Dekomposisi Diagram Revenue Cycle Zoya 22 April 2015

TUGAS SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN METHOD

Disusun oleh:Adelaide Debora 120110120166Ahmad Nurzhafra120110120174Abdul Harist Muqorrobin 120110120176Laksmita Dewi 120110120182

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNISUNIVERSITAS PADJADJARAN2015

PT ZoyaInformation System ServicePhone: 08782575252Internet: http://zoya.co.idIntranet: http://zoya.co.id

REQUEST FOR INFORMATION SYSTEM SERVICES

DATE OF REQUESTSERVICE REQUESTED FOR DEPARTMENT(S)

April 1, 2015All Zoyas Departments

SUBMITTED BY (key user contact)NameAhmad NurzhafraTitleBusiness Analyst, Project ManagerOffice1234Phone085722726361EXECUTIVE SPONSOR NameRezaTitleVice President, Member ServicesOfiiceG123Phone021-1234567

TYPE OF SERVICE REQUESTED Information Strategy Planning Business Process Analysis and Redesign New Application Development Other (please specify) ___________________________ Existing Application Enhancement Existing Application Maintenance (problem fix) Not sure

BRIEF STATEMENT OF PROBLEM, OPPORTUNITY, OR DIRECTIVE (attach additional documentation as necessary)

Perencanaan informasi strategis dari kelima siklus yang ada pada perusahaan yang bersangkutan (Sales, production, expenditure, HR and payroll and reporting) ditujukan kepada member sevices proses bisnis. Dalam analisis yang telah dilakukan, beberapa masalah dan peluang yang ada mengarahkan pada sistem yang baru maupun pengembangan sistem yang sudah ada. Berhubungan dengan sistem informasi yang ada, kualitas dari implementasinya belum mencapai target dari manajemen, ditambah dengan lini bisnis yang banyak pada perusahaan. Perbaikan yang dibutuhkan terjadi ditujukan untuk menangani aktivitas pengendalian internal pada masing-masing siklus. Jadi, dibutuhkan sistem otomatis dalam mengembangkan sistem yang terintegrasi satu dengan yang lainnya.

BRIEF STATEMENT OF EXPECTED SOLUTION

Secara keseluruhan, kami merencanakan adanya sistem baru yang mampu mengintegrasikan seluruh siklus bisnis sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam implementasi, yang secara garis besar berbicara tentang pengendalian internal oleh anggota. Sistem yang baru diharapkan tidak sulit untuk diterapkan oleh SDM kami sehingga tidak membutuhkan pengeluaran tambahan. Begitu pula, sistem baru diharapkan dapat digunakan pada teknologi informasi yang saat ini kami gunakan sesuai dengan perusahaan jasa rancang dan implementasikan. Hal ini konsisten dengan perencanaaan dalam menggantikan sistem informasi yang lama dengan rancangan yang baru.

ACTION ( (PT Zoya Use Only) Feasibility assessment approved Feasibility assessment waived

Request delayed Request rejectedAuthorized Signatures:____________________________________Chair, (PT Zoya) Executive Steering BodyAssigned to Ahmad Nurzhafra____Approved Budget Rp 100.000.000Start Date ASAP Deadline ASAP Backlogged until date: __________Reason: _____________________

____________________________Project Executive Sponsor

FORM (PT Zoya)-100-RPSS (Last revised April, 2015)

Project: Revenue Cycle Information SystemProject Manager: Ahmad Nurzhafra

Created By: Laksmita Dewi AsastaniLast Updated by: Laksmita Dewi Asastani

Date Created: 29 March 2015Date Last Updated: 30 March 2015

Pernyataan singkat masalah atau kesempatanUrgensiVisibilitasKeuntungan tahunanPrioritasSolusi yang diusulkan

1. Informasi pemesanan yang dilakukan oleh customer kurang lengkap.

SegeraTinggi1Quick fix

2. Kesalahan dalam pencatatan account receivable.

1 bulanSedang2New development

3. Memberikan kredit pada customer memiliki credit record buruk.

2 mingguSedang2New development

4. Kehilangan uang setelah ditagih.

2 mingguSedang1New development

5. Kurang cepat dalam memberikan respon.

SegeraTinggi1New development

Project: Revenue Cycle Information SystemProject Manager: Ahmad Nurzhafra

Created By: Laksmita Dewi AsastaniLast Updated by: Laksmita Dewi Asastani

Date Created: 29 March 2015Date Last Updated: 30 March 2015

Analisis sebab dan akibatTujuan-tujuan perbaikan sistem

Masalah atau kesempatanSebab dan akibatTujuan sistemBatasan sistem

1. Informasi pemesanan yang dilakukan oleh customer kurang lengkap.1. Menyebabkan kesalahan pengiriman dan ketidakpuasan customer .2. Menyebabkan kemungkinan pengiriman inventory yang lebih murah.

1. Membuat sistem pencatatan transaksi yang akurat dan lengkap2. Memberikan sistem peringatan kepada customer apabila informasi inquiry yang diberikan tidak lengkap.3. Melakukan training human error.

Biaya yang digunakan tidak sedikit untuk implementasi sistem dan biaya tersebut dapat dialokasikan untuk kepentingan lain.

2. Kesalahan dalam pencatatan account receivable.Adanya human error pada karyawan menyebabkan saldo akun receivable tidak relevan dan penurunan pendapatan.

Mencatat account receivable dengan real time.Memberikan integrasi account receivable terhadap customer .

3. Memberikan kredit pada customer memiliki credit record buruk.Tidak adanya penelusuran histori terhadap kredit customer menyebabkan piutang tidak tertagih.

Mengetahui customer mana yang berhak diberikan piutang oleh perusahaan.Memberikan early warning kepada perusahaan.

4. Kehilangan uang setelah ditagih.Kurangnya pengendalian manajemen menyebabkan penurunan aset perusahaan.

1. Membuat sistem yang memiliki otorisasi khusus dalam pengambilan kas.2. Dilakukan nya pemisahan tugas dalam pencatatan kas.

Biaya yang digunakan tidak sedikit untuk implementasi sistem dan biaya tersebut dapat dialokasikan untuk kepentingan lain.

5. Kurang cepat dalam memberikan respon.Kurangnya personil dalam memberikan feedback kepada customer dan sistem order yang tidak mendukung menyebabkan delaynya order yang dilakukan oleh customer .

Merespon cepat kepada customer .Beralihnya customer ke kompetitor akibat respon yang lambat.

Dekomposisi Diagram Revenue Cycle

Revenue Cycle3.0Billing2.0 Shipping1.0Sales Order Entity

4.0 Cash Collection

Context Diagram

Revenue CyclePengirimanSalesFinanceCustomer

InvoiceProdukSalesOrder

Produk

Bukti Pengiriman

Bill Of Lading

Sales Order Entity

DFD Level 1 Revenue Cycle

Entity relationship Diagram (ERD)Matrix Business Function and EntityEntity

Business FunctionCustomer Inventory EmployeeSales OrderBill of Lading

Sales Order EntityVVVV

ShippingVVVV

BillingVVVV

Cash CollectionVVV

Metadata Revenue CycleCustomer NameTypeLengthDescription

Id_customer Varchar10Nomor id customer

Nama_customer Varchar35Nama customer

Alamat_customer Varchar50Alamat customer

No_telp_customer Numeric13Nomor telpon customer yang bisa dihubungi

Email_customer Varchar35Alamat e-mail customer yang bisa dihubungi

InventoryNameTypeLengthDescription

Id_inventoryVarchar10Nomor id inventory

Nama_inventoryVarchar35Nama inventory

Kuantitas_inventoryNumeric3Kuantitas inventory yang tersedia

Jenis_inventoryVarchar10Jenis inventory secara umum

Harga_beliNumeric10Harga perolehan inventory

Harga_jualNumeric10Harga penjualan inventory

EmployeeNameTypeLengthDescription

Id_employeeVarchar10Nomor id employee

Nama_employeeVarchar35Nama employee

Tanggal_lahir_employeeDateTanggal lahir employee

Alamat_employeeVarchar50Alamat employee

No_telp_employeeNumeric13Nomor telpon employee yang bisa dihubungi

Email_employeeVarchar35Alamat e-mail employee yang bisa dihubungi

Gaji_employeeNumeric10Gaji employee yang sudah ditetapkan

Sales_orderNameTypeLengthDescription

Id_sales_orderVarchar10Nomor id penjualan

Tanggal_sales_orderDateTanggal dilakukannya sales order

Nama_inventoryVarchar35Nama inventory

Kuantitas_sales_orderNumeric3Kuantitas inventory yang dijual

Harga_jualNumeric10Harga jual inventory

Bill of LadingNameTypeLengthNull

ID_BoLInteger8Not null

Tanggal_BoLDateNot null

ID_PegawaiInteger8Not null

ID_SalesOrderInteger8Not null

Entity Relationship Diagram Revenue Cycle ( ERD )

Sales Order

Shipping

Billing

CustomerCash Collection

Project : Expenditure Cycle Information SystemProject Manager : Ahmad Nurzhafra

Created By : Abdul Harist M.Last Updated by : Abdul Harist M.

Date Created : 29 March 2015Date Last Updated : 30 March 2015

Pernyataan singkat masalah atau kesempatanUrgensiVisibilitasKeuntungan tahunanPrioritasSolusi yang diusulkan

1. Membeli atau memesan barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan.

1 mingguTinggi1Quick fix

1. Vendor yang tidak kompeten.

1 bulanSedang3Quick fix, new development

1. Kesalahan dalam perhitungan.

2 mingguTinggi2Quick fix

1. Kesalahan dalam penyimpanan.

1 bulanSedang3Quick fix, new development

Project : Expenditure Cycle Information SystemProject Manager : Ahmad Nurzhafra

Created By : Abdul Harist M.Last Updated by : Abdul Harist M.

Date Created : 29 March 2015Date Last Updated : 30 March 2015

Analisis sebab dan akibatTujuan-tujuan perbaikan sistem

Masalah atau kesempatanSebab dan akibatTujuan sistemBatasan sistem

1. Membeli atau memesan barang yang tidak sesuai spesifikasi.1. Tidak teliti dalam memesan barang.2. Pemesanan barang tidak melalui otorisasi.1. Meningkatkan ketelitian dalam memesan barang.2. Mengurangi tingkat kesalahan pesanan.

Mengurangi tingkat kesalahan pesanan.

2. Vendor yang tidak kompeten.1. Vendor tidak melalui proses seleksi yang baik.2. Kurangnya kontrol berkala terhadap vendor dan barang yang di-supply.3. Vendor tidak diikat denggan kontrak yang kuat.

1. Mengikutsertakan vendor dalam fit and proper test.1. Memeriksa data performa vendor secara berkala.Memeriksa data performa vendor selama 3 bulan, 6 bulan dan 1 tahun terakhir.

1. Kesalahan dalam perhitungan.1. Memasukkan entry yang sama lebih dari satu kali.2. Tidak teliti dalam melakukan entry.3. Tidak melakukan verifikasi dokumen sebelum melakukan entry.

1. Mengurangi kesalahan dalam perhitungan kuantitas barang.1. Memastikan jumlah barang yang ada di penyimpanan sebelum pemesanan dilakukan.Mengupdate list jumlah persediaan barang secara berkala.

1. Kesalahan dalam penyimpanan.1. Tidak mengelompokkan barang sesuai jenisnya.2. Terjadinya pencurian persediaan.

1. Mengelompokkan barang sesuai klasifikasinya.1. Mengawasi alur masuk dan keluar barang di penyimpanan.1. Mengelompokan barang sesuai waktu masuknya.1. Mengelompokkan barang sesuai ukurannya.

Decomposition Diagram Expenditure Cycle

1.0Purchasing3.0Paying2.0Receiving and StoringExpenditureCycle

Context Diagram

Receipt of goodsInventory controlGoods and servicesVendors

InvoiceI

Expenditure cycle

Purchase ordersPayments

Purhase needsReceipt of goods

Purchase and payments dataBack orders

General ledger and reporting systemRevenue Cycle

Purchase orderReceipt of goodsDFD level 1: Expenditure Cycle

Receiving reportsGeneral LedgerAcounts payableGoods and receiving reportInventory stores (warehouse)Back ordersRevenue cycleGoods and packing slipsCopy of POSuppliersInventoryOpen Purchase ordersCopy of POInvoicesPaymentSuppliersCopy of PORequestInventory Control3.0 Paying2.0 Receiving and Storing1.0 Order Goods

Matriks Buusiness Function and EntityentityBusiness prcoessVendorPurchase orderEmployeeInventory

PurchasingVVVV

Receiving and storingVVV

PayingVV

Entity Relationhip DiagramPuchase

Receiving and Storing

Paying

Project : Human Resources and Payroll Cycle Information SystemProject Manager : Ahmad Nurzhafra

Created By : Ade Laide DeboraLast Updated by : Ade Laide Debora

Date Created : April 1, 2015Date Last Updated : April 1, 2015

Brief Statements of Problem, Opportunity, or DirectiveUrgencyVisibilityAnnual BenefitsPriority or RankProposed Solution

1. Database karywan tidak di-update secara real-time.ASAPHighRp 50.000.0001New development

2. Akses terbatas untuk manajer tertentu yang dapat mengakses database karyawan.3 bulanHighRp 15.000.0002Setelah pengembangan sistem database baru, manajer diberikan pelatihan terkait penggunaan sistem yang baru.

3. Adanya pemisahan fungsi pada pencatatan, pembayaran dan pelaporan gaji karyawan, namun otorisasi masih belum jelas.12 bulanMediumUnknown2Quick fix

Project : Human Resources and Payroll Cycle Information SystemProject Manager : Ahmad Nurzhafra

Created By : Ade Laide DeboraLast Updated by : Ade Laide Debora

Date Created : April 1, 2015Date Last Updated : April 1, 2015

Analisis Sebab dan AkibatTujuan Perbaikan Sistem

Masalah atau PeluangSebab dan AkibatTujuan SistemBatasan Sistem

1. Database karywan tidak di-update secara real-time.Jumlah atau data karyawan tidak akurat (seperti, karyawan yang telah keluar tetap berada di dalam database) sehingga berdampak pada pencatatan pembayaran gaji.Menjadikan database karyawan lebih akurat informasinya.Memerlukan pengawasan ketika perbaruan informasi database karyawan sehingga data personal karyawan tidak bocor.

2. Akses terbatas untuk manajer tertentu yang dapat mengakses database karyawan.Dengan sistem databse yang real-time, dibutuhkan kontrol terhadap penggunaannya sehingga database karyawan tidak disalahgunakan oleh pihak tidak bertanggung jawab.Menjadikan database karyawan lebih akurat informasinya dan terkendali.Memerlukan pergantian kode akses atau semacamnya supaya tidak dapat dilacak atau hacking.

3. Adanya pemisahan fungsi pada pencatatan, pembayaran dan pelaporan gaji karyawan, namun otorisasi masih belum jelas.Salah satu bentuk pengendalian internal untuk menghindari adanya fraud atas gaji karyawan.Menjadikan siklus payroll berjalan tepat sasaran.Perbaikan SOP mungkin dapat berakibat culture shock pada karyawan bidang keuangan.

Dekomposisi Diagram Human Resources & Payroll Cycle

Context Diagram

Data Flow Diagram Level 1


Matrix Business Function and EntityEntity

Business FunctionEmployee Time SheetDeductionsPayrollSalary

Update Master DataV

Validate Date Andattendance data VV

Prepare PayrollVVVVV

Disburse PayrollVVVVV

Disburse taxes and deductionsVVVVV

Metadata Human Resources and Payroll CycleEmployeeNameTypeLengthDescription

Employee_IDVarchar10

SSN_IDVarchar20

NameVarchar20

Positionvarchar35

Telephonenumeric13

Addressvarchar20

Cityvarchar10

Time sheetNameTypeLengthDescription

Employee_IDVarchar10

Datedate10

Time_intime2

Time_outttime2

Hoursnumeric2

deductionsNameTypeLengthDescription

SSN_ IDVarchar10

State_income_taxnumeric8

Fed_income_taxnumeric8

Social_securityvarchar10

payrollNameTypeLengthDescription

SSN_ IDVarchar10

Payroll_IDvarchar10

Salary_IDnumeric8

Net_payrollNumeric8

salaryNameTypeLengthDescription

salary_ IDVarchar10

Rate_per_hournumeric8

Positionvarchar10

Entity Relationship Diagram

Project:General Ledger information systemProject manager:Ahmad Nurzhafra

Created by:Ade Laide DeboraLast updated by:

Date created:April 1, 2015Date last updated:April 1, 2015

Brief Statements of Problem, Opportunity, or DirectiveUrgencyVisibilityAnnual BenefitsPriority or RankProposed Solution

1. Desain pelaporan yang belum mencakup keselurahan proses bisnis.ASAPLowRp 100.000.0001Quick fix, dilanjutkan dengan pengembangan sistem yang baru.

2. Buku besar yang tidak diperbarui harian.1 bulanMedRp 30.000.0002New development

3. Bukti-bukti transaksi yang tidak diarsip dan pencatatan jurnalnya tidak terintegrasi.12 bulanLowRp150.000.0001New development

Project:General Ledger information systemProject manager:Ahmad Nurzhafra

Created by:Ade Laide DeboraLast updated by:

Date created:April 1, 2015Date last updated:April 1, 2015

Analisis Sebab dan AkibatTujuan Perbaikan SIstem

Masalah atau PeluangSebab dan AkibatTujuan SistemBatasan Sistem

1. Desain pelaporan yang belum mencakup keselurahan proses bisnis.Perusahaan tidak dapat mengevaluasi kinerja selama satu periode sehingga tidak dapat menentukan perbaikan maupun keputusan yang berkaitan dengan kinerja di periode selanjutnya.Mengolah data-data proses bisnis menjadi informasi yang relevan dan berguna bagi pengambil keputusan.Prinsip yang diterapkan dalam pelaporan perusahaan memiliki perlakuan khusus, tidak sama dengan perusahaan go public.

2. Buku besar yang tidak diperbarui harian.Lebih baik dilakukan secara harian sehingga mengurangi risiko tidak tercatat dan kesalahan lainnya.Menjadikan buku besar sebagai master file yang andal.Memerlukan operator sendiri dan tenaga komputerisasi yang kurang lebih 12 jam non-stop.

3. Bukti-bukti transaksi yang tidak diarsip dan pencatatan jurnalnya tidak terintegrasi.Belum menerapkan siklus pelaporan yang baik sehingga informasi belum akurat, tidak dapat diverifikasi dan andal, terdapat banyak kesalahan pencatatan.Mencatat semua transaksi tanpa terkecuali.Perbaikan SOP mungkin dapat berakibat culture shock pada karyawan bidang keuangan dan pembiayaan sistem komputerisasi yang tidak kecil.

Dekomposisi Diagram Revenue Cycle

Context Diagram


MatrixMetadata

Entity Relationship Diagram

Documents

Dekomposisi Diagram Revenue Cycle Zoya 22 April 2015