Creating and Managing a Digital Library

Library Learning Trends

ELSEVIER’S LEARNING TRENDS SERIES

Table of Contents

Cover image

Title page

Chapter 1: A Climate of Demand

Synopsis

Abstract

1.1 THE EMERGENCE OF DEMAND­DRIVEN ACQUISITIONS

1.2 LIBRARIES AND PUBLISHERS

1.3 GOING FORWARD

Chapter 6: Managing Digital Collections

Synopsis

Abstract

6.1 INTRODUCTION

6.2 ERESOURCES

6.3 DIGITAL COLLECTIONS

6.4 COLLECTION ASSESSMENT

6.5 THE ROLE OF MANAGERS AND ADMINISTRATORS

6.6 CONCLUSIONS

Chapter 13: Staffing the Libraries of the Future

Synopsis

Abstract

Chapter 12: Altmetrics and Research Support

Synopsis

Abstract

12.1 INTRODUCTION

12.2 TRADITIONAL METRICS

12.3 NEW METRIC­ALTMETRICS

12.4 RESEARCH ON ALTMETRICS

12.5 FUTURE OF ALTMETRICS

12.6 LIST OF TRADITIONAL CITATION­BASED AND ALTMETRICS TOOLS

Chapter 6: EBook discovery metadata

Synopsis

Abstract

6.1 Structure of the discovery metadata chapter and parts

6.2 What is discovery metadata?

Notes

6.3 Why MARC?

6.4 What is the MARC 21 standard?

6.5 Other eBook metadata containers

6.6 Original and copy cataloguing

6.7 Subject headings

6.8 Classification

Notes

For those tempted to begin reading this book at this chapter

6.9 What does bulk processing mean?

6.10 What is a record set?

6.11 Sources of record sets

6.12 Multiple modes for providing record sets

6.13 When record sets aren’t available

6.14 Collaboration between library functions

6.15 KBART for eBooks

6.16 Bulk processing of record sets

6.17 Record loading

Questions to answer and documentation to include

6.18 Updating record set metadata

Notes

CHAP T E R   1

A Climate of DemandLaura Costello

SynopsisThe  shift  from  traditional  print  collections  to  the  emergence  of  e‑books  and  demand‑driven acquisitions

AbstractThis chapter describes the conditions that produced demand‑driven acquisitions (DDA)in libraries, from the collection assessment literature produced in the 1960s and 1970s tothe  emerging  ebook  research  in  the  early  2000s.  Budget  changes  for  libraries  andsignificant  disruptions  to  the way  information  is  produced,  published,  and distributedcreated a  climate  ready  to  experiment  and accept  a  radical  change  in  the way  librariesbuild  collections  for  users.  This  chapter  discusses  the  particularities  of  the  changingrelationship  between  libraries  and  publishers  and  goes  on  to  describe  several  changesthat may become part of the future of DDA.Laura Costello is Head of Research & Emerging Technologies at Stony Brook Universitywhere she works to apply new technologies to existing library and education practice.

The  fiscal  troubles  and  technological  advances  of  the  early  2000s  represented  aturning  point  for  libraries  of  all  kinds.  The  2007–09  financial  crisis  caused  awithdrawal of state funding for public institutions, while private universities andlibraries  saw  a  reduction  in  endowments  (Geiger,  2015).  Along  with  thesereductions, the prices of scholarly monographs and serials, which had been risingthrough the 1980s (Carrigan, 1996; Rossmann & Arlitsch, 2015), continued to risebeyond  the  rate of  inflation.  Increased  scrutiny of  the  cost  and values of highereducation along with growing interest  in the technology and content of distancelearning began  to  change  the way patrons  interacted with  libraries. Along withthese usage changes, libraries faced shrinking collection spaces, a larger demandfor  new  types  of  collaborative  spaces,  and  a  stagnation  in  building  expansions(Mays, 2012).

Though  collection  assessment  has  always  been  an  important  part  of  libraryservice,  these  changes have  led many  librarians  to  approach  collection  buildingwith  data‑driven  a�ention  to  budgets  and  an  awareness  of  their  finite  storagespaces.  Librarian  resourcefulness  and  new  options  from  vendors  have  led  toexperimentation  with  different  methods  and  formats.  Strategies  that  had  beenaround for decades, like collaborative collection building, consortia participation,floating collections,  and working with nonlibrary partners have  taken on a newurgency. Newer strategies like evidence‑based collection development, short‑termloans,  and pay‑per‑view  emerged  and  have  been  quickly  and  broadly  adopted.The changes made to policies and acquisitions strategies have had an impact onlibrary  service  at  all  levels,  from ensuring  that patrons  are  able  to find and useinformation (Hedlund & Copeland, 2013) to keeping the peace and the lights onas units of  the  library  that once  functioned separately suddenly find  themselvesthrown together in new workflows (De Fino & Lo, 2011).Libraries have been experiencing flat or reduced budgets since 2008, and much

of  the  personnel  expansion  in  libraries  has  been  towards  electronic  resourcesmanagement and development. With these developments there has been a greaterexamination  of  workflows  and  costs  in  libraries,  including  examinations  ofcataloging and processing workflows. This has led to more outsourcing as well asa greater reliance on electronic resources. The same financial pressures that havemade  budgets  static  have  also  impacted  publishers.  Sixty  percent  of  publishersindicated  that  their  business  models  were  impacted  by  the  2008–09  economicdownturn (Moeller, 2013).Like  all  organizations,  libraries  have  become  more  data‑driven  and  our

institutions and funders require quantitative proof of usage and financial decisionmaking.  Demand‑driven  acquisition  (DDA)  is  an  appropriate  model  for  thisbecause of the opportunities for data collection, the options for loan and purchase,and  the  high  circulation  rate,  which  helps  justify  increased  costs  and  morecomplex workflows. The University of Maryland  is an example of an  institutionthat used DDA to overcome budget difficulties, opting for three short‑term, 24‑hloans  before  a  multiuser  license  was  purchased.  They  also  built  in  a  manualoverride  for  the  short‑term  loan  process  so  they  could  purchase  a  multiuserlicense right away for titles  that seemed popular (Mays, 2012). Short‑term loans,which  give  users  full  access  to materials  for  a  limited  time,  have  an  additionalbenefit  for  budget  justifications  because  it  is  easy  to  contrast  the  level  of  accesswith the cost of purchasing all the titles outright. The library literature at the endof  the  first  decade  of  the  21st  century  is  full  of  examples  like  the  one  at  theUniversity of Maryland and many of  the DDA programs that began during thistime are now mature and standing methods of purchase.Increasing  prices  for  serials  have  remodeled  the way  libraries  allocate  funds,

most  libraries  are  now  devoting  less  than  a  quarter  of  their  total  acquisitionsexpenditures  to  books  and  spending most  of  their  budgets  on  electronic  serials

(Rossmann & Arlitsch, 2015). Bob Holley theorizes that it is possible that the riseof  DDA  is  enabling  a  reduced  expenditure  on  monographs  by  ge�ing  facultymembers  and  other  active  patrons  what  they  need  without  developing  aspeculative collection of materials for other patrons to discover (Holley, 2011). In a2010  issue  of Against  the  Grain,  John  D.  Riley  suggested  that  libraries  took  soquickly  to  DDA  because  they  had  already  adopted  a  needs‑based  purchasingmodel as a result of shrinking acquisitions budgets (Riley, 2010).DDA supports active patrons at  the point of need and there  is some evidence

that this strategy also supports subsequent circulations in the research, which willbe discussed at length in Part II of this volume. It is still difficult to know whetherDDA is a good model for everyone; inexperienced or passive patrons who mightnot have a good idea of what they need until  they see and use library resourcesmay  be  left  out  by  a  strategy  that  requires  proactive  use  of  library  materials.Publishers used to a certain percentage of fluff purchasing by libraries may needto adjust their policies. One of the primary fears of DDA is that we may not knowif  there  are  implications  for  these  stakeholders  until  after  it  is  too  late  to  assistthem.On  the  other  side  of  this,  there  has  also  been  an  explosion  in  the  research

surrounding DDA and other user‑driven  acquisitions  strategies  and  researchersare  a�uned  to  the  criticisms  as well  as  the  benefits  of DDA programs.  There  isevidence that DDA programs of all kinds are serving patrons well and increasingthe usage of collections. In a data‑driven world, the benefits of shrinking costs peruse  and  the  evidence  of  what  seems  to  be  blossoming  usage  of  electronicresources  is more valuable  than ever. Careful  assessment  is necessary  to  ensurethat we are meeting the needs of all patrons, from those motivated enough to goto great lengths to request what they need to those who access library resourcesfor the first time the night before an assignment is due, but the tools and strategieswe  are using  to  accomplish  this  goal  are  becoming more  available  and  reliable.There is cause to be cautiously optimistic about the state of acquisitions.

1.1 THE EMERGENCE OF DEMAND­DRIVENACQUISITIONSRichard  Trueswell  suggested  in  1969  that  20%  of  a  typical  academic  library’scollection  generated  about  80%  of  circulations  (Trueswell,  1969).  This  idea  hasbeen  tested  several  times  with  mixed  results.  Some  librarians  find  that  it  isrepresentative  of  how  circulations  generally  fall  in  their  traditionally  acquiredcollections,  though it  leaves out some important factors  like the age of the itemsand the time that the items have already spent on the shelf (Burrell, 1985). Whatwe know for certain about Trueswell’s ratio is that it does not apply equally to alllibraries. Factors like discipline, type of library, and proportion of undergraduate

to graduate users change both the breadth and depth of circulations in any givenlibrary  (Alan,  Chrzastowski,  German,  &  Wiley,  2011).  OhioLINK’s  massiveconsortium study is a great representation of this, they found that circulation rateswere effected by the age of the materials, the institution, and the discipline (Force,Gammon, & O’Neill, 2011).Ohio State University Libraries traces the “just in case” acquisitions model back

to  the  rise  of  universities  after  World  War  II,  when  there  was  an  influx  ofenrollment and money from returning veterans. In order to provide for this boomand  the  future  students  that would  follow,  universities  began  developing  largecollections  and  models  for  continuing  to  collect  materials  that  they  predictedwould circulate. Changes toward the turn of the 20th century caused institutionsincluding Ohio State University to begin examining this policy and experimentingwith alternatives (Hodges, Preston, & Hamilton, 2010).These alternatives have made an impact, but circulation issues are complex and

there  are  several  significant  examples  of  both  large  percentages  of  uncirculatedmaterials  and  concentrated  groups  of  hyper‑use  materials.  Penn  State  and  theUniversity of Illinois at Urbana–Champaign (UIUC) analyzed their print approvalplan circulations from 2004–05 and found that 31% of Penn State’s materials and40% of the UIUC materials did not circulate within 1–2 years. Twenty‑four percentof  Penn  State’s materials  and  9% of UIUC’s materials  circulated more  than fivetimes  within  the  same  period  (Alan  et  al.,  2011).  The  University  of  Liverpoolfound  a  similar  ratio  with  ebook  package  materials,  40%  of  these  had  notcirculated  in 2 years and 3.4% of  items circulated more  than five  times within ayear (Bucknell, 2010). Low circulation rates were also revealed in the University ofPi�sburgh  study  (Kent,  1979)  and  further  echoed  by  a  2010  Cornell  Universityreport  that  suggested  55%  of  the  University’s monographs  acquired  since  1990had never circulated (Goedeken & Lawson, 2015).Amy  Fry’s  article  in  Library  Philosophy  and  Practice  thoroughly  examines  the

confirmed  data  we  have  on  print  circulations  and  suggests  that  these  dismalpercentages  may  not  tell  the  whole  story  of  traditionally  acquired  printcirculations  in academic  libraries  (Fry, 2015). The ebook frenzy and rise of DDAprograms  in  2010–11 did  seem  to  have  an  impact  on  the way print  circulationswere  portrayed  in  the  literature.  Though  it  is  tempting  to  compare  thephenomenal  circulations  and  daringly  low  costs  per  use  of  ebook  DDA  totraditionally  acquired  physical  monographs,  they  are  very  different.  We  knowthat our common measures of use for both print and ebooks present  incompletepictures of how our users interact with our resources.What we can tell  though,  is  that ebooks cast a much wider net of use and are

capturing  more  kinds  of  use,  both  scholarly  and  glancing.  Our  traditionalcirculation measures only  suggest  that  someone once had an  intent of  seriouslyusing  the  book  and  their  actual  behavior  may  have  been  quite  different.  Wecannot see, as we do  in ebooks,  the users  that  take our  items off  the shelf, page

through them or read them for a moment and then put them back on the shelf, butwe also lose data about the books that were deeply important to the research of afew users. There is simply not a very good measure for the use of physical books(Danielson, 2012) and this factor restricts our ability to compare the two formatsin fair ways.We  also  know  that  institutional  and  individual  differences  between  libraries,

which  may  not  be  obvious  when  looking  at  only  circulation  data,  impact  thedepth  and  breadth  of  circulations  even  in  institutions  with  similar  rates  andmethods of purchase. The Penn State and the UIUC study we examined earlier inthe  chapter  is  a  good  example  for  this  phenomenon.  Penn  State’s  biggerpopulation and increased course reserve circulations are probably responsible forthe wider circulation of materials they observed. Creating collections and se�ingup  DDA  trials  that  are  appropriate  for  the  size  and  population  of  particularlibraries is very important. This concept of right sizing may have had an impact onthe percentages of uncirculated and hypercirculated materials that each universityobserved.  Penn  State  and  UIUC  had  similar‑sized material  pools  at  13,658  and11,037  respectively,  but  Penn  State’s  user  population  was  around  98,000  at  thetime while UIUC’s was  around  45,000  (Alan  et  al.,  2011).  The  concepts  of  rightsizing,  uncirculated  material  counts,  and  hypercirculations  are  importantmeasures that will come up again in the research analysis. This volume will usethe  term  hypercirculation  to  refer  to  the  group  of  materials  with  the  mostcirculations in a particular collection, not to refer to a specific number. The rates ofcirculation  differ  greatly  between  ebooks  and  physical  books  and  betweenmaterials acquired in different ways, but there is a lot to learn from examining thegroup  of  materials  that  performs  particularly  well  in  usage  for  each  of  thesecollections.There  is  a  lot  of  conflicting  information  about  ebook  access,  but what  seems

clear is that ebooks are becoming more common in libraries (Sharp & Thompson,2010)  and  users  are  becoming  more  open  to  reading  ebooks  under  somecircumstances, even if  they generally prefer print (Mizrachi, 2015; Walton, 2014).Ebooks  are  also  good  tools  for  assessment;  they  capture  a  lot  of  the  data  thatphysical books are missing including the many glancing and few deep uses. Thiswide net of usage is undoubtedly part of the reason that ebook circulations lookso good to librarians. As anyone who has worked in a library can a�est, the usesof  spaces,  services,  and  collections  encompass  ideal  use,  but  are  also  home  tomany  other  sorts  of  activities  and  uses.  Though  data  for  this  are  impossible  tocollect, it is likely that physical book circulations exclude a lot of these alternativeuses  and  digital  book  circulations  probably  erroneously  include  them  (Rose‑Wiles, 2013).Even if physical items that spend their lives on the shelf are not as extensive as

initially quoted, most  libraries  still want  to  avoid  spending money on materialsthat patrons do not use. The University of Nebraska‑Lincoln estimated that they

spent an average of $325,137 per year between 2003 and 2008 on books  that didnot  circulate  and  that  is  with  a  relatively  respectable  percentage  of  circulatingmaterials at about 54% (Tyler, Melvin, Yang, Epp, & Kreps, 2011). The Universityof Alaska Fairbanks looked at one example of a $55,000 approval plan investmentover 1 year in engineering. Within 5 years only 10% of those books had circulated(Jensen,  2012).  Cornell  University  Libraries  also  found  that  55%  of  theirtraditionally selected items published since 1990 had not circulated (Walker et al.,2010). This  climate of physical  book assessment  evolved alongside  the practicesfor DDA and the two literatures directly influence one another.One  of  the  common  goals  of  print  and  ebook  collection  building  is  to  create

collections  that  are  broadly  used  and  another  is  to  create  collections  that  aredeeply used.  Ideally,  librarians would be able  to create collections  that are usedboth  broadly  and  deeply,  but  different  formats  and  collection  developmentactivities have different strengths. A diverse collection development strategy withclear  goal  se�ing,  robust  assessment,  and quick  iterations  of  experimentation  isthe best way to build collections with a wide percentage of use and the capacity tosupport deep,  sustained  research. DDA can be  a  great part  of  this  strategy  andassessment,  both  of  DDA  programs  and  of  other  collections  in  the  library,  canhelp  collection  development  evolve  and  change  towards  broader  and  deeperusage.Removing  barriers  to  change  is  the  first  step  in  this  process.  Thomas  Peters

observed in 2000 that “computers have changed everything—except perhaps theworking  assumptions  and  beliefs  of  the  majority  of  collection  developmentlibrarians” (Peters, 2000). Even though many years have passed since Peters wrotethis, our strategies and goals have not developed as quickly as our  technologiesand  tools.  Individual  librarian  a�itudes  are  seldom  the  cause  of  slow  rates  ofchange  in  libraries,  but  institutional  ideas  at  the  library  and  global  levelsometimes  make  for  hard‑won  progress  in  changing  styles  and  methods  ofcollection  building.  Library  acquisitions  operate  in  a  digital‑enabled world  thatcomes  from  a  strong  print  tradition  and  shaking  off  the  workflows  andassumptions of print is a process that is still in progress. Fortunately, along withthe technologies that offer greater collection development control to our patrons,have come new tools and strategies to evaluate our holdings.One of the most common criticisms of DDA as a strategy is that patrons fail to

distinguish  their  immediate  research  needs  from  their  learning  requirements(Sens & Fonseca, 2013). DDA shifts the burden of cooking up a collection from asmall group of  librarians  to a  large group of patrons, but  librarians still have  tostock  the kitchen with  the  ingredients  that will make  for  the best  outcome. Thework  of  selection  librarians  shifts  in  DDA  to  creating  the  profile  from  whichpatrons will choose. They have the freedom to include resources that are outsidethe  traditional  scope,  but  all  should  be  of  sufficient  quality  that  they will  havelong and fruitful lives on the shelf. Another common issue for DDA programs is

that  they  do  not  serve  all  stakeholders  equally.  Patrons  that  use  the  librariesbenefit  most  from  the  inclusion  of  DDA  and  patrons  that  rely  on  using  bookcollections  on  the  shelf may  be  left  out  of  some DDA decisions  (Walters,  2012)though  they may  be  the  beneficiaries  of  users with more  foresight  and  similarresearch interests.There are also some barriers that are unique to ebook programs. The success of

ebooks depends  on  both  the user’s  equipment  for  access  and  the  availability  ofdigital  books  to  the  library  market  (Benhamou,  2015).  Ebook  availability  hasimproved, but  it still  is not universal. The University of Mississippi conducted acollection assessment by looking at books that had circulated for the first time in2012  to  see  how many  of  these  could  have  been  purchased  on  demand.  Theyfound that 8020 titles were used for the first time in 2012 and, of these, 6130 titles(76%) were available  for purchase as ebooks. Some of  the  titles were also  in  thepublic domain,  so only  21% of  titles were unavailable  for purchase or  access  inany electronic format. The University participates in a consortium and only 1% ofthe  titles  could  not  be  purchased,  accessed  freely,  or  borrowed  from  anothermember institution. Sixty‑four percent of the titles had been published after 1990(Herrera,  2015).  This  is  a  promising  strategy,  especially  as  publisher  backfilesmove  towards greater  electronic access.  It  also  represents an exciting possibilityfor  increased  on‑demand  purchasing  and  reduced  “just  in  case”  purchasing.  Iflibraries  can get nearly  anything on demand,  the  task of  stocking  libraries withmaterials that patrons might need becomes less essential.Ebooks are considered to be leased rather than purchased outright because the

vendor  almost  always  owns most  uses  of  the file  and  the proprietary platform.Because ebooks are not owned, they cannot be sold or transferred (Walters, 2014).Vendor  license  terms often specify  that  these materials are restricted from beingshared  via  interlibrary  loan  (Radnor  &  Shrauger,  2012).  Even  perpetual  accesstitles  might  be  considered  leased,  because  the  future  of  any  given  platform  orvendor is uncertain. The move from physical to ephemeral seems frightening andradical,  but  it  does  not  necessarily  represent  a  fundamental  shift  from  the waylibrarians  have  always  managed  collections.  We  have  always  had  to  makepreservation  plans,  it’s  not  a  flood  or  fire  that  is  going  to  destroy  ebookcollections,  but  there  are  other  digital  natural  disasters  that  might  impact  ourcollections  like  obsolescence  or  companies  collapsing,  and  it  makes  sense  forlibraries  to make a preservation plan  in  the  event  that  these  things happen. Fordigital  items  this  is  not  every  few  years  or  so,  but  at  the  time  of  licensing  andlicense  renewal.  This  process  should  begin  to  involve  more  people  at  theinstitutional  level,  it  is no  longer  simply an  issue  for acquisitions  librarians, butinvolves  many  other  workflows  as  well  as  including  preservation,  interlibraryloan, and collection management.Ebooks  also  can  be  challenging  to  promote.  Because  these  items  are  not

physically  visible,  libraries  must  work  hard  to  ensure  that  these  resources  are

easily  accessible  via  the  catalog  and  available  for  both  browsing  and  activelysearching patrons. These materials should be clearly and proudly differentiated asebooks  and  libraries  should  select  discovery  platforms  that  clearly  representebooks and ensure that access is seamless. Kent State evaluated how users cometo access ebooks and found that most users were accessing specific titles throughthe  library’s  bibliographic  catalog  rather  than  browsing  for  titles  on  the  Ebraryinterface.  An  overwhelming  number  of  these  searches  came  from  generalkeywords, with a not insignificant portion coming from title and author searches.The researchers called these accesses “full‑orthodox” because they showed somewill  on  the  part  of  the  patron  in  seeking  out  a  specific  title  or  topic.  They  alsofound that when users clicked the first result, they were significantly more likelyto  trigger  the book. The  researchers  took  this  as  a  sign  that users had  intentionwhen  searching  to  find  specific  titles,  many  of  the  keyword  searches  actuallycontained  significant  numbers  of  words  from  the  specific  triggered  title.  Theirresearch  revealed  that  over  70%  of  trigger  purchases  were  associated  withsearches  and  click‑throughs  from  the  bibliographic  record  (Urbano,  Zhang,Downey, & Klingler,  2015). This means  that  the catalog  is  still  a very  importantdiscovery interface for users and that ensuring users are able to find materials inthe online catalog is as important as making sure they can find their way aroundour physical stacks.Ebook  visibility  is  also  important  for  library  branding.  Many  libraries  are

reducing their print collections to make more space for patrons, but continuing tobrand the library as a space to get information and access resources is important,even if those resources are invisible to users walking into our buildings. Since thedigital  transition,  libraries have  endured  a period of  identity  transition  and ourwork  experimenting with  new  formats  and methods  has  ensured  that  librarieshave remained relevant to our users. Promoting this spirit of inquiry to our usersis essential to the library mission as our spaces transform from book repositoriesto active and evolving information spaces.Though  there  are  many  roads  to  increasing  patron  input  in  collection

development,  the  rapid  rise  of  DDA  and  the  vast  majority  of  the  researchpublications on this subject are strongly tied to the demand for and availability ofebooks. Many universities are developing programs and courses to meet a greaterdemand for online and distance education. For academic libraries, this means thatour student body and patron base is increasingly far‑flung. Academic publishershave jumped on the digital bandwagon and every year more titles are available inthis  format.  For  public  libraries,  this  road  has  been  rockier  but  the  demand  fordigital  content  spiked  in  the  early  2000s  and  continues  to  rise,  albeit  at  a moremoderate pace. DDA does not always involve ebooks, but the strategy that tookthe  acquisitions world  by  storm  in  2010–11 was  catalog‑integrated  ebook DDA.Physical books can also be acquired via DDA, and many examples of this will beexamined,  but  the  fate  of  the  strategy  is  inexorably  tied  to  the  digital  format.

Libraries,  especially  public  libraries,  have  long  used  informal  suggestions  andmore  formal  suggestion  request  forms  to  connect  with  patrons  and  developcollections, but interlibrary loan‑to‑purchase programs and a greater emphasis onthe benefits of patron‑selected materials in the early 2000s led to a grand adoptionof catalog‑integrated electronic DDA when the option became available  throughcommon vendors (Fulton, 2014).The  rise  of DDA  is  strongly  tied  to  the  explosion of  new  ebook platforms,  e‑

reader technologies, and ebook research in 2010–11. In 2010 and 2011 DDA saleswere growing in popularity and sales of ebooks in the personal market were alsoat record highs. This time period marked the beginning of increased acceptance ofthe  electronic  format.  An  American  Library  Association  report  specified  thatebook sales rose 210% between 2010 and 2011, but print volumes still accountedfor  79%  of  trade  sales  (Besen  &  Kirby,  2012).  By  the  end  of  2011,  Amazonannounced  that  their  electronic  sales  had  surpassed  their  print  sales  (Miller  &Bosman, 2011). Though ebooks were still a small percentage of book sales from allretailers,  this  was  a  proof  of  concept  that  ebook  sellers  offering  competitivepricing  and  extraordinary  convenience  could  change  the  reading habits  of  theircustomers from print to blended or even fully digital.This new acceptance of ebooks also had an impact on library purchasing. The

J.N.  Desmarais  Library  of  Laurentian  University  explored  their  ebook  usageduring  and  after  this  period.  Making  ebooks  discoverable  is  of  upmostimportance. Laurentian does this by pu�ing links to all of its ebooks immediatelyup  on  the  library’s  website.  They  found  that  during  the  first  7  years  of  ebookacquisitions (2002–09) they experienced a steadily increasing interest in searchingand viewing ebooks. In 2010 they saw an exponential increase in both interest andacquisitions.  They  added  about  30,000  ebooks  to  the  collection  and  there was  ahuge increase in searches and viewings for the ebook content (Lamothe, 2013).In the intervening years, digital sales have plateaued in popular reading (Alter,

2015)  and  libraries,  especially  public  libraries,  have  faced  an  uncertain  andfrequently  changing  ebook  market  (Benhamou,  2015).  Ebook  purchasing  hasfluctuated  in  public  libraries  but  the  bump  in  demand  through  the  early  2000sestablished vendors and protocols  that have made digital purchasing at  least assimple as print both in personal purchasing and in most academic libraries. Thereare no certainties about the future of ebooks but many possibilities. As with anyformat,  ebooks  have  drawbacks  like  restrictive  licenses,  promotion  challenges,and sometimes even resistance within library communities. Ebooks also tend to bemore  expensive  than  print  titles  though  there  are  many  more  options  forpurchasing  these  materials  and  a  lot  more  flexibility  for  models  in  the  future.Movements like open access might shift the payment paradigms that libraries areused  to,  but  the  purchasing  strategy  for  print  books  is  unlikely  to  change  verymuch. Access to ebooks is very diverse. The most recent Pew study indicates that68%  of  adults  now  own  a  smartphone  and  86%  of  adults  ages  18–29  use

smartphones.  Computer  ownership  among  adults  in  this  age  group  has  alsodropped, from 89% in 2012 to 78% in 2015 (Anderson, 2015).The method of access, though it does not change the format of the item, should

shape the way libraries  think about providing devices to support  their demand‑driven  acquisitions programs. Acquiring more desktop  computers,  laptops,  andlarge‑format screens might drive ebook use more than the purchase of dedicatede‑readers and support for users of smartphones and tablets should be among themain  objectives  of  library  service.  The  personal  and  library  institutional  ebookmarkets have thus far remained very separate, with Amazon and Barnes & Nobleaccounting for more than 85% of personal ebook sales and other companies  likeEbrary, Proquest, and EBSCO accounting for most academic library sales (Surveyof  Ebook  Penetration  and  Use  in  US  Academic  Libraries  (New  York:  LibraryJournal,  2010)). The major differentiators between  these  two groups are  in priceand licensure. It may be that these two markets become more differentiated, but ifa  large‑scale  player  in  the  personal  ebook  space  like  Amazon  begins  to  offerinstitutional  licensing  the  landscape  of  library  ebook  purchasing  could  changegreatly.

1.2 LIBRARIES AND PUBLISHERSIn  addition  to  changing  the way  libraries  serve  patrons, DDA  also  changes  therelationship  between  libraries  and  publishers.  DDA  and  the  rise  of  ebooks  hasraised questions about how use‑based spending will affect publishers as librariesmove  from purchasing  entire  catalogs  to only purchasing materials patrons use(Fischer,  Wright,  Clatanoff,  Barton,  &  Shreeves,  2012).  The  reshuffling  ofacquisitions  programs  in  preparation  for DDA  initiatives  has  caused publishersand  librarians  to examine  their complex relationship and evaluate  the  impact ofthe  greater  patron  focus  in  collection  building  and  the  increasing  prevalence  ofdigital  materials.  Librarians  cannot  predict  what  will  happen  to  the  ebookindustry  as  it matures.  This  is  a  caution  borne  from multiple  iterations  of  newlibrary  technologies  that  were  sometimes  sustainable  and  sometimes  becameobsolete  almost  as  soon  as  we  had  invested  money  in  them  (Sens  &  Fonseca,2013).  Many  libraries  are  burdened  with  aging  formats  and  hardware  that  areincreasingly expensive and difficult to maintain even as their usage declines. Thenext  generation  of  librarians  may  very  well  need  to  sift  through  our  elderlyebooks, hosted on rapidly aging software and making clu�er and trouble  in ourstreamlined  zippy  future  online  catalogs.  It  is  also  possible  that  the  dream  ofperpetual access will come true for libraries. Like any industry riding the squall oftechnology, we need  to grasp  the most  likely  lifeboat  and hope  that  it does nothave  too many  holes. We  continue  to  do  our  best  to  provide  for  the  needs  ourusers  have  now  while  trying  to  keep  an  eye  on  what  is  coming  up.  Neithervendors nor libraries can predict the future of technology and we are all going to

have  to work  together  to ensure  that we are doing  the best possible assessmentand planning for it.DDA changes the balance between libraries and publishers in significant ways.

Instead of purchasing a  reliable quantity of newly published  titles, DDA movespurchasing  to  the  point  of  need,  sca�ered  across  the  semester  and  sometimesdipping back into older publications. The publishing model for many publishersoperates on the assumption that many libraries will purchase broadly and in theprocess acquire many materials  their communities never use,  this  is particularlytrue for scholarly and academic presses. DDA is disruptive for publishers, but thegoals of libraries and publishers are still aligned. Robust DDA programs are goodfor users, libraries, and publishers. Increasing the discoverability of ebook recordsand  making  ebooks  more  usable  and  flexible  is  a  process  that  librarians  andpublishers will  take  on  in  collaboration  as  user  data  continue  to  shape productand collection development (Seger & Allen, 2011).This  greater  alignment  is  a  shift  for  libraries  as  well.  Jean‑Mark  Sens  and

Anthony  J.  Fonseca  warn  that  academic  librarians  ought  not  to  embrace  DDAprograms  too  quickly,  because  the  increasing  similarity  of  library  catalogs  tobookstores  puts  the  brand  at  risk.  Sens  and  Fonseca  also  warn  against  theincreasing  weight  of  publishers  in  the  representation  of  library  records  (2013).This  worry  is  compounded  by  the  presence  of  library  publishers  in  discoveryplatforms and  their power  to optimize  results  towards  their own materials. Theoligarchical  distribution  of  library  technology  and  publishing  means  that  formany libraries, the same company or small group of companies is producing bothcontent  and  discovery  tools  and  in  this  relationship  there  is  the  potential  forabuse. Patron choice is important particularly for DDA programs and data‑drivencollection  development,  so  librarians  should  be  vigilant  over  the  search  resultweight in discovery systems so the friendly publisher is not skewed over the rightcontent for the right patron. Barbara Quint warns in her Information Today article,“Do we let publishers and vendors design our collections and just tell them whatwe’re going  to get?”  (Quint, 2014). With  increasing alliances between publishersand  the vendors of discovery  systems,  this  is  a very  real  threat  to our  searches.Librarians  should  monitor  this  carefully  and  examine  alternative  discoverystrategies  if  the  major  discovery  systems  fail  to  give  librarians  full  control  totweak their search algorithms and change the weights of different providers.Some publisher costs, like distribution and printing, will decrease with the rise

of  ebooks,  but  some  costs,  like management  and making materials  visible, willincrease. The turn to ebooks takes the power out of the hands of publishers to bethe sole arbiters of what information gets turned into a book. Because the costs ofproducing  a  book  are  lowered,  the  market  should  begin  to  fla�en  out  with  areduction  in  the barrier  to entry. This might be similar  to what we have seen asthe music industry has gone digital.

Users are still going to seek out the book equivalent of Beyoncé on establishedplatforms,  but  reputable,  reliable  sources  for  discovering  new  content,  likeBandcamp (h�ps://bandcamp.com/) will begin to rise up and legitimize as sourcesof  information. This process will be disruptive not only for publishers’ costs butfor the evaluation of library materials. Publisher quality used to inform collectiondevelopment decisions, but in the future of publishing quality materials might beproduced by anyone. Libraries must seek to understand this system, or find waysto help patrons access materials that might not be a traditional book or publishedthrough a publisher, but might be good for collections anyway (Benhamou, 2015).DDA is a good model for this, but libraries have to be proactive about ensuring

that  these  materials  can  be  accessed  by  patrons.  The  work  of  collectiondevelopment is becoming a more serendipitous process. While libraries may havefavored  publishers,  formats,  and methods  for  obtaining materials,  it  seems  likepatrons  are  finding  their  resources more  often  on  the web  and  looking  for  thematerials they have discovered in libraries after the fact.Libraries  are  also  pushing  on  publishers  harder  to  provide  fair  terms  for

ebooks. Several librarians at UNC Charlo�e have been working on an initiative topush academic ebook vendors  towards policies and standards  that are good  forthe long‑term collection health of libraries. UNC Charlo�e began this initiative in2014 with a Charleston Conference presentation that explored the sustainability ofacquiring  only  ebooks  that  ensured  perpetual  access,  allowed  for  an  unlimitednumber  of  simultaneous  users,  and  were  free  from  digital  rights  management(DRM). They recruited a working group of professionals from libraries, consortia,and publishing and have secured a Mellon grant  to explore  these  issues  further(Hamaker,  2016). Other platforms  like Portico  and LOCKSS/CLOCKSS  focus onthe  shared  interests of  librarians and publishers  to minimize  future  informationloss.The Claremont Colleges  have  been  investigating  purchasing DRM‑free  books

directly from publishers for years. It is likely that these types of books (which canbe  fully  “owned”  by  the  library,  that  is:  distributed,  downloaded,  printed,controlled,  etc.)  won’t  ever  be  integrated  into  something  so  sleek  as  catalog‑integrated ebook DDA, but  if  libraries are  investing heavily  in ebooks without aguarantee that they will stick around forever it’s worth investigating (Price, 2011).Another  argument  from  Sens  and  Fonseca  questions  whether  librarian  and

publisher  needs  are  really  as  well‑aligned  as  we  tend  to  think.  It  is  true  thatpublishers  had  the  need  and  desire  to  push  a  profitable model  for  ebook  saleseven  before  libraries  sought  them  out,  but  there  are  very  practical  reasons  thatlibraries  approach  ebooks.  Ebooks  are  useful  for  sharing  our  progress  withstakeholders, because we are able to back up their existence with extensive usagedata,  it  is  quick  and  easy  for  us  to  produce  impressive  statistics  that may  helpkeep our budgets stocked. They are also good for the kind of public relations thatuniversities are doing right now, offering new types of online learning initiatives

requires a well‑stocked electronic library that is accessible both on and off campusand  this  is  an  ecosystem  that  still  requires  both  journals  and monographs.  Forpublic libraries, ebooks help us deliver the materials they want in new ways (Gray& Copeland, 2012).Joseph  Esposito  has  wri�en  prolifically  about  the  impact  of  these  new

acquisitions policies on the business practices of publishers. He continues to writefor  the Scholarly Kitchen  (h�p://scholarlykitchen.sspnet.org/). He notes  that  costreduction policies in libraries necessitate changes in publisher workflows. DDA ornot,  our  budgets  are  shrinking.  Esposito  also  suggests  that  the  differentpurchasing model, that is triggers not coming at the point of publication but at thepoint of  trigger  (which might be much  later)  could  impact publishers’ ability  toplan.  He  counsels  that  publishers  will  deal  with  DDA  in  different  ways,commercial publishers might experiment with including or excluding titles fromDDA programs  to  observe  the  effects  on  sales, while  university  presses  shouldfocus on  long‑term  relevance,  since many of  their  titles  are of  the “long  tail” ofacademia which may be triggered even years after publication.There  is a potential  scenario  in which university presses  lose  so much money

that they begin to restrict output, though this is just an extension of a process thathas been happening for years already. One of the most compounding issues withthis is that at the same time DDA is becoming a serious strategy, course adoptionpurchasing  is  anecdotally declining  as  libraries  begin  to  offer more  reserve  andcourse books for checkout. A lot of this is pure speculation though, since there arenot good published numbers on how many books from these presses are sold tolibraries  and whether  that  percentage  is  declining  (Esposito, Walker,  &  Ehling,2013).  Esposito  also  suggests  in  a  later  article  that  as  libraries  become  lessdependent on stocking libraries with all the relevant titles and more dependent ondata to make collection development decisions, publishers and vendors may startto commercialize these data and sell them to libraries (Esposito, 2015).Sandy Thatcher and Rick Anderson also debated the question of whether DDA

will crush the scholarly publishing market in Against the Grain. Thatcher defendsthe  right  and  role  of  university  presses  to  publish  niche  monographs  that  arecommercial failures, while Anderson suggests that perhaps the model of obscurescholarship for the sake of monographs should be put to bed. The suggestion ofthe  debate  was  that  universities  as  a  whole  have  an  obligation  to  supportscholarship for the benefit of institutions and scholars across the system, but thatthis  is not necessarily  the  responsibility of  library  collection developers  to  solve(Arch,  Anderson,  &  Thatcher,  2011).  Libraries  alternatively  can  invest  in  othertools and platforms that enable their academics to share scholarly research outsidethe monograph form. Development and maintenance of institutional repositoriesand more informal scholarly sharing and collaboration platforms might help to dothis.  There  have  also  been  some  efforts  to  collaboratively  support  the  scholarlypublishing  industry  through  consortia.  Four  State  University  of  New  York

research centers made an agreement to collaboratively purchase the entire yearlycatalog of eight university presses and share the usage between their institutions(Booth  &  O’Brien,  2011).  When  this  kind  of  collaboration  serves  both  librarypatrons and the output of our faculty and scholars in university presses it couldserve as one potential solution to this problem.The  relationship  between  libraries  and  publishers  is  definitely  changing  and

DDA is only one part of this. It is good practice to keep the fraught parts of thisrelationship  in  mind  when  purchasing  and  se�ing  up  things  like  discoveryplatforms  and  the  harmonious  parts  of  this  relationship  in mind when makingcollection  development  decisions.  The  level  of  guilt  or  fear  about  the  future  ofpublishing  when  starting  a  DDA  program  is  unique  to  every  institution.Questions  about  the  future  of  ebooks  and  publishing  are  difficult  to  answerbecause  so  much  is  uncertain,  but  the  good  news  is  that  many  librarians  andpublishers  are  actively  involved  in  hammering  out  the  unknowns  and,  in  thatendeavor at least, the interests of publishers and librarians are perfectly aligned.

1.3 GOING FORWARDWe  have  considered  the  climate  that  led  to  the  advancement  of  DDA  as  anacquisitions  strategy,  examined  the  library  issues  surrounding  its  advancementand success, and have discussed the potential issues that may arise for publishersand  libraries  as  we  embrace  ebooks  and  DDA  programs.  The  short  history  ofDDA has already been a wild ride, but what can we expect from its future? Muchof this is pure speculation, but we may see things like developing license types forebook  materials,  increased  scrutiny  on  patron  security  when  using  librarytechnologies,  a  diversification  in  patron  access  strategies,  and  the  risingimportance of discovery platforms for connecting users with information.We might also see a rise in DDA acceptance. A recent survey of small academic

library  directors  in  Indiana  found  that  82%  of  these  institutions  did  not  haveebook  DDA  programs  yet,  but  82%  of  those  directors  felt  confident  that  theirpatrons would choose appropriate selections that would circulate in the library ifgiven the chance to purchase using DDA. Several of the directors indicated that,even though they believed in DDA and wanted to implement a program, staff andtime  constraints  prevented  them  from  starting  one  (Freeman,  Nixon,  &  Ward,2015). Librarians that fall into this group might appreciate the next chapter, whichwill outline a wide variety of DDA plans options that are appropriate for differentbudget and staffing configurations.Along with  these options  for creating DDA programs,  librarians might see an

increase in the ways patrons are accessing library materials. A study out of BoiseState  University  investigated  whether  students  could  access  and  use  libraryresources successfully via several mobile devices including tablets, smartphones,and e‑readers. Student use was studied with a pre and post survey along with a

focus group. Participants’ use of library electronic resources including ebooks rosewith participation  in  the program, so  it’s  likely  that many of  the users were notaccessing ebooks in the catalog because they did not know about them. Studentssuggested  that  they  had  problems with  ebook  usability  because  they  could  notannotate the text and they did not like to read electronically for extended periods.Seventy‑eight percent of  students believed  that electronic  resource access wouldimprove education  in the future (Glackin, Rodenhiser, & Herzog, 2014). Thoughthere  are  still  issues with  ebook  access  it  is  heartening  that  students  appreciateaccessing electronic materials and feel that they will improve education.We  also  owe  it  to  patrons  to  help  improve  their  experiences  using  electronic

materials in the library. One of the things that libraries can do towards this goal iswork  to  strengthen privacy  controls  and  ensure  that  our  vendors  are doing  thesame. Andromeda Yelton  spoke  brilliantly  on  this  subject  at  her  keynote  to  the2016 LibTech Conference in St. Paul, MN. Her notes, along with a list of questionsand  answers  that  even  nontechnical  librarians  can  use  to  talk  to  their  vendorsabout  patron  privacy  are  available  on  her  website(h�ps://andromedayelton.com/talks/ltc2016/). Another thing that librarians can doto  improve  the  electronic  experience  for  patrons  is  help  create  and  organizediscovery  and  delivery  platforms  so  that  all  library  users,  both  new  andexperienced,  can  access  electronic materials  in  a  straightforward way. The web‑scale  discovery  layers  on  the  library  market  today  are  very  powerful  and  putmany kinds of resources within reach through a single search bar, but they mostlyfail to provide context for this information and their recommendation algorithmscan  sometimes  be  skewed  to  favor  one  vendor  over  another.  These  discoveryplatforms improve the initial user transaction in our systems (Lundrigan, Manuel,& Yan, 2015), but the mess of different types of resources they sometimes returncould  be  overwhelming  for  users.  The  way  discovery  platforms  impact  usagestatistics is also still an emerging scholarship.Discovery  layer  research  definitely  shows  that  this  technology  will  have  an

impact on  the way our patrons use materials. When  the University of Liverpooladopted  the  EBSCO  Discovery  Service  they  saw  a  decline  in  their  usage  ofSpringerLink journal titles. They theorized that this might have been due to usersdiscovering  ebooks  that  had  previously  been  hidden  to  them  when  they  weredoing journal article searches, though the use of both journal articles and ebooksincreased over  the next several months  (Bucknell, 2012). Penn State conducted astudy with Proquest’s Summon that showed that use of the system decreased thenumber of  erroneous  interlibrary  loan  requests  for materials  the  library  alreadyowned (Musser & Coopey, 2015). As the research in this area grows, it is certainthat we will  see more examples of  the ways discovery  layers  are  impacting ourpatrons’  use  of  the  system  and  how  that  could  effect  our  purchasing  andassessment.

Discovery  layers  and  other  search  technologies  also  offer  libraries  theopportunity  to promote DDA collections. Most  institutions do not promote  thisstrategy, a survey found that 74% of respondents did not promote DDA programsoffered  by  their  libraries  (Carrico,  Leonard,  &  Gallagher,  2016).  One  of  the  bigbarriers  to  this  is  fear about  the  library budget or  that  some patrons would usethis  knowledge  to  purposefully  trigger  materials  the  library  may  not  need.Rutgers University used a great solution to balance promotion with caution. Theydid not  advertise  their DDA program,  but  informed new  students  in particulardisciplines  that  they  intended  to strengthen  the ebook collection  (De Fino & Lo,2011).  This  strategy might  build  interest  in  ebook  collections  and DDA withoutreleasing specifics.DDA  has  the  potential  to  evolve  in  many  directions  beyond  what  we  have

explored here, but these ideas represent some present‑based things for librariansfocused  on  ebooks  and  DDA  programs  to  keep  in  mind.  Promoting  thesecollections  and  conducting  user  surveys  can  help  further  predictions  in  specificinstitutions.

CHAP T E R   6

Managing DigitalCollectionsSusan Higgins

SynopsisOnce you have made the decision transition to a more digital‑based collection, how doyou manage it?

AbstractThis  chapter  discusses  the  ways  managers  of  collections  in  academic  libraries  engagetheir  spaces  and  services.  There  is  always  a  great  deal  of  work  to  be  done  to  handleresources  in  academic  libraries,  and  libraries  have  adapted  their  routines  toaccommodate  e‑resources.  Even  experienced  libraries  often  decide  upon  creating  andmaintaining  the  resources  that  require  server  space.  Different  methods  of  collectiondevelopment are presented and the role of managers and administrators is discussed.Susan E. Higgins is currently an Adjunct Instructor for San Jose State University Schoolof Information as well as the University of Arizona School of Information

6.1 INTRODUCTIONIn the current academic library environment, managing information is managingdigital  information.  To  a  great  extent,  the  terms  “collection  development”  and“collection  management”  refer  to  building  digital  collections.  They  refer  tomanaging the transition from print, to print plus online, to an environment wheredigital collections are the default, even though print and other physical media willhave  a  place  for  some  time  to  come.  Managing  this  transition  and  managingdigital  collections  have  many  aspects:  funding,  space,  equipment,  staffing,training,  and  technology.  It  means  making  choices,  staying  current,communicating  with  users,  and  collaborating  with  other  libraries,  otherinstitutions, and others on campus.

Academic libraries are currently engaged in “spaces and services” discussionswith  others  on  campus,  with  the  goal  of  creating  student‑centered  spaces,academic  success  facilities  (including  campus  units  such  as  writing  centers,  aswell  as  library  reference  and  instruction  activities),  and  spaces  for  faculty  andstudent  research.  This  means  rethinking  the  role  of  print  and  other  physicalcollections,  and  the  collection  assessment  activity  goes  hand  in  hand  with  thespaces and services discussion.Library  collections  affect  every  function  and  department:  acquisition,

bibliographic  control,  access,  and  use.  Libraries  are more  than  their  collections,and  collections  are  more  than  the  things  owned  by  or  housed  in  the  library.Nevertheless, the resources chosen by a library for its users are one of the centraldefining services  in any  library. Electronic or digital resources  take a number offorms.  These  include  commercially  produced  databases,  ejournals,  and  ebooks,and  other  similar  resources,  including  streaming  audio  and  video  and  digitalimage  collections.  Other  commercial  eresources  include  collections  of  digitizedprimary  source  material.  There  are  also  increasing  numbers  of  open‑accessjournals, books, and archives. Another important kind of digital resource is locallyproduced  research  material  and  digital  archives.  Research  material  includestheses,  dissertations,  and  faculty  publications  that  may  be  housed  in  aninstitutional repository. It also includes research data that are preserved in a datarepository.  Other  locally  created  resources  include  digitized  special  collectionsmaterial, for example, le�ers, diaries, images, and other materials that pertain to aperson, place, or thing.

6.2 ERESOURCESEresources have become common in library collections in the last 15 years. In thepast  10  years,  ejournals  have  become  the  default  format  for  journals,  and moreand more titles are available electronically. Ebooks are increasingly common butnot yet  the default. Libraries have adapted  their  routines  to accommodate  theseeresources.  Library  software  has  been  adapted  and  created  to  handle  thesematerials. Library catalogs and discovery tools have been optimized for access toeresources of all kinds. These resources allow access from anywhere at any timeand have motivated libraries to create virtual reference service since users do notneed to go to the library to use them. Eresources are expensive, but libraries havebeen able to take advantage of consortia discounts and to negotiate with vendorsin  other  ways  to  achieve  advantageous  pricing.  Faculty  and  students  in  alldisciplines, but especially in the sciences, have demanded access to ejournals anddatabases.In the current environment, academic libraries are facing a space crunch and are

finding  other  uses  for  the  space  occupied  by  the  print  collection.  Access  toejournals is not always stable enough to allow the print volumes to be withdrawn,

but  where  there  are  stable  archives,  such  as  JSTOR,  academic  libraries  arebeginning  to  withdraw  the  print  versions  of  titles.  In  addition,  shared  printrepositories  are  being  developed,  so  that  libraries  will  be  more  willing  towithdraw print.

6.3 DIGITAL COLLECTIONSAcademic  libraries may  potentially  have  a  number  of  different  kinds  of  digitalresources. The first is the product of faculty and student research that may residein a digital  repository. These  repositories  are  a product of  the  last  10 years  andhad  their  origin  in  the  idea  of  electronic  theses  and  dissertations.  There  are  anumber  of  available  repositories,  including  Digital  Commons,  D‑Space,  andothers. They provide server space and metadata for theses, dissertations, and forfaculty’s  published  works,  generally  a  preprint  version  of  journal  articles  andother materials.  This  allows  open  access  to  a  large  amount  of  research materialthat can be found with a Web search.Another kind of digital  resource  is  the “digital  library,” which may  include a

variety  of  things,  including  the  institutional  repository.  Digital  libraries  bringtogether many different types of resources including digitized special collectionsmaterial. While  the rise of ejournals  is  somewhat associated with  the sciences, alarge  area  of  digital  library  resources  is  digital  humanities,  which  includesarchives of primary source material in literature, history, and other areas. Digitalhumanities  projects  allow  scholars  to  use  primary  sources  without  having  totravel,  making  these  resources  available  to  users  who  previously  would  neverhave dreamed of using them. Digital humanities resources can be used for textualanalysis, linguistic research, and for many other kinds of research in a variety ofhumanities  disciplines.  Libraries  that  create  digital  humanities  projects  may  becollaborating  with  scholars  on  campus  and  at  other  institutions.  Creating  andmaintaining  these  resources  requires  server  space,  IT  support,  and  people withknowledge  of  a  number  of metadata  schemes  and  encoding  formats,  includingTEI  and XML. There  are  large grants  available  for  these projects, which  requireskill in applying for grants and carrying out the work that is funded.

6.4 COLLECTION ASSESSMENTLibraries are completing the transition to an environment in which all or virtuallyall  resources  are  online.  This  requires  a  process  of  collection  assessment, whichcan refer to a number of activities, including weeding, determining what ejournalholdings are in stable archives, working with other institutions on shared storage,working with vendors on purchasing backfiles to allow withdrawal of print, andso on. Collection assessment requires careful coordination and communication. Itrequires  a  process  for  requesting  and  se�ing  up  projects.  The  process  must

include a way of prioritizing and a way to make sure that overlapping projects arenot causing redundant effort. The  transition from print  to online requires space.The  intersection  of  the  “spaces  and  services”  discussion  and  the  collectionassessment that goes along with it requires staging areas and swing space, sincecollections  that  are  moving  or  being  withdrawn  must  be  housed  somewhereduring  the  process.  Collection  assessment  also  requires  time  and  space  forthoughtful decision‑making.

6.5 THE ROLE OF MANAGERS ANDADMINISTRATORSManaging  digital  collections  implies  many  things,  including  funding,  training,and  workflow.  It  also  implies  that  the  library  administration  has  made  anorganizational  commitment  to  the  creation  and  acquisition  of  digital  resources.Administrators  and managers must  help  the  organization  create  a  vision  of  the21st‑century library, and the role of collections and services in that library. Part ofthat  vision  is  aligning  the  library’s  goals  with  those  of  the  larger  institution.Everyone  in  the  library  has  a  role  in  the management  of  digital  resources,  andadministrators must get buy‑in from the whole organization to move forward.Funding  issues  include  IT  infrastructure,  including  hardware,  software,  and

their maintenance. There are ongoing training needs for staff in every department.As  there  is  turnover, or even new positions,  it  is essential  to rethink every openposition  and  hire  strategically  for  the  changing  environment.  In  addition  torethinking positions,  libraries must  continuously  rethink  the  organization  itself.How  are  functions  and  departments  aligned  to  deliver  digital  resources  andservices? Administrators must find appropriate collaborators for enriching digitalcollections. These  include  consortia, which might provide  advantageous pricingfor purchasing eresources, as well as cooperative digitization projects.The  management  of  digital  collections  obviously  has  a  major  collection

development  component.  Managers  must  consider  the  allocation  of  funds  forvarious  formats  of  information.  The  transition  from  print  to  online  resourcesbrings  into  question  the  traditional  split  between  funding  for monographs  andserials.  It may no longer make sense to maintain that strict division, to maintaintraditional  funding  formulas  (eg,  70%  for  serials,  30%  for monographs),  and  tomaintain  a  single  approach  for  all  disciplines.  The  needs  of  the  sciences  forjournals and the humanities for books may call for a more customized approachto funding, for example.There is a great deal of literature on all aspects of managing digital collections.

An important aspect of  this  topic  is  the needs and a�itudes of users. Connawayand Dickey (2010) report that students in academic libraries seek full‑text digitalcontent  from  the  academic  library  that  serves  the  institution.  They  still  value

traditional  library  services  and  human  sources  of  information  but  find  digitalcollections more  adaptable  to work  and  study.  Respondents  to  the  survey  alsooverwhelmingly  reported  using  online  resources  such  as  the  library’s  researchdatabases and online journals, followed by the library online catalog. Mortimore(2006)  advocates  just‑in‑time  acquisition  accomplished  through  analysis  ofinterlibrary loan requests. Evidence‑based and demand‑driven acquisitions are animportant  part  of  the  digital  environment,  and  this  approach  to  collectiondevelopment  employs  evidence  to  guide  collection decision‑making. Gerke  andManess (2010) discuss a survey of library users regarding digital collections. Usedid  not  vary  by  their  discipline  but  was  correlated  by  frequency  of  use  of  thelibrary  Website.  Hu�on  (2008)  explores  library  service  to  distance  students,recommending  that  libraries  “pursue  metadata  standards  to  support  cross‑searching,  collaborative projects, and development of eresource search software,which  integrates with  the  library  catalog.” Huwe  (2010) discusses  the design oflibrary spaces in the digital age. The library as place has taken on a new meaningin the digital era, and academic libraries are creating new spaces for students.A crucial part of  the digital  landscape  is open access material. Fernandez and

Nariani  (2011)  state  that  “The  open  access  publishing  landscape  is  nowinternational  in  scope  and  encompasses  many  approaches.  Funding  of  OAinitiatives  is  becoming  increasingly  important  to  libraries  and  has  relevance  forchanging  librarian  roles”  (p.  3). Open access  is  important  as  a  collection  streambut also as an organizational consideration.The  management  of  digital  collections  has  a  strong  connection  to  the  way

libraries  are  organized  and  how  work  and  responsibility  are  assigned.  Jordan(2010)  wrote  that  “OCLC  Research  provides  the  OCLC  cooperative  with  aninfrastructure and interactive process for helping libraries, museums and archivesdeal with the rapidly changing digital, global community” (p. 13).The  library  has  an  important  role  to  play  in  the  digital  educational

environment. Mathews (2009, p. 19) writes that “Academic libraries must be ableto express how the library is unique and how it adds value and contributes to theintellectual  life  of  the  university.”  That  includes  effective  records management,including  the  management  of  digital  records,  which  increases  the  operatingefficiency  and  effectiveness  of  the  academic  library,  reduces  unnecessary,  oftenhidden  costs,  ensures  compliance  with  legislative  requirements,  provideslitigation support, and is the basis of institutional memory. 2012 top 10 trends inacademic libraries (2012) include communicating value, managing research data,and preserving digital collections. The article also explores data repositories andacquisition  of  electronic  material.  Maloney  et  al.  (2010)  found  that  leaders“perceive  a  significant  gap  between  their  current  and  preferred  organizationalcultures  and  that  current  organizational  cultures  limit  their  effectiveness.”  Thatgap may make  it  difficult  to  achieve  the  aims  of  creating  data  repositories  andcreating digital  collections.  “Adhocracy”  is defined by Waterman  (1992)  as  “any

form  of  organization  that  cuts  across  normal  bureaucratic  lines  to  captureopportunities, solve problems, and get results.” The current environment calls forsome  adhocracy,  which  may  determine  best  practices  and  create  neworganizational  pa�erns  that  work  be�er.  These  new models  and  practices mayapply  to  particular  types  of  libraries  or  particular  areas  of  academic  libraries.Breakstone  (2010)  explores  the  availability  of  online  resources  for  law  libraries.Brenner, Larsen, and Weston (2006) “offer a strategy for adapting a library systemto  traditional  archival  practice.”  Conway  (2008)  defines  a  framework  for  themanagement of digital collections, which “offers an original model for evaluatingthe asset values of digital content produced or acquired in a university context.”One  important  aspect  of  digital  collections  is  digitized  material,  which  is

created in‑house or through a cooperative project. These may involve one or moreacademic libraries, other departments on campus, or a large organization such asGoogle.  Breitbach,  Tracey,  and Neely  (2002)  describe  a  project  to  digitize  slideimages. Carlson and Young (2005) describe the Google Books digitization project,which  began  with  Google  collaborating  with  five  large  research  libraries.“Framework for good digital collections:Version 3” released by NISO, IMLS (2008)reports  on  the  release  of  NISO’s  framework  for  digital  collections,  which“establishes principles for creating, managing and preserving digital collections.”Goldman (2011) explores the management of “born‑digital” collections, includingstorage  and  access  solutions.  Gueguen  and  Hanlon  (2009)  discuss  themanagement  of  digitization  that  is  done  at  the  point  of  use  or  demand. Huwe(2011) discusses  the  lawsuit filed against HathiTrust and  its  implications  for  thecreation and use of digital collections. Jeng (2005) looks at the issue of usability ofdigital  libraries,  proposing  a  model  for  evaluating  them,  and  finding  “aninterlocking  relationship  among  effectiveness,  efficiency,  and  satisfaction.”Johnson and Mandity (2010) describe a collaborative digitization project involvingtwo  university  libraries.  Chen  and Reilly  (2011)  discuss  the  use  of  preservationmetadata  in  a  digital  library. Nelson  (2012)  investigates  the  inclusion  of  “born‑digital” materials in library special collections. Nikolaidou, Anagnostopoulos, andHa�opoulos  (2005) discuss  a digital  library  that  supports  research  in  a medicalschool, describing requirements  for creating objects and searching. Oehlerts andLiu (2013) present options for digital preservation including practices,  tools, andtechnologies. Zorich  (2007) discusses  the need  for preservation of digital objectsand  for  cultural  heritage  organizations  to  maintain  their  stewardship  role.Foulonneau et al. (2006) describe the CIC metadata portal project, which exploredsharing  information  about  digital  collections  among  universities.  Hurford  andRunyon  (2011)  describe  the  Bracker  Collection  of  horticultural  material  at  BallState  University  Libraries,  which  “posed  significant  challenges  to  traditionalarchival collection processing procedures and existing digital collection buildingworkflows.” Seo and Zanish‑Belcher (2005) observe that a variety of issues go intopreservation  decision‑making  as  it  relates  to  special  collections,  including  the

paramount  role  of priority  se�ing as well  as  effective  communication. Hubbard(2001)  describes  the  programs  of  the  Ge�y  Research  Institute,  including  thecreation of a single discovery system, and a review of digital asset management.Kre�schmar  and  Po�er  (2010)  discuss  issues  in  digital  humanities  projects,including  data  storage,  changing  media  and  technology,  and  the  uniquechallenges presented in maintaining digital archives. Lampert and Vaughan (2009)use a case study and survey to investigate academic library digitization programs,finding  that  “potential  success  factors”  include  “staff  skill  sets,  funding,  andstrategic  planning.”  Lopatin  (2010)  looks  at  metadata  for  digital  projects,including issues like interoperability, user‑created metadata, and staffing. Prilop,Westbrook,  and  German  (2012)  describe  a  multidepartment  workflow  fordigitization,  including  “the  collaborative  planning  process  .  .  .  the  rewards  andchallenges  of  tackling  such  a project,”  and  “lessons  learned.” Rafiq  and Ameen(2013) explored digitization practices in university libraries of Pakistan and foundthat  one‑third  of  libraries  surveyed  had  digitization  programs.  Rentfrow  (2006)explores  the  challenges  of  producing  digital  thematic  research  collections,drawing  on  experience  from  particular  projects.  Wolski  (2011)  investigatesarchiving  of  research  data  and  states  that  although  “libraries  have  a  history  ofdesigning  discovery  systems,  new  research  paradigms”  present  challenges  andopportunities.  Worthey  (2009)  explores  issues  in  archiving  digital  content,including  its  role  in  scholarly  communication.  Watanabe  (2007)  explores  thepromotion  of  eresources  to  library  users.  Wu  (2011)  “presents  a  vision  of  acollaborative, digital academic law library” and explores issues such as copyright.Zambare  et  al.  (2009)  describe  the  challenges  of  migration  from  a  print  to  anonline  environment.  Zimmerman  and  Paschal  (2009)  write  of  an  exploratorystudy in which the usability of Websites was assessed.Another essential aspect of managing digital collections is the organization and

administration  of  library  functions  and  departments,  including  the  generalcollection development process. The literature on this topic explores the print‑to‑online  transition,  the  management  of  eresources,  and  the  roles  of  traditionallibrary  functions  such  as  cataloging,  acquisitions,  reference,  and  instruction.Breeding  (2012)  addresses  the management  of  library  collections  in  the  currentenvironment,  including  various  models  of  acquisition  of  ebooks  and  journals.Carr  and  Collins  (2008)  explore  the  management  of  digital  resources  and  thetransition  from  a  print  to  an  online  environment,  including  acquisition  andlicensing.  Chadwell  (2011)  discusses  gaming  in  public  and  academic  libraries,including  the  field  of  new  media  studies.  Collins  (2009)  investigates  electronicresource  management  workflows,  including  planning,  staffing,  andcommunication.  Demas  and  Miller  (2012)  explore  the  use  of  collectionmanagement,  including  “disposition  of  withdrawn  materials,  life‑cyclemanagement  retention,  and  education  and  community  support.”  DeVoe  (2006)defines the challenges of the electronic environment, including the rapid growth

in  availability of  eresources.  Farmer  (2009) discusses digital  reference  resources,“focusing  on  subscription  databases:  assessment,  selection,  acquisition,  Webpresentation  and  maintenance,  archiving  and  preservation,  and  de‑selection.”Flatley and Prock (2009) explore the need for a defined process for selecting andevaluating  eresources.  Angel  (2011)  provides  a  gap  analysis  of  the  digitalcollections department  at  an  academic  library. Blummer  and Kenton  (2012)  is  areview of the literature on ebooks from 2005 to 2011 to find best practices, whichinclude  cataloging,  usage  statistics,  and  promotion  of  these materials.  Gregory,Weber,  and Dippie  (2008)  explore  the  role  of  technical  services  librarians  in  themanagement  of  digital  resources,  including  “creative  uses  of  the  catalog,participating in the creation and improvement of metadata standards, enhancingthe  development  of,  and  access  to  digital  collections;  knowledge  managementcollaborations  with  library  colleagues,  academic  departments,  and  otherorganizations;  database  development  and  instruction;  teaching  and  referenceactivities;  and  technology  support.”  Gómez,  López,  Prats,  and  Rovira  (2004)describe  an  academic  library’s  management  of  digital  resources,  includingseparate systems for commercial ebooks and journals and a repository of materialsuch  as  dissertations.  Horava  (2010a)  explores  collection  management  in  thecurrent  environment,  including  “core  values,  scholarly  communication  issues,acquisition activities, access and delivery issues, and innovation.” Horava (2010b)considers  collection  management  from  the  point  of  view  of  environmentalsustainability  and  use  of  space.  Kulp  and  Rupp‑Serrano  (2005)  explore  theacquisition  of  eresources,  including  funding,  staffing,  decision‑making,  andworkflow,  finding  various  answers  in  a  survey  of  24  academic  libraries.  Johns(2003)  explores  the problem of  supporting and managing both print  and digitalcollections. Kichuk (2010) is a case study of the growth of eresources in academiclibraries,  finding  stages  of  development  corresponding  to  different  types  ofresources:  bibliographic,  full  text,  and  reference.  Lewis  (2007)  discusses  thedisruption  of  traditional  academic  library  service  that  is  the  result  of  the“application  of  digital  technologies  to  scholarly  communications.”  The  authoradvises that libraries “complete the migration from print to electronic collections .. . retire legacy print collections . . . redevelop library space . . . reposition libraryand information tools, resources, and expertise  .  .  . and  .  .  . migrate  the focus ofcollections from purchasing materials to curating content.” Lindsay, Kemper, andOelschlegel  (2012) present  the advantages of purchasing electronic backfiles andremoving print collections in a medical library. Maxey‑Harris (2010) investigateseresources  that  enhance  research  into  diversity  and multiculturalism,  finding  arapid increase in subscriptions to these materials by ARL libraries in recent years.Price (2009) discusses electronic collection development for libraries with limitedfunds,  including  open  access  resources,  negotiation with  vendors,  and  formingconsortia. Safley (2006) describes the role of eresources and consortia purchasingin  improving  collections  and  services  in  the  library  of  a  scientific  research

institute.  Schonfeld  (2010)  discusses  the  future  of  print  collections  in  anincreasingly  digital  environment.  Shearer,  Kla�,  and  Nagy  (2009)  investigatemethods  of  choosing  and  evaluating  collections  of  core  ejournals  for  a medicalschool  library.  Smith  (2006)  discusses  development  of  electronic  collections  andmethods  of  assessing  collections,  including  digital  and  electronic  collections,  todetermine  whether  they  match  institutional  goals.  Sinn  (2012)  surveyed  thescholarly  literature  in  history  to  discover  the  extent  of  use  of  digital  resources,resulting in guidelines for the creation of digital material. Skekel (2008) analyzesthe  role  of  libraries  in  producing  and  providing  access  to  digital  collections,finding  that  libraries  are  “expanding  their  traditional  roles  of  collecting,organizing,  and providing  access  to  resources.  Their  new  roles  include  creatingcontent and in some ways, also creating the access.” Southwell and Slater (2012)examine the use of technology for accessing digital materials, surveying Websitesto  determine  whether  digital  materials  were  accessible  using  screen  readertechnology,  and  finding  that  about  42%  were  accessible  in  this  way.  Sowell,Boock, Landis, and Nutefall (2012) is a case study of managing government in thetransition from a print to a digital environment, recommending a balance betweenthe  needs  of  the  library  and  its  users  and  the  requirements  of  the  FederalDepository  Library  Program.  Staiger  (2012)  reviews  the  research  on  the  use  ofebooks,  discovering  that  academic  library  users  do  not  read  ebooks  in  theirentirety but refer to particular pieces of information. Stevens (2006) describes theplanning  process  for  a  completely  electronic  library,  including  changes  to“collections,  budgets,  staffing,  services,  and  buildings.”  Stewart  (2012)  exploresdigital  preservation  and  presents  ideas  such  as  collaboration  with  others  oncampus  in  these  efforts. Taber  and Conger  (2010) describe  the  involvement of  acataloging department  in creation of an  institutional repository, which “broughtopportunities to redefine its perceived role,” including the “creative repurposingof staff, students, and skills in order to integrate these new formats and processes(both  physical  and  digital)  into  departmental  workflows.”  Tennant  (2001)discusses  XML  and  its  role  in  creating  and  managing  digital  objects.  Tharani(2012)  explores  digitization  for  off‑campus  communities,  in  which  “academiclibraries  can  reposition  themselves  as  responsive  and  relevant  in  the  face  of  achanging  digital  services  landscape.”  Updike  and  Rosen  (2006)  describe  thecreation of a digital image database for teaching, learning, and research. Vasileiou,Hartley,  and  Rowley  (2012)  report  on  research  into  methods  and  criteria  forselecting  ebooks.  These  criteria  include  price,  platform,  and  a  number  of  otheritems.

6.6 CONCLUSIONSLibraries  are  always  in  transition.  Academic  libraries  find  themselves  in  theposition  of  maintaining  collections  and  services  that  support  teaching  and

research as they exist now, but also helping their institutions carve a path into theemerging  world  of  online  teaching,  learning,  and  research.  These  things  haveexisted  for  nearly  20  years,  and  libraries  have  become  increasingly  adept  atsupporting online education and providing online resources, but the environmentcontinues to shift rapidly, and it is not always easy to find the best path throughcompeting choices in a somewhat chaotic environment.Academic  library managers and administrators have a clear  role  in managing

digital resources in this era of transition. That role includes:• Creating dialog and partnerships with others on campus and in theeducational and information technology community to create digitalresources, purchase commercial eresources at an advantageous cost, createand acquire useful discovery systems, and create a student‑centered physicalenvironment, including a reduced footprint for the physical collection.

• Creating a more flexible library organization that allows learning andcollaboration, which is inclusive, and which recognizes expertise that can beused and developed to manage digital collections.

• Recognizing the continuous environment of transition and encouraging theorganization to become comfortable with that environment.

• Recognizing and cultivating areas of collection strength that can be an essentialpart of the digital environment.

• Being a part of the open access movement, encouraging creation of open accesspublications, and providing easy access to them.

CHAP T E R   1 3

Staffing the Libraries ofthe FutureRichard Jost

SynopsisThe skills librarians will need as the library transitions from a print to a more technicalenvironment.

AbstractThe people who staff  libraries of  the  future will need to have an expanded set of skillsfrom current employees. In addition to traditional library skills, they will also need to becomfortable in a constantly shifting library environment that will require both technicaland  interpersonal  qualities.  Seeking  these  traits  in  future  library  candidates will  be  animportant step in aligning the library with its evolving mission.Richard  Jost  is  currently  the  Information  Systems  Coordinator  at  the  University  ofWashington Marian Gould Gallagher Law Library in Sea�le.

Just as library services have been transformed in the current library environment,so too will the skill set required to staff these new organizations. Although it maybe easy to project that many of the skills and expertise that libraries will need forthe future will be different from the current staff members, it is more difficult toknow exactly how different. Will there still be a need for “traditional” library skills(cataloging,  collection  development,  record  management)  in  the  future,  or  willthese  skills be obsolete? And,  if  it  is  true  that  these  skills are no  longer needed,what new requirements will have taken their place?Before  a  discussion  can  begin  about  skills,  a word must  first  be  spent  on  the

future of librarianship itself. Will there still be a need for professional librarians inthe  libraries of  the  future, or will  the current staff positions be filled by anothertype  of  professional  or  paraprofessional? As  has  been  documented  (Griffiths &

King,  2011),  there  will  be  a  need  in  the  future  for  librarians  but  with  someimportant differences:

The future for qualified librarians is strong. There is a continuing need for librarians toreinforce  and  strengthen  their  roles  as  leaders,  navigators,  organisers, managers  andinterpreters  of  the  expanding  record  of  human  activity  and  accomplishment  in  all  itsforms.  However,  the  library  profession  and  workforce  face  continued  and  increasingcompetition  for  qualified  individual  from  the  rapidly  evolving  information  industry.Librarians need to recognize that, to remain relevant as society at large becomes muchmore  aware  of  and  engaged  with  recorded  knowledge  opportunities,  they  need  to  beproactive  in monitoring  and  adapting  to  change,  and  to pay  considerable  a�ention  topositioning and marketing themselves in this environment. (p. 299).

The authors contend that there will still be a need for professional librarians butnot necessarily those with the same skills that are currently employed. How then,to  prepare  a  list  of  qualifications  for  a  library  future  that  contains  so  manydifferent options?  If  one knew  for  certain how  libraries will  be used by variouspatron  communities,  it  would  be  a  relatively  simple  task  to  come  up  with  amatching set of librarian skills to meet this future. Unfortunately, there is preciousli�le agreement on what the future will look like and how it will impact staffing.There  are,  however,  some  general  observations  that  point  to  trends  that  will

impact library staffs of the future: • Libraries will operate with smaller staffs and leaner budgets.• Libraries will rely more on technology and will need staff that aretechnologically literate.

• Libraries will increase their reliance on shared services (like shared technicalservices) to save costs.

• Libraries will devote more job positions to direct patron service for access todigital content. For technical services staff, there are several changes that are already impacting

their work and will continue to do so  in the future. The continuing evolution ofthe  MARC  record  for  cataloging  purposes  has  accelerated  in  recent  years,  inparticular  with  the  introduction  of  Resource  Description  and  Access  (RDA;h�p://www.loc.gov/aba/rda/)  the  new  standard  for  resource  description  andaccess designed for the digital world. RDA was introduced in 2010 and was builton  the  foundations  established  by Anglo‑American  Cataloging  Rules  (AACR2),issued in 1978. RDA provides a comprehensive set of guidelines and instructionson resource description and access covering all types of content and media. Oneof the main goals for RDA is to create a single standard for cataloging all types of

resources,  both  analog  and  digital,  so  that  records  for  all  materials  will  becompatible.In  addition,  the Library of Congress has  launched  the Bibliographic  Initiative

Framework  (BIBFRAME; h�p://www.loc.gov/bibframe/)  to provide a descriptiveframework for resources that appear on the web or in the networked world. Thisnew method of description was developed to be able to cite library data in a waythat  differentiates  the  conceptual  work  (a  title  and  author)  from  the  physicaldetails  about  that  work’s  manifestation  (page  numbers,  illustrations,  etc.).  It  isintended  to  replace  the MARC  record  at  some  point with  a  new  structure  thatbe�er meets the needs of digital items and their relationships.One projection that can be guaranteed is that the library of the future will have

a  large  component  of  technology.  Not  only  will  libraries  continue  to  providehardware  and  software  in  their  physical  locations  for  patron  use  but  they  willhave  to  adapt  to  the  ever‑increasing  reliance  on  personal  devices  and  mobileapplications. There will be many patrons who will continue to come to the library(both  for  using  the  collections  and  utilizing  the  space),  but  some  of  the  mostdedicated library users may never set foot within the building. It is these patrons,increasingly independent, that libraries will need to reach out to with appropriatetechnology.It also seems clear that services provided to the patron community will need to

change  as  a  result  of  the  upgrades  to  technology  but  also  because  of  risingexpectations. Patrons may no longer be content with borrowing a DVD from thelibrary  to  watch  a  movie,  but  may  expect  the  library  to  provide  a  streamingservice similar to the commercial online providers.This example provides a clear contrast of the staff qualities desired under each

scenario. For the library purchasing a movie on DVD for circulation, most of thetraditional  library  skills  that  are  associated with  library  operations  will  suffice.Starting with  the acquisitions and purchase of  the materials,  through catalogingand processing, the DVD does not represent a huge change from how books havebeen  curated  for many years. The  loan  rules may be different  for  the DVD andcertainly the patron has to have a DVD player to watch the movie, but the basiclibrary pipeline of acquiring and distributing materials would be recognizable.In  contrast,  a  library  se�ing  up  a  streaming  service  for  movies  will  have

different challenges. Since  this  service will most  likely be a subscription service,the  staff  person  responsible  for  acquisitions  and  procurement must  understandthe complexities of signing a contract with limitations and terms that do not applyto  one‑time purchases.  Instead of pu�ing  the DVD on  the  shelves  in  the mediacollection, the streaming service will need to be added to the library web page bythe IT department or webmaster, complete with instructions on how to use it. Asfor  the  reference  and  circulation  librarians,  they  will  need  to  have  anunderstanding  of  copyright  laws,  rights  management,  and  user  restrictions  to

explain  to  patrons  why  they  cannot  download  a  copy  of  the  movie  to  theirpersonal device.All  in  all,  this  is  a much more  complex  transaction  than  purchasing  a  DVD,

requiring  a  correspondingly  complex  set  of  skills.  No  ma�er  what  the  futureshape  of  the  library,  it  is  safe  to  assume  that  it  will  be  a  more  challengingenvironment  as  new  technologies  and  user  demands  proliferate.  Libraries  willneed  to  adapt  to  these  changes  while  not  losing  sight  of  their  core  missions,values, and patron goodwill.Without  knowing  what  new  technologies  and  services  will  be  in  use,  can

libraries  predict  the  types  of  staff  they  will  need  in  the  future?  Although  thefuture may be uncertain, it is possible to develop a list of qualities that will servelibraries well no ma�er what the future may bring.In  former  days,  the  introduction  of  a  new  library  service  had  a  fairly  well‑

defined path. When a new service was introduced or a new technology was addedto the existing framework, it was usually followed by a period of stability beforethe next update or revision to that service. In the current environment, there willno  longer be a period of  interlude between major  changes;  rather,  it  is  an  ever‑expanding cycle of constant change that no longer allows for the long periods ofstability  that  used  to  be  common.  In  particular,  updates  to  software  are  beingpushed out to users on a constant basis, often leading to the necessity of adoptingnew hardware  or  platforms  to  take  advantage  of  the  new  features. Hiring  staffwho are comfortable in this new environment will be crucial (Figure 13.1).

FIGURE 13.1 Model of constant change with new libraryservices.

It is difficult to forecast the type of technical knowledge that future job seekerswill need as some of  the technology that  they may be  implementing is not evenavailable  yet.  This  is  where  the  qualities  that  focus  not  on  specific  technicalknowledge  but  rather  the  willingness  to  explore  technology  solutions  with  anopen mind will be  invaluable. Future  librarians will need  to have exposure  to awide  variety  of  technologies,  both  in  the  technical  services  and  public  servicessides  of  library  operations,  and  be  comfortable  with  migrating  systems  orimplementing  new  ones  as  circumstances  change.  Keeping  current  with  thelibrary  automation  marketplace  and  the  advances  in  social  media  will  also  berequired to be effective proponents of new services to enhance library operations.Knowing  that  the environment  is  shifting,  the  recruitment by  libraries of new

professionals  to  succeed  in  this  atmosphere  can  be  formidable.  In  addition  toknowledge of programming languages, integrated library system experience, andgraduate  degrees,  the  library manager  of  the  future must  also  seek  some moreintangible traits. In interviewing and hiring of new staff members, libraries mustbe aware of these qualities to seek out in potential job seekers: 

1. Adaptability—The ability to change and adapt to circumstances as theyevolve is critical in a constantly changing technical environment. The abilityto be nimble when a shift in direction occurs is necessary for careerlongevity.

2. Inquisitiveness—The desire to be interested in exploring new ways of doingthings is an ideal trait for the future. It is no longer acceptable to fall back onthe canard that libraries will have to do things a certain way as “that is theway it has always been done around here.” To always be questioning currentpractices ensures that unnecessary policies and procedures are not beingmaintained without purpose.

3. Irreverence—Coupled with the ability to be inquisitive, the ideal futurecandidates will also need the courage to challenge preconceived notions ofhow the library operates. Done in a respectful manner, the ability to seekjustification for long‑standing library activities can help the library examinewhether some library folklore tales need to be retired.

4. Confidence—Future library candidates will have to not be afraid of tryingnew things even if they risk failure. Having a positive and confident a�itude(although not reckless) will inspire others to be courageous too. Especially ina tumultuous time of change, having an upbeat a�itude can help create anatmosphere of trust and support.

5. Collegiality—The need for collegiality is a core qualification. Just as almosteverything done in libraries today is based on project management, most ofthese activities are also done by teams working together. The days ofindividual library employees working by themselves in separate offices isover; most of the work done today in libraries is collaborative. The need toget along with a wide variety of people from different backgrounds andethnicities will be a foundational prerequisite for future library staffmembers.

6. Versatility—It is going to be challenging for future library hiring commi�eesto write a job posting that adequately addresses the needs of any oneposition. Libraries are going to have to recruit people who are comfortableusing a host of skills in their workplace, often a blend of traditional technicalservices and public services expertise. Based on lean budgets and expandedservices, more cross‑training between library staff members will be the newnormal to meet patron demands within budgetary limitations. Based on theneed for collegiality, the conventional pa�ern of hiring introverts fortechnical services and extroverts for public services is waning. Futurecandidates will need to have the same a�ention to detail as traditionallibrary work to launch new services but also be able to interact with patronsto help them use the new services most effectively. The fusion of bothtechnical service and public service skills will be the hallmark of new librarystaff members.

 While  this  list  of qualifications may  seem daunting  (or  impossible)  to  seek  in

any one individual, it can be a useful measure of what libraries need to cultivatein their new staff members. This is not to say, however, that all new staff must behired to achieve the library’s goals. Many current staff members in libraries havethese traits already or are willing to learn them. Creating a new culture within anorganization will take time and patience but having a roadmap of the type of staffmembers who are needed is an important first step.The growth  in  the complexity and  functionality of new library systems  is  just

one aspect of the current transformation of the library world. Libraries are part ofthe  larger  societal  changes  taking  place  through  the  increasing  proliferation  ofelectronic  access  to  information  and  constant  communication.  The  digitallandscape  that  has  transformed how people  interact with  technology has  had  aprofound effect on the role that libraries play in modern society. The rise in socialmedia applications has allowed libraries to engage with their patron communitiesin  new ways,  both  raising  the  awareness  of  the  collections  they  offer  and  alsoraising expectations of new services that patrons may demand.

CHAP T E R   1 2

Altmetrics and ResearchSupportSharon Q. Yang and Lili Li

SynopsisTips on using altmetrics to measure the impact of your digital library.

AbstractAlternative metrics (altmetrics) are web‑based metrics to measure the impact of print and digitalscholarship.  They  include  downloads,  views,  clicks,  discussed,  mentioned,  blogged,  and  more.Open  access  content  promotes  altmetrics,  which  in  turn  are  early  indicators  of  use  for  printmaterials.  This  chapter  will  discuss  both  traditional  and  new  metrics,  research  findings  aboutaltmetrics, and relevant altmetrics toolsDr. Sharon Q. Yang is a professor and systems librarian at Rider University, Lawrenceville, NewJersey.LiLi Li is an associate professor/E‑information service librarian at Georgia Southern University.

12.1 INTRODUCTIONScholarly  communication  and  support  for  research  are  primary  interests  for  academiclibrarians. Many librarians are scholars and researchers as they hold faculty status and areactively  engaged  in  publications  and  scholarly  endeavors.  Like  teaching  faculty,  manyacademic  librarians strive  for excellence  in scholarship as  they are often under stringentscrutiny  in  promotion  and  tenure  processes.  Academic  achievements  are  equallyimportant  for  both  faculty  and  librarians.  However,  librarians  are  more  interested  inmeans or tools that can assist faculty and students because the la�er often seek help fromlibraries for their research‑related activities. This chapter will cover some of the tools thatmay be useful for scholars in various ways.One emerging technology for scholars is in the area of tracking research impact. Recent

years  have  witnessed  increasing  interest  in  the  measurement  for  digital  or  web‑nativescholarship.  Other  emerging  areas  include  online  reference  management  systems  andopen access content. Scholars are always  interested  in metrics  to measure and showcasetheir  scholarship  for various  reasons  such  as  grant writing,  award  selection, promotion,

and tenure. In addition, metrics are often used for background checking for hiring and asinformation‑seeking aids and collection development tools.

12.2 TRADITIONAL METRICSPublication and research have remained in print format for a long time. Long‑establishedmetrics are in place to measure the impact of print scholarship. Those metrics include thetotal  number  of  published  articles  or  books,  the  total  number  of  citations,  the  averagenumber of citations per article by scholar, the average number of citations per article peryear, H‑index, G‑index, journal impact factor (JIF), and more.Counting publications  and  citations  is  the most direct way  to measure  one’s  research

impact. H‑index is based on the number of both publications and citations. Created by J.E.Hirsch, Department of Physics, University of California at San Diego, H‑index is “definedas  the  number  of  papers  with  citation  number  ≥h,  a  useful  index  to  characterize  thescientific  output  of  a  researcher”  (Hirsch,  2014).  G‑index  was  created  by  Leo  Egghe,  aBelgian  professor,  as  an  improvement  on  H‑index.  “[Given  a  set  of  articles]  ranked  indecreasing order of the number of citations that they received, the g‑index is the (unique)largest number such that the top g articles received (together) at least g2 citations” (TarmaSoftware Research, 2014). JIF is calculated as the number of citations per article in a journalover a period of time. JIF is often considered an indicator for the relative importance of ajournal  in  a  discipline.  Past  evidence  shows  that  different  disciplines  have  differentcitation rates, which  is  the average number of citations per article over a fixed period oftime such as 5 or 10 years (Yang and Dawson, 2014). The impact of scholarship cannot becompared across the disciplines using citation counts and analysis.While  traditional  metrics  are  widely  accepted  in  academia  across  the  United  States,

there has been  long‑standing criticism and  issues  related  to citation‑based metrics. First,the  citation  counts  do  not  differentiate  between  positive  and  negative  citations.  Self‑citations may inflate citation counts and analysis. Sometimes authors may cite simply topad  their  publications.  According  to  a  2013  study  by  Public  Library  of  Science  (PLoS),“Citation counts represent less than 1% of usage for an article” (Buschman and Michalek,2013). Additionally, it takes a long time for a work to be cited after its publication. “It takes5 years for a paper in physics to receive half of the cited by references that the article willever require” (Brody et al., 2006). Works that were used do not always get cited. Typically,an  estimated  30%  of  the  works  are  cited  and  the  other  70%  are  omissions  for  variousreasons  (MacRoberts  and  MacRoberts,  2010).  Therefore  traditional  metrics,  specificallycitation  counts  and  analysis,  have  flaws  and may  not  accurately  reflect  one’s  scholarlyachievements.Traditional  web‑based  metrics  tools  include  Google  Scholar  and  Publish  or  Perish.

Google Scholar  is a  free and web‑based application that uses a crawler  to comb throughthe Internet, including many publishers’ sites for scholarly works. Its metrics are based oncitations. Publish or Perish is a free downloadable software that draws data from GoogleScholar  and  provides  more  functionality  to  manipulate  data  for  analysis  (see  List  ofSoftware for details on Google Scholar and Publish or Perish).

12.3 NEW METRIC­ALTMETRICS

The term “altmetrics” stands for alternative metrics. Other names for altmetrics includesocial metrics, article‑level metrics (ALM), and Influmetrics (Ronald and Fred, 2013). Thefailure  of  traditional  metrics  to  capture  the  impact  of  web‑native  scholarship  led  toincreased  interest  in  altmetrics.  Those  new measurements  feed  on  web‑based  usage  ofmore diverse  research products  that,  in  addition  to publications, may  include data  sets,media stories, computer codes, molecular structures, algorithms, presentations, and othernontraditional  research  products. Altmetrics  capture  and  analyze web‑based  usage  andtraffic generated by scholarly works. The new metrics may include, but are not limited todownloads,  bookmarks,  saves,  favorites,  reads,  likes,  wall  posts,  discussions, mentions,citations,  tweets,  views,  reviews,  expert  or  public  opinions,  and  more.  Those  usagestatistics  accrue  anywhere  on  the  Internet,  contributed  by  both  the public  and  scholars,especially in Web 2.0 applications such as social networking sites, blogs, publishers’ webs,online  reference management  tools,  online  databases,  and  sites  of  open  access  journals.Those metrics are so new that they are not standardized or regulated in any way.Altmetrics are increasingly catching the a�ention of librarians, faculty, and students in

all  disciplines  as  the  Internet  is  becoming  more  and  more  popular  as  a  channel  forscholarly communication. Most scholarly  journals also publish an electronic copy on theweb. The development of open access content nurtures and helps altmetrics to flourish. In2012, seven out of  the  ten of  the most popular articles  in science were  from open accessjournals (Mounce, 2013). A JIF analysis revealed that open access journals receive twice orthree  times  more  citations  in  comparison  to  those  of  closed  access  (Laakso  and  Björk,2013). For instance, there is an estimated 150 million failed a�empts per year to access J‑stor,  a  subscription‑based  database  of  scholarly  journal  articles  with  restricted  access(Mounce,  2013).  In  addition,  research  is  not  limited  to  publications  only.  The  modernscholarship can manifest in a variety of research objects.Altmetrics are gaining momentum slowly. The Research Excellence Framework allows

scientists  to  include  altmetrics  in  their  submi�ed  reports  for  evaluation,  which  mayinfluence  funding  decisions  (Kwok,  2013).  Plum  Analytics,  an  altmetrics  company,  isworking with  academic  institutions  to provide  researchers’ profiles based on altmetrics.Recently,  the  National  Science  Foundation  changed  its  policy  to  allow  scholars  to  listresearch products, including publications, in grant applications, recognizing “the breadthof a scientist’s intellectual contributions” (Piwowar, 2013). Those alternative products areevaluated by altmetrics. Two high‑profile promotion and tenure cases exist that includedaltmetrics  in  their  application  packages.  Emilio  Bruna,  a  faculty  member  with  theDepartment of Wildlife Ecology & Conservation at  the University of Florida, applied forpromotion  to  full  professor  and  selection  to  the  Academy  of  Distinguished  TeachingScholars,  a  campus‑wide  faculty  award. He  included  altmetrics  in  his  applications  andboth were  successful  (Konkiel, 2014). He  also  teaches  altmetrics  tools  in  a workshop onscientific  publishing  to  graduate  students.  Marine  scientist  Steven  B.  Roberts  at  theUniversity  of Washington  also  included  altmetrics  in his  application  for  a promotion  toassociate  professor  with  tenure.  His  impact  data  included  tweets,  blog  posts,  views,downloads, and mentions on social networking sites (Howard, 2013). He was successful inhis application.Many  altmetrics  tools  have  been  developing  over  the  last  few  years,  all  of which  are

cloud  based.  Two  kinds  of  altmetrics  tools  exist:  web‑based  software  or  programs  that

aggregate data from different sources and compile them into coherent, meaningful impactstatistics;  and publishers or  content providers  that keep  track of usage  counts of digitalmaterials. Of  the  former,  the most  comprehensive  and  be�er‑designed  tool  is AltmetricExplorer  at  h�p://altmetric.com.  It  covers  almost  all  major  social  networking  sites  andmany scholarly sources, including Scopus and Web of Science. In addition, its interactivemap  displays  geographical  areas  and  countries  where  the  usage  of  a  publication  takesplace. Altmetric Explorer is being used by many publishers and content providers to trackarticle‑level altmetrics in their archives and databases. Some online reference managementtools,  for  instance  Mendeley,  also  developed  the  capability  to  take  altmetrics.  Mostaltmetrics tools also cover citation counts and analyses.Altmetrics are still in an early stage of development, as are their tools and applications.

Many of these tools need improvement. One problem is  the difficulty  in disambiguatingauthors’  names  when  collecting  publications  and  gathering  usages.  Another  vitalweakness is that these tools present partial stories about one’s research impact. All thesealtmetrics tools are new and usage statistics take time to accumulate. The hidden web and“the  dark  social”  exist,  and  altmetrics  tools  cannot  reach  them  for  usage  data.Consequently, many may  not  be  comprehensive  in  data  collection  as  each  one may  belimited to a certain number of sources. Therefore, each tool may not cover the totality of ascholar’s research and publications. Another fatal threat to altmetrics comes from what iscalled the “liquid culture,” where applications disappear due to the evanescent nature ofInternet  content  in  comparison  to  solid  culture  such  as  print  materials,  a  stable  andtangible  format  (Torres  et  al.,  2013). The  recent  closing of Google Wave  is  one  example.Meebo, a chat program used heavily by libraries, also illustrates the evanescent characteror liquid culture of the Internet. When a social network or Internet application is closed,associated discussions, bookmarks, and downloads will also vanish into thin air.Copyright is a more serious legal issue. Most altmetrics tools allow scholars to upload

their  research  and  publications,  but  the  copyrights  of  these  publications  belong  topublishers when authors sign a copyright release. The desire to share research, which is amo�o hailed by altmetric tools, is limited by copyright limitations. Publishers have beguna  takedown  campaign  and  are  demanding  to  withdraw  the  uploaded  works  (Wecker,2014).There  are  suspicions  about  altmetrics  as  it  is  still  a  new  area  to  be  explored  and

validated.  Some  complained  that  altmetrics  “open  the  gates  for  the  barbarians”  and“herald a system where a number of  tweets would decide a professor’s  tenure” (Griffin,2013).  One  research  study  revealed  that  publications  can  be  faked  and  citations  can  begenerated artificially without being detected in Google Scholar (López‑Cózar et al., 2012).Web‑based metric  applications  are  easy  to manipulate  and  one  can  inflate metrics  andgame  the  system.  Some  even  call  altmetrics  a  technology  of  narcissism  (Mounce,  2013).The  data  compilation  can  be  difficult  from  disparate  sources.  Altmetrics,  like  citationcounts, also do not differentiate positive from negative a�ention.

12.4 RESEARCH ON ALTMETRICSMost  research  on  altmetrics  done  in  2013  analyzed  the  structure  and  interaction  of

altmetric  indicators with each other and their correlation to traditional metrics. Findingsall  point  to  the  fact  that  highly  cited  items  also  receive  high  volumes  of  altmetrics.

Significant associations were found between higher metric scores and higher numbers ofcitations with sufficient evidence (Thelwall et al., 2013; Torres et al., 2013). The evidencealso  indicates  that  altmetrics  may  serve  as  early  indicators  of  expected  usage  of  apublished work (Wang et al., 2014). Some researchers conclude that “Altmetrics are in factsuperior to traditional filters for assessing scholarly impact in multiple dimensions and interms  of  social  structure”  (Liu  et  al.,  2013). More  research  is  called  for  on  altmetrics  toverify and broaden those findings.

12.5 FUTURE OF ALTMETRICSIt has never been easy to measure research quality. As web‑native scholarship flourishes,altmetrics are here to stay and flourish as well in spite of the controversies. Altmetrics willcomplement, not replace, traditional metrics. There is still a large body of research workthat  may  not  be  on  the  Internet  and  thus  cannot  be  easily  tracked  by  altmetrics.  Bothtraditional and new measures are mutually supportive and complementary to provide amore  holistic  picture  of  the  quality  of  research  and publications  by  a  scholar. As manycautioned, one must use altmetrics wisely by providing context and explanations to avoidsuspicion or confusion (Kwok, 2013).Future altmetrics tools will incorporate gaming resistance and detection capabilities. So

far, no one tool can find all  the research products by a scholar. Future tools will have tofind ways  to  correct  this,  and  the work  to address  this  issue  is  already under way. Onedifficulty in gathering all the research products and associated altmetrics of a researcher isoften  the  ambiguity  of  the  author’s  name.  Altmetrics  applications  have  difficultyidentifying  one  scholar  from  many  others  because  they  have  identical  names.  OpenResearcher and Contributor  ID (ORCID)  is an effort  to connect a scholar with his or herresearch  objects  through  a  unique  identifier.  Altmetrics  applications  can  use  data  fromORCID  through  its  application program  interface  (API). ResearchID,  an organization,  isalso performing a similar function. If a researcher has linked all his or her research objectswith his or her ORCID, it is possible that an altmetric tool can receive this information andprovides a more complete set of altmetrics for his or her works.National  Information  Standards  Organization,  a  nonprofit  organization  for  creating

information industry standards, is working on standards and recommended practices foraltmetrics. “For altmetrics to move out of its current pilot and proof‑of‑concept phase, thecommunity must  begin  coalescing  around  a  suite  of  commonly  understood  definitions,calculations,  and  data  sharing  practices”  (Lagace,  2013).  It  is  important  to  establishcommonly  agreed  upon  rules  governing  what  will  be  measured,  how  they  will  bemeasured,  and  the  technical  infrastructure  to  produce  and  exchange  this  data.  Theregulated  approach  to  altmetrics  will  help  them  become  more  accepted  in  scholarlycommunities.

12.6 LIST OF TRADITIONAL CITATION­BASED ANDALTMETRICS TOOLS

12.6.1 Traditional Citation­Based Tools

Name: Publish or PerishDeveloper/company: A.W. Harzing; harzing.comPrice: Open source/freeDescription: Publish or Perish is a software program available for both Windowsand Mac. One needs  to download and  install  it on a  local PC. The metrics aredrawn from Google Scholar and are citation‑based. It provides more possibilitiesfor data analysis  than Google Scholar  can provide. Author or  journal  search  isavailable for evaluation with H‑index, G‑index, and other traditional metrics. Itis  easy  to  download,  install,  and  is  self‑explanatory.  Anyone  can  work  withPublish or Perish without much training.Reviewer  comment:  Publish  or  Perish  is  designed  to  empower  individualacademics  to  present  their  case  for  research  impact  to  its  best  advantage. Wewould be concerned if it would be used for academic staff evaluation purposesin a mechanistic way (Harzing, 2007).

 

Name: Google ScholarDeveloper/company: Google Inc.Price: FreeURL: h�p://scholar.google.comSystem requirement: A browser and Internet accessDescription: When an author creates an account and logs into Google Scholar forthe first time, the system will find all the publications under the same or similarname so he or  she  can choose which ones are his or hers. The author  can alsomanually  import  the published works when Google  cannot find  them. GoogleScholar provides citation‑based metrics such as citation counts, citation pa�erns,H‑index,  and  i10‑index.  Additional  features  include  “My  Library”  where  ascholar  can  save  his  retrieved  results.  Criticism  of  Google  Scholar  includesincomplete coverage, Ma�hew effect, and security vulnerability to gaming.Reviewer comment: Google Scholar Citations is a citation service provided freeof charge.  It  is easy to set up, especially  if you already have a Google account.Like other citation tracking services, it tracks academic articles, but it also countstheses, book titles, and other documents toward author citation metrics (CornellUniversity Libraries, 2015).

 

12.6.2 Altmetrics Tools

Name: Academia.edu

Developer/company: academic.eduPrice: Open source/freeURL: h�p://www.academia.eduSystem requirement: A browser and Internet accessDescription:  A  repository  for  scholarly  works,  Acadmia.edu  is  a  free  Internetapplication  that  allows  scholars  to  upload  their  research,  CV,  keywords  forresearch  interests,  and  publications  to  share  with  others.  The  link  called“Analytics”  is  where  altmetrics  are  displayed,  which  is  comprised  mainly  ofviews  of  uploaded  documents,  keywords,  and  external  links  in  a  scholar’sprofile.  Like  Altmetrics  Explorer’s  “Demographics,”  academic.edu  has  a  tabcalled “Country” where one can see the geographical  locations of viewers whohave visited the author’s profiles and read his or her publications. One problemwith  academia.edu  is  the  copyright  issues  where  authors  signed  off  theircopyright  to  the publishers. Therefore,  scholars  are prohibited  from uploadingtheir  publications  into  the  system.  Some  publishers  demanded  thatacademic.edu take down publications.Reviewer comment: Researchers use the site to follow one another’s work, tracktheir influence with analytics tools, and, the company suggests, “build powerfulbrands online” (Shankland, 2013).

 

Name: Altmetric ExplorerDeveloper/company: Altmetric LLP, The Macmillan Building, 4Crinan St. London, N1 9XW UKPrice: Publisher/Institution subscription; free for librariansSystem requirement: A browser and Internet accessDescription:  Altmetric  Explorer  is  by  far  the  most  comprehensive  and  morepowerful altmetrics application. Publishers subscribe to it to display article‑levelaltmetrics  to  their  line  citations and publications.  Institutions  subscribe  to  it  toshowcase the impact of research by their scholars. Each article receives a score toindicate its usage. The importance of an article is indicated by the shade of colorson the wreath around the score. Collected altmetrics include blogs, news, Weibo,Facebook,  Google+,  Twi�er,  and  more.  There  is  also  a  “Demographics”  link,which displays  a visual map of where  the  a�ention  for  an  article  comes  from.Altmetric Explorer allows users to search for an article by author, title keywords,or  journals,  but  the  search  feature  still  needs  improvement.  As  it  is  a  newlydeveloped application, the coverage of publications do not go back very far eventhough its collection of altmetrics is comprehensive.Reviewer  comment:  This  program  is  comprehensive  in  that  it  providesinformation about how many times an article has been viewed and the rankingsfrom the journal they are from. Explorer also provides a list of social componentslike how many times an article has been picked up on a news feed, how often ithas been tweeted, and who has discussed it on Google + and several other social

media  platforms.  Using  Altmetric  Explorer  a  researcher  can  even  see  thedemographics  of  who  has  seen  their  article.  This  is  an  excellent  feature  as  itprovides people with an idea of who is looking at the material (Read, 2013).

 

Name: ImpactstoryDeveloper/company: Heather Piwowar, Jason Priem, and Stacy KonkielPrice: Open source/freeSystem requirement: A web browser and Internet accessDescription:  Impactstory  is  an  open  source  web‑based  tool  that  measures  thediverse impacts of all research products—from traditional products like journalarticles,  to  emerging  products  like  blog  posts,  data  sets,  presentations,  andsoftware. Built by several individuals with grants from various organizations, itanalyzes and displays the impact of research based on raw metrics. Each scholaris given a customer‑persistent URL, and metrics are classified based on audienceand  type  of  engagement  with  the  research  (Impactstory,  2014).  It  shows  dataregarding  users  and  use  in  a  percentile  that  is  calculated  in  comparison withother research indexed by Web of Science in that year. Its uniqueness lies in itsanalysis  and  ability  to  display  the  impact  of  one’s  research  in  an  easilyunderstandable  format,  called  impact  story.  Users  may  need  to  import  theiritems  into  Impactstory,  which  in  turn  automatically  gathers  impact  statisticsfrom  Scopus,  Mendaley,  Google  Scholar,  Slideshare,  ORCID,  and  PubmedCentral.  However,  Impactstory  is  not  synchronized  with  the  aforementionedsystems  and  cannot  automatically  update  its  content.  This  application  is  anexcellent  tool  for  scholars  who  want  to  trace  the  impact  of  their  web‑nativescholarship. However,  it  still needs  to  improve as  there are parts  that may notwork well sometimes.Reviewer  comment:  I  included  Impactstory  data  in  my  portfolios  for  (1)promotion to full professor and (2) selection to UF’s Academy of DistinguishedTeaching  Scholars,  a  campus‑wide  faculty  award.  Both  were  successful.  Butperhaps more importantly, I included Impactstory in my workshop on scientificpublishing  for  graduate  students,  where  in  one  of  the  sessions  all  theparticipants set up ORCID IDs, Researcher IDs, and Impactstory Profiles—checkit out. Students get it (Byrne, 2014).

 

Name: DataCite Metadata StoreDeveloper/company: DataCitePrice: Open source/freeURL: h�p://www.datacite.org

Description: DataCite is a service that promotes metrics for data sets by allowingdata publishers to register DOIs and associated metadata. Metadata Search alsoallows people to search for data sets registered with DataCite. DataCite providesstatistics of DOI  registrations and  resolutions as well,  sorted by allocator, datacenter, or prefix. By working with data centers around the world, DataCite aimsto  develop  a  global  citation  framework  that  supports  simple  and  effectivemethods  of  data  citations,  discovery,  and  access.  The  search  service  is  fairlysimple, but it also comes with a list of filters that allows the user to filter resultsby allocator, data center, prefix,  resource  type, contributor,  creator, publicationyear, publisher, and/or language.Reviewer  comment:  The  DataCite  Metadata  Search  service  aims  to  supportefforts  at  increasing  the  ease  and prevalence  of data  citation. By  exposing  andproviding a search interface for metadata a�ached to data sets that are registeredwith  the DataCite Metadata Store,  the search service allows researchers  to findothers’  data  and  to  track  their  own data’s DOI  and  citations  (Digital  CurationCentre, 2013).

 

Name: KudosDeveloper/company: Kudos Innovations Ltd.Price: Publishers and institutions subscription; free for individualsURL: h�ps://www.growkudos.com/Description: Kudos is an altmetrics aggregator that charges a fee for publishersand  institutions,  but  is  available  free  of  charge  for  researchers.  To  set  up  apublication  for  altmetrics,  a  process  has  to  be  completed  by  researchersinvolving “explain,” “enrich,” “share,” and “measure.” Researchers are asked toannotate their publication for easy and quick understanding by the public, linkor upload the content, agree to publicize the research, and measure by gatheringaltmetrics. Kudos  is unique  in  that  it pushes research and publication  to socialnetworking sites such as Facebook and Twi�er and via e‑mail for promotion andin return gathers data from those sources. None of the other altmetrics tools areas  aggressive.  Its  altmetrics  include  tweets,  Facebook  posts,  referrals,  Kudosviews,  Kudos  downloads,  and more.  Kudos  has  partnerships  with  publishersincluding  Emerald,  Elsevier,  Wiley,  and  Taylor  &  Francis  Group.  Its  recentintegration with Altmetric Explorer will enhance its data coverage.Reviewer  comment:  First  piloted  in  September  2013,  Kudos  is  a  new  servicedesigned  to  help  scholars  and  their  institutions  increase  the  impact  of  theirpublished  research  articles. Altmetric  Explorer  tracks  and  collates mentions  ofresearch articles on social media, blogs, news outlets, and other online sources.This  integration means mentions  are  now  incorporated  on  the  Kudos metricspages for individual authors, and accompanied by a short summary that furtherdetails the number of mentions per source. Each article is assigned a score based

on the amount of a�ention it has received to date, and authors are able to clickthrough to see a sample of the original mentions of their article (Wheeler, 2014).

 

Name: PlumXDeveloper/company: Plum AnalyticsPrice: N/AURL: h�p://www.plumanalytics.com/Description: Plum Analytics is a service provided for users to assess scholarshipimpact,  track  said  impact, measure  output,  and  compare  group metrics.  PlumAnalytics has developed an impact dashboard that displays how research outputis  being  utilized,  interacted  with,  and  mentioned  around  the  world.  Thisdashboard  harvests  metrics  from  multiple  online  sources,  and  tracks  manyartifact types. These factors contribute to PlumX’s easily understandable metricsummaries, while the PlumX toolset allows users to gain more depth from thesesummaries. Plum Analytics is now integrated with EBSCO Information Servicesas well.Reviewer  comment:  PlumX  may  be  of  interest  to  academic  libraries,  speciallibraries, research support offices, and anyone seeking to be�er understand howthe  research  output  of  their  organization  is  being  used.  The  tools  that  assessresearch  impact  beyond  citations  are  new,  and  it  will  take  some  time  todetermine  how  useful  these  metrics  are  to  administrators  and  researchers(Swoger, 2013).

 

Name: ReadMeterDeveloper/company: Dario Taraborelli, San Francisco, CAPrice: FreeURL: h�p://www.readmeter.orgDescription: ReadMeter is based on the traditional concepts such as H‑index andG‑index,  but  redefined  them  so  bookmarks  are  used  for  analysis  rather  thancitations.  It  takes  advantage  of  the  API  provided  by  Mendeley,  an  onlinereference  management  system  for  readership  data,  and  turned  them  into  Hr‑index and Gr‑index. The application is free for anyone to use.Reviewer comment: ReadMeter measures the use of scientific content by a largenumber of readers. It presents author and article level statistics visually. Data areobtained using the Mendeley API and the reports are available in both machinereadable and HTML formats (Terkko, 2014).

 

12.6.3 Publishers/Content Providers with Altmetrics

Name: PloS Article‑Level MetricsDeveloper/company: PLOS, San FranciscoPrice: Open source/freeURL: h�ps://github.com/articlemetricsDescription: PLoS  is a publisher of seven open access  journals primarily  in  thebiomedical  field. A  fee  is  charged  for  an  article  to  be  published. However,  itsALM application, wri�en in Ruby, is open source and available for download. Itrequires someone with IT skills to install and run the program. PLOS uses ALM,which  stores  and  reports  performance  data  on  research  articles,  to  aggregaterelevant data and statistics for research articles including online usage, citations,social  bookmarks,  ratings,  blog  coverage,  and more  (FAQ,  2014).  It  is  the  firstpublisher that has developed an altmetrics application that gathers untraditionalusage  data  on  articles  that  are  viewed,  cited,  saved,  discussed,  andrecommended. ALM has a list of sources for data collection. PLOS provides anAPI to developers for access to data ALM collects.Reviewer  comment:  It  is  clear  that  PloS  sees  quality  as  a  multidimensionalconstruct,  and  thus presents  a  collection of  indicators  in  an  a�empt  to paint  abroader, more complex picture of article performance (Davis, 2009).

 

Name: PloS Impact ExplorerDeveloper/company: AltmetricPrice: FreeURL: h�p://www.altmetric.com/demos/plos.htmlDescription:  PLoS  Impact  Explorer  is  a  web‑based  tool  that  allows  users  toexamine their scholarly impact. Information on tweets, Facebook pages, articles,Google posts, news mentions, and blogging activity is available on the website.Users can track the research impact of a single person, a group, or an institution;PLoS Impact Explorer allows users to monitor scholarly  impact. Users can alsobrowse  through  articles  based  on  frequency  of  mentions,  journal  publication,and more. This tool may be best used in conjunction with other Altmetric metrictools, such as Altmetric Explorer and Altmetric API.Reviewer  comment:  Developed  by  Euan  Adie,  product  manager  at  theMacmillan‑funded startup, Digital Science, the PLoS Impact Explorer app is anextension of Adie’s Altmetric service, which tracks and scores academic output(scientific  articles  and  data  sets)  based  on  the mentions  it  has  received  in  thepress, on reference manager websites, on social media websites, and in literaturereviews. This  app  features  a  clean,  intuitive  interface  and nicely  integrates  the

PloS Search API, Mendeley  reader  counts,  and Altmetric’s  scores  for academicoutput (Konkiel, 2011).

 

Name: ScopusDeveloper/company: ElsevierPrice: Annual feeURL: h�p://www.elsevier.com/online‑tools/scopusDescription: Scopus is a database containing abstracts and citations for academicarticles.  It  is  self‑acclaimed  the  largest  abstract  and  citation  database  of  peer‑reviewed  literature.  Scopus  features  smart  tools  to  track  and analyze  research,and also delivers an overview of research output all over the world, regardless ofdisciplinary field.Reviewer comment: Scopus  is a promising addition  to  the  stable of workhorsedatabases  now  available  to  researchers  in  the  STM  subject  categories,  and  itsinterdisciplinary  content  coupled  with  citation  searching  capability  inevitablysets  it  up  as  a  direct  rival  to  Web  of  Science.  Although  definitive  pricinginformation is not publicly available for these costly products, earlier estimatesindicate  a modest  edge  in  favor of  Scopus. However, prospective buyers mustalso  factor  in a host of performance and content  factors  to determine which ofthese products will be�er serve the needs of their user communities (Dess, 2006).

 

Name: Web of ScienceDeveloper/company: Thomson ReutersPrice:  Annual  subscription  based  on  FTE  and  other  factors;  one  time  fee  forlinking to past citations.URL: h�p://wokinfo.com/Description:  Web  of  Science  connects  publications  and  researchers  throughcitations  and  controlled  indexing  in  databases  covering  every  discipline.  Over100 years’ worth of  content  is  fully  indexed, with back files dating all  the wayback to 1898. Users are able to use cited reference search to track past researchand monitor current developments.Reviewer  comment:  Web  of  Science  is  a  database  that  allows  you  to  searchbibliographic  and  citation  information  and  create  research  metrics.  Strengths:coverage spans 1955 to the present and covers over 12,000 high‑impact journalsand  over  150,000  conference  proceedings;  stronger  coverage  in  the  sciences.Weaknesses:  less  coverage  in other disciplines  such as  social  sciences,  arts  andhumanities,  and  not much  coverage  in  other  disciplines  (La  Trobe University,2015).

 

12.6.4 Organize and Create Bibliographies

Name: ReadCubeDeveloper/company: LabtivaPrice: FreeURL: h�ps://www.readcube.com/Description:  ReadCube  is  a  desktop  and  browser‑based  program  that  allowsusers  to manage,  annotate,  and access academic  research articles. ReadCube  isavailable  on  Windows  and  Macintosh  OS,  and  features  customizability;integrated  search  functionality  with  Google  Scholar,  PubMed,  and  MicrosoftAcademic;  citation  exportation  to EndNote  and other  reference managers;  andmore.Reviewer  comment:  “I  think  that ReadCube  is  the  best  academic  application  Ihave ever used. It encompasses everything I need in a reference manager but in avery simple and stylish way, which is why I avidly recommend ReadCube to allmy work colleagues.” Vanessa Tubb, h�ps://www.readcube.com/

 

Name: VIVODeveloper/company: VIVO projectPrice: Open source/freeURL: h�p://www.vivoweb.org/Description:  VIVO  is  an  open  source  web  application  first  developed  andimplemented at Cornell. The application enables  the discovery of  research andscholarship across multiple disciplines at each institution through browsing andsearch  functions  that  return  results  for  rapid  retrieval  of  information. VIVO  isinstalled locally at each institution, and content may be maintained manually, orthrough automated ways  from  local  systems  (HR, grants,  local  faculty  activitydatabases, database providers, etc.).Reviewer  comment:  VIVO  is  a  free,  downloadable  semantic  web  applicationdesigned  to  facilitate  research  collaboration  both  within  and  betweeninstitutions.  Originally  developed  at  Cornell,  it  invites  institutions  to  uploaddata  related  to  faculty  profiles,  which  it  crawls  in  order  to  draw  meaningfulconnections  between  researchers.  VIVO doesn’t  directly  support  user‑centeredmetrics, but has the potential to be a powerful tool in collecting university‑levelresearch metrics. To date, only a few large institutions have implemented VIVO,as  it  requires  significant  programming  knowledge  and  commitment  (Roemerand Borchardt, 2012).

 

Name: CiteSeerXDeveloper/company: Steve Lawrence, Lee Giles, and Kurt Bollacker at the NECResearch Institute, Princeton, New JerseyPrice: Free and open accessURL: h�p://citeseerx.ist.psu.edu/indexDescription:  CiteSeerX  is  a  digital  library  and  search  engine  that  focusesprimarily on scientific  literature concerning computer and  information science.Features  include  autonomous  citation  indexing  for  literature  search  andevaluation;  automatic  metadata  extraction  for  analysis  and  document  search;citation  statistics  for  all  articles  cited  in  the  database;  automatically  generatedreference  links;  author  disambiguation;  citation  context;  article  harvesting  inaddition  to  its  submission  system;  and  a  personalized  content  portal  thatprovides  feature  like  personal  collections,  RSS‑like  notifications,  socialbookmarking, and more.Reviewer  comment:  “The CiteSeerX digital  library  stores  and  indexes  researcharticles in Computer Science and related fields. Although its main purpose is tomake it easier for researchers to search for scientific information, CiteSeerX hasbeen proven as a powerful resource in many data mining, machine learning andinformation  retrieval  applications  that  use  rich metadata,  e.g.,  titles,  abstracts,authors, venues, references lists, etc.” (Caragea et al., 2014).

 

Name: BibTexDeveloper/company: Oren PatashnikPrice: FreeURL: h�p://www.bibtex.org/Description:  BibTex  is  reference  management  software  used  for  forma�ingreferences;  the  tool  is  typically  used  with  the  LaTeX  document  preparationsystem.  BibTex  helps  users  cite  sources  in  a  consistent  manner  by  separatingbibliographic  information  from  the  presentation  of  the  information.  Users  canuse this program by creating a document in which the citations are wri�en usingBibTex  format,  then uploading  the document  to BibTex  for  sorting and propercitation.Reviewer  comment:  Using  BibTex  is  fast  and  easy  way  to  keep  track  ofreferencing within a document. It uses a plain text file containing a database ofall  your  references,  each  of which must  be  given  a  unique  keyword  (Johnson,2013).

 

Name: RefWorksDeveloper/company: ProQuestPrice: $100 annual subscriptionURL: h�ps://www.refworks.com/Description:  RefWorks  is  web‑based  commercial  reference  managementsoftware. It allows users to easily gather, manage, store, and share information.References are imported from text files or online databases; for example, GoogleScholar, Web of Science, or Scopus. These databases can then be used to manage,store, and share  information. Users can  format bibliographies and manuscriptsvery easily. RefWorks has also incorporated a RSS feed reader that allows usersto establish connections to their favorite RSS feeds and import data directly fromthose feeds into RefWorks. RefWorks can be used to count citations to assess theimpact of research.Reviewer  comment:  “I  have  used  reference  database  software  for many  years.RefWorks is the most intuitive and least problematic of any software that I haveused. It permits me to capture the reference information for the online resourcesmore effectively than other tools. I am also impressed with the responsiveness ofthe  RefWorks  development  team.  Personally,  I  have  found  RefWorksinvaluable!” (Olsen, n.d.).

 

Name: RefmanDeveloper/company: Ernest Beutler/Thomson ReutersPrice: $249.95URL: h�p://www.refman.com/Description: Reference Manager (RefMan) is a software tool for publishing andmanaging bibliographies on Windows and Macintosh desktops. The  tool helpsusers  create  bibliographies  in  a  much  more  efficient  manner.  This  productincludes  an  online  reference  searcher,  database  manager,  web  publisher,bibliography builder, and easy reference sharing.Reviewer comment: With RefMan, authors can save time by exporting referencesdirectly  from online resources such as  ISI Web of Knowledge SM. Manuscriptsforma�ed by RefMan can be submi�ed easily for publications using ManuscriptCentral, an online manuscript and peer‑review system for scholarly publishersfrom ScholarOne, a Thomson Reuters Business (InfoToday, 2008).

 

Name: Zotero

Developer/company:  Roy  Rosenzweig  Center  for  History  and  New  Media,George Mason UniversityPrice: FreeURL: h�ps://www.zotero.org/Description: Zotero  is open source  reference management  software  that allowsusers  to  manage  bibliographic  data  and  related  search  materials.  Featuresinclude web browser integration, online syncing, generation of in‑text citations,and  footnotes  and  bibliographies.  It  is  also  integrated  with  word  processorsMicrosoft  Word,  LibreOffice,  OpenOffice.org  Writer,  and  NeoOffice.  Zoterooffers ways  to  connect  and  collaborate with other  researchers  as well,  throughZotero Groups and Zotero People. Zotero is primarily a Mozilla Firefox browserplugin,  but  Zotero  Standalone  and  Zotero  Connectors  allow  users  to  use  thesoftware with Mac OSX, PCs, and Linux, and Google Chrome and Apple Safari,respectively.Reviewer  comment:  “While  Zotero  3  has  its  bugs  and  limitations,  this  free,browser‑based  plugin  will  ingratiate  itself  in  your  research,  thanks  to  itssimplicity, portability, and flexibility” (Fenton, 2012).

 

Name: MendeleyDeveloper/company:  Elsevier  (originally  founded  by  three  German  PhDstudents)Price: FreeURL: h�p://www.mendeley.com/Description: Mendeley is a reference manager and academic social network thathelps  users  organize  research,  collaborate  with  others  online,  and  keep  up  todate with the latest research. With Mendeley, users are able to use the referencemanager;  read  and  annotate  works;  add  and  organize  pdfs;  collaborate  withcolleagues; access papers on the web; and network and discover papers, people,and  other  public  groups.  Reviewer  comment:  “A  one  stop  shop.  Excellent  forcollaboration and discovery. It is usually a task to find like‑minded individuals”(Weaver, 2014).

 

Name: CiteULikeDeveloper/company: Richard Cameron; CiteULike, Redland House, 157 RedlandRoad; Bristol, BS6 6YE UKPrice: FreeURL: h�p://www.citeulike.org/

Description:  CiteULike  is  a  service  that  helps  users  store,  organize,  and  sharescholarly papers. Once a user adds a paper to their personal library, CiteULikeautomatically extracts citation details. The service works within  the user’s webbrowser—installation  is  not  needed,  and  the  library  is  accessible  from  anycomputer  with  an  Internet  connection.  Citations  are  saved  and  shareable,promoting collaboration among scientists and researchers.Reviewer  comment:  This  tool  doesn’t  work  exactly  like  a  citation  manager;however, it allows for you to quickly (with a quick “Post to CiteULike” bu�on)save online  articles,  tag  them, organize  them,  and  so  forth.  “I  really  liked  thatyou  can prioritize  the  articles  into  categories  such  as  ‘top priority’  or  ‘I mightread it!’” (InfoProMom, 2011).

 

Name: EasyBib Bibliography CreatorDeveloper/company: ImagineEasy SolutionsPrice: FreeURL: h�p://www.easybib.com/Description: EasyBib  is  an  information  literacy platform  that provides  citation,note‑taking,  and  research  tools  to  users.  This  service  is  accurate  andcomprehensive,  and  is most  commonly used  for  citations; users  input data  foreach  citation,  and  the  platform  automatically  cites  the  source  based  on  dataprovided and organizes  the  citations  in order  as well. EasyBib also provides  aseries  of  paid  products  tailored  to  different  needs;  for  instance,  the  SchoolEdition  of  EasyBib  is  tailored  for  librarian  use  to  teach  students  more  aboutresearch habits and enhance critical thinking skills.Reviewer comment: “This site is awesome; I have found it to take all the pain outof  creating bibliographies.  I  really  like  the new page  layout  and  the  automaticsave  feature.  I  was  forced  to  restart  my  computer  this  afternoon,  and was  sooverjoyed to not have lost all the information I had entered into EasyBib.”

 

Name: Cite This For MeDeveloper/company: Cite This For MePrice: FreeURL: h�p://www.citethisforme.com/Description: Cite This For Me is a simple and straightforward citation program.Users  follow  three  simple  steps:  add  information  about  sources,  build  thebibliography, and download the fully forma�ed bibliography. Cite This For Mealso  provides  users  with  the  option  of  sharing  bibliographies  with  groups,promoting  collaboration  among  users.  Reviewer  comment:  The  site  itself  is

visually appealing and easy to use. There are several options available to use foryour paper. After you create a bibliography you can access it on the site. It is avery  simple  way  to  create  your  works  cited  page  for  a  paper.  I  encourageeveryone  to  take  a  look  at  something  such  as  CiteThisForMe  as  a  way  toorganize and create an accurate works cited page (Wells, 2013).

 

Name: refDotDeveloper/company: GooglePrice: FreeURL:h�ps://chrome.google.com/webstore/detail/refdot/hdhekmbccpnb�kdoinkjmggbcpcfloDescription: refDot is a Google Chrome extension that allows users to keep trackof and format references for bibliographic use. When viewing a website or onlinearticle  of  any  sort,  users  can  click  the  refDot  icon  in  the  browser  to  open  awindow into which users will enter all information needed for a bibliography.Reviewer comment: refDot could be a very useful Chrome extension for studentsto use when [they’re] performing research online. What I like about refDot is thatyou’re  reminded  to  record  all  the  important  information  you  need  for  mostbibliography formats (Byrne, 2012).

 

Name: CiteLighterDeveloper/company: Saad Alam, Lee JoklPrice: Free ($80 for annual subscription to Citelighter Pro)URL: h�p://www.citelighter.com/Description:  Citelighter  is  an  academic  research  platform  that  allows  users  tosave, organize,  and automatically  cite online and offline  information and  storecontent  privately  or  sort  by  topic  to  be  shared  with  the  community  throughKnowledge Cards. Citelighter also provides a downloadable  tool bar  for easieruse.  All  citations  and  bibliographic  data  are  stored  in  the  cloud  for  be�eraccessibility.Reviewer  comment:  Teaching  a  variety  of  things  from  basic  research  (captureand  store),  to  organization  (digital  notecard  that  are  easily  manipulated),  toteaching  paraphrasing  (comments  section  under  each  fact  is  a  great  place  forstudents to record thoughts) (West, 2013).

 

12.6.5 Choose a Journal to be Published

Name: SCImagoDeveloper/Company: SCImagoPrice: FreeURL: h�p://www.scimagojr.comDescription:  SCImago  is  a  portal  that  includes  journals  and  country‑specificindicators developed based on  information  from Elsevier’s  Scopus database.  Itmeasures  scientific  influence  of  scholarly  journals  by  accounting  for  both  thenumber of citations received as well as the importance or prestige of the journalswhere these citations come from. In other words, SCImago provides users with aweighted rank of influence of journals.

REFERENCESArticle‑Level Metrics Information. Retrieved July 14, 2014 from

h�p://www.plosone.org/static/almInfo.Brody, T., Harnad, S., Carr, L., 2006. Earlier Web usage statistics as predictors of later citation impact.

J. Assoc. Inf. Sci. Technol. 57 (8), 1060–1072. h�p://dx.doi.org/10.1002/asi.20373.Buschman, M., Michalek, A., 2013. Are alternative metrics still alternative? Bull. Assoc. Inf. Sci.

Technol. 39 (4), 35–39.Byrne, R., 2012. RefDot: a chrome extension for organizing reference materials [Blog post]. Retrieved

from Free Technology for Teachers website: h�p://www.freetech4teachers.com/2012/04/refdot‑chrome‑extension‑for‑organizing.html#.U8QXRJRdWSo.

Byrne, R., 2014. 5 tools that help students organize research and create biographies [Blog post].Retrieved from Free Technology for Teachers website:h�p://www.freetech4teachers.com/2014/04/5‑tools‑that‑help‑students‑organize.html#.U7wzG5RdWSq.

Caragea, C., Wu, J., Ciobanu, A., Williams, K., Fernández‑Ramírez, J., Chen, H., Wu, Z., Giles, L.,2014. CiteSeerx : a scholarly big dataset. Advances in information retrieval: 36th Europeanconference on IR research, ECIR, Amsterdam, The Netherlands, April 13–16, 2014. Proceedings.311. h�p://dx.doi.org/10.1007/978‑3‑319‑06028‑6_26.

Citation Analysis: Measure Your Research Impact, 2014. Retrieved July 14, 2014 fromh�p://latrobe.libguides.com/content.php?pid=460592&sid=3770409.

Cormier, D., 2012. Google Scholar Citations. Retrieved June 8, 2014 from A Quick Look at GoogleScholar’s ‘my Citation’ website: h�p://guides.library.cornell.edu/content.php?pid=422684&sid=3811338.

Cornell University Library, 2015. Measuring your research impact: Google scholar citations.Retrieved October 26, 2015, from Cornell University Library website:h�p://guides.library.cornell.edu/c.php?g=32272&p=203399.

DataCite Metadata Search, 2013. Retrieved July 14, 2014 from Digital Curation Centre website:h�p://www.dcc.ac.uk/resources/external/datacite‑metadata‑search#sthash.cfiqkILT.dpuf.

Davis, P., 2009. PLoS releases article‑level metrics [Blog post]. Retrieved from The Scholarly Kitchenwebsite: h�p://scholarlykitchen.sspnet.org/2009/09/22/plos‑releases‑article‑level‑usage‑data/.

Dess, H.M., 2006. Database reviews and reports: scopus. Osorio, N. (Ed.), Rutgers University.h�p://dx.doi.org/10.5062/F4X0650T.

FAQ, 2014. Retrieved May 24, 2014 from PLOS API website: h�p://api.plos.org/alm/faq/.

Fenner, M., 2013. New datacite/orcid integration tool [Blog post]. Retrieved from PLoS Blogswebsite: h�p://blogs.plos.org/mfenner/2013/05/18/new‑datacite‑orcid‑integration‑tool/.

Fenton, W., 2012. Zotera 3. Retrieved July 1, 2014 from PC website:h�p://www.pcmag.com/article2/0,2817,2403446,00.asp.

Griffin, D., 2013. ImpactStory: tabulating tomorrow’s research. Inf. Today 30 (8), 8.Harzing, A.W., 2007. Publish or Perish. Available from h�p://www.harzing.com/pop.htm.Hirsch, J.E., 2014. An index to quantify an individual’s scientific research output. Retrieved May 24,

2014 from h�p://www.pnas.org/content/102/46/16569.Howard, J., 2013. Rise of “Altmetrics” revives questions about how to measure impact of research.

Chron. Higher Educ. 59 (38), A6–A7.ImpactStory, 2014. “FAQ.” Retrieved May 10, 2014 from h�ps://impactstory.org/faq.Johnson, 2013. Using bibtex for referencing [Blog post]. Retrieved from Research Methods website:

h�p://math65740.blogspot.com/2013/10/using‑bibtex‑for‑referencing.html.Konkiel, S., 2011. Binary ba�le finalists announced [Blog post]. Retrieved from

h�p://blogs.plos.org/plos/2011/11/binary‑ba�le‑finalists‑announced/.Konkiel, S., 2014. At h�p://blog.impactstory.org/contest‑winner/.Kwok, R., 2013. Research impact: altmetrics make their mark. Nature 500 (7463), 491–493.Laakso, M., Björk, B.‑C., 2013. Delayed open access: an overlooked high‑impact category of openly

available scientific literature. J. Am. Soc. Inf. Sci. Technol. 64 (7), 1323–1329.Lagace, N., 2013. National Information Standards Organization. NISO to develop standards and

recommended practices for altmetrics [Press release].La Trobe University, 2015, July 22. Citation analysis: measure your research impact. Retrieved

October 26, 2015, from La Trobe University website: h�p://latrobe.libguides.com/content.php?pid=460592&sid=3770409.

Liu, C.L., Xue, Y.Q., Wu, H., Chen, S.S., Guo, J.J., 2013. Correlation and interaction visualization ofAltmetric indicators extracted from scholarly social network activities: dimensions andstructure. J. Med. Internet Res. 15 (11), 6. h�p://dx.doi.org/10.2196/jmir.2707.

López‑Cózar, E.D., Robinson‑García, N., Torres‑Salinas, D., 2012. Manipulating Google scholarcitations and Google scholar metrics: simple, easy and tempting. Retrieved May 17, 2014, fromh�p://arxiv.org/abs/1212.0638.

MacRoberts, M.H., MacRoberts, B.R., 2010. Problem of citation analysis: a study of uncited andseldom‑cited influences. J. Am. Soc. Inf. Sci. Technol. 61 (1), 1–12.

Mendeley, citeulike reviews [Blog post], 2011. Retrieved fromh�p://infopromom.wordpress.com/2011/08/23/thing‑14‑mendeley‑citeulike‑reviews/.

Mounce, R., 2013. Open access and altmetrics: distinct but complementary. Bull. Assoc. Inf. Sci.Technol. 39 (4), 14–17.

Olsen, J. RefWorks testimonials. Retrieved July 1, 2014 from RefWorks website:h�ps://www.refworks.com/content/testimonials/default.asp.

Piwowar, H., 2013. Altmetrics: value all research products. Nature 493 (7431), 159.h�p://dx.doi.org/10.1038/493159a.

Read, K., 2013. Altmetrics and evaluating scholarly impact: what’s out there and how can weparticipate? [Blog post]. Retrieved from Kevin the Librarian website at:h�p://kevinthelibrarian.wordpress.com/2013/03/09/altmetrics‑and‑evaluating‑scholarly‑impact‑whats‑out‑there‑and‑how‑can‑we‑participate/.

Roemer, R.C., Borchardt, R., 2012. From bibliometrics to altmetrics: a changing scholarly landscape.Coll. Res. Lib. News 73 (10), 596–600. Retrieved from: h�p://crln.acrl.org/content/73/10/596.full.

Ronald, R., Fred, Y., 2013. A multi‑metric approach for research evaluation. Chin. Sci. Bull. 58 (26),3288–3290.

Shankland, S., 2013. Academia.edu raises funds to build a Facebook for scientists. Retrieved July 1,2014 from CNet website: h�p://www.cnet.com/news/academia‑edu‑raises‑funds‑to‑build‑a‑facebook‑for‑scientists/.

Swoger, B.J.M., 2013. Reference eReviews. Retrieved July 1, 2013 from Library Journal website:h�p://reviews.libraryjournal.com/2013/08/reference/ereviews/referene‑ereviews‑august‑15‑2013/.

Tarma Software Research, 2014. Citation metrics. Retrieved May 24, 2014 fromh�p://www.harzing.com/pophelp/metrics.htm#gindex.

Terkko, 2014. ReaderMeter alpha. Retrieved October 26, 2015, from Terkko Navigator/ReaderMeterwebsite: h�ps://www.terkko.helsinki.fi/readermeter.

Thelwall, M., Haustein, S., Larivière, V., Sugimoto, C.R., 2013. Do Altmetrics work?. Twi�er and tenother social web services. PLoS ONE 8 (5), 1–7. h�p://dx.doi.org/10.1371/journal.pone.0064841.

Thomson reuters releases reference manager 12 for windows, 2008. Retrieved July 14, 2014 fromInformation Today, Inc. website: h�p://newsbreaks.infotoday.com/Digest/Thomson‑Reuters‑Releases‑Reference‑Manager‑12‑for‑Windows‑50580.asp.

Torres, D., Cabezas, Á., Jiménez, E., 2013. Altmetrics: new indicators for scientific communication inweb 2.0. Comunicar 21 (41), 53–60. h�p://dx.doi.org/10.3916/C41‑2013‑05.

Wang, X., Mao, W., Xu, S., Zhang, C., 2014. Usage history of scientific literature: nature metrics andmetrics of nature publications. Scientometrics 98 (3), 1923–1933.

Weaver, M., 2014. Our users. Retrieved July 1, 2014 from Mendeley website:h�p://www.mendeley.com/our‑users/.

Wecker, M., 2014. Should you share your research on Academia.edu? Retrieved July 1, 2014 fromChronicle Vitae website: h�ps://chroniclevitae.com/news/345‑should‑you‑share‑your‑research‑on‑academia‑edu.

Wells, J., 2013. Citing sources part 2: CiteThisForMe [Blog post]. Retrieved fromh�p://madamewells.blogspot.com/2013/10/citing‑sources‑part‑2‑citethisforme.html.

West, K., 2013, October 30. Reviews‑Citelighter [online forum post]. Retrieved from Citelighterwebsite: h�ps://edshelf.com/tool/citelighter/.

Wheeler, L., 2014. Kudos integrates altmetric data to help researchers see online dissemination ofarticles [Blog post]. Retrieved from Digital Science website: h�p://www.digital‑science.com/blog/posts/kudos‑integrates‑altmetric‑data‑to‑help‑researchers‑see‑online‑dissemination‑of‑articles.

Yang, S.Q., Dawson, P.H., 2014. November 6. Altmetrics‑learn new metrics to showcase the impactof your research. Conference presentation presented at 2014 Northeast E‑Learning ConsortiumConference. Villanova University, PA, The Villanova Institute for Teaching and Learning.

CHAP T E R   6

EBook discovery metadataDonna E. Frederick

SynopsisSo  you  have  your  eBook  collection,  how  to  you make  these  resources  discoverable  toyour patrons?

AbstractDiscovery metadata is essential for eBooks as these resources have no physical presenceand can’t be discovered through physical browsing of a collection. This chapter exploresthe difference between creating metadata for print and electronic resources and offers anew definition for discovery metadata.

6A Discovery metadata: An introductionDiscovery metadata  for  eBooks  is  a  substantive  topic  for metadata  librarians  inacademic libraries. It would not be surprising to hear that many librarians beganto read this book expecting to find primarily information about and instruction inthe  creation  of  discovery  records  and  that  many  find  it  puzzling  that  eBookdiscovery metadata is discussed so far into the book.The  reality  is  that with  eBooks,  the metadata  created  for  various  steps  in  the

workflow helps to inform subsequent steps. In addition, as we have already seen,eBooks aren’t static resources in the library’s collection. EBooks can automaticallycome and go from the collection and the DRM can change over time, just to namea  few  examples  of  how  eBooks  and  eBook  collections  differ  from  hard  copyresources.  Ultimately  to  be  able  to  catalogue  or  otherwise  create  discoverymetadata  for  eBooks,  the  eBooks  must  first  be  acquired  and  access  must  beestablished.  As  eBooks  can’t  be  received  and  physically  processed  through  aworkflow in the same manner as hard copy resources, having adequate metadata

to  represent  the  resource  and  track  it  through  various  workflows  is  essential.Therefore, much needs to be in place before a library is ready to make an eBook oreBook  package  discoverable.  An  eBook  metadata  management  plan  needs  toensure that all of the preliminary information about the resources, subscriptions,and platforms have been recorded in an adequate and useful form and location.Now that those issues have been addressed, a埄�ention can be given to the topic towhich  cataloguing  and  metadata  librarians  seem  to  be  naturally  drawn:  Thecreation and management of discovery metadata.

6.1 Structure of the discovery metadatachapter and partsPart  A  of  this  chapter  will  constitute  an  introduction  to  the  topic  of  discoverymetadata.  It  is  expected  that  readers  will  approach  this  chapter  with  differenttypes and amounts of  experience and different  interests  in  learning more aboutdiscovery metadata. While the experienced cataloguing or metadata librarian mayfind much of this introductory section to be rudimentary, there hopefully will be afew new and interesting tidbits of information. For other librarians who have notworked with  cataloguing or have not done  so  in  a very  long  time or have onlycatalogued hard copy resources, this chapter is intended to provide a baseline ofconcepts and information.For  those  librarians  who  have  not  been  actively  working  in  the  area  of

cataloguing  or  are  new  to  librarianship  in  general,  the  notes  sections  of  thediscovery  metadata  chapter  may  be  of  particular  interest.  The  informationpresented  in  these  notes  have  been  placed  here  rather  than  in  the  body  of  thechapter for the benefit of currently active cataloguers and metadata librarians whomay wish to read through Part A briskly and then browse the notes at the end tosee if there is anything there of interest to them.The subsequent parts of the discovery metadata chapter will be divided up into

specific  topics  in  a  manner  intended  to  facilitate  reading  and  study  as  well  asfuture reference once the  library’s metadata plan has been implemented. Not alltopics will be relevant or appear to be relevant to all libraries; however, it may beuseful for the reader to at least skim through the content to be aware of it in caseits  relevance becomes evident during  the process of  creating  the metadata plan.As with the previous chapters, please take time to review the answers to previoussurveys  to see  if anything needs  to be updated or appended as  topics related todiscovery are explored.

6.2 What is discovery metadata?

As  previously  mentioned,  in  many  library  contexts,  discovery  metadata  foreBooks takes the form of MARC records in library catalogues. However, librariesmay use other forms of discovery metadata instead of or in addition to traditionalMARC records. A more useful answer to this question focuses not so literally onwhat form eBook metadata takes, as there are many possible useful forms, but onits  purpose  and how  it  functions  as well  as why good quality  eBook discoverymetadata is essential.Upon  reflection,  the  author  realizes  that  her  introduction  to  the  concept  of

discovery metadata came when she took her first cataloguing class in the 1980s. Atthe  time  the  phrase  “discovery metadata” was  not  used.  In  fact,  the  concept  ofdiscovery was not discussed and the term metadata was not mentioned. Instead,the course  focused on creating “surrogates”1  for  the  resources purchased by  thelibrary  in  the  form of card catalogue records. There was a significant amount ofemphasis  on  what  is  often  called  “descriptive  cataloguing”2  although  subjectanalysis and classification were also taught. This class taught prospective teacher‑librarians how to create card catalogue cards for their school libraries. What werecreated were literally li埄�le cards onto which a significant amount of  informationneeded to be typed. A round hole was punched into the bo埄�om of each card andthe cards would eventually be interfiled in card catalogue drawers. A rod wouldbe  pulled  out  of  each  drawer,  the  new  cards  would  drop  into  place.  The  newcatalogue records were then secured in their new home in the drawer when therod was  reinserted  through  the  card  holes. While  card  catalogues  undoubtedlycan still be found in school libraries around the world, in most academic librariesthis type of cataloguing now appears to be a somewhat antiquated and arduousbut also a curiously quaint practice. Understanding how cataloguing has changedin  the  last  three  decades  is  a  useful  way  to  come  to  an  appreciation  of  theimportance of contemporary eBook discovery metadata.The  fact  that  the  term “surrogate” was used repeatedly during  the course  the

author took all those years ago is indicative of the believed purpose of metadatacreation  during  that  era.  There was  an  idea  that  in  creating  the  card  cataloguerecord librarians were able to represent the book or other resource on a small cardcatalogue  card.  Librarians  of  that  era  were  trying  to  represent  what  a  personmight see  if  she or he were  to have  the book  in hand  in  terms of characteristicssuch  as  author,  title,  number  of  pages,  size  of  book,  and  whether  or  not  it  isillustrated. Rather than trying to a埄�empt to browse through the entire library, thecard  catalogue  was  intended  to  allow  patrons  to  flip  through  cards  and  do  asimulated  browsing  or  at  least  limit  the  amount  of  searching  around  patronsneeded to do to the compact area of the card catalogue. There was a main card foreach book, so to speak, in each card catalogue. The phrase “main entry”3 remainsin cataloguing today as an artifact from that era. This is the card that had the mostdetail about the resource itself. Then there were “added entries”4 and “tracings,”5

which all redirected the patron to the information on the main entry card. There

was what was  called  a  “shelf  list,”6 which was  a  set  of  cards filed  according  toclassification number and thus reflected how the books would sit on the shelf. Theshelf  list was  generally  hidden  away  in  a  nonpublic  area  for  the  use  of  librarystaff. Of course, of greater interest to patrons would be the cards that were createdaccording  to  the  author,  title,  or  subject  of  the  book.  For  school  libraries,  theauthor was taught to integrate all of the cards into a single card catalogue but wasalso told that if the library is very large there could be separate card catalogues forsubjects, titles, and authors. In order to get this complex system to work and all ofthe important information to fit on the cards, a system of rules and abbreviationswere  required, which precipitated  the  eventual  creation  of  the Anglo AmericanCataloging  Rules  (AACR2),  AACR2  abbreviations,7  ISBD  (including  ISBDpunctuation),8  and  other  rules  and  conventions.  Given  that  librarians  in  mostlibraries  during more  than  half  of  the  twentieth  century  had  to  catalogue  theircollections without the benefit of computers, computer networks, or the web, thesystem that was developed was incredibly efficient and effective.Considering the big picture of traditional cataloguing, the idea was that patrons

would  systematically  search  through  a  collection  of  surrogates  and  crossreferences  to  surrogates  that  were  logically  organized  in  a  compact,  efficientsystem  of  physical  reference  cards.  The  information  retrieved  from  these  cardswould  then direct patrons  to  the appropriate area within  the physical  collectionfrom which they could retrieve the information or resources required. In such anenvironment,  directly  interacting with  and manipulating  a  physical  search  toolwas  necessary  to  locate  physical  resources  that  were  situated  in  a  real  space.Traditional  cataloguing proved over  the years  to be very  efficient  in  supportingthe discovery of the library’s resources and thus has come to be identified as themost  important  discovery  metadata  used  in  library  contexts.  To  this  day,  aspreviously discussed, MARC records remain a critical element for supporting theeffective discovery of eBook content in many academic libraries.While the author believes that there is benefit in reflecting upon the nature and

origin of traditional cataloguing, she believes that it is equally important to reflectupon  the  ways  in  which  the  nature  of  eBooks  and  eBook  discovery  is  notsupported  in  such  an  environment  and  also  envision  ways  in  which  eBookdiscovery  can  be  optimized.  To  begin  with,  eBooks  do  not  have  a  physicalpresence in libraries and don’t sit on a shelf or have a location that is relative toother  resources  in  the  library.  Patrons  can’t  browse  through  the  shelves  andserendipitously  discover  an  eBook.  EBooks  don’t  have  the majority  of  physicalcharacteristics of print books and  thus a埄�empting  to  record  such  information  isoften irrelevant. This is particularly true for born digital eBooks where even basiccharacteristics  such  as  the  number  of  pages  can  be  determined.  In  Chapter  2,which discusses the disruptive nature of eBooks, a number of other characteristicsof eBooks were discussed that indicated how eBooks are distinctly different thantheir  print  counterparts.  These  include  the  fact  that  OPACs  generally  can’t  tell

users when an eBook is in use by the maximum number of allowed users or whenthe payment of  fees  to use an eBook platform is  in arrears and the access  to  theeBooks  has  been  temporarily  suspended.  Essentially,  within  the  context  of  thelibrary’s collection, eBooks are an  invisible  resource. Patrons can’t walk  into  thedoor of a library and see them. Managers can’t see piles of uncatalogued eBooksstacking up in the technical services department. Even if library staff and patronsare  aware  that  the  library purchased a  certain  eBook,  it  is not possible  to knowfrom looking around the library whether or not that eBook is available to use andwhat  can  be  done with  it.  Just  as metadata  is  necessary  to  process  eBooks  andeBook  collections  through  acquisitions  workflows,  metadata  is  also  the  criticalelement in making eBooks discoverable for both library staff and patrons. Humanbeings  don’t  have  the  ability  to  browse  through  various  electronic  files  as  theyexist without any intermediation in order to  identify which files are eBooks andwhich  files  contain  other  types  of  electronic  information,  let  alone  identify  aneBook of interest and actually make use of that file. The physical nature of humanbeings makes  it  impossible  for  them  to  directly  interact  with  electronic  files  instorage media  the way that a human being can  interact with  the cards  in a cardcatalogue or books on a shelf.So, what  does  the  inaccessible  nature  of  eBooks mean  for  libraries?  It means

that discovery metadata is essential. Whereas traditional cataloguing is based onthe model of creating a physical surrogate for a physical resource, eBook metadatashould be based on a model of creating an electronic surrogate for an electronicresource. That electronic surrogate is still not directly usable by human beings butcan  be  made  useful  by  applications  that  read,  process,  and  display  theinformation  found  in  the  surrogates.  Those  applications  include  but  are  notlimited to library OPACs and discovery systems. In fact, in recent years the authorhas  noticed  that  a  number  of  problematic  records  are  confusing  to  patronsbecause  the  records  that  have  been  created  are  based  on  the model  of  creatingphysical  surrogates  for  physical  resources.  When  this  model  is  used,  time  iswasted  in adding metadata  that  is unnecessary and/or confusing with regard  toeBooks while  other  information  that would  be  helpful  to  patrons  is  not  added.Unfortunately, there are many existing MARC records for eBooks that have beencreated using the older cataloguing model. Many of them were created in the pre‑RDA  era  where  existing  records  for  the  hard  copy  version  were  converted  toeBook records via an automated process. While methods such as this allowed forthe rapid and efficient creation of metadata for large collections of eBook contentwhere key access points such as author, title, subjects, and other contributors werepresent and controlled to  the same level of accuracy as were the print cataloguerecords, the records aren’t necessarily optimal for representing eBook content. It isimportant that metadata and cataloguing librarians recognize that many of theirexisting  eBook  records  created  during  the  period  of  about  2008  to  2012  andsupplied  to  the  library  in record sets may have been created using a conversion

process.  These  records may  be  quite  functional  in  a  traditional OPAC  but maybegin to show signs of being less than functional in the newer discovery systemsand  likely  will  continue  be  problematic  in  the  future.  Some  eBook  packagevendors  have  recently  offered  replacement  record  sets  for  some  or  all  of  theireBook MARC records. Libraries should replace the old records with the new RDAones  as  the  theoretical  framework  behind  RDA  (FRBR)  does  take  intoconsideration  important  distinctions  in  form  and  format  of  eBooks  that  arerelevant  to  patrons  and  library  staff  alike.  RDA  records  should  prove  moreeffective and functional in discovery systems now and in the future than the older“converted from print” MARC records.Considering the discussion in this section, the author proposes a new definition

for eBook discovery metadata that she believes will be useful for the purpose ofcreating discovery metadata that will be functional today and in the future. Thisdefinition is:

Discovery  metadata  are  structured  electronic  representations  of  resources.  Theserepresentations  are  intended  to  be used  by  an  application  (or  have  the potential  to  beused by multiple applications) that facilitates the process of assisting human beings inlocating, accessing, and using resources and information.

There are many key considerations in this definition. For readers who have readall  of  this  book  previous  to  this  section,  the majority  of  ideas will  not  be  new.Considerations include the following: (1) Metadata must be structured. Following one of the current or emerging

metadata standards for eBook discovery metadata will address this concern.(2) By following the newer standards, metadata records should be usable by

applications that have been wri埄�en to use metadata coded to the relevantstandard. In today’s library environment, metadata is increasingly beingshared, migrated, and otherwise transferred between applications andenvironments. Interoperability of metadata is becoming increasinglyimportant in academic library environments and different products andservices use the same metadata that was once intended almost exclusivelyfor use by an ILS and OPAC.

(3) The metadata that is created first and foremost must be parsed efficiently andeffectively by computers. As RDA training typically points out, cataloguingstandards are not display standards. Instead, cataloguing or metadatastandards are intended to create systematic, standardized metadata.Programs are then created that will search the metadata and display theresults in a way that is suitable for the user community. The ability to createprograms that perform as expected relies in part on the fact that those whohave created the metadata in the first place have followed whichever

standard/s has/have been adopted for that metadata container. For librarystaff that have long been exposed to the appearance of ISBD‑influencedmetadata, there may be a strong temptation to “tweak” metadata away fromthe current standard, such as RDA, to make the entries “look be埄�er.”Ironically, these well‑meaning a埄�empts to improve the display of the recordcan actually make the programming perform less well in the long run oreven malfunction depending on the nature of the “tweak.” Training staffthat are involved with cataloguing and other discovery metadata creation inthe concept that complying with international standards is essential.Instruction should include that the intent is that the metadata will be read bya computer and that in such an environment the need for consistency andcompliance with the standards is an absolute requirement seeing ascomputer programs generally can’t make the same types of visualinterpretations that a human being automatically makes and also that thereis no concern for the usual human aesthetics when it comes to theperformance of a computer program. It is in the interface where display,aesthetic, and readability concerns should be addressed, not in the metadataitself.

(4) Finally, the bo埄�om line is that the purpose of creating the metadata in the firstplace is to assist human beings in the tasks they need to perform. The FRBRtheoretical model has identified user tasks as “find,” “identify,” “select,” and“obtain.” The concepts related to the user tasks have then been embedded inRDA and also have a presence in BIBFRAME.9 While those involved withcreating metadata should not “tweak” the metadata they create away fromthe standard they are trying to apply, the experience of the user doesultimately need to be evaluated and if the metadata appears to fail tosupport the key user tasks, then further investigation is required. Thelibrarian should seek to understand the cause of the failure. Does themetadata appear to be adequate but is the design of the interface confusingto the user? Or, is the ma埄�er in which metadata is displayed incongruentwith or inadequate for the needs of the user population? If so, options forupdating the interface design or replacing it altogether may be appropriate.Perhaps the librarian discovers that metadata produced within theframework of the emerging metadata standards are still failing the needs ofusers and the tasks they need to perform. Given that many of the new andemerging metadata standards and practices have been designed with newerlibrary resources such as eBooks in mind, it is reasonable that libraries willwant to take advantage of the new approaches. While the newer ways ofdoing things have already shown some benefit to libraries, as will bediscussed in later sections of this chapter, the new standards, practices,guidelines, and metadata containers are not yet mature and have not stoodthe test of time in various academic library contexts. It is reasonable to

expect that librarians will discover problems and shortcomings. This iswhere the academic librarian can play an important role in furthering thedevelopment of the LIS discipline. This is particularly true for academiclibrarians who are actively involved with research and publishing. Theselibrarians may use the shortcomings they discover as research topics.Finding solutions to the problems may also create opportunities for workingcollaboratively with other libraries to innovate solutions. However,regardless of whether or not such options may be possibilities, all academiclibrarians can report their findings to the organizations responsible for thedevelopment and maintenance of the standards or guidelines and follow thediscussions in journals and at conferences.

 Hopefully Part A has set the scene for the sections to come and provided both

some background information and a useful definition for discovery metadata. Thefollowing sections will, no doubt, be of great interest to many readers.

Notes1. The ODLIS defines surrogate as the following:A substitute used in place of an original item, for example, a facsimile orphotocopy of a document too rare or fragile to be handled by library users oran abstract or summary that provides desired information without requiringthe reader to examine the entire document. In preservation, a surrogate isusually made in a more durable medium. In a library catalog, the descriptionprovided in the bibliographic record serves as a surrogate for the actualphysical item (see: h埄�p://www.abc‑clio.com/ODLIS/odlis_s.aspx).It is interesting to note that the cataloguing‑related definition of a surrogateis listed last in this definition without significant explanation. It’s difficult tosay whether or not this is just a coincidence or a reflection of the fact that theconcept of cataloguing as creating “surrogates” has gradually been fallingout of favor as libraries increasingly catalogue nonphysical items.

2. Descriptive Cataloguing is a somewhat problematic term in the sense thateven within the field of LIS it has different meanings. In looking at theLibrary of Congress’ Descriptive Cataloging Manual DCM (seeh埄�p://www.loc.gov/catdir/cpso/dcmz1.pdf), it appears that pre埄�y muchevery aspect of traditional library cataloguing is “descriptive cataloguing.”In practice, many cataloguers and metadata librarians consider descriptivecataloguing to be the creation of metadata for title, author, publication, andphysical description as relevant to the resource being catalogued with otherfields in MARC 21 records containing what is essentially access and technicalmetadata.

3. The ODLIS defines “main entry” as:

The entry in a library catalog that provides the fullest description of abibliographic item, by which the work is to be uniformly identified andcited. In AACR2, the main entry is the primary access point. In the cardcatalog, it includes all the secondary headings under which the item iscataloged (called added entries). For most items, main entry is under nameof author. When there is no author, main entry is under title (see:h埄�p://www.abc‑clio.com/ODLIS/odlis_m.aspx).The idea that a single resource would be found listed on more than one cardin more than one section of a card catalogue but that only one card wouldhave all of the details about that resource has become somewhat lost in aMARC environment where there is only one bibliographic record and all ofthe detailed cataloguing is found on that record. Remnants of the oldcataloguing days remain present in the technical details of the MARC 21indicators, in the sense that a properly coded MARC record can still be usedto print hard copy card catalogue cards. The author has noted that manynonlibrarian cataloguers who have only ever worked in MARC cataloguingenvironments meticulously code main and added entry fields in MARCrecords using the appropriate indicators, but when asked why this type ofcoding is necessary, respond either that they don’t know or that “it’s the waywe’ve always done it.” As eBook metadata creation gradually moves towardthe creation of metadata that is useful in linked data environments, it isimportant to keep in mind that some cataloguers who have significantexperience working only in a MARC environment may require extrainstruction in order to feel secure that they are not losing somethingimportant as practices change and coding which no longer serves a functionis gradually deprecated in the cataloguing standards.

4. The ODLIS defines added entry as simply, “A secondary entry, additional tothe main entry, usually under a heading for a joint author, illustrator,translator, series, or subject, by which an item is represented in a librarycatalog” (see: h埄�p://www.abc‑clio.com/ODLIS/odlis_a.aspx‑#addedentry). Inthe MARC environment, which is flat in nature, the original meaning ofadded entry has become somewhat muddled in the sense that added entriesare simply more access points in the same record and don’t representadditional entries or areas of the card catalogue where the resource iscatalogued as was the case in the physical card catalogue.

5. The concept of tracings is an interesting relic from the days of the cardcatalogue. Their intention was to aid in the maintenance of a physicalcatalogue. They have had relatively li埄�le need in computerized cataloguingenvironments but the concept has persisted through the years. The ODLISdefines tracings as “A record of the additional headings under which abibliographic item is listed in a library catalog, usually associated with themain entry, enabling the cataloger to ‘trace’ all the entries referring to the

item whenever a change or correction is made or when the item iswithdrawn from the collection” (see: h埄�p://www.abc‑clio.com/ODLIS/odlis_t.aspx#tracings). Despite the fact that the originalpurpose for tracings has long been obsolete for the majority of academiclibraries, the idea that a method is needed for allowing library staff to drawtogether a subset of catalogue records for maintenance or deletion is a criticalneed in eBook metadata management. This need will be discussed in detailin later sections of this chapter.

6. Like tracings, the creation and use of the shelf list is tied to the long‑termmanagement of hard copy collections and metadata in a card catalogueenvironment. The ODLIS defines shelf list or shelflist as:A nonpublic catalog of a library collection containing a single bibliographicrecord for each item, filed in the order in which the items are arranged on theshelf (usually by call number), used for inventory because it contains themost current information on copy and volume holdings. Card shelflists arebeing phased out by libraries that have converted their catalogs to machine‑readable records (see: h埄�p://www.abc‑clio.com/ODLIS/odlis_s.aspx).Many librarians would argue that the concept of the shelf list or practicesrelated to “shelf listing” or adjusting call numbers so that resources will filealphabetically by main entry are completely irrelevant in a computerizedcataloguing environment. The relevance of shelf listing is questionable inlibraries where an ILS contains item and holdings records and allows forhighly flexible sorting and display of records. Those libraries that do regularinventories of their collections will likely not see the need to a埄�empt to printout an entire shelf list of their holdings because of all of the other optionsavailable to them. However, many experienced cataloguers cling to practicesrelated to adjusting catalogue records to display in “proper shelf list order.”In an eBook environment where the eBooks do not sit on a physical shelf, theidea of a埄�empting to create a shelf list is particularly puzzling. In fact, it iscommon that catalogue records for electronic resources not be assignedclassification numbers because of the extra work involved in doing sowithout any practical need for it in the sense that eBooks do not sit on a shelfand thus don’t need to be assigned a location. If the reader has not yetaddressed the issue of applying call numbers to eBooks and adjusting thosenumbers to fit a “shelf list,” it is something that should be addressed duringthe creation of the eBook metadata plan. This topic will be discussed in moredetail in a later section of this chapter.

7. AACR2 abbreviations were originally listed in Appendix B of the AACR2publication. The original idea behind these abbreviations was to create asystematic and standardized way to represent commonly found andrepeated terms and phrases in card catalogue records. In the card catalogueenvironment this was a necessary and efficient way to address the limited

amount of readable text that can be placed on card catalogue cards and alsolimit the amount of card space that would need to be assigned to thefurniture that was the card catalogue as well as the drawers of cardscontained within it. Even in early computerized cataloguing environments itcould be argued that the cost of memory justified the use of abbreviations.These abbreviations have come under scrutiny in recent years in the sensethat they are no longer required in contemporary computerizedenvironments and that the abbreviations are not widely understood in adiverse international context. In fact “Anglo‑American” abbreviations mayactually present a barrier for some library patrons. Despite the fact that RDAhas largely eliminated the use of AACR2 abbreviations, there is no doubtthat librarians who are managing eBook discovery metadata will encountertheir use in their eBook discovery records.

8. ISBD or the International Standard Bibliographic Description is a 40+ year‑old cataloguing standard that predates AACR2, and as such, has beenintegrated within AACR2. The ODLIS defines ISBD as:A set of standards adopted in 1971 by the International Federation of LibraryAssociations (IFLA), governing the bibliographic description of itemscollected by libraries. The general standard ISBD(G) serves as a guide fordescribing all types of library materials. Standards have also been developedfor specific formats: ISBD(CM) for cartographic materials, ISBD(PM) forprinted music, ISBD(S) for serials, etc. ISBDs have been integrated intoseveral catalogue codes around the world, including AACR2 (see:h埄�p://www.abc‑clio.com/ODLIS/odlis_i.aspx).ISBD was created in an information environment that was still largely printbased, and as such, was intended for the human eye rather the computer. Asa result, the most significant legacy of ISBD that we see today is a particulartradition of the use of spaces and punctuation intended to make cataloguerecords easier for human beings to read. Therefore, sections of informationare divided up, even in today’s MARC records, by spaces, slashes, colons,semicolons, commas, and periods. Traditional OPACs also tend to displayinformation from MARC records according to the sections that are outlinedby ISBD. For the human eye, this use of punctuation and the division ofblocks of text that ISBD has defined makes records easy to read andunderstand but it is not ideal for the world of computing. Any irregularitiesin how ISBD is applied to a record makes computer programming based onwhat is found in those records impossible in the sense of producing accurateand error‑free displays and search results. In the current context, it makesmuch more sense to have each bit of information stored in its own, clearlydefined field and then have the programming in the search interface insertthe required spacing and punctuation into the results in order to make thetext more readable for human beings.

ISBD and/or ISBD punctuation is another topic that librarians willundoubtedly encounter and need to deal with when addressing the topic ofdiscovery metadata for eBooks. For example, MARC records that have beencrosswalked from other metadata standards into MARC typically don’tcontain ISBD punctuation and, if it is possible to systematically insert some,it is not always done with 100% accuracy. Both MARC and RDA supportrecords that lack ISBD punctuation as do the new discovery systems.However, many cataloguers and librarians feel strongly about the traditionof the appearance of records that adhere to ISBD standards. On the otherhand, ISBD is not the standard used by the academic community for citingresources. Instead, standards such as APA or MLA are more commonlyrecognized and preferred. If a library has not yet come to terms with agradual movement away from various aspects of ISBD as library metadatamoves increasingly toward linked data environments, the reckoning willneed to occur at some point.

9. Cataloguing and metadata librarians who have not already become familiarwith BIBFRAME would do well to develop at least a basic understanding ofthe new metadata framework for use in libraries, which has been proposedand is under development. A useful place to begin investigating BIBFRAMEis h埄�p://www.loc.gov/bibframe/. For those who are not yet familiar withBIBFRAME or linked data in general, the importance of building a basicunderstanding of them before undertaking the design of a new metadatamanagement plan cannot be stressed enough. BIBFRAME has been proposedas a linked data solution that will eventually replace MARC in libraries.However, BIBFRAME has a much greater potential for the discovery ofinformation and library resources and the overall use and management oflibrary metadata than simply repurposing old bibliographic records. It isimportant for librarians to consider the possibilities for the new informationenvironment that BIBFRAME has the potential to bring to libraries. As withmany of the emerging standards and practices in library metadata creationand management, BIBFRAME is not ready for implementation or supportedin any currently available commercial ILS/LMS, OPAC, or discovery system.However, there are a number of libraries around the world who are workingtoward a real‑life implementation of BIBFRAME and it is reasonable to beginto follow its development and thus limit the negative impact of anydisruptions it may bring to the larger LIS environment by at least having anunderstanding of what is happening, why it is happening, and being able torecognize and make use of opportunities to move the library closer to itsfuture goals as those opportunities present themselves.

6B MARC 21 discovery metadata

6.3 Why MARC?Part B of this chapter includes a series of sections that address the topic of MARC21  discovery  metadata.  MARC  21  is  expected  to  be  gradually  replaced  as  thecontainer  for  bibliographic  or  eBook  discovery  metadata  in  academic  librarieswithin  the  relatively  near  future  by  a  new  container,  which  likely  will  beBIBFRAME or some other container based on the linked data model. Even so, it isimportant  to  keep  in mind  that  there  are  currently millions  of  eBook discoveryrecords that have been created using the MARC 21 standard. Given that discoverymetadata is typically costly to create and that well‑formed MARC 21 records havethe capacity  to be  transformed and upgraded  into other  types of metadata,  it  isreasonable  to  expect  that  the  existing  MARC  records  and  the  records  that  arecreated today and in the immediate future will continue to play a significant rolein the supporting eBook discovery well into the future.Some readers may question the amount space in this book dedicated to MARC

metadata considering that MARC is commonly viewed as being “on its way out.”The author does not dispute that as this book goes to press the MARC standard isnearing  the  end  of  its  journey  and  is  about  to  pass  the  torch  of  discoveryworkhorse in libraries off to a new standard that fits into the world of linked data,big data, and the semantic web. MARC is no longer as useful or as functional as ametadata container needs to be in today’s information environment and needs tobe  replaced.  The  reality  is  that  there  currently  is  several  decades’  worth  ofdiscovery metadata that is stored in MARC format. By understanding both wherelibrary  metadata  is  today  and  where  it  has  been,  as  well  as  studying  thepossibilities  for  the  future,  those who  have  to  bring  eBook  discovery metadatafrom the twentieth to the twenty‑first century will have the information they needto make the best possible decisions and plans.In  addition  to  shepherding  eBook  metadata  into  the  21st  century,  many

academic libraries currently use MARC metadata for eBook discovery and it willbe a while yet until libraries see a fully functional replacement for MARC that canbe  integrated  into  the  larger  library  context.  Even  when  such  systems  aredeveloped,  it  will  take  awhile  for  those  systems  to  be  adopted  widely.  In  themeantime many academic  libraries will need  to  continue  to use MARC as  theirprimary  source  of  eBook  discovery metadata.  At  this  point,  it’s  not  possible  toknow how long the transition to a non‑MARC environment will take, so it seemswise to make sure that a solid understanding of MARC is in the librarian’s toolkit.As part of the toolkit readers are building as they work through this book, it is

essential  that all  librarians who create and manage eBook metadata  locally havean understanding of the MARC 21 standard in that kit. At a minimum, librarians

must  be  able  to  use  the  wri埄�en  standard  to  interpret  the  fields,  subfields,  andindicators in records. For those librarians who are already well versed in MARCand/or  traditional  cataloguing,  it  may  be  useful  to  learn  the  basics  of  eitherMARCXML1  or  XML2  in  general  if  not  already  familiar  with  XML  metadata.While  XML  is  not  directly  related  to  the  content  of  this  section,  traditionalcataloguers who are well versed in the information that is found on the followingpages may  like  to  take  the opportunity  to delve  into  topics  that may be new  tothem by focusing their a埄�ention on the resources mentioned at  the beginning ofthe notes  section  for  this  chapter.  For  those  librarians who are new  to  technicalservices and librarianship and don’t have a programming background, they willlikely benefit from reading all parts of Part B intensively.Considering its age and the relatively limited computing environment in which

it was originally created,  the MARC standard has done well  to  last as  long as  ithas. While some librarians may suggest that it is not worthwhile for students andnew  librarians  to  learn  the  MARC  standard,  there  are  multiple  reasons  whycataloguing  and metadata  librarians  need  to  learn  and  understand  it.  The  firstreason  has  already  been  mentioned.  It  has  to  do  with  the  amount  of  existingeBook  discovery  metadata  in  the MARC  format.  Librarians  who  aren’t  able  tounderstand  and  make  use  of  this  metadata  are  at  a  disadvantage.  The  secondreason  is  that  MARC  cataloguing,  including  its  terminology  and  concepts,permeate  the  culture  and  language of  academic  library  cataloguing. Even  if  thenew metadata librarian doesn’t expect to ever catalogue in MARC, it is useful forthat librarian to understand the language and concepts of MARC to communicateeffectively  with  colleagues  and  to  make  sense  of  documentation.  Some  of  thedocumentation  has  been  in  existence  for  a  long  time  and  has  been  tested  in  anumber  of  different  environments,  making  them  documents  to  reflect  upon  interms of discovering what is functional and efficient in a metadata container andwhat is not effective. With less mature metadata standards it is hard to tell what atrue  limitation  is  and  what  is  the  reflection  of  issues  and  problems  that  willeventually be resolved.

6.4 What is the MARC 21 standard?MARC  (MAchine‑Readable  Cataloging)  has  already  been mentioned  numeroustimes in this book but in this section it will be addressed at the practical level. Asdiscussed, MARC  is  the machine‑readable  bibliographic metadata  container  fortraditional cataloguing or at  least  that was  its original purpose. MARC 21  is  themost  recent  iteration  of  the  MARC  standard,  and  one  of  the  most  significantcharacteristics of MARC 21  is  it has combined all  the variations on the standardpreviously  used  in  different  countries  into  a  single  international  standard.Another notable point about MARC 21  is  it  is expected  to be  the  last version ofMARC. MARC  is  about  as  mature  as  any  metadata  standard  for  a  computing

environment3 and this likely is a significant cause of its omnipresence in academiclibrary bibliographic databases despite the fact that other, more modern, metadatacontainers  have  been  developed  over  the  years  such  as  Dublin  Core  (DC)  andMODS.The MARC standard currently applies to records for bibliographic information

(metadata for resources), authority metadata (controlled headings for names andsubject headings), holdings records (metadata about  the particular holdings  in agiven  library  or  group  of  libraries),  and  classification  data  (metadata  related  tovarious classification schemes). This book is only concerned about MARC recordsfor  bibliographic  data,  although  a  thorough  metadata  plan  will  also  includeconsideration  of  how  a  library  may  manage  both  holdings  information4  andauthority control5 or the use of authority records to optimize the discovery abilityand accessibility of eBooks within its collection.Despite  the  intention of MARC 21 being a single  international standard,  there

are two versions of the MARC 21 standard. The Library of Congress version forbibliography  records  is  located  at  h埄�p://www.loc.gov/marc/bibliographic/ whilethe OCLC version is located at h埄�p://oclc.org/bibformats/en.html. The author doesnot  promote  either  version  of  the  standard  but  encourages  readers  to  scanthrough  both  versions  and  generally  be  aware  that  two  versions  exist.  Thesignificance of this difference will be discussed later in the discussion of copy andoriginal  cataloguing. Another  fact  to keep  in mind  is  that despite  the MARC 21standard being essentially  the  latest and  likely  last version of MARC,  it  remainsunder revision. These revisions are being made to reflect changes in cataloguingtheory  and  practice  that  have  been  brought  about  by  the  introduction  of  RDA.Essentially, these revisions have added more granularity to the standard so that itcan accommodate the greater detail and specificity RDA requires. Considering theOCLC version of MARC was under revision at the time this book was wri埄�en, theLibrary of Congress (2014b) version is the standard that will be referenced in thispublication. However,  readers  should  familiarize  themselves with both versionsat some point.

6.5 Other eBook metadata containersIn  talking  about  discovery  metadata  for  eBooks  and  considering  the  relativelybroad definition of eBooks this publication encompasses, many of the “eBooks” inacademic  library  collections  could  be  held  in  locally  created  and  hosted  digitalcollections  and  or  institutional  repositories  (IRs)  such  as  those  that  archive  andmake  discoverable  theses,  dissertations,  and  faculty  research  as  well  as  otheruniversity‑generated  publications.  There  is  no  question  that  electronicmonographs  that  fit  into  these  categories  need  the  highest  possible  qualitydiscovery metadata. The resources may, in fact, be unique or rare. They likely areresources  upon  which  the  reputation  of  the  university  and  its  faculty  and

researchers  is  built.  Locally  hosted  digital  collections  and  IRs may  also  containcritical  information for researchers. Thus,  there  is no question  it  is reasonable  touse  the  necessary  effort  and  resources  required  for  making  such  resourcesdiscoverable  and  accessible.  It  is  also  important  that  “eBooks”  or  electronicmonographs  held  in  digital  collections,  IRs,  or  otherwise  hosted  locally  beconsidered when creating the metadata management plan.While  some  libraries  have  created  MARC  records  for  their  locally  hosted

collections,  chances  are  that  many  use  other  metadata  containers  for  theseresources. If the digital collection is relatively mature, it is likely that DC has beenused. However, it is also possible that another common metadata schema such asMODS  or  PREMIS  or  even  a  combination  of  schema  have  been  used.  At  somelibraries, a locally created system and metadata container may have been createdto manage digital collections. A discussion of metadata for locally hosted digitalmonographs has been placed  in  this  section of  this  chapter because  this  type ofmetadata  generally  is  what  we  will  later  describe  as  “original  cataloguing.”However, a detailed discussion of how to manage metadata in these collections isbeyond the scope of this book. That being said, the importance and value of theresources  require  their  metadata  be  considered  as  part  of  the  larger  metadatamanagement  plan.  To  help  reconcile  the  disparity  between  the  coverage  of  thetopic  of  metadata  for  digital  collections  and  IRs  in  this  book  and  the  relativeimportance  of  the  resources  in  the  academic  context,  a  section  of  the  toolkit  isdedicated to providing resources that will be useful for those readers whose planincludes  metadata  for  digital  collections  and  IRs.  For  those  readers  who  areprimarily  traditional  cataloguers,  familiarizing  themselves with  the  resources  inthis  section  may  also  help  them  to  build  and  expand  their  overall  metadatamanagement toolkit.

6.6 Original and copy cataloguingOriginal  cataloguing  refers  to  the  process  of  creating  a  catalogue  record  for  aresource  from  beginning  to  end without  relying  on metadata  from  an  existingcatalogue  record.  If  the  metadata  is  transferred  from  another  metadataformat/schema  or  container6  into  MARC,  the  process  is  called  “crosswalking”;whereas, if the metadata is simply copied from a MARC record stored elsewhere,the process is called “copy cataloguing.” The ODLIS defines copy cataloguing as:

Adaptation  of  a  preexisting  bibliographic  record  (usually  found  in  OCLC,  NUC,  orsome  other  bibliographic  database)  to  fit  the  characteristics  of  the  item  in  hand, withmodifications to correct obvious errors and minor adjustments to reflect locally acceptedcataloging  practice,  as  distinct  from  original  cataloging  (creating  a  completely  newrecord  from  scratch).  Synonymous  with  derived  cataloging  (see:  h埄�p://www.abc‑clio.com/ODLIS/odlis_c.aspx#copycataloging).

This  definition  appears  to  accurately  describe  both  the  historical  and  currentapproach  to  copy  cataloguing.  This  type  of  copy  cataloguing  assumes  that  thecataloguer examines the resource to be catalogued and potential existing recordson a resource‑by‑resource basis. There is another type of copy cataloguing whererecords  are  selected  as  a  group  and  copied  as  a  batch.  This  method  will  beoutlined in Part C of this chapter in the discussion about bulk record processing.From  a  theoretical  point  of  view,  original  cataloguing  is  the  most

straightforward  approach.  The  cataloguer  has  a  resource  in  hand  andsystematically  works  through  the  applicable  cataloguing  standards  andguidelines to create a complete catalogue record. In reality, original cataloguing isthe  most  labor‑intensive  and  time‑consuming  of  all  of  the  metadata  creationmethods discussed in this chapter. In some academic libraries, the complexity andspecificity  of  resources  in  the  collection  often  means  that  librarians  or  subjectspecialists must do most or all of the original cataloguing because it is a task thatrequires  more  specialized  training  and/or  knowledge  than  is  expected  fromlibrary  technicians  and  other  nonspecialist  cataloguers.  Ideally,  originalcataloguing is kept to a minimum at most libraries because of the cost involved increating  records  using  this method. However, when  no  records  exist  or  can  beretrieved  or  the  existing  records  are  not  suitable  for  the  needs  of  the  academiclibrary environment, an original record must be created.With technologies such as z39.507 catalogue searching and record retrieval, once

an original record is created at one library, it can potentially be shared with andreused by libraries around the world. Thus, the time and effort put into creating ahigh‑quality,  standards‑based MARC record  to optimize  the discoverability  andaccess  the  library’s own  resources not only brings a benefit  to  local patrons butalso  potentially  to  libraries  and  library  patrons  everywhere.  In  addition,  thereader’s  library can also benefit  significantly  from the  time and effort  that otherlibraries have put into creating good quality records.

6.6.1 The importance of training for cataloguers inacademic and research librariesFor those readers who must create original catalogue records in MARC but havenever done so or  last catalogued before 2012,  it  is  recommended that  the readerseek some supplementary training in MARC cataloguing and/or RDA instruction.Because  of  RDA,  cataloguing  has  changed  significantly  in  recent  years.  EBookMARC records are more effective as discovery metadata when they reflect RDAinstructions.  Training  is  sometimes  offered  by  professional  organizations  asworkshops  or  as  preconference  sessions.  For  the  librarian  who  has  nevercatalogued, training that is gained through workshops of three days in length orless will likely not be adequate. Alternatives that may offer more intensive and in‑depth  instruction  for  those  who  require  it  include  professional  development

courses offered by library schools and iSchools, multiweek online courses offeredby  professional  or  nonprofit  information  organizations,  and  mentoring  fromexperienced  cataloguers.  The  toolkit  for  Part  B  contains  some  useful  referenceresources and suggestions for places to seek training.The  effort  invested  in  taking  the  time  to  learn  original  cataloguing  in MARC

properly  is well worth  it  in  the  academic  environment.  The  author has had  theunfortunate  experience of discovering  catalogue  records  for  electronic  resourcesin  her  library’s  catalogue  that  couldn’t  be  discovered  by  patrons  because  ofmultiple  problems with  the way  the MARC  tags  and  indicators were  coded.  Inone case, an electronic thesis could not be retrieved by title or author because theauthor’s name was coded with the wrong tag and the title began with “the,” butthe  indicators  for  the  title  tags weren’t  coded  to  reflect  this.  The mistakes werecreated  by  a  person  who  was  trained  in  neither  cataloguing  nor  the  MARCstandard. While  highly  intelligent  and  competent  in  other  areas,  the  untrainedcataloguer did not understand the MARC standard or have training in the basicpractices.  The  individual  likely  was  selected  to  create  the  records  because  ofcompetencies  in  a  technical  field  and,  perhaps,  may  have  overgeneralizedprinciples  from  that  field  into  MARC  cataloguing.  Some  basic  cataloguingknowledge would have prevented many of the problems that persisted for yearsand  still  may  lurk  in  the  library’s  catalogue  today.  Unfortunately,  the  MARCstandard  is  not  intuitive  and  does  not  necessarily  fit  in  with  “how  things  aredone”  in  other  disciplines.  Until  the  various  problems  were  discovered  andrectified, many unique and costly resources were not discoverable or accessible tolibrary  patrons.  This  experience  remains  in  the mind  of  the  author  as  a  strongexample  of  why  those  who  create  original  catalogue  records  for  electronicresources in academic libraries need to be well‑trained cataloguers. If an originalrecord  is  being  created,  chances  are  that  the  resource  is  either  unique  or  rare.These  are  the  sorts  of  resources  that, while  they may  not  be  popular,  are  oftenvery  important  to  researchers  and  may  be  part  of  a  unique  or  specializedcollection  in  which  both  the  library  and  the  university  takes  pride  and  maycontribute positively to that university’s international reputation. In the context ofan academic or research library, investing in training and supporting cataloguerswho  can  create  high‑quality  metadata  is  an  investment  in  current  and  futureresearch as well as the overall reputation of the university.There  are  two  more  points  relevant  to  this  topic  that  are  important  for  the

librarian creating the metadata plan to consider. First of all, regardless of whetherthe reader is experienced in working with traditional cataloguing or not, everyoneinvolved  with  creating  and  implementing  an  eBook  management  plan  shouldbecome familiar with the basics of the semantic web and linked data. In additionto developing a basic understand of these,  it  is  important that the librarian keepabreast  of  developments  in  terms  of  how  libraries  are  planning  to  implementlinked data‑based  solutions  for  the discovery of  their  resources  and any  related

new or potential related changes in the infrastructure related to the purchase andmanagement of  those resources. Because  linked data does not have a traditionalrecord  structure  as  does  currently  existing  metadata,  we  can  expect  that  anentirely new set of technological disruptions will occur in practically every aspectof library operations considering practically all library functions rely in some wayon  MARC  records.  The  metadata  manager  who  understands  both  how  linkeddata and the new technologies such as BIBFRAME are implemented in the librarycontext  as well  as  the ways  in which MARC records are used within his or herparticular context will be a crucial player in helping libraries to navigate their wayinto  the  new  library  context.  Some  resources  have  been  included  in  the  toolkitsection  of  this  chapter  to  assist  readers  who  are  not  already  familiar  with  thesemantic web  and  linked data  or  are  unsure where  to  begin  following  the  newdevelopments. In addition, there will be a dedicated discussion of BIBFRAME inthe  final  chapter  of  this  book  as  well  as  an  example  of  how  one  librarydocumented their understanding of how their MARC records are used in varioussystems within  and outside  their  library. Given  that  learning  about  linked dataand BIBFRAME may represent a significant learning curve for some readers, it ishoped by gradually introducing it within the context of various discussions in thisbook, that learning curve may be somewhat reduced.The second point regards the conflicting priorities within technical services or

similar departments  in  academic  libraries.  Specifically, when valuable  resourcesare  acquired  by  the  library,  librarians,  faculty,  students,  researchers,  and  otherpatrons would like to see the resources made discoverable and usable as quicklyas possible and may express the desire for expedient access to resources over thequality of  the  records produced. The desire  to make  resources discoverable andaccessible  as  quickly  as  possible  is  not  necessarily  in  conflict with  the  value  ofthose managing metadata. In fact, timely, efficient creation of metadata is a reasonfor creating an effective metadata management plan. The conflict occurs when itbecomes apparent that original cataloguing is necessary for an eBook or collectionof eBooks. When  library staff are busy  learning about  the new technologies andstandards  and  this  includes  taking  the  time  to  essentially  relearn  how  tocatalogue,  it  is very difficult  to maintain the same level of productivity as  in thepast.  Thus,  it  appears  that  “something  has  to  give”  and  some  aspect  ofproductivity may have to be somewhat reduced in the meantime. Some librariesmay  have multiyear  backlogs  of  original  cataloguing while  other  libraries maychurn out quick eBook records that are not highly effective for all of the contextsin which  they are used. As an  increasing number of  libraries find themselves  inthis  situation,  libraries  are  also  finding  new  solutions  to  these  conflictingdemands.  For  example,  librarians  at  the  University  of  Illinois  have  created  asimple  interface  they  call  Metadata  Maker8  (previously  called  MARC  Maker),which  library  staff  who  are  not  cataloguers  can  use  to  collect  the  essentialinformation for creating a significant part of a catalogue record. The records can

then  be  saved  in  a MARC  format  (or  in  a  choice  of  other  metadata  formats  ifrequired), edited in bulk using a program such as MARCEdit by copy cataloguers,and then enriched by a cataloguer before loading into the local catalogue. Thus, acataloguing  librarian  only  needs  to  be  involved  with  the  aspects  of  originalcataloguing  that  require  specialized  knowledge  or  training.  Because  of  thepotential  that  Metadata  Maker  has  for  freeing  up  the  time  of  cataloguinglibrarians  and  specialist  library  assistants,  the  librarians  at  the  University  ofIllinois who  have  created  this  application  and  have  inspired  other  librarians  tofind  ways  to  make  original  cataloguing  more  efficient  are  identified  as  tigertamers.Part  of  keeping up‑to‑date with  emerging developments  includes  keeping up

with  the  further development of  tools such as Metadata Maker. While  this  is animportant consideration for  librarians  to keep  in mind,  tools  to assist  freeing upthe  time  of  librarians won’t  be  included  in  the  toolbox  for  Part  B  because  theymost  appropriately  belong  in  Part  C  of  this  chapter,  which  deals  with  bulkprocessing.  The  key  message  here  is  that  when  cataloguing  librarians  findthemselves pressed for time and a number of eBooks require original cataloguing,a  viable  option  for dealing with  the  conflicting demands  is  to use  a  newer  toolsuch as Metadata Maker  to  shift  some of  the  less  specialized aspects of originalcataloguing to support staff. Taking this approach is an excellent example of howlibraries can make a healthy and proactive adjustment in the face of a disruptivechange.

6.6.2 When to create an original catalogue record for aneBook and how to do itBecause  of  the  cost  of  doing  original  cataloguing,  most  libraries  see  it  as  theapproach of last resort when the following options have been exhausted in orderof preference: (1) Acceptable quality MARC records supplied by an electronic resource vendor

as part of the eBook price. (This may include records received as part of anautomated record delivery service such as OCLC’s Collection Manager.These types of services will be discussed in detail in the next chaptersection.)

(2) Low‑cost records supplied by a third‑party cataloguing vendor.(3) MARC records extracted as needed or in bulk from a trusted z39.50 target.(4) Records extracted from a knowledge base or open‑source non‑MARC

metadata and crosswalked into MARC.(5) Traditional copy cataloguing. 

Options  2,  3,  and  4  can  have  different  levels  of  priority  depending  on  thelibrary’s approach to metadata management, the services and applications it uses,and  the  number  of  eBooks  to  be  catalogued.  In  fact,  if  only  one  eBook  iscatalogued, the most efficient approach may be traditional copy cataloguing first,as long as doing so fits into the larger metadata management framework.As eBooks are often acquired in packages and the packages contain anywhere

from  tens,  to hundreds,  to  thousands,  and  tens of  thousands of  titles, processesthrough  which  records  can  be  retrieved  and  processed  in  bulk  are  generallypreferred to any of the methods described in Part B. Yet, original cataloguing andcopy  cataloguing  are  the  backbone  of  MARC  cataloguing.  Successful  bulkprocessing  depends  on  the  fact  that  the  cataloguer  understands  MARCcataloguing well enough to do original cataloguing or can  interpret records  thatothers  have  created.  Thus,  while  a  librarian  would  likely  never  select  originalcataloguing as their “first choice,” it is the method that needs to be discussed first.While  many  academic  libraries  may  outsource  their  original  cataloguing  to

other  agencies  such  as  a  cataloguing  vendor,  the  original  cataloguing  of  someeBooks may be problematic in such arrangements. This may be particularly truewith  licensed  resources when  the  license  agreement  and DRM won’t  allow  thethird party to view the resource to catalogue it and the electronic resource vendorwon’t send metadata to the cataloguing vendor. Where the library has absolutelyno  capacity  to do  original  cataloguing  in‑house,  a  third  option may be  needed.This may  include  considering  options  such  as  hiring  a  trained  cataloguer  fromanother university or organization who can work at the library that purchased theeBooks and catalogue them on a contract or casual basis. In considering who maybe contacted to perform such cataloguing, consider not only librarians from otherlibraries  in  the area, but also  faculty  from  library  schools and  library  technicianprograms.

6.6.3. Standards and guidelines for original cataloguingAs previously mentioned, metadata that follows international standards and usescontrolled  vocabularies  is  generally  considered  the  gold  standard  for  libraries.This  remains  true  for  eBook  discovery  metadata.  In  reviewing  the  library’sdiscovery  metadata  as  part  of  creating  the  metadata  management  plan,  it  isimportant to revisit the best practices discussed in Chapter 3. In addition to thoseconsiderations, there are additional guidelines relevant to discovery metadata andeBook  metadata  in  particular.  This  includes  RDA,  provider  neutral  guidelines(PN), and various community guidelines.In  terms  of  how  to  perform  the  original  cataloguing,  it  has  already  been

mentioned that new original records ideally follow RDA guidelines. In addition totaking  formal  training,  the  Toolkit  Tools  section  for  this  part  of  the  chapterincludes  some  resources  to  help  librarians  learn  and  apply  RDA  to  the

cataloguing of eBooks. There are many reasons why libraries should adopt RDAas  their  cataloguing  guidelines  but  there  are  some  reasons  that  are  particularlyimportant  for  eBooks. For example, RDA allows  for  the  creation of  records  thatspecifically  reflect  various  technical,  physical,  and  content‑related  qualities  ofeBooks. Electronic monographs aren’t exclusively text resources.  In fact, chancesare  that  the  typical  academic  library  has  purchased  streaming  audio  and  videoresources  and  may  also  have  collections  of  digitized  photographs,  maps,  andother  nontextual  information.  All  of  these  resources  are  electronic monographsand thus “eBooks” according to the definition used in this book. In some cases, aresource  may  have  content  in  multiple  formats  such  as  textual  content  andstreaming video. The  la埄�er  is very common  in  teaching resources  for  the healthsciences. While MARC has supported the recording of most of the details relevantfor  the  variety  of  “eBook”  content  that might  have  been  found  in  an  academiclibrary  for  a  number  of  years,  AACR2  and  traditional  cataloguing  practiceshaven’t  led  cataloguers  to  take  advantage  of  MARC’s  capacity  to  record  suchinformation. Those who follow the RDA guidelines are given instructions on howto extract the relevant information for each type of resource; how to identify theroles  individuals,  families,  and  organizations  have  played  in  the  creation  ordistribution of the resource; and other resources related to the catalogued item aswell as specifying how those resources are related. That information can then beportioned  off  into  the  appropriate  compartments  of  the  MARC  metadatacontainer in ways that were not found in traditional AACR2 records. In addition,while many discovery systems still don’t make full use of RDA coding in MARCrecords, if this coding is created, its presence offers the potential for creating new,more powerful, and functional discovery systems.The fact that RDA was not created specifically for use with MARC but that once

RDA metadata  is  identified  it  must  be  transferred  into  MARC  is  indicative  ofseveral key characteristics of RDA as a descriptive cataloguing standard. The firstcharacteristic  is  that  RDA  is  schema  or metadata  container  neutral.  It  has  beendesigned  to  be  used  with  any  and  all  metadata  containers.  It  is  the  job  of  themetadata creator to find a way to record RDA metadata within the container. Thisis beneficial in several ways, including that RDA can potentially be used with anyexisting  or  future metadata  schema.  It  is  also potentially  beneficial  in  the  sensethat  it  does  bring  some  uniformity  to  the  bits  of  information  placed  into  thecontainer.  The  benefit  comes  from  reducing  compartment  size  and  typemismatches when metadata is crosswalked between containers. In addition, RDAuses  more  controlled  vocabularies  than  did  AACR2,  which  also  is  a  benefit  interms of creating more precise metadata. The second characteristic is that RDA isbased  on  the  principles  of  the  Functional  Requirements  for  BibliographicDescription (FRBR) and is intended to create metadata suitable for a linked dataenvironment.9  Unfortunately  MARC’s  flat,  linear  record  structure  isn’t  directlycompatible with linked data. Fortunately, metadata created in MARC can be used

in linked data by pulling fields apart and storing them as triples. That being said,there  are  a  few  problems  with  the  “pulling  apart”  process.  There  are  missingcompartments in MARC and some MARC compartments that have the potentialfor  turning  into  “junk  drawers”10  in  a  linked  data  environment.  Therefore,  it  isimportant  for  the  MARC  cataloguer  to  recognize  that  MARC  will  never  quitesupport  true  RDA  cataloguing  and  linked  data  derived  from MARC  records  isbound  to  be  problematic.  Nonetheless,  following  RDA  guidelines  will  helpcataloguers  create  highly  functional  records  and  records  that  are  increasinglylikely  to  transfer  effectively  into  future metadata  containers and eventually  intolinked data environments.It  is  important  that  all  cataloguers  of  electronic  resources  understand  the

Library of Congress’ and Program for Cooperative Cataloguing’s  (PCC) ProviderNeutral e‑Resource guidelines. The idea behind creating the provider neutral or PNguidelines was  to  allow  for  the  creation  of  a  single  record  that was  stripped  ofmetadata relevant to the various platforms on which an eBook is available and theinsertion of  links to the eBook on various platforms into that single record. PCC(2013) states in their guidelines that:

Libraries may make local policy decisions whether to use single or multiple records fortheir  e‑resources. They may use  a  single  provider‑neutral  record  that  incorporates  allspecific package and other  local  information on one record—or use multiple records—each with  one  specific  package/URL  on  it. Whatever  decisions PCC member  librariesmake  for  their  local  catalogs,  they  still  need  to  follow  the  provider‑neutral  guidelineswhen coding master records in OCLC as PCC records. Any records added to OCLC aresubject to having package‑specific information removed.

There are several important considerations to be made with PN eBook recordsand making a decision about whether or not to use them: (1) Not all ILS record loading processes and discovery systems support or

function well with PN records. This is another reason why it is essential tounderstand how the library’s ILS and discovery systems work.

(2) Related to consideration #1, once records are loaded, it is not unusual forURLs or other details about an eBook to change over time. It is important tounderstand the potential ease and effectiveness of updating those records inthe local system once a change has happened. This would depend on factorsincluding but not restricted to how the ILS and its loaders function, howupdate information is received, and the technical knowledge and skills of thestaff that needs to make the updates.

(3) In some environments, a埄�empts to create provider neutral or providerspecific records can be very labor‑intensive and time‑consuming. It is

important to understand what workflows could be necessary to create andmaintain records that adhere to either guideline.

(4) Many of the record sets that are made freely available to libraries for use intheir catalogues are only available in one format or the other. The author hasyet to be offered the choice of ge埄�ing a record set in either PN or vendor‑specific format.

(5) Because in many libraries the majority of eBook records are obtained throughrecord sets or either title‑by‑ title or bulk copy cataloguing and these recordshave been created by other libraries and agencies, it is inevitable that thelibrary will receive and need to deal with records that reflect cataloguingpolicies and practices of other libraries that may or may not be compatiblewith their own systems, workflows, and practices.

 The  implication  of  these  considerations  for  original  cataloguing  is  that  the

library must  decide whether  or  not  PN  or  vendor‑specific  records will  be  usedand then create original catalogue records that reflect this decision. If PN recordsare  preferred,  then  the  current  version  of  the  PN  record  guidelines  should  befollowed.  If  vendor‑specific  records  are  preferred,  the  general  RDA  guidelinesand/or any other relevant community guidelines should be followed. The issue ofPN records will be discussed again In the copy cataloguing section.Finally, there is the issue of “community guidelines,” which have already been

mentioned but not  clearly defined. While  the phrase “community guidelines”  isnot generally recognized in the cataloguing and metadata community, the authorhas chosen it as a useful  term to describe a growing number of RDA guidelinesthat are being wri埄�en to assist cataloguers with the application of RDA guidelinesto  specific  types of materials and  formats. Within  the  cataloguing and metadatacommunity  these  guidelines  are  often  described  as  “best  practices,”“recommendations,”  or  “guidelines,”  with  no  single  phrase  or  term  beingpredominant. With RDA there was a movement away from cataloguing rules  tocataloguing instructions and these instructions are often quite general in nature soas to make them flexible enough to accommodate the cataloguing of any currentor  future  type  of  resource  or  material  format.  In  addition,  there  are  manyinstances where  the  instructions  imply  that  the cataloguer  should use  judgment(cataloguer’s  judgment)  to decide what will be recorded and how to record thatinformation.  While  the  sentiment  in  creating  a  very  broad  and  flexible  set  ofinstructions  remains  highly  valuable  and  a  strength  of  RDA,  it  is  thischaracteristic  that  sometimes  creates problems  for  cataloguers who are workingwith specific forms of resources or types of  information. In order to supplementthe  RDA  instructions,  librarians  who  are  specialists  in  the  respective  areas  inquestion have been working on creating guidelines that help to guide cataloguersthrough  the more generic aspects of RDA. As  the guidelines are developed andused  by  cataloguers,  many  of  the  examples  and  supplemental  instructions  are

incorporated  into  the  RDA  Toolkit.11  The  author  has  decided  to  use  the  term“community  guidelines”  because  these  guidelines have  essentially  arisen  out  ofthe cataloguing and specialist  librarian community. As  this book  is wri埄�en,  it  isthe guidelines wri埄�en by the Music Librarian’s Association that are the most fullydeveloped  and  are  now  found  in  the  RDA  Toolkit.  There  are  other  similarcommunity guidelines available for use, have been presented in a draft format, orare  under  discussion.  It  is  important  that  cataloguers  continue  to monitor  theirListservs or social media discussion groups for discussions and news about newand developing guidelines. It is reasonable to expect that many more communityguidelines will be produced in the near future.Now  that  the  idea  of  community  guidelines  for  those  doing  original

cataloguing  has  been  introduced,  the  next  consideration  is  to  look  at  howlibrarians  might  know  when  and  why  these  guidelines  could  or  should  beapplied. The author recommends that RDA be used when original cataloguing isrequired for eBooks. Whether or not to use community guidelines when they existis highly dependent on the context in which the resource is being catalogued. If alibrary were to, for example, just follow RDA as it is found in the RDA Toolkit, anentirely  adequate  and  acceptable  record  would  be  produced  for  use  in  mostlibraries.  Yet,  there  are many  situations where  using  the  community  guidelineswould  clearly  be  the  wisest  choice.  Ultimately,  the  metadata  manager  mustconsider  the  context  of  the  library,  the  resource  being  catalogued,  and  thecomposition of the collection into which those resources will be added and do acost‑benefit analysis. This analysis would be in terms of the cost of learning andimplementing  a  community  guideline  versus  the  potential  benefit  of  creatingmetadata  that  reflects  the  best  practices  for materials  on  that  subject  or  of  thatmaterials format.Looking at music resources is an excellent way to demonstrate in a very simple

way how an analysis of the costs and benefits using a community guideline mightwork. First, consider the situation where a librarian is given a link to a recordingof the university’s fight song,12 which has been digitized and is hosted on one ofthe  library’s  servers,  and  is  asked  to  catalogue  the  recording.  This  is  a  digitalmonograph and thus, according to the definition used in this book,  is an eBook.As a unique resource, this song will require original cataloguing. This particularuniversity is a four‑year college that focuses on business and doesn’t have musicor  music  education  programs.  It  has  relatively  few  musical  recordings,  sheetmusic,  or  books  about  music  in  its  collection.  In  looking  at  the  informationprovided  along  with  the  link  to  the  file,  the  librarian  sees  that  the  file  is  adigitization of a band of unknown musicians playing the music sometime in the1920s when the university still had a football team. Upon listening to the musicalrecording,  the  librarian can  immediately  tell  that  this “fight song”  is not uniqueand  is a popular one used by  sports  teams elsewhere. There  is nothing  that  thelibrarian  can  discern  that  is  notable  or  known  to  be  remarkable  about  the

recording except for its historical significance to the university in question. Whilethe  librarian  has  been  using  RDA  for  two  years,  she  has  not  had  to  create  anoriginal catalogue record for any form of musical recording or music score in allof  that  time.  It doesn’t sound like more historical recordings will be digitized  inthe near  future. Given  that  the  librarian  rarely  catalogues music,  her  universitydoesn’t  have  any  sort  of  teaching  or  research  mandate  related  to  music,  theuniversity’s  collection of music  resources  is negligible,  and  there  is no  evidencethat the piece of music being catalogued will be of interest to musicologists, it ishard  to  justify  taking  the  time  to  read  through,  learn,  and  apply  the  specificguidelines  for  cataloguing musical  recordings  in RDA.  Instead  a more practicalapproach may be  to use  the RDA Toolkit  to  catalogue  the  item and  then browsethrough  some  of  the  examples  in  the  community  guidelines  related  to  musiccataloguing  (called  “Best  Practices  for  Music  Cataloging  Using  RDA  andMARC21”). While the “best practices” should not be ignored, it is hard to justifyusing  them as more  than a quick  reference  resource  in order  to find answers  toany questions that may arise during the cataloguing of the musical recording or tomatch the final product to the examples and the tables given in the best practicesdocument. In this situation it would not be a good investment of time and effortfor  the  librarian  to  spend  time  reading  the  supplemental  music  cataloguingdocument  in order  to  catalogue what appears  to be a one‑off music  resource ofrelatively  li埄�le  significance  to  the  larger  academic  and  research  environmentdespite  the  fact  that  it  is valuable  to  the university and  its history and  thus stillrequires a reasonable quality discovery record. In this situation the librarian findsa balance by not entirely ignoring the guidelines but limiting the amount of timeshe spends interacting with them seeing as she may not need to catalogue anothermusic resource for years.Now  consider  an  entirely  different  scenario  in  a  university  library  that  has  a

strong  music  program  and  a  large  collection  of  musical  recordings.  In  thissituation,  the  special  collections  area  has  digitized  a  large  collection  ofperformances  of  original  compositions  by  former  students.  The  librarian  has  alook at the collection that has been digitized, and it exceeds 100 recordings madeover the period of nearly a half century. In scanning through the documentationfor  the  collection,  she  sees  names  of  former  students who went  on  to  be  notedcomposers and musicians. She also notes that some of the pieces of music went onto be recorded and performed elsewhere. These recordings are likely the earliestknown recordings of those pieces of music. In this context, the musical recordingsare  significant  on  multiple  levels  and  have  the  potential  to  be  of  significantinterest  to  musicologists,  musicians,  historians,  and  others  in  the  community.Given  that  the  university  is  known  for  its  music  program,  it  already  has  asignificant music collection and the resources being catalogued are of interest to alarge potential audience, there is no question of taking the time to read and learnthe  content  in  the  best  practices  guidelines  and  use  them  intensively  while

cataloguing  these  resources.  In  this  context,  the  time  spent  interacting with andlearning the best practices will undoubtedly build the knowledge and skill set ofthe  cataloguer  and  bring  a  benefit  not  only  to  the  digitized  music  beingcatalogued but many other original catalogue records that the librarian will createfor other music resources. In such a situation,  it may be reasonable that the bestpractices form the core document for providing instruction for RDA cataloguingwhile  the RDA Toolkit  is  referred  to  on  occasion  for  clarification  and  additionalexamples.While  the  previous  two  examples may  seem  to  be  somewhat  extreme  cases,

hopefully  they  help  to  illustrate  that  there  is  no  one‑size‑fits‑all  approach  todeciding when and how to use community guidelines. It is the recommendationof  the  author  that  librarians  take  opportunities  to  learn  and use  the  guidelines.However, given the pressure on cataloguing resources at many academic libraries,she is also suggesting that it is a reasonable part of the metadata plan to evaluateand  make  decisions  on  the  extent  to  which  certain  guidelines  will  be  used.Actually documenting decisions and  rationale as  supplementing documentationfor  the  plan will  undoubtedly  be  useful  for making  future  decisions  as well  asevaluating  those  decisions  as  collections  and  research  and  teaching  mandateschange within academic environments.

6.6.4. Copy cataloguingAs  already  discussed,  copy  cataloguing  is  essentially  copying,  updating,  andreusing metadata for resources. The specific mechanism for copy cataloguing willvary from library to library. Some ILSs have powerful built‑in functionality, whichsupports  searching  externally  for  existing  metadata;  allowing  for  viewing  andcomparison of potentially useful records and support for correcting and updatingdownloaded metadata.  The  external  searching  is  often done using  z39.50‑basedtechnology,  as  previously  discussed  in  this  section.  In  other  library  contexts,records  may  need  to  be  downloaded  externally  to  the  ILS  and  then  importedeither  record‑by‑record  or  in  bulk.  The  author  has  even  seen  library  contextswhere  copy  cataloguers  have  electronically  cut  and pasted  text  from  a  library’sOPAC display and copied it into the local ILS catalogue record. While the la埄�er isa somewhat inefficient approach to copy cataloguing, it is important to recognizethat this technique is sometimes the only option available to some cataloguers insome  contexts.  It  is  important  that  those  who  are  involved  with  creating  themetadata management plan understand how copy cataloguing on a  title‑by‑titlebasis is carried out for eBooks in his or her library and also to evaluate the qualityand  usefulness  of  the  resulting  records  for  the  effective  discovery  of  eBooks.  Ifinvestigations reveal that there are problems with the resulting records, practicesare  out‑of‑date  and/or  some  copy  cataloguers  require  supplemental  training,addressing  issues  such  as  this  should  become  part  of  the  overall  metadata

management  plan.  This  section  will  address  specifically  the  how  and  why  ofcarrying  out  a  library‑specific  evaluation  of  copy  cataloguing.  It  is  outside  thescope  of  this  book  to  provide  detailed  instruction  about  how  to  perform  copycataloguing itself for eBooks.For  the  librarian who  is  trained  in  creating  original  cataloguing,  the  issue  of

copy cataloguing appears fairly straightforward. All of the knowledge that is usedfor  original  cataloguing  can  be  applied  to  selecting,  correcting,  and  upgradingexisting  metadata  for  inclusion  in  the  local  catalogue  or  discovery  system.  Insituations  where  a  fully  trained  and  experienced  original  cataloguer  is  alsoperforming copy cataloguing, no further evaluation of copy cataloguing practicesmay  need  occur. However,  in  situations where  the  librarian who  is  doing  bothoriginal and copy cataloguing is also struggling with finding the time to learn andkeep up with changes and emerging  technologies  in  the field,  transferring copycataloguing duties to staff that are adequately trained and supported in carryingout the required tasks may be a viable solution. The key is that the staff that arereassigned or hired to do copy cataloguing must have both training and support.Given  the  amount  of  change  in  recent  years,  even  library  staff  with  technicaltraining  and previous  cataloguing  experience may not have  the knowledge  andskill set required to meet the current demands for creating useful eBook discoverymetadata.In many academic libraries, the person or people doing the original cataloguing

are often not the same staff doing copy cataloguing. In reality, the theoretical andpractical  training  of  some  copy  cataloguers  can  be  relatively  limited.  Inconsidering  the  rule‑based  nature  of  AACR2,  it  is  not  surprising  if  a  librariandiscovers that in his or her library many copy cataloguers may have only workedin a highly prescriptive cataloguing environment previous to the introduction ofRDA.  The  experience  of  the  author  is  that more  than  one  copy  cataloguer  hasdescribed her  job as being told “exactly what to do and how to do it” with li埄�leroom  for  judgment  and  critical  thinking.  This  has  resulted  in  a  rote,  repetitive,and mechanical work experience. Some current or former copy cataloguers havereported to the author that they find comfort and security in the orderliness of aprescriptive approach and take pride in being able to produce what they considerto be a “perfect record.” In these cases a “perfect record” is one that perfectly andliterally conforms to the direction given to the cataloguer. Unfortunately, these areoften also the cataloguers who find the transition to RDA the most distressing anddisorienting. On  the  other  hand,  the  author  has  also  spoken with many  formercataloguers who have a strong dislike and bias against cataloguing because of the“mindless”  and  “boring”  nature  of  the  copy  cataloguing  they  had  done  in  thepast. Once again this is an unfortunate situation because their opinion of the workdone by cataloguers  is based on a  time and situation that  is not  in  line with thecurrent  dynamic  environment  of  discovery  metadata  creation.  In  reality,  if  alibrarian  discovers  evidence  that  staff  copy  cataloguing  eBooks  are  doing  a

significant  amount  of  rote  and  repetitive work,  this  should  be  documented  forconsideration  during  the  creation  of  the  metadata  management  plan.  Such  adiscovery may be a  symptom of moving some of  that work away  from  title‑by‑title copy cataloguing into the realm of bulk processing of records. Part C of thischapter  will  address  the  important  topic  of  bulk  processing  for  eBook  recordsmore fully.It is not fair to all of the highly skilled copy cataloguers who work currently in

academic  libraries  to  characterize  all  of  them  as  having  a  limited  scope  ofknowledge  and  training,  nor  is  this  accurate.  In  fact,  it  is  important  for  thosecreating the metadata management plan to try to understand, if  it  is not alreadyknown,  the  strengths  and  limitations  of  the  existing  copy  cataloguing  staffcompliment as part of creating the metadata management plan. Painting all copycataloguers with  the  same brush not  only does  a  disservice  to  library  staff  thatcould be,  for  example,  highly  skilled  and knowledgeable  or  to  those  in need ofskill  enrichment,  it  also  bypasses  an  opportunity  for  finding ways  to make  thebest use of existing staff knowledge and evaluate the actual need for training onan employee‑by‑employee basis.As  previously  discussed,  eBooks  require  higher‑quality  discovery  metadata

than  hard  copy  resources  because  it  is  not  possible  to  physically  browse  foreBooks.  The  tiger  that  needs  to  be  tamed  in  the  realm  of  copy  cataloguinggenerally is to ensure that staff are using their time wisely and efficiently in termsof ge埄�ing  the best value  they  can out of  the  time  they have  spent  selecting andupdating  copy  catalogue  records.  Adequate  time  and  effort  must  be  spent  toensure  that  records  suitable  for  the  discovery  of  electronic  resources  in  currentand  emerging  discovery  environments  are  selected.  However,  because  mostlibraries have limited time resources, it is essential to ensure that time and effortare not wasted in the process.The  copy  cataloguing  of  eBooks  may  present  a  challenge  in  some  academic

libraries and those challenges may not be readily apparent on the superficial level.It is important for the librarian creating the metadata plan to understand both theassumptions  upon which  copy  cataloguing  practices  have  been  based  and  alsostudy  the  details  of  the  instructions  given  to  copy  cataloguers  if  these  are  notalready known. While most  libraries have likely adjusted their copy cataloguingpractices over the years to adapt to changing standards and the requirements ofthe  new  discovery  systems,  it  is  possible  that  some  libraries  have  not  recentlyupdated practices or that specific staff have missed ge埄�ing training in the newerrequirements.  The  reality  is  that  the  author  has  encountered  a  number  ofdiscovery records in her own library’s catalogue and in other libraries’ cataloguesthat likely had been downloaded and massaged to function in the local  library’sOPAC but some critical aspect of the record doesn’t accurately describe the itemin hand. For some librarians, a challenge may arise out of a埄�empting to determinethat current copy cataloguing practices are appropriate for creating good quality

eBook discovery metadata and that the staff involved with copy cataloguing haveadequate  and  appropriate  training  to  do  their  work  effectively.  This  trainingshould include instruction in how to access the tools and resources they need forreference. The following list of considerations can be used as a guide for detectingpossible problems in the current practices: (1) Copy cataloguers are instructed to examine relatively few fields when

selecting copy catalogue records and to make relatively few changes to therecords found. For example, copy cataloguers may be instructed to look atthe 020, 1xx, 24x, and 300 fields and if these match the item in hand, therecord should be considered as acceptable and the remainder of MARC tagsdo not require further inspection. Perhaps the copy cataloguer may also beinstructed to look for specific library codes in the subfield “a” of the 040 tagbecause the library either prefers records from certain libraries or choses toexclude records from other libraries. In general, however, it is a red flag todiscover that five or fewer tags are being inspected when eBook records areselected for copy cataloguing. It has been the experience of the author thatpractices such as this are quite common in libraries and represent an efficientway to select records for hard copy resources. A be埄�er practice is to continueto focus on the fields previously mentioned but to also consider thesuitability and correctness of the record as a whole in selecting it for use, andmaking corrections or updates. In particular, practices should includeensuring that the MARC leader and control fields are correctly formed forthe particular resource and format being catalogued. These fields inparticular are sometimes overlooked in copy cataloguing workflows.

(2) There are many instructions about removing fields from records or individualcataloguers may remove many fields as part of their routine. Occasionally,the author has encountered situations where copy cataloguers routinelyremove MARC tags from records when the MARC tag either doesn’t displayin the current OPAC or discovery system or the tag content is displayed inthe OPAC in a way that is not perceived to be helpful to patrons. Forexample, one cataloguer would routinely remove 001, 003, 035, 041, 043, andall 7xx linking fields in addition to any other tag she either didn’t recognizeor understand. In observing this practice the author asked for an explanationas to why these fields should be removed. The response was that the fieldsweren’t required for display in the OPAC and that including them made therecord “look messy.” With regard to the linking fields, the copy cataloguerexpressed her feeling that these fields “don’t work” and “are just confusingto patrons.” Further conversation revealed that the copy cataloguer’straining had not been updated in decades. She was not able to make sense ofnew MARC tags as they began to appear in MARC records over the years. Asimilar situation may occur with staff that may want to remove RDA coding

from records and a埄�empt to convert them to AACR2 records. This processshould not be done and its presence likely indicates a lack of RDA training.

(3) Copy cataloguers a埄�empt to either piece together multiple records or convertrecords for other formats of the resource rather than set the resource asidefor original cataloguing. Copy cataloguers at the author’s current libraryhave given types of records created via processes such as this the title of“frankenrecords” and actually have an image adapted from a Halloweendecoration as part of a display in their work area to remind them of the needto avoid creating records that are “mishmashes” of information. While thepractice of piecing together records or converting a record for a hardcopyresource to one for an electronic resource may have been relatively effectiveand efficient in an AACR2 cataloguing environment, it’s not proving to be asuitable practice for RDA cataloguing. Frankenrecords may have controlfields that are forma埄�ed for an entirely different media. The corresponding33x tags may also be inappropriate for the resource being catalogued. Otherproblems that can occur include copying a 035 OCLC number for a recordthat doesn’t match the item the record is intended to represent; copyinglinking fields that are unrelated to or inappropriate for the item beingcatalogued; and copying other information that is not appropriate oraccurate for describing the eBook. In general, it is be埄�er to start with a freshrecord and work through it systematically. Certainly, elements from otherrecords such as call numbers, subject headings, and content summaries canbe copied from other records if they are appropriate, but the cu埄�ing andpasting should be limited to those fields known to be correct andappropriate.

(4) Copy cataloguers are not opening and viewing the eBook in order to select arecord to represent it. If cataloguers work from a spreadsheet of titles andURLs when performing copy cataloguing and are only matching copy on thetitle of the resource alone, the chances for selecting inappropriate copyand/or not recognizing when an original record is needed goes upsignificantly. Title pages, introductory screens, or the like must be viewedjust as they would be when selecting copy catalogue records for hard copyresources.

(5) Presence and accuracy of important indicators are not examined or updated.While copy cataloguers may routinely check the second indicator in the 245field to ensure that it properly reflects any “nonfiling characters,” they maynot check and update indicators in the relatively new fields such as the 264or 856 tags. This is another situation where RDA training or updatedinformation about the MARC standard may be lacking.

(6) Copy cataloguers aren’t able to tell the difference between PN (providerneutral) eBook records and those which are not PN. Copy cataloguers needto know whether or not the metadata management plan requires or prefers

eBook records to be PN or not. They also need to know how to identifywhether a record is PN or not and what to do if the only records they find donot conform to the format the library uses.

 These  considerations are  suggestions  for helping  to detect  areas  the metadata

plan may address in the realm of copy cataloguing. There may be other issues orquestions librarians may want to address in their library depending on what theyalready  know  about  copy  cataloguing  practices  or  according  to  issues  that  areuncovered when investing any of the issues discussed.A  section  of  the  Toolkit  Survey  for  this  chapter  will  assist  with  helping

librarians  to  summarize  issues  and  concerns  surrounding  the  title‑by‑title  copycataloguing of eBooks.

6.7 Subject headingsAs previously discussed, because it is not possible to “browse” shelves for eBooks,richer and be埄�er quality access points are  required  for  eBook discovery. One ofthe best ways to make eBooks discoverable is by providing good subject access viasubject  headings.  The  need  for  subject  analysis  is  particularly  useful  formonographs  from  disciplines  within  the  arts  and  humanities,  as  keywordsearching  is  often  ineffective  in  situations where  irony  is  used  or  if,  in  general,titles that are not to be taken literally are given to resources. In cases such as thela埄�er, often the only way to discover the content in an electronic environment is ifa subject heading that reflects that content has been applied. The need for subjectanalysis  in medicine  and  the  natural  sciences,  for  example, may  be  less  critical.However, it has been the experience of the author that there are more exceptionsto  the  rule,  which make  it  less  than  desirable  to  suggest  that  across  the  boardsome  types  of  nonfiction  require  subject  headings  and  some  don’t.  Instead,  theauthor  prefers  to  recommend  some  best  practices  that  are  specific  to  eBookdiscovery metadata: (1) Use as many subject headings as is required to reflect the content of the

resource. While cataloguers have often been given guidelines as to howmany subject headings should be assigned, the limitations appear out of stepin the current information environment. If one subject heading thoroughlyrepresents the resource, this is all that needs to be included. However, if theresource is complex and multidisciplinary, there is no reason to enforce anartificial limit such as 3 or 4 headings as is often found in cataloguing policymanuals.

(2) Make good use of the subject heading options in use at your library. Somelibraries only use one set of subject headings. For example, it is common forNorth American libraries to exclusively use Library of Congress Subject

Headings (LCSH). However, the second indicator in 6xx fields in MARCallow for multiple subject heading vocabularies to be used in the samerecord and the second indicator as well as the $2 subfield can be coded toreflect the specific vocabulary in use. Therefore, if a library uses multiplecontrolled vocabularies such as LCSH plus one or more vocabularies such asMeSH (U.S. National Library of Medicine subject headings), CSH (Canadiansubject headings), or another national or institution‑specific set of subjectheadings, it is possible within MARC to incorporate them all within thesame record. Because some controlled vocabularies are be埄�er suited forreflecting certain types of content, it is possible that subject access to aresource can be improved by including multiple subject headings from thevarious vocabularies in use at the reader’s library. The key consideration isto ensure that the second indicator of the MARC field has been properlyconfigured for the subject heading list from which the term or terms havebeen selected.

(3) Consider adding the use of alternative formats of controlled vocabularies foruse as subject headings. In addition to considering adding discipline‑specificcontrolled vocabularies, which may be relevant to the particular eBookcontent in the library collection, libraries that use a faceted discovery systemor plan to adopt a system that uses facets may wish to consider using FAST(see the Toolkit Tools for more information) subject headings. These subjectheadings are ideally applied in addition to traditional subject headings inoriginal catalogue records. Chances are that many copy catalogue recordsare retrieved with FAST subject headings already present. In cases whereFAST subject headings are already present even those libraries that can’t usethe new headings in their existing discovery context may consider leavingthese headings in the records for future use. If FAST headings are bothnonfunctional and create a problematic display in older OPACs, check withthe OPAC documentation or vendor to see if there is a way to suppress theFAST headings from public display.

(4) Control subject headings. Controlling subject headings means to ensure that asubject heading inserted into a properly coded MARC field contains theexact string of text as found in the authority record (or the source file forauthority data) for that heading and that subfields have been codedcorrectly. If authority records are downloaded and maintained in the locallibrary, ensure that those files are up‑to‑date and that the library has a wayto manage the bibliographic records when there are changes to authorityrecords. Even if the local discovery system doesn’t use authority records,controlling subject headings can be very useful for collocation of eBooks onthe same topic because browsing shelves isn’t possible with eBooks. Whenthe discovery system can access authority records, controlled subject

headings represent a significant strength for both collocation anddisambiguation.

6.8 ClassificationThe ODLIS  (Rei埋�,  J.  2014)13  defines  classification  as  “The  process  of  dividingobjects  or  concepts  into  logically  hierarchical  classes,  subclasses,  and  sub‑subclasses  based  on  the  characteristics  they  have  in  common  and  those  thatdistinguish  them.”  In  practice,  classification  generally  involves  the  librarianconsidering  the  content of  the  resource as a whole, determining either  the mostoverarching  topic  of  the work or,  if  there  are multiple  but divergent  topics,  thepredominant  topic  and  assigning  a  general  classification  number  to  reflect  thattopic and then further refining the classification as permi埄�ed by the rules of  theclassification  system.  Typically,  refinements  are  by  geographical  region  orcommon  subdivisions  within  the  topic.  Thus,  while  as  many  subject  headingsmay be  assigned  to  a  resource  as  the  cataloguer  feels will  accurately  reflect  thesubject coverage of that resource, only one classification number can be assigned.The  topic  of  assigning  classification  or  call  numbers,  such  as  Library  of

Congress  Classification  (LCC)  and  cu埄�er  numbers,  to  eBooks  is  a  controversialtopic  for  some  cataloguers.  In  the  10th  edition  of  her  classic  textbook  oncataloguing Taylor (2006) suggests that:

.  .  .  classification  provides  a  logical,  or  at  least  a  methodical,  approach  to  themanagement  of  those  documents.  Classification  traditionally  provides  formal,  orderlyaccess to the shelves. In online environments it  is beginning to be used to bring orderout of  chaos and  to provide hierarchical means  for browsing  for  relevant resources  (p.391).

At  the  time  Taylor  made  this  statement  about  the  use  of  classification  theexplosion of the availability of eBooks in large packages and the general growth ofelectronic monographs in library collections was in its early stages. Her statementdoes  reflect  the  idea  that  despite  the  fact  that  eBooks  do  not  need  to  have  aphysical  location and  thus do not need  to be assigned a  location on  the shelf  toreside  and  from which  patrons  can  retrieve  them,  there may  be  some  value  inclassification  numbers  from  an  information  seeking  point  of  view. While  somedegree  of  value  remains,  in  the  nearly  10  years  since  the  publication  of  thecataloguing  text,  the  introduction  of  new  discovery  systems,  the  adoption  of  anew way to record subject content for these systems, and the massive amount ofeBook metadata that needs to be managed in many academic  libraries are  just afew examples of  the  changes  that have occurred, which  sheds new  light  on  theissue  of  the  value  of  the  use  of  classification  numbers  in  eBook  discoverymetadata.

The author has heard some librarians state that they find call numbers in eBookrecords  to  be  useful  for  collection management  purposes.  She  has  also  had  theexperience  of  speaking  with  sellers  of  eBooks  that  offer  “approval  plan”14  andDDA  programs  that  program  the  automated  selection  of  resources  for  thelibrary’s  collection  based  on  classification  ranges.  This  is  to  say,  if  a  book  isclassified within  a  certain  range will  determine whether  or  not  a  book will  beselected for the library or not. Based on her previous experience as a selector andher current experience as a metadata librarian who assigns classification numbers,it  is  the  opinion  of  the  author  that  the  practice  by  vendors  and  the  practice  ofmaking  selection  decisions  based  on  classification  numbers  alone  is  highlyconcerning. The author has had  the experience of having  to assign classificationnumbers  to  resources  on  new  or  esoteric  topics  for  which  no  reasonableclassification  number  exists  and  has  also  frequently  found  herself  assigningclassification  numbers  for  multidisciplinary  publications  that  easily  could  havebeen put into any of four different ranges. In the end, there are many times whenclassification is not exactly precise with regard to representing the subject contentof  the  resource.  For  those  libraries  that  have  highly  specialized  andinterdisciplinary  collections,  the  resulting  classification  dilemma  cataloguinglibrarians  face on a  regular basis  is  likely not  fully appreciated by selectors andtheir electronic resource vendors. Therefore, the author generally recommends toselectors  who  prefer  to  organize  their  selection  activities  according  toclassification number to also make use of subject headings. Subject headings canhelp to bring a greater level of accuracy to the process of identifying the topic ortopics addressed  in a resource and reduce the  impact of  imprecisions  that occurfrom time to time when there is no single or appropriate classification number toapply.The  key  point  is  that  those who  are  creating  and managing  eBook metadata

understand  some  of  the  perceptions  about  the  value  and  usefulness  ofclassification  numbers  for  eBooks  that  are  held  by  noncataloguers.  The  cost  ofassigning classification numbers when doing original cataloguing must ultimatelybe  balanced  with  the  real,  as  opposed  to  perceived,  value  those  classificationnumbers bring to the effectiveness and efficiency of both information seeking andlibrary processes. Depending on the collection management practices of librariesand  individual  librarians,  this  is  an  issue  the metadata management  plan mayneed to address. Hopefully a fuller discussion of the key issues will be helpful forthose creating the plan.To  begin with,  it  is  important  to  recognize  and  accept  that  at  this  point  both

library  selectors  and  vendors  do  occasionally  use  classification  numbers  to  aidwith some aspect of collection management. While some librarians may rely li埄�leon  classification  numbers,  some  may  use  them  as  the  main  way  of  decidingwhether a resource falls within their selection responsibility or not. With regard tobrowsing for eBooks using classification numbers, it is true that both library staff

and patrons will use this method as a means of browsing collections so as to makeserendipitous discoveries of useful resources. In some contexts, continuing to addand manage  classification  numbers  for  eBook  content may  be manageable  andworth  the effort. Those working on  the metadata management plan must  studyand determine  the use  of  and  reliance upon  classification numbers within  theircontext.A second important consideration is to recognize that by necessity there may be

only one classification number assigned within a  single classification system foreach  item.  Because  classification  systems  have  been  designed  to  bring  a  logicalorder  to  resources  in physical  space  and  to  aid with  the processes  of  retrievingresources  from the collection and browsing  for useful  resources,  someone needsto make the decision about where each resource will sit within the larger contextof  the  collection.  This  process  of  selecting  a  location  in  space, while  rational,  isoften  imperfect  and  subject  to  the  limitations  of  the  classification  system  beingused. New topics and interdisciplinary subjects are often very problematic in thesense that there often is no place for the resource within the system. In such cases,the  resource  may  be  classified  within  a  related  subject  or  in  the  most  generalcategory.  The  author  recalls  working  in  reference  and  often  being  struck  byquestions  such  as  “why  is  this  here?”  and  “why  isn’t  this  over  there?”  whenbrowsing  through  the  shelves  with  patrons  or  doing  collection  managementwork.  As  someone  who  regularly  assigns  classification  numbers,  she  nowunderstands  how  a  perplexed  cataloguer  may  have  been  struggling  with  aresource  that  simply didn’t fit  into  the classification system or fit  into  too manyplaces in the classification system. With physical resources, ultimately a place onthe shelf must be assigned and sometimes a cataloguer may make that assignmentwithout being comfortable with the final choice but sees no other options. Unlikewith subject headings, it is not possible to combine several classification numbersto more accurately  reflect  the  resource. One of  the enduring  limitations of mostclassification systems is that they reflect the limitations of the physical world.A third important consideration is that the process of assigning a classification

number  to  an  originally  catalogued  resource  is  generally  time‑consuming.  Forthose  libraries  doing  original  cataloguing  of  large  collections  of  digitizedresources,  it  may  be  possible  to  retrieve  and  reuse  classification  numbers  thatwere assigned to the original form of the resource. However, with “born digital”content,  classification  would  need  to  be  assigned  by  the  cataloguer.  Thoseworking on  the metadata plan need  to document and consider  the amount andtype  of  classification  work  required  if  they  are  doing  a  significant  amount  oforiginal cataloguing at their library.A  fourth consideration centers on discovery. While classification numbers can

assist  with  certain  types  of  browsing,  classification  numbers  fail  at  the  task  ofcollocation  of  resources within  a discovery  system. By  assigning  a  classificationnumber,  the  cataloguer  essentially  precollocates  the  resource.  The  classification

number alone doesn’t support bringing together diverse resources from anywherewithin  the  collection  depending  on  the  search  query.  In  modern  discoverycontexts,  searching  by  classification  number  provides  an  inflexible,  linearexperience. This is not to deny that there are times when a searcher may want toliterally browse  through resources  in shelf order, but  to point out  that  there arelimitations in classification number searching. In fact, it has been the experience ofthe  author  that  many  of  the  current  discovery  layer  products  such  as  Exlibris’Primo do not support classification number browsing or it is not supported in anintuitive‑to‑use  manner.  Instead,  these  systems  cut  across  various  classificationand  subject  heading  systems  to  provide  faceted  searching  that  is  flexible  andallows  the  users  to  interact  with  search  results  to  either  limit  or  broaden  theirsearches. These systems are particularly useful for serendipitous discovery, whichis  one  of  the  often‑stated  purposes  of  browsing within  a  classification  number.Discovery  systems  that  make  use  of  subject  facets  typically  are  useful  for  thecollocation  of  resources  as  well.  Unfortunately,  disambiguation  remains  aproblem in many systems but this is a problem that is likely to be resolved as theuse of services such as VIAF (see: www.viaf.org), ORCID (see: h埄�p://orcid.org/),and  ISNI  (see:  h埄�p://www.isni.org/)  are  integrated  into  discovery  systems.  Thekey  point  is  that  in  our  current  academic  information  environment,  which  ischaracterized  by  an  increasing  amount  of  electronic  information  from  diversesources,  it  appears  that  using  call  number  searching  as  a  critical  method  fordiscovery is becoming increasingly irrelevant.While the bias of the author with regard to the use of classification numbers in

eBook discovery metadata  is  likely  evident  to  readers  at  this point  and  that  thebias  appears  to  not  support  the  inclusion  of  classification  numbers  in  eBookdiscovery records, it may be either too early or not appropriate for some librariesto share that same view. What is appropriate for all libraries, however, is to studyand  document  if  and  when  classification  is  included  in  original  and  copycatalogued eBook discovery records and what is known about how classificationnumbers in eBooks are being used locally. With this information, libraries have asolid  basis  on  which  to  make  decisions  and  take  action  or,  perhaps,  changepolicies and educate library staff, if needed.In conclusion to Part B of this chapter, the author would like to point out that

for many academic and research  libraries  relatively  li埄�le original or  title‑by‑titlecopy cataloguing will occur for eBook content. Nonetheless, a solid background inthe principles, standards, and practices discussed in this section are essential forall  libraries. Having a  solid understanding of  the MARC 21  standard or at  leastbeing  able  to  interpret  its  coding,  for  example,  is  essential  for  carrying  outeffective bulk processing of record sets. It is hoped that the Toolkit Survey for thischapter will help those creating the metadata plan get a strong start in creating thediscovery  metadata  section  of  that  plan,  which  is  useful  and  relevant  to  theirlibrary.

Toolkit Survey

(1) What types of records are a埄�ached to your MARC bibliographic records foreBooks (order, check‑in, holdings, item, etc.)? Which type of record isa埄�ached for which scenario? What must be a埄�ached to an original or copycatalogue eBook discovery record? Are there any known inconsistencies orproblems in current practice? Are there any probable or suspectedinconsistencies or problems?

(2) What standards, controlled vocabularies, authority files, and guidelines areused in creating MARC eBook records in the library? Are they beingfollowed consistently and accurately? What “exceptions” and local practicesexist? Are there any conflicts between or among controlled vocabularies,authority files, and so forth? Is there any area that needs further study orimprovement in terms of creating good quality, standards‑based metadata?

(3) Does the library have locally created digital collections of monographs? Thismay take the form of an IR, ETDs, or other digital collections. Whatdiscovery metadata is used for this collection? What schema and descriptivestandards have been used? Does the discovery metadata seem adequate andeffective for the type of resources? Is any sort of authority control used? Ifnot, what authority control would be effective? Do the controlledvocabularies in use appear appropriate for both the resources and thepotential users of the discovery metadata?

(4) Is the library set up to retrieve MARC records through z39.50? If so, in whatenvironment (often it is the ILS and/or another application such asMARCEdit)? If not, what are the reasons for and implications of not beingset up? If it appears that the library should be retrieving MARC recordsfrom other libraries via the z39.50 protocol but currently is not, it may benecessary to investigate se埄�ing up this sort of access to improve theefficiency of cataloguing. Even those libraries that use a non‑MARCmetadata container can benefit from MARC records retrieved from z39.50searches as large quantities of metadata can often be crosswalked into therequired scheme more efficiently than a埄�empting to create new metadatafrom scratch. If the library is already using z39.50 searches, are the targetlibraries providing adequate records or are there other libraries with whichit may be useful to exchange metadata?

(5) Who is performing original cataloguing? How much of it is done? Does itappear that these records are compliant with international standards and arefunctional in contemporary discovery systems? Do(es) the originalcataloguer(s) have adequate training and support as well as access to thenecessary tools and information, such as the RDA instructions andstandards documentation, to carry out original cataloguing? Based on thelibrarian’s current understanding of the emerging developments to

transition discovery metadata away from MARC into another vehicle orcontainer, is there anything in current practices and procedures that may becreating metadata that would be problematic for such a transition (e.g.,removing OCLC or other control numbers from records or deviating fromMARC 21)? Is the time of the original cataloguer being put to its best use? Ifnot, are there any options that could be investigated?

(6) Who is performing copy cataloguing? Repeat the same questions as asked forquestion 5.

(7) Is there a significant amount of original and/or title‑by‑title copy cataloguingbeing done? If so, have alternatives for making the work more cost‑effectivebeen considered? For example, have any tools for capturing basic metadatafor original cataloguing been investigated? If not, using a manual orautomated capture process to create basic metadata that is then passed alongto a trained cataloguer may create an efficiency. In the case of copycataloguing, it is possible that a vendor or third‑party cataloguing agencymay offer free or low‑cost record sets for eBook content that is purchased inpackages or in small batches for title‑by‑title purchases. Note that while avendor may not have offered records when the library first purchased apackage, they often begin offering records or a third party is contracted tocreate them after the fact. Therefore, it is a good practice to ask about theavailability of record sets for eBook content from time to time even if therepeated answer is that they are not available.

(8) Has the library recently documented or evaluated existing documentation ofcataloguing policies, practices, and procedures? Are they adequate andappropriate? Do they conform to current international cataloguingstandards, guidelines, and practices? What is out of synch and what are thepotential implications of this? What are the costs of updating policies,practices, and procedures and the costs of not doing so? Which cost isgreater? Are there some changes that are absolutely necessary for theongoing creation of sustainable eBook discovery metadata?

(9) Is the library spending considerable time creating original and copycatalogued eBook metadata for resources that are essentially freely availableon the web? If so, has the library investigated other, less labor‑intensivemethods for making this content readily discoverable for library patrons? Ifthis has been investigated, how recent were those investigations? It ispossible that new harvestable metadata has become available in themeantime, for example.

(10) Are the eBook discovery records known to fail in the library’s currentdiscovery system (e.g., they often display as print rather than electronicversions)? If so, are the problems isolated and random or is there a pa埄�ernand consistency to the problems? Are the failures significant enough tomake the eBooks undiscoverable or inaccessible? If so, part of the metadata

management plan will likely include creating a solution to the problem andrepairing or replacing problematic records. If the library has no currentvehicle for recording and analyzing problems with eBook discovery in thecurrent discovery system, designing and implementing one may be part ofthe metadata management plan.

(11) What controlled vocabularies for subject headings are in use at the library?Are they being used in eBook records? Are there policies for assigningsubject headings? Do they require updating? Could another controlledvocabulary or FAST subject headings be added? Does the library have aregularly updated authority file for subject heading? If so, is there amechanism for updating bibliographic records when there are changes tothe authority records? Is the library using or considering a discovery systemthat uses faceted searching? If so, will the existing approach for creatingsubject headings be optimal in a new environment? Are the indicators andsubfields in 6xx MARC tags forma埄�ed correctly in original records and havecopy cataloguers been trained to look for and correct problems in copy?

(12) Does the library insert, accept, or adjust classification/call numbers inoriginal and copy eBook discovery records? Is there a difference betweendigitized and born digital content? Are classification numbers used in anyautomated collection management system? If so, which systems and how arethey used? What is/would be the impact of including or excludingclassification numbers for eBooks? Does your current discovery systemsupport browsing by classification number? Searching by classificationnumber? Has the library done a recent cost‑benefit analysis of assigningclassification numbers to eBooks and other electronic content?

Toolkit Tools

Best  Practices  for  Music  Cataloguing  using  RDA  and  MARC:h埄�p://www.rdatoolkit.org/sites/default/files/rda_best_practices_for_music_cataloging‑v1_0_1‑140401.pdf.  This  document  is  useful  for  those  cataloguing  streaming  audio,other remotely accessed music files, and digitized scores.Cataloger’s  Desktop:  h埄�ps://desktop.loc.gov.  Access  to  this  resource  is  availablethrough  a  paid  subscription.  Librarians  who  do  a  significant  amount  of  originalcataloguing may find this resource particularly useful because it supports easy accessto a number of freely available documents and tools as well as consolidated access toa number of additional resources that require a paid subscription (Classification Web,Web Dewey, RDA Toolkit, etc).Cataloging Calculator: h埄�p://calculate.alptown.com/. This is a free tool useful for bothcopy and original cataloguers. It will calculate cu埄�er numbers for resources classifiedin LC.

Codes  and Controlled Vocabularies: h埄�p://www.loc.gov/standards/valuelist/.  This  pagebrings together links to various codes used in cataloguing.Dublin Core: h埄�p://dublincore.org/.  Some  libraries may have discovery metadata  fordigitized monographs created using the DC scheme. This may be particularly true forcontent held in institution repositories and collections of digitized resources.FAST (Faceted Application of Subject Terminology): The  following website has a usefulcollection  of  information  and  links  related  to  FAST:h埄�p://www.oclc.org/research/activities/fast.html.  Of  particular  interest  to  thoselibrarians who wish  to  begin  adding  FAST  subject  access  to  their  eBook  discoveryrecords  is  OCLC’s  tool  assignFAST,  which  is  free  to  use  at:h埄�p://experimental.worldcat.org/fast/assignfast/.  When  using  this  tool,  select  the“MARCbreaker”  format  to  generate  a  generic MARC  subject  heading  field  for  thesubject heading selected.Integrating  Resources:  See  document:  “Integrating  Resources:  A  Cataloging  Manual,”which  is  Appendix  A  to  the  BIBCO  Participants’  Manual  and  Module  35  of  theCONSER  Cataloging  Manual  (seeh埄�p://www.loc.gov/aba/pcc/bibco/documents/bpm.pdf).Library  of  Congress  Authorities:  h埄�p://authorities.loc.gov/.  For  additional  sources  ofname authority data, see VIAF (found later in this list of tools) as well as ORCID (seeh埄�p://orcid.org/) and ISNI (see h埄�p://www.isni.org/).Library  of  Congress  MARC  21  FAQ:  h埄�p://www.loc.gov/marc/faq.html.  For  thoselibrarians who are not experienced with traditional or MARC cataloguing,  this webpage is an excellent portal for beginning to learn the standard. Librarians may wish tostart  with  the  tutorial  “Understanding  MARC  Bibliographic.”  Note  that  theinformation  and  training  resources  on  this  page  reflect  traditional  cataloguing  andboth practices and terminology that were in vogue previous to the adoption of RDAand the revisions to MARC that reflect RDA. For example, the phrases “main entry”and  “added  entry”  are  commonly  used,  although  these  concepts  are  no  longerpresent  in  RDA.  For  more  information  about  traditional  cataloguing  and  theprinciples  upon  which  the  terminology  and  practices  are  built,  see  Part  A  of  thischapter.Library of Congress RDA Page: h埄�p://www.loc.gov/aba/rda/. This page acts as a portalto information about current RDA implementations, updates, and training resources.For those  libraries that don’t purchase the RDA Toolkit,  this page provides essentialreference  resources.  OCLC  has  a  similar  page,  which  can  be  accessed  ath埄�p://www.oclc.org/rda/about.en.html.Linked  Data:  Rather  than  suggesting  a  single  resource,  it  would  be  helpful  forcataloguing and technical services librarians to familiarize themselves with all of thefollowing: (1) Tim Berners‑Lee: The next web: This TED talk is another short discussion

of  how  the  idea  of  linked  data  came  to  be  and  how  it  works(h埄�p://www.ted.com/talks/tim_berners_lee_on_the_next_web);  (2)  Linked  Data  forLibraries YouTube video: This is a short introductory video created by OCLC, whichis  a  great  starting  point  for  learning  the  theory  of  linked  data(h埄�ps://www.youtube.com/watch?v=fWfEYcnk8Z8);  (3)  BIBFRAME  is  the  linkeddata‑based  technology  being  developed  and  tested  by  the  Library  of  Congress  inconjunction  with  the  British  Library,  George  Washington  University,  PrincetonUniversity, Deutsche National Bibliothek, National Library of Medicine, and OCLC.While BIBFRAME currently  centers on developing a  replacement  for MARC,  it hasthe  potential  for  being  the  “vehicle”  for  all  library  metadata(h埄�p://www.loc.gov/bibframe/); and (4) BIBFLOW: At the time this book was wri埄�en,BIBFLOW  was  an  experimental  project  at  UCDavis,  which  is  exploring  howBIBFRAME  and  linked  data  technology  in  general might  reinvent  cataloguing  andtechnical  services. To  read more about  this project  and  read about  the outcomes ofthis  project,  visit  this  page  and  the  links  found  on  it:h埄�p://www.lib.ucdavis.edu/bibflow/about/.  Once  the  reader  has  become  familiarwith  these  resources,  it  is  recommended  to  follow  discussions  about  linked  data,BIBFRAME, and related technologies  in  library  journals, at conferences,  in  listservs,in social media, and in professional development offerings. Having an understandingof  trends  and  developments  in  this  area  can  help  those  working  on  the  metadatamanagement plan to reduce the negative impact of disruptive change that linked dataand BIBFRAME may bring  to  libraries.  In  fact,  rather  than  experiencing  a negativeimpact, those librarians who understand the changing technologies in their field maybe in a good position to recognize and take advantage of advantageous opportunitiesas they present themselves.MODS  Metadata  Schema:  h埄�p://www.loc.gov/standards/mods/.  Some  libraries  thathave  collections  of  digitized monographs may  have  discovery metadata  records  inthe MODS standard. Useful related information on METS can be found on this page:h埄�p://www.loc.gov/standards/mets/METSOverview.v2.html.OCLC Bibformats: h埄�ps://www.oclc.org/bibformats/en.html. This is OCLC’s version ofthe MARC 21 format. It is a useful companion to the Library of Congress (LC) MARC21 FAQ listed previously as well as the LC version of the standard for bibliographicdata itself, which can be found at h埄�p://www.loc.gov/marc/bibliographic/. Given thatthere  are  some  slight  differences  between  OCLC  and  LC  versions  of  the  MARCstandard it is important for those who are doing original cataloguing to know whichversion  is  preferred  by  their  library.  For  copy  cataloguers,  it  is  important  toremember that these LC and OCLC MARC documents can be referenced when copyappears  to  contain  unfamiliar  or  unusually  forma埄�ed  MARC  tags  and  subfields.

While it is possible that copy contains errors, it is also possible that the record reflectsa different version of the MARC standard.PCC  RDA  BIBCO  Standard  Record  (BSR)  Metadata  Application  Profile:h埄�p://www.loc.gov/aba/pcc/scs/documents/PCC‑RDA‑BSR.pdf.  This  is  thedocumentation  for  the  PCC  instructions  for  cataloguers.  “The  BIBCO  StandardRecord  (BSR)  is  a  combination  of  RDA  “Core,”  RDA  “Core  if,”  “PCC  Core,”  and“PCC  Recommended”  elements  applicable  to  archival  materials,  audio  recordings,cartographic resources, electronic resources (if cataloged in the computer file format),graphic  materials,  moving  images,  notated  music,  rare  materials,  and  textualmonographs.” (page 3)PREMIS metadata: h埄�p://www.loc.gov/standards/premis/. While PREMIS is generallyconsidered  to  be  a  metadata  scheme  used  for  the  preservation  of  digital  objects,PREMIS  is  a  robust  metadata  scheme.  PREMIS  records  often  contain  discoverymetadata.Provider‑Neutral  E‑Resource  MARC  Record  Guide:  P‑N/RDA  version:h埄�p://www.loc.gov/aba/pcc/scs/documents/PN‑RDA‑Combined.docx.  Even  if  alibrary decides not to adopt PN guidelines and/or is working in an environment thatwon’t  support  them,  it  is  important  for  copy  cataloguers  to  have  a  basicunderstanding of  the guidelines  to make sense of existing eBook records that couldbe used for copy cataloguing.Virtual International Authority File: www.viaf.org. This online resource contains mainlyname authority references from authority files of national libraries around the worldas  well  as  select  specialized  libraries.  In  addition,  for  subject  and  uniform  titleauthority information, libraries should consult the authority service of their nationallibrary or, in the case of the United States, consult the Library of Congress Authorities(see h埄�p://authorities.loc.gov/).Z39.50:  h埄�p://www.niso.org/standards/resources/Z39.50_Resources.  This  is  NISO’sweb page, which provides access to information about the z39.50 protocol includinglistings of sites from which relevant software can be downloaded.

Notes1. XML is eXtensible Mark‑up Language and MARCXML is a version of MARCthat is forma埄�ed in XML. A very helpful resource for learning aboutMARCXML and also seeing examples of discovery records in this containeris h埄�p://www.loc.gov/standards/marcxml/.

2. An excellent starting point for librarians who are completely new to XML ish埄�p://www.w3schools.com/xml/, which is the W3school for learning XML.Note that the XML lesson is very generic and doesn’t deal with library‑specific uses of XML, and some of the examples and content isn’t relevant to

the way XML is commonly used in library contexts. For example, whenlibraries use XML it is generally within the context of an existing metadatacontainer, so there generally are already defined tags and the structure of theXML has been laid out in advance. However, the lesson and relateddocumentation found on the website is an excellent starting point. For thosewho have not studied HTML, it may be useful to complete the W3schooltutorial on that topic at h埄�p://www.w3schools.com/htmL/. For those whohave difficulty navigating from one section to the next in these lessons, thereis a green “next chapter” link, which allows the reader to move to the nextpage once they are finished reading the current page. In addition, within thelessons there are boxes where the learner can test what he or she is learningand then see the results. It is recommended that these opportunities to testcoding be utilized as they allow the traditional cataloguer to get a sense ofwhat is involved with actually creating forma埄�ed text as well as the level ofprecision required for producing the desired outcomes.In addition, it is not unusual for the W3schools to recommend that learnersalso know JavaScript prior to learning topics such as XML. In software andweb development environments, this advice makes perfect sense. However,it is not 100% applicable to the library context. That being said, metadatalibrarians are increasingly recognizing the value of knowing how to do sometype of coding such as Python. While the issue of whether or not it isessential for librarians to be able to write or edit code remains controversial,arguments in favor of at least some librarians having good coding skills arebecoming increasingly convincing. For those readers who are interested inlearning more about this topic, a good starting place is the following articlepublished in The Digital Shift back in March 2013:h埄�p://www.thedigitalshift.com/2013/03/software/cracking‑the‑code/, whichnot only captures some of the discussion in the debate but also has links touseful websites.

3. For those who are interested in learning more about the history anddevelopment of the MARC standard, one of the best concise histories can befound in the ALA World Encyclopedia of Library and Information Services. Atleast three editions of this encyclopedia have been published over the yearsand all the versions the author has viewed contain a useful article about thehistory of MARC. Unfortunately, it appears that the publication is out‑of‑print and no electronic version has ever been published. For those readerswhose library doesn’t own a copy of this publication, hopefully a copy of thevolume or a photocopy of the chapter could be obtained through theirlibrary’s interlibrary loan or document delivery service. It also appears thatthis publication may be available via a “print on demand” service in theUnited States. Or, for those libraries who have other comprehensive

encyclopedia for the LIS discipline, chances are there is an extensivecoverage on the topic of MARC.

4. The Library of Congress’s standards for holdings records are located ath埄�p://www.loc.gov/marc/holdings/; as well as training on the purpose andcreation of these records at h埄�p://www.loc.gov/marc/umh/. For thoselibraries who are OCLC members, the relevant standards for holdingsinformation are located ath埄�ps://oclc.org/holdingsformat/en/Introduction.html, with a more detailedpdf training and instructional manual located ath埄�ps://oclc.org/content/dam/support/local‑holdings/documentation/primer/Holdings%20Primer%202008.pdf (note thatthe detail in this manual is up‑to‑date as of 2008 and thus detailedinstructions do need to be confirmed before implemented). An importantconsideration is that not all libraries use holdings records despite the benefitsthat are discussed in the documentation listed above. In fact, thefunctionality of some ILSs is such that the benefits and creation of holdingsrecords aren’t as critical as in other environments. Even among libraries thatuse the same ILS, most or many libraries may opt for using holdings recordswhile others do not. This is why it is important for librarians that arecreating the metadata management plan to not only understand thefunctioning of their ILS but also learn specifically how it has beenimplemented in their library.

5. Authority control is defined in the ODLIS as:The procedures by which consistency of form is maintained in the headings(names, uniform titles, series titles, and subjects) used in a library catalog orfile of bibliographic records through the application of an authoritative list(called an authority file) to new items as they are added to the collection.Authority control is available from commercial service providers (see:h埄�p://www.abc‑clio.com/ODLIS/odlis_A.aspx).The “names” controlled by authority file records include the names ofindividuals, families, companies, and other groups as well as meetings andconferences. The use of authority control in libraries is a practice thatpredates information seeking on the World Wide Web, and is a majorcontribution that the field of LIS has made to the larger discipline ofinformation studies (including computer science). Authority control allowsfor disambiguation or the ability to differentiate among similar or identicalwords, names, or concepts. Authority control also supports the collocation ofdisparate resources according to controlled headings such as the name of anauthor or a subject heading. While the value of authority control for assistinglibrary patrons in conducting both accurate and exhaustive searches forinformation has been understood by librarians for a long time, in recentyears the principle has begun to be adopted by various agencies on the

World Wide Web. The development of the Virtual International AuthorityFile (h埄�p://www.viaf.org/), which brings together authority files fromnational and other libraries across the globe, has helped to facilitate the useof authority files in a web context. For more detailed information aboutVIAF, please see h埄�p://oclc.org/viaf.en.html.While it is important for all metadata and cataloguing librarians to befamiliar with VIAF and how it functions, the reality is that in many librariesthat use authority control, the file they use is either that of their nationallibrary or a discipline‑specific file. Because MARC bibliographic andauthority data records support it, many academic libraries will use multipleauthority files if their ILS supports doing so. While the author has seen ILSintended for school libraries that do not use authority control, it’s not likelyor recommended that a large academic library that needs to serve multipleprograms and disciplines should a埄�empt to avoid the use of authoritycontrol in their MARC records. Because of the size of many academic librarycollections and the specificity of research that is conducted, the need toprovide a means for collocation and disambiguation is significant.For those readers who have not worked with authority records, training isavailable online via the Library of Congress website ath埄�p://www.loc.gov/marc/uma/index.html and the Library of CongressMARC standard for authority data is also available ath埄�p://www.loc.gov/marc/authority/. Note that like other MARC‑relatedtraining, this training reflects an era of cataloguing previous to theintroduction of RDA and thus contains many of the older cataloguingterminology and concepts.

6. While technically the generally recognized term used to describe the differenttypes of metadata is “schema”, it is not unusual to see the term “format”used in listserves, at conferences, and other practical publications. Theauthor prefers to use the term “container” when discussing differentmetadata schema. This is particularly the case in the context of crosswalkingmetadata from one schema to another. The reason for this preference is dueto the fact that it is easier to visualize a container than it is a schema. Acontainer can have a size and shape as well as various compartments ofdifferent sizes and shapes. As containers, one metadata schema has differentcompartments than another container because the containers have beendeveloped at different times, by different agencies, and for differentpurposes. The result is that when metadata is crosswalked from onecontainer to another, the compartments aren’t always the same or the bits ofmetadata weren’t consistently placed into the compartments in the sameway. This creates a problem for the librarian creating the crosswalk and oftenresults in problematic records in the new container. It is easier toconceptualize the process of crosswalking and understand the resulting

problems by viewing the schema as a structured container into whichmetadata is placed.

7. OCLC has defined the z39.50 protocol as “Z39.50 is a computer‑to‑computercommunications protocol designed to support searching and retrieval ofinformation in a distributed network environment” (see:h埄�p://www.oclc.org/research/activities/z3950.html). Essentially, it allows forthe discovery and exchange of MARC records between library systems. Notall libraries support or permit z39.50 searching and retrieval access of theirMARC records but for those that do, sharing records represents a significantefficiency for libraries in the sense that the amount of original cataloguingthat needs to be done can be limited to only those records that can’t bedownloaded from other libraries. Z39.50 MARC record retrieval is anestablished and mature practice for cataloguing in academic libraries. Forthose readers who are not familiar with the protocol and its use in libraries,Fay Turner’s 1995 article “An Overview of the Z39.50 Information RetrievalStandard” may be of interest (retrieve article online fromh埄�p://archive.ifla.org/VI/5/op/udtop3/udtop3.htm). Librarians who areinvolved with creating a metadata management plan must beknowledgeable about the basics of how z39.50 works as well as whether ornot the library exchanges metadata with other libraries, the localmechanism(s) through which the exchange is done (typically through the ILSor software like MARCEdit), and from which libraries records are extracted.

8. The Metadata Maker was hosted by the University of Illinois at the followingURL in February 2015: h埄�p://iisdev1.library.illinois.edu/marcmaker/?language=eng&country=nyu&vorp=pages&literature=yes&literature‑dropdown=1&illustrations=yes.

9. The topic of the usefulness of the FRBR model and RDA in current andfuture metadata and discovery contents have been debated at the Annualand Midwinter Conference and Meetings of the American LibraryAssociation in recent years. For example, Shapiro and Myn埄�i argued againstthe usefulness and relevance of FRBR at a 2013 FRBR Interest Group Meeting(see FRBR Interest Group Report 2013 ath埄�p://www.ala.org/alctsnews/reports/ac2013‑div) whereas at the annualmeeting in 2014 Kelly McGrath and Jacob Nadal resumed the discussionwith concrete demonstrations of where and how FRBR functions well andwhere it was not useful (see FRBR Interest Group Report at 2014 ath埄�p://www.ala.org/alctsnews/reports/ac2014‑division). In that samemeeting, there was some discussion about how FRBR might be enriched ortransformed to overcome it. While the author did not a埄�end either of thesemeetings, she did note follow‑up discussion on social media where thequestion being posted was “Is FRBR Dead?” In order to follow theprovocative discussion, the author a埄�ended the FRBR Interest Group

Meeting at the ALA 2015 Midwinter Conference. There were no formalpresentations at this meeting but it was largely an open discussion about theviability and usefulness of FRBR, which was led by the interest group chair.While documentation for the discussions at the 2015 meeting had not beenrecorded at the time this section of the book was wri埄�en, the author’ssummary of the discussion is that FRBR is not dead and is useful as atheoretical model upon which RDA has been created. The sentiment of someaudience members is that in recent years there has been some confusionabout the difference between descriptive standards and the “vehicles” thatcarry data or metadata. In this book the phrase “metadata container” hasbeen used but the term “vehicle” suggests a useful image to characterize themovement of metadata in MARC environments, linked data, BIBFRAME,and so on. The la埄�er is also a helpful way to conceptualize a metadatacontainer. Considering the most recent discussions about the relevance ofFRBR leads the author to recommend that readers not be sidetracked byconfusing discussions. While FRBR as a theoretical model may have somelimitations or librarians have not quite come to a full understanding of itsimplications, it remains useful as the basis for RDA. As a descriptivestandard, RDA is still in its adoption stage and will take a while to reachmaturity, so it is reasonable to expect some degree of debate and change forsome time to come. It is the opinion of the author that RDA is going througha process that, while disconcerting to some cataloguers who had becomeaccustomed to the relative stability of MARC and ACCR2, is a normal andnecessary process of gradual adjustment and tweaking.

10. The “junk drawer” refers to a tradition in many households where a draweror cabinet is assigned to a highly generic and disorganized storage function.The junk drawer may contain random household items ranging from paperclips and bo埄�le‑cap openers to flashlights and lightbulbs. With no logic ororganization to what is in the junk drawer, family members just rummagearound in it until the desired object is located, or not located. Despite thegranularity of MARC relative to other library metadata standards such asDublin Core, there are still some fields and subfields that aren’t granularenough to be effective in a linked data environment. This is particularly truewith the 245 field, which combines title information, material formatinformation, and information about creators and contributors for theresource. There is a similar problem with the 300 field. Even the division ofthe subfields within the MARC tags doesn’t provide for the neededseparation of distinct elements of metadata. The problem doesn’t show up inthe way MARC records are used in a typical OPAC but does show up inother environments. While the information can be rummaged through andmakes sense to a human reader, some of the MARC ending up looking andfunctioning a bit like a junk drawer.

11. The RDA Toolkit is available as a subscription resource atwww.rdatoolkit.org. It can also be accessed, again by subscription, via theLibrary of Congress Cataloguer’s Desktop (for more information seeh埄�p://www.loc.gov/cds/desktop/). These are the most commonly used toolsfor those doing original cataloguing in RDA. Information documenting thedevelopment and the current status of the recommendations for RDA arefound on the RDA Joint Steering Commi埄�ee’s web page at h埄�p://www.rda‑jsc.org/working1.html. Note that the actual text of the RDA instructions arecopyrighted and not made freely accessible online but must be purchasedvia a subscription, in an eBook format (not available in all countries) or inprint.

12. “Fight songs” are commonly used at Canadian and American universities aswell as by some professional sports teams in North America. These aregenerally simple, repetitive songs that are often used as a cheer or to enlivenfans during games. It is not unusual for teams to reuse melodies from otherteam’s fight songs. This is especially true if the teams compete in differentleagues and/or geographical regions. For example, the same melody is usedby the University of Wisconsin–Madison for their “On Wisconsin” fight songas is used by the Canadian Football League’s Saskatchewan Roughrider’s“On Roughriders” (listen to the YouTube recordings for a comparison: “OnWisconsin” at h埄�ps://www.youtube.com/watch?v=zOYus1BE7jk versus “OnRoughriders” at h埄�ps://www.youtube.com/watch?v=cg‑9pULgbB0).

13. The ODLIS defines “nonfiling characters” as:A character, such as the apostrophe, ignored in arrangement when it appearsin a word, phrase, heading, or descriptor. For example, under most filingrules, the le埄�ers of the initial articles “a,” “an,” and “the” are ignored at thebeginning of a title. In the MARC record, the number of nonfiling charactersat the beginning of a title or heading is specified in the indicator at thebeginning of the field. Synonymous with nonsorting character (see:h埄�p://www.abc‑clio.com/ODLIS/odlis_n.aspx).

14. The ODLIS describes approval plans as:A formal arrangement in which a publisher or wholesaler agrees to selectand supply, subject to return privileges specified in advance, publicationsexactly as issued that fit a library’s pre‑established collection developmentprofile. Approval profiles usually specify subject areas, levels ofspecialization or reading difficulty, series, formats, price ranges, languages,etc. (see: h埄�p://www.abc‑clio.com/ODLIS/odlis_a.aspx).

6C Bulk processing: Working with record setsand updating metadataMany readers have  likely chosen  to read  this book because  they are responsiblefor dealing with the MARC record sets  that  their  libraries receive or retrieve fortheir  eBook  collections  and  would  like  some  tips  for  how  to  work  with  thoserecord  sets more  efficiently  and  effectively.  The  interest  that many  cataloguingand metadata librarians have in developing their skills in this area reflects the factthat  many  libraries  can  purchase  or  otherwise  gain  access  to  anywhere  fromseveral hundred to as many as over a hundred thousand eBooks in a given year.The number of eBooks added  to  the  reader’s  collection may be more significantthan first thought if the definition of eBook in this book is employed and all of thestreaming  audio  and  video,  born  digital  documents,  and  digitized  contentincluding both licensed and open access resources are considered. The author hasprocessed record sets containing upwards of 70,000 records for a single collectionof digitized documents. These documents were for a collection that was part of aseries  for which each collection appeared  to have a minimum of 68,000  records.While  each  resource  in  the  collection was  a  digitized document  of  generally  10pages or less, a MARC record was provided for each document just as they wouldbe  for  full‑length  eBooks.  The  boퟙ�om  line  is  that  once  academic  libraries  startpurchasing  eBooks,  librarians  will  soon  find  themselves  in  a  situation  wheretraditional approaches to cataloguing are simply not feasible because of the sheervolume  of  metadata  that  needs  to  be  handled.  This  is  another  way  in  whicheBooks have presented a disruption to academic libraries.1

For those tempted to begin reading this bookat this chapterGiven  the  importance of  this  topic  for many  librarians,  some may have skippeddirectly  to  this  chapter without  reading  the  sections  leading up  to  it. Certainly,many  if  not  most  librarians  who  are  currently  charged  with  handling  eBookrecord  sets will not need  to  read  the  sections on  copy and original  cataloguing,although they may wish to skim through them and read the notes at  the end ofeach part of each chapter. The author suggests that those who are tempted to skipdirectly to this chapter return to Chapter 1 through Chapter 3 and read them first.Some  terminology  is  introduced  in  these  chapters  as  well  as  the  idea  thatmanaging eBook metadata can be made more effective if the disruptive characterof  eBooks  in  academic  libraries  is  considered  and  if  managing  record  sets  isintegrated within the framework of a larger eBook metadata management plan.

6.9 What does bulk processing mean?For  librarians  who  are  already  experienced  in  working  with  record  sets,  thedecision to call the type of work described in this chapter “bulk processing” mayseem somewhat puzzling. The more commonly used phrases to describe workingwith  record  sets  are  “batch  loading”  and  “batch  processing.”  The  author  haschosen to prefer the term “bulk” rather than “batch” for a few reasons. The first isthat  the  word  “batch”  has  a  long‑standing  use  in  information  technologyterminology and actually  refers  to practices  and procedures  that  resemble whatlibrarians often do with their record sets. However, the vast majority of processescarried  out  on  record  sets  in  libraries  are  different  from  what  is  generallyconsidered  “batch  processing”  in  fundamental  ways.  Saving  the  term  “batchprocessing”  for  processes  that  are  more  in  line  with  batch  processing  as  it  isperformed in other fields helps to make the distinction between the approaches aliퟙ�le clearer. The second reason is that while very large record sets are processedat once,  the processes applied to  these records often need to either be done  in aspecific order or are done  in conjunction with other processes or procedures.  Inmany  instances,  library  staff need  to evaluate  the  results of a process and makethe decision about which process  to  apply next,  so  the  traditional  idea of  batchprocesses  running  automatically  in  the  background or  overnight with  relativelyliퟙ�le human mediation is somewhat misleading. The third reason is that there aretimes  when  some  or  all  records  within  a  record  set  need  to  be  examined  andedited on a record‑by‑record basis by library staff. Fortunately, the situations thatcall  for  this  level  of  intervention  have  become  increasingly  rare  in  the  author’sexperience. Nonetheless, working with  the  types of  record  sets  that  require  anysort  of  record‑by‑record  staff  intervention  should  not  be  referred  to  as  batchprocessing even if  the record set  is eventually loaded as a batch. The fourth andfinal reason to avoid the “batch” terminology is that in the author’s experience shehas noted that the term seems to imply for some library staff that a process can beset  up  and  then  all  record  sets  are  handled  through  that  process  automatically.While ideally record sets and the manner in which they are supplied should be sostandardized within the eBook publishing industry that such an approach shouldbe possible, this is not currently the case. Unfortunately, those libraries that havehighly  diverse  eBook  collections  likely  do  not  have  enough  standardizationamong the record sets they receive to apply such an automated process to all ofthe record sets. Treating all record sets from all vendors in a uniform fashion canlead  to  what  is  described  in  the  final  chapter  of  this  book  as  a  “metadataaccident.”  In  her  own  library,  the  author  has  taken  the  approach  to  switch  thepredominant  terminology  away  from  “batch”  to  “bulk”  in  order  to  preventconfusion  and  misunderstanding  about  what  needs  to  occur  when  the  libraryreceives record sets.

So then, what is a useful definition of “bulk processing”? The author proposesthat bulk processing should be viewed as any processes carried out on groups ofrecords  either  before  they  are  loaded  into  the  library’s  local  bibliographicdatabase  or  after  they  are  loaded.  In  general,  bulk  processing  occurs  beforerecords  enter  the  local  database  but  there  are  times  and  situations  where  bulkprocessing  must  occur  within  the  system.  Also,  bulk  processing  involves  acombination  of  human‑guided  and  automated  processes  to  efficiently  andeffectively prepare records  for  the specific discovery environment  in which  theywill be used.

6.10 What is a record set?While  the  term “record  set” has  already been used  in  this  book,  it  is  importantthat readers are completely  familiar with what a record set  is before proceedingwith  the  remainder of  this  chapter. Record  sets  are  collections of MARC recordmetadata  that  are  generally  provided  to  libraries  in  either  the  .mrc  or  .mrk  fileformat.  The  former  is  often  referred  to  as  a  “MARC  file”  and  the  laퟙ�er  as  a“MARC  text  file”  or mnemonic  file.  The  difference  between  the  two  is  that  theMARC  file  is  machine‑readable  and  the  MARC  text  file  is  editable  by  humanbeings when  the file  is  opened  in  a MARC editor. A  record  set may  contain  asliퟙ�le  as  a  single  record  or  have  a  theoretically  limitless  maximum  number.  Inreality, record sets that contain records in the hundreds of thousands become verydifficult to transmit and process because of the limitations of the computing andcommunications environment in which the processing and file transmission needto occur.The  purpose  of  the  records  in  most  record  sets  is  to  provide  libraries  with

discovery  metadata  for  resources.  The  record  set  format  is  a  convenient  andefficient way  to prepare  and  transmit  that metadata. Because  academic  librariesgenerally  use  an  ILS/LMS  that  draws  upon  metadata  records  in  the  MARCformat, record sets are predominantly provided in the MARC 21 format. For thoselibraries that no longer use a traditional OPAC for discovery, they may or may nothave  a  use  for  the  eBook  record  sets  supplied  by  vendors.  If,  for  example,  thediscovery metadata is fed into the knowledge base (KB) for the discovery systemindirectly by the eBook vendor and there is no local need for MARC records foreBook  acquisitions,  preservation,  or  troubleshooting  purposes  then  the  vendor‑supplied MARC records would likely be considered superfluous. However, in theauthor’s  conversations  with  academic  librarians  at  conferences,  in  emaildiscussion  forums,  and  in  social  media,  the  majority  of  academic  libraries  stillappear  to  find  the  presence  of MARC  eBook  discovery metadata  in  their  localbibliographic databases to be desirable. Some libraries that lack eBook discoveryrecords  in  their  local  catalogue  simply  don’t  have  the  resources  to  add  and

manage  them.  Hopefully,  this  chapter  will  be  of  particular  assistance  to  thosereaders whose libraries are in that situation.

6.11 Sources of record setsThis section will address each of the eight general sources of record set metadata: (1) A vendor’s website where vendor‑generated files can be directly downloaded

into a local file location(2) A custom record set generator on the vendor’s website where library staff can

configure the records they would like to download(3) Direct provision of records from vendor or consortia via email(4) Retrieval of record sets from an FTP site(5) Customized delivery of records from a third party based on KB information(6) Delivery of records from a third‑party cataloguing vendor(7) Record sets of harvested metadata(8) Locally generated record sets While  some  libraries  will  undoubtedly  have  additional  sources  of  record  set

metadata,  these  eight  sources  are  the  most  common.  The  author  will  providesome examples of each type and some general tips for addressing each mode ofrecord set extraction.

(1) A vendor’s website where vendor­generated filescan be directly downloaded into a local file location

When  a  vendor  offers  generic  packages  of  eBooks  for  their  customers  and  theURLs in these eBooks aren’t specific to any library, a vendor may have a locationon their website from which files containing record sets for each package can bedownloaded.These vendor‑generated files are generally found in one of three places. There

may  be  a  password‑protected  administrator  site  associated  with  a  platform  orproduct. There may be a page with a title that reads something along the lines of“resources  for  librarians”  or  “tools  for  librarians.”  The  third  possibility  is  thatsome  of  the  larger  eBook  providers  will  have  separate  websites  dedicatedspecifically  to  providing  information  about  all  of  the  discovery  options.  Seefigures VIc.1 and VIc.2 for examples.One  of  the  most  significant  benefits  when  vendors  provide  access  to  these

record  sets without  having  to  log  in  is  that  librarians  can  view  the  record  setsbefore  a  product  is  purchased.  Not  only  can  the  quality  of  the  records  beexamined  but  the  frequency  of  updates  and  whether  or  not  corrections  are

provided can be  seen. Ease of  access  to  the MARC records, well‑organized filesthat  include  clearly marked  correction  and deletion  files,  and  helpful  hints  andinstructions are positive signs with regard  to  the potential  for  the  future ease ofmanaging eBook metadata for the vendor’s products.Considering the author has assisted a number of librarians from other libraries

with downloading OCLC record sets, it seems appropriate to include a tip aboutan  unusual  file  extension  that  OCLC  uses.  If  the  reader  encounters  a  MARCrecord  set  that  has  the  extension  “.bin,”  chances  are  that  record  set  has  beenproduced by OCLC. In order to download that file from a website such as OCLC’sProduct  Services  Web,  the  user  should  right‑click  on  the  file  name  and  thenchange the file extension from “.bin” to “.mrc” before saving the file locally. If thefile name  is  then double‑clicked  from  its  location on  the  local  server,  this actionshould  automatically  open  the file  into  a MARC editor  such  as MARCEdit.  Forthis  to  work  properly,  it  assumes  that  a  MARC  editing  application  that  isindependent from the ILS has been installed on the computer. Some libraries usethe  “.bin”  file  to  load  directly  into  the  ILS;  however,  it  is  not  generallyrecommended  that  libraries  load  record  sets  directly  into  the  local  system  forreasons that will be discussed in detail later in this chapter.One word  of  caution  has  to  do with  the  care  and  aퟙ�ention  that  needs  to  be

taken  when  downloading  files.  Some  vendors  offer  many  packages  and  manypackage  options.  There  may  be  multiple  options  for  record  sets  that  can  bedownloaded for any given package. It is important to ensure that the appropriaterecord  set  for  the  package  purchased  is  downloaded.  It  has  been  the  author’sexperience  that  the package  title  listed  on  the  invoice doesn’t  always match upwith the record set names. If the record set is very small, it may be feasible to trythe  URLs  in  the  856s  to  see  which  URLs  are  accessible  and  which  aren’t.MARCEdit, which will be discussed in more detail  later, has a function that canhelp  with  this  process.  In  the  end,  it  may  be  necessary  to  contact  a  salesrepresentative  or  a  technical  contact  to  determine  which  record  set  should  bedownloaded. Depending on how the library’s record set loaders function, it couldbe difficult to remove a record set that is loaded incorrectly. Or an incorrect recordset can potentially overlay records that should not have been overlaid, and so on.

(2) A custom record set generator on the vendor’swebsite where library staff can configure the recordsthey would like to download

Record  set  generators may  allow  librarians  to  customize  their  record  sets  withregard to characteristics such as which packages to include, the time frame duringwhich  the  records were  added,  specific  titles  or  ISBNs,  character  encoding,  and

other characteristics. Some record set generators allow for  the  insertion of fieldsand  subfields  that  the  librarian  specifies  and/or  the  removal  of  others.  Somerecord  set  generators  are  quite  powerful  and  offer  librarians many  options  forcustomizing  both  the  records  found within  the  record  set  and  the  fields withineach  record  while  others  are  very  basic  and  may  allow  only  one  or  twocustomizations.These generators are often located in the same places on the web as the vendor‑

generated files previously discussed. In fact, many vendors offer both a selectionof generic record sets as well as a record set generator on the same page. A librarymay wish to download a generic record set the first time that they retrieve recordsfor  a  collection  and  then  use  the  record  set  generators  to  retrieve  subsequentupdates and corrections. Record set generators  that  include  the option  to definethe titles or ISBNs that should be  included in the record sets can be particularlyuseful  for  maintaining  the  accuracy  of  metadata  for  packages  over  time,  assometimes  individual  records  may  be  missed  in  the  generic  record  set.  If,  forexample, the ISBNs of the missing eBook records can be determined, these can beentered into the record set generator to retrieve the missing records.

Springer is an example of an eBook publisher which offers acustomizable MARC record­set generator for use by theircustomers.

In addition to the caution about the potential for ensuring that records for thecorrect package name are downloaded, record set generators should be used withadditional cautions. The most significant concern is understanding what the daterange  options  mean.  The  date  ranges  may  mean  one  thing  for  one  record  setgenerator and another thing for another generator. Sometimes the date range hasto do with  the publication date of  the resource,  sometimes  it has  to do with  thedate that the record was added to the collection of records, and other times it has

to do with the last time the record has been updated. Each one of these meaningshas a different  implication  for how metadata  for  the  collection  is managed overtime. For example, in one situation the author once assumed that the date range inthe  record  set  generator  reflected  the  date  on  which  a  title  was  added  to  thecollection. Based on this assumption, once the end of the year was reached and thelast  record  set  was  downloaded,  the  author  stopped  selecting  that  year  whendownloading record sets. The problem is that the date in the record set generatorhad  to do with  the publication date of  the resource and by making an  incorrectassumption  there was  a  repeated problem with  records  being missing  from  thecatalogue for eBooks recently added to the package but having older publicationdates. When this discrepancy and its cause were discovered, a new workflow wascreated  for  that  vendor  so  that  the  older  publication  date  titles  would  not  bemissed. Given  that  there can be great variation among the record set generatorsand the fact that new features are added from time to time, the best approach is tonot  assume what  a  feature does or how  it  is used. Librarians  should  search  fordocumentation  or  contact  sales  or  technical  representatives  from  the  platformvendor  for  information  if  it  is  not  available  on  the  website.  Whether  or  notinformation  can  be  found  or  obtained,  it  is  a  good  idea  to  test  the  results  of  arecord  set  generator  to  ensure  that  the  configuration  produces  the  desired  orexpected  results.  If  the  acquisitions  metadata  gives  an  insight  into  how  manyrecords should have been retrieved or the particular titles within a collection areknown, this information may be helpful in determining the accuracy of the recordset.Finally, the results of record set generators are often produced immediately and

the file and can be downloaded directly onto the librarian’s computer. However,there  are  other  times  when  a  record  set  is  emailed  to  the  library.  There  is  noconcern in the laퟙ�er situation if the user is prompted to enter an address to whichthe record set should be sent. However,  if  the record set generator  is  located onthe  administrative  site  and  a  password  is  needed  to  access  it,  there  is  a  goodpossibility  that  the  record  set  will  be  emailed  to  the  administrator  of  thesubscription.  In  such a  case,  librarians may need  to do  some  investigation as  toprecisely where a record set has been sent. The author has had the experience ofrecord sets being delivered to a selector because that librarian’s email address wasestablished as the administrator of the account.

(3) Direct provision of records from vendor or consortiavia email

In  some cases a vendor will  email  record  sets  for  eBooks directly  to  the  library.This often happens when eBook collections/purchases are relatively small and/orthe vendor doesn’t have a web page from which to download records or doesn’t

have a record set generator that customers can use. Other times vendors may sendrecords  directly when  there  are  other methods  of  record  retrieval  available  butwant to send their customers a small number of records that were missed from alarger file or records that the library may have previously retrieved.Sometimes  consortia  have  assigned  an  individual  from  one  of  the  member

libraries to coordinate retrieving and distributing record sets to other libraries inthe  consortia.  This  person  may  also  report  problems  with  record  sets  to  thevendor.  With  some  eBook  purchases  made  by  consortia,  the  vendor  may  stillprefer  that  libraries  deal  with  them  directly  rather  than  through  the  consortiarepresentative but may still prefer having a centralized method for dealing withMARC records.  If a centralized approach  is used, chances are  that  it will be  thecoordinator from the consortia who sends record sets to the library via email.Readers  should  consider  that  with  some  eBook  products,  the  vendor  or

consortia is not set up to automatically generate MARC records when new titlesare purchased or added to the platform. Often the fact that a sales representativeor  other  person  sends  the  record  sets  rather  that  receiving  the  email  via  anautomated  process  is  a  sign  that  the  vendor  needs  to  retrieve  and  forward  therecords on a customer‑by‑customer basis. The author has encountered more thanone situation where she had to request an updated record set after notices that thecontent of the collection had changed. The vendor would not have automaticallyproduced new records without being prompted to do so by the request.When vendors don’t have automated ways to produce record sets, a number of

additional  problematic  situations  can  occur.  For  example,  a  problem  with  notgeퟙ�ing  the  required  record  sets  can  occur  when  there  is  a  change  of  salesrepresentatives or library staff in the consortia. As with the updated content, theauthor has found that with some vendors she just needs to remind them to sendthe  record  sets  from  time  to  time.  Fortunately,  this  occurs  with  a  very  smallpercentage  of  vendors  and  it  does  tend  to  only  be  those  from  whom  a  smallnumber of eBooks are purchased each year. However, because of the specializednature of these eBooks, they often are critical to patrons and may have a high costper title. Therefore, it is important from the point of view of many parties to keepthe discovery metadata for these products as up‑to‑date as possible and this maymean contacting the vendor from time to time to ask for record updates.The email mode of retrieval for these record sets can be relatively simple in the

sense that the email just needs to be forwarded to the person who will process therecords for loading into the local ILS. However, the author has found that beingoverly casual about handling record sets received via email can lead to eventualcomplications.  In  this  chapter  there will  be  a  discussion  about  creating  specificmetadata  that  tracks  which  record  sets  have  been  retrieved  or  received  fromwhich vendors as well as a discussion of the tracking of record sets as they passthrough the various workflows. Not only is it easy to forget to record that recordswere received, there often is no metadata about the source of the records and the

person who  sent  them.  If  there  is  a  significant  gap  in  time  between when  newcontent is announced and no updated record sets are received, as is described inthe previous paragraph, it is helpful to have easy access to information about whohas been sending the record sets, when they are typically sent, and when the lastone was received. This process of recording information for tracking purposes itsomewhat similar to what libraries have done historically to deal with the “check‑in” of their print journals. In the case of eBook record sets, the recording of somebasic information prevents having staff scour through their email inboxes lookingfor messages and also prevents unnecessary concern that someone has forgoퟙ�ento send a record set  to the  library. There  is more than one vendor for which theauthor’s  library  receives  MARC  record  updates  either  annually  or  biannuallydespite the fact that new eBook titles are added on a monthly basis. Having thisinformation  recorded  as metadata  used  for managing  eBook  loading  processeshas  proven  helpful  many  times  when  selectors  and  other  library  staff  areconcerned that MARC records are missing from the catalogue.On  a  related  note,  selectors  and  other  library  staff  sometimes  find  the

infrequency of updates to discovery records in the catalogue to be out of line withregard to the fact that the content can become quickly dated and patrons tend torequire  information  in  a  timely  fashion.  This  may  be  particularly  true  forresources  in  the  health  sciences  and  some  business  and  technology‑relateddisciplines.  Cataloging  and  metadata  librarians  may  wish  to  recommend  toselectors  that  this  issue  be  taken  into  consideration  when  purchasing  eBookcontent.  If  there are no other options  for  sources of  the eBook content, which  iscommon when  the content  is  specialized,  it would be helpful  for  the  selector  toinform  the  sales  representative  of  the  inadequacy  of  their  annual  or  biannualrecord updates before a purchase  is made. While  the vendor may not be able  toimmediately  improve  the  frequency  of  MARC  record  updates,  if  they  receivefeedback  from  a  number  of  their  academic  library  customers  on  this  issue,  thechances that the regularity will be improved may be greater.

(4) Retrieval of record sets from an FTP site

Rather  than  using  a website  for  the  retrieval  of  record  sets,  some  vendors willmake  their  record  sets  available  for  retrieval  from  an  FTP  site.  While  somevendors require that all of their record sets be retrieved from the FTP site, otherswill only use this mode of record set delivery for very large record sets. Seeing asvendors may use multiple modes of record delivery, one of which being the use ofan FTP  site,  it  is  often not possible  to  establish a  single workflow  for  retrievingrecords that applies to content purchased from a vendor.A large record set could contain anywhere from tens of thousands of records to

hundreds of thousands of records. Given the fact that there is a limitation on the

size of email aퟙ�achments, there are some record sets for which the use of an FTPfile transfer is the only viable option. Even when very large files are retrieved inthis manner, the files that are retrieved may be zipped in order to make it easier todownload  them.  Such  records  need  to  be  unzipped  locally  before  they  can  beedited.Notices that records have been posted on FTP sites are generally sent through

an automated  system. The person  receiving  the  email  should  carefully  read  thedetails found within it. Important details include the address of the FTP site, thelogin information, the name and location of the file, the length of time the file orfiles will be available for download, and contact information if there are problems.Login  information  may  change  from  time  to  time  or  it  may  remain  the  same.Sometimes staff have difficulty retrieving files when they haven’t noticed that thelogin information provided in the current email is different than what was used inthe  past.  Other  problems  can  occur  when  staff  are  not  aware  that  they  havedownloaded  a  zipped  folder  and  try  to  open  it  in  the  MARC  editor  withoutunzipping it first.The time limit for which files are available on FTP sites can be problematic for

some academic libraries that are not fully staffed at certain times of the year suchas over the summer. Often the time limit is 90 days, which may seem adequate inmost situations. However, if notice of the file is received in late June and a limitedstaffing complement doesn’t get around to aퟙ�empting to download the file untilthe university opens again in September with its full staffing compliment, the timelimit may have expired  in  the meantime. While  it  is often possible  to get recordsets reposted, doing so may delay the delivery of other record sets and/or result inadditional costs for the library. In addition, with some very large record sets it cantake  a  surprisingly  long  time  to  process  them  if  the  workflow  is  particularlycomplex.  For  example,  if  there  are  a  number  of  validation  errors  and problemswith diacritics in a record set it can take the person using the editor an unusuallylong time to prepare the record set. If the record set then fails to load into the ILSbecause of undetected problems with the file it may need to be passed back to thecataloguing department for more work. Large record sets may need to be passedback and forth multiple times depending on how large the record set is, how oldthe  records  are,  and  the  original  source  of  the  records  (i.e.,  if  they  have  beenharvested from another metadata schema).  If  the  library  is closed, another morepressing issue arises, and if a staffing change or some other event occurs it meansthat the record set is not actively being worked on for an extended period of time,and it can easily take a few months before the records can actually be loaded intothe  ILS.  There was  one  instance  in  the  author’s  library where  the  notice  that  arecord  set  had  been  posted  was  misdirected  and  was  not  discovered  by  thecataloguing  staff  until  nearly  six  months  after  the  record  set  was  posted.  Thenotice said that the record set was only available for 90 days. Fortunately, whenthe cataloguing staff went to retrieve the record set it was still there and could be

retrieved.  However,  there  have  been  other  situations  where  some  very  largerecord  sets  were  removed  after  the  time  limit  and  it  was  difficult  to  get  themreposted.It  is  a  good  practice  to  keep  an  archived  copy  of  all  very  large  record  sets

exactly  as  they have  been downloaded until  the  records  have  been  successfullyloaded  into  the  catalogue.  If  a  record  set  gets  misdirected  or  corrupted  in  theprocess of editing and loading it and the records need to be retrieved again so thatthe process can be restarted, the library can use the archived copy. This eliminatesthe risk of having the record set disappear from the FTP site before records can besuccessfully  loaded. Given the size of  the files,  the archived copy of  the originalfile  shouldn’t  use  regular  server  space  indefinitely.  When  it  appears  that  therecords  have  loaded  successfully,  the  backup  file  can  be  deleted  to  recover  filestorage  space  locally.  Or,  as  will  be  discussed  later,  the  library  may  wish  tocompress and archive the file in a special location for potential use later on.

(5) Customized delivery of records from a third partybased on KB information

An increasingly common mode of retrieving eBook discovery metadata is to havethe  delivery  of  record  sets mediated  by  a  third  party  that maintains  a  KB  intowhich  the  eBook  vendors  and  aggregators  feed  metadata  about  both  theirproducts and what  their customers have purchased. The  third‑party vendor canthen use that metadata to extract the appropriate MARC records to deliver to eachcustomer  and  combine  them  into  record  sets  that  can  then  be  retrieved  by  thecustomer. The  two best  known  examples  of  this  type  of  service  common  in  theacademic  library  sector  are  OCLC’s  WorldShare  Metadata  Manager  CollectionManager (see: hퟙ�p://www.oclc.org/worldshare‑metadata.en.html) and ProQuest’s360 MARC Updates service (see: hퟙ�p://www.proquest.com/products‑services/360‑MARC‑Updates.html).

This diagram shows the process through which eBook vendorscan use OCLC’s WorldShare Metadata Collection Manager todeliver eBook records and update records to their customers.

Given  that eBook MARC record services  such as  these have been undergoingsignificant changes in recent years, describing how any particular service works ingreat detail is likely to result in something that will be out‑of‑date almost as soonas this book is printed. A number of companies including ExLibris (ALMA) andEBSCO  (EDS)  have  been  developing  their  own  systems  for  managing  variousaspects  of  eBook metadata  and  providing  a  discovery  interface.  It  is  likely  thatthese developments and other new services yet  to be  introduced will  impact onthe face of the overall eBook metadata environment for academic libraries in thenear  future.  While  the  delivery  of  MARC  records  isn’t  part  of  many  vendors’current services, librarians should keep an eye on news about new products andservices as the eBook metadata environment continues to grow and shift.The focus in this part of the chapter is on those services for the delivery MARC

records  to  libraries based on  information  retrieved  from a central KB. There aresome  things  that  all  cataloguing  and  metadata  librarians  should  take  intoconsideration about MARC record services that use KBs of metadata that has beensupplied and updated by vendors.First  of  all,  these  services  are  intended  to  address  the  very  problem  that  has

likely motivated many readers to pick up or download this book in the first place.That problem is that eBook discovery metadata can be very difficult to manage formany  libraries.  Managing  eBook  discovery  metadata  is  definitely  a  tiger  thatstresses  and  eats  away  at  the  resources  of  technical  services  staff  in  manyacademic and research libraries because it doesn’t fit neatly into existing technicalservices workflows and processes. As already discussed throughout this book, thecontent of eBook collections can be dynamic with titles coming and going out ofsome packages fairly regularly.  In addition, URLs may need to be updated overtime  and  the MARC  records  themselves  often  need  to  be  enriched  to  optimizeeBook discoverability in multiple discovery environments. Not only is it difficult

for  libraries  to manage all of  the change, vendors must deal with  the change aswell.  They  have  many  customers  and  each  customer  has  a  somewhat  uniquemetadata  or  discovery  environment.  The  disruption  that  has  been  created  in  apredominantly  MARC‑based  discovery  environment  presents  a  significantchallenge  for  libraries  that  have  experienced  shrinking  technical  servicesdepartments.  The  author  suspects  that  vendors  are  also  finding  a  challenge  indealing  with  a  library‑specific  technology  outside  of  their  expertise  whileremaining  viable  in  a  highly  competitive  eBook  market.  The  idea  that  a  thirdparty  would  essentially  accept  metadata  updates  from  vendors  and  enter  theinformation  into  a  multipurpose  KB  from which MARC  records  and metadataupdates can be automatically generated appears to be a response to a disruptiveinnovation  that  can help both  libraries and eBook vendors  to  continue  to  thriverather than to continue to suffer negative impacts from the disruption.Second, as ideal as the solution of KB‑based MARC record services sound, there

is  one  limitation  that many  academic  libraries with  large  eBook  collections willundoubtedly encounter. This is particularly true if the eBooks include specializedand international content. Even with a robust service such as OCLC’s CollectionManager, not all eBook content is found in the KB and even if metadata for thatcontent can be added and an initial record set can be generated, the vendor maynot update  it  regularly  if at all. That being said, even  if only some of a  library’seBook metadata can be managed through a third‑party service, doing so has thepotential for improving the efficiency of managing eBook discovery metadata formany libraries.A key point  is  that  some  libraries,  if  not many, will  likely have  to use mixed

methods  for creating and managing their eBook metadata. Some of  these mixedmethods may still include original and copy cataloguing, which consume a lot oftime  and  resources.  Therefore,  the  larger  the  proportion  of  eBook  metadatamanagement that can be handled through automated processes, the beퟙ�er it is forthe overall efficiency and effectiveness of the eBook metadata management at thatlibrary.Third,  depending  on  the  services  the  library  already  uses  and  the  library’s

overall metadata  environment,  adopting one of  the KB‑based  services may be anatural fit or it could be difficult and costly to implement. For example, many ofthe KB‑based services make use of a KB that is also used by a link resolver and/ora non‑MARC‑based discovery service. If the library already uses a service offeredby the vendor who manages the KB, geퟙ�ing a MARC delivery service may be anadd‑on  that,  while  it  has  an  associated  cost,  is  well  worth  both  the  improveddiscoverability  and  ease  of  MARC  record  maintenance  that  such  a  servicerepresents. Or,  in  the  case  of OCLC’s Collection Manager,  it  is  a  service  that  iscurrently provided to the author’s library at no extra charge along with the cost ofan  OCLC  cataloguing  subscription. Many  academic  libraries  in  North  Americaalready  have  cataloguing  subscriptions with OCLC,  just  as  the  author’s  library

does, and thus beginning to use Collection Manager essentially means seퟙ�ing uprecord set delivery within WorldShare and adjusting workflows. In fact, for thoselibraries who already have OCLC memberships for cataloguing services, it wouldrepresent  a  significant  lost  opportunity  to  not  at  least  try  seퟙ�ing  up  recorddelivery for a handful of eBook collections to understand how the service worksand to see how it might benefit the effectiveness of the library.On the other hand, there may be a number of academic and research libraries

around the world where using one of these services is prohibitive for one reasonor  another.  The  author  has  spoken  to  librarians who  are  not  able  to  select  thevendors and products used at their local library. The decision may be made at aregional level, through a consortia or by the government, so that resources can beshared  while  reducing  the  overall  work  associated  with  purchasing  andmaintaining of them. Given the high costs of the specialized products and servicesacademic libraries sometimes purchase,  the shrinking budgets with which manylibraries need  to  contend,  and  the overall  complexity of  academic  libraries withregard to their metadata environments as well as their administrative and fundingstructures  and  policies,  aퟙ�empting  to  implement  a  new  service  and/or  processmay actually be more challenging to achieve than it may appear on the surface.Fourth, given the complexity of the systems that libraries use, the more systems

libraries  need  to  make  work  together,  the  more  challenging  managing  theeffective  exchange  of  information  between  systems  can  become.  Chapter  9contains  a  section  that  discusses  the  importance  of  creating  metadata  flowsdocumentation to assist with managing this complexity. Many KB‑based MARCrecord delivery services can  technically be used by  libraries with any  ILS, usingany  link  resolver,  using  any  discovery  layer,  and  so  on,  but  don’t  appear  toperform consistently well in any environment or context. It has been the author’sexperience that MARC delivery services are often much more effectively managedif other applications and services from the same vendor are in use as well, due tothe  reduced  need  to  transfer  metadata  between  systems,  and  so  forth.  Forexample,  as  far  as  the  author  can  tell  from  viewing  the  WorldShare  trainingvideos, many of  the  challenges discussed  in  this  book would be  eliminated  if  alibrary  were  to  use  the  WorldShare  LMS  because  much  of  the  complexity  ofmetadata  management,  including  the  need  to  get  multiple  systems  to  worktogether, disappears when services are integrated either in the cloud or within asingle system and a KB is shared by multiple services within that system. In fact,in a completely cloud‑based LMS, there is generally liퟙ�le to no need to use MARCrecord  sets,  link  resolvers  become  largely  irrelevant,  and  other  supplementaryservices such as outsourced authority control is simply redundant. Thus, some ofthe newer  comprehensive LMSs  theoretically hold  the potential  for  significantlyreducing the amount of complexity that the local library needs to manage.While there are many benefits to adopting a single, comprehensive solution to

managing both library metadata and automated library functions through a single

service or a suite of services offered by the same vendor, it appears that academiclibraries have yet to find a true panacea for the reality of their complex metadataand information technology environments. Or, if there is a panacea in the making,it may be too early to call it that yet. The boퟙ�om line is that for many libraries, it isa  massive  undertaking  to  not  just  migrate  from  one  ILS  to  another  but  tocompletely  revamp  the  entire  model  on  which  the  library’s  informationtechnology  and  metadata  environment  is  based.  As  a  result,  many  academiclibraries may wish  to  include  the  following  developments  in  the  larger  area  ofLMS innovation as part of their eBook metadata management plan. Collecting andrecording  information  about  the  local  system  while  simultaneously  followingdevelopments  and  emerging  trends  in  the  larger  academic  library  environmentcan  help  those  creating  the  metadata  management  plan  determine  where  localpractices  are  in  line with  the  direction  that  libraries  in  general  are moving  andwhere they aren’t. The information about innovations, developments, and trendsmay also act  to guide decisions about what  changes  to make and how  to makethose changes.While some libraries may eventually be forced to make a gigantic leap from one

model  of managing metadata  and  discovery  to  another,  it  may  be  possible  formany  libraries  to gradually  shift  their policies  and practices  to  align  the  librarywith the emerging trends in the library environment. Libraries are more likely tofit  into  the  laퟙ�er category  if  their  librarians have been actively monitoring  thosetrends and looking for opportunities to made small changes along the way.

(6) Delivery of records from a third­party cataloguingvendor

Some  eBook vendors do not  supply MARC  records  to  customers  free  of  chargebut  arrange  with  a  third‑party  cataloguing  vendor  to  produce  record  sets  thelibrary can purchase. Some vendors such as Cassidy Cataloguing (e.g., West Lawrecords), Marcive  (e.g., U.S. government publications),  and OCLC  (e.g., NAXOSMusic) provide eBook records to libraries using this type of arrangement. The costof the records may be calculated based on a cost per record fee or a cost per recordset price. Depending on the vendor there may also be a subscription fee on top ofthe cost of the records and the subscription fee may be charged annually. In theauthor’s experience she has paid as liퟙ�le as $.30 USD per record up to a hefty $2USD per record. If the library purchases a lot of eBooks from a vendor that usesthis mode of record set delivery, the costs can add up quickly. However, for themost part, the cost of purchasing these records is still significantly less of a drainon  the  library’s  resources  than  if  the  library  had  to  do  original  and  copycataloguing for the eBooks.

The  author  has  received  some  very  high‑quality  record  sets  for  eBooks  fromthird‑party  cataloguing  vendors.  These  records  generally  have  controlledheadings,  many  useful  access  points,  and  complete  and  accurate  505  and  520fields. From the point of view of cataloguing and resource discovery, there is noquestion  that  purchasing  these  records  is  a  good  value. Of  course,  it would  bebeퟙ�er if the vendor sponsored the cost of the records. However, it is reasonable toassume that providing these records for free would likely just increase the price ofthe resource for all customers regardless of whether they want the MARC recordsor not. Considering that the anecdotal evidence is that the majority of libraries dostill use MARC records, it’s not likely that too many libraries would be put off bya small increased cost.Quality of the records aside, libraries must be somewhat cautious about third‑

party  cataloguing vendor  records and  the associated  costs  for purchasing  them.The author recommends  that cataloguing staff be  involved with  the purchase ofnew eBook packages, eBooks on new platforms, and eBooks from new publishers.This  involvement  is  to  ferret  out  the precise  nature  of  the MARC  records  to  beprovided, including whether or not the records must be purchased and if there isa  subscription  fee  to  be  paid.  In  the  author’s  library  she  has  encountered morethan one situation where fees for record delivery were paid for twice because thechoice of the source for record sets wasn’t coordinated appropriately. She has alsohad the experience where it was discovered that the cost of purchasing records foran  electronic  document  collection was  significantly  greater  than  the  cost  of  thecollection  itself.  Cataloguers  didn’t  find  the  high  cost  of  the  record  sets  to  beunusual  considering  they have  been  known  to  spend  a  considerable  amount  oftime  cataloguing  resources  that  are  either  low‑cost  or  free.  However,  thisrealization came as a surprise to the selector and had an impact on the electronicresource budget as that is the budget from which the record set costs were paid. Ifa  library has a particularly  tight budget,  it  is  important  to know whether or notthe  library will  need  to pay  for  the MARC  records  for  a new purchase  and  theestimated costs for those records.The updating of records provided through third‑party cataloguing vendors can

sometimes be an issue. The author has experienced situations where the updatinghas basically needed to be done on a record‑by‑record basis when either patronsor  library  staff  noticed  a  problem  such  as  the  URL  not  working.  While  somecataloguing  services  also  offer  a  record  update  service,  these  services  aren’tuniformly available for all eBook products. If the collection is large it is especiallyimportant  to  know  up  front  whether  or  not  the  vendor  will  provide  updaterecords.  If  the  cataloguing  vendor  doesn’t  supply  the  records  automaticallyand/or if the problems must be reported directly to the eBook seller on a title‑by‑title  basis,  the maintenance  of  these  records  over  time may  be  somewhat moretime‑consuming  than  with  other  eBook  discovery metadata.  Fortunately,  manycataloguing  services  do  offer  record  update  services  as  well.  It  has  been  the

experience of  the author  that  these  services generally  cost  in  the  range of a  fewhundred dollars USD per year.In terms of the actual retrieval of record sets,  it has been the experience of the

author  that  these records need  to be retrieved  from either a password protectedwebsite or an FTP site.

(7) Record sets of harvested metadata

While  the  author  has  never  had  to  harvest metadata  in  order  to  create MARCdiscovery  records  for purchased  eBook  content,  she has harvested metadata  foropen  access  eBooks  and  other  digital  resource  collections.  A  full  discussion  ofharvesting metadata  and  the various processes  and  the  applications  that  can beused  for  this purpose  is  largely outside  the  scope of  this  book. However,  giventhat many  libraries  find  it  useful  to  include metadata  from  digital  repositories,thesis  and  dissertation  collections,  and  other  digital  content  in  their  localdiscovery  systems  because  that  content  is  relevant  to  local  students  andresearchers, a rudimentary discussion of the topic of metadata harvesting for thepurpose of creating MARC record sets is appropriate.Those  libraries  and  other  information  organizations  that  have  locally  hosted

collections  of  digitized  or  born digital  resources  and have made  their metadataharvestable  by  other  libraries  generally  have  implemented what  is  called  OAI‑PMH,  which  stands  for  Open  Archives  Initiative  Protocol  for  MetadataHarvesting. This protocol allows for a standardized method of exposing metadatafor  digital  collection  for  harvesting  via  HTTP  (i.e.,  the  web).  OAI‑PMH  wasoriginally  designed  to  harvest  Dublin  Core  (DC)  metadata  into  a  file  of  DCrecords. In the past decade some development has occurred that makes OAI morerobust  in  terms  of  the  different  schema  it  can  handle  but  in  reality,  the  vastmajority of harvestable metadata that libraries may be interested in will be in theDC format.For  those  libraries  that  have  local  digital  collections  held  in  products  such  as

ContentDM,  DSpace,  or  any  of  the  newer  products,  OCLC  has  produced  andupdated  a  useful  document  that  will  guide  libraries  in  the  preparation  ofrepository metadata  that  not  only  is OAI‑PMH compliant  but  also will  transferwell into other metadata containers such as MARC. Note that this document doesnot reflect many of the RDA considerations that libraries who are initiating a newdigital repository may wish to build into the method for structuring and creatingmetadata.

OCLC  (2013).  Best  Practices  for  CONTENTdm  and  other  OAI‑PMH  compliantrepositories:  creating  sharable  metadata  Version  3.1.  retrieved  from:hퟙ�p://www.oclc.org/content/dam/support/wcdigitalcollectiongateway/MetadataBestPractices.pdf.

The actual methods and tools for harvesting OAI metadata are numerous andvaried. In fact, it is highly likely that one or more of the applications already usedlocally at  the reader’s  library has the capacity to harvest records. Some ILSs andmost  discovery  layers  have  functionality  in  this  regard.  Those  working  on  themetadata  management  plan  may  wish  to  investigate  and  document  whatmetadata is being harvested via OAI‑PMH, how it is being processed, and whereit is eventually stored and used locally. This activity may prove useful in terms ofidentifying  where  undesired  duplication  of  processes  are  occurring  and  theisolation of processes that need updating.For those libraries that don’t already have an established method for harvesting

metadata  and  may  not  have  a  local  metadata  environment  that  supportsharvesting external metadata sources, the author can suggest one tool likely to beuseful  to  nearly  all  academic  libraries. MARCEdit  (www.marcedit.org/),  whichwill be discussed in greater detail later in this chapter, has an OAI harvesting toolthat will harvest metadata  from an OAI‑compliant source directly  into a MARCfile, which can then be edited for loading into the local bibliographic database ordiscovery system. The following video was created by Terry Reese who is also thedeveloper for MARCEdit. It explains step‑by‑step how the OAI tool can be usedto harvest metadata:

hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=gvBrMVH6j7U (for readers of  the print version ofthis  book:  Go  to  the  YouTube  and  search  for  the  title  “Translating OAI metadata  toMARC using MarcEdit”).

As will be discussed later in this chapter, MARCEdit is an application that hasnew versions released every few months. While the basic functionality generallystays  the  same  over  time,  the  actual  appearance  of  the  interface  does  change.Therefore, the options and appearance of the tool being demonstrated in the videomay  look  or  function  somewhat  differently  than  it  does  now  or  will  in  futureversions. The key with all of the MARCEdit videos Terry Reese has created is thatthey introduce the tool in a way that helps users to understand the basics of howthe tools and functions can be used. The MARCEdit user community has a stronginternational presence so searches  for additional videos, other web content, andlistserv  discussions  will  all  likely  produce  more  detailed  information  anddiscussion about any of the MARCEdit functions. This information also typicallyincludes discussions about the changes that occur with each release.One final note about harvested metadata has to do with the nature and quality

of  the  resulting  record  sets. When OAI metadata  is harvested, most  of  the  timethat metadata was created using the DC schema. As discussed previously in thisbook,  different  schema  have  different  characteristics  and  there  is  a  significantdifference  between  MARC  and  DC  with  regard  to  both  granularity  androbustness. The crosswalk built into many of the tools such as MARCEdit actually

do a fairly good job of matching the DC metadata to MARC fields and subfieldsconsidering the disparity between the two standards. That being said, harvestedrecords will always require some local tweaking and enrichment to increase theirusefulness  as  MARC  discovery  records.  There  is  another  issue  with  harvestedrecords  that  is  sometimes overlooked: many DC  records  that have been  createdover the years contain metadata that doesn’t conform to any descriptive metadatastandard (AACR2, RDA, RAD). Given that DC records are so simple, the need fora  descriptive  standard  is  less  obvious  than  with  other  schema.  However,  it  isuseful to recognize that titles and the manner in which pages have been counted,for  example,  may  vary  from  what  is  typically  found  in  MARC  records.  Inaddition,  the  author  has  noticed  that  metadata  from  digital  repositories  oftendoesn’t  make  use  of  controlled  vocabularies  used  in  other  library  metadataincluding  both  subject  and  name  authorities.  More  than  once  the  author  hasdiscovered  that  harvested  metadata  has  been  transferred  into MARC  tags  andcoded as if headings were controlled according to LCNs or LCSHs but were not.Depending  on  the  local metadata  environment  this  could  cause  problems withautomated heading processes, the effectiveness of “see” and “see also” referencesin the OPAC, and the accuracy of facets in a faceted discovery system. The boퟙ�omline is that all metadata that has been harvested will  likely need to be examinedmore  closely  and will  typically  require more  editing  and  repairing  in  order  tofunction as useful MARC discovery records relative  to  the other  types of recordsets discussed in this chapter.(8) Locally generated record setsLocally  generated  record  sets  are  those  containing  records  that  have  been

gathered together for bulk processing by library staff. There are three key ways inwhich  record  sets  can  be  extracted  locally.  The  first  is  to  use  a  report  or  queryfunction  that  is  built  into  the  ILS/LMS  to  gather  together  records  stored  in  thebibliographic database. Then functions that are part of the ILS are used to applychanges  to  this  group  of  records without  having  to  reload  the  records  into  thelocal system. The second method is to take the same group of records and exportthem  in  a  MARC  file  so  that  they  can  be  edited  in  a  MARC  editor  and  thenreloaded  into  the bibliographic database by overlaying  the existing records. Thethird  method  is  to  use  a  z39.50  tool  to  query  an  external  catalogue  such  asWorldCat  in  bulk  and  have  those  records  exported  via  a  single MARC  file  forediting in a MARC editor. After editing, the records are added to the local system.Because  the first method depends on  the  ILS/LMS used  and  the  functionality

that is specific to that system, a discussion of how this type of record set editing isdone is outside the scope of this book. However, it is important for those creatingthe metadata  plan  to  investigate when  and  how  this  approach  to  creating  andediting  record  sets  is  used  and  to  record  the  relevant practices  and procedures.During  those  investigations,  librarians  should  take  note  if  the  procedures  poseany particular risk to the integrity of the records or the bibliographic database as a

whole.  If  so,  what  would  the  benefits  and  drawbacks  be  for  exporting  thoserecords to an editor to make the changes? It is possible that some of the existingpractices and workflows were set up before MARC editors were in common useand  the  old  practices  have  not  been  reexamined  in  light  of  more  recentdevelopments.With regard to the second method of extracting records from the local database,

to edit them in a MARC editor (such as MARCEdit), this practice is recommendedin a few situations: (1) When multiple types of edits must be made.(2) When the order in which edits must be made logically need to happen in a

certain order (e.g., copy 440 to 490 and delete 440. If not done in this order,there will be nothing to copy). If a mistake in the logic of which processesneed to happen in which order occurs, it is easy to start over again with theextracted record set.

(3) The local ILS/LMS doesn’t support the editing function that needs to be done.(4) The record set is very large and the criteria upon which records were

gathered may not be reliable. If a mistake is made, there is a technique thatwill be explained shortly that can be used to reverse the process.

(5) When a significant amount of editing can be done by either a lower level ofstaff or staff who are more experienced in working with MARC record sets ifthe records are edited externally.

(6) When staff are more comfortable with the MARC editor than they are withthe bulk editing features of the ILS/LMS.

 When  doing  this  type  of  editing,  it  is  generally  useful  to  keep  a  copy  of  the

original extracted mark file and then save the working file under another name.Each  time  a  successful  operation  is  carried  out,  the  file  should  be  checked  toensure that the desired results were achieved and then the file should be resavedunder the working file name. If a problem does occur along the way, the personworking on the file can always close the file without saving it and then reopen thelast‑saved version of the file. As a last resort, the copy of the original file could beopened and editing could begin again if the file becomes too “mixed up” duringthe editing process. It remains essential to always keep a copy of the original fileexactly  as  it  was  extracted.  Specifically,  the  problem  is  that  sometimes  it  isdiscovered after the fact that the editing was applied to records inappropriately. Ifthis occurs,  the untouched record set can be used to overlay the records to theiroriginal state and then a new query can be built that is more accurate in retrievingthe correct records. In general, editing records outside of the ILS/LMS is a low‑riskoperation  that  may  prove  useful  for  many  complex  eBook  record  clean‑upprocesses.

With regard to the third method, which is using a z39.50 tool to extract recordsin bulk, MARCEdit’s tool is one of the easier to use methods for gathering MARCrecords in groups from other library’s catalogues if that library allows access viaz39.50. The following is another of Terry Reese’s videos explaining this tool:

hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=y0YibTP1dIs  (For  readers  of  the  print  version  ofthis book, go to YouTube and search for the title “MarcEdit’s Z39.50 Functionality.”

The above video provides  a general  overview of how  the  tool works  and  thedifferent possibilities for extracting records from other catalogues using the z39.50protocol. More  detailed  videos  are  available  on  YouTube,  plus  Terry  Reese  hasadditional help files on the MARCEdit website at hퟙ�p://marcedit.reeset.net/help.Readers  may  question  why  such  a  process  may  be  desirable  in  terms  of

extracting  record  sets  for  eBooks.  The  author  has  used  the  z39.50  tool  inMARCEdit many times for different purposes. In one case she had heard that anacademic  library  had  already  harvested metadata  for  some  open  access  eBooksusing the method described in the previous section. This library had spent monthscleaning up the harvested metadata. The author was able to extract good qualityMARC  records  from  the  library’s  catalogue  for  eventual  loading  into  her  owncatalogue.  In  another  instance  she  was  able  to  extract  records  that  anotheracademic library had created for conference proceedings and in another case shewas  able  to  extract  a  large  number  of  records  for  government  publications.Fortunately, in each case the library that created the catalogue records in the firstplace was able  to supply  the author with useful metadata  that could be used  toextract the correct records. While the same records could have been downloadedusing  traditional  copy  cataloguing  methods,  it  would  have  taken  severalcataloguers  literally months  to  complete one of  the  collections. Using  the z39.50tool,  the author was able to complete the entire process and prepare the recordsfor loading into the catalogue in less than a day.

6.12 Multiple modes for providing record setsFor  those  who  work  directly  with  retrieving  record  sets  it  is  important  torecognize  that vendors often use more  than one method  for making  record  setsavailable  to  their  customers.  Some  eBook  vendors  may  offer  their  metadatathrough  a  variety  of  sources  so  that  their  customers  can  have  a  choice  and  canselect the option that best suits their overall metadata environment. Options mayinclude providing a record set generator on their website, record delivery througha third‑party cataloguing vendor, and metadata feeds to third‑party KBs. In otherinstances,  a  vendor  may  make  record  sets  for  their  generic  eBook  packagesavailable  for  download  on  their website  but may  email  records  for  customizedselections of eBooks and purchases through consortia directly to the library. Other

times a vendor may provide free records for some collections while record sets forother collections must be purchased through a third‑party cataloguing vendor.A  best  practice  is  to  inquire  about  the  record  sets  during  the  process  of

considering a new eBook collection. It is important to not make assumptions thatrecord sets will be automatically made available to the library for free as part ofthe purchase and that the mode will be the same as for other collections from thesame  publisher  or  on  the  same  platform.  If  multiple  options  are  available,  thelibrary  should  select  the  most  efficient  option  and  most  likely  to  be  effectivewithin the context of the larger eBook metadata management plan.The  author  has  experienced  a  situation  that  demonstrated  to  her  the  need  to

carefully select  the mode of record delivery to avoid costly and time‑consumingresults  that  can  occur  when  a mode  that may  be  an  excellent  choice  for manylibraries  is  a  misfit  with  the  local  bulk  processing  environment.  An  eBookaggregator  was  preparing  for  the  library  what  the  vendor  called  “enriched”records on a charge per record basis plus an annual subscription for providing theservice. This was set up before the author began working at this library and therewas no record of subscribing to the service in the existing metadata. Unbeknownstto the person who set up the record set delivery service from the aggregator, thepublisher was  also  providing MARC  records  for  that  same  content  because  thelibrary had also purchased package eBooks directly from the publisher. Recordsfor content purchased from the aggregator were being delivered to the library freeof charge from the publisher in addition to the purchased records the aggregatorsupplied.  The  free  record  set  records  were  duplicating  the  records  sent  by  theaggregator and creating a highly confusing situation in the ILS. To complicate thesituation, when  there were URL updates or other corrections  to  the  records,  thepublisher was  sending updated  records  automatically but  the  aggregator didn’tsend  updated  records  unless  the  library  requested  an  update  on  a  title‑by‑titlebasis.  It  took  the  author  and  library  staff nearly  two years  to  sort  out  the messcreated  by  selecting  a  record  delivery  service  that  was  not  appropriate  for  thelarger metadata environment at the library. Sorting out record redundancies andresolving  loading errors  that  these redundancies generated were costly from thestandpoint  of  the  time  of  library  staff.  Considering  that  the  library  had  paidthousands  of  dollars  for  the  aggregator‑supplied  records  over  the  years,  thecostliness of not integrating a record delivery method with the larger environmentwas particularly pronounced in this situation.In the scenario just described, the cost per record service could have been a cost‑

effective mode of receiving record sets for eBooks purchased from the aggregatorif the library didn’t already purchase other content directly from the publishers onthe  same  platforms  and/or  if  the  library  didn’t  have  a  full  OCLC  cataloguingsubscription.  In  reality,  if  a  library  were  to  initiate  an  OCLC  cataloguingsubscription just to receive, at the maximum, a few hundred records per year, thecost would be completely prohibitive. In such a situation the aggregator’s service

would truly be an excellent choice but this was not the case at the author’s library.Given that the only options for receiving MARC records for the library’s packagepurchases from the vendor was to use the MARC records supplied either directlyfrom  the  vendor  or  via  a  MARC  record  subscription  service  from  OCLC,  thelibrary  needed  to  use  these  methods  in  their  local  workflows.  The  addition  ofrecords for individually purchased eBooks from the aggregator should have beeninvestigated  and  then  integrated  into  the  existing workflows  rather  than  beingimplemented in isolation from the larger eBook metadata context.Some  readers  may  question  how  inappropriate  choices  for  record  delivery

modes  could  happen  in  the  first  place  while  other  readers  may  have  similarexperiences to the one described by the author and understand how it is relativelyeasy for this sort of thing to happen. The reality is that no one cause is responsiblefor  all  delivery mode mismatches  except  the  lack  of  an  overall  eBook metadataplan or, if there is one, the cause is that the plan has either not been reexaminedoften enough or  library staff aren’t aware  that  the plan exists.  In  the case of  theauthor’s  example,  the  cause  of  the  initial  choice  was  that  only  selectors  andacquisitions staff were involved with the initiation of record delivery and the onlyinformation that they had to inform their decisions was that MARC records wererequired.  Had  someone  who  was  directly  involved  with  the  eBook  metadatamanagement plan and/or who understood the bigger picture of bulk processing atthe library been involved with the process, the same choice would not have beenmade. Those making the decision simply didn’t have the information they neededto  make  an  appropriate  choice.  This  situation  is  another  demonstration  of  thedisruption  eBooks  have  brought  to  academic  libraries.  In  the  past  it  was  notnecessary to include cataloguing and metadata staff in the process of selecting andacquiring  library  resources  but  not  doing  so  today  can  potentially  have  costlyresults.Another  thing  that  could  happen  is  that  a  record  delivery  mode  that  was

appropriate at the time it was originally set up can become problematic as otherfactors  change  within  the  larger  metadata  environment.  If  there  is  nounderstanding of  the bigger picture of how all of  the different metadata‑relatedprocesses  interact  and/or  nobody  monitors  the  impact  of  changes  in  thoseprocesses  over  time,  a  once  functional  process  can  begin  to  cause  detrimentaleffects.  Even  when  someone  is  monitoring  processes,  the  author  has  seenfirsthand that changes can have unexpected negative impacts. At least when theseunexpected  results  occur,  if  someone  is monitoring  the  situation  the problem  ismore likely to be detected and remedied in a timely fashion. Those working withthe  record  sets  have  information  about  the  processes  that  are  underwaysimultaneously.  This  information  takes  the  form  of  the  documentation  foundwithin  the  metadata  management  plan.  While  the  author  does  not  have  ascomplete documentation of her metadata environment as she would like, she hasstill been able to successfully use the documentation that she does have to unsnarl

a few unpredicted problems brought about by what seemed like relatively smalland  innocuous  changes  to  other  processes.  The  power  of  even  rudimentarydocumentation  to  assist  with  taming  tigers  has  been  proven  repeatedly  in  theauthor’s library in recent years.

6.13 When record sets aren’t availableAnother  reality  that  sometimes  catches  eBook  selectors  by  surprise  is  that withsome  specialized  eBook  publishers,  the  vendor  does  not  supply  record  sets.Sometimes  the  content  is  so  specialized  that  the  vast  majority  of  the  vendor’scustomers  are  located  in professional  practice  rather  than  academic  libraries.  Inthe  case  of  customers  who  are  situated  within  professional  practice,  MARCrecords  are  not  required because  law offices,  engineering firms, medical  clinics,and  so  on,  do  not  typically  have  ILS/LMSs  and  thus  have  no  use  for  MARCrecords.  In  such  cases  the  eBook  readers may  search  for  content directly on  thevendor’s  platform  and may  use  direct  links  to  eBook  content  from  an  intranetpage.  Considering  that  MARC  record  creation  requires  specialized  knowledgeand is generally costly to create, it seems reasonable that eBook vendors who haverelatively  few  academic  library  customers  are  unlikely  to  readily  provide  freeMARC records.Another reason that record sets may not be available for some “eBooks” is that

the  platform  design  and  infrastructure  of  the  information  is  not  suitable  forcreating records. The author has  found that  two different scenarios can occur  inthis  regard.  In both cases,  the publications were originally published  in print asmonographs and sometimes monographic  series. Examples  include dictionaries,directories, encyclopedia, consolidations of legal literature, and handbooks. In onecase  the  content  from  numerous  monographs  was  broken  into  parts  and  thenrecombined in a database format as a new resource. Often these new resources areno  longer  monographs  but  integrating  resources,  or  what  is  often  called  an“updating  website”  where  new  content  is  integrated  with  the  old  rather  thanpublishing new editions as would be the case with monographic publications. Assuch, the library has purchased the information, which is the equivalent of whatwas  in  a  number  of  former  print monographs  but  the  original  publications  nolonger  exist  as  distinct  entities  in  their  new  electronic  format.  In  their  newelectronic  format  it  is  not  possible  to  catalogue  the  former  constituent  partsbecause  they  no  longer  exist  as  distinct  manifestations.  Consider  the  fictitiousexample  whereby  there  are  five  print  monographs:  Encyclopedia  of  cat  behavior,Encyclopedia  of  dog  behavior,  Encyclopedia  of  bird  behavior,  Encyclopedia  of  rabbitbehavior, and Encyclopedia  of guinea pig behavior.  In print  these encyclopedia werepublished as five separate volumes. In electronic format, the articles in each of thefive  volumes  have  been  combined  to  create  the  new  resource  called  Theconsolidated  encyclopedia  of  domestic  domiciliary  animal  behavior.  The main  page  of

this resource features a search page as well as  information about the contents ofthe  database,  but  it  is  not  possible  to  browse  through  any  of  the  formerpublications  as  one might  if  they  had  been digitized  as  an  eBook  rather  than  adatabase. In such a situation, a catalogue record for each of the former monographtitles would not be appropriate because it  is no longer possible to link to a pagethat will  take  the patron  to  just  that  content.  In  the new electronic  resource,  theEncyclopedia  of  bird  behavior  no  longer  exists  as  a  distinct  resource  although  thecontents of  that resource are  included in the new product. The only appropriatecatalogue record to make in this situation is for the new resource, The Consolidatedencyclopedia of domestic domiciliary animal behavior.Some vendors will occasionally supply catalogue records for each of the former

print monograph titles included in database format integrating resources but the856 field  in each of  the records all  link  to  the same search page. The author hasexperimented  with  adding  records  such  as  this  to  the  local  catalogue  but  theresults  have  been  highly  disorienting  for  both  staff  and  patrons.  This  wasespecially  true  when  the MARC  records  were  transferred  over  to  the  discoverlayer, where  the  records  completely  failed  to be useful  for discovery. Given  theway  that MARC  records  are  structured,  it  is  not possible  to  accurately describewithin  the  context  of  a  discrete  bibliographic  record  content  that  isnonsequentially distributed within a larger resource. Given that creating recordsfor  each  former  title  that  all  link  to  the  same  database  search  page  has  provenconfusing  at  the  author’s  library  but  selectors  want  the  ability  to  discover  theresource by searching  the  former print monograph  titles, an alternative solutionneeded to be found. In most situations, the author has added the appropriate 76X‑78X MARC linking fields to the catalogue record for the new databases to reflectwhat  is  generally  a  vertical  relationship  between  the  content  from  the  printmonographs and  the  content  in  the new database. This  solution only works  forthose  libraries with  discovery  systems  that  can make  use  of  the MARC  linkingfields. It is also a solution that works best when the library has retained copies ofthe print resources and linking fields to the electronic resource are placed in thoserecords as well.The  boퟙ�om  line  is  that  in  scenarios  such  as  the  one  just  described,  librarians

should  not  expect  to  be  supplied with MARC  records  or  if MARC  records  areprovided,  they may not be suitable  in  the  local metadata and discovery context.Ultimately,  libraries  will  likely  need  to  work  out  something  locally  and  thesolution  will  likely  not  be  something  that  can  be  addressed  through  bulkprocessing of record set records.A  second  situation  the  author  has  encountered  more  than  once  with  highly

specialized resources is that formerly print resources are not only combined andintegrated  in  the way  described  above  but  the  content  is  also  transformed  intointeractive  experience  for  users.  In  one  situation,  a  Java‑based  application  wasused to combine encyclopedia articles with interactive diagrams from a diagram

collection and lecture podcasts on a dynamic page that is generated in response toa search query. In such an environment, stable URLs for the content, even if it canbe  generated  in  a  way  that  users  could  scan  through  a  given  resource  frombeginning to end, are not available and thus there is no suitable URL to place inan  856  field  of  a MARC  record.  This  type  of  resource  is  typically  excellent  forteaching and learning but extremely difficult to address from a cataloguing pointof  view  if  selectors  and  faculty  expect  to  be  able  to  link  directly  to  the  contentwithin  the  interactive  environment. Given  that  the way  in which  the  content  isdisplayed  is  dynamic  and  embedded  within  an  application,  creating  granularrecords  for  the  resource  content  is  either  impractical  or  impossible.  This  is  asituation  where  having  the  cataloguing  staff  aퟙ�end  demonstrations  and  askquestions  about  products  before  they  are  purchased  can  be  helpful.  If  thecataloguer has enough information to determine whether or not creating recordsfor  specific  content  within  the  resource  is  possible,  that  may  be  importantinformation  for  selectors  to  consider  before  making  a  decision.  If  the  resourcebeing considered is intended for teaching and learning purposes, the inability tomake  the  content  discoverable  and  accessible  at  a  more  granular  level  via  thediscovery  system  may  be  irrelevant.  However,  if  librarians  expect  to  use  theresource for reference purposes and faculty and researchers need to be able to citespecific  sections  of  the  resource,  the  resource  format  may  be  consideredinappropriate.  In  the  author’s  experience,  there  have  been  multiple  occasionswhere researchers have found certain electronic resources unacceptable  for  theirpurposes  because  of  the  inability  to  refer  to  pages  cited  in  articles  and  otherpublications or to cite their own sources.

6.14 Collaboration between library functionsBecause of the complexity of options and the interrelated nature of systems withinthe metadata  environment,  the  author  recommends  that when  a  purchase  on  anew eBook platform, a new collection, or a new publisher is being considered thatpart  of  the  discussion  involve  a  collaborative  team  studying  how  the  newpurchase  and  its  discovery  metadata  will  fit  into  the  existing  system.  This  isparticularly true for DDA/PDA programs, which will be discussed in more detailin the final chapter.So, why does this collaboration need to happen and who needs to be involved?

Readers may have already come to some conclusions about differences betweenpurchasing hard copy resources and eBooks that may make a collaborative effortessential with regard to making a decision about the cost and long‑term feasibilityof selecting one option over another. When libraries ordered primarily hard copyresources,  the  selector  knew  the  approximate  cost  for  obtaining  the  resource(depending on  the  region  there may be  taxes,  exchange  rates,  and other  factorsthat impact on the final price), the acquisitions staff had established practices for

obtaining the resource and cataloguing processes were more or less the same nomaퟙ�er the publisher, type of binding, and so forth. In such an environment newlyselected  resources  could  pass  through  various  technical  services  processeswithout  there  being  much  need  for  staff  performing  the  different  functions  tointeract except to pass on the resource between steps in the process. As we havealready seen, there is no single way to select, acquire, catalogue, discover, access,and,  as  we  will  later  see,  preserve  eBook  content  in  the  majority  of  academiclibraries. Even if a library has a preferred method for purchasing and cataloguingeBooks, chances are  that some product or platform the  library requires won’t fitthe  library’s  preferences.  As  the  metadata  environment  of  a  library  becomesincreasingly  complex  with  increasing  diversity  in  terms  of  various  vendors’approaches  toward  supporting  the  discovery  of  their  products,  the  moreimportant  it  is  that  selectors  work  together  with  acquisitions  staff,  cataloguingstaff, and potentially information technology staff to ensure that the desired leveland type of discoverability can be met within a reasonable cost and without beingoverly disruptive to existing workflows. The library, as a customer, may be morelikely  to  be  heard  before  a  purchase  if  the  vendor’s  approach  to  supportingdiscovery  doesn’t  address  the  needs  of  the  library.  If  it  seems  likely  that  thevendor will not provide MARC records, as discussed previously, the collaborativeteam  can  discuss  in  advance  the  different  options  for  making  the  resourcediscoverable and to explore whether there may be other products that would meetthe  same  need  and  fit  beퟙ�er  with  the  existing  discovery  and  metadataenvironments.Of  course,  this  type  of  collaboration  would  only  need  to  be  done  when

contemplating geퟙ�ing eBook content on a new platform, from a series of packagesthe  library has never previously purchased,  from a new publisher, or any othercontent  that means  the nature of  the purchase  is different  than what  the  libraryhas  acquired  in  the past. This  team may meet  initially  to develop a  checklist  ofquestions  to  ask  to  determine  whether  or  not  it  might  be  appropriate  for  acollaborative meeting to occur. In reality, these collaborations would occur rarelybut when they do occur they could potentially prevent considerable headache anddisappointment.

6.15 KBART for eBooksIn  discussing  the  bulk  processing  of  eBook  discovery  metadata  it  would  benegligent  to  focus  exclusively on MARC discovery metadata. The  reality  is  thatweb‑based  discovery  systems  including  the  discovery  layers  used  by  manylibraries  utilize  KBART  files  as  their  main  container  for  electronic  resourcediscovery  metadata.  KBART  stands  for  “knowledge  bases  and  related  tools.”KBART files are best known for  their use within discovery services  for eJournalcontent,  but  KBART  recommendations  now  include  provisions  for  eBook

metadata  as well.  For  those  technical  services  librarians who  aren’t  yet  familiarwith KBART files, the resources listed in this section may be useful for developinga basic understanding of what KBART files  are  and how  they are used  to  storeand exchange metadata. An interesting point to consider is that KBART files arenot just intended to be used to hold metadata for discovery purposes but they alsocan be used for transmiퟙ�ing acquisitions metadata for potential use in ERMs.While  the  use  of  KBART  files  is  a  significant  method  for  receiving  and

managing  discovery  metadata  for  eBooks,  there  are  a  number  of  reasons  whymetadata and cataloguing librarians don’t generally require a detailed knowledgeof KBART files or how to manage them. To begin with, the metadata in KBARTfiles  generally  isn’t  created,  managed,  or  updated  at  the  local  library.  Themanagement  is  generally done  by  the  eResource  vendors  themselves  as well  asthird‑party companies  that build  the KBs. The  second  is  that  the creators of  theKBART  standard  have  never  intended  that  KBART  replace  MARC  and  theexisting  methods  libraries  and  electronic  resource  vendors  use  for  exchangingmetadata.  For  example,  on  the  United  Kingdom  Serials  Group/UKSG  (2014)website, the following statement is made with regard to KBART:

Many  content  providers  and  knowledge  base  developers  are  already  successfullyexchanging metadata, and this report is not intended to detract from or interfere withsuch existing processes. However, it is evident that many others are unsure about howbest  to  exchange  metadata.  Therefore,  we  propose  entry‑level  guidelines  andinstructions to enable exchange of essential metadata.

Thus,  while  KBART  may  never  be  the  predominant  container  for  eBookdiscovery metadata,  it  is  important  that metadata  librarians  and other  technicalservices  librarians  are  familiar  with  the  basics  of  how  KBART  works  becauseexisting systems found in many academic libraries make use of KBART files eitherdirectly  or  indirectly.  It  is  possible  that  future  metadata  containers  will  beinfluenced by the structure of KBART. In addition, many metadata librarians willundoubtedly find the ideas behind KBART to be interesting in a general way.The  final  issue  is  that KBART  has  not  been  as widely  adopted  by  eResource

vendors  as  one  might  expect.  For  example,  librarians  can  have  a  look  at  thevendors who are  found on NISO’s  list of KBART endorsers  (those vendors whoagree  to provide KBART metadata)  to see how many of  their current eResourcevendors  are  listed  and  how  many  are  missing  athퟙ�p://www.niso.org/workrooms/kbart/endorsement/.  Most  librarians  will  likelyfind  that  many  of  their  major  vendors  are  listed  but  some  are  not.  This  is  notentirely  surprising  given  that NISO  and  the UKSG have  not  actively  promotedKBART as a  container  that needs  to be widely adopted. As  the previous UKSGquote  suggests,  KBART  is  not  actually  recommended  for  use  unless  an  agencylacks  a  functional  method  of  storing  and  exchanging  metadata.  The  author

recognizes  that  many  of  the  vendors  on  the  endorsement  list  do  use  othermethods  of  exchanging  metadata  and  interprets  their  choice  to  also  provideKBART metadata as part of a  larger effort to give libraries options for how theyreceive metadata from them or via third parties.For the benefit of readers who aren’t yet familiar with KBART, the remainder of

this section includes some key resources for building a basic understanding.This ALCTS2 webinar recording includes an introduction to KBART in the first

7  min.  of  the  video  as  well  as  answers  to  questions  about  eBook  metadata  invarious non‑MARC metadata containers including KBART, which begins at aboutminute 36. The URL for this video is:

hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=POGzvWBJ7xs  (for  readers  of  the  text  version  ofthis book: go to the YouTube website and search for the title “Standards for CollectionManagement ‑ Part 2”). Readers who are interested in eBook acquisitions and licensingmetadata  may  be  interested  in  watching  the  full  video.  In  particular,  there  is  adiscussion of DDA, which is a topic of discussion in the final chapter of this book.

ALCTS is one of the tiger tamers recognized in this chapter because of the high‑quality and timely information, training, and documentation that this associationprovides  to  technical  services  librarians  who  are  currently  faced  with  thechallenges  of  dynamic  information  and  metadata  environments.  For  moreinformation about ALCTS, see the notes section for this chapter.KBART files are explained in the following document:

NISO/UKSG KBART Working Group (2010). KBART: Knowledge Bases and RelatedTools. Baltimore: NISO. Retrieved from: hퟙ�p://www.niso.org/publications/rp/RP‑2010‑09.pdf (this document reflects Phase I of the KBART project).

Phase II of the NISO/UKSG KBART project represents further developments tothe Phase I report and also includes discussions of KBART information which isrelevant to eBook content:

KBART  Phase  II  Working  Group  (2014).  Knowledge  Bases  and  Related  Tools:Recommended  Practice.  Baltimore:  NISO.  Retrieved  from:hퟙ�p://www.niso.org/apps/group_public/download.php/12720/rp‑9‑2014_KBART.pdf.

6.16 Bulk processing of record setsCataloging and metadata librarians often have an interest in improving their skillsand  techniques  for  dealing with  record  sets.  Record  sets  are  truly  a  disruptivetechnology in the manner that was discussed in Chapter 2. In that chapter, it wasdiscussed  how  a  disruptive  technology  is  typically  affordable,  simpler,  smaller,

and often relatively convenient to use. Chapter 2 also discussed how the quality ofthe  innovation may  be  lesser  than  that  of  the  traditional  product  or  service.  Inaddition,  it was noted  that  the nature of  the disruption may allow  the businessthat  adopts  the  disruptive  innovation  to  tap  into  lower‑end  markets  thattraditionally may not have used the product or service or may have had limitedutility for it. Finally, the example of Kodak demonstrated how a powerhouse in anindustry can be brought  to ruin  if  it doesn’t adapt  in an appropriate way  to  thedisruptive  innovation.  Record  sets  are  definitely  affordable,  seeing  as  most  ofthem are provided by vendors for free and even those that need to be purchasedare still more affordable than the same metadata might be if it were created locallyusing  traditional  cataloguing methods. Record sets are  simpler  in  the  sense  thatthose  working  with  them  don’t  need  to  be  as  skilled  at  cataloguing  and  asknowledgeable  about  metadata  standards  as  is  a  professional  cataloguer.However, those working with record sets still need to have a basic understandingof cataloguing and the MARC standard. Record sets are smaller in the sense that avery  large  number  of  records  can  be  processed  at  once, making  the  amount  ofwork  that  might  have  been  done  to  a  single  record  during  copy  cataloguingapplicable  to  hundreds  or  thousands  of  records  at  a  time.  Record  sets  are  alsoconvenient  because  they  offer  a way  to  rapidly  add,  update,  or  remove MARCmetadata as required. While the quality of record set records have been lamentedby  librarians  as  being  disappointingly  poor,  the  author  has  noticed  a  markedincrease in the overall quality of record set records over the past 4 years. That thequality  is  improving may  indicate  that  libraries  and  eBook  vendors  have  beenadapting well to the disruption. Finally, record sets have brought opportunities tolibraries that otherwise would not have been able to support the level of discoveryfor  eBooks  made  possible  through  the  use  of  record  sets.  For  example,  at  theauthor’s  library  she  is  the  only  professional  cataloguer  who  does  originalcataloguing and there are a handful of library assistants who do copy cataloguing.With this staffing compliment it would be impossible to create let alone managethe tens of thousands of eBook records that need to be handled each year. Withoutrecord  sets,  the  author’s  library  simply  would  not  be  able  to  make  the  largenumber of  eBooks purchased by  the  library discoverable  in  the  library’s OPAC.The discovery of eBooks would be  limited  to patrons browsing  for  them on  thevendor’s website. Given the large number of vendors and different platforms thatwould  need  to  be  searched,  even  library  staff,  faculty,  and  researchers  whoextensively use library resources are not likely to know where to begin searchingfor certain eBooks.It  is possible  that  some of  the  readers of  this book decided  to  read  it because

they feel the impact of disruptive pressure brought to the cataloguing departmentwith  the  proliferation  of  record  sets.  The  tiger  they  are  dealing with may  havecome out of the jungle and is either directly behind the door or maybe is alreadyin the house. The fortunate news for those libraries that are trying to tame a tiger

is that there is a growing community of tiger tamers in academic libraries aroundthe world who are willing to share what they know. The following section of thischapter will  introduce  readers  to  some of  the basic  tiger  taming  techniques andintroduce a few more tiger tamers.

6.16.1 Mediating record setsDue  to  a  number  unfortunate  experiences,  the  author  recommends  thatcataloguing  or metadata  staff mediate  the  process  of  loading  eBook  record  setsinto the local catalogue rather than receiving a record set and loading it directlyinto the ILS. Given the diversity of ways the record sets can be created in the firstplace,  the  complexity  of  the  metadata  environment,  and  the  fact  the  metadataoften needs to be transferred between systems in the library and/or exported intoother systems, it’s good to design and use some routine checks and processes onrecord sets.For many  years,  staff  at  the  author’s  library would  load  record  sets  received

from vendors directly into the catalogue with no checking, editing, or correctingof  the  record  set  content.  These  record  sets  included  metadata  for  printmonographs  that  had  been  catalogued  by  a  cataloguing  vendor  and  thus wererelatively low‑risk in terms of containing problematic coding or introducing largeamounts  of  incorrect  metadata  into  the  system.  Realistically,  when  record  setloading first began at  the author’s  library MARC editing  software was nowherenear as functional as it is today. It likely didn’t occur to staff that puퟙ�ing a recordset through an editor before loading it might be helpful. With the records for printmonographs  prepared  by  a  cataloguing  vendor,  it  may  have  seemed  like  anunnecessary activity. However, over the years the number of record sets increasedas did  the number of problems with  those  record sets. Problems  the author hasfound over the years include eBook records that lacked 856 fields; if put into thecatalogue,  these  records  would  not  link  patrons  to  the  actual  eBook  content.Another  problem  was  discovered  when  the  830  and  710  fields  didn’t  seem  tomatch the product purchased. These fields were evidence that the record set wasfor eBooks the library didn’t purchase. With these two problems, the supplier ofthe record set was contacted and the problem reported. New record sets were sentand the correct records were loaded into the catalogue. If these records had beenloaded  without  mediation,  the  problem  would  have  likely  been  reported  bypatrons  and  possibly  handled  on  a  title‑by‑title  basis,  which  would  both  havebeen poor service to patrons and very time‑consuming for library staff to resolve.However, by previewing the record set in an editor before loading and followinga  routine  process,  staff  were  able  to  detect  the  issue  within  a  few  minutes  ofdownloading the files and thus avoided having to deal with the problem later on.Another  type  of  problem  the  author  has  been  able  to  address  in  advance  of

loading records originates from MARC metadata that may have been crosswalked

from another metadata container or contains records  that haven’t been properlyconverted from MARC8 to Unicode or vice versa. While sometimes the problem isprimarily cosmetic such as HTML coding in 520 fields that displays as somethinglike  <p>  or  <li>,  there  are  times when  the  inappropriate  coding  impacts  on  thediscoverability  of  the  resource  or  the  functioning  of  the  software.  For  example,there is a problem that sometimes occurs with the character encoding in recordsand it is a problem library staff should be trained to identify. The problem oftenappears  when  non‑Latin  character  text  (including  diacritical  characters)  orsymbols are present  in MARC records.  In  terms of what can be seen  in records,strings like “<u+. . . . .” and “&#… .” can show up in place of characters or therecan  be  some  gibberish.  Problems  such  as  this  can  lead  to  both  discovery  andauthority  control  processes  failing  because  the  ILS  or  OPAC  doesn’t  find  theintended character(s). In addition to potentially not being able to find the records,the  presence  of  Unicode  or  HTML‑related  strings  and  gibberish  can  make  therecord that is located hard to read and understand.The third type of problem, which happens from time to time, is the presence of

a control character in the record set. Generally these can be found in a record setby searching for the “^” character in a record set but may also be present in “<u+. .. .>“ coding. Depending upon the systems through which the metadata may needto pass,  these characters may cause applications  to  fail or  to perform erratically.Those  who  mediate  record  sets  absolutely  must  search  for  and  remove  thesecharacters if the records are to be integrated into complex metadata environmentswhere the metadata will be exchanged among systems.There can be other problems that occur when metadata has been crosswalked

from other metadata schema into MARC. One of the most common issues that canlead to problems with discovery is the incorrect coding of the second indicator ofthe 245 field. If metadata is known or believed to have not originally been createdin  MARC,  it  is  good  to  examine  the  record  set  for  paퟙ�erns  in  problems  withindicators  and  subfields. With  regard  to  the  245  field  problem,  at  the  author’slibrary  cataloguers will  routinely  search  record  sets  for  coding  such  as  “245  10$aThe,” “245 10 $aA,” and “245 10 $aAn,” as such coding will cause the library’sOPAC to malfunction with some title searches. This may not be a problem for alllibraries  depending  upon  how  their  discovery  systems  process  initial  articles.There may be other problems that are relevant or more critical to other libraries.Another  example  of  the  type  of  code  that  can  be  looked  for when mediating

records  is  the use of  the pipe key “|”. Many ILSs use  the pipe key to  indicate asubfield  in  MARC  records  while  most  MARC  editors  (except  OCLCs)  use  thedollar  sign  “$”.  The  author  has  found  record  sets  where  the  pipe  key  is  usedoccasionally to indicate a subfield. For example, $c is wriퟙ�en as |c. The pipe keymay have been entered manually by accident by a cataloguer who is accustomedto using a system that uses the pipe key to mark subfields. While this mistake isoften found when validating record sets, a process that will be discussed later, this

is a mistake known to carry through to the catalogue unless specifically searchedfor  and  corrected.  Depending  upon  the  system  into  which  the  records  will  beloaded, the subfield may not be identified and the record may malfunction.The examples discussed  in  this  section represent some of  the more significant

and, unfortunately, persistent problems the author and the cataloguing staff at herlibrary search for when they mediate the loading of record sets. Records that may“look”  good  to  a  noncataloguer may  actually  contain  some  highly  problematiccharacteristics.  Libraries  should  keep  a  log  of  problems  found  either  beforerecords are loaded or after the fact. Over time, paퟙ�erns of problems will arise. It ispossible to automate some routine searches and processes in MARC editors suchas  MARCEdit.  Where  paퟙ�erns  are  evident,  the  library  may  wish  to  automatesome of the checking. For checking that isn’t suitable for automating, workflowsshould  be  developed  and  followed  by  everyone  who  prepares  record  sets  forloading.One  final  word  about  mediating  record  sets  is  with  regard  to  the  balance

between automating all processes or, for those ILSs that have features to do this,allowing  the  local  system  to  detect  errors.  A  reasonable  balance  needs  to  besought for the sake of efficiency and the potential benefit of having a human beingscan through the record sets from time to time. For example, if vendor X providesrecord  sets  with  consistent  characteristics  and  consistent  quality  month  aftermonth, it is reasonable that the library would make use of an automated processset  up  in  the MARC  editor  and  library  staff wouldn’t  do more  than  a  cursoryglance  at  the  content  of  the  actual  record  set.  This  is  an  efficient  use  of  time.However,  the  author  recommends  that  cataloguing  staff  inspect  these  recordsfrom time to time to check to make sure that nothing has changed. Perhaps recordsets that have been deemed to need no regular inspection could still be reviewedon a 6‑month basis or, at the very minimum, each year when the subscription isrenewed.  If  the  library  is using some sort of workflow management software orsystem to assist with managing  the  retrieval and processing of eBook metadata,the  schedule  for  routine  reviews  of  the  record  sets  can  be  included  in  thoseworkflows. With regard to those record sets that have proven to be problematic,an  automated  process  can  be  set  up  for  dealing  with  those  issues  that  areconsistent  over  time; however,  library  staff  should  still  continue  to  examine  therecord set until or unless  the quality and consistency of  the record set  improvessignificantly. The author has experienced more than once the situation where shehas found fairly significant problems in a record set, including missing 856 fieldsduring the process of examining the accuracy of bulk processes that were appliedto other fields.

6.16.2. Creating record set profiles and workflows

At this point in the discussion about managing eBook metadata through the use ofrecord  sets,  readers  undoubtedly  have  a  sense  of  how  diverse  the  options  andpossibilities are for not only the condition of the record sets received but also themethods  for  receiving  them  and  the  variety  of  processes  that  may  need  to  beapplied  to  each  record  set.  Keeping  track  of  what  needs  to  be  done with  eachrecord set can be a complex and overwhelming task.In  the  author’s  library,  she once had  an undergraduate  summer  student who

created an inventory of the distinct eBook collections for which her library had orrequired MARC record sets. She was surprised to see that the student’s inventorywas  in  excess  of  800  package  titles.  Sometimes  subscriptions  that  seemed  fairlygeneral  and  straightforward  when  viewing  the  vendor’s  online  platform  wereactually  complex,  multilayered  resources.  For  example,  the  library  purchasedeBooks  from a particular scientific publisher and  it appeared at first glance as  ifthe  eBooks were  all  part  of  a  single  package purchase. However,  that  purchasewas  not  a  single  purchase  represented  by  a  single  record  set.  Instead,  thecollection was divided  into seven subject packages and  the  front  list  content  foreach package was offered as a new purchase each year plus selected back file orarchival  content was  available  for purchase  as well.  It was discovered  that  eachyear the seven packages were invoiced and paid for on two different invoices. Thestudent identified that each year there were seven record sets the library neededto retrieve for each of the packages but had only been retrieving five. The authorwas baffled by  the  fact  that  the  eBook  seller  treated  each package  separately  interms  of  issuing  record  sets.  It  was  also  puzzling  to  see  that  the  vendor  wasinvoicing  two  of  the  packages  separately  until  she  discovered  that  two  of  theseven packages had once been available on another platform and apparently werestill  under  a  separate  license  from  the other packages. These  two packages hadmigrated to the current platform two years previously. Therefore, the reason forthe separation of  invoices and  licenses appeared  to be historical. She also  foundout  that because not all  libraries purchase all  seven packages  the vendor had  toseparate  the  records  for  each package  into discrete  record  sets. Despite  the  factthat  there ended up being  logical explanations  for what  initially appeared  to beunnecessary complexity  in how the record sets needed to be handled,  it becameapparent  that  because  there  was  no  specific  documentation  giving  instructionsabout  how  to  deal  with  this  complexity,  two  of  the  seven  record  sets  wereoverlooked ever since those two collections migrated to the new platform.The numbers  the  student  recorded during  the  summer project at  the author’s

library didn’t account for the corrections and deletions record sets that the librarymight get during the year. However, even without those numbers, it was clear tothe  author  that many  record  sets  had  been  falling  through  the  cracks  over  theyears.  In  scanning  through  the  spreadsheet,  some  collections  were  one‑timepurchases with  a  single  corresponding  record  set  but  the majority  of  purchaseswere complex multiyear and multipart collections. The record sets most likely to

fall  through the cracks were those that represented a package that was part of acomplex  purchase.  The  purpose  of  the  project  was  to  identify  the  backlog  ofeBook records that required loading, which ended up being projected to be in thehundreds  of  thousands  of  records,  but  the  real  value  of  the  project  was  todemonstrate not so much the volume of records but the complexity and diversityof the methods for obtaining record sets themselves as well as the ease with whichcertain  eBook  collection  purchases  and  their  corresponding  record  sets  can  getlost in the mass of electronic resource subscriptions.Library  assistants  at  the  author’s  library  are  still  uncovering  record  sets  that

were never downloaded or,  if downloaded, were not processed and  loaded  intothe  library’s  catalogue. With  regard  to  these  late  discoveries,  another  issue wasdiscovered: some of  the digital document collections  in  the record sets were notissued until  years  after  the  collection was  purchased.  In  addition,  there was  nometadata  indicating  whether  or  not  records  for  those  collections  had  beenreceived.  Furthermore,  there  were  changes  in  staff  over  time  and  assumptionswere  made  about  which  record  sets  were  loaded  to  further  complicate  andconfuse  the  situation.  The  boퟙ�om  line  is  that  libraries  need  an  effective  andefficient way  to keep  track of  their  record  sets  and what needs  to be done withthem.  Part  of  the  “keeping  track”  includes  recording  when  no  record  sets  areavailable and/or a vendor has promised to provide metadata at a later date.Given the author’s realization, described in the previous paragraph, she began

trying  to  think  of  a  way  to manage  the  complexity  created  by  the  diversity  ofeBook  record  set  workflows.  Handling  eBook  record  sets  seemed  to  defy  thecreation  of  a  single  linear  workflow  process.  While  a  general  workflow  forprocessing  an  eBook  record  set was  understood,  puퟙ�ing  that  process  on  paperand  training  library  assistants  to  follow  it  was  an  allusive  undertaking.Developing a method for what was required for each record set in the first placeseemed  to be  critical  for  the  effective management of  eBook metadata,  as was amethod  for  tracking  the  status  of  the  record  sets.  At  the  ALA  MidwinterConference  held  in  the  year  following  the  summer  project  that  lead  to  thisrealization, the author was fortunate to hear a conference presentation by RomanPanchyshyn who demonstrated a method of using a series of standard questionsto  ask  when  a  new  product  or  package  was  purchased.  The  content  of  thatpresentation was later published in the following article:

Panchyshyn,  R.  (2013)  “Asking  the  Right  Questions:  An  E‑resource  Checklist  forDocumenting Cataloging Decisions for Batch Cataloging Projects.” Technical ServicesQuarterly. v. 30, issue 1 (2013). pp. 15–37 DOI: 10.1080/07317131.2013.735951.

Roman has shared the eBook checklist for librarians to use and modify at theirlocal  library.  Because  of  the  sharing  of  this  helpful  information,  Roman

Panchyshyn is also recognized as a tiger tamer. The link to the checklist is foundat this location:

hퟙ�p://www.library.kent.edu/kent‑state‑university‑libraries‑technical‑services‑ebook‑checklist (for those readers who are reading the print version of this book, search for thetitle  “Kent  State  University  Libraries  Technical  Services:  EBook  Checklist”  in  anyinternet search engine).

While  this  example  checklist  contains  questions  that  are  specific  to Ohio  andKent  State  Libraries,  this  document  is  a  useful  real‑life  example  of  the  types  ofquestions that can be built into a form. In addition, libraries may want to divideup and organize their record sets and checklist profiles in a way that makes sensefor  the  local  environment.  For  example,  some  libraries  may  have  no  reason  todivide  up  packages  within  a  larger  collection  because  they  always  get  thecomplete  collection  and  all  of  the  record  sets  are  treated  the  same way.  Otherlibraries may divide up the packages because they may not get all of the packagesin  the  collection  and  some of  the metadata may  come directly  from  the vendorand some may be supplied through another library in a consortia. The boퟙ�om lineis  that  rather  than  trying  to  create  a  “one  size  fits  all” workflow  for managingeBook record sets,  the use of questions such as those used by Kent State  lead tothe creation of profiles that can guide library staff through the generic process ofprocessing record sets. In addition, if the answers to the questions are recorded ina  standardized way  in  a product  such  as Excel,  the  information  can be used  asmetadata  for  other  activities.  For  example,  the  resulting  spreadsheet  could  beused to identify the most commonly applied actions for which it may make senseto spend time creating an automated process.The author uses a simplified version of the Kent State form at her library. Each

new purchase gets a new form, which is printed out and wriퟙ�en on by hand. Theforms are then placed into folders, which are organized according to platform. Avendor  may  have  more  than  one  platform  and  multiple  packages  may  haveprofiles  included  in  a  folder  as  long  as  all  of  the  packages  are  on  the  sameplatform. As the record sets are retrieved and processed, the folders are moved todifferent physical locations. If a folder remains in a physical location for too long,this is an indication that something must have gone wrong and library staff needto follow‑up on the progress of that record set. Dates for each stage of work doneto  a  record  set  are  recorded  in  the  folder  as well  as  copies  of  the  load  reports(produced by the Sierra ILS) and any reports of problems associated with eitherthe record sets themselves or individual records. The author considers this simplepaper‑based  system  to be a  temporary one until  both  the ERM and a workflowmanagement system can be fully implemented at her library. However, as simpleand old‑fashioned as this system seems, it has proven to dramatically improve theefficiency of record set  loading processes and provides useful  information when

aퟙ�empting to resolve problems. There are some distinct strengths and weaknessesof this system, with the weaknesses being that the progress of the record sets isn’ttransparent  to  the  rest  of  technical  services  or  the  library  in  general  relative  towhat  might  be  possible  if  the  information  and  workflow  were  handledelectronically. In addition, the folders don’t really support the necessary functionof informing library staff when it is time to look for a new record set. That beingsaid,  the  author  heard  a  librarian mention  at  a  conference  that  her  library wasrecycling  old  serials  check‑in  cards  for  the  purpose  of  monitoring  when  newrecord  sets  should  be  available  for  pick‑up.  Unfortunately,  the  author  doesn’trecall the name of this librarian or her library to give her credit for the idea. Whilethe author hasn’t tried this type of approach for herself, it seems like a plausiblesystem and also an effective way to repurpose now defunct library supplies. Theauthor also now wishes that her eBook record set loading folders had been set upat a more granular level as not all record sets for content on the same platform areavailable at the same time or necessarily processed at the same time, so it is easyto lose track of an individual package on a platform. With regard to the strengthsof  the “folder” system,  the  fact  that  the  folders are a physical object  that can beobserved  to  “get  stuck”  in  a  location  or  appear  to  have  “not  been  touched  in  awhile”  and  thus  need  aퟙ�ention  is  a  definite  strength.  Unlike  print  resources,which  tend  to  build  up  on  shelves  and  carts  in  the  cataloguing  department,backlogs  of  eBook  cataloguing  are  invisible  and,  as  the  author  has  foundnumerous  times  in  her  library,  can  remain unaퟙ�ended  for  literally  years  beforeeither  staff  or  patrons  realize  that  there  are  no  records  in  the  catalogue  for  aparticular  product.  This  being  said,  the  use  of workflow management  softwarewould  be  helpful  in  this  regard  as  well.  In  the  end,  the  author  would  like  totransition away from the use of the “folder system.” This discussion was intendedto show that homegrown or what appears to be makeshift methods of managingboth  the  information about what needs  to be done with various record sets andthe progress of record sets through workflows can be very effective. Rather thansuggesting that a particular type of software or a specific application is “best” forrecording metadata  about  record  sets  and  tracking  their  process,  what  is moreimportant is that those managing eBook metadata understand the key goals thatneed  to  be  achieved  and  then use whatever  resources  are  available  to  come upwith  an  efficient  and effective method of  achieving  those goals.  In  fact,  if usingsoftware  prevents  the  library  from  recording  necessary  details  because  there  isnowhere  to  record  them  effectively  or  the  software  causes  the  library  to  bendpractices  in  ways  that  lead  to  an  outcome  that  isn’t  effective  or  efficient,  amakeshift  approach  may  be  the  best  option  for  the  time  being.  Makeshiftapproaches could include the use of paper or electronic methods or a combinationthereof. In the case of the author’s library, the intent is to eventually manage boththe  information  about  packages  and  the  workflow  in  an  electronic  rather  thanpaper format but has found that no single electronic product is adequate for thejob. Given  the complexity  that has been discovered over  the years,  the author  is

job. Given  the complexity  that has been discovered over  the years,  the author  isglad  that  she  opted  to  not  aퟙ�empt  to  create  an  electronic  system  too  quicklybecause  in  the  process  of  using  the  folders  she  has  had  a  lot  of  flexibility  toexperiment  with  slight  variations  in  her  approach  to  managing  how  theinformation is stored and the manner in which record sets are handed off betweenprocesses. Experimenting with these changes would have required adopting newsoftware  in  an  electronic  environment.  Being  able  to  observe  the  physicalmovement  of  folders  through  the  various  processes  also  helped  to  improvesituations  that  created  boퟙ�lenecks  that  may  have  looked  a  liퟙ�le  untidy  in  theauthor’s  office,  but  were  actually  very  helpful  in  detecting  and  ironing  outinefficiencies.  These  situations  would  not  have  been  so  easily  detected  in  anelectronic environment.In  conclusion,  for  those  readers who  like  simple  and  tidy  solutions  for  their

metadata management  problems,  seퟙ�ing  up  profiles  for  the  various  record  setsand managing workflows may prove to be a bit frustrating if the eBook collectionis  highly  diverse.  However,  the  author  has  seen  firsthand  both  the  need  todocument record sets and the value of that documentation over time. Therefore,the effort put into seퟙ�ing up systems for recording information about record setsand  establishing  a  system  to  track  the progress  of  record  sets  is worth  it  in  thelong term with regard to the time that it can save later on when library staff try tofigure out why records are missing from the catalogue.

6.16.3. Record set editingHaving  established  that  it  is  essential  that  library  staff  mediate  the  loading  ofrecord sets into their local bibliographic databases and that it is equally essentialthat the library document the requirements for its various record sets and have amethod for tracking the progress of record sets, it is now appropriate to talk aboutthe nuts and bolts of actually editing record sets.When planning to do record set editing there are three levels of editing that can

occur with any record set and the library should decide on a package‑by‑packagebasis the level of editing required. The levels are progressive and a particular levelof  editing  includes  the  editing  that  occurs  at  the  previous  levels  as well.  Theselevels include: (1) Clean‑up: This level of editing involves searching for and dealing with some of

the problematic coding that can be found in MARC records as waspreviously discussed in this chapter, such as problems with diacritics. Thisstep would also typically include using a MARC validator if the MARCeditor has one as well as checking for any recurring problems that have beennoted in the profile for the particular record set being processed. Typicallythe “clean‑up” level of record set processing is becoming increasingly

prevalent in the author’s library because many vendors and services such asCollection Manager allow libraries to set up profiles whereby many of thelocally required fields or subfields can be inserted or preedited in the recordset before it is delivered or otherwise made available to the library.

(2) Local editing: Having a record set that is “cleaned‑up” from a technical point ofview, most libraries will likely want to add fields that are specific to the locallibrary and/or make any required changes that will optimize the records foruse in local systems. Some examples of fields and subfields that librariesmay wish to include:(i) 040 $d: This subfield, while not required is often helpful for copy

cataloguers. It indicates that the record has been downloaded fromanother source and modified for the library’s local catalogue. Librariesput their library code in this subfield.3

(ii) 506: This field is used to record any local restrictions on access. LicensedeBooks typically have a 506 field. For remote access eBooks, the librarymay indicate that use is restricted to the students, faculty, and staff atthe institution (i.e., name of the university or college). Or if there is noremote access, the library would record text such as “For on‑campususe only” or “For use in library only.” Details about the 506 field can befound at hퟙ�p://www.loc.gov/marc/bibliographic/bd506.html.

(iii) 590: This field can be used if a local series title is required, preferred, oruseful. Many libraries use the local series, sometimes in combinationwith 710 fields, in order to identify records for eBooks in certaincollections and/or content on certain platforms. As a local field,libraries have flexibility in how they wish to apply it. However, thereare a few recommended guidelines. The first is that the use of the 590(and 710 if applicable) should be recorded in the metadata or profile forthe record set. The second is that the text in the field must be enteredconsistently for all records intended to be included in that collection. Ifthe library prefaces a collection name with text such as “Frompackage:”, that text string must not vary in any way from record torecord. For this reason, using an automated process to insert localseries information may be a good way to insert this field. Cataloguersneed to keep in mind the reason for adding 590 (and possibly 710)fields. Often these fields are used primarily for the benefit of selectorsso that they can collate eBook titles for certain collections or packagesthrough doing title searches in the OPAC. For some libraries it ispossible that this practice, if only done for the benefit of libraryemployees, may become obsolete over time if other metadata andsources of information achieve the same result.

(iv) 850: For those libraries that either report their holdings or holdinginformation is harvested from their MARC records, the local library

code (as described with regard to the 040) may need to be recorded inthis field.

(v) 856 $u: Depending upon how authentication is handled, the library mayneed to insert a script before the URL found in the $u subfield content.

Local  editing  may  occur  entirely  within  the  MARC  editor  or  it  could  occurpartially within the editor and partially carried out by the record loader built intothe  ILS.  In addition,  the editing done  in  the editor could be carried out step‑by‑step by library staff or the steps could be built into an automated process createdfor record sets that fit a particular profile. In general, the author prefers to do asmuch editing as possible within the editing software, regardless of whether thatediting was done by using an automated process or not, because of the fact thatthe  results  of  the  editing  can  be  previewed  by  a  cataloguer  before  sending  forloading. At her institution, cataloguers don’t load records and thus aren’t able topreview results of processing carried out by loaders before those records enteredthe catalogue. However, at other libraries the situation may be different, which iswhy the decision about how to carry out local editing needs to be made within thecontext of what is appropriate for each library.(3) Local Enrichment: This type of enrichment refers to the addition of call

numbers, adding access points, and either hybridizing or upgrading recordsto RDA. Some local enrichment processes can be carried out using featureswithin a robust MARC editing tool such as MARCEdit. Examples of the typeof enrichment that can be done by MARCEdit include inserting callnumbers, adding FAST subject headings, and either hybridizing or doing arough conversion of the records to RDA. Other types of enrichment mayneed to be done through more direct staff interaction with either groups ofrecords within a set or individual records. The purpose of local enrichmentis generally to make the records more discoverable and/or functional withinlocal discovery systems. The decision about whether or not to do localenrichment as well as how much enrichment and the type of enrichmentdepends on several factors:(i) Whether or not the enrichment can be done through a feature in the

editor: If it is quick and easy to do some enrichment and thatenrichment is believed to benefit patrons or library staff, enrichmentcould be done regardless of other factors.

(ii) The durability of the collection and metadata: Labor‑intensive localenrichment is not recommended for subscription eBooks. This isespecially the case when those eBooks will only remain in the cataloguefor 1 or 2 years. In cases where enrichment is desirable, the libraryshould speak to the vendor and encourage that enrichment be done onthe record sets before they are sent to the library. In the case of DDA(Demand Driven Acquisitions will be discussed in the final chapter ofthis book), it is in the vendor’s best interest to provide the best quality

discovery metadata possible to the library. In a DDA situation, thepurchase of an eBook largely relies upon the ability of discoverymetadata to find the records for the vendor’s eBooks in the localdiscovery system and interact with the eBook in a way that will triggera purchase of the DDA content. Without the patron discovering theeBook in the first place, there is no opportunity to sell the content to thelibrary. Therefore, this is a situation where the library’s specificsuggestions for how the metadata can be improved may be particularlyuseful and welcome. However, if the library is adding metadataharvested from one of its digital repositories and would like to enrichthat metadata with controlled access points, the time and effort spentdoing this work would be worthwhile if done locally.

(iii) The potential impact of the enrichment: It has been the experience ofthe author that sometimes library staff request that enrichment be doneto eBook records that will not improve the discoverability orperformance of the metadata in the local discovery systems. Requestsfor the addition of call numbers that can’t be added to the recordseither using a tool built into the MARC editor or through another bulkprocess as well as generic information put into 500 fields are examplesof enrichment that typically has liퟙ�le impact overall. Concerns aboutthe value of the enrichment versus the time of staff to enrich themetadata may also be impacted upon by the fact that some records arefrequently overlaid as the vendor or cataloguing source updates URLsand enriches the records.

For those record sets retrieved using a KB‑based mode, a very effective methodof  enriching  records  can  be  to  have  the  metadata  in  the  KB  itself  enriched.Depending on  the agency  responsible  for  the KB,  the approach  to enriching  themetadata  varies.  Sometimes  a  library  can  get  special  training  in  how  to  makechanges directly within  the KB while  other  times,  the  agency  that  hosts  the KBmust make the changes on behalf of libraries.

6.16.4. MARC editorsWhile all ILS/LMSs allow cataloguers to download and edit MARC records on arecord‑by‑record basis and most have functionalities that allow existing records tobe grouped and updated at once, editing within an ILS is not robust and efficientenough  to  deal  with  the  mass  of  record  sets  many  academic  libraries  need  tohandle on an ongoing basis. While ILS/LMS developers and vendors often call thecataloguing module within their software the “MARC editor,” this is not what isintended when the  term “MARC editor”  is used  in  this book. MARC editors,  inthe  context  of  this  book,  are  a  type  of  software  that  exists  separate  from  theILS/LMS  and  allows  library  staff,  at  the  very  minimum,  to  edit  fields  within

records, entire records, and the complete record set in a number of flexible ways.Given  the  number  of  record  sets  and  the  complexity  of  editing  that  sometimesneeds  to  happen,  ideally  a  MARC  editor  for  eBook  metadata  would  be  muchmore complex than this. An ideal editor will have a number of built‑in functionsthat support the most commonly applied processes. In addition, an editor that issuitable  for working with eBook record sets also allows for  libraries  to programsome of their own functions and/or piece together functions to run automatically.MARC editors should also help with the harvesting or retrieval of metadata andthe transformation of records and record sets from one format to another.The Library of Congress  in  the United States  keeps  a  list  of  tools  that  can be

used  for  editing,  enriching,  and  transforming MARC  records  and  other  relatedcoding  in  documentation,  which  is  located  at  the  following  web  address:hퟙ�p://www.loc.gov/marc/marctools.htm. Not all of these tools are actually MARCeditors. The “Cataloging Calculator”  for example  is useful  for generating Cuퟙ�erNumbers,  looking  up  geographical  codes,  or  finding AACR2  abbreviations  butcan’t  be  used  for  editing  MARC  records.  In  addition,  many  of  the  resourcesrequire a subscription or need to be purchased. Only those marked as “free” arefreely available for everyone to download and/or use. Cataloguing and metadatalibrarians may find  it  interesting  to  investigate  tools  listed  on  this  page  even  ifthey aren’t MARC editors and visit  the page every now and again to see  if newtools have been added.The  author  acknowledges  that  there  are  many  additional  MARC  editors  in

existence  and  used  in  academic  libraries  that  aren’t  listed  on  the  Library  ofCongress  page.  In  addition,  there  are  some  MARC  editors  that  have  beendesigned to be used in specific contexts such as on MAC computers, which aren’treferenced in the list. Readers may already use a MARC editor or multiple MARCeditors that they find useful. It is not possible within the context of this book to dojustice to all of the helpful tools currently available for cataloguing and metadatalibrarians to use. That being said, there is one editor that is currently available thatstands out as exceptional in a number of aspects. That editor is MARCEdit and itis exceptional by the fact that it is highly robust, it is regularly updated, new toolsare added from time to time, and it is free for anyone to download and use. Otherexceptional  factors  include  the  significant  number  of  training  videos  availableonline,  the  extensive  “help”  documentation,  and  the  large  community  of  userswho can provide  support and  information. For  these  reasons as well  as  the  factthat  the  author  has  found MARCEdit  to  be  critical  to  her  own  eBook metadatamanagement  processes,  MARCEdit  will  be  discussed  in  more  detail  in  thischapter.  For  those  librarians  who  already  use  another  editing  application  andhaven’t looked at MARCEdit lately, it may be of use to look at MARCEdit again tosee if any of the newly added features and functions might be useful supplementsto existing practices and processes.

6.16.4.1 MARCEdit backgroundAccording  to  MARCEdit’s  developer,  Terry  Reese  (2013),  development  onMARCEdit  began  in  1999  as  a  replacement  for  the  Library  of  Congress’s DOS‑based MARCBreakr/MARCMakr software. Over time the program has undergoneconsiderable changes and  improvements. Today  the application  is wriퟙ�en  in C#and  for  nearly  a  decade  it  has  been  made  freely  available  for  download  bylibraries  around  the  globe. Reese,  as  of  the writing  of  this  book,  is  the Head ofDigital  Initiatives at The Ohio State University and previously was with OregonState library. Because of his ongoing work with MARCEdit, he is another of ourtiger tamers.

MARCEdit editing and metadata processing applications,available for download from http://marcedit.reeset.net/downloads

To begin a discussion of MARCEdit,  it must be  recognized  that  it  is a  robust,complex, and customizable program. While it can be used “out of the box” so tospeak to do some basic editing functions without much of a learning curve at all,those  who  want  to  make  good  use  of  it  for  maximizing  the  effectiveness  andefficiency  of  their  eBook metadata  management  processes  need  to  invest  sometime and effort into learning about its features and options and then keeping up

with  news  and  updates.  The  author  has  already  tamed  a  number  of  whatappeared  to  be hopelessly wild  tigers  by using MARCEdit,  but  she  admits  thatthere are many more that could be tamed at her library if there was more time tosit down with the program and documentation and work out a solution. The hoperemains that as other metadata management snarls are sorted out more time willbe  freed  up  to  continue  to  delve  increasingly  deeper  into  both  learning  moreabout MARCEdit and constructing ways to use its features.With regard to training and documentation, the MARCEdit website has a page

dedicated  to  information  about  how  to  find  training  and  help  (see:hퟙ�p://marcedit.reeset.net/help).  The  YouTube  videos,  which  aren’t  mentionedspecifically  on  the  help  page  but  on  another  page  listed  as  “tutorials,”  areparticularly useful in terms of helping librarians get started with using MARCEditand learning about the new features and functions. While Terry Reese has createdmany  YouTube  videos  himself,  other  librarians  from  around  the  world  havecreated additional videos. For  those who are completely new to MARCEdit,  theMARCedit  101  video  may  be  a  useful  starting  point  (see:hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=zP4x‑4hcVQ4  or  for  those  reading  the  printversion of the book, go to YouTube and search for the video title “MarcEdit 101: Ihave a MARC record, now what?” Or, a more recent version of the MARCEdit 101training  can  be  found  at  hퟙ�p://marcedit.reeset.net/marcedit‑101‑workshop).Reese’s videos  are  found on  the  channel  “tpreese” while videos done by otherscan  be  located  by  searching  the  name  of  the  function  or  outcome  and  the  term“MARCEdit.”  Those  librarians  who  wish  to  keep  up‑to‑date  on  changes  toMARCEdit  may  wish  to  subscribe  to  the  digest  form  of  the  Listserv,  which  islisted on the help page mentioned above.For  those who  have  not  yet  downloaded MARCEdit,  various  versions  of  the

download  as  well  as  other  tools  can  be  found  at  this  page:hퟙ�p://marcedit.reeset.net/downloads.Also, the videos may be quite helpful for visual learners or those who find the

menus  in MARCEdit  overwhelming. However,  it  is  important  to  keep  in mindthat the MARCEdit interface and menu options have changed over the years andsome of the videos are now somewhat dated. Because of this, the author suggeststhat  the  listserv  and  listserv  archive  also  be  used  to  find  the  most  up‑to‑dateinformation about the features as well as to learn about newly added features.

6.16.4.2 MARCEdit general overviewFortunately,  the  information  and  training  resources  currently  available  forlearning about MARCEdit and all of its features are plentiful and easy to access.The best that a comprehensive book such as this can do is give a general overviewof  MARCEdit  and  its  features  and  direct  readers  to  resources  where  moreinformation and training can be  located. Hopefully  this overview will  introducereaders to some tools they can use for working with record sets and doing other

bulk  processing  that  they  may  need  to  do  at  their  libraries.  they  can  use  forworking with record sets and doing other bulk processing that they (1) MARC toolsThis  set  of  tools  allows  the  user  to  either  break  a  record  set  for  editing  in

MARCEdit or save the record set in a form that can be loaded into an ILS/MLS. Italso  supports  the  translation  of  MARC  record  sets  in  either  direction  betweencontainers including MARCXML, DC, FGDC EAD, and MODS. This feature alsocontains a tool that will allow conversions between MARC‑8 and UTF8 (Unicode)character encoding.

View of Tools in the MARCEdit record set editing application.MARCEdit editing and metadata processing applications can beaccessed through this MARCEdit window. MARCEdit is availablefor download from http://marcedit.reeset.net/downloads.

The MARC Tools feature is generally the doorway through which library staffwill bring a record set into MARCEdit for editing. The MARC 101 video gives ademonstration of how this task might typically occur. Also, on computers whereMARCEdit  is  already  installed,  double‑clicking  a  file  name  with  the  extension“.mrc” will open the tools.

(2) MARCEditorThe  MARCEditor  is  the  MARC  editing  tool  that  was  a  topic  of  discussion

previously in this book. This is the tool in which MARC record sets can be editedin a readable text format. This is the feature in which most of the day‑to‑day workwith  eBook  record  sets  typically  occurs.  At  the  point  in  which  this  book  waswriퟙ�en, the features built into the editor include:

(a) Inserting control fields and control numbers as well as characters andsymbols from various character‑sets

(b) Locating records for certain formats in order to extract them for specialor separate processing

(c) Validating MARC coding or ISBNS(d) Automatically generating call numbers and Cuퟙ�er numbers(e) Automatically inserting RDA coding(f) Finding appropriate linked data access points

MARCEdit tools can be accessed via the Tools menu in the editoror from the menus on the MARCEdit window.

(g) Inserting constant data into records(h) Custom automation of a number of tasks(i) Retrieving and inserting records via z39.50 searches(j) Removing duplicate records within a record set(k) Extracting and inserting OAI‑harvested metadata(l) Retrieving metadata from other remote URL locations(m) Automated MARC record normalization(n) Automatically removing empty subfields(o) Adding, deleting, editing, copying, and swapping fields according to

criteria supplied by users

(p) Sorting record sets according to certain fields Embedded  within  these  features,  there  are  a  number  of  additional  related

functions including options that allow for precise control over which records willbe acted upon when a feature is used and how certain actions will be carried out.For  those  librarians who  only  need  to  do  some  basic  processing  of  their  eBookrecord sets, chances are they can get up and running with MARCEdit by watchingthe  “MARC  101”  video  as well  as  searching  around  for  other  basic MARCEditvideos on YouTube and reading some of the information on the sources of help,which can be accessed through MARCEdit’s help menu. However,  if  the  librarydoes tasks repeatedly, efficiency can be increased by automating those tasks (see:hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=fnorN0MFFN0  or  search  for  the  YouTubevideo “MarcEdit Task Automation Management”).For  those  librarians who need to have very precise control over what records,

fields, subfields or strings within subfields are edited during an editing process,learning to use regular expressions (sometimes wriퟙ�en as reg ex or regex) may behelpful. For an example of how regular expressions can be used in MARCEdit, seehퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=qNJA9p2_‑qU  (search  in  YouTube  for“Multiple  field  regular  expression”).  For  those  librarians  who work  in  Python,Perl,  or  R  and  have  some  familiarity  with  these  languages,  chances  are  thatworking  with  regular  expressions  in  MARCEdit  will  be  quite  straightforwardwith  the  exception  of  a  few  idiosyncrasies.4 For  those  who  have  an  interest  inusing regular expressions but have no previous experience working with them, anumber  of  librarians  in  the  MARCEdit  community  have  posted  instructions,videos, and sample expressions that can be used to achieve certain results. Oncean account is created on the listserv, the archives can be searched at this location:hퟙ�p://metis3.gmu.edu/cgi‑bin/wa?A0=MARCEDIT‑L(3) MARC SQL ExplorerThis  tool allows users  to perform queries on  local or remote databases and to

output MARC data in either a SQLite or MySQL formaퟙ�ed data. The results canbe exported as MARC records or tab‑delimited data (i.e., a spreadsheet). The toolwas  originally  designed  to  evaluate  HathiTrust  metadata  so  it  is  useful  forsearching  and  extracting  metadata  from  large  sources  of  metadata.  The  SQLExplorer may be potentially useful for a number of purposes,  including locatingproblematic  records  for  local  database  clean‑up or  extracting  subsets  of  recordswhen harvesting metadata from massive collections.A simple demonstration of the Explorer is available on Terry Reese’s YouTube

channel:  hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=xmHAsF34qn0  (Search  for“MarcEdit: Using the MARC SQL Explorer” on YouTube).(4) Delimited text translatorThe delimited text translator allows librarians to convert or translate a file that

was  originally  created  in  a  tab‑delimited or  comma‑delimited  format,  including

Excel  spreadsheets  and  Access  tables,  into  MARC  records.  The  ability  of  thetranslator  to  successfully  perform  this  function  is  dependent  upon  each  rowcontaining  information  about  a  single  eBook  and  each  column  containingconsistently formaퟙ�ed elements, which are also consistently applied and containinformation relevant to the eBook referenced in that row.The  most  common  purpose  for  which  this  tool  is  used  by  the  author  is  in

situations where a vendor has no capacity to create and supply MARC records foreBooks but can supply a spreadsheet. The information can be crosswalked usingthe  translator  feature  into MARC records  that, while generally  far  from perfect,can  be  used  as  discovery  records.  Another  possible  situation  is  that  the  librarymay  wish  to  create  discovery  records  for  a  digital  object  collection  createdelsewhere  on  campus  and  the  metadata  is  not  in  a  library‑friendly  format  butcould be exported in a tab‑ or comma‑delimited format.A  useful  demonstration  of  how  the  delimited  text  translator  can  be  used  is

found  in  the  following  YouTube  video:  hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=Kp_N3ncjS7Q (search YouTube for “MarcEdit Delimited Text Translator”).(5) Harvest OAI recordsHarvesting OAI records was previously discussed in this chapter in terms of it

being  one  of  the  major  methods  by  which  an  academic  library  may  retrieve  arecord  set.  Readers  may  have  noticed  that  there  is  an  option  to  harvest  OAIrecords built right into the MARC editor. There is also a standalone tool that is theauthor’s  preferred  tool  for  harvesting  OAI  metadata  because  of  the  differentoptions  that  are  built  into  the  tool  and  also  because  it  is  integrated with  otherMARCEdit tools she uses.As with the other MARCEdit tools, Terry Reese has provided a YouTube video

that demonstrates how the harvesting tool might be used. This video is located athퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=gvBrMVH6j7U  (search  for  “Translating  OAImetadata to MARC using MarcEdit”).(6) z39.50/SRU clientThe z39.50 protocol has already been discussed  in  relation  to being a method

for extracting MARC metadata from library and union catalogues. This is anotherhelpful and powerful MARCEdit tool the author uses on a regular basis to extractrecord  sets  when  electronic  resource  creators  or  vendors  aren’t  able  to  supplyrecord sets but MARC records are known to exist elsewhere.The  video  for  this  function  is  located  at  hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?

v=y0YibTP1dIs (search for “MarcEdit’s z39.50 Functionality”).If  libraries  have  OCLC  accounts,  for  example,  MARCEdit  can  be  configured

with the library’s user name and password to access the z39.50 service at OCLC.Even without an OCLC account, libraries should be able to search the Library ofCongress and may be able  to set up access  to other  local,  regional, and nationallibraries as applicable to retrieve MARC metadata from those catalogues.

There are additional videos showing tips and tricks in using this tool created byother  librarians  in  the  MARCEdit  community,  which  can  be  searched  for  onYouTube. plus  there  is a  fair bit of documentation  that  can be accessed  throughsearching the listserv archive.(7) MARCNextThis is a suite of tools not so much intended for librarians to use in managing

their current eBook metadata but to experiment with and learn about linked dataand BIBFRAME. When  this book was wriퟙ�en, MARCNext was  included  for  thebenefit of those librarians who may be interested in the tools. For those librarianswho are new to MARCEdit and bulk processing, this is a feature and topic that isnot  currently  essential.  The  topics  of  BIBFRAME  and  linked  data  will  beaddressed in the final chapter of  this book to help  librarians plan for  the future,but these are technologies that are not yet in active use in academic libraries.The tools available in MARCNext continue to grow in number and complexity

over time. There are some existing YouTube videos that may be of interest:

hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=iៈ�xNT1TxVU (search for “MarcEdit MARCNext:Linked Records Tool”).hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=2BTkjjowF1s  (search  for  “MarcEdit  MARCNext:Bibframe Testbed”).hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=wyijGEn8sr0  (search  for  “MarcEdit  MARCNext:JSON Object Viewer”).

Readers may also note a new tool in MARCNext called SPARQL Browser. Forthose interested in learning more about SPARQL, see Terry Reese’s blog post:

Reese,  T.  (2014).  “Working  with  SPARQL  in  MarcEdit”  retrieved  fromhퟙ�p://blog.reeset.net/archives/1632.

The blog post  includes references to other documents on the web that readersmay find interesting.(8) MARC SpyThis tool  is described as being a HEX editor, but  in practical terms the author

has found this particular tool to be useful to find problematic characters in recordsets that can’t be detected through the usual editing processes. In particular, therehave been files  that  appear  to be fine but  cause problems during  the process ofbeing  loaded  into  the  local  catalogue.  If  the  ILS/LMS  gives  a  clue  as  to  whichrecord and/or field within that record is problematic, the file can be run throughthe “Spy” tool and the problematic part of the record can be examined on a bit‑by‑bit  basis  until  the  irregularity  is  located.  The  problem  bit  can  then  either  bereplaced with a valid one or deleted completely.

While the author uses this tool on very rare occasions, it is useful to know aboutit because it can be used to tame some vicious tigers that come out of the junglewhen a record or record set refuses to load into the local system.The  video  for  this  tool  is  located  at  hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?

v=FJbQYhV4M2Y (search for “MarcEdit—Using MARC Spy”).(9) Extract selected recordsIt is not unusual for a library to get a large record set that contains records that

either aren’t needed or require some type of editing that the other records in therecord  set  don’t  require.  The  “extract  selected  records”  function  can  be used  toseparate out records from the larger record set when situations such as this occur.As well,  there  is a “delete selected records” that may be used to solve problemswith unwanted records.The following video includes a demonstration of how the feature can be used to

solve  some very  common problems  experienced when processing  eBook  recordsets. The video is quite useful for explaining when a librarian might decide to usethe  various  approaches  to  dealing  with  record  sets  that  contain  subsets  thatrequire processing. The video can be found at this location:

hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=A3xChRJ8OEQ  (search  for  “MarcEdit  ‑‑  ExtractSelected Records: Working with Multiple fields and missing fields”).

(10) Export recordsBy using MARCEdit it is possible to export MARC records either in the MARC

format or as tab‑delimited data. There are many possible uses for this feature. Anexample  may  be  when  eBook  metadata  needs  to  be  exported  to  a  system  forwhich the library lacks an existing method of metadata exchange. Systems of thistype could include institutional repositories and other digital repositories. As longas the system can use delimited records, MARCEdit can be used to facilitate themetadata exchange. In addition, MARCEdit could also be used to extract recordsfrom a  larger  record  set  that  could be  shared with other  libraries or  edited  in acontext such as  the ones described previously with regard to extracting selectedrecords.The  video  that  describes  how  this  function  works  is  located  at

hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=qkzJmNOvY00 (search for “MarcEdit: ExportTab Delimited Data”).(11) Batch process MARC recordsThe batch processing function allows librarians to apply an action to all of the

files with  the  same  extension  stored  in  a  single  folder  to  process  the  files  all  atonce. This is different than bulk processing where a single action is applied to allrecords  within  a  record  set.  Batch  processing,  on  the  other  hand,  allows  for  anumber  of  record  sets  to  be  processed  at  once.  Key  differences  between  batchprocessing and bulk processing  include  the  fact  that bulk processing allows  the

librarian to do more granular and customized editing while batch editing tends toinvolve  relatively  high‑level  automated  metadata  transformations  based  onexisting  algorithms  for  various  transformations.  Batch  processing  can  be  usefulwhen  a  number  of  files  of  metadata  have  been  harvested  from  a  non‑MARCsource or existing record sets need to be exchanged with another system that hasdifferent  technical  requirements.  There  is  even  a  specialized  function  that  willtransform the character encoding from records extracted from a MARC‑8 systemto characters usable in a Unicode system.This is one feature that allows metadata and cataloguing librarians to somewhat

magically  transform  metadata  in  ways  that  previous  to  the  development  ofMARCEdit  was  very  labor‑intensive.  In  increasingly  complex  metadata  anddiscovery  environments,  librarians  are  finding  greater  need  to  move  theirmetadata  between  systems  making  this  feature  quite  important  for  someacademic  libraries.  The MARCEdit  discussion  list  archive  contains  a  number  ofdiscussions  about  how  this  tool  is  being  used.  In  addition,  readers  may  beinterested  in  viewing Terry Reese’s YouTube  video  that  demonstrates  the  batchprocessing tool:

hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=nt2RChF_hgQ  (search  for:  “MarcEdit:  BatchProcess Records (Example: MARCXML2 MARC)”).

Because of  the potential  the batch processing  tool has  for  taming particularlydifficult  tigers,  references  to  articles  and other  sources  of  information  about  thetool and other related tools are included in the toolkit tools listed at the end of thischapter.(12) Generate call numbers, FAST headings, and other handy toolsWhile librarians may generate call numbers and FAST headings from within the

MARCEdit  editor,  it  is  also  possible  to  operate  these  tools  as  batch  processes.Without  opening  a  record  set,  the  same  options  for  inserting  classificationnumbers (LCCN or DDC) and FAST subject headings if a match for the record isfound  in  OCLC  are  available.  These  tools  can  be  accessed  via  the  MARCEdit“tools” menu as are the other tools listed in this chapter.For  those  who  wish  to  deduplicate  records  within  a  file  without  actually

opening the record set,  the deduplication tool  is also  located on the tools menu.On  this menu  the  feature  is  called  “find duplicate  records.” The RDA helper  isalso located on this menu.(13) MARCCompare, MARCJoin, MARCSplit, and merge recordsThese  tools  are  useful  for  situations  where  either  entire  record  sets  or  fields

within  record  sets  need  to  be merged  or  combined  and  also where  record  setsneed to be split. The merge records  tool  is useful where fields or subfields  fromone record set need to be merged into an existing record set  to enrich or correctthe existing metadata.

The MARCJoin  tool  can be used as a batch process  tool  to  combine all of  thefiles  contained within a  folder. Or,  it  can be used  to  combine only  specific files.When  selecting  specific  files,  this  can  include  files  in  multiple  directories  orfolders.  The  tool  can  also  be  used  to  append  files  to  an  existing  record  set  asrecords are received. This tool is used more frequently when dealing with eBookmetadata  than might  be  expected  as  some  eBook  vendors will  send  individualMARC  records  in  file  folders  rather  than  collate  them  into  a  single  record  set.Combining  the  separate  eBook  records  into  a  single  record  set  makes  theprocesses  of  editing  and  preparing  the  records  and  loading  them  into  thecatalogue  much  more  effective  and  less  time‑consuming  than  aퟙ�empting  toprocess and load each record individually.MARCSplit is less frequently used when working with eBook record metadata

but  may  be  useful  if  existing  record  sets  need  to  be  broken  up  into  separaterecords for reprocessing and transformation into another metadata format.With regard to the MARCCompare tool,  the author has never had a reason to

use  this particular  tool  for any  type of metadata processing. However,  for  thosewho are interested in reading about this tool, a link to a blog post by Terry Reeseexplaining the history of this tool and what it is intended to do is included in thelist of resources directly below.Helpful  video  examples  and  a  blog  post  on  these  tools  can  be  found  at  the

following:

hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=_a60t2I9Fqs (search for “MarcEdit: Merge MARCRecords”).hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=wOIL435CxMI  (search  for  “MarcEdit  Example  ofusing MARCJoin”).hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=M1J3QEyLzss  (search  for  “MarcEdit  Split  andBatch Process Example”).

Blog Post on MARCCompare:

Reese,  T.  (2014).  “MarcEdit  6:  Reintroduction  of  MARCCompare/RobertCompare”[blog post]. Retrieved from: hퟙ�p://blog.reeset.net/archives/1341 30 March 2015.

(14) Plugin managerPlugins  can  be used  to  extend  the  functionality  of  an  application. MARCEdit

allows  for  the  creation  of  plugins  for  use within  the MARC  editor.  There  are  anumber  of  existing  plugins  available  within  MARCEdit  that  can  be  activatedwithin  the  plugin manager  so  that  they  can  be  used  in  the  editor.  The  existingplugins can also be used as examples of how additional plugins could be created.Examples  of  existing  plugins  include OCLC Connection,  Biblios.net  editor,  andgenerate cuퟙ�ers.

The usefulness  of  plugins within MARCEdit  depends  on  the  larger metadataenvironment and the types of processes and workflows that aren’t being met byMARCEdit and other applications in use by the library, or workflows that couldbe improved if a custom extension to the application were created.Terry  Reese’s  YouTube  video  that  discusses  the  use  of  plugins  in MARCEdit

from a general point of view is found at hퟙ�ps://www.youtube.com/watch?v=ZTx‑gL1BAmew (search for: “MarcEdit: Managing Plug‑ins using the MarcEdit Plug‑in Manager”).

“Functions available on the MARCEdit Add­ins menu.”

(15) CDS‑ISIS.iso => MARC translationWhile  CDS/ISIS  database metadata  is  not  one  of  the more  common  types  of

metadata librarians need to harvest for use in the local discovery system, librariesthat  require metadata  from highly  specialized  collections  from anywhere  in  theworld may need to work with CDS/ISIS metadata.Information about CDS/ISIS as well as ISISMarc can be located on the web by

navigating to UNESCO’s web portal at hퟙ�p://portal.unesco.org/ and searching forCDS/ISIS on the website search engine.

In addition,  for  those  librarians who use  this  tool,  expect  to  spend more  timecleaning  and  reformaퟙ�ing  metadata  relative  to  the  work  typically  done  whenmetadata has been translated into MARC out of schema such as DC or MODS. Inparticular,  the  presence  of  the  character  “^”  should  specifically  be  searched  forand records that contain it should be carefully inspected. Not only may there bean error in a field that contains this character,  the presence of the character maycause applications that need to process the records to malfunction.(16) MARCEdit Script WizardThe script wizard add‑in tool can be used to automate some simple or routine

tasks. For  example,  a  librarian  can  indicate what action will happen  if  a  certaincondition is found in a record. The author has used the wizard to create a scriptfor replacing generic 506 fields with a restriction note that is specific to her library.The script is saved and then run automatically on relevant record sets from withinthe MARCEditor. The script wizard can also be applied in very specific situationsthrough the use of regular expressions.For those who have an interest in working with building more complex scripts,

the basic scripts that are built using the script editor can be used as a template forbuilding  additional  scripts.  Even  those  who  are  not  familiar  with  any  type  ofscripting  language  will  likely  notice  paퟙ�erns  in  how  scripts  are  constructedbecause  the  results  of  the  information  put  into  the  wizard  are  displayed  in  apreview window before the script is saved.The  author  suggests  testing  the  behavior  of  scripts  on  a  number  of  different

sample record sets before using them in the regular workflow. This is particularlytrue  if  the  librarian  intends  that  the workflow include  the application of severalscripts  that  are  applied  serially.  While  the  logic  of  a  script  order  may  appearcorrect, unanticipated factors or record set characteristics may lead to unexpectedresults,  which  are  only  discovered  when  applying  the  script.  The  author  hasfound  that  with  experience  her  scripts  and  her  ability  to  appropriately  orderscripts  have  become  increasingly  effective.  Many  scripts  are  relatively  easy  tocreate  and  she  has  been  generally  pleased  with  the  results  despite  beingsomewhat  frustrated  by  a  few  unexpected  results  and  mistakes  that  occurredwhen her first aퟙ�empts were made. In general, the author’s conclusion is that timeand effort put into learning to create and use scripts in MARCEdit have been wellworth  it  in  terms  of  the  increased  efficiency  and  consistency  in  record  setmanagement that has resulted.(17) Verify URLsThis tool, which is found on the “add‑ins” menu, has a self‑descriptive title. The

verify URLs tool can be run on a record set  to check the URLs found in  the 856field  of  a  record  set.  The  results  of  that  check  are  reported  in  an HTML  page,which is saved locally. Problems discovered during the process are returned witheither a 400 or 404 code, while URLs that could be verified are coded typically 200or  300. Occasionally,  no  code will  be  produced  because  the  browser  timed  out

during  the  search.  The  laퟙ�er URLs  are  generally  suspected  by  the  author  to  beproblematic and are tested manually on a URL‑by‑URL basis. There may be othercodes that could be produced in the report but these are the only ones the authorhas seen when she has verified URLs.The author has used this tool on various occasions, including situations where

URLs  have  either  been  retrieved  from  an  external  source  and  inserted  into  therecords or have otherwise been generated through a process proven to have beenproblematic in the past. Of course, the tool isn’t 100% foolproof in the sense thatthe URL can be directed to the incorrect resource and/or it doesn’t detect whetheror not the library has access to the full content of a licensed resource, but at leastthe worst problems are identified in the report.The  report  can  help  to  identify  when  the  process,  which  was  designed  to

generate or insert URLs, failed so that the process can be revised and run again. Itcan also be used to detect quality control problems with vendor‑supplied recordsets.  If  there  are  a  small  number of problematic URLs,  the  correct URLs  can besubstituted before the record set is loaded. If the problem is more substantial, thevendor may need  to be  contacted  and  the  record  set may need  to be generatedagain using up‑to‑date information.(18) Help menuFor  those  readers  who  have  become  cynical  about  the  helpfulness  of  “help”

menus, the MARCEdit help menu will likely be a pleasant and welcome surprise.The help menu gives users access to tutorials, the MARCEdit listserv, informationabout known issues, and a  link to  the MARCEdit blog.  It  is a useful resource  touse  as  a  starting  point  for  learning  about  the  features,  solving  problems,  andkeeping up‑to‑date on developments and issues as they are discovered.While  this  exploration of MARCEdit has  taken a  considerable  amount of  real

estate in this chapter, it’s important to keep in mind that this discussion has beenlimited to a somewhat superficial discussion of the features, functions, and toolsthat might be used by the majority of readers or that may be of interest to readers.The  intent  has  been  to  introduce  readers  to  the  scope  of what  is  possible withMARCEdit. Some readers may have no experience with MARCEdit and may wishto begin with  learning  some basic  functions  in  the MARC editor. Other  readersmay  be  MARCEdit  users  but  have  not  experimented  with  some  of  the  moreadvanced  functions  that,  if  implemented,  could  improve  their  ability  to managetheir eBook metadata more effectively and efficiently.For readers whose libraries are members of OCLC or Koha, they will find that

there  are many  features  that  have  been designed  for  their  systems  or  processessupported by  their  systems. There may be  specific  techniques using  the generaltools  that  have  been worked  out  by  other  libraries  to  achieve  specific  ends  forlibraries  that  use  either  of  these  systems.  There  are  a  number  of  sources  ofinformation about how MARCEdit can be specifically used with OCLC or Kohaincluding videos, blog posts, and conference presentations.

One  final  note  about  MARCEdit  is  to  remind  readers  about  two  importantcharacteristics of  the application. The first  is  that  functionality  is  added and  theapplication is updated on a regular basis so it is reasonable to expect that both theinterface and  the  tools will  change  their appearance and  functionality  regularly.One way to not become disorientated by the changes is to follow the MARCEditlistserv and/or Terry Reese’s blog, where news about changes are reported eitherin  advance  or  as  the  changes  appear  in  the  updated  versions.  The  secondcharacteristic arises from the intersection of the nature of the application and thecreative problem solvers who use it. Specifically, users innovate many clever andpractical ways  to apply and/or modify MARCEdit’s  functions and  tools  to  tametigers  big  and  small.  Many  of  these  helpful  solutions  are  shared  in  onlinediscussions and conference presentations. However, the author has found that shehas  learned  a  considerable  amount  from  other  cataloguing  and  metadatalibrarians  about  how  MARCEdit  might  be  used  to  solve  common  and/orparticularly  troublesome  problems  with  record  sets  by  simply  asking  them  inperson at conferences or virtually  in social media or other online contexts abouthow they use MARCEdit at their libraries. Not only is the ongoing developmentof MARCEdit both dynamic and responsive to the changing environments wheremetadata is managed in academic libraries, the nature of MARCEdit also fostersinnovation and collaboration in the LIS community.

6.17 Record loadingHaving covered issues surrounding the retrieval or creation of record sets and thetopic of editing MARC record sets, it is now appropriate to talk about the processof  loading  a  mediated  record  set  into  the  local  bibliographic  database.  Thisprocess  is  generally  called  record  loading  or  just  loading  and  the  tool  orapplication  used  to  achieve  the  task  is  generally  called  a  loader.  Loaders  are  afunctionality or application built into the ILS/LMS and can vary significantly fromsystem  to  system.  For  example, when  the  author was  a  consultant  she workedwith an ILS that employed a loader that did nothing more than extract the recordsfrom  the  record  set  file  and  load  them  into  the  catalogue,  with  no  option  forcustomizing or adjusting the records during the  loading process. At the extremeopposite end of the spectrum, at the library where the author currently works the“loader”  is  actually  a  highly  customizable  function  that makes  use  of  complextables  and  profiles  for  various  record‑loading  scenarios.  In  this  context  recordscan be reprocessed and edited during the loading process and it is also possible todo the type of merging of records previously discussed in relation to the featuresthat  are  available  in MARCEdit.  The  former  loading  process  only  required  theuser to read a few lines of text instructions and click a few options while runningthe  laퟙ�er  ILS  loaders  require  specialized  training  provided  by  the  vendor.Considering  the  complexity  of  the  ILSs  that  are  frequently  used  by  academic

libraries,  the  laퟙ�er  scenario of having a highly  specialized  loader  is much morelikely  to  occur  than  having  the  highly  generic  and  easy  to  operate  variety.Regardless, this contrast points out the fact that not all loaders work the same wayonce  the  discussion  gets  past  the  point  of  establishing  that  the  function  of  theloader is to add records from record sets to the bibliographic database. Note thatin some contexts, loaders are not just loading discovery metadata but may also beloading acquisitions metadata, ERM records or, depending on the ILS, any othertype of record stored within the ILS.Given  that  it  is  not  possible  to  discuss  record  loaders  with  much  specificity

because of the variety of possibilities readers may find in use at their library, it isessential  that  this  topic  be  explored  in  a  general  sense  for  the  benefit  of  thosecreating  the eBook metadata management plan.  If  the  record  loader(s) were notdocumented when the reader was investigating the overall functionality of his orher  local  ILS/LMS,  now  is  the  time  to  begin  to  investigate  the  functionality  forloading  records.  If  some  investigation was  done  and  some  documentation wascreated, now is the time to review and add to that documentation.

Questions to answer and documentation toinclude(1) How does the ILS loader work? Can its functioning be reduced to a diagram?

Is there documentation explaining how it functions? Where is thatdocumentation located?

Sometimes vendors have charts in their documentation that illustrate the orderin  which  processes  occur  and,  if  information  is  drawn  from  tables,  whatinformation is used at which point. Including either the document or access to itin  the  eBook  metadata  management  plan  can  be  extremely  useful  fortroubleshooting  and/or  improving  processes.  If  such  a  diagram doesn’t  exist,  itmay be worth the time to create a simple diagram to represent the process.(2) Does seퟙ�ing up a loader and/or running it require specialized training? If so,

who has that training? Are enough people trained? Who does the training?It  is  important  that  those  creating  the  eBook metadata management  plan  not

make  any  assumptions  in  this  regard.  Having  enough  people  with  the  righttraining  is  critical  to  ensuring  that  unnecessary  backlogs  of  record  loading  andunresolved  problems  don’t  pile  up  and  reduce  the  overall  effectiveness  of  themetadata management plan.(3) In addition to the diagram, have the options and functionality of the loader(s)

been documented? It is particularly important to have some level ofgranularity in the documentation if the cataloguing department is notresponsible for loading processes.

 

Documentation should include details such as: • A threshold (maximum) record set size that can be loaded (this may includea threshold after which performance problems with the loader or ILS canbegin to occur).

• Whether or not fields can automatically be added or deleted during theloading process (if there are any limitations and restrictions on this theyshould be noted as well).

• What options are available for inserting records, overlaying records, andrejecting records during the loading process.

• If it is possible to protect fields if records are overlaid (Including anylimitations or exceptions).

• Any special requirements for loading (i.e., what must typically be done to arecord set before it is loaded).

• What will happen when a record is rejected during a load process.• What will cause a record to be rejected.• What reports are or could be generated as a result of a record load andwhere those reports are distributed.

• If different aspects of creating and using loaders are carried out by multiplestaff in multiple departments, is there documentation of who is responsiblefor which parts.

(4) If the loader uses load profiles, is there an inventory of profiles? Thisinventory should outline the characteristics of each loader as well as whattypes of records are typically loaded. (“Type” may mean record sets withspecific characteristics or it may mean record sets from a particular source.)

If details about the  loaders are documented and reviewed when the metadatamanagement plan is reviewed, it may be easier to detect when loading processesrequire updating. In addition, this information can be useful when librarians areworking on  integrating  the handing of  records  for a new eBook  subscription oraltering workflows to adjust to the addition of a new service or process.(5) If error reports are produced, whom do they go to? Does someone follow‑up

on them? What is done?The boퟙ�om line is that the records that are reported on an error report, if an ILS

produces one, represent records that were not loaded into the system or were notloaded  in  the  same  way  as  the  other  records.  This  can  have  an  impact  of  thediscoverability of eBooks within  the collection and/or  the accuracy of  records  inthe catalogue. Those overseeing the eBook metadata management plan will needto ensure that if error reports are produced, they are followed up on and that theperson(s) responsible for dealing with the error reports have the information andtraining they require to resolve or report the problems.In the author’s experience it has been through the process of dealing with error

reports  that  she  and  other  library  staff  have  uncovered  the  source  of  some

complex problems that had been occurring over time but had no easily detectablecause.  Therefore,  not  only  does  dealing  with  error  reports  ensure  records  thatwere  missed  during  the  loading  process  get  loaded  into  the  catalogue,  it  alsooffers  librarians  and  other  library  staff  the  opportunity  to  investigate  when,where, and why bulk processes fail. This knowledge can be helpful for improvingpractices and preventing future problems.(6) If various aspects of the loading process are handled by different staff and/or

different departments, is there a way to trace the progress of a record setthrough the steps of loading? If so, is there a way to detect when a record sethas been held‑up somewhere in the process?

Unfortunately, when  there are many  record sets being passed  from person  toperson  and between departments  it  is  possible  for  record  sets  to  essentially  fallthrough  the  cracks.  The  issue  of  tracking  record  sets may have  been  addressedalready  in  the metadata management  plan  but  perhaps  not  in  enough detail  todetect when a file has not been effectively passed from one person to another orfrom one department  to another. The author has had the experience of a recordset  being misdirected  for  nearly  two years  before  the problem was detected.  Inthis case update records were sent to overlay records that weren’t present in thecatalogue.  The  lost  record  set  could  be  discarded  but  until  this  problems  wasdiscovered the eBook content wasn’t discoverable in the catalogue.A  local  approach  to  using  loaders  within  an  ILS  will  need  to  be  examined

within  the  larger  metadata  and  library  context.  In  particular,  those  managingeBook metadata will need to make a decision regarding how much processing isdone in the MARC editor and how much is done by the loader. Neither choice isautomatically beퟙ�er seeing as both options have the potential for being equally asautomated and efficient. However,  the author does tend to prefer doing most ofthe work in an editor at her library because the output of automated processes canbe  quickly  scanned  by  cataloguers  before  passing  the  file  around  for  loading.Workflows and the ILS at another library may be such that cataloguers design andoperate  the  loaders  and  thus  can monitor  the  record  quality  during  the  actualloading process. Decisions  about what  types of  changes  are done  in  the  editingsoftware and what is done by the loader would likely be made based on factorssuch as the time and skills available in different departments and among differentstaff;  existing  processes  and  workflows;  processes  that  must  occursimultaneously;  and  the  availability  of  software  that  can  handle  the  edits  thatneed to occur.

6.18 Updating record set metadataThis topic will be addressed in more detail in an upcoming chapter. However, it isimportant to note that one of the key benefits of bulk processing eBook metadatais that when that metadata needs to be updated, it can be done via bulk process as

well. Often sellers of eBooks will send record sets that contain updated metadata.These record sets could be intended to achieve a number of different ends rangingfrom fixing errors in the records originally provided and providing new recordsthat have more  access points or  table of  contents  information  to providing newURLs after  a major platform change. These update  record  sets  are  effective  andefficient ways to rapidly correct and update discovery records in the catalogue.Another  type of “update” record set supplied by vendors  is a “delete” file or,

sometimes called “deletions.” As discussed elsewhere in this book, delete files aresimply MARC files with a “d” coded in the MARC leader field. A loader can becreated that will overlay and possibly reformat records that need to be removedfrom the catalogue. The  typical automated workflow is  to  load a delete file  thatwill  suppress  the  records  from  public  view,  report  changes  in  holdings  to  anyunion catalogues or OCLC, and then purge the record from the system if the laퟙ�erstep is the desired eventual outcome.When discussing the topic of bulk processing eBook discovery metadata, there

are two key topics that those working on the eBook metadata management planshould consider. The first topic is relevant to only those libraries whose ILSs haveloaders capable of protecting fields when a new record set record is set to overlayan existing record and/or library staff have the skills and time to create a  loaderthat will protect fields. The considerations that need to be made include whetheror  not  the  library  should  be  protecting  any  fields  and,  if  so,  which  ones makesense  to  protect.  Librarians  need  to  review policies  and practices  in  this  regardconsidering  it  is  possible  that  the  current  practices  were  established  at  a  timewhen the library was doing a significant amount of manual editing of bulk loadedrecords.  It  is  possible  in  some  situations  that  the  loading  process  should  beswitched to allow the new record to entirely replace the old record. As the qualityof some record sets improve and/or the process of trying to protect certain fieldsproves either difficult or problematic, some libraries may decide that  the  time  isappropriate  to  begin  allowing  a  complete  overlay  of  records  for  certain  recordsets. However, there may be times when libraries have added certain fields locallythat can’t easily be replaced using a bulk process. Examples of this may be locallyadded  subject  headings  from  controlled  vocabularies  that  are  used  by  the  localdiscovery system but not commonly found in the record set records or local callnumbers  created  by  a  cataloguer.  It  is  particularly  important  to  record  theseexceptions  and  the  reasons  for  making  them.  This  information  will  reduce  thechance  of mistakes  being made during  a major  system migration  if  the  loadersneed  to  be  partially  or  completely  recreated.  Also,  when  the  metadata  plan  isreviewed, library staff will have the opportunity to consider whether the reasonsremain valid and, if not, this may represent a new opportunity to simplify loadingprocesses by eliminating a complex loader.The second issue that should be considered has to do with how libraries might

be  able  to  plan  for  long‑term metadata maintenance  issues. While maintenance

will be discussed in an upcoming chapter, certain aspects of maintenance shouldbe considered alongside discussions about eBook metadata bulk processing. Theissue is that not all eBook vendors have the capacity to provide update or deletefiles.  In  addition,  if  the  library  has  harvested  or  used metadata  exported  fromanother system within the library or elsewhere on campus, there is no vendor toproduce update or delete record sets. The reality is it is possible that this metadatamay need to be updated, replaced, or deleted someday and the process of doingthis will  likely need  to be  carried out  entirely by  library  staff. Given  the  size ofmany  record  sets  that  can  be  obtained  in  the  ways  discussed  in  this  chapter,library staff will undoubtedly want to be able to update these records in bulk. Oneapproach, as previously alluded to, is to compress and archive record sets createdlocally  in a well‑indexed storage  location so  that  they can be retrieved at a  laterdate. While it may be possible to group the records within the ILS and maintainthem within the ILS using built‑in features and functions, working outside of theILS  in  an  editor  such  as  MARCEdit  allows  the  freedom  to  experiment  withdifferent  approaches  to  successfully  carry  out  the  changes  that  need  to  happenwithout risking unintended damage to the records in question or to other recordsin the catalogue. For example, it may be possible to extract the updated metadatafrom another  source and  then merge  it  into a  test version of  the original  recordset. Once a merge is achieved, the library staff could test the success of the resultsby overlaying a small sample of records in the live system. By working externallyto  the  ILS  in  an  application  such  as MARCEdit,  library  staff  could  experimentwith  different  approaches  and  processes  to  work  out  bugs  and  find  the  mostefficient and effective workflow.In conclusion to this chapter section on the bulk processing of eBook discovery

metadata,  there  is  likely  liퟙ�le  doubt  that  readers  now  understand  why  thepractices,  processes,  procedures,  and  applications  used  in  managing  MARCrecord  sets  are  a  central  concern  for metadata  and  cataloguing  librarians.  Bulkprocessing practices and procedures consequently will likely require a significantamount  of  study  and  consideration  when  creating  the  eBook  metadatamanagement plan. It’s important for readers to keep in mind that this is an aspectof professional practice among cataloguing and metadata librarians characterizedby a notable amount of  innovation and creativity. While  the  innovation  is  likelyoften motivated by the need to survive some of the disruptive changes brought onby  the  presence  of  eBooks  in  academic  libraries, many  librarians,  including  theauthor  herself,  find  the  prospect  of  being  able  to  innovate  and  develop  newsolutions to problems to be a motivating situation in itself. In a profession that hasmany  long‑standing practices  and  standards,  the  ability  to  introduce  somethingnew can bring a new level of engagement to the work of many technical serviceslibrarians. Therefore, it is reasonable to expect that there will continue to be manymore  new  developments  and  innovations  in  the  near  future.  Many  new  tigertamers may step forward and change the face of the work that libraries do today.

With  regard  to  the  face  of  change  in  the  work  done  by  cataloguing  andmetadata  librarians  as well  as  other  technical  services  staff,  it  appears  that  thegrowing  adoption of OCLC’s WorldShare Metadata Collection Manager  Servicemay  in  fact  be what was  described  as  a  “sustaining  technology”  in  Chapter  2.However, the current discussions about the movement of library discovery awayfrom systems based on MARC records and toward models based on linked dataconcepts  such  as  BIBFRAME,  suggest  that  cataloguing  and metadata  librariansmay see the core of their practice moving increasingly toward another disruptivechange. Linked data, which is potentially much more powerful and flexible, lacksa  traditional  record structure and  thus represents a dramatic shift  from the waylibrarians  think  about  discovery  metadata.  So  as  not  to  ignore  the  fact  thatlibraries may be shortly moving from one disruption to the next, a discussion ofBIBFRAME  and  how  those  working  on  the  eBook metadata  management  planmight  prepare  themselves  for whatever may  happen  in  the  near  future will  beaddressed in the final chapter of this book.

Toolkit survey: Bulk processing

 (1) Does the library have an inventory of the record sets that it receives or has

received? Where is this inventory located? Is it kept up‑to‑date? Do the staffwho need the information from the record set have easy access to it? Is themetadata for the record sets integrated with other metadata (such as in theERM)? Is this metadata granular enough for keeping track of the record sets?If not, could the existing system be upgraded or would something new needto be created?

(2) Does the library have a checklist that can be used to create a profile for seퟙ�ingup an appropriate workflow for new record sets? Is the checklist effective?Could some questions be added, removed, or reworded to improve thequality and usefulness of the resulting profiles? Are the profiles reviewed foraccuracy annually, when the subscription is renewed, or at some other pointin time?

(3) Are there some eBook record set workflows that significantly differ from themajority of other eBook record set workflows? Are there options availablethat would allow the library to bring this workflow in line with what is donewith other eBook record sets? (Sometimes the workflows were set up so longago that the possible options have since improved.) If it is not possible tomodify the workflow, is the difference clearly documented and are the staffwho need to perform any part of the workflow aware of the special casespresented by these workflows?

(4) Is there a way to monitor the progress of record sets? Is it systematic and doesit apply to all stages of retrieving, editing, loading, and maintaining the

records? Can staff easily detect when record sets are stalled at a particularpoint in the process? Do staff know what to do if or when a record set getsheld up somewhere in the system?

(5) Is a cataloguer included in the group who considers the purchase of newelectronic book collections, dealing with new vendors and/or seퟙ�ing upaccess to eBooks on new platforms? If so, does the cataloguer have adequateknowledge or information about bulk processing to be helpful? Also, havecriteria been established to identify when it is appropriate to include acataloguer in preliminary discussions? If cataloguers aren’t involved at thisstage in considering new resources, could a cataloguer be added to thisteam?

(6) Does the library have a system that alerts library staff when a record setshould be available for pickup (i.e., this would be for those record sets thatare updated on monthly, quarterly, annually, or some other regular basis)?

(7) Does the library have a plan to systematically monitor the accuracy andcorrectness of record set profiles?

(8) Has the library reviewed the appropriateness of how loaders are set up withinthe ILS? Do the reviews take into consideration changes that may have takenplace in the metadata environment since they were first created or changesin the characteristics of the record sets for which they have been created?

(9) Does the library harvest eBook metadata from external sources and crosswalkit into MARC metadata for use in a local discovery system? Is metadata fromother local systems exchanged into MARC for use in the discovery system?If the answer to either or both questions is “yes,” is there an inventory ofboth the sources of this metadata and the processes that were/are used forcapturing and importing that data?

(10) Does the library use one or more MARC editors that exist outside the ILSand offer advanced editing options? Are the library staff that must use thiseditor trained in the use of the most relevant options?

(11) Does at least one librarian or other library staff follow listservs, blogs, orother sources of information to learn about new developments that arerelevant to the use of the library’s MARC editor and methods for processingrecords in bulk? Is there a way to follow reports of known problems with theeditor(s) and or tricks and tips offered by other librarians?

(12) Does the ILS/LMS produce load reports or error reports? Is at least oneperson at the library assigned to follow‑up on error reports? Is that persontrained in what to do when various types of problems are found and/orwhere certain problems should be reported? Is there somewhere to log newor repeated problems? Is this log useful to library staff or might it be useful?

(13) Has the library identified and automated the most common and routineprocesses involved with bulk processing eBook record sets? Are theseprocesses documented? Are they effective? Are the results of these

automated processes tested on a routine basis? Is there evidence that theyare being applied appropriately? Is there an established method fordetermining where and when processes could be automated?

(14) If the library uses scripts to automate processes, are those scripts testedbefore they are implemented? Are they routinely checked for continuedappropriateness as part of the processes described in question 13?

(15) Does the library use Koha? Does the library have an OCLC membership?Have special features built into MARCEdit been explored and consideredfor local use? Or, have the special workflows that have been recommendedfor Koha libraries and/or for those who have OCLC accounts beeninvestigated for possible local use?

(16) Does the library have an approach or various methods for maintainingeBook metadata over time? This topic will be revisited later in this book. Atthis point it is good to start documenting any known practices related toupdating records or removing defunct ones from the local cataloguing.

(17) Are the possible options available for record loading, overlaying, and fieldprotection during overlay processes known to library staff and consideredwhen customizing loaders and designing workflows? Is special trainingrequired to customize and run the loaders? If so, does the appropriate staffhave the training and are there an adequate number of trained staff?

(18) Does the library archive some or all of its record sets for future possiblereuse? If so, is the rationale for archiving record sets documented? Is therean inventory of which record sets have been archived and/or is the archiveindexed so that the record sets can be easily retrieved if needed? Are recordssaved for a short period of time such as situations where library staff want tofirst ensure that a complex series of transformations and edits have beensuccessful and then the original record sets are discarded? Or, does thelibrary save some record sets indefinitely? Is the purpose for saving thesesets documented in the eBook metadata management plan? Reasons caninclude the ease of future maintenance processes or the desire to have arecord set of metadata for locally digitized resources readily available toshare with other libraries.

Toolkit tools

• Slides from a conference presentation given by Terry Reese contain someuseful overview information as well as examples of how regular expressionscan be used in MARCEdit:

Reese,  T.  (2012)  “Editing  Records  with  the  MARCEditor”  [conference  presentationslides]  Kansas  Library  Association  2012  Conference,  Wichita,  KS  retrieved  fromhퟙ�p://kslibassoc.org/2012Conf/handouts/marceditsession_three.pdf 30 March 2015. Or

an update of  this presentation can be  found at hퟙ�p://marcedit.reeset.net/marcedit‑101‑workshop.

• This article outlines a way in which the power of the batch load tool inMARCEdit has been used in conjunction with Python to solve some problemswith particularly tricky tigers. Because she has shared her ideas and helpedother cataloguing and metadata librarians see how flexible and powerfulMARCedit can be with some problem solving and creative thinking, HeidiFrank is recognized as another of our tiger tamers. The article is:

Frank, H. (2013). “Augmenting the Cataloger’s Bag of Tricks: Using MarcEdit, Python,and PyMARC  for  Batch‑Processing MARC Records Generated  From  the Archivists’Toolkit”.  Code4Lib  Journal.  Issue  20,  2013‑04‑17  Retrieved  from:hퟙ�p://journal.code4lib.org/articles/8336 30 March 2015.For  those who  find  this  article  of  interest,  a  related  blog  post  by  Lauren Magnuson,which goes into more detail about PyMARC. may also be of interest:Magnuson,  L.  (2014).  “Hacking  in  Python  with  PyMARC”  [blog  post]  ACRLTechConnect, posted October 15, 2014. Retrieved from: hퟙ�p://acrl.ala.org/techconnect/?p=4669 30 March 2015.

• The following are examples of projects where tiger tamers have taken on thetask of harvesting metadata from large collections of open source digitaldocuments and transforming that metadata into functional MARC records orMARCXML and sharing the results with others in the form of record sets:

Project  Gutenberg  Catalogue  Project,  University  of  Adelaide:www.gutenberg.org/ebooks/.The University  of Adelaide gets  additional  recognition  as  being  tiger  tamers  for  theirhandy monthly MARC  record  sets  updates  to  their  locally  hosted  open  access  eBookcontent: hퟙ�ps://ebooks.adelaide.edu.au/meta/AOpen  hosts  a  number  of  open  access  academic  eBooks  in  the  humanities  and  socialsciences.  The  metadata  file,  which  can  be  downloaded  for  the  collection,  is  inMARCXML  format,  which  is  easily  converted  into MARC  21  via MARCEdit.  Thedownload page for the metadata is located here: hퟙ�p://www.oapen.org/metadataexports?page=intro.

• OpenLibrary‑Utilities (SCCLD) was produced by the Santa Clara CountyLibrary District (SCCLD) and contains a search engine that provides access tonumerous open access tools that can be used by libraries and is located athퟙ�ps://foss4lib.org/package/openlibrary‑utilities‑sccld. For example, to searchfor pages of open source tools for working with and transforming MARC,

search for “marc*”. Note that the tools range from links to software downloadsto articles and information provided in training sessions. SCCLD are tigertamers for pulling together in a single location such a wide variety of usefulresources for the benefit of librarians around the world.

Notes1. For a fuller discussion of disruption in technical services functions ofacademic libraries, the author has wriퟙ�en a blog post in the Brain Work,which is hosted by The Centre for Evidence Based Library and InformationPractice at the University of Saskatchewan. The post can be read athퟙ�p://words.usask.ca/ceblipblog/2014/12/02/technological‑disruption‑in‑technical‑services/.

2. ALCTS stands for Association for Library Collections and Technical Servicesand is a division of the American Library Association (ALA) (see:hퟙ�p://www.ala.org/alcts/) Given the rapid rate of change in libraries, it is agood practice for all technical services librarians working in academic andresearch libraries to follow the webinars, documents, and other informationposted by ALCTS. In reality, it is nearly impossible to create a monographsuch as this book that reflects the cuퟙ�ing edge of thought in practice.However, ALCTS is one source of information for both new and experiencedlibrarians to keep up‑to‑date with innovations, trends, emerging practices,and issues within the specialized subfield of technical services librarianship.It is not necessary to be a member of ALA and/or ALCTS, althoughmembership has various benefits including geퟙ�ing discounts on training,conferences, and publications. Much of the information available on theALCTS website is provided for the benefit of the LIS community free ofcharge.

3. While not every library in the world has a code, the libraries who do use thecode included in the 040 field of MARC records can be searched for via oneof the directories listed on this page:hퟙ�p://www.loc.gov/marc/organizations/.

4. For those who have not seen regex applied to solving common MARC recordediting questions, have a look at Terry Reese’s blog post for March 11, 2015,which is called “Conditional Regular Expression Replacements usingsubstitutions in MarcEdit.” Available at hퟙ�p://blog.reeset.net/archives/1659.