Curs Sisteme Contabile Informatizate (3)

UNIVERSITATEA UNIVERSITATEA CRESTINA CRESTINA ““DIMITRIE DIMITRIE CANTEMIRCANTEMIR”” BUCURESTI BUCURESTI

FACULTATEA DE ŞTIINŢE ECONOMICEFACULTATEA DE ŞTIINŢE ECONOMICECLUJ-NAPOCACLUJ-NAPOCA

SISTEME CONTABILE INFORMATIZATE

Conf. univ. dr. Danciu Radu

Tema 1 Sistemul informational Tema 1 Sistemul informational si sitemul informatic al si sitemul informatic al

organizatieiorganizatiei

1.1 Sistemul infomational economic1.2 Sistemul informatic1.3 Sistemul de calcul

– 1.3.1 Componente hardware si software ale unui sitem de calcul

– 1.3.2 Gestiunea datelor si informatiilor in cadrul sistemelor de calcul

1.4 Sisteme de contabilitate si forme de inregistrare contabila

1.5 Reglementari privind crearea si utilizarea programelor informatice din domeniul financiar-contabil

1.1 1.1 Sistemul informaSistemul informaţional ţional al organizatieial organizatiei


Sistemul informaţional economic


Elementele componente ale unui subsistem informaţional

fondul de informaţii suporturile materiale ale informaţiilor mijloacele, metodele, tehnicile şi procedeele

de prelucrare si gestiune a datelor si informatiilor

fluxurile sau circuitele informaţionale

Factorii care influenţează calitatea informaţiei sunt :– stabilirea necesităţilor de informare şi a componentelor informaţiei– selectarea surselor informaţionale pertinente, sigure şi de calitate– stabilirea modului de colectare, concatenare, sintetizare şi generalizare a

informaţiilor– calitatea analizei informaţionale– alegerea canalelor de difuzare a informaţiei potrivit nevoilor de informare– rapiditatea difuzării informaţiei– analiza reacţiilor la aflarea informaţiei

Tipuri de informare şi de acces la informaţie , şi anume :

– informarea integrală şi accesul nelimitat la informaţie– informarea sectorială şi accesul limitat la informaţii– informarea restricţionată şi accesul supralimitat .


Tipuri de sisteme informaţionale După tipul de informare şi accesul la informaţie

Sistemul informaţional deschis Sistemul informaţional semideschis sau piramidal Sistemul informaţional limitat

După gradul de organizare/dezorganizare Sistemul informaţional normal Sistemul informaţional comentropic Sistemul informaţional entropic

Încadrarea unui sistem informaţional în una din categoriile de mai sus se poate face pe baza următoarelor criterii :

raportul dintre numărul de informaţii necesare şi numărul de informaţii disponibile actualizate

timpul şi modul de obţinere a unei informaţii certe gradul de participare a sistemelor computerizate la obţinerea informaţiilor

finale şi la luarea deciziilor utilitatea informaţiilor obţinute performanţele modelelor decizionale utilizate în cazul deciziilor

computerizate investiţia în perfecţionarea tehnicilor şi metodelor de obţinere a unei

informaţii clare, corecte, în timp util.


Raporturile dintre sistemul informaţional şi sistemul informatic

1.2 1.2 Sistemul Sistemul informaticinformatic

Structura sistemului informatic

1.2 1.2 Sistemul Sistemul informaticinformatic

Tipuri de sisteme informatice economice Sistemele informatice OLTP (Online Transaction

Processing) Asigură înregistrarea datelor pentru o perioadă de timp definită Efectuarea de calcule exacte după reguli şi metode prestabilite Actualizarea bazei de date pentru luarea deciziilor

Sisteme informatice OLAP (Online Analytical Processing)

Utilizate în luarea deciziilor sau coordonarea unor procese complexe ce implică calcule intensive, interogări mai complexe şi accesul multidimensional la informaţii

Exemple : Oracle Financial Analyzer, Oracle Discoverer Objects, Microsoft Data Warehousing Framework

1.3. Sistemul de calcul – componente hardware si 1.3. Sistemul de calcul – componente hardware si softwaresoftware

Sistemul de calcul

Componenta HARDWARE

Componenta SOFTWARE


HARDWARE CALCULATOARE

– Supercalculatoare– Calculatoarele mainframe– Minicalculatoarele– Microcalculatoarele

REŢELE DE CALCULATOARE– Reţele LAN(Local Area Network)– Reţele MAN(Metropolitan Area Network)– Reţele WAN(Wide Area Network)


SOFTWARE SOFTWARE DE SISTEM SOFTWARE DE REŢEA SOFTWARE PENTRU COMPONENTE HARD LIMBAJE DE PROGRAMARE PROGRAME UTILITARE APLICAŢII INFORMATICE

1.3. Sistemul de calcul – gestiunea datelor si 1.3. Sistemul de calcul – gestiunea datelor si informatiilor in cadrul sistemelor de calculinformatiilor in cadrul sistemelor de calcul

Unitati de stocare – HDD, DVD, etc.Dosare( Foldere)Fisiere de lucru

1.4 1.4 Sisteme de contabilitate şi forme de înregistrare Sisteme de contabilitate şi forme de înregistrare contabilăcontabilă

Sistemul de contabilitate – principii, teorii, metode şi tehnici contabile transpuse în practică prin intermediul formelor de înregistrare contabilă

Forma de contabilitate – modul de prelucrare a datelor şi structura registrelor contabile

Sisteme de contabilitate şi forme de înregistrare Sisteme de contabilitate şi forme de înregistrare contabilăcontabilă

Sisteme de contabilitate– După concepţia asupra obiectului

Sistemul contabilităţii în partidă simplă Sistemul contabilităţii în partidă dublă

– După concepţia privind organizarea conturilor Sistemul contabil monist Sistemul contabil dualist

– După modul de stabilire a rezultatului Sistemul contabilităţii de angajamente Sistemul contabilităţii de trezorerie

– După modul de prelucrare şi gestiune a datelor Sistemul contabilităţii manuale Sistemul contabilităţii informatizate sau computerizate


Tehnica de prelucrare a datelor– Sistemul contabil manual


Tehnica de prelucrare a datelor– Sistemul contabil computerizat


Forme de înregistrare contabilă Pe jurnale Maestru-şah Informatizată


Fişa contului – forma informatizată

1.5 Reglementări privind crearea şi utilizarea 1.5 Reglementări privind crearea şi utilizarea programelor informatice din domeniul financiar-programelor informatice din domeniul financiar-

contabilcontabil

ORDIN Nr. 1850 din 14 decembrie 2004 privind registrele si formularele financiar-contabil publicat in Monitorul oficial al Romaniei nr. 23 bis din 07.01.2005

Legea contabilitatii 82/1991

Deficiente :– actele normative nu statueaza existenta

contabilitatii informatizate, ci numai prelucrarea automata a datelor

1.5 Reglementări privind crearea şi utilizarea 1.5 Reglementări privind crearea şi utilizarea programelor informatice din domeniul programelor informatice din domeniul

financiar-contabilfinanciar-contabil

Cerinte normative :– cuprinderea în procedurile de prelucrare a

reglementărilor în vigoare şi a posibilităţilor de actualizare a acestora în funcţie de modificările intervenite în legislaţie

– cunoaşterea adecvată a funcţiilor sistemului de prelucrare a datelor de către personalul implicat şi respectarea acestora



– gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecţiei lor împotriva unor accese neautorizate, realizarea confidenţialităţii datelor din sistemul informatic

– stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieşire

– soluţionarea eventualelor erori care pot să apară în funcţionarea sistemului



– să asigure concordanţa strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează

– să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiţii de siguranţă

– să precizeze cu claritate sursa, conţinutul şi apartenenţa fiecărei date . Fiecare dată trebuie să se regăsească în conţinutul unui document scris, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât şi organele de control


financiar-contabilfinanciar-contabil– să asigure listele operaţiunilor efectuate în evidenţa

contabilă pe bază de documente justificative care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum şi orice eliminări şi adăugiri ulterioare

– să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obţinute anterior

– să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile din Legea contabilităţii nr. 82/1991



– să precizeze procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaţiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de integrare în sistem a datelor arhivate

– să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă



– să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile :

data efectuării înregistrării contabile a operaţiunii jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările

contabile numărul paginii sau numărul curent al înregistrării

în jurnalul de origine numărul documentului justificativ sau

contabil(atribuit de emitent)



– să asigure listări clare, inteligibile şi complete, care să conţină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz :

– tipul documentului sau al situaţiei

– denumirea unităţii patrimoniale

– perioada la care se referă informaţia

– datarea listărilor

– paginarea cronologică

– precizarea programului informatic şi a versiunii utilizate



– să asigure confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaţii, copii de siguranţă pentru programe şi informaţii

– să asigure listarea ansamblului de situaţii financiare şi documente de sinteză necesare conducerii operative a unităţii


financiar-contabilfinanciar-contabil– să asigure respectarea conţinutului de informaţii

prevăzut în machetele formularelor aprobate de Ministerul Finanţelor, în cazul editării acestora cu ajutorul tehnicii de calcul

– să asigure respectarea conţinutului de informaţii prevăzut în machetele formularelor aprobate de Ministerul Finanţelor, în cazul editării acestora cu ajutorul tehnicii de calcul



– să nu permită :– deschiderea a două conturi cu acelaşi număr

– modificarea numărului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont

– suprimarea unui cont în cursul exerciţiului curent sau aferent exerciţiului precedent, dacă acesta conţine înregistrări sau sold

– editarea a două sau a mai multor documente de acelaşi tip, cu acelaşi număr şi conţinut diferit de informaţii


financiar-contabilfinanciar-contabil– să permită suprimarea unui cont care nu are

înregistrări pe parcursul a cel puţin doi ani(exerciţii financiare), în mod automat sau manual

– să prevadă în documentaţia produsului informatic modul de organizare şi tipul sistemului de prelucrare :

– monopost sau multipost

– monosocietate sau multisocietate

– reţea de calculatoare;

– portabilitatea fişierelor de date



– să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor :

– preluări pe loturi cu control ulterior

– preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat

– combinarea celor două tipuri

– să permită culegerea unui număr nelimitat de date de înregistrări pentru operaţiunile contabile



– să posede documentaţia tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora

– să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor şi fiabilitatea sistemului de prelucrare.



Important ! Producătorii de programe informatice au obligaţia

de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind întreţinerea şi adaptarea produselor livrate, precum şi clauze privind eliminarea posibilităţilor de modificare a procedurilor de prelucrare a datelor de către utilizatori.



Important ! Unităţile de informatică sau persoanele care

efectuează lucrări cu ajutorul tehnicii de calcul poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informaţiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.



Important ! Pe perioada neprescrisă se va organiza o

gestiune a versiunilor, modificărilor, corecturilor şi schimbărilor de sistem informatic, produse-program şi sistem de calcul.



Utilizatorul trebuie :– să verifice dacă prestatorul de servicii

informatice sau distribuitorul produselor program are o asigurare specifică sau a extins asigurarea avută de responsabilitate civilă sau profesională pentru a acoperi lipsurile în cazul unui control fiscal



– să se asigure de perenitatea documentaţiei, a surselor în diferite versiuni ale produsului program în cazul dispariţiei prestatorului de servicii sau a distribuitorului de produse-program

– să organizeze salvarea şi arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare, astfel încât informaţiile să poată fi reprocesate ulterior prin acelaşi lanţ informatic şi în condiţiile de exploatare reconstituite.


financiar-contabilfinanciar-contabilRecomandare :

– Elaborarea manualului sistemului contabil informatizat care va cuprinde :

– descrierea fluxului informaţional

– arhitectura si modul de administrare al sistemului informatic

– structura bazelor de date şi semnificaţia elementelor componente ale acestora

– structura informaţională a sistemului şi capacitatea de informare a acestuia

– structura documentelor, registrelor şi situaţiilor editate de sistem

– modul de arhivare şi păstrare a datelor.

Tema 2. Arhitectura sistemelor Tema 2. Arhitectura sistemelor contabile informatizatecontabile informatizate

2.1 Prezentarea unor sisteme ERP

2.2 Arhitectura sistemelor ERP orientate spre obiecte

2.3 Arhitectura sistemelor ERP orientate spre tranzactii si evenimente

2.4 Integrarea sistemelor ERP

2.5 Prezentarea modulelor financiar-contabile

2.1 Prezentarea unor sisteme 2.1 Prezentarea unor sisteme ERP ERP

Sistemul SAP

http://www.sap.com/romania

Sistemul WizRom

http://www.wizrom.ro/

Sistemul [email protected]

http://sistemerp.ro/ro


http://www.ebsromania.ro/produse/clarvision5.htm

Sistemul Socrate+

http://www.socrateplus.ro/

Sistemul Navision

http://www.microsoft.com/romania/dynamics/Sistemul Mago.Net

http://www.netcenter.ro

Sistemul Clarvision


bcManager Professional http://www.bcmanager.ro/

Ciel http://www.ciel.ro

ZEUS

http://www.uti.ro

CDS

http://www.centruldesoft.ro/

SLN

http://www.sln.ro


http://www.winmentor.ro/

http://www.seniorerp.ro

AS Software http://www.as-software.ro/

Oracle E-Business Suite Financials

http://www.oracle.com/applications/financials/intro.html


JD Edwards EnterpriseOne

http://www.oracle.com/us/products/applications/jd-edwards-enterpriseone/index.htm

ProSys ERP

http://www.ps.ro

ASiSplus

http://www.infosoft.ro/asis.html

Arhitectura sistemelor contabile informatizate

Surse de date primare şi informaţii primare

Documente justificativeDate primare

Secţiunile sistemului de contabilitate computerizată

Secţiunile sistemelor financiar-contabile

computerizateFuncţiile secţiunii A : coordonarea şi controlul funcţionǎrii la parametrii normali a

întregului sistem computerizat preluarea articolelor contabile specifice contabilitǎţii financiare

din aplicaţiile secundare efectuarea prin funcţii speciale, automatizate, a lucrărilor de

închidere a exerciţiului, întocmind automat articolele contabile aferente

realizarea evidenţei cronologice şi sistematice întocmind Registrul jurnal, Registrul Cartea mare şi Registrul inventar

întocmirea balanţei de verificare a conturilor şi a situaţiilor financiare anuale : bilanţ, contul de profit şi pierderi, situaţia modificǎrilor capitalului propriu, situaţia fluxurilor de trezorerie, politici contabile şi note explicative


computerizateFuncţiile secţiunii B preluarea articolelor contabile specifice contabilitǎţii de gestiune

din aplicaţiile secundare

stabilirea costurilor efective de producţie şi desfacere pentru producţia realizatǎ, vândutǎ, precum şi în curs de realizare

realizarea contabilitǎţii de gestiune a firmei

urmǎrirea încadrǎrii în bugetele aprobate pentru activitǎţile care au fost bugetate

analiza performanţei generale a unitǎţii patrimoniale pe baza indicatorilor şi criteriilor de analizǎ economico-financiarǎ


computerizateFuncţiile secţiunii C furnizarea de informaţii analitice privind stocurile,

imobilizǎrile corporale şi necorporale, salariile şi contribuţiile asupra acestora, investiţiile financiare, trezoreria, lucrǎrile şi serviciile, facturǎrile şi relaţiile cu terţii

efectuarea calculelor intermediare până la obţinerea sumelor ce urmeazǎ a se înscrie în articolele contabile

construirea articolelor contabile legate de tranzacţiile şi evenimentele economice care au afectat elementele de active, pasive, venituri, cheltuieli şi extrapatrimoniul.

Aplicaţiil informatice financiar-contabile

orientate spre clase de obiecte

Arhitectura aplicaţiilor informatice financiar-contabile

orientate spre tranzacţii şi evenimente

Arhitectura aplicaţiilor informatice financiar-contabile

Aplicaţiile informatice principale gestionează informaţiile de la nivelul articolelor contabile până la nivelul datelor de sinteză contabilă

Aplicaţiile informatice secundare gestionează informaţiile analitice privind obiectele, tranzacţiile şi evenimentele economice până la nivelul articolelor contabile

Integrarea aplicaIntegrarea aplicaţiilor informatice ţiilor informatice financiar-contabilefinanciar-contabile

Integrarea monoaplicaţie


Integrarea multiaplicaţie


Integrarea verticală interaplicaţii


Integrarea orizontală interaplicaţii


Integrarea orizontală interaplicaţii

Indicatori de analizIndicatori de analiză a integrăriiă a integrării

Gradul de integrare informaţională n Ni x Ki

i=1 Gi = ————————————— x 100

n Nj x Kj

j=1 unde , Ni – numărul de informaţii furnizat de sistemul informatic integrat

Ki – coeficient de importanţă al informaţiei furnizate de sistemul informatic integrat

Nj – numărul de informaţii necesar pentru realizarea unui management competitiv

Kj – coeficient de importanţă al informaţiei necesare


K= 5 pentru informaţii zilnice cu caracter de conducere operativă

K= 4 pentru informaţii săptămânale cu caracter de conducere operativă

K= 3 pentru informaţii lunare cu caracter de analiză

K= 2 pentru informaţii trimestriale cu caracter de analiză

K= 1 pentru informaţii anuale cu caracter de analiză.

Gradul de integrare al sistemului informatic se poate aprecia, astfel :

Foarte bun 90 – 100 %

Bun 70 – 90%

Satisfăcător 40 – 70%

Scăzut 20 – 40%

Foarte scăzut sub 20%


Gradul de integrare a activitatilor organizatiei n Ni x Ki

i=1 Gia = ————————————— x 100

n Nj x Kj

j=1 unde , Ni – numărul de activităţi din cadrul compartimentelor conectate la sistemul informatic general

Ki – coeficient de importanţă al activităţilor din cadrul compartimentelor integrate

Nij – numărul total de activităţi din cadrul compartimentelor existente în cadrul firmei

Kj – coeficient de importanţă al activităţilor din cadrul compartimentelor firmei


K= 5 pentru compartimentele financiar-contabilitate, producţie de bază şi comercial

K= 4 pentru compartimentele personal, producţie auxiliară şi secretariat

K= 3 pentru compartimentele mecano-energetic şi investiţii

K= 2 pentru compartimentele administrativ şi activităţi anexe

K= 1 pentru alte compartimente sau activităţi

Gradul de integrare al sistemului informatic se poate aprecia, astfel :

Foarte bun 90 – 100 %

Bun 70 – 90%

Satisfăcător 40 – 70%

Scăzut 20 – 40%

Foarte scăzut sub 20%


Coeficientul de redundanţă al sistemului integrat

Nit

Cr = ———— x 100

Nin

Nit -numărul de informaţii transmise

Nin - numărul de informaţii necesare


Eficienţa sistemului informaţional integrat funcţie de timpul de furnizare a informaţiei

T0

Ei = ————— x 100

T1

T0 - timpul de furnizare a informaţiei înainte de integrare

T1 - timpul de furnizare a informaţiei după integrare


Eficienţa sistemului informaţional integrat funcţie de raportul cost/efect Efi

Ec/e = ———— x 100

C

Efi - efectele utilizării sistemului informatic exprimate valoric

C - costul sistemului informatic integrat


Efectele directe : – economii din reducerea cheltuielilor cu salariile şi

contribuţiile asupra acestora– economii la cheltuielile materiale (documente tipizate,

calculatoare de birou, maşini de scris, etc.)– alte economii

Efectele indirecte : – efectele raţionalizării sistemului de evidenţă economică– efectele aplicării metodelor de organizare şi conducere

integrată a activităţii întreprinderii


Efectele indirecte : – efectele îmbunătăţirii formei şi conţinutului

documentaţiilor tehnico-economice– efectele îmbunătăţirii mecanismului de control a gestiunii

întreprinderii– efectele transformării informaţiei într-un instrument de

reglare şi optimizare a desfăşurării activităţii economice– efectele luării unor decizii bazate pe date certe furnizate

în timp util de sistemul informatic


Efectele indirecte : – efectele transformării informaţiei financiar-contabile

certe din informaţie pasivă, de constatare în informaţie activă, de reglare şi control

– efectele utilizării contabilităţii previzionale şi a gestionării bugetelor în timp real, etc.


Costul sistemului informatic– cheltuielile cu amortizarea sistemului de calcul şi

gestiune a datelor(calculatoare şi aplicaţii informatice) stabilite după metoda de amortizare utilizată : liniară, accelerată sau degresivă

– cheltuielile cu salariile şi contribuţiile asupra acestora pentru personalul care asigură întreţinerea sistemului de calcul

– cheltuielile cu pregătirea personalului pentru utilizarea calculatoarelor şi a programelor informatice


Costul sistemului informatic– cheltuielile cu perfecţionarea pregătirii personalului– cheltuielile cu materialele consumabile şi energia

electrică– cheltuielile cu întreţinerea şi actualizarea aplicaţiilor

informatice– cheltuielile cu întreţinerea şi repararea tehnicii de calcul– cheltuielile cu analiza, proiectarea, programarea şi

integrarea unor module create ulterior implementării sistemului informatic

– cheltuielile cu amenajarea spaţiilor necesare siguranţei în gestiunea şi exploatarea datelor

Tema 3. Gestiunea datelor si informatiilor financiar-contabile in cadrul sistemelor contabile

informatizate

3.1 Baze de date si atribute informationale3.2 Functiile aplicatiilor informatice financiar-contabile3.3 Gestiunea datelor si informatiilor privind stocurile,

lucrarile si serviciile3.4 Gestiunea datelor si informatiilor privind

imobilizarile corporale si necorporale3.5 Gestiunea datelor si informatiilor privind salariile si

contributiile asupra acestora3.6 Gestiunea datelor si informatiilor privind creantele

si datoriile comerciale


informatizate

3.7 Gestiunea datelor si informatiilor privind investitiile financiare

3.8 Gestiunea datelor si informatiilor privind trezoreria

3.9 Gestiunea datelor si informatiilor privind datoriile financiare

3.10 Gestiunea datelor si informatiilor privind veniturile, cheltuielile si rezultatele


informatizate

3.11 Gestiunea datelor si informatiilor contabilitatii financiare si de gestiune

3.12 Modele de gestiune informatiilor financiar-contabile in mediile computerizate

3.13 Controlul si auditul financiar-contabil in sistemele infomatizate

3.1 Baze de date si atribute inforamtionale3.1 Baze de date si atribute inforamtionale

Baze de date – modalitatea de stocare a datelor care permite ordonarea, cautarea, selectarea multicriterial, prelucrarea, sistematizarea si sortarea acestora.

Baza de date cuprinde mai multe tabele si legaturile dintre acestea.

Tabelul – structura de date cu randuri si coloane


Elementele tabelelor– denumirea tabelului- extensia tabelului (.dbf, .dbc, .mdb, .gdb,.ora, .db) - denumirea coloanelor

- tipul coloanei- lungimea coloanei- numarul de zecimale



Elementele tabelelor– randurile tabelului


Operatii asupra bazelor de date- Actualizarea – adaugare, modifcare stergere- Interogarea – extragerea datelor si reprezentarea

acestora in vederea utilizarii- Indexarea sau ordonarea - Sortarea datelor


Proiectarea bazelor de date– stabilirea rolului bazei de date– stabilirea obiectelor, tranzactiilor si evenimentelor– stabilirea tabelelor componente ale bazei de date– stabilirea atributelor informationale pentru obiecte,

tranzactii si evenimente– stabilirea câmpurilor tabelelor– stabilirea relaţiilor dintre câmpurile fiecărui tabel– stabilirea cheilor de indexare, a modului de

actualizare si, interogare– stabilirea relaţiilor dintre tabele

Baze de date si atribute inforamtionaleBaze de date si atribute inforamtionale

Atributul informational – element caracteristic al obiectelor, tranzactiilor si evenimentelor

Obiectul – entitate individuală componentă a activelor, datoriilor, etc.– Exemple : elementul de stoc, partenerul de afaceri, salariatul,

banca, casieria, etc. Tranzacţii – schimburi sau transferuri de valori materiale şi

băneşti– Exemple : vânzarea, cumpărarea, plata, etc.

Evenimentul – activitate specifică, predeterminată care se exercită asupra unui obiect conform unor reguli şi metode predefinite– Exemple : inventarierea, reevaluarea, etc.

3.1 Baze de date si atribute informationale3.1 Baze de date si atribute informationale

3.2 3.2 Functiile aplicatiilor informatice financiar-contabile

Preluarea(culegerea) şi validarea datelor Prelucrarea datelorCrearea, consultarea şi listarea documentelor

financiar-contabileActualizarea şi consultarea bazelor de date Gestionarea bazelor de date auxiliare sau

cataloagelor de dateParametrizarea şi administrarea aplicaţieiTerminarea sesiunii de lucru




Preluarea(culegerea) şi validarea datelor

Opţiuni oblicatorii :• adăugare date • modificare date• ştergere date• ordonare date• deplasare în cadrul tabelului• vizualizare document jusitificativ• selecţie multicriterială• generare/imprimare de rapoarte• asistenţă contextuală.





Prelucrarea datelor financiar-contabile în sistemele computerizate are rolul de a asigura :

– aplicarea algoritmilor de calcul asupra datelor primare în vederea obţinerii datelor finale

– construirea de articole contabile– actualizarea şi stocarea datelor în bazele de

date finale


Prelucrarea datelor financiar-contabile pentru contabilitatea financiară şi de gestiune

– importul articolelor contabile din toate aplicaţiile secundare– realizarea de închideri automate de operaţiuni şi conturi dacă acest lucru nu s-a efectuat în

cadrul aplicaţiilor informatice secundare, şi anume :

• decontarea taxei pe valoarea adăugată• repartizarea cheltuielilor/veniturilor înregistrate în avans

• închiderea conturilor de venituri şi cheltuieli

• calculul şi înregistrarea impozitului pe profit, etc.– actualizarea datelor înscrise în conturi : rulaje lunare, rulaje cumulate, total sume şi solduri

finale– calculaţia costurilor efective de producţie şi înregistrarea diferenţelor de preţ la produse– actualizarea datelor necesare întocmirii situaţiilor financiare anuale– actualizarea bazelor de date prelucrate şi arhivate – anularea articolelor contabile importate din alte aplicaţii– efectuarea şi înregistrarea operaţiunilor de consolidare a conturilor– actualizarea datelor efective necesare controlling-ului


Prelucrarea datelor financiar-contabile pentru stocuri

– actualizare stocurilor cu tranzacţiile privind stocurile ( actualizarea cantităţilor, preţurilor de evidenţă şi a valorilor după metoda utilizată – FIFO, LIFO, CMP)

– calculul şi repartizarea diferenţelor de preţ la stocuri– prelucrarea inventarelor şi înregistrarea provizioanelor

pentru deprecierea stocurilor– actualizarea preţului la stocuri conform reevaluărilor

– generarea articolelor contabile şi transmiterea acestora în contabilitatea financiară şi de gestiune


Prelucrarea datelor financiar-contabile pentru imobilizări

– actualizarea registrului inventar cu intrări/ieşiri/transferuri

– prelucrarea inventarelor şi înregistrarea provizioanelor pentru deprecierea imobilizărilor corporale şi necorporale

– actualizarea valorilor conform reevaluărilor

– calculul amortizării lunare şi cumulate



Prelucrarea datelor financiar-contabile pentru salarii

– stabilirea salariilor realizate– calculul si înregistrarea concediilor medicale şi de odihnă– calculul restului de plată la salarii– actualizarea bazelor de date pentru plata salariilor pe carduri– calculul şi înregistrarea contribuţiilor asupra salariilor– prelucrarea şi înregistrarea repartizării cheltuielilor cu salariile,

asigurările sociale şi protecţia socială – actualizarea fişelor fiscale şi a fişelor de evidenţă a salariaţilor– generarea articolelor contabile şi transmiterea acestora în

contabilitatea financiară şi de gestiune


Prelucrarea datelor financiar-contabile pentru creanţe şi datorii comerciale

– prelucrarea datelor privind facturarea de bunuri, lucrări şi servicii

– prelucrarea expedierilor/recepţiilor pe bază de avize de însoţire

– prelucrarea datelor privind înregistrarea/decontarea avansurilor încasate de la clienţi sau acordate furnizorilor

– prelucrarea operaţiunilor de compensare a datoriilor şi creanţelor comerciale

– calculul şi înregistrarea penalităţilor/dobânzilor pentru întârzierea la plată/încasare

– reevaluarea creanţelor şi datoriilor comerciale în valută



Prelucrarea datelor financiar-contabile pentru investiţii financiare

– actualizarea investiţiilor financiare cu tranzacţiile înregistrate

– actualizarea valorii investiţiilor financiare reevaluate

– înregistrarea anulărilor de obligaţiuni sau acţiuni

– prelucrarea inventarelor şi înregistrarea provizioanelor pentru deprecierea investiţiilor financiare



Prelucrarea datelor financiar-contabile pentru investiţii financiare

– actualizarea investiţiilor financiare cu tranzacţiile înregistrate

– actualizarea valorii investiţiilor financiare reevaluate

– înregistrarea anulărilor de obligaţiuni sau acţiuni

– prelucrarea inventarelor şi înregistrarea provizioanelor pentru deprecierea investiţiilor financiare



Prelucrarea datelor financiar-contabile pentru disponibilităţile băneşti şi alte valori de

trezorerie– actualizarea cu tranzacţiile consemnate(încasări, plăţi,

schimb valutar)

– actualizarea valorilor rezultate în urma reevaluării disponibilităţilor în valută

– prelucrarea inventarelor

– actualizarea avansurilor de trezorerie



Prelucrarea datelor financiar-contabile pentru împrumuturile financiare

– actualizarea cu încasările şi plăţile privind împrumuturile financiare

– calculul şi înregistrarea dobânzilor datorate pentru împrumuturile financiare

– calculul şi înregistrarea amortizării primelor de rambursare a obligaţiunilor

– actualizarea valorilor pentru împrumuturile în valută



Prelucrarea datelor financiar-contabile pentru venituri, cheltuieli şi rezultate

– repartizarea cheltuielilor/veniturilor înregistrate în avans

– colectarea veniturilor/cheltuielilor curente din aplicaţiile secundare

– închiderea conturilor de venituri şi cheltuieli

– transferul veniturilor şi cheltuielilor din contabilitatea financiară în contabilitatea de gestiune



Actualizarea şi consultarea bazelor de date

Bazele de date finale se clasifică în două categorii :

baze de date colectoare

baze de date prelucrate.



Gestionarea bazelor de date auxiliare sau cataloagelor de date

Bazele de date auxiliare utilizate în cadrul sistemului de contabilitate computerizată se împart în două categorii :

• baze de date auxiliare comune tuturor aplicaţiilor informatice

• baze de date auxiliare specifice fiecărei aplicaţii informatice



Baze de date auxiliare comune tuturor aplicaţiilor informatice

Planul de conturiCatalogul documentelor justificativeCatalogul documentelor financiar-contabileCatalogul tranzactiilor si evenimentelorCatalogul partenerilor de afaceriCatalogul salariatilorCatalogul gestiunilor/locurilor de depozitareCatalogul bacilor si a conturilor bancareCatalogul tarilor si monedelor



Baze de date auxiliare comune tuturor aplicaţiilor informatice

Catalogul cursurilor de schimb valutarCatalogul judetelor si localitatilorCatalogul lucrarilor/comenzilorCatalogul centrelor de cost/venitCatalogul impozitelor si taxelor



Baze de date auxiliare specifice pentru stocuri

Catalogul grupelor de stocuriCatalogul elementelor de stocCatalogul unitatilor de masuraCatalogul de preturiCatalogul comisiilor de receptie

pentru imobilizari corporale si necorporaleCatalogul codurilor de clasificare si duratelor

normale de functionareRegistrul numerelor de inventar



Baze de date auxiliare specifice pentru salarii

Catalogul retinerilor din salariiCatalogul impozitelor si taxelorCatalogul beneficiarilor de retineri din salariiCatalogul locurilor de muncaCatalogul profesiilor/meseriilorCatalogul functiilorCatalogul conturilor personale/cardCatalogul locuriloe de munca

Tabelele necesare gestiunii imobilizărilor corporale şi necorporale sunt :– tabelul de gestiune a tranzacţiilor cu imobilizări în

cadrul căruia elementul de diferenţiere a tranzacţiei este codul tranzacţiei

– tabelul de gestiune a inventarului de imobilizări corporale şi necorporale care cuprinde toate obiectele de evidenţă cu atributele informaţionale specifice

– tabelul de gestiune a reevaluărilor– tabelul de gestiune a inventarelor– tabelul de gestiune a majorărilor de valoare– tabelul privind articolele contabile referitoare la

tranzacţiile şi evenimentele specifice imobilizărilor corporale şi necorporale.

Tabelele necesare gestiunii stocurilor, lucrărilor şi serviciilor cuprind :– tabelul de gestiune a tranzacţiilor în cadrul căruia

elementul de diferenţiere a tranzacţiei este codul tranzacţiei

– tabelul de gestiune stocurilor/lucrărilor/serviciilor care cuprinde toate obiectele de evidenţă cu atributele informaţionale specifice

– tabelul de gestiune a balanţei stocurilor care cuprinde codul, contul şi locul de depozitare a elementului de stoc, stocul şi valoarea iniţială, cantitatea şi valoarea intrărilor, cantitatea şi valoarea ieşirilor, stocul şi valoarea finală

– tabelul de gestiune a majorărilor/diminuărilor de valoare– tabelul de gestiune a inventarelor– tabelul de gestiune a articolele contabile aferente

tranzacţiilor şi evenimentelor specifice stocurilor, lucrărilor şi serviciilor.

Tabelele necesare gestiunii creanţelor şi datoriilor comerciale sunt :– tabelul de gestiune a facturilor emise– tabelul de gestiune a avizelor de însoţire emise– tabelul de gestiune a facturilor de achiziţii – tabelul de gestiune a avizelor de însoţire primite– tabelul de gestiune a vânzărilor cu plata în rate– tabelul de gestiune a clienţilor– tabelul de gestiune a furnizorilor– tabelul de gestiune a avansurilor primite de la clienţi– tabelul de gestiune a avansurilor acordate furnizorilor– tabelul de gestiune a efectelor de plătit– tabelul de gestiune a efectelor de încasat– tabelul de gestiune a compensărilor– tabelul de gestiune a penalităţilor/dobânzilor– tabelul de gestiune a reevaluărilor– tabelul de gestiune a inventarelor– tabelul de gestiune a articolele contabile aferente tranzacţiilor şi

evenimentelor specifice datoriilor şi creanţelor comerciale.

Tabelele necesare gestiunii investiţiilor financiare sunt următoarele :– tabelul de gestiune a achiziţiilor, vânzărilor şi altor intrări/ieşiri de

investiţii financiare în cadrul căruia elementul de diferenţiere a tranzacţiei este codul tranzacţiei

– tabelul de gestiune a conversiilor de obligaţiuni în acţiuni– tabelul de gestiune a pierderilor din investiţii financiare– tabelul de gestiune a acţiunilor– tabelul de gestiune a obligaţiunilor– tabelul de gestiune a altor titluri de valoare– tabelul de gestiune a reevaluării investiţiilor financiare– tabelul de gestiune a dobânzilor/dividendelor de primit– tabelul de gestiune a obligaţiunilor anulate– tabelul de gestiune a acţiunilor anulate– tabelul de gestiune a inventarelor– tabelul de gestiune a garanţiilor asupra investiţiilor financiare– tabelul de gestiune a articolele contabile aferente tranzacţiilor şi

evenimentelor specifice investiţiilor financiare.

Tabelele necesare gestiunii disponibilităţilor băneşti sunt următoarele :– tabelul de gestiune a încasărilor şi plăţilor derulate prin bancă– tabelul de gestiune a conturilor bancare– tabelul de gestiune a încasărilor şi plăţilor derulate prin casierie– tabelul de gestiune a casieriilor– tabelul de gestiune a operaţiunilor de schimb valutar– tabelul de gestiune a constituirii/prelungirii/anulării depozitelor

bancare– tabelul de gestiune a constituirii/utilizării/anulării acreditivelor– tabelul de gestiune a acordării/justificării avansurilor de trezorerie – tabelul de gestiune a titularilor de avansuri de trezorerie– tabelul de gestiune reevaluării disponibilităţilor băneşti în valută– tabelul de gestiune a dobânzilor de încasat la disponibilităţi băneşti– tabelul de gestiune a inventarelor– tabelul de gestiune a garanţiilor– tabelul de gestiune a articolele contabile aferente tranzacţiilor şi

evenimentelor specifice disponibilităţilor băneşti.

Tabelele necesare gestiunii salariilor şi contribuţiilor asupra acestora sunt următoarele :– tabelul de gestiune a datelor generale a salariaţilor– tabelul de gestiune a pontajelor lunare– tabelul de gestiune a avansurilor la salarii şi a altor creanţe/datorii

salariale– tabelul de gestiune a reţinerilor din salarii– tabelul de gestiune a salariilor lunare calculate– tabelul de gestiune a contribuţiilor calculate asupra salariilor– tabelul de gestiune a concediilor de odihnă– tabelul de gestiune a concediilor medicale– tabelul de gestiune a plăţii salariilor în conturi personale/de carduri– tabelul de gestiune a grilelor de impozit lunare şi anuale– tabelul de gestiune a contribuţiilor datorate asupra salariilor– tabelul de gestiune a fişelor salariaţilor– tabelul de gestiune a garanţiilor salariaţilor– tabelul de gestiune a repartizării cheltuielilor cu salariile– tabelul de gestiune a fişelor fiscale– tabelul de gestiune a articolele contabile aferente salariilor şi

contribuţiilor asupra acestora.

Tabele

– tabelul de gestiune a cheltuielilor înregistrate în avans– tabelul de gestiune a veniturilor înregistrate în avans– tabelul de gestiune a cheltuielilor curente– tabelul de gestiune a veniturilor curente– tabelul de gestiune a transferurilor de venituri şi cheltuieli

între contabilitatea financiară şi contabilitatea de gestiune

– tabelul de gestiune a articolelor contabile.

Tabele– tabelul de gestiune a articolelor contabile– tabelul de gestiune balantei de verificare– tabelul de gestiune a registrului cartea mare– tabelul de gestiune a inventarelor– tabelul de gestiune a bilantului– tabelul de gestiune a contului de profit si pierderi– tabelul de gestiune a fluxutilor de trezorerie– tabelul de gestiune a bugetelor– tabelul de gestiune a costurilor efective.

Modele de gestiune informatiilor financiar-contabile in mediile computerizate

Gestiunea globala a datelor– bazele date ale tuturor aplicaţiilor sunt gestionate în

cadrul unui singur director, iar arhivarea şi dezarhivarea se realizează global pentru toate informaţiile

– in cadrul acestui director informaţia se gestionează pe perioade de prelucrare

Modele de gestiune informatiilor financiar-contabile in mediile computerizate

Gestiunea specializata a datelor– gestiunea datelor pe directoare si subdirectoare

Directorul de baza C :\contabilitate

Subdirectorii privind aplicaţiile :

\contafin programe de lansare şi gestionare a

aplicaţiei « contabilitate financiară»

Subdirectorii care conţin bazele de date pe perioade

\012010 – luna ianuarie anul 2010

\022010 – luna februarie anul 2010

…..........

etc.

Controlul si auditul financiar-contabil in mediile computerizate

Scopul :– verificarea datelor preluate, prelucrate şi

gestionate de sistem– verificarea procedurilor de procesare şi stocare a

datelor


Verificarea datelor preluate, prelucrate şi gestionate de sistem :

- proceduri de validare la culegerea datelor

- scanarea documentelor si compararea continutului documentului cu prelucrarea acestuia


Controlul procedurilor de procesare şi stocare a datelor :– Controlul parametrizarii sistemului informatic– Controlul algoritimilot de calcul pentru ,

diferitele tipuri de operaţiuni


Alte verificari:– verificarea accesului neautorizat la calculatoare,

date şi aplicaţii informatice– verificarea posibilităţii de culegere de tranzacţii

neautorizate– verificarea folosirii aplicaţiilor informatice de

personal neautorizat sau care nu are o calificare în acest sens

– verificarea posibilităţii de modificare neautorizată a bazelor de date

– verificarea utilizării de aplicaţii informatice neautorizate.

Consecintele informatizarii contabilitatii

Schimbari in munca si profesia contabila1. Prin introducerea sistemelor computerizate se înlătură

inexactităţile la calcule, precum şi munca de rutină, şi se generează alte categorii de activităţi:

munca de concepţie a unor sisteme informatice cu funcţii/opţiuni de lucru multiple, precum şi cu caracteristici calitative ridicate

munca de analiză efectuată la fiecare loc de muncă în parte pentru domeniul gestionat de fiecare aplicaţie informatică.


Schimbari in munca si profesia contabila

2. Introducerea unui sistem informatic integrat de gestiune a bazelor de date nu înseamnă o reducere a locurilor de muncă din sfera contabilităţii, ci înseamnă o schimbare în organizarea muncii lucrătorului contabil, prin :

adaptarea utilizatorului la munca individuală integrată muncii colective

schimbarea concepţiei asupra unor fenomene şi procese economice despre care utilizatorul are cunoştinţe sau informaţii eronate

stimularea utilizatorului în direcţia realizării de perfecţionări ale sistemului informatic

crearea în timp real pe baza datelor culese şi prelucrate a unei multitudini de situaţii de analiză şi prognoză.


Cerinte pentru realizarea sistemelor informatice : – aplicaţiile informatice să poată fi utilizate pe orice tip de

calculatoare şi să fie realizate într-un sistem de operare şi limbaj de programare performante şi cu perspective de perfecţionare

– să aibă un grad de accesibilitate cât mai ridicat , astfel încât nivelul de cunoştinţe informatice pe care trebuie să le deţină utilizatorul să fie minim

– să aibă un grad ridicat de flexibilitate, adică să permită modificări, ştergeri, căutări, reveniri la datele curente, crearea unor rapoarte suplimentare definite de utilizator, revenirea la colecţii de date anterioare, salvarea şi restaurarea colecţiilor de date, etc.

– să fie ergonomic, adică organizarea meniurilor de lucru să respecte aceleaşi principii la toate aplicaţiile şi să se bazeze pe simplitate şi intuiţie


– să prezinte siguranţă în exploatare– să asigure securitatea şi confidenţialitatea datelor prin

limitări de acces la informaţii – relaţia utilizator-calculator privind culegerea datelor să fie

cât mai facilă şi să conţină explicaţii referitoare la fiecare element component al informaţiei

– relaţiile matematice şi contabile de validare şi calcul a datelor culese în sistem să fie în conformitate cu regulile, normele şi legile în vigoare

– să aibă o viteză mare de lucru şi o capacitate mare de stocare a datelor

– să se autoprotejeze în caz de incidente majore ( întreruperi de curent, căderi ale aplicaţiilor, etc.) asigurând conservarea datelor.

Consecintele informatizarii contabilitatii Cerinte pentru perfectionarea metoldologiei contabile : :

– elaborarea normelor contabile în consens cu prelucrarea şi gestiunea informaţiei în mediile computerizate; sistemele informatice financiar-contabile nu trebuie tratate numai ca sisteme de prelucrare a datelor, acestea sunt în acelaşi timp şi sisteme de gestiune a datelor financiar-contabile

– adaptarea formularelor comune şi cu regim special privind activitatea financiară şi contabilă la nevoile de prelucrare şi gestiune a informaţiilor în mediile computerizate

– completarea normelor privind crearea şi utilizarea programelor informatice din domeniul financiar-contabil cu un set minim de atribute informaţionale necesare gestionării obiectelor, tranzacţiilor şi evenimentelor financiar-contabile

– elaborarea unui standard naţional privind prelucrarea şi gestiunea informaţiei financiar-contabile în mediile computerizate care să cuprindă :

elemente de arhitectură a sistemului informatic principalele funcţii şi caracteristici ale aplicaţiilor informatice aspecte legate de gestiunea obiectelor, tranzacţiilor şi evenimentelor

financiar-contabile

Posibilitati de redare a informatiei

Documents

Curs Sisteme Contabile Informatizate (3)