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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación

Crear consultas

CURSOS EN LÍNEA

EDGAR FILIBERTO NAVA BARRÓN

JACQUELINE SALAZAR MÁLAGA

Crear consultas Edgar Filiberto Nava Barrón Jacqueline Salazar Málaga

Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación 1

Crear consultas

Generar consultas a una base de datos desde Excel, es uno de los procesos más importantes al estar trabajando con mucha información, sobre todo cuando se manejan bases de datos y requerimos que la información esté filtrada o si sólo deseamos seleccionar algo en particular.

Trabajar en MS-Query

Microsoft Query es un programa incluido en Excel que nos permite importar datos externos a nuestras hojas de cálculo. Encontraremos esta opción en la ficha DATOS / grupo OBTENER DATOS EXTERNOS / DE OTRAS FUENTES / DESDE MS QUERY.

Cuando utilizamos esta opción nos podremos conectar a diversas fuentes de datos externos, seleccionar la información que necesitamos, importarla a nuestra hoja de Excel y actualizar la información automáticamente tantas veces como lo necesitemos de manera que los datos de nuestra hoja de Excel permanezcan sincronizados con las fuentes externas.

Podemos obtener los datos desde:

Microsoft:

Access

SQL Server

SQL Server OLAP Services

FoxPro

Excel

dBase

Paradox

Oracle

MySQL

Archivos de texto, entre otros.

Consulta desde Excel, utilizando MS Query

1. Necesitamos tener una base de datos, en este caso usaremos una de Access, es el

mismo proceso para bases de datos remotas como las de SQL Server, MySQL, etc.

2. Para empezar a trabajar con la base primero abrimos un archivo de Excel.

3. Seleccionamos en la barra de herramientas DATOS y buscamos el icono DE OTRAS

FUENTES.



4. Seleccionaremos Desde Microsoft Query:

Figura 1. Seleccionando Microsoft Query

5. Nos abrirá una ventana nueva. En la pestaña BASE DE DATOS podremos elegir la base

de datos en la que realizaremos la consulta.

Figura 2. Eligiendo el tipo de base de datos.

6. Para seleccionar nuestra base de datos de Access, elegiremos la opción de MS ACESS

DATABASE:

Figura 3. MS Access Database



7. Damos clic en el botón de ACEPTAR y buscamos del lado derecho la carpeta donde

tenemos el archivo de Access:

Figura 4. Seleccionando la base de datos de Access.

8. Seleccionamos del lado izquierdo la base “empresa_2010.accdb y damos en Aceptar.

Figura 5. Base de datos de Access.

9. Procedemos a escoger las tablas en donde deseamos realizar la consulta, para ello basta

con dar clic al nombre de la tabla y dar clic en el botón



Figura 6. Tabla que consultaremos.

10. Del lado derecho se mostrarán todas las columnas (campos) que contiene la tabla:

Figura 7. Columnas de la tabla seleccionada

Si damos clic en el símbolo + se desplegarán los campos de cada tabla y podrá elegir información de varias tablas, como se ve en la siguiente imagen.



Figura 8. Ejemplo de consultas con datos de varias tablas.

Con los botones de la derecha, podemos reorganizar los datos

11. Damos clic en el botón SIGUIENTE y se mostrarán las opciones de filtrado:

Figura 9. Filtrando datos.

12. Para filtrar, seleccionaremos el nombre de la columna y del lado derecho elegiremos

alguna opción de filtrado:



Figura 10. Seleccionando los filtros para la consulta.

13. Una vez seleccionados los filtros que necesitemos, damos clic en el botón SIGUIENTE. En

esta nueva pantalla podremos ordenar los resultados de la consulta.

Figura 11. Criterio de ordenación de la consulta.

14. Una vez agregadas las opciones de ordenamiento, damos en el botón SIGUIENTE.

15. En la siguiente pantalla se mostraran dos opciones.



Devolver datos a Microsoft Excel: Nos muestra el resultado de la consulta en el archivo de Excel en el que estamos trabajando.

Ver datos o modificar consulta en Microsoft Query: Nos muestra los resultados en Microsoft Query para poder realizar alguna modificación en caso de ser requerida.

Si escogemos la primera opción:

Nos abrirá una venta en la cual podremos seleccionar cómo se visualizará el resultado de

la consulta, una vez realizados los cambios necesarios, damos clic en el botón ACEPTAR.

Figura 12. Importando datos a Excel.

Se muestra el resultado en Excel:

Figura 13. Resultado de la consulta en Excel

En caso de seleccionar la segunda opción, así se mostrará el resultado en Microsoft

Query:



Figura 14. Resultado de la consulta en Microsoft Query

Para manejar esta interfaz es necesario tenerr conocimientos básicos de SQL, por lo que le recomendamos que si no conoce el lenguaje de las bases de datos, elija DEVOLVER DATOS A MICROSOFT EXCEL y procese la información con Excel.

En el siguiente punto revisaremos la forma básica de manejar las consultas en Microsoft Query.

Si observa bien, se dará cuenta que aparecen campos de criterio, como en los filtros

avanzados, su funcionamiento es igual.

Manejar consultas en MS Query

Ahora revisaremos las opciones de la interfaz de MS-Query. Seguimos con la base de datos de Access, vamos a deshabilitar la opción del Asistente para las consultas.



Figura 15. Bases de datos disponibles.

Buscamos y seleccionamos la base de datos, damos clic en ACEPTAR.

Nos abrirá una ventana nueva, en la cual podremos seleccionar las tablas que necesitemos usar. Para agregar las tablas seleccionamos el nombre y damos clic en el botón AGREGAR.

Figura 16. Seleccionando tablas.

En caso de que las tablas estén relacionadas, se mostrará de la siguiente forma:



Figura 17. Tablas relacionadas

En la parte superior de la venta principal aparecerán las herramientas con las cuales podremos trabajar nuestra base de datos:

Figura 18. Herramientas para trabajar en nuestra base de datos

También contamos con fichas para realizar diversas acciones en Microsoft Query:

Figura 19. Fichas en Microsoft Query



Podemos dar doble clic a cada una de las tablas para saber su contenido.

Figura 20. Revisando contenido de las tablas.

Para poder borrar la consulta seleccionamos el título de la columna (así se seleccionará todo) y oprimimos la tecla Supr o seleccionamos la ficha EDICIÓN / ELIMINAR.

Figura 21. Eliminando consultas

Podemos realizar varias consultas al mismo tiempo, para esto usaremos el botón de NUEVA CONSULTA.



Figura 22. Botón para realizar nuevas consultas.

Mientras más consultas realicemos, mas ventanas se abrirán.

Figura 23. Múltiples consultas en Microsoft Query.



Realizando consultas con criterios (filtros)

Para realizar estas consultas, es necesario haber seleccionado las tablas que se usaran, una vez hecho lo anterior, seleccionaremos la ficha CRITERIOS y seleccionamos AGREGAR CRITERIOS.

Figura 24. Criterios

Nos aparecerá una pantalla donde podremos seleccionar algunas operaciones y filtros para nuestra consulta.

Figura 25. Pantalla de criterios.

Total: nos permite realizar operaciones matemáticas (solo aplica a tablas definidas como números).

Campo: nos permite elegir alguno de los elementos de la tabla para filtrar.

Operador: nos permite realizar un filtro lógico.

Valor: nos permite relacionar mediante algún número o palabra al operador, el cual lo podemos escribir o elegir desde la opción VALORES.



Veamos un ejemplo: Con las tablas departamentos y empleados, usaremos los siguientes criterios:

Solicitamos los departamentos con el puesto de jefe y que el nombre sea “Julia Urbano”. Agregamos los criterios y seleccionamos el botón de AGREGAR, después cerramos la ventana.

Figura 26. Consulta

El resultado es el siguiente:

Figura 27. Resultado del criterio.

Si no nos muestra los resultados seleccionamos de la tabla el símbolo de * dando doble clic.

Figura 28. Realizando la acción de criterio.



También podemos ver el código SQL de nuestra consulta con criterios, para esto seleccionaremos el botón de SQL:

Figura 29. Usando el botón de SQL.

Nos abrirá una ventana con el código.

Figura 30. Código SQL

Si deseamos quitar los criterios seleccionamos la ficha CRITERIOS / QUITAR TODOS LOS CRITERIOS.

Figura 31. Quitando criterios.

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