Crearea de vizualizări PivotTable sau PivotChart într-o bază de date desktop

Puteți să utilizați vizualizări PivotTable și PivotChart atunci când trebuie să efectuați o analiză

interactivă a datelor sau să creați diagrame dinamice, interactive. Acest articol explică pașii

necesari pentru a crea și a personaliza fiecare vizualizare.

Ce intenționați?

Aflați despre vizualizările PivotTable o Exemplu de vizualizare PivotTable

Crearea unei vizualizări PivotTable o Pasul 1: crearea unei interogări o Pasul 2: deschiderea interogării în vizualizarea PivotTable o Pasul 3: adăugarea câmpurilor de date în vizualizarea PivotTable o Pasul 4: adăugarea de câmpuri calculate de detaliu și de câmpuri total în vizualizare o Pasul 5: modificarea legendelor de câmp și formatarea datelor o Pasul 6: filtrarea, sortarea și gruparea datelor

Proiectarea unei vizualizări PivotChart o Diferențele dintre vizualizarea PivotTable și vizualizarea PivotChart o Exemple de vizualizări PivotChart

Crearea unei vizualizări PivotChart o Pasul 1: comutarea la vizualizarea PivotChart o Pasul 2: adăugarea și eliminarea câmpuri în/din vizualizarea PivotChart o Pasul 3: gruparea, filtrarea și sortarea datelor o Pasul 4: modificarea tipului de diagramă o Pasul 5: adăugarea unei legende o Pasul 6: editarea și formatarea textului o Pasul 7: formatarea suprafeței reprezentate grafic

Aflați despre vizualizările PivotTable

Un PivotTable este un tabel interactiv ce combină și compară rapid cantități mari de date. Puteți să

îi rotiți rândurile și coloanele, pentru a vedea rezumate diferite ale datelor sursă și puteți să afișați

detaliile pentru zonele de interes. Utilizați un PivotTable atunci când doriți să analizați totalurile

asociate, mai ales atunci când aveți o listă lungă de cifre de adunat și doriți să comparați mai multe

aspecte legate de fiecare cifră.

Exemplu de vizualizare PivotTable

Următoarea ilustrație arată o interogare de date de facturare în vizualizarea PivotTable. Această

vizualizare afișează doar valorile rezumate.

 Câmpul Țară este filtrat pentru a afișa datele numai pentru Statele Unite ale Americii. Câmpul Regiune particularizată este un câmp de grup particularizat. Câmpurile de grup

particularizate vă permit să grupați elementele așa cum doriți, pentru o analiză mai bună a datelor. Aici, elementele Localitate sunt grupate în două categorii: Coasta de Vest și Restul țării.

 Valoare totală tranzacții afișează, ca valoare procentuală, valoarea totală a tranzacțiilor gestionate de către un agent de vânzări, în fiecare dintre cele două regiuni.

 Nr. de tranzacții afișează numărul de tranzacții gestionate de către un agent de vânzări, în fiecare dintre cele două regiuni.

În ilustrația precedentă, puteți compara cu ușurință date ale unor agenți de vânzări diferiți și ale

unor regiuni diferite. Pentru că tabelul este interactiv, puteți să modificați cu ușurință filtre, totaluri

și nivelul de detaliu afișat, pentru a vă putea analiza datele în modalități diverse.

 ÎNCEPUTUL PAGINII

Vizualizarea datelor detaliate

Puteți să faceți clic pe semnul plus (+) din partea din dreapta a agentului de vânzări sau de sub o

regiune pentru a vedea înregistrări individuale detaliate. Ilustrația următoare afișează date detaliate

pentru Cristina Potra.

 Aceste câmpuri detaliate există în sursa înregistrării subiacente. Un câmp detaliat calculat utilizează o expresie bazată pe alte câmpuri de detaliu. Aceste tranzacții individuale au fost gestionate de Cristina Potra în regiunea Coasta de Vest. Câmpurile rezumat și datele apar în partea de jos a vizualizării.

Puteți să faceți clic pe semnul minus (-) din partea din dreapta a agentului de vânzări sau a regiunii,

pentru a ascunde datele detaliate corespunzătoare.

 NOTĂ    Ascunderea datelor detaliate îmbunătățește performanța vizualizării PivotTable.

 ÎNCEPUTUL PAGINII

Vizualizarea elementelor individuale

Atunci când o zonă coloană are mai multe câmpuri, puteți să faceți clic pe semnul plus (+) sau pe

semnul minus (-) în partea din stânga a unui element pentru a afișa sau a ascunde elemente de

nivel inferior. De exemplu, pentru a afișa date de rezumat sau de detaliu pentru fiecare oraș de pe

Coasta de Vest, faceți clic pe semnul plus (+) din partea din stânga a textului Coasta de Vest.

Ilustrația următoare arată valori rezumative pentru fiecare oraș din grupul Coasta de Vest.

 Elemente ale câmpului Localitate grupate sub grupul particularizat Coasta de Vest. Date rezumative pentru Elgin. Dacă faceți clic aici, se afișează clienții aflați în Elgin și date rezumative pentru fiecare client. Dacă faceți clic aici, se afișează date detaliate pentru Elgin.

 ÎNCEPUTUL PAGINII

Crearea unei vizualizări PivotTable

De asemenea, puteți să creați vizualizări PivotTable și PivotChart pentru interogări, tabele și

formulare Access. Acest articol urmărește să vă explice cum să creați o vizualizare PivotTable și o

vizualizare PivotChart pentru o interogare Access.

Pasul 1: crearea unei interogări

Dacă nu aveți deja o interogare pe care doriți să o utilizați pentru vizualizarea PivotTable, creați una

nouă:

Pe fila Creare, în grupul Interogări, faceți clic pe Expert interogare dacă doriți ca un expert să vă ajute să vă construiți interogarea sau faceți clic pe Proiectare interogare dacă doriți să vă construiți singur interogarea.

Când adăugați câmpuri la grila de interogare, asigurați-vă că includeți:

Câmpurile care conțin datele pe care doriți să le rezumați (de exemplu, sumele în valută sau alte date numerice).

Câmpurile după care doriți să comparați datele, cum ar fi angajat, regiune sau dată.

Dacă intenționați să numărați elementele din PivotTable, trebuie, de asemenea, să includeți un

câmp ID unic pentru elementele pe care le numărați. De exemplu, pentru a număra facturile,

interogarea dvs. trebuie să includă ID-ul tabelului facturii.

Pentru mai multe informații despre crearea interogărilor, consultați articolul Introducere în

interogări.

Pasul 2: deschiderea interogării în vizualizarea PivotTable1. Dacă interogarea nu este deja deschisă, în Panoul de navigare, faceți dublu clic pe interogare.

2. Pe fila Pornire, în grupul Vizualizări, faceți clic pe Vizualizare, apoi faceți clic pe Vizualizare

PivotTable.

Access afișează o vizualizare PivotTable necompletată, fără câmpuri sau date.

Pasul 3: adăugarea câmpurilor de date în vizualizarea PivotTable

În acest pas, adăugați câmpurile ce formează titlurile de rând și de coloană ale vizualizării

PivotTable, precum și câmpurile detaliu și filtru. Pentru aceasta, Lista de câmpuri trebuie să fie

vizibilă.

Dacă Lista de câmpuri nu este vizibilă, pe fila Proiectare, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Listă de câmpuri.

Adăugarea câmpurilor rând

Câmpurile rând sunt cele care alcătuiesc rândurile raportului PivotTable. În ilustrațiile de la

începutul acestui articol,Vânzător este câmpul rând.

Pentru a adăuga un câmp de rând:

Glisați câmpul din Lista de câmpuri în zona marcată Fixați aici câmpurile rând din PivotTable.

Alternativ, puteți adăuga câmpul Filtru, utilizând următoarea procedură:

1. Selectați câmpul în Lista de câmpuri.

2. În partea de jos a Listei de câmpuri, selectați Zonă rând din lista verticală, apoi faceți clic

pe Adăugare la.

Adăugarea câmpurilor coloană

După cum sugerează și numele, câmpurile coloană sunt cele care alcătuiesc coloanele raportului

PivotTable. Înilustrațiile de la începutul acestui articol, Localitate și IDClient sunt câmpuri coloană.

Pentru a adăuga un câmp coloană:

Glisați câmpul din Lista de câmpuri în zona marcată Fixați aici câmpurile coloană din PivotTable.

Alternativ, puteți adăuga câmpul Filtru, utilizând următoarea procedură:

1. Selectați câmpul în Lista de câmpuri.

2. În partea de jos a Listei de câmpuri, selectați Zonă coloană din lista verticală, apoi faceți clic

pe Adăugare la.

Adăugarea câmpurilor detaliu

Câmpuri detaliu sunt cele care alcătuiesc celulele de detaliu ale raportului PivotTable. În ilustrațiile

de la începutul acestui articol, câmpurile Nume produs, Preț unitar și Cantitate sunt câmpuri

detaliu.

Pentru a adăuga un câmp detaliu:

Glisați câmpul din Lista de câmpuri în zona marcată Fixați aici câmpurile Total sau Detaliu din PivotTable.

Alternativ, puteți adăuga câmpul Filtru, utilizând următoarea procedură:

1. Selectați câmpul în Lista de câmpuri.

2. În partea de jos a Listei de câmpuri, selectați Zonă detaliu din lista verticală, apoi faceți clic

pe Adăugare la.

Adăugarea câmpurilor filtru

Câmpurile filtru sunt opționale. Adăugarea unui câmp filtru vă permite să filtrați întregul raport

PivotTable după o valoare. De exemplu, în prima ilustrație de la începutul acestui articol,

câmpul Țară a fost adăugat sub formă de câmp filtru. Ca urmare, întregul PivotTable se poate filtra

după anumite țări.

Pentru a adăuga un câmp filtru:

Glisați câmpul din Lista de câmpuri în zona marcată Fixați câmpurile filtru aici din PivotTable.

Alternativ, puteți adăuga câmpul Filtru, utilizând următoarea procedură:

1. Selectați câmpul în Lista de câmpuri.

2. În partea de jos a Listei de câmpuri, selectați Zonă filtru din lista verticală, apoi faceți clic

pe Adăugare la.

Mutarea unui câmp

Glisați numele câmpului în locația dorită. Asigurați-vă că glisați numele câmpului (de exemplu, Vânzător), nu una dintre valorile de câmp.

Ștergerea unui câmp

Selectați numele câmpului pe care doriți să îl ștergeți, apoi, pe fila Proiectare, în grupul Câmp activ, faceți clic pe Eliminare câmp.

 NOTĂ    Această acțiune elimină câmpul din vizualizare, dar câmpul este disponibil încă în sursa de

date subiacentă.

Pasul 4: adăugarea de câmpuri calculate de detaliu și de câmpuri total în vizualizareAdăugarea câmpurilor detaliu calculate

1. Pe fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe Formule, apoi faceți clic pe Creare câmp

detaliu calculat.

Access afișează o casetă de dialog Proprietăți.

2. În caseta Nume, tastați un nume pentru câmpul calculat.

3. În caseta mai mare de sub caseta Nume, tastați calculul pe care doriți să îl efectuați, de exemplu: 

PrețUnitar * Cantitate 

 SFAT    În timp de tastați calculul, puteți să utilizați lista verticală și butonul Inserare referință

la din partea de jos a casetei de dialog Proprietăți pentru a adăuga câmpuri la calcul.

4. Faceți clic pe Modificare. 

Access adaugă câmpul calculat în lista de câmpuri. 

5. Repetați pașii 2 - 4 pentru orice alte câmpuri calculate pe care doriți să le creați.

6. Închideți caseta de dialog Proprietăți.

7. Adăugați câmpul calculat în PivotTable, urmând instrucțiunile din secțiunea Adăugarea câmpurilor

detaliu.

Adăugarea câmpurilor total1. Asigurați-vă că se afișează celule de detaliu: selectați o etichetă de titlu de coloană, apoi, pe

fila Proiectare, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Afișare detalii.

2. Selectați una dintre valorile de detaliu pentru care doriți să adăugați un total.

3. Pe fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe CalculAutomat, apoi faceți clic pe tipul de

total pe care doriți să îl adăugați.

4. Repetați pasul 3 pentru orice alte tipuri de totaluri pe care doriți să le adăugați.

Pasul 5: modificarea legendelor de câmp și formatarea datelor1. În raportul PivotTable, selectați eticheta de câmp pe care doriți să o modificați.

2. În fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe Proprietăți.

3. În caseta de dialog Proprietăți, faceți clic pe fila Legende.

4. În caseta Legendă, tastați legenda dorită, apoi apăsați ENTER.

5. Setați orice alte opțiuni de formatare doriți pentru legende.

6. În caseta de dialog Proprietăți, faceți clic pe fila Formatare.

7. Utilizați comenzile de pe fila Formatare pentru a sorta datele și a formata textul și celulele.

8. Dacă raportul PivotTable conține rânduri total, faceți clic pe Ascundere detalii pe

fila Proiectare pentru a ascunde câmpurile detaliu și a afișa doar câmpurile total.

9. Repetați pașii 3 - 7 pentru a seta legende și formate pentru câmpurile total.

 SFAT    Pentru a afișa totalurile ca procent dintr-un total general, selectați unul dintre totaluri, apoi,

pe filaProiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe Afișare ca, apoi selectați totalul general

față de care doriți să creați comparația (total rând, total coloană etc.)

Pasul 6: filtrarea, sortarea și gruparea datelor

Pentru a filtra datele, faceți clic pe săgeata în jos de lângă orice nume de câmp, apoi bifați casetele de selectare pentru a obține filtrarea dorită.

Pentru a grupa datele:

1. În raportul PivotTable, faceți clic pe valorile pe care doriți să le grupați. De exemplu, pentru a grupa

mai multe orașe laolaltă, faceți clic pe primul oraș, apoi apăsați și mențineți apăsată tasta CTRL în

timp ce faceți clic pe alte orașe pe care doriți să le grupați.

2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe una dintre valorile selectate, apoi faceți clic pe Grupare

elemente. 

Access creează un nivel de grup particularizat. Puteți să modificați legenda și formatarea grupului,

utilizând procedura din secțiunea Pasul 5: modificarea legendelor de câmp și formatarea datelor.

După ce ați adăugat un nivel de grupare, puteți să selectați grupul, apoi să utilizați

comenzile Extindere câmp șiRestrângere câmp din fila Proiectare pentru a vizualiza sau a

ascunde câmpurile individuale din grup.

 ÎNCEPUTUL PAGINII

Proiectarea unei vizualizări PivotChart

Diferențele dintre vizualizarea PivotTable și vizualizarea PivotChart

Aspectul unei vizualizări PivotChart este asemănător cu cel al unei vizualizări PivotTable, cu

excepția faptului că, în mod implicit, vizualizările PivotTable afișează detalii despre date, în timp ce

vizualizările PivotChart afișează totalurile sau rezumatele datelor (de regulă sub formă de sume sau

adunări).

De asemenea, în loc de zone de rând și de coloană, o vizualizare PivotChart arată zone de serii și de

categorii. O serie este un grup de puncte de date asociate și este reprezentată de obicei în legendă

de o anumită culoare. O categorie cuprinde un punct de date din fiecare serie și este reprezentată

de obicei de o etichetă pe axa (x) de categorie.

Modificările de aspect pe care le efectuați la un tabel, la o interogare sau la un formular în alte

vizualizări sunt independente de aspectul unui obiect într-o vizualizare PivotTable sau PivotChart.

Totuși, o modificare de aspect pe care o efectuați în vizualizarea PivotTable, cum ar fi mutarea unui

câmp din zona de rând în zona de coloană, este reflectată în vizualizarea PivotChart și viceversa.

Exemple de vizualizări PivotChart

Primul exemplu de vizualizare PivotChart îi ilustrează pe cei cinci agenți de vânzări care au avut cel

mai mare volum de vânzări (așa cum se indică în totalul prețurilor unitare) în Statele Unite între

1996 și 1998. Fiecare marcator de date se extinde la valoarea de pe axa (y) de valori ce reprezintă

suma prețurilor pentru unitățile vândute.

 În zona de filtru, câmpul Țară este filtrat pentru a afișa numai prețurile unitare din SUA. Zona de date afișează totalurile pentru prețurile unitare vândute.

 Suprafața reprezentată grafic oferă un fundal pentru marcatorii de date. Liniile de grilă simplifică vizualizarea locului unde cad marcatorii de date pe axa de valori. Acest marcator de date reprezintă un punct de categorie (în acest caz, un agent de vânzări)

alcătuit din trei puncte de serie (în acest caz, anii 1996, 1997 și 1998). Zona de serie conține câmpul de serie Data comenzii. A fost adăugată o legendă în partea din

dreapta a acestei diagrame și apare direct dedesubtul câmpului de serie. Zona categorie cuprinde etichetele de categorie; în acest caz, etichetele de categorie sunt

numele agenților de vânzări. Eticheta cu valoarea axei oferă un cadru de referință pentru fiecare marcator de date.

Aceeași diagramă poate fi „pivotată” sau manipulată, pentru a ilustra seturi diferite de analize, cum

ar fi în exemplul următor, care compară principalele cinci țări/regiuni unde s-au plasat comenzi.

(Rețineți că, în acest exemplu, câmpul Vânzător se află acum în zona de filtrare, în timp ce câmpul

Țară este situat în zona de categorie).

 ÎNCEPUTUL PAGINII

Crearea unei vizualizări PivotChart

Instrucțiunile următoare se bazează pe presupunerea că ați efectuat pașii de mai sus pentru a crea

o vizualizare PivotTable.

Pasul 1: comutarea la vizualizarea PivotChart

Pe fila Proiectare, în grupul Vizualizări, faceți clic pe Vizualizare, apoi faceți clic pe Vizualizare

PivotChart.

Pasul 2: adăugarea și eliminarea câmpuri în/din vizualizarea PivotChart

În acest pas, puteți să adăugați sau să eliminați câmpuri din diagramă. Atunci când eliminați un

câmp dintr-o diagramă, datele sunt disponibile încă prin intermediul listei de câmpuri, dar nu se

afișează în diagramă.

Adăugarea unui câmp

Pentru a adăuga un câmp, glisați-l din Lista de câmpuri într-una dintre „zonele de fixare” din diagramă. Alternativ, puteți să selectați câmpul din lista de câmpuri, apoi, în partea de jos a Listei de câmpuri, selectați zona căreia doriți să îi adăugați câmpul, apoi faceți clic pe Adăugare la.

Dacă nu vedeți zone de fixare, pe fila Proiectare, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Zone de fixare.

Dacă nu vedeți Lista de câmpuri, pe fila Proiectare, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Listă de câmpuri.

Ștergerea unui câmp

Pentru a șterge un câmp, selectați eticheta sa pe diagramă, apoi apăsați pe DELETE. Alternativ, puteți să glisați câmpul departe de diagramă.

Pasul 3: gruparea, filtrarea și sortarea datelor

Pentru a face o diagramă mai lizibilă, se recomandă adesea să grupați, să filtrați și să sortați datele.

De exemplu, înilustrațiile de la începutul acestei secțiuni, datele comenzilor sunt grupate după ani,

astfel încât să fie simplu de văzut rezumate pentru fiecare an dintr-o privire, mai degrabă decât să

fie necesar să căutați fiecare dată de comandă individuală. De asemenea, datele sunt filtrate,

pentru a vedea care sunt cei cinci agenți de vânzări cu volumul cel mai mare de vânzări. În sfârșit,

fiecare marcator de date este sortat după valoarea sa totală în ordine ascendentă, pentru a fi

simplu să vedeți care dintre cei cinci agenți de vânzări a avut vânzările cele mai bune și care a avut

rezultatele cele mai slabe.

Gruparea datelor1. Selectați un nume de câmp în diagramă.

2. Dacă nu s-a afișat deja caseta de dialog Proprietăți, faceți clic cu butonul din dreapta pe numele

câmpului, apoi faceți clic pe Proprietăți.

3. În caseta de dialog Proprietăți, faceți clic pe fila Filtrare și grupare.

4. Sub Grupare, în lista Grupare elemente după, selectați opțiunea de grupare dorită. De exemplu, pe

un câmp dată, puteți să faceți clic pe Ani. Într-un câmp text, puteți să grupați după caracterele prefix,

de exemplu, după primele 3 caractere ale unui nume.

Filtrarea datelor1. Selectați un marcator de date din diagramă.

2. Dacă nu s-a afișat deja caseta de dialog Proprietăți, faceți clic cu butonul din dreapta pe marcatorul

de date, apoi faceți clic pe Proprietăți.

3. Pe fila Filtrare și grupare din caseta de dialog Proprietăți, sub Filtrare, selectați tipul de filtrare și

numărul de elemente pe care doriți să le afișați. De exemplu, pentru a vedea cele mai importante 5

elemente, selectați Susîn lista Afișare, apoi tastați 5 în caseta Elemente.

Sortarea datelor

Faceți clic cu butonul din dreapta pe un marcator de date din diagramă, indicați spre Sortare, apoi faceți clic pe opțiunea de sortare pe care o doriți.

Pasul 4: modificarea tipului de diagramă1. Faceți clic cu butonul din dreapta pe o zonă necompletată din diagramă, apoi faceți clic pe Modificare

tip diagramă.

2. În caseta de dialog Proprietăți, în lista din stânga, selectați un tip de diagramă general.

3. În lista din dreapta, selectați tipul specific de diagramă pe care îl doriți.

Pasul 5: adăugarea unei legende1. Faceți clic pe o zonă necompletată a diagramei.

2. Pe fila Proiectare din grupul Afișare/Ascundere faceți clic pe Legendă.

Pasul 6: editarea și formatarea textuluiTitluri axe

1. Selectați titlul de axă pe care doriți să îl formatați.

2. Dacă nu s-a afișat deja caseta de dialog Proprietăți, faceți clic cu butonul din dreapta pe titlu, apoi

faceți clic peProprietăți.

3. În caseta de dialog Proprietăți, faceți clic pe fila Formatare și, în caseta Legendă, tastați textul pe

care doriți să îl afișați.

4. Sub Format text, pe aceeași filă, selectați opțiunile de formatare pe care le doriți.

Etichete de date1. Faceți clic pe o etichetă de date, de exemplu, pe una dintre etichetele de pe axa categoriilor (x).

2. Faceți clic din nou pe etichetă pentru a selecta toate etichetele de pe axă.

3. Dacă nu s-a afișat deja caseta de dialog Proprietăți, faceți clic cu butonul din dreapta pe una dintre

etichete, apoi faceți clic pe Proprietăți.

4. În caseta de dialog Proprietăți, faceți clic pe fila Formatare, apoi selectați opțiunile de formatare pe

care le doriți.

Pasul 7: formatarea suprafeței reprezentate grafic

1. Faceți clic în suprafața reprezentată grafic pentru a o selecta. Suprafața reprezentată grafic este

caseta care conține marcatori de date.

2. Dacă nu s-a afișat deja caseta de dialog Proprietăți, faceți clic cu butonul din dreapta pe suprafața

reprezentată grafic, apoi faceți clic pe Proprietăți.

3. În caseta de dialog Proprietăți, faceți clic pe fila Bordură/Umplere.

4. Selectați opțiunile de formatare pe care le doriți pentru suprafața reprezentată grafic.

5. Selectați o linie de grilă din diagramă.

6. În caseta de dialog Proprietăți, faceți clic pe fila Linie/Marcator.

7. Selectați opțiunile de formatare pe care le doriți pentru liniile de grilă.