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F Ü R D I E B I L D U N G D E R Z U K U N F T .
Datenlotsen Informationssysteme GmbHKonzept Integriertes StudienmanagementVorstellung Implementierungslogik und Konzeptgrundlagen Donnerstag, 28. Mai 2009
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F Ü R D I E B I L D U N G D E R Z U K U N F T .
Agenda
Beispielfolien
• Implementierungsverständnis
•Projektstruktur
•Keyuser
Implemen-
tierungs-leitlinie
•Grundlagen
•ÜberblickTerminketten
•Orga-Einheiten und Rollen
•Lehrveranstaltungsmanagement
•Prüfungsmanagement
Konzept ISM
•Diskussion
•Weitere FragenSonstiges
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F Ü R D I E B I L D U N G D E R Z U K U N F T .
Ziele: Zentrale und dezentrale Datenerfassung und Bereitstellung durch die
integrierte Software
CampusNet ist das Hauptinstrument für das Management der Prozesse in Studium und Lehre
Lehre mit möglichst hoher Effizienz und unter Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen
Bisherige Campus-Management-Systeme werden nicht mehr genutzt
Die Implementierung der Software soll entsprechend dem gemeinsam abgestimmten Projektphasenplan zum Sommersemester 2010 mit dem Start und der Nutzung der Website abgeschlossen sein.
Implementierungsverständnis
Implementierungsleitlinie
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F Ü R D I E B I L D U N G D E R Z U K U N F T .
Projektstruktur auf Seiten der VFH: Lenkungskreis (Kanzler, Projektleiter sowie Personalrat) Projektleiter (100 % AT) 1 Projektmitarbeiter für das Studierendenmanagement (mindestens 50 % AT) 1 Projektmitarbeiter für den Bereich Studienmanagement (mindestens 50 %
AT) 1 Projektmitarbeiter für den Bereich technische Sicherstellung (mindestens
20 % AT) Es wird gewährleistet, dass an den Standorten jeweils mindestens zwei
Mitarbeiter in die Implementierung und in die Arbeit mit CampusNet eingebunden werden. Dies betrifft wesentlich den Bereich des Integrierten Studienmanagements.
Projektstruktur auf Seiten der Datenlotsen: Projektleiter Berater im Bereich Integriertes Studienmanagement Berater im Bereich Studierendenmanagement Berater im Bereich Technik
Projektstruktur - Organisatorisch
Implementierungsleitlinie
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F Ü R D I E B I L D U N G D E R Z U K U N F T .
Die VFH hat dementsprechend für die von den Datenlotsen zu erbringenden Leistungen eine Informations- und Mitwirkungspflichten, indem
Präsentationen und Workshops organisatorisch vorbereitet und mitgestaltet werden.
die Erarbeitung und ggf. Anpassung von Sollprozessen bei fachlichen und systemtechnischen Änderungsbedarf durch die Key-User oder vergleichbare Experten vorgenommen werden.
sie an der Definition von Testfällen mitwirkt, Testfälle im System erfasst und die systembezogenen Arbeitsschritte testweise durchgeführt und geprüft werden.
Projektstruktur – Organisatorisch
Implementierungsleitlinie
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F Ü R D I E B I L D U N G D E R Z U K U N F T .
3 Teilprojekte:
Verzögerungen in Teilbereichen bedingen ggf. Verzögerungen im gesamten Projektverlauf und können zur Infragestellung des anvisierten Endtermins führen.
Konzeptionelle und andere Dokumente werden durch die Datenlotsen im Umfange der zur Erreichung der Zielstellung der jeweiligen durch die Datenlotsen zu verantworteten Maßnahme zur Verfügung gestellt.
Workflow und Prozessanalysen, Schulungsmaterialien und Handreichungen werden durch die VFH erstellt.
Projektstruktur – Inhaltlich
Implementierungsleitlinie
Campus
Net
Technik
PersonenISM
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Terminketten wurden auf Basis des Projektphasenplans entwickelt
Entwicklung konkreter Arbeitspakete (z.B. Schulungsblock, Workshops, Support etc.) mit Realisierungsdatum
Fristgerechte Realisierung der Terminketten als wichtige Voraussetzung für Implementierungserfolg
Terminverwaltung erfolgt verbindlich über Outlook
Projektstruktur – Terminlich
Implementierungsleitlinie
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F Ü R D I E B I L D U N G D E R Z U K U N F T .
Abstimmung von Workflows, Prozessen und Anforderungen mit den entsprechenden Abteilungen der VFH (mit Unterstützung der Datenlotsen).
Gewährleistung betriebsinterner Kommunikationsprozesse zur Sicherstellung der fachlichen Betreuung im Rahmen der Implementierung.
Schnittstelle in der Kommunikation zu den Mitarbeitern der Datenlotsen in dem jeweiligen Teilbereich.
Keyuser – Aufgaben im Projekt
Implementierungsleitlinie
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F Ü R D I E B I L D U N G D E R Z U K U N F T .
First-Level-Support für die Sachbearbeitung des jeweiligen Zuständigkeitsbereiches (inkl. Entgegennahme von Fehlermeldungen und Verbesserungsvorschlägen sowie deren Weiterleitung und Verfolgung im CustomerCenter der Datenlotsen)
Verfolgung von Weiterentwicklungen u. Optimierung der Software
Kontaktperson zu den Datenlotsen bei durch eigenverantwortlich nicht zu lösenden CampusNet-technischen Sachverhalten
Unterstützung bei aktuellen Fragen zum jeweiligen Fachgebiet
Trainertätigkeit in Qualifizierungsmaßnahmen
Keyuser – Aufgaben Im Regelbetrieb
Implementierungsleitlinie
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Agenda
Beispielfolien
• Implementierungsverständnis
•Projektstruktur
•Keyuser
Implemen-
tierungs-leitlinie
•Grundlagen
•ÜberblickTerminketten
•Orga-Einheiten und Rollen
•Lehrveranstaltungsmanagement
•Prüfungsmanagement
Konzept ISM
•Diskussion
•Weitere FragenSonstiges
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Grundlagen
Terminketten
Terminketten sind Bestandteil der Implementierungsleitlinie und des Konzeptes zum integrierten Studienmanagement
Terminketten dienen zur Realisierung der Implementierungslogik
Terminketten verorten Arbeitspakete aus dem Projektphasenplan in konkreten Termine
Teilnehmer, Orte, Vorbereitungsaufwand werden benannt
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Einige Eckdaten:
10. Juni 2009 – Auftakt Modellierung
20. August 2009 – Abnahme Dokumente ISM und Personenverwaltung 02. September 2009 – Freigabe Modellierung
03. September 2009 – Auftakt LVM und PM 16.-18. September 2009 – Keyuser-Schulung LVM/PM
07.-09. und 14.-16. Oktober 2009 – Schulung Anwender LVM/PM
Überblick Terminketten
Terminketten
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Agenda
Beispielfolien
• Implementierungsverständnis
•Projektstruktur
•Keyuser
Implemen-
tierungs-leitlinie
•Grundlagen
•ÜberblickTerminketten
•Orga-Einheiten und Rollen
•Lehrveranstaltungsmanagement
•Prüfungsmanagement
Konzept ISM
•Diskussion
•Weitere FragenSonstiges
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Ziel des Dokumentes:
Beschreibung der Rahmenbedingungen und grundlegenden Aspekte des Einsatzes von CampusNet für die an der Softwareimplementierung beteiligten Akteure und die wichtigsten kritischen Erfolgsfaktoren zu beschreiben.
grundlegende (Handlungs-) Orientierung für den Einsatz von CampusNet im integrierten Studienmanagement an der VFH Wiesbaden
Alle darüber und über die CampusNet-Handbücher hinausgehenden, detaillierten Prozess- und Funktionsbeschreibungen werden von der Hochschule selbst erarbeitet und sind nicht Teil dieses Dokumentes.
Allgemeines
Konzept ISM
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F Ü R D I E B I L D U N G D E R Z U K U N F T .
keine vollständige Prozessbeschreibung der betreffenden Teilbereiche der VFH
keine detaillierte Beschreibung von Funktionen aus CampusNet oder deren Anwendung
Erkenntnisse aus dem Dokument dienen als Grundlage und können sich mit dem Fortschritt des Projekts im Implementierungsprozess weiterentwickeln
Beide Parteien sind sich einig, dass CampusNet eine integrierte Standardsoftwarelösung darstellt, die die vorhandene, teilintegrierte Softwarelösung nicht in jedem Detail ersetzen kann. Vielmehr benötigt und ermöglicht der Einsatz von CampusNet z.T. andere Prozesse und neue Workflows.
Allgemeines
Konzept ISM
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Orga-Einheiten = Ordnungsgröße in CampusNet
Elemente in CampusNet werden an Orga-Einheiten gebunden
Sicht auf Elemente nach Fachbereichen und Zuständigkeiten können eingeschränkt werden
Orga-Einheiten spiegeln nicht zwingend die Verwaltungsstrukturen und systemischen Zusammenhänge der Hochschule wider
Aufgabe der Software und der Rollen- und Rechteverwaltung in CampusNetist das optimierte und prozessorientierte Management des Hochschulbetriebs unter weitestmöglicher Beachtung der Datenschutzbestimmungen.
möglichst effektive Abbildung der VHF-internen Rechte und Rollenverwaltung Einhaltung einer übergreifenden Datenschutzerklärung der Hochschulmitarbeiter soll nicht ersetzt werden
Orga-Einheiten und Rollen
Konzept ISM
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F Ü R D I E B I L D U N G D E R Z U K U N F T .
Orga-Einheiten müssen zwei der VFH-Verwaltung eigene Sachverhalte abbilden können: Einschränkung nach Fachbereich Polizei und Fachbereich Verwaltung Einschränkung nach Abteilungen (Zentrale Verwaltung, Abteilung Wiesbaden,
Abteilung Gießen, Abteilung Kassel, Abteilung Mühlheim)
Orga-Einheiten und Rollen
Konzept ISM
Polizei
• (Zentrale Verwaltung)
• Abteilung Wiesbaden
• Abteilung Gießen
• Abteilung Kassel
• Abteilung Mühlheim
Verwaltung
• (Zentrale Verwaltung)
• Abteilung Wiesbaden
• Abteilung Gießen
• Abteilung Kassel
• Abteilung Mühlheim
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Dadurch ergeben sich folgende Orga-Einheiten und die folgenden Rollen:
Orga-Einheiten und Rollen
Konzept ISM
MH Abteilung
MH Polizei
MH Verwaltung
Sicht auf alle anderen
Abteilungen
KS Abteilung
KS Polizei
KS Verwaltung
Sicht auf alle anderen
Abteilungen
WI Abteilung
WI Polizei
WI Verwaltung
Sicht auf alle anderen
Abteilungen
GI Abteilung
GI Polizei
GI Verwaltung
Sicht auf alle anderen
Abteilungen
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Mitarbeiter in den Abteilungen nehmen Aufgaben aus
Lehrveranstaltungsmanagement Prüfungsmanagement Studierendenmanagement
wahr. Die Mitarbeiter sollen sich gegenseitig in allen Verwaltungsbereichen vertreten können, so dass eine weitere Rechteeinschränkung an dieser Stelle nicht erforderlich ist.
Für das Studierendenmanagement erhalten die Mitarbeiter Bearbeitungsreche für Studierende ihrer Orga-Einheit, d.h. ihrerAbteilungen (jeweils Polizei und Verwaltung)
Orga-Einheiten und Rollen
Konzept ISM
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Integriertes Studienmanagement
Konzept ISM
Bsp. für ISM: Prüfungsanmeldung in CampusNet
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Die Modellierung legt die Grundvoraussetzungen für nahezu alle weiteren Bereiche in der Arbeit mit CampusNet im Tagesgeschäft der Hochschule. Die Modellierung wirkt sich aus auf
das Bewerbungsmanagement das integrierte Studienmanagement (Lehrveranstaltungsplanung und
Prüfungsmanagement) die Ansicht des Studiengangs im Web-Portal für Studierende die Anmeldung zu Prüfungen und Veranstaltungen Importe das Dokumentenmanagement etc.
Die Modellierung erfolgt im zentralen Implementierungsteam (Keyuser) in Wiesbaden.
Modellierung
Konzept ISM
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Kurs- und Lehrveranstaltungsnummerierung: 1 Buchstabe (V oder P) zu Fachbereich 2 Buchstaben zur Abteilung (WI, KS, GI, MH) 2-7 Buchstaben für den Kurs (aus Abkürzungsverzeichnis der Fächer in
Großbuchstaben) 1 Ziffer zur jeweiligen Kursnummerierung Zur weiteren Differenzierung zwischen Kriminalpolizei und Schutzpolizei,
werden ggf. hinter der letzten Ziffer „K“ oder „S“ angefügt; analog im Verwaltungsbereich „A“ für allgemeine Verwaltung und „D“ für deutsche Rentenversicherung
Einheiten werden jeweils mit einem Punkt getrennt.
Beispiele: V.GI.KR.1
(Verwaltung, Gießen, Kommunalrecht, 1. Veranstaltung)
P.WI.KRILO.1.S(Polizei, Wiesbaden, Kriminologie, 1. Veranstaltung, Schutzpolizei)
P.WI.KRILO.1.K (Polizei, Wiesbaden, Kriminologie, 1. Veranstaltung, Kriminalpolizei)
Modellierung
Konzept ISM
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Die Abbildung der Prüfungsordnung im Web-Portal der Studierenden fußt auf den Konfigurationen aus der Modellierung.
Das bedeutet, dass eine möglichst ergonomische Abbildung der Prüfungsordnungsstruktur in der Modellierung berücksichtigt werden muss, um den Studierenden ein benutzerfreundliches Portal zur Verfügung stellen zu können.
Diese Abbildung kann vor der Live-Schaltung des Portals für die Studierenden im Web-Portal durch die Key-User überprüft und ggf. entsprechend angepasst werden
Modellierung
Konzept ISM
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Der Planungszyklus in CampusNet
Kurs Modul Prüfungsordnung
LehrveranstaltungKurs- und Modulangebot
Abstr
akt
Konkre
t
z.B. Kurs „Analysis 1“ z.B. Modul „Analysis“
z.B. Vorlesung „Analysis 1“
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Der Lehrveranstaltungsmanager übernimmt das operative Tagesgeschäft der Semesterplanung und –durchführung und ist somit verantwortlich für das konkrete Anbieten von Kursen und Leistungen (später auch Modulen), sowie allen damit zusammenhängenden Tätigkeiten. Planung Teilnehmerverwaltung Leistungserfassung Etc.
Die Anmeldung der Teilnehmer erfolgt pro Lehrveranstaltung und pro Klasse dezentral in den Abteilungen
Die Teilnehmer werden vorbehaltlich bei der Anmeldung zur Lehrveranstaltung zur Prüfung angemeldet letztliche Überprüfung im zentralen Prüfungsamt
Lehrveranstaltungsmanagement
Konzept ISM
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Bei der Planung eines konkreten Semesterangebots werden die in der Modellierung vorgegebenen Leistungen von CampusNet automatisch als konkrete Prüfungen mit erzeugt
Aufgaben zur operativen Betreuung von Prüfungen terminliche und/oder räumliche Verwaltung von Prüfungen in CampusNet Eintragung/Änderungen der Prüfungsnoten Berechtigung, Teilnehmer zu Prüfungen anzumelden oder von Prüfungen
abzumelden (über eine implizite Prüfungsanmeldung bei der Lehrveranstaltungsanmeldung)
alle über eine Einzelprüfung hinaus gehenden Tätigkeiten mit Bezug zu studentischen Leistungsdaten, z. B. Anerkennung von extern erbrachten Studienleistungen , Entschuldigung des Nichtbestehen für mehrere Prüfungen (Verwaltung von Krankmeldungen) etc.
Das Anlegen von Abschlussprüfungen erfolgt zentral.
Prüfungsmanagement
Konzept ISM
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F Ü R D I E B I L D U N G D E R Z U K U N F T .
Notenerfassung – „4-Augen-Prinzip“:
Prüfer gibt über das Webinterface die Noten ein. (Dieser Vorgang kann vor der Veröffentlichung in beliebig vielen Schritten gespeichert werden.)
Auch die Bewertungseingabe der Zwischen-/Abschlussprüfungen erfolgt in den Verwaltungen der Abteilungen.
Alle Noten wurden (im Portal) eingetragen? der Dozent gibt die Ergebnisse als Block frei. Damit sind sie für ihn nicht mehr
veränderbar und liegen der Abteilungsverwaltung zur Veröffentlichung vor.
Die Studierenden können die Noten durch die Freigabe durch den Dozierenden noch nicht einsehen. Dies wird erst durch die Veröffentlichung in den dezentralen Abteilungen (für studienbegleitende Prüfungen, Zwischen-/Abschlussprüfungen), also über die Client-Veröffentlichung, möglich. = „4-Augen-Prinzip“
Prüfungsmanagement
Konzept ISM
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Agenda
Beispielfolien
• Implementierungsverständnis
•Projektstruktur
•Keyuser
Implemen-
tierungs-leitlinie
•Grundlagen
•ÜberblickTerminketten
•Orga-Einheiten und Rollen
•Lehrveranstaltungsmanagement
•Prüfungsmanagement
Konzept ISM
•Diskussion
•Weitere FragenSonstiges
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Datenlotsen Informationssysteme GmbHBeim Strohhause 27, D – 20097 HamburgTelefon/ Fax: +49 (40) 27 09 68 -0/ -222www.datenlotsen.de
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Die in dieser Präsentation dokumentierten Gedanken und Vorschläge sind geistiges Eigentum der Datenlotsen Informationssysteme GmbH
und unterliegen den geltenden Urhebergesetzen.
Die unautorisierte Nutzung, die ganze oder teilweise Vervielfältigung sowie die Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet.