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Versión 2.0

Introducción a Documenta(Gestor Documental basado en Alfresco)

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Índice

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• ¿Qué es un Gestor Documental?• Acceso y conceptos básicos• Ejemplos prácticos de uso• Envío de incidencias • Encuesta de satisfacción

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¿Por qué un gstor documental?

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• Es poder acceder a los documentos desde cualquier ubicación.

• Compartir información de forma controlada.

• Disponer de mecanismos avanzados para tratar con

documentos. • Documenta es Alfresco Enterprise en la UGR.

• Documenta garantiza espacio suficiente de almacenamiento y salvados de los documentos.

¿Que es un Gestor Documental?

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http://documenta.ugr.es

Acceso y conceptos básicos

Usuario: nuestro correo electrónico institucional (con @ugr.es)

Clave: la misma que la del correo.

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Epezamos: Mi espacio. Acceso y conceptos básicos

Contenido: es cualquier archivo almacenado en Alfresco y consta de dos elementos principales: el archivo en sí mismo y sus propiedades.

Espacio: es equivalente al concepto de directorio o carpeta, pero con propiedades adicionales.

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Vamos a trabajar con Documenta:

Ejemplos prácticos de uso

•Entramos a Documenta: ¿Qué estamos viendo?.

•Cambiamos nuestros datos personales.

•Creamos un nuevo espacio en nuestro Espacio Personal. (p.ej. Seminario)

•Creamos dentro de este espacio, un contenido de tipo Texto Plano.

•Le damos a un compañero o compañera , permisos de lectura en nuestro nuevo espacio y se lo notificamos.

•Enviamos un correo electrónico normal al usuario o usuaria de nuestro espacio, con la URL del mismo.

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•Cuando recibamos un correo con la URL del compañero o compañera que nos ha dado permisos, intentamos acceder.

•Volvemos a nuestro espacio y al contenido que creamos antes, y hacemos que pueda tener versiones. Hacemos una nueva versión.

•Creamos una regla en el espacio creado antes, para que si añadimos como contenido un documento Word, se transforme en PDF.

•Añadimos un contenido. Será un documento Word.

Empezamos: Mi espacio. Ejemplos prácticos de uso

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Empezamos: Mi espacio. Ejemplos prácticos de uso

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Haremos un ejemplo de flujo de trabajo (Workflow):

•Cambiaremos los permisos del usuario invitado y le vamos a permitir la escritura en nuestro espacio de ejemplo. Le asignaremos el rol de colaborador.

•Asignaremos una tarea a dicho usuario, sobre el contenido de tipo texto.

•Revisamos la tarea que nos han asignado a nosotros, la hacemos y la damos por completada.

•Damos por completada la tarea que asignamos al compañero o compañera.

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Empezamos: Mi espacio. Envío de incidencias

4Por favor, las incidencias o preguntas sobre

Documenta, enviadlas a la dirección de correo:

documenta@ugr.es

Muchas Gracias

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Empezamos: Mi espacio. Encuesta de satisfacción

5Por favor, para mejorar la calidad de nuestros

seminarios os ruego que completéis la encuesta siguiente:

•http://encuestas.ugr.es/limesurvey/index.php?sid=48166&lang=es

Muchas Gracias