PROJEKTNI M

ENAD

PROJEKTNI M

ENADŽŽMENT

MENT

Priru

Priruččnik za radionicu

nik za radionicu

Hrvoje Belani

Hrvoje Belani

hrvoje.belan

i@udru

ga

hrvoje.belan

i@udru

ga-- p

oint.hr

point.hr

2007.

2

Izdavač:

Udruga P.O.I.N.T.

Tomislavo

va 27, Križevci

kontakt@udruga-point.hr

Izdav

anje ovo

g priru

čnika omogućili su

: Grad K

riže

vci i

Koprivn

ičko

-križe

vačk

a žu

pan

ija,

sufinan

ciranjem

kulturn

o-o

brazo

vnog festivala

Culture Shock Festival,

projekta

nep

rofitnih udru

ga

P.O

.I.N

.T. i K.V.A.R

.K. u

podru

čju izv

aninstitucionalnog o

brazo

vanja, nez

avisne

kulture i nov

ih m

edija.

Izdav

ačpreuzima potpunu odgovo

rnost za sa

držaj ove

publik

acije i stav

ovi izn

esen

i u n

joj ne mogu se ni pod

kojim uvjetim

a sm

atrati služb

enim

stav

ovima

Grada

Križe

vaca

ili Koprivn

ičko

-križe

vačk

e žu

pan

ije.

Autor: Hrvoje Belan

iDizajn:Viktor Prevarić

Lektura: Sonja M

rnjavčić

www.udruga-point.hr

3

Struktura radionica

�I. radionica

�projekt,

men

adžm

ent,

planiran

je,

timsk

i rad, ko

munikac

ija

�II. radionica

�vo

dstvo

, su

kob

i pregova

ranje,

upravljanje promjenam

a, kontrola

�III. radionica

�retrosp

ektiva

projekta,

projektni

(virtualni) ured,

programsk

i alati, PM

eduka

cija u H

rvatsk

oj

4

Uvodne napomene

�Ovdje nećete naučiti...

�sv

e o projektim

a�ka

ko postati men

adže

r�rece

pte za usp

jeh u poslu

�Ovdje možete saznati...

�osn

ovn

e pojm

ove

iz podru

čja PM-a

�neš

to o projektnom planiranju

�nek

olik

o praktičnih sav

jeta

5

I. radionica

6

Umjesto uvo

da...

„Nek’bude svjetlost!”

7

Veliki izum kotača

http://en.wikiped

ia.org/wiki/W

heel

8

Projekt “M

anhattan”

http://en.wikiped

ia.org/wiki/M

anhattan_P

roject

9

Projekt “A

pollo”

http://en.wikiped

ia.org/wiki/P

roject_Apollo

10

Projekt “G

utenberg”

http://en.wikiped

ia.org/wiki/P

roject_G

utenberg

11

Projekt lju

dskog genoma

http://en.wikiped

ia.org/wiki/H

uman

_Gen

ome_Project

12

Što jest, a što nije projekt?

13

Podrijetlo pojm

a

�lat. projectum

od projicere

�pro

(kao

grč.πρό)... neš

to što prethodi

�jacere

... bac

iti, staviti, prionuti čem

u

�„n

ešto što dolazi prije sva

kog posla”

�u poče

tku se odnosio sam

o na plan,

ne i na izv

edbu istog (objectum

)�od 50-ih godina

prošlog stoljeć

a poprima dan

ašnje znač

enje pojm

a

14

Projekt –definicija

http://www.pmi.org/

�privremeni usmjereni napor poduzet

kako bi

se razvio jedinstveni

proizvod, usluga ili ostvario neki

drugi specifični rezultat

�Svo

jstva:

�privremenost

�vrijem

e trajan

ja (poče

tak i kraj), tim

, tržište

�jedinstvenost

�rezu

ltat projekta po neč

emu jes

t jedinstve

n�progresivna elaboracija

�razrad

a u koracima, pove

ćanje znan

ja tim

a

15

Ostali pojm

ovi

�Megaprojekt–

izrazito sku

p i slože

n inve

sticijsk

i projekt, najče

šće s fizičk

im ciljem

i jav

nim

sudom

�Podprojekt–

man

ja zao

kruže

na

cjelina

projekta

izdvo

jena radi lakš

eg upravljanja, novi projekt

�Operacije

–funkc

ija

unutar

org

anizac

ija

koja

trajno

provo

di

aktivn

osti

proizvo

dnje

istog

proizvo

da ili ponav

ljan

ja iste usluge

�Program

–gru

pa

pove

zanih i srodnih p

rojeka

ta

kojima

se ko

ord

iniran

o upravlja radi postizan

ja

zajedničke

koristi i učinko

vitog nad

zora

�Portfolio

–sk

up p

rojeka

ta i/ili programa

kojima

je potreb

no upravljati kak

o bi se

ostva

rili stratešk

i poslovn

i ciljev

i

16

Tipovi projekata

�Razina formalizma

�form

alni, neform

alni

�Vrsta sadržaja

�građev

insk

i, IT, mak

etinšk

i, k

ulturn

i, raz

vojni,

istraž

ivač

ki, logističk

i, ...

�Organizacija

�unutraš

nji (o

djelni, međ

use

ktorski), va

njski

(prema krajnjem korisn

iku)

�Stupanj složenosti

�jednostav

ni, slože

ni, programi, m

egap

rojekti

17

Projektni m

enadžm

ent

http://www.pmi.org/

�primjena

znanja,

tehnika,

vještina i alata na definirane

aktivnosti projekta kako bi se

ostvarili ciljevi projekta

�projektni menadžer

–oso

ba

odgovo

rna

za o

stva

renje p

rojektnih

ciljev

a, koordinira ak

tivn

osti član

ova

projektnog tim

a

18

Mitovi projektnog m

enadžm

enta

�„T

o je samo m

ali projekt. U

pravljanje nije

potrebno. Treba se odmah samo baciti na

posao.”

�„U

pravljanje p

rojektom će o

dnijeti znatan

dio vremena zbog dokumentacije.”

�„S

vaki projekt

kojim se dobro upravlja

ima vjerojatnost uspjeha 100%

.”

�„G

lavna zadaća p

rojektnog m

enadžera je

osigurati zadovoljenje rokova.”

19

Aktivnosti PM-a

�Utvrđ

ivan

je zahtjeva

�Postav

ljan

je

jasn

ih

i ostva

rivih ciljeva

�Usp

ostav

a ravnoteže

izmeđ

u

konfliktnih

zahtjev

a na

kvalitetu,

opse

g,

vrijem

e i

trošk

ove

�Primjenasp

ecifikac

ija,

planova

i

pristupa

interesima

i oče

kiva

njima

interesn

ih sudionika

20

Kvaliteta projekta

�Projekt se

smatra kvalitetnim

ako

je isporu

čen oče

kiva

ni

rezu

ltat u

skladu s:

�planiran

im opse

gom

�vrem

ensk

im roko

vima

�odobrenim

trošk

ovn

ikom

kvalitetan projekt = zadovoljan korisnik!

21

Resursi u

projektu

�Sredstva

, odnosn

o

dobra

koja

uključu

ju ljude, strojeve

, sirovine,

inform

acije,

vješ

tine

i finan

cijski

kapital

22

Primjeri financijskih resursa

�Prikupljanje sredstava

�fund raisingpri VO i N

VO

�donac

ije

poslovn

ih

subjeka

ta

(po

projektu)

�Podrška Grada i Županije

�su

radnja i donac

ije (p

o projektu)

�Vlastita komercijalna djelatnost

�sp

onzo

rsko

-marke

tinšk

a djelatnost

�nap

lata usluga ko

je udru

ga pru

ža

23

Projektni tim

�čini najmanje dvoje ljudi koje

zajednički radi na ispunjenju cilja,

poslove koji međusobno ovise i za

koje svaki

član ima ulogu i

odgovornost

�Svaka radna grupa nije tim!

Rad

nu

gru

pu

čine

pojedinci

koji

rade

na

odvo

jenim

dijelovima p

osla

bez

ika

kve

ili

s vrlo m

alo m

eđuso

bne ko

munikac

ije.

24

Planiranje projekta

�Po

djela

glavn

ih

rezu

ltata

projekta

na

man

je

komponen

te

kojima

je

lakš

e upravljati

�Izrada strukture raspodijeljenog posla

(work breakdown structure, WBS)

�Osn

ovn

a jedinica: paket posla

(work

package, WP)

�Omoguća

va pouzd

anu procjen

u vremen

a i

trošk

ova

�Odgova

ra na pitan

je –što

se treba raditi

25

WBS –primjer

26

Matrica odgovornosti

�Responsibility Assignment Matrix

(RAM)

�odgovo

rnost po aktivnostim

a –odgovo

rnost za

svak

i pojedini rezu

ltat

�Svrha RAM-a

:�

iden

tifika

cija i podjela odgovo

rnosti

�lakš

e postizan

je dogovo

ra�

razu

mijev

anje odgovo

rnosti

�uključe

nost svih sudionika

�vo

ditelj tima odgovo

ran za sv

e ak

tivn

osti

�Odgova

ra na pitan

je –tkoje odgovo

ran

27

Matrica odgovornosti –primjer

28

Problemi rada u tim

u

�Mas

lowljev

a hijerarhija potreb

a

potreba za sigurnošću

socijalne potrebe

potreb

a za

samopoštovanjem

potreb

a za

samoostvarenjem

fiziološke (eg

zistencijalne potrebe)

29

Tim

ski rad –rješenja

�Komunikacija

�izravn

a ko

munikac

ija uvijek pomaž

e�

razg

ovo

rom do kompromisa

�Suzbijanje uzroka

�mican

je problematičnog člana iz tim

a�Motivacija

�pove

ćanje plaće

, nag

rađivan

je po zas

luzi

�za

dovo

ljstvo

rez

ultatim

a, rad

za opću

dobit

�Obuka

�stru

čni teča

jevi, radionice

�team building

30

Stabla (ne)komunikacije

31

Negovorna komunikacija

�Fo

rmirajte gru

pe po 4-5

članova

�Bez

raz

govo

ra skicirajte tlocrt va

šeg

zajedničko

g

ureda,

naizm

jence

ucrtava

jući potreb

ne

elem

ente na

istu površinu pap

ira

�Ovo

m vjež

bom prika

zali

ste

kako

biste uklopili oso

bni prostor u rad

nu

oko

linu

32

Udruge za PM

�Svijet

�Project M

anag

emen

t In

stitute (PMI)

www.pmi.org

�In

tern

ational Project M

anag

emen

t Association (IPMA)

www.ipma.ch

www.ipmac

ourse.co

m�

Association for Project M

anag

emen

twww.apm.org.uk

�Hrvatska

�Udru

ga za

projekt m

enad

žmen

t (P

MI)

www.pmi-croatia.hr

�Hrvatsk

a udruga za

upravljanje projektim

a (H

UUP)

www.cap

m.hr

�Hrvatsk

a udruga men

adže

ra (HUM-C

ROMA)

www.croma.hr

33

II. radionica

34

„Vodstvo”u 3 čina.....................1

35

„Vodstvo”u 3 čina.....................2

36

„Vodstvo”u 3 čina.....................3

37

Vodstvo ili rukovođenje

�proces kojim osoba utječe na

druge kako bi ostvarili određeni

zadatak ili postigli određeni cilj

�Povijest ruko

vođen

ja:

�~1900. god. –manufaktura

�~1945. god. –vo

jska

�~1970. god. –sv

eučiliš

ta

38

Vodstvo <> m

enadžm

ent

�Vođa može biti menadžer

�Men

adže

r nije nužn

o vođa!

�Vođa –neformalan izbor

�Men

adže

r –form

alan

izb

or!

Nastojati neformalno utjecati na

ljude i kao menadžer!

39

Čim

benici vodstva

�Sljed

ben

ik

�Vođa

�Komunikac

ija

�Situac

ija

40

Sljedbenik i vođa

�Sljedbenik

�različiti ljudi traž

e različit pristup

�novi zap

oslen

ik –

isku

san zap

oslen

ik�motivirani –nem

otivirani za

poslen

ik�

pozn

avan

je ljudsk

e prirode (emocije, potreb

e)

�Vođa

�dobro pozn

avati se

be i sv

oje m

ogućn

osti

�sljedben

ici određuju usp

ješn

ost vođe

�vo

đa

treb

a biti insp

iriran

i insp

irirati, p

oka

zati

da ga vrijed

i slijed

iti �kvaliteta!

41

Komunikacija i situacija

�Komunikacija

�uglavn

om nev

erbalna

�posp

ješu

je

odnose

izmeđ

u

vođe

i sljedben

ika

�Situacija

�dru

kčije ak

cije u raz

ličitim

situacijama

�ak

cije m

oraju biti pravo

valjan

e�npr. s

uprotstavljanje z

aposlen

iku z

bog

nep

rimjerenog ponaš

anja

42

Be –Know –Do

US Military Army Handbook, 1973

�Budi

–profesionalan

, odan

, iskren

, nes

ebičan, otvoren, hrabar, stru

čan.

�Upoznaj

–sa

mog se

be

(vrline, man

e,

znan

je,

isku

stvo

),

ljudsk

u

prirodu

(potreb

e, rea

giran

je na stres), sv

oj posa

o

(stručn

ost i prijenos zn

anja dru

gim

a)�Čini

–usm

jerava

j (p

ostav

ljan

je ciljev

a,

rješ

avan

je problema, donoše

nje odluka

, planiran

je),

provo

di

(komunikac

iju,

koord

inac

iju, nad

zor, procjen

u)

43

Kako do uspješnog vodstva

�Upozn

aj zap

oslen

ike s ko

jima radiš

�In

form

iraj zap

oslen

ike

�Raz

vij osjeć

aj odgovo

rnosti ko

d njih

�Rad

i i vjež

baj u tim

u�In

spiriraj za

poslen

ike (b

udi primjer i

poka

ži p

redan

ost p

oslu, uključi ih u

proce

s donoše

nja odluka

)�Stalno obrazu

j i tren

iraj zap

oslen

ike

44

Moći v

odstvo!

�Vođa ne primjenjuje m

oćkroz silu!

�Moćmora postojati, ali bez

vidljivog

nač

ina ko

rišten

ja

Al Capone: "Y

ou can get much farther

with a kind word

and a gun than

you can w

ith a kind w

ord

alone."

45

Pet vrsta m

oći

�Prisilna moć

�strah

�Moć nagrađivanja

�nag

rada

�Legitimna moć

�hijerarhija

�Iskustvena moć

�zn

anje

�Referentna moć

�posjed

ova

nje

46

Pouka vodstva...

�“T

he leader alw

ays sets the trail for

others to follow.”

�“V

ođa uvijek ostavlja trag koji će

dru

gi slijediti.”

47

Anketa (1/3)

Kakvim se vo

đom smatrate?

12

34

5Ne slažem se s tvrdnjom

U potpunosti se slažem s tvrdnjom

�1. Mislim

da sa

m dobro org

aniziran

.�

2. Prim

jenjujem č

esto p

raktična

rješ

enja

na različite probleme.

�3.

Ne

držim

se

pravila če

sto jer

imam

puno poslova

za obav

ljati.

�4.

Imam jasn

u predodžb

u o za

datku

ko

jeg trebam

o napraviti kao

tim

.

48

Anketa (2/3)

Kakvim se vo

đom smatrate?

12

34

5Ne slažem se s tvrdnjom

U potpunosti se slažem s tvrdnjom

�5. Kad

a se

pridru

žim n

ekoj gru

pi, k

olege

u m

eni odmah prepozn

aju svo

g voditelja.

�6.

Rad

o sluša

m i

trudim

se

razu

mjeti

mišljen

ja dru

gih ljudi.

�7. La

ko p

reze

ntiram i izlaže

m svo

je ideje

dru

gim

a.�

8. Rad

o s

e upuštam

u n

ove

iza

zove

bez

obzira na rizike i na to što dru

gi misle.

49

Anketa (3/3)

Kakvim se vo

đom smatrate?

12

34

5Ne slažem se s tvrdnjom

U potpunosti se slažem s tvrdnjom

�9. Usp

ješa

n sam u m

otiviranju dru

gih.

�10. Uvijek nas

tojim raz

mišljati pozitivn

o.

�11. U rad

u s dru

gim

a izbjegav

am prepirke

i sv

ađe.

50

Anketa –rezultati (1/3)

�BODOVI: 11 -26

�Biti

moća

n

znač

i za

tebe

biti

pože

ljan

. Ovisn

ik si o uzb

uđen

ju i

često dolaziš

u rizičn

e situac

ije

s neizv

jesn

im ishodom.

Smatraš

se

glavn

im u gru

pi /

timu /

kvartu /

gradu te če

sto ulaziš

u sv

ađe

i su

kobe.

51

Anketa –rezultati (2/3)

�BODOVI: 27 -41

�Njeguješ vlas

titi stil vo

đen

ja, iako

si

svjestan

da

nije

najbolji. Svo

jim

idejam

a i z

amislim

a uzroku

ješ

više

štete neg

o koristi. Previše

se brineš

što rad

i ko

nku

rencija i sva

gdje vidiš

opas

nost te

misliš

da se

sve

odvija

po najgorem m

oguće

m sce

nariju.

52

Anketa –rezultati (3/3)

�BODOVI: 42 –55

�Najviše

ti je stalo do moralnih

nač

ela

na

koji temeljiš

svoj

stil

vođen

ja. Ovisn

ik si o sa

vrše

nstvu

. Odlik

uje te dobrota i pomoćte želja

za dav

anjem.

Važ

no ti je biti

u

centru paž

nje.

Čes

to si pripisuješ

tuđe za

sluge. Prilagodljiv si.

53

Pregovaranje –definicija

�proces u kojem dvije ili više strana u

sukobu (konfliktu) pokušava riješiti

taj sukob sporazumom

�Suko

bljen

im stranam

a je za

jedničko

to

što

nem

aju

apso

lutni

utjec

aj

nad

problemom

54

Kada pregovarati?

�Pregovo

ri su

mogući sa

mo ka

da

obje strane

poka

žu vo

lju za

pregova

ranjem i

spremne

su

pomak

nuti se sa

mrtve

točk

e

�Pregovo

ri služe

da su

protstavljene strane dođu do

dogovo

ra koji je prihva

tljiv za

obje stran

e

�Umijeć

e pregova

rača

i snag

a pog

ađan

ja o

dređuju

kaka

v će

biti ishod

�Nijed

no pregova

ranje neć

e biti usp

ješn

o ak

o se

član

ovi iste gru

pe

budu m

eđuso

bno s

uko

bljav

ali

(osim ako

to nije dio tak

tike

!)

55

Ishodi pregovaranja

�Win/Win

–idea

lan ishod za

obje

strane, dugoročn

o�Win/Lose

–prihva

tljiv

ishod

kratko

ročn

o za pobjednika

�Lose/Win

–ko

risti se

kratkoročn

o

kao taktika

za stjeca

nje moći u

daljnjim pregovo

rima

�Lose/Loose–uvijek nep

rihva

tljivo

56

Dobar vođa u pregovorima

�Oso

ba

najboljih kv

alifikac

ija, bez

obzira

na godine i položa

j u org

anizac

iji

�Donosi kv

alitetne

taktičke

odluke

(p

od

pritisk

om)

i održav

a disciplin

u

u

pregova

račk

oj gru

pi

�Prila

godljiv

je

promjenam

a

uvjeta,

posjed

uje k

redibilitet i oso

bno p

ovjeren

je

član

ova

gru

pe, ali i dru

ge strane

57

Proces pregovaranja

�Predstavljanje problema

�cilj, pozitiva

n pristup, sluša

ti i oslušk

ivati

�Prijedlozi rješenja

�mali poče

tni ustupci,

velik

i poče

tni za

htjev

i,

rang-lista rješe

nja

�Pogađanje oko mogućih rješenja

�uvjetov

anje (a

ko-o

nda

i samo_ako), nem

a

bes

platno, planiran

je i trg

ova

nje ustupcima

�Sporazum i završetak pregovora

�za

vršn

i dogovo

r, uzm

i ili ostav

i, rezimiran

je

ustupak

a, afirm

ativni nag

lasa

k sp

orazu

ma

58

Savjeti kod pregovora

�Grupa protiv pojedinca

�brojčan

a nad

moć

ne

mora

biti

prednost

(isk

ustvo

!)�

usred

otočiti glavn

inu sn

aga

na

vođu dru

ge

gru

pe

�če

sta

izmjena

član

ova

gru

pe

(iscrp

ljivan

je!),

razb

ijan

je konce

ntrac

ije su

govo

rnika (p

rotivn

ik

gubi foku

s!)

�Tipične zamke

�dobar momak –

lošmomak

�Svađa

�vika

nje i agresija su najče

šće posljedica straha

�protuudar smiren

im ton

om, u svo

ju prednost

59

III. radionica

60

61

Literatura

�Željka

Car:

Upravljanje

projektima,

predav

anja

iz

predmeta,

Zav

od

za

teleko

munikac

ije, FER, 2007.

�100 Rules for Project M

anag

ers

www.cas

sys.biz/5

0.htm

l�www.projektura.org

�www.projektnim

enad

zmen

t.co

m

62

Literatura

�Pau

l MacG

regor: N

egotiation Skills

, Valladolid

, 2003

�La

ura de Fran

cisco: Bas

ic

Neg

otiation Training, Krako

w, 2004