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Abu Dhabi • Adelaide • Auckland • Belo Horizonte • Cidade do Cabo • Doha • Dubai • Dunedin • Glasgow • Hong Kong

Passam a valer as seguintes políticas corporativas. Tais diretrizes têm por finalidade estabelecer de forma clara as regras que norteiam o nosso dia a dia profissional. O documento está disponível para que todos acessem e busquem as respostas para as mais diversas questões. Todos os colaboradores devem seguir, rigorosamente, cada item aqui exposto.

Novembro de 2013.


Políticas e Procedimentos Administrativos CSM

Londres • Madri • Melbourne • Moscou • Paris • Rio de Janeiro • São Paulo • Sochi • Shangai • Sydney • Tóquio

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Índice

Gestão de viagens: Aéreo................................................................ 4

Gestão de viagens: Acomodação...................................................... 5

Gestão administrativa...................................................................... 6

Gestão administrativa: Serviços de cartório e Correios................... 8

Gestão administrativa: Aprovações................................................. 8

Gestão administrativa: Compras...................................................... 8

Gestão administrativa: Salas de reunião........................................... 9

Gestão administrativa: Celular & Tecnologia da informação.......... 10

Gestão administrativa: Patrimônio................................................. 14

Gestão administrativa: Alimentação............................................... 15

Etiqueta corporativa: Vestimentas................................................. 16

Considerações finais....................................................................... 17

Glossário......................................................................................... 18

Anexos............................................................................................ 19



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Gestão de viagens: Aéreo

É obrigatória a realização de três cotações de passagens.

Voos domésticos e na América do Sul

O colaborador deverá sempre optar pela cotação(1) de passagens aéreas de menor valor, em classe econômica, e no aeroporto mais conveniente para a empresa, mediante aprovação das faixas* preta/roxa. A agência de viagens está autorizada a bloquear qualquer emissão que descumpra essa regra.

Voos internacionais

Classe executiva para todas as faixas preta/roxa em viagens com duração de até quatro dias.

Classe econômica para todas as faixas preta/roxa em visitas à Chime ou viagens com duração acima de cinco dias.

Fluxo para solicitação de passagens

» A passagem é solicitada pelo usuário por e-mail para a agência parceira da CSM Brasil;

» A agência envia pelo menos três opções de voos, copiando o departamento administrativo;

» O colaborador escolhe a opção (respeitando a politica da empresa) e solicita a aprovação do gestor;

» A agência efetua a reserva da passagem;

» Mediante a autorização do gestor imediato, a passagem é emitida.

(1). Tabela de preços de viagens vide anexo 1 .

* Consultar glossário.




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Observações sobre voos

Em situações de viagem emergencial é permitida a compra de passagens com custo superior, desde que aprovado pelas faixas preta/roxa. Mesmo nesses casos, deve prevalecer sempre a cotação de menor valor.

A chegada à cidade destino deverá ocorrer com no máximo três horas de antecedência à reunião/evento. O voo de retorno deverá ocorrer com no máximo três horas após o fim da reunião/evento.

Gestão de viagens: Acomodação

É obrigatória a realização de três cotações.

Hotelaria

Sempre prevalecerá a cotação de estadia(2) de menor valor, mediante aprovação das faixas preta/roxa. A agência de viagens está autorizada a bloquear qualquer reserva de hotel que descumpra essa regra.

Quartos duplos

Para divisão dos quartos, é necessário que os colaboradores sejam do mesmo sexo e que tenham o mesmo cargo ou níveis hierárquicos similares. Atrasos e remarcações

Em caso de “no shows”, o responsável pelas taxas ou diferenças de tarifa é o próprio colaborador. Exceto em situações que o atraso/não comparecimento tenha sido provocado pela CSM Brasil, por motivos empresariais.

(2). Tabela para reserva de hotel vide anexo 2 .



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Gestão administrativa

Adiantamento de despesas

O relatório de adiantamento deverá ser preenchido pelo colaborador e aprovado pelas faixas preta/roxa. É imprescindível a assinatura das faixas preta/roxa no documento ou a formalização da aprovação via e-mail.

Todo e qualquer adiantamento deve ser solicitado à área financeira com antecedência(3), salvo nos casos de urgência, que devem ser autenticados pelas faixas preta/roxa da área requisitante.

O responsável por fazer os cálculos de previsão de gastos é o próprio colaborador, que deverá prestar contas dos valores utilizados e devolver o saldo ao caixa da empresa, se houver.

Reembolso de despesas

O relatório de reembolso deverá ser preenchido pelo colaborador e aprovado pelas faixas preta/roxa. É imprescindível a assinatura das faixas preta/roxa no documento ou a formalização da aprovação via e-mail. Na atual legislação de direito empresarial, e-mails são considerados provas documentais.

A prática de reembolso deve ser evitada, sendo submetida à aprovação das faixas preta/roxa, em todos os casos. Devemos privilegiar o adiantamento de despesas. O reembolso será tratado como uma exceção à regra.

O relatório de reembolso deverá ser feito até 30 dias após o evento.

Deslocamentos em taxi

É permitida a utilização de taxi nas seguintes situações:

» Saída do escritório após as 21:00hrs com prévia autorização do gestor imediato;

(3). Tabela de adiantamento de despesas vide anexo 3 .




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» Traslado para aeroportos e hotéis;

» Deslocamento de colaboradores para reuniões externas;

» Reuniões marcadas até às 9:30hrs com saída da própria residência do colaborador;

» Reuniões após as 9:30hrs com saída da sede da empresa;

Para utilizar a cooperativa conveniada, cada colaborador deverá realizar o cadastro no site da Pagg Taxi (www.paggtaxi.com.br) para utilização do e-voucher. Será necessário gerar um usuário e senha para o pagamento.

O colaborador poderá solicitar o reembolso para uso de taxi com prévia autorização do gestor imadiato.

Deslocamento em veículo próprio - Quilometragem

Todos os colaboradores que trabalharem externamente por solicitação da empresa, utilizando carro próprio, poderão solicitar reembolso por quilometragem, porém o reembolso não será devido nos casos de deslocamento habitual para o trabalho. Salvo nas seguintes exceções:

» Retorno do trabalho após 21:00hrs, por ser compatível ao deslocamento de taxi;

» Ida para o trabalho, após um evento externo.

Para aferição, o colaborador deverá passar a rota através de Google Maps e submeter à aprovação das faixas preta/roxa.

Reembolso

O colaborador será reembolsado(4) por KM rodado em serviço externo. Tal valor será aprovado pelas faixas preta/roxa.

(4). Tabela de reembolso por KM rodado vide anexo 4 .



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Gestão administrativa: Serviços de cartório e Correios

Procedimento para ultilização dos serviços de cartório e Correios:

» Enviar e-mail para [email protected] solicitando o serviço;

» Deixar a correspondência (Correios) e/ou documento (cartório) na recepção;

» O envio será feito duas vezes ao dia: na parte da manhã, às 10:30 hrs, e à tarde, às 15:30 hrs;

» Caso seja necessário o código de rastreamento, o mesmo será informado no dia seguinte ao envio até as 12:00 hrs.

Casos de urgência serão avaliados pelo departamento administrativo para melhor atendê-los.

Gestão administrativa: Aprovações

Todas as despesas devem ser submetidas à aprovação das faixas preta/roxa, independente do valor e da natureza dos gastos.

Gestão administrativa: Compras

Todas as compras referentes a produtos e serviços deverão ser solicitadas diretamente ao departamento administrativo.

O colaborador deverá enviar a requisição de compra, especificando detalhadamente o produto e/ou serviço, estimando o seu valor e de preferência sugerindo local para compra. Ao preencher o formulário referente a esse procedimento, será necessário, também, especificar o projeto e o centro de custo ao qual se refere a compra.




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Com a solicitação de compra efetuada, o departamento administrativo fará a cotação com no mínimo três fornecedores e apresentará aos faixas preta/roxa do departamento/projeto para aprovação.

A cotação será apresentada aos faixas preta/roxa em até cinco dias úteis. Após a aprovação das faixas preta/roxa, será solicitada a aprovação do financeiro e, por fim, realizada a compra.

A data estimada de entrega dependerá da disponibilidade do fornecedor escolhido.

Gestão administrativa: Salas de reunião

Salas de reunião

A administração das salas de reunião cabe ao departamento administrativo. Para mais esclarecimentos, contate esta equipe.

Todas as salas de reunião possuem conexão HDMI para apresentações em TVs e aparelho de audioconferência.

A sala Maracanã (boardroom) está dividida em três salas independentes, com audioconferência em cada uma.

A sala Camp Nou possui estrutura de telefonia para Call Center.

A sala Engenhão é a única que possui conexão VGA. Não há, contudo, o recurso de audioconferência.

As salas de reunião não podem ser reservadas por semanas consecutivas. Para utilização acima de duas horas diárias, deverá ser solicitada a aprovação da assistente executiva.



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Sala de videoconferência - Wembley

A empresa dispõe de sistema Polycom de videoconferência e seus principais recursos são: possibilidade de apresentação de conteúdo multimídia para todos os participantes, e reunião com colaboradores em diferentes pontos a nível mundial. A utilização deste serviço não gera nenhum tipo de custo, uma vez que a utilização é por meio de internet.

É possível, também, agendar videoconferências utilizando notebooks particulares. Para tal, basta instalar o aplicativo por meio do endereço: http://uk.wppconnect.com/scopia/entry/index.jsp (utilizar Internet Explorer). A identificação da nossa sala no sistema é CSM_RIO 89110215. O serviço também pode ser utilizado em entrevistas com candidatos, reuniões de negócios e outros fins.

Em caso de conflito de salas, priorizar o ocupante que for ultilizar o recurso.

Para mais informações sobre este e outros recursos tecnológicos, informe-se junto ao TI ou RH sobre como utilizá-los.

Gestão administrativa: Celular & Tecnologia da informação

A empresa oferece uma série de recursos tecnológicos para o bom desempenho empresarial. Todos eles para uso estritamente profissional.

Cada cargo terá acesso a um determinado tipo de recurso, podendo ou não ser modificado a pedido das faixas preta/roxa.

Faixas preta/roxa Demais faixas

iPhone de última geração Celular operadora VIVO

Notebook Computador com estação de trabalho

Modem 3G Modem 3G, sob autorização da faixa preta/roxa




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Admissão e demissão

No ato da admissão e entrega dos equipamentos de tecnologia, o colaborador deverá assinar um termo de responsabilidade. No momento da demissão, todos os equipamentos deverão ser devolvidos em perfeito estado, sob pena de cobrança por parte da empresa ao colaborador.

Em viagens internacionais

É possível habilitar o celular para roaming internacional, com prévia aprovação das faixas preta/roxa.

Para solicitação de aparelho celular, 3G e demais equipamentos para viagem (nacional e internacional), o colaborador deverá entrar em contato com o departamento de TI com 48 horas de antecedência, informando o destino e o período para adequação da tarifa telefônica.

Custos

O custo pela utilização dos celulares e recursos tecnológicos é da empresa. Porém, a mesma tem o direito de cobrar dos colaboradores os custos relativos à utilização indevida.

Tecnologia da informação

Sites de informação, entretenimento e acesso a e-mails pessoais são liberados, porém devem ser utilizados com bom senso.

O departamento de TI poderá ter acesso à navegação de cada colaborador, bem como proceder na vistoria aos e-mails corporativos.

Nas ferramentas de tecnologia cedidas pela CSM Brasil aos seus colaboradores, não são permitidos downloads de músicas, filmes e aplicativos sem fins profissionais.

Todas as ferramentas concedidas pela CSM Brasil deverão ser devolvidas ao final ou quebra do contrato de trabalho, no último dia do colaborador na



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empresa, sem a possibilidade de negociação.

Toda e qualquer entrada de vírus nas máquinas da CSM Brasil será tratada com a devida gravidade. O colaborador em questão será responsabilizado por possíveis danos que possam vir a ocorrer.

É proibido o uso de desktops, notebooks e tablets particulares no ambiente CSM Brasil. Essa proibição visa evitar a entrada de softwares falsificados (piratas) e vírus na rede CSM Brasil. Caso o colaborador queira trazer para a empresa recursos tecnológicos particulares, será necessária a validação junto ao departamento de TI.

Em caso de visitantes e/ou clientes, nas salas de reunião, estarão disponibilizadas senhas “guests” que permitirão o uso devido dos recursos de internet.

O acesso a conteúdos indevidos (pornográficos, drogas, violência, dentre outros) é proibido.

Não é permitida a execução de jogos, bem como a utilização de aplicativos com este fim, nos celulares corporativos.

Pastas de arquivos na rede

“Unidade L”: Local onde estão disponíveis os formulários corporativos e lista de ramais.

“Unidade P”: Local de transferência público, onde todos têm acesso, destina-se a transferência de arquivos entre os departamentos. Por tratar-se de uma pasta temporária, os arquivos serão automaticamente excluídos após um mês. Na referida pasta também deverão ser salvos os arquivos digitalizados.

“Unidade R”: Local onde estão disponíveis documentos com acesso global.

“Unidade W”: Pasta de trabalho dos departamentos.

“Unidade U”: pasta de trabalho do colaborador, somente os arquivos de




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trabalho devem ser salvos. Neste local, somente o colaborador e as faixas preta/roxa têm acesso.

Importante: Arquivos pessoais não podem ser salvos na rede.

Telefonia

As ligações entre a CSM Brasil e CSM Londres deverão ser feitas pelo VoIP. Para isto, basta consultar a lista de ramal(5) dos colaboradores.

Este recurso deverá ser priorizado toda vez em que for necessário realizar este tipo de ligação.

Telefonia fixa:

» Para ligações DDD: utilizar 9021+código da cidade ;

» Para ligações DDI: utilizar 90021+código do país.

Devido à parceria que a empresa possui com a Embratel, devemos impreterivelmente utilizar essa operadora para qualquer ligação.

Todas as ligações feitas pelos colaboradores são repassadas à empresa por meio de um relatório enviado pela Embratel. Assim, mantemos o controle de custo por ligação feita.

Telefonia móvel:

» Para ligações DDD: utilizar 9015+código da cidade

» Para ligações DDI: utilizar 90015+código do país

Voice mail: Para ter acesso à caixa postal, é necessário cadastrar uma senha junto ao departamento de TI.

(5). Lista de ramais vide anexo 5 .



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VPN (virtual private network)

Os notebooks possuem software de VPN, no endereço: http://ciscovpnrio.csm.com

Este software é para acesso remoto, sendo necessário informar o login e a senha de rede. Através deste recurso, conseguimos acessar pastas e locais da rede em qualquer local (casa, hotel, aeroportos, entre outros).

Gestão administrativa: Patrimônio

É obrigação de cada colaborador preservar todo e qualquer patrimônio da CSM Brasil, seja tangível ou intangível. Em caso de perda ou dano, por dolo ou culpa, será cobrado do colaborador o valor de mercado do produto.

O mau uso dos recursos concedidos é passível de cobrança por parte da CSM Brasil ao colaborador.

Tais custos podem ser relativos aos reparos necessários ou reposição do ativo à CSM Brasil.

Layout do escritório – Estações de trabalho

O layout do escritório segue uma padronização que deve ser respeitada por todos os colaboradores. Mudanças nas disposições acordadas somente são permitidas pelos Senior Partners.

Cada colaborador terá uma mesa própria com gaveteiros. Para as faixas preta, o departamento administrativo cederá uma baia isolada.




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Gestão administrativa: Alimentação

Os reembolsos(6) relativos a almoços/jantares de negócios serão permitidos quando houver necessidade de almoçar/jantar com um cliente ou parceiro de negócio.

Os reembolsos para jantares serão permitidos quando o colaborador estiver fora da cidade sede.

Os reembolsos para cafés da manhã serão permitidos quando o colaborador estiver fora da cidade sede, em aeroportos com voos marcados até as 7:30hrs ou em redes de hotéis que não incluam a refeição na diária.

Não serão permitidos reembolsos de bebidas alcoólicas, salvo em reuniões com clientes pré-aprovadas pelas faixas preta/roxa.

Não serão reembolsados jornais, revistas e demais artigos comprados para utilidade própria, assim como não serão consideradas despesas com lavanderias e custos extras de hotel (passadeira, velocidade de internet contratada, serviços hoteleiros, dentre outros).

É importante salientar que para o reembolso será necessária a apresentação dos recibos.

Alimentação na empresa

A CSM Brasil oferece vale refeição para fins de alimentação durante a jornada de trabalho.

A alimentação nas dependências do escritório é permitida, desde que seja feita na copa. Café, sucos, chás e refrigerantes devem ser tomados também neste local.

Nas estações de trabalho não é permitido realizar refeições .

(6). Tabela de reembolso vide anexo 6 .



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Etiqueta corporativa: Vestimentas

Vestimenta social, privilegiando o profissionalismo e a elegância, evitando a informalidade. É relevante vestir-se de acordo com a agenda de trabalho, de forma que a roupa acompanhe os seus compromissos profissionais.

Não serão permitidas calças jeans, casacos e calças de moletom, camisas e demais peças de times de futebol, bem como toda e qualquer vestimenta que caracterize a informalidade ao trajar-se.

Acessórios como chapéus, bonés, fones de ouvido, bottons e piercings não são aceitos em nosso ambiente.

São bem aceitos calças sociais, blazers, sapatos sociais fechados, taiers e todas as vestimentas de traje fino.

O único dia em que será permitida uma pequena informalidade nas vestimentas será sexta feira. O colaborador poderá vestir roupas casuais, desde que não hajam compromissos que exijam uma vestimenta mais formal.




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Considerações finais

É importante que conheçamos os questionamentos e possíveis violações relacionadas a essas políticas, para que possamos orientar e corrigir desvios. Essa é a razão pela qual os colaboradores devem tratar suas preocupações internamente, esclarecendo dúvidas e informando ao departamento de RH sobre atos praticados em desacordo com as informações aqui expostas.

Diante do presente documento, reforçamos a validade destas diretrizes e exortamos os colaboradores de todas as empresas do grupo a agir de modo correspondente. Temos certeza da dedicação total de todos os nossos colaboradores para a adesão e a prática dessas políticas.

Todas as solicitações com base nesta politica devem ser feitas ao departamento financeiro com 24h de antecedência.

Todos os formulários que permeiam esta politica estarão na biblioteca de RH, localizada na rede publica da empresa.

Aprovada pelos Senior Partners em novembro de 2013, a presente política é passível de mudança a qualquer tempo, mediante nova aprovação dos mesmos.



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Glossário

Senior Partners: Carlos Eduardo Ferreira e Mauro Corrêa.

Biblioteca de RH: Pasta na rede em que constam todos os documentos que permeiam as políticas de RH e administrativas.

Business Areas (Áreas de negócios)

SSC - Shared Service Center (Áreas centrais)

Faixas

Intern Estagiário

Auxiliary/Assistant Auxiliar/Assistente

Business AnalystAnalista Junior/Pleno/

Sênior

Account Executive Especialista

Account Manager Gerente Junior

Senior Manager Gerente Sênior

Account Director Diretor SSC

Business Director CFO




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Anexos

Anexo 1: L:\Biblioteca de RH\Políticas Administrativas\Anexo 1 - Tabela de preços de viagens

Anexo 2: L:\Biblioteca de RH\Políticas Administrativas\Anexo 2 - Tabela de adiantamento de despesas

Anexo 3: L:\Biblioteca de RH\Políticas Administrativas\Anexo 3 - Tabela de reembolso por KM rodado

Anexo 4: L:\Biblioteca de RH\Políticas Administrativas\Anexo 4 - Lista de ramais



Documents

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