Credit Card Processing OverviewNew Agent Development TrainingFirst Data Learning Organization

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ObjectivesAt the end of this presentation you will be able to…

• Describe the credit card transaction, authorization and settlement processsettlement process.

• Identify the “players” involved in the transaction, authorization and settlement process.p

• Describe each player’s role in the transaction, authorization and settlement process.

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Agenda• Introduction

C dit C d T ti T• Credit Card Transaction Terms

• Authorization flow

• Clearing flow• Clearing flow

• Settlement flow

• Review• Review

• Questions

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Introduction• When a cardholder uses a credit card to purchase 

merchandise the transaction moves through a processmerchandise, the transaction moves through a process that involves authorization, clearing and settlement.

• Each step of the process involves an exchange of p p gtransaction data and money that must be settled and balanced.

• This process ends when the cardholder pays for the merchandise listed on his/her monthly statement.

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Terms to Remember• Cardholder – An individual to whom a credit card 

company has authorized to use its cardcompany has authorized to use its card.

• Merchant

• AcquirerAcquirer

• Visa / MasterCard Associations

• IssuerIssuer

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Terms to Remember• Cardholder

• Merchant A retailer (or any other person firm or• Merchant – A retailer (or any other person, firm or corporation) that (pursuant to a Merchant agreement) agrees to accept credit cards, debit cards, or both when g pproperly presented. 

• Acquirer

• Visa / MasterCard Associations

• Issuer

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Terms to Remember• Cardholder

• Merchant• Merchant

• Acquirer – A financial institution authorized and licensed by a regulatory organization (Visa/MasterCard y g y g (Association) to accept credit cards or debit card transactions from the Merchants and submits those t ti i t th i t h di tl i di tltransactions into the interchange directly or indirectly and settles on the Merchant's behalf. 

• Visa / MasterCard Associations• Visa / MasterCard Associations

• Issuer

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Terms to Remember• Cardholder

• Merchant• Merchant

• Acquirer

• Visa & MasterCard Associations Comprised of• Visa & MasterCard Associations ‐ Comprised of thousands of banks worldwide that set and maintain processing rules.

• Issuer

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Terms to Remember• Cardholder• Merchant• Merchant• Acquirer• Issuer – A member of Visa/MasterCard AssociationsIssuer  A member of Visa/MasterCard Associations 

who contractually issues credit cards. Usually a financial institution, such as a Citi, Chase, etc.

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Credit Card Process• Step 1 ‐ Authorization

•Obtained from the Issuer at time f hof purchase

• Step 2 – Clearing

•Transaction data sent processed through the acquirer to be sent to issuer for posting to the monthly credit card statement

• Step 3 ‐ Settlement

•Funds are paid and collected

•The Acquirer pays the merchant, q p y ,the Issuer pays the Acquirer, and the Issuer collects (bills) the cardholder

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What is Authorization?• Cardholder makes a purchase using a credit card.  

Th h t t bt i th i ti f th• The merchant must obtain authorization for the purchase from the Issuer.

How does it work?How does it work?

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Authorization Flow

Cardholder 

1makes a purchase using credit card

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Authorization Flow

2Merchant swipes card through a POS 2device

13

Authorization FlowPOS device sends authorization 3 request along with card data to Acquirer

3

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Authorization Flow

The Acquirer (First Data) 4 ( )routes the authorization request to the 

4Associations

15

Authorization Flow

Transaction is routed to the5

16

routed to the issuer5

Authorization Flow

If transaction meets criteria,  Issuer authorizes  6

17

transaction6

Authorization Flow

Associations 

7forward the authorization response to h

18

7 the Acquirer

Authorization FlowAcquirer sends  approval / 8decline code to merchant’s POS device

8

19

Authorization FlowMerchant completes 

i i h9 transaction with Cardholder9

20

Clearing

How does the merchant get paid?How does the merchant get paid?

21

Clearing• What is Clearing?

– The exchange of transaction data between members (Acquirer & Issuer) through Interchange

P f ll i i f A i– Process of collecting a transaction from an Acquirer in the Merchant's currency and deliver it to the Issuer in the cardholder's currencyIssuer in the cardholder s currency 

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Settlement • The merchant needs to be paid for the transaction

Th A i d t b id• The Acquirer needs to be paid

• The Issuer needs to be paid

• New Terms:• New Terms:

– Net Settlement = Sales Draft Amount Less Fees

– Acquiring Bank = The bank that facilitates transaction clearing and funds movement on the merchant’s behalfbehalf

How does it look?How does it look?23

Settlement Flow

1Merchant closes POS1closes POS device

24

Settlement Flow

2 First Data receives t titransaction data

25

Settlement Flow

3 First Data pays M h

3Merchant

26

Settlement Flow

44Data sent to Associations

27

Settlement Flow

5 Transaction data sent to Issuers

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Issuers

Settlement Flow

6Cardholder is billed

29

Settlement Flow

7

30

Terms to Remember• Cardholder

M h t• Merchant

• Acquiring Processor

• Visa/MasterCard (Associations)• Visa/MasterCard (Associations)

• Issuer or Issuing Bank 

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Knowledge Check

What are the 3 steps to Credit Card Processing?

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Knowledge Check

What are the 3 steps to Credit Card Processing?

1 Authorization1. Authorization

2. Clearing

l / di3. Settlement / Funding

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Knowledge CheckWhich roles can First Data potentially play in the process?

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Knowledge CheckWhich roles can First Data potentially play in the process?

– Issuing Processor

– Acquiring Processor

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Knowledge Check• What step transmits the transactions to First Data to 

begin the settlement process?begin the settlement process?

A. Credit card is swiped through POS device

B Terminal dials for a thori ationB. Terminal dials for authorization

C. Merchant batches out (closes) POS device

dh ld h d d b llD. Cardholder pays their credit card bill

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Knowledge Check• What step transmits the transactions to First Data to 

begin the settlement process?begin the settlement process?

A. Credit card is swiped through POS device

B Terminal dials for a thori ationB. Terminal dials for authorization

C. Merchant batches out (closes) POS device

dh ld h d d b llD. Cardholder pays their credit card bill

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