12.11.2019 1

Aachen Bamberg Berlin Đà Nẵng Dresden Grenoble Hamburg Köln LeipzigMünchen Nürnberg Prag Stuttgart Washington Zug

Day at

Herzlich Willkommen

12.11.2019 2

Atlassian at mgm

mgm – AtlassianUser seit 2007

mgm – AtlassianPartner seit 2013

Projekte bei Kunden im Umfeld

Projektsteuerung

Service/Support

Informationsmanagement

Plugin-Entwicklung

und weitere Themenbereiche

aber auch das Hosting der Anwendungen gehört zum

Portfolio der mgm

Plan, Track & Support

Jira SoftwareProject and issue tracking

Jira AlignEnterprise agile planning

Jira CoreEssential business management

Jira Service DeskIT Service desk and customer Service

OpsgenieModern incident management

StatuspageIncident communication

Collaborate

ConfluenceDocument collaboration

TrelloCollaborate visually on any project

BitbucketGit code management

SourcetreeGit and Mercurial desktop client

BambooIntegration and release management

Code, Build & Ship

Security & Identity

Atlassian AccessSecurity and control across Cloud

CrowdSingle sign-on and identity management

12.11.2019 3

Unsere Leistungen

Anwendungs-beratungund Workshops

Implementierung und Einführung

Konfigurations-beratung undOptimierung

Überprüfung der SicherheitIhrer Systeme im Betriebund Konfiguration

Schulungen für Anwender und Administratoren

Plugin-Entwicklung

Lizenzverkauf und Management

Unterstützung bei der Evaluation und Einführung:

▪ Suche nach der besten Lösung, Beantwortung alle Ihre Fragen zu den Produkten und den verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten.

Optimierung

▪ der Anwendungsmöglichkeiten

▪ der vorhandenen Konfiguration

▪ der Installation und des Betriebs

Implementierung

▪ Installation, Konfiguration, Rollout, Schulung etc.

Security

▪ wir prüfen, ob Ihr Geschäft in Atlassian-Produkten sicher ist

Schulung

▪ der Anwender Ihrer Atlassian-Produkte

▪ der Administratoren

▪ der Betriebsverantwortlichen

Plugin-Auswahl

▪ Wir helfen auf Basis Ihre Anforderungen das richtig Plugin zu finden

Plugin-Entwicklung

▪ Spezielle Anforderungen können zum Teil nur mit individuellen Plugins erfüllt werden

▪ Wir entwickeln und warten diese Plugins für Sie

Linzenzmanagement

▪ Sie erhalten von uns genau die richtigen Angebote

▪ zu €-Preisen, in Deutsch und ohne Vorkasse

12.11.2019 4

Das Team

Neun Ingenieure, Informatiker usw. arbeiten im Atlassian-Team der mgm für unsere Kunden

Sie stehen für Erfahrung und Knowhow aus Projekten und internen Aufgaben

Sie sind größtenteils zertifiziert

Weitere Spezialisten ergänzen dieses Team in allen darüber hinaus gehenden Fragen wie

▪ Datenbank-Themen▪ Betrieb▪ Performanz-Optimierung▪ Automatisierung▪ …

12.11.2019 5

Der Atlassian Day at mgm

wir suchen den Austausch mit unseren Kunden und Interessenten

wir fördern den Austausch der Kunden und Interessenten

wir präsentieren Anwendungsmöglichkeiten, Anforderungen und Lösungen

wir diskutieren die vorgestellten Themen und Lösungen

Ein Tag voller Neuigkeiten, Austausch und Knowhow aus der Praxis.

Eine Bitte:Stellen Sie ihre Fragen, teilen Sie ihre Bemerkungen, diskutieren Sie !

12.11.2019 6

Agenda Vormittag

Zeit Thema Dauer Referent

10:00 Begrüßung 00:20 Hamarz Mehmanesh

10:20 mgm und die Atlassian Solution Partnerschaft 00:20 Jürgen Dinsing

10:40 Templates: Wie weit helfen Standard-Templates für Jira/Confluence-Projekte? 00:20 Benjamin Weinheimer

11:10 Pause 00:10

11:30 Templates: Bericht aus Projekten 00:15 Sebastian Deissenberger

11:45 Zeiterfassung: Einführung & Bericht aus Projekten 00:30 Benjamin Weinheimer

12:15 Security: Wie optimiert und testet man die Sicherheit der Atlassian-Systeme 00:20 Björn Kirschner

12:35 Betrieb: Data Center, Docker, Kubernatis, Ansible, Upates .... 00:25 Guido Wischrop

13:00 Mittagspause 01:00

12.11.2019 7

Agenda Nachmittag

Zeit Thema Dauer Referent

14:00 Plugin: Übersicht, Auswahl, Auswahlkriterien … 00:30 Nadja Döge

14:30 Plugin: Keine Angst vor der Plugin-Entwicklung 00:30 Nina Gholizadeh

15:00Use Cases: Jira im Support-Management, in der Digitalisierung ...

Confluence als Intranet, als Wissensmanagement ...00:30 Jürgen Dinsing

15:30 Pause 00:20

15:50 Use Cases: Bericht aus Projekt 00:20 Patrick Mennecke

16:10 Use Cases: Bericht aus Projekt 00:20 Nadja Döge

16:30 Use Cases: Bericht aus Projekt 00:20 Jürgen Dinsing

16:50 Diskussion: Vorgestellte Themen und weitere 00:40

17:30 Wer ist die mgm? 00:30 Till Gartner

18:30 Abendessen

Wie weit helfen Standard Templates für Jira und Confluence?

Benjamin Weinheimer

12.11.2019 912.11.2019 9

Beispiel eines Standards - Confluence

Standard für Entwicklungsteams

2 Ausprägungen

▪ Klassische Projekte (Wasserfall)

▪ Agile Projekte

Standardisierung von:

▪ Startseite mit Projektinformationen

▪ Basisstruktur der Seiten

▪ Seitentemplates und Blueprints für z.B.

▪ Requirements

▪ Meetings

▪ FAQs & Know-How‘s

▪ Sprint Planing & Sprint Review

▪ Retrospektives

12.11.2019 1012.11.2019 10

Jeder bekommt was er will

▪ Jedes Projekt bekommt eigene Konfiguration.

▪ Anzahl der Projektkonfigurationsartefakte wird sehr groß.

▪ Aufgrund der großen Anzahl sind die Projektartefakte schlecht verwaltbar.

▪ Es werden viele Administratoren benötigt, die alle Sonderwünsche realisieren.

▪ Sofern Sonderwünsche neue Pluginserfordern kann nur schwierig dagegen argumentiert werden.

12.11.2019 1112.11.2019 11

Wiederverwendung nach Bedarf

▪ Projektkonfigurationen werden geteilt, aber für jedes Projekt entsprechend angepasst, falls nötig.

▪ Die Verknüpfung und Zusammenhänge von unterschiedlichen Projekten über ihre Konfiguration ist sehr komplex und nicht überschaubar.

▪ Unterschiedliche Arten der Wieder-verwendung erschweren die Pflege und spätere Anpassbarkeit einzelner Projektkonfigurationen.

12.11.2019 1212.11.2019 12

Ein Standard für alle

Warum überhaupt Standardkonfigurationen?

▪ Weniger Konfigurationsaufwand

Nur ein Set an Konfigurationen pro Ausprägung

▪ Schnellere Projekt- und Spaceerstellung

Neues Projekt mit geteilter Konfiguration

▪ Alle arbeiten nach dem gleichen “Prozess”

Unternehmensstandard

Team- und Abteilungswechsel ohne Einarbeitung möglich

12.11.2019 1312.11.2019 13

Wie strickt muss ein Standard sein?

▪ Bedeutet ein Standard auch nur eine Projektkonfiguration?

▪ Wenn alle mit der gleichen Konfiguration arbeiten, ist dann überhaupt eine projektspezifische Konfiguration möglich?

▪ Was kann man für einzelne Projekte anpassen?

− Felder über Kontexte

− Masken über Feldkonfigurationen

− Workflows durch optionale Status und Rollenbeschränkte Transitionen

Agile Klassisch

??

12.11.2019 1412.11.2019 14

Beispiel eines Standards - Jira

Standard für Entwicklungsteams

3 Ausprägungen

▪ Klassische Projekte (Wasserfall)

▪ Agile Projekte mit Refinement und Approval

▪ Agile Light Projekte ohne Refinementund Approval

Standardisierung von:

▪ Statusbenennungen und Definitionen

▪ Ablauf der Workflows (mögliche Transitionen mit Automatisierungen)

▪ Felder / Masken und ihre Definitionen

▪ Agile-Boards, Dashboards und Reports

▪ Rollen und Rechte

▪ Benachrichtigungen, Prioritäten etc.

12.11.2019 1512.11.2019 15

Eine Erweiterung für den Standard

Es gibt separate Kundenprojekte

▪ Ein zentrales Entwicklungsprojekt kann mehrere Kundenprojekte haben.

▪ Die Status (ggf. weitere Felder) von Vorgängen werden zwischen den Projekten synchronisiert.

▪ Jeder Kunde kann den Fortschritt seiner Anforderungen verfolgen.

▪ Das Entwicklungsteam kann gleiche Anforderungen konsolidieren.

Betriebsweite Kapazitäten Planung mit JiraModifizieren von Templates

Sebastian Deißenberger

12.11.2019 17

Ist Zustand

▪ Projektplanung und Durchführung an allen Standorten weltweit eine Vielfalt von Excel gestützten Werkzeugen

▪ Isolierte Projektplanung die erst im Anschluss zur Gesamtplanung gegeben wird

▪ Ressourcen können nur pro Standort, Abteilung betrachtet werden

▪ Kein einheitliches System

▪ Fehleranfälligkeit durch dezentralisiertes System

▪ Gesamtplanung kann neue Projekte nicht sofort mit aufnehmen.

▪ Durch unterschiedliche Systeme kein Standartprozess

▪ Es kann schlecht auf HR Ausfälle reagiert werden

12.11.2019 18

Planungsressourcen werden mit Dummy

Daten aus Durch-schnittswerten von

alten Projekten erstellt.

Bestimmung der Größe des Projektes:

S, M, L

Planung tritt in Phase 2 und Dummy Personal wird mit HR Kapazitäten ersetzt.

Projekt bekommt eine Verzögerung und Planung passt

die Endzeiten automatisch an

Personalausfall kann nachbesetzt werden

durch Analyse der Firmenweiten

Auslastung der Ressourcen

Nach Projektabschluss:lesson learned

Anpassung der Durchschnitts-

kapazitäten

Betriebsweite Kapazitäten Planung mit Jira

WOCHE 1 WOCHE 2 WOCHE 3 WOCHE 4 WOCHE 5

Planungsphase

Prototypenentwicklung

Serienplanung

Serienentwicklung Abschluss

12.11.2019 19

Verbesserbar: Weiterentwicklung

Jira

In Jira werden je Projektgröße L,M,S ein „Template Project“ angelegt um später diese Vorlagen für richtige Projekte abzurufen.

Des weiteren werden Dummy Benutzer mit angelegt um in der Planungsphase die Kapazitäten abbilden zu können.

12.11.2019 20

Verbesserbar: Weiterentwicklung

Scriptrunner

Um die „Template Projekte“ zu kopieren und beim erstellen den aktuellen Zeitbedarf automatisch zu generieren wird das Scriptrunner Tool CopyProject benutzt.

Durch diese Lösung ist ein schnelles und sehr leichtes Projekt anlegen möglich.

12.11.2019 21

Verbesserbar: Weiterentwicklung

Structure

Durch Structure können Gant Diagramme erstellt werden die Auswertungen der Kapazitäten ermöglichen.

Hierbei können sehr individuelle Filter eingesetzt werden um auf Projekt / Abteilung und Firmenweiter Ebene genaue Auswertungen erstellen zu können.

Diese Informationen sind zu jeder Zeit abrufbar und werden in Ist-Zustand bereit gestellt.

12.11.2019 22

Benefits nach Einführung

▪ Einheitliches System Firmenweit

▪ Möglichkeit der Planung der ganzen HR Ressourcen

▪ Durch einheitliches System neue Analysemöglichkeiten

▪ Planungsbegleitung für alle Phasen des Wasserfallmodels

Zeiterfassung in JiraMit Bordmitteln und verschiedenen Apps

Benjamin Weinheimer

12.11.2019 2412.11.2019 24

Zeiterfassung allgemein

Jira Timetracking

▪ Originalschätzung

▪ Verbleibende Schätzung

▪ Gebuchte Zeiten

Timetracking Reports

▪ Time Tracking Report

▪ User Workload Report

▪ Version Workload Report

Zeiten in Agilen Projekten

▪ Estimation auf Sprint-Boards

▪ Workload by assignee pro Sprint

12.11.2019 2512.11.2019 25

Zeiterfassung für Externe

Use Case:

▪ Externe Dienstleister müssen Ihre Zeiten erfassen um eine korrekte Abrechnung mit den einzelnen Projekten zu ermöglichen.

Randbedingungen:

▪ Die Vorgänge in Jira werden nur für die Zeiterfassung genutzt, nicht zur Aufgabenverwaltung.

▪ Jeder Nutzer darf nur auf Vorgängen Zeiten erfassen, für die er freigeschaltet ist.

▪ Ein Controlling über die Originalschätzung, die Restaufwände und die gebuchten Zeiten ist nötig.

12.11.2019 2612.11.2019 26

Controlling für Zeiterfassung

Erweiterungsmöglichkeiten durch Plugins

Structure für erweitertes Reporting und Controlling

▪ Buchungsstand für alle Anforderungen

▪ Auslastungsreport für einzelne Mitarbeiter

WorklogPRO zur Erweiterung des Worklogs

▪ Buchungskategorien

▪ Pflichtfelder für Buchungen

▪ etc.

12.11.2019 2712.11.2019 27

Zeiterfassung als Leistungsnachweis

Use Case:

▪ Für unterschiedliche Kunden sollen alle Arbeitspakete eines Angebots in einem Projekt abgebildet werden. Auf diesen Arbeitspaketen soll die benötigte Zeit gebucht werden.

▪ Für den Kunden soll ein Leistungsnachweis aus den gebuchten Zeiten erstellt werden können.

Randbedingungen:

▪ Mitarbeiter sollen ihre Zeiten in unterschiedlichen Rollen buchen können.

▪ Es soll ein Reporting auf Basis von Geldwerten soll für jeden Kunden erfolgen können.

12.11.2019 2812.11.2019 28

Reporting und Exporte von Leistungsnachweisen

Tempo Timesheets und Planner

▪ Teams und Team-Rollen

▪ Zeitbuchungen in unterschiedlichen Rollen

▪ Reporting über gesamte Arbeitszeit

▪ Accounts für Kunden

▪ Auftragswerte für Kunden

▪ Geleistete Arbeitszeit für Kunden

Better Excel Export

▪ Export von Leistungsnachweisen

▪ Export von Rechnungen

▪ Export von Reports

Sicherheit für Atlassian-Systemevom Server bis zur Konfiguration

Björn Kirschner

12.11.2019 30

Konzeptionelles Vorgehen

▪ Schutzbedarf analysieren, definieren und dokumentieren

▪ Risikoanalyse

→ Wahrscheinlichkeit/ Folgen bei Datenverlust?

▪ Mögliche Angreifertypen

Intranet

12.11.2019 31

Reduzieren der Angriffsfläche von Außen

Kein externer Zugriff benötigt

▪ Die Systeme können hinter der Firewall laufen

▪ Home Office kann über VPN laufen

Externer Zugriff benötigt

▪ Unser Beispiel

▪ Einschränkungen möglich (z.B. Admin-Zugriff nur via VPN)

Intranet

Confluence

VPNClient-Zertifikate

kein externer Zugriff

direkter externer

Zugriff

JIRA

(1)(2)(3)

(4)

12.11.2019 32

Technisches Setup

▪ Verschlüsselte Verbindung (SSL / TLS)

▪ Reverse Proxy verwenden

− Logging von allen wichtigen Informationen der Systeme

− IP-Beschränkungen für kritische Bereiche wie z.B. Administration

− Abfangen von verräterischen Fehlermeldungen

− HTTP-Header

Intranet

Confluence

JIRA

Reverse Proxy

12.11.2019 33

Regelmäßige Updates planen und durchführen

AtlassianTools

Patchdays

AtlassianSecurityAdvisories

Updates

Plugins Server

Betriebssysteme

Datenbanken

Web Server

12.11.2019 34

Geteilte Filter

1–20 of 1415

12.11.2019 35

Anonyme Nutzer sehen Filter-JQL

12.11.2019 36

Cross-Site-Scripting via HTML-Makro

12.11.2019 37

Beschränkung von Anhängen

12.11.2019 38

Ergebnisse

▪ Schutzbedarf? Sicherheitskonzept!

▪ Sorgfältige Installation und Basiskonfiguration

▪ Regelmäßige Updates!

▪ Bei Bedarf kann die Sicherheit durch zusätzliche Komponenten auf jeder Ebene erhöht werden.

▪ Reviews empfehlenswert...

BetriebData Center, Docker, Ansible, Staging, AWS

Guid WIschrop

12.11.2019 40

Data Center

12.11.2019 41

Data Center

Contra

▪ Jährliche Kosten ↔ einmalige Kosten

▪ Nicht alle Plugins Datacenter kompatibel

▪ Mehr Hardware notwendig

▪ Komplexeres Deployment

Pro

▪ Hochverfügbarkeit

▪ Performanz und Lastenverteilung

▪ Horizontale Skalierbarkeit im Betrieb

▪ Zero Downtime Upgrades

▪ Disaster Recovery

▪ Enterprise Features

− Jira: Projekt Archivierung, SAML SSO, Custom field optimizer

− Confluence: Read Only mode , SAML SSO, Sandboxed processes

12.11.2019 42

Jira Data Center − Architektur

Jira ClusterNodes

Your Network

Node 1 Node 2 Node 3 Node 4

Shared Database Shared File System

Load Balancer

12.11.2019 43

12.11.2019 44

Features

Einfaches Deployment

▪ Docker Images sind anpass- und erweiterbar

▪ Offizieller Atlassian Space im Docker Hub: https://hub.docker.com/u/atlassian/

− Confluence

− Jira (Core, Software, Service Desk)

− Bitbucket

− Bamboo

− …

docker run -v jiraVolume:/var/atlassian/application-data/jira

--name="jira" -d -p 8080:8080 atlassian/jira-software

docker volume create --name jiraVolume

12.11.2019 45

12.11.2019 46

Einfaches Deployment?

12.11.2019 47

Einfaches Deployment?

12.11.2019 48

12.11.2019 49

Was ist Ansible?

▪ Tool zur Orchestrierung und Automatisierung

− Softwareverteilung

− Konfigurationsmanagement

− Cloud Provisionierung

− Direkte Kommandoausführung

▪ Zugriff nur über ssh keine extra Software am Client

▪ Wiederverwendbare Beschreibung des Systems in YAML-Files

▪ GNU General Public License v3.0

Siehe: https://github.com/ansible/ansible

12.11.2019 50

Ansible – Automatisiertes Setup

Vollständige Konfiguration eines Systems möglich:

▪ Datenbank

▪ Admin User

▪ Email Konfiguration

▪ Automatische Plugin Installation / Konfiguration

▪ Lizenzen

12.11.2019 51

Staging

12.11.2019 52

Warum Staging?

▪ Gleichbleibende Qualität des Produktivsystem sicherstellen

▪ Neue Funktionen/Plugins testen bzw. Entwickeln

▪ Updates testen

▪ Qualitätssicherung / automatisierte Tests bzw. Integrationstests

▪ Abnahme durch Anwender/Fachbereiche

▪ Automatisierte Übernahme von Konfigurationsänderungen (mit zusätzlichen Plugins)

Siehe auch: https://confluence.atlassian.com/adminjiraserver/promoting-jira-configuration-from-development-to-production-938847942.html

12.11.2019 53

Staging

DevelopmentServer

StagingServer

ProductionServer

Configuration Changes Promote Changes Approve Changes

12.11.2019 54

12.11.2019 55

Amazon Web Services

Grundlage bildet Atlassian Standard Infrastructure (ASI) on AWS

▪ https://aws.amazon.com/quickstart/architecture/atlassian-standard-infrastructure/

Anleitungen und Templates von Atlassian für Deployments in AWS verfügbar

▪ Jira DC: https://aws.amazon.com/quickstart/architecture/jira/

▪ Confluence DC: https://aws.amazon.com/quickstart/architecture/confluence/

▪ Bitbucket DC: https://aws.amazon.com/quickstart/architecture/bibucket/

AWS Cloudformation Templates von Atlassian auf GitHub:

▪ ASI: https://github.com/aws-quickstart/quickstart-atlassian-services

▪ Jira: https://github.com/aws-quickstart/quickstart-atlassian-jira

▪ Confluence: https://github.com/aws-quickstart/quickstart-atlassian-confluence

▪ Bitbucket: https://github.com/aws-quickstart/quickstart-atlassian-bitbucket

12.11.2019 56

Amazon Web Services – Atlassian Standard Infrastructure (ASI)

12.11.2019 57

Amazon Web Services – Jira

12.11.2019 58

Amazon Web Services

Contra

▪ Einarbeitung in AWS notwendig

▪ Kosten

▪ Abhängigkeit von Amazon

Pro

▪ Keine eigene Hardware

▪ Auto Scaling Groups

▪ Ansible kompatibel

App-Auswahl für Atlassian Tools − Vom Allrounder zur InsellösungWo? – Wie? – Wofür? – Welche? – Welche nicht?

Nadja Döge

12.11.2019 60

Besondere, seltsame Apps

Aus Erfahrung

JQL Limiter

(max. 2 gleichzeitige JQL Anfragen pro Nutzer)

Spezielle Interessengebiete

BlockChain Viewer for Jira

(control all time the price of the main

virtual currencies)

CoinMarketRank.io for Jira

(gleicher Anbieter)

AusSpaß

Spotify Plugin for Bitbucket Server

(Tell your reviewer how you really feel about

this code with a song!)

Aus sozialem Engagement

Ribbons for Jira

Congrats for Confluence

(Congratulate your team members, friends

and work colleagues on special occasions)

12.11.2019 61

Wo? − Atlassian Marketplace

12.11.2019 62

Wofür? − Standard Use Cases

▪ (Multi) Project Management

▪ Test Management

▪ Asset Management

▪ CRM

▪ Abbildung von Prozessdiagrammen

▪ Confluence als Intranet

▪ Dokumentenmanagement

▪ Erstellung von Handbüchern

▪ Image Maps

12.11.2019 63

Wie? − Kriterien für App-Evaluation

▪ Verfügbarkeit

▪ Kosten

▪ Erprobtheit

▪ Reifegrad

▪ Dokumentation & Support

▪ Prozesstauglichkeit / Individualisierung / Customizing

▪ Schnittstellen

▪ Einführung

▪ Weiterentwicklung / Verbesserung/ Skalierbarkeit

12.11.2019 64

Wie? − Ein Beispiel

12.11.2019 65

Welche? − Top 5 Apps

Top rated

▪ draw.io Diagrams

▪ Better PDF Exporter for Jira (PDF View)

▪ Automation for Jira

▪ My.com Calendar

▪ Gliffy Diagram for Confluence

Top trending

▪ Microsoft Teams for Jira

▪ GitHub for Jira

▪ ScriptRunner for Jira

▪ Xray Test Management for Jira

▪ BigGanttGantt Chart for Jira

Top selling

▪ Zephyr for Jira − Test Management

▪ Tempo Timesheets

▪ Structure − Project Management at Scale

▪ Insight − Asset Management

▪ Comala Workflows

Newest

▪ GDPR (DSGVO) and Security for Jira

▪ Share Jira Issue to Microsoft Teams

▪ No Email Storm

▪ LDAP Groups Sync for Confluence

▪ Control Freak for Bitbucket Server

12.11.2019 66

Welche? − Favorits & Insiders

mgmHomemade

▪ Hierarchical Calculation Field (sum up values from multiple numeric custom fields)

▪ Link Workflow Graphic for Jira (Link your custom workflow graphic)

▪ Panels - Linking Panels

mgmFavorites

▪ ScriptRunner for Jira

▪ JSU Automation Suite for Jira Workflows

▪ Content Formatting Macros for Confluence

▪ draw.io Diagrams for Confluence

mgm Personal Favorites

▪ Copy Space for Confluence

▪ Visibility for Confluence

▪ HideElements for Confluence

12.11.2019 67

Welche nicht?

▪ Generell gilt: Sparsam in der Anzahl der Apps

▪ Apps, deren Funktion man mit überschaubarem Aufwand mit den Basisfunktionen umsetzen bzw. nachbilden kann

▪ Apps, die ihr Versprechen erwiesenermaßen nicht halten Erfahrung!

▪ Apps, die Administrative Rechte auf Nutzer verteilen

JIRA App Entwicklung bei mgm

Nina Gholizadeh-Afschari

12.11.2019 69

Maßgeschneiderte Anwendungen

mgm hat bereits mit der Einführung von Atlassian-Tools im Unternehmen Plug-Ins entwickelt, die die Erweiterung und Anpassung der Funktionalitäten an unsere Prozesse ermöglichen.

Durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden und das fundierte Fachwissen über Atlassian-Tools wurden bereits viele kundenorientierte Apps entwickelt.

Seit 2018 verfügen wir über ein auf die App-Entwicklung spezialisiertes Entwicklungsteam mit Schwerpunk JIRA Server App.

Die Kombination aus Atlassian Expertenwissen und Erfahrung in der Softwareentwicklung macht den Unterschied.

12.11.2019 70

App Entwicklung für JIRA Server vs. Cloud

Kunden

▪ Server Apps haben immer noch einen großen, etablierten Kundenstamm.

▪ Die Anzahl der Server-Apps ist dreimal so groß wie die Anzahl der Cloud-Apps in Marketplace.

Access

▪ Atlassian JAVA API's ermöglichen einen viel weniger eingeschränkten Zugriff auf JIRA.

12.11.2019 71

Wie funktionieren Server Apps?

▪ JIRA ist eine JAVA Web-Applikation

▪ JIRA hat bereits von Beginn an (JIRA 4) eine OSGi (Open Services Gateway initiative) Plattform zu Verfügung gestellt.

▪ JIRA Apps sind OSGi Bündeln als JAR paketiert, die separat von Kernsystem entwickelt werden um die Funktionalität von JIRA zu erweitern.

▪ Somit können Apps in eine laufende JIRA-Instanz installiert werden

Die OSGi Alliance (früher Open Services Gateway initiative) spezifiziert eine

hardwareunabhängige dynamische Softwareplattform, die es erleichtert,

Anwendungen und ihre Dienste per Komponentenmodell („Bundle“/„Service“)

zu modularisieren und zu verwalten („Service Registry“). Die OSGi-Plattform

setzt eine Java Virtual Machine (JVM) voraus und bietet darauf aufbauend das

OSGi-Framework.

LuceneEmbedded

Crowd

AtlassianScheduler/

Quartz

OS Workflow

OfBizEntity Engine

Active Objects

AppLinks

LuceneIndexFiles

Relational DBMS

Web Browser

Jira

Confluence

Etc.Seraph

Request

Response

LDAP

Plugins

WebWorkActions

JSP

Velocity

REST

SOAP/XML-RPC

Servlet/Filters

Jira Utilityand Manager

Classes

12.11.2019 72

Entwicklungstool und Ressourcen

Tools

▪ Atlassian Plugin Software developer kit (SDK)

− Build, Ausführen, Testen, ..

▪ Spring Scanner

▪ Quickreload

Ressourcen

▪ Remote Access Point REST APIs

− API Browser

− API Doc

▪ Java APIs

− Java Doc

12.11.2019 73

mgm Kunden Apps

Externe AD Connector

▪ Datentransfer von einer individuell definierten AD REST-Schnittstelle zu JIRA

▪ Konfigurierbare Zuordnung von externen AD-Daten und JIRA Feldern

▪ Eingabe von Benutzerdefinierte Suche

▪ Auswahlmöglichkeit der Suchergebnisse (Datensatz) in JIRA

JIRA Vorgang Synchroner

▪ Synchronisation von Vorgangs-daten aus mehreren JIRA-Instanzen

▪ Konfiguration in der Property-Datei, auch Implementierung der Konfiguration in JIRA UI möglich

▪ Zuordnung und Validierung von Workflow Status

▪ Validierung und Zuordnung von Feldern

▪ Konfigurierbare Synchronisations-steuerung auf Systemebene und auch temporär auf Vorgangsebene

JIRAESB Connector

▪ JIRA Integration über ESB

▪ App kommuniziert mit der ESB-Schnittstelle, sobald der Vorgang einen bestimmten Status erreicht hat

▪ Die erforderlichen Daten werden als JSON-Objekt an ESB übergeben

▪ Konfiguration über Property-Datei, aber auch UI möglich

Kundendefinierte Daten Migration (Tool)

▪ Migration von Daten aus extern generiertem CSV-Datei

▪ Konfiguration über Property-Datei

▪ Validierung und Zuordnung von Daten

12.11.2019 74

mgm Apps auf Marketplace

HierarchicalCalculated Field

Link Workflow Graphic for Jira

Smart Issue Panelfor JIRA

Smart Wiki Panel for JIRA (Demnächst verfügbar)

▪ Addiert Werte aus mehreren numerischen Feldern und überträgt das Ergebnis aus der Teilaufgabe an die übergeordnete Vorgang.

▪ Einbeziehen oder Ausschließen der Werte aus der übergeordneten Vorgang in die Berechnung

▪ Konfiguration UI auf Admin Level

▪ Ersetzt das JIRA-Standard-Workflow-Diagramm durch eine benutzerdefinierte Grafik.

▪ Nutzer Sprachspezifisch Konfiguration

▪ Backup und Wiederherstellen der App-Konfiguration

▪ Konfiguration UI auf Admin Level

▪ Benutzerdefinierte Vorgangspanel ▪ Benutzerdefinierte Vorgangsbe-

ziehung basiert auf bekannten JQL▪ Berechtigungsschema, Kontrolle

über der Sichtbarkeit des Panels▪ Anpassbare Panel Layout▪ Anpassung und Erweiterung des

Standard Panels issue-link und sub-task.

▪ Konfiguration UI auf Admin Level▪ Konfiguration UI auf Project Admin

Level

▪ Präsentiert Vorgangsrelevanten Artikeln und Projektdokumenten aus verlinken ConfluenceApplikationen in dem Vorgang

▪ Benutzerdefinierte Artikel-Suche, Berechtigungsschema, Benutzerfreundlich Konfiguration und Userinterface, anpassbare Layout, Backup und Restore der App-Konfiguration, etc.

Use CasesDie Nutzung der Atlassian-Tools

Jürgen Dinsing

12.11.2019 76

Use Cases

Jira ist als Anwendung für das Arbeiten in Projekten, meist Software-Entwicklungs- oder anderen IT-Projekten bekannt

Fehlerverwaltung, Problembehandlung und operatives Projektmanagement

Confluence ist das Wiki, das Enterprise-Wiki der Atlassian

Dokumentation und Kommunikation von Wissen und den Wissensaustausch in Unternehmen und Organisationen

Gerade für Jira gilt aber, dass es unterschiedliche und andere Einsatzszenarien gibt, diese gilt es hier vorzustellen.

So kann deutlich werden, dass Jira für weit mehr Einsatzszenarien geeignet ist

12.11.2019 77

Jira außerhalb des Projektmanagements

Jira ist ja in erster Linie ein Werkzeug, welches das Management von Issues (Angelegenheiten) ermöglicht

▪ eine Angelegenheit mit Attributen beschrieben und in einem Workflow verwaltet ist die Kern-Entität und Kern-Funktion

Warum soll es dann nicht möglich sein Jira zur Verwaltung aller erdenklichen Angelegenheiten zu verwenden

▪ jede Aufgabe, jede Tätigkeit etc. kann ja eine Angelegenheit sein

▪ aber auch Kontakte, … können eine Angelegenheit sein

▪ alles was mit Attributen beschrieben werden kann und einem Workflow folgt, also unterschiedliche Status durchläuft ist eine Issue

Jira in der Version Service Desk zeigt, dass eben eine Support-Anfrage etc. auch ein Issue ist

12.11.2019 78

Issues

Daher stellen wir hier einige Einsatzszenarien vor, die Jira in Projekt-fernen Themenbereichen zeigen

▪ Jira als Verwaltung von Kontakten in der Akquise

▪ Verwaltung von Aufgaben im Front und Back-Office

− Beantragung von Reisen

− Verwaltung der Kunden- und Projektdaten für die Buchhaltung

− Bestellung von Büro-Ausstattung

▪ Jira Service Desk für HR-Prozesse

12.11.2019 79

Akquise mit Jira

In Issues werden die Daten zu Firmen und den dortigen Ansprechpartnern verwaltet

▪ das erfolgt überwiegend in Custom-Fields

▪ und mittels gesondertem Workflow und geeigneter Status

Vorteil

▪ der Status ist jederzeit bekannt

▪ alle Informationen an einem Ort

▪ Reporting einfach möglich

12.11.2019 80

FBO

Hinter FBO verbirgt sich Front- und Back-Office

▪ Die Unterschiede der Tickets sind zumeist in unterschiedlichen Attributen (Custom-Fields) abgebildet

▪ Der Workflow kann einfach gehalten werden

Hier werden aber – wie auch im Bereich HR – sehr häufig zu definierten Events, meist Statuswechsel, weitere Tickets automatisch angelegt

▪ Die über ein FBO-Tickets angefragte Anlage eines neuen Kunde in der Buchhaltung führt zur Erzeugung einer Vielzahl weitere Tickets

▪ So können dann rel. unabhängig vom Haupt-Ticket die Einzelaufgaben in den verschiedenen Teams gesteuert werden

▪ Wo notwendig können und werden die Abhängigkeiten dennoch dargestellt und eingehalten

12.11.2019 81

Jira Service Desk im HR-Bereich

▪ Mit Jira können jegliche Aufgaben im HR-Bereich gesteuert werden

▪ Auch hier werden die spezifischen Attribute und der jeweilige Status im Issue abgebildet

▪ Wie beschrieben werden Teilaufgaben, die in völlig unterschiedlichen Teams anfallen automatisch als weitere Issues erzeugt

▪ So entstehen beim „Staff Leaving“ folgende Tasks im Jira-Projekt FBO

− Return of Keys

− Deactivate Oceans Account

− Letter of Agreement

− Return of Hardware

− Return of mobilephone

12.11.2019 82

Weitere Möglichkeiten für Jira

Organisation von externen Dienstleistungen in Jira

▪ Aufträge an externe Dienstleister geben und überwachen

▪ Übergabe der Ergebnisse des DL im Ticket

Bedarfserfassung von benötigten Freelancern

▪ Antrag mit detaillierten Anforderungen als Ticket

▪ Beschluss und Steuerung der Beauftragung über das Ticket und ggf. Sub-Tickets

▪ Ablauf der Zusammenarbeit wird im Ticket (Status) transparent verwaltet

Organisation von Ressourcen (Meetingräume, Prüfstände etc.)

▪ ein Antrag aus Nutzung wird über ein Ticket erstellt

▪ Manuelle und/oder halb-automatische Bearbeitung

▪ Darstellung der darauf basierenden Planung erfolgt in Confluence

12.11.2019 83

Confluence

Auch für Confluence gilt, es gibt sehr viele Einsatzszenarien, die nicht so auf der Hand liegen.

So stellen Confluence und die meist notwendigen Plugins sehr viele Funktion bereit, die nicht so bekannt sind.

Auch wird Confluence häufig „unterschätzt“. D.h. man kann Confluence auch für „mehr als“ nur ein Wiki einsetzen.

Das gemeinsame erstellen von Dokumenten und das dann darauf basierende veröffentlichen ist sicher ein solches Beispiel.

Auch erachten wir Confluence im Einsatz als ein umfassendes Firmen-Intranet für sehr geeignet.

12.11.2019 84

Weitere Möglichkeiten für Confluence

Erstellung von Bedienungsanleitungen in Confluence (mit Scroll-Plugins)

▪ mehrsprachig, in Varianten und verschiedenen Versionen und „verschiedenen Branches“ von Versionen

▪ Review- und Freigabe-Prozess einzelner Kapitel / Seiten (mit Workflow-Plugin)

Erstellen einer Unternehmens-Internetseite mit Confluence

▪ Layout beliebig mit einem Theme-Plugin gestaltbar

▪ Inhalte sind einfach zu erfassen und anonym zugreifbar zu machen

▪ interne und/oder Kundenbereiche realisierbar

▪ mit Login-Funktion an beliebiger Position

▪ z.B. zwei Spaces möglich

− interner-Space Vorbereitung der Inhalte für die Webseite.Nach der Freigabe erfolgt eine Publikation auf den Externen-Space.

− externer-Space nur dieser ist für Anonyme zugreifbar

12.11.2019 85

Weitere Möglichkeiten für Confluence

Professionelles Glossar mit Confluence

▪ Pro Begriff eine Seite mit Metadaten (Definition, erlaubte Synonyme, verbotene Synonyme, Quelle, etc.)

▪ Für alle Synonyme eine eigene Seite

▪ Für Abkürzungen eigene Seiten mit Links zu den Seiten mit der Erläuterung

▪ Verschlagwortung der einzelnen Seiten mit Fachbereichen, zu denen die Wörter und Abkürzungen gehören.

▪ Übersichtsseiten für verschiedene Fachbereiche

▪ Übersichtsseiten für Abkürzungen

▪ Übersichtsseiten für verbotene Wörter und Abkürzungen

12.11.2019 86

Weitere Besonderheiten

Neben dem Einsatz der Tools im Nicht-Projektmanagement, gibt es weitere besondere Einsatzszenarien, die hier aufgezeigt werden sollen

▪ Das ist zu einem die intensive Integration der Tools in einen (vorhanden) Systemlandschaft

▪ Integration mit

− anderen Ticket-Tools

− mit SAP oder ähnlichen Systemen (ERP-Systeme)

− mit beliebigen Systemen

− die für die Ticketbearbeitung interessante Informationen bieten

▪ Die Integration mit System wie AD und anderen Authentisierungs-Systemen etc. ist natürlich auch eine wichtiger Aspekt, bei der Betrachtung der Einsatzmöglichkeiten

12.11.2019 87

Jira

Schnittstelle mit SAP*

▪ Technisch sind 2 Möglichkeiten der Realisierung denkbar

▪ Direkter Aufruf der Jira-Rest-Api aus SAP

▪ Aufruf eines individuellen Plugins

▪ Prüfung vorhandener Plugins sollte vorher erfolgen

* SAP ist hier nur ein Beispiel, das hier gezeigte, gilt auch für andere Systeme

Plugin oder anderes Modul für die Entscheidung Create oder Update

Aufruf von Create oder Update

TicketsRestAPI

SAP

Create oder

Update

Create oder

Update

Aufruf der Rest APImit Create oder Update

Aufruf der Rest API

Event-gesteuerter

Aufruf

Event-gesteuerter

Aufruf

Der Aufruf der Jira REST API erfolgt immer mit den Ticketdaten

und einer eindeutigen SAP-ID

Die eindeutige Ticket-ID aus Jira ist SAP nicht bekannt

12.11.2019 88

Integration mit SAP

▪ Vorstellbar ist z.B., dass aus dem SAP heraus bei bestimmten Situationen Aufgaben bzw. Aufgaben-Strukturen im Jira erzeugt werden

▪ Status und Ergebnisse werden dann synchronisiert

▪ So könnte bei der Anlage eines Auftrags im SAP, die dazugehörigen Aufgaben für die Abarbeitung im Jira angelegt werden

▪ Daten/Ergebnisse aus Jira werden dann im SAP für Controlling, Rechnungs-stellung etc. hergenommen

JiraAus der

Datenübertragung wird eine Struktur

von Aufgaben (Tickets) angelegt.

Aus den Daten wird entschieden, wie die Struktur aufgebaut

ist, welche Templates verwendet werden,

etc.

SAPManuelle Eingabe der ggf. fehlenden Daten

Datenüber-tragung

Aus dem SAP können neue Daten, aber auch

aktualisierte Daten übertragen werden.

Je nach Datenart werden dann in Jira neue Tickets

angelegt oder vorhandene aktualisiert.

JiraWährend der

Bearbeitung werden Aufgaben manuell

aktualisiert, vor allem mit Status und

Bearbeitungszeit.

In Jira sind verschiedeneVorlage (Templates)

hinterlegt, die auf Basis der Auswertung der Daten

aus dem SAP verwendet werden …

Es ist immerein aktuelles

Reporting möglich.

12.11.2019 89

Integration mit SAP

Dieser Ansatz hier setzt Jira als eine Quasi-Workflow-Steuerung ein

▪ d.h. zu bestimmten Events werden aus Jira heraus Aktionen im SAP gestartet

▪ oder in die andere Richtung

Wichtig ist nur, dass der Ablauf im Jiraverfolgt wird

▪ es erfolgt also nicht nur am Ende der Ticketbearbeitung eine Synchronisation, sondern immer wieder im Laufe der Abarbeitung

Jira SAP

Ticket in Jira erzeugen

Update der Daten in SAP bei Änderung in Jira, z.B. Status Änderung

Update der Daten in SAP bei Änderung in Jira, z.B. Status Änderung

Anpassung des Tickets in Jirabei Datenänderung im SAP

Abschluss im SAP bei Ticket resolved

Aufrags-eingang

Digitale Prozesse mit Jira Service DeskBeispiele aus einem konkreten Projekt

Jürgen Dinsing

12.11.2019 91

Die Ideen

Die ursprünglich angedachten 19 Use Cases sind

▪ Klassische Hotline-Tickets bei Systemproblemen der User

▪ Einbindung unseres externen Callcenters in das neue Ticketsystem für technische Probleme unserer Kunden

▪ Anträge für das Berechtigungsmanagement (Eintritt, Versetzung, Berechtigungsveränderung, Austritt)

▪ Reparaturen/Reinigungsaufträge an Gebäudemanagement

▪ Formularwesen (Aufträge zur Neuanlage, Änderung, Löschung)

▪ Aufträge zum Einstellen oder Ändern von Schriftlich fixierten Ordnung (SFO)

▪ Meldungen von nennenswerten Störungen wie z.B. Systemausfälle, Buchungsprobleme etc. an Vorstandssekretariat

▪ Passwort-Management

▪ Internes Kontrollsystem (IKS)/regelmäßige ToDo

▪ Programmänderungen (Change Management) z.B. für Host, Server, Oracle, DWH

▪ Programmänderungen IDV

▪ Abarbeitung von Prüfungsfeststellungen

▪ Dokumentation RZ-Änderungen

▪ Zahlungsverkehr (Sperren/Rückrufe)

▪ Abrechnung Reisekosten, Bewirtungskosten etc.

▪ Archivierungsaufträge

▪ Aufträge an die Fachkraft für Arbeitssicherheit (Begehungen, Sicherheitsunterweisungen, Nachverfolgung Abarbeitung)

▪ Aufträge an die Zentrale Geldversorgung (Geldbestellungen, GAA-Befüllungen; Sorten)

▪ Scheckbestellung (bislang über das iNtranet)

12.11.2019 92

Start

Die Prozesse werden in Portale aufgeteilt

▪ Incidents

▪ Service Requests

▪ Online Banking

▪ Terminiert Prozesse (regelmäßige Wiederholung)

▪ zusätzlich soll ein „Top Five“-Portal eingerichtet werden

Folgende Prozesse (Workflows) wurden zu Beginn definiert

▪ Formularwesen

▪ Nutzerverwaltung

▪ Scheckbestellung

▪ Elektronik Banking Callcenter – extern

▪ Elektronik Banking Meldung – intern

12.11.2019 93

Übersicht

Realisierung

▪ Einsatz von Jira Service Desk für 100 Agenten

▪ Confluence (25 User) für …

Integration mit

▪ Active Directory

▪ Daten zu Anwendern

▪ App in Jira

Kunden-Datenbank

▪ Daten zu Kunden und Konten

▪ App in Jira

Intranet

▪ Eingabe von Tickets in gewohnter Weise

▪ Aufruf der Jira Rest Api

Folgende Plugins …

▪ Script Runner

▪ Kerberos Plugin

▪ Eazy BI

12.11.2019 94

Beispiel

Nutzerverwaltung: Onboarding, Offboarding, Berechtigungsmanagement und Datenpflege

1 detaillierter Workflow 6 Custom Fieldsdavon werden einige automatisch

aus dem AD befüllt

In

In NeuCreated

Wartend Geändert

Weiter-geleitet

In

Geändert

In Bearbeitung

Erledigt

Abbruch Abbruch Abbruch Abbruch Abbruch Abbruch Abbruch

Wartend

AbbruchAbbruch

Fertig

12.11.2019 95

Projekt

Grundsatz

▪ Auftragnehmer berät und beginnt mit der Umsetzung

▪ Auftraggeber will in absehbarer Zeit befähigt werden ohne Unterstützung das System weiter einzuführen und zu warten

− daher werden viele der Tätigkeiten gemeinsam durchgeführt

− Schulungen ergänzen bei der Zielerreichung

Durchführung

▪ Start-Workshop

▪ Installation

− Jira SD & Confluence

▪ Erst-Konfiguration für ersten Workflow

▪ Schulung

▪ Schrittweise Entwicklung der App

Confluence als zentrales Instrument für Wissensmanagement unter Berücksichtigung spezifischer Anforderungen

Nadja Döge

12.11.2019 97

Anforderungen

Anforderungen

▪ Wissensmanagement

▪ Inhalte und ISO 9001- Konformität

▪ Struktur und Usability

Use Cases

▪ Aufzeichnungen erstellen

▪ Vorgaben erstellen

▪ Landing Page für unterschiedliche Rollen/Teams erstellen

▪ Inhalte Suchen & Finden

▪ Onboarding

Herausforderungen

▪ Mischung aus Wiki, Dokumentenmanagement und Intranet

▪ Externe Nutzer die nur ganz bestimmte Inhalte sehen sollen

12.11.2019 98

Herangehensweise

▪ Ist-Analyse

▪ Zieldefinition − Fokus auf 3 Hauptziele

▪ Formulierung typischer Use Cases

▪ Formulierung spezifischer Anforderungen

▪ Priorisieren der Anforderungen

▪ Definition übergreifender Anforderungen

▪ Definition von Kernprozessen

▪ Lösungsvorschlag und -alternativen

▪ Technische Umsetzung

12.11.2019 99

Eingesetzte Apps

▪ Comala Workflows

▪ Metadata for Confluence by Communardo Products GmbH

▪ draw.io Diagrams for Confluence by //SEIBERT/MEDIA

▪ Content Formatting Macros for Confluence by Adaptavist

▪ HideElements for Confluence by Scandio GmbH

▪ Visibility for Confluence by ServiceRocket

12.11.2019 100

Detaillierte Beschreibung der Anforderung I2

12.11.2019 101

Umsetzung der Anforderung I2

Metadaten und Metadaten-Sets können global und bereichsweise definiert werden:

12.11.2019 102

Detaillierung Umsetzung Anforderung I2

12.11.2019 103

Detaillierung Umsetzung Anforderung I2

12.11.2019 104

Detaillierung der Umsetzung Anforderung I2

Auch Workflows können global und bereichsweise definiert werden:

12.11.2019 105

Detaillierte Beschreibung der Anforderung B1

12.11.2019 106

Umsetzung Anforderung B1

12.11.2019 107

Detaillierte Beschreibung der Anforderung B17

12.11.2019 108

Idee der Umsetzung Anforderung B17

Vorbild: LeSS − Large Scale Scrum

12.11.2019 109

Umsetzung Anforderung B17

Umsetzung am Beispiel einer Übersicht aller Requirement-Areas, Teams, Rollen und Meetings:

Jira Service Desk im EinsatzEine Übersicht aus einem konkreten Projekt

Jürgen Dinsing

12.11.2019 111

Jira Service Desk

▪ Jira Service Desk ist für den Einsatz im Support/Service optimiert

▪ Anwender erstellen Anfragen

▪ Agenten bearbeiten diese Anfragen

▪ Anfragen werden strukturiert verwaltet

− Projekte Queues

▪ Im Zusammenspeil mit Confluencekönnen den Anwendern während der Anfrage-erstellung Lösungen angezeigt werden

− Er kann darin auch suchen

Confluence

Bekannte LösungenSeiten in Strukturen

mit allgemeinen

Benachrichtigung ▪ Der zuständigen Person

▪ Bei Veränderung des Status oder andere Attribute

Jira Service Desk

Der Workflow zeigt den Ablauf der Bearbeitung

Eskalation und parallele Bearbeitung möglich (Verschiedene Anfragen für unterschiedliche Aufgaben, ggf. mit übergeordneten Ticket)

Anfrage mit passenden Attributen und Workflow

Queue Queue Queue

Agent

Agent

Anwender

Anwender

Anwender

12.11.2019 112

Die Anforderungen

▪ Mehr als 10.000 Anwender

▪ ca. 750 Agenten

▪ Weltweiter Einsatz mit verschiedenen Sprachen

▪ 7/24 –Betrieb

▪ Integration mit verschiedenen Systemen, da

− Dienstleister nur in ihren Systemen arbeiten

− Entwicklung in einem Jira Software organsiert wird

− etc.

▪ Nutzung für 5 Bereiche

− Support für die Business-Systeme

− Support für die IT

− Serviceanfragen

− Change-Anfragen

− Asset-Verwaltung

12.11.2019 113

Übersicht

Realisierung

▪ Verwendung der Version Data Center

▪ Clusterfähigkeit für 24/7, Stabilität und Performanz

▪ Integration mit

▪ Jira Software

▪ externen Ticketsystemen

▪ AD

▪ Einsatz von StatusPage zur Information der Anwender

▪ ….

User:Send directly to ITSD

User

Help Center

2nd Level 3rd Level

Anwendungsentwicklung3rd Level

Eingabe:

Externes Support System

I

ExternesSupport System

IIJira SE

Jira SD1st Support

Jira SD1st und 2nd

Level Support

Portal 1 Portal 2

Techn. IT Incidents Application Incidents

Portal 3 Portal 4 Portal 5

Changes Service Assets

ESB

Jira SD1st, 2nd und 3rd

Level Support

Status anlagen & ändern

Rücklauf der direkt angelegten

Analyseaufträge

12.11.2019 114

Details

Folgende Plugins werden eingesetzt

ScriptRunner

Comment History

Cross Project Queues

Enterprise Mail Handler

Insight

Insight Discovery

JSU Automation Suitefor Jira Workflows

Kantega Single Sign-On

Multi-Level Cascading Select

User Profiles for Jira

Erstellen von Scripts, liefert Scripte mit aber es können auch eigne erstellt werden

Zeigt die Änderungen der Kommentare an

Zusätzliche Funktionen zu Queues im Bereich Berechtigung, Queues über mehrere Projekte, Gruppierung

Tickets per Mail erstellen, Custom Felder per Mail befüllen, Templates erstellen, erweitert die Mail Handler Funktionen

Asset Management

Scan der Infrastruktur für die Erkennung der Assets

Erweitert die Workflow Funktionen

SSO mit Windows Password für JIRA

Custom Field mit Mehrfach-Auswahl & Unterfeldern

Synchronisation der User Profile zw. Jira und AD inkl. Attributen in Custom Fields

12.11.2019 115

Durchführung

Die Einführung erfolgt in Schritten

▪ Jeder Bereich ist ein Schritt

▪ Für jeden Schritt ist das gleich Vorgehen vereinbart

▪ Es umfasst eine iterative Phase zur genauen Definition der Anforderung und dem Einholen des Feedbacks dazu

▪ Danach folgen fixe Schritte zur Einführung für alle Anwender

▪ Auch das erfolgt aber schrittweise für Anwendergruppen

Preparationof Rollout

1. – 3.

Introduce to Team or Department

4.

Supportfor few

5.

Adaptionof System

6.

Happy User

Feedback loops & stakeholder management

Build up infrastructure1 Install systems2 Configure

systems3 Use in a pilot stage4 Review after

the pilot stage5Optimize systems based on the findings

6 Go-Liven

12.11.2019 116

Diskussion

12.11.2019 117

Integriertes Managementsystem für ISO 9001, ISO 27001

12.11.2019 118

Randbedingungen und Vorgehen

Folgende Anforderungen sind bekannt

Abbildung eines IMS (integriertes Managementsystem) nach ISO9001/ISO27001 + VDA ISA Katalog (TISAX)in JIRA/Confluence.

▪ Asset-Management

▪ Prozesse- und Prozessbeschreibungen

▪ Risikomanagement

▪ Business Impact Analyse

▪ Abbildung Normenkatalog/Anforderungen

▪ Interne Audit Planung

Vorgehen

▪ Anforderungsdetails z.B. in einem Workshop definieren.

▪ Konzeption

▪ Aufbau eines Prototyps

▪ Feedback und Anpassungen am Prototyp

▪ Go Live + Schulungen usw.

▪ Betreuung des Betriebs und der Anwender

Randbedingungen

Wir kennen die Anforderungen nicht im Detail Wir vernachlässigen „VDA ISA Katalog (TISAX)“

12.11.2019 119

Assetmanagement

Abbildung mit Jira und Insight

▪ Mit der Erweiterung Insight, kann ein umfängliches Assetmanagementrealisiert werden.

▪ Komplexe Assetkataloge (Hardware, Software, Personen, Ressourcen) können erstellt werden.

▪ Zusammenhänge zwischen einzelnen Assets können über Verknüpfungen realisiert werden.

▪ Auf Basis von in Insight hinterlegten Informationen können automatisch Vorgänge in Jira erzeugt werden.

− z.B. zum Wartungszeitpunkt wird automatisch ein Vorgang für den Fachbereich erstellt.

▪ Auch eine Integration in Jira Servicedesk ist möglich.

− Ein Mitarbeiter kann alle Assets, die ihm zugewiesen sind sehen und entsprechende Requests erstellen, die direkt mit einem spezifischen Asset verlinkt sind.

12.11.2019 120

Prozesse- und Prozessbeschreibungenz.B. QM Handbuch nach ISO 9001 in Confluence

Abbildung der Prozessbeschreibungen in Confluenceals vernetztes Dokument

▪ Prozessdiagramme

▪ Beschreibende Texte

▪ Schnittstellen zu anderen Prozessen via Link

▪ Dokument Metadaten für die Prozessbeschreibungen

− Status und Freigabeworkflow

− Verantwortlichkeiten

− Zielgruppe

− Vertraulichkeiten

12.11.2019 121

Risikomanagement und Business Impact Analyse

Abbildung als Formulare in Confluence

▪ Die Formulare können auch ausgewertet werden, so dass einzelne KPIs daraus hervorgehen.

▪ Der Umgang mit den Risiken und den Business Impacts kann hier gleich mit dokumentiert werden.

Abbildung als Vorgänge in Jira

▪ Alle Informationen und der Bearbeitungsstatus werden an einzelnen Vorgängen erfasst.

▪ Über verschiedene Basisfunktionalitäten oder auch Apps, können Reports über die vorhandenen Risiken und Business Impacts erzeugt werden.

12.11.2019 122

Normenkatalog und Anforderungserfassung

▪ Anforderungen können in Confluence erfasst werden.

▪ Anforderungen können auch im Rahmen einer Lasten- / Pflichtenhefterstellung direkt in Confluence erfasst werden.

▪ Aus den Anforderungen heraus können später auch Jira-Vorgänge abgeleitet werden.

Ein Normenkatalog in Confluence abgebildet werden

▪ Anhänge inclusive Metadaten

▪ Inhalte auf Confluence-Seiten inclusive Metadaten

▪ Abbildung von Prozessen als Workflows in Confluence

▪ Suche über die Inhalte von Seiten und Anhängen(Confluence indiziert auch die Texte in den Anhängen)

12.11.2019 123

Interne Auditplanung

Abbildbar in Jira mit Erweiterungen wie z.B. Structure, BigPictureoder ähnlichem.

▪ Mit den Apps kann eine Planungsübersicht generiert werden.

▪ Zudem kann eine Ressourcenübersicht erzeugt werden.

▪ z.B. in Gantt und Wiedervorlagen.

▪ Hier können auch ganze Planungen kopiert werden.

▪ Einfachere Planungen sind auch ohne Apps oder mit kleineren Apps möglich.

Nachverfolgung Trainings- und Informationstiefe der MA

▪ Trainings z.B. über Lerninhalte in Confluence

▪ Informationen über neue Inhalte über Blogpost und Shares

▪ Trainingsplanung und Nachverfolgung in Jira

12.11.2019 124

Innovation Implemented.

mgm technology partners GmbH

Frankfurter Ring 105a

80807 München

Tel.: +49 (89) 35 86 80-0

Fax: +49 (89) 35 86 80-288

www.mgm-tp.com

PragMünchen Berlin Hamburg Köln NürnbergGrenoble LeipzigDresdenBamberg ZugĐà NẵngAachen WashingtonStuttgart