairement transmis au client, et documenté de manière appropriée.

6.2 Le suivi de l’activité du compteEn plus de la surveillance des renseignements CVC et de la convenance des transactions initiales, les directeurs de succursale et les autres superviseurs sont responsable de contrôler continuellement la conduite des activités du distributeur et de ses représentants. Cela comprend la supervision des acquisitions supplémentaires ou des retraits effectués pour le client après la souscription initiale, et de surveiller les mises à jour significatives des renseignements CVC présents dans les dossiers du distributeur.

Les superviseurs doivent toujours être attentifs aux éléments suivants :

• Les mises à jour des informations du client qui indiquent que les données CVC initiales étaient très déficientes ou n’avaient pas été obtenues avec soin au moment de l’ouverture du compte.

• Les transactions subséquentes au compte d’un client (par exemple, les achats de parts en bloc) qui semblent incohérentes par rapport aux informations financières du client qui sont actuellement inscrites.


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• Les communications d’un souscripteur qui indiquent que ce souscripteur a une incompréhension fondamentale des produits de placement qu’il détient.

• Les communications d’un souscripteur qui indiquent que ce dernier possède une adresse personnelle, des coordonnées ou un emploi différent de ce qui est actuellement au dossier.

• Les tentatives de la part du souscripteur de faire des cotisations en argent comptant plus importantes ou de participer à d’autres transactions pouvant sembler douteuses.

• Les changements inexpliqués dans la production du représentant en plans de bourses d’études qui pourraient indiquer que la personne est passée d’un travail à temps plein à un travail à temps partiel.

• Les augmentations substantielles inexpliquées dans la production du représentant en plans de bourses d’études qui pourraient indiquer la présence d’un changement problématique dans les techniques commerciales ou de marketing de la personne, en particulier si des éléments indiquent que le représentant a dû faire face à des difficultés financières.

• Les résiliations des régimes à court terme trop nombreuses qui peuvent indiquer des tactiques commerciales trop pressantes, de la survente ou un défaut d’expliquer complètement aux souscripteurs les caractéristiques du régime.


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6.3 Les transactions suspectes

6.3.1 Les activités suspectes Tôt ou tard, la plupart des distributeurs seront confrontés à une personne qui tentera d’effectuer une transaction financière qui ne semble pas correcte. Parfois ces transactions provoqueront des inquiétudes, car elles ne correspondront pas à la conduite habituelle du client. Parfois les transactions n’auront aucun sens économique, ou très peu. Et parfois, les transactions entraîneront des soupçons quant à d’éventuelles infractions à la loi.

En tant que superviseur, vous serez censé surveiller l’éventualité de transactions douteuses, et prendre les mesures et faire les enquêtes appropriées si de telles transactions ont lieu. Si vous n’êtes pas à l’aise au sujet d’une transaction, mais que vous n’êtes pas sûr qu’elle soit incorrecte ou simplement inhabituelle, parlez-en avec votre officier régional de la conformité ou le personnel de la conformité de votre siège social avant de décider quelles mesures ou enquêtes sont appropriées.

6.3.2 Les transactions suspectes, les règles contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme

Le Cours de perfectionnement à l’intention des représentants en plans de bourses d’études de L’ACCREEE aborde d’autres obligations pour les distributeurs du fait de la législation contre le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (appelée dans son ensemble : lutte contre le blanchiment


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ou LBA). En tant que superviseur, vous devrez connaître ces obligations et les politiques établies par votre distributeur pour assurer le respect de ces obligations.

RÉVISION DU CPIRPBE : Pour de plus amples détails sur les règlements de la LBA, révisez le chapitre 12 du Cours de perfectionnement à l’intention des représentants en plans de bourses d’études de l’ACCREEE : « Réglementation fédérale ».

En vertu de la LBA, les distributeurs sont tenus de déclarer certaine « transactions douteuses » au Centres d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE). Il s’agit de transactions terminées ou tentées, pour lesquelles vous avez de bonnes raisons de croire qu’elles constituent une infraction relative au recyclage des produits de la criminalité ou au financement des activités terroristes.

En tant que superviseur, vous devez faire preuve de diligence et d’objectivité dans l’identification de ce type de transactions suspectes. Si vous soupçonnez qu’une transaction ou une proposition de transaction est reliée au blanchiment d’argent ou au financement du terrorisme, vous devez porter ces soupçons à la connaissance de l’officier de la conformité de votre distributeur immédiatement.

Un défaut de déclaration appropriée des transactions douteuses liées à la LBA, le non-respect de la tenue des registres exigés ou donner de l’information à une personne sur une déclaration d’opération suspecte ou de son contenu peut entraîner des amendes substantielles et même une peine de prison.

PLUS EN LIGNE : www.fintrac-canafe.gc.ca

http://www.fintrac-canafe.gc.ca


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6.4 Activités de publicité et de marketingLa publicité et le marketing peuvent jouer un rôle important dans la réussite d’un distributeur et de ses représentants en plans de bourses d’études. La sensibilisation du public est importante pour permettre une exposition auprès de clients potentiels et pour conserver de bonnes relations avec les souscripteurs existants.

RÉVISION DU CPIRPBE : Pour de plus amples détails sur les pratiques de marketing et de publicité, révisez le chapitre 11 du Cours de perfectionnement à l’intention des représentants en plans de bourses d’études de l’ACCREEE : « Marketing et publicité ».

6.4.1 Les politiques relatives à la publicitéVotre distributeur a rédigé des politiques écrites évoquant les pratiques de publicité et de marketing. Certaines d’entre elles seront conçues pour s’assurer que le public reçoit une image de marque claire et cohérente du distributeur. D’autres seront en place pour assurer la conformité à une quantité de lois, dont la législation fédérale sur la concurrence, la Loi canadienne anti-pourriel et la législation provinciale sur les pratiques commerciales qui régissent les pratiques de marketing et l’honnêteté de la publicité.

En tant que superviseur, vous aurez certainement des responsabilités particulières de contrôle, de supervision et d’approbation des programmes de publicité et de marketing utilisés par les représentants en plans de bourses d’études qui vous rendent compte.


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Les politiques de la plupart des distributeurs exigent que :

• Aucun document de marketing ou de publicité ne peut être distribué au public tant qu’il n’a pas été révisé et approuvé par un représentant autorisé du service de la conformité de votre distributeur.

• Tous les documents de marketing et de publicité doivent indiquer clairement que toutes les activités en valeurs mobilières seront effectuées par le truchement du distributeur, et énonceront clairement le nom de ce dernier.

• Les représentants en plans de bourses d’études n’utilisent pas d’autres noms commerciaux au cours de leurs activités concernant les valeurs mobilières sans avoir obtenu l’aval préalable du distributeur.

• Les cartes de visite, le papier à en-tête et les documents semblables doivent être préparés conformément aux dispositions du distributeur, et approuvés par celui-ci avant utilisation.

• Aucun document de marketing ou de publicité ne peut contenir d’informations fausses ou mensongères au sujet d’un produit, ou qui pourraient raisonnablement induire un lecteur en erreur au sujet du rôle, des qualifications ou de l’expertise du représentant en plans de bourses d’études.

Voici quelques exemples de communications mensongères :

• Des représentations injustifiées ou inexactes sur un rendement passé ou futur, ou qui ne divulguent pas de manière appropriée l’incertitude inhérente à ce rendement.


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• Des déclarations sur les caractéristiques d’un régime qui n’évoqueraient que des avantages et qui ne donneraient pas une place assez importante aux risques ou aux limites.

• Des déclarations contenant des allégations exagérées ou non corroborées.

• Des comparaisons inexactes avec d’autres produits financiers ou qui omettent des faits pertinents.

Les documents de marketing et les annonces publicitaires doivent toujours contenir le nom du distributeur en plan de bourses d’études et préciser que des informations importantes figurent dans le prospectus, ce dernier doit être lu avant d’effectuer un quelconque achat.

6.4.2 Les données relatives au rendementLes informations relatives au rendement passé d’un placement peuvent être calculées et présentées de différentes manières. Pour cette raison, les superviseurs doivent s’assurer que les données relatives au rendement contenues dans les documents de marketing ou de publicité :

• Ont été préapprouvées par le distributeur,

• Ont été préparées conformément aux politiques de leur distributeur et du Code de déontologie des pratiques commerciales de l’ACCREEE, et

• Contiennent une déclaration précisant que les informations sont seulement destinées aux fins d’illustration et n’ont pas pour but de refléter une garantie quelconque des valeurs futures ni des rendements.


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6.4.3 Les programmes de télémarketingLes directeurs de succursale et les autres superviseurs sont souvent responsables de l’examen et de l’approbation des programmes de télémarketing proposés par les représentants en plans de bourses d’études. Avant d’approuver un programme de télémarketing, les superviseurs doivent s’assurer que les mesures proposées sont totalement conformes aux règlements applicables et aux politiques de leur distributeur. Les directeurs de succursale doivent contrôler les activités des spécialistes du télémarketing pour s’assurer que ces derniers utilisent un scénario approuvé et qu’ils ne participent pas à une activité relevant d’une inscription. Cela doit faire partie du processus normal de vérification d’une succursale ou d’une sous-succursale.

PLUS EN LIGNE : Voir dans la Loi sur la concurrence, article 52.1 sur le site : http://laws.justice.gc.ca/fra/C-34/index.html

PLUS EN LIGNE : Les Règles sur les télécommunications non sollicitées se trouvent sur le site Internet du CRTC : www.crtc.gc.ca/fra/telemarketing.htm

RÉVISION DU CPIRPBE : Pour de plus amples détails sur la réglementation du télémarketing, révisez le chapitre 11 du Cours de perfectionnement à l’intention des représentants en plans de bourses d’études de l’ACCREEE : « Marketing et publicité ».

Les autorités de réglementation ont le droit, dans tous les territoires de compétence, d’imposer des restrictions ou de prendre d’autres mesures coercitives si on abuse des activités de télémarketing ou de « sollicitation à froid. »


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Certains abus évidents sont :

• Appeler des numéros de téléphone qui figurent sur la Liste nationale de numéros de télécommunication exclus ou celle sur la liste de numéros de télécommunication exclus de votre distributeur.

• Utiliser un personnel de télémarketing non inscrit pour participer à des tâches commerciales ou de publicité qui exigent une inscription.

• Transmettre des informations fausses ou mensongères à une personne dans le cours des activités de marketing.

• Ne pas divulguer honnêtement au début de l’appel de télémarketing l’identité de la personne au nom de laquelle cet appel est effectué, la nature du produit faisant l’objet de la promotion et le but de l’appel.

• Faire des appels répétés et continuels à la même personne ou au même groupe, ou faire des appels de télémarketing à des heures inappropriées.

• Utiliser des tactiques de vente sous pression ou agressives.

6.4.4 Courriels et médias sociaux

Les directeurs de succursale et les autres superviseurs qui sont responsables de l’examen et l’ approbation des programmes de marketing proposées par les représentants des ventes qui seront menées par courriel ou par le biais des médias sociaux doivent aussi être conscients des exigences de la nouvelle Loi canadienne anti-pourriel modifiant certaines dispositions de la LPRPDE quant la la protection du commerce électronique.


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Avant d’approuver les activités de marketing qui seront menées par courriel ou par le biais des médias sociaux, les superviseurs doivent être convaincus que les actions proposées permettront de se conformer entièrement aux règlements applicables et aux politiques du courtier.

PLUS EN LIGNE : Voir la Loi canadienne anti-pourriel: http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/E-1.6/index.html

Le législateur de toute juridiction a droit d’imposer des restrictions ou prendre des mesures coercitives en cas d’abus dans l’utilisation des procédés de marketing électronique. Les principes fondamentaux de la Loi sur la protection des renseignements personnels au Canada et de la Loi canadienne anti-pourriel sont les suivantes:

• Les courtiers et les représentants peuvent pas envoyer de messages électroniques commerciaux sans le consentement du destinataire, y compris les courriels, les messages par le biais des médias sociaux, les messages textes, etc.

• Les courtiers et les représentants ne peuvent pas demander des références d’adresses électroniques sans autorisation, par exemple , il est interdit d’aller sur un site Internet et rechercher les informations sur les contacts d’autres personnes pour les utiliser à des fins marketing, etc.

• Les courtiers et les représentants ne peuvent pas utiliser des informations fausses ou trompeuses en ligne pour faire la promotion de produits ou de services.

Le superviseur sera appelé à s’assurer que les contrôles appropriés sont en place pour faire en sorte que les représentants des ventes connaissent et se conforment


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à la règlementation sur la Loi canadienne anti-pourriel et aux politiques internes du courtier.

Comme cette loi est nouvelle , certaines des composantes clés de la conformité à la Loi canadienne anti-pourriel comprennent :

• Les courtiers et les représentants doivent obtenir le consentement exprès de tous les clients et client potentiel avant de pouvoir envoyer des communications électroniques commerciales.

• Pour les clients qui étaient des clients existants à compter du 1er juillet 2014 leur «consentement exprès» est implicite jusqu’à date à laquelle le consentement exprès doit avoir été obtenus, soit le 1er Juillet 2017.

• Le consentement ne peut pas être « présumé » ( par exemple , écrit dans les « petits caractères » d’un contrat ), mais les clients sont tenus de prendre une mesure concrète en cochant une case de consentement ( ou en cliquant sur une case de consentement dans le cadre de la collecte électronique de consentements) .

• Chaque message électronique commercial (MEC) doit inclure un « mécanisme d’exclusion » pour permettre au destinataire d’indiquer, sans frais pour eux, la volonté de ne plus recevoir de MEC .

• Lorsque le courtier ou un représentant reçoit une référence d’une personne qui comprend l’adresse de courriel d’un client éventuel, le courtier ou le représentant doit avoir le consentement exprès d’envoyer à ce client potentiel un seul MEC , à condition que la personne qui fourni l’adresse électronique a une relation personnelle, familiale ou non commerciale existante avec le client potentiel.


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• Lorsque le courtier ou un représentant a reçu ou acheté une adresse électronique ou une liste d›adresses courriel d’un fournisseur de référence qui a reçu le consentement exprès de permettre à des «tiers» de transmettre des courriels aux individus , alors tout MEC transmis aux personnes par le courtier ou le représentant doit comprendre:

» un « mécanisme d’exclusion » tel que requis lors de l’envoi tout MEC,

» l’identification du fournisseur de référence qui a fourni l’adresse ou la liste au courtier ou au représentant, et

» un mécanisme d’exclusion qui permet au client de retirer le consentement qu’ils ont donné au fournisseur de référence permettant à des tiers de leur envoyer un MEC.

6.4.5 Les ententes d’indication de clientsLes ententes d’indication de client comprennent toute entente par laquelle une personne inscrite accepte de payer ou recevoir des honoraires (ou toute autre forme de rémunération) pour la recommandation d’un client qu’il recevrait ou qu’il donnerait. Les personnes inscrites ne peuvent pas participer à des ententes de recommandation à moins :

• Qu’il existe un accord écrit concernant l’entente entre le distributeur et la personne externe qui effectuera les indications de clients, ou les recevra de la part de ce distributeur ou de ses représentants en plans de bourses d’études,

• Que tous les honoraires d’indication de clients soient correctement enregistrés par le distributeur, et


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• Que les clients accèdent aux renseignements particuliers qui concernent l’entente, avant que les services ne lui soient fournis. Certains distributeurs incluent les informations de l’entente d’indication dans les documents de « Divulgation de la relation » qui sont transmis au client au moment de l’ouverture du compte.

De plus, avant de recommander un client à une autre personne ou une autre société, le distributeur doit, en vertu d’une entente d’indication de clients, prendre les dispositions raisonnables pour être sûr que la personne ou la société a les qualifications et/ou l’inscription appropriées pour fournir ce service.

LISEZ LA RÈGLE : R. 31-103, articles 13.7 à 13.11

RÉVISION DU CPIRPBE : Pour de plus amples détails sur les ententes d’indication de clients, consultez le chapitre 9 du Cours de perfectionnement à l’intention des représentants en plans de bourses d’études de l’ACCREEE : « Responsabilité du représentant en plans de bourses d’études ».

Les ententes d’indication peuvent représenter des avantages importants pour les distributeurs et les représentants en plans de bourses d’études, mais ils comportent des risques et font l’objet d’honoraires.

Les coûts des ententes d’indication proviennent de la nécessité de :

• Préparer une entente écrite,

• Assurer la comptabilité des fonds versés ou reçus en vertu de l’entente,



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• Vérifier les qualifications de l’autre partie à l’entente, et

• Assurer la divulgation est faite aux clients.

Des risques au sujet des ententes d’indication de clients peuvent survenir lorsque les autres parties aux ententes ne fournissent pas la qualité de service attendue par les clients, et par ceux qui ont fait la référence. Les risques d’ententes d’indication peuvent être importants et peuvent inclure des risques financiers pour les clients, et un risque réputationnel pour la partie qui fait la référence si les services fournis ne sont pas acceptables pour les clients. Par exemple, c’est la même situation que le fait de recommander un restaurant à une personne et que celle-ci reçoive un service médiocre et de la mauvaise nourriture, ou d’avoir référé quelqu’un à un planificateur financier qui offre un mauvais service ou qui entraîne une perte financière importante à son client.

Le personnel du siège social et les superviseurs responsables de l’examen et de l’approbation des ententes d’indication de clients doivent s’assurer de comprendre les clauses de l’entente et d’être à l’aise avec les capacités et la réputation des participants à l’entente. Ils seront également censés contrôler continuellement le fonctionnement de l’entente.


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6.5 Les conflits d’intérêtsLes autorités de réglementation demandent à tous les distributeurs inscrits de prendre les mesures nécessaires pour :

• Identifier les conflits d’intérêts importants en cours ou qui sont susceptibles de survenir entre le distributeur (et son personnel) et ses clients,

• Répondre à ces conflits d’intérêts potentiels ou existants, et

• Divulguer les conflits avérés aux clients qui en subissent les conséquences.


? LISEZ LES DIRECTIVES : IG 31-103, article 13.4

Les conflits d’intérêts peuvent survenir lorsque le distributeur ou son personnel possèdent des intérêts ou des devoirs incompatibles avec les intérêts des clients du distributeur. Un conflit d’intérêts peut avoir lieu par exemple lorsqu’un représentant possède un intérêt financier à vendre le plus de produits possibles pour atteindre les honoraires les plus élevés, alors que les clients ont intérêt à verser le moins de honoraires possibles et à acheter seulement la quantité de produits dont ils ont besoin.



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Les conflits d’intérêts avérés ou potentiels peuvent prendre de nombreuses autres formes :

• Les personnes inscrites qui vendent seulement un nombre limité de produits auront intérêt à recommander ces produits aux clients, même si dans certaines circonstances, d’autres produits peuvent être mieux convenir au client.

• Une personne inscrite peut obtenir une commission plus élevée sur un produit que sur un autre, de ce fait, il peut y avoir un risque que le produit avec une commission plus élevée soit recommandé, même s’il convient moins au client.

• Un représentant en plans de bourses d’études avec un double certificat peut tirer un intérêt financier de conseiller aux clients de déplacer des fonds de valeurs mobilières à une assurance, et vice-versa.

• Un représentant en plans de bourses d’études à temps partiel peut avoir un autre emploi, par exemple d’enseignant, qui pourrait susciter un conflit d’intérêts si la personne joue de son influence auprès de ses élèves pour servir ses activités de représentant en plans de bourses d’études.

Chaque distributeur, et chaque superviseur nommé par le distributeur est censé rester vigilant quant aux conflits d’intérêts réels et potentiels. Lorsqu’un conflit d’intérêts est identifié, des mesures doivent être prises pour déterminer le niveau de risque associé à ce conflit et la meilleure façon de le régler.

Pour le distributeur, il existe trois manières de régler un conflit potentiel ou réel : l’éviter, le gérer et le divulguer.


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Les distributeurs sont censés éviter les conflits d’intérêts interdits par la loi ou qui comporteraient un risque élevé de préjudice aux clients et ne pourraient être gérés de manière appropriée au moyen des systèmes de contrôle et de divulgation.

Certains conflits d’intérêts sont difficiles à éviter, mais peuvent être gérés pour protéger de manière adéquate les intérêts des clients. Par exemple, les conflits inhérents aux ventes à la commission sont gérés de différentes manières : par l’application de la règle de convenance, une supervision efficace et une divulgation claire aux clients au sujet des systèmes de rémunération et des obligations de convenance.

Un conflit d’intérêts qui n’est pas évité par le distributeur doit être divulgué aux clients, dans la mesure où un investisseur raisonnable s’attend à en être informé.

Les superviseurs et les directeurs de succursale doivent être conscients du grand nombre de situations qui peuvent entraîner des conflits d’intérêts réels ou perçus. Ils doivent aussi être en mesure d’expliquer ce que sont les conflits d’intérêts au personnel qui dépend d’eux, et ils doivent informer le distributeur des conflits d’intérêts importants pour que les dispositions appropriées soient prises afin de les régler.


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6.6 Les vérifications de conformitéDes vérifications périodiques de la conformité des succursales et des autres sites d’un distributeur constituent une part essentielle d’un système de conformité efficace. La plupart des distributeurs exigent que les superviseurs et/ou les directeurs de succursale mènent des vérifications internes de conformité sur chaque site au moins une fois par an. De plus, le distributeur mènera ses propres vérifications de la succursale, à la fréquence qu’il jugera appropriée à la situation. Les vérifications comprendront un examen des exigences de conformité importantes :

• L’emplacement physique : une signalétique appropriée, la sécurité des bureaux et de l’équipement, la sécurité des informations du distributeur, et la sécurité des dossiers et des renseignements personnels du client.

• La connaissance de la politique : la connaissance des politiques et procédures du distributeur et leur accès.

• L’inscription/la certification : la précision des renseignements d’inscription actuellement portés aux dossiers du site et des représentants en plans de bourses d’études qui y travaillent.

• La tenue des registres/dossiers : vérification des fichiers types pour assurer la bonne tenue et la rétention des renseignements du client, des consignes du client, des communications du client, des données de transaction, des dossiers qui concernent les examens de supervision, des enquêtes et des actions prises.


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• Le marketing : la vérification des documents de publicité de marketing, des courriels et des autres communications avec les clients, des cartes de visite et des lettres à en-tête, la vérification que le prospectus, les brochures de divulgation d’information, et autre matériel fourni au client sont à jour.

• Autre : l’examen des conflits d’intérêts potentiels, des ententes d’indication, des problèmes éventuels de compétence ou des autres éléments inhérents à ce site.

• La supervision : l’examen de l’application cohérente des procédures de conformité, l’exercice d’un jugement solide de la part des superviseurs et la tenue correcte des dossiers d’enquêtes de supervision et de leurs résultats.

La plupart des distributeurs auront un programme de vérification décrivant la marche à suivre par chaque superviseur pour mener à bien une vérification de conformité. Le but de ces vérifications est d’encourager et d’assurer la conformité aux politiques du distributeur et aux exigences réglementaires. Les superviseurs qui les organisent doivent suffisamment les connaître pour s’attacher plus particulièrement aux problèmes qui peuvent survenir sur un site donné.

Pour être efficace :

• Une vérification de la conformité doit être conduite de manière diligente et objective.

• Les résultats de la vérification doivent être documentés correctement, et

• Tout manquement identifié doit être suivi pour assurer sa résolution le plus rapidement possible.


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Les autorités de réglementation des valeurs mobilières peuvent aussi mener des examens de conformité des personnes inscrites, elles le font d’ailleurs régulièrement. Les vérifications réglementaires de conformité sont faites sous la responsabilité des autorités statutaires et comprennent en général :

• Des visites des bureaux régionaux du distributeur et de plusieurs succursales,

• Des examens approfondis des dossiers des clients et des affaires,

• Des entretiens avec le personnel de supervision et les représentants en plans de bourses d’études, et

• Un compte rendu détaillé des cas de non-conformité aux politiques du distributeur, aux pratiques d’affaires prudentes ou aux obligations réglementaires.

Les manquements importants identifiés au cours des vérifications réglementaires de conformité peuvent conduire à des sanctions contre le distributeur, son personnel de supervision ou ses représentants en plans de bourses d’études.

Les autorités de réglementation des valeurs mobilières transmettent aux distributeurs un préavis des examens de conformité qu’elles entreprennent. Cependant, si votre bureau fait l’objet d’une vérification réglementaire de la conformité, vous devez vous assurer que le chef de la conformité et l’officier régional de la conformité de votre distributeur savent que la vérification est en cours. Vous devez également demander aux autorités de réglementation qui mènent la vérification de confirmer leur identité avant de leur divulguer tout renseignement qui n’est pas destiné au public au sujet du distributeur ou de ses clients, et vous devez ne pas hésiter à demander d’expliquer l’autorité statutaire sur laquelle ils s’appuient pour faire la vérification.


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La supervision de l’activité du compte 7

Les personnes inscrites et les superviseurs sont censés être toujours coopératifs avec les autorités de réglementation et d’exécuter immédiatement toute demande de renseignement réglementaires qui est faite conformément à ce que prévoit le législateur. En tant que superviseur, vous devez vous assurer que le personnel qui rend compte auprès de vous comprend ce qu’on attend de lui si une vérification réglementaire est en cours.


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Formation et développement 7

7. Formation et développement

7.1 Les programmes de formation continueLa formation et le développement professionnel sont essentiels au succès de l’exploitation d’un distributeur et permettent au personnel et aux représentants en plans de bourses d’études d’avoir les connaissances nécessaires pour répondre aux exigences réglementaires et pour fournir le meilleur service à leurs souscripteurs et aux clients potentiels.

Pour conseiller correctement leurs clients, les représentants en plans de bourses d’études doivent se tenir informés des changements dans les produits qu’ils vendent, des lois fiscales qui régissent les plans de bourses d’études, des programmes de subvention mis à la disposition des souscripteurs, et de la législation et des politiques qui régissent leur conduite.

L’Instruction générale relative au règlement 31-103 affirme que :

« La personne physique inscrite devrait actualiser ses connaissances et sa formation en permanence, à mesure qu’apparaissent de nouveaux services en valeurs mobilières, et que son secteur d’activité évolue. »


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« La société devrait offrir un programme de formation permettant à tous de comprendre les normes de conduite et le rôle de chacun dans le système de conformité, notamment des communications et une formation continues concernant les changements apportés aux obligations réglementaires ou aux politiques et procédures de la société. »

Les autres règlements exigent également que les distributeurs développent des programmes de formation internes efficaces. Les règlements fédéraux demandent aux distributeurs de mettre en place un « régime de conformité » relatif au blanchiment d’argent qui contienne un programme de formation continue sur la conformité.

LISEZ LA RÈGLE : Le Règlement sur la déclaration des opérations douteuses - recyclage des produits de la criminalité et financement des activités terroristes, article 71(1)

De la même manière, la législation fédérale sur la vie privée exige que les entreprises fournissent au personnel une formation appropriée, conformément aux politiques et aux pratiques de l’entreprise sur la protection de la vie privée.

LISEZ LA RÈGLE : Loi sur la Protection des renseignements personnels et les documents électroniques, Annexe 1, article 4.1.4.

Les directeurs de succursale et les autres superviseurs jouent un rôle essentiel dans la coordination et la formation du personnel et des représentants en plans de bourses d’études d’un distributeur. On leur confie souvent la responsabilité d’organiser des séminaires et des programmes de formation sur des sujets importants tels que :

http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/reglements/DORS-2002-184/page-48.html

http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/P-8.6/page-24.html


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• La connaissance du produit,

• Les techniques de vente,

• Les compétences interpersonnelles, administratives et informatiques,

• Les modifications des politiques et procédures du distributeur, et

• Les nouvelles obligations juridiques et réglementaires.

7.2 La formation sur la divulgationLes directeurs de succursale et les autres superviseurs doivent faire valoir et donner, aux représentants en plans de bourses d’études, la formation relative à la manière de fournir aux souscripteurs la divulgation requise.

Les exigences de divulgation comprennent :

• L’obligation de fournir aux clients un exemplaire du document de divulgation de la relation, avant d’engager ou fournir des conseils à un client.

• L’obligation de transmettre ou de fournir aux souscripteurs un exemplaire du prospectus actuel, soit avant l’inscription (la meilleure pratique), soit au moment où le souscripteur s’inscrit à une convention (voir le Code de déontologie des pratiques commerciales de l’ACCREEE).

• L’attente que les souscripteurs recevront une copie de la demande d’inscription qui a été remplie pour eux.


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• L’obligation de fournir des informations exactes, honnêtes et justes lors de l’explication et de la présentation du plan de bourses d’études, et d’assurer que les informations fournies correspondent à celles qui sont contenues dans le prospectus et les autres documents du régime.

• Le devoir de faire les efforts raisonnables pour s’assurer que chaque souscripteur comprend les particularités et les risques d’un investissement dans un plan de bourses d’études.

• Le devoir ne faire aucune représentation aux souscripteurs que le représentant en plans de bourses d’études est faux sait ou peut savoir être fausse ou mensongère.


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7.3 Les réunions avec les représentants en plans de bourses d’étudesIl est très important que les directeurs de succursale tiennent des réunions individuelles et en groupe avec les représentants en plans de bourses d’études. Une communication régulière favorisera la conformité aux règlements et à la politique de l’entreprise.

Il est fortement recommandé aux superviseurs de documenter toutes les réunions, sous la forme de minutes ou autres notes de synthèse. Cela assurera que toutes les parties comprennent les objectifs et les résultats de toute communication. Les minutes ou les notes de synthèse des réunions individuelles ou de groupe des représentants en plans de bourses d’études comprendront en général :

• La date et l’heure de la réunion et sa durée,

• Le nom des participants,

• L’ordre du jour de la réunion,

• Les copies des documents (en particulier les documents de formation ou de conformité) évoqués ou diffusés lors de la réunion, et

• Des notes de synthèse au sujet de toute directive ou instruction importante transmise lors de la réunion.


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Ces notes doivent être enregistrées de façon cohérente et conservées par le superviseur de manière à les retrouver facilement. Elles peuvent représenter une preuve évidente de vos efforts à fournir une formation adéquate et efficace aux représentants qui dépendent de vous. Elles vous permettent aussi de contrôler si vos instructions sont suivies.


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Les plaintes des clients et les enquêtes 8

8. Les plaintes des clients et les enquêtes

8.1 Les plaintes des clientsDe temps en temps, chaque distributeur recevra des plaintes de la part des clients ou du public au sujet de sa conduite, celle de son personnel ou de ses représentants en plans de bourses d’études, ou au sujet des produits d’investissement acquis par l’intermédiaire du distributeur.

Chaque distributeur aura des politiques et procédures définissant la manière dont les plaintes doivent être enregistrées, examinées et comment elles doivent être traitées.

Les autorités de réglementation exigent que chaque distributeur « documente et, d’une manière qu’un investisseur raisonnable jugerait efficace et équitable, traite chaque plainte qui lui est faite au sujet de tout produit ou service offert par elle ou un de ses représentants. »

Les règlements imposent aussi aux distributeurs de mettre à la disposition des clients (aux frais du distributeur) un service indépendant de résolution des différends pour résoudre les plaintes concernant les activités de conseil et les


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activités commerciales du distributeur et d’informer immédiatement les clients de l’existence de ce service lorsqu’une plainte est déposée. Actuellement, l’ACCREEE utilise les services de l’Ombudsman des services bancaires et d’investissement (OSBI) en tant qu’organisme tiers de résolution des différends.


Que le plaignant décide ou non d’utiliser le service indépendant de résolution des différends, le distributeur doit d’abord enquêter au sujet de chaque plainte pour connaître les faits qui s’y rapportent, identifier les normes de conduite, les politiques et les règlements qui s’appliquent, et donner une réponse rapide. Dans la plupart des cas, le service de la conformité du distributeur est responsable du traitement des plaintes et de répondre aux clients. Les politiques du distributeur préciseront qui est responsable de mener l’enquête requise. On peut demander aux directeurs de succursale de fournir les antécédents et le contexte des faits en question. Les directeurs de succursale doivent avoir une compréhension approfondie des procédures de traitement des plaintes du distributeur.

Dans certains cas, les plaintes des clients se rattacheront à des erreurs administratives, des normes de service ou des offres attendues et ne soulèveront pas de problèmes quant à la compétence, l’intégrité ou les pertes financières. Ces plaintes, bien que moins graves, doivent quand même être examinées, documentées et réglées de manière adéquate. En fonction des politiques du distributeur, le directeur de succursale peut être tenu responsable de la conduite, de la résolution et du compte rendu de ces plaintes relatives à des erreurs administratives et des normes de service.



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Dans d’autres cas, les plaintes peuvent contenir des allégations de faute professionnelle grave : concerner des recommandations non convenables, des fausses déclarations ou même de la fraude. Certaines peuvent s’avérer totalement infondées, alors que d’autres peuvent mener à la découverte de plus gros problèmes.

8.2 Les enquêtes internesSi, en tant que directeur de succursale ou superviseur, vous êtes responsable de la réception des plaintes des clients ou de mener les enquêtes, vous devez :

• Reconnaître que les plaintes n’ont pas besoin d’être écrites pour faire l’objet d’une réponse et d’un examen appropriés.

• Vous assurer que les allégations de faute professionnelle grave sont portées immédiatement à l’attention de votre officier régional de la conformité ou du département de conformité du courtier, ou à votre chef de la conformité.

• Consulter votre officier régional de la conformité, le département de conformité du courtier ou votre chef de la conformité au sujet des mesures appropriées qu’il convient de prendre pour évaluer la plainte et y répondre.

• Considérer si la plainte est grave ou pas, afin d’assurer des mesures provisoires (comme une réaffectation du compte à un autre représentant) pendant que l’enquête est en cours.

• Vous assurer que chaque plaignant reçoit un accusé de réception rapide de sa plainte et qu’il est avisé que le distributeur va conduire un examen adéquat.


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• Enquêter objectivement au sujet de chaque plainte, en documentant les enquêtes que vous effectuez, les réponses que vous recevez et les conclusions que vous tirez.

• Être conscient que les résultats de votre enquête interne doivent être mis à disposition du plaignant ou des autorités de réglementation des valeurs mobilières dans certaines circonstances.

• Être préparé à faire des recommandations lorsque c’est nécessaire, au sujet de la manière de répondre à la plainte de façon équitable et d’aborder tout autre problème qui survient en cours d’enquête.

La plupart des distributeurs possèdent des politiques qui exigent la tenu dans chaque succursale d’un registre des plaintes précisant :

• L’identité du plaignant,

• La date de réception de la plainte et le nom de la personne qui l’a reçue,

• La nature du (des) problème(s) allégué(s),

• Un sommaire des mesures prises par le directeur de succursale pour examiner et résoudre le problème, et

• Des notes relatant si oui ou non le plaignant était satisfait de la solution proposée.

Les politiques du distributeur peuvent laisser une certaine marge de manœuvre aux directeurs de succursale pour corriger les erreurs administratives simples sans la participation du siège social. Les directeurs de succursale doivent faire cependant


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très attention de ne pas essayer de résoudre les erreurs graves ou les cas de faute professionnelle sans l’approbation préalable du siège social.

Toute plainte concernant la conduite du directeur de succursale ou d’un autre superviseur doit être immédiatement signalée au siège social afin qu’elle soit examinée et traitée.

8.3 Les enquêtes réglementairesLa législation des valeurs mobilières comprend de larges pouvoirs d’investigation, qui peuvent habiliter le personnel des commissions des valeurs mobilières à mener des examens de conformité sur les inscrits, se rendre dans les locaux du distributeur, exiger la présentation des dossiers et le contraindre à témoigner. Les examens de conformité et les enquêtes sur les allégations de faute professionnelle constituent une partie essentielle du travail des autorités de réglementation des valeurs mobilières.

Les autorités de réglementation des valeurs mobilières ne sont pas les seuls enquêteurs qu’une personne inscrite peut rencontrer. La Chambre de la sécurité financière au Québec, la loi sur la vie privée, la loi contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, la loi fiscale, la loi sur le travail et la loi sur la criminalité fournissent tous les mécanismes d’enquête et d’application de la loi. Ces lois comprennent également des dispositions qui limitent l’autorité des enquêteurs, précisent la façon de mener ces enquêtes, et définissent les droits des parties impliquées. Évidemment, la loi régissant les pouvoirs d’investigation peut être complexe.


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Les superviseurs, les représentants en plans de bourses d’études et le reste du personnel sont tenus, par tous les distributeurs, de coopérer avec les enquêteurs réglementaires et de donner l’accès aux dossiers lors d’une demande juridique exécutoire.

Avant de divulguer à quiconque - même une autorité de réglementation - des renseignements confidentiels concernant votre distributeur, les clients ou le personnel, vous devez vous assurer que la divulgation de cette information n’enfreindra pas d’autres obligations juridiques. Vous ne devez pas hésiter à demander à la personne qui a besoin des renseignements de vous expliquer quelle est l’autorité juridique sur laquelle elle repose pour faire une telle demande. Dans la plupart des cas, vous recevrez de la part des autorités de réglementation des demandes écrites citant la loi qui les autorise à accéder à l’information. Si vous avez toujours des doutes, vous devez consulter les cadres de la conformité de votre distributeur ou demander un avis juridique.

De nombreux distributeurs ont des politiques qui exigent de tout le personnel qu’il signale au chef de la conformité toute enquête criminelle ou réglementaire impliquant le distributeur ou son personnel. Dans certains cas cependant, les organismes de réglementation tireront des informations de certaines personnes en utilisant des pouvoirs d’investigation qui interdisent aux gens d’informer qui que ce soit d’autre que leur conseiller juridique au sujet de la demande. Si vous faites l’objet d’une ordonnance d’investigation précisant que vous n’avez pas le droit d’en parler à votre distributeur, vous devez peut-être demander conseil à un avocat spécialisé dans le droit des valeurs mobilières et le droit administratif. Votre distributeur doit être en mesure de vous aider à obtenir un conseil, même si vous ne pouvez pas lui dire exactement la raison pour laquelle vous avez besoin de ce conseil.


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La tenue de registres/dossiers 9

9. La tenue de registres/dossiers

Des procédures de bonne tenue des dossiers sont nécessaires pour favoriser les activités du distributeur et de chacune de ses succursales, et pour correspondre aux exigences des lois commerciales, fiscales et des valeurs mobilières.

9.1 L’obligation de tenir des registresChaque distributeur se doit de tenir des registres pour :

• Enregistrer de manière adéquate ses activités d’affaires, ses finances et les transactions des clients, et

• Démontrer l’étendue de la conformité de l’entreprise aux obligations de la législation des valeurs mobilières qui s’appliquent.


Les directeurs de succursale et les autres superviseurs doivent se familiariser avec les exigences relatives à la tenue de registres établies par leur distributeur et les exigences de la législation sur les valeurs mobilières. Les politiques de


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votre distributeur préciseront les registres qu’il convient de tenir dans chaque établissement et dans quelle mesure ces dossiers peuvent ou doivent être tenus sous une forme électronique. Le point important est que des dossiers détaillés doivent être conservés.

Entre autres choses, les registres d’un distributeur doivent être suffisant pour :

• Prouver la conformité avec les contrôles internes et les politiques et les procédures du distributeur.

• Fournir une piste de vérification des ordres et les instructions des clients.

• Documenter la correspondance avec les clients,

• Prouver la conformité aux règles sur la connaissance du client et la convenance au client,

• Démontrer la conformité aux procédures de traitement des plaintes, et

• Décrire de façon détaillée les mesures de conformité et de supervision prises par le distributeur et ses superviseurs.




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9.2 Communiquer avec le siège socialPour protéger correctement le distributeur et son personnel, et pour évaluer l’efficacité de ses systèmes de conformité, votre chef de la conformité et vos officiers régionaux de la conformité doivent être informés de manière adéquate des problèmes de supervision qui surviennent en première ligner des opérations du distributeur. Ils doivent être en mesure de suivre l’action des directeurs de succursale et des autres superviseurs et de connaître les défis que ces derniers rencontrent lors de la mise en application du programme de conformité du distributeur.

En tant que superviseur, vous devez communiquer régulièrement avec le siège social de votre distributeur au sujet des problèmes liés à la supervision, au fonctionnement et à la conformité/la conduite. Souvenez-vous que :

• La bonne tenue de registre de supervision et une communication régulière avec les cadres de la conformité favoriseront la cohérence de votre travail par rapport aux objectifs du siège social.

• Votre officier régional de la conformité s’attendra à des rapports périodiques de vos activités de supervision, ainsi qu’à des réunions importantes ou des séminaires que vous organisez à la succursale abordant les stratégies commerciales, la connaissance du produit, la formation à la conformité ou autres problèmes de la clientèle.

• Vous devez discuter, immédiatement, des graves problèmes de conduite et de conformité avec l’officier régional de la conformité.


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• Vous devez vous attendre à recevoir régulièrement des communications de la part du siège social et de votre officier régional de la conformité. Cela comprendra des mises à jour des politiques et procédures du distributeur, des informations sur la modification des obligations réglementaires, des nouveaux documents de formation du personnel, et des directives au sujet des meilleures pratiques de conformité et du soutien aux ventes.

Il est difficile de connaître tout ce qu’il y a à savoir au sujet du fonctionnement d’un distributeur de plans de bourses d’études ou de la complexité des règlements qui s’appliquent à ces derniers et aux représentants en plans de bourses d’études au Canada. Le service de conformité de votre siège social peut constituer une ressource précieuse lorsque vous avez des questions relatives aux problèmes opérationnels, aux politiques ou aux obligations de conformité. Maintenir une communication sans faille avec le siège social vous permettra d’être plus efficace en tant que superviseur, et facilitera les défis que vous aurez à relever.


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Annexe A: Code de déontologie des pratiques commerciales A

Annexe A: Code de déontologie des pratiques commerciales

I. Avant-propos

Le Code de déontologie des pratiques commerciales suivant a été élaboré et adopté à l’unanimité par les sociétés Membres (ci-après : les Membres) de l’Association des distributeurs de régimes enregistrés d’épargne-études du Canada (l'ACCREEE).

Ce code concerne les activités de chaque Membres avec :

• Le public

• Les souscripteurs de REEE potentiels

• Les anciens souscripteurs et les souscripteurs actuels

• Les autres Membres de l'ACCREEE

• Tous les autres fournisseurs de REEE

• Les gouvernements provinciaux et fédéral et, les agences de réglementation

Ce code reflète l’engagement de l’ACCREEE et de ses Membres à assurer que :

• une culture de conformité et de coopération mutuelle est effective à l’intérieur de chaque Membre ;


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Annexe A:Code de déontologie des pratiques commerciales A

• chaque Membre fait respecter les règles et les règlements établis par les autorités de réglementation provinciales et fédérales ; et

• chaque Membre se consacre au service de ses souscripteurs et de leur famille de la manière la plus positive et déontologique possible

Les Membres de l’ACCREEE ont convenu d'adhérer à ce code par une conduite responsable en tant qu'entreprise, et ont consenti à assurer que leurs représentants en plans de bourses d’études et leurs autres employés et agents soient informés de l'existence de ce code et s'y conforment. Le code sera mis à jour de temps en temps, lorsque cela s’avèrera nécessaire, et avec l’aval du conseil d’administration. Les Membres devront se conformer à toutes ces mises à jour.


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II. Définitions

« l’Association » et « ACCREEE » désignent l’Association Canadienne des courtiers en REEE

Quatre sociétés sont Membres de l'ACCREEE :

• Consultants C.S.T. Inc.

• Fonds d'éducation Héritage Inc.

• USC Régimes d’Épargne-Études Inc.

• Gestion Universitas inc.

« REEE » et « Plan de bourses d’études » font référence à un régime enregistré d’épargne-études collectif, tel qu’il est administré, commercialisé et vendu par les Membres de l’ACCREEE.

« Membre » désigne une société Membre de l’Association, et comprend ses employés, le personnel de son service à la clientèle et ses représentants en plans de bourses d’études partout au Canada.

« Client » désigne un souscripteur existant (détenteur d’un régime).

« Client potentiel » désigne un client éventuel, généralement identifié et contacté à l’origine par un représentant en plans de bourses d’études d’une société Membre.


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III. Principes directeurs

Tous les Membres de l’ACCREEE, leurs employés, leurs agents et leurs représentants en plans de bourses d’études adhèreront à ce code.

Les membres de l’ACCREEE peuvent utiliser le logo de l’association et déclarer qu’ils sont Membres de l’association. autre entreprise, personne ou entité n'est autorisée à utiliser le logo de l’association ni déclarer, directement ou indirectement, qu’elle est Membres de l’association.

Le comportement sociétal d'un Membre, et celui de ses employés et agents, dont les représentants en plans de bourses d’études, ont des conséquences sur les autres Membres de l'association et sur l'intégrité de l'industrie des REEE collectifs.

Les Membres traiteront, en tout temps, les clients, les clients potentiels et le public de façon juste, honnête et en toute bonne foi.

Les Membres se comporteront, en tout temps, de manière coopérative et responsable avec les autres Membres de l’association, les concurrents du secteur des services financiers, les clients potentiels, les autorités de réglementation et les autres parties prenantes de l’industrie des REEE.

Les Membres s’efforceront, en tout temps, de gérer leurs activités en respectant les réglementations fédérales et provinciales, et participeront activement au développement de la réglementation qui gouverne les plans de bourses d’études collectifs et les procédures administratives.

Les Membres ne dénigreront aucun autre Membre, fournisseur de REEE ou institution financière.


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Les déclarations publicitaires et promotionnelles des Membres seront toujours véridiques et exactes.

Les Membres n’utiliseront pas des méthodes trompeuses, mensongères ou agressives de sollicitation de client, qui tiennent lieu de piètre pratique commerciale.

Les Membres se conformeront aux exigences de formation et d’examen mandatées par l’ACCREEE, dont celles mandatées pour les représentants en plans de bourses d’études.

IV. Normes

A. LES MEMBRES AGISSENT DE BONNE FOI ENVERS LES CLIENTS

Les Membres agiront équitablement, honnêtement et de bonne foi envers leurs clients. Les représentants en plans de bourses d’études des Membres agiront également équitablement, honnêtement et de bonne foi envers leurs clients. Un représentant en plans de bourses d’études doit s’efforcer de fournir une information objective et impartiale aux clients, et aux clients potentiels, pour leur permettre de prendre des décisions judicieuses au sujet des placements dans les REEE collectifs. Les représentants en plans de bourses d’études feront des recommandations aux clients, et aux clients potentiels, avec objectivité, en toute impartialité et de manière professionnelle, sans prendre en considération leur intérêt personnel pour tout placement proposé, y compris pour la rémunération qui pourrait être la conséquence de la conclusion de la transaction.


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B. LES MEMBRES AGISSENT DE BONNE FOI LES UNS ENVERS LES AUTRES

Comme il convient d'une association professionnelle, les Membres de l'ACCREEE agiront équitablement, honnêtement, collectivement et en toute bonne foi les uns envers les autres, ainsi qu'envers les autres distributeurs de l'industrie des REEE. Les Membres ne tenteront pas de débaucher ou de solliciter des représentants en plans de bourses d’études ou d'autres employés des autres Membres, dans le but de recruter du personnel ou des représentants en plans de bourses d’études. Des efforts initiaux seront faits pour résoudre les désaccords et les litiges d'une manière informelle. Les Membres participeront activement et collectivement aux affaires de l'ACCREEE.

C. CONFORMITÉ AUX LOIS

Les Membres, et toute personne agissant au nom d’un Membre, se conformeront aux lois et aux autorités de réglementation qui régissent leur activité dans chacun des territoires de compétence où ils exercent. Les représentants en plans de bourses d’études doivent être inscrits, dûment formés et en règle avec les organismes de réglementation compétents, avant d’interagir avec des clients ou des clients potentiels.

Un Membre et toute personne agissant au nom d'un Membre doivent également respecter les normes de conformité établies par ce Membre en particulier.


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D. FORMATION ET PERFECTIONNEMENT

La compétence exige d’atteindre et de maintenir un niveau de capacités, de compétences et de connaissances suffisant pour fournir des services professionnels. Les représentants en plans de bourses d’études d'un Membre doivent achever une formation interne, étudier et réussir le Cours de perfectionnement à l’intention des représentants en plans de bourses d’études de l’ACCREEE, avant de pouvoir s'inscrire pour négocier des plans de bourses d’études. L’examen est agréé par l’ACCREEE et autorisé par les Autorités canadiennes en valeurs mobilières. Les représentants en plans de bourses d’études s'assureront également qu’ils sont à jour sur la connaissance du produit, et les exigences du marché et de la réglementation.

E. SUPERVISION ET PERFECTIONNEMENT DES SUPERVISEURS

Il incombe au personnel d'un Membre chargé de la supervision, dont les cadres supérieurs et les cadres, à la fois au niveau de l’entreprise et dans les bureaux des succursales, de s’assurer que les employés et les représentants en plans de bourses d’études sous sa supervision connaissent ce code et s’y conforment, de même qu’aux lois, aux réglementations, aux lignes directrices et aux normes de conformité relatives à leurs activités spécifiques.

Le personnel d'un Membre chargé de la supervision, nommé par ce Membre pour surveiller les activités des représentants en plans de bourses d’études en vertu des lois des valeurs mobilières suivra le Cours de perfectionnement à l’intention des directeurs de succursale et obtiendra une note de passage pour l'examen, avant d’occuper cette fonction pour le Membre.


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Les Membres s'assureront que leurs autres employés et agents, et les fournisseurs de service externes qu'ils pourraient engager, se conforment à ce code.

F. RESPONSABILITÉ DE L’ENTREPRISE

Un Membre est tenu responsable des agissements et des omissions de ses représentants en plans de bourses d’études et des autres employés et agents dans l’exercice de leurs activités.

G. CONFLITS D’INTÉRÊTS

Un Membre doit être conscient de la possibilité de conflits d’intérêts pouvant naître entre les intérêts du Membre ou des ses représentants en plans de bourses d’études, et les intérêts d'un client ou d'un client potentiel. Les Membres s’efforceront d’éviter tout conflit d’intérêts, cependant, si un Membre ou un représentant en plans de bourses d’études se trouve confronté à un quelconque conflit d’intérêts potentiel ou avéré, il divulguera immédiatement un tel conflit avéré ou potentiel au superviseur concerné ou à la direction du Membre, et le Membre prendra les mesures appropriées afin de gérer un tel conflit, dans l’intérêt du client ou du client potentiel.

Tout conflit d’intérêts avéré ou potentiel naissant sera divulgué par écrit au client ou client potentiel, part le Membre ou le représentant en plans de bourses d’études, selon les directives du Membre, dès que cela sera matériellement possible et dans tous les cas, avant que le Membre ou le représentant en plans de bourses d’études ne procède à la transaction proposée engageant le client ou le client potentiel.


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V. Approche des clients/des clients potentiels

A. PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Un Membre et ses représentants en plans de bourses d’études ne seront pas intrusifs, lorsqu’ils traiteront avec des clients ou des clients potentiels. Le droit d’un client ou d’un client potentiel de refuser toute discussion ou interaction avec le Membre ou son représentant en plans de bourses d’études sera scrupuleusement respecté. Les Membres et leurs représentants en plans de bourses d’études contacteront les clients ou les clients potentiels seulement à des heures raisonnables, et dans des lieux adéquats.

B. SOLLICITATIONS PAR TÉLÉPHONE

Les Membres dirigeront leur activité de vente selon la réglementation des valeurs mobilières en vigueur : la Loi sur la concurrence (Canada) (projet de loi C-20), la Loi sur les télécommunications (Canada) (projet de loi C-37), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et la législation provinciale en vigueur sur la protection de la vie privée.

Les Membres se conformeront à la Liste nationale des numéros de télécommunication exclus et s’assureront que leurs représentants en plans de bourses d’études se conforment également à cette réglementation.

Les Membres ne feront pas aux clients ou aux clients potentiels des déclarations fausses ou mensongères. Au début de chaque conversation téléphonique avec un client ou un client potentiel, un Membre ou un représentant en plans de bourses


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d’études fournira une divulgation claire et raisonnable de l’identité et de la fonction de la personne et du Membre au nom duquel l’appel téléphonique est fait.

C. LES CADEAUX

Les Membres ne promettront aucun cadeau ou avantage, autres que ceux d’une valeur nominale, lorsque le client investit dans un REEE collectif.

D. PUBLICITÉ

Toutes les représentations faites dans les publicités des Membres seront véridiques, équilibrées, écrites clairement et non mensongères. Les principes factuels des revendications, dont les revendications relatives à la performance, doivent être mis à la disposition du client ou du client potentiel sur demande. Toutes les revendications seront basées sur des faits justifiables et qui correspondront à ce qui est divulgué dans le prospectus du REEE collectif concerné.

Aucune publicité ne contiendra de déclaration exagérée ou trompeuse. Aucune publicité ne contiendra de garanties quant au revenu, au rendement, au rendement sur investissement, au risque ou à la valeur future. Le rendement passé d'un REEE collectif sera calculé conformément aux exigences des autorités de réglementation des valeurs mobilières applicables.


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VI. Présentation aux clients/clients potentiels

A. LA DIVULGATION

Un Membre fournira, en tout temps, une divulgation complète, véridique et directe aux clients et aux clients potentiels lors de la présentation d’un REEE collectif. La divulgation correspondra à la divulgation contenue dans les états financiers, les rapports de la direction sur le rendement du fonds et le prospectus les plus récents du REEE collectif concerné. Les Membres remettront le prospectus approuvé le plus récent, avant, ou au moment où un client s’engage dans une convention pour investir dans un REEE collectif.

Les Membres décriront avec précision et complètement les frais/droits/honoraires que le client doit payer, et ce, avant que le client ne remplisse sa convention pour investir dans un REEE collectif. Les frais d’inscription, en particulier, seront portés à l’attention du client, en même temps que les conséquences encourues, s’il résilie prématurément la convention.

B. EXACTITUDE DES INFORMATIONS

Au cours d’une présentation, ou de la conclusion d’un contrat de vente avec le client ou le client potentiel, les Membres ne feront aucune déclaration ni ne prendront aucune mesure qui, directement ou par voie de conséquence, par omission, ambiguïté ou exagération, pourrait avoir le potentiel raisonnable d'induire le client ou le client potentiel en erreur au sujet des termes du placement. Un représentant en plans de bourses d’études ne s’engagera pas envers la valeur future du REEE collectif dans lequel se fait l'investissement, ni ne présentera un quelconque attrait qui pourrait inciter le client ou le client potentiel à faire un investissement supérieur à sa capacité financière.


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C. TERRITOIRE DE COMPÉTENCE

Un Membre annoncera les services et les REEE collectifs offerts par le Membre, uniquement dans les provinces et les territoires où le Membre et le REEE collectif sont autorisés à distribuer et à offrir le REEE collectif en question. Un représentant en plans de bourses d’études ne mènera aucune activité commerciale dans une province dans laquelle il n’est pas inscrit en qualité de représentant en plans de bourses d’études.

D. CONVENANCE AU CLIENT /CONNAÎTRE VOTRE CLIENT

Un Membre déterminera la connaissance générale des placements, les besoins en placement, la situation financière, la capacité financière et les objectifs de chaque client et s’assurera que chaque recommandation et placement proposé sont appropriés et conviennent au client. Les personnes responsables de la supervision des transactions effectuées par les représentants en plans de bourses d’études d'un Membre réviseront les informations collectées sur le client par le représentant en plans en bourses d’études. Le Membre tiendra des registres de ces informations.

E. ATTENTES

Un représentant en plans de bourses d’études s'efforcera de s'assurer que le client comprend ce que le représentant en plans de bourses d’études et le Membre fourniront dans toute transaction, de même que de leur relation suivie dès que le client passe une convention pour un REEE collectif.


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VII. Postconvention

A. TRANSFERT DES AFFAIRES

Un transfert, par un client, du REEE collectif d’un Membre vers celui d’un autre Membre, lorsque le client est inscrit depuis plus de 60 jours au premier REEE collectif, ne sera pas à l’avantage du client, étant donné l’abandon éventuel des frais payés par le client et des intérêts accumulés. Par conséquent, un Membre et ses représentants en plans de bourses d’études n'encourageront pas le transfert des affaires du client d’un Membre vers un autre Membre.

Si un client décide de transférer un REEE collectif vers un autre REEE collectif, le Membre destinataire exigera du client qu’il reconnaisse par écrit les conséquences financières d’un tel transfert, en utilisant le Formulaire de divulgation de transfert de régime endossé par l’ACCREEE, dont une copie dûment signée sera fournie au Membre expéditeur. De plus, le Membre destinataire devra s’assurer que le client comprend pleinement les conséquences et les coûts d’un tel transfert avant de passer une convention pour ce transfert.

B. CONFIDENTIALITÉ

Les Membres traiteront les informations personnelles des clients en toute confidentialité, en appliquant les mesures de sauvegarde adéquates pour protéger cette confidentialité. Les Membres maintiendront un contrôle poussé de l’accès à l’information du client.

Un Membre ne divulguera pas les informations confidentielles ou personnelles d’un client, sauf lorsque le client y consent par écrit, ou conformément aux lois applicables


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; et il n'utilisera pas ces informations au détriment du client ou pour en tirer profit pour lui-même ou une autre personne.

Un Membre développera et maintiendra des politiques et des procédures écrites relatives à la confidentialité et à la protection des informations du client.

C. REVENDICATION RELATIVE À DES CONCURRENTS

Un Membre et ses représentants en plans de bourses d’études ne feront, directement ou indirectement, aucun type de remarque qui soit fausse, mensongère, inexacte ou incomplète sur un autre représentant en plans de bourses d’études, un autre Membre ou toute autre organisation, produit ou service.

Un Membre sera objectif et équitable lors de tout entretien au sujet de n’importe quel concurrent, ses représentants en plans de bourses d’études ou des produits de ces concurrents et ne fera pas de déclarations dérogatoires. Un Membre présentera toujours une information équilibrée et précise.

Le représentant en plans de bourse d’études d’un Membre n’utilisera que l’information écrite, publiée ou avalisée par le Membre lorsqu'il s'entretiendra des REEE du Membre ou de tout concurrent.


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VIII. Défaut de se conformer à ce code

A. RESPONSABILITÉ

Tous les employés, représentants en plans de bourses d’études ou officiers d’un Membre ont le devoir de rapporter au service de la conformité du Membre n'importe quelle infraction à ce code dont ils prennent acte, et de coopérer avec les cadres supérieurs du Membre lors d’enquêtes concernant d’éventuelles violations du code.

Toute violation remarquée à ce code, ainsi que toutes les informations à l’appui, seront rapportées à l’officier de la conformité du Membre. Les Membres contrevenants corrigeront ces violations au code aussi vite que possible, et, lorsque cela s’avèrera nécessaire ou approprié, ils devront prévenir toute organisation à qui se rapporterait une telle violation, des mesures prises en conséquence.

B. CONSÉQUENCES

Le défaut d’un Membre, de quelconque de ses employés ou représentants en plans de bourses d’études de se conformer à ce code, pourra entraîner la suspension ou l’expulsion de cette société de l’association. Le défaut de se conformer à certaines parties de ce code peut également être considéré comme une infraction à la législation sur les valeurs mobilières et peut exposer le Membre et ses représentants en plans de bourses d’études aux mesures coercitives et aux pénalités applicables.


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Nous nous attendons, cependant, à ce qu’aucune violation grave de ce Code, justifiant la suspension ou l’expulsion, ne se produise, et que l’attitude collégiale et coopérative, qui a été la marque de fabrique de l’ACCREEE, continue de s’appliquer à tous les cas impliquant les intérêts mutuels, la concurrence et/ou les mésententes.


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ANNEXE B: Formulaire de transfert de rÉgime B

Annexe B: Formulaire de transfert de rÉgime

E | Formulaire de transfert de régime

ADREEEC | COURS DE PERFECTIONNEMENT À L'INTENTION DES REPRÉSENTANTS EN PLANS DE BOURSES D'ÉTUDES 273

Annexe E : Formulaire de transfert de régime

Association des Distributeurs de REEE du Canada FINAL Formule de Divulgation d’un Transfert de Régime Date (année/mois/jour) : _______/_____/_______ Informations sur la convention: Membre cédant (ADREEEC) Membre cessionnaire (ADREEEC) (nouveau régime) Entrée en vigueur (année/mois/jour): _______/_____/_______ Numéro de convention ________________ ________________ Cotisations totales /Dépôts effectués*: $ Mode de dépôts (fréquence): Nombre de parts ou de parts partielles: Montant par dépôt*: $ $ * Incluant primes d’assurance et taxes Montants non transférables: Frais d’adhésion payés: $ $ crédités Revenus accumulés abandonnés: $(lorsque disponible) Montant net transféré: $


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ANNEXE B: Formulaire de transfert de rÉgime BE | Formulaire de transfert de régime

ADREEEC | COURS DE PERFECTIONNEMENT À L'INTENTION DES REPRÉSENTANTS EN PLANS DE BOURSES D'ÉTUDES 274

Reconnaissance: La présente est pour confirmer que je/nous souhaite/souhaitons transférer ma/notre Convention, comme décrit ci-haut, Du membre cédant (ADREEEC): ______________________________ Au membre cessionnaire (ADREEEC ______________________________ Je/nous reconnais(sons) et comprends/comprenons que le transfert à partir d’un régime collectif causera l’abandon de tous revenus gagnés sur le régime collectif d’origine et de tous les frais, incluant les frais d’adhésion, lesquels ont été déduits. Au surplus, il est possible que le nouveau régime engendre de nouveaux frais lorsque les fonds (montant net) seront transférés. Signé par: Souscripteur (caractères d’imprimerie) Subscriber (caractères d’imprimerie) Représentant inscripteur (Compagnie membre cessionnaire, ADREEEC) ( caractères d’imprimerie) Motifs du transfert (facultatif): ____ Insatisfaction face au Service à la clientèle ____ Taux de rendement prévu ____ Caractéristiques du régime ____ Autre :