Embed Size (px)
Citation preview
19/12/2013
1
Curs Gestió de Documents i Arxius a l’Empresa
1
Definicions
Document: informació enregistrada en qualsevoltipus de suport. El document està format per trescomponents: contingut, aparença i estructura
Suport: mitjà físic sobre el que podem enregistrar lainformació
Caldrà articular un sistema que garanteixi laconservació del suport, del mitjà d’enregistrament ide la informació enregistrada
2
19/12/2013
2
Definicions
Document administratiu: és un documentque constitueix testimoni de les funcions iactivitats pròpies d’una organització
Aspectes dels documents administratius queha de garantir el sistema de gestió:Autenticitat, integritat, fiabilitat, accessibilitati conservació
3
Tipologies de Documents
Unitats Documentals Simples (UDS): una carta,un informe, una factura, etc.
Unitat Documental Composta (UDC): és elresultat de crear i seqüenciar diverses UDS perrealitzar una tramitació completa o una funcióde l’organització.Exemple: Per a un procés de contractació cada UDC podriaincloure, per a totes les persones en plantilla: currículumvitae aspirant, mèrits acreditats, examen teòric, examenpràctic, etc.
L’agrupació organitzada de documents sobre unadeterminada activitat és l’Expedient 4
19/12/2013
3
Tipologies de Documents
5
Un
itat D
oc
um
en
tal C
om
po
sta
Document 1(UDS)
Document 3
Document 2
Un
itat D
oc
um
en
tal C
om
po
sta
Document 1
Document 3
Document 2
Un
itat D
oc
um
en
tal C
om
po
sta
Document 1
Document 3
Document 2
Expedient 1 Expedient 2 Expedient 3
Sèrie Documental
Tipologies de DocumentsExemple
6
Un
itat D
oc
um
en
tal C
om
po
sta
Currículum Andreu López
Prova Teòrica
Test Psicotècnic
Un
itat D
oc
um
en
tal C
om
po
sta
CurrículumJuan Mínguez
Prova Teòrica
Test Psicotècnic
Un
itat D
oc
um
en
tal C
om
po
sta
Currículum: Dídac Pérez
Prova Teòrica
Test Psicotècnic
Expedient 1:
Andreu López
Expedient 2:
Juan Mínguez
Expedient 3:
Dídac Pérez
Sèrie Documental : Contractació de Personal
19/12/2013
4
L’Expedient i el Procediment
L’expedient és el producte d’un procedimentadministratiu
El procediment administratiu és l’execuciósistemàtica d’un conjunt d’operacions orientat a laconsecució d’un fi. El procediment inclou unconjunt d’elements:
• Objectiu
• Actors que hi intervenen
• Unitats documentals simples que el composen
• Ordre de creació de les UDS
•Terminis 7
L’Expedient i el Procediment (2)
El procediment inclou un conjunt d’elements:
• Normativa reguladora del Terminis
• Destinataris
• Responsable titular de la tramitació
El correcte desenvolupament i control delsprocediments requereix la seva normalització.
La normalització i el control permetrà garantir elsobjectius definits a la diapositiva 3 (en cursiva)
La normalització implica crear un manual deprocediments
8
19/12/2013
5
L’Expedient i el Procediment (3)
El manual de procediments identifica tots elsprocediments duts a terme per l’organització, els
circuïts administratius (les activitats, per a cadaprocediment, que condueixen a la finalitzaciód’aquest), els actors que hi intervenen i ladocumentació (UDC) que generen.
La millor forma de identificar els procedimentsque inclouran el manual és emprant diagramesde fluxos.
Caldrà elaborar diagrames de fluxos per a tots elsprocediments de l’Organització. 9
Diagrama de Fluxos
10
Exemple de Diagrama de Flux
Actors del
procediment
Tràmits del
procediment
El nostre
procediment, la
documentació
del qual és la
que s’ha
d’arxivar
Documents del
procediment
19/12/2013
6
Diagrama de Fluxos (2): els nostres procediments
11
Formes del Diagrama
Procés
Decisió
Temps d’Espera
Connector. Enllaç entre procediments
Línea de flux
Diagrama de Fluxos (2): els nostres procediments
12
Pels nostres procediments, caldrà identificar els actors que
hi participen i la documentació que generen.
Sovint, hi haurà documentació que procedeix d’unitats
externes i que s’incorporarà als nostres expedients: per
exemple, factures emeses per proveïdors externs.
També, hi haurà documentació que sortirà dels nostres
procediments per incorporar-se a altres procediments
d’altres organismes: per exemple, les ordres de pagament
de publicacions que es podrien incorporar als expedients
de la Secretaria de Recursos i que serien gestionats per
aquesta.
En qualsevol cas, només hem de reunir i tenir cura de
l’arxiu i conservació de la nostra documentació. La que
atorga completesa i testimonia els nostres circuïts
administratius.
19/12/2013
7
Per a Normalitzar… (els procediments)
… Cal establir un sistema de registre de procediments1. Que identifiqui al responsable de les tramitacions
2. Que identifiqui numèricament les UDC
3. El Títol o assumpte del tràmit
4. La data d’obertura
5. Localització (física o digital) de les UDC
El sistema de registre por prendre la forma d’einainformàtica (una base de dades, un arxiu excel, etc.)
13
Per a Normalitzar…
...Si parlem d’expedients en format paper,s’acostumen a integrar les UDC en una carpeta onconsten les dades següents:
1. Identificació del responsable de la tramitació
2. Codificació de la Classificació
3. Núm. d’ordre dins el sistema de registre
4. Títol o assumpte
5. Data inicial de les UDC
6. Data final de les UDC
7. Nombre de fulls
14
19/12/2013
8
Per a Normalitzar…
Alguns aspectes a tenir en compte:
1. Identificació del responsable /es de la tramitació
Podem emprar l’organigrama de l’organitzacióper identificar-los
2. Títol o assumpte
Cal que sigui suficientment descriptiu
3. Data final de les UDC
Molt important perquè és la data que es té encompte per definir la conservació o destruccióposterior del document
4. Nombre de fulls (i no de pàgines)
15
Sistema de Gestió de Documents
Definició:
Sistema de gestió de documents: “conjuntd’operacions i de tècniques, integrades en la gestióadministrativa general, basades en l’anàlisi de laproducció, la tramitació i els valors dels documents,que es destinen a la planificació, el control, l’ús, laconservació i l’eliminació o la transferència delsdocuments a un arxiu, amb l’objectiu deracionalitzar-ne i unificar-ne el tractament iaconseguir-ne una gestió eficaç i rendible”.(Llei 10/2001, de 13 de julio, d’arxius i documents)
16
19/12/2013
9
Sistema de Gestió de Documents
El disseny de les solucions i, per extensió, delSistema de Gestió de Documents s’ha d’aplicar alllarg de tot el cicle de vida del document, des delmoment de la seva creació.
El cicle de vida dels documents es compon de tresfases: fase activa, fase semiactiva, fase històrica.
17
Sistema de Gestió de Documents
Documentació en Fase Activa: és aquella documentacióadministrativa que una unitat tramita o emprahabitualment fins que es conclou l’activitat.
Documentació en Fase Semiactiva: és aquelladocumentació administrativa que un cop conclosal’activitat que la va generar, no es fa servir de manerahabitual.
Documentació en Fase Històrica: és aquella documentacióadministrativa que un cop conclosa la seva vigènciaadministrativa, té un valor primordialment de caràctercultural o informatiu.
18
19/12/2013
10
Sistema de Gestió de Documents
L’Arxiu no ha d’esdevenir el conservador dels documentssinó l’administrador del Sistema de Gestió de Documents(SGD) i Arxius. Elements del SGD:
1. Documents/expedients a incorporar
2. Registre
3. Classificació i Ordenació
4. Descripció i Recuperació
5. Valoració: Avaluació i Transferències documentals
6. Emmagatzematge i Manipulació
7. Traçabilitat
8. Implementació
9. Documentació de processos
19
Sistema de Gestió de Documents
1. Documents a incorporar
És la determinació dels documents/expedients que han de ser entesos com a administratius o d’arxiu
Els documents administratius són definitius i únics. També ho són els expedients un cop es tanquen. Per tant cal descartar esborranys, fotocòpies, etc.
És possible sotmetre un document en paper a un procés de digitalització i, posteriorment, de validació electrònica.
20
19/12/2013
11
Sistema de Gestió de Documents
2. Registre (registrar el document)
Afegir informació descriptiva breu del document.
Identificar unívocament el document.
Entendre que un expedient pot incorporar documents externs i aquests han de poder encabir-se dins el sistema de registre.
21
Sistema de Gestió de Documents
3. Classificació (1)
Els quadres de classificació es construeixen sobre la base de les funcions desenvolupades per un organisme.
Cada sèrie d’un quadre de classificació i cada tipus d’expedient han d’estar codificats.
Cada sèrie i cada tipus d’expedient inclou els documents que responen a una mateixa funció . Per exemple, una sèrie podria ser els Processos de selecció de personal. Dins d’aquesta, un tipus d’expedient serien els Expedients d’oposicions .
22
19/12/2013
12
Sistema de Gestió de Documents
3. Classificació (2)
Cada sèrie i cada tipus d’expedient inclou les condicions d’accés per als diferents grups d’usuaris i els calendaris de conservació i, si s’escau, eliminació dels seus documents.
El quadre de classificació és únic per a cada organització, ja que respon a la naturalesa, organització interna i activitats d’aquesta.
23
Sistema de Gestió de Documents
3. Classificació (3)
Atesa la seva funció, a cada document li pertoca un codi concret del quadre de classificació.
Exemples:
Quadre de Classificació:
.. Arxiu Municipal de Barcelona
Calendari de conservació i accés als documents :
.. Arxiu Municipal de Barcelona
Altres Eines
.. Arxiu Municipal de Barcelona24
19/12/2013
13
Sistema de Gestió de Documents
3. Ordenació
L’ordenació és definir i aplicar un criteri de seqüenciació delsdocuments. El criteri pot ser cronològic, alfabètic, etc.
Exemple: ordenació alfabètica de cada expedient inclòs a lasèrie Expedients de personal d’un organisme
Exemple: ordenació cronològica dels documents dins d’unexpedient de contractació. Primer, els tràmits més recents, alfinal, els més antics.
25
Sistema de Gestió de Documents
4. Descripció i Recuperació
Cas del comptar amb documents electrònics, la descripció ésla creació de metadades que afavoreixin la caracterització iposterior recuperació –per a consultes- dels documents.
La descripció es pot dur a terme mitjançant bases de dades.
Les metadades poden ser descriptives (sobre el contingut deldocument); de gestió (context de creació i ús del document:creació, versions, signatures, etc.); o tecnològiques (formats,programari per accedir-hi, etc.)
Recuperació : el SGD ha de proveir eines per permetre lalocalització i recuperació de la documentació.
26
19/12/2013
14
Sistema de Gestió de Documents
5. Valoració : Avaluació Documental
Procés que determina els requisits, condicions i terminis deconservació dels documents.
¿Quins documents cal eliminar i quan? ¿Quins documents calconservar?
Aspectes a tenir en compte:
1. La Valoració empra com a unitat la Sèrie documental.
2. Disposicions internes o externes que regulen els terminisde conservació de la nostra documentació.
27
Sistema de Gestió de Documents
5. Valoració (2): Avaluació Documental
Aspectes a tenir en compte (continuació):
3. Cal establir prioritats de conservació cas de tenir versionsanalògiques i electròniques d’un mateix document: esconservarà aquell que millor garanteixi l’autenticitat, laseguretat, la permanència o l’estalvi en la despesaeconòmica.
4. La valoració del document tindrà en compte la data detancament de l’expedient a la hora d’establir terminis deconservació o eliminació.
28
19/12/2013
15
Sistema de Gestió de Documents
5. Valoració (3): Transferència Documental
La transferència inclou:
1. El trasllat físic dels documents d’un dipòsit documental aun altre
2. El trasllat dels documents electrònics d’un repositori a unaltre
3. La transmissió de la responsabilitat sobre ladocumentació transferida
4. El control informàtic del procés de transferència:arxivadors físics normalitzats, base de dades on esregistre la documentació transferida, etc.
29
Sistema de Gestió de Documents
6. Emmagatzematge i Manipulació (1)
Tipologies d’Arxius:
1. Arxius d’Oficina (arxius a les diverses plantes de la CONC)
2. Dipòsits Intermedis (sèries dipositades a la Sala -203)
3. Arxius Permanents (Arxiu Històric de la CONC)
Tipologies de Contenidors Òptimes:
• Carpetes Penjades de cartolina: adequades a Arxiusd’Oficina
• Caixes d’Arxiu Definitiu de Cartró: les més adequades aArxius Permanents, quan la documentació no ha de sermanipulada de forma molt habitual
30
19/12/2013
16
Sistema de Gestió de Documents
6. Emmagatzematge i Manipulació (2)
Tipologies de Contenidors a Evitar:
• Carpetes d’Anells
• Carpetes i Fundes de Plàstic
• Carpetes de cartró: només aconsellables per a usostemporals
• Fundes de CD i DVD: recomanables per a transport i úshabitual, no per a l’arxiu permanent. En aquest darrer cas,és preferible emprar capses d’emmagatzematge i guardarcòpies de seguretat en armaris protegits contra el foc i elscamps electromagnètics
31
Sistema de Gestió de Documents
6. Emmagatzematge i Manipulació (3)
És recomanable l’ús d’armaris compactes, atès els seusbeneficis en quan a espai, conservació dels documents iseguretat.
Factors a tenir en compte:
• Ritme de creixement de la documentació d’arxiu
• Ús de la documentació
• Seguretat i limitacions d’accés
• Característiques físiques dels fons
• Despesa de les opcions d’emmagatzematge
32
19/12/2013
17
Documentació Electrònica
El document electrònic inclou informació enregistrada en unmitjà tal que per accedir-hi i visualitzar-la ens calen einesinformàtiques. El document electrònic pot ser creatdirectament o bé ser el producte de la transformació d’undocument analògic en un document digital.
Suports dels Documents Electrònics
33
Magnètics: disquets, discos durs
Òptics: CD, DVD, Blu-Ray
Magneto-òptics
Documentació Electrònica (2)
Formats dels Documents Electrònics (estructura interna icodificació del document que permet la presentació de lainformació de forma accessible).
34
Format Text
Format Imatge
Format Vídeo
Formats Oberts: txt, pdf, rtf, epub
Formats Tancats: .doc, docx
Formats Oberts: jpg, png
Formats Tancats: tiff, dwg
Format Audio
Formats Tancats: wmv
Formats Tancats: mp3
19/12/2013
18
Documentació Electrònica (3)
Els components dels documents electrònics són: elcontingut, l’estructura i l’aparença. Cal afegir el context, queinforma sobre l’entorn administratiu de creació del document(autor, data, procedència, relació amb altres documents) aixícom les característiques tecnològiques (programari emprat,format, etc.)
El document electrònic només es pot fer comprensible quans’empra una eina informàtica per integrar tots els seuscomponents i fer-lo visible.
35
Documentació Electrònica (4)
El Sistema de Gestió de Documents, pels documentsadministratius electrònics, ha de garantir també la sevaautenticitat, integritat, fiabilitat, accessibilitat i conservació.
En el cas particular de la documentació electrònica,s’afegeixen dos requisits addicionals pel SGD:
1. Incrementabilitat: que sigui possible incrementar ladocumentació afegida a l’expedient electrònic, sensealterar-ne la seva integritat.
2. Recuperabilitat: s’ha de poder afegir informaciódescriptiva de contingut i context a fi d’assegurarposteriors localitzacions de l’expedient electrònic
36
![POSTGRAU 3a edició 2016 - GESTIÓ ESTRATÈGICA DE L’EMPRESA AGROALIMENTÀRIA [PGEA]](https://img.pdfslide.net/doc/110x75/55d07439bb61eb83478b4743/postgrau-3a-edicio-2016-gestio-estrategica-de-lempresa-agroalimentaria.jpg)
