Dokument: Projektdefinition for Microsoft Dynamics CRM Education Emne: Microsoft Dynamics CRM implementering Forfatter: Allen Campbell Dato: 25. oktober 2011 Dokument Version: 2.00 Udarbejdet af: MicroPartner ApS – Agerhatten 16A, 5220 Odense SØ

Projektdefinition for Microsoft Dynamics CRM

hos Aalborg Universitet

Side 2 af 13

CRM made Profitable!

Indholdsfortegnelse

Indholdsfortegnelse ....................................................................................................................... 2

1 Forord ................................................................................................................................. 3

2 Projekt strategi .................................................................................................................. 4

2.1 Formål ................................................................................................. 4

2.2 Forudsætninger ..................................................................................... 5

2.3 Succeskriterier ...................................................................................... 5

3 Projekt beskrivelse ............................................................................................................ 6

3.1 Fokus ................................................................................................... 6

3.1.1 Del 1. Aalborg Universitet Innovation .................................................... 6

3.1.2 Del 2. Statens Byggeforskningsinstitut .................................................. 6

3.1.3 Del 3. CRM-arkitektur ......................................................................... 6

3.2 Systemlandskab .................................................................................... 7

4 Projekt metode .................................................................................................................. 8

4.1 Projektorganisation ................................................................................ 8

4.2 Projektforløb ......................................................................................... 9

4.2.1 Fase 1: Foranalyse ............................................................................. 9

4.2.2 Fase 2: Detail Analyse ........................................................................ 9

4.2.3 Fase 3: Implementering ...................................................................... 9

4.2.4 Fase 4: Go-Live .................................................................................. 9

4.2.5 Projektledelse ................................................................................... 10

4.3 Estimeret projektplan ............................................................................ 11

4.4 Økonomi.............................................................................................. 12

4.4.1 Fase 1: Foranalyse ............................................................................ 12

4.4.2 Fase 2: Detail analyse ........................................................................ 12

4.4.3 Fase 3: Implementering ..................................................................... 12

4.5 Datoforslag til de forskellige Design Workshops ........................................ 13

Side 3 af 13

CRM made Profitable!

1 Forord

I forlængelse af vores møde d. 10. oktober 2011, har vi udarbejdet en

Projektdefinition, der udgør den grundlæggende planlægning og estimering for

implementering af Microsoft Dynamics CRM hos Aalborg Universitet.

Formålet med Projektdefinitionen er at give alle projekt deltagere et overblik over

projektet og dets aktiviteter. I dette dokument redegøres kort for indholdet af den

ønskede funktionalitet, samt en gennemgang af de processer, der er nødvendige for

at kunne gennemføre implementeringen. Der er desuden udarbejdet en overordnet

tidsplan for projektets første faser.

MicroPartner tilrettelægger projektet i henhold til vores ”Best Practice” metode for

gennemførsel af projekter og tager udgangspunkt i vores eksisterende erfaringer med

løsninger inden for Microsoft Dynamics CRM.

Vi ser frem til et godt projekt og glæder os til det videre forløb.

MicroPartner A/S

Allen Campbell

CRM Konsulent

Side 4 af 13

CRM made Profitable!

2 Projekt strategi

2.1 Formål

Det overordnede formål med projektet er at implementere en tværorganisatorisk

platform baseret på Microsoft Dynamics CRM således at Aalborg Universitet og dets

afdelinger kan opnå følgende:

Optimering og ensretning af forretningsprocesser

o Øget effektivitet

Fælles og samlet overblik over kunder- og kundeengagement

o Øget lønsomhed på eksisterende kunder

Tværgående vidensdeling

o Øget udnyttelse af eksisterende viden

Projektet er tre-delt, hvor der i først del er fokus på Aalborg Universitet Innovations

specifikke behov, hvorefter der i anden del er fokus på Statens

Byggeforskningsinstituts specifikke behov. Fokus er, i den afsluttende del, rettet mod

CRM-arkitekturen, herunder specifikt fordele og ulemper for henholdsvis én fælles

tværorganisatorisk CRM-organisation eller individuelle forbundne CRM-organisationer.

En forudsætning for sidstnævnte er, at MicroPartner har afdækket alle individuelle

behov for både Aalborg Universitet Innovation og Statens Byggeforskningsinstitut.

Herefter, og på baggrund af erfaringer fra sammenlignelige CRM-implementeringer,

vil vi være i stand til at identificere og indramme de fælles tværorganisatoriske

behov, der udgør et væsentligt aspekt af beslutningsgrundlaget for valget af CRM-

arkitektur.

Aalborg Universitet Innovation

Statens Byggeforskningsinstitut

Individuelle behov Individuelle behov

Fælles tværorganisatoriske behov

Del 1 Del 2

Del 3

Side 5 af 13

CRM made Profitable!

2.2 Forudsætninger

For at minimere risici og optimere projektets succes, er det vigtigt at:

Projektet er forankret i ledelsen.

Projektet har en klar og udmeldt strategi.

Nødvendige ressourcer er til rådighed samt at disse inddrages i processen.

Projektet anskues som et forretningsprojekt og ikke et IT-projekt.

Målbare succeskriterier opstilles.

Brugere uddannes tilstrækkeligt initialt og løbende.

Projektet betragtes som en dynamisk, løbende tilpasningsproces.

2.3 Succeskriterier

Succeskriterier skal i videst muligt omfang være målbare. Det ønskede mål bør

ligeledes være specificeret.

For at projektet kan betragtes som en succes, er det vigtigt at:

Punkterne i projektformålet er opfyldt. Aalborg Universitet er i samarbejde

med MicroPartner ansvarlige for at konkretisere de enkelte punkter med

målbare kriterier.

Forøge samarbejde og kommunikationen internt i afdelingerne, og gøre det

nemmere at samarbejde omkring fælles projekter.

Overblik og gennemsigtighed over kunder og kundeengagementer internt i

afdelingerne og på tværs af hele organisationen via fælles kunde- og

aktivitetsdatabase.

Forøge videndeling internt i afdelingerne for at effektivisere kvaliteten.

Der er en høj brugeradoptering og at Microsoft CRM anvendes som det

primære værktøj og erstatter eksisterende værktøjer.

Side 6 af 13

CRM made Profitable!

3 Projekt beskrivelse

3.1 Fokus

3.1.1 Del 1. Aalborg Universitet Innovation

Fokus i projektets første del ligger på at etablere en løsning, der giver mulighed for at

håndtere eksterne samarbejdspartnere og eventplanlægning i Aalborg Universitet

Innovation. Det skal være muligt at indsamle, anvende og dele viden om Aalborg

Universitet Innovations samarbejdspartnere, som vil hjælpe til at synliggøre

potentielle og perfekte matchmaking.

3.1.2 Del 2. Statens Byggeforskningsinstitut

Fokus i projektets andel del ligger på at etablere en løsning, der giver mulighed for på

simpel- og tilgængeligvis at fremfinde aktuelle informationer om de personer som

Statens Byggeforskningsinstitut er i kontakt med på alle områder. Løsningen skal

være let søgbar for derved at muliggøre dataudtræk med henblik på blandet

markedsføringsaktiviteter.

Løsningen skal desuden integreres med ØS for derved at gøre det nemmere og

mindre tidskrævende at udarbejde fakturaer internt i Statens Byggeforskningsinstitut.

Hertil er der et ønske om integration til www.sbi.dk med henblik på tilmelding og

indtastning. Afslutningsvis er der et ønske om at løsningen også imødekommer

behovet for journalisering/arkivering af dokumenter.

3.1.3 Del 3. CRM-arkitektur

Fokus i projektets tredje del ligger på at vurdere fordele og ulemper for henholdsvis

én fælles tværorganisatorisk CRM-organisation eller individuelle forbundne CRM-

organisationer. Vurdering af krav til software og hardware afhænger heraf.

Side 7 af 13

CRM made Profitable!

3.2 Systemlandskab

Systemlandskabet er direkte afhængigt af den valgte CRM-arkitektur fra projektets

tredje del og der er derfor i det følgende illustreret en tekniske opsætning med en

Microsoft CRM for begge senarier.

Individuelle forbundne

CRM-organisationer

Én fælles tværorganisatorisk

CRM-organisation

Microsoft CRM 2011 organisationAalborg Universitet Innovation

Microsoft CRM 2011 organisationAalborg Universitet Innovation

Microsoft CRM 2011 organisationStatens Byggeforsikringsinstitut

Microsoft CRM 2011 organisationStatens Byggeforsikringsinstitut

Integrationsværktøj

SCRIBE

Active DirectoryActive Directory

Microsoft ExchangeMicrosoft Exchange

Business UnitAalborg Universitet

Innovation

Business UnitStatens

Byggeforskningsinstitut

Microsoft ExchangeMicrosoft Exchange

Active DirectoryActive Directory

Microsoft CRM 2011TværorganisatoriskCRM-organisation

Microsoft CRM 2011TværorganisatoriskCRM-organisation

Alle Microsoft Dynamics CRM komponenter installeres en server hos Aalborg

Universitet.

Klienter vil være ‘Microsoft Dynamics CRM for Outlook’. Microsoft Dynamics CRM kan

desuden tilgås direkte via en web browser.

Sprog vil være DK uden ekstra sprogpakker.

Side 8 af 13

CRM made Profitable!

4 Projekt metode

4.1 Projektorganisation

Projektorganisationen er tilpasset projektets størrelse og består af følgende.

Herunder er ansvarsområderne fordelt på projektets deltagere:

Aalborg Universitet MicroPartner

Styregruppe * Matthijn Hoogenboom

Ansvar Tager beslutninger der ligger udover projektleders bemyndigelse.

Overvåger projektets fremdrift og stiller nødvendige ressourcer til

rådighed for projektet

Brugergruppe

Ansvar

Alice Lund

Per Hejgaard

Allen Campbell

Projektdeltagere der er ansvarlige for at analysere, designe og

ultimativt forbedre eller erstatte forretningsprocesser.

Projektleder

Ansvar

Alice Lund Allen Campbell

Ansvarlig for styring af projektet samt sikre projektets fremdrift.

Integration * Kenneth Andersen

Ansvar Ansvarlige for at sikre at den implementerede integration er i

henhold til konkrete behov.

Teknik * Patrick Hoogenboom

Ansvar Ansvarlige for at teknik herunder installation, opgradering samt

lignende tekniske områder i projektet.

* Stjerne felter udfyldes med de personer, Aalborg Universitet finder relevante til

opgaven.

Side 9 af 13

CRM made Profitable!

4.2 Projektforløb

For at sikre et succesfuldt projekt, anvender MicroPartner en gennemprøvet

projektmodel, baseret på principperne indenfor Microsoft Dynamics Sure Step

metode. Projektmodellen består af 4 faser: "Foranalyse", "Detail analyse",

"Implementering" og "Go-Live". Faserne er beskrevet i det følgende.

4.2.1 Fase 1: Foranalyse

Foranalysen tager afspring i en strategiworkshop, der har til formål at afklare

Aalborg Universitets kortsigtede og langsigtede strategi for indførslen af

Microsoft Dynamics CRM. Foranalysen har desuden til formål, at klarlægge og

afgrænse projektets fokus, deltagere og indhold.

Udfaldet af foranalysen er beskrevet i nærværende Projektdefinition

dokument.

4.2.2 Fase 2: Detail Analyse

Detail Analysen består af en (eller flere) Design Workshop(s), hvor

procesrelaterede og funktionelle systemkrav fastlægges på et detaljeret

niveau.

Resultatet dokumenteres i en designspecifikation, som udarbejdes af

MicroPartner og færdiggøres med input og kommentarer fra Aalborg

Universitet.

I forbindelse med at løsningerne fastlægges, opdateres projektplan samt

andre relaterede projektdokumenter

4.2.3 Fase 3: Implementering

I implementeringsfasen udvikles og testes løsningerne i henhold til de

godkendte løsningsbeskrivelser.

4.2.4 Fase 4: Go-Live

I Go-Live fasen, afholdes initialt en pilottest med henblik på at sikre, at

løsningerne er i henhold til det aftalte

Efter at eventuelle rettelser er implementeret, uddannes super- og slut

brugere i anvendelse af løsningerne baseret på kundetilpasset undervisnings-

materiale

Side 10 af 13

CRM made Profitable!

4.2.5 Projektledelse

MicroPartner vil udføre projektledelse i hele forløbet, i samarbejde med Aalborg

Universitet. MicroPartner's projektleder er ansvarlig for at koordinere arbejdet internt

og eksternt med udviklere, konsulenter og andre projektaktører. Projektlederen er

desuden ansvarlig for planlægning og koordinering af opgaver i hele projektforløbet,

således at deadlines overholdes.

Projektlederen vil løbende afholde statusmøder med Aalborg Universitet enten på

adressen eller telefonisk, for at sikre at Aalborg Universitet er opdateret med de

seneste informationer. Statusmøder afspejles i statusreferater, som ligeledes er

indeholdt i projektledelsen.

Side 11 af 13

CRM made Profitable!

4.3 Estimeret projektplan

I det følgende angives et tidsestimat for gennemførsel af projektet. For at kunne give

et præciseret bud på en projektplan for alle faser, er det en forudsætning, at Design

Workshop(s) er gennemført og at Designspecifikationen er udarbejdet og godkendt.

Datoerne i illustrationen neden for er ikke retvisende, hvad angår Designspecifikation

del 1, 2 og del 3, i det datoerne for de forskellige workshops er flyttet. Illustrationen

opdateres og fremsende senest onsdag den 26. oktober.

Foran

alyseD

etail analyse

Imp

lemen

tering

Dokument: Projektdefinition [21/10-2011]

Design workshop: Grundlæggende [Ikke fastsat]

Dokument: Designspecifikation, del 1 [Ultimo november 2011]

PilottestGo

-Live

Undervisning

Første

de

lA

albo

rg U

niversitet

Inn

ovatio

n

Godkendelse af den samlede Designspecifikation [18/12-2011]

Overdragelse og accept af løsning

Design workshop: Grundlæggende [Ikke fastsat]

Dokument: Designspecifikation, del 2 [Ultimo november 2011]

An

de

n d

el

Statens

Byggefo

rsk-n

ingsin

stitut

Design workshop: CRM arkitektur [Ikke fastsat]

Dokument: Designspecifikation, del 3 [Medio december 2011]

Tred

je d

el

CR

M

arkitektur

Design workshop: Eventplanlægning [Ikke fastsat]

Design workshop: Integration til ØS og hjemmeside [Ikke fastsat]

Design workshop: Hardware arkitektur [Ikke fastsat]

Opstart på implemeteringsfasen [Primo januar 2012]

Installation og opsætning af CRM [Ultimo december 2011]

Den estimerede projektplan forudsætter at Projektdefinitionen (nærværende

dokument) kan godkendes senest fredag den 28. oktober 2011.

Side 12 af 13

CRM made Profitable!

4.4 Økonomi

Neden for følger en estimeret prissammenstilling for projektets første 2 faser, nemlig

foranalyse og detail analyse. Hertil er der angivet en estimeret pris for ”Installation

og opsætning af CRM”, hvilket falder ind under fase 3, Implementering.

4.4.1 Fase 1: Foranalyse

Forberedelse ……………………………………………………………………………………………. 4.750,-

Strategiworkshop ……………………………………………………………………………………. 4.750,-

Udarbejdelse af Projektdefinition ……………………………………………………………. 9.500,-

4.4.2 Fase 2: Detail analyse

Første del: Aalborg Universitet Innovation

Forberedelse ……………………………………………………………………………………………. 9.500,-

Design workshop: Grundlæggende ………………………………………………………… 9.500,-

Design workshop: Eventplanlægning ……………………………………………………… 9.500,-

Udarbejdelse af Løsningsspecifikation (del 1) .................................... 9.500,-

Anden del: Statens Byggeforskningsinstitut

Forberedelse ……………………………………………………………………………………………. 9.500,-

Design workshop: Grundlæggende ………………………………………………………… 9.500,-

Design workshop: Integration til ØS og hjemmeside ……………………………. 9.500,-

Udarbejdelse af Løsningsspecifikation (del 2) ………………………………………… 9.500,-

Tredje del: CRM Arkitektur

Forberedelse ……………………………………………………………………………………………. 9.500,-

Design workshop: CRM arkitektur (2 konsulenter) ………………………………… 19.000,-

Design workshop: Hardware arkitektur …………………………………………………. 9.500,-

Udarbejdelse af Løsningsspecifikation (del 3) ………………………………………… 19.000,-

4.4.3 Fase 3: Implementering

Forberedelse ……………………………….……………………………………….…………………. 4.750,-

Installation og opsætning af CRM …………………………………………………………… 9.500,-

Udarbejdelse af dokumentation ……………..……………………….……………………… 9.500,-

Samlet 175.700,-

Bemærkninger:

Alle priser er ekskl. moms og transportomkostninger.

Transportomkostninger faktureres efter statens takster og DKK. 600 pr.

forbrugt time.

Side 13 af 13

CRM made Profitable!

4.5 Datoforslag til de forskellige Design Workshops

Hver Design workshops varighed er 6 timer, opdelt i to sessioner:

Del 1: 09:00 til 12:00 (3 timer)

Frokost 12:00 til 12:30

Del 2: 12:30 til 15:30 (3 timer)

Del 1: Aalborg Universitet Innovation Dato Rolle(r)

Grundlæggende to 01-12-2011 Projektleder

Kommende

superbruger

Evt. slutbruger

Eventplanlægning fr 02-12-2011 Projektleder

Kommende

superbruger

Evt. slutbruger

Del 2: Statens Byggeforskningsinstitut

Grundlæggende to 17-11-2011 Projektleder

Kommende

superbruger

Evt. slutbruger

Integration til ØS og hjemmeside fr 18-11-2011 Projektleder

Kommende

superbruger

Evt. slutbruger

Del 3: CRM-arkitektur

CRM-arkitektur on 14-12-2011 Projektledere

Hardware arkitektur to 15-12-2011 Projektleder

Teknikker/drifts-

ansvarlige