DacEasy Contabilidad V11 · 2012. 4. 15. · DacEasy Contabilidad V11 Manual de Entrenamiento Cuentas Por Cobrar y Facturación DAC, S. A. % 11 Cub Scouts, Ens. Naco Edif. DAC Santo

DacEasy Contabilidad V11

Manual de Entrenamiento

Cuentas Por Cobrar y Facturación

DAC, S. A. 11 Cub Scouts, Ens. Naco

Edif. DAC Santo Domingo, Rep. Dom.

✆ Tel:(809) 563-3232, ✍ Fax(809)547-3967

Internet Web Site: WWW.DACFLEX.COM

✉ Email: [email protected]

Soporte Técnico Garantizado Mayo 2002

DacEasy Contabilidad Versión 11 Manual de Entrenamiento.

CUENTAS POR COBRAR Y FACTURACIÓN

El Software descrito en este Manual está desarrollado bajo contrato de licencia y podrá ser usado, solamente, de acuerdo con los términos del contrato.

©Copyright

Copyright © 2002 DacFlex, Inscrito en el Registro de Propiedad Intelectual. Todos los Derechos Reservados a Nivel Mundial, Ley 32-86

Marcas Registradas

Ninguna parte de esta publicación podrá copiarse sin la expresa autorización por escrito de DAC, S.A., Cub Scout #11, (809)563-3232 Santo Domingo, Rep. Dom.

DacEasy es una marca registrada de Best, Inc. DacEasy Accounting, DacEasy Payroll, DacEasy Point of Sale, DacEasy Job Costing, DacEasy Order Entry, DacEasy Estimating, DacEasy Accounting & Payroll 95, DacEasy Accounting & Payroll Versión 4 y DacEasy EIS son marcas registradas de Best, Inc.

Windows y MS-DOS son marcas registradas de Microsoft Corporation. Otros nombres de productos mencionado en este manual pueden ser marcas registradas de sus respectivas compañías y se reconoce por la presente.

Algunos de los artes en este manual son modificaciones de ilustraciones suplidas por Corel Corporation

Aclaración

DacEasy hace un sincero esfuerzo por asegurar exactitud y calidad de sus materiales publicados; sin embargo, ninguna garantía, expresada o implícita, se proporciona. Todo los datos ejemplos se intenta que sean ficticios; cualquier parecido a personas reales o compañías son puras coincidencias.

Impreso en América.

ISBN:84-8400-239-1

DESP90ARAC

I N T R O D U C C I Ó N

Copyright 2002, DacFlex. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com . Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967

I - 1

Antes de Empezar Introducción

CUENTAS POR COBRAR Y FACTURACIÓN DacEasy Contabilidad Versión 11

Bienvenidos a la serie de seminarios de DacEasy®. El libro de trabajo del seminario de DacEasy® Contabilidad™ le ayudará a tener un entendimiento básico de como usar el programa. Si eres un nuevo usuario del programa encontrarás la información y los ejercicios, como una forma más práctica para comenzar a usar el programa. Con un poco de práctica, te puedes convertir en un experto usuario de DacEasy® Contabilidad™.

Este libro de trabajo, Cuentas por Cobrar y Facturación, es el cuarto de una serie del libro de trabajo. Este contiene información asociada con la entrada de las transacciones de Cuentas por Cobrar y Facturación. Para sacarle el mayor provecho a este libro de trabajo debes de tener algún conocimiento básico sobre computos, un entendimiento general de los conceptos básicos financieros y por lo menos un conocimiento limitado de los comandos del DOS. En adición, debe de ser capaz de identificar las partes de su computadora y saber como usar las funciones del teclado.

Este libro de trabajo asume que tiene un entendimiento de la información básica de configuración, tales como clientes y productos, cubiertos en la primera serie del libro de trabajo, Empezando con Contabilidad. Si necesita más información acerca de la configuración de la información básica, refiérase a la Guía del Usuario o el capítulo empezando del libro de trabajo. Para ordenar este libro de trabajo o cualquier otro de la serie del seminario, llame a DACFLEX al departamento de ventas al 563-3232.

A N T E S D E E M P E Z A R


I - 2

Organización del Libro de Trabajo Este libro de trabajo está diseñado para usted usarlo en su propio curso de estudio o en lo relacionado con un curso de entrenamiento. Llámenos y estaremos dispuesto a ayudarle a instalar su nuevo software y entrenar a su personal. Para obtener información y calendario de curso sólo tiene que llamar al (809)563-3232 Dpto de Ventas de DACFLEX.

Cada capítulo en este libro de trabajo contiene una unidad y la explicación de como usar una función específica en DacEasy® Contabilidad™. Para reforzar cada concepto, encontrará las secciones de Time Out en la mayoría de los capítulos para reforzar cada concepto. Los Time Out instruyen para completar los ejercicios prácticos encontrados en los capítulos de Aventuras. Estos ejercicios de práctica usan datos ejemplos de una Cía. llamada Furniture Factory. Nosotros le recomendamos completar cada capítulo en el orden presentado para garantizar que puede completar correctamente cada ejercicio de práctica.

Para obtener mayor provecho de este libro de trabajo, le sugerimos usarlo en relación con la Guía del Usuario de esta Versión. La Guía del Usuario contiene la información detallada de cómo ejecutar cada paso. Como un compañero de la Guía del Usuario, este libro de trabajo está enfocado en ayudarle a entender un proceso y mostrarle como podría aplicar el proceso en un negocio.

Cada Libro de trabajo comparte un mismo formato, por eso puede identificar fácilmente el área que quiere estudiar. El mismo está organizado como se describe a continuación.

Capítulos encontrados en cada libro de trabajo

Introducción

Explica cuáles temas son cubiertos en el libro de trabajo, que conocimiento es un prerrequisito y convencionalismos estándares usados.

Trabajando Con

El capítulo de Introducción es seguido por uno o más capítulos de trabajando con. Estos capítulos explican los conocimientos básicos de una función y los procedimientos envueltos con cada concepto.



I - 3

Con cada capítulo de Trabajando con está seguido de una página de Notas. Esta página es proveida para que escriba la información que podría usar para ayudarle a recordar como aplicar esta función en el día a día de los negocios. También, el libro de trabajo está estructurado con un ancho en margenes en cada página. Siéntase libre de usar este espacio para hacer notas rápidas acerca de como podría aplicar un proceso o procedimiento en su negocio.

Conocimientos Contables

Explican la contabilidad que se produce detrás de escena cuando se entran transacciones y se asientan en DacEasy Contabilidad.

Lista de Chequeos

Una hoja de referencia rápida listando las activiades que necesita recordar cuando procesa datos contables. También, incluye referencias de la Guía del Usuario donde podrá encontrar paso a paso los procedimientos asociados con cada tema.

Aventuras

Ejercicios estructurados que le ayudan a entender cómo usar una función.

Quiz Pruebines diseñados para reforzar la información presentada en el libro de trabajo.



I - 4

Estándares Varios convencionalismos son usados en todo el libro de trabajo para ayudarle a localizar rápidamente una información importante. Estas normas son coherentes con las usadas la Guía del Usuario.

Las palabras escritas en negritas indican las teclas o botones que debes presionar, tal como F10.

Los comandos del menú que tiene que seleccionar aparecerán escritas en negritas. Los comandos están separados del menú por un slash(/). Por ejemplo, Archivo/abrir indicando que seleccione el menú Archivo y seleccione el comando Abrir.

Para abrir un menú, use el mouse para cliquear en el encabezado del menú designado o presione la tecla Alt conjuntamente con la letra sobresaliente en el encabezado del menú.

Para seleccionar un comando desde un menú abierto, use las teclas direccionales para mover la barra de selección hacia el comando que desee abrir y presione Enter.

Los pasos usados para ejecutar un procedimiento aparecerán en una lista numerada. Una línea pesada encima del título de cada paso le ayudará a identificar fácilmente estas secciones .

Subrayar dentro del texto que está escribiendo, representa los espacios. Por ejemplo, podría ser instruido para escribir el siguiente comando : COPY_A:. Para hacerlo, usted digitará la palabra COPY, presiona la barra espaciadora, digite la letra A, y dos puntos (Ej: A:).

Un signo de más(+) entre dos teclas indica que presiona la primera dejándola presionada mientras presiona la segunda. Por ejemplo, podría ser instruido para usar Shift+ F2 para usar la calculadora, para hacerlo, debe presionar la tecla Shift dejándola presionada y presionar F2.



I - 5

Fundamentos del Programa DacEasy® Contabilidad™ está organizada por tareas. Las opciones en la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad™ representan tareas para ser ejecutadas. Por ejemplo, cuando quiera entrar una transacción, debe de accesar a la opción listada en el menú Transacción.

Opciones del Menú y comandos de la pantalla principal

Archivo

Accese esta opción desde el menú cuando quiera hacer un Respaldo o ejecutar otras operaciones de mantenimiento. Los siguientes comandos están disponibles:

Edición

Accese los comandos de este menú cuando quiera Agregar o modificar registros individuales dentro de un módulo. Los siguientes comandos están disponibles.



I - 6

Transacciones

Accese a este menú cuando quiera entrar transacciones relativas a cualquiera de las siguientes:

Diarios

Accese este menú cuando quiera imprimir sus diarios. El diario muestra todas las transacciones de cada mayor. Los siguientes comandos están disponibles:

Asentar

Accese a este menú cuando esté listo para asentar las transacciones. Los siguientes comandos están disponibles:



I - 7

Reportes

Accese a este menú cuando quiera correr reportes. Los siguientes comandos están disponibles:

DacAcces

Accese a este menú cuando quiera crear sus propios reportes. Los siguientes comandos están disponibles:

Periódicos

Accese a este menú cuando quiera que DacEasy® ejecute operaciones periódicas. Los siguientes comandos están disponibles:



I - 8

Módulos

Accese este menú cuando quiera accesar a otros módulos de DacEasy® que estén interfaceados con DacEasy® Contabilidad™. Los siguientes comandos están disponibles:



I - 9

Teclas De Funciones Las teclas de funciones son usadas para rápidamente accesar a las actividades específicas. Las siguientes teclas de funciones pueden ser usadas en cualquier punto del programa.

F1--Presione en cualquier campo para desplegar una pantalla de ayuda describiendo el campo en detalle.

Shift+F1—Esta combinación desplegará el Índice de Ayuda. Siga el índice de contenido para seleccionar un tópico particular, entonces presione Enter para ver más información sobre éste tópico.

F2--Utilice esta tecla de función para visualizar la lista de otras teclas de función activadas. Algunas pantallas ofrecen únicas funciones que no son visualizadas en la barra de función. La lista que se desplega cuando presiona F2 muestra las funciones adicionales en la pantalla que esté.

Shift+F2--Presione para desplegar en la pantalla la calculadora.

F4-Use para desplegar y cambiar la fecha del sistema. Siendo capaz de cambiar rápidamente la fecha por defecto que ayudaría cuando esté introduciendo una serie de transacciones.

F5--Presione para desplegar el campo de la búsqueda. La Búsqueda desplegará todas las entradas válidas para el campo seleccionado. Puede seleccionar y pasar artículos de la Búsqueda directamente dentro del campo activo.

F6—Presione la tecla universal para borrar en DacEasy. En todas las áreas donde esté disponible borrar los registros y transacciones, F6 está activado.

Shift+F6--Use esta combinación de teclas para borrar líneas individuales en la transacción.

F7—Presione F7 cuando esté mirando un reporte en pantalla y desee imprimirlo. También puede usar esta función para archivar y recuperar los datos desde la pantalla de asiento.

F8--Utilice para adherir datos desde los campos a lo largo de DacEasy. Por ejemplo, si usted quiere crear una factura para un nuevo cliente, presione F8 desde el campo código de clientes en la pantalla de Facturas ( o desde la búsqueda del Cliente) para adherir el nuevo registro.



I - 1 0

F9--Presione en cualquier pantalla asentada para respaldar los datos antes de asentarlo. También la puede usar para editar datos desde la búsqueda. Por ejemplo, si desplega una búsqueda desde el campo Código del Cliente, puede seleccionar un cliente y presione F9 para editar este registro.

Shift+F9--Use esta combinación de teclas o presione para desviar el orden de la lista en la búsqueda. Por ejemplo, para cambiar el orden de la lista en la búsqueda de Clientes desde el código de clientes a nombre del cliente, presione Shift+F9.

F10-- F10 es la tecla universal de procesos, o salvar a lo largo del programa. Cuando introduzca información (de un recibo, una factura o un cliente nuevo) y está listo para salvar, presione F10.

Shift+F10--Presione para desplegar por pantalla la versión del DacEasy. Esto es una forma rápida para determinar que compañía está abierta y que cantidad de memoria está disponible.

Esc- Presione para cancelar una acción desde cualquier pantalla.

Evaluación del Curso Después de completar el libro de trabajo, por favor tome unos minutos para llenar la hoja de evaluación del curso localizada en el Apéndice B. Su comentario nos ayudará a continuar mejorando nuestros productos.



I - 1 1

Instalar los Datos Ejemplos Una compañía ejemplo con clientes, suplidores e información contable ejemplo está incluida con el software de DacEasy® Contabilidad™. Su libro de trabajo y esta compañía ejemplo están diseñados como una guía interactiva de aprendizaje. Cada capítulo le instruye por lo menos un ejercicio práctico, llamado una aventura, para darle la oportunidad de practicar y aplicar los conceptos presentados.

Datos Ejemplos. Muchas aventuras en el libro de trabajo cuentan con los datos ejemplos para una compañía ficticia llamada La Furniture Factory. Usando estos ejercicios y aplicando lo principal que aprenda en cada capítulo, puede practicar usando su nuevo software simulando las situaciones del negocio sin afectar sus datos.

Cuando instale el software por primera vez, proponga que le instalen los datos ejemplos. Si no escoge que se le instalen los datos ejemplos; también, puede reinstalar el programa y escojer Si para instalar los datos ejemplos. Reinstalando el programa no afectará ningún dato que ya entró a DacEasy.

Después de instalar los datos ejemplos, debe de añadir la compañía ejemplo al directorio de la compañía. Use la ruta C:\DEA4\SAMPDATA si acepta la ruta por defecto durante la rutina de instalación. Si instaló el software dentro de un directorio diferente, sustituye el directorio por DEA4. Para más información de añadir los datos ejemplos, refiérase al capítulo Empezando a familiarizarse con DacEasy en la Guía del Usuario.



I - 1 2

Pasos Rápidos para Configurar los Datos Ejemplos.

Escoja Archivo/Abrir del menú principal.

Presione para agregar la nueva compañía. Se desplegará la Pantalla del Sistema de Preferencias.

Llene los campos como se describe debajo.

Campos de la Pantalla para la Identificación del Sistema.

Nombre de identificación. Entre una descripción para configurar los datos (ej., Datos Ejemplos de la Furniture Factory)

Nombre /Ruta del Directorio. Escriba la ruta de los datos ejemplos. Por defecto, los datos están copiados en el directorio llamado : C:/DEA4/SAMPDATA. Si lo instala para un directorio diferente de DEA4, use este nombre de directorio. Por ejemplo, Si instaló el programa en un directorio llamado ACCOUNT, deberá usar la ruta, C:/ACCOUNT/SAMPDATA.

Presione para procesar/salvar la identificación del sistema. Si el archivo existe, el programa le preguntará si quiere anexar el archivo a los archivos de la compañía. Conteste Si a esta sugerencia. DacEasy anexa los datos ejemplos al archivo abierto.

Para accesar los datos ejemplos, sombree la compañía ejemplo y presione Enter. Le recomendamos hacer un respaldo de los datos ejemplos entes de comenzar a usarlos. Si necesita ayuda acerca de como hacer un respaldo, refiérase al capítulo titulado Mantenimiento de Archivos.



I - 1 3

Protegiendo Sus Datos Hacer un backup a sus datos es una parte importante y necesaria de su rutina diaria. Debe hacer backup de sus datos frecuentemente y debe tener diferentes juegos de diskettes de backup los cuales alterne. Este procedimiento diario le asegura que no perderá sus datos totalmente en caso de un desastre. Además, deberá reemplazar periódicamente los diskettes que use para almacenar sus backup. Esta práctica es necesaria desde que los diskettes comiencen a cansarse por el tiempo de uso, haciendo más difícil o imposible recuperar la información.

Como hacer Respaldar a sus datos contables Las siguientes instrucciones explican como hacer Respaldar y restaurar sus datos de contabilidad. Puede hacer ahora Respaldar a los datos ejemplos para practicar estos pasos.

Pasos rápidos para hacer Respaldar a los datos

1. Coloque el diskette en el drive apropiado. Usualmente, el drive A acepta el diskette de 3 ½ pulgadas. Sin embargo, su sistema puede estar configurado diferente.

2. Desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy® Contabilidad ™, escoja Archivo /Respaldar/ Restaurar. La pantalla Respaldar/restaurar datos se desplegará:

3. Coloque el cursor en el Campo Operación y seleccione Respaldar. Presione Enter.



I - 1 4

4. Coloque el cursor en el campo Archivo Fuente y seleccione Contabilidad™ presione Enter.

5. Asegúrese de que la ruta donde está y el directorio son correctos en el campo Fuente. Si no, escriba la ruta y el nombre correcto del directorio. Presione Enter. A menos que especifique de otra manera, los datos son copiados desde el directorio fuente llamado C:\DEA4\SAMPDATA. Si instala un directorio diferente a DEA4, use este nombre de directorio. Por ejemplo, si instala el programa a un directorio llamado ACCOUNT, use la ruta C:\ACCOUNT\SAMPDATA.

6. Coloque el cursor en el campo Fuente y seleccione el drive al cual quiere hacer el Respaldar de sus datos. Por ejemplo, si coloca el diskette en el drive A, entre A:\ en este campo. Presione Enter.

7. Presione para comenzar la operación. Un mensaje aparecerá preguntándole que verifique si quiere hacer un Respaldar a sus datos. Presione Enter para continuar la operación.

DacEasy ahora copia los datos en el sistema al drive designado, reemplazando cualquier información existente en el diskette. Cambie los diskettes tan pronto como se lo solicite y presione Enter para continuar con Respaldar.

Pasos rápidos para restaurar los datos

1. Cuando use la rutina de Restaurar para escribir en sus archivos de datos, perderá todos los datos que haya introducido desde que se hizo el último Respaldo de sus datos.

2. Siga los pasos descritos arriba, y seleccione Restaurar en vez de Respaldar en el campo Operación. La fuente y la ruta serán lo opuesto (por ejemplo, la fuente será A:\; la ruta será C:\DEA4\SAMPDATA).

3. Cuando presione , DacEasy ahora copia los datos de su diskette al disco duro, reemplazando cualquier información existente en el archivo de su disco duro.



I - 1 5

Integridad de los Datos La integridad de los datos se refiere a la exactitud de sus datos y archivos. DacEasy® le provee herramientas que puede usar para chequear y mantener la exactitud de sus datos. Debe usar estas herramientas periódicamente para asegurarse de que sus datos estén en óptimas condiciones de trabajo.

En DacEasy®, estas herramientas están referidas como Utilitario de Archivos. Debe utilizar estos utilitarios por la menos, una vez por mes para optimizar la medida de sus archivos y prevenir mensajes de errores a ocurrir.

Para accesar estas opciones presione Archivo/Utilidades. Los siguientes utilitarios son disponibles:

Borrar indice-Durante algunas operaciones, tales como cálculos, DacEasy coloca los archivos de datos en indices suplementarios. Estos indices son como archivos de almacenajes temporáneos que protegen sus datos originales mientras que DacEasy ejecuta los mantenimientos necesarios. Si ningún problema es encontrado durante una rutina, DacEasy remueve estos indices cuando la operación es completada. Puede escoger el usar esta operación cuando quiera o antes de correr la operación de Recobrar.

Recobrar-Seleccione esta opción para reconstruir y optimizar un archivo en cualquier momento. Las funciones de Recobrar, borra registros corruptos de sus archivos de información e incrementa el espacio en el disco. Esta operación le permite reconstruir y optimizar el tamaño de un archivo cuando desee. Con la operación de Recobrar, puede reconstruir un archivo especifico mientras mantiene el resto de sus archivos de datos intactos. Podrá usar esta operación como un mantenimiento periodíco del utilitario para asegurarse de que sus datos están cuidados.



I - 1 6

Verificar-Solo puede correr esta operación en la transacción de los archivos de encabezados y archivos de facturas abiertas. Verificar chequea los registros de encabezados contra los registros de detalles. Si existe una discrepancia entre los registros, la rutina justifica la situación borrando cualquiera de los registros de encabezados o de detalles. Después de correr Verificar, se imprimirá un reporte listando los cambios hechos a los archivos, si los hay.

Ver transacción-Puede ver las transacciones de información del encabezado viendo el archivo de encabezados o ver las lineas de los detalles de la transacción. Puede borrar la linea de un articulo, seleccionando la linea y presionando . (Sólo necesitará borrar artículos en el caso de corrupción de datos).

Aviso: Sólo borre items asentados desde Ver transacción. Puede causar que las transacciones estén fuera de balance si borra la linea desde una transacción no asentada, borre el item desde el módulo respectivo.

Nota: Si borra un registro de encabezado, el detalle correspondiente es automáticamente borrado.

Borrar indices y recobrar datos. Las siguientes instrucciones explican como usar el drop indices y la rutina de recobrar. Si necesitas más información acerca de estos pasos, refiérase a la Guia de Usuario.



I - 1 7

Rápidos Pasos para usar el utilitarios de archivos

1. Desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy, escoja Archivo/Utilidades. La pantalla de utilitarios de archivos se desplegará.

2. Puede escoger correr un utilitario en todos los archivos o solo seleccionar los archivos. La rutina de mantenimiento de los archivos deben ser corrida en todos los datos periódicamente. Si quiere correr un utilitario en todos los archivos presione y escoja la opción Todos los archivos.

3. Si encuentra un error en un archivo especifico, puede correr el utilitario en este archivo. Para correr el utilitario sobre un archivo seleccionado, entre el número de dato del archivo que quiera usar. Si no sabe el número, presione para acceder la búsqueda de los archivos. Una lista despliega todos los archivos de datos disponibles. Seleccione de la lista el archivo que quiera usar y presione Enter.

4. Escoja el utilitario que quiera correr en el campo Operación. Presione para empezar el proceso.



I - 1 8

Notas

C A P Í T U L O 1


1 - 1

Cuentas por Cobrar Capítulo 1


Este capítulo explica como registrar transacciones a los clientes en el Mayor de Cuentas por Cobrar.

Las transacciones que entre en el Mayor de Cuentas por Cobrar aparecerán en el reporte de saldo por antigüedad y en los estados de cuentas de los clientes. Es importante que mantenga presente que no puede controlar inventario o imprimir una factura cuando usa la opción del Mayor de Cuentas por Cobrar. Si necesita controlar el inventario o imprimir facturas, refiérase al capítulo Facturación, luego en este libro.

Use la opción del Mayor de Cuentas por Cobrar para anular un mal débito, aplicar un crédito o un débito a una factura previamente registrada, y facturar a sus clientes si no está controlando inventario.

Después de completar este capítulo, sabrá como:

Registrar los diferentes tipos de transacciones en el Mayor de Cuentas por Cobrar.

C U E N T A S P O R C O B R A R


1 - 2

Términos Importantes Los siguientes términos son usados en este capítulo. Tome unos minutos para revisar cada definición.

Cuentas por Cobrar. La cuenta que retiene el monto que debe el cliente a su negocio.

Transacción: Una transacción es un cambio de bienes o servicios por pagos. Los pagos podrían ser en efectivo o a crédito. En DacEasy, registra una transacción dentro de la cuenta apropiada para asegurarse que tiene un registro escrito de todos sus negocios tratados con clientes o suplidores. Por ejemplo, cuando da un servicio a un cliente, entra la transacción (el cambio del dinero por el producto) dentro de la cuenta del Mayor de Cuentas por Cobrar.

Factura: Una solicitud de proveer bienes o servicios. Una factura incrementa las Cuentas por Cobrar.

Débito: El lado izquierdo de una transacción. Un débito incrementa los activos y los gastos, y disminuye los pasivos, el capital y los ingresos.

Crédito: El lado derecho de una transacción. Un crédito disminuye los activos y los gastos e incrementa los pasivos, el capital y los ingresos.

C A P Í T U L O 1


1 - 3

Aprendiendo acerca de los clientes Después de configurar sus clientes, puede registrar las transacciones a sus clientes usando la opción del Mayor de Cuentas por Cobrar. Todas las entradas hechas usando esta opción actualizan el reporte de Antigüedad de Cuentas por Cobrar. También, estas entradas le permiten imprimir los estados de cuentas de los clientes hasta la fecha.

Cuando entre una factura en el Mayor de Cuentas por Cobrar, registra una venta sin afectar la cuenta de inventario. No debe entrar otra vez las facturas originales entradas por la opción de Facturación por la opción del Mayor de Cuentas por Cobrar, a menos que necesite hacer un ajuste a la factura original. Por ejemplo, si necesita añadir un Debito por flete a una factura, necesita un incremento (débito) a la cuenta del cliente. Para hacer este ajuste, debe accesar la factura original desde el Mayor de Cuentas por Cobrar y registrar la transacción como un débito al valor original.



1 - 4

Tipos de Transacciones de Cuentas por Cobrar Los tipos de transacciones que registre, determinan como DacEasy® afecta un balance de la cuenta del cliente. Puede registrar tres tipos de transacciones: Factura, Debito, y Credito. Cada tipo crea una entrada que aparecerá en el reporte de saldo por antigüedad y en los estados de cuentas de los clientes. Si necesita incrementar el balance de un cliente, use o una factura o una entrada de débito. Si necesita disminuir el balance de una cuenta de cliente, use una entrada de crédito.

Nota: Ninguna de estas tres opciones afectan el inventario o le permiten imprimir una factura a sus clientes. Si necesita ejecutar estas funciones, lea el capítulo Facturación.

Facturas—Las facturas son las transacciones normales de cuentas por cobrar. Use transacciones de cuentas por cobrar para incrementar el balance del cliente sin afectar el inventario.

Una factura de cuentas por cobrar siempre debita la cuenta cuentas por cobrar y acredita por lo menos una de ingreso. Las facturas entradas por esta opción se muestran en el reporte por antigüedad y Estados de cuentas de los clientes, pero no puede imprimir estas facturas.

Transacciones de Debito—Use las transacciones de cuentas por cobrar débito para incrementar el balance del cliente. Las estradas de débitos son similares a las entradas de facturas.

La diferencia es que usa las entradas de débitos para incrementar el balance de una factura existente. Digitando el débito a una factura existente, puede incrementar fácilmente el balance. Un ejemplo de este tipo de transacción es añadir fletes o Debitos por servicios a una factura existente.

Transacciones de Credito—Use las transacciones de cuentas por cobrar crédito para disminuir el balance del cliente. Use transacciones de crédito para disminuir el balance de una factura existente o anular el balance entrado en una cuenta de cliente. Digitando el crédito a una factura existente, puede disminuir fácilmente su balance. Un ejemplo de este tipo de transacción es devolviéndole un sobre Debito a un cliente.

C A P Í T U L O 1


1 - 5

En ocasiones, necesitará corregir una transacción. Hay dos formas para hacer esto:

Corrigiendo Entradas—Una entrada de corrección remueve un error que descubra después de asentar. Para mantener un completo seguimiento de auditoría, una entrada de corrección deberá reversar la transacción de la entrada incorrecta.

Por ejemplo, si carga por error a un cliente por servicios rendidos a otro cliente, deberá hacer una entrada de corrección. Reverse la entrada original al cliente erróneo y reéntrelo usando el correcto código del cliente. Debería sólo de hacer una entrada de corrección si no es posible restaurar un respaldo.

Entrada de Ajuste—Una entrada de ajuste es una transacción de Credito o Debito. Use este tipo de entrada para ajustar el balance a una factura. Por ejemplo, entre una factura por $100 y el monto debería ser $90. Entre una transacción de crédito para ajustar la entrada original por $10.



1 - 6

Entendiendo la pantalla del mayor de Cuentas por Cobrar Para registrar una transacción, escoja Transacciones/ Cuentas por Cobrar desde la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Se desplegará la pantalla de Entrada de Transacción del Mayor de Cuentas por Cobrar.

Figura 1-1: Pantalla de entrada al Mayor de Cuentas por Cobrar

La pantalla tiene cinco áreas principales: Encabezado, Información de la Transacción, Información de la Factura, Detalle y Pié de página. Cada área se describe debajo.

Campos en la pantalla de entrada al mayor de cuentas por cobrar

El siguiente campo está en el Encabezado.

Número DacEasy® asigna un número de transacción a una nueva factura. Puede escoger el número de inicio para DacEasy® usando Edición/ Valores por omisión/ Preferencias del Sistema. Si necesita editar una factura existente, entre el número de la transacción aquí o presione F5 para seleccionarlo desde la búsqueda.

C A P Í T U L O 1


1 - 7

Los siguientes campos están en el área Información de la Transacción.

Código del Cliente.

Entre el código del cliente que está facturando. Si no se sabe el código del cliente, presione F5 para desplegar la pantalla de búsqueda.

Nombre del Cliente

DacEasy® desplegará el nombre del cliente.

Tipo Identifica el tipo de transacción que está entrando.

Factura

Son entradas normales de transacción de cuentas por cobrar. Las entradas de facturas siempre debitan la cuenta cuentas por cobrar y aparecen en el reporte por antigüedad con la letra I en la columna Cdgo.

Debito

En las cuentas por cobrar las entradas de debito son similares a las facturas, pero generalmente estas se usan para incrementar el balance de una factura existente. Por ejemplo, si necesita añadir el flete a una factura existente, use una entrada de debito de cuentas por cobrar. También, puede entrar entradas de debito sin usar factura existente. Asigne un único número de factura a la entrada y DacEasy® coloca el Debito en el reporte por antigüedad y los estados de cuentas. Este aparecerá en el reporte por antigüedad con la letra D en la columna Cdgo.

Credito

Use las entradas de Credito de cuentas por cobrar para disminuir el balance en la cuenta del cliente. Puede usar las entradas de credito para disminuir el balance en una factura existente o puede entrar un Credito usando un único número de facturas. De cualquier forma, una entrada de Credito siempre rebaja las cuentas por cobrar. Use entradas de credito para disminuir el balance en una factura existente. Anulando un balance entrado en una cuenta que no será pagada es un ejemplo de una entrada de Credito. El Credito de Cuentas por Cobrar aparecerá en el reporte por antigüedad con la letra C en la columna Cdgo.



1 - 8

Factura

El número de la factura que escoja en el campo Factura es importante. Si necesita ajustar el balance en una factura existente, debe de entrar el número de la factura en este campo. Si no sabe el número exacto de la factura, presione F5 para accesar a la búsqueda. Seleccione la factura que quiera y presione Enter. El número debe ser exactamente el mismo para afectar la factura original; si éste no es, DacEasy® asignará el número que entre como un nuevo número de factura. El número que entre aparecerá en la pantalla de Recibos de Caja, el reporte por antigüedad y los estados del cliente. Cuando cierre un período contable, DacEasy® limpia todas las facturas pagadas totalmente del reporte por antigüedad y los estados de cuentas, tantos como débitos y créditos tengan el mismo número de factura.

Nota: DacEasy® reconoce todos los ceros como parte del número de la factura. 00000123 no es el mismo número que 123.

Referencia

Entre un número opcional de referencia. Este número se imprimirá en el estado de cuenta del cliente.

Fecha La fecha de la transacción es la fecha que usa DacEasy® para asentar la transacción de cuentas por cobrar. La fecha puesta desde el sistema de fechas F4. Puede editar la fecha si necesita usar una fecha diferente para la transacción.

Área de Información de la Factura. DacEasy le permite configurar los términos para decirle a sus clientes cuando la fecha de pago está vencida y si algún descuento está disponible. Los términos constan con numerosos campos, incluyendo la fecha de vencimiento, la fecha de descuento y la tasa de descuento. Todos estos campos dependen de los términos que asigne al cliente y la fecha original de la factura o la entrada de débito. Puede editar todos estos campos si necesita alternarlos o parte de los términos para una transacción. Si quiere hacer cambios permanentes a los términos, debe editarlos en la tabla de términos.

C A P Í T U L O 1


1 - 9

Vendedor

Entre el nombre del vendedor para este cliente. Use la búsqueda de F5 para escoger el vendedor desde la tabla de Vendedores. Configure sus vendedores por Edición/ Proveedores.

Fecha Original.

La fecha original es la fecha de la factura que usa DacEasy® en el reporte por Antigüedad y los estados de cuentas de los clientes. Este tiene un propósito diferente a la fecha de la transacción. DacEasy usa la fecha original para propósitos de antigüedad y tiende a no afectar en la fecha de asiento. Puede usar este campo para entrar la fecha actual de la cuenta por cobrar de la factura del cliente. Esta característica le permite procesar la factura a una fecha diferente a la de la factura.

Fecha de Vencimiento

La fecha de vencimiento es la fecha de pago para la factura. Es la última fecha en que el cliente puede pagar antes de aplicarles los Debitos financieros. Cualquier pago recibido después de esta fecha son considerados tardíos y pueden estar sujetos a Debitos. También, la fecha de vencimiento es una de las fechas usadas para tirar el reporte por antigüedad.

Fecha de Descuento.

Use la fecha de descuento para ofrecer un límite de tiempo a sus clientes para recibir descuentos por pronto pago. Muchos negocios ofrecen un descuento si el cliente hace pagos antes de la fecha de vencimiento.

Nota: Si la Fecha del programa y la Fecha Original de las facturas son de diferentes períodos, el reporte por Antigüedad de las Cuentas por Cobrar y los estados finacieros no coincidirán para estos dos períodos.

Tasa de Descuento

Es el porcentaje de descuento que se le ofrece al cliente por pronto pago. Este porcentaje, multiplicado por el monto actual de la factura determina cuanto recibirá por el descuento el cliente.



1 - 1 0

Descuento Disponible

DacEasy® calcula el monto de descuento para la factura basado en el total de la factura y los términos configurados para el cliente.

Los siguientes campos están en el área de Detalle.

Cuenta DacEasy inserta la cuenta por cobrar en la primera línea de la transacción. Si entra una factura o una transacción de Debito, carga las cuentas por cobrar. Si necesita abonar las cuentas por cobrar, debe usar una transacción de Credito.

Cualquier cuenta de ingresos por defecto que configure a un cliente aparecerá en la segunda línea. Esta cuenta viene desde la pantalla de Editar Clientes. La cuenta de ingresos por defecto deberá ser la cuenta que usa con frecuencia cuando entra transacciones para este cliente.

Nota: Si necesita usar una cuenta diferente, posicione el cursor en esa línea y presione Shift+F6 para borrar solamente esa línea.

Nombre DacEasy® desplega el nombre de la cuenta entrada.

Descripción

DacEasy® desplega el cliente y el número de la factura en este campo.

Puede editar la descripción escribiendo el detalle que quiera. La descripción se desplegará en el diario.

Debito Entre el monto de debito que quiera aplicar a esta cuenta si el campo Tipo es Factura o Debito.

Credito Entre el monto de credito que quiera aplicar a la cuenta si el campo Tipo es Credito.

Nota: Cada línea tiene solamente una entrada de debito o una de credito.

El Pié de Página muestra el total.

Totales DacEasy® calcula los totales de la columna de debito y credito y los coloca aquí. Puede fácilmente determinar si los debitos son iguales a los creditos.

C A P Í T U L O 1


1 - 1 1

Trabajando con las Transacciones en el Mayor de Cuentas por Cobrar Las siguientes informaciones muestran como entrar diferentes tipos de transacciones usando la opción Transacciones/ Cuentas por Cobrar. Mantenga presente estos pasos cuando ejecute estas operaciones en el trabajo.

Pasos rápidos para entrar una transacción de Cuentas por Cobrar

1. Seleccione Transacción/ Cuentas por Cobrar.

2. Presione Enter y DacEasy® asigna el próximo número disponible a la transacción.

3. Entre el código del cliente. DacEasy® inserta el nombre del cliente en el campo Nombre.

Nota: El cliente que escoja debe ser un cliente tipo Abierto o Saldo Diferido. No puede hacer una factura de cuentas por cobrar a un cliente tipo De Efectivo. Para una completa explicación de los tipos de cuentas de clientes, refiérase a la Guía del Usuario o al capítulo Empezando del libro de trabajo.

4. Seleccione el Tipo de transacción que está entrando.

Factura—Crea una factura normal a su cliente.

Debito—Este crea una entrada de Debito al cliente que hace la misma función contable de una factura. Use un Debito cuando ya existe la factura y necesita incrementar el balance de la factura.

Credito—Este crea una entrada de Credito al cliente y la misma disminuye el balance del cliente.

5. Escriba el número de la factura que quiere asignar a la transacción. DacEasy® no asigna un número por usted. Si está afectando una factura existente, puede presionar F5 para seleccionar la factura desde la búsqueda.

6. Use el campo Referencia para entrar una corta descripción de la transacción.

7. Presione Enter en el campo Fecha para aceptar la fecha corriente del sistema. Esta es la fecha que usa DacEasy® para asentar la transacción.



1 - 1 2

8. Use el campo Vendedor para ayudarle a controlar las comisiones y las ventas para sus vendedores. Puede dejar este campo opcional en blanco.

Nota: Puede usar este campo para hacer reportes en el Publicar y en el Query.

Nota: Las Transacciones Cuentas por Cobrar no actualizan la pantalla de Vendedores.

9. Presione Enter en el campo Fecha Original para aceptar la fecha que aparece por defecto. Esta es la fecha que DacEasy® usa para la antigüedad de la factura.

10.Presione Enter en el campo Fecha de Vencimiento para aceptarla por defecto.

11.Presione Enter en el campo Fecha de Descuento para aceptarla por defecto.

12.Presione Enter en el campo Tasa de Descuento para aceptar el porcentaje de descuento por defecto.

13. Avance a la columna Debito. Entre el monto Debito para la factura.

Si usa una cuenta de Ingreso por defecto esto aparecerá en la segunda línea de la transacción. Continué entrando el detalle de la transacción, incluyendo los Creditos correspondientes y cualquier otra entrada de Debito que sea necesaria para balancear la transacción. Antes de salvar la factura, asegúrese de que el total de Debitos y Creditos sean iguales.

14. Presione para salvar la transacción.

C A P Í T U L O 1


1 - 1 3

Editando la Transacción Si necesita volver a empezar, presione F6 para borrar la

transacción entrada.

Para sólo borrar una línea, posicione el cursor en esa línea y presione Shift+F6.

Para insertar una línea dentro del detalle de la transacción, presione Shift+F7. DacEasy® inserta una línea arriba del cursor.

Nota: las funciones mencionadas anteriormente se encuentra al presionar Opciones de la barra de herramientas de la pantalla Transacción de cuentas por cobrar



1 - 1 4

Usando el Reporte por Antigüedad Cobros. Cuando entre facturas a clientes, debe ser capaz de controlar la fecha de vencimiento de cada factura. DacEasy® le da la habilidad de imprimir un Reporte de Cuentas por Cobrar por Antigüedad, que le da una información importante del balance de cada cliente. Puede personalizar su calendario por antigüedad, así puede ver cuando la factura está vencida o cuantos días de vencimiento tiene pasada la factura. El reporte por Antigüedad es una herramienta de ayuda en cobros a sus clientes. Otras herramientas incluyen estados de cuentas de los clientes y cartas que le permiten mantener correspondencias con sus clientes. Las opciones por Antigüedad, Cartas y Estados de Cuentas están en el menú Reportes/ Cuentas por Cobrar/ Antigüedad.

Figura 1-2: Reporte de Antigüedad de cuentas por cobrar (rangos de impresión)

Esta pantalla tiene dos áreas una de rango donde indica por cual campo desea ordenar el reporte, que tipo de reporte quiere, si incluye o no las facturas pagadas si desea ver la suma de todos los pagos adelantados como una sola línea en vez de listar cada avance por separado. A continuación puede ver la segunda sección de esta pantalla correspondiente a Columna de vencimiento.

C A P Í T U L O 1


1 - 1 5

Figura 1-3: Reporte de antigüedad de cuentas por cobrar (columna de vencimiento)

Columna de Vencimiento

Usted puede modificar la agenda de antigüedad. Siete columnas de antigüedad se imprimen en el Reporte de Antigüedad. Cada columna representa un intervalo de tiempo. Usted puede editar el título (encabezado) de cada columna y el intervalo de tiempo correspondiendo a cada encabezado en el Reporte de Antigüedad. Usted deberá establecer la agenda de antigüedad secuencialmente o desde el número más alto de días al más bajo o del más bajo número de días al más alto.



1 - 1 6

Time out

Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse que está usando los datos ejemplos. Entonces, complete la

Aventura 1: Ajustando balances de facturas,

Aventura 2: Añadiendo un Debito por envío a una factura de cliente existente,

Aventura 3: Anulando un mal débito,

Aventura 4: Usando el reporte por antigüedad y la Aventura 5: Usando la carta de clientes.

C A P Í T U L O 1


1 - 1 7

Notas

C A P Í T U L O 2


2 - 1

Asentando las Cuentas por Cobrar

Capítulo 2 CUENTAS POR COBRAR Y FACTURACIÓN

DacEasy Contabilidad Versión 11

Después de registrar sus entradas de Cuentas por Cobrar, necesitará asentarlas para actualizar el Libro Mayor. Este capítulo explica este proceso.


Imprimir el Diario de Cuentas por Cobrar para verificar los registros.

Asentar las entradas de Cuentas por Cobrar.

A S E N T A N D O L A S C U E N T A S P O R C O B R A R


2 - 2

Verificando las Entradas de Cuentas por Cobrar Después de registrar sus transacciones de Cuentas por Cobrar, imprima el Diario del Mayor de Cuentas por Cobrar para verificar la exactitud de sus transacciones. El diario le permite ver sus transacciones y corregir cualquier error encontrado antes de asentar. Para asentar una transacción de cuentas por cobrar, primero la transacción debe ser impresa en el diario (a menos que, de otra manera lo especifique en la pantalla del Preferencias del Sistema) o DacEasy® desplegará un mensaje de error cuando intente asentar. El diario es su rastro de auditoría antes de asentar las transacciones de cuentas por cobrar. Primero, imprimiendo el diario podría ver el tiempo consumido, pero el tiempo consumido corrigiendo errores antes del asiento es mucho menor que el tiempo consumido corrigiendo errores después del asiento.

Para imprimir el diario, escoja Diario/Mayor Cuentas por Cobrar desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. La pantalla del Diario del Mayor de Cuentas por Cobrarse desplegará.

Figura 2-1: Pantalla del diario de Cuentas por Cobrar

Esta pantalla tiene tres áreas principales: Encabezado, Fecha del Diario, y Opción de Listado. Cada área es descrita debajo.

C A P Í T U L O 2


2 - 3

Campos en la pantalla del diario de Cuentas por Cobrar

El siguiente campo está en el Encabezado.

Tipo de Reporte.

Escoja Diario en el campo Tipo de Reporte. El diario imprime las transacciones en orden al período seleccionado. Sólo las transaccciones de Cuentas por Cobrar no asentadas aparecerán en el diario. Compare el diario con las transacciones registradas para verificar su exactitud.

Si escoje Listado, las transacciones asentadas y no asentadas se imprimirán.

Nota: Sólo el Diario satisface los requerimientos de impresión.

Los siguientes campos están en el área Fecha del Diario. Esta área es sólo accesible si el Reporte es de Tipo Diario.

Fecha/Período.

Entre la fecha que corresponda al período para el cual está imprimiendo. El período asociado con esta fecha se desplegará debajo de la fecha.

Los siguientes campos están en el área de Opción de Listado. Esta área sólo es accesible si el Reporte es de Tipo Listado.

Selección/Desde, Hasta. Escoja los tipos de entradas que quiera ver desde la Columna de Búsquedas.

Selección/Desde, Hasta. Escoja los tipos de entradas que quiera ver desde la Columna de Búsquedas.

En Conclusión

Empezando a imprimir el diario. Cuando complete esta pantalla, presione y la pantalla de Disposición se desplegará. Esta pantalla le da la opción de imprimir el diario en papel, en la pantalla o a un archivo. Si no quiere mantener un registro de sus diarios, use la opción Pantalla. Esta satisface los requerimientos de impresión pero no deja rastros de auditoría de sus transacciones antes de asentar. Seleccione la opción de impresión y presione F10.



2 - 4

Asentando las Cuentas por Cobrar El asiento actualiza el balance de las cuentas en el Libro Mayor y le permite imprimir los Estados Financieros, tales como: Balance de Comprobación y Estado de Ganancias o Pérdidas. Seleccione el período que quiera asentar basado en el período en que corrió el diario.

Puede editar o borrar cualquier transacción de Cuentas por Cobrar hasta que esté asentada. Para corregir un error después de asentar, debe restaurar el respaldo o hacer una entrada de corrección o de reversión. Una vez impreso el diario y verificadas las transacciones, es importante que haga el respaldo a sus datos. Para su conveniencia, las opciones de Respaldo y Archivo están disponibles desde la pantalla de Asiento. Para más información de estas dos opciones, refiérase al capítulo Antes de empezar, en el libro de trabajo Empezando.

Para asentar las transacciones, escoja Asentar/Cuentas por Cobrar desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. La pantalla de Asiento del Mayor de Cuentas por Cobrarse desplegará.

Figura 2-2: Pantalla de asiento del Mayor de Cuentas por Cobrar

Simplemente escoja la fecha que quiera asentar. La fecha debe corresponder a la fecha que corrió el último reporte de diario. DacEasy® despliega el número del período para la fecha que entre.

C A P Í T U L O 2


2 - 5

En el campo Purgar Transacciones Después del asentar, márquelo para borrar las transacciones después del asiento. Si selecciona limpiar las transacciones desde el archivo de transacciones de Cuentas por Cobrar, la única forma de ver estas otra vez es restaurando el respaldo. No escoja si quiere mantener una lista de todas las transacciones asentadas al Libro Mayor. Esto le ayuda a mantener un registro histórico de sus transacciones. Este campo tiene por defecto lo que le configure en las de Opciones del Libro Mayor en la pantalla de Preferencia de sistema.

Presione para empezar el proceso de asiento. Si DacEasy® detecta un error durante el asiento, debe restaurar su respaldo, corregir el error y asentar otra vez.



2 - 6

Notas

C A P Í T U L O 3


3 - 1

Listos para Facturar Capítulo 3


El módulo de Facturación es muy similar al módulo de Cuentas por Cobrar. La diferencia clave es la habilidad para imprimir las facturas y seguir el inventario. La mayoría de los negocios controlan el inventario y otorgan facturas a los clientes, y, por esto usan el módulo de Facturación. Con frecuencia, los negocios pagan comisiones a sus fuerzas de ventas o sólo les gusta seguir la ejecución de cada vendedor.

Este capítulo explica la configuración envuelta en el seguimiento de las ventas para cada vendedor en DacEasy. Si su negocio está orientado a los servicios, podría usar la función de factura de servicios. La pantalla de entrada de factura por defecto está orientada por producto. Si no necesita todos los campos requeridos para una factura de productos y le gustaría tener una simple pantalla de entrada, puede tener el módulo de Facturación por defecto como una pantalla de entrada de factura por servicios. Este capítulo discute los pasos envueltos. También, se explica como agregar un código de factura y como usar la función del Asistente de Ventas. Los códigos en facturas son usados para cargar a los artículos que no son productos y servicios. La función del Asistente de Ventas le permite añadir mensajes por defecto a sus productos.

Estos mensajes se desplegan cuando entra el producto en una factura. Tiene la opción de imprimir el mensaje en la factura o tener ésta solamente en la pantalla entrada para asistir a sus vendedores.


Configurar códigos para identificar cada vendedor.

Asegurarse de que DacEasy sigue las ventas para cada vendedor.

Configurar códigos de facturas.

L I S T O S P A R A F A C T U R A R


3 - 2

Configurar por defecto el tipo de factura por servicio.

Agregar mensajes por defecto a los productos usando la función de Asistente para Ventas.

Términos Importantes Los siguiente términos le ayudaran a entender los conceptos presentados en este capítulo. Tome unos minutos para revisar estas definiciones.

Facturas—Use las facturas para incrementar el balance de la cuenta del cliente y, si es necesario, afecte el inventario. Estas facturas aparecerán en el reporte por Antigüedad y en los estados de cuentas de clientes. Por ejemplo, entre una factura normal para la venta cuando venda un juego de sala a un cliente.

Códigos de Factura—Use los códigos de facturas para cargar a los clientes por artículos misceláneos, tal como fletes. También, puede asignar el código a una cuenta en el Libro Mayor. Esta cuenta es automáticamente actualizada con el monto asociado con este código, cuando asiente las facturas.

C A P Í T U L O 3


3 - 3

Configurar sus vendedores Manteniendo el seguimiento de los vendedores y las ventas históricas. Si paga una comisión a su personal de ventas basado en los productos o servicios vendidos, necesitará configurar sus vendedores. DacEasy® le permite mantener un registro de cada vendedor y de sus ventas históricas. Puede usar esta información para generar reportes y calcular las comisiones automáticamente.

La siguiente información explica como decirle a DacEasy® que quiere mantener el seguimiento de las ventas históricas de cada vendedor. Debe seguir estos simples procedimientos o DacEasy® no puede mantener seguimiento de la información.

Configurando la Opción de Seguimiento de Ventas Para mantener el seguimiento de cada vendedor, necesita asegurarse que ciertamente la información por defecto está configurada. La siguiente pasos detallan los procedimientos que necesita seguir para asegurarse de que puede usar está función.

Asegurándose que la función de seguimiento de ventas está activada.

1. Accese la pantalla del Sistema de Preferencia (Edición/Valores por omisión/Preferencias del sistema).

2. Escoja el campo Activa información de Vendedores.

Figura 3-1: Activar informe de un vendedor desde la pantalla de preferencias del sistema



3 - 4

3. Accese la pantalla de Editar Vendedores y use los pasos mencionados en la próxima sección para entrar cada vendedor.

Nota: Cuando cree una factura, asegúrese de registrar el código del vendedor en la pantalla de Entrada de Facturas.

C A P Í T U L O 3


3 - 5

Configurando cada vendedor Para configurar cada vendedor, necesita usar la pantalla de Editar/Vendedor. Para accesar a esta pantalla, escoja Edición/Vendedor desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. Se desplegará la pantalla de Edición/Vendedores.

Figura 3-2: Pantalla de Editar Vendedores

Campos en la pantalla de Editar/Vendedores

Código Entre unos cinco dígitos, códigos alfanuméricos para identificar el vendedor.

Nombre

Entre el nombre completo del vendedor usando hasta 30 caracteres.

Número de Empleado

Entre el Número de tarjeta del vendedor. Puede ser igual al código.

Territorio

La información no es requerida en este campo. Sin embargo, podría asignar a cada vendedor un territorio específico. Si es así, entre el territorio asignado al vendedor. Si quiere imprimir el reporte de ventas para cada territorio, puede crear un reporte y usar este campo para clasificar la información.

Tasa Entre el porcentaje de comisión que recibe el vendedor por los productos, servicios y códigos de facturas en una factura.



3 - 6

Cuota Entre el monto de ventas en el cual la tasa de comisión del vendedor aumenta. Este campo puede ser usado en el reporte para compararlo con los montos de ventas.

C A P Í T U L O 3


3 - 7

Mirando las Ventas Históricas DacEasy® controla las ventas por cada vendedor basado en el código entrado en la factura. La siguiente información explica como puede ver esta información en pantalla.

Viendo las ventas históricas en la pantalla

1. Cuando cree una factura, asegúrese de entrar cada código de vendedores en el campo Código del Vendedor.

2. Accese la pantalla de Editar/Vendedores.

3. Entre el código del vendedor.

4. Presione Shift+F3 para accesar al historial de ese vendedor.

Figura 3-3: Pantalla con el historial de un vendedor por un periodo de dos años.



3 - 8

Asistente de Ventas Use el Asistente de Ventas para agregar mensajes por defecto a sus productos. Estos mensajes aparecerán en la pantalla de Factura. Entre un mensaje para desplegarlo en la pantalla cuando seleccione el producto. Esta función es útil si necesita recordarle a su fuerza de ventas el ejecutar cierta tarea al momento de la venta. Por ejemplo, si está vendiendo muebles de cuero, podría entrar un mensaje “mencione nuestro limpiador de cueros”. Si necesita agregar mensajes permanentes a una factura y no quiere que el cliente vea este mensaje, entre un mensaje oculto. Para agregar líneas de descripción adicional al producto, entre un mensaje de descripción. Este mensaje se imprimirá en la factura.

Los siguientes campos explican como usar la función de Asistentes para Ventas.

Agregar mensajes de productos con el asistente de ventas

1. Escoja Editar/Productos.

2. Entre el código del producto al que le agregará el mensaje. Si no

se sabe el código, presione para accesar la búsqueda. Localice el producto y presione Enter.

3. Presione Alt+A. La pantalla del Asistente de Ventas se desplegará.

Figura 3-4: Use la pantalla del Asistente de Ventas para agregar mensajes a los productos.

C A P Í T U L O 3


3 - 9

4. Seleccione el Tipo de descripción debajo:

D—Agrega una línea de descripción a la factura. La descripción aparecerá en la pantalla de Factura y en la factura impresa.

O—Agrega un mensaje oculto a la factura. Este mensaje aparecerá en la pantalla de Factura, pero no en la factura impresa.

P—Agrega un mensaje a la factura cuando el producto es seleccionado. Este mensaje aparecerá solamente en la pantalla al momento de la entrada. Este no se imprime en la factura papel.

5. Entre el código del mensaje el cual quiera desplegar. Si no sabe

el código del mensaje, presione para seleccionarlo desde la búsqueda.

Nota: Añada los mensajes desde la opción Edición/Tablas/Mensajes o desde la pantalla de búsqueda de mensajes presionando F8 para agregar uno nuevo.

6. Presione para grabar la pantalla de Asistente de Ventas y regresar a la pantalla de Editar Productos.



3 - 1 0

Configurando Códigos de Facturas Los códigos de facturas le permiten facturar a sus clientes por cargos no configurados como productos o servicios. Puede especificar una cuenta para asentar este cargo en su catálogo de cuentas. El ejemplo más común es el cargo por flete. Puede usar un código de factura para agregar cargos por fletes a una factura de un cliente. Cuando asiente esta factura, la cuenta apropiada (en este caso, ingresos por flete) es actualizada.

Configurando Códigos de Facturas Para configurar sus códigos de facturas, escoja Edición/Códigos de Facturación desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. La pantalla de Editar Código de Factura se desplegará.

Figura 3-5: pantalla de editar códigos de facturas

Campos en la pantalla de editar códigos de facturas

Código Escriba hasta cinco caracteres para el código a identificar el Código de Factura.

Descripción

Escriba una descripción significante. La descripción se desplegará cuando entre el código en una transacción de factura.

C A P Í T U L O 3


3 - 1 1

Cuenta

Entre el número de la cuenta para la cual quiere asentar los ingresos cuando use este código. Si no sabe el numero de

cuenta presione para acceder la búsqueda.

Gravable

Especifique si el código de factura está sujeto a impuestos.

Descuento

No seleccione si no quiere hacer descuento por el código de factura.

Comisionable

Especifique si el vendedor recibe una comisión por la venta del código de factura.

Valor Escriba el monto que quiera cargar por el código. Si los cargos varían, deje el monto como 0.00 y entre el monto a aplicar cuando entre el código en la transacción de factura.



3 - 1 2

Configurando Factura por Servicio DacEasy® incluye dos tipos de facturas. Puede facturar por productos y servicios en ambas facturas; sin embargo, la factura por servicios está especialmente diseñada por facturas basadas en servicios. Para usar esta factura, debe usar la pantalla del Sistema de Preferencia para decirle a DacEasy® que quiere accesar esta factura. Las siguientes informaciones explican este procedimiento preliminar.

Listo para usar la factura de servicios

1. Escoja Edición/Valores por omisión/Preferencias del Sistema. La pantalla del Sistema de Preferencia se desplegará.

Figura 3-6: Pantalla del sistema de preferencias

2. Localice el campo Factura de Servicios y escójalo. Esto le dice a DacEasy® que son primeramente un negocio basado en facturas de servicios. DacEasy® adapta la pantalla de factura para mayor encaje de sus necesidades.

3. Presione para salvar la información y regresar a la pantalla principal.

C A P Í T U L O 3


3 - 1 3

Time out

Abra la Furniture Factory para asegurarse de usar los datos ejemplo y completar las siguientes aventuras:

Aventura 10, Asegurarse de que el sistema puede seguir historiales de ventas y configurar un vendedor, y la

Aventura 6: Usando el asistente de ventas.



3 - 1 4

Notas

C A P Í T U L O 4


4 - 1

Facturación Capítulo 4


Este capítulo explica como crear una factura por productos y servicios usando el módulo de Facturación. Si tiene clientes con múltiples sucursales, agradecerá que DacEasy® le provea una búsqueda de dirección alternativa en la pantalla de Factura. Este capítulo explica como usar esta función.

Otra función útil de la pantalla de Factura es el Ensamble en el aire. Economizar tiempo valioso al ensamblar un producto terminado directamente desde la pantalla de Factura sin tener que salir del proceso entrado. Los pasos son descritos en este capítulo.

En adición, puede encontrar como entrar una devolución en ventas cuando un cliente devuelva un producto o quiera un crédito por servicios. La información de abajo muestra como DacEasy® controla los productos pendientes, imprime las facturas y también, las cubiertas de listas de empaques.


Entrar una factura por un producto o servicio.

Ensamblar un producto desde la pantalla de Factura.

Enviar productos a una dirección alterna.

Imprimir una factura.

Imprimir una lista de empaque.

Entrar una devolución en ventas.

Controlar pendientes de productos.

F A C T U R A C I Ó N


4 - 2

Términos importantes Los siguientes términos se refieren a los tipos de transacciones que puede entrar usando la opción de Facturación. Tome unos minutos para revisar estas definiciones.

Facturas—Use las facturas para incrementar el balance en la cuenta del cliente y afectar los ingresos, el inventario y el costo de ventas. Estas facturas aparecerán en el reporte de Antigüedad y los estados de cuentas de los clientes. Por ejemplo, entrar una factura normal por la venta de un juego de habitación a un cliente.

Devolución en Ventas—Use las devoluciones para poner la mercancía devuelta al inventario y disminuir el balance en la cuenta del cliente. Las devoluciones aparecerán en el reporte por Antigüedad y en los estados de cuentas como un monto negativo. Una razón típica para una devolución en ventas es el envío de una mercancía incorrecta a un cliente.

C A P Í T U L O 4


4 - 3

Aprendiendo acerca de las facturas Use la opción de Transacción/Facturación para facturar a los clientes por productos y servicios, imprimir las facturas, seguir mercancías pendientes y crear la información de análisis de ventas.

Puede crear diferentes tipos de transacciones usando la opción Transacción/Facturación. Estas transacciones incluyen Facturas, Facturas de Servicios, Devoluciones en Ventas y Facturas Recurrentes basadas en los códigos de clientes o grupo de facturas.

Crear facturas para productos o servicios. Cuando este listo para facturar un cliente, use la opción Transacción/Facturación para crear la factura y registrar la venta de productos y/o servicios. Las facturas pueden incluir detallada la descripción de los productos y servicios vendidos y mensajes notificando a los clientes de los eventos por venir.

Las facturas creadas usando la opción de Facturación actualiza el reporte por Antigüedad de Cuentas por Cobrar, también los archivos de productos y/o servicios. Cuando asiente las facturas, DacEasy® genera una entrada en el Libro Mayor para reducir el monto del inventario en almacén, configurar las cuentas por cobrar de sus clientes y reorganizar sus ingresos, y los gastos asociados con una venta.

Registrar una devolución en ventas. También, puede usar la opción de Transacción/Facturación para entrar las devoluciones en ventas cuando los clientes devuelvan mercancías. DacEasy® coloca los productos devuelta al almacén y disminuye la cuenta del cliente por el monto de los productos.

Seguir y llenar pendientes. Use la opción de Transacción/Facturación para seguir y llenar pendientes. DacEasy® coloca los productos no actualmente en almacén como pendiente al tiempo que son facturadas. Use la rutina de llenar Pendientes para crear una nueva factura cuando reciba mercancía al almacén.



4 - 4

Entrar una Factura Cuando este listo para crear una factura, escoja Transacción/Facturación desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. Entonces, escoja Facturas desde el submenú. La pantalla de Factura se desplegará.

Figura 4-1: La pantalla de factura es usada para facturar a los clientes por productos. También, puede entrar servicios y códigos de facturas en esta pantalla.

Esta pantalla es principalmente usada para crear una factura para un producto. Sin embargo, puede entrar servicios y códigos de facturas, también, en esta pantalla. Como puede ver, la pantalla está dividida dentro de tres áreas: Encabezado, Detalle, y Pié de Página. Las siguientes informaciones explican cada área.

Campos en la pantalla de factura

Área de Encabezado. Esta área identifica el cliente, también los términos de pagos. Muchas de estas informaciones aparecerán automáticamente cuando entre el código del cliente.

C A P Í T U L O 4


4 - 5

Número Factura

Presione Enter en este campo si quiere que DacEasy® asigne el próximo número disponible a la transacción. Si asigna sus propios números, entre el número en este campo.

Más acerca de los números de facturas. Cada factura que entre debe tener un único Número. Puede asignar su propio número o dejar que DacEasy® numere cada factura por usted. Escoja Edit/Setup/Formularios para escoger como quiere entrar los números de las facturas. Seleccione Facturas y designe su preferencia en el campo Asignar Número manual.

Código del Cliente

Entre el código del cliente. La información acerca del cliente se desplegará en los campos apropiados. Si no sabe el código,

presione para accesar la búsqueda y escoger el cliente.

Fecha Presione Enter en el campo Fecha para aceptar la fecha del sistema o entre una fecha diferente. Esta es la fecha que usa DacEasy® para asentar la transacción.

Embarque

Seleccione Envío A en este campo si el cliente requiere que la factura sea enviada a una dirección y los productos embarcados a otra diferente. Si el cliente tiene una dirección por omisión para Envío A, este campo tendrá la dirección por omisión de Envío A, y la dirección por omisión aparecerá cuando acceses a este campo. Haga doble-click en Envío A para editar la dirección de envío.

Si no necesita introducir una dirección por separado, puede dar instrucciones especiales en esta área. Para poner instrucciones especiales que aparezcan en la factura, haga doble–click en Notas y DacEasy mostrara una pantalla de introducción.

Seleccione Ninguno si quiere dejar esta área de la factura en blanco.

Impuesto

El código de impuesto configurado para el cliente se desplegará. Configure los impuestos usando la opción Edición/ Tabla / Impuestos.



4 - 6

Términos

los términos configurados para el cliente se desplegarán. Puede configurar los términos de pago para sus clientes usando la opcion Edición/Tablas/Términos.

Los campos Fecha de Vencimiento y Fecha de Descuentos dependen de los términos que asignó al cliente y la fecha de la factura. Puede editar estos campos si necesita alterar todos o parte de los términos a la factura.

Cambios permanentes en los términos. Si quiere cambiar permanentemente los términos, accese la Tabla de Términos y edite los términos. También puede editar los términos desde la pantalla de factura presione F8 y aparecerá la pantalla de Editar códigos de términos digite el código y haga los cambios que considere de lugar

y luego presione para grabarlos.

Fecha de Descuento

La fecha de descuento es el último día que el cliente puede recibir un descuento por pronto pago. Muchos negocios ofrecen como un incentivo por pronto pago.

Fecha de Vencimiento

La fecha de vencimiento es la fecha de pago en que se vence la factura. Esta es la última fecha en que un cliente puede dar el pago antes de poder aplicarle un cargo fínanciero. Todos los pagos recibidos después de esta fecha están considerados tardíos y pueden ser sujetos a cargos por pagos tardíos.

OC#, Ref

Use estos campos para entrar información de referencia. Por ejemplo, use el campo OC# para entrar el número de orden de compra del cliente y en el campo Ref. para entrar referencia interna. Puede dejar estos campos opcionales en blanco.

Vía, FOB

Entre la información de envío en estos campos. Por ejemplo, si envía todas las mercancías por UPS, entre UPS en el campo Vía. Puede dejar estos campos opcionales en blanco. El FOB es una abreviatura de Free On Board (Libre a Bordo). Este es el punto en el cual la responsabilidad de la mercancía enviada termina.

C A P Í T U L O 4


4 - 7

Mi # Use este campo para introducir números internos para su referencia.

LAB LAB son las siglas de “Libre A Bordo”. Use este campo para indicar el punto en donde termina la responsabilidad de envío de el fabricante. El valor que introduzca aquí se imprimirá en la sección de LAB en la forma impresa.

Nota: Este campo no esta disponible en la caja de diálogo Facturación de Servicios.

Vendedor

Use este campo para seguir las comisiones y las ventas de sus vendedores.

Nota: Si entra un código de vendedor en el campo Vendedor cuando configure el cliente, el código del vendedor se desplegará aquí.

Si no sigue historial de ventas o no quiere asociar esta venta con un vendedor particular, puede dejar este campo en blanco.

Área del Cuerpo. El cuerpo de la pantalla le permite entrar la información detallada acerca de los productos o servicios comprados. Cada compra es entrada en esta área. También, puede entrar códigos de facturas.

Número Articulo

Entre el producto, servicio o código de factura que quiera asignar a esta transacción. La descripción de los artículos aparecerán en el campo adjunto.

Encontrar un código. Si no sabe el código, presione para accesar la búsqueda. Seleccione productos, servicios, mensajes o códigos y presione Enter. Escoja el código que necesita y presione otra vez Enter.

Usar un código de factura. Para entrar un código de factura, escriba una C, seguida por un espacio, entonces el código de factura. La letra C designa el artículo como un código de factura. Si no usa la letra C cuando entre un código de factura, DacEasy® atenderá a encontrar un producto con este código. Si el producto con este código no existe, un mensaje de error se desplegará.

Usar un código de mensaje. Para entrar un mensaje en la factura, escriba una M seguido de un espacio en la factura entonces el código de mensaje.



4 - 8

Producto de Ensamblado. Si el producto entrado está especificado como Kit ensamblado en la pantalla de Producto, se desplega la descripción y la cantidad de los componentes.

Descripción

La descripción del Item Número se desplegará.

Ordenado

DacEasy® provee tres campos de cantidad en el área del cuerpo. El primero, campo Ordenado, le dice cuantas unidades del producto o servicio quiere ordenar el cliente. Este campo solo es aplicado cuando entre productos o servicios. Entre la cantidad que está ordenando el cliente basado en las fracciones de ventas del producto o servicio.

Números seriales. Si escoge seguir número serial para el producto, está inducido a entrar el número serial. Entre el serial número del producto o presione F5 para seleccionar el número de la lista.

Embarcado

Después de entrar el número de unidades ordenadas en el campo Ordenado, DacEasy® inserta el mismo número en el campo Enviado si tiene suficientes unidades disponible. Si no tiene suficientes unidades disponibles y los artículos usan el seguimiento de inventario normal, DacEasy® insertará el número disponible en el campo Enviado y coloca lo restante en el campo Pendiente.

Entendiendo el campo embarcado. DacEasy® basa el campo Enviado en el número de unidades ordenadas, el número de unidades disponibles y el método de que este usando para seguir el inventario. Por ejemplo, si entra un producto con seguimiento de inventario normal y entra más productos que los que tiene disponible en el campo Ordenado, el monto que actualmente tenga disponible se desplegará en el campo Enviado. Lo restante se desplegará en el campo Pendiente.

Si entra un producto con seguimiento de inventario negativo o entra un servicio en la factura, el número ordenado también es el número enviado. Puede editar el Número en el campo Enviado si es necesario.

C A P Í T U L O 4


4 - 9

Pendiente

El campo Pendiente depende de las cantidades ordenadas, el monto que tiene disponible y el monto en el campo Enviado. Si está entrando un producto usando el seguimiento de inventario normal y entra un monto en el campo Ordenado que es mayor que el número total de unidades disponibles, el número de unidades disponibles aparecerán en el campo Enviado y los restantes se desplegarán en el campo Pendiente.

Nota: El campo Pendiente se aplica solamente si entra un producto que usa seguimiento de inventario normal. Si entra un servicio o un producto usando seguimiento de inventario negativo, DacEasy® no usa este campo.

No puede editar este campo. Para eliminar un pendiente, reduzca el número de unidades ordenadas o incrementar las unidades disponibles recibiendo mercancías por el módulo de Compras.

Precio Entre el monto por artículo en el campo Precio o presione Enter para aceptar el monto que aparece. Cambie este monto para cargar un precio diferente para este artículo en esta factura. Los Cambios hecho aquí, aplican solamente a esta factura.

Precio unitario. DacEasy® inserta el precio por unidad de todos los productos y servicios con el monto de venta configurado en la pantalla apropiada de Productos o Servicios. Si los precios de estos artículos están sujetos a cambios, podría dejar el monto de la venta en blanco.

DacEasy® le permite editar este campo en la pantalla. Puede cambiar el precio por unidad para la factura que está entrando y DacEasy® calcula el valor basado en este nuevo precio unitario. Los cambios hechos aquí son aplicados solamente a la factura actual.

Para hacer cambios permanentes, accese la pantalla de Productos o la de Servicios, haga los cambios y presione . El nuevo monto aparecerá la próxima vez que use este código.

Descuento

Use el campo Descuento para darle a una línea de artículos descuentos, en adición a todos los descuentos que podría dar por pronto pago. Por ejemplo, para darle a un cliente un descuento adicional del 25% a un artículo particular, escriba 25.00 en el campo Descuento. DacEasy® reduce el monto en el campo Valor por 25%.



4 - 1 0

Total El valor es el total del precio de una línea. Por productos y servicios, este monto es el número de artículos enviados (basado en la fracción de venta) multiplicado por el precio de ventas. Si entra códigos de factura, el valor viene desde el monto configurado en la pantalla de Códigos de Facturas. Puede editar este monto para un código de factura, pero los cambios hechos aquí solamente afectarán la factura actual.

Presione para que los datos del encabezado se graben.

Área de Pié de Página. DacEasy calcula y despliega el monto total asociado con la factura. Si un cliente hace un pago en el momento de la venta, entre el pago en el campo Avance.

Subtotal DacEasy® calcula y despliega el precio total de la venta de todos los artículos ordenados. El impuesto no está incluido en este monto.

Impuesto

DacEasy® despliega el impuesto para la factura. Este monto está basado en el código de itbis configurado para el cliente y si o no los productos y servicios son configurados con itbis.

Presione Shift+F9 aquí para editar el mensaje de pié de página que aparecerá en la factura impresa. Por ejemplo, use el mensaje de pié de página para agradecerle a los clientes por sus negocios. DacEasy® le permite configurar un mensaje por defecto en la opción de Editar Tablas. Este mensaje aparecerá en todas las facturas impresas por el módulo de Facturación.

Figura 4-2: Pantalla para editar los mensajes al pie de la factura.

Presione F7 en el campo Impuesto para imprimir la factura desde la pantalla de entrada.

C A P Í T U L O 4


4 - 1 1

Total DacEasy® calcula y despliega el total de la factura. Este es el campo Subtotal más el campo Itbis.

Pago

Presione Enter y DacEasy® avanzara el cursor al campo Pago. Entre el monto recibido como un avance. Cuando asiente las facturas, DacEasy® actualiza la cuenta de Banco configurada en la pantalla de Cuenta de Interface.

Presione F9 para editar la cuenta de banco.

Figura 4-3: Pantalla para editar la cuenta de banco desde la pantalla de facturación.

Referencia

Use este campo para documentar como el cliente hizo el pago. Por ejemplo, si un cliente paga en efectivo, entre Efectivo en este campo. Puede dejar este campo opcional en blanco.

Neto a Pagar

Use este campo para determinar el monto a deber en la factura. Si no entra un avance de pago, este campo es igual al campo Total. Si entra un avance de pago, el neto a pagar refleja el pago.

Presione para salvar la transacción.



4 - 1 2

Editando la transacción Si necesita volver a empezar, presione F6 para borrar la transacción

entrada.

Si solo necesita editar algunos campos de la factura, solo debe digitar el numero de factura o presione F5 para acceder la búsqueda, muévase con Enter por lo diferentes campos de la factura y modifique lo que necesite cambiar.

Para borrar una línea, coloque el cursor en esa línea y presione Shift+F6.


C A P Í T U L O 4


4 - 1 3

Ensamblar un producto DacEasy® le permite ensamblar productos “en-el-aire” desde la pantalla de Factura. Esta función es útil porque hace más fácil la facturación. Si necesita ensamblar un producto para completar una orden mientras está creando una factura, puede ensamblar el producto desde la pantalla de Factura sin interrumpir su trabajo.

Los siguientes pasos rápidos explican como usar las pantallas de Factura y de Transacción de Ensamble para crear la factura.

Pasos rápidos para ensamblar un producto desde la pantalla de factura

1. Accese la pantalla de Factura.

2. Localice el campo No. de Item y entre el código de un producto de ensamble.

3. Presione Shift+F5 para desplegar la pantalla de Transacción de Ensamble y ensamblar el producto.

Figura 4-4: Pantalla de Transacción de ensamble

4. El producto en la misma línea de la factura desplegada en el campo Código del Producto. Presione Enter para aceptar el producto o, si es necesario, presione F5 para seleccionar un producto de ensamble diferente.

5. Directamente en la línea debajo del campo Código del Producto, escriba una descripción de la transacción usando hasta diez caracteres.



4 - 1 4

6. En el campo Cantidad, escriba la cantidad del producto que quiera ensamblar.

7. Los componentes que integran el producto terminado se desplegarán en el cuerpo de la pantalla. Edite o agregue los componentes cambiando temporalmente la lista.

8. Presione para grabar y asentar la transacción.

C A P Í T U L O 4


4 - 1 5

Enviando Productos a una Dirección Diferente Cuando entre un código de cliente, el nombre y la dirección del cliente aparecerán automáticamente en el encabezado. Si necesita enviar el producto a una dirección diferente use las siguientes informaciones para configurar la factura apropiadamente.

Enviando productos a una dirección diferente

1. Accese la pantalla de Factura y entre el código del cliente.

2. Seleccione el campo Enviar. Seleccione o entre la dirección que desee para el cliente en la pantalla de Información de envío.

Figura 4-5: Pantalla para agregar una dirección distinta para el envío de los productos.

3. Entre los productos y servicios comprados por el cliente en el cuerpo de la pantalla de facturación.

4. Presione para salvar la factura.



4 - 1 6

Imprimir una factura Antes de asentar, está requerido imprimir todas las facturas. Para imprimir todas las facturas a la vez, escoja Transacción/Imprimir facturación/Facturas. Presione . Puede imprimir la factura por pantalla o en papel. Cualquiera de las escogidas satisface el requerimiento de impresión.

Figura 4-6: Pantalla para imprimir facturas

Para imprimir las facturas “En-el-Aire” al momento de la entrada, presione F7 desde el campo Impuesto en la sección de Pié página de la factura.

Imprimir la lista de empaque La lista de empaque es uno de los varios formularios proporcionados en el módulo de Facturación. Use la Lista de empaque para chequear cada artículo enviado a sus clientes. Para imprimir este formulario, escoja Transacción/ Imprimir Facturación/ Facturas. Seleccione el campo Imprimir Lista de Embarques de la pantalla anterior para imprimir facturas y presione .

C A P Í T U L O 4


4 - 1 7

Facturas de servicios DacEasy® provee una pantalla especial de factura para negocios basados en servicios. La pantalla de Factura de Servicios es un poco diferente de la pantalla regular de Facturas. Puede usar las pantallas de entrar productos, códigos de facturas o servicios. Entre la información del cliente en una factura de servicios igual que lo hace cuando usa la pantalla regular de facturas. Para más información sobre una factura por servicios por defecto, lea el capítulo Listos para facturar en este libro de trabajo.

Use el campo Descripción para entrar los productos o servicios en una factura de servicios. Entre la cantidad, basado en la fracción de ventas, del producto o servicio con el cual está facturando el cliente. No puede seguir los pendientes desde una factura de servicio. Si la cantidad del producto ordenado no está disponible, un mensaje de advertencia aparecerá y DacEasy® resta la cantidad facturable al número de unidades disponibles.

Crear una factura por servicios Después de configurar DacEasy® para desplegar la pantalla de Factura por Servicio, puede empezar a entrar las facturas basadas en servicios. Hágalo así, escoja Transacción/ Facturación, entonces, Facturas desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. Se desplegará la pantalla de Entrada de Facturas por Servicios.

Figura 4-7: La pantalla de Factura por Servicios es usada para los negocios basados en servicios. También, puede facturar por productos en esta pantalla.



4 - 1 8

Querrá usar esta pantalla si vende principalmente servicios. Como con la pantalla de Facturas, esta pantalla está dividida en tres áreas principales: Encabezado, Detalle y Footer (Pié de página). Las siguientes informaciones describen cada área.

Campos en la pantalla de factura por servicios

Área del Encabezado. Esta área contiene la información del cliente y término. Los campos en esta área son los mismos campos encontrados en la misma área de la pantalla de Facturas. Refiérase a está sección para una completa explicación de cada campo.

Área del Cuerpo. El cuerpo de la pantalla de Factura de Servicios es muy similar a la misma área en la pantalla de Facturas. Los procedimientos para entrar la información son los mismos.

Número Artículo

Entre el servicio, el mensaje o el código de factura que quiera asignar a la factura. También, tenga presente que puede entrar productos en esta área.

Encontrando un código. Si no sabe el código, presione para accesar a la búsqueda, seleccione productos, servicios, mensajes, o códigos y presione Enter. Escoja el código que quiera y presione otra vez Enter. Si se sabe el código, escríbalo en el campo Número de articulo. DacEasy® entra la descripción en el próximo campo.

Entrar un código de factura. Para entrar un código de factura, escriba una C, seguida por un espacio, después el código de factura. La letra C designa el artículo como un código de factura. Si olvida usar la letra C cuando entre un código, DacEasy® intenta encontrar un producto o servicio con este código. Si un producto o servicio con este código no existe, un mensaje de error es desplegado.

Usar un código de mensaje. Para entrar un mensaje en la factura, escriba una M seguida por un espacio, entonces el código del mensaje.

Descripción

La descripción del Número de Item se desplegará.

C A P Í T U L O 4


4 - 1 9

Facturable

Use el campo Facturable para entrar la cantidad que el cliente está ordenando basado en la fracción de ventas. Este campo sólo se aplica cuando entra productos o servicios.

Precio Entre el precio por unidad en este campo o presione Enter para aceptar el monto que aparece. Cambie este monto si necesita cargar un precio diferente para el artículo en la factura. Los cambios hechos en una factura solamente se aplicarán a esa factura.

Descuento

Use este campo para darle a una línea el descuento en adición a todos los descuentos que podría dar por pronto pago. Por ejemplo, le da a un cliente un descuento de 25% adicional en un artículo particular, escriba 25.00 en este campo. DacEasy® reduce el monto en el campo Valor por el 25%.

Total

DacEasy muestra el total de los campos Proporcionados. No podrá editar este campo.

Área de Pié de página. Este provee el total de la información. Los campos en esta área son los mismos encontrados en la pantalla de Facturas Refiérase a esta sección para una completa explicación de cada campo.



4 - 2 0

Devolución en ventas Use la opción de devolución en ventas para disminuir un balance de cliente y devolver el producto dentro del inventario. Esto es usado principalmente para los artículos que un cliente podría devolver o productos defectuosos. También, puede usar esta opción para corregir una factura.

Cuando un cliente devuelva una factura, use la pantalla de Devolución en Ventas. Para accesar a esta pantalla, escoja Transacción/ Facturación desde el menú de barra. Después, escoja Devolución en ventas desde el submenú. Se desplegará la pantalla de devolución en ventas.

Figura 4-8: Pantalla de devolución en ventas

Esta área está dividida dentro de tres área: Encabezado, Detalle y Pié de página. Los siguientes informaciones explican cada área.

C A P Í T U L O 4


4 - 2 1

Campos en la pantalla de devoluciones en ventas

Área de Encabezado. Use esta área para identificar el cliente. Los campos en esta área son los mismos encontrados en la misma área de las pantallas de Facturas y la de Servicios. Refiérase a la sección de Entrada de Facturas para una completa explicación de cada campo.

Nota: Entre el número de la factura original en el campo FT. Esta entrada tendrá como referencia esta devolución para la factura y reflejará un balance cero para la factura en el reporte por Antigüedad.

Área del Cuerpo. El cuerpo de la pantalla de devolución en ventas contiene información acerca de los productos y servicios devueltos.

Número de articulo

Escriba el código de los artículos que el cliente está devolviendo. Si no se sabe el código, presione F5 para accesar la búsqueda. Seleccione el código y presione Enter.

Descripción

La Descripción del artículo se desplegará.

Devuelto

Entre el número de unidades devueltas. Use los números positivos para entrar el número de unidades devueltas. DacEasy® agrega el número devuelto de cantidades a unidades disponibles cuando asienta las facturas.

Precio Entre el precio por unidad en este campo o presione Enter para aceptar el monto que aparece. Puede cambiar este monto si necesita cargar un precio diferente para el artículo cuando originalmente facturo el cliente. Los cambios hechos en una factura solamente se aplicarán a esta devolución en ventas.

Descuento

Use este campo para darle a una línea el descuento ofrecidos en la factura original. Por ejemplo, le da a un cliente un descuento adicional del 25% en un artículo particular, escriba 25.00 en este campo. DacEasy® reduce el monto en el campo Valor por el 25%.



4 - 2 2

Total Es el precio total de la línea corriente. Por productos y servicios, este monto es el número de artículos enviados (basado en la fracción de ventas) multiplicado por el precio de ventas. Si entra un código de factura, el monto en el valor viene desde el monto configurado en la pantalla de Códigos de Facturas. Puede editar este monto, peros los cambios hechos aquí solamente afectaran la factura actual.

Área de Pié de Página. Esta área desplega el total de la información para la devolución.

Subtotal DacEasy® calcula y despliega el total de los precios de ventas de todos los artículos ordenados antes del impuesto.

Impuesto

Presione después de entrar cada artículo devuelto. El cursor avanzara al campo Impuesto.

Presione aquí Shift+F9 para editar un mensaje de Pié de página que aparecerá en la factura impresa. Por ejemplo, use los mensajes de pié de página para agradecerle al cliente por sus negocios. DacEasy® le permite configurar un mensaje como el de por defecto desde Editar Tablas. Este mensaje aparecerá en todas las facturas impresas desde el módulo de Facturas.

Presione F7 desde el campo Itbis para imprimir la devolución desde la pantalla.

Total Use el campo Total para ver cuanto le debe un cliente.

Presione para grabar la transacción.

C A P Í T U L O 4


4 - 2 3

Editando una transacción Si necesita volver a empezar, presione F6 para borrar la transacción

entrada.

Si solo necesita editar algunos campos de la devolución de ventas, solo debe digitar el numero de la devolución o presione F5 para acceder la búsqueda, muévase con Enter por lo diferentes campos de la devolución y modifique lo que necesite cambiar.





4 - 2 4

Llenar pendientes Periódicamente, necesitará correr la rutina de Pendientes para crear facturas que están en pendientes y ahora están en almacén. Escoja Transacción/Facturación/Llenar Pendientes. La pantalla de Pendientes se desplegará.

Figura 4-9: Facturar por productos que no están en pendientes desde la pantalla de Pendientes.

Complete cada campo como está descrito debajo.

Campos en la pantalla de pendientes

Área de Encabezado. Use esta área para identificar cuales pendientes llenar basados en los clientes o productos.

Proceso por

Seleccione Clientes para llenar los pendientes por un cliente particular. Seleccione Productos para llenar los pendientes por un producto particular.

Código Entre el código del cliente/producto.

Nombre/Descripción

La descripción se desplegará.

C A P Í T U L O 4


4 - 2 5

Fecha La fecha del sistema se desplegará. Este campo puede ser editado.

Nota: Presione F4 para editar la fecha del sistema. Los cambios no afectan la factura actual.

Número de la factura

Entre el número para generarla si está asignando su propio número de factura.

Área de Detalle. Use esta área para seleccionar cuales pendientes (para los clientes o productos seleccionados en el área de encabezados) va a llenar. Cada factura con pendientes por el cliente/producto se desplegará. Entre un número en el campo Cantidad para cada pendiente que le gustaría llenar

Presione . Un mensaje se desplegará “Generando Factura” y la factura es creada para cada pendiente llenado. Puede imprimir el Diario de Ventas para ver la(s) nueva(s) factura(s). Asiente las Factura para actualizar el Libro Mayor.



4 - 2 6

Time out

Es tiempo de trabajar en unas aventuras para aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse de que usa los datos ejemplo y completar las siguientes aventuras:

Aventura 7: Entrando una factura

Aventura 8: Entrando una devolución en ventas

Aventura 10: Asignar una venta a un vendedor y ver el historial de ventas

Aventura 11: Aplicar una tabla de precio a una factura

Aventura 12: Entrando un ensamble desde la pantalla de factura

Aventura 13: Siguiendo números serial

Aventura 15: Siguiendo pendientes

Aventura 16: Usando la factura de servicios

Aventura 17: Imprimiendo la lista de empaque.

C A P Í T U L O 4


4 - 2 7

Notas

C A P Í T U L O 5


5 - 1

Facturas Recurrentes Capítulo 5


Use la función de facturas recurrentes para economizar tiempo cuando necesite registrar la misma factura en un período básico regular. Inmediatamente después de configurar la factura, puede correr una simple rutina para generar la factura por uno o múltiples clientes sin tener que reentrar la información cada vez. Por ejemplo, si es propietario de un apartamento completo con varios grupos de inquilinos que le deben el mismo monto de renta cada mes, use las facturas recurrentes para facturar a todos los clientes una vez, en lugar de individualmente. Esta es una herramienta poderosa y que ahorra tiempo. Este capítulo explica como entrar la factura inicial y generarla para los nuevos clientes basada en la original.


Crear una factura recurrente.

Generar una factura recurrente.

Verificar las entradas de facturas recurrentes.

F A C T U R A S R E C U R R E N T E S


5 - 2

Usando facturas recurrentes Puede tener la necesidad de crear la misma factura una y otra vez? Si es así, querrá tomar ventaja de la función de Facturas Recurrentes. Esta función le permite crear una factura que es generada automáticamente. Puede generar una factura recurrente para un grupo o para un cliente. El primer paso es crear la factura recurrente.

Configurando la factura recurrente Para configurar una factura recurrente, escoja Transacción/Recurrentes entradas desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. Después, escoja Facturas desde el submenú. La pantalla de Facturas Recurrentes se desplegará.

Figura 5-1: Pantalla de facturas recurrentes

Como puede ver, esta pantalla se parece ciertamente a la pantalla de Factura. Las siguientes informaciones explican cada área.

C A P Í T U L O 5


5 - 3

Campos en la pantalla de factura recurrente

Área de Encabezado. Esta área identifica el cliente.

Número

Presione Enter y DacEasy® asignará el próximo número disponible a la transacción.

Código del Cliente

Si quiere generar una factura recurrente para un cliente específico, entre el código del cliente. Si no quiere asignar la factura recurrente a un cliente en particular, deje este campo en blanco y la factura estará disponible para un grupo de clientes.

Campos de dirección

DacEasy® despliega la dirección asociada con el código del cliente que entro arriba.

OC#, Ref

Use estos campos para entrar información de referencia. Ambos campos son opcionales, así que puede dejarlos en blanco.

Vía, FOB

Entre información de envío en estos campos. Por ejemplo, si envía todas las mercancías por UPS, entre UPS en el campo Vía. FOB es una abreviatura de Free On Board (Libre a Bordo). Este es el punto en el cual la responsabilidad del envío termina. Ambos campos son opcionales, así que puede dejarlos en blanco.

Área del Cuerpo. Esta área provee la información de los productos y/o servicios.

Número de articulo

Entre el producto, servicio, mensaje o código de factura que quiera asignar a la transacción recurrente. La descripción asociada con el código que entre automáticamente se desplegará en los campos asociados.



5 - 4

Encontrando el código. Si no se sabe el código, presione F5 para accesar a la búsqueda, seleccione productos, servicios, mensajes, o códigos y presione Enter. Escoja el código que quiera y presione otra vez Enter. Si se sabe el código, escríbalo en el campo Número. DacEasy entrara la descripción en el próximo campo.

Entrar un código de factura. Para entrar un código de factura, escriba una C, seguida por un espacio, después el código de factura. La letra C designa el artículo como un código de factura.

Descripción

La descripción del artículo se desplegará.

Ordenado

Entre el número de unidades ordenadas en el campo Ordenado.

Precio Entre el precio por unidad en este campo o presione Enter para aceptar el monto que aparece. Puede cambiar este monto si necesita cargar un precio diferente para el artículo en la factura. Los cambios hechos en una factura solamente se aplicarán a esta. Para hacer cambios permanentes en el precio de un artículo desde el menú Edición (por ejemplo, Edición/Productos para cambiar el precio de un producto).

Descuento

Use este campo para darle a una línea el descuento en adición a todos los descuentos que ofrece por pronto pago. Por ejemplo, le da a un cliente un descuento adicional del 25% en un artículo particular, escriba 25.00 en este campo. DacEasy reduce el monto en el campo Valor por el 25%.

Total Es el precio total de la línea actual. Por productos y servicios, este monto es el Número de artículos enviados (basado en la fracción de ventas) multiplicado por el precio de ventas. Los artículos listados debajo del campo Pendiente no se aplican cuando calcula el monto en este campo. Si entra un código de factura, el monto en el valor viene desde el monto configurado en la pantalla de Códigos de Facturas. Puede editar este monto, peros los cambios hechos aquí solamente afectarán la factura

C A P Í T U L O 5


5 - 5

corriente. Los cambios permanentes en el precio son en la pantalla de Edición /Código de Facturas.

Área de Pié de página. Use esta área para ver los totales.

Total Use este campo para seguir el monto que carga cada vez que genere la factura recurrente.

Presione para grabar la factura.

Editar una factura recurrente Puede editar la información que entre dentro de una factura recurrente. Use las siguientes informaciones como una guía cuando necesite ejecutar ciertas funciones de edición.



Para volver a empezar, presione F6 y borra la transacción entrada.



5 - 6

Generar facturas recurrentes por código de cliente o grupo de facturas Puede generar una factura recurrente por clientes o por grupo de facturas. Podrá querer generar una factura recurrente por código de clientes si, por ejemplo, factura el mismo cliente por los mismos productos o servicios en una base regular.

Escoja Cliente si quiere facturar el mismo cliente por los mismos productos o servicios en una base regular.

Escoja Grupo de facturas si factura un Grupo de clientes

Generar por grupo de factura. Cuando genere una factura por grupo de facturas, use la opción Grupo de Facturas. Cuando escoja un grupo de factura, puede o dejar el campo Transacción Número en blanco o entrar el número de la factura que quiera generar. Si deja el campo Transacción Número en blanco, DacEasy® genera todas las facturas recurrentes con el código del cliente asignado, donde el código es un miembro del grupo de facturas escogidos para generarse.

Por ejemplo, asuma que creó un grupo de facturas llamado GOLD. Puede asignar más de 30 clientes a este grupo. Previamente, entró 20 facturas recurrentes. Estas 20 facturas recurrentes impactan el grupo de facturas como sigue:

10 facturas recurrentes son asignadas a los miembros del grupo de facturas GOLD

5 facturas recurrentes que están asignadas a otros clientes

5 facturas recurrentes no están asignadas a ningún cliente (por ejemplo, el código del cliente está en blanco)

Cuando genere facturas por el grupo de facturas GOLD y deja el campo Transacción Número en blanco, DacEasy solamente genera diez facturas hechas fuera de los miembros del grupo GOLD.

C A P Í T U L O 5


5 - 7

Usando el mismo ejemplo, también, DacEasy® puede generar una factura seleccionada para el grupo GOLD entero. Para hacer esto, puede identificar una de las cinco facturas que no tienen un código de cliente. Después, ponga el número de la factura seleccionada en el campo Transacción Número. DacEasy® genera la factura seleccionada para cada uno de los 30 miembros del grupo GOLD.

Generado por clientes. Si quiere generar una factura recurrente para un cliente, escoja la opción Cliente. Cuando use esta opción, puede dejar el campo Transacción Número en blanco o puede poner el Número de la factura que quiera generar. Si deja el campo Número de la transacción en blanco, DacEasy localiza la factura con la que el código del cliente está asignado y genera la factura.

Sin embargo, no puede multiplicar las facturas con el mismo código del cliente. Si quiere generar múltiples facturas recurrentes para un cliente, deje el campo código de cliente de la factura en blanco.

De otra forma, si pone el número de la factura dentro del campo Transacción Número, puede generar la factura en un cliente por cliente base.



5 - 8

Generar una factura recurrente Para generarla por código de cliente o código de factura, escoja Transacción/Recurrente generación desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. Después, escoja Facturas desde el submenú. La pantalla de Generar Facturas Recurrentes se desplegará.

Figura 5-2: Pantalla de generar facturas recurrentes

Las siguientes informaciones muestran los pasos que debe seguir cuando quiera crear una entrada recurrente.

Generar una factura recurrente para un cliente

1. Seleccione Transacción/Recurrente generación. Después, seleccione Facturas.

2. Entre la fecha que quiera para asentar esta factura.

3. Seleccione Cliente, en caso de que no sepa el código del

cliente presione para accesarlo desde la búsqueda.

4. El cursor avanzara al área de Selección de Cliente. Entre el código apropiado en el campo Código del Cliente. Una sola para factura será generada para este cliente.

C A P Í T U L O 5


5 - 9

Si deja el campo Transacción Número en blanco y existe una factura recurrente que tiene un código de cliente asignado, DacEasy® generará la factura.

5. Acepte el número de la factura o entre su propio número en el campo “Factura Número” si quiere asignar sus propios números.

6. Presione para grabar la información.

Generar facturas recurrentes para un grupo de clientes

1. Seleccione Transacción/ Recurrente generación. Y, seleccione Facturas.

2. Localice el campo Fecha y entre la fecha a asentar esta factura.

3. Seleccione Grupo de Facturas.

4. El cursor avanzará al área de Selección de Grupo. Entre el código apropiado en el campo Grupo de Factura. Una factura será genera para todos los clientes en este grupo facturas.

Si deja el campo Transacción Número en blanco, DacEasy® genera todas las facturas recurrentes con el código del cliente que sea un miembro del grupo de factura seleccionado.

Si entra un número a la transacción, DacEasy® genera la factura recurrente para cada cliente en el grupo de factura. Cuando la genera por grupo de factura, no puede entrar el número de factura recurrente con un código de cliente asignado.

4. Acepte el número de la factura o entre sus propios números en el campo Factura Número.

5. presione para grabar los datos y generar la factura recurrente



5 - 1 0

Verificar las facturas recurrentes Imprimir el reporte de Generación de Facturas. Después de generar la factura recurrente, debe imprimir el reporte de Generación de Facturas. Este reporte provee las siguientes informaciones:

Número de transacción

Número asignado a la factura

Cliente si fue asignado

Monto de la factura

Time out

Es tiempo de trabajar en la aventura y aplicar lo que ha aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse de que usa los datos ejemplos y complete: Aventura 14: Entrando y generando una factura recurrente.

C A P Í T U L O 5


5 - 1 1

Notas

C A P Í T U L O 6


6 - 1

Asentando las Facturas Capítulo 6


Después de crear las facturas en el módulo de Facturación, necesitará asentar las facturas para actualizar el Libro Mayor. Este capítulo explica los pasos en este proceso.


Imprimir el diario de Ventas.

Asentar las transacciones del módulo de Facturación al Libro Mayor.

A S E N T A N D O L A S F A C T U R A S


6 - 2

Verificar las Entradas de Facturas Debe imprimir de Diario de Ventas después de entrar transacciones de facturas para verificar que entró las informaciones correctamente. El diario le permite ver y corregir las transacciones antes de asentar. Le recomendamos que tome el tiempo para imprimir el diario, ya que el tiempo gastado corrigiendo errores antes de asentar es mucho menor que el tiempo gastado corrigiendo un error después de asentar.

Tiene dos opciones para ver o verificar los balances de las transacciones: una es el diario y la otra es el listado. Solamente el diario satisface los requerimientos de imprimir antes de asentar.

Pasos rápidos para imprimir el diario de Ventas

1. Escoja Diario/Facturación desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy® Contabilidad. La pantalla del Diario de Facturas se desplegará.

Figura 6-1: Pantalla del diario de facturas

2. Escoja Diario en el campo Diario Tipo.

El diario imprime las transacciones en orden para el período seleccionado. Solamente las transacciones no asentadas aparecerán en el diario. Compare el diario con cada transacción entrada para verificar su exactitud.

C A P Í T U L O 6


6 - 3

Para asentar una transacción de factura, primero la transacción debe ser impresa en el diario. Debe imprimir el diario antes de asentar (a menos que, de otra manera lo especifique en la pantalla del Sistema de Preferencia) o DacEasy® desplegará un mensaje de error cuando asiente. El diario es su rastro de auditoría antes de asentar las transacciones de facturas.

3. Entre la fecha que corresponda al período para el cual esta corriendo el diario. El período asociado con esta fecha se desplegará.

4. Presione y la pantalla de Disposición de Reporte se desplegará.

Esta pantalla le da la opción de imprimir el diario en papel, en el Monitor o a un archivo. Si no quiere mantener un registro de los diarios, use la opción Monitor. Usando la opción Monitor satisface los requerimientos de impresión, pero no deja papel para el rastro de auditoría de las transacciones antes de asentar.

5. Seleccione la opción de impresión y presione .



6 - 4

Asentando las Facturas Asentar actualiza los balances de las cuentas en el Libro Mayor y le permite imprimir los Estados Financieros tales como el Balance de Comprobación y el Estado de Ganancias o Pérdidas. Seleccione el período que quiera asentar. Este es el mismo usado para correr el diario.

DacEasy® requiere que asiente todas las mercancías recibidas antes de asentar el módulo de Facturas. En adición, debe empezar asentando los primeros períodos que incluyan las transacciones no asentadas de compras y/o facturas. DacEasy® desplegará un mensaje de advertencia si trata de asentar períodos fuera de orden. También se desplegará un mensaje de advertencia si trata del asentar las facturas antes de asentar las compras..

Puede editar o borrar todas las transacciones hasta que estén asentadas. Para corregir un error después de asentar, debe restaurar un backup o entrar una entrada de reversión o de corrección. Después de imprimir el diario y verificar cada transacción, necesita hacer un backup de sus archivos de datos. Para su conveniencia, la opción backup esta disponible desde el menú de asentar. Nota: Para más información de esta opción, refiérase a la Guía del Usuario o al capítulo Empezando del libro de trabajo.

Pasos rápidos para asentar las transacciones de ventas

1. Escoja Asentar/Facturación para desplegar la pantalla de Asentando Facturas.

Figura 6-2: Pantalla de Asentando ventas

C A P Í T U L O 6


6 - 5

2. Escoja la fecha que quiera asentar. La fecha debe corresponder a la fecha en que corrió el diario. DacEasy® desplegará el período después que entre la fecha.

3. Escoja si desea o no Limpiar las Transacciones Después de Asentar en el campo Purga transacciones después de asentar. La información en este campo por defecto es la que configure en la Opción del Mayor en la pantalla del Sistema de Preferencia.

Escoja este campo para borrar las transacciones después de asentar si no quiere mantener un historial de las transacciones asentadas. Si escoge limpiar las transacciones desde el archivo de transacción de facturas, debe restaurar un backup para ver estas transacciones otra vez.

No escoja este campo en caso de mantener un listado de todas las transacciones asentadas al Libro Mayor.

4. Presione para empezar el asiento. Si un error es detectado durante el asiento, restaure el backup, corrija el error y asiente otra vez.

Time out

Es tiempo de trabajar unas cuantas aventuras y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse que esta usando los datos ejemplos y complete las siguientes aventuras: Aventura 18: Imprimiendo el diario de facturas

Aventura 19: Asentando las facturas.



6 - 6

Notas

C A P Í T U L O 7


7 - 1

Funciones periódicas Capítulo 7


Este capítulo explica el fin de períodos de cuentas por cobrar y la función de fin de año de las cuentas por cobrar.


Ejecutar la rutina de fin del período para las Cuentas por Cobrar.

Ejecutar la rutina de fin de año para las Cuentas por Cobrar.

F U N C I O N E S P E R I O D I C A S


7 - 2

Cerrando el Período de las Cuentas por Cobrar La rutina de Fin de Período de las Cuentas por Cobrar remueven las facturas pagadas del reporte por Antigüedad y los estados de cuentas, y actualiza la información en el área de Información del Balance en la pantalla de Editar/Clientes.

Para preparar el módulo de Clientes para el nuevo período, DacEasy® limpia el balance de Este Período y añade el monto al campo Balance Inicial. El campo Balance Actual mantiene el mismo balance. DacEasy® limpia el balance del campo Este Período para acumular las entradas para el nuevo período.

Nota: Cerrando el período de las cuentas por cobrar no le previene de entrar transacciones dentro del período cerrado. Para prevenir transacciones futuras a ser entradas en el período, corra la rutina de Fin del Período del Libro Mayor. Cerrando el Libro Mayor le Prevee entrar transacciones en el período cerrado.

DacEasy® actualiza los archivos de Facturas Abiertas de Cuentas por Cobrar (Saldo por Antigüedad y Estado de Cuentas), limpiando todas las facturas asentadas con un balance cero. Para limpiar una factura, debe de asentar la factura, también todos los pagos, débitos y créditos aplicados a ésta.

Nota: Siempre use el número exacto de la factura como el original cuando aplique créditos, débitos, devoluciones en ventas y los recibos misceláneos. De otra manera, las entradas no se limpiarán del reporte por Antigüedad y los estados de cuentas cuando corra el Fin del Período de Cuentas por Cobrar.

Como Cerrar un Período. Escoja Periódicos/ Por Cobrar/ Fin Período desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy Contabilidad. Se desplegará la pantalla de Fin del Período de las Cuentas por Cobrar.

C A P Í T U L O 7


7 - 3

Figura 7-1: Pantalla de fin del período de CxC

Entre un fecha que corresponda al período que quiera cerrar. DacEasy® desplegará el período debajo de la fecha entrada. Presione

para empezar el proceso.

Nota: Genere cargos financieros, solamente, antes de correr el Fin del Período de las Cuentas por Cobrar. Esto acomoda el balance acumulado de sus clientes, como el fin de período consolida el detalle de las facturas abiertas para el balance acumulado del cliente dentro de una factura abierta

F U N C I O N E S P E R I O D I C A S


7 - 4

Cerrando el Año de las Cuentas por Cobrar La rutina de Fin de Año de las Cuentas por Cobrar actualizan la información histórica en el módulo de Clientes. DacEasy® traspasa la columna año a la fecha al último año, y el monto del último año al año antes del último. Usted pierde los balances para el año antes del último durante esta rutina. Para mantener la información en el campo Año Antes del Último, haga un backup de sus archivos de datos y almacénelo con el propósito de archivarlo.

Para cerrar el año, escoja Periódico/ Por Cobrar/ Fin de Año desde el menú principal en la parte superior de la pantalla de DacEasy Contabilidad.

Figura 7-2: Pantalla de fin de año de las cuentas por cobrar

Haga clic en Inicio Cierre Fin de Año. DacEasy® pasa la información histórica en la pantalla de Edición/Clientes a las columnas apropiadas.

C A P Í T U L O 7


7 - 5

Notas

C A P Í T U L O 8


8 - 1

Conocimientos Contables Capítulo 8


Entradas de Cuentas por Cobrar Cuando entra transacciones de Cuentas por Cobrar, DacEasy® siempre desplega la cuenta Cuentas por Cobrar como la primera línea de la transacción. Si selecciona una transacción tipo Débito o Factura, DacEasy® sólo le permite debitar las Cuentas por Cobrar. Si selecciona una transacción Crédito, DacEasy® sólo le permitirá acreditar las Cuentas por Cobrar. Puede ver las transacciones no asentadas de Cuentas por Cobrar en el Diario o Listado de las Cuentas por Cobrar. También, puede ver totales de facturas, débitos y créditos en el reporte por Antigüedad de las Cuentas por Cobrar. Una vez asiente, la información es transferida al Reporte de Actividad del Libro Mayor y los reportes Financieros.

Entradas de Facturas Reporte de Antigüedad y Estados de Cuentas. Cuando salva una factura, DacEasy® actualiza los archivos de facturas abiertas de Cuentas por Cobrar que contienen la información del reporte por Antigüedad de las Cuentas por Cobrar y el Estado de cuenta del cliente. El reporte por Antigüedad indica si una transacción no está asentada con un asterisco. Si está siguiendo historial de clientes y vendedores, estos archivos son actualizados respectivamente con las informaciones de ventas. Sin embargo, el historial de clientes es solamente seguido por facturas abiertas de clientes.

C O N O C I M I E N T O S C O N T A B L E S


8 - 2

Módulo de Productos. DacEasy® actualiza el módulo de Productos si la transacción incluye productos. El número de unidades facturadas incrementan por el número de unidades enviadas por cada producto en la factura.

Facturas Recurrentes. Cuando genere facturas recurrentes, DacEasy® crea una factura no asentada. Puede ver o editar la factura en la pantalla de Facturas. El programa actualiza los archivos de facturas abiertas de Cuentas por Cobrar y el módulo de Productos, de igual modo que una factura regular.

Devoluciones en Ventas. Cuando salva una devolución en ventas, DacEasy® actualiza los mismos archivos como para las facturas. Sin embargo, las unidades facturadas en el módulo de productos disminuyen por el número de unidades devueltas.

Ver las Transacciones no Asentadas. Puede imprimir el Diario o Listado de Facturas para ver las transacciones no asentadas. El total de las facturas se imprimen en el reporte de Antigüedad de las Cuentas por Cobrar.

Cuentas Actualizadas al Asentar. Cuando asienta las transacciones básicas de facturación, DacEasy® hace lo siguiente:

Debita las Cuentas por Cobrar por el monto total de las ventas.

Debita la cuenta de costo de la mercancía vendida por el monto del costo de compra.

Acredita la cuenta de inventario por el monto del costo de ventas

Acredita la cuenta de ventas por el total de las ventas, no incluyendo el impuesto.

Acredita la cuenta de pasivo de impuesto por ventas por el monto del impuesto de ventas.

Si no vende productos, las cuentas de inventario y del costo de ventas no están incluidas en la transacción. DacEasy® acredita la cuenta de un código de factura en las facturas y debita la cuenta de un código de factura en las devoluciones en ventas. (Si entra un monto negativo para un código de factura, DacEasy® debita la cuenta en las facturas y acredita la cuenta en las devoluciones en ventas). La cuenta del costo de la mercancía vendida y la cuenta de ventas afectadas dependen de como departamentalizó (categorizó) las ventas. Si entra un pago de avance, DacEasy® debita la cuenta de banco especificada. Puede cambiar la cuenta afectada con un avance presionando F9 desde Pié de página.

C A P Í T U L O 8


8 - 3

Ver las Transacciones Asentadas. Una vez asentadas las transacciones de facturas, puede imprimir todos los reportes Financieros para ver los cambios de los balances de las cuentas. DacEasy actualiza el Libro Mayor con una transacción resumida del asiento. Puede ver el resumen en el reporte de Actividad del Libro Mayor.

Ver los cambios en el Módulo de Productos. Las unidades y los valores disponibles reflejan los cambios hechos al asentar las facturas. Imprimiendo el reporte de Actividad puede ver los cambios.

Imprimir el Reporte de Análisis de Ventas. Si responde Yes para generar un archivo de análisis de ventas en la pantalla de Sistema de Preferencia, el programa actualiza el archivo de análisis de ventas incluyendo las informaciones de transacciones de facturas en los reportes. Puede imprimir el reporte de análisis de ventas usando el Query y el Publicar para ver las transacciones asentadas.

Ver los Pendientes. Si sigue los pendientes y las transacciones contienen artículos pendientes, los archivos de pendientes incluyen estos artículos después de asentar. Imprima el reporte de Estado de Pendientes para ver los nuevos pendientes. Seleccione Transacciones/Imprimir facturación/Estado de pendientes, determine si desea el reporte por productos o por clientes.

Figura 8-1: Reporte de Estado de pendientes.

Ver los Cambios de la Tabla de Impuestos. Los archivos de tabla de impuestos incluyen los montos de impuestos por ventas de las transacciones. Imprima un reporte en el Query y el Publicar para ver los cambios en la tabla de impuestos.

C O N O C I M I E N T O S C O N T A B L E S


8 - 4

Fin de Período de las Cuentas por Cobrar Cuando cierre el período de las Cuentas por Cobrar, DacEasy remueve lo asentado, las facturas pagadas del reporte por Antigüedad y los Estados de Cuentas por Cobrar. También, el programa remueve a cero la información en el campo Este Período en el módulo de Clientes y añade las cifras al campo Balance Inicial. Esto preparará el campo Este Período para acumular las actividades del cliente para el nuevo período.

Fin de Año de Cuentas por Cobrar. El fin de año de las Cuentas por Cobrar produce movimientos del historial del cliente desde las cifras de Este Período y Último Año al Ante del Último.

C A P Í T U L O 0 9


9 - 1

Listas de Chequeo Capítulo 9


Listas de Chequeo Mensual Del Mayor Cuentas Por Cobrar Entre todas las transacciones del Mayor Cuentas Por Cobrar.

Imprimir el Diario del Mayor Cuentas Por Cobrar para el período a Asentar.

Hacer un backup de todos sus archivos de datos.

Asentar el Mayor Cuentas Por Cobrar para el período.

Generar Cargos Financieros e Imprimir los Estados. (opcional)

Correr la rutina de Final de Período del Mayor Cuentas Por Cobrar.

Lista de Chequeo Para Activar el Historial de Ventas Accesar a la Pantalla del Sistema de Preferencias.

Asegúrese de configurar el rastro del historial de vendedores.

Accesar la Pantalla de Editar Vendedores.

Entre cada Vendedor y asigne un código único para cada uno.

Salvar la Información.

L I S T A S D E C H E Q U E O


9 - 2

Lista de Chequeo Mensual del Módulo Facturación Asentar todas las Transacciones de Ensamble o del Inventario Físico.

Entrar las Facturas de Sus Clientes.

Generar todas las Facturas Recurrentes.

Entrar todas las devoluciones en ventas.

Imprimir todas las facturas y devoluciones en ventas

Imprimir el Diario de Ventas para el Período a Asentar.

Asentar las Compras de los Primeros Períodos conteniendo todas las transacciones de compras.

Debe asentar las Compras antes de Asentar las Facturas. Asentar las Facturas para los primeros Períodos conteniendo las Transacciones de Facturación.

Imprimir el Reporte de Pendiente

Llenar los Pendientes a medida que Reciba La mercancía.

Borrar todos los Pendientes Incumplidos.

Generar Cargos Financieros e Imprimir los Estados. (opcional)

Correr la Rutina de Fin de Período de Cuentas Por Cobrar. (opcional)



1 0 - 1

Aventuras Capítulo 10

CUENTAS POR COBRAR Y FACTURACIÓN DacEasy® Contabilidad Versión 11

Este capítulo le provee una forma de aplicar lo que ha aprendido en este libro de trabajo. Las aventuras usan los datos ejemplos incluidos con el programa. Si no instala los datos ejemplos, necesitará reinstalar el programa y seleccionar Yes para instalar los datos ejemplos. Esto no afectará ningún dato que ya haya entrado. Para más información sobre instalar los datos ejemplos, refiérase al capítulo Empezando a familiarizarse con DacEasy en la Guía del Usuario.

Aventura 1: Ajustar Balances de Facturas 1. Seleccione Transacción/Cuentas por Cobrar.

La pantalla de Transacción de Cuentas por Cobrar se desplegará.

2. Presione Enter en el campo Número.

DacEasy® asigna el próximo número disponible a la transacción. DacEasy® asigna un único número a cada transacción entrada en Cuentas por Cobrar.

3. Entre C47 en el campo Código Cliente y presione Enter.

Cada cliente en DacEasy debe tener un código único para identificarlo en todo el sistema. El cliente que escoja deber ser un cliente tipo Abierto o Acumulado. No puede hacerse ajustes de Cuentas por Cobrar para un cliente tipo Efectivo.

4. Escoja Cargo en el campo Tipo.

A V E N T U R A S - C U E N T A S P O R C O B R A R


1 0 - 2

Use las transacciones de Cargo para ajustar el balance de una factura existente. El ajuste de Cargo incrementa el balance de la cuenta del cliente. En este ejemplo, se está incrementando una factura existente para agregar un cargo por flete.

5. Entre el número de la factura que está ajustando en el campo Factura, 0000000080 o presione F5 para buscar el numero de factura. Debe entrar un número en este campo. DacEasy® no asigna un número por usted.

Ya que este ajustando una factura existente, necesita entrar este número en el campo Factura. Si no usa el número exacto de la factura, DacEasy® no aplicará el ajuste a la factura original. Consecuentemente, la factura, los ajustes y todos los pagos hechos a la factura no la limpiarán del reporte de saldo por Antigüedad de Cuentas por Cobrar cuando corra el Fin de Período de Cuentas por Cobrar.

Por ejemplo, suponga que necesita ajustar la factura número 0000000080 y entra 80 en el campo Factura. DacEasy® reconoce esta como una nueva factura le asigna el número 80. Debe incluir todos los ceros para que la factura sea exactamente la misma. Para asegurarse de que usa el número exacto, presione F5 desde el campo Factura y escójala de la búsqueda.

6. Entre AJUSTE en el campo Referencia.

Esto deberá ser lo bastante descriptiva para ayudar a identificar la transacción días después.

7. Presione Enter en el campo Fecha.

Esta es la fecha que usa DacEasy® para asentar la transacción.

8. Use el campo Vendedor para seguir el total de ventas y las comisiones por ventas de sus vendedores.

Si entró un código de vendedor en la pantalla de Clientes, DacEasy® inserta este código por usted. Esta información no actualiza los archivos de vendedores. Use esta información para generar reportes usando el Generador de Reportes y la Consulta. Para una completa explicación de estos módulos, refiérase a la Guía del Usuario.

9. Presione Enter en el campo Fecha Original.

La fecha original es la fecha que usa DacEasy® para el envejecimiento de la factura. Ya que está entrando un ajuste a una factura existente, DacEasy® vence el ajuste usando la fecha de vencimiento de la factura original.

10.Presione Enter en los campo Fecha de Vencimiento, Fecha de Descuento y Tasa de Descuento.

Estas informaciones de términos vienen de la factura original cuando hace entradas de ajustes.

11.Entre 10.00 para el ajuste de débito en la columna Cargo y presione Enter.



1 0 - 3

DacEasy® inserta las Cuentas por Cobrar en la primera línea de la transacción. Cuando hace una entrada de débito de Cuentas por Cobrar, solamente puede entrar un monto en la columna Débito. Si entra un crédito a las Cuentas por Cobrar, solamente puede entrar un monto en la columna Crédito.

12.Presione F5 desde el campo Cuenta y escoja 4305 de la búsqueda.

Si asignó una cuenta de gastos por defecto para el cliente a quién está entrando el ajuste, esta cuenta aparece en esta línea Cuando entró el cliente C47 en el campo Código Cliente, la cuenta 4109 se desplegará en la segunda línea de la transacción. Ya que esta agregando flete a una factura existente, necesita sobre-escribir la cuenta por defecto como la cuenta de ingresos misceláneos.

13.Presione Enter dos veces para colocar el cursor en la Columna Abono. Entre 10.00 para el ajuste de crédito en la columna Abono.

Este es el monto que DacEasy® asienta a la cuenta entrada. Siguiendo el ejemplo, DacEasy® acredita la cuenta de Ingresos Misceláneo cuando asiente el módulo de Cuentas por Cobrar.

14.Presione F10.

DacEasy® salva la transacción. El ajuste aparece en el reporte de saldo por Antigüedad de Cuentas por Cobrar con la letra D en el campo Tipo para un ajustado de débito.



1 0 - 4

Aventura 2: Agregar un Cargo de Entrega a una Factura Existente de un Cliente

1. Seleccione Transacción/Cuentas por Cobrar.



Cuando presione Enter, DacEasy® asigna el próximo número disponible a la transacción.

3. Entre C26 en el campo Código Cliente y presione Enter.

Cuando presione Enter, DacEasy® llena en el campo Nombre del Cliente con el nombre correspondiente al código C26. También, DacEasy® desplega el mensaje asociado con el cliente, presione Enter para continuar.

4. Escoja Cargo en el campo Tipo.

Cuando escoja Cargo, le dice a DacEasy que quiere debitar las Cuentas por Cobrar y acreditar otra cuenta.

5. Presione F5 en el campo Factura. Escriba 0000000043 y presione Enter.

Cuando presione Enter, DacEasy® mueve el cursor a la primera entrada con el número de transacción 0000000043. Note que el Tipo de Transacción es I, lo cual indica que la transacción original es una factura.

6. Presione Enter sobre la factura número 0000000043.

DacEasy coloca este número en el campo Factura por usted.

7. Escriba la palabra Delivery en el campo Referencia y presione Enter.

Cuando presione Enter, DacEasy asigna la referencia Delivery a esta transacción de débito.



1 0 - 5

8. Presione F10 para avanzar a la sección de detalle de la transacción de las Cuentas por Cobrar.

F10 avanza el cursor al cuerpo de la pantalla y acepta los campos fecha y descuentos por defecto. Cuando agrega un cargo a una factura existente generalmente usa los términos asignados a la factura original. Por que el cliente pida el envío de la mercancía después de colocar la orden original no hay razón para cambiar la fecha de vencimiento o de descuento.

9. Presione Enter y escriba 25.00 en la columna Cargo y otra vez presione Enter.

Cuando entre una transacción de débito a Cuentas por Cobrar, DacEasy® inserta la cuenta Cuentas por Cobrar en la primera línea. DacEasy® mueve el cursor para el campo Cargo y asigna $25 a la transacción.

10.Presione F5 en el campo Cuenta. Seleccione 4301 y presione Enter en la cuenta Envíos.

Esto desplega la Búsqueda del Catálogo de Cuentas e inserta la cuenta Envíos en este campo.

11.Presione Enter dos veces y entre 25.00 en el campo Abono.

Esto avanza el cursor al campo Crédito aceptando el nombre de la cuenta como aparece y saltando la columna Abono. DacEasy® asigna $25 a la transacción.

12.Presione F10.

Cuando presione F10, DacEasy® actualiza los archivos de las transacciones de Cuentas por Cobrar con la transacción. Este monto débito aparece en el estado de cuentas y en el reporte de Saldo por Antigüedad para el cliente código C26. DacEasy® incrementa el balance vencido en la factura 0000000043 por $25. Ahora DacEasy® ha agregado el cargo de envío a la factura original.



1 0 - 6

Aventura 3: Anular un Mal Débito 1. Seleccione Transacción/Cuentas por Cobrar.



Cuando presione Enter, DacEasy® asigna el próximo número disponible a la transacción.

3. Escriba C13 en el campo Código Cliente y presione Enter.

Cuando presione Enter, DacEasy llena el campo Nombre del Cliente con el nombre correspondiente al código C13. Note el mensaje que se desplega. Un código de mensaje existe para este cliente en la pantalla de Editar Clientes.

4. Escoja Abono en el campo Tipo.

Cuando escoja Abono, le dice a DacEasy que va a dar un crédito a las Cuentas por Cobrar y un débito a otra cuenta, en este caso la cuenta Deudas Incobrables.

5. Presione F5 en el campo Factura. Escriba 0000000039 y presione Enter.

Cuando presione Enter, mueve el cursor a la primera entrada con el número de transacción 0000000039. Note que el Tipo de Transacción es I. Esto indica que la transacción original es una factura.

6. Presione Enter en factura número 0000000039.

DacEasy coloca este número en el campo Factura.

7. Escriba Mal Débito en el campo Referencia y presione Enter.

Cuando presione Enter, DacEasy asigna esta referencia a la transacción de crédito.



1 0 - 7

8. Presione F10 para avanzar a la sección detalle de la pantalla de Transacción de Cuentas por Cobrar.

Esto avanza el cursor al cuerpo de la pantalla. Los campos de términos no se aplican cuando entra una transacción de crédito a las Cuentas por Cobrar.

9. Presione Enter y escriba 152.25 en la columna Abono.

Cuando entra una transacción de crédito a Cuentas por Cobrar, DacEasy inserta la cuenta Cuentas por Cobrar en la primera línea de la transacción. DacEasy mueve el cursor al campo Crédito y asigna $152.25 a la transacción.

10.Presione Enter y escriba 5304 en el campo Cuenta.

Cuando presione Enter, DacEasy coloca la cuenta de gastos Cuentas Incobrables en este campo.

11.Presione Enter dos veces y, entonces, escriba 152.25 en el campo Cargo.

Esto avanza el cursor al campo Cargo y asigna $152.25 a la transacción.

12.Presione F10.

Cuando presione F10, DacEasy actualiza el archivo de transacción cuentas por cobrar con esta transacción. Este monto crédito aparecerá en el estado de cuentas y reporte de saldo por Antigüedad del cliente código C13. DacEasy lleva el balance vencido en la factura 0000000039 a cero. Por esto, cuando cierre el período de las Cuentas por Cobrar después de asentar, DacEasy remueve la factura del reporte de saldo por Antigüedad y del Estado de Cuentas. El balance de la factura aparecerá como un débito malo a ser gastado al final de año.



1 0 - 8

Aventura 4: Usar el Reporte por Antigüedad

1. Seleccione Reportes/Cuentas por Cobrar/Antigüedad.

La pantalla de Reporte por Antigüedad de Cuentas por Cobrar se desplegará.

2. Escoja Nombre del Cliente de la lista que se desplega en la pantalla.

Esto ordena el reporte por antigüedad usando los nombres de los clientes.

3. Presione Enter en los campos Desde y Hasta.

Cuando presione Enter, DacEasy acepta los valores por defectos del primero al último cliente y el reporte por Antigüedad incluye todos los clientes con facturas abiertas.

4. Escoja Saldo Actual de la lista que se desplega en la pantalla.

Esto lista el reporte por antigüedad usando el saldo actual en la cuenta del cliente. Ya que está usando este reporte para listar la información del balance, escogiendo la lista por el balance actual le muestra el cliente con el mayor balance primero. Recuerde que el campo Saldo Actual sólo se actualiza cuando asienta. Para que este monto sea una reflección verdadera del balance actual en cada cuenta de los clientes, debe asentar las Cuentas por Cobrar, Ventas y el Banco.

5. Presione Enter en los campos Desde y Hasta.

Cuando presione Enter, esto le dice a DacEasy® acepta los valores por defectos del Primero al Ultimo. Esto le da un reporte empezando con el balance actual mayor y terminando con el monto menor.

6. Presione Enter y escoja Detalle como el tipo de reporte.



1 0 - 9

Cuando presione Enter, DacEasy acepta la fecha actual del sistema como la fecha de cierre y crea un reporte detallado. Un reporte de Detalle por antigüedad muestra todas las entradas hechas al cliente antes de la fecha de cierre.

7. Presione F10.

Esto acepta los campos restantes por defecto. El campo Antigüedad Por es por defecto Fecha Vencimiento. Este reporte será basado en la fecha de vencimiento de cada factura. El campo Incluye Facturas Pagadas, por defecto es No. El reporte sólo mostrará las facturas que tengan balances pendientes. El campo Consolidar Avances, por defecto es Yes. Si un cliente tiene múltiples Avances a pagos, el balance será combinado dentro de un simple Avance en el reporte

Cuando presione F10, DacEasy® desplega la Disposición del Reporte en la pantalla.

8. Escoja Pantalla de la Disposición del Reporte y presione F10.

Cuando escoja Pantalla, DacEasy® desplega el reporte en la pantalla.

9. Use la tecla de movimiento hacia abajo hasta llegar al cliente C11, Kathy Eaton.

Note que el cliente tiene tres facturas pero no ha hecho ningún pago a estas. Puede ver esto en la tercera columna de la izquierda. La letra I o C están próximas a todas las entradas hechas a este cliente. Esto indica que todas las entradas son facturas o créditos, pero no pagados. Los pagos hechos deben desplegarse con la letra P. Use la información en este reporte para determinar cuales cuentas de los clientes están pasadas de su fecha de vencimiento.



1 0 - 1 0

Aventura 5: Usar la Carta de Clientes 1. Seleccione Reportes/Cuentas por Cobrar/Cartas.

La pantalla de Cartas del Cliente se desplegará.

2. Presione F3 para verificar el contenido de la carta.

DacEasy le permite salvar diferentes formatos de cartas para enviarle a los clientes. Cada vez que envie una carta, necesita asegurarse que la carta que está imprimiendo es la que quiere usar. En este caso, la carta que aparece indica una próxima venta para la compañía Datos Muestra. La carta que se necesita usar es una que indique un problema de fecha de vencimiento pasado con una cuenta de un cliente.

3. Presione Esc una vez y presione F9.

Esto lo regresa a la pantalla de entrada y desplega la pantalla de Nombre de los Archivos de Formato. Use esta pantalla para seleccionar el formato que necesita cambiar. Para una completa explicación sobre la edición y cambios de formatos, refiérase a la Guía del Usuario Versión 9.

4. Use la tecla de movimiento hacia abajo o el mouse para mover el cursor al campo Carta. Seleccione la línea de Clientes y presione F5.

DacEasy desplega una búsqueda de todos los formatos existente en el directorio de datos de la compañía. El formato Ventas es la carta que vió cuando presionó F3 en el segundo paso de este ejercicio. Seleccionó el campo Ventas porque este es el formato que necesita para cambiar.

5. Escriba C en el campo Búsqueda y presione Enter. Escoja CUSTLETT.FMT de la lista.

Cuando escriba C en el campo Búsqueda, DacEasy avanza el cursor a la primera entrada que empiece con la letra C. Escoge Custlett.Fmt de la búsqueda porque este es el formato que necesita usar para enviarle al cliente con fecha pasada de vencimiento.

6. Presione F10.

DacEasy inserta este formato de carta en lugar de la que estaba previamente.

7. Presione F3 para verificar que el formato ha cambiado y presione Esc.



1 0 - 1 1

Note que el nuevo formato indica una situación de fecha de vencimiento pasada en la cuenta del cliente. DacEasy inserta los campos en corchetes cuando imprima la carta.


Esto asigna la fecha actual del sistema a la carta.

9. Escoja Rango en el campo Alcance.

Cuando escoja Rango, DacEasy le permite entrar un rango secuencial de clientes quienes recibirán la carta.

10.Escoja Código Cliente de la lista.

Esto le dice a DacEasy que liste el reporte basado en el código del cliente.

11.Escriba C42 en los campos Desde y Hasta, y presione Enter.

Cuando entre el mismo código en ambos campos, DacEasy sólo imprime la carta para este cliente.

12.Presione Enter tres veces y escriba 2 en el campo número de copias.

DacEasy imprime dos copias de la carta Una puede enviarla al cliente y la otra puede mantenerla como un registro.

13.Presione F10.

La pantalla de Disposición del Reporte se desplegará.

14.Escoja Pantalla de la pantalla de Disposición del Reporte y presione F10.

Esto le permite visualizar la carta antes de imprimirla.

15.Presione F7, entonces presione F10 para imprimirlo.

DacEasy envía la carta a imprimir. Ahora esta listo para enviar la carta. Si la carta ejemplo no se ajusta a su propósito, puede editar el ejemplo o crear sus propias cartas. Para más información sobre editar formatos, léa el capítulo, Creado sus propios reportes.



1 0 - 1 2

Aventura 6: Usando el Asistente de Ventas 1. Escoja Edición/Productos.

La pantalla de Editar Productos se desplegará.

2. Entre 5PCGLASS en el campo Código y presione Enter.

El código del producto 5 Piece Glass Dinette se desplegará.

3. Presione Alt+A.

La pantalla del Asistente de Ventas se desplegará. Use la función del Asistente de Ventas para agregar mensajes a un producto en particular. El mensaje es usado en el módulo de Ventas como una descripción impresa, una descripción oculta en el cuerpo de la factura o un mensaje de pantalla que se desplega cuando el producto es entrado.

4. Presione Enter en el campo Tipo.

Esto selecciona la D como el Tipo. Una línea de descripción se imprime en la factura cuando este producto sea vendido.

5. Presione F5 en el campo Mensaje.

La pantalla de Búsqueda de Mensajes se desplegará.

6. Presione F8 para agregar un nuevo mensaje.

La pantalla de Editar Código de Mensaje se desplegará.

7. Escriba 9 en el campo Código y presione Enter.

Este campo es usado para agregar un nuevo código de mensaje.

8. Escriba Artículo descontinuado– Todas las ventas finales en el campo Descripción.

Esta es la línea de descripción que se desplega cuando el código del mensaje es seleccionado.



1 0 - 1 3

9. Presione F10.

Esto salva el nuevo código de mensaje y lo regresa a la búsqueda de Mensajes.

10. Seleccione el mensaje 9 de la búsqueda.

La descripción entrada para el mensaje 9, ahora será impresa como una línea de descripción en todas las facturas que tengan el código de producto 5PCGLASS.

11. Presione Enter para avanzar a la segundo línea.

12. Seleccione O en el campo Tipo.

Esto indica que está agregando una descripción oculta al producto. Cuando el producto sea vendido, el mensaje será agregado al cuerpo de la factura. Esta descripción es visible en la pantalla, pero no impresa en la factura.

13. Presione F5 en el campo Mensaje. (La pantalla de Búsqueda se desplegará.

14. Presione F8 para agregar un nuevo mensaje.

La pantalla de Editar Código de Mensaje se desplegará.

15. Escriba 10 en el campo Código y presione Enter.

Un nuevo código de mensaje está disponible para usar.

16. Escriba Producto vendido como en el campo Descripción.

Este mensaje está asignado al código 10.

17. Presione F10.

Regresa a la búsqueda de Mensajes y el mensaje 10 es agregado a la búsqueda.

18. Seleccione el mensaje 10 de la búsqueda.

El mensaje 10 se desplegará en la pantalla de factura cada vez que este producto sea vendido.

19. Presione Enter para avanzar a la tercera línea.

20. Seleccione P en el campo Tipo.

Un mensaje de pantalla es creado para este código de producto.

21. Escriba 5 en el campo Mensaje y presione Enter.

El mensaje de avance de pago requerido es agregado al asistente de ventas del producto.

22. Presione F10.



1 0 - 1 4

La pantalla del Asistente de Ventas es salvada y es regresado a la pantalla de Editar Productos. Cuando este producto sea usado en la función de facturas, este usa los tres diferentes tipos de mensajes disponibles con el Asistente de Ventas: una descripción impresa, una descripción sólo visible en la pantalla de entrada y un mensaje de pantalla.

23. Presione Esc para regresar al menú principal.



1 0 - 1 5

Aventura 7: Entrar una Factura 1. Escoja Transacción/Facturación/Facturas.

La pantalla de Facturación se desplegará.

2. Presione Enter en el campo Factura#.

DacEasy asigna el próximo número disponible a la transacción.

3. Presione Enter en la fecha.

Esta es la fecha que usa DacEasy para asentar la transacción.

4. Presione F5 y escoja el cliente C38 de la búsqueda.

El nombre del cliente, Craig Warner, aparecerá en la pantalla.

Nota: El cliente debe ser de tipo factura Abierta o Acumulado. No puede seleccionar un cliente tipo Efectivo en el módulo de Ventas.

5. Escoja Notas en el campo Envíar.

La pantalla usada para comentarios aparecerá.

6. Escriba Su pronto pago es apreciado. Presione F10.

DacEasy imprime este mensaje en la factura. Use este campo para incluir cualquier instrucción o comentario especial en la factura.

7. Presione F10 y acepte la información de términos por defecto que aparece.

El cursor avanza al cuerpo de la pantalla. Para cambiar cualquier información en la pantalla o entrar instrucciones de envíos en los campos Vía y LAB, presione Enter hasta que el cursor avance al campo apropiado.

8. Presione F5 en el campo Número Articulo para accesar la búsqueda. Seleccione Productos de la lista y escoja MOD-ARMOIRE.



1 0 - 1 6

La pantalla de Búsqueda de Productos. Cuando haga la selección, DacEasy inserta el código de Modern Armoire en la pantalla.

9. Presione Enter y escriba 3 en el campo Ordenado.

Este es el número de las unidades que el cliente compró.

10.Presione Enter hasta avanzar al campo Precio. Escriba 300.00 sobre lo que está desplegado.

Si el monto en este campo fuese correcto, debe presionar Enter. Sin embargo, en este caso, quiere cambiar el precio del producto solamente en esta factura.

11.Presione F10 para avanzar al campo Impuesto.

Cuando presione F10, el cursor avanza al campo Impuesto.

12.Presione Enter para avanzar al campo Pago.

Este campo es usado para registrar el recibo de efectivo al momento de la venta.

13.Entre 150.00 como el avance a pago.

Esto disminuye el campo Neto a Pagar por 150.00. La cuenta de caja se incrementará por 150.00 cuando las Ventas sean asentadas.

14.Presione F7 desde el campo de Pago. Escoja Impresora de la pantalla de Disposición del Reporte y presione F10.

Esta acción imprime una copia de la factura para dársela al cliente.

Si no necesita imprimir una copia de la factura al momento de la entrada, presione F10 para salvar la transacción e imprimir la factura luego.

Después de entrar la factura, esta aparecerá en el reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y en los estados de cuentas de los clientes.



1 0 - 1 7

Aventura 8: Entrar una Devolución en Ventas 1. Escoja Transacción/Facturación/Devolución de Ventas.

La pantalla de Devolución de Ventas se desplegará.

2. Presione Enter en el campo Devolución#.

DacEasy asigna el próximo número disponible a la transacción.


Esta es la fecha que usa DacEasy para asentar la transacción.

4. Escriba C46 en el campo Código Cliente.

La información acerca de Kim Bowman aparecerá.

5. Presione Enter hasta que el cursor llegue al campo Mi#. Escriba 0000000058.

Cuando entre una devolución en ventas, escriba el número de la factura original en este campo. Esto asegura que la factura y la devolución están referenciadas la una de la otra, y las limpiará del reporte de Vencimiento cuando corra el fin de período.

6. Presione F10 para avanzar al cuerpo de la transacción. Presione F5 en el campo Número Articulo y escoja Productos de la lista.

F10 avanza el cursor al cuerpo de la pantalla. F5 desplega la búsqueda.

7. Escriba P y presione Enter.

Use la Búsqueda inteligente de DacEasy para avanzar al primer código del producto que empiece con la letra P.

8. Escoja POSTURE-MATTR de la lista.

DacEasy inserta el código del producto en la pantalla.



1 0 - 1 8

9. Escriba 1 en el campo devuelto y presione Enter.

Esta información indica que Kim Bowman devolvió un mattress.

10.Entre un número serial y presione F10.

Esta devuelve el número serial a ser vendido otra vez.

11.Presione F10.

DacEasy salva la devolución y la colocará en el reporte por antigüedad como una reducción al balance de la cuenta del cliente. Ya que hizo la referencia de la devolución a la factura original la devolución y la factura se borrará cuando asiente y corra el Fin de Período de las Cuentas por Cobrar. Recuerde, el balance total adeudado en esta factura debe ser cero. Si la devolución fué por un monto parcial de la factura original, entonces ninguna de las transacciones será limpiada hasta que el total adeudado sea cero.



1 0 - 1 9

Aventura 9: Asegurarse de que el Sistema puede seguir el Historial de Ventas y Configurar un Vendedor

1. Seleccione Edición/Valores por omisión/Preferencias del Sistema.

La pantalla de Preferencias del Sistema se desplegará.

2. Confirme que Si ( ) este seleccionado en el campo Activa Información de los Vendedores en la ficha Facturación y presione F10.

Esta opción le permite seguir el total de ventas y la comisión de cada vendedor. Puede crear un reporte en la Consulta y el Generador de Reporte usando el historial del vendedor para calcular las comisiones.

3. Seleccione Edición/Vendedor del menú principal.

La pantalla de Editar Vendedores se desplegará.

4. Entre AA en el campo Código escriba Amy Yerson en el campo Nombre.

Esto asigna el código AA al vendedor Amy Yerson.

5. Escriba 10 en el campo Tasa.

Usted paga a este vendedor un 10% de comisión por la venta de un producto comisionable.

6. Presione F10 entonces Esc.

Esto salva el vendedor y sale de la pantalla.



1 0 - 2 0

Aventura 10: Asignar una Venta a un Vendedor y ver el Historial de Ventas

1. Seleccione Transacción/Facturación/Facturas del menú principal.

La pantalla Facturación se desplegará.

2. Presione Enter hasta avanzar al campo Código Cliente.

Esto asigna el próximo número a la factura y acepta la fecha del sistema.

3. Escriba C44 en el campo Código Cliente.

Esto asigna este número a LBL, Inc.

4. Presione Enter hasta avanzar al campo Vendedor.

Esto acepta las informaciones por defecto para el cliente.

5. Entre ANNE en el campo Vendedor. Presione F10 para avanzar al campo Número Articulo. Presione F5 y seleccione Productos de las opciones de búsquedas.

Esto le permite a Anne recibir comisiones en esta factura. Cuando presione F5 y seleccione Productos, la Búsqueda de Productos se desplegará.

6. Seleccione RCA13 y presione F9. Confirme que el campo Comisionable este fijado en la ficha Facturación. Presione F10 entonces Enter.

Cuando presione F9 desde la búsqueda, puede editar el producto seleccionado.

en el campo Comisionable le dice a DacEasy que quiere actualizar el historial de ventas para la venta del producto. El producto se desplegará en la pantalla de Facturas.



1 0 - 2 1

7. Escriba 1 en el campo Ordenado y 500.00 en el campo Precio. Presione F10 dos veces para salvar la factura.

Esto crea una factura por 1 unidad a $500.00. F10 avanza al área de pie de la página. Cuando presione F10 por segunda vez, la transacción es salvada.

8. Seleccione Edición/Vendedores del menú principal.

La pantalla de Editar Vendedores se desplegará.

9. Escriba ANNE en el campo Código y presione Enter.

DacEasy desplega la información del vendedor para Linda Anne Estes.

10.Presione Shift+F3.

La pantalla de Historial de Vendedor se desplegará. Note el total y los montos de comisiones desplegados en la pantalla. Cuando salve una venta conteniendo productos comisionables y escoge seguir las ventas de los vendedores en la pantalla del Preferencias del Sistema, DacEasy actualiza el historial de ventas.

11.Presione Esc dos veces después de ver el historial del vendedor.

Usted ha regresado al menú principal.



1 0 - 2 2

Aventura 11: Aplicar una Tabla de Precios a una Factura



2. Presione Enter dos veces. Entonces, escriba C13 en el campo Código Cliente y presione Enter.

DacEasy inserta el cliente C13 en la pantalla y desplega la información de la dirección para Raymond Joe Fitch.

3. Presione F10 para llegar al cuerpo de la transacción.

Esto le dice a DacEasy que acepta los términos que aparecen por defecto.

4. Escriba DAY-BED en el campo Número Articulo y presione Enter.

La descripción apropiada con este código se desplegará. Note el precio por unidad debajo del campo Precio es $199.99. DacEasy reduce este monto por 5% cuando entre más de uno en el campo Ordenado. El precio es reducido porque el cliente tiene un grupo de precio A y el producto tiene una A en el campo Grupo. La tabla de precios A en la pantalla de Editar Tablas de Precios designa un 5% de descuento cuando un mínimo de 2 unidades sean ordenadas.

5. Escriba 4 en el campo Ordenado y presione Enter.

DacEasy recalcula el precio por unidad para reflejar la tabla de precio de 5% ofrecida. El precio por unidad ahora es de $189.99.



1 0 - 2 3

6. Presione F10 para avanzar al campo Impuesto, entonces presione F7.

Esto le permite imprimir la factura al momento de la entrada.

7. Escoja Pantalla de la pantalla de Disposición del Reporte y presione F10.

La factura se desplega cuando salga de la pantalla de Facturas. Para imprimir una copia de la factura, presione F7 mientras mira la factura en la pantalla y presione F10. DacEasy imprime una copia de la factura.



1 0 - 2 4

Aventura 12: Entrar un Ensamble desde la Pantalla de Facturas

1. Seleccione Edición/Productos.

La pantalla de Editar Productos se desplegará.

2. Presione F5 en el campo Código y seleccione ASSEM-DAYBED.

La información para el producto Day Bed se desplegará en la pantalla.

3. Seleccione en el campo Equipo Ensamblado. Presione F10 entonces Esc.

Esto salva la transacción y sale de la pantalla.



5. Complete el encabezado de la factura para cualquier cliente tipo Abierto o Acumulado y presione F10.

DacEasy asigna un número de transacción. Entre un código de cliente y acepte la información de términos por defecto. Cuando presione F10, el cursor se mueve al cuerpo de la pantalla.

6. Escriba ASSEM-DAYBED en el campo Número Articulo y presione Enter.

Está entrando una venta para el producto de ensamble Day Bed. Sin embargo, quiere agregar un servicio a la lista de componentes por defecto de este producto terminado.

7. Presione Shift+F5.

La pantalla de Transacción de Ensamble se desplegará.

8. Escriba 2 en el campo cantidad y presione Enter.

Esta indicando el número de artículos que quiere ensamblar para esta venta. El cursor se mueve al cuerpo de la pantalla que contiene los componentes por defecto.



1 0 - 2 5

9. Coloque el cursor en la línea en blanco debajo del último artículo en la lista. Escriba Delivery en el campo Componente y 1 en el campo Necesario.

La lista de componentes puede ser editada para la factura corriente. Agregue el artículo entrando un código de componente en la línea en blanco.

10.Presione F10 y, entonces, Enter.

Esto asienta la transacción de ensamble y regresa a la pantalla de Facturas.

11.Escriba 2 en el campo Ordenado y presione F10.

Ya que especificó que este producto es un producto de ensamble, los componentes se desplegaran como una línea de descripción en la pantalla. Note que los componentes incluyen los cambios hechos en la transacción de ensamble.

F10 avance el cursor al campo Impuesto.

12.Presione F10.

Esto salva la transacción y limpia la pantalla.



1 0 - 2 6

Aventura 13: Seguir Número Serial 1. Seleccione Transacción/Facturación/Facturas.


2. Presione Enter dos veces y, entonces, escriba C17 en el campo Código Cliente. Presione F10.

Esto acepta la fecha y el número de la factura por defecto. La información del cliente se desplegará y el cursor avanza al cuerpo de la pantalla.

3. Entre FORMAL-SOFA en el campo Código Item y 1 en el campo Ordenado.

La pantalla de Introduzca Número de Serie se desplegará.

4. Entre 112-8867-22479R en el campo del primer número serial.

Esto registra el número serial del sofá comprado por el cliente. Puede crear reportes en la Consulta y el Generador de Reportes para ver la información del número. La pantalla de Editar Número Serial es actualizado para reflejar la venta y mostrar el artículo como no disponible.

5. Presione F10.

Esto salva el número serial y limpia la pantalla de Introduzca Número de Serie.

6. Presione F10 dos veces.

Esto salva la transacción y limpia la pantalla.



1 0 - 2 7

Aventura 14: Entrar y Generar una Factura Recurrente

1. Seleccione Transacción/Recurrente Entrada/Facturas.

La pantalla de Facturación Recurrente se desplegará.


DacEasy asigna el próximo número disponible a esta transacción.

3. Presione Enter hasta el campo Código Cliente.

Por no asignar un cliente a esta factura, DacEasy le permite generar esta factura a varios clientes diferentes.

4. Continue presionando Enter hasta llegar al campo Número Articulo. Escriba LEASE en este campo.

La descripción para el servicio Furniture Leasing se desplegará en la pantalla.

5. Escriba 1 en el campo Ordenado y 100.00 en el campo Precio.

Cuando genere esta factura, el cliente tendrá una factura por $100.00.

6. Presione F10.

DacEasy salva la factura recurrente.

7. Presione Esc y escoja Recurrente Generación/Facturas desde el menú Transacciones.

La pantalla de Generación de Facturas Recurrentes se desplegará.

8. Escoja Clientes en el campo Generar Facturas.



1 0 - 2 8

Esto genera la factura para el cliente que escoja.

9. Escriba C12 en el campo Código Cliente y presione Enter.

DacEasy genera un entrada recurrente para la Fiesta Furniture.

10.Presione F5 en el campo Número de Transacción y seleccione la factura que creó anteriormente.

Esta es la factura entrada siguiendo el paso seis de esta aventura. Si un número de transacción no es asignado, DacEasy busca todas las facturas recurrentes para un cliente con el mismo código de cliente. Si lo encuentra, DacEasy genera una factura usando este número de transacción. Un mensaje de error aparecerá diciendo que no fué generada ninguna factura si no fuese encontrado el mismo código de cliente.

11.Presione F10 y escoja Pantalla de la pantalla de Disposición del Reporte. Entonces, presione F10.

El reporte de Generación de Factura se desplegará en la pantalla. Este reporte le dice que número de factura fué asignado a la Fiesta Furniture por el alquiler. Para imprimir una copia de este reporte, presione F7.

12.Presione Esc y, entonces, presione Enter en Continuar.



1 0 - 2 9

Aventura 15: Seguir Pendientes 1. Seleccione Transacción/Imprimir Facturación/Estado de Pendientes.

La pantalla del Reporte de Estado de Pendientes se desplegará.

2. Escoja Producto y presione F10 para aceptar los valores por defecto. Escoja Impresora de la pantalla del Reporte de Disposición.

Los valores por defectos en los campos Desde y Hasta son Primero y Ultimo. Estos valores por defectos le dicen a DacEasy que imprima todos los pendientes. Si quiere saber el estado de solo un producto, entre ese código de producto en ambos campos.

3. Verifique el reporte.

Note los productos en pendientes. Para llenar estos pendientes, necesita recibir la mercancía por el módulo de Compras. Una vez reciba la mercancía, puede usar la pantalla de Llenar Pendientes, para llenar los pendientes que creen una nueva factura para los artículos pendientes.

Recuerde asentar todas las facturas antes de correr el reporte de Estatus Pendientes para asegurarse que todos los productos en pendientes sean incluidos en el reporte.



1 0 - 3 0

Aventura 16: Usar factura de servicios 1. Seleccione Edición/Valores por omisión/Preferencias del Sistema.

La pantalla de Preferencias del Sistema se desplegará.

2. Haga clic en la ficha Facturación. Seleccione el campo Factura Tipo Servicios.

La pantalla de Factura de Servicios se desplegará cuando regrese al módulo de Ventas.

3. Presione F10.

Esto salva el cambio hecho en la pantalla de Sistema de Preferencia y lo regresa al menú principal.


La pantalla de Factura de Servicios se desplegará. Note que el cuerpo de la factura ha cambiado. También, note que los campos Vía y LAB no están en el encabezado. Estos campos no se aplican en las facturas de servicios.

5. Presione Enter dos veces y escriba C35 en el campo Código Cliente.

La información de la dirección para Leslie Lane se desplegará.

6. Presione F10 para llegar al cuerpo de la transacción.

DacEasy acepta los términos que aparecen por defecto.

7. Escriba SCOTCH-GUARD en el campo Número Articulo y presione Enter dos veces.

La descripción asociada con este código se desplegará.

8. Entre 1 en el campo Facturable y presione Enter tres veces.

El campo Cantidad es similar al campo Ordenado en la pantalla regular de Facturación. Esto le dice a DacEasy cuantas unidades del artículo entrado en el campo Número Articulo fueron vendidas al cliente. Puede entrar productos, servicios, códigos de facturas o mensajes en una factura de servicios.



1 0 - 3 1

9. Presione F5 para accesar la búsqueda. Elegir Servicios.

Una búsqueda de todos los servicios disponibles se desplegará.

10.Escoja Cleaning de la lista y presione Enter dos veces.

La información asociada con este código se desplegará.

11.Entre 2 en el campo Facturable y presione Enter.

Esto carga al cliente por dos horas de limpieza, ya que la fracción configurada para este servicio es 60.

12.Escriba 50.00 en el campo Precio y presione Enter.

DacEasy entra $100.00 en el campo Total.

13.Presione F10 dos veces. (Esto salva la transacción.)



1 0 - 3 2

Aventura 17: Imprimiendo la Lista de Embarques

1. Seleccione Transacción/Imprimir facturación/Facturas.

La pantalla de Imprimir Facturas se desplegará.

2. Escoja el campo Imprimir Lista de Embarques (Conduce).

Una lista de empaques se imprime, la cual está incluida en el empaque enviado al cliente. Las lista de empaques incluye todos los artículos en la orden, pero no lista los montos o el gran total.

3. Presione F5 para accesar la búsqueda. Seleccione la factura número 0000000086.

Esto coloca el número 0000000086 en el campo Desde. Cuando escriba un número en el campo búsqueda, DacEasy busca todas las facturas con este número. Entonces, DacEasy posiciona el cursor en este número o en el número más cercano si el seleccionado no puede ser localizado.

4. Escriba 0000000086 en el campo Hasta y presione Enter.

Esto solo imprime la lista de empaque para la factura 0000000086.

5. No escoja el campo Reimprimir.

Esto le dice a DacEasy que no ha impreso la lista de empaque. Si la ha impreso y necesita otra copia, debe escoger Yes en el campo Reimprimir.

6. Presione F10 y escoja Impresora de la pantalla del Reporte de Disposición.

DacEasy imprime la lista de empaque para incluirla en el empaque cuando lo envíe al cliente.



1 0 - 3 3

Aventura 18: Imprimir el Diario de Facturación

1. Seleccione Diarios/Facturación. (La pantalla de Diario de Facturación se desplegará.)

2. En el campo Tipo Reporte, seleccione Diario.


4. Presione F10 para procesar. (La pantalla de Disposición del Reporte se desplegará.)

5. Seleccione Pantalla como la opción de salida.

6. Presione F10 para procesarlo.

El Diario de Ventas de desplegará en la pantalla.



1 0 - 3 4

Aventura 19: Asentar las Ventas Nota: Las Compras deben ser asentadas antes de poder asentar las Ventas. Si tiene transacciones no asentadas de Compras, asiéntelas antes de cerrar esta Aventura. Para más información, refiérase a la Guía del Usuario o al libro de trabajo de Cuentas por Pagar y Compras.

1. Escoja Asentar/Facturación.

La pantalla de Asentando Facturación se desplegará.

2. Presione Enter en el campo Fecha a asentar.

Esta es la fecha que usa DacEasy como la fecha de asiento.

3. Entre TEST en el campo Referencia.

Esta es la referencia mostrada en el Libro Mayor para identificar esta entrada del asiento.

4. Escoja No en el campo Purga Transacción Después de Asentar.

Esto mantiene todas las transacciones de ventas hasta que escoja limpiar, tiempo después.

5. Escoja F10 para procesarlo.

Esto asienta todas las entradas en ventas como una sola entrada en el Libro Mayor.



1 1 - 1

Quiz Capítulo 11

Cuentas Por Cobrar y Ventas DacEasy Contabilidad Versión 11

Nombre

Fecha Sección

1. Por qué debe usar el número exacto de la factura cuando ajusta el

balance de una factura existente?

2. Cuál es la diferencia entre la fecha de la transacción y la fecha original?

3. Cuál reporte le ayuda a seguir cuando la factura del cliente está vencida?

4. Qué tipo de transacción de Cuentas por Cobrar debe entrar (factura, débito o crédito) si quiere agregar un cargo por servicio a una factura existente de un cliente?

5. Nombre dos razones para usar el módulo de Ventas en lugar del módulo de Cuentas por Cobrar.

6. Liste y explique los diferentes tipos de mensajes que puede entrar usando la función de Asistente de Ventas.

Q U I Z


1 1 - 2

7. En cuál pantalla escoge la opción para asignar sus propios números a las facturas?

8. Cuándo el campo pendiente desplega una cantidad?

9. Cuál es la diferencia entre la pantalla de Factura de Servicio comparada a la pantalla de Factura de Productos? En cuál pantalla escoge la opción para la pantalla de Factura de Servicios?

10.Qué son los códigos en ventas?

11.Cómo entra un código en venta en una factura?

12.Cómo es usado el campo descuento (Desc.)?

13.Cómo entra el dinero pagado por un cliente a una factura al momento de la compra?

14.Cómo une una devolución en ventas a la factura original?

15.Debe entrar el número de unidades devueltas en una devolución en ventas como un número positivo o negativo?

16.Cuáles son las dos formas para generar las facturas recurrentes?

17.Por qué entró un código de cliente en la factura recurrente en una de las aventuras si quiere generar la factura por grupo de facturas?



1 1 - 3

18.Qué debe asentar antes de asentar las ventas?

19.Cómo afecta correr la rutina de Fin del Período de Cuentas por Cobrar a los clientes tipo Abierto y a los clientes tipo Acumulado?

20.Qué pasa cuando cierra el año de Cuentas por Cobrar?

Documents

DacEasy Contabilidad V11 · 2012. 4. 15. · DacEasy Contabilidad V11 Manual de Entrenamiento Cuentas Por Cobrar y Facturación DAC, S. A. % 11 Cub Scouts, Ens. Naco Edif. DAC Santo