Curso de Archivo

7/23/2019 Curso de Archivo

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ORGANIZACIÓN ESTRATEGICA DE ARCHIVOS

DE GESTION - PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS PARA

LA

TRANSFERENCIADE DOCUMENTOS AL

ARCHIVO CENTRAL -

-

ELIMINACION DE DOCUMENTOS Y GESTION

MODERNA

DEL

TRAMITE

DOCUMENTARIO

.

Lic. Adm. Gabriel Aníbal Hidalgo Rubio

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• ARCHIVO

Es uno o mas conjuntos dedocumentos, de cualquier fecha, forma y soportematerial, acumulada en un

proceso natural por unapersona o Institución Publica oPrivada en el transcurso de sugestión.

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• IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Radica en la conservación delPatrimonio Documental de laNación. Son fuentes denuestros derechos y/o

información útil para la tomade decisiones de lasInstituciones.

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• ¿QUÉ ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO?

“Información contenida encualquier soporte y tipodocumental, producida,recibida y conservada por

cualquier organización opersona en el ejercicio de suscompetencias o en eldesarrollo de su actividad”

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UNIDAD DOCUMENTAL O PIEZADOCUMENTAL

Es la parte menor indivisible de una seriedocumental, que puede ser simple o compuesta.

SIMPLE.- Formado por un tipo documental cuyocontenido mantiene una unidad de información: El

oficio, la carta, el informe, la solicitud, elmemorando, recibo, etc.

COMPUESTA.- Formado por dos o másdocumentos o tipos documentales que sesustentan, cuyo contenido mantienen una

unidad de información: El comprobante de pago,legajo de personal, el expediente, la historiaclínica, etc.

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La doctora Vicenta Cortésdefinió el tipo documental como"el número ydisposición de los elementos dela información que correspondena la actividad que lo haproducido". Incluso su nombre,para ella, se deriva de esa

actividad, como por ejemplo"informe" procede de la acciónde "informar".

Informar = InformeOficiar = Oficio

Solicitar = Solicitud

Ordenar = memorando

Comprobar el pago= C.de pago

Supervisar archivos=S.de Archivos.

Identificar altrabajador=Legajo depersonal.

TIPO DOCUMENTAL

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¿ QUE ES LA SERIE DOCUMENTAL?

La serie documental,es el conjunto dedocumentos que tienencaracterísticas comunes,el mismo asunto o elmismo tipodocumental y que por

consiguiente, sonarchivados, usados oeliminados comounidad .

Legajosde

Personal

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DIFERENCIA ENTRE TIPO Y SERIE DOCUMENTAL

TIPO DOCUMENTAL

Es la unidad documental,producto de unaactividad, cuyo contenidoinformativo y soporte son

homogéneos.

PECOSAORDEN DE COMPRA

LEGAJO DE PERSONALEXP. DE SUPERVISIÓNMEMORÁNDOINFORME

SERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidadesdocumentales, producidospor un mismo sujetoproductor, en el desarrollo deuna misma función y

plasmada en un mismo tipodocumentalPECOSASORDENES DE COMPRALEGAJOS DE PERSONAL

SUPERVISIONES

CORRESPONDENCIA

SERIE= sujeto productor + función + tipo documentalwww.cietsiperu.com



SECCIÓN: Conjunto de documentosproducidos y recibidos por lasdiferentes Unidades Orgánicas odependencia de la Institución Ejm:

Secretaria General, Administración,Planificación Tesorería, etc.

FONDO: conjunto total de documentosreunidos por persona natural, jurídica oinstitucional en el ejercicio de susactividades y funciones.

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UNIDAD DOCUMENTAL: son losexpedientes o testimonios de autos.

SERIES DOCUMENTALES : conjunto dedocumentos que poseen las mismascaracterísticas sea el mismo tipo

documental, el mismo asunto oactividad.

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ADMINISTRACION

ADMI/00

CONTROL INSTITUCIONAL

COIN/00

PLANIFICACIÓN Y

PRESUPUESTO PLAP /00

ARCHIVO CENTRALARCE/00

IMAGEN INSTITUCIONAL

IMIN/00

TESORERIATESO/00

RECURSOSHUMANOS

CONTABILIDADCONT/00

FONDO DOCUMENTAL

SECCION OASUNTOPRICIPAL

SERIESDOCUM.

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

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Fases de

los

Archivos

ARCHIVO HISTORICO

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO PERISFERICO

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO INTERMEDIO

A

G

N

S

I

A

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DEFINICIONESArchivo de Gestión:

Conocido como el “Archivo de

Oficina”, en el cual se clasifica,selecciona y conservar losdocumentos emitidos y recibidos encada Unidad Orgánica de laInstitución, cuya responsabilidadestá a cargo de la Secretaria.

La documentación del archivo degestión debe permanecer dos añosantes de transferirse al AC.

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LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y LAS NUEVAS

TECNOLOGIAS

El almacenamiento de información combinado con

diversos sistemas de entrada de datos hará que ladocumentación quede perfectamente almacenada yorganizada en el repositorio documental.

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DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO. es el registrode información generada, recibida, almacenada pormedios electrónicos, que permanecen en estos medios

durante su ciclo vital; es producida por una persona oentidad en razón de sus actividades.

La organización de los documentos electrónicos de losarchivos, consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o

sub serie a la que pertenecen la cual ha sido definida enel Cuadro de Clasificación Documental.

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La organización de losdocumentos electrónicos, permiteutilizar carpetas que deben

organizarse en categorías deSeries y subseries, según elCuadro de ClasificaciónDocumental, elaboradas teniendo

en cuenta el sistemaorganizacional de las instituciones

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Proceso mediante el cual se realiza latransformación de documentos físicos(papel, cartón) a formato electrónico, quese archivan en una base de datos o en

otros medios (CD, DVD, Discos duros,cintas magnéticas), para posteriormenterecuperar las imágenes electrónicasobtenidas de la digitalización.

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Se basa en que los actos jurídicos realizadaspor medios electrónicos y regulados por leytendrán la misma validez y eficacia jurídicaque las realizadas por medios tradicionales.

Firma digital = firma manuscritaMicroforma = documento papelMicroarchivo = archivo físico

Domicilio electrónico = domicilio habitualNotificación electrónica = notificación en papelCargo electrónico = cargo con selloFedatarios informático = notarios

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ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Este proceso consiste en verificar, clasificar, ordenar ysignar los documentos de cada dependencia.

Clasificar : separar y agrupar los documentos de acuerdoa sus características comunes teniendo en cuenta laestructura orgánica de la Institución, las funciones yactividades de las mismas que dan origen a las SeriesDocumentales.

Norma General del Sistema de Archivos SNA002,

Organizaciòn de documentos, aprobada por R.J Nº 073-85-AGN-J

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Lomo de Archivadores

OrdenadoCronológicamente

OrdenadoNuméricamente

OFICINA DE ADMINISTRACION

Archivador Nº 01

MEMORADUM

EMITIDOS

Del 01 al 210

FOLIOS 320

Año 2013

UNIDAD DE ABASTECIMIENTOS

Archivador Nº 02

NOMBRE

DEL PROCESO

Folios 251

Año 2013

Serie

documentalNumeración de los

Documentos emitidos

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OFICINA DE TESORERIA

Archivador Nº 01

RECURSOS ORDINARIOS

(Tipo de Fte. Finac.)

Nº de Comprobantes

Del 2017 al 2065

Nº CTA. CTE.

631-XXXXXXXXX

FOLIOS 320

Año 2013

OFICINA DE

ABASTECIMIENTO Y

SERVICIOS

Archivador Nº 01

ORDENES DE COMPRA

Del 01 al 320

FOLIOS 189

Año 2013

N° Cta. Cte.

Numeración delComprobante de Pago Identificado por cada Oficina –

Gerencia o Dirección

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOSLomo de Archivadores

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TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

La Directiva N° 005/86-AGN-DGAI, indica el procedimiento a seguirpara las transferencias de documentos.

OBJETIVO

“Orientar las acciones archivísticas para latransferencia de los documentos en losarchivos administrativos del Sector PúblicoNacional”.

FINALIDAD

Lograr que los documentos que se producen a diario no se acumulenen los primeros niveles de archivo en forma indefinida.

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TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOSEs un procedimiento archivístico que consiste en el trasladode los documentos de un archivo a otro al vencimiento de losperíodos de retención establecidos en la tabla de retención.Esta transferencia se efectuará de los archivos de gestión a

los archivos periféricos (si los hubiere) y luego al ArchivoCentral de la Institución. Toda transferencia de documentosdeberá efectuarse utilizando el formulario de transferencia dedocumentos en original y copia.

La solicitud de transferenciaserá acompañada con el"Inventario de Transferenciade documentos”.

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El jefe del Archivo Central como responsablede un Sistema de Archivo Institucional, esquien debe dirigir cada paso que se de en todaactividad archivística y consecuentementecuando se trata de la transferencia dedocumentos.

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TRANSFERENCIA DEDOCUMENTOS

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MUESTRAS DE ARCHIVADORESEN MAL ESTADO

ARCHIVADORES EN MAL ESTADO POR LA CANTIDAD

DE DOCUMENTOS ARCHIVADOS

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MUESTRAS DE ARCHIVADORESEN MAL ESTADO

ARCHIVADORES EN MAL ESTADO POR LA CANTIDAD

DE DOCUMENTOS ARCHIVADOS

590

Folios esdemasiado

La palanca del archivador estamalograda por el volumen dedocumentación archivada.

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MUESTRAS DE ARCHIVADORESEN BUEN ESTADO

Cuando se respeta el Nºfolios dispuesto, elsujetador del archivador debe estar correctamenteubicado para sujetar lashojas.

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MUESTRAS DE ARCHIVADORESEN BUEN ESTADO

Un Archivador de Palanca lomoancho conteniendo 350 folios

El sujetador esta debidamentepresionando las hojas del

archivador de palanca.

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Resolución Jefatural Nº 375-2008-AGN/J

Aprueba la Directiva Nº 005 – 2008 –AGN /DNDAAI, Normas para la foliación de losdocumentos de los archivos integrantes alSistema Nacional de Archivos.

La foliación serealizará de adelantehacia el final, de talmanera que laprimera hoja delescrito y demás hojasserán foliadas enforma correlativa ypor estricto ordencronológico,formando con todosellos un solo cuerpo.

El númeroasignado a cadafolio deberáescribirse demanera legible,sin

enmendaduras,sobre un espacioen blanco y sinalterar textos,membretes, sellosoriginales, etc.

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La numeración de c/folio debe ser consecutiva, legible, sinomitir, sin repetir números o enmendaduras, no debe alterar textos, membretes o sellos, se debe escribir en espacios enblanco.La foliación se realizará de ADELANTE hacia el FINAL, detal manera que la primera hoja del escrito y demás hojasserán foliadas en forma correlativa.Los archivadores NO DEBEN EXCEDER EL Nº DEFOLIOS, que se detalla, a fin de conservar en buen estado la

documentación:- Archivadores de lomo ancho como máx. 350 folios.- Archivadores de lomo fino como máx. 200 folios.- Archivadores para planos como máx. 50 folios.

FOLIACIÓN

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Una hojaes unFOLIO

La misma hoja tieneproveídos en el reverso y

corresponden al mismo folioOASA - 001

OASA - 001

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NO SE FOLEARÁN

La documentación no archivística y que no forma parte de unarchivo como: folletos, boletines, revistas, trípticos, dípticos, folios enblanco y otras reproducciones de apoyo no serán objeto de foliación.

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NO SE FOLEARÁN

Las hojas, fojas o folios sueltos, totalmente en blanco, adheridos,cosidos o empastados que se encuentren en tomos o legajos, esdecir que no contengan información en recto ni vuelto.

No se foliará el reverso o la cara vuelta de las hojas ya foliadas.

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CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Este proceso garantiza laconservación adecuada de losdocumentos, velando por suintegridad física y en formaordenada, ubicación e

infraestructura, material y equipos através de medidas de prevención.

Es importante dar a conocer estasdisposiciones para que tomen

conocimiento de la importancia queimplica la custodia de losdocumentos en el Archivo Central.

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ARCHIVO CENTRAL

Esta formado por la documentación provenientede las transferencias recibidas de las distintas

oficinas de la Institución. Este archivo centralizatoda la documentación cuyo valor administrativoaun no ha prescrito y es objeto de consultas por partede la administración o de los ciudadanos.

DEFINICIONES

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ARCHIVO CENTRAL

FUNCIONES

Desarrollar los procesos técnicos archivísticos.

Planificar, Organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas.

Formular los documentos de gestión archivística.

Supervisar y asesorar los archivos periféricos y de gestión.

Promover la capacitación del personal que labora en los

archivos.

Propiciar el uso de tecnología moderna.

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SERVICIO DE INFORMACIÓNDEL ARCHIVO CENTRAL

Pone a disposición de los usuarios internos como externos, ladocumentación de los archivos con fines de información,considerando los servicios de búsqueda y expedición de copias.

En algunos casos para usuarios externos (planillas, expedientes

de Tierras y otros) se entrega la documentación previo pago delderecho que establece el TUPA.

Los usuarios externos, deben presentar su solicitud deinformación a través de la Oficina de Tramite Documentario.

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GUÍA DE BÚSQUEDASDEL ARCHIVO CENTRAL

AREA DE INFRAESTRUCTURA:- Expedientes de Obras:Deben indicar nombre de la obra y el año.

- Correspondencia (memos, oficios);Deben indicar el Nº de doc., serie documental y año.

AREA DE ADMINISTRACIÓN- Comprobantes de Pago:Deben indicar: Nº C/P , Cta. Cte., y año.

- Correspondencia (memos, oficios);

Deben indicar: Nº del Doc., serie documental y año.- Acuerdos Regionales:Nº Sesión Ordinaria y año.

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GUÍA DE BÚSQUEDAS

DEL ARCHIVO CENTRAL

AREA DE PLANILLAS:Deben indicar:* Nombre del Trabajador.* Modalidad de Contrato y Oficina.* Nombre de la entidad. (Cooperativa, Hacienda, etc)

* Mes y Año

AREA DE RESOLUCIONES:Debe indicar:* Nº de Resolución.

* Año.* Nombre de la Persona.

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GUÍA DE BÚSQUEDAS

DEL ARCHIVO CENTRAL

AREA DE ALTA DIRECCIÓN:- Correspondencia (memos, oficios)Deben indicar:* Nº de doc.

* Serie documental* Año.

AREA DE FONDEAGRO:Deben indicar:

* Nombre del Prestatario* Año y/o fecha de contrato.

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Í Ú




Expedientes de TierrasDeben indicar:* Nombre y Apellido de la Persona, Asociación, Cooperativa.

* Año* Sector y Predio

Comprobantes de Pago:Deben indicar:

* Nº C/P.* Cta. Cte.* Año.

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Í Ú




PLANILLAS:Deben indicar:* Nombre del Trabajador.•Modalidad de Contrato y Oficina.•Nombre de la Entidad

• Mes y Año

RESOLUCIONES:Debe indicar:• Nº de Resolución y siglas completas.

Ejm: R.D Nº 045-88-AG-UNA-II-Para.• Nombre de la Persona.

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Í Ú




LEGAJOS :Deben indicar:* Nombre del Trabajador.• Año•Indicar el Régimen Laboral

CONTRATOS:Debe indicar:• Nombre de la Persona.• Nº de Contrato.• Programa o Proyecto• Nombre de la Obra o Sector.

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EL ESTANTE



CUERPO

BALDA: 90

x 40cm.

ESPACIO

30 cm.

1 2

A

B

C

D

E

EL ESTANTE

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MEDICION DE LOS



2 m

2 m 1 m

2.5 m

1.5 m

2 m

MEDICION DE LOSDOCUMENTOS ACUMULADOS

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Es un órgano consultivo

especializado de la Alta Dirección de

la entidad que emite opinión técnicaen materia de archivo. Es designado

por la más alta autoridad

institucional.

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Emitir opinión técnica en materia dearchivos sobre eliminación de

documentos.Conducir el proceso de formulación,

actualización y aprobación delPrograma de Control de Documentos

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El Comité Evaluador de Documentos(CED) debe ser designado por la más alta

autoridad institucional y es el encargado deconducir el proceso de formulación delPCD.

A efecto, de acuerdo a la Directiva 004-86-AGN-DGAI, estará integrado por:

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a) Un representante de la Alta Dirección de

la entidad quien lo presidirá.b) El Jefe de la Oficina de Asesoría

Jurídica o su representante.

c) El Jefe de la Unidad Orgánica, cuyadocumentación será evaluada.

d) El Jefe del Órgano de Administración de Archivos o Archivo Central quien actuarácomo Secretario.

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CED Resolución alta autoridad

Un representante de la AltaDirecciónPresidente

El Asesor Legal

Jefes responsables de la

documentaciónJefe o encargado del

Archivo CentralSecretario

Conformado por

Aprobado

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SELECCIÓN DOCUMENTAL

Conservar los documentos de valorpermanente, eliminar los de valor temporalDisponer de espacios físicos.

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Finalidad:

Garantizar la conservación de los documentos devalor permanente.

Permitir la eliminación periódica de los documentos

innecesarios.

Programar la transferencia de documentos deacuerdo a su ciclovital.

Aprovechar y prever la disponibilidad de losrecursos de espacio, equipo, material y personal delos archivos públicos.

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PROGRAMA DE CONTROLDE DOCUMENTOS (PCD)

DEFINICIÓN.- Es un documento degestión archivística que establece el valor temporal o permanente de las series

documentales, precisando el número deaños que deben conservarse y losperíodos de retención en cada fase de

archivo hasta su transferencia al AGN osu eliminación definitiva.

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OBJETIVO DEL PCD.- establecer

los plazos de retención para lasdiferentes series documentales quese producen en toda organización,

fijándose el término en los cualesserán eliminados o transferidos a la

siguiente fase de archivo.

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El Programa de Control deDocumentos

(PCD), está conformado por elInventario de las Series Documentales ,la Tabla de Retención de Documentos yel Índice Alfabético.

La Directiva Nº 004-86-AGN-DGAI,norma la Elaboración del PCD para los

Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

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EL VALOR TEMPORAL



EL VALOR TEMPORAL

Los documentos de valor temporal

Los documentos de valor temporal (eventual, pasajero o provisional), son aquellos que por su contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido los finesque los originó.

• Interesa a la institución productora y a la persona.

• Presentan este valor durante las facetas: administrativa, legal,fiscal, contable, científico-tecnológico.

• Existe durante: trámite, vigencia administrativa y plazo precaucional de conservación.

• Es evaluada por un comité especial.

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CONCLUSIONES SOBRE EL VALOR PERMANENTE DE LOS



DOCUMENTOS

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ÓRGANOS CONSULTIVOS



ÓRGANOS CONSULTIVOS

a) El Comité Evaluador de Documentos (CED) para los documentos administrativos

b) El Comité Especial: Comité de HistoriasClínicas, documentos Audiovisuales,documentos Electrónicos, etc.

c) La Comisión Técnica Nacional de Archivos(CTNA)

d) La Comisión Técnica Regional de Archivos(CTRA)

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ELIMINACION DE

DOCUMENTOS

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1. Opinión del Comité Evaluador deDocumentos.

2. Inventario y muestras de documentos

a eliminar.3. Tabla General de Retención deDocumentos

4. Documentación organizada einventariada.

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El jefe o quien haga sus veces del ArchivoCentral es el único responsable de laconducción de este procedimiento

Solicitará la oficialización del ComitéEvaluador de Documentos vía Resolución.

Separará la documentación posible de

eliminar.

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Elaborará el inventario de eliminación y extraerálas muestras documentales necesarias.

Redactará el Acta del Comité Evaluador de

Documento mediante el cual se da conformidada la eliminación de documentos. Dicha Acta seráfirmará por sus integrantes.

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Propondrá a la autoridad administrativa demás alto nivel para que oficie al ArchivoGeneral de la Nación o Archivo Regional

según sea el caso, solicitando la

autorización para eliminar los documentosPara tal efecto remitirá el Acta del ComitéEvaluador de Documentos y la sustentacióntécnica de la eliminación.

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Facilitará la información que requiera elsupervisor designado por el Archivo Generalde la Nación o Archivos Regionales.

Entregará al Archivo General de la Naciónprevia Resolución de Autorización ladocumentación a eliminar, firmando el acta deentrega correspondiente, quedándose con unejemplar.

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Realizar una base de datos para su sustento en unfuturo y saber que eliminaron.

Si tienen sistematizado el Archivo es solamente

seleccionar la SERIE y los documentos que seeliminan y sino crear una base de datos con losdatos pertinentes de la serie.

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TRAMITE DOCUMENTARIO

¿Cómo proceder?Para iniciar el procedimiento debes tener los siguientes requisitos:· Carta o Solicitud (especificando la documentación que buscas)· Llenar el formato de Acceso de la Información· Copia de tu DNI (opcional)Después, debes hacer lo siguiente:

Primero: Dirigirte al área de Tramite Documentario (mesa de partes) denuestra institución y dejar los requisitos señalados; quedándote con unacopia y el sello correspondiente con tu número de expediente.“No te olvides de tener un juego para tu archivo personal para que te sirva

como prueba si la información que buscas ha sido o no respondida”

Segundo: Esperar el tiempo establecido por la ley, siete (07) días y si la

información es difícil de ubicar quince (15) donde el responsable de Acceso ala Información, a través del área de trámite documentario, mediante un oficioles responderá sobre la documentación.“Para saber cómo va su trámite llame o visite el área de atención al

ciudadano”

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http://www.pcm.gob.pe/InformacionGral/archivocentral/archivos/formulario5030.doc

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