Ttulo:1 OBJETIVOEstabelecer a metodologia especfica para
identificar, coletar, indexar, acessar (recuperar), armazenar,
preservar (proteger), manter (reter) e descartar (dispor) os
registros pertinentes ao sistema de gesto da qualidade e sistema de
gesto integrada da segurana, meio ambiente e sade no projeto.2
REFERNCIASManual de Gesto da Qualidade do Empreendimento. Plano do
Sistema de Gesto Integrada de Segurana, Meio Ambiente e Sade.
Arquivamento de Documentos Tcnicos.3 ABRANGNCIAEmpreendimentopara
evidenciar a conformidade com requisitos e a operao eficaz
Este procedimento se aplica aos registros estabelecidos e
mantidos pelo do Sistema de Gesto da Qualidade e Sistema de Gesto
Integrada da Segurana, Meio Ambiente e Sade. Este procedimento
abrange todos os servios executados no Empreendimento em todas as
fases necessrias implantao do Projeto.4 TERMOS E DEFINIES4.1
Data-bookColetnea de documentos que normalmente se enquadram na
definio de registro e que demonstram a obteno da qualidade
requerida e gesto da SMS.4.2 RegistroDocumento que apresenta
resultados obtidos ou fornece evidncias de atividades realizadas.
Podem estar em meios fsicos ou mdia eletrnica.Data:
Cdigo: Reviso:Ttulo:5 RESPONSABILIDADESAs responsabilidades para
o controle de cada registro esto definidas nos Anexos I e I e nos
demais captulos deste procedimento.6 MTODO OPERACIONALOs registros
estabelecidos pelo Empreendimentoencontram-se listados nos
Anexos
considerados como parte integrante dos registros controlados
pelo Empreendimento
6.1 Identificao dos registros I e I. A coleta dos registros deve
ser feita logo aps sua gerao. As diretrizes para a gerao de cada
registro so estabelecidas nos procedimentos especficos do Sistema
de Gesto da Qualidade e Sistema de Gesto Integrada da SMS os quais
esto referenciados nos Anexos I e I. Os responsveis pela coleta
devem recolher os registros junto aos rgos geradores e verificar se
estes esto completos, legveis, identificados com o item envolvido,
datados e rastreveis pessoas autorizadas. Os registros pertinentes
Qualidade / SMS dos servios de sub-contratados devem ser6.2
Armazenamento e preservao (proteo)Os registros devem estar
disponveis para avaliao pelo Cliente durante os prazos de reteno
previstos. No deve haver restries ao Cliente quanto ao acesso e
manuseio dos registros, porm, deve ser evitada a emisso de cpias
destes, j que cpia de todos os registros necessrios sero repassados
para o Cliente na forma de Data Book. Os registros devem ser
organizados em seqncia ordenada conforme sua indexao. Esta pode ser
por rea do projeto, datas de atualizao, por numerao cronolgica, por
classe de documento, por disciplina / especialidade, por origem ou
outra forma que facilite o acesso e recuperao.Data:
Cdigo: Reviso:Ttulo:Os documentos em papel que compem os
registros devem ser acondicionados de maneira adequada usando por
exemplo os seguintes padres, conforme apropriado: a) Pastas
suspensas, tipo KATINA ou similar; b) Pastas tipo ELETRON ou
similar; c) Pastas para Formulrios Contnuos; d) Caixa - Arquivo. Em
todos os padres de arquivamento indicados necessrio a identificao
do contedo das mesmas utilizando etiqueta ou outro meio adequado. O
armazenamento dos registros deve ser feito nos rgos indicados nos
Anexos I e I e em local adequado que garanta a sua pronta
identificao, preservao / proteo e acesso / recuperao durante o
tempo de sua reteno. As instalaes utilizadas, inclusive arquivos e
estantes metlicas ou em madeira, armrios, mapoteca, caixas de cd /
DVD, etc., devem satisfazer as prticas aplicveis, no que se refere
manuteno das caractersticas do local, limpeza, ausncia de roedores
e insetos, funcionabilidade e adequao dos recursos empregados para
o armazenamento dos documentos. Sempre que conveniente, as
instalaes devem ser submetidas a dedetizao, desratizao e
descupinizao para prevenir sua deteriorao. Estas instalaes devem
ser protegidas contra intempries, ser bem ventiladas e dispor de
extintores de combate a incndio em locais apropriados.6.3
RecuperaoO acesso aos registros franqueado aos rgos e pessoas que
naturalmente os utilizam ou deve ser autorizado pelo responsvel
pela sua guarda, devendo ser mantido, quando apropriado, um
controle de retirada e devoluo semelhante ao usado em bibliotecas.
As restries de acesso indicadas nos Anexos I e I referem-se ao uso
e manuseio dos registros originais, o que no impede aos demais
usurios conhecerem o contedo dos mesmos mediante distribuio de
cpia, por vezes, j prevista em procedimentos especficos do Sistema
de Gesto da Qualidade e Sistema de Gesto Integrada da SMS.Data:
Cdigo: Reviso:Ttulo:Para permitir um rpido acesso a um registro,
o rgo responsvel pela sua guarda dever seguir a metodologia
estabelecida neste procedimento para o arquivamento e
armazenamento. A recuperao dos registros deve ser facilitada, quer
pela consulta de ndices quer pela correta organizao dos
arquivos.6.4 Tempo de reteno dos registrosarmazenamento no
Empreendimento
Os prazo mnimo de reteno dos documentos e registros vinculados
ao Sistema de Gesto da Qualidade e Sistema de Gesto Integrada da
SMS, ser de 5 (cinco) anos conforme diretriz contratual. Como exceo
para os registros vinculados a itens sobre os quais ocorreram
questionamentos e/ou discusses de qualquer natureza, com o Cliente
ou terceiros, os prazos de reteno devem ser ampliados at a soluo
dos questionamentos. Os registros aps o encerramento do contrato
sero encaminhados para6.5 Descarte (disposio)Aps vencimento do
prazo de reteno, os registros podem ser descartados (destrudos). O
mtodo de descarte deve assegurar a inutilizao e se possvel visando
a reciclagem, reutilizao da mdia que o contm. Quando o rgo
responsvel pela guarda dos registros julgar conveniente manter os
mesmos aps o prazo de reteno, conveniente que os registros sejam
encaminhados para o arquivo inativo.6.6 Confeco de Data-BooksA
coletnea de registros na forma de Data-Book" a ser entregue ao
Cliente deve estar de acordo com o procedimento Elaborao de Data
Books.7 ANEXOS Anexo I: Registros requeridos pelo Sistema de Gesto
da Qualidade.Data:
Cdigo: Reviso:Ttulo:Anexo I: Registros requeridos pelo Sistema
de Gesto Integrada da Segurana, Meio Ambiente e Sade.8 HISTRICO DAS
REVISESRev. 0 - - Emisso inicial; Rev. A - Para utilizao;Data:
Cdigo: Reviso:Ttulo:ELEMENTO DA NORMA ISO 9001 IDENTIFICAO DOS
REGISTROS5.6 Responsabilidade da AdministraoFormulrio Anlise Crtica
do Sistema de Gesto da Qualidade pela Alta Direo, devidamente
preenchido com base no relatrio, para subsidiar a anlise emitida
pela Gerncia de Sistema de Gesto.Gerente de Sistema de Gesto.Pelo
perodo da anlise.Disponvel para leitura, na Rede de
MicrocomputadoresOriginal em papel:- Arquivo magntico: em diretrio
especfico da Rede5 anos6.2.2 Competncia, Conscientizao e
Treinamento6.2.2 Competncia, Conscientizao e
Treinamento(continuao)Pasta dossi de cada funcionrio
contendo:Formulrio Avaliao da Competncia de Funcionrios devidamente
preenchido.Cpia de Diplomas e Certificados de Cursos.Currculum
VitaeLista de Presena de Treinamentos InternosGerente
Administrativo e Financeiro.- Responsvel pelo rgo de
Treina-mento.Pelo nome do funcionrio.Pela identificao do
treinamento efetuadoRestrito a Gerncia de Administrao e Finanas
GAFRestrito aos responsveis pela coleta dos rgos SGQ/SGINa
Administrao do rgo de Treinamento.5 anosEm Nvel Projeto /
Empreendimento:Formulrio Avaliao de Fornecedores para Fins de
Contratao, devidamente preenchido e seus anexos.Formulrio Avaliao
de Servios Prestados devidamente preenchido.Gerente de Administrao
de SubcontratosGerente de EngenhariaGerente de Administrao de
SubcontratosGerente de Engenharia- R esponsvel pelo rgoPelo nome do
fornecedor.Pelo nome do fornecedor.Pela identificao do treinamento
efetuado.Restrito aos responsveis pela coleta e rgo de superviso do
SGQ/SGIRestrito aos responsveis pela coleta e rgo de superviso do
SGQ/SGI- No rgo de Treinamento ou rgo responsvel indicado pelo
Gerente de Contrato.5 anos 5 anosData:
Cdigo: Reviso:Ttulo:ELEMENTO DA NORMA ISO 9001 IDENTIFICAO DOS
REGISTROSLista de Presena de treinamentos internos. de Treinamento
ou responsvel indicado peloGerente de Contrato.Certificados de
Qualificao de Soldadores.Superviso/Coordenao do SGQPelo nome do
funcionrioRestrito Superviso/ Coordenao do SGQ e Recursos Humanos.
5 anosProvas para Qualificao de Pessoal (Pintor, Eltrica,
Instrumentao, Movimentao de Carga e outros.rgos de
RecursosHumanosPelo nome do funcionrioRestrito ao RH/Treinamento,
chefia imediata do funcionrio, rgos de superviso do SGQ/SGI5
anos7.1 Planejamento da Realizao do ProdutoRelatrio Mensal do
Projeto/ Empreendimento/OperaoEng de Planejamento MasterVide
procedimento de referncia.Restrito s Gerncias do Contrato 5
anos7.2.2. Anlise Crtica dos Requisitos Relacionados ao
ProdutoFormulrio Preenchido da Anlise Crtica de Contrato e
Planificao (No caso de auditores)Gerente de Administrao ContratualN
do Aditivo Restrito a Gerncia doEmpreendimento.Na Gerncia de
Administrao de Contratos. 5 anos7.3 Projeto e Desenvolvimento7.3.2
Entradas de Projeto e DesenvolvimentoDocumentos de referncia
recebidosCentro de Documentao e ArquivoConforme sistema de numerao
dos rgos emissoresAberto a todos os usurios atravs da rede de micro
computadores e cpia controlada.Original no CDA. Arquivo de leitura
na rede de micros.Cpia controlada com os lderes de Disciplina.5
anosDemais dados recebidos atravs de: cartas, fax, atas de reunio,
e-mail, etc.Gerente de Engenharia Conforme sistema de numerao dos
rgos Emissores ou rastreveis pela data no caso de
emails.Empreendimento
Aberto Equipe de Engenharia do -5 anosData:
Cdigo: Reviso:Ttulo:ELEMENTO DA NORMA ISO 9001 IDENTIFICAO DOS
REGISTROS7.3.4 Anlise crtica do projeto Gerente de Engenharia Vide
procedimento de refernciaEmpreendimento
Aberto Equipe de Engenharia do - 5 anos7.3.5 Verificao de
projeto MA-5230.0-910-912-QGI-208 Gerente de Engenharia Vide
procedimento de refernciaEmpreendimento
Aberto Equipe de Engenharia do - 5 anos7.3.6 Validao de projeto
MA-5230.0-910-912-QGI-209 Gerente de Engenharia Vide procedimento
de refernciaEmpreendimento
Aberto Equipe de Engenharia do - 5 anos7.3.7 Controle das
Alteraes de Projeto e Desenvolvimento(Continuao)Notificao de
Modificao de Projeto NMPEmpreendimento - 5 anos7.4 Aquisio
Formulrio Avaliao de Fornecedores para Fins de Contratao,
devidamente preenchido e seus anexos.Responsvel pelo Setor de
Qualificao de FornecedoresPelo nome do subcontratado/ razo social
do selo contratado.Restrito Adminis-trao do rgo Contratante,
Gerentes e Lderes das Especialidades Tcnicas e rgo de Administrao
de Contratos.1 ano (Nota 4)Formulrio Avaliao de Servios Prestados
devida- mente preenchido. (Nota 9)Responsvel pelo Setor de
Qualificao de Fornece-dores.Pelo nome do Subcontratado/ razo social
do Subcontratado.Restrito Administrao do rgo Contratante, Gerentes
e Lderes das Especialidades Tcnicas e rgo de Administrao de
Subcontratos.5 anosFormulrio Qualificao de Fornecedor - Classificao
Final devidamente preenchido e seus anexosResponsvel pelo Setor de
Qualificao de Fornecedores da Gerncia de SuprimentoPelo nome do
FornecedorRestrito Gerncia de Suprimento e Gerncia de Sistemas da
Qualidade.1 ano (Nota 4)Data:
Cdigo: Reviso:Ttulo:ELEMENTO DA NORMA ISO 9001 IDENTIFICAO DOS
REGISTROS7.5 Produo e Fornecimento de Servio7.5.2 Validao dos
Processos de Produo e Fornecimento de ServioControle das Mquinas de
Solda e Cochichos.Controle da Qualidade Pelo nmero do
equipamentoRestrito Superviso/ Coordenao do SGQ 5 anosQualificao
dos processos de ENDControle da Qualidade Pelo nmero do
procedimento/ativida deRestrito Superviso/ Coordenao do SGQ 5
anosIdentificao e RastreabilidadeDocumentos-produto do Projeto onde
so indicados os documentos de referncia utilizados - ltima
reviso.Responsvel pelo Centro de Documentao e Arquivo - CDA.Pelo
nmero do documento e sua revisoRestrito aos funcionrios do CDA. 5
anosCertificao de Liberao de Material - CLM e Certificados da
Qualidade anexos.Controle da Qualidade CLM-HDS-YY seqencial
iniciando-se em 001Restrito Superviso/ Coordenao do SGQ e
Almoxarifado5 anosPlanilha de Rastreabilidade. Controle da
Qualidade Restrito Superviso/Coordenao do SGQ5 anos (Notas 1 e
3)Propriedade do Cliente.Comunicao da inadequao do
documento-produto fornecido para complementao.Gerente de
Engenharia. Conforme sistema de numerao do projeto/
empreendimento.Equipe de Projeto. 5 anosCertificao de Liberao de
Material CLM e certificados da qualidade anexos.Controle da
Qualidade CLM-X-YOnde, X nmero do Pedido Interno (PI) eY seqencial
iniciando-se emRestrito Superviso / Coordenao do SGQ
eAlmoxari-fado. No Controle da Qualidade doEmpreendimento.5 anos
(Notas 1 e 3)Data:
Cdigo: Reviso:Ttulo:ELEMENTO DA NORMA ISO 9001 IDENTIFICAO DOS
REGISTROSControle de Dispositivos de Medio e
MonitoramentoCertificados de Calibrao dos dispositivos de medio e
monitoramento.Supervisor/Coordenador do Sistema de Gesto da
Qualidade.Pelo nmero do equipa- mento.Restrito ao Controle da
Qualidade e almoxarifado5 anosMedio e Monitoramento8.2.1 Auditoria
InternaRelatrio de Auditoria - RA e seus anexos,Gerentes da Gerncia
de Sistemas de Gesto.Data da Auditoria Restrito aos rgos de
superviso de SGQ/SGI e gerentes5 anos8.2.2 Auditoria Interna
(continuao)Solicitao de Ao Corretiva - SAC devidamente
preenchida.Gerente de Sistemas de Gesto.Nmero do SAC Restrito aos
rgos de superviso de SGQ/SGI e gerentes5 anosMedio e Monitoramento
de ProdutoCpias da Verificao de Projeto e seus anexos, se houver.
(Nota 8)Responsvel pelo Centro de Documentao e Arquivo - CDA.Pelo
nmero do documento e sua reviso.Restrito aos funcio- nrios do
CDA.Documentos-produto do Projeto devidamente aprova-dos por
pessoal autorizado - ltima reviso. (Nota 8)Responsvel pelo Centro
de Documentao e Arquivo - CDA.Pelo nmero do documento e sua
reviso.Restrito aos funcio- nrios do CDA.Medio e Monitoramento
deRelatrios de Inspeo (LP, PM, US, RX, Visual, Dimensional, entre
outros). (Nota 7).Coordenador/Supervisor do Sistema de Gesto da
Qualidade.Pelos Controls Restrito Coorde - nao/Superviso do Sistema
de Gesto da Qualidade.Data:
Cdigo: Reviso:Ttulo:ELEMENTO DA NORMA ISO 9001 IDENTIFICAO DOS
REGISTROS(Parte1de 2)Produto(Continuao)anexos(Nota 7)
Certificado de Liberao de Material CLM e Certificados da
QualidadeControle da Qualidade CLM-HDS-Y onde: Y seqencial,
iniciando-se em 001.Restrito Superviso/Coordenao do Sistema de
Gesto da Qualidade.Filmes Radiolgicos
Controle da Qualidade Pelos Controls Restrito
Superviso/Coordenao do Sistema de Gesto da Qualidade.Listas de
Preservao
Pelo Empreendimento, caso necessrioControle da Qualidade Pelo
SGC Restrito Superviso/Coordenao do SGQ e Equipe de
Preservao.Controle de Produto No-ConformeRelatrio de Produto No-
Conforme (RNC).Supervisor/Coordenador do Sistema da Qualidade -
SQ.Vide procedimento de refernciaRestrito ao SQ. Na Superviso/
Coordenao doSistema da Qualidade.8.5.2 Ao CorretivaFormulrio de
Registro dos Resultados da Execuo de Ao CorretivaGerente de
Sistemas de Gesto ou Gerente responsvel pela aoVide procedimento de
referncia Restrito aos Gerentes,SQs e GSG.Na Administrao da Gerncia
de Sistemas de Gesto.8.5.3 Ao PreventivaFormulrio de Registro dos
Resultados da Execuo de Ao Preventiva contendo o resultado de aes
executadas.Gerente de Sistemas de Gesto ou Gerente responsvel pela
aoVide procedimento de refernciaRestrito aos Gerentes, SQs e GSG.Na
Administrao da Gerncia de Sistemas de Gesto.NOTA: 1- Ao final do
Empreendimento os registros devem ser mantidos no Empreendimento
... empresa lder do Empreendimento ... .Data:
Cdigo: Reviso:Ttulo:ELEMENTO DA NORMA ISO 9001 IDENTIFICAO DOS
REGISTROSAspectos Ambientais (ISO 14001)Identificao e Avaliao de
Aspectos, Impactos e Riscos Ambientais - LAIAGerncia da SMS Pela
rea/Setor eData.Restrito Gerncia/Coordenao/S uperviso da SMS.Na
Gerncia da SMS5 anosPlanejamento para Identificao dos Perigos e
Avaliao e Controle dos Riscos (OHSAS 18001)Anlise Preliminar de
Riscos - APRGerncia da SMS Pela rea/Setor eData.Restrito
Gerncia/Coordenao/S uperviso da SMS.Na Gerncia da SMS5
anosTreinamento, Competncia e ConscientizaoEm Nvel Empresa:Lista de
Presena de Treinamentos Internos- Responsvel pelo rgo de
Treina-mento.Pela identificao do treinamento efetuadoRestrito aos
responsveis pela coleta e SMS.Treinamento
Na Administrao do rgo de 5 anos4.4.6 Controle
OperacionalPrograma de Preveno de Riscos Ambientais PPRAPrograma de
Controle Mdico e Sade Ocupacional - PCMSOGerncia da SMS Pelo
rea/Setor eData.Restrito Gerncia/Coordenao/S uperviso da SMS.Na
Gerncia da SMS5 anosMonitoramento e MedioCertificados de Calibrao
dos dispositivos de medio e monitoramento.Gerente/Supervisor/
Coordenador do Sistema de Gesto da SMS.Pelo nmero do
equipamento.Restrito ao Controle da SMS.Gerncia/Coordenao/Superviso
do Sistema da SMS do Projeto/Empreendimento. 5 anosPrograma de
Condies e Meio Ambiente de trabalhoCoordenao/ Pelo nome do Restrito
Coordena Na Coordenao/ Superviso da 15 anos
Data:
Cdigo: Reviso:Ttulo:ELEMENTO DA NORMA ISO 9001 IDENTIFICAO DOS
REGISTROS na Indstria de Construo - PCMAT Superviso da SMS
Empreendimento. co/Superviso da SMS. SMS.Avaliao Mensal dos
Indicadores de Desempenho para os Objetivos da SMS na Sede e nos
EmpreendimentosGerncia/Coordenao/Superviso da SMS .Pelo
Empreendimento ou pelo ms da Avaliao.Restrito a Gerncia/
Coordenao/Superviso da SMSNa Gerncia/ Coordenao/ Superviso da SMS 5
anosAvaliao do Atendimento a Requisitos Legais e OutrosLista de
Verificao de Atendimento a requisitos legais.Gerente/
Coordenador/Super- visor de SMSLV RL X/Y onde:X nmero do (PI) ou
Centro de Custos.Restrito aos Gerentes e rea da SMSNa Gerncia/
Coordenao/ Superviso da SMSAcidentes, Incidentes, No Conformidades
e Aes Corretivas e PreventivasRelatrio de Acidente ou Incidente do
Trabalho devidamente preenchido.Relatrio de Tratamento de
No-Conforme - RNC.Gerente/Coordenador/Supervisor da
SMSSupervisor/Coordenador do Sistema da SMSX-Y, onde:SYY seqencial
Precedido da letra S que significa SMS .Restrito ao pessoal da rea
de SMS.rgo de Superviso do SGQ/SGINa Gerncia/ Supervi-so/ Coordenao
da SMS 25 anos5 anosFormulrio de Registro dos Resultados da Execuo
de Ao Corretiva e Ao Preventiva contendo o resultado de aes
executadas.Gerncia da SMS ou Gerente responsvel pela ao.ACP X-SYY,
onde:X nmero do Pedido Interno (PI) ou Centro de Custo; SYY
seqencial da ACP precedido da letra S que significa SMS. (Nota
5)Restrito aos Gerentes, SQs e SMS.rgos de superviso do SGQ/SGI 5
anos4.5.5 Relatrio de Auditoria - RA e seus anexos, LVA
(ListaGerente da SMS. RA ou LVA - X/Y, onde: X -Restrito aos
funcionrios da Gerncia da GSGData:
Cdigo: Reviso:Ttulo:ELEMENTO DA NORMA ISO 9001 IDENTIFICAO DOS
REGISTROSAuditoria Interna de Verificao deAuditoria). nmero do
Pedido Interno (PI) ou Centro de Custos da organizao ou operao
auditada; Y - seqencial da auditoria.SMS e auditores.Solicitao de
Ao Corretiva - SAC devidamente preenchida.Gerente da SMS. SAC -
X/Y-Z, onde: X - nmero do Pedido Interno (PI) ou Centro de Custos
da organizao ou operao auditada; Y - seqencial da auditoria; Z -
seqencial do SAC.Restrito aos funcio-nrios da Gerncia da SMS e
auditores.Anlise Crtica pela AdministraoFormulrio Anlise Crtica do
Sistema de Gesto Integrada da SMS pela Alta Direo, devidamente
preenchido com base no Relatrio para subsidiar a anlise emitida
pela QSMS.Gerente da SMS. Pelo perodo da anlise.Disponvel para
leitura, na Rede de Microcomputadores, para todos os
usurios.Original em papel: GSGArquivo magntico: em diretrio
especfico da Rede
